inciensa-ai-of-2019-107 máster ruth lópez herrera

Auditoría Interna

Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (INCIENSA)

Tres Ríos, La Unión, Cartago, Costa Rica, Centroamérica / Tel. (506) 2279-9911 / Fax. (506) 2518-0004/ www.inciensa.sa.cr

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22 de noviembre de 2019

INCIENSA-AI-of-2019-107

Máster

Ruth López Herrera

Coordinadora de la Unidad de Recursos Humanos

Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (INCIENSA)

ASUNTO: Remisión del Informe N° 02-2019, Auditoría de Carácter Especial sobre el

Proceso de Planillas

Estimado máster:

Me permito remitirle el Informe N° 02-2019, preparado por esta Auditoría Interna, en el cual

se consignan los resultados de la auditoría de carácter especial efectuada en la Unidad de

Recursos Humanos sobre el proceso de planillas.

La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las

recomendaciones, deberá remitirse en los plazos y términos fijados, a la Auditoría Interna.

Sobre el seguimiento de recomendaciones se debe tener presente lo señalado en la Ley Nº

8292, denominada Ley General de Control Interno, específicamente en los artículos 36, 38 y

39, así como en la resolución del Ente Contralor R-DC-64-2014 “Normas Generales de

Auditoría para el Sector Público” que señala en la norma 206, sobre el seguimiento, lo

siguiente:

“02. La Administración es responsable tanto de la acción correctiva como de

implementar y dar seguimiento a las disposiciones y recomendaciones de manera

oportuna y efectiva, por lo que deberá establecer políticas, procedimientos y

sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para asegurar el correcto y

oportuno cumplimiento. Las auditorías internas deberán verificar el cumplimiento de

las disposiciones o recomendaciones que otras organizaciones de auditoría hayan

dirigido a la entidad u órgano de su competencia institucional.”

Atentamente,

Licda. Ana Teresa Guillén Sánchez

Auditora Interna

AUDITORÍA INTERNA

ATGS/jcc/2019_Actividad de Comunicación del Servicio de la Auditoría

Anexo: Informe N° 02-2019, Auditoría de Carácter Especial sobre el Proceso de Planillas

C: Archivo de Gestión, Auditoría Interna INCIENSA.

http://www.inciensa.sa.cr/

AUDITORIA INTERNA INFORME N° 02-2019

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AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN

Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL PROCESO DE PLANILLAS

2019


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Contenido

RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................... 4

1 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 5

1.1 Origen de la Auditoría ................................................................................................................. 5

1.2 Objetivo General ......................................................................................................................... 5

1.3 Alcance de la Auditoría............................................................................................................... 5

1.4 Normativa técnica aplicable ....................................................................................................... 5

1.5 Ley de Control Interno ................................................................................................................ 5

1.6.Comunicación de resultados ...................................................................................................... 6

2 RESULTADOS ............................................................................................................................. 7

2.1 Mejoras necesarias en la información que debe reflejar la bitácora del módulo de nóminas del

Bos Ht, las cuales fueron realizadas .......................................................................................... 7

2.2 Mejoras necesarias al módulo de nóminas por registrar deducción de renta negativa en algunos

pagos .......................................................................................................................................... 9

2.3 Políticas normas y procedimientos .......................................................................................... 10

2.4 Debilidades en la documentación de control en cálculo y pago de tiempo extraordinario .... 11

2.5 Debilidades en el cálculo y pago de subsidios por incapacidades ......................................... 14

2.6 Sumas pagadas de más a funcionarios o exfuncionarios que no corresponden. .................. 16

2.7 Sumas reportadas de más al Sistema de Planillas de la Caja Costarricense de Seguro Social17

2.8 Aplicación de deducciones a empleados con destino a Instituciones que no cuentan con un

convenio firmado con el Inciensa para su aplicación .............................................................. 17

2.9 Deducciones de planilla con respaldo documental que no es el definitivo del módulo de

nóminas .................................................................................................................................... 18

2.10 Cancelación del incentivo por dedicación exclusiva sin la evidencia del contrato por

dedicación exclusiva. ............................................................................................................... 19

3 CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 20

4. RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 20

Al Máster German Picado García, en su condición de Director Administrativo o a quien en su lugar

ocupe el cargo..................................................................................................................................... 20

A la Máster Ruth López Herrera, en su condición de Coordinadora de la Unidad de Recursos Humanos

o quien en su lugar ocupe el cargo ................................................................................................ 20


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RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos?

La Auditoría de carácter especial que origina el presente informe se realizó con el objetivo de

plantear las mejoras que se consideren pertinentes al evaluar el proceso de planillas, desde

el inicio, la ejecución y el pago correspondiente, en aspectos como: el cálculo de las horas

extras, registro de incapacidades, liquidaciones salariales, registro de deducciones a

empleados, prohibición, dedicación exclusiva y incentivos por ciencias médicas.

¿Por qué es importante?

Un alto porcentaje del presupuesto institucional se destina al pago de remuneraciones, por lo

tanto esa gestión de la Unidad de Recursos Humanos requiere un sistema de control interno

efectivo que permita obtener una seguridad razonable de que las diferentes etapas del

proceso están acorde con las disposiciones jurídicas, técnicas y demás normativa emitida.

¿Qué encontramos?

La revisión se realizó para el periodo 2017 y 2018, periodo que coincidió con cambios en

personal de la Unidad de Recursos Humanos que junto con la ausencia de manuales de

procedimiento que incluyan todos los aspectos para la confección de la planilla, generaron

que se presentaran debilidades en el proceso de solicitud, cálculo y pago de las horas

extras, en el respaldo, registro y pago de incapacidades, en respaldo de deducciones a

empleados, en el respaldo y pago del incentivo por dedicación exclusiva, también se detecto

ausencia de información detallada en la bitácora del módulo de nóminas del sistema Bos Ht

y registros negativos en rebajos por renta que no corresponden y pagos de más a la Caja

Costarricense de Seguro Social por cuotas laborales y patronales.

¿Qué sigue?

Con el propósito de contribuir a mejorar los procesos analizados se giraron recomendaciones

a la Dirección Administrativa y a la Unidad de Recursos Humanos. Las mismas se presentan

en el apartado correspondiente del informe y están dirigidas a: oficializar e implementar

controles para la recuperación de los pagos realizados de más, que no corresponden y que

están relacionados con la planilla, también para controlar el acceso al módulo de planillas

con derecho a modificar registros, otro aspecto es establecer regulaciones sobre el pago de

horas extras y el control de los documentos que respaldan esos pagos y de igual forma para

el registro de incapacidades y los subsidios correspondientes, además instaurar controles

para evitar los registros negativos en rubro de renta. También se recomienda que existan

convenios firmados con todas las instituciones que reciben deducciones que se realizan por

planilla a los empleados y que esas deducciones sean respaldadas por los reportes

definitivos que se generen del módulo de nóminas y por último que se localice y reguarde en

la institución un contrato por pago de dedicación exclusiva que fue firmado en Ministerio de

Salud.


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1 INTRODUCCIÓN

1.1 Origen de la Auditoría

La presente auditoría se realizó en cumplimiento al Plan Anual de Trabajo de Auditoría para el

año 2019, el cual responde a la determinación del universo auditable, valoración de los

riesgos institucionales y los factores críticos de éxito para el Instituto Costarricense de

Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud.

1.2 Objetivo General

El objetivo del estudio consistió en plantear las mejoras que se consideren pertinentes al

evaluar el proceso de planillas, desde el inicio, la ejecución y el pago correspondiente, en

aspectos como: el cálculo de las horas extras, registro de incapacidades, liquidaciones

salariales, registro de deducciones a empleados, prohibición, dedicación exclusiva e

incentivos por ciencias médicas.

1.3 Alcance de la Auditoría

Esta auditoría de carácter especial constituye un enfoque de cumplimiento para verificar que

las actividades se ajusten a las leyes, reglamentos u otras normativas que las regulan, tales

como resoluciones, lineamientos, directrices, buenas prácticas y otros criterios considerados

apropiados.

El estudio abarcó el período comprendido en el año 2017 y 2018, ampliándose en los casos

en que se consideró necesario.

1.4 Normativa técnica aplicable

La auditoría se efectuó de conformidad con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría

Interna, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y los procedimientos

internos de esta Auditoría.

1.5 Ley de Control Interno

Este informe queda sujeto a lo estipulado en la Ley Nº 8292, denominada Ley General de

Control Interno, específicamente en los artículos 36 y 38, que disponen lo siguiente:

“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez


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días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994.”

También es importante citar el párrafo primero del artículo 39 del capítulo sobre

responsabilidades y sanciones, que establece lo siguiente:

“Artículo 39— Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.”

Por último la misma Ley señala que es competencia del jerarca y titulares subordinados

establecer, evaluar y perfeccionar actividades de control tales como: políticas,

procedimientos y mecanismos que permitan obtener una seguridad razonable de que

se lleva a cabo una gestión institucional acorde con los objetivos de creación y

fortalecimiento del control interno.

1.6. Comunicación de resultados

El Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público aprobado mediante

Resolución del Despacho de la Contralora General de la República, Nº R-DC-64-2014

publicado en La Gaceta No. 184 del 25 de setiembre de 2014, establece en su norma

205.03 lo que a continuación se transcribe:

“Las instancias correspondientes de la administración auditada deben ser

informadas, sobre los principales resultados, las conclusiones y las disposiciones o

recomendaciones según corresponda, producto de la auditoría que se lleve a cabo,

lo que constituirá la base para el mejoramiento de los asuntos examinados”

Por lo tanto, en cumplimiento de la supracitada norma, el día 07 de noviembre de 2019, se

procedió a realizar la exposición del presente informe en las instalaciones del Inciensa, con la

presencia de los siguientes funcionarios:


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MBA German Picado García Director Administrativo

Mag Ruth López Herrera. Coordinadora de la Unidad de Recursos Humanos

Mag Ileana Vega Martínez Encargada de la Gestión de Empleo y Organización del Trabajo

Lic. Marcela Monge Valverde Encargada de la Gestión de Compensación y Gestión de Desarrollo

Sra. Mayra Orocú Robles Proceso de Compensación

La convocatoria para la exposición de los resultados y las recomendaciones se realizó

mediante el oficio INCIENSA-AI-of-2019-099 del 01 de noviembre de 2019, dirigido al MBA.

German Picado García, Director Administrativo y el oficio INCIENSA-AI-of-2019-100 del

01 de noviembre de 2019, dirigido a la Mag. Ruth López Herrera, Coordinadora de la Unidad de Recursos Humanos.

El borrador del presente informe fue remitido al MBA. German Picado García, Director

Administrativo, por medio del oficio INCIENSA-AI-of-2019-101 del 07 de noviembre de 2019

y a la Mag. Ruth López Herrera, Coordinadora de la Unidad de Recursos Humanos, en oficio INCIENSA-AI-of-2019-102 del 07 de noviembre de 2019, con el

propósito de que en un plazo no mayor de diez días , formularan y remitieran a esta Auditoria

Interna, las observaciones que se consideraran pertinentes sobre su contenido.

2 RESULTADOS

De las pruebas realizadas se obtuvieron los siguientes resultados, según los objetivos de la

auditoría:

2.1 Mejoras necesarias en la información que debe reflejar la bitácora del módulo de

nóminas del Bos Ht, las cuales fueron realizadas

A un funcionario de Inciensa se le pagó por tres quincenas el incentivo por dedicación exclusiva

por un monto de ¢237,187.50 (doscientos treinta y siete mil ciento ochenta y siete colones con

50/00), pese a que es un trabajador misceláneo 1, que no posee título de bachillerato en ninguna

especialidad y el puesto no reúne la condición para ese beneficio. El pago se debitó al señor

Sebastián Rodríguez Delgado en la segunda quincena de mayo, 2018 y en la primera y segunda

quincena de junio, 2018.

En el maestro de nóminas se habilitó la variable “dedicación exclusiva” para pagarle al funcionario

ese beneficio y la bitácora del módulo de nóminas solo detalla el nombre del funcionario de la

Unidad de Recursos Humanos que ingresa al sistema, el día y la hora, pero no se indica que

variables modifican en el maestro de nóminas.


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Las Normas de Control Interno para el Sector Público sobre Sistemas de Información promueven

en la norma 5.8 una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de

acceso a la información y datos sensibles, tal como se transcribe a continuación:

“Control de sistemas de información: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter.”

La modificación realizada en el maestro de nóminas en el sistema de planillas, sin que se refleje el

nombre del funcionario que ejecutó la acción expone a un riesgo muy alto al Inciensa, al afectar la

integridad de los datos especialmente en nóminas, rubro que presenta un porcentaje muy

importante en erogaciones para la institución.

Además no se identificó la existencia de un proceso documentado para el manejo de los usuarios

con acceso al Sistema, en el cual se establezcan los tipos de usuario y sus capacidades de

operación en los distintos sistemas, sean desarrollados comprados o arrendados.

Esto posibilita que cualquier funcionario de la Unidad de Recursos Humanos pueda realizar

cambios no autorizados en el maestro de nóminas, causando un perjuicio económico al Inciensa,

al realizar pago no autorizados, como el efectuado al señor Sebastián Rodriguez por un monto de

¢237,187.50 (doscientos treinta y siete mil ciento ochenta y siete colones con 50/00), monto que no

incluye el incremento proporcional por concepto de aguinaldo, salario escolar y pago de la cargas

patronales a la Caja Costarricense de Seguro Social.

Tal como lo menciona la empresa Price Waterhouse R.L. “Las personas son el eslabón más débil y

mayoritario en la cadena de seguridad, según la encuesta Global de PWC sobre Ciberseguridad

2016, más del 34% de incidentes de seguridad son responsabilidad de los empleados.”

Como un hecho subsecuente producto de la consulta que realizó la Auditoría Interna en oficio

INCIENSA-of-2019-058, al licenciado Enrique Navarrete Porras, Coordinador de la Unidad de

Tecnología de información, sobre cómo se puede mejorar la información que suministra la bitácora

del módulo de nóminas para que en el futuro detalle quién modifica cada una de las variables que

componen el maestro de nóminas, por medio del oficio INCIENSA-UTI-of-2019-039 suministró la

siguiente respuesta:

“…buscando como mejorar la bitácora de Nominas del sistema BOS HT actual, TECAPRO nos propone (por aproximadamente 8 horas) implementar una acción de maestro de personal que documente cada cambio que se haga a cada variable del maestro de personal y en el campo observaciones de la acción se indique como estaba antes el o los campos modificados.”

Posteriormente el licenciado Navarrete remite por correo electrónico la siguiente información:

“En seguimiento a oficios INCIENSA-UTI-of-2019-039 e INCIENSA-AI-of-2019-058, por este medio le informo que mediante una parte de las 7 horas de implantación por parte de Tecapro con el acompañamiento de TI el 08/08/2019, se implementó las acciones de personal para bitacorizar modificaciones de campos que se haga en el maestro de Nominas. Favor véase detalle en correos del Ing. Danny Monge. / Esto da por terminado el compromiso con la Auditoría Interna de este respecto.”


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Sobre este tema la Auditoría Interna no recomendará algún aspecto a mejorar debido que con las

acciones realizadas por el licenciado Enrique Navarrete Porras, junto con el personal a su cargo y

la empresa TECAPRO son suficientes para corregir lo observado con relación a la bitácora del

módulo de nóminas, pero el funcionamiento de las mejoras realizadas al sistema serán

consideradas en el seguimiento a las recomendaciones del informe.

2.2 Mejoras necesarias al módulo de nóminas por registrar deducción de renta negativa

en algunos pagos

Se identificó que el módulo de nóminas del sistema BOS HT, de la empresa Tecapro, en algunos

pagos por: salario escolar por liquidación salarial, subsidios, subsidio más salario o licencia más

salario, registró deducciones por renta negativas, lo que significó que el sistema realizara el

proceso inverso a la deducción normal al salario y aumento el monto a depositar en la misma

cantidad que el registro negativo, tal como se detalla a continuación:

Registros en planillas con renta negativa en año 2017

Nombre Quincena Bruto CISERE Salario bruto Salario neto Deducción

renta

Otras

deducciones

Alfaro Mora Flory Virginia II enero 0.00 281,646.24 334,276.66 -52,630.00 0.00

Arrones García Laura Rita II enero 0.00 280,899.74 335,800.35 -54,901.00 0.00

Alfaro Mora Flory Virginia II junio 0.00 886,879.00 903,666.79 -16,788.00 0.00

Fernández Fuentes Fiolina II junio 351,103.00 394,315.34 40,147.35 -655.00 354,823.00

Morera Fernández Jessica II junio 744,520.00 372,259.80 312,721.67 -12,500.00 72,038.00

Rivera Sanabria Carolina II agosto 109,557.00 109,557.29 134,980.14 -40,028.00 14,606.00

Solano Cruz Vera Patricia II octubre 357,042.00 357,042.34 339,778.02 -17,869.00 35,132.00

Gamboa Solís Donaldo II noviembre 0.00 174,817.08 197,339.67 -22,523.00 0.00

Oviedo Prendas Cesar II noviembre 398,495.00 492,684.36 391,357.97 -1,971.00 103,297.00

Alfaro Mora Flory Virginia II diciembre 1,040,282.00 1,040,281.98 991,626.18 -53,708.00 102,364.00

Registros en planillas con renta negativa en año 2018

Nombre Quincena Bruto CISERE Salario bruto Salario neto Deducción

renta

Otras

deducciones

Gamboa Solís Donaldo II enero 156,464.00 360,417.72 346,873.56 -2,634.00 16,179.00

Arrones García Laura Rita II mayo 0.00 300,560.26 338,469.80 -58,808.00 20,898.00

Cordero Laurent Estela II junio 133,241.00 133,241.28 120,487.32 -47,986.00 60,739.00

Fernández Fuentes Fiolina II junio 341,028.00 409,233.60 1,174.48 -1,929.00 409,986.00

Gonzalez Gomes Alejandra II julio 321,600.00 321,600.20 288,596.76 -250.00 33,253.00

Guzmán Padilla Sonia II agosto 308,903.00 602,360.79 595,129.82 -24,710.00 31,941.00

Guzmán Padilla Sonia II setiembre 77,226.00 432,464.56 474,187.28 -49,708.00 7,984.00

Fernández Fuentes Fiolina II noviembre 343,053.00 411,663.60 12,899.15 -1,267.00 400,033.00

Calvo fonseca Nidia II diciembre 3,950,941.00 3,950,941.46 3,614,364.11 -71,950.00 408,527.00

Fuente: módulo de nóminas del Bos Ht

Adicionalmente se observó que la renta es el único rubro de las planillas registradas en los

periodos 2017 y 2018 que presenta registros negativos, en el año 2017 esos montos generaron

pagos de más por ¢273,573.00 y en el 2018 por ¢259,242.00.

Respecto a la confiabilidad de la información, la Norma de Control Interno para el Sector Público

5.6 menciona lo siguiente:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. // Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad.”


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Los registros negativos en renta pueden tener su origen en la configuración del sistema de

nóminas, que forma parte de un paquete que no fue desarrollado exclusivamente para el Inciensa,

lo que puede provocar que en pagos con ciertas característica realice cálculos que no

corresponden, además llama la atención que todos los casos se presentan en pagos que

corresponden a segundas quincenas.

Exclusivamente sobre el tema del pago del salario escolar a la Dra Nidia Calvo Fonseca se consultó

al licenciado Danny Monge Zuñiga analista de sistemas de la Unidad de Tecnologías de

Información, quien al estudiar el caso determinó que por haber estado la exfuncionaria afiliada a

una pensión voluntaria el sistema realiza cálculos y al no ubicar otros datos que están presentes en

una quincena cuando se registran horas laboradas provoca que incluya montos negativos en el

espacio de renta y adicionalmente recomienda que pagos con esas características se efectúen en

planillas separadas de los pagos quincenales.

La situación observada provocó un perjuicio al erario público, debido a que se cancelaron pagos

mayores, a los funcionarios y / o exfuncionarios que se mencionan en cuadros al inicio de este

hallazgo, por concepto de subsidios, salario escolar o la combinación de salario subsidio, salario

licencia, en el año 2017 los montos sumaron ¢273,573.00 y en el 2018 ¢259,242.00.

2.3 Políticas normas y procedimientos

No se han documentado las políticas, las normas y los procedimientos sobre el proceso de

“Gestión de la Compensación” que garantice el cumplimiento del Sistema de Control relativas al

conjunto de compensaciones retributivas por la prestación de servicios en materia de estructuras

salariales, variables, beneficios extra salariales, administración de salario, entre otras, permitiendo

la prevención del desvió de los objetivos institucionales.

Sobre el particular, la Ley General de Control Interno N° 8292 dispone las actividades de control,

en el artículo 15, inciso a) de la siguiente forma:

“Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.”

Congruente con esta disposición, el Manual de Control Interno para el Sector Público en

la Norma de Control N°4.2, inciso e), establece lo que se transcribe a continuación:

“Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esta documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

En razón de lo indicado, las funcionarias de la Unidad de Recursos Humanos en

ausencia de políticas, procedimientos y normas han incurrido en inconstancias al

momento de realizar los cálculos para el pago de retribuciones salariales y beneficios

adicionales, realizando pagos que no se ajustan a la legalidad establecida por medio de

procedimientos y normas emitidas por las instancias responsables.

El no disponer de políticas, procedimientos y normas que regulen la metodología para


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realizar los cálculos y pagos posteriores ha generado errores en el pago de sumas

adicionales, causando perjuicio económico al Inciensa.

2.4 Debilidades en la documentación de control en cálculo y pago de tiempo

extraordinario

2.4.1 Cancelación de tiempo extraordinario a tiempo y medio y correspondía a tiempo sencillo

Para algunos casos analizados en la muestra, las primeras ocho horas trabajadas los sábados se

cancelaron a tiempo y medio y lo que correspondía es un pago sencillo, tal como se detalla a

continuación:

Nombre Periodo

laborado

Horas

extras

Pago a tiempo

y medio

Pago

sencillo Diferencia

Sonia Aguilar Rodríguez junio 2017 32.28 79,297.92 52,865.28 26,432.64

Luisa Mesén Arroyo junio 2017 33.33 116,585.84 77,723.89 38,861.95

Alonso Cedeño Molina junio 2017 16.72 128,985.44 85,990.29 42,995.15

Walter Quesada Mesén julio 2017 9.58 21,852.17 14,568.11 7,284.06

Sonia Aguilar Rodríguez julio 2017 32.00 78,610.08 52,406.72 26,203.36

Luisa Mesén Arroyo julio 2017 32.00 111,933.60 74,622.40 37,311.20

Alonso Cedeño Molina julio 2017 16.00 123,431.04 82,287.36 41,143.68

Totales 660,696.09 440,464.06 220,232.03 Fuente: módulo de nóminas del Bos Ht

El Dictamen N° 260 de la Procuraduría General de la República del 19 de julio del 2005,

estableció las condiciones para reconocer el pago de las horas extras cuando se trabajen los

sábados, domingos y feriados. Los empleados públicos tienen remunerado en sus salarios

todos los días del mes, incluyendo feriados, asuetos y descansos. De tal manera cuando se

labore un sábado, debe ser remunerado con una suma adicional sencilla, de manera que su

pago resulte doble.

El Procedimiento de Tiempo Extraordinario URH-PG22, desarrollado por personal de la

Unidad de Recursos Humanos no contiene las diferentes situaciones en las que se reconoce

el tiempo sencillo, tiempo y medio o tiempo doble.

En los casos analizados se realizaron pagos de más en horas extras, afectando al erario

público por un monto de ¢220,232.03.

2.4.2 Cancelación de tiempo extraordinario en mayor cantidad de horas a las reportadas en

formularios

En algunos casos se pagaron más horas extras de las reportadas en el formulario de

liquidación de jornada extraordinaria URH-R23, porque utilizaron para el cálculo del tiempo

extraordinario las horas de entrada y salida que reporta el reloj marcador, siendo esa

información solo un medio de control para verificar los datos que se reportan en formulario

URH-R23.

El procedimiento de Tiempo Extraordinario (URH-PG22) establece en el punto 5.2 que se

reportan las horas extras efectivamente laboradas utilizando el formulario URH-R23, el que

es refrendado por la Dirección respectiva y que debe confrontarse con el formulario URH-

R22, que contiene la solicitud, aprobación y autorización para laborar tiempo extra y también

con el registro de marcas del reloj marcador.


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La Unidad de Recursos Humanos es la encargada del proceso del pago de horas extra, que

se inicia desde la proyección, se continúa con la verificación de las horas efectivamente

trabajadas y se concluye con el pago, al igual que del recibo de los formularios en los

tiempos establecidos en el Reglamento, actividad que en el periodo revisado no se supervisó

de manera exhaustiva.

Producto de ese método de cálculo en ocasiones se realizaron pagos de más en horas

extras afectando el erario público.

2.4.3 Cálculo de tiempo extraordinario sin hacer la conversión de los minutos a horas

En muchas ocasiones utilizan una metodología incorrecta al calcular el valor monetario del

tiempo extra laborado, porque suman los minutos como fracciones o decimales de la hora, y

ese resultado lo multiplican por el valor asignado al tiempo, sin hacer la conversión de

minutos a fracciones de hora.

El procedimiento de Tiempo Extraordinario (URH-PG22) establece como unidad de medición

del tiempo extra la hora, lo que también se establece en el formulario de autorización para

laborar tiempo extra (URH-R22) y en el formulario de liquidación de la jornada extraordinaria

(URH-R23).

Este hallazgo se identificó en el informe de Auditoría Interna N° AI-05-2014, comunicado por

medio de la nota AI-180-14 del 12 de diciembre del 2014 y se aplicó el método correcto de

cálculo durante mucho tiempo, pero por ser un cálculo que se realiza manualmente en algún

momento se dejó de realizar y no fue detectado en las revisiones que se efectúan antes de

aplicar cada pago.

Al aplicar esa forma de cálculo se afecta al funcionario debido a que se le paga una fracción

inferior de horas cuando el tiempo extra laborado incluye horas y minutos.

2.4.4 Errores al cuantificar la cantidad de tiempo extraordinario

El cálculo del tiempo extra se realiza en forma manual el resultado de esa operación son cantidad

de horas laboradas, dato que debe introducirse en el espacio que corresponde en el módulo de

nóminas y en ese cálculo se identificaron errores al cuantificar de más o de menos el tiempo extra

laborado.

El Procedimiento de Tiempo Extraordinario URH-PG22 comprende el formulario URH-R23

que contiene la liquidación de jornada extraordinaria el cual dispone un espacio para uso de

la Unidad de Recursos Humanos con indicación del salario bruto, horas aprobadas y monto

a pagar y el hecho por, además del visto bueno de la jefatura de la Unidad de Recursos

Humanos.

La Unidad de Recursos Humanos es la encargada del proceso del pago de horas extras, que


trabajadas y se concluye con el pago, sin embargo la parte del cálculo de las horas

realmente trabajadas se observaron algunos errores que no fueron detectados en revisiones

posteriores.

El efecto de los errores en los cálculos provoca que se paguen más horas extras en perjuicio

del erario público o que se paguen menos en perjuicio de los funcionarios.


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2.4.5 Formularios para solicitar y reportar horas extras sin firmas de autorización

Se realizaron pagos de horas extras utilizando algunos formularios URH-R22 y URH-R23 sin

las firmas correspondientes al visto bueno de la jefatura de Recursos Humanos, o la firma de

la Dirección General, o la del Coordinador de la unidad a la que pertenece el funcionario que

solicita el pago de las horas extra.

El Procedimiento de Tiempo Extraordinario (URH-PG22) establece que la Dirección Técnica y

la Dirección Administrativa deberán valorar la pertinencia de las solicitudes de horas extra

que reciben en el formulario URH-R-22 y consultar a la Unidad de Recursos Humanos la

disponibilidad de contenido presupuestario y posteriormente con el visto bueno a las

solicitudes deberán remitirlas a la Dirección General. Una vez laboradas las horas extras, la

Dirección respectiva dará su aprobación refrendando el formulario URH-R23 y lo enviará a la

Unidad de Recursos Humanos a más tardar el sexto día hábil del mes. (Puntos 5.1 Trámite

de solicitud de autorización para laborar tiempo extraordinario, 5.2 Reporte de las horas

extras efectivamente laboradas).

La Unidad de Recursos Humanos es la responsable de efectuar el pago de las horas extra de

acuerdo al procedimiento, que se inicia desde la proyección, se continúa con la verificación

de las horas efectivamente trabajadas y se concluye con el pago, al igual que del recibo de

los formularios con las firmas correspondientes, establecidas en los formularios URH-R22 y

URH-R23. Sin embargo la verificación de autorización y aprobación a los mismos no se

supervisó de manera constante, en todos los formularios.

Realizar pagos de horas extra sin la autorización y la aprobación correspondiente puede

generar afectación al gasto público debido a que existe un riego de realizar pagos que no

corresponde, además se incumple con los requerimientos normativos establecidos en la

institución.

2.4.6 Formularios para solicitar y reportar tiempo extra recibidos en periodos diferentes al

establecido en el Reglamento de Tiempo Extraordinario

Se identificaron varios formularios para solicitar la autorización para laborar horas extras y los

formularios para reportar el tiempo extraordinario trabajado, que fueron recibidos en la Unidad de

Recursos Humanos en fechas diferentes a las establecidas en el procedimiento de pago de tiempo

extraordinario vigente en la Institución, requisito necesario para la determinación y asignación del

contenido presupuestario.

El Reglamento de Tiempo Extraordinario (URH-PG22) establece que toda solicitud de horas

extra deberá ser entregada a la Unidad de Recursos Humanos a más tardar el último día

hábil del mes previo al que se laborarán las horas extra y el formulario que reporta las horas

extra trabajadas a más tardar el sexto día hábil del mes siguiente a que se laboraron luego de

la aprobación y refrendo de la Dirección respectiva (Apartados 5.1 Trámite de solicitud de

autorización para laborar tiempo extraordinario y 5.2 Reporte de las horas extras

efectivamente laboradas).

La Unidad de Recursos Humanos es la encargada del proceso de pago de horas extra, que



tiempos establecidos en el Reglamento, actividad que no se supervisó adecuadamente.


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Al recibir los formularios fuera del periodo establecido podría provocar la imposibilidad de

pagar horas extras porque el contenido presupuestario sea insuficiente para cubrir las horas

extras solicitadas, esto debido a que el control presupuestario esté desactualizado y se

presente la eventualidad de no poder notificar de inmediato a las direcciones para la

resolución correspondiente.

2.4.7 Formularios para solicitud y reporte de tiempo extraordinario sin fecha de recibido

La mayoría de los formularios para solicitar la autorización previa para laborar horas extra y el

formulario para reportar las horas extra trabajadas, analizados en la muestra seleccionada,

no contiene el registro de la fecha cuando se reciben en la Unidad de Recursos Humanos.

Sobre este tema el Reglamento de Tiempo Extraordinario (URH-PG22) establece que toda

solicitud de horas extra debe entregarse a la Unidad de Recursos Humanos a más tardar el

último día hábil del mes previo al que se laborarán las horas extra y el formulario de las horas

extra trabajadas a más tardar el sexto día hábil del mes siguiente a que se laboraron.

La Unidad de de Recursos Humanos es la encargada del proceso del pago de horas extra,

que se inicia desde la proyección, se continúa con la verificación de las horas efectivamente


tiempos establecidos en el Reglamento, actividad que no se realiza y supervisó de manera

permanente.

El no registrar la fecha de recibió en los formularios podría incidir en el adecuado control del

contenido presupuestario para el pago del tiempo extraordinario, debido a que se presenta el

riesgo de que esos formularios sean recibirlos fuera de los periodos establecidos en el

Reglamento de Tiempo Extraordinario (URH-PG22) y que no se disponga del presupuesto

suficiente para afrontar pagos que no estén programados.

2.5 Debilidades en el cálculo y pago de subsidios por incapacidades

2.5.1 Cancelación de subsidios por incapacidad mayores a los reportados en boletas

Se pagaron más días de subsidio por incapacidad que los indicados en las boletas de

incapacidad. En el caso de la doctora Laura Rita Arrones García, médico de empresa le

registraron 17 días más, en el caso del señor Manuel Mena Madrigal, Técnico de la Unidad

de Servicios Técnicos de Laboratorio, le registraron 3 días más y al señor Mainor Mata

Muñoz, técnico del Centro de Referencia de Virología le registraron 2 días más.

El Reglamento para el Otorgamiento de Incapacidades y Licencias a los Beneficiarios del

Seguro de Salud, en el artículo 4 dispone que las incapacidades por enfermedad deben

ser otorgadas por los profesionales autorizados para ello en el formulario “constancia para incapacidades y licencias” y el artículo 8 establece las formalidades en el

otorgamiento de las incapacidades, en las que se evidencie el registro en el expediente

de salud.

Las actividades de control establecidas en la Unidad de Recursos Humanos, que regulan el

proceso de planillas de manera previa no identificaron las desviaciones anotadas.

Se consultó a la máster Ruth López Herrera sobre el origen de esos registros y en oficio

INCIENSA–URH-of-2019-147 del 09 de agosto del 2019 manifestó lo siguiente:


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“No omito manifestar que según me refieren las colaboradoras que trabajan en la planilla para ese tiempo se registraban las incapacidades con un hoja que remitía el médico de empresa, sin contar en ese momento con la incapacidad, situación que generaba un alto riesgo debido a que en ocasiones incluso la hora era corregida a mano. / Es importante recalcar que el periodo que se está auditando fue de transición, donde el Jefe de Recursos Humanos renunció, la colaboradora responsable de la planilla se pensionó. La colaboradora con plaza técnica que asumió esta labor, no recibió la inducción para el proceso, al igual que la profesional que posteriormente le fue asignado el proceso. Se le dio de recargo la Jefatura a una colaboradora que no recibió inducción sobre sus funciones y responsabilidades. Adicionalmente si puede comparar una planilla de inicios del 2017 a una planilla de hoy en día, son completamente diferentes, debido a que hemos establecido controles que permitan minimizar estos riesgos.”

La exposición al riesgo de pagar dineros por subsidios a funcionarios sin la documentación

que los justifique, es muy alta por la eventual pérdida en la recuperación, además en algunos

de estos casos es inevitable que se presente un desfase entre las fechas de incapacidad que

se registran en las boletas y las fechas en que se aplica la incapacidad en el módulo de

nóminas, pudiendo presentarse que se registren subsidios cuando lo que correspondía es el

salario normal, afectando al empleado en su salario quincenal y para el siguiente pago del

salario escolar.

2.5.2 Pago de subsidios sin considerar incapacidades previas

En la muestra seleccionada se detectaron pagos por subsidios mayores a los que correspondían

en incapacidades registradas dentro de treinta días posteriores a una incapacidad precedente.

De conformidad con el Artículo N°35 del Reglamento del Seguro de Salud, emitido por la

Caja Costarricense de Seguro Social, se debe aplicar lo siguiente para el pago de subsidio

por incapacidades emitida dentro de los treinta días posteriores a la precedente:

“El pago del subsidio en dinero procede a partir del cuarto día de incapacidad. Si una incapacidad fuere extendida dentro de los treinta días posteriores a la precedente, el subsidio correspondiente a la nueva incapacidad se pagará desde el primer día. El cargo presupuestario por los pagos efectuados, corresponde al centro asistencial que extendió la incapacidad.”

La situación detectada muestra debilidades en el control histórico de los funcionarios

con incapacidades recurrentes que impidieron alertar sobre incapacidades previas con

diferencia de treinta días.

Lo indicado, generó pagos mayores a funcionarios por concepto de subsidios causando

perjuicios económicos al Inciensa, tal como se muestra a continuación para los casos

analizados:

Funcionario Pago de más por

subsidio

Quincena en que se

efectuó el pago

Señor Mainor Mata Muñoz ¢51,208.85 II marzo 2017

Señora Bernardita Duran Vargas ¢18,220.32 II setiembre 2017

Señor Héctor Ramírez Campos ¢29,691.11 II noviembre 2018 Fuente: módulo de nóminas del Bos Ht


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2.5.3 Cancelación de subsidio sin boleta de incapacidad correspondiente

El Inciensa pagó dos días de subsidio por incapacidad a la señora Bernardita Durán Vargas,

miscelánea del Servicio Civil 2, sin que exista evidencia del comprobante de incapacidad del

médico que valoró la condición de salud de la servidora.

El reglamento para el Otorgamiento de Licencias e Incapacidades a la Beneficiarios del

Seguro de Salud, en los artículos 6 y 7 regula la formalidad del otorgamiento, el trámite de

una incapacidad y los derechos al subsidio, de tal manera que un pago de incapacidad debe

respaldarse en un documento físico o digital emitido formalmente por el profesional en

medicina y odontología.

La situación observada muestra debilidades de control que provocaron el registro de

incapacidades sin la boleta emitida por los médicos, se consultó sobre este caso a la máster

Ruth López Herrera, Coordinadora de la Unidad de Recursos Humanos y en oficio

INCIENSA-URH-of-2019-147 manifestó lo siguiente:

“Con relación al pago de incapacidad de la señora Bernardita Durán en la primera y segunda quincena de marzo del 2017, le manifiesto que verificamos el expediente de incapacidades y no consta ninguna incapacidad, por lo que consultamos a la CCSS para ver si existía registro y tampoco lo había.”

La exposición a riesgo de pagar dineros a funcionarios sin la documentación que la justifique,

es muy alta por la eventual pérdida en la recuperación. En este caso la afectación al

patrimonio del Inciensa ascendió al monto de ¢24,088.54.

2.6 Sumas pagadas de más a funcionarios o exfuncionarios que no corresponden.

En la evaluación de la muestra seleccionada en los años 2017, 2018 y parte del 2019 se

identificaron otros casos en los que se depósito más dinero del que correspondía a

funcionarios del Instituto. Estos casos fueron detectados por las funcionarias de la Unidad de

Recursos Humanos y justificados como errores involuntarios.

En todos los casos identificados se hicieron las gestiones de cobro y los dineros se

recuperaron, sin embargo no existe un procedimiento escrito, divulgado e implementado

para llevar a cabo el control y la recuperación de los pagos que no corresponden.

Correlacionado con la necesidad de establecer procedimientos, el Manual de Control

Interno para el Sector Público en la Norma de Control N°4.2, inciso e), establece lo que

se transcribe a continuación:

“Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esta documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

Las actividades de control establecidas en la Unidad de Recursos Humanos, que regulan el

proceso de planillas de manera previa no identificaron las desviaciones anotadas calificadas

por la Unidad de Recursos Humanos como errores involuntarios.

La exposición al riesgo de pagar de más a funcionarios sin la documentación que los


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justifique, es muy alta por la eventual pérdida en la recuperación, además esos pagos que no

corresponden implican que se establezcan controles adicionales, porque no es suficiente con

solicitar la devolución del neto depositado de más, también implica que se deben realizar

ajustes en el pago de cuotas patronales y considerar esos pagos realizados de más cuando

se calcule el aguinaldo, salario escolar y cálculos de retroactivos.

2.7 Sumas reportadas de más al Sistema de Planillas de la Caja Costarricense de Seguro

Social

En el periodo analizado se realizaron pagos mayores por concepto de cuota obrera patronal

a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y no se ha establecido un procedimiento

para la recuperación de esos dineros.

Sobre el particular, la Ley General de Control Interno N° 8292 define el concepto de sistema

de control interno como la serie de acciones que ejecuta la administración para proporcionar

seguridad en objetivos tales como:

“a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.”

En el periodo analizado se observó un caso donde faltó coordinación entre lo que se reporta

por la Unidad de Recursos Humanos y lo que se cancela por la Unidad Financiera Contable,

según se detalla:

En diciembre del 2017 no se reporta salario en el módulo de nóminas del Bos Ht para Manuel

Mena Madrigal por estar incapacitado, pero en planilla confeccionada en la CCSS le

registraron ¢443,008.00, esa institución emitió la factura 120520171289995268-1, que fue

cancelada en Unidad Financiero Contable por un monto de ¢60,052,555.00. Existe otra

factura de la CCSS, identificada como N° 120520171289995268-2, que sustituyo la anterior

por trámites que realizó la Unidad de Recursos Humanos ante la CCSS, por un monto menor

ya que le registraron un salario a Manuel Mena de ¢205,790.00, para un total a pagar de

¢59,983,358.00, pero esta factura no fue considera en la Unidad Financiera Contable, por tal

razón el Inciensa pago ¢69,197.00 colones de más y está pendiente que se resuelva gestión

que realizó la Unidad de Recursos Humanos ante la CCSS para que realicen un segundo

ajuste a la planilla y registren cero salario al funcionario incapacitado y el reconocimiento de

otro saldo a favor el Inciensa.

Esta situación se ha visto reflejada en una afectación económica del INCIENSA, por los

pagos realizados de más y el proceso pendiente en la devolución o compensación de esos

dineros. Tal como los ¢69,197.00 que se pagaron de más y el reconocimiento de un monto

similar que está pendiente de reconocerse por parte de la CCSS, a pesar de las gestiones

realizadas por la Unidad de Recursos Humanos.

2.8 Aplicación de deducciones a empleados con destino a Instituciones que no cuentan

con un convenio firmado con el Inciensa para su aplicación

En el periodo revisado se ejecutaron deducciones a empleados con destino a trece

instituciones, existiendo convenio firmado y aprobado para realizar esos procesos solo con

ocho, por lo que no se observó el convenio con la Asociación Nacional de Empleados

Públicos (ANEP), el Banco Popular, el Sindicato de Trabajadores del Inciensa (SITRIN), el


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Sindicato de Profesionales del Sector Salud (SINPROSA) y el Instituto Nacional de Seguros.

Se estableció como práctica en el INCIENSA el uso de un formato de “Convenio entre Cooperativas y el Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud”, el cual fue aprobado por el Consejo Técnico, y con la delegación de la firma en la Dirección

General, el cual ha sido utilizado para los ocho convenios que se encuentran vigentes en la

actualidad, a saber: Asociación Solidarista de Empleados del Inciensa (ASEMI), BN Vital,

Coopeservidores, Coopecaja, Coopealianza, Coocique, Coopenae y Coopemep.

Asimismo, la importancia de establecer los convenios con todas las instituciones que reciban

deducciones aplicadas a empleados queda evidenciada en el inciso k) del artículo N°69 del

Código de Trabajo, que sobre el tema menciona los siguiente:

k). Deducir del salario del trabajador, las cuotas que éste se haya comprometido a pagar a la Cooperativa o al Sindicato, en concepto de aceptación y durante el tiempo que a aquélla o a éste pertenezca y con el consentimiento del interesado, siempre que lo solicite la respectiva organización social, legalmente constituida. Deducir asimismo, las cuotas que el trabajador se haya comprometido a pagar a las instituciones de crédito, legalmente constituidas, que se rijan por los mismos principios de las cooperativas, en concepto de préstamos o contratos de ahorro y crédito para la adquisición de vivienda propia, con la debida autorización del interesado y a solicitud de la institución respectiva. / La Cooperativa, Sindicato o institución de crédito que demande la retención respectiva, deberá comprobar su personería y que las cuotas cuyo descuento pide, son las autorizadas por los estatutos o contratos respectivos. (El resaltado no corresponde al original)

Esta situación se presenta por la ausencia de procesos institucionales debidamente

autorizados y aprobados por los funcionarios con potestad para concederlos y con los

requerimientos normativos y las disposiciones establecidas en esta materia en el Inciensa.

La ausencia de algunos convenios significa un riesgo muy alto por realizar deducciones a

empleados, sin el respaldo legal que lo justifique, lo que podría afectar de manera directa al

funcionario al disminuir sus ingresos sin ningún fundamento legal.

2.9 Deducciones de planilla con respaldo documental que no es el definitivo del módulo

de nóminas

En la muestra seleccionada se observó en varias ocasiones deducciones de planilla

respaldadas con reportes del módulo de nóminas, firmados por la persona responsable de

aplicar las deducciones, que no son los definitivos, porque al verificar los datos en el módulo

de nominas los totales eran diferentes, pero los registros en dicho módulo correspondían a la

planilla remitida por la entidad beneficiaria de las deducciones.

En la Norma de Control Interno para el Sector Público 4.4.1 denominada “Documentación y

registro de la gestión institucional” se establece lo siguiente con relación a la información

institucional:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer


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las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”

La situación observada se origina cuando se imprimen reportes para revisar las deducciones

aplicadas en el sistema de cómputo y posteriormente realizan cambios, pero omiten adjuntar

al expediente de la planilla el reporte definitivo de las deducciones. En todos los casos

observados las deducciones en el sistema Bos Ht, coinciden con las planillas remitidas por la

Instituciones beneficiarias de las deducciones, pero el reporte impreso de las deducciones

aplicadas en el sistema difiere de lo realmente aplicado.

La situación observada genera incertidumbre al comparar la información de los expedientes,

debido a que el reporte impreso del módulo de nóminas establece un monto, la planilla de la

institución con las deducciones establece otro y al hacer la conciliación entre uno y otro

existen deferencias sin justificación, las cuales se comprenden al generar un nuevo reporte

del módulo de nóminas y darse cuenta que el reporte impreso y con firma adjunto a la planilla

no es el definitivo.

Se verificó para todos los casos observados los datos del módulo están de acuerdo a los

datos de las planillas enviadas por las instituciones.

2.10 Cancelación del incentivo por dedicación exclusiva sin la evidencia del contrato por

dedicación exclusiva.

En la muestra seleccionada no se localizó el contrato por dedicación exclusiva de un

funcionario, quien fue trasladado del Ministerio de Salud.

La Resolución DG-070-94, vigente al momento de la firma emitida por la Dirección General

del Servicio Civil, en el artículo N°5 menciona lo siguiente con relación al contrato:

“El contrato que se menciona en el artículo anterior deberá estar confeccionado en un original que se conservará en la Institución contratante y dos copias, una para el servidor y la otra para la Oficina de la Dirección General de Servicio Civil correspondiente.”

De acuerdo a lo citado el original del contrato debería estar en custodia de la Unidad de

Recursos Humanos del Inciensa y se omitió por parte de los funcionarios del Inciensa realizar

las gestiones necesarias con el fin de disponer del respaldo documental que corresponde

para realizar el pago por dedicación exclusiva.

Con la ausencia del contrato se incumple la normativa que establece que el original de ese

documento lo conservará la Institución contratante, evidenciando los términos en los que se

definió el disfrute del beneficio de la dedicación exclusiva.


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3 CONCLUSIONES

La Unidad de Recursos Humanos del Inciensa es la encargada de gerenciar los procesos de

gestión de recursos humanos, debiendo realizar y ejecutar los procesos derivados de esta

función. Por lo tanto sus actividades deben sustentarse en políticas, normas y

procedimientos que emita la Alta Dirección.

Es por ello que los cálculos y pagos de horas extra deben ajustarse al procedimiento que

regula el pago de tiempo extraordinario en la institución, estableciendo los mecanismos de

control y supervisión que se requieren para garantizar que ese reconocimiento se ajuste al

presupuesto destinado, el fin de la autorización y al reconocimiento laboral que le

corresponde al servidor.

De igual forma, los pagos de subsidios que realiza la institución por incapacidades deben

ajustarse a la normativa que lo regula y ser un complemento de los subsidios que pagan los

entes aseguradores, mantenerse por el mismo periodo de tiempo y con los documentos de

respaldo que esas entidades establecen.

En ese mismo sentido se deben establecer herramientas de control y supervisión que

minimicen los pagos de más que por diversos aspectos se puedan realizar a funcionarios y

exfuncionarios y que evidencien como se debe proceder cuando esas situaciones se

presenten y que también permitan detectar que todos los pagos tengan el adecuado

respaldo documental.

4. RECOMENDACIONES

Considerando las competencias otorgadas en el inciso b) del artículo 22 de la Ley General de

Control Interno y en razón de los hallazgos presentados en el desarrollo del informe, esta

Auditoría, con el propósito de prevenir y corregir riesgos potenciales considera oportuno

exponer las siguientes recomendaciones:

Al Máster German Picado García, en su condición de Director Administrativo o a quien

en su lugar ocupe el cargo.

4.1. Elaborar, oficializar e implementar un procedimiento que deben aplicar en la Unidad de

Recursos Humanos para el control y recuperación de los pagos que no corresponden en

salarios y sus componentes, pagos de subsidios, pagos a la Caja Costarricense de

Seguro Social, pagos al Instituto Nacional de Seguros. Para acreditar el cumplimiento de

esta recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de marzo

del 2020, el procedimiento elaborado y la evidencia en la divulgación. (Resultados 2.1,

2.2, 2.4.1, 2.5.1, 2.5.2, 2.5.3, 2.6, 2.7)

A la Máster Ruth López Herrera, en su condición de Coordinadora de la Unidad de

Recursos Humanos o quien en su lugar ocupe el cargo

4.2. Elaborar, oficializar e implementar un Procedimiento de Seguridad en el acceso al

Sistema de Planillas de tal manera que se defina claramente los niveles de acceso y

autoridad en los cambios que se realicen. Para acreditar el cumplimiento de esta

recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de noviembre

de 2019 el Procedimientos elaborado y la evidencia en la divulgación. (Resultado 2.1,

2.3)


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4.3. Elaborar, oficializar e implementar un Manual de Procedimiento de la Unidad de

Recursos Humanos que contemple las diversas variables que existen en el cálculo y

cuantificación del pago de subsidios por incapacidades. Para acreditar el cumplimiento

de esta recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 15 de

diciembre de 2019 el Manual de Procedimientos elaborado y la evidencia en la

divulgación. (Resultados 2.3, 2.5.1, 2.5.2, 2.5.3)

4.4. Determinar y corregir junto con funcionarios de la Unidad de Tecnologías de la

Información y la persona encargada de la empresa Tecapro, cuál es la variable en las

fórmulas que contiene el módulo de nóminas, que en ciertos pagos registra montos

negativos en la deducción por renta, que da como resultado un aumento en la misma

proporción que el registro negativo. Para acreditar el cumplimiento de esta

recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de enero del

2020 el resultado de la investigación que realicen y cuales ajustes se deben realizar.

(Resultado 2.2)

4.5. Elaborar, oficializar e implementar un Manual de Procedimientos de la Unidad de

Recursos Humanos que considere cuando el tiempo extraordinario se debe cancelar a

tiempo sencillo, doble o tiempo y medio, la metodología para el cálculo de las horas

extras a pagar, la conversión de minutos a horas para fracciones de horas, especificando

que la base para ese cálculo es el Formulario URH-R23 y que el reporte del reloj

marcador es un apoyo para verificar la información del citado formulario, el cual también

debe estar de acuerdo a la flexibilización de horario previamente aprobada y a lo

solicitado en formulario URH-R22. Para acreditar el cumplimiento de esta

recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de marzo del

2020 el Manual de Procedimientos elaborado y la evidencia en la divulgación.

(Resultados 2.3, 2.4.1, 2.4.2, 2.4.4)

4.6. Elaborar, oficializar e implementar herramientas que permitan a las funcionarias de la

Unidad de Recursos Humanos determinar si los documentos presentados para el pago

de tiempo extraordinario cumplen con el Procedimiento Tiempo Extraordinario URH-

PG22, con relación a que los formularios para solicitud y reporte del tiempo

extraordinario contengan todas las firmas de autorización y que sean recibidos en los

periodos que el procedimiento establece. Para acreditar el cumplimiento de esta

recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 15 de diciembre

del 2019, la herramienta elaborada y la evidencia en la divulgación. (Resultados 2.3,

2.4.5, 2.4.6, 2.4.7)

4.7. Elaborar, oficializar e implementar herramientas y controles que permitan a las

funcionarias de la Unidad de Recursos Humanos determinar que todos los pagos que se

realizan dispongan del respaldo documental que los justifique, con el fin de evitar o

minimizar las debilidades reportadas en el presente informe, como son los pago de más

que no corresponden, que todas las instituciones que solicitan la aplicación de

deducciones a empleados cuenten con los respectivos convenios firmados con el

Inciensa y que esas deducciones se respalden con el reporte final del módulo de

planillas, que no se realicen pagos por dedicación exclusiva que no corresponden y que

para todos esos pagos se custodie el contrato firmando dentro de la institución. Para

acreditar el cumplimiento de esta recomendación, se deberá remitir a la Auditoría

Interna, a más tardar el 28 de febrero de 2020, la documentación relacionada con los

controles establecidos y su oficialización. (Resultado 2.3, 2.6, 2.7, 2.8, 2.9, 2.10)


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4.8. Realizar los trámites para la confección y firma de los convenios para aplicar

deducciones al salario de los empleados con destino a la Asociación Nacional de

Empleados Públicos (ANEP), el Banco Popular, el Sindicato de Trabajadores del Inciensa

(SITRIN), el Sindicato de Profesionales del Sector Salud (SINPROSA) y el Instituto

Nacional de Seguros, los cuales no se ubicaron entre los convenios que custodia la

Asesora Legal del Inciensa. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación, se

deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 28 de febrero del 2020, información

sobre la firma de los convenios (Resultado 2.8)

4.9. Realizar el cobro de ¢237,187.50, monto pagado de más por dedicación exclusiva al

Señor Sebastian Rodríguez Delgado y considerar el posible aumento que significó ese

pago en el aguinaldo y salario escolar. Para acreditar el cumplimiento de esta

recomendación, se deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de noviembre

del 2019, información sobre las acciones ejecutadas para la recuperación. (Resultado

2.1)

inciensa-ai-of-2019-107 máster ruth lópez herrera

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