Aguas de Occidente

Informe de Gestión 2014

Vicepresidencia Auditoría Corporativa

Agenda

Cumplimiento del Plan de Trabajo

Indicadores

Resultados Actividades de Aseguramiento y Consulta Nivel de Riesgo identificado Principales Hallazgos

o Resultados de actividades de relacionamiento y soporte

Logros

Cubrimiento Universo Auditable

Unidades Auditables UniversoConsolidado

Unidades auditables incluidas enel plan anual

Cubrimientode Universo de

Auditoria

Planeadas EvaluadasProcesos 11 4 4 100%

Proyectos 4 1 1 100%

Activos de TI 3 0 0 0%

Cumplimiento del Plan de Trabajo

Cumplimiento plan de trabajo

Cumplimiento Plan de Trabajo Datos Indicador deCumplimiento

EVALUACIONESPlaneadas 14

93%Terminadas Planeadas 13En Proceso 1

SEGUIMIENTOSPlaneados y no planeados 6

100%Terminados 6

OTRAS ACTIVIDADES

Planeadas 12

100%Terminadas Planeadas 12Terminadas No Planeadas 0En Proceso 0

Tiempo Ejecutado %

Evaluaciones 75

Otras Actividades 19

Tiempo no Operativo 6

Cumplimiento del Plan de Trabajo

Evaluaciones y Seguimientos Realizados

(*) Trabajo realizados con el apoyo del equipo de auditoria del Núcleo Corporativo

Cumplimiento del Plan de Trabajo

TrabajosOportunidad

de mejoraPrioridad Alta

Numero dePlanes de

MejoraFormulados

Evaluación Contratación Precontractual * 10 1Evaluación Administración de contratos * 6 1Contratación de Prestación de Servicios einsumos

5 1Contratación de obra Espinal 2 1Auditoria de Prestación de Servicios -Potabilización *

4 1Auditoría mantenimiento Red de DistribuciónSecundaria de agua potable *

2 1Evaluación Control Interno Contable 2 1Evaluación del Sistema de Control Interno -DAFP

7 1Evaluación Cumplimiento Derechos de Autor 2 1Evaluación a las Perdidas no técnicas 3 1Evaluación Gestión Presupuestal * 3 1Auditoria de Horas Extras 4 1Auditoria de PQRs * 3 0Total 53 12

Indicadores

Actualizado

Perspectiva Nombre META 2014Percepción de Comités de

Auditoría y Ejecutivo(Comité de Dirección)

4,55(calificaciónmáxima 5)

4,44

Número de trabajadoresimpactados o formados en

cultura de control

15% del totalde empleados 59%

Clientes yMercados

Percepción sobre la calidadde los trabajos de auditoría

3,64(calificaciónmáxima 4)

3,48

Cumplimiento del plan detrabajo

90% de lostrabajos

planeados93%

Tiempo dedicado a tareasdirectas (aseguramiento,

consultoría)

80% tareasoperativas 93%

Oportunidad en la entregade resultados

90% dentro delos 10 días

siguientes a lareunión de

cierre

67%

Implementación derecomendaciones de

auditoría

90% detrabajosemitidos

92%

Aprendizajey Desarrollo

Cumplimiento del plan decapacitación de personal

95% de lasacciones

planeadas100%

Generaciónde Valor

Operaciones

Nivel de Riesgo Identificado por la Auditoría en lostrabajos realizados

Objetos de Impacto

Trabajos R.Financiero Tiempo Personas Reputación Ambiente Información Calidad

Evaluación Contratación Precontractual *

Evaluación Administración de contratos *

Contratación de Prestación de Servicios e insumos

Contratación de obra Espinal

Auditoria de Prestación de Servicios -Potabilización *

Auditoría mantenimiento Red de DistribuciónSecundaria de agua potable *

Evaluación Control Interno Contable

Evaluación del Sistema de Control Interno - DAFP

Evaluación Cumplimiento Derechos de Autor

Evaluación a las Perdidas no técnicas

Evaluación Gestión Presupuestal *

Auditoria de Horas Extras

Auditoria de PQRs *

Bajo Medio-Bajo Medio-Alto AltoNivel de Riesgo:

Resultados Actividades de Aseguramiento y Consulta

Oportunidades de Mejora Relevantes

PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA

Evaluación Contratación Precontractual *• Definir procedimientos, instructivos y/o normas complementarias para el

proceso precontractual• Implementar un sistema de información

Evaluación Administración de contratos *• Instrumentalizar, mediante la definición de un procedimiento, el trámite

requerido para modificar los contratos, definiendo requisitos, documentosy niveles de revisión y aprobación.

Contratación de Prestación de Servicios einsumos

• Capacitar a los funcionarios sobre manejo Contractual, evaluaciones ycontrol documental

Contratación de obra Espinal• Mejorar la supervisión de obra y exigir mayor rigurosidad y veracidad de

los Interventores Contratados, en las obras frente su ejecución ydocumentos

Auditoria de Prestación de Servicios -Potabilización *

• Mejorar las condiciones físicas de las plantas por alto deterioro en laszonas de potabilización y almacenamiento

• Consecución de los permisos de vertimientos de lodos y puesta enmarcha el plan de manejo y tratamiento de estos

• Ajustar procesos, controles relacionados con el almacenamiento ymanipulación segura de insumos químicos para potabilización, manejo dela información de inventarios y consumos de materiales químicos

Auditoría mantenimiento Red de DistribuciónSecundaria de agua potable *

• Dotar al personal operativo que labora en Santa Fe de Antioquia, de loselementos de seguridad para trabajo en vía pública, tales como conos yseñales de trabajo en la vía

• Mejorar las condiciones de seguridad del Almacén General de Aguas deOccidente

Resultados Actividades de Aseguramiento y Consulta

Oportunidades de Mejora RelevantesPROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA

Evaluación Control Interno Contable• Mejorar la capacitación de los funcionarios para posibles contingencias y

mejorar la Comunicación Interna• Mejorar la segregación de funciones y claves de acceso al sistema

Evaluación del Sistema de ControlInterno - DAFP

• mejorar la evaluación a canales de comunicación• mejorar la evaluación del plan de capacitación y formación

Evaluación Cumplimiento Derechos deAutor

• Mejorar la protección de la información con controles fuertes de acceso, Backupde información que se maneja en la filial, y seguridad física

Evaluación a las Perdidas no técnicas

• Establecer un programa o plan de recuperación de pérdidas acorde a lasnecesidades de Aguas de Occidente y sus metas

• Realizar un análisis cuantitativo de los costos reales por perdidas no técnicas yestablecer las acciones y controles necesarios.

Evaluación Gestión Presupuestal *• Documentación del seguimiento administrativo• Situaciones recurrentes en las modificaciones del presupuesto• Debilidades en la apropiación de vigencias futuras

• Auditoria de Horas Extras

• Optimizar al máximo el tiempo planeado y mejorar gradualmente la utilización dehoras extras, con su respectivo seguimiento

• •Cuando se requiera que los trabajadores superen el tope del tiempo extra, sedebe contar con la aprobación expresa del Ministerio de Trabajo o suplir lasplazas

Auditoria de PQRs *

• Establecer un procedimiento que ayude al mejoramiento de la actividad deatención de factibilidades, Velar por el cumplimiento de los ANS,

• Velar por el cumplimiento oportuno y eficaz de las tareas asociadas a laatención de las quejas. Fortalecer los mecanismos de control para la atenciónoportuna de las solicitudes, Establecer compromisos con la dependenciacomercial de EPM.

Resultados Actividades de Aseguramiento y Consulta

Resultados actividades de relacionamiento y Soporte

Actividad RESULTADOS

Proveedores deAseguramiento

• Fenecimiento de la cuenta• Se atendieron 56 Requerimientos de Entes Externos de Control en

AOCC• Se realizó Acompañamiento en el Seguimiento a planes de

mejoramiento• Soporte administrativo al Revisor Fiscal

Fortalecimiento delambiente de control

• Se realizaron Campañas para el Fortalecimiento del controlinterno: Encuesta control interno, presentación en reuniones deapertura

• participación en programas de inducción y re inducción de parafuncionarios

Mecanismos detransparencia

• Apoyo en la definición y seguimiento al cumplimiento del plan demejoramiento producto de la medición.

• Gestión del indicador del transparencia

Soporte técnico amecanismos de Gobierno

Participamos en Comités o reuniones de:Comité de Auditoria/Junta DirectivasComité de Planeación en EPM y comités de Gerencia en las filiales

EvaluacionesEvaluación DAFP - SatisfactorioEvaluación Control Interno Contable – 4.49

Plan de Formación yDesarrollo AuditoresInternos del Grupo

Se realizó Capacitación en la metodología de Auditoria y aplicativoAudisoftParticipación en XXII y XXIII Encuentro de Auditores del Grupo EPM4º Congreso de Auditoria Efectiva Grupo EPM

Logros de la Auditoría Corporativa

Gobierno

Participación en las Juntas Directivas/Comités de Auditoria en las filiales delGrupo.Fortalecimiento de la relación con las filiales a través de la figura delrepresentante del núcleo corporativo.Actas de Interacción para definir la relación con las áreas de Auditoria de lasfiliales nacionales del Grupo.

Proceso

Homologación del Proceso de Auditoria en las filiales del Grupo.Desarrollo de herramientas y programas para la evaluación de procesostransversales en el Grupo.

Logros y retos

Estructura

Consolidación de los equipos de trabajos según la nueva estructura en elNúcleo Corporativo, permitiendo mayores alcances en los temas evaluados,cubriendo regionales y otras zonas del país.Definición de los equipos de trabajo en la nueva estructura de las filialesNacionales

Tecnología

Adquisición de la herramienta Audisoft en las filiales del Grupo y capacitacióna los equipos de trabajo

Fortalecimiento del equipo de trabajo para el desarrollo de herramientas deanálisis de datos

Gente

Capacitación al equipo de Auditoria, en el marco del XXIII Encuentro deAuditores del Grupo EPM y el 4º. Congreso de Auditoria Efectiva en el sectorenergético

Fortalecimiento de la visión como equipo, mediante interacción permanente yestablecimiento de canales de comunicación efectivos

Reconocimiento por parte del Instituto de Auditores Internos de Colombiacomo la empresa con el mayor número de profesionales certificadosinternacionalmente y con alto nivel de competencia.

Logros de la Auditoría CorporativaLogros y retos

Limitantes en el desarrollo de la Auditoria

Ajustes de estructura que han implicado una dinámica distinta de interaccióncon nuevos equipos de trabajo, generando una curva de aprendizajeadministrativo

Dado que el modelo de gobierno de Grupo ha estado en definición, se haafectado el desarrollo del plan de trabajo en filiales.

Auditorías con énfasis en temas operativos, por el nivel de desarrollo de lacultura del autocontrol y de estabilización de los procesos .

Alta intervención de proveedores externos de aseguramiento, requiriendo altaatención de parte de los responsables de los procesos.

Restricciones para conocer la unidad auditable por limitaciones de tiempo. Falta de oportunidad y efectividad en la implementación de acciones de

mejora, producto de las evaluaciones efectuadas por los diferentes entes deaseguramiento.

Alta dedicación a la implementación y ajuste de software de auditoría.

Limitación de recursos en proyectos para atender requerimientos y el carácterconfidencial con el que se ha rotulado información necesaria para la auditoría,en desarrollo de la Fase III de EPM Sin Fronteras.

Insuficiente disponibilidad de Auditores con capacidades para atender procesosde TI, asuntos técnicos de negocios, tributarios y ambientales.

Logros y retos

Retos para la Auditoría Corporativa

Potenciar el modelo de Auditoria Corporativa, permitiendo la implementación dela última fase del proyecto.

Fortalecer la capacidad técnica para la evaluación de procesos de negocio. Enfatizar en el manejo de herramientas de análisis de datos para facilitar el

acceso directo a la información y ampliar el alcance de las auditorías. Implantar herramientas para la gestión de la actividad de Auditoría Interna en las

filiales internacionales y estabilizar la operación en las nacionales. Estandarizar el proceso de atención a proveedores externos de aseguramiento

para Filiales. Redimensionar equipos asignados a los frentes de trabajo y permitir mayor

dedicación a tareas de aseguramiento y consulta. Estructurar el modelo de gobierno, económico y de intervención para lograr

sinergias efectivas con los equipos existentes en las Filiales. Desarrollar auditorias integrales y transversales, coordinadas desde el Núcleo

Corporativo.

Logros y retos