informe cuatrimestral del estado del control interno pormenorizado... · 2018-11-29 · haidy...

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL

NIT. 822.006.051 – 5 CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

“Trabajamos por una salud integral y más humana”” San José del Guaviare – Carrera 22 No 19-20 Barrio Bello Horizonte

www.eseguaviare.gov.co correo: [email protected]

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Desde la implementación del informe pormenorizado del sistema de control interno

contemplado en la ley 1474 de 2011, se ha venido elaborando cada cuatro meses en la ESE

RED de Servicios de Salud de Primer Nivel conforme lo dispone la Ley, con base en la

estructura del Modelo MECI.

A partir de la implementación del Modelo MIPG Decreto 1499 de 2017, el cual se presenta en

el contexto de la gestión pública como un avance importante para la ejecución y seguimiento

integral de la gestión en sus entidades; el seguimiento pormenorizado por parte de la Oficina

de Control Interno OCI, se enmarca en los postulados del MIPG, sus siete (7) dimensiones, de

las cuales hace parte el control interno, las políticas definidas para cada dimensión, y las

cuatro (4) líneas de defensa de que trata este Modelo.

Séptima dimensión – Control Interno

Fuente: Manual Operativo MIPG –publicada en Página web Función Pública

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Líder del

programa Control

Interno

NATALIA DIAZ CAMPOS

Período evaluado: JULIO A

OCTUBRE DE 2018

Fecha de elaboración: 15 DE

NOVIEMBRE DE 2018

http://www.eseguaviare.gov.co/

mailto:[email protected]






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1. AMBIENTE DE CONTROL

La Empresa Social del Estado debe asegurar un ambiente de control que le permita disponer de las

condiciones mínimas para el ejercicio del control interno. Esto se logra con el compromiso, liderazgo y los lineamientos de la alta dirección y del Comité Institucional de Coordinación de

Control Interno. Para determinar si se cuenta con un adecuado y efectivo ambiente de control, es indispensable que la oficina de control interno evalúe en coordinación con la alta dirección las siguientes dimensiones:

Dimensión de Gestión Estratégica del Talento Humano

En esta sección se aborda la primera dimensión de MIPG -Talento Humano- cuyo propósito es ofrecerle a una entidad pública, las herramientas para gestionar adecuadamente el ciclo del servidor público (ingreso, desarrollo y retiro) de acuerdo con las prioridades estratégicas de la

entidad, definidas en el marco de la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, las normas que les rigen en materia de personal, la garantía del derecho fundamental al diálogo social

y a la concertación como principal mecanismo para resolver las controversial laborales, y promoviendo la integridad en el ejercicio de las funciones y competencias de los servidores

públicos. Esta dimensión orienta el ingreso y desarrollo de los servidores garantizando el principio de mérito en la provisión de los empleos, el desarrollo de competencias, la prestación del servicio, la aplicación de estímulos y el desempeño individual.

La oficina de talento humano, desarrollo para el Periodo julio a octubre de la presente vigencia las

siguientes actividades en cumplimiento de los planes;

Plan de Capacitación; Para este plan se apropiaron inicialmente el valor de $10.000.000 en el presupuesto de la presente vigencia, se redujeron $1.660.370, quedando un presupueto definitivo de $8.339.630 con corte al 31 de octubre. Se realizó el respectivo Cronograma de

capacitación e informe de seguimiento a su cumplimiento. Se registra ejecutado presupuesto por valor de $1.782.407, quedando por ejecutar el valor de $6.557.223. Las

capacitaciones realizadas en su mayoría son sin costo. En él se informa los siguientes resultados.








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TEMA DE CAPACITACION

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO O FACILITADOR

FUNCIONARIOS PARTICIPANTES

SUBPROGRAMA (indicar si el tema obedece

a Reinducción o Capacitación)

FECHA DE EJECUCION

inducción en medicina legal y ciencias forenses para médicos del servicio social obligatorio

instituto de medicina legal Médicos s.s.so. de

las 4 uens. capacitación

Enero a octubre de 2018

salud mental ley 1616 del 2013

arl sura funcionarios uen

san José reinduccion 24/07/2018

plan de preparación y respuestas ante emergencias

arl sura brigadistas y

copass reinduccion 12/09/2018

estilos de vida saludable


san jose reinduccion 27/09/2018

gestión del riesgo psicosocial


san José reinduccion 04/10/2018

actualización normatividad aplicable a seguridad social

ugpp y aportes en línea técnico de nomina capacitación 09/08/2018

evaluación desempeño carrera administrativa

contraloría departamental y escuela superior de administración pública (esap)

Personal inscrito en carrera adtiva, jefes inmediatos y

comisiones evaluadoras.

reinduccion octubre 9 -10 de 2018

socialización plan institucional de saneamiento ambiental pigs y generalidades de manejo de residuos hospitalarios

Jesús Antonio Beltrán, técnico saneamiento ambiental

sede libertad reinduccion 18/07/2018

manejo de residuos hospitalarios en la ambulancia

Jesús Antonio Beltrán, técnico saneamiento ambiental

sede divino niño reinduccion 19/07/2018

gobierno abierto escuela superior de administración pública (esap)

profesionales líderes de áreas

curso virtual 22 de junio hasta el 27 de julio de 2018

Prevención y manejo psicosocial del cáncer ocupacional, salud auditiva y riesgos cardiovasculares.

comité seccional seguridad y salud ene l trabajo del Guaviare, profesional ambiente laboral secretaria de salud, profesionales expertos salud ocupacional

profesional de seguridad y salud en el trabajo y profesional talento humano

capacitación 25/07/2018








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auditoria interna de acuerdo a la ntc iso, en el marco de gestión de calidad y resolución 1619 de 2015, "estándares de calidad laboratorios"

ministerio de salud

Todos los bacteriólogos , auxiliares de

laboratorio de los 4 municipios y el líder de calidad.

capacitación 31 /08/2018 al 2/09/2018

derechos humanos contraloría departamental y escuela superior de administración pública (esap)

Profesionales, técnicos adtivos, y

personal asistencial.

capacitación 27-28 de septiembre de 2018

roles y responsabilidades seguridad y salud en el trabajo

arl sura

subgerentes, profesionales universitarios,

técnicos adtivos

capacitación 11-sep-18

plan de preparación y respuesta ante emergencias

arl sura

subgerentes, profesionales universitarios,

técnicos adtivos y personal

asistencial

capacitación 12-sep-18

seguridad del paciente diana contreras, enfermera personal

asistencial uen Miraflores

reinduccion 12/07/2018


asistencial uen Miraflores



asistencial uen calamar


farmacovigilancia milton alexis delgado, médico general

personal asistencial uen

Miraflores reinduccion 19/09/2018

guías de prácticas clínicas

milton alexis delgado, médico general



manual de referencia y contrareferencia


personal asistencial centro de salud san José


farmacovigilancia milton alexis delgado, médico general

personal asistencial centro de salud san José


criterios procedimientos baja complejidad











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manual de referencia y contrareferencia

Milton alexis delgado, médico general



manual bioseguridad área de odontología

haidy tatiana parra, odontóloga personal área

odontología uen Miraflores


10 primeras causas de morbilidad del área odontológica




protocolos odontológicos

haidy Tatiana parra, odontóloga personal area



guías odontológicas resolución 412 del 2000




riesgos odontológicos matriz amfe

haidy tatiana parra, odontóloga personal area



procedimientos manejo historias clínicas

katherine gordillo querubin personal

asistencial centro de salud san José


10 primeras causas de morbilidad del área odontológica

abdel emir suarez, odontólogo personal área

odontología uen san José


resolución 412 del 2000 abdel emir suarez, odontólogo personal área

odontología uen san José


valores código de integridad

ana gladys barbosa, profesional universitario

personal uen calamar


valores código de integridad


personal uen san José


reglamento interno de trabajo




reglamento interno de trabajo


personal uen uen san José

reinduccion septiembre de 2018

procedimientos talento humano




procedimientos talento humano


personal uen san José


plan estratégico talento humano


personal uen uen san José


evaluación de desempeño laboral

escuela superior de administración pública (esap)

funcionarios inscritos en carrera

administrativa y comisiones evaluadoras

seminario 9 y10/10/2018








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Plan de bienestar Social e Incentivos: Para este plan el presupuesto inicial fueron $11.000.000, se adicionaron $34.046.850, para un total de $45.046.850 para la presente

vigencia y se viene realizando informes de ejecución de acuerdo al cronograma de actividades. El cual se ha ejecutado de acuerdo al presupuesto aprobado. Con corte al 31 de octubre se han gastado el valor de $20.997.000 quedando un saldo por comprometer de

$24.049.850.

Se han desarrollado las siguientes actividades;

Conmemoración día del servidor publico Integración del día de la amistad

Tardes deportivas en las Unidades Estratégicas de Negocios.

Se realizó charlas de estilos de vida saludable Se realizó charlas sobre la salud mental de las organizaciones

Taller sobre gestión del riesgo psicosocial (manejo del estrés y carga mental)

Se otorgaron un día de descanso remunerado a los empleados que cumplieron años.

Se viene promocionando los horarios flexibles cuando se tienen calamidades domésticas y eventos de recreación.

Con respecto a los incentivos, En reunión de comité de bienestar social e incentivos se

aprobó la cancelación de los incentivos de la vigencia 2016 y 2017, los cuales se harán efectivos en el mes de diciembre a las 3 mejores calificaciones de carrera administrativa de nivel profesional, técnico y asistencial.

Plan de seguridad y salud en el trabajo: Se Realizó diagnóstico de las 4 unidades

estratégicas de negocios y se elaboró un documento incluyendo el cronograma de actividades A junio 30 se han desarrollado las siguientes actividades;

Realización de exámenes ocupacionales a funcionarios periódicos, ingreso y retiro.

Se realizó Capacitación uen calamar, conmemoración día de la salud en el mundo del trabajo.

Se aprobó el plan de trabajo para vigencia 2018, donde están los siguientes documentos:

Política de seguridad y salud en el trabajo Roles y responsabilidades frente al sistema

Objetivos Política del no consumo de alcohol y drogas

Todos los meses se hace acompañamiento y asesoría al COPASTT, comité de








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convivencia laboral, comité de emergencias

La oficina de Talento Humano reporta actividades significativas en la implementación de MIPG. La Dependencia elaboró el Plan de acción para esta dimensión, donde se viene desarrollando las actividades programadas. Con respecto al Plan Estratégico de Talento

Humano que integra los planes de Bienestar, Capacitación e incentivos, previsión de recursos humanos, seguridad y salud en el trabajo y Anual de Vacantes, se aprobó en el

comité MIPG y adoptado mediante resolución No.876 del 21 de septiembre del 2018.

Con respecto al código de integridad, está estipulado los pasos a desarrollar para su aprobación e implementación en el plan de acción de MIPG. Se realizaron cronograma para desarrollarlo en 4 fases que se dan a conocer a continuación:

Se ha venido socializando los valores del código de ética y código de integridad a todos los

funcionarios de las 4 UEN y nivel central, quedando pendiente su adopción mediante acto administrativo.

El plan anual de vacantes, fue aprobado en el mes de agosto y publicado en la página web en el siguiente link

http://www.eseguaviare.gov.co/Documentos/PLAN%20ANUAL%20DE%20VACANTES%202018.pdf. Con respecto a la Medición de clima organizacional la oficina de talento humano aplico las

encuestas en las 4 Unidades estratégicas de negocios y se viene tabulando, se esperan los



http://www.eseguaviare.gov.co/Documentos/PLAN%20ANUAL%20DE%20VACANTES%202018.pdf






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resultados al finalizar el año.

Con respecto a la Gestión de la información del Talento Humano a través de SIGEP, la oficina viene desarrollando la creación de los usuarios de funcionarios nuevos, y revisión de todas las hojas de vida para su respectiva aprobación. Se monitoreo el aplicativo SIGEP y se encontró lo siguiente:

256 hojas de vida subidas al sistema, donde existen 230 funcionarios en la planta de personal, las cuales se encuentran aprobadas 128 con un porcentaje de 55.65%, donde 79 funcionarios tienen

actualizada la hoja de vida. Con respecto a las declaraciones de bienes y rentas se evidenciaron 138 declaraciones actualizadas con vigencia 2017 equivalente al 60% del total de funcionarios de

planta. Se recomienda seguir adelantando la labor de aprobación de hojas de vida y que los funcionarios de planta realicen la actualización de los bienes y rentas.

Dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación

En esta dimensión Se establecen las pautas para implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno, como prioridad de la alta dirección. Dado que el direccionamiento estratégico define la

ruta organizacional que debe seguir una entidad para lograr sus metas estratégicas, los resultados esperados y en general sus objetivos institucionales, es a partir de la misma que se diseñan los lineamientos que contribuyen a crear un ambiente favorable al control, así como para la

administración del riesgo. En esta dimensión se diseñan los controles necesarios para que la planeación y su ejecución se lleven a cabo de manera eficiente, eficaz, efectiva y transparente,

logrando una adecuada prestación de los servicios o producción de bienes que le son inherentes. El plan operativo anual fue aprobado mediante acuerdo 002 del 31 de enero del 2018 de la junta

directiva en cumplimiento a los estatutos Numeral 13 y a la ley 1474 del 2011. http://www.eseguaviare.gov.co/Documentos/POA%202018.pdf

El plan de acción por áreas fue aprobado mediante resolución 100.2.3.124 el 16 de febrero por la

Gerente. Este se puede consultar en la página web de la entidad ingresando al siguiente link: http://www.eseguaviare.gov.co/index.php/ruta/ley-de-transparencia.

A nivel directivo, en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño llevó a cabo en los meses de enero a octubre, lineamientos para el desarrollo de la implementación del modelo integrado de

planeación y gestión, donde se realizaron los autodiagnósticos y elaboración de los planes de acción de acuerdo a la valoración del estado de cada una de las dimensiones. Se presentaron

avances en ajuste y revisión de procedimientos y documentos los cuales se mencionan a continuación:



http://www.eseguaviare.gov.co/Documentos/POA%202018.pdf

http://www.eseguaviare.gov.co/index.php/ruta/ley-de-transparencia






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Durante el segundo semestre se ha venido desarrollando las reuniones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño presentando los siguientes avances:

Revisión procedimientos Oficina Asesora de Planeación:

1. Formulación y Actualización de la Plataforma Estratégica

2. Elaboración, seguimiento y evaluación de Planes

Revisión procedimientos del área de Facturación:

1. Facturación de los servicios ambulatorios

2. Admisión y facturación en el servicio de Urgencias

3. Admisión y Facturación en el servicio de Hospitalización

4. Facturación de los servicios Odontológicos

5. Facturación de los servicios en la zona rural

Revisión procedimientos del área de Almacén:

1. Adquisición de equipos hospitalarios, no hospitalarios y equipos Biomédicos

2. Priorización de necesidades UEN y áreas – Despacho de pedidos.

3. Levantamiento de inventarios físicos y activos fijos

4. Activos fijos para dar de baja

5. Baja de medicamentos

6. Recepción técnica y administrativa de insumos hospitalarios, no hospitalarios y equipos biomédicos

7. Administración y control de activos fijos e inventarios

Formatos revisados del área de Almacén

1. Recepción técnica y administrativa

2. Pedido interno

3. Inventario individual

4. Movimiento y traslado de activos fijos








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Revisión procedimientos del área de Mantenimiento Hospitalario:

1. Socialización del manejo y seguridad de las tecnologías

2. Mantenimiento de la Infraestructura y Mobiliario

3. Mantenimiento preventivo de los equipos de la dotación

4. Mantenimiento correctivo de los equipos de la dotación

5. Mantenimiento predictivo de los equipos de la dotación

6. Reposición de equipos de la dotación

7. Actividades y controles de inspección por operador del equipo de la dotación

8. Planeación, gestión y evaluación de la tecnología

Formatos revisados del área de Mantenimiento Hospitalario

1. Inspección técnica y baja del equipo de la dotación

2. Solicitud de Mantenimiento de la infraestructura

3. Actividades de mantenimiento y controles por operador

4. Reporte de eventos o incidentes adversos asociados a dispositivos médicos

5. Solicitud de Mantenimiento de la dotación

Revisión procedimientos del área de Vacunación:

1. Cadena de frio

2. Red de frio extramural

3. Identificación del paciente

4. Lavado de manos

5. Administración de Biológicos

6. Realizar reenvase de jabón quirúrgico, gel antibacterial y agua estéril en el servicio de vacunación

7. Derrames de fluidos corporales o de ruptura de inmunibiológicos

8. Limpieza del refrigerador, congelador y paquetes fríos

9. Plan de contingencia en caso de alteraciones en la red de frio








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10. Recepción y transporte de biológicos

11. Seguimiento a la Cohorte de recién nacido

12. Informes de vacunación

13. Eventos supuestamente atribuidos a vacunación o inmunización (ESAVI)

14. Baja de insumos

Revisión procedimientos del área de Presupuesto:

1. Programación presupuestal

2. Ejecución de ingresos presupuestales

3. Ejecución de gastos presupuestales

4. Modificaciones presupuestales

5. Liquidación presupuestal

Revisión procedimientos del área de SIAU:

1. Gestión de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones

2. Medición de encuestas de satisfacción al usuario

3. Alianza de usuarios

4. Atención Preferencial

Formatos revisados del área de SIAU

1. Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones

2. Encuesta de satisfacción del usuario

3. Asignación de citas

Revisión procedimientos del área de Talento Humano:

1. Pago de Nómina a personal de planta

2. Comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o periodo fijo

3. Reconocimiento de incapacidades y licencias médicas








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4. Gestión de desempeño y evaluación del servicio

5. Viáticos

6. Validación y reporte de Cesantías anualizadas

7. Permisos

8. Actualización y Administración del registro sistematizado del recurso humano

Revisión procedimientos del área de Contabilidad:

1. Liquidación y Causación de cuentas por pagar

2. Provisiones

3. Amortizaciones

4. Análisis de cuentas, conciliaciones contables y ajustes

5. Preparación y presentación del Estado financiero

Revisión Manual del área de Historias Clínicas:

Manual de gestión de historias clínicas

Revisión documentos del área de Gestión documental:

1. Sistema integrado de conservación – SIC

2. Manual de gestión documental

3. Plan Institucional de Archivos - PINAR

Revisión documento del área de Talento Humano:

1. Reglamento interno de trabajo

Revisión documentos del área de Seguridad y Salud en el Trabajo:

1. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

2. Plan de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo

Por parte de la oficina asesora de planeación junto con cada líder de los procesos se elaboraron








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los planes de acción producto de los diagnósticos a las 7 dimensiones, propuesta a partir de los lineamientos del MIPG, para lo cual la empresa recibió asesoría por parte del DAFP.

Con respecto a los indicadores, se viene adelantando la Elaboración del Manual de Indicadores en

la cual se unifican los indicadores del 2193 de 2004, la 256 de 2016 y los indicadores de las áreas administrativas.

Se realiza seguimiento frente a las observaciones de la Post venta, dadas a la Obra nueva del Hospital María Cristina Cobo Mahecha, enviando las novedades al Interventor de Obra, quien

informa a la Constructora DAYMAR, de acuerdo al Convenio 103 de 2015.

Mediante la Resolución 100.2.3.689 del 09 de agosto de 2018 se adoptó el Plan de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo para la vigencia 2018, el cual la oficina Asesora de Planeación participó en la revisión de dicho documento.

Se aprobó y adopto el Mapa de Riesgos de la vigencia 2018 de la E.S.E. mediante la Resolución

100.2.3.751 del 24 de agosto de 2018.

Dimensión de gestión con valores para resultados

Gestión con valores para resultados, la cual agrupa un conjunto de políticas, o prácticas e

instrumentos que tienen como propósito permitirle a la organización realizar las actividades que la

conduzcan a lograr los resultados propuestos y a materializar las decisiones plasmadas en su

planeación institucional, en el marco de los valores del servicio público.

Para concretar las decisiones tomadas en el proceso de planeación institucional, y teniendo en

cuenta el talento humano del que se dispone, en esta Dimensión se abordan los aspectos más

importantes que debe atender una organización para cumplir con las funciones y competencias que

le han sido asignadas por mandato legal. Para ello, esta dimensión se entenderá desde dos

perspectivas: la primera, asociada a los aspectos relevantes para una adecuada operación de la

organización, en adelante “de la ventanilla hacia adentro”; y la segunda, referente a la relación

Estado Ciudadano, “de la ventanilla hacia afuera”.

Mediante comunicado de fecha 28 de agosto el director de prestación de servicios y atención

primaria del ministerio de salud emitió concepto técnico favorable a la propuesta de “programa de

reorganización, rediseño y modernización de las ESE-PTRRMR del departamento del Guaviare“, el

cual fue radicado por la secretaria de salud. En este documento se plasma la realidad financiera y








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operacional de la empresa y los compromisos que adquieren ante el ministerio para salir del riesgo

alto en la prestación del servicio en salud.

La entidad adelantó el programa de saneamiento fiscal y financiero quedando aprobado mediante

acta de junta directiva de la entidad, el pasado mes de septiembre fue radicado a la secretaria de

salud departamental para su revisión y envió al ministerio de hacienda para su aprobación el cual

fue radicado el 10 de octubre de los corrientes, la entidad está a la espera de su contestación.

Mediante plan de acción territorial la función pública viene brindando la respectiva asesoría con el

fin de ajustar los manuales de funciones de acuerdo a la operación de la empresa y evaluar los

servicios que presta la entidad para realizar los ajustes pertinentes en cada una de sus áreas, la

visita que se realizó el pasado 14 de septiembre se avanzó en el desarrollo de capacidades

mediante taller conceptual – practico para la realización de los productos básicos del estudio

técnico y la actualización de los actos administrativos de la estructura organizacional, planta de

personal, escala salarial y manual de funciones. Se quedaron en compromisos por parte de la

entidad en realizar los análisis de procesos y cadena de valor, prestación del servicio y cargas de

trabajo y perfiles, estos deben ser enviados el 30 de noviembre para la revisión respectiva de la

función pública.

La oficina de control interno de gestión ha realizado 3 seguimientos trimestrales mediante el

informe de austeridad en el gasto público, para el cual se tiene publicado mediante la página web

en el link: http://www.eseguaviare.gov.co/index.php/ruta/ley-de-transparencia sección control

interno.

A continuación se presenta el seguimiento a la ejecución presupuestal con corte al 31 de octubre

para la vigencia 2018:

RUBRO VIGENCIA PRESUPUESTO

DEFINITIVO RECONOCIDO PORCENTAJE

INGRESOS 2017 29,549,835,767.33 18,825,619,195.20 63.71%

2018 36,696,875,051.79 11,050,430,092.89 30.11%

RUBRO VIGENCIA

PRESUPUESTO

DEFINITIVO COMPROMETIDO PORCENTAJE



http://www.eseguaviare.gov.co/index.php/ruta/ley-de-transparencia






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GASTOS 2017 29,549,835,767.33 19,519,182,747.46 66.06%

2018 36,696,875,051.79 20,962,219,631.83 57.12%

Fuente: Área de Presupuesto

En conclusión se tiene una ejecución en los gastos de un 57,12% con corte al 31 de octubre, y en

los ingresos se han reconocido un 30.11%, se cuenta con una diferencia del 27.01% mayor los

gastos que los ingresos.

Con respecto al sistema único de gestión e información de la actividad litigiosa de la empresa, la

entidad tiene creado el comité de sentencias y conciliaciones, al igual tiene contratado mediante

orden de prestación de Servicios un abogado, el cual para el primer semestre se identificaron todas

las demandas que tiene la empresa. Con corte al 31 de Octubre no se ha reportado la calificación

de valoración del riesgo a contabilidad actualizado para efectuar la provisión contable de cada uno

de los procesos judiciales, estadísticas necesarias para el cálculo del pasivo contingente de la

entidad.

Se integraron los Planes Institucionales al Plan de Acción 2018 mediante la Resolución 100.2.3.630

del 30 julio de 2018, previa reunión de la Junta Directiva de la ESE basados en el Artículo

2.2.22.3.14 del Decreto 612 de 2018 expedido por el DAFP.

Se elaboró la Resolución 100.2.3.538 del 18 de junio de 2018, en la cual se creó el Nuevo Comité

Hospitalario para Emergencias de la E.S.E.

Se presentaron los proyectos ante el Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud en octubre de 2018, así:

1 Adquisición de Equipos Complementarios para la prestación de Servicios del Hospital María

Cristina Cobo Mahecha, por valor de $ 302.760.000. 2 Fortalecimiento y Consolidación de la Capacidad Resolutiva de los Centros de Atención en Salud

del Municipio de San José del Guaviare por valor de $1.766.500,000

3 Apoyo a la Prestación de Servicios de Salud Extramural de Primer Nivel del Municipio de San José del Guaviare por valor de $1.015’000.000.

Se elaboraron los documentos de Capacidad Instalada de las diferentes UEN en septiembre de 2018, dando cumplimiento al Estándar de Talento Humano Criterio 2 según la Resolución 2003








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de 2014.

La oficina de planeación realizó actualización del Portafolio de Servicios de la Entidad a agosto de 2018.

Se realizaron seguimientos a los Planes Operativos Anuales de manera trimestral por parte de la oficina de planeación y se presenta Informe, el cual es enviado a los responsables de su

cumplimiento, al mes de septiembre lleva un 55% de avance.

Además se ha realizado el seguimiento al Plan de Acción de manera mensual, el cual se entregan evidencias durante los cinco (05) primeros días de cada mes; cuyo cumplimiento a septiembre es del 55% de avance.

Igualmente se realiza el seguimiento del Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad PAMEC, cuyo cumplimiento al mes de septiembre es del 55%.

2. GESTIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES

Este segundo componente hace referencia al ejercicio efectuado bajo el liderazgo del equipo

directivo y de todos los servidores de la entidad, y permite identificar, evaluar y gestionar eventos

potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de los objetivos

institucionales. Estos eventos pueden tener un impacto negativo, positivo o de ambos tipos a la

vez. Los de impacto negativo pueden interferir en la creación de valor o bien afectarlo de forma

importante, en tanto que pueden lesionar la imagen institucional así como entorpecer la operación,

la estrategia u otros aspectos relacionados con la prestación del servicio. Por su parte, los eventos

de impacto positivo pueden compensar los negativos o representar oportunidades, ayudando a la

creación de valor o a su conservación. Este componente, requiere que la alta dirección canalice las

oportunidades que surgen para que se reflejen en la estrategia y los objetivos, y formular planes

que permitan su aprovechamiento.

Los riesgos fueron identificados de acuerdo a la política de administración de riesgos adoptada mediante resolución 819 de 2017. Se aprobó y adopto el Mapa de Riesgos de la vigencia 2018 de

la E.S.E. mediante la Resolución 100.2.3.751 del 24 de agosto de 2018.

La oficina asesora de planeación realizó socialización del mapa de riesgos e incluyo riesgos

identificados por la oficina de control interno de gestión ante el comité de coordinador de control








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interno en reunión de fecha 28 de septiembre.

Con respecto a la asignación de responsabilidades en relación con las líneas de defensa, la oficina

de control interno de gestión las va identificando a medida que se van entregando los planes de

acción de acuerdo al resultado del diagnóstico del MIPG,

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

El tercer componente hace referencia a la implementación de controles, esto es, de los

mecanismos para dar tratamiento a los riesgos, así:

Determinar acciones que contribuyan a mitigar los riesgos.

Definir controles en materia de TIC.

Implementar políticas de operación mediante procedimientos u otros mecanismos que den

cuenta de su aplicación en materia de control.

La empresa Social del estado Red de primer nivel en atención de salud en el departamento del

Guaviare, conforme a los lineamientos de MIPG, cuenta con políticas de Administración de riesgos

definidas mediante resolución 819 del 27 de noviembre de 2017, el cual contiene el manejo de los

riesgos que eventualmente puedan afectar el logro de los objetivos y cumplimiento de las metas

institucionales. En el mes de agosto se adoptaron los riesgos de mayor impacto por cada proceso,

se inició el monitoreo de los controles definidos, por parte de cada uno de los dueños de los

procesos.

Al igual se cuenta con un modelo de operación por procesos y procedimientos, se viene trabajando

desde la oficina de planeación en la actualización de estos de acuerdo a las recomendaciones

dadas en auditorias y dueños de los mismos procesos. Se recomienda hacer extensiva la

divulgación de cada uno de los procesos una vez sean adoptados.

La oficina de control interno de gestión cada mes realiza alertas mediante correos electrónicos

sobre el cumplimiento del cronograma de informes a entes de control vigencia 2018, en él se

establece la información a reportar, entidad a reportar, fecha máxima de envío y responsable.

Con el fin de dar cumplimiento a Los objetivos y metas, la oficina asesora de planeación realiza








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seguimiento mensual a los avances enviados por cada área en cumplimiento al PLAN OPERATIVO

ANUAL y PLANES DE ACCION POR AREAS. Se ha reportado los avances a la alta gerencia y a los

dueños de procesos con corte trimestral, a la fecha se han emitido 3 informes de seguimiento. Lo

anterior permite a cada área estar pendientes del cumplimiento de las acciones programadas de

manera permanente.

Mediante informe semestral de Seguimiento y Evaluación a la Atención de Peticiones, Quejas,

Reclamos y Sugerencias, se recomendó a la alta gerencia la necesidad de adquirir un software para

el control de la correspondencia interna y externa. Se hace difícil realizar monitoreo y control en la

herramienta utilizada actualmente como es una hoja de Excel.

La oficina de control interno de gestión realiza divulgación mediante medios de comunicación

masiva interna mensajes del autocontrol en el trabajo. Se realiza mediante el programa “CONTROL

INTERNO INFORMA”

4. INFORMACION Y COMUNICACION

En este tercer componente del control se verifica que las políticas, directrices y mecanismos de

consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de cada

entidad, satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión

administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea

adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés.

Se cuenta con asesoría y mantenimiento permanente del software Dinámica Gerencial (módulo

tesorería, contabilidad, presupuesto, nomina, cartera, activos fijos, NIIF, citas médicas, facturación,

admisiones, inventarios, farmacia, promoción y prevención, pagos, Generales), por parte del área

de sistemas.

Se tiene dificultad en la actualización y mejoras al software Dinámica Gerencial por no contar con

la contratación de la casa matriz desarrollador, desde hace un año y cinco meses.

Con respecto a Transparencia y acceso a la Información Pública se dio Publicación de la

información mínima según estándares de la Ley 1712 de 2014 y Gobierno en Línea, para el

cuatrimestre julio – octubre, de acuerdo a los requerimientos de cada área.








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Se realizó ajuste al link de ley de transparencia de acuerdo a las recomendaciones dadas por la

oficina de control interno, con respecto a la organización y cumplimiento de la norma sobre

informes a publicar.

Se recomienda a la oficina de sistemas ajustar en el link de transparencia la fecha de publicación

de los documentos, ya que no se observa cuando fue publicado un documento.

Se tiene debilidades en la captura oportuna de información en la facturación de las unidades

estratégicas de negocios municipios de Miraflores, calamar y retorno por no estar en línea. Se

recomienda realizar la planeación estratégica de tecnología de la información, con el fin de definir

las actividades de actualización de sistemas de información y su tecnología de acuerdo a las

necesidades de la entidad. A la fecha se cuenta con un estudio de costos de software, servidores y

virtualización para el mejoramiento de la tecnología, pero se debe contar con presupuesto para la

vigencia 2019.

La entidad no cuenta con personal para la actualización y publicación de las noticias que se

generan en el desarrollo de actividades propias de la entidad, se recomienda actualizar el link de

noticias.

5. ACTIVIDADES DE MONITOREO O SUPERVISION CONTINUA

Este tipo de actividades se pueden dar en el día a día de la gestión institucional o a través de

evaluaciones periódicas (autoevaluación, auditorías), y su propósito es valorar: (i) la efectividad del control interno de la entidad pública; (ii) la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; (iii) el

nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; (iv) los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias, y generar recomendaciones para

orientar las acciones de mejoramiento de la entidad pública. El Modelo MIPG sugiere las autoevaluaciones y/o evaluaciones independientes continuas, para la

verificación de los componentes del Sistema de Control Interno y su adecuada operación, lo mismo que para valorar la efectividad del control interno de la Entidad, el avance en logro de metas y

nivel de ejecución de los planes, proyectos y programas, entre otros.

Estas acciones se pueden dar en el día a día del proceder institucional, y a través de autoevaluación y auditorias independientes por parte de la Oficina de Control Interno de gestión.








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La ESE RED de servicios de primer nivel tiene implementado un sistema de autoevaluación que

opera a través de los siguientes mecanismos internos así:

Comité Gerencial y garantía de la calidad, este comité se realiza cada mes los primeros 20

días, donde se evalúan los indicadores de productividad, aciertos y dificultades que se tienen en cada una de las unidades estratégicas de negocio de los 4 municipios. Se

discuten los asuntos pendientes, y se asignan compromisos para el mes siguiente dependiendo de la contratación de servicios.

El comité de Gestión y Desempeño Institucional el cual opera cada tres meses, donde se revisan todos los temas institucionales, en especial el avance en las metas del plan operativo anual y planes de acción por áreas.

Estrategia de recordación mensual por parte de la Oficina Asesora de Planeación, a cada uno de los responsables del correspondiente registro de avances en actividades y metas

conforme a lo programado en el plan de acción por áreas y POA. Grupos primarios, los cuales se crearon para la autoevaluación de cada una de las áreas de

la subgerencia administrativa y financiera y la subgerencia científico técnica. Allí se revisan los compromisos y dificultades que se tienen para el cumplimiento de los objetivos.

Comité coordinador de control Interno, el cual es un órgano asesor e instancia decisoria en

los asuntos del control interno. Donde se reúnen ordinariamente tres veces en el año.

Por medio de los autodiagnósticos realizados producto de la implementación del MIPG, se obtuvieron significativos resultados para medir la entidad y proyectar los planes de acción para la mejora de las falencias allí encontradas.

La oficina de control interno de gestión, mediante el rol de evaluador independiente, ha

desarrollado el programa de auditoria vigencia 2018, para el cual se realizó auditoria al proceso de mantenimiento hospitalario, Gestión de inventarios y activos fijos donde se entregó el informe

final y preliminar a la subgerencia administrativa y financiera para sus descargos. Al igual se suscribió plan de mejoramiento. La programación aprobada por el comité institucional de control interno se viene desarrollando en el trascurso de la vigencia conforme a las disposiciones de Ley en

cuanto a los informes que emite la oficina. Se viene desarrollando la auditoria de gestión jurídica (supervisiones) se espera entregar en el mes de diciembre el informe preliminar.

Durante el presente cuatrimestre evaluado, julio - agosto de 2018, la Oficina de Control Interno

ejecuto los seguimientos establecidos por la Ley para dicho periodo, sobre los cuales presentó los informes correspondientes, entre otros los siguientes:








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Seguimiento a la Estrategia Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano. Informe de Austeridad en el Gasto público.

Informe Cuatrimestral Pormenorizado del Estado de Control Interno.

seguimiento a la estrategia de gobierno abierto.

Seguimiento a la página del SECOP, publicación de contratos. Evaluación de gestión por áreas.

Seguimiento al cumplimiento de los panes de acción y plan operativo anual.

Cada mes la oficina de control interno de gestión recuerda mediante correos institucionales el

cronograma de emisión y envío de los informes a entes de control y de Ley. Por medio de la Subgerencia científico técnica se viene adelantando de monitoreo y supervisión

continua a cada una de las Unidades Estratégicas de Negocios así:

Auditorías de Crecimiento y Desarrollo ANÁLISIS I semestre Y tercer trimestre 2018.

Se realizó auditorías de historias clínicas de la atención integrada a las enfermedades prevalentes de la infancia (AIEPI) en cada UEN, para medir adherencia al protocolo institucional.

SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA

Desde el programa de salud sexual y reproductiva, se ha realizado en conjunto con los subgerentes de UEN, Incluir dentro del orden del día de los comités de historias clínicas de

forma trimestral el análisis del comportamiento del indicador de captación oportuna de gestantes a partir de la retroalimentación de datos del nivel central y elaboración de planes

de mejoramiento según desviación del indicador si aplica. Estas mediciones están soportadas en plan de acción institucional hasta el tercer trimestre con su respectivo

análisis, a fin de año se consolida un informe general de cumplimiento. Evaluación de la incidencia de sífilis congénita.

Se estableció la Resolución y procedimiento de adopción de Guías de Práctica Clínica.

PROGRAMAS ESPECIALES

Se ha realizado seguimiento al comportamiento del indicador de la adherencia de la Guía de atención de enfermedad hipertensiva en las cuatro UEN y del cumplimiento de los planes de

mejoramiento ante la desviación del indicador. Se lleva estricto seguimiento al programa de detección temprana de CA de cérvix, mediante

control de indicadores de cobertura y oportunidad.








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SEGURIDAD DEL PACIENTE

A fecha septiembre de 2018 se tiene actualizado el informe general de cumplimiento al

programa de seguridad del paciente en la institución, son medibles todos aquellos incidentes y eventos adversos presentados en todas las unidades que previamente se han sometido a

las respectivas unidades de análisis en cada UEN, así misma consolidación de indicadores según resolución 256 de 2016 referentes.

Se midió adherencia al protocolo de identificación segura del paciente en las UEN.

En todas las unidades se inició medición adherencia al manual de limpieza y desinfección y

bioseguridad.

OTRAS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SUPERVISIÓN CONTINUA

SE realizo auditoria y seguimiento de adherencia al manual de registro y archivo de historias clínicas en las 4 unidades estratégicas de negocios (UEN).

Se realizó medición adherencia al protocolo uso racional de medicamentos en las 4 UEN. Adherencia al manual de toma, conservación y envió de muestras de laboratorio clínico.

Seguimiento a la Oportunidad promedio en la atención de consulta médica general y

odontológica, esta información es consolidada en el área de estadística y analizada por las UEN de forma semestral pendientes de presentar en comité gerencial.

Monitoreo y seguimiento al cumplimiento de indicadores de promoción y prevención en salud, estos informes son presentados por las UEN.

Se evaluó la adherencia a la guía de atención a la Sífilis gestacional y Congénita mediante

auditoría de historias clínicas.

Conclusiones y recomendaciones de la oficina de control interno

Se recomienda de evaluar la implementación de tablas de retención documental de la

Empresa. Ya que no se está dando cumplimiento a lo establecido en Art. 24 a Ley 594 de 2000 y acuerdo 39 de 2002. Estas se encuentran en el comité departamental de archivo

para su aprobación.

Se recomienda evaluar periódicamente las acciones contempladas en el mapa de riesgos de

la Entidad, ya que se aprobaron en esta vigencia.

Llevar a cabo elaboración, adopción y socialización del procedimiento de ventanilla única.








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Adquirir un software que permita el almacenamiento y seguimiento a procesos y procedimientos, planes de mejoramiento, mapa de riesgos e indicadores, plan de acción y

POA ya que se hace muy difícil su monitoreo por parte de las oficinas de Control Interno y Planeación.

Realizar la matriz de indicadores administrativos, operativos, financieros y misionales. Y elaborar su respectivo cuadro de control.

Publicar los informes de ejecución de gastos e ingresos, estados financieros, modificaciones

al plan anual de compras entre otros de conformidad con los mandatos del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto N° 1081 de 2015, “Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República” y atendiendo los postulados de la Estrategia de Gobierno en

Línea establecida en el Título 9 Capítulo 1 del Decreto N° 1078 de 2015, los sujetos obligados por el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014 deben publicar en su sitio web.

Asignar a un Empleado de planta para que desarrolle toda la estrategia de gobierno abierto

en la institución, con el fin de dar cumplimiento a los componentes tic para servicios y tic para gobierno abierto de la estrategia al finalizar el año.

Se recomienda a la alta dirección dar prioridad a la implementación de los sistemas de información oportuna, confiable y efectiva, ya que se viene teniendo inconvenientes con la

consolidación de la información de las diferentes áreas misional y financiera, y esta no es confiable.

NATALIA DIAZ CAMPOS

Líder de Programa de Control Interno



informe cuatrimestral del estado del control interno pormenorizado... · 2018-11-29 · haidy...

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