informe de evaluaciÓn y seguimiento v2-1 pmaalcaldianeiva.gov.co/gestion/informes/informe de...

1

INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

FOR-EG-02 Versión:02

Vigente desde: Julio 18 de 2013

La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del link SIG www.alcaldianeiva.gov.co. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE SEGUIMIENTO CUARTO TRIMESTRE 2017 PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO 2016-2019 NEIVA

19 DE ENERO DE 2018

2





TABLA DE CONTENIDO

1. 1. INFORME SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO TERCER TRIMESTRE VIGENCIA 2017 SUSCRITO CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN .......... 3

1.2 SEGUIMIENTO A AUDITORIA ..................................................................................... 3

1.3 ORIGEN DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO ....................................................... 3

1.4 OBJETIVO GENERAL DEL SEGUIMIENTO ................................................................ 3

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................ 4

3. METODOLOGÍA ............................................................................................................. 4

4. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO............................................................................... 5

4.1 NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO SEGÚN PLAN DE MEJORAMIENTO CUARTO TRIMESTRE DE 2017. .................................................... 6

5. AVANCES FRENTE AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO 2016-2019 . 37

6. RECOMENDACIONES ................................................................................................. 38

7. CONCLUSIONES .......................................................................................................... 39

8. ANEXO 1. PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO ......................................... 40

3





1. INFORME SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO TERCER TRIMESTRE VIGENCIA 2017 SUSCRITO CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

1.2 SEGUIMIENTO A AUDITORIA

Informe de seguimiento al cumplimiento del Plan de mejoramiento suscrito el 14 de diciembre de 2016 por la Alcaldía de Neiva con el Archivo General de la Nación, fruto de la Auditoria de inspección, vigilancia y control efectuada el 15 de julio de 2016.

1.3 ORÍGEN DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

Visita de inspección vigilancia y control efectuado el 15 de julio de 2016 por parte del Archivo General de la Nación a la Alcaldía de Neiva.

DECRETO 1080 DE MAYO DE 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.

Artículo 2.8.8.3.6. Seguimiento y verificación. “A partir del momento de entrega del acta definitiva de la visita de inspección, la entidad visitada dispondrá quince (15) días hábiles para presentar su propuesta de Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología de implementación, término que podrá prorrogarse hasta por (15) días adicionales, por una sola vez. El Plan de Mejoramiento Archivístico, deberá ser aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o Comité Interno Archivo de la Entidad que lo formula.”

Parágrafo 1°. Archivo General de la Nación, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico, con propósito de evaluar compromisos adquiridos, por la entidad.

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la Entidad inspeccionada deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo General de la Nación los avances del Cumplimiento del PMA

1.4 OBJETIVO GENERAL DEL SEGUIMIENTO

Verificar el nivel de avance del Plan de Mejoramiento Archivístico 3 – 2016 suscrito el 14 de diciembre de 2016 por parte del Municipio de Neiva con el Archivo General de la Nación “AGN”.

4





2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ü Verificar el cumplimiento de las acciones establecidas para cada uno de los hallazgos reportados por parte del Archivo General de la Nación.

ü Establecer alertas ante acciones con bajo nivel de cumplimiento

3 METODOLOGIA De conformidad con los compromisos adquiridos en preservar y mejorar la gestión documental de la Entidad, mediante este ejercicio de Auditoria, la Oficina de Control Interno solicitó a la Secretaria General – Archivo Municipal remitir el Informe de avance del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), del periodo comprendido entre el 1 de Octubre al 31 de Diciembre de 2.017, en relación con las observaciones presentadas por el Archivo General de la Nación a través del radicado 1-2017-08784-10092/2017/SGC-320 del 11 de Diciembre de 2017.

Al respecto, la Oficina de Control Interno mediante oficio OCI-334 de fecha 12 de diciembre de 2017, solicitó información a la Secretaria General y Oficina de Archivo Municipal a través de correo electrónico, con las evidencias de las actividades que se estipulan en el Anexo 1 y que contienen los Planes de Mejoramiento.

En el documento Anexo a este informe (Seguimiento Plan de Mejoramiento con el Archivo General de la Nación.2017), se presenta una Tabla de Excel, en la cual están contenidos los Hallazgos formulados por el Archivo General de la Nación, el Plan de Mejoramiento presentado por la Oficina de Archivo Municipal y finalmente están los seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno Correspondientes al tercer trimestre del periodo (julio, agosto y septiembre de 2017.

Del seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, en desarrollo de la Auditoría cuyo informe con este se presenta, se pudo evidenciar que las Acciones Correctivas contenidas en el Plan de Mejoramiento, no se han cumplido en su totalidad.

5





Para medir el avance cuantitativo se tendrá en cuenta cada uno de los hallazgos cumplidos a la fecha según las acciones de mejoramiento establecidas, al igual que, se revisará y se establecerá proporcionalmente un valor porcentual a las acciones de mejora de los hallazgos que a la fecha se estén realizando, como se detalla a continuación en el Anexo 1. Con lo anterior, se informa que el criterio de evaluación cuantitativa aplicado a Los planes de mejoramiento, corresponden a los siguientes estándares de Medición del estado y nivel de riesgo:

BAJO: Se asignara una calificación, cuando la actividad de mejoramiento se haya cumplido de manera total en las condiciones predefinidas. MEDIO: Se asignara esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento se haya cumplido de manera parcial en las condiciones predefinidas. ALTO: Se asignara esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento no se haya cumplido en las condiciones predefinidas.

4 RESULTADO DEL SEGUIMIENTO

La Oficina de Control Interno mediante correo electrónico de fecha 4 de enero de 2018, recibió la información correspondiente al seguimiento plan de mejoramiento archivo 2016-2019 con los respectivos anexos y evidencias, las cuales fueron verificadas a través de visita programada el día 15 de enero de 2018 con la Dra. RUTH SANCHEZ BERNAL – Profesional Universitario de la Oficina del Archivo Municipal, con el fin de evaluar la ejecución de las tareas y las evidencias allegadas como se muestra a continuación:

6





4.1 NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO SEGÚN PLAN DE MEJORAMIENTO CUARTO TRIMESTRE DE 2017.

NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO DEPENDENCIA/ ENTIDAD

LILIANA TRUJILLO URIBE Secretaria General Secretaria General

RUTH SANCHEZ BERNAL Profesional Universitario Secretaria General

OSCAR EDUARDO MAZORRA Profesional Universitario Secretaria de Planeación y Ordenamiento

OSCAR HERNANDO MOTTA Líder Programa TIC´s Secretaria de TIC y Competitividad.

FERNANDO MAURICIO IGLESIAS

Jefe Oficina Contratación Oficina de Contratación

RODRIGO HERNANDEZ POLANIA

Líder Programa Talento Humano

Secretaria General-Oficina Talento Humano

Así mismo son responsables del cumplimiento de las diferentes acciones, las Secretarias productoras de información.

Hallazgo 1: Actualización de las TRD y CCD como instrumentos indispensables para la normalización de la Gestión Documental en la Alcaldía de Neiva

DESCRIPCION DEL HALLAZGO POR EL AGN

“La entidad no cuenta con Tabla de Retención Documental (TRD) actualizadas. Así como tampoco con Cuadros de Clasificación Documental actualizados” (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 24 de la Ley 594 de 2000, artículo 13 de la Ley 1712 de 2014, Acuerdo 004 de 2013).

CRITERIO LEGAL

ARTICULO 24 DE LA LEY 594 DE 2000

7





“Obligatoriedad de las Tablas de Retención, será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”.

ARTICULO 13 DE LA LEY 1712 DE 2014

“Artículo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información haciendo un listado de:

a) Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligado b) Todo registro publicado c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público.

El Ministerio Público podrá establecer estándares en relación a los Registros Activos de Información.

Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a la Constitución de las Tablas de Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales”.

ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

“ARTICULO 8°. APROBACION. Las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la Entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, en el caso de las entidades del Orden Nacional y por el Comité Interno de Archivo (subrayado nuestro) en el caso de las entidades del nivel Territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.

META 1. Actualizar y aprobar en el CIA la TRD con base en el Decreto 0590 del 10 de octubre de 2016, "Por el cual se establece la estructura del municipio de Neiva".

META 2. Realizar los ajustes al CCD conforme a la nueva estructura orgánico-funcional del municipio.

META 3. Adoptar mediante acto administrativo las TRD y CCD y enviarlas a convalidación al CDA

8





SITUACIÓN ENCONTRADA

La profesional universitaria Ruth Sánchez Bernal en el informe presentado como evidencia manifiesta que:

“Es de Aclarar que la contratación del apoyo para la actualización de los Instrumentos se hizo a un mes del vencimiento de los términos de cumplimiento; sin embargo esta se elaboró, se socializo y se aprobó ante el comité interno de Archivo pero por tramitomanía en la realización del acto administrativo no ha sido posible su presentación al CDA.

Además porque por cambios normativos de la oficina de control Interno se dejó pendiente dicha actualización, la cual ya está también lista para ser incluida dentro de la actualización.”

La Oficina de Control Interno realizó verificación en la página web portal Institucional Alcaldía de Neiva en el link de Transparencia y se pudo evidenciar que se encuentran publicados los documentos correspondientes a las Tablas de Retención Documental “TRD” actualizadas vigencia 2017 al igual que los Cuadros de Clasificación Documental CCD, como se muestra en la imagen 1 y 2.

ü Se evidenció que se elaboró la GUÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL, pero a la fecha no se encuentra socializada ni publicada en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva.

ü Se evidencia la elaboración del documento “ELABORACION DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES”, pero a la fecha no se encuentra socializado ni publicado en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva.

ü Se evidencio que mediante acta de reunión de fecha 03 de octubre de 2017, se socializó y revisó los instrumentos archivístico.

Imagen 1

9





ü La política de operación, del proceso Gestión de Planeación y Ordenamiento, subproceso: Gestión de Calidad, en su procedimiento: Control de Documentos, expresa: “El tiempo transcurrido entre la solicitud de creación, modificación y eliminación y su revisión y aprobación es hasta 15 días hábiles. Sin embargo, en caso de crear documentación para un proceso nuevo (…). (…) utilizar el Formato de solicitud y elaboración, actualización o anulación de documentos FOR-GCPOC-01, (…).” Página 4.

Con base en esta directriz, mediante oficio de fecha 19 de enero de 2018 se radicó la SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS ante el Líder POT – Calidad para la actualización de los procedimientos, instrumentos, guías e instructivos del subproceso de Gestión Documental para lo cual se anexó en medio magnético (CD-ROW). Estos documentos fueron aprobados por el Comité

Imagen 2. Documentos Solicitud de Elaboración, modificación o anulación de documentos Oficina Calidad

10





Interno de Archivo, según acta del 16 de noviembre de 2017.

Observación 1.

ü No se tiene a la fecha firmado el acto administrativo para la adopción de las Tablas de Retención Documental “TRD” y Cuadros de Clasificación Documental “CCD”.

Imagen 3

11





ü No se tiene a la fecha la presentación de las TRD ante el Consejo Departamental de Archivo en el menor tiempo posible.

Hallazgo 2: Fortalecer la gestión documental en la Alcaldía de Neiva aplicando los instrumentos y procedimientos archivísticos en búsqueda del buen servicio al ciudadano, la aplicación de las normas y la conservación del patrimonio documental.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN

“Programa de Gestión Documental -PGD. La Entidad no ha elaborado y adoptado el Programa de Gestión Documental.: (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN Artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, Artículo 2.8.2.5.10 Decreto 1080 de 2015).

CRITERIO LEGAL

ARTÍCULO 21 DE LA LEY 594 DE 2000

“Programa de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.


“Programa de Gestión Documental. Dentro de los (6) meses siguientes a la entrada de vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este programa deberá observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia”.

DECRETO 1080 DE 2015

“Artículo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. (Decreto 2609 de 2012, Artículo 10) “ “Artículo 2.8.2.5.11. Aprobación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del

12





orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. (…)” “Artículo 2.8.2.5.12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. (…).” META 1. Actualizar el Diagnóstico Integral de Archivos realizado en el 2012

META 2. Elaboración e implementación del PGD priorizando los aspectos más críticos que arroje el nuevo Diagnóstico Integral de Archivo (DIA).

META 3. Articular y armonizar el PGD con Control Interno, Calidad y TIC.S

META 4. Elevar a acto administrativo el PGD y publicarlo en la página web del municipio

META 5. Socializar con todos los funcionarios la implementación del PGD


La profesional universitaria Ruth Sánchez Bernal en el informe presentado como evidencia manifiesta:

“El PGD igual estaba supeditado al acto administrativo. Las Actualizaciones que ellos piden deben continuarse de acuerdo a los requerimientos exigidos por el AGN y a lo proyectado dentro del Programa. (Radicar la TRD al CDA)”.

Mediante Decreto No. 0746 del 11 de diciembre de 2017, se adoptó y ordenó la implementación de los instrumentos archivísticos del Proceso de Gestión Documental: “Política de Gestión de Documentos, Plan Institucional de Archivos-PINAR y el Programa de Gestión Documental PGD de la Alcaldía de Neiva”; y mediante Acta No. 2 del 28 de julio de 2017, fue aprobada por el Comité Interno de Archivo. El 15 de diciembre de 2017, se verifica la publicación en la página web del portal Institucional Alcaldía de Neiva- link Transparencia, del documento “Programa de Gestión Documental Versión 1”.

13





Se evidenció que existe el documento INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, pero a la fecha no se encuentra socializada ni publicada en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva. Hallazgo 3: Inventariar el acervo documental del municipio de Neiva para la consulta y el control de los documentos de archivo.


“La Entidad no cuenta con Inventarios Documentales de la totalidad de los documentos producidos en los archivos de gestión y los custodiados en el archivo central. (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 26 de la Ley 594 de 2000, Artículo 13 de la Ley 1712 de 2014, Acuerdo 042 de 2002).

CRITERIO LEGAL


“Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”.


“Artículo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información haciendo un listado de:

a) Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligad

Imagen 4

14





b) Todo registro publicado c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público.

El Ministerio Público podrá establecer estándares en relación a los Registros Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a la Constitución de las Tablas de Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales”.

ARTÍCULO SÉPTIMO ACUERDO 042 DE 2002

“Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único Documental junto con su instructivo que a continuación se regulan (…)”

META 1. Elaborar los inventarios de los archivos de Gestión de la vigencia 2016, con base en las TRD.

META 2. Revisar y ajustar el Inventario realizado en los años 2014 y 2015.

META 3. Elaborar el Inventario del Fondo Documental Acumulado (TVD)


Se tiene establecido según el Organigrama de la Alcaldía de Neiva (Imagen.4) un total de 24 oficinas productoras.

Imagen 5. Organigrama Alcaldía de Neiva

15





De acuerdo a las evidencias reportadas por la Oficina de Archivo Municipal, se tienen identificadas un total (6) de las 24 dependencias productoras, las cuales cumplen con la implementación del FUID (Formato Único de Inventario Documental) en sus archivos de gestión, estas dependencias son:

1. Secretaria de Hacienda Municipal 2. Secretaria de Planeación y Ordenamiento 3. Secretaria General 4. Oficina de Contratación 5. Oficina de Control Interno de Gestión 6. Despacho Alcalde

Según lo evidenciado, existe el documento procedimiento: ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, en el cual se detalla en la actividad “3. Diligenciar formato: Las Oficinas productoras de documentos proceden a diligenciar el formato único de Inventario documental, Acuerdo 038 Archivo General de la Nación, confrontando con las Tablas de Retención Documental Actualizadas y las Tablas de Valoración Documental”

Se tiene el procedimiento para la entrega de los archivos mediante inventario documental cuando un funcionario se retira de la entidad o cambia de cargo, que se describe en el REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA UNICA en la Actividad “14. Los servidores públicos y demás personal de la Institución, que sean objeto de traslado de una dependencia a otra o se termine su vinculación laboral o contractual, deben hacer entrega oportuna de inventarios de los documentos de archivo -en medio físico y digital- que produzcan y administren durante la estadía en la Alcaldía”

Adicional a ello, La Oficina de Control Interno para dar valor agregado al seguimiento, solicitó mediante circular No.005 de fecha 12 de enero de 2018, el formato FUID en los archivos de gestión debidamente diligenciados con los soportes y/o evidencias de los mismo y adicionalmente, elaboró una matriz para la recopilación de la información como se detalla a continuación en la Tabla 1.

Tabla 1. Requerimientos FUID

ITEM PREGUNTA RESPUESTA SI NO

1 La oficina cuenta y tiene implementado el Formato Único de Inventario documental en los archivos de gestión?

2 Si la respuesta es Sí, la Oficina tiene diligenciado completamente el Formato único de Inventario Documental?

3 En que medios (físico, electrónico, magnético) se tiene su disponibilidad inmediata? (Archivador, Gaveta, Carpetas)

16





4 Se tiene seguridad, respaldo de la información, integridad y control del medio de conservación del FUID?

5 La Oficina conoce el procedimiento para la entrega de los archivos mediante inventario documental, cuando un funcionario se retira de la entidad o cambia de cargo?

Observación 3

ü Existe un total de 18 Dependencias que no tienen implementado el FUID del archivo de gestión de la Alcaldía de Neiva.

ü De acuerdo a la información evidenciada se remite al Archivo General de la Nación “AGN” copia de los Formatos Único de Inventario Documental.

ü De acuerdo a la información recopilada por cada una de las dependencias productoras se remitió como diagnóstico a la Oficina de Archivo Municipal para su seguimiento.

Hallazgo 4: Capacitación del personal de Archivo


“Capacitar al personal de archivo en la normatividad archivística vigente. (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 18 de la Ley 594 de 2000).

CRITERIO LEGAL


“Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor. Parágrafo: El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por Instituciones Educativas”,

META 1. Revisar las necesidades de formación que tiene el personal de archivo para incluirlas en el Plan de Capacitación Institucional.


Se evidenció dentro del profesional presentado por la profesional universitaria Ruth Sánchez Bernal, el cronograma de capacitación en temas Archivísticos proyectado para la vigencia 2018, el cual fue radicado el día 12 de enero de 2018 al Líder de Talento Humano, para ser incluido en el Plan de Institucional de Capacitación del año 2018.

17





De igual forma se evidenció las planillas de asistencias de las sesiones y contenidos.

Tabla 2.PLAN DE CAPACITACION EN CULTURA ARCHIVISTICA PARA EL AÑO 2018

TEMA DE CAPACITACION MES

02 03 04 05 06 07 08 09 10 11

ELABORACIÓN DE INVENTARIOS DOCUMENTALES Y PREPARACIÓN DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN (APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL)

CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

GESTION DOCUMENTAL – GESTIÓN DE CALIDAD

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

Hallazgo 5: Unidad de Correspondencia


“La entidad no cuenta con todos los lineamientos de conformidad con la norma para la adecuada gestión de las comunicaciones oficiales, Organizar la Oficina de correspondencia en concordancia con los Artículos 1,3,5,8,12,13 del Acuerdo 060 de 2001(Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Acuerdo No.060 del 30 de octubre de 2001)”.

CRITERIO LEGAL

ARTÍCULOS 1, 3, 5, 8, 12, 13 DEL ACUERDO 060 DE 2001

ARTÍCULO PRIMERO: “Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir

18





con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos”.

ARTÍCULO TERCERO: “Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos”. (…).

ARTÍCULO QUINTO: “Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados”. (…)

ARTICULO OCTAVO : “Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas”. (…)

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: “Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración”.

“Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad”.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: “Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las

19





unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas”.

META 1. Realizar los cambios necesarios para la operación de la ventanilla única conforme al AC-060 de 2001, asignando el personal y aplicando las normas relacionadas.


La profesional universitaria Ruth Sánchez Bernal, en el informe presentado como evidencia manifiesta,“Todo está cumplido falta socializar con el Comité Interno de archivo y aplicar”

De acuerdo a la información anexa se pudo evidenciar los siguientes documentos:

ü GUÍA DE VENTANILLA ÚNICA ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

ü GUÍA DE PQRSD ALCALDÍA DE NEIVA ü REGISTRO Y CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES ü REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA ÚNICA

El proceso gestión de planeación y ordenamiento que incluye el subproceso: Gestión de calidad, en su procedimiento: Control de Documentos, la política de operación, la cual expresa “El tiempo transcurrido entre la solicitud de creación, modificación y eliminación y su revisión y aprobación es hasta 15 días hábiles. Sin embargo, en caso de crear documentación para un proceso nuevo (…). (…) utilizar el Formato de Solicitud y elaboración, actualización o anulación de documentos FOR-GCPOC-01, (…).” Página 4. Se evidenció que dentro del REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA ÚNICA FINAL, en la actividad 22 se estableció: “22. La Alcaldía de Neiva, ha establecido la responsabilidad de firmar los documentos oficiales enviados, teniendo en cuenta el Manual de Funciones y las funciones delegadas para emitir documentos, por lo cual toda comunicación deberá llevar el nombre y firma del funcionario autorizado, al margen izquierdo inferior”

“ARTÍCULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.” Acuerdo 060 de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.

20





Se evidenció que dentro del REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA ÚNICA FINAL, en la actividad 16 se estableció: “(…) a) Las comunicaciones externas que se reciban, deben quedar radicadas y registradas en la Ventanilla única de la Alcaldía de Neiva y entregadas para su control y distribución, d) Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de cero, cero, cero, uno (0001), utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.(…)”

Se evidenció que dentro del REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA ÚNICA FINAL, en la actividad 20 se estableció: “Las comunicaciones vía e-mail se recibirán en la dirección electrónica: [email protected] Su administración, control, radicación, delegación y distribución para trámite, será responsabilidad de la Ventanilla Única”.

Se evidenció que dentro del REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA ÚNICA FINAL, en la actividad 35 se estableció: “Para el control y seguimiento de las comunicaciones internas de carácter oficial, la Ventanilla Única realizará el diligenciamiento adecuado de las planillas de registro y control de comunicaciones enviadas y recibidas establecido por el Sistema de Gestión de Calidad. En la producción documental, el responsable de la recepción de los documentos en la Ventanilla Única, deberá exigir la utilización de los códigos asignados en la tabla de retención documental.”

Se evidenció que dentro del REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA ÚNICA FINAL, en la actividad 25. “En los procedimientos para la radicación de las comunicaciones oficiales, se velará por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados; la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos”.

Se evidenció la GUÍA DE VENTANILLA ÚNICA, en la cual se detalla: “Horario de Atención El horario de atención de la Ventanilla Única será de 7:30 a 11:00 y de 2:00 a 5:00 de lunes a Jueves y los Viernes hasta las 4 de la tarde, dicho horario obedece a que los funcionarios de la ventanilla deben realizar unos procedimientos técnicos y físicos archivísticos a las comunicaciones, este horario fue acordado por políticas Internas de la Alcaldía de Neiva mediante “

El proceso Gestión de Planeación y Ordenamiento que incluye el subproceso: Gestión de Calidad, en su procedimiento: Control de Documentos, la política de operación, la cual expresa “El tiempo transcurrido entre la solicitud de creación, modificación y eliminación y su revisión y aprobación es hasta 15 días hábiles. Sin embargo, en caso de crear documentación para un proceso nuevo (…). (…) utilizar el Formato de Solicitud y elaboración, actualización o anulación de documentos FOR-GCPOC-01, (…).” Página 4.

mailto:[email protected]

21





Mediante oficio de fecha 19 de enero de 2018, se radicó la SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS ante el Líder POT – Calidad para la actualización de los procedimientos, instrumentos, guías e instructivos del subproceso de Gestión Documental

Es importante aclarar que los documentos evidenciados no se encuentran socializados ni publicados en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva.

Hallazgo 6: Conformación de los Archivos Públicos


“La entidad no tiene elaboradas las Tablas de Valoración Documental como instrumento esencial para recuperar la memoria institucional aplicando criterios archivísticos que posibiliten realizar las transferencias secundarias (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 11 de la Ley 594 de 2000 y Acuerdo 02 de 2004)”

CRITERIO LEGAL


“Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”.

ACUERDO 02 DE 2004 DEL AGN

“Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.

ACUERDO 004 DEL 2013 DEL AGN

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”. ARTÍCULO 8o. APROBACIÓN. “Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité interno de Archivo en

22





el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”. Literal a. Artículo 10 ° del Acuerdo 004 de 2013 del AGN. “Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General, o quien haga sus veces, del organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentará las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con todos sus anexos, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o al Consejo Departamental o Distrital de Archivos, según el caso, para su evaluación técnica o convalidación. El Archivo General de la Nación, en las entidades del orden nacional y los Archivos Generales Departamentales y Distritales en el orden territorial, harán seguimiento al cumplimiento de esta disposición” META 1. Elaborar el Inventario de acuerdo a los periodos de producción documental; compilar la información institucional; Elaborar y aprobar la TVD; Presentación al CDA para convalidación; Organización del Fondo Acumulado con base en las TVD. SITUACIÓN ENCONTRADA Se evidenció que existe el Acta de reunión de fecha 25 de septiembre de 2017, que contiene los avances Plan de Mejoramiento suscrito con el Archivo General de la Nación “AGN” en donde se estableció en el numeral “1.6. CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS (…) para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental se está realizando la búsqueda y levantamiento de la información relacionada con las estructuras que ha tenido el Municipio de Neiva a través de los años y proceder a su elaboración en el año 2018, una vez se centralice la documentación, se procede a ejecutar el plan de trabajo archivístico integral” (Acta de reunión pág..3).

De acuerdo a lo sustentado en el Acta de reunión de fecha 25 de septiembre de 2017, se estableció el cronograma del Plan de Trabajo, elaboración de Tabla de Valoración Documental “TVD”, Cuadros de Clasificación Documental “CCD” el cual contiene las actividades y temas de:

• Plan de Trabajo Archivístico para la intervención del Fondo Acumulado • Levantamiento del inventario documental en estado natural de las unidades documentales por

pesado, unidad administrativa y oficina productora • Elaboración de las Tablas de Valoración Documental - TVD y Cuadros de Clasificación

Documental CCD

23





Tabla 3PLAN DE TRABAJO ELABORACIÓN DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL E INTERVENCIÓN FONDO ACUMULADO

ACTIVIDAD TRABAJO REALIZADO MEDIANTE CONVENIO

SENA

PENDIENTE POR DESARROLLAR EN

PROCESOS TÉCNICOS

Reconstrucción de la Historia Institucional Reconstrucción de Reseña histórica de acuerdo a las estructuras documentales identificadas

Enero 2018 30 de dic. 2018

Traslado de documentos Clasificación y ordenación cronológica Se clasifican los documentos por asuntos o series documentales y de manera cronológica

01 de junio de 2017

30 de dic. De 2017 junio 2018 30 de dic.

2019

Elaboración de la TVD y los Cuadros de Clasificación Enero 2018 30 de dic.

2018

Presentar las TVD y los cuadros de clasificación para revisión y convalidación al comité interno de archivo y al Archivo General de la Nación.

Enero 2018 30 de dic. 2018

Depuración Una vez identificado los asuntos se realiza la depuración de los archivos separando los documentos que han perdido sus valores primarios (según las TRD), están duplicados y/o sin firma, se elabora el acta de eliminación de documentos y se agotan los procedimientos normativos existentes.

01 de junio de 2017

30 de dic. 2018

Enero de 2019

30 de dic. 2019

Foliación Se numera cada folio en el momento que se genere. Para los fines pertinentes se debe utilizar lápiz de mina negra y escribir el número en el vértice superior derecho de cada folio, anotando un número por folio. Si se encuentra una numeración anterior no debe corregirse a menos que se detecte error. En tal caso se tacha la numeración anterior trazando una línea diagonal y se numera nuevamente. Los planos o documentos que por

01 de junio de 2017

30 de dic. 2018

Enero de 2019

30 de dic. 2019

24





su tamaño deban doblarse, se folian una sola vez. Los impresos insertos en la unidad documental tales como folletos, estudios, boletines o plegables se numeran en un solo folio y en orden consecutivo, registrando en el campo de notas del inventario el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas que lo conforman. Eliminación de materiales metálicos Debe eliminarse todo tipo de material metálico como ganchos de cosedora, ganchos legajadores, clips, etc.

01 de junio de 2017

30 de dic. 2018

Enero de 2019

30 de dic. 2019

Material afectado biológicamente El material afectado biológicamente (por roedores, hongos, insectos) debe separarse e inventariarse.

01 de junio de 2017

30 de dic. 2018

Enero de 2019

30 de dic. 2019

Inventario Documental El inventario documental será diligenciado en Excel con los campos del formato único de inventario documental, (FUID) sugerido por el Archivo General de la Nación.

01 de junio de 2017

30 de dic. 2018

Enero de 2019

30 de dic. 2019

Rotulado Las unidades de conservación (carpetas) deberán marcarse según los siguientes datos: Nombre de la entidad Unidad Administrativa Oficina Productora Código y nombre de la serie documental Nombre de la carpeta Fecha inicial

01 de junio de 2017

30 de dic. 2018

Enero de 2019

30 de dic. 2019

Ubicación topográfica Se realiza la disposición de los documentos en el área o depósito.

01 de junio de 2017

30 de dic. 2018

Enero de 2019

30 de dic. 2019

Señalización Se realiza la señalización del depósito para facilitar la recuperación de la información.

01 de junio de 2017

30 de dic. 2018

Enero de 2019

30 de dic. 2019

25





Hallazgo 7: Organización de los Archivos de Gestión


“La entidad no tiene organizado los Archivos de Gestión conforme a las Tablas de Retención Documental, aplicando los principios archivísticos que dicta el AGN (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Acuerdo 042 de 2002 del AGN, Acuerdo 05 de 2013 del AGN, Acuerdo 02 de 2014 del AGN, Artículo 6 del Acuerdo 060 de 2001 de AGN)”

CRITERIO LEGAL


“ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión .

1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su

26





utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.” ACUERDO 02 DE 2004 DEL AGN



“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

“Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

27





a) Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia”.

ACUERDO No.05 DE 2013 DEL AGN

“Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.

“Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la gestión administrativa.”



ACUERDO 060 DE 2001 DE AGN

“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”

“ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto”. “Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.”

META 1. Una vez actualizadas las TRD se impartirán las instrucciones para la organización de los Archivos de Gestión.

28






La profesional universitaria Ruth Sánchez Bernal en el informe presentado como evidencia manifiesta:

“Se tiene proyectado iniciar en el mes de Febrero de 2018, con la aplicación de las TRD con el cumplimiento de todos los requisitos en los Archivos de Gestión”.

Se evidenció concepto de Ref: 1-2015-6518-4877/2015/SGC-620 de fecha 9 de marzo de 2016, emitido al Archivo General de la Nación, frente a inquietudes y consultas relacionada con las Tablas de Retención Documental:

¿Qué recomendación nos da el AGN para asignarle código a las dependencias que fuerón creadas en la última estructura orgánica? Debemos aumentar un dígito a la codificación de las dependencias cuando nos encontramos en el proceso de actualización de la TRD?

“Rta/(…) la recomendación es incluir el cuarto dígito con los cambios que esto sugiere, teniendo claridad en la asignación de los códigos en términos de secciones y subsecciones, que incide directamente en la magnitud de la codificación.”.

¿Con la última estructura orgánica aprobada en el presente año se debe actualizar la TRD sin tener en cuenta los cambios realizados a partir del 2008 hasta el 2014?.

“Rta/(…) la documentación producida en los periodos que la Alcaldía tuvo cambios en su estructura orgánica sin actualización de TRD, debe ser intervenida mediante TVD hasta el periodo de la reciente estructura orgánica empleada para la última de las TRD”.

Se evidenció que existe el FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL, pero a la fecha no se encuentra socializado, implementado ni publicado en la página web del portal institucional de la Alcaldía de Neiva, mediante oficio de fecha 19 de enero de 2018, se radicó la SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS ante el Líder POT – Calidad para la actualización de los procedimientos, instrumentos, guías e instructivos del subproceso de Gestión Documental.

Se ha realizado ordenación de cinco (5) expedientes del total de los 500 empleados de nómina conforme a los principios archivísticos.

Se ha realizado retiro de material abrasivo, foliación, identificación de unidades documentales y diligenciamiento del FUID conforme a la norma.

29





Se evidenció que existe el Formato FOR-GGA-03 Consulta y Préstamo de Documentos del Archivo Central, se encuentra debidamente aprobado, codificado por la Oficina de Calidad y publicado en página web.

Se tiene proyectado para la vigencia 2018, presentar diagnóstico con las necesidades de gavetas, estantería y demás muebles dispuestos para el almacenamiento de los archivos de gestión, con el código y nombre de la serie documental.

Observación 7.

ü Las actividades se deben ejecutarse en todas las dependencias por la cual se recomienda tener en cuenta el número de oficinas productoras según organigrama para realizar seguimiento y control de los procesos de organización documental.

Hallazgo 8: Organización de las Historias Laborales


“La entidad no tiene organizado las Historias Laborales (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: a las Circulares AGN-DAFP 004 de 2003 y 012 de 2004)”

CRITERIO LEGAL

“Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:

• Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo • Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo • Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo • Documentos de identificación • Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) • Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo • Acta de posesión • Pasado Judicial . Certificado de Antecedentes Penales • Certificado de Antecedentes Fiscales • Certificado de Antecedentes Disciplinarios • Declaración de Bienes y Rentas • Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

30





• Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. • Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:

vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

• Evaluación del Desempeño • Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las

razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.”

“El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola.”

“De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.”

“Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:

• En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.

• Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.

• Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.

• Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.

• Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos. Aprovechando el proceso de organización archivística

31





que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nación y dada la importancia legal y el carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas.”

META 1. Revisión del orden lógico-cronológico, foliar, elaborar hoja de control e inventariar


Se evidenció de acuerdo al informe presentado por la Profesional Universitario RUTH SÁNCHEZ BERNAL, que “frente al avance en la Organización de Historias laborales existen 500 historias laborales contenidas en 740 expedientes a las cuales se han clasificado y organizado por orden de documento de identidad, se ha levantado inventario natural, en cumplimiento de la Circular 04 de 2003 y Acuerdo 04 de 2013, solo se tiene un total de 5 expedientes que a la fecha se encuentran cumpliendo con todo el proceso de organización” De acuerdo al oficio de fecha 6 de octubre de 2017, se había delegado la contratista DIANA MARCELA LISCANO BETANCOURT, Técnico en Asistencia en Organización de Archivo para la organización de Historias Laborales de los servidores públicos de la Alcaldía de Neiva, por parte del personal de apoyo adscrito a la Oficina del Archivo Municipal, por lo tanto se pudo evidenciar los listados de (30 folios) de las historias laborales que fueron intervenidas para la organización de los respectivos expedientes. Se han realizado cambio de carpetas de tipo yute a cartulina desacidificada y cambio de cajas x 200. Observación 8

ü Se recuerda dar aplicación a la CIRCULAR 04 DE 2013 en la que tiene que ver con las condiciones de acceso restringido y condiciones de seguridad que se deben garantizar en la administración y custodia de este tipo de expedientes en su etapa activa o inactiva.

Hallazgo 9: Sistema Integrado de Conservación - SIC


“La entidad no tiene elaborado e implementado el Sistema Integrado de Conservación, con el fin de garantizar la preservación y conservación de los documentos de archivo independiente del soporte, manteniendo las propiedades de integridad autenticidad e inalterabilidad (Normatividad

32





presuntamente incumplida según el AGN: Acuerdo 050 de 2000 del AGN y Acuerdo 006 de 2014 del AGN)”

CRITERIO LEGAL


“ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.”


"Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".


"Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".

LEY 1437 DE 2011 Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo Capítulo IV “...autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos” ACUERDO 006 DE 2014 DEL AGN “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000”.

ARTÍCULO 1. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.

33





ARTÍCULO 3. DEFINICIONES. Para efectos de este Acuerdo se definen los siguientes conceptos así: (…)

“Sistema Integrado de Conservación. Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.”

“ARTÍCULO 4. COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. En virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de información y/o documentos, los componentes del SIC son: a). Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos. b). Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo. (…)” META 1. Elaborar el instructivo/guía de conservación preventiva para los archivos de gestión. Para el fondo documental acumulado, con base en el resultado del Diagnóstico Integral de Archivos se priorizarán las tareas más urgentes para recuperar y salvaguardar los documentos, adecuando instalaciones locativas, adquiriendo las unidades de conservación adecuadas y el personal idóneo para la intervención de los documentos.


Se evidenció la GUÍA DE PROTOCOLOS DE LIMPIEZA EN ARCHIVOS en cumplimiento del Acuerdo 06 de 2014, pero a la fecha no se encuentra socializada ni publicada en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva. Se evidenció que se elaboró la PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE SERIES DOCUMENTALES, pero a la fecha no se encuentra socializado ni publicado en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva.

34





Observación 9 ü El Acuerdo 006 de 2014, desarrollando los programas, procedimientos para el control,

seguimiento de medidas de conservación y preservación, control de condiciones ambientales, mantenimiento, Saneamiento ambiental: desinfección, desratización, Almacenamiento y re-almacenamiento adecuado, programa de Prevención de emergencias y atención de desastres, entre otras.

Hallazgo 10: Contratos de Prestación de Servicios Archivísticos


“Asignación de un Abogado, un Ingeniero de Sistemas y el líder del proceso, para que revisen las obligaciones y todo lo relacionado en materia contractual del Contrato 1764 de 2014 suscrito por la anterior”.

CRITERIO LEGAL

Evaluación de los aspectos jurídicos, financieros y técnicos

META 1. Una vez actualizadas las TRD se impartirán las instrucciones para la organización de los Archivos de Gestión.


Se evidenció que frente a lo propuesto en el Plan de Mejoramiento Archivístico de este hallazgo, se tiene:

Objetivos: Revisión y ajustes Contrato 1764 de 2014 Descripción de las Tareas: Asignación de un Abogado, un Ingeniero de Sistemas y el líder del proceso, para que revisen las obligaciones y todo lo relacionado en materia contractual del Contrato 1764 de 2014 suscrito por la anterior Evidencias: Comunicación de asignación de la tarea, actos administrativos posteriores para la corrección y/o cumplimiento de requisitos y obligaciones contractuales

Que la tarea asignada como tal no se ha cumplido, sin embargo, la Entidad a través del contrato de prestación de Servicios No.773 del 11 de mayo de 2017, a nombre de la profesional Clara Inés Romero Olaya, realizó las siguientes actividades: 11) Apoyar en la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental y PINAR, para la organización institucional de los archivos: Normas, estructura organizacional, Manual de funciones y actos administrativos de grupos de trabajo

35





existentes, 13). Apoyar a la secretaria general en la actualización de las Tablas de Retención Documental y Cuadro de Clasificación Documental, conforme al procedimiento establecido por el Archivo General de la Nación, 14) Acompañar a la Secretaria General en la implementación de los diferentes reglamentos de servicio a la comunidad para la construcción de la política de Gestión documental del Municipio, Actividad 16). Apoyar a la Secretaria General en la recopilación y análisis de la información para la construcción de la política Archivística, 17) Ofrecer acompañamiento a la Secretaria General en la revisión de procesos y procedimientos para la reglamentación de la administración de las comunicaciones oficiales y las PQRSD desde el momento de la recepción y/o producción documental hasta su destino final e incluyó apoyar el plan de mejoramiento archivístico del AGN. Se han adelantado acciones para el fortalecimiento de la Oficina de Archivo con personal de contrato, en la vigencia 2016 y 2017 se realizó convenio con el SENA para el apoyo de 23 Técnicos formados y/o con experiencia en el área de la archivística conforme lo exige el Acuerdo 08 de 2014 para robustecer la Oficina del Archivo Municipal en la organización de la documentación como parte integral al proceso de Gestión Documental. Se ha contratado los servicios profesionales y técnicos, teniendo en cuenta Acuerdo 008 de 2014 el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000 y 1409 de 2010. Evidencias Contratos prestación de servicios 773/2017 y 056 de 2018. Técnicos del SENA. Se evidencio que a través de los informes que genera el Sistema Documental ControlDoc, se hace el seguimiento mes a mes frente al manejo de información interna y externa que tiene que ver con la gestión en las PQRSD. El sistema debe garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. Ver Imagen 6 y 7.

36





Observación 10

ü Para la celebración de contratos de servicios archivísticos revisar los aspectos que establece el Acuerdo 008 de 2014, el cual establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000.

Imagen 6.Comparativo Gestión PQRSD por Vigencias

Imagen 7.Comparativo Gestión del N° de PQRSD corte 30/Nov/2017

37





5 AVANCES FRENTE AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016-2019 Como se aprecia a continuación el Plan de Mejoramiento tiene un cumplimiento del 76% a Diciembre de 2017; algunas metas no se han cumplido en su totalidad, sin embargo aún están en los términos de cumplimiento de las acciones programadas.

Una vez realizado el seguimiento con fecha corte a Diciembre de 2017 se evidencia un cumplimiento de las acciones así:

DESCRIPCIÓN TOTAL % CUMPLIMIENTO Acciones suscritas en el Plan de Mejoramiento

10 76%

Acciones Cumplidas 6 89%

Acciones Cumplidas Parcialmente 4 63%

AVANCE DEL PLAN DE CUMPLIMIENTO (ACCIONES)

Acción 1 90% Acción 2 100% Acción 3 75% Acción 4 70% Acción 5 80% Acción 6 45% Acción 7 50% Acción 8 75% Acción 9 70% Acción 10 100%

CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO 76% sobre 100%

38





6 RECOMENDACIONES

La Alcaldía de Neiva realiza el Proceso de Gestión Documental atendiendo los lineamientos dados a través del Sistema Integrado de Gestión, este subproceso esta alineado con actividades transversales dentro de la cadena de valor, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. A traves de cada procedimiento se realizan las acciones de revision y aprobación de los documentos, tendentes a dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico 2017-2019.

Ahora bien, se recomienda que la gestion realizada por la Oficina del Archivo Municipal – perteneciente a la Secretaria General, este articulada con otros programas y sistemas de la entidad de manera transversal.

Adicional a ello, es importante solicitar los archivos de gestión que se encuentran establecidos en otros puntos o bodegas, con el fin de centralizar el archivo en la sede principal que es la oficina del Archivo Municipal o en su defecto en un espacio físico (bodega) cuyo arrendamiento se tiene a la fecha y que debe cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en la normatividad del AGN, para la conservación, organización y disposición de los archivos de gestión de la Alcaldía de Neiva. Se recomienda la preparación del ente territorial para la articulación de los Sistemas de Gestión (Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo) y de Control Interno, en pro de encaminar las políticas, planes, programas, proyectos, esfuerzos y recursos, hacia un mismo propósito en el desarrollo de la gestión y el desempeño institucional, que satisfaga las necesidades y expectativas de la comunidad, con calidad y transparencia, en implementación de dimensiones como planeación institucional, fortalecimiento organizacional, seguridad digital, gestión presupuestal, servicio al ciudadano, defensa jurídica, talento humano, participación ciudadana, gestión del conocimiento, racionalización de trámites, control interno, lucha contra la corrupción, gestión documental, seguimiento y evaluación del desempeño institucional, y gobierno digital. En Cumplimiento del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017.

39





7 CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta los porcentajes de avance registrados en el Plan de Mejoramiento Archivístico de acuerdo a las evidencias reportadas por la Oficina del Archivo Municipal – Secretaria General, se observó el cumplimiento de metas de acuerdo a las acciones plasmadas ponderado en un total de avance del 75%, distribuidas así: De las 10 acciones se cumplieron 5 que equivalen al 89% y 5 cumplidas parcialmente que equivalen al 61,2% para el control y seguimiento a lo proyectado en el plan de mejoramiento Archivístico.

FIRMA COPIA ORIGINAL LEIDY YULIETH PEREA RAMÍREZ

Jefe Oficina de Control Interno

Elaboró: Claudia Patricia Gonzalez Muñoz Revisó: Leidy Yulieth Perea Ramírez

40





8 ANEXO 1. PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO

informe de evaluaciÓn y seguimiento v2-1 pmaalcaldianeiva.gov.co/gestion/informes/informe de...

Documents