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Word 2013Manual práctico para todos
Rosario Peña PérezJulio Cuartero Sánchez
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Word 2013. Manual práctico para todos© Rosario Peña Pérez y Julio F. Cuartero Sánchez
© De la edición: PUBLICACIONES ALTARIA, S.L.
Se ha puesto el máximo interés en ofrecer al lector una información completa y precisa. No obstante, PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. no asume ninguna responsabilidad derivada del uso, ni tampoco por cualquier violación de patentes y otros derechos de terceros que pudieran ocurrir mientras este libro esté destinado a la utilización de aficionados o a la enseñanza. Las marcas o nombres mencionados son únicamente a título informativo y son propiedad de sus registros legales.
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ISBN: 978-84-940621-1-7
Depósito legal: T. 1440-2012
Corrección: Joan López y Alejandra Casaleiz
IMPRIMIDO EN ESPAÑA - PRINTED IN SPAIN
Editado por:
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Índice general¿A quién va dirigido este libro? ....................................................................13Convenciones generales..............................................................................13
Capítulo 1Mejoras e instalación ............................................................15Requerimientos de hardware y software..................................................... .15Pantalla de inicio ......................................................................................... .15Diseño de la interfaz de usuario.................................................................. .16Preparado para dispositivos táctiles ........................................................... .17Integración con la nube ............................................................................... .17Edición en formato PDF .............................................................................. .19Modo de lectura .......................................................................................... .20Trabajar en colaboración ............................................................................ .21Diseño dinámico.......................................................................................... .22Opciones de diseño .................................................................................... .23Trabajar con tablas ..................................................................................... .23Trabajar con encabezados y pies de página .............................................. .24Trabajar con temas y estilos ....................................................................... .24Capturas de pantalla ................................................................................... .25Visualización en modo tabla de contenido .................................................. .25Instalación del programa ............................................................................. .26
Versión de 32 bits o de 64 bits de Office 2013 ........................................................................26Coexistencia de Office 2013 con versiones anteriores de Office ............................................26Instalación de Office 2013 Professional...................................................................................26
Activar Office ............................................................................................... .28Tipos de activación de Microsoft Office ...................................................................................28
Capítulo 2El entorno de trabajo ............................................................31Introducción................................................................................................. .31La ventana principal .................................................................................... .31Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido ........................... .34Personalizar la cinta de opciones ............................................................... .36Exportar e importar personalizaciones........................................................ .39Eliminar las personalizaciones .................................................................... .39Métodos abreviados de teclado .................................................................. .41
Capítulo 3Tareas básicas .......................................................................43Crear un documento ................................................................................... .43Abrir un documento ..................................................................................... .44
Desplazamiento a la última posición visitada ..........................................................................45
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Abrir un documento creado en versiones anteriores .................................. .46Convertir un documento al modo de Word 2013 ........................................ .47Cerrar un documento ...................................................................................47Plantillas ...................................................................................................... .48
Crear una plantilla personalizada ............................................................................................49Guardar un documento ............................................................................... .51Trabajar en formato PDF ............................................................................ .53Trabajar en formato ODT ............................................................................ .54Imprimir un documento ............................................................................... .54
Vista previa de impresión del documento ................................................................................56Servicios en la nube .................................................................................... .56
Guardar un documento en la nube ..........................................................................................56Abrir un documento de la nube ................................................................................................59Compartir un documento en la nube........................................................................................60Compartir un documento en redes sociales ............................................................................63
Ayuda de Word ........................................................................................... .65
Capítulo 4Edición de un documento .....................................................67Insertar texto ............................................................................................... .67Insertar símbolos......................................................................................... .67Insertar ecuaciones ..................................................................................... .68
Crear una ecuación..................................................................................................................71Seleccionar ................................................................................................. .72Eliminar ....................................................................................................... .73Deshacer y rehacer ..................................................................................... .73Copiar y pegar............................................................................................. .74Cortar y pegar ............................................................................................. .75Opciones de pegado ................................................................................... .76Copiar formato ............................................................................................ .78Usar el portapapeles ................................................................................... .78Buscar ......................................................................................................... .79
Búsqueda avanzada ................................................................................................................81Buscar y reemplazar ................................................................................................................82
Capítulo 5Formato de texto ...................................................................85Introducción................................................................................................. .85Fuente ......................................................................................................... .85Tamaño de fuente ....................................................................................... .86Color de fuente............................................................................................ .87Estilos de fuente.......................................................................................... .88Efectos básicos de fuente ........................................................................... .89Efectos avanzados de fuente ...................................................................... .89Resaltado de fuente .................................................................................... .90Opciones avanzadas de formato de fuente ................................................ .91Borrar formato de fuente ............................................................................. .93
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Capítulo 6Formato de párrafo ...............................................................95Introducción................................................................................................. .95Alineación.................................................................................................... .96Interlineado ................................................................................................. .97Espaciado entre párrafos ............................................................................ .99Tabulaciones ............................................................................................. .100
Tipos de tabulaciones ............................................................................................................101Eliminar tabulaciones .............................................................................................................102
Sangría...................................................................................................... .102
Capítulo 7Formato avanzado de párrafo ............................................105Bordes ....................................................................................................... .105Sombreado................................................................................................ .107Letra capital............................................................................................... .108Listas numeradas ...................................................................................... .109Listas con viñetas...................................................................................... .112Listas multinivel ......................................................................................... .114Estilos........................................................................................................ .116
Crear un estilo........................................................................................................................117Modificar un estilo ..................................................................................................................118Eliminar un estilo....................................................................................................................119Estilo rápido ...........................................................................................................................119Inspector de estilo ..................................................................................................................120
Capítulo 8Tablas y columnas ..............................................................123Tablas ........................................................................................................ .123
Seleccionar ............................................................................................................................125Insertar filas y columnas ........................................................................................................126Eliminar celdas, filas y columnas ...........................................................................................127Bordes y sombreado ..............................................................................................................128Cambiar tamaño de celdas ....................................................................................................129Alineación del texto ................................................................................................................131Dirección del texto .................................................................................................................132Márgenes de celda ................................................................................................................132Dividir celdas..........................................................................................................................132Dividir tabla ............................................................................................................................133Combinar celdas ....................................................................................................................133Alineación de una tabla..........................................................................................................134Mover una tabla .....................................................................................................................134Cambiar el tamaño de una tabla ............................................................................................134Anidar una tabla .....................................................................................................................135Repetir filas de título ..............................................................................................................135Estilos de tabla.......................................................................................................................135
Columnas .................................................................................................. .136
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Capítulo 9Formato de página ..............................................................139Configuración de página ........................................................................... .139
Márgenes ...............................................................................................................................139Tamaño de página .................................................................................................................142Orientación de página ............................................................................................................143
Número de página..................................................................................... .143Encabezado y pie de página ..................................................................... .145
Encabezado de página ..........................................................................................................146Pie de página .........................................................................................................................147
Secciones.................................................................................................. .149Salto de página ......................................................................................... .152
Capítulo 10Diseño del documento .........................................................153Portada...................................................................................................... .153Formato del documento ............................................................................ .154
Temas y formatos...................................................................................................................155Marca de agua, color y borde de página ...............................................................................157
Notas al pie de página y notas al final del documento .............................. .162Comentarios .............................................................................................. .164Control de cambios ................................................................................... .168
Comparar documentos ..........................................................................................................174Restringir el formato y la edición de un documento .................................. .175Marcadores ............................................................................................... .177Referencias cruzadas ............................................................................... .180Tabla de ilustraciones................................................................................ .184Tabla de contenido .................................................................................... .186Índice......................................................................................................... .192
Capítulo 11Vistas del documento ..........................................................197Introducción............................................................................................... .197Vista Diseño de impresión ........................................................................ .197Vista Modo de lectura ............................................................................... .198Vista Diseño web ...................................................................................... .200Vista Esquema .......................................................................................... .200Vista Borrador ........................................................................................... .202El zoom ..................................................................................................... .204Visualizar varios documentos ................................................................... .205
Capítulo 12Ortografía y gramática .......................................................207Instalar el corrector ortográfico y gramatical ............................................. .207El corrector ortográfico y gramatical ......................................................... .208
El corrector gramatical ...........................................................................................................209
7
Diccionarios personalizados ..................................................................... .210Sinónimos ................................................................................................. .211Corrección automática del documento...................................................... .212Opciones de configuración de ortografía y gramática .............................. .213
Capítulo 13Imágenes .............................................................................217Insertar imagen desde Internet ................................................................. .217Insertar imagen desde un archivo ............................................................. .218Manipulación básica de una imagen ......................................................... .220Ajustar imagen en texto ............................................................................ .221Ubicar imagen ........................................................................................... .223Tamaño de imagen.................................................................................... .224
Recortar imagen ....................................................................................................................224Formatos de imagen ................................................................................. .225Captura de pantalla ................................................................................... .233
Capítulo 14Formas .................................................................................235Insertar una forma ..................................................................................... .235Cuadros de texto ....................................................................................... .237
Dirección del texto .................................................................................................................238Alineación del texto y márgenes interiores ............................................................................239Vincular cuadros de texto ......................................................................................................240
Superponer formas ................................................................................... .241Agrupar formas ......................................................................................... .243Formatos de forma .................................................................................... .244
Capítulo 15WordArt ...............................................................................253Insertar un WordArt ................................................................................... .253
Formatos de WordArt .............................................................................................................254
Capítulo 16SmartArt y gráficos de datos ..............................................257Gráficos SmartArt...................................................................................... .257
Crear un SmartArt ..................................................................................................................259Agregar formas a un SmartArt ...............................................................................................260Mover las formas de un SmartArt ..........................................................................................260Cambiar el diseño de un SmartArt .........................................................................................261Cambiar los colores de un SmartArt ......................................................................................261Aplicar un estilo a un SmartArt ..............................................................................................261Formato de las formas de un SmartArt ..................................................................................262
Insertar un gráfico de datos ...................................................................... .262Modificar la tabla de datos .....................................................................................................263Cambiar el tipo de gráfico ......................................................................................................264
8
Agregar elementos a un gráfico .............................................................................................264Cambiar el diseño de un gráfico ............................................................................................264Cambiar los colores de un gráfico .........................................................................................264Aplicar un estilo a un gráfico ..................................................................................................265Formato de los elementos de un gráfico................................................................................265
Capítulo 17Combinar correspondencia ................................................267Configurar fuentes de datos ...................................................................... .267El asistente de combinación de correspondencia ..................................... .267Crear etiquetas con combinación de correspondencia ............................. .272
Configurar documento ...........................................................................................................272Seleccionar destinatarios .......................................................................................................273Agregar nombres y direcciones .............................................................................................275Imprimir etiquetas ..................................................................................................................276Guardar etiquetas ..................................................................................................................276
Capítulo 18Formularios .........................................................................277Introducción............................................................................................... .277Crear un formulario ................................................................................... .277
Añadir controles a un formulario ............................................................................................278Configurar las propiedades de un control ..............................................................................279Bloquear un formulario...........................................................................................................281
Capítulo 19Hipervínculos ......................................................................283Hipervínculos ............................................................................................ .283
Capítulo 20Macros .................................................................................287Introducción............................................................................................... .287Crear una macro ....................................................................................... .287Ejecución y gestión de una macro ............................................................ .290
Capítulo 21Modificación de preferencias .............................................293Cambiar rutas predefinidas de archivos.................................................... .293Cambiar opciones de guardado automático ............................................. .294Opciones de guardado .............................................................................. .294Proteger un documento............................................................................. .295Seguridad de macros ................................................................................ .297
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Capítulo 22Funciones de accesibilidad en Word ...................................299Métodos abreviados de teclado ................................................................ .299
Métodos abreviados de teclado en la información de pantalla ..............................................299Asignar un método abreviado de teclado ..............................................................................300Imprimir un listado de métodos abreviados de teclado..........................................................301
Opciones de zoom y modo de lectura....................................................... .301Opciones de sonido .................................................................................. .303Configurar la cinta de opciones................................................................. .303Crear un documento más accesible.......................................................... .303Comprobador de accesibilidad.................................................................. .304
Capítulo 23Prácticas de refuerzo ..........................................................307Introducción............................................................................................... .307El entorno de trabajo ................................................................................. .307
Ejercicio 1 ..............................................................................................................................307Ejercicio 2 ..............................................................................................................................308Ejercicio 3 ..............................................................................................................................308Ejercicio 4 ..............................................................................................................................308Ejercicio 5 ..............................................................................................................................308
Tareas básicas .......................................................................................... .309Ejercicio 1 ..............................................................................................................................309Ejercicio 2 ..............................................................................................................................309Ejercicio 3 ..............................................................................................................................309Ejercicio 4 ..............................................................................................................................310
Edición de un documento.......................................................................... .310Ejercicio 1 ..............................................................................................................................310Ejercicio 2 ..............................................................................................................................310Ejercicio 3 ..............................................................................................................................310Ejercicio 4 ..............................................................................................................................311Ejercicio 5 ..............................................................................................................................311Ejercicio 6 ..............................................................................................................................312Ejercicio 7 ..............................................................................................................................312Ejercicio 8 ..............................................................................................................................313Ejercicio 9 ..............................................................................................................................313Ejercicio 10 ............................................................................................................................314Ejercicio 11 .............................................................................................................................314
Formato de texto ....................................................................................... .314Ejercicio 1 ..............................................................................................................................314
Formato de párrafo ................................................................................... .315Ejercicio 1 ..............................................................................................................................315Ejercicio 2 ..............................................................................................................................316
Formato avanzado de párrafo ................................................................... .317Ejercicio 1 ..............................................................................................................................317Ejercicio 2 ..............................................................................................................................318Ejercicio 3 ..............................................................................................................................320Ejercicio 4 ..............................................................................................................................320Ejercicio 5 ..............................................................................................................................321Ejercicio 6 ..............................................................................................................................322Ejercicio 7 ..............................................................................................................................323Ejercicio 8 ..............................................................................................................................323Ejercicio 9 ..............................................................................................................................324Ejercicio 10 ............................................................................................................................325
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Tablas y columnas..................................................................................... .326Ejercicio 1 ..............................................................................................................................326Ejercicio 2 ..............................................................................................................................327Ejercicio 3 ..............................................................................................................................327Ejercicio 4 ..............................................................................................................................328Ejercicio 5 ..............................................................................................................................330
Formato de página .................................................................................... .331Ejercicio 1 ..............................................................................................................................331Ejercicio 2 ..............................................................................................................................331Ejercicio 3 ..............................................................................................................................332Ejercicio 4 ..............................................................................................................................332Ejercicio 5 ..............................................................................................................................332Ejercicio 6 ..............................................................................................................................333Ejercicio 7 ..............................................................................................................................334
Diseño del documento .............................................................................. .334Ejercicio 1 ..............................................................................................................................334Ejercicio 2 ..............................................................................................................................335Ejercicio 3 ..............................................................................................................................336Ejercicio 4 ..............................................................................................................................336Ejercicio 5 ..............................................................................................................................337Ejercicio 6 ..............................................................................................................................337Ejercicio 7 ..............................................................................................................................338Ejercicio 8 ..............................................................................................................................339Ejercicio 9 ..............................................................................................................................339Ejercicio 10 ............................................................................................................................340Ejercicio 11 .............................................................................................................................341
Vistas del documento ................................................................................ .342Ejercicio 1 ..............................................................................................................................342Ejercicio 2 ..............................................................................................................................344Ejercicio 3 ..............................................................................................................................344Ejercicio 4 ..............................................................................................................................345
Ortografía y gramática .............................................................................. .345Ejercicio 1 ..............................................................................................................................345Ejercicio 2 ..............................................................................................................................346
Imágenes .................................................................................................. .347Ejercicio 1 ..............................................................................................................................347Ejercicio 2 ..............................................................................................................................347Ejercicio 3 ..............................................................................................................................348
Formas ...................................................................................................... .349Ejercicio 1 ..............................................................................................................................349Ejercicio 2 ..............................................................................................................................349Ejercicio 3 ..............................................................................................................................350Ejercicio 4 ..............................................................................................................................350Ejercicio 5 ..............................................................................................................................351
WordArt ..................................................................................................... .351Ejercicio 1 ..............................................................................................................................351
SmartArt y gráficos de datos ..................................................................... .352Ejercicio 1 ..............................................................................................................................352Ejercicio 2 ..............................................................................................................................356
Combinar correspondencia ....................................................................... .357Ejercicio 1 ..............................................................................................................................357
Formularios ............................................................................................... .359Ejercicio 1 ..............................................................................................................................359
Hipervínculos ............................................................................................ .360Ejercicio 1 ..............................................................................................................................360
Macros ...................................................................................................... .361Ejercicio 1 ..............................................................................................................................361
Modificación de preferencias .................................................................... .363
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Ejercicio 1 ..............................................................................................................................363Funciones de accesibilidad en Word .........................................................363
Ejercicio 1 ..............................................................................................................................363
Capítulo 24SkyDrive y Office Web Apps ................................................365Introducción a SkyDrive ............................................................................ .367Introducción a Office Web Apps ................................................................ .367Registrarse en SkyDrive ........................................................................... .368Funcionalidades de SkyDrive.................................................................... .371
La pantalla de inicio ...............................................................................................................371Crear carpeta .........................................................................................................................372Cargar ....................................................................................................................................374Vistas .....................................................................................................................................376Abrir .......................................................................................................................................377Descargar ..............................................................................................................................378Compartir ...............................................................................................................................378Incrustar .................................................................................................................................382Cambiar nombre ....................................................................................................................383Eliminar ..................................................................................................................................383Mover a ..................................................................................................................................384Copiar en ...............................................................................................................................385Grupos ...................................................................................................................................386Equipos ..................................................................................................................................394Papelera de reciclaje .............................................................................................................400Administrar almacenamiento .................................................................................................401Álbum de fotos .......................................................................................................................401El menú contextual ................................................................................................................406
Funcionalidades de Office Web Apps ....................................................... .407Crear nuevo documento ........................................................................................................408Historial de versiones.............................................................................................................409Word Web App .......................................................................................................................410
Guardar ............................................................................................................................................... .413Vista de lectura .................................................................................................................................... .413Portapapeles ....................................................................................................................................... .413Deshacer y rehacer ............................................................................................................................. .414Formato de fuente ............................................................................................................................... .414Formato de párrafo.............................................................................................................................. .414Estilos .................................................................................................................................................. .415Herramientas de corrección ................................................................................................................ .415Tablas .................................................................................................................................................. .416Imágenes............................................................................................................................................. .416Hipervínculos....................................................................................................................................... .417Configurar página ................................................................................................................................ .418Salir ..................................................................................................................................................... .418
Excel Web App .......................................................................................................................419Co-autoría ..............................................................................................................................422
Guardar ............................................................................................................................................... .422Vista de lectura .................................................................................................................................... .422Portapapeles ....................................................................................................................................... .423Deshacer y rehacer ............................................................................................................................. .423
Barra de fórmulas ..................................................................................................................423Formato de fuente y celda................................................................................................................... .423Alineación ............................................................................................................................................ .424Formato de número ............................................................................................................................. .424Tablas .................................................................................................................................................. .424Hojas, filas y columnas........................................................................................................................ .425Funciones ............................................................................................................................................ .425Gráficos ............................................................................................................................................... .426Hipervínculos....................................................................................................................................... .426Salir ..................................................................................................................................................... .427
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PowerPoint Web App .............................................................................................................427Guardar ............................................................................................................................................... .430Vista de lectura .................................................................................................................................... .430Vista presentación con diapositivas .................................................................................................... .430Portapapeles ....................................................................................................................................... .431Deshacer y rehacer ............................................................................................................................. .431Formato de fuente ............................................................................................................................... .431Formato de párrafo.............................................................................................................................. .432Gestión de diapositivas ....................................................................................................................... .432Imágenes............................................................................................................................................. .432Formas ................................................................................................................................................ .433SmartArt .............................................................................................................................................. .433Temas .................................................................................................................................................. .434Animaciones ........................................................................................................................................ .435Transiciones ........................................................................................................................................ .435Hipervínculos....................................................................................................................................... .435Salir ..................................................................................................................................................... .436
OneNote Web App .................................................................................................................436Guardar ............................................................................................................................................... .439Vista de lectura .................................................................................................................................... .439Co-autoría ........................................................................................................................................... .439Portapapeles ....................................................................................................................................... .440Deshacer y rehacer ............................................................................................................................. .440Formato de fuente y párrafo ................................................................................................................ .440Estilos .................................................................................................................................................. .441Etiquetas ............................................................................................................................................. .441Herramientas de corrección ................................................................................................................ .442Crear y administrar páginas y secciones ............................................................................................ .442Ver y restaurar versiones de página.................................................................................................... .443Imágenes............................................................................................................................................. .444Tablas .................................................................................................................................................. .445Hipervínculos....................................................................................................................................... .446Salir ..................................................................................................................................................... .446
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¿A quién va dirigido este libro?El libro está dirigido a cualquier usuario que parta de cero o aquel otro que, sabiendo utilizar la aplicación Word en alguna de sus versiones anteriores, desea aprender a manejar las herramientas ya conocidas en este nuevo entorno, profundizar y ampliar sus conocimientos acerca de las nuevas herramientas que Microsoft Word 2013 posee o de aquellas que permiten compartir y colaborar con otros usuarios en la nube, como SkyDrive y Office Web Apps.
Por tanto, es un manual imprescindible en academias y centros de formación, así como para usuarios autodidactas.
Convenciones generalesEl contenido del libro lo convierte en un manual didáctico donde el lector puede aplicar en su sistema los contenidos explicados a la vez que progresa en su lectura.
Es un manual de fácil seguimiento gracias a su contenido práctico, de manera que sirve también como herramienta tanto para fines académicos como productivos.
El libro contiene multitud de imágenes para facilitar aún más la lectura y compre-sión de todos los temas, de forma que el lector puede ir aplicando en su sistema todos los contenidos explicados.
A lo largo del temario se encuentra explicado, paso a paso y con ejemplos, el fun-cionamiento de todas las herramientas del programa. Además, en un amplio capí-tulo aparte, se proponen ejercicios de refuerzo de los capítulos del libro, para que el usuario, con ayuda del temario del libro y de las explicaciones e imágenes que presenta cada ejercicio, pueda ir resolviendo cada práctica de forma autónoma. Este trabajo consolidará todos los conocimientos que se han ido adquiriendo en cada uno de los capítulos del libro.
Por otro lado, se dedica un último capítulo para realizar un trabajo completo y am-plio de las aplicaciones en la nube SkyDrive y Office Web Apps. Estas aplicaciones pueden trabajar conjuntamente o de forma independiente y ambas interaccionan con Microsoft Word 2013. Con SkyDrive podemos acceder a nuestros archivos en la nube y compartirlos desde cualquier PC, Mac o smartphone. Con Office Web Apps podemos ver, editar, compartir y trabajar en la nube simultáneamente con otros usuarios, con archivos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, sin necesidad de tener instalados estos programas. Ambas aplicaciones son gratuitas, aunque muy potentes y de fácil manejo, y son accesibles mediante un simple navegador web desde cualquier tipo de dispositivo.
Un texto como éste hará una advertencia o señalará una nota de interés a resaltar en una determinada función.
Este tipo de letra, precedido de una numeración correlativa a lo largo de un tema, estará indicando los pasos para realizar una acción o para utilizar una determi-nada herramienta. En el capítulo de prácticas, estará indicando la solución paso a paso del ejercicio.