implementacion de un sistema de contabilidad para la
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IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA LA
COMPAÑÍA DE MUEBLES EL TALLER DEL MAESTRO
LUISA MARIA GONZALEZ GOMEZ
LUZ ANYI GONZALEZ RAMOS
LUZ ANDREA YEPES CRUZ
UNIPANAMERICANA COMPENSAR – INSTITUCION UNIVERSITARIA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ
2012
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA LA
COMPAÑÍA DE MUEBLES EL TALLER DEL MAESTRO
LUISA MARIA GONZALEZ GOMEZ
LUZ ANYI GONZALEZ RAMOS
LUZ ANDREA YEPES CRUZ
Trabajo de investigación presentado como
Requisito para optar el título de Contador Público
Tutor
Daniel Reyes Cáceres
Contador Público
COMPENSAR UNIPANAMERICANA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ
2012
III SISTEMA CONTABLE
DEDICATORIA
A Dios, por darnos la oportunidad de vivir y por estar con nosotros en cada paso
que damos, por fortalecer nuestros corazones e iluminar nuestra mente y por haber
puesto en nuestro camino a aquellas personas que han sido nuestro soporte y
compañía durante todo el periodo de estudio.
De igual manera a nuestros padres Luz Marina Serrato Cruz, William Yepes
García, Luz Mery Ramos, David González, Mercedes Gómez Veloza y Pedro Cesar
González Mendoza, quienes siempre han brindado su apoyo y su esfuerzo, para el
desarrollo profesional de cada una de nosotras y así lograr llegar el desarrollo y
culminación de nuestros estudios.
A nuestros esposos e hijos que han sido motor de impulso para el desarrollo y
éxito de este trabajo, gracias por su apoyo incondicional.
También dedicamos este trabajo aquellos profesores, familiares, compañeros y
amigos que de manera directa o indirecta han compartido su conocimiento y
contribuido en nuestra formación.
IV SISTEMA CONTABLE
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos a las pequeñas empresas de elaboración de cocinas integrales del
sector de Kennedy, Bogotá quienes suministraron la información necesaria para la
planeación y desarrollo de este proyecto; en especial a la señora Ruth González que
permitió la implementación del trabajo en su compañía el Taller del Maestro SAS.
Agradecemos al docente Daniel Reyes Cáceres por la orientación en todo el
proceso del trabajo, desde el inicio hasta el final.
V SISTEMA CONTABLE
DECLARATORIA
Los autores certifican que el trabajo presentado es de su autoría, para su
elaboración se han respetado las normas de citación de fuentes y ninguna copia
textual supera las 400 palabras. Por lo tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de
plagio, ni por similitud ni por identidad. Los autores son responsables del contenido y
de los juicios y opiniones emitidas.
Se autoriza a los interesados, a consultar y reproducir parcialmente el contenido
del trabajo de investigación titulado IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE
CONTABILIDAD A LA COMPAÑÍA DE MUEBLES EL TALLER DEL
MAESTRO , dirigido por el Contador Daniel Reyes Cáceres, realizado por: Andrea
Yepes, Luz Anyi González Ramos y Luisa María González. Siempre que se haga la
respectiva cita bibliográfica que de crédito al trabajo y a sus autores, según normas
Apa e Icontec.
VI SISTEMA CONTABLE
RESUMEN
Actualmente en Colombia es natural encontrar pequeñas empresas que ofrecen
diferentes servicios en su mayoría atendidas por personas mayores de edad, los
estudios realizados por entidades como Fenalco, entre otras , hacen énfasis que todas
las operaciones económicas que a diario realiza una empresa deben ser registradas en
sus respectivos libros de contabilidad. No llevarlos o hacerlo inadecuadamente puede
acarrearle sanciones. Los libros, diseñados para recoger en orden cronológico las
operaciones de la compañía no superiores a un mes, son de uso obligatorio tanto para
las personas naturales que tienen algún tipo de negocio, como para las personas
jurídicas comerciantes o no comerciantes.
El propósito es dar a conocer la importancia de la implementación de una
contabilidad con la aplicación de las normas vigentes, y los beneficios que se
reflejarán al llevarla ordenada, brindándole no solo a la compañía que se va a trabajar
si no al resto de empresas que se encuentran en la misma situación y que por las
actualizaciones tributarias que salen cada día en el país.
Palabras clave: Programa contable, control, impuestos, organización y normas
vigentes
VII SISTEMA CONTABLE
ABSTRACT
Nowadays in Colombia it is natural to find small enterprises that offer different
services in the main you were attending for major persons of age, the studies realized
by entities as Fenalco between others do emphasis that all the economic operations
that daily a company realizes, must be registered in his respective account books. Not
to take them or to make it inadequately him can transport sanctions. The books,
designed to gather in chronological order the operations of the company not superior
to one month, are of obligatory use so much for the natural persons who have some
type of business, since for the legal persons merchants or not merchants.
The intention is to announce the importance of the implementation of an accounting
with the application of the in force procedure, and the benefits that will be reflected
on having taken her as tidy as possible, drinking to him not only to the company that
one is going to work if not to the rest of companies that they find in the same
situation and that for the tributary updates that go out every day in the country.
Key words: countable Program, control, taxes, organization and in force procedure
II SISTEMA CONTABLE
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. INTRODUCCIÓN………………………………………………....11
2. MARCO REFERENCIAL…………………………………………16
2.1 ANTECEDENTE.……………………………………...…..16
2.1.1 Universidad Simón Bolívar……………………….. 16
2.1.2 Universidad Cooperativa de Colombia……..…….. 17
2.2 MARCO HISTÓRICO………………..…………………...18
2.3 MARCO LEGAL…..…………………………………….. 20
2.3.1 Código de Comercio art 19-50-67-70…...………... 22
2.3.2 Decreto 2649 de 1993 art 128..…………………... .23
2.3.3 Estatuto Tributario art 654-655-673……..………...24
2.3.4 Registro Mercantil art 365…………..……………..26
2.4 MARCO CONCEPTUAL……………….………………..27
2.4.1 La Organización Contable…………………….….. 27
2.4.2 Procesos Contables………………………….……. 32
3. DISEÑO METODOLOGICO………..…………………………...32
3.1 TIPO DE DISEÑO…………….………………………….32
3.2 SISTEMA DE HIPOTESIS Y VARIABLES….…………33
3.2.1 Hipótesis…………………………………………...33
VIII
III SISTEMA CONTABLE
3.2.2 Variables…………………………………………34
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA…………………………...34
3.4 INSTRUMENTO………………………………………. 35
3.5 PROCEDIMIENTO…………………………………….37
IX
IV SISTEMA CONTABLE
INDICE DE GRAFICOS
Pag.
Grafico 1. La importancia de la contabilidad para los pequeños empresarios.37
Grafico 2. Manejo de la contabilidad en las pequeñas empresas…………….39
Grafico 3. Identificación de gastos de las empresas…………………………40
Grafico 4. Control de compras y ventas de los empresarios………………....41
Grafico 5. Importancia de la normatividad Colombiana…………………….42
Grafico 6. Implementación de un sistema para la organización contable…...43
X
11 SISTEMA CONTABLE
1. INTRODUCCIÓN
Debido a la situación que presenta Colombia actualmente, de cada diez personas
que trabajan para una empresa al menos siete aseguran que no tienen sistema
contable, es decir no llevan registros detallados en sus operaciones financieras, según
revelan los (resultados de la encuesta del Instituto Nacional de Desarrollo, 2010)
La ausencia de un sistema contable se acentúa mas en las pequeñas empresas,
comerciales, industriales y manufactureras. En total el estudio revela que esta
debilidad afecta a 15 segmentos económicos empresariales, como el de servicios,
extractivas, comerciales, agropecuaria e industrial. “El total de las microempresas
que no lleva contabilidad en el sector comercio se encuentran cuatrocientos cincuenta
y un mil trescientos cuarenta y tres”. (IND, 2010)
¿Por qué un gran número de empresas, en su mayoría micro y pequeñas, no llevan
contabilidad?. La informalidad, la evasión fiscal, la ausencia de beneficios fiscales,
el desconocimiento de los beneficios por llevar sistemas contables, figuran, a criterio
de expertos, como las principales razones de este problema en las empresas.
La mayoría de los empresarios en Colombia mantienen su contabilidad
estrictamente sobre la base de lo que disponen las leyes fiscales, entonces inscriben
sus registros solamente para preparar sus declaraciones fiscales, que solo sirven para
recaudar impuestos, es decir que la contabilidad está pensada por las empresas solo
12 SISTEMA CONTABLE
para pagar impuestos y no para sacarle el beneficio que realmente implica llevar
registro detallado de todo el sistema financiero, como por ejemplo tener un panorama
del negocio.
Aguirre Gloria (2010) propone que se debería obligar a las empresas pequeñas a
llevar registros detallados de sus operaciones financieras. En ese sentido, se espera
que la reforma que se está impulsando actualmente en el sistema mercantil del país
ponga esa condición. El no llevar contabilidad significa ir al fracaso, porque nadie
puede mantener en su mente o en un apunte de cuadernito cuánto vendió, cuánto le
cuesta producir, cuál es el costo de sus ventas, cuántas son sus contribuciones.
(Pg. 19)
Teniendo en cuenta que la Compañía el TALLER DEL MAESTRO comenzó
aproximadamente hace cuatro años y sus propietarios son personas naturales
comerciantes, y a través del tiempo han ido creciendo y no cuentan con una
contabilidad apropiada, se tiene por objeto organizar e implementar un sistema
contable que les permita evitar sanciones y el posible cierre del establecimiento , pero
se debe comenzar con una concientización del jefe, ya que es la máxima autoridad,
es de gran importancia que ellos ayuden a organizar por medio de roles competencias
al personal para que el objetivo a desarrollar se cumpla óptimamente ,
desafortunadamente no se cuenta con un pensamiento abierto desde la gerencia lo que
llevaría a que el objetivo no se cumpla, la compañía a julio del presente año no cuenta
sino con libros auxiliares y paquetes de documentos sin ningún orden, es por tal
13 SISTEMA CONTABLE
motivo que es de gran importancia aplicar el proyecto inmediatamente , ya que el
desorden y la no aplicación de la legislación contable colombiana ocasionaría graves
consecuencias como:
• Ante cualquier pleito mercantil con un acreedor, un proveedor o un
trabajador, todo lo que se le quiera probar en su contra tendría éxito.
• La DIAN, en un proceso de requerimiento tributario, no solo le
desconocería los costos y gastos que pretenda llevar a las declaraciones
tributarias (privadas o de oficio), ya sean estas las de renta o de IVA.
Adicionalmente le impondría una multa del 0,5% del mayor valor entre el
patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición
según sea el caso.
• Falta de información financiera, ya que no se cuenta con balance
general y estado de resultados, flujos de efectivo para que la compañía se dé
cuenta de su situación real.
El presente trabajo se realiza con el fin de brindarle una solución óptima a la
compañía EL TALLER DEL MAESTRO SAS, evitando que las consecuencias
enunciadas en el numeral anterior sean una realidad para la compañía; para esto se
debe cumplir con la legislación colombiana teniendo como referencia lo siguiente:
14 SISTEMA CONTABLE
Decreto 2649 de 1993,articulo 19 , 67 y 70 del Código de comercio, artículos 654 y
655 del estatuto tributario, articulo 365 del reglamento del registro mercantil y el 218
de la ley de sociedades, si cumple al 100 % esta reglamentación los beneficios que se
obtendrán por el desarrollo de estas normas serán las siguientes:
• Los impuestos se presentarán y se enviaran correctamente para evitar
sanciones.
• Conocerá el porcentaje de gasto en los sueldos, servicios públicos,
entre otros.
• Identificará el monto de ingreso que necesita tener en el negocio para
obtener el salario personal deseado.
• Reconocerá si tiene suficiente ganancia para cubrir las obligaciones
generadas por el negocio.
• Una buena contabilidad le permitirá trabajar efectivamente y usar esta
información para tomar decisiones valiosas y llevar la empresa en la dirección
que usted desee.
• Evitará entrar en pleitos y sanciones con la DIAN.
Para llegar al desarrollo óptimo de lo planteado se tendrá como cimientos y pautas
el amplio conocimiento adquirido durante el transcurso de las carrera de Contaduría
Pública.
15 SISTEMA CONTABLE
De igual manera para lograr el cumplimiento del objetivo principal de esta
investigación se establecen los siguientes aspectos: Implementar en la Compañía el
TALLER DEL MAESTRO SAS, un adecuado sistema contable de tal manera que
resalten los beneficios de tener una contabilidad organizada como es el adecuado
pago de los impuestos, la optimización de tiempo en cada área y el eficiente control
financiero u administrativo evaluando que las operaciones del ente económico se
estén clasificando y registrando en forma clara y completa de acuerdo con la
contabilidad generalmente aceptada en Colombia, también determinar según lo
presupuestado por la compañía qué sistema contable se adapta a las necesidades de la
empresa tanto a nivel monetario como operacional y así lograr llevar una contabilidad
adecuada, mostrando su realidad financiera en un porcentaje alto de credibilidad y
una toma de decisiones administrativas adecuada.
16 SISTEMA CONTABLE
2. MARCO REFERENCIAL
2.1 ANTECEDENTES
En los últimos años, grupos de trabajo de diferentes universidades se han ocupado
por estudiar la problemática de las pequeñas empresas con referencia a la
organización del sistema contable en Colombia, han acogido y entendido la temática
como una necesidad para el crecimiento y fortalecimiento de sus negocios.
De la exploración de los trabajos desarrollados sobre el objeto de estudio de esta
investigación se resaltan los principales contenidos y aportes de la universidad Simón
Bolívar
2.1.1 Universidad simón bolívar
“En el trabajo de investigación, “Deficiencias contables en las pymes del sector
comercial ubicadas en el centro de Barranquilla” 1 (Arenas, Yenny. Y Charris,
Manga, Jesus,2010 p.5), se desarrolla con la intención de analizar las principales
deficiencias contables de las PYMES del sector comercial ubicado en el centro de
17 SISTEMA CONTABLE
Barranquilla para establecer las características generales y el grado de competitividad
de este tipo de empresas dentro del mercado.
Durante todo el desarrollo del proyecto de investigación se logra apreciar la
existencia de diferentes perspectivas de lo que son las deficiencias contables de las
PYMES y los factores internos y externos a ellas que son influyentes y originan la
presencia de esta situación. Mediante el análisis realizado de los resultados obtenidos
resulta relevante mencionar que los obstáculos que enfrentan las pequeñas empresas
para crecer económicamente están diversificados según
Las condiciones actuales de cada uno de los empresarios. Adicionalmente, existen
otros factores que se identificaron en la fase cualitativa del diagnóstico pero que no
son percibidos realmente como obstáculos por los empresarios y sin embargo están
relacionados con el desarrollo de la PYME.
2.1.2 Universidad Cooperativa de Colombia
Cuenta con un trabajo de investigación, llamado “Asesoría contable, financiera y
tributaria a propietarios de establecimientos de comercio denominadas tiendas,
ubicadas en los municipios de Pereira y dos quebradas” 2 (Aguirre,G, Gil, J, Orozco, Natalia
2008, p. 6), este trabajo se realiza con el fin de dar asesorías técnica a tenderos de las
ciudades de Pereira y dos quebradas, acerca del conocimiento de las formalidades
18 SISTEMA CONTABLE
mínimas legales, fiscales y financieras para la organización empresarial y las
oportunidades de crecimiento de sus establecimientos de comercio denominadas
tiendas afiliadas al programa fenal tiendas.
Este trabajo aportó a los tenderos a que complementaran y aprendieran sobre
temas relacionados como el libro fiscal y su importancia al momento de realizar la
liquidación de los impuestos de industria y comercio y declaración de renta, a través
de la asesoría se logró despertar el interés por la organización de los documentos
legales y los soportes de las transacciones legales. Esta fue una de las principales
debilidades encontradas.
2.2 MARCO HISTORICO
Durante el transcurso de la segunda mitad del siglo XX y la primera década del
presente siglo la estabilidad económica y social ha estado bajo la permanente
amenaza de organizaciones desordenadas entre estas las personas que no llevaban
una contabilidad apropiada por lo que evadían impuestos, trayendo resultados
devastadores que afectan aspectos complejos como la economía y la seguridad de las
naciones a los cuales Colombia no ha estado ausente.
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control
financiero de la empresa pues esta proporciona suficiente material informativo sobre
19 SISTEMA CONTABLE
su desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones para
llegar a un manejo optimo del negocio. El estado ejerce un control sobre las empresas
a través de la contabilidad; por ello exige llevar libros de la contabilidad.
El Código de Comercio (2010) establece: En toda empresa grande, mediana o
pequeña, se encuentran cuatro factores necesarios para que pueda realizar su
actividad; ellos son: personas, capital, trabajo y tecnología. El factor personas está
representado en los propietarios, administradores y todos los empleados que laboran
en la empresa. El capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de
la empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria,
muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr
el objetivo de la empresa, el cual puede ser la producción de bienes, de compra-venta
de mercancías o de prestación de un servicio”. La tecnología complemento de los
anteriores factores, de tal forma que se maximicé la producción de las compañías y
obtengan mayor utilidad. (p. 109)
“El campo de acción de la contabilidad es muy amplio, según el tipo de empresa
donde se aplique. Puede ser: Contabilidad Privada. Contabilidad De Costos,
Contabilidad Comercial, Contabilidad De Servicio, Contabilidad Bancaria.
Contabilidad Oficial.” (Universidad del Quindío, 2010. Recuperado en Octubre 2012)
20 SISTEMA CONTABLE
2.3 MARCO LEGAL
SANCIONES Y PROBLEMAS POR NO LLEVAR UNA CONTABILIDAD
ORDENADA O APROPIADA.
Todos los comerciantes están Obligados a llevar contabilidad en debida forma,
según los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por el incumplimiento
de estas obligaciones, la ley contempla una serie de sanciones, y la sanción se puede
dar por no llevar Contabilidad o por hacerlo de forma incorrecta, para dar mayor
solidez al trabajo, se realizo el análisis de las sanciones a que se ven evocadas las
empresas por no llevar una contabilidad adecuada, son las siguientes:
2.3.1 Código de comercio Art. 19, Es obligación de todo comerciante:
• Matricularse en el registro mercantil;
• Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
• Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales;
21 SISTEMA CONTABLE
• Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás
documentos relacionados con sus negocios o actividades;
• Subrogado. Ley 222 de 1995.
• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Código de
Comercio 2011. Art 19)
Código de comercio, Art. 50. La Contabilidad solamente podrá llevarse en
idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera
que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del
comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno. (Código de
Comercio 2011. Art 50)
Código de comercio, Art. 67. Si el comerciante no presenta los libros y papeles
cuya exhibición se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrán
como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si
para esos hechos es admisible la confesión.
Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante se entiende
que pone a disposición del juez los propios. (Código de Comercio 2011. Art 67)
Código de comercio, Art. 70. En las diferencias que surjan entre comerciantes,
el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:
22 SISTEMA CONTABLE
• Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones
legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus
asientos;
• Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no
concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de
comercio constituyen una confesión;
• Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá
conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquélla no
aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros;
• Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales,
se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás
pruebas allegadas al juicio, y
• Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva
contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, sin
admitir prueba en contrario. (Código de Comercio 2011. Art 70)
2.3.2 Decreto 2649 de 1993, Art. 128. Forma de llevar los libros. Se aceptan
como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios
manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o
electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras,
contabilizadoras, computadores o similares. (Decreto 2649, 1993.Art 654)
23 SISTEMA CONTABLE
2.3.3 Estatuto tributario, Art. 654. Hechos irregulares en la
contabilidad. Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los
siguientes casos:
a. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
b. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación
de registrarlos.
c. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo
exigieren.
d. Llevar doble contabilidad.
e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o
determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los
impuestos o retenciones.
f. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el
último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de
cuatro (4) meses de atraso. (Art 654.)
SANCIÓN POR IRREGULARIDADES EN LA CONTABILIDAD
Estatuto tributario, (2012). Ajuste de las cifras en valores absolutos en términos
de UVT por el artículo 51 de la Ley 1111 de 2006 (A partir del año gravable 2007).
24 SISTEMA CONTABLE
El texto con el nuevo término es el siguiente:> Sin perjuicio del rechazo de los costos,
deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás
conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente
probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de
contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio
líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de
20.000 UVT. (Art 655)
Estatuto tributario,(2011) Art. 673. Forma y requisitos para llevar la
contabilidad. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá
sujetarse al título IV del libro 1 del código de Comercio. (Art. 673)
2.3.4 Registro mercantil,(2012) art. 365. Obligaciones de presentación de las
cuentas anuales
• Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad
limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de
pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de
disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas
anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su
domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.
• Igual obligación incumbe a los liquidadores respecto del estado anual
de cuentas de la liquidación.
25 SISTEMA CONTABLE
• Los demás empresarios inscritos podrán solicitar, con arreglo a las
disposiciones del presente Reglamento, el depósito de sus cuentas
debidamente formuladas. (art. 365)
26 SISTEMA CONTABLE
2.4 MARCO CONCEPTUAL
SISTEMAS DE CONTABILIDAD PARA EL ANÁLISIS DE LOS
RESULTADOS ECONÓMICOS
El empleo de los diferentes sistemas de contabilidad con los que puede contar una
empresa suelen ser herramientas fundamentales, ya que los mismos permiten
mantener un cierto control de todas las negociaciones comerciales y financieras que
se realicen en la empresa, además de cumplir con el requerimiento de información
para lograr obtener un mayor aprovechamiento de todos los recursos disponibles.
Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de
contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la
información que necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de
todas las actividades que se llevan a cabo en la misma, y en este sentido se destaca,
que los datos que recogen los sistemas de contabilidad son imprescindibles para
poder adquirir la información legal, financiera y tributaria de la compañía. La
eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad
dependerán de la manera con la cual sean empleados los mismos y este debe ser un
hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa,
vinculándose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen
encontrarse dentro del esquema funcional de una entidad comercial. Se habla
específicamente de las características que poseen los sistemas de contabilidad, se
27 SISTEMA CONTABLE
debe decir que las mismas se concentran en los objetivos para los cuales son
empleados.
El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto, los
sistemas de contabilidad podrán llevar a cabo el análisis que hace referencia a la
razón social, la actividad, la ubicación física, y los recursos totales que utilizará la
empresa.” (Gómez Fernando, Resultados económicos, 2012 p. 23)
2.4.1 La Organización Contable
Los problemas que podrían atravesar las pequeñas empresas que ofrecen productos
y servicios son el ser sancionadas económicamente, hasta el cierre del
establecimiento por mal uso del capital de trabajo, mora en el pago de las
obligaciones, dificultades para el acceso a créditos y la baja rentabilidad, todos estos
enmarcados en la falta de control sobre los procesos contables por parte del tendero,
teniendo en cuenta que esto sucede puesto que los órganos que vigilan, están más a la
vanguardia de aquellas empresa grandes como lo son multinacionales entres otras y
descuidan a las pequeñas empresas. Una posible solución de algunos de los
problemas anteriores es tener en cuenta los siguientes criterios:
• “Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones
contables.
• Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance se
aplicarán las operaciones en: activo, pasivo, patrimonio, ingresos o gastos.
28 SISTEMA CONTABLE
• Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la
organización, en un período determinado, teniendo en cuenta la implementación
del programa básico contable.” (Universidad Internacional de Atlanta, 2012).
Todo lo anterior ayudara a que tenga éxito en su empresa, obteniendo de tal
manera una mejor rentabilidad y crecer en el mercado constantemente con confianza
y liderazgo.
“La pequeña empresa es una entidad independiente, creada para ser rentable, que
no predomina en la industria a la que pertenece, cuya venta anual en valores no
excede un determinado tope y que está conformada por un número de personas que
no excede un determinado límite, además de aspiraciones, realizaciones, bienes
materiales y capacidades técnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la
producción, transformación y/o prestación de servicios para satisfacer determinadas
necesidades y deseos existentes en la sociedad.“ ( Elliott, John, 2012 p. 63)
2.4.2 Procesos contables
“Los procesos contables son un conjunto de fases, a través de los cuales un ente
económico recopila, comprueba y justifica información contable sobre uno o varios
hechos económicos. Esta información se encuentra plasmada en los registros
contables que se realizan a diario y que a su vez deben contener soportes que
29 SISTEMA CONTABLE
demuestren que ésta información es verdadera y tomada de un hecho real.”
(Elliott, John, 2010 p. 67)
• Estados Financieros
La información que refleja la situación económica de un negocio es mostrada a
terceros a través de los estados financieros, que se manejan en contabilidad. Estos
estados revelan los recursos generados o utilidades, los principales cambios ocurridos
en la situación económica y la liquidez e inversiones que pueda tener un negocio a un
determinado tiempo.
“Dentro de los estados financieros se tienen los de propósito general, balance
general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambio
en la situación financiera y estado de flujo de efectivo y los de propósitos especial
que son: balance inicial, estados intermedios, estados de costos, estado de inventario,
estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de
clasificación y con el detalle determinado por estas” ( Decreto 2649, 2011.p. 18-17); para la
investigación solo se enfatizó sobre los de propósito general los más utilizados como
es el caso de: El Balance General y el Estado de Resultados.
30 SISTEMA CONTABLE
• Balance General
“Documento contable que refleja la situación financiera de una empresa en un
momento determinado, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y
derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados. Usualmente se realiza una vez al
año, con corte a 31 de diciembre”. (Decreto 2649, 1993)
• Estado de Resultados
"Documento contable que muestra el resumen de la actividad contable de una
empresa en un periodo determinado, tomando como parámetro los ingresos en sus
diferentes modalidades; ventas de bienes, servicios, cuotas o aportaciones, y los
egresos o gastos representados por costo de ventas, costos de servicios y gastos
generales. Este informe se debe presentar como mínimo una vez al año,
comprendiendo el periodo 1 de enero a 31 de diciembre.
El estado de resultados se compone de la siguiente manera:
• Ingresos operacionales.
• Costo de ventas.
• Gastos operacionales de administración.
• Gastos operacionales de ventas.
31 SISTEMA CONTABLE
• Otros ingresos.
• Otros gastos.
• Impuesto de renta y complementarios.
• Utilidad neta del ejercicio.” (Diez, Juan, 2011. P 2)
32 SISTEMA CONTABLE
3. METODO
3.1 TIPO DE ESTUDIO
La investigación fue de tipo cuantitativo y descriptivo cuantitativo porque permite
analizar los datos de manera numérica sometidos a técnicas estadísticas de
determinación de probabilidades que permiten no solo explicar los fenómenos
estudiados sino también predecir posibles escenarios futuros, y descriptivo porque se
pretende recolectar datos sobre diversos conceptos, aspectos, situaciones, actividades
y procesos del fenómeno a investigar con el propósito de especificar las propiedades
más importantes de los mismos, también ofrece la posibilidad de hacer predicciones.
33 SISTEMA CONTABLE
3.2 SISTEMA DE HIPOTESIS Y VARIABLES
3.2.1 Hipótesis
• La falta de un control financiero por parte de la empresa ha permitido
que no se refleje la realidad económica.
• No hay un sistema contable eficiente, hay falencias en la causación de
los documentos en el momento que se realiza el hecho económico.
• Tener una información contable desorganizada, presenta
inconsistencias en el conocimiento de la situación financiera de la compañía.
• La falta de organización en cuanto la causación de los documentos
impide la fácil elaboración de los impuestos nacionales y locales.
3.2.2 Variables
• Entidades que regulan a las pequeñas, medianas y grandes compañías.
• Leyes, normas
• Sistemas de información
• Sistema contable
• Control Interno
34 SISTEMA CONTABLE
3.3 Población y muestra
La población objeto de estudio corresponde a la compañía EL TALLER DEL
MAESTRO dueña de pequeña empresa que ofrecen productos y servicios en
Kennedy de la avenida Villavicencio, Bogotá; inscrita en la cámara de Comercio de
Bogotá bajo la actividad o código CIUU G3101: Fabricación y producción de cocinas
integrales, con el propósito de realizar el trabajo de campo.
Se tomó como muestra los empleados de la empresa EL TALLER DEL
MAESTRO SAS, ya que fue la interesada en dejar aplicar el presente trabajo y según
los resultados analizados la de mayor desorganización.
3.4 Instrumento
A través de la investigación y como se señala anteriormente se han determinado
una serie de hipótesis y variables, los cuales permite acercarse a los objetivos del
proyecto de investigación.
Para efecto de esta investigación el instrumento aplicado para la recolección de
datos es:
35 SISTEMA CONTABLE
La encuesta: Constituye la fuente primaria de información, ya que las fuentes
primarias están compuestas por información oral o escrita que es recopilada
directamente por el investigador a través de los relatos o escritos transmitidos por los
participantes en un acontecimiento o suceso.
A continuación se presenta el modelo de la encuesta a aplicar.
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICA
Contaduría pública
Decimo semestre
ENCUESTA
La siguiente encuesta se realiza con el fin de recolectar información que confirme
la falta de organización contable en las pequeñas empresas que ofrecen venta de
cocinas integrales en el sector de Kennedy.
1. Lleva usted Contabilidad en su empresa?
SI ___ NO ____ ¿Por qué?
"Si su repuestas es si conteste" 2. ¿Cómo lleva usted la Contabilidad?
3.¿ Identifica los gastos que incurren en su empresa mensualmente?
SI ___ NO ____
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¿Cuáles son?
4.¿Lleva usted control semanal de sus compras y sus ventas?
SI ___ NO ____ ¿Por qué?
5. ¿Cumple con las obligaciones tributarias que acarrea su compañía?
SI ___ NO ____ ¿Por qué?
6. Le gustaría aplicar un modelo fácil y sencillo de contabilidad en su empresa?
SI ___ NO ____ ¿Por qué?
37 SISTEMA CONTABLE
3.5 Procedimiento
Ante la problemática de la falta de conocimiento contable de las pequeñas
empresas que ofrecen la comercialización y fabricación de cocinas integrales, a través
de la aplicación de la encuesta se buscará identificar las causas y efectos que conlleva
el problema, la información obtenida por medio de esta se someterá a clasificación,
registro y análisis, con el fin de establecer las conclusiones pertinentes, para
recomendación del programa básico contable. Por tal razón, para el logro del
propósito de la investigación se asesoro a la empresa con diferentes programas
contables como lo fueron SIIGO, HELISA GW, Y SIG
Se llego a un acuerdo de encuentros con las compañías, para conocimiento de los
programas contables el día 24 de septiembre año en curso con el posible usuario a
implementar el programa contable (SIIGO), el 25 de septiembre de 2012, se recibe
visita en el Taller del Maestro para asesoramiento del paquete contable HELISA GW
y el 26 de Septiembre año 2012, se reúnen con los encargados del programa SIG.
Además se tabulo y se analizaron los resultados arrojados por la encuesta proceso
que ayudo en un gran porcentaje a que se viera la viabilidad del presente trabajo, ya
que muestra que la desorganización contable es un problemas para las empresas ya
que no se tiene control sobre los movimientos de la misma, y el interés de los
encuestados por implementar la contabilidad para dar mayor credibilidad a sus
negocios.
38 SISTEMA CONTABLE
3.6 Consideraciones éticas
El grupo de trabajo se comprometerá con los propietarios entrevistados de las
pequeñas Empresas a mantener bajo confidencialidad la información que van a
suministrar para el desarrollo de esta investigación, dicha información se recogerá de
forma organizada y estructurada, con el objetivo de poder manipularla y mostrarla
mediante técnicas analíticas estadísticas con la debida autorización de cada uno de
ellos.
39 SISTEMA CONTABLE
4. ANALISIS DE RESULTADOS
De acuerdo al total de las encuestas realizadas (15), a los tenderos de la localidad
de Teusaquillo, se procede a realizar el análisis de los mismos.
TECNICA Y ANALISIS DE INFORMACION
Las encuestas se analizaran porcentualmente midiendo la conciencia de las
personas encuestadas para determinar la viabilidad del proyecto.
Grafico 1. La importancia de la contabilidad para los pequeños empresarios
Por medio del anterior grafico se puede inferir que de los 15 dueños de pequeñas
empresas dedicadas a la fabricación y comercialización de cocinas integrales
encuestados 5 respondieron que no llevan contabilidad en su empresa por los
siguientes motivos: 2 porque no les gusta llevar contabilidad; 1 porque no le queda
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tiempo; y 2 porque no tienen conocimiento de cómo controlar los movimientos
contables.
Los 10 empresarios restantes contestaron que si llevaban contabilidad por los
siguientes motivos: 2 personas porque les interesa saber si están ganando o
perdiendo; 1 porque la considera necesaria para el flujo normal de la empresa; 2 para
darle mejor uso al dinero; 5 personas para saber cuánto suman las ventas y cuántos
sus egresos.
De los empresarios, cuya respuesta fue “si”, los 10 sustentan que su control es
informal, ya que lo realizan en un cuaderno donde escriben los productos que
compran, sin embargo: 5 de los empresarios describen además de las compras, la
venta de cada producto, y diariamente hace la cuenta de lo que vendió.
Se puede notar que ninguno de los encuestados conoce una forma adecuada de
llevar contabilidad y piensa que el control en un cuaderno es suficiente para observar
si ganan o no sobre los productos que comercializan a diario, o cual es el margen de
rentabilidad sobre cada producto. Además ninguno analiza lo escrito en este
cuaderno, únicamente lo utiliza para saber el valor de las ventas en un periodo
determinado, sin tener en cuenta la importancia que es llevar una adecuada
contabilidad.
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2. ¿Cómo lleva usted su contabilidad?
Grafico 2. Manejo de la contabilidad en las pequeñas empresas
Por medio del presente grafico se puede notar que de los 15 encuestados 12 llevan su
contabilidad en un cuaderno sin importar las graves consecuencias que esto trae,
comenzando por una mala cultura y el medio a tributar cifras que ellos no se esperan,
y los que pero 3 de de ellos no manejan ni siquiera el cuaderno lo hacen de manera
muy manual solo revisando facturas de ingresos y egresos para tener control sobre
ello, como se nombró anteriormente.
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3 ¿Identifica los gastos en que incurre su empresa mensualmente?
Grafico 3. Identificación de gastos de las empresas
En la identificación de los gastos en las 15 personas encuestadas, 14 conoce sus
gastos mensuales, en los cuales todos coinciden que los más frecuentes es el material
para el procesamiento de las cocinas, mano de obra, servicios públicos y reiteran que
si así las utilidades no son altas menos se tienen que tributar.
Con lo anterior se concluye que el miedo de llevar contabilidad se da debido a los
altos impuestos que se pagan en Colombia y por desconocimiento, creen que llevar su
cuaderno es necesario, pero además pronuncian que no han podido incrementar sus
ventas debido a la falta de estados financieros bien realizados ya que las compañías
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grandes los solicitan como requisito para entrar a contratar con ellos, y que además no
tienen claro el concepto de gasto y costo.
4 ¿Lleva usted control semanal de sus compras y sus ventas?
Grafico 4. Control de compras y ventas de los empresarios
De acuerdo a lo analizado 13 de los encuestados llevan el control de sus compras y
de sus ventas, por diferentes razones y todos coinciden en lo mismo conocer la
utilidad de su producto y saber cuánto se están gastando para la producción del
mismo, como se menciona en el análisis de la grafica anterior no tienen el
conocimiento de que es el costo y que es el gasto.
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La dos personas que respondieron que no llevan control sobre el tema dicen que es
por falta de tiempo pero, que siempre hay dinero para responder por todas las
obligaciones de la compañía
5 ¿Cumple con las obligaciones tributarias que acarrea la
compañía?
Grafico 5. Importancia de la normatividad Colombiana
De acuerdo lo analizado para este ítem se reitera el análisis de los resultados
anteriores de los 15 encuestados, 9 contestan que si cumplen pero teniendo en cuenta
que solo tributan uno o dos impuestos, ya que por la falta de organización no les
permite darse cuenta si tienen más obligaciones o no, y los 6 restantes dicen que no se
preocupan por esto ya que solo le venden a personas de barrio y la DIAN no lleva
mayor control sobre el tema.
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Esto muestra la importancia de que el pequeño empresario conozca la
normatividad Colombiana para que sus empresas continúen funcionando y no se
vayan a piso.
6 ¿Le gustaría aplicar un modelo fácil y sencillo de contabilidad a su
empresa?
Grafico 6. Implementación de un sistema para organización de la Contabilidad
En esta grafica se muestra el interés que tienen los pequeños empresarios del
sector analizado, por organizar su contabilidad y aplicar un sistema adecuado, que les
permita tener un mejor control sobre sus negocios y les permita el mejoramiento
continuo.
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CONCLUSIONES
Las pequeñas y medianas empresas representan un sector económico importante
en Colombia, ya que los consumidores prefieren este tipo de empresas por cercanía,
economía a la hora de comprar, facilidad de crédito, entre otros, aspecto que no se
pueden conseguir en empresas grandes, ya que son empresas cimentadas y no
necesitan del pequeño consumidor sus clientes son de alto rango, he ahí la
importancia de manejar una adecuada contabilidad, ya que sus clientes son muchos.
Al no llevarse un control en la organización y un sistema contable que les facilite o
ayude a procesar la información financiera es difícil que la administración tome
decisiones adecuadas y positivas, por lo que se verán frente a disyuntivas no
favorables.
Las ventas generadas por estas empresas son favorables, que al llevar un adecuado
manejo de su contabilidad se podrá dar una mejor y favorable distribución de los
recursos y utilidades obtenidas durante un determinado periodo.
Los dueños y gerentes de estas compañías no tienen una conciencia sobre la
importancia del manejo de una adecuada contabilidad, por falta de conocimiento, su
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única fuente de control son los registros que llevan en un cuaderno para determinar
sus gastos e ingresos durante un periodo.
La falta de organización contable en estas compañías los llevara a grandes
sanciones ante las entidades de control en el país, si se sometieran a una revisión o
auditoria.
La aplicación del trabajo llevo al cumplimiento de los objetivos propuestos y se
implemento un sistema adecuado a la compañía el Taller del Maestro SAS, para dar a
conocer al gerente y dueño los beneficios que trae manejar una contabilidad
organizada.
De acuerdo al estudio y resultado las hipótesis son afirmativas, ya que cada una
de las planteadas en el trabajo son afirmativas.
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RECOMENDACIONES
Es importante que entidades del gobierno como Cámara de Comercio y DIAN,
realicen capacitaciones para los dueños de las pequeñas empresas, teniendo en cuenta
que su mayor producto de desorganización es la falta de conocimiento.
Los dueños de estas empresas se deben concientizar de la importancia de llevar
una adecuada contabilidad y separar sus gastos personales de los de la empresa,
teniendo en cuenta que si lo realizan tendrán óptimos beneficios, sin importar que tan
grande sea la empresa esto los ayudara a crecer con paso firme y tener éxito, evitando
dificultades en un futuro con los órganos que lo regulan.
Este es un sector poco controlado por las entidades del estado sería importante que
ejercieran mayor control sobre las mismas y de esta manera encaminar mas a sus
dueños a cumplir y llevar una contabilidad organizada.
Por último se recomienda a todos los dueños de empresa a que manejen su
contabilidad organizada, después de haber expuesto los beneficios y problemas que
trae no hacerlo se pudieron dar cuenta que no solo es un beneficio para el gobierno,
sino para cada uno de los propietarios, esto los llevara a un éxito total en su negocio.
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