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INFORME DE AUDITORÍA DA-16-31 15 de abril de 2016
Departamento de la Familia Administración para el Cuidado y
Desarrollo Integral de la Niñez (Unidad 2251 - Auditoría 13983)
Período auditado: 1 de enero de 2009 al 30 de junio de 2015
DA-16-31 1
CONTENIDO
ALCANCE Y METODOLOGÍA ............................................................................................................ 2
CONTENIDO DEL INFORME .............................................................................................................. 2
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA ......................................................................... 3
COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA ............................................................................................ 5
OPINIÓN Y HALLAZGOS .................................................................................................................... 6
1 - Fondos del Programa utilizados para pagar el servicio de agua de la residencia de la Directora de un centro ............................................................................................................... 6
2 - Procedimientos para la administración del Sistema de Vales sin revisar ni aprobar................... 11
3 - Falta de información y de firmas requeridas en los inventarios de propiedad radicados por un centro ............................................................................................................................... 13
COMENTARIO ESPECIAL ................................................................................................................ 15
Deficiencias relacionadas con los informes mensuales de matrícula de un centro de cuidado diurno de niños del Programa Child Care ....................................................................... 15
RECOMENDACIONES ........................................................................................................................ 18
AGRADECIMIENTO ........................................................................................................................... 19
ANEJO 1 - INFORMES PUBLICADOS ............................................................................................. 20
ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO .......................................................................... 21
Página
2 DA-16-31
Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
15 de abril de 2016
Al Gobernador, y a los presidentes del Senado de Puerto Rico y de la Cámara de Representantes
Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Administración para el Cuidado y Desarrollo
Integral de la Niñez (ACUDEN), adscrita al Departamento de la Familia (Departamento) para determinar si
las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la
facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada.
ALCANCE Y METODOLOGÍA
La auditoría cubrió del 1 de enero de 2009 al 30 de junio de 2015. En
algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y
posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de
auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos
financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que
consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las
circunstancias, tales como: entrevistas; inspecciones físicas; examen y
análisis de informes y documentos generados por la unidad auditada y
suministrado por fuentes externas; y pruebas y análisis de procedimientos
de control interno y otros procesos; y de otra información pertinente.
CONTENIDO DEL INFORME
Este es el tercer informe, y contiene 3 hallazgos y 1 comentario especial
sobre el resultado del examen que realizamos de las operaciones fiscales
relacionadas con los contratos de delegación de fondos del Programa Child
Care1 y del Sistema de Vales, y el examen de una querella relacionada con
la administración de los fondos del Programa por parte de una corporación
1 En el Informe de Auditoría DA-15-44 del 3 de junio de 2015 se presentó el resultado parcial de las operaciones del Programa.
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sin fines de lucro que recibió fondos mediante contratos de delegación de
fondos. En el ANEJO 1 presentamos información sobre los 2 informes
emitidos sobre las operaciones fiscales de la Entidad. Los 3 informes
emitidos están disponibles en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
Mediante la Ley 179-2003, la cual enmendó el Plan de Reorganización 1
del 28 de julio de 1995, se creó ACUDEN. Esta es uno de los componentes
programáticos y operacionales del Departamento. En la Ley 179-2003 se
dispone, entre otras cosas, que ACUDEN es la agencia encargada de
administrar el programa federal Head Start/Early Head Start y de operar el
programa creado por la Child Care and Development Fund Grant Act,
Pub. L No. 101-508, los cuales están dirigidos al cuidado y desarrollo
integral de menores de edad, desde etapas formativas tempranas. También
desarrolla sus programas y provee sus servicios de forma integral a los
menores y sus familias y, bajo la dirección del Secretario de la Familia,
coordina sus operaciones y servicios con los demás componentes del
Departamento. Además, armoniza y ajusta los planes de trabajo conforme a
las directrices del Secretario.
El Programa Child Care and Development Block Grant Fund Act o
Programa para el Cuidado y Desarrollo del Niño (Programa) tiene como
objetivo aumentar la disponibilidad, accesibilidad y calidad de servicios de
cuido a infantes, maternales, prescolares y niños en edad escolar en
Puerto Rico. A su vez, pretende mejorar la participación de los padres en la
educación de sus hijos y fortalecer las relaciones de familia.
ACUDEN es dirigida por un administrador nombrado por el Secretario de
la Familia en consulta con el Gobernador de Puerto Rico. El Administrador
le responde al Secretario.
Para llevar a cabo sus funciones administrativas, ACUDEN cuenta con la
siguiente estructura organizacional: las oficinas de Administración, Asuntos
Legales, Recursos Humanos, Planificación, y Evaluación y Desarrollo; y la
Administración Auxiliar de Programas. ACUDEN ofrece sus servicios con
el personal que tiene asignado en las 10 oficinas regionales del
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Departamento localizadas en: Aguadilla, Arecibo, Bayamón, Caguas,
Carolina, Guayama, Humacao, Mayagüez, Ponce y San Juan.
ACUDEN recibe fondos federales en calidad de concesionario. El
concesionario tiene la responsabilidad de solicitar los fondos federales,
transferir los fondos a las entidades participantes de los programas y velar
por que los fondos se utilicen en beneficio de los niños. Las entidades que
participan en los programas federales se conocen como agencias delegadas.
Las agencias delegadas son entidades u organismos del gobierno municipal
o estatal, u organizaciones con o sin fines de lucro que reciben estos fondos.
Estas agencias delegadas administran el Programa en los centros de cuidado
diurno (centros) con los fondos federales que reciben de ACUDEN.
Además, esta administra el Sistema de Vales del Programa mediante el cual
se emite un cheque mensual por el servicio de cuidado de niños a favor de
un hogar o centro de cuidado diurno seleccionado por el padre, la madre o
el encargado del menor. Los beneficios están disponibles para infantes,
maternales, prescolares, escolares en horario extendido y niños con
necesidades especiales y son ofrecidos en hogares de cuido registrados,
hogares de cuido licenciados y centros. Estos hogares y centros son
cualificados y registrados por el Departamento de la Familia.
Según información provista por el Director de la División de Presupuesto
de ACUDEN, y la obtenida del Presupuesto Consolidado por Agencias de
la Oficina de Presupuesto y Gerencia, durante los años fiscales
del 2008-09 al 2013-142, la ACUDEN contó con asignaciones de fondos
estatales y federales por $1,162,918,0003 y realizó desembolsos por
$1,140,080,000 para un saldo de $22,838,000.
El ANEJO 2 contiene una relación de los funcionarios principales de
ACUDEN que actuaron durante el período auditado.
2 Para el año fiscal 2014-15, ACUDEN contó con asignaciones de fondos estatales y federales por $163,941,000, de los cuales $15,884,000 provienen de resoluciones conjuntas del Presupuesto General y $148,057,000 de fondos federales. Al 21 de agosto de 2015, la información sobre los desembolsos realizados para dicho año fiscal no estaba disponible. 3 Los ingresos provienen de las siguientes fuentes: $61,060,000 de resoluciones conjuntas del Presupuesto General, $1,015,515,000 de fondos federales, $12,795,000 del Fondo de Estabilización y $73,548,000 de fondos ARRA.
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ACUDEN cuenta con una página en Internet, a la cual se puede acceder
mediante la siguiente dirección: www.acuden.gobierno.pr. Esta página
provee información acerca de los servicios que presta dicha entidad.
COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA
Las situaciones comentadas en los hallazgos y en el Comentario Especial
de este Informe fueron remitidas, mediante cartas de nuestros auditores, a
las personas que se indican a continuación:
Nombre Puesto Fechas de las cartas
Fechas de las
contestaciones Dra. Olga I. Bernardy Aponte
entonces Administradora
8 jun. 15 19 jun. 15
” ex-Administradora
7 ago. 15 19 ago. 154
Lcda. Laura I. Santa Sánchez
Administradora 7 ago. 155 17 ago. 15
En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones
comentadas.
Los comentarios de estas funcionarias fueron considerados al redactar el
borrador de los hallazgos de este Informe.
El borrador de los hallazgos de este Informe se remitió a la Hon. Idalia
Colón Rondón, Secretaria de la Familia; a la Lcda. Yanitsia Irizarry
Méndez, ex-Secretaria; a la Administradora; y a las exadministradoras,
Dra. Olga I. Bernardy Aponte y Sra. Marta T. Sobrino Bolen, para
comentarios, por cartas del 22 de octubre de 2015. Además, el 4 de
noviembre de 2015 nuestros auditores se reunieron con funcionarios de
ACUDEN para discutir los hallazgos del borrador de Informe.
Mediante cartas del 6 de noviembre de 2015, la Secretaria y la
Administradora solicitaron prórrogas para remitir sus comentarios y las
mismas fueron concedidas hasta el 18 de noviembre.
4 En dicha carta la ex-Administradora indicó que se unía a los comentarios remitidos por la Administradora en su carta del 17 de agosto de 2015. 5 Copia de la carta dirigida a la ex-Administradora fue entregada por nuestros auditores a la Administradora el mismo día. Esta fue nombrada el 1 de agosto de 2015.
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Mediante cartas del 18 de noviembre, la Secretaria y la
doctora Bernardy Aponte remitieron sus contestaciones. En las cartas
indicaron, entre otras cosas, que, luego de haber revisado los hallazgos y la
posición de la agencia, se unían al análisis y los planteamientos expresados
por la Administradora.
Mediante cartas del 18 de noviembre, la Administradora remitió sus
comentarios, los cuales se consideraron en la redacción final de este Informe
y algunos de estos se incluyen en los hallazgos.
Mediante carta del 6 de noviembre, la señora Sobrino Bolen remitió sus
comentarios, los cuales se consideraron en la redacción final de este Informe
y se incluyen en el Hallazgo 1.
La ex-Secretaria no solicitó prórroga para remitir sus comentarios.
No obstante, el 9 de noviembre le concedimos prórroga hasta el
18 de noviembre. El 30 de noviembre le concedimos una segunda prórroga
hasta el 11 de diciembre de 2015. La ex-Secretaria no contestó el borrador
de los hallazgos de este Informe que le fue remitido para comentarios.
OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión favorable con excepciones
Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las
operaciones fiscales de ACUDEN, objeto de este Informe, se realizaron
sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables;
excepto por los hallazgos del 1 al 3 que se comentan a continuación.
Hallazgo 1 - Fondos del Programa utilizados para pagar el servicio de agua de la residencia de la Directora de un centro
Situación a. ACUDEN administra los fondos federales del Programa en calidad de
concesionario. El Programa provee servicios de cuidado y actividades
de desarrollo para niños y niñas en centros de cuidado diurno
licenciados y registrados. Estos servicios pueden ser ofrecidos por
entidades privadas sin fines de lucro y por agencias públicas a través
de contratos de delegación de fondos y mediante el Sistema de Vales.
Las entidades que reciben fondos del Programa, mediante contratos de
delegación de fondos, deben remitir una propuesta de servicio que
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incluya un Resumen Presupuestario6 con los costos del servicio directo
ofrecido a los niños y otros costos autorizados por el Programa, tales
como: materiales educativos, equipos, fianzas, adiestramientos y pagos
de servicios. El Administrador Auxiliar de Programas es responsable
de evaluar y monitorear la administración programática y de referir los
resultados de las monitorías a la División de Monitoría Fiscal. La
Directora de la División de Monitoría Fiscal es responsable de realizar
monitorías fiscales y de asegurarse de que los fondos delegados se
administren de acuerdo con la reglamentación federal, las normas y los
procedimientos fiscales con el fin de identificar deficiencias, fallas o
irregularidades para que estas sean corregidas. El Administrador
Auxiliar de Programas y la Directora de Monitoría Fiscal son
supervisados por la Administradora Auxiliar de Administración que, a
su vez, es supervisada por la Administradora.
Del 1 de enero de 2009 al 31 de diciembre de 2014, ACUDEN
otorgó 1,740 contratos de delegación de fondos del Programa por
$184,575,149.
Nuestro examen sobre la administración y el uso de los fondos
otorgados a tres centros por $1,561,118, mediante contratos de
delegación de fondos, reveló que, del 18 de marzo de 2009 al 6 de mayo
de 2014, la Directora de un centro (Directora) efectuó 44 pagos con
fondos del Programa por $10,020 a favor de la Autoridad de
Acueductos y Alcantarillados de Puerto Rico (AAA) por el servicio de
agua del centro que, a su vez, incluía el servicio de agua de su
residencia.
En visita de nuestros auditores el 29 y 31 de enero de 2014 se observó
que el centro estaba ubicado en el mismo terreno donde ubicaba la
residencia de la Directora. Esta le informó a nuestros auditores que era
6 Además, se requieren los informes de Información General Sobre el Centro, Servicios Ofrecidos y Experiencia Previa, Necesidad de Servicio, Currículo y Actividades Diarias, Servicios de Alimentos, Capacidad Operacional, Materiales y Equipo y Renta de Edificio.
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su residencia. No obstante, sólo había un contador de agua para ambas
estructuras. La cuenta del servicio de agua del centro se encontraba a
nombre del esposo de la Directora.
El 4 de junio de 2014 nuestra Oficina solicitó a la AAA una
certificación de la propiedad o propiedades que recibían el servicio de
agua mediante la cuenta incluida en los informes de gastos del centro,
que eran pagados con fondos del Programa. El 23 de junio de 2014 la
AAA contestó nuestra solicitud e indicó, entre otras cosas, que
conforme a la investigación y a la información provista por la
Directora, se determinó que la residencia recibía el servicio de agua del
mismo contador que provee el servicio al centro, lo cual está
expresamente prohibido en los reglamentos de la AAA7.
Criterios La situación comentada es contraria a lo establecido en:
• La Sección 98.11 (b) del 45 CFR, Parts 98 and 99, Child Care and
Development Fund; Final Rule, emitido por la Administración de
Familias y Niños del Departamento de Salud y Servicios Humanos
Federal, en la que se establece que, para mantener toda la
responsabilidad de la administración del Programa, el concesionario de
los fondos debe:
Asegurarse de que el Programa cumpla con todos los requisitos federales. [Inciso (3)]
Asegurarse de que todas las agencias estatales, locales o no gubernamentales, mediante las cuales se administren los fondos del Programa, operen de acuerdo con las reglas establecidas para el Programa. [Inciso (8)]
• Las secciones 98.67 (b) y (c) (2) del 45 CFR, Parts 98 and 99, Child
Care and Development Fund; Final Rule, en los que se establece que
los contratos que envuelven el desembolso de fondos del Programa
deben cumplir con las leyes y los procedimientos generalmente
aplicados al desembolso de los fondos de la agencia contratante y que
los controles fiscales y los procedimientos contables deben ser
7 Mediante carta del 6 de mayo de 2015, la AAA le notificó al esposo de la Directora que se determinó imponerle una multa administrativa por $2,000 como primera infracción, de acuerdo con la Sección 4.02(2) del Reglamento 5129.
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suficientes, de manera que permitan mantener un seguimiento
adecuado de los desembolsos para poder establecer que los fondos no
se utilicen en violación a la reglamentación establecida.
• En la Parte 1.7.1., Improper Payments, del State Plan FY 2009-2011
for Child Care and Development Funds, aprobado por la
Administración de Niños y Familias Federal, se establecen las
estrategias que se implementarán en el esfuerzo de prevenir, medir,
identificar, reducir y recolectar pagos indebidos, entre las cuales se
mencionan revisar todos los procedimientos y las actividades del
Programa e identificar aquellos proyectos susceptibles a pagos
erróneos significativos.
• En el Artículo 2-f. de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de
Contabilidad de Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, se
establece, como política relacionada con el control y la contabilidad de
los fondos y propiedad pública, que los jefes de dependencias y
entidades corporativas sean en primera instancia responsables de la
legalidad, corrección, exactitud; necesidad y propiedad de las
operaciones fiscales que sean necesarias para llevar a cabo sus
respectivos programas.
Además, es contrario a lo establecido en los contratos de delegación de
fondos, que disponen en la SEGUNDA cláusula que:
[…] La PRIMERA PARTE retiene y conserva entre otras, las siguientes responsabilidades generales como agencia estatal delegante y organismo especializado en la prestación de servicios de cuidado y desarrollo del niño:
[…] Evaluar y monitorear las operaciones del Programa/Proyecto, las tareas a realizar, la administración programática (por el Programa de Cuidado y Desarrollo del Niño) y fiscal (por el Área de Administración de la PRIMERA PARTE), la prestación de servicios y los resultados obtenidos, velando y procurando que los proveedores de Servicio cumplan con los requisitos, procedimientos, criterios, indicadores y rigores correspondientes exigibles por la Agencia. […]
[…] Fiscalizar la finalidad pública, la maximización y el uso responsable y adecuado del dinero o los fondos aquí delegados. […]
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Además, en la DECIMOCUARTA cláusula disponen que:
Este contrato está sujeto a lo dispuesto en la Constitución y las Leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, a la reglamentación estatal fiscalizadora de las delegaciones de fondos públicos, y a toda política pública, condición especial, directriz, norma, reglamento, guía, orden o requisito que válidamente adopte la Primera Parte en protección de los intereses públicos que el Programa de Cuidado y Desarrollo del Niño está llamado a servir. […]
Efecto La situación comentada ocasionó que la Directora del centro pagara, con
fondos del Programa, el consumo de agua de su residencia y privó a los
participantes del Programa de fondos que pudieron ser utilizados para su
beneficio.
Causa Atribuimos la situación comentada a que el Administrador Auxiliar de
Programas y la Directora de Monitoría Fiscal no establecieron los controles
y las estrategias necesarias para cumplir con su responsabilidad de
fiscalizar, evaluar y monitorear adecuadamente el uso de los fondos
delegados del Programa y las operaciones realizadas con los mismos,
incluidos los pagos por el servicio de agua que realizan los centros de
cuidado diurno.
Comentarios de la Gerencia En la carta de la Administradora, esta indicó, entre otras cosas, que:
[…] La ACUDEN realizó visitas al centro, revisó los documentos fiscales, recomendó la preparación de facturas al cobro por desembolsos no autorizados y se adiestró al proveedor de servicios para que cumpliese con la reglamentación. En ningún momento se nos refirió el mal uso de fondos por el servicio de agua ni hubo motivo fundado para que el personal sospechara que hubiese un uso inadecuado por esta razón. Nuestra Agencia actuó conforme a los principios de contabilidad pública, estatales y federales. Se evaluó si existía compatibilidad entre el presupuesto aprobado y los desembolsos informados y se determinó que eran razonables. El nivel de profundidad requerido por este hallazgo es contrario al requerido por la legislación y disloca la operación ordinaria de la agencia. [sic]
En la carta de la señora Sobrino Bolen, esta indicó, entre otras cosas, que:
[…] Me parece importante mencionar que el Administrador Auxiliar de Programa tiene como responsabilidad velar por el
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cumplimiento programático de las agencias delegadas. […] Es de mi conocimiento que la División de Monitoría, durante mi incumbencia como Administradora de la ACUDEN, ejecutó un sin número de investigaciones y monitorias que llevaron a esta servidora a tomar decisiones efectivas para la sana administración de la agencia. […] [sic]
Véanse las recomendaciones 1, 2.a. y 4.
Hallazgo 2 - Procedimientos para la administración del Sistema de Vales sin revisar ni aprobar
Situación a. Los beneficios del Programa mediante el Sistema de Vales se deben
ofrecer de acuerdo con la reglamentación y los procedimientos
establecidos por ACUDEN para la administración de estos. Un
comité8, designado el 17 de junio de 2013 por la Administradora, se
encarga de mantener el control de la actividad de redacción, revisión y
actualización de toda la reglamentación de aplicación interna y externa
de la agencia, que debe ser remitida a la Administradora para su
aprobación final. El Administrador Auxiliar de Programas es
responsable de remitir al Comité y a la Administradora los
procedimientos del Sistema de Vales para revisión y aprobación.
El examen realizado de los procedimientos que se utilizan para las
operaciones del Sistema de Vales reveló que, al 10 de abril de 2015,
los siguientes procedimientos no habían sido revisados por el Comité
ni aprobados por la Administradora:
• Procedimiento de revisión de casos
• Procedimiento para hacer enmiendas
• Procedimiento para atender casos en los que el solicitante para el
cuido y desarrollo del niño sea un menor de edad
• Procedimiento para cumplimentar la solicitud de servicio a padres
y/o madres menores de 21 años de edad
• Procedimientos para el traslado de expedientes
• Procedimiento para la lista de espera
8 El Comité está compuesto por el Administrador de Programas, la Directora de la División Legal, la Administradora Auxiliar de Administración y la Administradora Auxiliar de Recursos Humanos.
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• Procedimiento para el registro de proveedores de servicio
• Procedimiento para la prestación de servicios de Vales de Cuido
• Procedimiento para enmiendas al contrato de servicio
• Procedimiento para la firma de contratos
• Procedimiento para el traslado de expedientes de empleados y/o
familiares
• Procedimientos para casos referidos del Programa de Ayuda
Temporal para Familias Necesitadas (TANF, por sus siglas en
inglés)
• Procedimientos para la cancelación de servicios
• Procedimiento para cambio de proveedor verano / Vales
• Procedimientos para pagos / División de Finanzas.
Criterios La situación comentada es contraria a lo establecido el Artículo 2-e. de la
Ley Núm. 230 en el que se dispone, entre otras cosas, que exista un control
previo de todas las operaciones del Gobierno; que dicho control previo se
desarrolle dentro de cada dependencia para que sirva al jefe de la
dependencia en el desarrollo de los programas cuya dirección se le ha
encomendado. De conformidad con dicha política pública, y como norma
de sana administración, los jefes de las dependencias del Gobierno deben
revisar y aprobar las normas y los procedimientos escritos necesarios para
el desarrollo y control de sus actividades, y que estos contengan
disposiciones específicas sobre las diferentes áreas operacionales.
Efectos La situación comentada evitó que los funcionarios y empleados del
Programa contaran con procedimientos revisados y aprobados que le
sirvieran de guía para llevar a cabo las operaciones relacionadas con el
Sistema de Vales. Además, podría ocasionar que dichas operaciones no se
realicen de manera uniforme, lo que puede dar lugar a la comisión de errores
e irregularidades sin que se puedan detectar a tiempo para fijar
responsabilidades.
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Causa La situación comentada se atribuye a que el Administrador Auxiliar de
Programas no remitió al Comité y a la Administradora los procedimientos
relacionados con las operaciones del Sistema de Vales para la revisión y
aprobación correspondiente.
Comentarios de la Gerencia En la carta de la Administradora, esta indicó, entre otras cosas, que:
[…] Se crearon manuales y procedimientos a través de la base de datos CIMA que contienen los controles para garantizar la administración adecuada de los fondos. A pesar de que no estaban firmados por el Administrador de turno, son procedimientos oficiales de la Agencia. Actualmente nos encontramos en el proceso de aprobación del “Reglamento del Programa Child Care”, que incluye las disposiciones que regirán los servicios ofrecidos mediante el Sistema de Vales. Este reglamento se propone para atemperar los requisitos estatales con los nuevos estándares de ejecución establecidos por la ley de reautorización del Programa Child Care, recién aprobada. El Programa de Cuidado y Desarrollo del Niños de la ACUDEN se encuentra en proceso de revisión de procedimientos y manuales internos para atemperarlos a los requisitos de la nueva ley, aprobada el 19 de noviembre de 2014. [sic]
Véanse las recomendaciones 1 y 5.
Hallazgo 3 - Falta de información y de firmas requeridas en los inventarios de propiedad radicados por un centro
Situaciones a. Para mantener un control adecuado de la propiedad adquirida con
fondos delegados, ACUDEN le requiere a los centros que designen un
encargado de la propiedad y que remitan inventarios actualizados en
un formulario establecido por esta. Como parte de la información
requerida en el formulario, el centro debe incluir el número de
inventario, el número y la fecha de la factura, el nombre del proveedor,
la descripción de la propiedad, la cantidad de unidades, el costo por
unidad, el costo total, la depreciación acumulada, el valor actual por
unidad y el valor actual de toda la propiedad. Además, se requiere que
el formulario esté firmado por el Encargado de la Propiedad y por el
Director del centro. Los inventarios son remitidos al Área de
Propiedad, donde son evaluados por la Encargada de la Propiedad de
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ACUDEN. La Encargada de la Propiedad es supervisada por la
Directora de la División de Servicios Generales, quien le responde a la
Administradora Auxiliar de Administración. La Administradora
Auxiliar de Administración le responde a la Subadministradora y a la
Administradora.
Nuestro examen de seis inventarios de propiedad remitidos por una
corporación del 2008-09 al 2013-14, reveló lo siguiente:
1) Los inventarios no indicaban el número y la fecha de la factura, el
nombre del proveedor, el costo por unidad, el costo total, la
depreciación acumulada, el valor actual por unidad y el valor
actual de toda la propiedad.
2) Dos inventarios (33%) de propiedad, para el 2011-12 y 2013-14,
no fueron firmados por el Encargado de la Propiedad de la
Corporación. Además, tres inventarios (50%) de propiedad para
el 2010-11, 2012-13 y 2013-14 no fueron firmados por la
Directora del centro de cuidado diurno.
Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a la TERCERA cláusula de los
contratos de delegación de fondos, en la que se establece que:
[…] Como prerrequisito para la autorización de continuación del Proyecto objeto de contratación, la SEGUNDA PARTE tiene que haber cumplido con lo siguiente: […] 3) Inventario actualizado de equipo y de materiales educativos documentado en el formato requerido por el área de Administración de la PRIMERA PARTE. El mismo debe someterse anualmente con el Registro de Entidades y cuando le sea solicitado por la PRIMERA PARTE, durante el año programa. […]
En la DECIMOTERCERA cláusula de los contratos y en la Sección XI,
Procedimiento de Registro y Control de Inventario de Propiedad Adquirido
por la Agencia Child Care, Head Start y Early Head Start, del Manual de
Procedimientos Fiscales de ACUDEN, se incluyen disposiciones similares.
Efectos Las situaciones comentadas impidieron que los funcionarios de ACUDEN
mantuvieran un control adecuado de las operaciones del centro en cuanto a
la propiedad y el equipo adquirido con fondos delegados. Además, propician
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el riesgo de pérdida y de uso indebido de la misma y dificultan fijar
responsabilidades en caso de que ocurra una situación irregular.
Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que la Encargada de la Propiedad
no se aseguró de que los inventarios de la propiedad incluyeran toda la
información y las firmas requeridas. Además, la Directora de la División de
Servicios Generales y la Administradora Auxiliar de Administración no
supervisaron adecuadamente las funciones de la Encargada de la Propiedad.
Comentarios de la Gerencia En la carta de la Administradora, esta indicó, entre otras cosas, que:
[…] informamos que el Manual de Procedimientos Fiscales aplicable a estos hechos fue revisado y aprobado el 5 de junio de 2015. Este Manual atempera y simplifica los procedimientos que se llevan a cabo en la Administración Auxiliar de Administración y Finanzas para mejorar el funcionamiento y la sana administración de los fondos que maneja nuestra Agencia. […] [sic]
Véanse las recomendaciones 1 y 6.
COMENTARIO ESPECIAL
En esta sección se comentan situaciones que no necesariamente implican
violaciones de leyes y de reglamentos, pero que son significativas para las
operaciones de la entidad auditada. También se incluyen situaciones que no
están directamente relacionadas con las operaciones de la entidad, las cuales
pueden constituir violaciones de leyes o de reglamentos, que afectan al
erario.
Deficiencias relacionadas con los informes mensuales de matrícula de un centro de cuidado diurno de niños del Programa Child Care
Situación a. Como parte de los requisitos establecidos en los contratos, los centros
son responsables de utilizar los fondos delegados para proveer
servicios de cuidado a la cantidad de niños establecida en los contratos
y de remitir el Informe Mensual de Matrícula que incluya la cantidad
de niños atendidos. Cada trimestre la División de Programas debe
remitir una certificación a la División de Presupuesto y Finanzas de la
ACUDEN sobre la matrícula de niños atendida por cada centro para el
proceso de desembolso de los fondos y para que se realice cualquier
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ajuste necesario. Dicha información forma parte de los documentos de
apoyo para el trámite de cada petición de fondos remitida por los
centros. Para que los centros puedan obtener una subvención de nómina
completa, se requiere que provean los servicios de cuido a la matrícula
completa de niños. El Administrador Auxiliar de Programas es
responsable de verificar la corrección de la información incluida en los
informes mensuales de matrícula remitidos por los centros. La
Directora de Monitoría Fiscal es responsable de asegurarse de que los
fondos delegados se administren de acuerdo con la reglamentación
federal, las normas y los procedimientos fiscales.
Una corporación administraba dos centros de cuidado de niños: uno
operaba con fondos del Programa Child Care (Centro A) y el segundo
operaba con fondos asignados por el Departamento de Educación
mediante la Ley 213-2012, Ley Habilitadora para el Desarrollo de la
Educación Alternativa (Centro B), el cual ofrecía servicios de cuidado
de niños a madres y padres adolecentes que culminaban sus estudios
de escuela superior mediante un programa de educación alternativa.
Nuestro examen reveló que en los informes mensuales de matrícula del
Centro A, que era subsidiado con fondos del Programa Child Care, se
incluyeron los nombres de niños que pertenecían al Centro B, que
operaba con fondos del Departamento de Educación, para completar
dichos informes y así poder reclamar la totalidad de los fondos de la
propuesta federal del Programa Child Care, según se indica:
1) En 2 contratos formalizados el 1 de octubre de 2012 por $227,511
y el 1 de octubre de 2013 por $194,685 correspondiente
al 2012-13 y 2013-14, se estableció que el Centro A
ofrecería servicios de cuidado a 32 niños. De julio de 2013 a
septiembre de 2014, la Corporación remitió 13 informes
mensuales de matrícula9 del Centro A que incluían los nombres
de 19 niños que participaban del programa ofrecido en el
Centro B. Esto, a razón de 3 a 13 niños mensuales para completar
la matrícula de 32 niños mensuales. De acuerdo con las tarifas de
9 En junio y julio 2014, el Centro A no ofreció servicios del Programa Child Care.
DA-16-31 17
los servicios establecida por ACUDEN, la Corporación recibió
fondos del Programa Child Care por $41,748 por estos 19 niños.
Las peticiones de fondos delegados para dicho período fueron
pagadas por ACUDEN, del 27 de agosto de 2013 al 22 de
septiembre de 201410.
2) En julio y octubre de 2013, la Corporación trasladó a 3 empleadas
del Centro A, que ocupaban el puesto de educuidadoras, al
Centro B, para que ofrecieran servicios de cuido a los participantes
de dicho Centro. Dos de las empleadas ofrecieron servicios en el
Centro B, de julio de 2013 a septiembre de 2014, y 1, de octubre
de 2013 a septiembre de 2014. Estas empleadas dejaron de prestar
servicios a los niños en el Centro A, para lo cual fueron
contratadas. Durante dicho período la Corporación efectuó pagos
de nómina por $44,513 a las 3 empleadas por los servicios
ofrecidos. Los pagos de nómina de dichas empleadas fueron
realizados con fondos delegados del Programa Child Care en
lugar de los fondos del Departamento de Educación.
Efectos La situación comentada en el apartado a.1) propició que ACUDEN
desembolsara $41,748 por servicios prestados a 19 niños que pudieron estar
subsidiados con fondos del Departamento de Educación.
La situación comentada en el apartado a.2) propició el pago indebido
de $44,513 de los fondos del Programa Child Care.
Causas Las situaciones comentadas se atribuyen a que el Administrador Auxiliar de
Programas no cumplió con su responsabilidad de asegurarse de evaluar y
corroborar la veracidad de la información incluida en los informes
mensuales de matrícula remitidos por la Corporación. Además, la Directora
de Monitoría Fiscal no realizó monitorías efectivas sobre la administración
y el uso de los fondos delegados por parte de la Corporación.
Véanse las recomendaciones 1, 2.b., 3 y 4.
10 El 22 de julio de 2014 la Directora Ejecutiva de la Corporación presentó una solicitud de petición de cierre del centro a la Administradora de ACUDEN para el año 2014-15.
18 DA-16-31
RECOMENDACIONES A la Secretaria del Departamento de la Familia
1. Tomar las medidas correspondientes para asegurarse de que la
Administradora de ACUDEN tome acción con respecto a las
recomendaciones de la 4 y 6. [Hallazgos del 1 al 3, y Comentario
Especial]
2. Instruir a la División Legal del Departamento para que:
a. Evalúe las situaciones que se comentan en el Hallazgo 1 y
recomiende las acciones legales pertinentes.
b. Evalúe y proceda con el recobro de $44,513 del pago de nómina
de las educuidadoras. [Comentario Especial a.2)]
3. Impartir instrucciones a la Oficina de Auditoría Interna del
Departamento, para que verifique con el Departamento de Educación
si la Corporación recibió pagos por los mismos servicios que se
prestaron a los niños del Centro B que fueron reclamados en los
informes mensuales de matrícula del Programa Child Care del Centro
A. Además, realizar las gestiones de recobro por $41,748, de así
proceder. [Comentario Especial a.1)].
A la Administradora de la Administración para el Cuidado y Desarrollo Integral de la Niñez 4. Impartir las instrucciones pertinentes y asegurarse de que el
Administrador Auxiliar de Programas y la Directora de Monitoría
Fiscal establezcan los controles y las estrategias necesarias para
fiscalizar, evaluar y monitorear adecuadamente las operaciones y el uso
de los fondos delegados del Programa por parte de los centros, con el
propósito de identificar, prevenir y dar seguimiento a los proyectos
susceptibles a que ocurran irregularidades. Además, asegurarse de que
se realicen monitorías operacionales y fiscales efectivas que incluyan
valuaciones detalladas sobre la corrección de los gastos incurridos para
evitar que situaciones similares se repitan. [Hallazgo 1 y Comentario
Especial]
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ANEJO 1
ADMINISTRACIÓN PARA EL CUIDADO Y DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ
INFORMES PUBLICADOS
INFORME FECHA CONTENIDO DEL INFORME
DA-14-48 17 jun. 14 Resultado de la evaluación de los controles internos y administrativos de la propiedad, de las cuentas por cobrar, de las conciliaciones de cuentas y de los vehículos de motor.
DA-15-44 3 jun. 15 Resultado de la evaluación de las operaciones fiscales relacionadas con la evaluación de propuestas, la contratación, la delegación y la administración de los fondos por parte de las agencias delegadas que reciben fondos de los programas Head Start y Child Care.
DA-16-31 21
ANEJO 2
ADMINISRACIÓN PARA EL CUIDADO Y DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA
Hon. Idalia Colón Rondón Secretaria de la Familia 2 ene. 13 30 jun. 15
Lcda. Yanitsia Irizarry Méndez ” 2 abr. 09 31 dic. 12
Sr. Orlando López Belmonte Secretario Interino 26 ene. 09 31 mar. 09
Lcdo. Wilfredo Maldonado García ” 2 ene. 09 25 ene. 09
Dra. Olga I. Bernardy Aponte Administradora 2 ene. 13 30 jun. 15
Lcda. Ileana I. Inserni Cintrón ” 1 jul. 11 26 dic. 12
Vacante ” 29 nov. 10 30 jun. 11
Sra. Marta T. Sobrino Bolen ” 24 mar. 10 28 nov. 10
” Administradora Interina 31 ago. 09 23 mar. 10
Sra. Mayra N. López Carrero ” 18 jul. 09 30 ago. 09
Vacante ” 1 ene. 09 17 jul. 09
Vacante Subadministradora 1 may. 15 30 jun. 15
Sra. Sidnia J. Vélez González ” 24 ene. 13 30 abr. 15
Sr. Wilfredo Alemañy Noriega Subadministrador 9 abr. 10 31 dic. 12
” Subadministrador Interino 31 ago. 09 8 abr. 10
Sra. Marta T. Sobrino Bolen Subadministradora 8 ene. 09 30 ago. 09
Sra. Doris T. Jiménez Ramos Administradora Auxiliar de Administración
23 ene. 13 30 jun. 15
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Continuación ANEJO 2
NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA
Sr. Edwin Montero Pozzi Administrador Auxiliar de Administración
2 ene. 09 22 ene. 13
Sr. Aníbal Arroyo Bolerin Director de la División de Finanzas 1 oct. 13 30 jun. 15
Vacante ” 29 jun. 13 30 sep. 13
Sr. José O. Rolón Durán ” 11 may. 11 28 jun. 13
Vacante ” 1 ene. 09 10 may. 11
Sra. Sandra Velázquez Trinidad Directora de la División de Monitoría Fiscal
1 ene. 09 30 jun. 15
Sr. Francisco Torres Conde Director de la División de Presupuesto 16 feb. 12 30 jun. 15
Vacante ” 2 feb. 09 15 feb. 12
Sr. Edwin Montero Pozzi ” 1 ene. 09 1 feb. 09
Sr. Héctor R. Cruz Torres Administrador Auxiliar de Programas 27 ene. 13 30 jun. 15
Vacante ” 7 nov. 11 26 ene. 13
Dra. Nayda Negrón Montalvo Administradora Auxiliar de Programas 26 feb. 10 6 nov. 11
Vacante ” 1 ene. 09 25 feb. 10
Sra. Teresa Ramírez García Directora de la División de Servicios Generales
1 ene. 09 30 jun. 15
MISIÓN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con
independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados. Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.
PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA
La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra página en Internet.
QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos
pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al (787) 754-3030, extensión 2805, o al 1-877-771-3133 (sin cargo). También se pueden presentar mediante el correo electrónico [email protected] o mediante la página en Internet de la Oficina.
INFORMACIÓN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA
En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del informe. La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la página en Internet de la Oficina. También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030, extensión 3400.
INFORMACIÓN DE CONTACTO
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