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INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2 Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A E.S.P- ESPB

Dirección: Cr 10 N° 20-50 Piso 3 Tel. 7445126-7449389-7441216 Web: www.espb.gov.co, correo institucional: [email protected]

Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno

Periodo Marzo 2019 a Junio 2019

De conformidad con las disposiciones contenidas en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011,

la Oficina de Control Interno presenta y publica el informe sobre el estado del Sistema de

Control Interno de la Empresa Departamental de Servicios Publico de Boyacá S.A ESP,

correspondiente al período Marzo 2019 - Junio 2019.

1. ASEGURAR UN AMBIENTE DE CONTROL

Este componente focaliza fundamentalmente el compromiso, liderazgo y los lineamientos

de la alta dirección de la empresa y del Comité Institucional de Control Interno. En el

periodo del siguiente informe se dio la ejecución de los siguientes comités en los cuales

se trataron temas de vital importancia para la Entidad.

➢ Comité Institucional de Coordinación de Control Interno: En las instalaciones de la

empresa el día 11 de abril de 2019 se realizó el comité en el cual se trataron los

siguientes temas:

o Llamado a lista y verificación del Quorum.

o Socialización del Plan de Auditorias Año 2019.

o Aprobación Plan de Auditorias.

o Proposiciones y varios.

➢ Comité Institucional de Desempeño: Durante el primer semestre del año 2019 se

han realizado 5 comités relacionado en el siguiente cuadro:

http://www.espb.gov.co/



En los cuales se trataron los siguientes temas:

COMITÉ TEMAS TRATADOS

1 Formulación plan anual de adquisiciones 2019

Formulación plan de acción integrado 2019

2 Concertación escala salarial trabajadoras oficiales

Aprobación acta del comité institucional de gestión y desempeño

3 Estudio y aprobación del acta 001 del comité institucional de gestión y

desempeño realizado el día lunes 21 de enero de 2019

Socialización y aprobación plan anual de adquisiciones de la ESPB S.A E.S.P

Revisión y aprobación plan de acción de la ESPB S.A E.S.P.

Aprobación acta del comité institucional de gestión y desempeño

4 Socialización y aprobación del procedimiento pd-gfi-08 procedimiento registro y

archivo de back ups

Socialización y aprobación del procedimiento pd-gfi-08 procedimiento

certificados de disponibilidad presupuestal

Socialización de las responsabilidades del sistema de gestión de la seguridad y

salud en el trabajo, del nivel directivo

Estudio y aprobación del reglamento interno de trabajo

5 En el próximo comité se hará aprobación de esta acta

COMITÉ FECHA

Acta 001 Lunes 21 de enero de 2019

Acta 002 Viernes 25 de enero de 2019

Acta 003 Jueves 31 de enero de 2019

Acta 004 Lunes 08 de abril de 2019

Acta 005 Miércoles 08 de mayo 2019




DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

Durante este periodo se fue dando cumplimiento a cada una de las actividades

establecidas en los planes a los cuales la empresa se rige como los son:

o Plan de Desarrollo “2016-2019” Creemos en Boyacá Tierra de Paz y

Libertad: En el cual se estableció los diferentes componentes por los

cuales la empresa orienta cada uno de los programas o proyectos.

CODIGO INDICADOR DE

PRODUCTO

CUMPLIMIENTO

%

OBSERVACION

9.3.1.1.1

# PTAP existentes optimizadas

0 Plan maestro de acueducto fase I: Construcción PTAP del Municipio de Caldas

Optimización y/o construcción de la Planta de Tratamiento de Agua Potable del Municipio de Briceño casco urbano.

9.3.1.1.2

#Operadores de PTAP capacitados y certificados en competencias laborales

100% La ESPB S.A. E.S.P., junto con el SENA, realizaron un ciclo de capacitaciones para las provincias de Sugamuxi, Centro y Norte del Departamento de Boyacá para la capacitación en competencias a los operarios PTAP de dichos Municipios.

9.3.1.1.3

# Operarios de redes (fontaneros) capacitados en competencias laborales

100% La ESPB S.A. E.S.P., junto con el SENA, realizaron un ciclo de capacitaciones para las provincias de Sugamuxi, Centro y Norte del Departamento de Boyacá para la capacitación en competencias a los operarios PTAP de dichos Municipios.

9.3.1.1.5

# Estrategia de articulación para el mejoramiento de los acueductos rurales.

100% Plan de Aseguramiento de la Calidad del Agua.




9.3.1.2.1 # Acueductos existentes optimizados.

0% Construcción del acueducto vereda hornillas Municipio de Santa Sofía

9.3.1.2.3

# Estudios y diseños de Planes Maestros de Acueducto y/o sus componentes realizados.

0% Estudios y diseños plan maestro de acueducto fase I del Municipio de Tasco.

Estudios y diseños plan maestro de acueducto fase I: Construcción PTAP del Municipio de Caldas Estudios y diseños plan maestro de acueducto fase I del Municipio de Macanal.

9.3.1.3.1

# Estudios y diseños para construcción de pozos profundos, acueductos de nuevas fuentes hídricas y embalses.

43% Construcción del acueducto vereda hornillas Municipio de Santa Sofía. Construcción pozo profundo, línea de impulsión y planta de tratamiento de agua potable para el municipio de Soracá. Construcción pozo profundo para el acueducto de la vereda Salvial sector asaderos del Municipio de Motavita

9.3.1.3.2

#Construcciones de pozos profundos, acueductos de nuevas fuentes y construcción de embalses apoyados.

0% Construcción pozo profundo, línea de impulsión y planta de tratamiento de agua potable para el municipio de Soracá. Construcción del acueducto vereda hornillas Municipio de Santa Sofía. Construcción pozo profundo para el acueducto de la vereda Salvial sector asaderos del Municipio de Motavita

9.3.1.4.1 # Prestadores y operadores apoyados

100% Tarifas en alcantarillado de los municipios de Ciénega y Boyacá




en la elaboración de esquemas tarifarios.

9.3.1.4.3

# Prestadores y operadores municipales apoyados en Fortalecimiento administrativo

100% Se realizaron visitas a los municipios de Samaca y Cucaita para asesorar el fortalecimiento institucional de las empresas de servicios públicos municipales.

9.3.1.6.4

Sistemas de tratamiento de aguas residuales optimizados y puestas en operación.

0% Optimización PTAR y alcantarillado municipio de Nuevo Colón.

Optimización PTAR del

Municipio de Tasco.

9.3.1.6.5 Alcantarillados existentes optimizados

0% Optimización redes internas de alcantarillado y construcción interceptor del municipio de Tuta

9.3.1.6.6 Alcantarillados nuevos construidos

0% Construcción alcantarillado pluvial sanitario y PTAR según plan maestro zona urbana Municipio de Sora.

Plan Maestro de Alcantarillado y PTAR zona urbana del Municipio de Chitaraque -fase I

9.3.1.6.7

Estudios y diseños de

planes maestros de

alcantarillado y/o sus

componentes

realizados

100% Construcción de la primera etapa del Plan Maestro de Alcantarillado del Municipio de Chitaraque Plan Maestro de Alcantarillado fase I del Municipio de Tota Boyacá.

9.3.1.7.1

Sistemas (nodos)

regionales

implementados

0% Elaboración de estudios y diseños para el relleno sanitario de las provincias de occidente y Ricaurte en el municipio de Chiquinquirá Optimización Sistema de Gestión Integral del municipio de Cubará.




Niveles de ejecución por programa

NOMBRE DEL PROGRAMA

Boyacá respeta el agua

% DE EJECUCIÓN

70,83%

Subprograma 1 Boyacá con calidad de agua en el área urbana

50%

Subprograma 4 Prestadores y operadores de servicios públicos urbanos fortalecidos

100%

Subprograma 6 Sistemas de tratamiento de aguas residuales urbanos

100%

Subprograma 7 Ampliación y disposición final residuos solidos

33%

NIVEL DE CUMPLIMIENTO PLAN DE DESARROLLO “2016-2019” PRIMER

SEMESTRE 2019

Fuente: Datos entregados del seguimiento realizado por la secretaria general de la ESPB

Durante el segundo y tercer trimestre del año se tiene planeado cubrir el rezago de 29% y así reportar un mayor porcentaje de cumplimiento. Por parte de control interno se solicitó los diferentes planes de contingencia que la Dirección Técnica y Operativa va a implementar para agilizar los diferentes proyectos, estudios, capacitaciones entre otros

NIVEL DE CUMPLIMIEN

TO71%

RESAGO29%




o Plan de Acción 2019

Mediante acta N 003 de 2019 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño en el cual

se realizó la Aprobación y Socialización del Plan de Acción de la ESPB S.A E.S. P

Vigencia 2019. En el cual se formularon los siguientes procesos:

PROCESOS ESTRATÉGICOS

- Direccionamiento y Planeación Estratégica.

- Gestión de Comunicaciones

PROCESOS MISIONALES

- Gestión de Apoyo Institucional

- Gestión Social

- Gestión Técnica

PROCESOS DE APOYO

- Gestión Jurídica.

- Gestión Documental.

- Gestión Financiera.

- Gestión Administrativa.

- Gestión de la Contratación.

- Gestión del Talento Humano.

- Gestión Tecnológica de información y Comunicación.

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

- Seguimiento y Evaluación.

- Mejoramiento Continuo.




PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2019

PROCESOS ESTRATEGICOS

Direccionamiento y Planeación Estratégica 100%

Gestión de Comunicaciones

105%

PROCESOS MISIONALES

Gestión de Apoyo Institucional 100%

Gestión Social P. PARTICIPACIÓN 26.31%

P. CAPACITACIÓN 0%

P. COMUNICACIÓN 57% 28%

Gestión Técnica 5%

PROCESOS DE APOYO Gestión Jurídica 100%

Gestión Documental 100%

Gestión Financiera 100%

Gestión Administrativa 100%

Gestión de la contratación 100%

Gestión del Talento Humano 85%

Gestión Tecnológica de información y Comunicación 71%

PROCESOS DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO Mejoramiento Continuo 100%

Seguimiento y Evaluación 100%

Porcentaje total de cumplimiento 85%

Fuente: Porcentaje de cumplimento de actividades programadas del plan de acción a corte de junio de 2019.




Para las actividades que se encuentran en rezago el encargado de cada proceso formulo

un plan de mejora con el fin de dar cumplimiento a este durante el segundo semestre del

año 2019.

o Plan de trabajo de SG-SST Año 2019

La empresa departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A E.S.P., cuenta con el

Plan de trabajo de SG-SST para la vigencia 2019 el cual se encuentra firmado desde el

mes de diciembre de 2018, cumpliendo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 y

la Resolución No 0312 de 2019.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RECOMENDACIONES

VERIFICAR EL

PORCENTAJE DE

AVANCE DE LA

IMPLEMENTACIÓN

DEL SG-SST

Se realizó evaluación inicial del SG-SST,

basado en las actividades que se

desarrollaron en el año 2018, con el fin

de verificar el estado del sistema además

de cumplir con el ciclo PHVA y de esta

Se recomienda realizar

la publicación y

divulgación de esta

evaluación.

85%

15%

Cumplimiento Plan de Accion a corte de junio 2019

Porcentaje total de cumplimiento Rezago




manera atacar las debilidades que el

sistema presento para el año anterior.

DIVULGAR LOS

ASPECTOS

PRINCIPALES DEL SG

- SST MEDIANTE

INDUCCION Y

REINDUCCION, Y

CORREOS

ELECTRÓNICOS

Se realizó inducción y re inducción el día

18 de Marzo de 2019, donde se llevó a

cabo la socialización del SST dando a

conocer la Política, los objetivos del SST,

el plan de emergencia, los programas de

gestión del sistema, el reglamento de

higiene y seguridad del sistema; además

se informó las responsabilidades de los

funcionarios y contratistas.

Se sugiere que esta

información sea

divulgada mediante los

canales internos de la

empresa y así

mantener informada

constantemente a los

funcionarios de la

Entidad.

REVISAR, VALIDAR Y

ACTUALIZAR LA

DOCUMENTACIÓN

SST

Se realizó modificación a la matriz legal

del Sistema de Gestión de la Seguridad

y Salud en el Trabajo, ya que la

Resolución No. 1111 de 2017 fue

derogada por la Resolución No. 0312 de

2019, de esta manera se debe realizar

estudio minucioso por modificación de la

normatividad.

EFECTUAR

INSPECCIONES

BÁSICAS A PUESTOS

DE TRABAJO,

LOCATIVOS,

BOTIQUINES,

EXTINTORES, ECT

Se realizaron inspecciones de los

Botiquines, Extintores y elementos de

emergencia, encontrando que se

encuentran vencidos los botiquines y

además no se cuenta con elementos en

los botiquines de esta manera se inició

proceso de contratación para adquirir

Realizar un control

más estricto y periódico

ya que es de vital

importancia que cada

piso de la entidad

cuente con un botiquín

para emergencias.




dichos elementos, el cual se declaró

desierto el 08 de mayo de 2019.

ACTUALIZAR LA

MATRIZ DE

IDENTIFICACIÓN DE

PELIGROS Y

RIESGOS, Y

EJECUTAR LA

RESPECTIVA

SOCIALIZACIÓN

Se está realizando análisis

sociodemográfico y encuesta de

morbilidad sentida con el fin de analizar

condiciones de salud de esta manera

que sea actualizar la matriz de riesgos y

crear controles que permita erradicarlos.

Se recomienda que

estos tipos de

actualizaciones se

realicen durante el

primer trimestre del año

y así garantizar que los

controles sean

eficaces.

REGISTRAR,

CARACTERIZAR Y

ANALIZAR LA

ACCIDENTALIDAD E

INVESTIGAR EL 100%

DE LOS EVENTOS.

Se realizó reporte del accidente de

Trabajo de la señora LILIAN RUBIELA

YELA que ocurrió el día 10 de abril de

2019, ya que se golpeó en el ojo

izquierdo contra una puerta de vidrio del

segundo piso de las instalaciones de la

ESPB S.A. E.S.P., que se encontraba

cerrada, de esta manera se realizó la

investigación del accidente resultado de

esto que se debe tener más conciencia y

cuidado a la hora de desarrollar sus

funciones, y se realizó capacitación de la

importancia del autocuidado.

Es importante informar

a los funcionarios de la

entidad de los posibles

riesgos a los que están

expuestos ya que

muchos ignoran estos,




VERIFICAR EL

REGISTRO DEL

FORMATO DE

ELEMENTOS DE

PROTECCIÓN

PERSONAL,

CONTRATISTAS. Y

VERIFICAR LA

ENTREGA DE

ELEMENTOS DE

PROTECCION

PERSONAL A

PERSONAL DE

PLANTA.

Se realizó socialización del

procedimiento de elementos de

protección personas en la inducción y re

inducción informando en qué casos se

deben utilizar y dando a conocer el

formato que se debe diligenciar cada vez

que se desplace fuera de las

instalaciones de la empresa y que sea

necesario el uso de EPP, el cual se debe

diligenciar como soporte en la cuenta de

cobro de los contratistas.

REUNIONES

MENSUALMENTE,

ELECCIÓN DE VIGIA.

Se realizan mensualmente reuniones

con la vigía en donde se tratarán temas

relacionados con el Sistema de Gestión

de la Seguridad y Salud en el Trabajo

como se puede evidenciar en las actas,

por otra parte, la elección de vigía se

debe realizar en el mes de noviembre del

presente año.

DAR CUMPLIMIENTO

AL CRONOGRAMA DE

REUNIONES DEL

COMITÉ DE

CONVIVENCIA

LABORAL.

Se realizó socialización de los formatos

que se deben utilizar en el comité de

convivencia laboral, se han realizado las

reuniones periódicas cuya

documentación se puede solicitar a la

secretaria del comité a la señora Mery

Ovalle ya que esta documentación es

privada.




Por otra parte, la ARL Positiva brindó

capacitación a los integrantes de este

comité el día 30 de mayo de 2019, donde

se abarcaron temas de responsabilidad,

funcionamiento y acoso laboral.

PROGRAMACIÓN Y

PRÁCTICA DE

EXÁMENES

OCUPACIONALES

Se realizó solicitud de cotizaciones de

exámenes ocupaciones con el fin de

iniciar proceso de contratación, para

realizar exámenes a los funcionarios de

la Empresa Departamental de Servicios

Públicos de Boyacá S.A. E.S.P.

IMPLEMENTACIÓN Y

SEGUIMIENTO DE LOS

PROGRAMAS DE

GESTIÓN DEL SG-

SST.

Dentro SG-SST se cuenta con diferentes

programas de gestión como medicina

preventiva, promoción y prevención del

cual se realizó una jornada de protección

de la piel y manos, también se cuenta

con el programa de Higiene Industrial,

gestión del riesgo los cuales se cuenta

con actividades programas para el

segundo semestre del 2019

Se recomienda que se

fomente el autocuidado

por parte de cada uno

de los funcionarios

mediante folletos o

carteleras en los cuales

se informe las

diferentes técnicas.

REGISTRAR Y

ANALIZAR EL

AUSENTISMO

Se realiza modificación del formato de

registro de ausentismo con el fin de

analizar el indicador de ausentismo, de

tal forma que se permita identificar las

causas y de esta manera crear acciones

para evitar enfermedades profesionales

y accidentes de trabajo.




Fuente: información suministrada por la secretaria general de la ESPB.

Las actividades que quedan en rezagó se les dará cumplimiento durante el segundo

semestre del año.

o Plan Estratégico de Talento Humano

Mediante Resolución 161 de 28 de diciembre de 2018 “Por medio del cual se actualiza el

Plan Estratégico de Talento Humano para la Empresa Departamental de Servicios

Públicos de Boyacá S.A ESP para los años 2018- 2019”.

En el cual se enmarcan políticas de gestión estratégica del talento humano e integridad

contenidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG, según lo definido en

el Decreto 1499 de 2017 y que entre otros se propone como objetivos fortalecer el

liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores

de la generación de resultados de la empresa, garantizando así la generación del valor

público y el goce efectivo de derechos desde el cumplimiento misional de la empresa.

ACTIVIDADES REALIZADAS HASTA LA FECHA

• Actualización y adopción del Manual de Funciones.

• Actualización y adopción del Pla de Prevención de Recursos Humanos y el Plan Anual de Vacantes.

80% 20%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

1

NIVEL DE CUMPLIMIMETO PLAN SG-SST 1 TRIMESTRE 2019

NIVEL DE CUMPLIMIENTO REZAGO




Cada una de las actividades realizadas en este plan van enfocadas en la implementación

del Modelo Integrado de Planeación y Gestión enmarcándose en los lineamientos de la

Política de Talento Humano.

o Plan Institucional de Formación y Capacitación.

Mediante Resolución No. 162 del 28 de diciembre de 2018 se adoptó el Plan Institucional

de Formación y Capacitación para los funcionarios de la ESPB S.A. E.S.P. para la

vigencia 2019.

Para el cual llevó a cabo la siguiente metodología siguiendo cada una de las siguientes

fases:

1- Sensibilización

2- Formulación mediante la elaboración y aplicación de encuestas de necesidades

de capacitación.

3- Consolidación de Plan de Capacitación

4- Formulación del Plan de Capacitación y Cronograma de Actividades.

5- Ejecución

6- Evaluación.

CAPACITACIONES REALIZADAS DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL

AÑO

TEMAS DESCRIPCIÓN DE LA CAPACITACIÓN FECHA

DIRECTIVOS

PLANEACION ESTRATEGICA

Taller de formación integral para el fortalecimiento de la labor secretarial 23 de abril

MIPG Modelo Integrado de Planeación y Gestión 29 al 31 de mayo

FINANCIERA Congreso de presupuesto público 6 al 8 de junio

GENERAL

Contratación Estatal 6 de junio

Derecho Administrativo 7 de junio

Modelo Integrado de Planeación y Gestión "MIPG" 13 de junio

Liderazgo y Trabajo en equipo 14 de junio

Finanzas 20 de junio

Presupuesto Público 21 de junio




Las capacitaciones que van dirigidas a todo el personal se realizaran en las instalaciones

de la entidad en un horario de 8:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:pm.

o Plan de Participación Ciudadana

Mediante Resolución número 165 del 28 de diciembre de 2018 “Por medio de la cual se

adopta el Plan de Participación Ciudadana para la Empresa Departamental de Servicios

Públicos de Boyacá S.A. E.S.P.” busca dar cumplimiento a la normatividad que regula el

tema en cuestión, de tal forma que se garantice y se promueva el derecho a la

participación ciudadana, a través de la definición y socialización de los diferentes

espacios físicos y virtuales con los que cuenta la ciudadanía para facilitar su participación

en cada uno de los procesos institucionales con los que cuenta la Empresa

Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P.

Es aclarar que el contenido del presente plan va de la mano con las acciones

desarrolladas por el Plan de Gestión Social, el cual va dirigido a la ciudadanía para hagan

uso de los mecanismos de participación propuestos.

En este orden de ideas los puntos de atención con los que cuenta la ESPB S.A. E.S.P.,

son los siguientes:

PRESENCIALES:

Punto de atención Dirección Teléfono Horario

Sede principal Carrera 11# 20-54 Tunja – Boyacá

(8) 7445126 Lunes a viernes 8:00 am- 12: 00 pm 2:00 pm – 6:00 pm

VIRTUALES:

- Página web: www.espb.gov.co

- Correo electrónico: [email protected]

- Redes sociales: Twitter: @boyacaespb



mailto:[email protected]



La página web de la empresa tiene habilitada un link denominado atención al ciudadano

en el cual se encuentra la opción de petición, quejas, reclamos y sugerencias. En el

cual cualquier ciudadano puede realizar su PQRS de forma clara y detallada.

o Plan de Bienestar Social e Incentivos

Se encuentra aprobado mediante Resolución No. 163 del 28 de diciembre de 2018 “Por

medio de la cual se adopta el Plan de Bienestar Social e Incentivos para los funcionarios de

la ESPB S.A.E.S.P. de la vigencia 2019”; elaborado a partir de la identificación de

necesidades que afectan el bienestar del trabajador y la medición del clima organizacional,

con el fin de brindar atención completa y fomentar el desempeño laboral.

Para dar cumplimiento a lo anterior se realizó una encuesta, de cuyo análisis se establecieron

10 actividades a realizar durante la vigencia 2019, de las cuales se han llevado a cabo las

referentes a las temáticas de natación, tejo y rana, igualmente del incentivo por cumplir años

que es un día de permiso.

Por otra parte, la Secretaria General se encuentra gestionando un proceso en

cooperación con otras entidades para dar cumplimiento a las actividades faltantes

programadas.

Código de integridad

Mediante Resolución No. 084 del 2 de mayo de 2019 “Se adoptó el Código de Integridad

para la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A E.S.P.”, en el cual

se encuentran establecidos los mínimos de integridad para su aplicación por parte de

todos los servidores públicos que hacen parte de la empresa; es así que se incluyen en

el código valores que determinan una línea de acción para realizar de forma permanente

dentro del ejercicio de sus funciones.

Se espera que durante el segundo semestre del año 2019 se realice la socialización

pertinente de este código a todos los funcionarios y contratistas de la ESPB.




o Plan Institucional de Archivo PINAR

El plan Institucional de Archivos – PINAR es un instrumento de planeación para la Gestión

Documental, determina aspectos relacionados con la Planeación Estratégica y Anual del

Proceso, dando cumplimiento a las directrices señaladas por el Archivo General de la

Nación y el marco normativo vigente que regula la administración de los documentos, en

el caso particular de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A

E.S.P.

Para dar cumplimiento a los objetivos establecidos en el PINAR el área de Archivo a

ejecutado diferentes las cuales son:

- Traslado del archivo central a unas instalaciones las cuales cumplen con las

condiciones adecuadas para la conservación y preservación de la información.

- Elaboración de un cronograma de actividades para llevar un mejor control de

cumplimiento de estas.

Es importante resaltar que en el Plan Institucional de Archivo PINAR se estableció un

periodo de implementación de 6 años por este motivo muchas de las actividades

plasmadas no se han comenzado a ejecutar.




Fuente: Datos suministrados por Secretaria General de la ESPB.

o Plan de Seguridad y Privacidad de la Información

Planear, organizar dirigir y controlar actividades que permitan la integridad, disponibilidad

y confidencialidad de los activos de información y comunicación, aso como resguardar

los activos tecnológicos de Información de la Empresa Departamental de Servicios

Públicos de Boyacá S.A E.S.P., aplicando las mejores prácticas y estándar de seguridad

de la información.

PROCEDIMIENTO DESCRIPCION

ORGANIZACIÓN DE LA

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Los funcionarios deben tener conocimientos

básicos de las Tecnologías de Información y

del sistema de Gestión Documental, como lo

indica el Manual de funciones y competencias

laborales de la Empresa

PROTECCION CONTRA

SOFTWARE MALICIOSO

Instalación de software antivirus en los equipos

que hacen parte del 9nventario de la Empresa

0% 20% 40% 60% 80% 100%

1

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PINAR A 30 DE JUNIO 2019

NIVEL DE CUMPLIMIENTO 1 SEM 2019 NIVEL DE REZAGO




Departamental de Servicios Públicos de

Boyacá S.A E.S.P.

COPIAS DE SEGURIDAD (Backup) Se debe realizar copias de seguridad de las

bases de datos y bodegas de archivos alojados

en equipos servidores. Estas se deben realizar

por profesionales de la Dirección de Sistemas

y deberán almacenar en un servidos el cual

estará a cargo de la oficina de sistemas.

La dependencia de sistemas ha dado cumplimiento a cada uno de las actividades

planteadas en este plan durante el primer semestre del año 2019 y se lleva un

seguimiento continuo a cada una de estas.

o Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información.

Controlar y minimizar los riesgos asociados a los procesos tecnológicos existentes, en la

Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A E.S.P. con el fin de

salvaguardar los archivos de información, el manejo de medios, control de acceso y

gestión de usuarios.

MATRIZ DE VULNERABILIDAD Y MITIGACION DEL RIESGO

VULNERABILIDAD DESCRIPCION VIGENCIA DE

CUMPLIMIENTO

Afectación de

activos de

información e

informáticos

Insuficiente conocimiento de las políticas y

normas de seguridad de la información, lo

cual conlleva a actuaciones inadecuadas

de los servidores que afectan los activos de

información e informáticos.

jun-19




Incumplimiento de

las actividades de

seguridad de la

información

No se están siguiendo protocolos y normas

para garantizar la seguridad de la

información en la Empresa.

jun-19

Pérdida de tiempo

productivo en

funciones laborales

La red implementada no es la más

adecuada para la estructura física de la

Empresa y la cantidad de equipos

informáticos. Las fallas en la señal de

Internet son constantes

jun-19

Perdida de

información

Los funcionarios no realizan las suficientes

copias de seguridad a la información

producida en ejercicio de sus funciones.

Uso de memorias extraíbles y unidades

extraíbles.

jun-19

Perdida de

información y/o

deterioro físico

La documentación e información en física

está siendo archivada en sitios que no

cumplen con todos los estándares para ello.

jun-19

Cada uno de los procedimientos establecidos en este plan se les ha dado cumplimiento

por parte de los profesionales adscritos a la dependencia de sistemas durante el primer

semestre del año.

2. ASEGURAR LA EVALUACION DEL RIESGO DE LA ENTIDAD

Mediante la Resolución No 21 de 2019 “Por el cual se adopta y ordena la publicación del

Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Empresa Departamental de

Servicios Públicos de Boyacá S.A E.S.P.” así mismo se da aprobación al Mapa de

Riesgos de Corrupción.




Fuente: Datos suministrados de la matriz del Plan de tratamiento de Riesgos de la ESPB.

La anterior grafica muestra el porcentaje de cumplimiento general de la Matriz del Plan

de tratamiento de Riesgos de gestión y corrupción que cada uno de los procesos

establecidos en la entidad.

3. DISEÑAR Y LLEVAR A CABO ACTIVIDADES DE CONTROL

➢ POLITICAS DE OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS.

Teniendo en cuenta que la empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá

ESPB S.A E.S. P tiene como guía de funcionamiento el Plan de Acción en el cual se

establecen cada uno de los procesos y procedimientos que la empresa realiza los cuales

se relaciona en la siguiente tabla:

94.1

5.9

0.0 20.0 40.0 60.0 80.0 100.0

1

Porcentaje de Cumplimiento

rezago cumplido




La entidad cada trimestre hace un seguimiento y evaluación de cada uno de los

procedimientos que esta realiza y así llevar un estricto control del cumplimiento de estos.

➢ CONTRATACIÓN

Durante el primer semestre del año 2019 se realizaron 253 procesos contractuales

relacionados en la siguiente gráfica:

Fuente: Contratación reportada en la plataforma SECOP por parte de la Dirección de Asuntos Jurídicos y Defensa Judicial de la

ESPB.

Proceso Procedimiento

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

GESTIÓN DE LA CONTRATACION

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN FINANCIERA

GESTIÓN JURIDICA

GESTIÓN TECNÓLOGICA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

MEJORAMIENTO CONTINUO

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATEGICA

GESTIÓN DE COMUNICACIONES

GESTIÓN DE APOYO INSTITUCIONAL

GESTIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

GESTIÓN SOCIAL

GESTIÓN TÉCNICA

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO

PROCESOS ESTRÁTEGICOS

PROCESOS MISIONALES

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200

CONCURSO DE MERITOS

LICITACION PUBLICA

SELECCIÓN ABREBIADA MENOR CUANTIA

PRESTACION DE SERVICIOS

SUBASTA

CONTRATACION MINIMA CUANTIA

CONTRATACION DIRECTA LEY 1150 DE 2007

CONTRATOS ESPB ENERO-JUNIO 2019




Por otra parte, la Dirección Técnica de Asuntos Jurídicos y Defensa Judicial mantiene un

constante control a las publicaciones realizadas en el SECOP ya que se cuenta con un

profesional el cual se encarga estrictamente de publicar esta información.

➢ PROCESOS DISCIPLINARIOS

Con relación a los Procesos Disciplinarios la Dirección de Asuntos Jurídicos y Defensa

Judicial, suministro la información detallada de estos con corte a de junio de 2019

relacionada en el siguiente cuadro:

Proceso N° de proceso

Indagación Preliminar

INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA

ACTUACIÓN FISICO Y SECOP

Contrato CPS N° 256-2017 AUTO 29 /08/2018 -SIN ESTUDIOS PREVIOS -SIN ACTA DE LIQUIDACIÓN

SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO





SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO


SUBSANADO

Contrato MC N° 001-2017 AUTO 29 /08/2018 -SIN FECHA DE ESTUDIOS PREVIOS

-IRREGULARIDAD EN FECHA DE INFORME FINA DE EVALUACIÓN

SUBSANADO


IRREGULARIDAD EN ACTUACIONES

SUBSANADO


IRREGULARIDAD EN ACTUACIONES SUBSANADO

Contrato MC N° 005-2017 AUTO 29 /08/2018 -SIN FECHA DE ESTUDIOS PREVIOS IRREGULARIDAD EN ACTUACIONES

SUBSANADO





Contrato SA-SI N° 001-2017 AUTO 29 /08/2018 -SIN FECHA DE ESTUDIOS PREVIOS




Contrato SA-SI N° 003-2017 AUTO 29 /08/2018 -SIN FECHA DE ESTUDIOS PREVIOS IRREGULARIDAD EN ACTUACIONES

SUBSANADO





Contrato CM N° 004-2017 AUTO 29 /08/2018 -SIN FECHA DE ESTUDIOS PREVIOS

IRREGULARIDAD EN ACTUACIONES EN ESTUDIO

Contrato CM N° 006-2017 AUTO 29 /08/2018 -SIN FECHA DE ESTUDIOS PREVIOS

IRREGULARIDAD EN ACTUACIONES EN ESTUDIO

Contrato CM N° 012-2017 AUTO 29 /08/2018 -SIN FECHA DE ESTUDIOS PREVIOS IRREGULARIDAD EN ACTUACIONES

EN ESTUDIO

Fuente: Datos suministrados por la Dirección de asuntos Jurídicos y Defensa Judicial de la ESPB.

4. EFECTUAR EL CONTROL A LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

ORGANIZACIONAL

La empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá implemento un proceso de

Gestión de comunicaciones para mantener una constante y efectiva comunicación con

los diferentes medios escritos, radiales y de televisión, con el fin de divulgar las diferentes




actividades que desarrolle la empresa. Igualmente, fortalecer y mantener actualizada la

información de la página web y redes sociales de la entidad, que sirva para la consulta

de los actores vinculados al PDA y para la comunidad en general.

En cuanto a la comunicación interna la entidad cuenta con canales en los cuales se

difunde y transmite la información institucional de forma clara y oportuna como lo son los

objetivos, planes, políticas y programas a los cuales la empresa se rige. A continuación,

se especifican los canes de divulgación:

• Cartelera Institucional

• Intranet

• Campañas internas

• Capacitaciones

Por otra parte, para la comunicación con los agentes externo la entidad ha implementado

los siguientes canales de divulgación:

• Contenidos informativos en la página web.

• Información por redes sociales: Twitter, Facebook e Instagram.

• Boletines de prensa.

• Programa radial

• Boletines de prensa

➢ PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

La empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá ESPB S.A E.S. cuenta con

dos canales para presentas las PQRS uno de ellos se encuentra en la página web de la

empresa en la sección de ATENCION AL CIUDADANO en la cual se puede realizar este

procedimiento desde cualquier dispositivo electrónico, el otro medio es físico en el cual

el ciudadano se puede acercar a las instalaciones de la empresa Cr 11 N 20-54 Tunja y

realizar la radicación de este.


http://www.espb.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=848&Itemid=735



En el siguiente cuadro se relacionas las PQRS solicitas durante el primer semestre del

año 2019.

Fuente: Información Suministrada por las dependencias de la ESPB

Cabe resaltar que a todas las PQRS radicadas en la entidad se les ha dado respuesta de

acuerdo a los términos y tiempos estipulados por la ley.

5. IMPLEMENTAR LAS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SUSPERVISIÓN

CONTINUA EN LA ENTIDAD.

La oficina Asesora de Control interno realiza diferentes actividades de control y monitoreo

las cuales permiten llevar un seguimiento de cada uno de los procesos, procedimientos,

proyectos y planes que la empresa ejecuta con el fin de detectar los posibles

inconvenientes que surjan durante la ejecución de estos y así poder generar de manera

oportuna las recomendaciones que permitan mitigar estos inconvenientes y así contribuir

a una mejora continua.

A continuación, se relacionan los informes generados por la Oficina Asesora de Control

Interno los cuales se pueden descargar de la página web de la empresa:

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

DIRECCIONTECNICA YOPERATIVA

JURIDICA DIRECCIONFINANCIERA

SECRETARIAGENERAL

CONTROLINTERNO

PQRS RADICADAS ESPB PRIMER SEMESTRE 2019




INFORMES EJECUTADOS POR CONTROL INTERNO

INFORME SEGUIMIENTO COMITÉ DE CONCILIACIÓN

INFORME CAJA MENOR

INFORME LEY DE TRANSPARENCIA

INFORME PQRS

INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO PUBLICO

INFORME SEGUIMIENTO PLAN DE DESARROLLO

INFORME CUENTA ANUAL

INFORME PORMENORIZADO

INFORME SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN

INFORME SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN

Fuente: www.espb.gov.co




Plan Anual de Auditorias 2019

El Plan de Auditorias del año 2019 se centra en acciones sobre el mapa de procesos y

procedimientos de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá y que

hacen parte de los procesos Estratégicos, Misionales y Apoyo.

Mediante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno realizado el día 11

de abril de 2019 se dio aprobación al Plan Anual de Auditorias Vigencia 2019 en el cual

se estipulo el siguiente cronograma:


Proporcionar

aseguramiento en

relacion con el diseño

y la operación de las

activividades de

control y los

procedimientos

existentes para

asegurar el

cumplimiento de las

Leyes, Regulaciones,

politicas, etc.

según Ley 87 de

1993 Y 1474 DE

2011, Nomas

Internacionales de

Auditoria

Dra. NATALIA ELIANA

NUÑEZ GANTIVA

(Jefe Asesor de

Control Interno)

Angela Lisseth Camargo,

Alexander Escobar Otalora

Chaparro (Profesional de

Apoyo)

Analisis

Documental.

Observación

INGENIERO:

MARCO TULIO

CARVAJAL

MANRIQUE

(DIRECTOR

TÉCNICO

OPERATIVO)

Proporcionar

aseguramiento en



activividades de

control y los

procedimientos

existentes para

asegurar el

cumplimiento de las


politicas, etc.

según Ley 87 de

1993 Y 1474 DE

2011, Nomas

Internacionales de

Auditoria

Dra. NATALIA ELIANA

NUÑEZ GANTIVA

(Jefe Asesor de

Control Interno)




Apoyo)

Analisis

Documental.

Observación

INGENIERO:

MARCO TULIO

CARVAJAL

MANRIQUE

(DIRECTOR

TÉCNICO

OPERATIVO)

Proporcionar

aseguramiento en



activividades de

control y los

procedimientos

existentes para

asegurar el

cumplimiento de las


politicas, etc.

según Ley 87 de

1993 Y 1474 DE

2011, Nomas

Internacionales de

Auditoria

Dra. NATALIA ELIANA

NUÑEZ GANTIVA

(Jefe Asesor de

Control Interno)




Apoyo)

Analisis

Documental.

Observación

INGENIERO:

MARCO TULIO

CARVAJAL

MANRIQUE

(DIRECTOR

TÉCNICO

OPERATIVO)

Proporcionar

aseguramiento en



activividades de

control y los

procedimientos

existentes para

asegurar el

cumplimiento de las


politicas, etc.

según Ley 87 de

1993 Y 1474 DE

2011, Nomas

Internacionales de

Auditoria

Dra. NATALIA ELIANA

NUÑEZ GANTIVA

(Jefe Asesor de

Control Interno)




Apoyo)

Analisis

Documental.

Observación

INGENIERO:

MARCO TULIO

CARVAJAL

MANRIQUE

(DIRECTOR

TÉCNICO

OPERATIVO)

Proporcionar

aseguramiento en



activividades de

control y los

procedimientos

existentes para

asegurara el

cumplimiento de las


politicas, etc.

según Ley 87 de

1993 Y 1474 DE

2011, Nomas

Internacionales de

Auditoria

Dra. NATALIA ELIANA

NUÑEZ GANTIVA

(Jefe Asesor de

Control Interno)




Apoyo)

Analisis

Documental.

Observación

DOCTORA:

ELIDED OFELIA

NIÑO PAIPA

(Director

Tecnico de

Asuntos

Juridicos y

Defensa Judical)

Proporcionar

aseguramiento en



activividades de

control y los

procedimientos

existentes para

asegurara el

cumplimiento de las


politicas, etc.

según Ley 87 de

1993 Y 1474 DE

2011, Nomas

Internacionales de

Auditoria

Dra. NATALIA ELIANA

NUÑEZ GANTIVA

(Jefe Asesor de

Control Interno)




Apoyo)

Analisis

Documental.

Observación

DOCTORA

MELISA JISED

FLOREZ

VILLALOBOS

(SECRETARIA

GENERAL)

Proporcionar

aseguramiento en



activividades de

control y los

procedimientos

existentes para

asegurara el

cumplimiento de las


politicas, etc.

según Ley 87 de

1993 Y 1474 DE

2011, Nomas

Internacionales de

Auditoria

Dra. NATALIA ELIANA

NUÑEZ GANTIVA

(Jefe Asesor de

Control Interno)




Apoyo)

Analisis

Documental. Por

dependica y

Observación

DOCTORA

MELISA JISED

FLOREZ

VILLALOBOS

(SECRETARIA

GENERAL)

Proporcionar

aseguramiento en



activividades de

control y los

procedimientos

existentes para

asegurara el

cumplimiento de las


politicas, etc.

según Ley 87 de

1993 Y 1474 DE

2011, Nomas

Internacionales de

Auditoria

Dra. NATALIA ELIANA

NUÑEZ GANTIVA

(Jefe Asesor de

Control Interno)




Apoyo)

Analisis

Documental. Por

dependica y

Observación

DOCTORA

MELISA JISED

FLOREZ

VILLALOBOS

(SECRETARIA

GENERAL)

Proporcionar

aseguramiento en



activividades de

control y los

procedimientos

existentes para

asegurara el

cumplimiento de las


politicas, etc.

según Ley 87 de

1993 Y 1474 DE

2011, Nomas

Internacionales de

Auditoria

Dra. NATALIA ELIANA

NUÑEZ GANTIVA

(Jefe Asesor de

Control Interno)




Apoyo)

Analisis

Documental. Por

dependica y

Observación

DOCTORA LUZ

MARCELA DIAZ

ACERO

(DIRECCIÓN

FINANCIERA)

Septi

embre

Enero

SGR Y SGP S.I.G.

GERENCIA FINANCIERA

DIRECCIÓN TECNICO

OPERATIVO

(AREA DE INVERSIÓN)

Agos

to

Evaluacion y

Seguimiento del S.I.G.

Nombre del

Proceso

DIRECCIÓN TECNICO

OPERATIVO

(AREA DE PRE

INVERSIÓN)

AREA JURIDICA

(PROCESO DE

CONTRATACION)

SEGUIMIENTO A

PLANES

INSTITUCIONALES

DIRECCIÓN TECNICO

OPERATIVO

(AREA GESTIÓN DEL

RIESGO SECTORIAL

DIRECCIÓN TECNICO

OPERATIVO

(PACA)

Febre

ro

Objetivo Marzo

Responsable

: Lider de

proceso

auditado

MayoFundamentos

De La AuditoriaAuditor Principal

Auditor Acompañante

1* AbrilMetodo De La

Auditoria Junio Julio

Diciem

bre

Octub

re

Novie

mbre

Actualmente la Oficina de Control Interno lleva a cabo la Auditoria a la Dirección

Técnica y Operativa la cual hizo de entrega de la información solicitada y se lleva a

cabo la revisión de está.

Cabe resaltar que la Dirección Técnica y Operativa es la encargada de llevar a cabo

los proyectos primordiales de la empresa por este motivo la Auditoria a realizar es

extensa y detallada.

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE AUDITORÍAS ESPB AÑO

2019

Fuente: Información Suministrada por la Oficina de Control de Interno de la ESPB.

0 20 40 60 80 100

1

% CUMPLIMIENTO PLAN DE AUDITORIAS ESPB 2019

% AUDITADO % FALTANTE



RECOMENDACIONES

✓ Se recomienda a Secretaria General que en los procesos de inducción y

reinducción se socialicen los diferentes planes y manuales con los cuales la

entidad se rige.

✓ Continuar con el Plan de capacitaciones con el fin de fortalecer los controles

establecidos para mitigar los riesgos de gestión, corrupción y seguridad

informática.

✓ Verificar si los tiempos de implementación de algunos Planes son los

adecuados ya que muchos son muy largos y algunos tienen normatividad

que cambia constantemente.

✓ Capacitar a los funcionarios y contratistas en temas archivísticos.

✓ Generar conciencia para el control de la producción documental.

✓ Destinar recursos para mejorar y adquirir la infraestructura del archivo

central.

✓ Llevar un estricto control y seguimiento de la utilización de los elementos de

protección personal por parte de los funcionarios y contratistas.

✓ Promover e incentivar al personal de la ESPB en la participación de las

actividades programadas en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

✓ Programar capacitaciones o integraciones para mejorar la Cultura

organizacional de la entidad.

✓ Se recomienda que en la etapa de formulación de los planes por los cuales

la entidad se rige se haga participe el personal encargado de cumplimiento

de este ya que muchas veces los indicadores plasmados no son cumplibles

o se desfasan.

✓ Es importante que cada área haga un proceso de seguimiento y cumplimiento

interno y así se haga un proceso más regular y efectivo.




✓ Se sugiere que la implementación del Modelo Integrado de Planeación y

Gestión (MIPG) se haga de forma eficaz ya que actualmente se encuentra

en la fase inicial.

✓ Es importante que la entidad cuente con un Plan Estratégico de Tecnologías

de la información (PETI).

✓ Es de vital importancia que la entidad lleve un seguimiento más riguroso y

continuo del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.

✓ Se sugiere que las diferentes dependencias que hacen publicaciones en la

cartelera lo realicen de manera llamativa y creativa para que así esta

información sea más visible y logren trasmitir el mensaje que se busca.

✓ Es necesario que cada una de las actividades y planes que coordina el área

de talento humano sea equilibrado con la planeación institucional de la

empresa.

✓ Es pertinente que todos los funcionarios de la ESPB conozcan las políticas

de Administración del riesgo y las tengan en cuenta en la realización de

actividades.

✓ Se recomienda que la empresa disponga de un rubro el cual sea destinado

para la calidad y seguridad de la información.

✓ Es importante que la entidad de cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 “Ley

de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional”.

✓ Mantener una actualización constante de la página web de la empresa.

✓ Se recomienda la actualización en la página de la Resolución del código de

ética y Buen gobierno de la empresa.

✓ Es importante una socialización del Código de Integridad en la cual participe

todos los funcionarios y contratistas que estén vinculados a la entidad.


informe de evaluaciÓn del sistema de control interno2021. 2. 10. · informe pormenorizado del...

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