informe 292 - convenios memoria 2002 - 2003 - uba.ar · 14 económicas 290 17/11/03 22/12/03...

Informe de Auditoría Interna Nº 292

MEMORIA 2002-2003

PROYECTO DE AUDITORIA:

“CONVENIOS DE PASANTIAS Y ASISTENCIA TECNICA”

Auditoría General - UBA

MEMORIA 2002-2003 Proyecto “Convenios de Pasantías y Asistencia Técnica” Informe AG-UBA nº 292 Febrero/2004

INDICE

TEMA PAG.

I) OBJETIVO DEL INFORME...................................................................................................... 3

II) ALCANCE DEL PROYECTO..................................................................................................... 3

III) PRINCIPALES NORMAS DE APLICACION DURANTE EL PERIODO AUDITADO.......................................................................................................... 4

IV) PRINCIPALES Y MAS FRECUENTES OBSERVACIONES, CON SUS CONSECUENCIAS Y RECOMENDACIONES... .............................................................................................................. 6

V) SISTEMA DE ADMINISTRACION. Procedimientos uniformes sugeridos................................... 16

i) Convenios de Pasantías..................................................................................................... 17 ii) Convenios de Asistencia Técnica...................................................................................... 23 iii) Servicios a Terceros.......................................................................................................... 29

VI) OPINION DEL AUDITOR.............................................................................................................. 32

Anexo 1 Instructivo sobre procedimientos de las actividades de campo............................................ 33 Anexo 2 Prácticas de Auditoría............................................................................................................ 42.


IINNFFOORRMMEE DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA IINNTTEERRNNAA NNºº 229922

De: Auditoría General UBA A: Rectorado

Ref.: Resumen de los principales aspectos del Proyecto de auditoría interna denominado “Convenios de Pasantías y Asistencia Técnica”. Procedimientos uniformes sugeridos.

Nuestra exposición se efectuará en el siguiente orden:

II)) OObbjjeettiivvoo ddeell IInnffoorrmmee..

IIII)) AAllccaannccee ddeell PPrrooyyeeccttoo..

IIIIII)) PPrriinncciippaalleess nnoorrmmaass ddee aapplliiccaacciióónn dduurraannttee eell ppeerrííooddoo aauuddiittaaddoo..

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I) OBJETIVO DEL INFORME En cumplimiento de lo solicitado por el Rectorado de la UBA, vinculado a la finalización del

proyecto de auditoría denominado “Convenios de Pasantías y Asistencia Técnica”, nuestro objetivo consistió en resumir los principales aspectos referidos a dicho proyecto, divididos de la siguiente forma, a saber:

� Alcance del Proyecto, � Principales normas de aplicación durante el período auditado, � Principales y más frecuentes observaciones, con sus consecuencias y recomendaciones,

Asimismo, como producto adicional del proyecto de auditoría, se sugirió una serie de procedimientos

administrativos con el objetivo de, por un lado, mejorar el ambiente de control en cada una de las Dependencias de la UBA, respecto a la administración de sus recursos propios y, por otro, proporcionar una base común para la confección del Sistema Administrativo de Convenios de Pasantías y Asistencia Técnica.

Por último, se confeccionaron los Anexos 1 y 2 que contienen un instructivo sobre el enfoque utilizado en la aplicación de los procedimientos y las prácticas de auditoría que abarcó el presente proyecto respectivamente.

II) ALCANCE DEL PROYECTO

El proyecto de auditoría denominado “Convenios de Pasantías y Asistencia Técnica” fue solicitado por el Rectorado de la UBA a fines del año 2001. El mismo abarcó las 23 Dependencias de la UBA, se procedió a comienzos del año 2002, a efectuar un relevamiento de la situación existente en cada una de ellas. En este sentido, se les envió un requerimiento para que nos informen la cantidad de Convenios y *Servicios a Terceros ( *estos últimos fueron incluidos dentro del análisis de los Convenios de Asistencia Técnica) vigentes durante el 2do. semestre del año 2001 y sus principales características. Una vez recibidas todas las respuestas a nuestro requerimiento, se comenzó con las actividades de campo en las respectivas Dependencias salvo en las siguientes, a saber:

Dependencia Motivo Escuela Superior de Comercio Carlos Pellegrini Informó que no poseía Convenios. Colegio Nacional Buenos Aires Informó que poseía Convenios los cuales no generaban

movimientos de fondos. Facultad de Odontología Informó que no poseía Convenios. DOSUBA Informó que no poseía Convenios. Hospital de Clínicas “José de San Martín” No se pudo conseguir información adecuada para comenzar

con nuestras actividades. Instituto de Oncología “A. Roffo” Informó que no poseía Convenios. Instituto de Investigaciones Médicas “A. Lanari” Informó que no poseía Convenios. Eudeba Informó que poseía sólo un Convenio de Pasantías con la

Facultad de Filosofía y Letras. UBATEC Informó que no poseía Convenios propios.

Los informes por cada Dependencia a auditar fueron confeccionados a medida que finalizaron las tareas de campo. Durante los primeros informes hubo algunos retrasos debido a las novedades que iban surgiendo a medida que avanzaba el proyecto; pero esta situación fue totalmente regularizada a fines del año 2002.

A continuación se expone la cobertura final que tuvo el proyecto, indicando el año, período auditado y demás datos particulares:


Año 2002, período auditado: segundo semestre del año 2001.

Nº de Orden Dependencia Nº de

Informe

Fecha de inicio campo

Fecha de finalización

campo

Fecha de emisión

Trabajo de campo y confección de

informe

1 Arquitectura 244 14/03/02 05/04/02 18/09/02 Norma Milani, Fernando

Gauchat y Alejandro Morales

2 CBC 245 08/04/02 19/04/02 18/09/02 Norma Milani, Fernando


3 Exactas 246 22/04/02 07/05/02 25/09/02 Norma Milani, Fernando


4 Derecho 248 02/09/02 20/09/02 14/10/02 Alejandro Morales 5 Rectorado 252 21/10/02 19/11/02 21/11/02 Alejandro Morales 6 Medicina 256 23/09/02 10/12/02 18/12/02 Alejandro Morales

Año 2003, período auditado: segundo semestre del año 2002.

Nº de Orden Dependencia Nº de

Informe

Fecha de inicio campo

Fecha de finalización

campo

Fecha de emisión

Trabajo de campo y confección de

informe 7 Psicología 263 17/02/03 21/03/03 24/03/03 Alejandro Morales 8 Agronomía 266 25/03/03 29/04/03 05/05/03 Alejandro Morales 9 Filosofía 270 07/05/03 06/06/03 10/06/03 Alejandro Morales

10 Sociales 275 12/06/03 14/07/03 15/07/03 Alejandro Morales 11 Ingeniería 278 28/07/03 29/08/03 02/09/03 Alejandro Morales 12 Veterinarias 283 08/09/03 07/10/03 14/10/02 Alejandro Morales 13 Farmacia 286 15/10/03 21/11/03 25/11/03 Alejandro Morales 14 Económicas 290 17/11/03 22/12/03 26/12/03 Alejandro Morales

* La inclusión del tema Servicios a Terceros dentro del grupo de Convenios de Asistencia Técnica, se realiza solo a los fines de lograr un mejor grado de análisis y exposición, toda vez que ambos temas comparten semejanzas operativas para la aplicación de nuestros procedimientos. En realidad, desde el punto de vista conceptual, dichos temas son distintas formas en que se puede encuadrar administrativamente la transferencia tecnológica que efectúa la Universidad de Buenos Aires, sin estar necesariamente uno incluido dentro del otro. III) ** PRINCIPALES NORMAS DE APLICACIÓN DURANTE EL PERIODO AUDITADO ** En orden cronológico. Respecto a los Convenios de Pasantías:

Naturaleza y nº Fecha de emisión Conceptos más importantes que trata

Decreto 340 Febrero/92 Establece un Sistema de Pasantías Decreto 93 Enero/95 Regula montos máximos de asignaciones

estímulo. ( Sólo para los Convenios realizados con Organismos Públicos

Nacionales ) Res. ( CS ) 2325

( derogada ) Julio/99 Establece modelos de Convenios y

Acuerdos Individuales Ley 25.165 Septiembre/99 Nuevo Sistema de Pasantías Educativas

Decreto 1200 Octubre/99 Plazo de adecuación para los Convenios existentes


Respecto a los Convenios de Pasantías: ( continuación )


Decreto 428 Mayo/00 Regula un máximo para gastos de tutoría y administrativos y confirma la vigencia

del Decreto 93/95 ( Sólo para los Convenios realizados con Organismos

Públicos Nacionales ) Decreto 487 Junio/00 Sustituye el art. 11 de la Ley Nº

25.165/99 por otro texto. Res. ( CS ) 6578 Noviembre/01 Deroga a la Res. ( CS ) Nº 2325/99

Modifica algunas cuestiones de la resolución anterior y establece nuevos

modelos.

Respecto a los Convenios de Asistencia Técnica ( incluye los Servicios a Terceros ):


Res. ( CS ) 1655 Octubre/87 Define los conceptos y tratamiento de Convenios Generales, Específicos y

Servicios a Terceros Res. ( CS ) 2805 Septiembre/92 Modifica los porcentajes de distribución Res. ( CS ) 264 Agosto/02 Suspende la remisión a Rectorado del

10% para el Fondo Especial de Actividades Científicas y Tecnológicas.

Respecto a nuestro trabajo:


Ley 24.156 Octubre/92 Administración Financiera y Sistemas de Control del Sector Público Nacional

Res. (SGN) 152 Octubre/02 Normas de Auditoría Interna Gubernamental

( Todas las normas mencionadas son sólo las principales, dando a esta lista el carácter de enunciativa. En este sentido, se aclara que existen otras normas accesorias que regulan cuestiones de menor significatividad.)


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aot

rapa

sant

ía.

•En

caso

deco

rres

pond

er,c

onst

atar

elan

alíti

code

mat

eria

sco

nel

mon

tode

laas

igna

ción

estím

ulo,

segú

nel

Dec

reto

Nº9

3/95

,•

Con

trol

arla

efec

tiva

incl

usió

nde

lPas

ante

enla

cobe

rtur

ade

segu

rode

lOrg

anis

mo

ode

laFa

culta

d.A

suve

z,de

berí

acr

ears

eun

lega

jopa

raca

daPa

sant

edo

nde

qued

eco

nsta

ncia

dela

real

izac

ión

dees

tos

cont

role

s.Po

rot

rapa

rte,

las

vaca

ntes

acu

brir

que

surja

nco

mo

cons

ecue

ncia

dela

cele

brac

ión

deun

Con

veni

ode

Pasa

ntía

s,de

berí

anpu

blic

arse

atr

avés

dem

edio

squ

ega

rant

icen

una

mas

iva

difu

sión

dent

rode

laco

mun

idad

estu

dian

tilde

laFa

culta

d,qu

edan

doco

nsta

ncia

enla

Secr

etar

íade

lore

aliz

ado

enes

tese

ntid

o.

B)C

onve

nios

dePa

sant

ías

1)O

bser

vaci

ones

Cons

ecue

ncia

s

Rec

omen

daci

ones


Los

Pasa

ntes

noem

iten

los

info

rmes

cont

empl

ados

enla

norm

ativ

avi

gent

e.

Poro

tra

part

e,lo

sAcu

erdo

sIn

divi

dual

esfir

mad

ospo

rlos

mis

mos

seal

ejan

cons

ider

able

men

tede

los

mod

elos

apro

bado

spo

rRes

.(C

S)N

º657

8/01

.

No

espo

sibl

eco

noce

ra

trav

ésde

los

info

rmes

,la

capa

cita

ción

yfo

rmac

ión

adqu

irid

apo

rlo

ses

tudi

ante

sal

térm

ino

dela

spa

sant

ías.

Alm

ism

otie

mpo

que

nose

cuen

taco

nun

adec

uado

exam

eny

cont

rold

ela

sta

reas

desa

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lada

spo

rcad

aun

ode

ello

s.

No

secu

mpl

ióco

nla

norm

ativ

avi

gent

een

loqu

ere

spec

taa:

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ión

delo

sin

form

es.

•lo

sm

odel

osde

Acu

erdo

sInd

ivid

uale

sa

utili

zar

Los

info

rmes

debe

nem

itirs

een

tiem

poy

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ade

acue

rdo

alo

prev

isto

enla

norm

ativ

a.Lo

sm

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osde

berá

nar

chiv

arse

enlo

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gajo

sde

los

pasa

ntes

yad

junt

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copi

ade

lqu

eem

iteel

Tuto

rA

cadé

mic

o,co

nel

finde

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arco

nla

tota

lidad

del

resp

aldo

ypo

der

eval

uar

los

aspe

ctos

rela

cion

ados

con

laev

oluc

ión

dela

pasa

ntía

educ

ativ

a.

Cua

ndo

laFa

culta

dce

lebr

eal

gún

Con

veni

ode

Pasa

ntía

s,co

nsu

sre

spec

tivos

Acu

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sIn

divi

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espa

raca

daun

ode

los

Pasa

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,de

berá

utili

zar

los

mod

elos

apro

bado

spo

rU

BAa

trav

ésde

laRe

s.(C

S)N

º657

8/01

.

2)O

bser

vaci

ones

Cons

ecue

ncia

s

Rec

omen

daci

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De

acue

rdo

alo

info

rmad

opo

rla

Secr

etar

ía,

para

los

Con

veni

osse

lecc

iona

dos

nose

desi

gnar

onTu

tore

sA

cadé

mic

os.

Aln

ode

sign

arun

ape

rson

aa

lacu

alse

lepu

edan

exig

irlo

sin

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esco

rres

pond

ient

es,n

oes

posi

ble

cono

cer

laca

paci

taci

óny

form

ació

nad

quir

idas

por

los

Pasa

ntes

alté

rmin

ode

sus

activ

idad

es.E

sta

situ

ació

nno

perm

iteco

ntar

con

unad

ecua

doex

amen

yco

ntro

lde

las

tare

asde

sarr

olla

das

porc

ada

uno

deel

los.

No

secu

mpl

ióco

nla

norm

ativ

avi

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e,pr

inci

palm

ente

enlo

que

resp

ecta

ala

desi

gnac

ión

deTu

tore

sA

cadé

mic

osy

laem

isió

nde

sus

resp

ectiv

osin

form

es.

Ento

doC

onve

nio

dePa

sant

ías

debe

ráde

sign

arse

unTu

tor

Aca

dém

ico

con

elcu

alse

real

izar

áun

cont

rato

indi

vidu

aldo

nde

sees

tabl

ezca

,de

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acl

ara

ypr

ecis

a,lo

sde

rech

osy

oblig

acio

nes

dela

spa

rtes

yel

perí

odo

que

abar

cará

lare

aliz

ació

nto

tal

desu

sta

reas

,en

tre

ella

sla

emis

ión

delo

sre

spec

tivos

info

rmes

.

Lape

rson

aqu

ere

alic

ela

func

ión

deTu

tor

Aca

dém

ico,

reci

birá

com

oco

ntra

pres

taci

ónlo

que

sees

tabl

ezca

ensu

cont

rato

indi

vidu

alo

enel

Con

veni

oy,

adem

ás,d

eber

áes

tar

desi

gnad

apr

evia

men

teco

mo

doce

nte.

3)O

bser

vaci

ón

Cons

ecue

ncia

s

Rec

omen

daci

ones


No

exis

teun

crite

rio

deta

llado

por

escr

ito,h

omog

éneo

yra

zona

ble

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ntro

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rpa

rte

dela

Secr

etar

ía,d

ela

sco

mis

ione

spa

gada

spo

relC

onve

nio,

nide

lmom

ento

desu

perc

epci

ón.

Asi

mis

mo,

seve

rific

aron

dife

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ias

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elo

sm

onto

sco

brad

ospo

rla

Facu

ltad

ylo

squ

ede

berí

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brar

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nció

nde

los

Pasa

ntes

que

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mo.

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serv

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asos

sign

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porc

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jes

que

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pond

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laFa

culta

dpo

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lode

las

Pasa

ntía

s.

No

perm

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aliz

arun

cont

role

ficie

nte

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ectiv

ore

spec

tode

los

créd

itos

aco

brar

por

laFa

culta

d.A

sim

ism

o,se

dific

ulta

efec

tuar

,en

caso

deco

rres

pond

ery

dem

aner

aop

ortu

na,

los

recl

amos

pert

inen

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por

atra

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enlo

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delo

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os.

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nte

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alse

real

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elco

ntro

lde

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créd

itos

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vor

dela

Facu

ltad

debe

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res

crito

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suve

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rgir

deun

crite

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ogén

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prod

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assi

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cativ

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ede

berí

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aliz

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recl

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nte.

Enta

lsen

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serí

aco

nven

ient

equ

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sore

ríare

mita

ala

Secr

etar

íaun

repo

rte

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elo

sco

bros

real

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os,d

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land

opo

rej

empl

o:O

rgan

ism

o,fe

cha,

perí

odo

que

seca

ncel

ae

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Dic

hore

port

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berí

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tey

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ega

rant

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lare

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yut

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ntie

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bser

vaci

ones

Cons

ecue

ncia

s

Rec

omen

daci

ones


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nla

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inci

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fico

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cnic

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ela

norm

ativ

a,y

adem

ássi

nun

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reto

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defin

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tiem

poy

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cum

plim

ient

oco

nal

guno

sre

quis

itos

dela

norm

ativ

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gent

e,ha

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eel

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nore

spon

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deun

Con

veni

oEs

pecí

fico

deA

sist

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aTé

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mo

ensu

cont

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o.

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berá

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las

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nio

men

cion

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rode

lade

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ión

dela

norm

ativ

avi

gent

e,a

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“Se

entie

ndep

orCo

nven

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spec

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salo

sem

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dim

iento

sent

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terc

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diri

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eés

ta,a

trav

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lleve

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nom

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dedo

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ione

s,de

sarr

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so

tare

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tran

sfer

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cono

cim

ient

oste

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quer

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por

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enci

onad

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conc

reto

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Asi

mis

mo,

dich

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diri

gido

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cent

ede

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culta

d,qu

ien

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ble

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ico

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adm

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ism

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vaci

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veni

osde

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sten

cia

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ica

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icio

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doco

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que

seso

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prof

esio

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s,se

debe

rápr

esen

tar

laco

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pond

ient

efa

ctur

a,in

depe

ndie

ntem

ente

deli

mpo

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2)O

bser

vaci

ón

Cons

ecue

ncia

Rec

omen

daci

ón


De

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sco

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ades

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cas

yTe

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No

secu

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eco

nla

dist

ribu

ción

defo

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%pa

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Cie

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cas

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rmin

ase

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nte

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culta

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stri

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ede

berí

aso

licita

raut

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sejo

Supe

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dolo

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Con

veni

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Facu

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enci

asal

Fond

oEs

peci

alpa

rala

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ada

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iade

lare

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men

cion

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3)O

bser

vaci

ones

Cons

ecue

ncia

Rec

omen

daci

ones


V) SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS CONVENIOS DE PASANTÍAS Y ASISTENCIA TÉCNICA

Procedimientos uniformes sugeridos

La experiencia obtenida durante la ejecución del Proyecto de auditoría de “Convenios de Pasantías y Asistencia Técnica”, nos permite proponer una serie de procedimientos administrativos cuyo objetivo es proporcionar una base común para la confección del Sistema en todas las Dependencias, con el objeto de lograr uniformidad de criterios.

Dado que este documento no ha sido circularizado para su consulta a los principales usuarios - funcionarios de las Dependencias - entendemos que podría ser utilizado como base para el diseño e implantación de un Sistema Administrativo de Convenios; con las modificaciones que entienda conveniente cada usuario en función de sus necesidades particulares.

Por lo expuesto, en la mayoría de los procedimientos específicos, no se indica el sector responsable de la actividad o tarea, entendiendo que esa asignación le corresponde hacerla a las Autoridades de cada Dependencia, de acuerdo a la distribución de funciones que en cada caso tengan implantadas.

Por último, queremos dejar claro que no es nuestra intención agotar las ideas respecto a este tema, sino sólo proporcionar una base común, la cual seguramente creemos podrá ser modificada y mejorada a medida que el tema Convenios se torne más complejo, con el fin de responder a las diversas necesidades de la Comunidad Universitaria y su exterior.

El diseño de los procedimientos, tanto generales como específicos, fue realizado I) en el marco de la normativa vigente durante el período auditado, II) analizando la combinación de las mejores prácticas habituales que realizó cada Dependencia durante el mismo período y III) utilizando el criterio de esta AG-UBA. Los puntos II y III fueron

enfocados sobre la base de un sistema de control interno efectivo.


i) CONVENIOS DE PASANTIAS

El diseño del Sistema Administrativo de este tipo de Convenios, se ha dividido en los siguientes procedimientos generales y particulares, a saber: 1 Formalizar el Convenio con el Organismo Público o Privado. 2 Buscar y seleccionar estudiantes, una vez recibida la solicitud del Organismo Público o Privado.

3 Formalizar el Acuerdo Individual con cada Pasante. 4 Formalizar el Contrato Individual con el Tutor Académico. 5 Certificar las tareas y, según corresponda, emitir la Factura Oficial. 6 Cobrar la Factura emitida y, según corresponda, efectuar los respectivos pagos. 7 Efectuar las tareas requeridas por la finalización del plazo del Acuerdo Individual.

A continuación se exponen los procedimientos específicos que involucran cada uno de ellos.

1 Formalizar el Convenio con el Organismo Público o Privado, o una modificación al mismo. Nota: En el caso que se trate de una renovación del Convenio, y siempre que no haya cambiado el contenido de los documentos que fueran solicitados en el punto 1.1, continuar desde el punto 1.3. Esto sería poco común, dado que la metodología habitual utilizada en este tipo de Convenios es la de renovación automática. Nota: En el caso que se trate de una modificación al Convenio, y siempre que no haya cambiado el contenido de los documentos que fueran solicitados en el punto 1.1, continuar desde el punto 1.4.

1.1 Solicitar los originales de la documentación que acredite:

� La personería jurídica del Organismo. � La identidad y capacidad de representación de la persona que firmará el Convenio.

1.2 Verificar la autenticidad de la documentación recibida y dejar, entre los papeles, algún tipo de evidencia

que acredite la realización de este control.

1.3 Utilizar el modelo de Convenio de Pasantías aprobado por UBA y hacerlo firmar por los representantes del Organismo.

Nota: Según sean las características del Organismo, antes de hacer firmar el Convenio se puede consultar previamente la opinión al Servicio Jurídico a los fines que, en caso de existir objeciones al mismo, el Organismo firme una sola vez dicho Convenio y este sea la versión definitiva. 1.4 Recibir el Convenio firmado, o una modificación de este, y enviarlo junto con las fotocopias de los

documentos presentados ( si los hubiere ) a Mesa de Entradas para que se inicie y caratule el expediente principal o un anexo del mismo. Dichas fotocopias deberán poseer el visto original y la firma de un funcionario de la Dependencia.

Nota: Cada vez que se presenten novedades respecto al Convenio, las mismas deberán agregarse al expediente original o, en su defecto, a un expediente anexo al cuerpo principal del mismo. Este último expediente deberá estar identificado por algún número que evidencie claramente la conexión entre uno y otro.


1.5 Solicitar al Servicio Jurídico su dictamen una vez iniciado el expediente.

1.5.1 Si el Servicio Jurídico formula objeciones que comprometan legalmente a la Dependencia, corregir el Convenio, o una modificación al mismo, y remitirlo al Organismo para que lo firme nuevamente. Luego volver al punto 1.5.

1.5.2 Si el Servicio Jurídico no formula objeciones, continuar desde el punto 1.6.

1.6 Remitir el expediente a la Comisión correspondiente para se expida al efecto.

1.6.1 Si la Comisión se expide en forma desfavorable, analizar las razones, tratarlas con quien corresponda y una vez resueltas volver al punto 1.6.

1.6.2 Si la Comisión se expide en forma favorable, continuar desde el punto 1.7.

1.7 Remitir el expediente a Consejo Directivo para su tratamiento.

1.7.1 Si Consejo Directivo no aprueba el Convenio, o una modificación de este, analizar las razones, tratarlas con quien corresponda y una vez resueltas volver al punto 1.7.

1.7.2 Si Consejo Directivo aprueba el Convenio, o una modificación de este, comunicar este hecho al Organismo y comenzar con su ejecución.

1.8 Remitir a Consejo Superior, para su conocimiento y archivo, las copias autenticadas del Convenio, o su

modificación, y la resolución de Consejo Directivo que lo apruebe.

1.9 Crear, en el ámbito de la Secretaría que se encargue de la coordinación del Convenio, un legajo por Organismo y/o Convenio donde se archiven todas las copias de la documentación vinculada al mismo, utilizada en los procesos de aprobación, de seguimiento posterior y de finalización.

2 Buscar y seleccionar estudiantes, una vez recibida la solicitud del Organismo Público o Privado. Nota: Si bien no es lo ideal ni lo más conveniente a los objetivos de la Dependencia, es posible que el Organismo presente, directamente a esta última, los candidatos para ser Pasantes. En este caso, continuar desde el punto 3. 2.1 Comenzar con la búsqueda de acuerdo al perfil definido por el Organismo.

2.1.1 Consultar la propia base de datos.

2.1.2 Difundir la vacante a través de medios que garanticen una publicación masiva de la misma, por ejemplo: carteleras en los pasillos de mayor circulación, página web de la Dependencia, etc.

2.2 Archivar, en el legajo creado en el punto 1.9, la documentación que acredite la realización de las

actividades mencionadas en el punto 2.1.2.

Nota: según sea la política de la Dependencia, se podrán evitar las entrevistas y su selección y remitir directamente al Organismo la lista completa de los candidatos. En este caso, continuar desde el punto 2.4.

2.3 Entrevistar a los candidatos y seleccionar a los posibles Pasantes. 2.4 Remitir al Organismo una lista con los candidatos para que este realice la selección final.

2.5 Archivar todos los papeles de trabajo y demás documentos utilizados en los puntos anteriores en el legajo

creado en el punto 1.9.


2.6 Recibir la lista con los seleccionados finales, archivarla en el legajo creado en el punto 1.9 y proceder a formalizar los Acuerdos Individuales respectivos.

3 Formalizar el Acuerdo Individual con cada Pasante.

3.1 Convocar a los estudiantes incluidos en la lista definitiva o los presentados por el Organismo. 3.2 Armar un legajo por cada uno de ellos, el cual deberá contener por lo menos:

� Fotocopia del DNI o documento similar, � Certificado de alumno regular, � Antecedentes académicos y/o laborales ( CV ).

3.3 Efectuar los siguientes controles:

3.3.1 Corroborar que el estudiante no esté realizando otra pasantía.

3.3.2 Constatar el analítico de materias con el monto de la asignación estímulo, según el Decreto 93/95.

Nota: el control mencionado en el punto 3.3.2 deberá realizarse sólo en los Convenios firmados con Organismos Públicos Nacionales.

3.4 Archivar en el legajo creado en el punto 3.2, la documentación que acredite la realización de los controles mencionados en los puntos 3.3.1 y 3.3.2.

3.5 Utilizar el modelo de Acuerdo Individual aprobado por UBA y hacerlo firmar por: el Pasante, el

representante del Organismo y el funcionario autorizado de la Dependencia.

Nota: en el caso de tener alguna duda respecto al encuadre jurídico del documento firmado, solicitar el asesoramiento del Servicio Jurídico.

3.6 Solicitar al Organismo una copia de la póliza de seguro donde se incluya a los Pasantes.

3.7 Archivar en el legajo creado en el punto 3.2, la copia del Acuerdo Individual perteneciente a la

Dependencia y la fotocopia de la póliza remitida por el Organismo. 4 Formalizar el Contrato Individual con el Tutor Académico.

4.1 Seleccionar un docente de la Dependencia que se ajuste a los requisitos que debe cumplir un Tutor Académico.

4.2 Armar un legajo por cada Tutor Académico el cual deberá contener por lo menos:

� Fotocopia autenticada de su designación como docente de la Dependencia,� Antecedentes académicos y/o laborales ( CV ).

4.3 Usar el modelo que habitualmente utilice la Dependencia para los contratos de locación de servicios, con

las modificaciones que correspondan según sea el caso, y hacerlo firmar por el docente y el funcionario autorizado de la Dependencia.

4.4 Emitir la resolución que designe al docente contratado, como Tutor Académico del Convenio respectivo.

Nota: en el caso que se haya mencionado en el contrato cuál será el Convenio donde se desempeñará el docente como Tutor Académico, no será necesario emitir la resolución que lo designe como tal.


4.5 Archivar la copia del contrato perteneciente a la Dependencia y, si corresponde, la resolución que lo designa como Tutor Académico, en el legajo creado en el punto 4.2.

5 Certificar las tareas y, según corresponda, emitir la Factura Oficial.

Nota: si los Pasantes cobran por medio del Servicio Administrativo de la Dependencia, continuar desde el punto 5.1. Si por el contrario los Pasantes cobran en las instalaciones del Organismo, continuar desde el punto 5.4.

5.1 Recibir la certificación de las tareas realizadas por los Pasantes.

5.2 Controlar contra la base de datos propia de la Dependencia, que todos los Pasantes incluidos en la

certificación tienen sus Acuerdos Individuales vigentes. En el caso que la certificación contenga una lista demasiado extensa, se podrá realizar este control por muestras, las cuales deberán ser representativas con relación a la cantidad de Pasantes.

Nota: si el plazo del Acuerdo Individual de algún Pasante estuviese vencido, no continuar con los procedimientos respecto a este Pasantemientras el mismo no se presente a regularizar su situación.

5.3 Recibir la certificación de las tareas realizadas por el Tutor Académico.

5.4 Formar un expediente de pago, anexo al cuerpo principal del expediente que trató la aprobación del

Convenio, y remitir nota al Sector de Facturación, adjuntando copia de las certificaciones con los montos a cobrar al Organismo, más el porcentaje para gastos correspondiente a la Dependencia de acuerdo a lo establecido en el Convenio, y el monto a pagar al Tutor Académico.

Nota: Cuando los Pasantes cobren en las instalaciones del Organismo, solo incluir en la nota el porcentaje que le corresponde a la Dependencia y el monto a pagar al Tutor Académico.

5.5 Controlar, a través del Servicio Administrativo, que el importe resultante para la Dependencia coincida

con el porcentaje - acordado en el Convenio – respecto al total de las asignaciones estímulo pagadas en el mes que se está liquidando.

5.6 Emitir la Factura Oficial de la Dependencia, por lo menos por triplicado, con los montos a cobrar al

Organismo.

Nota: en el caso que la Dependencia haya optado por la posibilidad que le habilita la normativa vigente ( RG. AFIP Nº 1415/03 ) de no emitir Facturas Oficiales, emitir el documento/nota que se utilice habitualmente en estas situaciones.

5.7 Controlar que el importe facturado coincida con el monto incluido en la certificación de los Pasantes más

el porcentaje correspondiente a la Dependencia. Nota: en el caso que los Pasantes cobren en las instalaciones del Organismo, sólo controlar que el importe facturado coincida con el monto verificado en el punto 5.5, dado que este será el único monto que va a contener la Factura Oficial.

5.7.1 Enviar el Original de la Factura al sector que se encargue de remitirla al Organismo.

5.7.2 Enviar el Duplicado al Sector de Tesorería.

5.7.3 Dejar el triplicado en el expediente.

Nota: el Sector de Facturación deberá quedarse con una copia de la Factura para su archivo.

5.8 Enviar el expediente al Sector Contable a la espera del ingreso de los fondos, a los fines de efectuar su imputación.

5.9 Recibir la factura del Tutor Académico en el caso que el mismo cobre honorarios por sus tareas.


5.10 Controlar que el formato de la factura recibida coincida con la documentación presentada por el beneficiario respecto a su condición impositiva

5.11 Controlar que el importe de la factura del Tutor Académico coincida con la suma establecida en su

contrato de locación de servicios respectivo y con la certificación de sus tareas. 5.12 Dejar evidencia en el expediente de todos los controles realizados desde el punto 5.

6 Cobrar la Factura Oficial emitida y, según corresponda, efectuar los respectivos pagos.

6.1 Recibir los fondos en el Sector de Tesorería o verificar la inclusión de los mismos en el extracto bancario referido a la cuenta de la Dependencia según corresponda.

6.2 Controlar que la cantidad de los fondos percibidos por la cancelación de la Factura, coincida con el

importe establecido en al misma.

6.3 Imputar los fondos correspondientes al porcentaje para gastos ( administrativos y de tutoría académica ), a la cuenta abierta a tal fin en el sistema SIPEFCO.

6.4 Efectuar la liquidación del pago correspondiente al Tutor Académico.

6.5 Efectuar las retenciones impositivas que correspondan.

6.6 Controlar que la liquidación coincida con su correspondiente certificación, tanto en su importe como en su

nómina.

6.7 Realizar el pago por ventanilla o, en el caso de corresponder, la transferencia bancaria a la caja de ahorro del Tutor Académico.

Nota: en el caso que los Pasantes cobren en las instalaciones del Organismo, continuar desde el punto 7.

6.8 Imputar los fondos correspondientes al pago de las asignaciones estímulo, a la cuenta del Convenio abierta

en el sistema SIPEFCO.

6.9 Efectuar las liquidaciones de los pagos de las asignaciones estímulo.

6.10 Controlar que las liquidaciones coincidan con su correspondiente certificación, tanto en su importe como en su nómina.

6.11 Realizar los pagos por ventanilla o, en el caso de corresponder, las transferencias bancarias a las

respectivas cajas de ahorro de los Pasantes.

6.12 Dejar evidencia en el expediente de todos los controles realizados desde el punto 6.

7 Efectuar las tareas requeridas por la finalización del plazo del Acuerdo Individual o renuncia.

7.1 Solicitar al Pasante la emisión de su informe individual respecto a la experiencia obtenida. En caso de renuncia, solicitar además una nota firmada por el Pasante donde exprese su voluntad en este sentido.

7.2 Archivar el informe individual del Pasante, y en su caso la nota de renuncia, en su respectivo legajo.

7.3 Solicitar al Tutor Académico la emisión de su informe respecto a la evolución y aprendizaje del Pasante o

los Pasantes a su cargo.


7.4 Archivar el informe del Tutor Académico en su respectivo legajo.

7.5 Evaluar si, a los fines de optimizar el cumplimiento de los objetivos del Programa de Pasantías establecido en el Organismo, es conveniente renovar el Acuerdo Individual con el Pasante por un nuevo período ( siempre y cuando dicho Pasante no haya renunciado ).

7.5.1 En caso de considerarse conveniente la renovación del Acuerdo Individual, comenzar los procedimientos desde el punto 3.3.

7.6 Emitir, y entregar al estudiante, un certificado con la descripción de la pasantía realizada por el mismo,

sólo en los casos en que este lo solicite.

Nota: Se recuerda que lo más habitual respecto al plazo de duración del Convenio de Pasantías, como ya se dijo al comienzo del punto 1, es establecer su renovación automática, salvo expresión en contrario por parte de los firmantes.


ii) CONVENIOS DE ASISTENCIA TECNICA

La base para el diseño del Sistema Administrativo de este tipo de Convenios, se divide en los siguientes procedimientos generales y específicos, a saber: 1 Formalizar el Convenio con el Organismo Público o Privado. 2 Buscar y seleccionar profesionales, una vez recibida la aprobación del proyecto por parte del Organismo

Público o Privado.

3 Formalizar el Contrato Individual con cada Profesional. 4 Designar al Responsable Técnico y/o Coordinador y definir sus responsabilidades. 5 Certificar las tareas y, según corresponda, emitir la Factura Oficial. 6 Cobrar la Factura emitida y efectuar los respectivos pagos. 7 Efectuar las tareas requeridas por la finalización del Convenio.

A continuación se exponen los procedimientos específicos que involucran cada uno de ellos.

1 Formalizar el Convenio con el Organismo Público o Privado, o una modificación al mismo. Nota: En el caso que se trate de:

� la renovación o modificación de un Convenio Marco, � la modificación de un Convenio Específico (programas, desarrollos, estudios específicos, etc.), no realizado dentro

del ámbito de un Convenio Marco efectuado con anterioridad, � la realización y/o modificación de un Convenio Específico (programas, desarrollos, estudios específicos, etc.) que se

encuentre dentro del ámbito de un Convenio Marco realizado con anterioridad continuar desde el punto 1.3, siempre y cuando no haya cambiado el contenido de los documentos que fueran solicitados en el punto 1.1.

1.1 Solicitar los originales de la documentación que acredite:

� La personería jurídica del Organismo. � La identidad y capacidad de representación de la persona que firmará el Convenio ( Marco o

Específico ). 1.2 Verificar la autenticidad de la documentación recibida y dejar, entre los papeles, algún tipo de evidencia

que acredite la realización de este control.

1.3 Utilizar el modelo de Convenio ( Marco o Específico ) aprobado por UBA para hacerlo firmar por los representantes del Organismo. En el caso que la UBA no haya diseñado y aprobado algún modelo de Convenio, utilizar el modelo aprobado por la Dependencia.

Nota: Según sean las características del Organismo, antes de hacer firmar el Convenio se puede consultar previamente la opinión del Servicio Jurídico, a los fines que en caso de existir objeciones al mismo, el Organismo firme una sola vez dicho Convenio y este sea la versión definitiva.


1.4 Recibir el Convenio ( Marco o Específico ) firmado, o una modificación de este, y enviarlo junto con las fotocopias de los documentos presentados ( si los hubiere ) a Mesa de Entradas para que se inicie y caratule el expediente principal o un anexo del mismo. Dichas fotocopias deberán poseer el visto original y la firma de un funcionario de la Dependencia.

Nota: Cada vez que se presenten novedades respecto al Convenio, las mismas deberán agregarse al expediente original o, en su defecto, a un expediente anexo al cuerpo principal del mismo. Este último expediente deberá estar identificado por algún número que evidencie claramente la conexión entre uno y otro.

1.5 Solicitar al Servicio Jurídico su dictamen una vez formado el expediente.

1.5.1 Si el Servicio Jurídico formula objeciones que comprometan legalmente a la Dependencia, corregir el Convenio ( Marco o Específico ), o una modificación al mismo, y remitirlo al Organismo para que lo firme nuevamente. Luego volver al punto 1.5.





1.7 Remitir el expediente al Consejo Directivo para su tratamiento.

1.7.1 Si Consejo Directivo no aprueba el Convenio ( Marco o Específico ), o una modificación de este,analizar las razones, tratarlas con quien corresponda y una vez resueltas volver al punto 1.7.

1.7.2 Si Consejo Directivo aprueba el Convenio ( Marco o Específico ), o una modificación de este,comunicar este hecho al Organismo. ( Dada la demora excesiva que se verificó en la aprobación de los Convenios Marco o Específico por parte de Consejo Superior, consideramos conveniente que, a los fines de proteger el cumplimiento de los objetivos de la Dependencia, en el caso de los Convenios Específicos se podría comenzar con su ejecución a partir de la aprobación de Consejo Directivo y del Sr. Rector – ad ferendum de la resolución de Consejo Superior -. De todos modos, su copia y resolución de aprobación de Consejo Directivo, deberán enviarse indefectiblemente a Rectorado para su conocimiento y aprobación. En el caso de los Convenios Marco, tal vez por su propia naturaleza, puedan soportar los tiempos de aprobación de Consejo Superior para comenzar con su ejecución. )

Nota: El Convenio Marco deberá ser aprobado por Consejo Directivo ad-referéndum de Consejo Superior y, en principio, el Convenio Específico también.

1.8 Remitir a Consejo Superior, para su aprobación, las copias autenticadas del Convenio ( Marco o

Específico ), o su modificación, y la resolución de Consejo Directivo que lo apruebe.

1.8.1 Si Consejo Superior no aprueba el Convenio ( Marco o Específico), o una modificación de este,analizar las razones, tratarlas con quien corresponda y una vez resueltas volver al punto 1.8.

Nota: En el caso que Consejo Superior no apruebe el Convenio Específico, y el mismo fuese modificado, se deberá establecer a partir de qué momento son aplicables las modificaciones y sus posibles consecuencias legales, dado que el presente Convenio estaría en ejecución.

1.8.2 Si Consejo Superior aprueba el Convenio ( Marco o Específico ), o una modificación de este, comunicar este hecho al Organismo y comenzar con su ejecución.


1.9 Remitir a la Dependencia una copia de la resolución de Consejo Superior que apruebe el Convenio ( Marco o Específico ) y, una vez en la Dependencia, agregarla al expediente principal.

1.10 Crear un legajo por Organismo y/o Convenio, en el ámbito de la Secretaría que se encargue de la

coordinación de los Convenios, donde se archiven todas las copias de la documentación vinculada al mismo, utilizada en los procesos de aprobación, de seguimiento posterior y de finalización.

2 Buscar y seleccionar profesionales, una vez recibida la aprobación del proyecto por parte del Organismo Público o Privado.

2.1 Comenzar con la búsqueda de acuerdo al perfil definido por el Responsable Técnico o Comité creado al efecto.

2.1.1 Consultar la propia base de datos.

2.1.2 En lo posible, difundir la vacante a través de medios que garanticen una publicación masiva de la misma, por ejemplo: carteleras en los pasillos de mayor circulación, página web de la Dependencia, etc.

Nota: Es posible que en los casos donde el perfil requerido sea muy específico, no se realice el procedimiento del punto 2.1.2. Para estos casos, se debería cumplir que los profesionales idóneos para el trabajo sean pocos, estén claramente identificados y se los pueda poner en conocimiento fácilmente.

2.2 Archivar, en el legajo creado en el punto 1.10, la documentación que acredite la realización, en el caso de corresponder, de las actividades mencionadas en el punto 2.1.2. y todos los papeles de trabajo y demás documentos utilizados en los puntos anteriores.

3 Formalizar el Contrato Individual con cada Profesional.

3.1 Convocar a los Profesionales que integran el equipo que realizará el trabajo. 3.2 Armar un legajo por cada uno de ellos, el cual deberá contener por lo menos:

� Fotocopia del DNI o documento similar, � Copia de los documentos de inscripción en AFIP, � Antecedentes académicos y/o laborales ( CV ), � Copia del título profesional o documento que acredite su calidad de tal.

3.3 Efectuar los siguientes controles en el caso que los profesionales sean docentes de la Dependencia:

3.3.1 Corroborar que el docente no exceda el tope que se haya establecido, tanto en dedicación horaria como en honorarios a cobrar.

3.3.2 Constatar que el docente no se encuentre trabajando en más de un Convenio Específico en forma simultánea.

3.4 Archivar en el legajo creado en el punto 3.2, la documentación que acredite la realización de los controles mencionados en los puntos 3.3.1 y 3.3.2.

3.5 Usar el modelo que habitualmente utilice la Dependencia para los contratos de locación de servicios, con

las modificaciones que correspondan según sea el caso, y hacerlo firmar por el docente/profesional y el funcionario autorizado de la Dependencia.

Nota: en el caso de tener alguna duda respecto al encuadre jurídico del documento firmado, solicitar el asesoramiento del Servicio Jurídico.


3.6 Archivar en el legajo creado en el punto 3.2, la copia del contrato de locación de servicios perteneciente a la Dependencia.

4 Designar al Responsable Técnico y/o Coordinador y definir sus responsabilidades.

Nota: en el caso que el Responsable Técnico y/o Coordinador participe en las tareas del proyecto y además cobre honorarios por este trabajo en particular, se le deberá realizar un contrato de locación de servicios. ( Procedimiento definido desde el punto 3.1 hasta el punto 3.6 ).

4.1 Seleccionar un docente de la Dependencia que se ajuste a los requisitos que debe cumplir un Responsable

Técnico/Coordinador.

4.2 Armar un legajo por cada Responsable Técnico/Coordinador el cual deberá contener por lo menos:


4.3 Confeccionar un acuerdo de derechos y obligaciones con el Responsable Técnico/Coordinador, dejando

claro donde prestará sus servicios, firmado por el docente y el funcionario autorizado de la Dependencia.

4.4 Archivar las copias de los documentos utilizados en esta etapa en el legajo creado en el punto 4.2.

5 Certificar las tareas y, según corresponda, emitir la Factura Oficial.

5.1 Recibir la certificación de las tareas realizadas por los Profesionales.

5.2 Controlar contra la base de datos propia de la Dependencia, que todos los Profesionales incluidos en la certificación tienen sus Contratos Individuales vigentes. En el caso que la certificación contenga una lista demasiado extensa, se podrá realizar este control por muestras, las cuales deberán ser representativas con relación a la cantidad de Profesionales.

Nota: si el plazo del Contrato Individual de algún Profesional estuviese vencido, no continuar con los procedimientos respecto a este Profesional mientras el mismo no se presente a regularizar su situación.

5.3 Recibir la certificación de las tareas realizadas por el Responsable Técnico/Coordinador.


Convenio, y remitir nota al Sector de Facturación, adjuntando copia de las certificaciones con los montos a cobrar al Organismo, más el porcentaje para gastos correspondiente a la Dependencia de acuerdo a lo establecido en el Convenio, y el monto a pagar al Responsable Técnico/Coordinador.

5.5 Controlar, a través del Servicio Administrativo, que el importe resultante para la Dependencia coincida

con el porcentaje - acordado en el Convenio – respecto al total de los honorarios, u otros gastos, pagados en el mes que se está liquidando.

5.6 Emitir la Factura Oficial de la Dependencia, por lo menos por triplicado, con los montos a cobrar al

Organismo.

Nota: en el caso que la Dependencia haya optado por la posibilidad que le habilita la normativa vigente ( RG. AFIP Nº 1415/03 ) de no emitir Facturas Oficiales, emitir el documento/nota que se utilice habitualmente en estas situaciones.


5.7 Controlar que el importe facturado coincida con el monto incluido en la certificación de los Profesionales más el porcentaje correspondiente a la Dependencia.

5.7.1 Enviar el Original de la Factura al sector que se encargue de remitirla al Organismo.

5.7.2 Enviar el Duplicado al Sector de Tesorería.

5.7.3 Dejar el triplicado en el expediente.

Nota: el Sector de Facturación deberá quedarse con una copia de la Factura para su archivo.

5.8 Enviar el expediente al Sector Contable a la espera del ingreso de los fondos, a los fines de efectuar su imputación.

5.9 Recibir las facturas de los Profesionales, y del Responsable Técnico/Coordinador en el caso que este cobre

honorarios por sus tareas, y archivarlas en el expediente por el que tramitan las actuaciones.

5.10 Controlar que el formato de las facturas recibidas coincida con la documentación presentada por los beneficiarios respecto a su condición impositiva.

5.11 Controlar que el importe de las facturas de los Profesionales, y del Responsable Técnico/Coordinador en

el caso que este cobre honorarios por sus tareas, coincida con la suma establecida en los respectivos contratos de locación de servicios y con la certificación de sus tareas.

5.12 Dejar evidencia en el expediente de los controles realizados desde el punto 5.

6 Cobrar la Factura Oficial emitida y efectuar los respectivos pagos.

6.1 Recibir los fondos en el Sector de Tesorería o verificar la transferencia de los mismos a las cuentas bancarias de la Dependencia, según corresponda.

6.2 Controlar que la cantidad de los fondos percibidos por la cancelación de la Factura, coincida con el

importe establecido en la misma.

6.3 Imputar los fondos correspondientes al pago de los honorarios, a la cuenta del Convenio abierta en el sistema SIPEFCO.

6.4 Imputar los fondos correspondientes al porcentaje para gastos perteneciente a la Dependencia, a la cuenta

abierta a tal fin en el sistema SIPEFCO.

6.5 Imputar el porcentaje correspondiente al Fondo Especial para las Actividades Científicas y Tecnológicas, a la cuenta que corresponda.

6.6 Efectuar las liquidaciones de los pagos correspondientes a los Profesionales.

6.7 Efectuar la liquidación del pago correspondiente al Responsable Técnico/Coordinador. 6.8 Efectuar las retenciones impositivas que correspondan.

6.9 Remitir a Rectorado el importe correspondiente al Fondo Especial para Actividades Científicas y

Tecnológicas.

Nota: Por medio de la Res. ( CS ) Nº 264/02, emitida el 14/08/02, se suspendió la aplicación de las transferencias al Fondo Especial para las Actividades Científicas y Tecnológicas por parte de las unidades académicas, quedando en consecuencia un 20% para la Dependencia. En este orden de ideas, entendemos que la Dependencia debería remitir lo adeudado hasta la fecha de entrada en vigencia de la resolución mencionada.


6.10 Controlar que las liquidaciones coincidan con su correspondiente certificación, tanto en su importe como en su nómina.

6.11 Realizar el pago por ventanilla o, en el caso de corresponder, la transferencia bancaria a la caja de ahorro

del Responsable Técnico/Coordinador.

6.12 Realizar los pagos por ventanilla o, en el caso de corresponder, las transferencias bancarias a las respectivas cajas de ahorro de los Profesionales.


7 Efectuar las tareas requeridas por la finalización del Convenio.

7.1 Verificar el cumplimiento de todas las cláusulas del Convenio.

7.2 Entregar el producto final al Organismo. Nota: en el caso de servicios, las prestaciones se harán a medida que avanza la ejecución del Convenio. Asimismo, es posible que se envíe al Organismo, informes de avance respecto al estado de ejecución de las tareas comprometidas.

7.3 Archivar las copias de los informes emitidos, ya sean de avance o finales, en legajo creado en el punto

1.10.


iii) SERVICIOS A TERCEROS

La base para el diseño del Sistema Administrativo de este tipo de asistencia técnica, se divide en los siguientes procedimientos generales y específicos, a saber: 1 Formalizar la prestación de servicios a terceros. 2 Establecer una escala de honorarios para los docentes de la Cátedra o Departamento Académico.

3 Designar al Responsable del Servicio y definir sus responsabilidades 4 Certificar las tareas de los docentes 5 Facturar, cobrar al tercero por las prestaciones del Servicio y efectuar los respectivos pagos .A continuación se exponen los procedimientos específicos que involucran cada uno de ellos.

1 Formalizar la prestación de servicios a terceros. 1.1 Elaborar, por parte de la Cátedra o Departamento Académico, el proyecto de prestación de servicios a

terceros, con la denominación de cada prestación y su arancel correspondiente.

1.2 Recibir el proyecto, o una modificación de este, en la Secretaría que coordine estos Servicios, y enviarlo junto con las fotocopias de los documentos presentados ( si los hubiere ) a Mesa de Entradas para que se conforme y caratule el expediente principal o un anexo del mismo. Dichas fotocopias deberán poseer el visto original y la firma de un funcionario de la Dependencia.

Nota: Cada vez que se presenten novedades respecto al Servicio, las mismas deberán agregarse al expediente original o, en su defecto, a un expediente anexo al cuerpo principal del mismo. Este último expediente deberá estar identificado por algún número que evidencie claramente la conexión entre uno y otro.

1.3 Solicitar al Servicio Jurídico su dictamen una vez iniciado el expediente.

1.3.1 Si el Servicio Jurídico formula objeciones que comprometan legalmente a la Dependencia, enviar el proyecto, o una modificación al mismo, a la Secretaría, Cátedra o Departamento Académico para que lo trate y en su caso corrija. Luego volver al punto 1.3.





1.5 Remitir el expediente a Consejo Directivo para su tratamiento.

1.5.1 Si Consejo Directivo no aprueba el proyecto del Servicio, o una modificación de este, analizar las razones, tratarlas con quien corresponda y una vez resueltas volver al punto 1.5.

1.5.2 Si Consejo Directivo aprueba el proyecto del Servicio, o una modificación de este, comunicar este hecho a la Secretaría, Cátedra o Departamento Académico.


1.6 Comenzar con la actividades necesarias para habilitar la prestación del Servicio.

1.7 Remitir a Consejo Superior, para su conocimiento, las copias autenticadas del proyecto del Servicio, o su modificación, y la resolución de Consejo Directivo que lo apruebe.

1.8 Crear un legajo por cada Cátedra y/o Departamento Académico, en el ámbito de la Secretaría que se

encargue de la coordinación de los Servicios, donde se archiven todas las copias de la documentación vinculada a dicho Servicio, utilizada en los procesos de aprobación, de seguimiento posterior y de finalización.

2 Establecer una escala de honorarios para los docentes de la Cátedra o Departamento Académico.

2.1 Establecer una escala de honorarios para los docentes que participen en la prestación de los Servicios a terceros.

2.2 Controlar que la escala respete los máximos que se hayan establecido, tanto en sus montos como en el

tiempo dedicado a la tarea.

3 Designar al Responsable del Servicio y definir sus responsabilidades.

3.1 Seleccionar un docente de la Cátedra o Departamento Académico que se ajuste a los requisitos que debe cumplir un Responsable Técnico/Coordinador.

3.2 Armar un legajo por cada Responsable Técnico/Coordinador el cual deberá contener por lo menos:


3.3 Confeccionar una acuerdo de derechos y obligaciones con el Responsable Técnico/Coordinador, dejando

claro cuál será el Servicio que tendrá a su cargo, y hacerlo firmar por el docente y el funcionario autorizado de la Dependencia.

3.4 Archivar las copias de los documentos utilizados en esta etapa en el legajo creado en el punto 3.2.

4 Certificar las tareas de los docentes.

4.1 Recibir la certificación de las tareas realizadas por los docentes.

4.2 Controlar contra la base de datos de la Dependencia, que todos los docentes incluidos en la certificación revisten la calidad de tal. En el caso que la certificación contenga una lista demasiado extensa, se podrá realizar este control por muestras, las cuales deberán ser representativas con relación a la cantidad de docentes.

Nota: si algunas de las personas incluidas en la lista no revistiese la calidad de docente, no continuar con los procedimientos respecto a esta persona mientras la misma no se presente a regularizar su situación.


proyecto, adjuntando copia de las certificaciones de los docentes.

4.4 Recibir las facturas de los docentes.

4.5 Controlar que el formato de las facturas recibidas coincida con la documentación presentada por los beneficiarios respecto a su condición impositiva.


4.6 Controlar que el importe de las facturas de los docentes coincida con la suma establecida en las respectivas certificaciones y esté de acuerdo con la tabla de honorarios.


5 Facturar, cobrar al tercero por las prestaciones del Servicio y efectuar los respectivos pagos.

5.1 Emitir la Factura Oficial para cobrar la prestación del Servicio, según lo establecido en la tabla de aranceles aprobada por Consejo Directivo.

Nota: en el caso que la Dependencia haya optado por la posibilidad que le habilita la normativa vigente ( RG. AFIP Nº 1415/03 ) de no emitir Facturas Oficiales, emitir el documento/nota que se utilice habitualmente en estas situaciones. 5.2 Recibir los fondos en el Sector de Tesorería o verificar la transferencia de los mismos a las cuentas

bancarias de la Dependencia, según corresponda.

5.3 Controlar que la cantidad de los fondos percibidos por la prestación del Servicio, coincida con el importe establecido en la Factura Oficial o similar.

5.4 Imputar los fondos cobrados, a la cuenta del Servicio abierta en el sistema SIPEFCO.

5.5 Imputar los fondos correspondientes al porcentaje para gastos perteneciente a la Dependencia, a la cuenta

abierta a tal fin en el sistema SIPEFCO.

5.6 Imputar el porcentaje correspondiente al Fondo Especial para las Actividades Científicas y Tecnológicas a la cuenta que corresponda.

5.7 Efectuar las liquidaciones de los pagos correspondientes a los docentes.

5.8 Efectuar las retenciones impositivas que correspondan.

5.9 Remitir a Rectorado el importe correspondiente al Fondo Especial para Actividades Científicas y

Tecnológicas.

Nota: Por medio de la Res. ( CS ) Nº 264/02, emitida el 14/08/02, se suspendió la aplicación de las transferencias al Fondo Especial para las Actividades Científicas y Tecnológicas por parte de las unidades académicas, quedando en consecuencia un 20% para la Dependencia. En este orden de ideas, entendemos que la Dependencia debería remitir lo adeudado hasta la fecha de entrada en vigencia de la resolución mencionada.

5.10 Controlar que las liquidaciones coincidan con su correspondiente certificación, tanto en su importe como

en su nómina.

5.11 Realizar los pagos por ventanilla o, en el caso de corresponder, las transferencias bancarias a las respectivas cajas de ahorro de los docentes.



VI) OPINION DEL AUDITOR

La opinión del Auditor respecto si: � Los procedimientos administrativos implementados por las Dependencias de la UBA, resultaron adecuados

para asegurar la eficacia, eficiencia y economía de la gestión,

� Se cumplió con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes,

� Se resguardó debidamente los intereses y el Patrimonio de la UBA,

� El ambiente de control de las Dependencias es adecuado,

con relación a los Convenios de Pasantías y Asistencia Técnica, fue incluida en los informes emitidos por esta

AG-UBA , referidos a cada una de las Dependencias visitadas durante los años 2002-2003.


ANEXO I

INSTRUCTIVO SOBRE PROCEDIMIENTOS DE LAS

ACTIVIDADES DE CAMPO



INDICE

TEMA PAG.

1) Introducción................................................................................................................................... 35 2) Análisis por Sector......................................................................................................................... 36 3) Análisis por Unidad Operativa ( UO )

3.1. Convenios de Pasantías

- Información proveniente del Sector A ................................................................................ 37 ( Secretaría de Extensión, Pasantías y Asistencia Técnica, Posgrado, etc. o Dirección al efecto)

- Información proveniente del Sector B ................................................................................. 38 ( Secretaría de Administración o Dirección de Contabilidad, Finanzas, etc.) ( Sector relacionado: Tesorería )

3.2. Convenios de Asistencia Técnica

- Información proveniente del Sector A ................................................................................ 39

- Información proveniente del Sector B ................................................................................. 40

3.2.1 Servicios a terceros...................................................................................................... 41 4) Fin Trabajo de Campo ( Ultima nota de Auditoría )........................................................................ 41

INSTRUCTIVO

Sección: “Trabajo de campo” Anexo 1


ANEXO 1

INSTRUCTIVO

Sección: “Trabajo de campo”

1) INTRODUCCION

El enfoque propuesto en el Proyecto de auditoría referido a los Convenios de Pasantías y Asistencia Técnica ( este último incluye los Servicios a Terceros) vigentes en toda la Universidad de Buenos Aires se instrumenta “de arriba hacia abajo”; es decir, se comienza por los temas generales relacionados al ambiente de control y las actividades de control y, posteriormente, se tratan los temas de cada una de las Unidades Operativas. En tal sentido, se realiza una primer división entre A) Análisis por Sector y B) Análisis por Unidad Operativa ( UO ):

A) Se evalúa el ambiente de control y las actividades orientadas a mantener un sistema de control interno efectivo.

B) Se divide en Convenios de Pasantías por un lado y Convenios de Asistencia Técnica y Servicios a

terceros por el otro; luego se definen las Unidades Operativas. A su vez, se distingue de qué Sectores proviene la información/documentación relacionada a los procedimientos de auditoría.

En las páginas siguientes se presenta el desarrollo analítico del enfoque propuesto.

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* Antes de comenzar con el análisis de la Dependencia, se deberá efectuar una lectura del último informe emitido con relación al tema Convenios vinculados a dicha Dependencia. Luego, sobre la base del mencionado informe, la experiencia obtenida y las novedades conocidas, programar los procedimientos de auditoría e identificar los factores de riesgo potenciales.

2) ANALISIS POR SECTOR Sector A: Secretaría de Extensión, Pasantías y Asistencia Técnica, Posgrado, etc., o Dirección al efecto.

Sector B: Secretaría de Administración o Dirección de Contabilidad, Finanzas, etc.

Sector relacionado: Tesorería

� Efectuar una reunión, por separado, con cada uno de los responsables de los Sectores mencionados, con los cuales se tendrá un trato directo durante el transcurso de la auditoría.

� Identificar los canales de comunicación entre ambos. Evaluar el sistema de información.

Evaluar Ambiente de Control

� Reclamo de proveed ores � Diferencias o desvíos

Investigar que acción se tomó, por parte de la Dependencia, en cada caso. � Manual de Normas y Procedimientos � Manual de Funciones. Cómo se distribuyen � Todas las Resoluciones de D, CD, R y CS relacionadas con

el sistema de administración de Convenios. � Organigrama. � Misión. Funciones. Objetivos. � Antigüedad en los cargos. Rotación

Preguntar sobre su existencia y grado de implementación. Evaluar su razonabilidad. Observar si el nivel de competencia profesional se ajusta a sus responsabilidades � Cualidades profesionales y personales

de los Responsables Técnicos, Tutores y agentes que participen en la administración de los Convenios. Cómo se eligen para realizar sus funciones

Analizar la predisposición de los funcionarios frente al correcto funcionamiento de los controles.

Evaluar Actividades de Control

� Manual de Cuentas. Investigar y analizar cómo se registran los movimientos de los ingresos-egresos de los Convenios y qué cuentas utilizan para ello.. Evaluar su clasificación. Observar los momentos de registración. Resoluciones de aprobación del CD o D � Documentación. Registros Varios

Observar facturas, recibos, doc. Presentada por los proveedores respecto a su situación frente a los impuestos. Legajos de pasantes, tutores, responsables técnicos, seguimiento de Proyecto-Convenio. � Circuitos Administrativos. Particularmente, proceso para el

cobro de facturas y para el pago a los proveedores.

Analizar los controles existentes, especialmente los previos al pago de proveedores y a la emisión de recibos de la Dependencia. Verificación de los ingresos pendientes de cobro. Evaluar los niveles de supervisión y el cumplimiento de normas internas en caso de corresponder. • En general, para todas las actividades de control

Evaluar la capacidad de dichas actividades para prevenir, detectar y corregir los desvíos potenciales.

De acuerdo al relevamiento efectuado y a las evidencias obtenidas, evaluar la influencia que ejercen los factores de riesgo detectados, sobre los objetivos de la Dependencia.

En caso de estimarse necesario, redefinir el alcance, la oportunidad y la naturaleza de los procedimientos.

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3) ANALISIS POR UNIDAD OPERATIVA ( UO )

3.1. CONVENIOS DE PASANTIAS Información proveniente del Sector A: Secretaría de Extensión, Pasantías y Asistencia Técnica, Posgrado, etc. o Dirección al efecto.

UO1: Pasantes UO2: Tutores ( Académicos y del Organismo )

UO3: Organismos Públicos o Privados

� Pedir listados de Pasantes y Tutores relacionados a los expedientes de la muestra. � Obtener integridad de la información vinculada a Pasantes y Tutores.

Con respecto al Convenio en general, verificar que:

� El Convenio Específico no supere al Convenio Marco. � Se encuentre aprobado por Consejo Directivo. � Sea ratificado por el Consejo Superior. � El plazo de extensión no exceda al normado. � El resto del Convenio contenga las cláusulas mínimas de acuerdo a la normativa vigente. � En caso de efectuarse con Organismos Públicos, el monto de la asignación estímulo y el

porcentaje para gastos no exceda al normado. � Se cumpla con los Reglamentos Internos o similares.

Seleccionar muestra de Pasantes Seleccionar todos los Tutores

Para cada una de las UO, verificar:

UO1: Pasantes � Contrato o Convenio Individual � Certificación de trabajo � Fichas Personales � CV � Informe del Pasante � Observar altas y bajas � Método de selección

UO2: Tutores � Informes dentro de los 30 días

posteriores a la finalización de cada pasantía

� Designación como docente � Designación como tutor � Contrato individual � Método de selección

UO3: Organismos Públicos o Privados � Cobertura de seguro y asistencia de urgencia � Certificaciones del trabajo realizado por los

pasantes � Cómo se instrumenta el pedido de los

pasantes por parte de los organismos

En todos los casos se deberá controlar el orden cronológico de la documentación vinculada.

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Información proveniente del Sector B: Secretaría de Administración o Dirección de Contabilidad, Finanzas, etc. Sector relacionado: Tesorería UO1: Pasantes UO2: Tutores ( Académicos y

del Organismo ) UO3: Organismos Públicos o Privados

� Pedir ejecución presupuestaria ( preventivo, compromiso, devengado y pagado ) por Nº de expediente.

� Observar cómo se crea el crédito en la cuenta de SIPEFCO vinculada al Convenio. � Pedir listados de recibos por Nº de expediente o similar. ( Preguntar, por nota, cuál es el

concepto bajo el cual se registran los ingresos del Convenio en el SIPEFCO ). � En caso de corresponder, verificar la emisión de la factura por parte de la Dependencia. � Verificar el cumplimiento de los controles previos y posteriores al proceso de ingresos-

egresos. � Obtener la integridad de la información vinculada a ingresos-egresos del Convenio y verificar

que los mismos se realicen de acuerdo a lo estipulado con el Organismo.

Según muestra de Pasantes y la totalidad de los Tutores

Subsistema Egresos

UO1: Pasantes UO2: Tutores Constatar las liquidaciones emitidas por pago de pasantías o de honorarios con:

� Libro Bancos Por nº de cheque � Extracto Bancario � Parte diario

Por nº de cheque o liquidación

� En caso de corresponder, retenciones impositivas. � Certificaciones del trabajo realizado por los pasantes o factura presentada por el

Tutor. − En particular, verificar que las certificaciones y las facturas

hallan sido confeccionadas correctamente, tanto en su forma como en su contenido.

Subsistema Ingresos UO3: Organismos Públicos o Privados Verificar el ingreso de fondos con: � Si corresponde, Factura Oficial

Constatar que los datos estén completos y sean correctos.

� Recibo Oficial

Analizar la leyenda que se ingresa en el recibo y verificar que se mantenga un criterio uniforme ante un mismo concepto de cobro. Verificar que el porcentaje destinado a gastos administrativos y de tutoría esté de acuerdo a lo estipulado en el Convenio.

� Parte diario � Libro Bancos � Boleta de depósito � Extracto bancario

Controlar cronología de los documentos

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3.2. CONVENIOS DE ASISTENCIA TÉCNICA Información proveniente del Sector A: Secretaría de Extensión, Pasantías y Asistencia Técnica, Posgrado, etc. o Dirección al efecto.

UO1: Profesionales UO2: Responsables Técnicos y/o Coordinadores.


� Pedir listados de Profesionales y Responsables Técnicos y/o Coordinadores relacionados a los expedientes de la muestra.

� Obtener la integridad de la información vinculada a los intervinientes de Convenio.

Con respecto al Convenio en general, verificar que:

� El Convenio Específico no supere al Convenio Marco. � Se encuentre aprobado por Consejo Directivo y por Consejo Superior. � En caso de ser un Convenio Específico, el plazo de extensión no exceda al normado. � Las cláusulas del resto del Convenio esté de acuerdo a la normativa vigente. � Se cumpla con los Reglamentos Internos o similares.

Seleccionar muestra de Profesionales Seleccionar todos los Responsables Técnicos y/o Coordinadores.

Para cada una de las UO, verificar:

UO1: Profesionales

� Contrato Individual � Certificación de trabajo � CV � Informes de avance y final � Método de selección

UO2: Responsables Técnicos y/o Coordinadores

� Informes de avance y final � Designación como docente � Designación como Responsable

Técnico y/o Coordinador � Contrato individual � Método de selección


� Certificaciones del trabajo realizado por los intervinientes del Convenio


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Información proveniente del Sector B: Secretaría de Administración o Dirección de Contabilidad, Finanzas, etc. Sector relacionado: Tesorería UO1: Profesionales UO2: Responsables Técnicos y/o

Coordinadores UO3: Organismos Públicos o Privados

� Pedir ejecución presupuestaria ( preventivo, compromiso, devengado y pagado ) por Nº de expediente.

� Observar cómo se crea el crédito en la cuenta de SIPEFCO vinculada al Convenio. � Pedir listados de recibos por Nº de expediente o similar. ( Preguntar, por nota, cuál es el

concepto bajo el cual se registran los ingresos del Convenio en el SIPEFCO ). � En caso de corresponder, verificar la emisión de la factura por parte de la Dependencia. � Verificar el cumplimiento de los controles previos y posteriores al proceso de ingresos-

egresos. � Obtener la integridad de la información vinculada a ingresos-egresos del Convenio y

verificar que los mismos se realicen de acuerdo a lo estipulado con el Organismo.

Según muestra de Profesionales y la totalidad de los Responsables Técnicos y/o Coordinadores

Subsistema Egresos

UO1: Profesionales UO2: Responsables Técnicos y /o

Coordinadores

Constatar las liquidaciones emitidas por pago de honorarios con:

� Libro Bancos Por nº de cheque � Extracto Bancario � Parte diario

Por nº de cheque o liquidación

� En caso de corresponder, retenciones impositivas. � Certificaciones del trabajo y facturas correspondientes a los intervinientes del

Convenio. − En particular, verificar que las certificaciones y las facturas

hallan sido confeccionadas correctamente, tanto en su forma como en su contenido.

Verificar que se haya remitido a la Universidad el 10% de los fondos ingresados por la ejecución del Convenio.

Subsistema Ingresos


Verificar el ingreso de fondos con: � Si corresponde, Factura Oficial

Constatar que los datos estén completos y sean correctos.

� Recibo Oficial

Analizar la leyenda que se ingresa en el recibo y verificar que se mantenga un criterio uniforme ante un mismo concepto de cobro. Verificar que la distribución contable de los fondos esté de acuerdo a la normativa vigente: 80% para los gastos del Convenio, 10% para la Dependencia y 10% para la Universidad.

� Parte diario � Libro Bancos � Boleta de depósito � Extracto bancario


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3.2.1. SERVICIOS A TERCEROS

El tratamiento administrativo-contable es similar que para los Convenios de Asistencia Técnica. Respecto a la coordinación operativa, se presentan las siguientes diferencias en los Servicios a Terceros:

� En general, no se realizan Convenios, sino que se establece un módulo para los distintos aranceles que se cobran, de acuerdo cual fuere el servicio prestado. Estos aranceles deben ser aprobados por el Consejo Directivo.

� En la mayoría de los casos, quienes solicitan este tipo de prestaciones son personas particulares en vez de Organismos.

� Casi todos los profesionales que intervienen son docentes de la Dependencia respectiva. � Los Convenios implican la iniciación de un emprendimiento, con un objetivo concreto y

limitado en el tiempo, en cambio los Servicios a Terceros son simples mediciones o análisis y perdurarán en el tiempo hasta que la Dependencia decida no continuar con la prestación de los mismos.

� En general, el tiempo que demanda al docente realizar la prestación bajo la modalidad Servicios a Terceros es significativamente menor que en los Convenios. Puede llegar a ser de solamente un día.

( Algunos ejemplos de Facultades que realizan Servicios a Terceros son: Farmacia y Bioquímica, Agronomía y Veterinarias.)

Por lo tanto, y teniendo en cuenta las diferencias mencionadas, el enfoque general de los procedimientos de auditoría a realizar sobre los Servicios a Terceros, será el mismo que para los Convenios de Asistencia Técnica.

4) FIN TRABAJO DE CAMPO ( Ultima nota de Auditoría )

Al finalizar el trabajo de campo se deberá entregar, por nota, todos los muebles y útiles puestos a disposición de la Auditoría General UBA, como así también toda la documentación original entregada oportunamente por la Dependencia. En la mencionada nota se dejará claramente expresado que todo lo devuelto, ya sea documentación o muebles y útiles, responde a su totalidad, no quedando en poder de esta Auditoría General UBA algún elemento al respecto.

Si se considera adecuado, se deberá tener una última reunión con cada uno de los responsables de los sectores auditados, donde se les comentará, de forma breve y en general, las principales observaciones incluidas en el informe. Sería aconsejable escuchar atentamente el descargo preliminar que efectúe el auditado.


ANEXO 2

PRACTICAS DE AUDITORIA


PRACTICAS DE AUDITORIA Anexo 2


ANEXO 2

PRACTICAS DE AUDITORIA

A continuación se exponen las prácticas de auditoría a desarrollar y los procedimientos particulares que comprenden cada una de ellas.

Cotejo de documentación con los registros de contabilidad. Verificar que: • Los egresos por prestaciones de servicios y gastos, en caso de corresponder, se realicen de acuerdo con lo

estipulado en el contrato respectivo, estén certificados por el responsable, se hallen liquidados y pagados en tiempo y forma y se encuentren respaldados por la documentación respectiva, registrados en el Sistema SIPEFCO, en el Libro Banco y debitados en los extractos respectivos.

• Los ingresos por convenios hayan efectivamente ingresado a la Tesorería, se encuentren debidamente respaldados por recibos emitidos por dicho sector y estén registrados contablemente en tiempo y forma

• Los fondos percibidos por la ejecución de Convenios de Asistencia Técnica y Servicios a Terceros fueron depositados dentro de las 48 horas de recibidos los mismos.

• En caso de corresponder, la Dependencia haya emitido la factura correspondiente.

Revisión de la correlación entre registros y entre éstos y la correspondiente documentación respaldatoria. • Analizar si se respeta la correlatividad de los documentos vinculados a los expedientes seleccionados en la

muestra.

Obtención de confirmaciones directas de terceros. • En caso de no conseguir que la Dependencia provea la documentación solicitada de manera oportuna, se

puede aplicar como procedimiento alternativo una circularización a las contrapartes de los Convenios.

Comprobaciones matemáticas. Controlar que:

• Los honorarios que perciba el personal docente no superen al equivalente de tres veces la remuneración y adicionales que correspondan a su categoría con dedicación exclusiva por mes.

• La distribución de los fondos percibidos por la ejecución del Convenio esté de acuerdo a los porcentajes establecidos en la normativa vigente.

PRACTICAS DE AUDITORIA Anexo 2


Revisiones conceptuales Constatar que:

• El plazo de extensión de las pasantías, la actividad semanal y la jornada diaria, no superen los límites legales establecidos.

• En el caso de Convenios celebrados con Organismos Públicos Nacionales, el monto de la asignación estímulo y el porcentaje percibido para atender los gastos de preselección, contralor y administración de los pasantes que ingresen al sistema, estén acorde a lo establecido en la normativa vigente.

Comprobación de la información relacionada

Confirmar que:

• Se efectúen las correspondientes designaciones, y sus respectivos contratos, con los responsables técnicos y/o tutores académicos.

• Se hayan emitido los informes referentes a la actuación de cada pasante, dentro de los 30 días posteriores a la finalización de cada pasantía.

• Los tutores se encuentren designados como docentes a través de la respectiva resolución.

• Existan las coberturas de seguro y asistencia de urgencia correspondientes a los pasantes.

• Se hayan designado responsables técnicos por cada Convenio y que los mismos revistan la calidad de docentes.

• El arancelamiento de los Servicios a Terceros establecido mediante un sistema de módulos de trabajo esté aprobado por el Consejo Directivo.

Examen de documentos importantes Verificar que:

• Los Convenios suscriptos con los terceros se adecuen a la normativa vigente.

• Los requisitos de los Convenios Específicos estén de acuerdo con los estipulados en el Convenio Marco respectivo.

• Los Convenios se encuentren aprobados por el Consejo Directivo y luego ratificados por el Consejo Superior.

• Los estudios, investigaciones, desarrollos o tareas de transferencia de conocimientos tecnológicos requeridos por el tercero y tramitados por Convenios Específicos, no supere el plazo de 2 años.

• Se cumplan las cláusulas del Convenio Marco y Específico.

Obtención de una confirmación escrita de la Dirección de la Dependencia respecto de las explicaciones e informaciones suministradas. • Cuando se nos manifieste sobre la existencia de situaciones ambiguas o documentación poco clara y

consideremos que esto podría influir en el resultado de la auditoría, como procedimiento alternativo se puede enviar una nota a la Dirección de la Dependencia solicitando se aclare por escrito ciertos temas específicos.

informe 292 - convenios memoria 2002 - 2003 - uba.ar · 14 económicas 290 17/11/03 22/12/03...

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