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División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización de Servicios Económicos

Contraloría General de la República

T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected]

http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

IINNFFOORRMMEE NNRROO.. DDFFOOEE--EECC--IIFF--0055--22001155

1166 DDEE EENNEERROO,, 22001155

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EECCOONNÓÓMMIICCOO 22001133

22001155





CCOONNTTEENNIIDDOO Página Nro.

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ...........................................................................................................................................1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ........................................................................................................................................1

NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ..................................................................................................................2

LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ..................................................................................2

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA .................................................................................................................2

METODOLOGÍA APLICADA ............................................................................................................................................3

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ............................................................................4

2. RESULTADOS ..................................................................................................................... 4

TEMA 1: INCONSISTENCIAS EN EL REGISTRO Y CONTROL DE LA CUENTA BIENES ......................................4

HALLAZGO 1.1: TERRENOS PENDIENTES DE REGISTRAR EN EL SIBINET ............................................................. 4 HALLAZGO 1.2: INCONSISTENCIAS EN EL REGISTRO DE BIENES EN EL SIBINET .................................................... 5 HALLAZGO 1.3: EXISTENCIA DE ACTIVOS ASIGNADOS A EXFUNCIONARIOS .......................................................... 8

TEMA 2: DEBILIDADES EN LA PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN SOBRE LOS ACTIVOS Y PASIVOS

CONTINGENTES DEL MAG ....................................................................................................................................9

HALLAZGO 2.1: OMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA CONTABILIDAD NACIONAL SOBRE LOS ACTIVOS Y PASIVOS

CONTINGENTES DEL MAG. ........................................................................................................................ 9

3. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 10

4. DISPOSICIONES ................................................................................................................ 11

AL LIC. JOSÉ MARENCO SOLÍS EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE BIENES Y SERVICIOS O A QUIEN EN

SU LUGAR OCUPE EL CARGO .....................................................................................................................................11

A LA LICDA. YADIRA VEGA BLANCO EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ASESORÍA JURÍDICA O A QUIEN

EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ................................................................................................................................12

CUADROS: CUADRO NRO.1: DETALLE DE LAS CUENTAS AUDITADAS……………………………………………………………………. 3

CUADRO NRO. 2 TERRENOS PENDIENTES DE REGISTRAR…………………………………………………………………...…5

CUADRO NRO.3 NÚMERO DE ACTIVOS REGISTRADOS A NIVEL INTERNO EN LAS DEPENDENCIAS Y EN EL SIBINET………… 7

ANEXO: ANEXO NRO. 1: OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE

AGRICULTURA Y GANADERÍA (MAG) SOBRE LAS CUENTAS: BIENES, DEPRECIACIÓN ACUMULADA, GASTOS DE

REMUNERACIONES, SERVICIOS, MATERIALES Y SUMINISTROS, TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y DE CAPITAL Y GASTOS POR

DEPRECIACIÓN CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO 2013……………………………………………………… 13





INFORME NRO. DFOE-EC-IF-05-2015

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? La auditoría financiera ejecutada en el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) tuvo como objetivo auditar las cuentas: Bienes, Depreciación Acumulada, Gastos de Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y de Capital y Gastos por Depreciación; correspondientes al ejercicio económico 2013, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los saldos, presentación y revelación en los Estados Financieros consolidados del Poder Ejecutivo y comprobar su correspondencia con el marco normativo y técnico aplicable. ¿Por qué es importante? El estudio es de relevancia por cuanto se constituye en un insumo para el mejoramiento del sistema de control interno, la transparencia en la gestión del Ministerio y la confiabilidad de su información financiero-contable. Asimismo, sirve de insumo para que la Contraloría General de la República, emita un dictamen sobre los estados financieros del Poder Ejecutivo para dar cumplimiento del artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131. ¿Qué encontramos? Como resultado del examen realizado en el MAG se determinó que los estados financieros del Ministerio de Agricultura y Ganadería presentan de manera razonable los saldos de las cuentas de Gastos de Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y de Capital del año que finalizó el 31 de diciembre de 2013, de conformidad con la normativa técnica aplicable. Con respecto a los saldos de las cuentas Bienes, Depreciación Acumulada y Gastos por Depreciación no se consideran razonables por cuanto no se logró obtener evidencia suficiente pertinente y competente sobre: el valor contable de 241 terrenos pendientes de registro a nombre del Ministerio en el SIBINET, así como, bienes asignados a exfuncionarios, bienes no registrados en el SIBINET y bienes cuya descripción o ubicación es errónea.

Por otra parte, en relación con los activos y pasivos contingentes, la Dirección de Asuntos Jurídicos, no dispone de una base de datos consolidada con información íntegra que le permita conocer los derechos y obligaciones, que debe atender el MAG como consecuencia de los procesos judiciales en los que el Ministerio funge como actor y/o demandado. ¿Qué sigue? Con fundamento en las debilidades encontradas, se giran una serie de disposiciones a las autoridades competentes del Ministerio, con el propósito de que se instauren las medidas de control para corregir las debilidades detectadas, entre las que se encuentran: terrenos pendientes de registrar, inconsistencia en el registro de bienes en el SIBINET, bienes asignados a exfuncionarios y omisión de información a la Contabilidad Nacional sobre los activos y pasivos contingentes.





IINNFFOORRMMEE NNRROO.. DDFFOOEE--EECC--IIFF--0055--22001155

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA (MAG) SOBRE LAS CUENTAS:

BIENES, DEPRECIACIÓN ACUMULADA, GASTOS DE REMUNERACIONES, SERVICIOS, MATERIALES Y SUMINISTROS, TRANSFERENCIAS CORRIENTES

Y DE CAPITAL Y GASTOS POR DEPRECIACIÓN CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO 2013

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La auditoría se realizó con fundamento en las competencias conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política; 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica No. 7428, y en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2014 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos.

1.2. Asimismo, la auditoría se llevó a cabo en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131, el cual establece que el Ministerio de Hacienda deberá remitir a la Contraloría General de la República los estados financieros consolidados de los entes y órganos incluidos en los incisos a) y b) del artículo 1, con el propósito de que se emita un dictamen sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas que conforman dichos Estados Financieros.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.3. El objetivo del estudio consistió en auditar las cuentas: Bienes, Depreciación Acumulada, Gastos de Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y de Capital y Gastos por Depreciación; correspondientes al ejercicio económico 2013, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los saldos, presentación y revelación en los Estados Financieros consolidados del Poder Ejecutivo y comprobar su correspondencia con el marco normativo y técnico aplicable.


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NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.4. El estudio abarcó la revisión de la razonabilidad del saldo de las cuentas de balance: Bienes y Depreciación Acumulada; así como de las cuentas de resultados: Gastos de Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y de Capital y Gastos por Depreciación, relativas al Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), presentadas en el Balance General y en el Estado de Resultados del Poder Ejecutivo para el ejercicio económico 2013.

1.5. El examen contempló la ejecución de procedimientos orientados a la revisión de los registros efectuados de las transacciones financieras, así como de la documentación comprobatoria que los ampara; para obtener evidencia de auditoría sobre la razonabilidad de los montos y revelaciones de las partidas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error. Al realizar estas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos del MAG que son relevantes en la ejecución financiera, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de los controles internos de la institución.

LIMITACIONES QUE AFECTARON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

1.6. Para la realización de la presente auditoría se tuvo limitaciones, en cuanto al suministro de las conciliaciones efectuadas entre los sistemas SIBINET Y SIGAF, en relación con las compras de bienes realizadas en el periodo 2013, situación que dificultó la consolidación de los datos requeridos para el estudio de fiscalización.

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA

1.7. El accionar del MAG se encuentra regulado por la Ley de Fomento a la Producción Agropecuaria (FODEA) No. 7064 del 29 de abril de 1987 y los reglamentos emitidos mediante el Decreto Ejecutivo No. 19420 del 13 de noviembre de 1989, en lo que respecta a regulación, dirección y coordinación de las entidades o programas que realizan actividades específicas de la agricultura, la ganadería y la pesca marina, y que forman parte del Sector Agropecuario.

1.8. Como parte de sus funciones, el MAG debe promover el desarrollo agropecuario; formular y velar por el cumplimiento de la política de desarrollo rural en esa materia; elaborar programas de regionalización y atender la problemática que se presente en las actividades agropecuarias, especialmente aquellas referentes a plagas, enfermedades y


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contaminación; ejecutar acciones tendientes a garantizar la disponibilidad de alimentos, así como identificar las necesidades de infraestructura para el desarrollo agropecuario1

1.9. En razón de lo anterior, el Balance de Comprobación del MAG para el período 2013, muestra para las cuentas: Bienes, y Depreciación Acumulada un monto de ₵13.137.222.101 y ₵10.793.773.887, respectivamente, mientras para los Gastos presenta un saldo acumulado de ₵66.243.188.485. A partir de lo anterior, el estudio de auditoría se enfocó en evaluar la razonabilidad del 100% del Activo No Corriente Neto; a nivel de gastos se llevó a cabo la revisión del 99,9% del total de la cuenta, lo cual representa la cifra de ₵66.192.093.166,74, tal y como se muestra a continuación.

Cuadro No. 1 Detalle de las cuentas auditadas

-en colones costarricenses-

Cuentas auditadas Monto EEFF

Bienes 13.137.222.101,00

Depreciación Acumulada -10.793.773.887,00

Activo No Corriente Neto 2.343.448.214,00

Gastos por Remuneraciones 16.355.536.912,09

Gastos por Servicios 2.220.824.074,56

Gastos por Materiales y Suministros 840.758.408,67

Gastos por Transferencias Corrientes y de Capital 46.525.150.074,54

Gastos por Depreciación 249.823.697

Total Gastos Auditados 66.192.093.166,74

Fuente: Datos tomados de la balanza de comprobación del MAG 1Este monto se compone ₡41.917.824.793,39, para Transferencias Corrientes y ₡4.607.325.281,15 para Transferencias de Capital.

METODOLOGÍA APLICADA

1.10. La auditoría se realizó atendiendo lo establecido, en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), el Manual del Procedimiento de Auditoría de la Contraloría General de la República y los lineamientos establecidos en las Normas de Auditoría emitidas por INTOSAI.

1.11. La determinación de las cuentas a evaluar, se efectuó considerando la importancia relativa de la información financiera del MAG, contenida en el Balance de Situación y Estado de Resultados del Poder Ejecutivo para el ejercicio económico 2013, así como el nivel de riesgo asociado. La selección de muestras con el fin de evaluar la razonabilidad de los

1 Tomado de la Ley No. 7064, artículo 48.


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saldos consignados, se obtuvo a partir de la aplicación del software para análisis de datos denominado IDEA, considerando para ello los criterios definidos en la Contraloría General de la República para ese tipo de estudios.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.12. En reunión celebrada el 17 de diciembre de 2014, se comunicaron verbalmente los resultados del estudio a los siguientes funcionarios del MAG: M.G.P. Edward Araya Rodríguez, Asesor Administrativo Financiero; Licda. Yadira Vega Blanco, Jefe del Departamento de Asesoría Jurídica; Lic. José Marenco Solís, Jefe del Departamento de Bienes y Servicios; Licda. Grace Díaz Sanabria, Jefe del Departamento Financiero Contable, Lic. José Claudio Fallas Cortés, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, Lic. Marco Vinicio Cuevas Calvo, Coordinador del Área de Control de Bienes.

1.13. El borrador del presente informe se entregó el 15 de diciembre de 2014, al M.G.P. Edward Araya Rodríguez, por medio del oficio No. DFOE-EC-0798, con el propósito de que se formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento.

1.14. Dichas observaciones fueron suministradas con el oficio No. DVM-JJS-271-2014 recibido por el Órgano Contralor el 19 de diciembre de 2014, mediante el cual se presenta solicitud de replantear la disposición para que se lleve a cabo la determinación de activos y pasivos contingentes correspondientes al Ministerio y a sus respectivos entes adscritos: Servicio Fitosanitario del Estado, Instituto de Innovación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria y Servicio Nacional de Salud Animal, (Ver anexo No. 1). Adicionalmente, efectúan una serie de comentarios relacionados con el registro de terrenos, los activos registrados en el SIBINET que se encuentran asignados a exfuncionarios de la institución y el nuevo sistema interno de control de bienes.

1.15. Los comentarios de la Administración mencionados anteriormente, no modifican los resultados contenidos en el informe, por el contrario, refuerzan lo determinado en la auditoría.

2. RESULTADOS

TEMA 1: INCONSISTENCIAS EN EL REGISTRO Y CONTROL DE LA CUENTA

BIENES

HALLAZGO 1.1: TERRENOS PENDIENTES DE REGISTRAR EN EL SIBINET

2.1 El Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, en el artículo 5, Inscripción de bienes, establece que: “Las Unidades de Administración de


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Bienes Institucionales velarán para que se realicen las gestiones necesarias, para inscribir los bienes que por su naturaleza requieran ser inscritos en los respectivos registros públicos existentes”.

2.2 Así las cosas, y con base en la revisión efectuada se determinó que al 31 de diciembre de 2013, el registro de los bienes del Ministerio carece de confiabilidad al identificarse, que de los 244 bienes inmuebles que administra y custodia el MAG a nivel nacional, únicamente el 1% (3) se encuentran debidamente registrados en el SIBINET, quedando pendiente por registrar al cierre de dicho año el 99% (241) de los terrenos.

2.3 En el siguiente cuadro se presenta un detalle de los bienes inmuebles propiedad del MAG pendientes de registro en el SIBINET.

Cuadro No. 2 Terrenos que al 31 de diciembre de 2013 se encuentran pendientes

de registro en el SIBINET

Ubicación Terrenos pendientes de registro

Oficinas Centrales 3

Dirección Regional Central Sur 11

Dirección Regional Oriental 14

Dirección Regional Pacífico Central 26

Dirección Regional Brunca 29

Dirección Regional Chorotega 27 Dirección Regional Huetar Norte 37

Dirección Regional Huetar Atlántica 18

Dirección Regional Central Occidental 76

Total 241

Fuente: CGR, datos tomados del oficio DBS-249-2014, del 18 de julio de 2014.

2.4 La carencia de un expediente para cada uno de los terrenos, que contengan información necesaria y fehaciente (instituciones, organizaciones o terceras personas que en su momento donaron la propiedad), impiden la posibilidad de poder registrarlos en el SIBINET a nombre del MAG. Tal situación, repercute de manera negativa en los registros contables y por ende impide la adecuada revelación de la información en los Estados financieros del Poder Ejecutivo.

HALLAZGO 1.2: INCONSISTENCIAS EN EL REGISTRO DE BIENES EN EL SIBINET

2.5 El Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, en lo atinente al registro de los bienes institucionales, establece que:

Artículo 2º—Registro de bienes. Es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada Ministerio u Órgano Adscrito, mantener un registro actualizado del


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patrimonio de la Institución, debiendo valorar cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas que al respecto dicte la Contabilidad Nacional.

Los materiales y suministros serán controlados de acuerdo con las normas de control interno aplicables y las que al respecto dicte la Institución.

2.6 Asimismo, con respecto al traslado de bienes entre las dependencias especifica que:

Artículo 22—Traslado de bienes entre dependencias de un mismo órgano. Para el traslado de bienes de una dependencia a otra del mismo órgano, los bienes deben ser declarados en desuso, por lo que se debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Autorización expedida por el superior jerárquico, con base en la solicitud, y aceptación de las dependencias interesadas;

b) Levantamiento y firma del acta;

c) Entrega física de los bienes a la oficina receptora;

d) Registro de los datos en el Sistema Informático de Administración de Bienes;

e) Comunicación de lo actuado a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

2.7 Por otra parte, el artículo 3 Sistema informático, de este mismo cuerpo normativo establece:

Las instituciones de la Administración Central estarán obligadas a utilizar los sistemas informáticos de administración y control de bienes diseñados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Todos los bienes deberán estar debidamente registrados y actualizados en el sistema informático.

2.8 Por su parte las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen:

“4.3 Protección y conservación del patrimonio. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual”

2.9 De conformidad con el análisis realizado, se determinó que el MAG, mantiene a nivel interno auxiliares para llevar el control y registro de los bienes para cada Dirección Regional, así como para las Agencias de Servicios Agropecuarios (ASAS), no obstante, el proceso de registro de activos del MAG en el SIBINET presenta inconsistencias, pues existen activos consignados en los auxiliares de las Regionales y en las ASAS, que se encuentran pendientes de registro, así como bienes en los que su descripción o ubicación en el SIBINET difiere con lo que se indica en los auxiliares.


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2.10 Asimismo, se identificó que en el SIBINET, se encuentran registrados bienes a nombre de las Direcciones Regionales y sus respectivas ASAS, pero que éstos no forman parte de los registros auxiliares de bienes que mantienen esas Dependencias.

2.11 En el siguiente cuadro, se presenta la situación de los activos identificados en las Direcciones Regionales Valle Central Oriental, Valle Central Occidental y Pacífico Central y ASAS que muestran inconsistencias en cuanto al registro interno en auxiliares y el SIBINET:

Cuadro No. 3 Comparación de activos registrados al 31 de diciembre de 2013, a nivel interno

en auxiliares y en SIBINET

Dependencia

Activos en

auxiliares de

las DR*

Activos

registrados

correctamente

en SIBINET

Activos registrados

incorrectamente en

SIBINET

Activos sin

registrar en

SIBINET

Activos

registrados en

SIBINET pero no

en las DR

Activos

registrados

correctamente

en SIBINET

Dirección Regional Valle Central Oriental

1.482 200 795 487 232

13,5%

Dirección Regional Valle Central Occidental

2.132 972 520 640 262

45,6%

Dirección Regional Pacífico Central

1.388 316 668 404 432

22,8%

Total 5.002 1.488 1.983 1.531 926 29,7%

Fuente: CGR con base en información suministrada por Direcciones Regionales, ASAS y en SIBINET *Esta información contiene los datos Dirección Regionales y las ASAS

2.12 El inadecuado y desactualizado registro de bienes en el SIBINET es producto del incumplimiento de los procedimientos y mecanismos de control para la incorporación de la información requerida para el registro de bienes y actualización permanente del mismo.

2.13 Asimismo, una de las razones para que se presenten las inconsistencias correspondientes a la ubicación, se debe a que cuando se dan traslados de bienes entre las dependencias, no se realizan cambios a nivel de SIBINET, incluso en ocasiones tampoco se realizan en los inventarios internos que éstas elaboran, desconociéndose de esta forma el lugar donde se ubican los bienes.

2.14 Las inconsistencias expuestas en el proceso de registro de los bienes en el SIBINET inciden negativamente en la capacidad de la Administración para custodiar de manera eficiente los bienes que posee bajo su administración, debido a que no cuenta con una base de datos actualizada que le permita al MAG conocer la cantidad de bienes que debe custodiar, lo que ocasiona que los bienes sean más susceptibles a hurtos, sustracciones o pérdidas.


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2.15 Tal situación, ocasiona que se disminuya la confiabilidad de la información contenida en el SIBINET y por ende en la información contenida en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo del 2013.

HALLAZGO 1.3: EXISTENCIA DE ACTIVOS ASIGNADOS A EXFUNCIONARIOS

2.16 El artículo 2 Registro de bienes, del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, indica: “es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada Ministerio y órgano adscrito, mantener un registro actualizado del patrimonio de la Institución...”

2.17 Por su parte las Normas de Control Interno para el Sector Público indican:

4.3.2 Custodia de activos. La custodia de los activos que cada funcionario utilice normalmente en el desarrollo de sus labores, debe asignársele formalmente. En el caso de activos especialmente sensibles y de aquellos que deban ser utilizados por múltiples funcionarios, la responsabilidad por su custodia y administración también debe encomendarse específicamente, de modo que haya un funcionario responsable de controlar su acceso y uso.

2.18 De acuerdo con los registros de la base de datos del SIBINET, se determinó que al 31 de diciembre del 2013, existe un total de 9.388 bienes asignados a exfuncionarios del MAG. Esta carencia de control en cuanto a la asignación de bienes a exfuncionarios del Ministerio, va en detrimento de una correcta gestión y control de los activos.

2.19 Tal situación, se debe a la carencia de controles que permitan verificar y actualizar el estado (activo e inactivo) de los funcionarios dentro de la institución. Asimismo, no se lleva a cabo una revisión para corroborar que todas las personas que son ingresadas al SIBINET corresponden a funcionarios que laboran activamente para el Ministerio.

2.20 Mantener ese tipo de situaciones, repercuten de manera negativa en los registros contables y por ende impide la adecuada revelación de la información en los Estados financieros del Poder Ejecutivo; así como, se dificulta la determinación de los responsables en caso en que se den extravíos de bienes, pues se desconoce con exactitud el encargado de su custodia.


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TEMA 2: DEBILIDADES EN LA PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN SOBRE LOS

ACTIVOS Y PASIVOS CONTINGENTES DEL MAG

HALLAZGO 2.1: OMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA CONTABILIDAD NACIONAL SOBRE LOS

ACTIVOS Y PASIVOS CONTINGENTES DEL MAG.

2.21 Las Normas de Control Interno para el Sector Público, señalan en lo que respecta al manejo de la información que deben tener cada una de las instituciones del Sector Público lo siguiente:

5.1 Sistemas de información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales. El conjunto de esos elementos y condiciones con las características y fines indicados, se denomina sistema de información, los cuales pueden instaurarse en forma manual, automatizada, o ambas.

5.7 Calidad de la comunicación. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer los procesos necesarios para asegurar razonablemente que la comunicación de la información se da a las instancias pertinentes y en el tiempo propicio, de acuerdo con las necesidades de los usuarios, según los asuntos que se encuentran y son necesarios en su esfera de acción. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo.

5.7.1 Canales y medios de comunicación. Deben establecerse y funcionar adecuados canales y medios de comunicación, que permitan trasladar la información de manera transparente, ágil, segura, correcta y oportuna, a los destinatarios idóneos dentro y fuera de la institución.

2.22 La Contabilidad Nacional (CN), como órgano rector en materia de contabilidad gubernamental, requiere que las instituciones públicas comprendidas en el artículo 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No. 8131, atiendan diversos requerimientos de información.

2.23 En oficio DCN-537-2013 del 4 junio de 2013, la CN solicitó al MAG, que remitiera de manera mensual un informe, que contenga información relacionada con los procesos del Ministerio que se tramitan en sede judicial, tanto en condición de actor como demandado.

2.24 Para dar cumplimiento a dicha solicitud el Despacho Ministerial, designó al Departamento de Asesoría Jurídica del MAG, como la dependencia responsable de remitir los primeros cinco días del mes, un informe sobre los activos y pasivos contingentes del MAG a la CN.


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2.25 En línea con lo anterior, se efectuó una comparación entre la base de datos suministrada por el Departamento de Asesoría Jurídica del MAG, la Procuraduría General de la República (PGR) y la Contabilidad Nacional (CN), al 31 de diciembre de 2013, como resultado de la revisión se determinó que la información contenida en las bases datos en mención no es coincidente, ya que existen contingentes que no han sido incluidos en algunas de éstas. Dichas situaciones se presentan en los casos en el que el Ministerio actúa como actor o demandado.

2.26 Del total de casos identificados en las tres bases en mención (15) en donde el MAG actúa como actor se determinó que 2 casos (13,3%), no se encuentran registrados en el MAG, 7 casos (46,7%), no se encuentran registrados en la CN y 6 casos (40,0%) no se encuentran en la PGR.

2.27 Asimismo, del total de casos identificados en las tres bases en mención (129) en donde el MAG actúa como demandado se determinó que 12 casos (9,3%), no se encuentran registrados en el MAG, 40 casos (31,0%), no se encuentran registrados en la CN y 30 casos (23,3%) no se encuentran en la PGR.

2.28 Sobre el particular, este tipo de omisiones se presentan, debido a que, no toda la información relacionada con los activos y pasivos contingentes del MAG ha sido remitida oportunamente a la CN, por lo que, los activos y pasivos contingentes del MAG consignados en las notas a los Estados Financieros del Poder Ejecutivo no revela información completa y veraz.

3. CONCLUSIONES

3.1. Los estados financieros del Ministerio de Agricultura y Ganadería presentan de manera razonable los saldos de las cuentas de Gastos de Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros, Transferencias Corrientes y de Capital del año que finalizó al 31 de diciembre de 2013, de conformidad con la normativa técnica aplicable.

3.2. Los saldos de las cuentas Bienes, Depreciación Acumulada y Gastos por Depreciación no se consideran razonables por cuanto no se logró obtener evidencia suficiente sobre el valor contable de los terrenos pues se encuentran pendientes de registrar en el SIBINET, activos pendientes de registrar y bienes a nombre de exfuncionarios del MAG.

3.3. Por otra parte, en relación con los pasivos y activos contingentes, el Departamento de Asesoría Jurídica, no dispone de una base de datos consolidada con información real que le permita conocer los derechos y obligaciones, que debe atender el MAG como consecuencia de los activos y pasivos contingentes, en los que funge como actor y/o demandado.


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3.4. En virtud de lo anterior, el Órgano Contralor ha girado una serie de disposiciones a las autoridades competentes del Ministerio, con el propósito de que se instauren las medidas de control para corregir las debilidades detectadas y garantizar la presentación razonable de la información financiera.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, No. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

AL LIC. JOSÉ MARENCO SOLÍS EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE BIENES Y

SERVICIOS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.3 Definir y poner en ejecución, en un plazo no mayor a 180 días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción del presente informe, las acciones pertinentes para que se aplique en todos sus extremos lo dispuesto en el “Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central”, en relación con la inscripción de los bienes propiedad del Ministerio con el propósito de mejorar la calidad y la razonabilidad de la información almacenada en el SIBINET. Se deberá remitir a este Órgano Contralor en un plazo no mayor de 10 días hábiles posteriores al vencimiento del plazo indicado, una certificación en donde se haga constar el cumplimiento de lo aquí dispuesto. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos del 2.1 al 2.4 de este informe).

4.4 Realizar un inventario físico total de los activos administrados por el Ministerio y con base en ello actualizar la información registrada en el SIBINET, lo anterior con el propósito de que exista concordancia entre los bienes registrados y existentes. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse a la Contraloría General informes semestrales sobre el avance en el cumplimiento de la presente disposición, iniciando el 31 de julio de 2015, y a más tardar el 31 de julio de 2016. (Ver Hallazgo 1.2 y 1.3 párrafos del 2.5 al 2.20 de este informe).


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A LA LICDA. YADIRA VEGA BLANCO EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

ASESORÍA JURÍDICA O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.5 Diseñar e implementar, en un plazo no mayor de 30 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción del presente informe, los mecanismos de control y monitoreo aplicables para la realización de conciliaciones mensuales entre la información consignada en las bases de datos de la Procuraduría General de la República, el Ministerio de Agricultura y Ganadería y la Contabilidad Nacional, lo anterior con la finalidad de ejercer un adecuado control sobre ese tipo de transacciones. Para tal efecto, se debe identificar lo que corresponda a los entes adscritos a ese Ministerio (Servicio Fitosanitario del Estado, Instituto de Innovación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria y Servicio Nacional de Salud Animal). Se deberá remitir a este Órgano Contralor en un plazo no mayor de 10 días hábiles posteriores al vencimiento del plazo indicado, una certificación en donde se haga constar el cumplimiento de lo aquí dispuesto. Los plazos anteriormente citados rigen a partir de la recepción del presente informe. (Ver Hallazgo 2.1 párrafos del 2.21 al 2.28 de este informe).


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ANEXO nro. 1 OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN

EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA (MAG) SOBRE LAS CUENTAS: BIENES, DEPRECIACIÓN ACUMULADA, GASTOS DE REMUNERACIONES, SERVICIOS, MATERIALES Y

SUMINISTROS, TRANSFERENCIAS CORRIENTES Y DE CAPITAL Y GASTOS POR DEPRECIACIÓN CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO 2013

Nro. Párrafos 4.5

Observaciones

Administración

La Administración, en lo que interesa, indica que “…al disponer el informe, a la Asesoría, diseñar e implementar los mecanismos de control y monitoreo aplicables para la realización de conciliaciones mensuales entre la información consignada en las bases de datos de la PGR, el MAG y la CN y mantener así un adecuado control sobre ese tipo de transacciones que consideramos con todo respeto que la disposición sea replanteada, de tal forma, que solicite determinar cuáles de esos procesos corresponden efectivamente al Ministerio de Agricultura y Ganadería, toda vez que al día de hoy ya la CN ha diseñado e implementado los mecanismos de control y monitoreo que el Ministerio debe acatar, y resta por determinar cuáles de los procesos judiciales donde el MAG, sea demandado o actor corresponde efectivamente a acciones de este Ministerio o acciones judiciales que por la materia desconcentrada corresponden al SFE, al INTA o a SENASA, ya que si bien cada órgano es demandado directamente, en forma subsidiaria se demanda al Estado, y en una eventual condenatoria o sentencia judicial a favor, el pasivo o el activo corresponderá a cada uno de los órganos y no al Ministerio”.

¿Se acoge? Sí

No

Parcial

Argumentos

CGR

Se mantienen la disposición 4.5, considerando que en el proceso de estudio no se logró acreditar la existencia de controles necesarios para lograr la conciliación de activos y pasivos contingentes entre la PGR, MAG y la CN, además de la calidad de la información contenida en la base de datos correspondiente. En todo caso en el proceso de seguimiento sobre el cumplimiento de dicha disposición, la entidad deberá acreditar la realización de las referidas conciliaciones. No obstante, la Contraloría General toma en cuenta los argumentos presentados por la Administración, con respecto a la determinación de los procesos judiciales correspondientes al Ministerio y a sus entes adscritos (Servicio Fitosanitario del Estado, Instituto de Innovación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria y Servicio Nacional de Salud Animal), por lo que se procede adicionar lo pertinente en la referida disposición.

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