informe benchmarking comunicaciones internas

Intercambio Empresarial – Divisiones 1

Benchmarking sobre GESTIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS

INFORME DE RESULTADOS

Diciembre 2008


INDICE

1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................3

2. EMPRESAS PARTICIPANTES.................................................................................3

3. SÍNTESIS DEL INFORME.........................................................................................4

4. DIMENSIÓN DATOS GENERALES..........................................................................5

5. DIMENSIÓN ACERCA DEL ÁREA.........................................................................10

6. DIMENSIÓN ACERCA DE LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS....15


1. INTRODUCCIÓN

El propósito del estudio apunta a responder la pregunta ¿De qué hablamos cuando hablamos de comunicación interna? Con el objetivo de compartir información sobre aspectos claves de la gestión de las comunicaciones internas y de su aporte al negocio. En el presente informe se realiza un análisis de la situación de la Gestión de las Comunicaciones Internas de las empresas, a partir de los datos recabados en el mes de noviembre de 2008 en un grupo de veintiocho (28) empresas que operan en el país. Los datos informados corresponden al año 2008. El informe recorre tres dimensiones,

� Dimensión datos generales.

� Dimensión acerca del área.

� Dimensión acerca de la gestión de las Comunicaciones Internas.

2. EMPRESAS PARTICIPANTES

� Acerbrag

� Acindar

� Alpargatas

� Arcor

� Atento Argentina

� Barrick

� Banco Hipotecario

� Cabot Argentina

� Cencosud

� DuPont Argentina

� Edenor

� Essen Aluminio

� Ford Argentina

� G4S Search

� General Electric International

� Grupo Clarín

� Grupo BBVA

� HSBC

� Loma Negra

� Mapfre Argentina Seguros

� Massalin Particulares

� Nobleza Piccardo

� Petrobras Energía

� Petrolera del Cono Sur

� Snoop Consulting

� Telecom Argentina

� Transportadora Gas del Norte

� Volkswagen Argentina


3. SÍNTESIS DEL INFORME

1. El 52% de las empresas participantes desarrolla actividades industriales, en tanto que el

48% restante se dedica a los servicios. De ellas el 84% tiene una dotación superior a los 1.500 empleados.

2. La mayoría de las empresas cuentan con su sede central en la Ciudad Autónoma de

Buenos Aires. 3. El 85% de las empresas participantes cuentan con un área dedicada especialmente a la

gestión de las comunicaciones internas. 4. Las comunicaciones internas dentro de las empresas se ubican en un 62% dentro de la

Dirección / Gerencia de Recursos Humanos. 5. El 59% de las empresas cuentan con entre 2 y 5 personas dedicadas a las

Comunicaciones Internas. 6. En cuanto a la formación profesional de los integrantes del equipo de Comunicaciones

Internas prevalece con un 59% la Licenciatura en Comunicación Social. 7. El 85% de las empresas relevadas cuenta con presupuesto propio en el área de

Comunicaciones Internas. 8. El 89% de las empresas participantes afirmó utilizar servicios tercerizados. Entre ellos

los más utilizados son los de diseño gráfico e imprenta, fotografía y video. Los procesos de contratación más utilizados son el de licitación y adjudicación directa.

9. Además de las actividades que desarrollan normalmente los responsables de

Comunicaciones Internas, en algunos casos asumen otras responsabilidades, como por ejemplo formación y desarrollo, prensa y empleo y selección.

10. Dentro de las principales funciones de Comunicaciones Internas se destacan con un

85% el soporte al Management en su rol de comunicadores y con 81% las gestiones de consultoría interna en temas de comunicación.

11. En relación con los temas o problemáticas que requieren más frecuentemente los

servicios de Comunicaciones Internas surge la elaboración de piezas de comunicación en todas sus formas (afiches, folletos, etc.), la conflictividad laboral y el discurso corporativo como así también las cuestiones relativas a crisis y cómo sostenerla internamente.

12. El 65% de las empresas participantes cuenta con procesos formalizados al momento de

diseñar un plan de comunicación interna. 13. El 67% de las empresas cuenta con un sistema de medición para la obtención de

resultados de la gestión. 14. Los indicadores / herramientas más utilizados para la evaluación de la gestión de la

comunicación interna son la encuesta de medios internos y la de clima organizacional.


4. DIMENSIÓN DATOS GENERALES • El 52% de las empresas participantes desarrolla actividades industriales en tanto que el 48%

restante se dedica a los servicios.

Actividad Económica Principal

Industria52%

Servicios48%

• Estas empresas pertenecen a los siguientes rubros:

Industria Servicios Automotriz Consultoría Calzado y textil Contact Centers Consumo Masivo Desarrollo de soluciones de negocio Energética Distribución de Combustible Industria Cementera Distribución de Energía Eléctrica Metalúrgica Financieros Minería Medios y entretenimiento Siderurgia Seguridad Privada Tabacalera Seguros y Medicina Prepaga Tecnología y Medios/Servicios Financieros Telecomunicaciones Petroquímica Transporte de gas por gasoductos Venta Minorista (retail)

• Como se observa en el siguiente gráfico, el 33.3% de las empresas participantes tiene una

dotación entre 100 y 1500 empleados, el 25.9% entre 1501 y 3500 empleados, el 14.8% entre 3501 y 5000 y el 25.9% restante posee más de 5000 empleados. En este sentido, el 66.7% de las empresas posee más de 1500 empleados.


Dotación de la empresa del total de empreas participantes

33,3%

25,9%

14,8%

25,9%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

Entre 100 y1500

empleados

Entre 1501 y3500

empleados

Entre 3501 y5000

Más de 5000

• Es de apreciarse que el 33% de las empresas participantes poseen una facturación anual por

sobre los 2001 MM$, mientras que el 67% restante se ubica en una facturación anual por debajo de los 2000 MM$.

Facturación anual

2001 y más MM$33%

hasta 500 MM$21%

501 - 1000 MM$21%

1001 - 1500 MM$17%

1501 - 2000 MM$8%


� Dispersión geográfica de las empresas participantes

• Según muestran los datos recolectados, el 29,6% de las empresas participantes posee entre 11 y 30 instalaciones en el país, y el mismo valor se repite para las empresas con menos de 10 instalaciones en Argentina. En resumen, podría afirmarse que el 59.2% de las empresas participantes posee hasta 30 instalaciones en el territorio nacional.

Dispersión geográfica: cantidad de instalaciones, plantas industriales, sucursales, etc.

29,6%

29,6%

7,4%

3,7%

18,5%

11,1%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

Menos de 10

Entre 11 y 30

Entre 31 y 60

Entre 61 y 90

Más de 91

Otro

• Dichas instalaciones están distribuidas de la siguiente manera:

Ubicación instalaciones

67%

85%

70%

59%

48%

30%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

CiudadAutónoma deBuenos Aires

Provincia deBuenos Aires

Región Centro Región Norte Región Sur Otro

Otro: Cuyo; Todo el país excepto Formosa; Región Oeste;


• Las empresas, en su gran mayoría (66.7%), poseen la sede central en la Ciudad Autónoma de

Buenos Aires.

Ubicación de la Sede Central de la Compañía en la Argentina

Región Centro; 8,3%

Provincia de Buenos Aires;

25,0%

Ciudad Autónoma de Buenos Aires;

66,7%

Otro; 3,7%

• En lo que respecta a la composición del capital, es preponderante la presencia de empresas

de capitales extranjeros (70%). Solo el 30% de las empresas participantes están compuestas por capitales nacionales.

Composicion del Capital

30%

70%

Nacional Extranjero


Origen del Capital Extranjero

5%

21%

26%

16%

5%

11%

11%

5%

Canadiense Chileno Uruguay Otros

Internacional Americano Brasileño Europeo

En lo que respecta al origen del capital extranjero, se destaca la presencia de capitales europeos (26%), luego brasileños (21%) y americanos (16%) en tercer lugar.

• Solo cuatro del total de empresas participantes fueron adquiridas/compradas y/o fusionadas recientemente, y en promedio este proceso lleva aproximadamente de 13 a 18 meses de duración.


5. DIMENSIÓN ACERCA DEL ÁREA • El 85% de las empresas participantes cuenta con un área especialmente dedicada a la gestión

de las comunicaciones internas, mientras que el 15% de la muestra no.

¿Su organización cuenta con un área dedicada a gestionar las comunicaciones internas?

Sí85%

No15%

• De las respuestas afirmativas (85%) las diferentes denominaciones que adoptan las áreas

dedicadas a las comunicaciones internas son:

� Asuntos Corporativos y Regulatorios

� Comunicaciones

� Comunicaciones Corporativas

� Comunicaciones Internas

� Comunicaciones Internas y Clima

� Comunicaciones Internas y Editorial

� Comunicaciones y Asuntos Públicos

� Departamento de Comunicación Institucional

� Desarrollo, Capacitación y Empleos

� Formación y Comunicaciones Internas - Dirección de RRHH

� Gerencia de Comunicación Interna y Gestión del Talento

� Gerencia de Comunicación Interna

� Gerencia de Comunicación y Cultura Organizacional

� Gerencia de Desarrollo y Comunicaciones Internas • Salvo un caso en específico, el resto de las empresas que no cuentan con un área

especializada dedicada a las comunicaciones internas poseen personal encargado de estas tareas en particular.


• Las comunicaciones internas en la estructura de las empresas relevadas se encuentran, en un 62% en la Dirección / Gerencia de Recursos Humanos y en un 26% en la Dirección / Gerencia de Comunicaciones.

Comunicaciones Internas dentro de la estructura general de la compañía

62%

26%

4% 4% 4%

Dirección/Gerencia deRecursos Humanos

Dirección/Gerencia deComunicaciones

Dirección/Gerencia deMarketing

Dirección/Gerencia deRelaciones Institucionales/Prensa

Otro

• También se mencionan:

� Dirección / Gerencia de Marketing

� Dirección / Gerencia de Relaciones Institucionales/Prensa

� Departamento de Comunicación Institucional.

• Como se observa en el siguiente gráfico, el 59% de las empresas participantes cuenta con

entre 2 y 5 personas dedicadas a las Comunicaciones Internas. En un 37% la cantidad de personas a cargo de las Comunicaciones Internas se reduce a 1 persona.

Cantidad de personas dedicadas a Comunicaciones Internas

De 6 a 10 personas

4%

1 persona37%

De 2 a 5 personas

59%


• En cuanto a la dependencia institucional, se advierte que el 56% de los máximos responsables

reportan al Gerente General de la compañía. El resto se distribuye entre los que reportan al Presidente (22%), Director / Gerente de Recursos Humanos (15%) y otros (7%).

¿A quién reporta el máximo responsable del área o persona responsable?

22%

56%

15%

7%

Presidente Gerente General Director/Gerente de Recursos Humanos Otro

• En relación a la formación profesional de los profesionales de Comunicaciones Internas de las

empresas participantes, se advierte que en su mayoría, el 59%, provienen de la carrera de Ciencias de la Comunicación. Asimismo, el 33% son profesionales de Relaciones públicas, 19% de Publicidad y otro 19% son profesionales de Psicología. El 11% de los empleados dedicados a las comunicaciones internas se han formado en Recursos Humanos, en tanto un 4% tanto en Marketing y otro 4% como en Imagen y Sonido.

Formación profesional de los integrantes

59%

33%26%

19% 19%11% 11%

4% 4%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Cie

nci

as

de

laC

om

un

ica

ció

nS

oci

al

Re

laci

on

es

Pú

blic

as

Otr

o

Pu

blic

ida

d

Psi

colo

gia

Per

iodi

smo

Re

curs

osH

um

ano

s,

Mar

ketin

g

Ima

gen

yS

on

ido


Entre aquellas empresas que respondieron otros, se menciona:

� Administración de empresas

� Ciencias de la Educación

� Diseño Gráfico

� Letras

� Sociología

• En lo que respecta al presupuesto, el 85% de las empresas relevadas cuentan con

presupuesto propio para el área de Comunicaciones Internas.

¿Comunicaciones Internas, tiene presupuesto propio?

No15%

Sí85%

• En cuanto a los presupuestos asignados se observa una dispersión marcada en los mismos.

Un 23% de empresas se ubican en el rango entre 100 y 300 mil pesos de presupuesto asignado y en segundo lugar un 19% de los participantes se ubica en el rango que va de 301 y 500 mil pesos. Se registra también una proporción del 15% de empresas que posee un presupuesto entre 501 y 800 mil pesos asignados al área.

Presupuesto asignado al área de Comuniacciones Internas

15%

12%

23%

19%

15%

8%

8%

0% 5% 10% 15% 20% 25%

No tiene presupuesto

Menos de 100 mil pesos

Entre 101 y 300 mil pesos



Entre 801 y 1 millon de pesos

Más de 1 millon de pesos

Cantidad de empresas


• Del total de empresas participantes, el 89% afirmo utilizar servicios tercerizados.

Contratación de Servicios Tercerizados

Si89%

No11%

• A continuación se detallan los procesos de contratación de servicios:

Contratación de proveedores Porcentajes

Licitación 48% Adjudicación directa 41% Concurso de agencias 22% Otro 11%

• El proceso para la contratación de servicios tercerizados se realiza por medio de licitaciones

en un 48%, adjudicaciones directas en 41% y por concursos de agencias un 22%.

Servicios tercerizados Porcentaje Diseño gráfico/Imprenta 93% Fotografía y video 67% Organización de eventos 52% Consultoría 41% Diseño digital 41% Desarrollo Intranets 37% Agencias de publicidad 22% Productoras audiovisuales 22% Investigación de mercado 4% Otros 4%

• En relación con los servicios tercerizados por Comunicaciones Internas, se advierte que la

mayoría de las empresas contempla entre sus contrataciones los servicios de diseño gráfico e imprenta. Además, más del 50% de las empresas contratan los servicios de: Fotografía y Video y Organización de eventos.


6. DIMENSIÓN ACERCA DE LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS • En lo que hace a contar con una Política de Comunicaciones Internas en la organización del

área, el 67% de las empresas respondió efectivamente contar con ello, mientras que el 33% manifestó la posición contraria.

Posee la organización una Política de Comunicaciones Internas que brinde un marco y lineamientos generales para la gestión

de la misma?

Sí67%

No33%

• Las áreas y/o personas responsables de Comunicaciones Internas desarrollan, en algunos

casos, otras actividades y/o funciones. Las mismas se presentan en el siguiente cuadro:

Actividades y/o funciones a cargo del área y/o persona responsable de Comunicaciones Internas

4%

22%

22%

30%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

Relacionesinstitucionales

Prensa

Empleos y selección

Formación ydesarrollo

Otras funciones o actividades a cargo del área y/o personas responsable de Comunicaciones Internas son:

� Administración de Recursos Humanos

� Beneficios al personal y eventos de integración


� Clima Laboral y Gestión del Talento

� Encuesta de Clima Organizacional, 360° y Programas Corporativos

� Imagen corporativa, Manejo de Crisis y RSE

� Responsabilidad Social Empresaria

• En relación con las principales funciones de Comunicaciones Internas se mencionan:

Principales funciones de Comunicación Interna

26%

26%

59%

67%

74%

81%

85%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Soporte al management en su rol de comunicadores

Consultoría interna en temas de comunicación

Diseño gráfico

Organización de eventos

Capacitación

Desarrollo de medios editoriales internos

Gestión del clima organizacional

• Dentro de las principales funciones de Comunicaciones Internas se destaca con un 85% el

soporte al management en su rol de comunicadores, luego la consultoría interna en temas de comunicación con un 83%. Con un 74% diseño Gráfico, con 67% la organización de eventos y con el 59% las tareas relativas a capacitación


• En relación con los temas o problemáticas que requieren más frecuentemente sus servicios los clientes internos se presentan los siguientes:

96%

96%

96%

85%

59%

33%

30%

30%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Temas o problemáticas que requieren más frecuentemente servicios los diferentes clientes internos.

Apoyo a procesos de gestión de cambio (implementación de nuevos procesos, tecnología; fusiones eintegraciones; cambio de marca)Soporte comunicacional a diferentes procesos de recursos humanos (ciclo de gestión del desempeño,encuesta de clima interno, etc.)Redacción de discursos del CEO/otros líderes

Comunicación del negocio (resultados, balance, balance social, inversiones, memoria, etc.)

Soporte a los líderes en su rol de comunicadores internos

Crisis: cómo sostenerla internamente (accidentes, catástrofes, problemas del negocio y de contexto, etc.)

Conflictividad laboral y discurso corporativo (toma de posición y elaboración de discurso frente a por ejemplola problemática sindical)Elaboración de piezas de comunicación interna (afiches, folletos, mails, etc.)

|

• Dentro de los servicios más demandados internamente se advierte que casi la totalidad de las

empresas (96%) demandan la elaboración de piezas de comunicación en todas sus formas, como así también soporte en lo relativo a conflictividad laboral,discurso corporativo y crisis. Luego, en cuarto lugar, con un 85% se encuentra el soporte a los líderes en su rol de comunicadores internos, luego la comunicación del negocio (59%), la redacción de los discursos del CEO/otros líderes (33%) y con un 30% el soporte comunicacional a diferentes procesos de recursos humanos y apoyo a procesos de gestión de cambio.


• A propósito de la gestión de Comunicaciones Internas, en el siguiente cuadro se verifica que el 65% de las empresas participantes cuentan con procesos formalizados al momento de diseñar un plan de comunicación interna.

¿Tiene el área un circuito y/o proceso formalizado a la hora de diseñar un plan de comunicación interna?

Si65%

No35%

• A la hora de responder con qué otras áreas de la compañía interactúan cotidianamente, se reconocieron las siguientes

¿Con qué otras áreas de la compañía interactúa cotidianamente?

83%

71%

58%

58%

46%

42%

29%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Recursos Humanos

Marketing

Relaciones Institucionales

Prensa

Presidencia/Directorio/Ceo

Otras

Publicidad

• En primer lugar se encuentra el área de Recursos Humanos (83%) luego Marketing (71%), y

Relaciones Institucionales y Prensa en tercer lugar (58%). Dentro de la categoría Otras se mencionaron las siguientes respuestas:


� Todas las áreas

� Sistemas

� Administración y Finanzas

� Área de producción

• Con respecto a la pregunta acerca de sí las empresas cuentan con un sistema de medición para la obtención de resultados, el 67% de ellas han respondido en forma positiva.

¿Tiene el área establecido algún sistema de medición para la obtención de resultados de la

gestión?

Si67%

No33%

• Con un 70%, la encuesta de clima organizacional aparece como el indicador / herramienta más utilizado seguido de la encuesta de medios internos (63%) y la de satisfacción de clientes internos.

Indicadores / herramientas utilizados para evaluar la gestión de la comunicación

70%

63%

56%

48%

11%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Clima organizacional

Encuesta de mediosinternos

Satisfacción de clientesinternos

Focus Group / Testeosde campañas

Otros ¿cuáles?

Otros indicadores / herramientas mencionadas fueron:

� Indicadores de cantidad de comunicaciones por medio de comunicación


� Evaluación puntual de las acciones desarrolladas a lo largo del año a través de una encuesta impresa que se entrega a los participantes de la actividad y que evalúa distintos aspectos como beneficios obtenidos, utilidad de los expuesto para la persona, material de apoyo, extensión de la actividad, interés del participante en el tema, etc.

• Ante la pregunta direccionada para aquellas empresas multinacionales, las respuestas se dividen principalmente entre la negativa (42%) y la respuesta A Veces (53%) en lo referido a las iniciativas y acciones definidas por la casa matriz e implementadas localmente.

En caso de ser una empresa multinacional ¿las iniciativas y acciones son definidas por la casa matriz e implementadas

localmente?

No42%

A veces53%

Si5%

.


• En el 47% de los casos la implementación de acciones locales de comunicación no están acompañadas de un presupuesto asignado por la casa matriz, mientras que el 37% manifestó que esto sucede dependiendo el caso particular. Solo en un 16% de los casos la respuesta fue afirmativa.

La implementación de las acciones locales de comunicación están acompañadas de un presupuesto asignado por la casa matriz?

Si16%

No47%

Depende del caso37%

informe benchmarking comunicaciones internas

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