informe de pasantías 4 de agosto

Semana 1 (DESDE EL 1/6/15 AL 5/6/15)

Semana de Inducción

En la primera semana en la organización se comenzó con una

inducción de la empresa de forma global, donde se dio a conocer la misión,

visión y segmentos de mercado en los cuales se desenvuelven o trabajan.

Se dio a conocer la importancia que tiene cada Departamento para el logro

de las metas establecidas, en las cuales están involucrado: el Departamento

de Finanza, Gerencia Técnica, Gerencia de Proyecto y Desarrollo de

negocios. Luego se procedió a una charla de seguridad explicando cada uno

de los riesgos a los cuales están expuestos en la organización y una

identificación de riesgo con respecto al puesto de trabajo en el cual se

ejecutarán las pasantías.

Luego se paso al recorrido en las instalaciones para conocer cada una

de las áreas las cuales conforman esta importante Empresa en el Oriente del

País, y así ubicarse al momento de tener que movilizarse o dirigirse a

cualquiera de los Departamentos. Posteriormente se paso a una inducción

en el Departamento de Desarrollo de Negocios, en el cual se ejecutarán las

pasantías donde hubo una breve explicación del papel que ellos tienen en la

organización, ya que en cierta parte todo el personal depende de la buena

gestión que este Departamento tenga para promocionar la calidad de los

segmentos de Mercado en los cuales participan. En esta breve inducción

también se dio a conocer el Tutor Industrial al Ing. José Alberto Becerra,

Gerente de Desarrollo de Negocios con quien se desarrolló una reunión en

donde hablo de cuales son algunas mejoras que se podían desarrollar en el

Departamento, en el cual resaltó la elaboración de los formatos de oferta,

debido a que en la elaboración se lleva mucho tiempo para elaborarlos.

Después de todo esto se permitió el acceso a los distintos tipos de

documentos para poder observar los procedimientos que en el Departamento

que se utilizan y de la misma forma ver cuáles son las actividades que en

este se ejecutan

En este caso la problemática que tiene mayor impacto en los

procedimientos internos del Departamento es el no poder cumplir con las

normas establecidas en los pliegos de condiciones en el preciso instante,

debido al conjunto de actividades que se tienen que realizar para poder

recolectar cada documento que se exige en el mismo, ya que los

documentos o formatos que exigen tienen que ser enviados a Caracas, por lo

cual hay veces que llega el tiempo de entrega de la Oferta, y se puede

cumplir, pero con riesgos a equivocarse debido al agite o falta de tiempo para

chequear detenidamente lo que se tiene, ya que hay que realizar muchas

cosas manuales y repetitivas las cuales hacen el retrabajo en el

Departamento, ocasionando retraso, esto sucede al momento de querer

participar en una sola oferta, pero hay ocasiones que el trabajo se acumula

debido a que hay veces que son más de dos ofertas, ocasionando el no

cumplimiento de lo que se exige de acuerdo a las Empresas solicitantes del

servicio de Ingeniería, y por lo tanto perdiendo la oportunidad de presentar la

oferta para ser acreditador del contrato, el cual está en juego con una serie

de consultoras.

CONCLUSIÓN DE LA SEMANA 1

En la primera semana se conoció a través de la inducción el objetivo

que tiene la organización al momento de ejecutar los proyectos de Ingeniería,

a demás permitió saber cuáles son los riesgos a los que están expuestos en

la organización y en el Departamento donde se desarrollarán las pasantías.

También se pudo conocer al Tutor Industrial Ing. José Becerra, quien

hablo de las mejoras que se podían ejecutar en el Departamento de

Desarrollo de Negocios, precisamente en los procedimientos internos en la

Elaboración de las Ofertas.


Diagnóstico de la situación actual de los procedimientos Internos en la

elaboración de las Ofertas en el Departamento Desarrollo de Negocios

de la Empresa INELECTRA LECHERÍA, Estado ANZOATEGUI

Se pudo conocer los Formatos que se utilizan en el Departamento de

Desarrollo de Negocios, entre los cuales están los: Formatos Económicos,

Formatos de Reporte de Visita, Formato de Bitácora, Plan de Visitas y

Formatos de contactos. Cada uno de estos Formatos tiene en el

Departamento una función específica en donde el Reporte de Visita no es

más que la obtención de una serie de datos del cliente y donde se registran

los temas tratados; los Formatos de Bitácora es donde se van llevando a

cabo una secuencia de la actividades o acuerdos que se efectúan con cada

uno de los clientes por fecha; Formatos de Contacto, es donde está la

dirección y número de teléfono de cada una de las personas claves de cada

Empresa para poder tener un contacto más directo con cada una de ellas;

Plan de visitas es aquel donde van todas las empresas con su respectiva

fecha planificada de Visitas.

Por medio de la observación directa se pudo notar que los Formatos

Económicos, son uno de los más importante en el Departamento de

Desarrollo de negocios ya que son unos de los que exige la empresa

Contratante, no dejando por fuera las especificaciones técnicas, donde van

detallados las especificaciones de ejecución, las personas que estarán a

cargo del proyecto con su respectivo soporte en el cual se muestra

experiencia del mismo, de acuerdo a su jerarquía especificado según el

Tabulador del Colegio de Ingeniero. También se encuentra otra serie de

requisitos los cuales van de acuerdo a las condiciones generales, en

donde se observa si la empresa está registrada y está al día con la ley de

contratación pública. Se llevan a cabo una serie de actividades para poder

cumplir con cada uno de estos formatos los cuales son exigidos a través del

pliego de condiciones, que no es más que el detalle de los formatos

requeridos, según la Organización interesada de los servicios de Ingeniería.

Sabiendo que estos varían o son diferentes depende de la Empresa que

requiera los servicios, por lo tanto se fue detallando una cantidad de

pliegos aceptable para poder iniciar cuales son los requisitos o Formatos,

que se piden continuamente y de la misma manera extraer o agrupar para la

mejora posterior, donde uno de ellos son los Formatos económicos:

Cálculo del Factor de Costos Indirectos

Calendario de Días Feriados

Autocálculo del Porcentaje (%) VAN de la Oferta.

Formato de Presentación de la Oferta.

Resumen de los Factores de la Tarifa.

Desglose de Gastos Administrativos.

Beneficios Asociados a Sueldo.

Calculo del Factor de Sobrecargo de Labor (L)

Tarifas de Servicios Aplicando formula Binomica del Personal

asignado a la oficina de la Consultora.

Tarifa de Servicio para el Personal en oficina de la Consultora.

Calculo de tarifas de Servicios Profesionales.

Se pudo observar que al momento de cumplir con los pliegos de

condiciones, siempre hay detalles en el contexto de los formatos, ya

que muchos datos se repiten constantemente y al momento de

transcribirlos siempre ocasiona errores, debido a la repetición y el

tiempo en contra que tienen con respecto a la entrega de la oferta.


Diagnóstico de la situación actual de los procedimientos Internos en la

elaboración de las Ofertas en el Departamento Desarrollo de Negocios

de la Empresa INELECTRA LECHERÍA, Estado ANZOATEGUI

En la tercera semana, se observó que se maneja un aproximado de 30

Formatos por pliegos de Condiciones los cuales varían de acuerdo a la

empresa necesitada del servicio de Ingeniería. Cuando se hace referencia a

esa cantidad de Formatos, se refiere a lo que contiene el pliego completo,

donde 15 Formatos aproximadamente se elaboran de forma manual,

conllevando a un retraso en la preparación de las Ofertas, debido a que hay

muchas cosas o datos que se repiten constantemente, ocasionando el

retrabajo.

Al momento de reunirse con el Tutor Industrial, se dio a conocer que

muchos de estos formatos tienen que ser enviados por correo a Caracas

para poder ser avalados y firmado, en donde al momento de ellos reenviar

los documentos lo hacen a través de valijas, repercutiendo en el tiempo de

retraso que ya viene sumado de la Elaboración Manual de las Ofertas,

ocasionando al final posibles errores no corregido por el poco tiempo que

resta para realizar la entrega, en donde se pondría en duda el no poder

contar con el contrato en juego con otra serie de consultoras.


Se observó que el pliego de condiciones exige una serie de Formatos

o requerimientos para poder cumplir con el paquete de la Oferta para la

empresa interesada de los servicios de ingeniería. Se conoció que siempre

hay errores debido a la repetición del trabajo y el poco tiempo que se tiene

para entregar.

Se pudo conocer con cuantos formatos se cuenta aproximadamente

para cumplir con el paquete de la oferta y saber que la mayoría de los

formatos se trabajan de forma manual.


En esta semana se hizo una reunión con el Tutor Industrial y

coordinador Comercial, quienes hablaron de las causas de la problemática,

en donde se pudo dar a conocer las supuestas causas, en donde quedaron

expuestas las siguientes:

Desorden de los Formatos para la Oferta.

Retrabajo al momento de elaborar los Formatos

El no contar con la estandarización de los Formatos.

Este retrabajo viene dado al momento de la elaboración de los

Formatos, debido a que se tienen que procesar cada uno de ellos, de forma

manual, en donde siempre se repite los mismos datos, entre ellos se

encuentran:

Nombre de la Empresa contratante

Nombre del servicio el cual van a prestar

Fecha

Número del Procedimiento de contratación

Número del proceso

HH

Plazo de Ejecución

Vigencia de la Oferta

También se le une a la pérdida de tiempo el no contar con todos los

formatos estandarizados y agrupados, teniéndose que buscar en distintos

archivos o carpetas.


Se pudo conocer las causas de acuerdo a lo tratado en la reunión y

estar claro de las posibles mejoras que se pueden ejecutar para lograr

optimizar los tiempos de entregas.

Semana 5 (DESDE EL 29-06-15 AL 3-07-15)

Formular una propuesta de Mejora a los procedimientos Internos de

preparación de Formatos de Ofertas en el Departamento de Desarrollo

de Negocios, con la finalidad de minimizar las causas influyentes.

Una vez identificadas las causas que ocasionan la situación actual se

procedió a plantear las mejoras que logren minimizar el impacto de las

mismas, entre los cuales se puede destacar la creación de un archivo en

EXCEL que contenga toda la información de los formatos para de esa forma

poder automatizarlos, permitiendo poner todos los datos claves o más

repetitivos en una hoja principal, permitiendo que se refleje en los demás

Formatos agrupados del libro al momento de solo elaborar la hoja principal.

Estos Formatos para que estén en funcionamiento, de acuerdo a la

automatización, se requiere capacitación del manejo de técnicas básicas de

EXCEL, por lo tanto poder incursionar en este reto el Tutor Industrial pudo

ponerse de acuerdo con el instructor de la capacitación relacionada con

Excel, y de esa forma tener una orientación de cómo se puede realizar lo

requerido en el Departamento para la Optimización de los tiempos, y cumplir

con el Objetivo planteado.


Se logro ordenar los formatos, de manera que todos estén en un

mismo libro.


En esta semana comencé con la capacitación para lograr el cometido

que se había trazado y de esa forma tener competitividad al momento de

comenzar con las actividades para la automatización, en donde se pudo

adquirir distintas técnicas, que podían ayudarnos a solucionar en el trabajo

trazado, facilitando un poco debido a la envergadura, de igual forma se fue

buscando información por fuera con respecto a distintas técnicas, las cuales

se podían aplicar a las distintas circunstancias del trabajo planteado. Se creó

una Hoja principal en donde se tomaría en cuenta las variables repetitivas en

cada uno de los Formatos del archivo en Excel ya ordenado, en donde

sobresalieron las siguientes variables:

Proceso

Procedimiento de Contratación

Fecha de entrega de la Oferta

Fecha Completa

Año

Nombre de la Empresa

Cliente

Nombre del Contrato

Vigencia de la Oferta

Horas Hombre

Plazo de Ejecución

% Gastos Reembolsables

% de Estipendio

El procedimiento empleado en esta hoja de Excel es muy sencillo, ya

que al tener cada unas de las especificaciones exigentes de la oferta, solo

sustituyes en cada uno de los espacios de acuerdo a la variable, y de forma

automática se cargan todas las casillas de los demás formatos. A

continuación veremos lo que contiene esta Hoja.

Al solo escribir en la columna B lo que se requiere, se reflejan

los datos en cada uno de los Formatos.


Se pudo estar capacitado para enfrentar el reto que se tenía por

delante, sabiendo que el adiestramiento fue continuo nunca se detuvo,

debido a las constantes exigencias.


Al poner en funcionamiento la hoja de Excel con cada uno de las

variables de los Formatos Adjuntos a este libro, nos estaría aportando las

siguientes Ventajas en la elaboración de las Ofertas:

Agilizar los procedimientos Internos en la Elaboración de las Ofertas.

Disminuir los márgenes de error

Disminuir el Retrabajo

Prolongar la revisión de los demás formatos incluido en el paquete.


Se lograron las metas u objetivos establecidos, logrando una mayor

eficacia en los tiempos como la disminución de los márgenes de error al

momento de elaborar los formatos de manera manual, debido a la

automatización de cada uno de ellos.


Redacción del Informe final.

En esta semana se organizó el Informe de pasantías, recaudando

cada uno de los elementos exigidos en la estructura del Informe y realizando

las recomendaciones respectivas. Posterior se realizó la pertinente

presentación del trabajo ejecutado en el área de Desarrollo de Negocios.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESREPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAINSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”SEDE BARCELONA - EDO. ANZOÁTEGUI

INGENIERÍA INDUSTRIAL

ÍTEMS ACTIVIDADES SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Inducción a la empresa

2 Revisión bibliográfica

3 Visita al personal

4 Entrevista al personal

5,6 Proceso de Ingreso del Personal

7 Análisis e interpretación de resultados

8 Redacción del informe de pasantías

Fecha de inicio: 28/05/2015Fecha de culminación: 28/07/2015Tutor Académico: Ing. Richard AzuajeTutor Industrial: Lic. Karina Buttò

informe de pasantías 4 de agosto

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