informaciÓn sobre el sgc: organizaciÓn y ......informacion documentada. es la información...

INSTITUTOS

DIOCESANOS

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Código: FP- PS03

Nº. de revisión: 3/15

Fecha última revisión: 11/12/2018

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C.P.E.S. Sta. Isabel de Hungría C.P.E.S. Santa Catalina

C.P.E.S. Ntra. Sra. del Pilar

Diócesis de Canarias. Delegación de Enseñanza. Institutos Diocesanos. Centros Concertados de ESO y BACHILLERATO

El Sistema de Calidad del los centros es conforme con los requisitos de la norma UNE-EN ISO 9001:2015 para el alcance de los procesos educativos de enseñanza .reglada en los niveles de ESO y Bachillerato (Certificados números 059/5 para SIH; 416/10 para SC; 417/10 para NSP). Certificación de que los centros han sido evaluados acorde al Modelo Creative Classroom Research (CCR) y cumple con los requisitos de acceso a la Certificación Básica de su Programa de Innovación Educativa y Aplicación de Tecnología (Certificados nº. CCR-005/17 para SIH; CCR-006/17 para SC y CCR-007/17 para NSP).

Red de Institutos Diocesanos. Avd. de Escaleritas, 51b; 35011 Las Palmas de G.C.; Teléfono 928. 209.433; Fax: 928.256.223 ; e-mail: [email protected];

WWW.INSTITUTOSDIOCESANOS.ES; CIF R-3500001-G

OBJETO:

INFORMACIÓN SOBRE EL SGC: Mantener al personal correctamente informado acerca de los asuntos y decisiones relacionadas con los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

ORGANIZACIÓN Y CONTEXTO: Seguimiento y revisión de la

información sobre los factores internos y externos. COMUNICACIÓN INTERNA. INFORMACION DOCUMENTADA. Es la información requerida para

controlar y salvaguardar algo de una organización, es decir, documentos del sistema, documentos de origen externo, registros, evidencias, videos, PPT. Pueden encontrarse en cualquier formato, soporte y proceder de fuente interna o externa.

DOCUMENTACIÓN. Establecer las directrices básicas aplicadas para el

control de los documentos, elaboración, revisión y aprobación, identificación y codificación, distribución y modificación de los documentos. Control de los registros: Identificación, archivo, recuperación y tiempo de retención de los registros de calidad.

SUBPROCESOS:

Documentación: Elaboración, control, distribución, control de los registros. Seguridad informática. Gestión de plataforma, web, Blog de los II.DD. Gestión del correo. Publicaciones. Claustros informativos. Circulares informativas. Documentación en la nube.

PARTES INTERESADAS DEL PROCESO:

Titularidad, Consejo de Dirección, Consejo de Calidad, Personal del Centro.

AMBITO DE APLICACIÓN:

Todas las etapas del centro (Secundaria y Bachillerato).

ENTRADAS SALIDAS

Información a transmitir

Información transmitida. Personal informado.

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FUNCIONES IMPLICADAS.

Todos los procesos del SGC

REQUISITOS PA-RA LA EJECU-CIÓN DEL PROCE-SO.

DOCUMENTACIÓN.

ELABORACIÓN: Todos los documentos del Sistema de Gestión del Centro deben estar debidamente IDENTIFICADOS. Los criterios de identificación seguidos por cada uno de los centros integrantes de la Red de Institutos Diocesanos son los siguientes

Logotipo o identificación (Cf, modelo de plantilla). Identificación y Codificación (si corresponde) del documento.

MANUAL DE CALIDAD: Título, código (MAC) y nº de revisión

del Índice FICHAS DE PROCESO: Título, código (FP-PE-nn; FP-PS-nn; FP-

PC-nn, siendo nn un número natural correlativo) y nº de revisión.

PROCEDIMIENTOS: Título, código (P-PE-nn; P-PS-nn; P-PC-nn, siendo nn un número natural correlativo) y nº de revisión

DOCUMENTOS TÉCNICOS NECESARIOS PARA LA PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN O CONTROL DE LOS PROCESOS TÉCNICOS Y DE GESTIÓN: Título, código (si procede), y estado de revisión.

DOCUMENTACIÓN EXTERNA: Identificación propia del documento.

Los criterios de identificación deben aparecer en todas las hojas de los

documentos del sistema de calidad.

Se considera necesaria y obligatoria la revisión y aprobación de un documento antes de su difusión y entrada en vigor, eximiéndose su aplicación antes de la fecha de aprobación del mismo.

La aprobación de los documentos del centro se puede evidenciar mediante:

- sello del centro, - firma de la persona responsable, - Para el caso de aquellos documentos que son aprobados

por un órgano colegiado, a través de acta del grupo debidamente sellada.

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y para documentos en soporte informático;

- firma digital o escaneada - en el momento en el que el responsable de su aprobación

protege contra escritura el documento, éste quedará formalmente aprobado.

Cualquier copia de todo documento en formato papel se considera

COPIA NO CONTROLADA, por lo que no estará sujeta al control documental definido en este procedimiento, salvo que esté debidamente sellada.

Todas las modificaciones que se producen en la documentación siguen

un proceso de elaboración, revisión, aprobación y distribución que coincide con el proceso realizado para el documento original.

Cuando se modifica un documento ya existente, el nuevo tomará el

mismo título y código del anterior, y el contador de “Revisión” del documento (en su caso) ascenderá al número natural siguiente. De esta forma, la modificación de un documento queda identificada por el cambio del “número de revisión” y/o por su fecha de aprobación.

El Manual de calidad, los procedimientos y aquellos documentos que

por su extensión lo permiten mantienen un histórico de modificaciones en el propio documento donde se recoge brevemente el motivo de las distintas revisiones que se llevan a cabo.

DISTRIBUCIÓN. Los documentos aprobados son publicados en la nube /

web de los II.DD. El coordinador del calidad será el responsable de la actualización permanente del espacio asignado. En ella sólo se mantendrá la documentación actualizada. Los documentos se encontrarán a disposición del personal para su consulta, pero estarán protegidos contra escritura de modo que la integridad de los documentos esté asegurada. Por lo tanto, sólo los documentos que se encuentren en el espacio reservado en la nube a partir del 01 de septiembre de 2017 son los vigentes, tengan o no cumplimentado el casillero de la firma.

Todos los documentos de calidad son propiedad de los Institutos

Diocesanos quedando totalmente prohibida su reproducción y/o distribución no autorizada.

CONTROL DE LOS REGISTROS. Los Formatos de los Registros de

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Calidad están identificados por su título -que es único- . Su formato está especificado -y queda controlado documentalmente- en la revisión en vigor del documento del Sistema de Calidad que lo contiene y define.

Todos los registros de calidad tienen una serie de campos que les son

comunes, independientemente de la finalidad de su cumplimentación:

* Título del registro (identificación).

* Código (identificación - si procediese).

* Fecha de cumplimentación del registro (Fecha de realización de la actividad, de revisión o de aprobación).

* Firma de la autoridad con responsabilidad para cumplimentarlo, revisarlo o aprobarlo. La firma valida el contenido del registro.

Es imprescindible cumplimentar los registros de calidad en su totalidad,

indicando en los campos donde no proceda hacer alguna anotación N/A (NO APLICA) u otro signo parecido, evitando dejar campos en blanco.

El Formato de los Registros de Calidad que se generan en el Sistema

está definido explícitamente en los procedimientos en los que surge su necesidad.

Esta definición explícita incluye la presentación del formato del registro

en anexos del documento, por lo que la elaboración de los formatos corresponde a las personas con la responsabilidad de elaborar dichos documentos.

De esta manera, los procedimientos y manual no sólo determinan las

responsabilidades y describen las actividades que se realizan, sino que fijan claramente los registros que deben generarse tras la aplicación del método que éstos definen.

En determinados casos se consideran Registros de Calidad informes que

deben ser preparados por algunas funciones de la empresa para realizar un determinado proceso (por ejemplo, un Informe de Auditoría Interna o el Informe de Revisión del Sistema). Estos informes no tienen un formato pre-establecido, sino que se redactan en el formato habitual de trabajo empleado por cada uno de los centros.

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SEGURIDAD INFORMÁTICA.

La red informática de cada uno de las sedes de los Institutos Diocesanos cuenta con las herramientas técnicas necesarias para ser consideradas como una red segura. La red se encuentra monitorizada y es auditada una vez al año. La seguridad de la red se encuentra contratada con Integra.

Con la implantación de lpad en la modalidad 1:1 la seguridad se ha

reforzado con nuevos dispositivos de control a cargo de Banana Computer (MOBILE DEVICE MANAGEMENT –MDM-).

El personal del centro ha sido informado sobre la monitorización de la

red, el uso educativo de la misma, la necesidad de usar usuario y contraseña y tener correctamente archivado los datos y archivos que ha creado para la mejora de su desempeño profesional y el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos. Asimismo, se ha informado sobre la necesidad de encriptar los pendrive.

GESTIÓN PLATAFORMA, WEB, BLOG DE LOS II.DD.

El objetivo del curso 2016/2017 es la definición de la identidad digital de los Institutos Diocesanos. Las webs, blogs, plataforma y la presencia en distintas redes sociales son la clave para la definición de su identidad. En los inicios se cuenta con la liberación parcial de un docente para implementar el proyecto y los coordinadores de nuevas tecnologías para dinamizar las webs y blogs hasta que el personal del centro adquiera las destrezas necesarias.

GESTIÓN DEL CORREO. CORREO POSTAL: La oficial administrativa es responsable de la gestión

del correo ordinario del centro. Tras su llegada y apertura procederá a remitir a la Secretaría del Centro de toda la documentación promocional o publicitaria (correo no oficial) para su distribución entre los departamentos y a dar Registro de Entrada a toda la documentación oficial. Antes de archivarla procederá a escanearla y remitírsela a la directora o director del centro. Ésta o éste tras su lectura la remitirá a las personas a las que les pudiera interesar si fuera el caso.

CORREOS ELECTRÓNICOS INSTITUCIONALES. El titular de la cuenta

será el responsable de su gestión. Si considera que el correo con sus archivos

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correspondiente debe ser considerado documentación oficial del centro lo reenviará a la oficial administrativa para su archivo. Si considera, por el contrario, que no es documentación oficial procederá a su lectura. En ambos casos, si fuera el caso, se lo reenviaría a las personas a las que les pudiera interesar

DOCUMENTACIÓN AL EXTERIOR: Toda la documentación que salga de

los centros, tanto por correo ordinario como por correo electrónico, ha de acompañarse con un oficio de remisión, ha de remitirse en el formato institucional aprobado por el Consejo de Dirección, con registro de salida, con la firma correspondiente y con el VºBº del director o directora del centro.

PUBLICACIONES.

Ordinarias: Boletín informativo a las familias y Anuario Escolar. Carácter: Anual.

Extraordinarias: Revistas, imágenes, montajes o libros, en formato

papel o digital, donde se recojan las buenas prácticas y las experiencias promovidas desde las sedes de los Institutos Diocesanos.

CLAUSTROS INFORMATIVOS. Al menos al inicio de curso, al finalizar cada evaluación, tras las

sesiones de Auditoría Interna y Externa y al final de curso se celebrará un claustro donde se informará a los docentes de aquellos que los compete en el ámbito organizativo, pedagógico,…; se difundirá la Programación General para que se pueda valorar y hacer aportaciones; se dará a conocer las concreciones de planes y proyectos a ejecutar en el centro acorde con la Memoria del curso anterior y de los Planes Estratégicos en vigor,…

CIRCULARES INFORMATIVAS La gerencia de los II.DD. elaborará al menos una circular mensual que

se que contendrá información relevante para los docentes e irá concretando la planificación anual de las actividades no lectivas de periodicidad no fija. Se difundirá por la mensajería de plataforma.

Los equipos directivos pueden completar o concretar los contenidos de

las circulares informativas de la gerencia utilizando el sistema de circulares o la plataforma (Mensajes, “hoy es noticia”, circulares,…)

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DOCUMENTACIÓN EN LA NUBE (ídem web). A finales del curso 2016/2017 habrá un espacio reservado en la nube

Institucional de los Institutos Diocesanos donde cualquier trabajador podrá acceder para consulta a toda la documentación actualizada del Sistema de Gestión de Calidad y a la documentación institucional de los centros.

INDICADORES DEL PROCESO:

SUBPROCESO CÓDIGO INDICADOR INSTRUMENTO DE MEDIDA

NIVEL CONFORME

FRECUENCIA Y MOMENTO DE MEDIDA

ANALISTA

FP-P.S. 03 01 Cumplimiento del nº. anual de circulares informativas (10)

Circulares

100% Anual C. Direc.

FP-P.S. 03 02 Grado de satisfacción con la nube (Icloud)

Actas 90%

Anual C. TIC

FP-P.S. 03 03 Grado de satisfacción con las Gestión de la Información

Bloque Comu nicación encuesta de clima laboral

80%

Anual

C. Direc.

ANEXOS DEL PROCESO:

PS 00.01: Detección de riesgos y oportunidades, planes para afrontarlos y valoración de los mismos. Memoria (ADMINISTRACIÓN)

PS 00.02: Detección de riesgos y oportunidades, planes para afrontarlos y valoración de los mismos. Memoria (SGC)

PS 03.01: Modelo informe auditoría (SGD) – nueva versión 2018-

Nota: Se remite al Proyecto de Identidad Digital 2016

CONTROL DE MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO.

Revisión Fecha Descripción modificación

01 09/05/2017

Eliminación tabla de riesgos, oportunidades, planes y revisión del mismo creando anexo “PC Anexo 00”.. Dentro del apartado de requisitos para la ejecución del proceso se ha

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añadido la encriptación de los pendrive (“Seguridad Informática”). Dentro de apartado de “Circulares informativas” se ha abierto la posibilidad a que los equipos directivos hagan lo propio.

Indicadores: Se añade un nuevo indicador de satisfacción.

02 19/09/2017 Se modifica el cuadro “Anexos del proceso” eliminando el “Proyecto de Identidad Digital” y remitiendo a él en una nota y desdoblando la memoria (ADM – GCC).

03 11/12/2018 Modificación Informe Auditoría SD

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Jefe Estudios SIH Equipo Directivo y Gerente Consejo de Dirección

FECHA: 03/05/2016 FECHA: 07/06/2016 - 16/01/2017 Fecha: 18/04/2017

Diligencia de aprobación de la documentación de calidad.

Gerente Institutos Diocesanos Las Palmas

Directores y Directoras Pedagógicas

Coordinadores y coordinadoras de calidad

Fdo: D. José Antonio Sánchez Jiménez Fdo.: Dª. Lidia E. Pulido Sánchez. Fdo.: Dª. Mª. Luisa Rodríguez Mesa. Fdo.: Dª. Yasmina Hernández Alonso.

Fdo.: D. José Rodríguez de la Serna. Fdo.: Dª. Elena Rodríguez Paz. Fdo.: Dª. Yasmina Hernández Alonso.

informaciÓn sobre el sgc: organizaciÓn y ......informacion documentada. es la información...

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