Implantación Plan de Gestión Anual en el Ayuntamiento del Valle de Egüés

III Jornadas de Modernización de la Gestión de las Entidades Locales de Navarra

Ansoáin, 23 de Marzo de 2004

1. Antecedentes 2. Situación actual 3. Objetivos del proyecto 4. Contenido del Trabajo 5. Resultados alcanzados

Plan de Mejora

Gestión de procesos

Autoevaluación EFQM

Organigrama

1. Antecedentes

2. Situación actual

PLANIFICACIÓNPresupuesto

Plan de Gestión

EJECUCIÓNMejora de Procesos

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Control de Gestión

EVALUACIÓNAutoevaluación

EFQM

OBJETIVO PRINCIPAL

El objetivo principal de esta actuación ha sido la elaboración del “Plan de Gestión”

Anual del Ayuntamiento del Valle de Egüés para el ejercicio 2003, así como la

implantación y desarrollo del sistema de “Control de Gestión” para el seguimiento del

mismo a lo largo de dicho ejercicio.

3. Objetivos del proyecto

OBJETIVOS SECUNDARIOS (1)

Formar y asesorar a los responsables y técnicos municipales en la aplicación de la

metodología.

Establecer las Líneas Directrices que orienten toda la actividad del Ayuntamiento para

el ejercicio.

Establecer objetivos, acciones y recursos de cada área municipal.

Coordinar los objetivos y acciones del Plan de Gestión con el Presupuesto del ejercicio.

3. Objetivos del proyecto

OBJETIVOS SECUNDARIOS (2)

Definir e implantar un sistema de seguimiento para el control de la gestión a

lo largo del ejercicio.

Establecer indicadores, cualitativos y cuantitativos, para medir la mejora de

la gestión de las distintas áreas municipales y en un futuro la comparación

con otros Ayuntamientos.

Conseguir una mejor y más rápida implantación de las Acciones incluidas en

el “Plan de Mejora”.

Facilitar la difusión de la experiencia a otras Entidades Locales de Navarra.

3. Objetivos del proyecto

FASE 1: ELABORACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN MUNICIPAL

1.1. Preparación y lanzamiento del trabajo: - Entrevistas con responsables municipales. - Recogida de información sobre la organización municipal. - Actuaciones y proyectos de mejora más recientes. - Planificación detallada de las distintas Fases

1.2. Establecimiento Líneas Directrices: - Sesión formativa con los técnicos responsables de área. - Entrevista en profundidad con cada responsable de área. - Propuesta de Líneas Directrices. - Reunión, discusión y aprobación de las Líneas Directrices para el ejercicio.

4. Contenido del trabajo

1.3. Definición de Objetivos y elaboración de los Programas de las Áreas:

- Reunión de trabajo con los responsables de cada área para establecer:- Funciones del área.- Necesidades y carencias.- Propuestas de mejora, y a partir de éstas:

- Objetivos del área: - Estratégicos - Gestión Interna - Servicio al ciudadano

- Acciones para el cumplimiento de los objetivos: - Estratégicas - Gestión Interna - Servicio al ciudadano- Test de coherencia con el presupuesto del ejercicio.

4. Contenido del trabajo

1.4. Elaboración de la Propuesta de Plan de Gestión:

- Redacción del borrador de la Propuesta de “Plan de Gestión Municipal”: - Organigrama Municipal y propuesta de evolución de plantilla.

- Líneas Directrices y Objetivos Generales.- “Programas Operativos” de las distintas Áreas .- Previsiones Presupuestarias.

- Constitución del Comité de Dirección Municipal: sesión de trabajo para la discusión y aprobación de la propuesta de “Plan de Gestión”.

1.5. Aprobación del Plan de Gestión por el organismo competente.

4. Contenido del trabajo

FASE 2: ESTABLECIMIENTO DEL SISTEMA DE IMPLANTACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE GESTIÓN ANUAL 2.1. Difusión del Plan

2.2. Puesta en marcha del Sistema de “Control de Gestión”: - Sesión de formación con los miembros del Comité de Dirección. - Definición de la primera batería de indicadores. - Diseño del “Cuaderno de Control" en soporte informático, conteniendo las informaciones e indicadores globales de cada una de las Áreas, contemplando datos del período y acumulados.

2.3. Realización del “Control de Gestión”: - Recogida información mensual de las áreas y agregación. - Reuniones del Comité de Dirección para el análisis de los resultados y descargo de la gestión. - Mejora y corrección de desviaciones y asignación de plazos y responsables - Elaboración de Actas.

4. Contenido del trabajo

Elaboración del Plan de Gestión anual 2003.

Implantación del Sistema de Control de Gestión y desarrollo de

cuatro sesiones de Control.

Elaboración Avance de Objetivos y Acciones del Plan de

Gestión 2004.

5. Resultados alcanzados

EJEMPLO

5. Resultados alcanzados

1. Definición de funciones actuales

2. Necesidades y carencias

3. Propuestas de Mejora

5. ÁREA DE JARDINES Y MEDIO AMBIENTE

- Mantenimiento de zonas verdes y elementos vegetales del Valle (jardinería).

-       Mantenimiento y programación de zonas de riego.-      Gestión de montes comunales: labores selvícolas, reforestaciones,..-       Limpieza de cursos fluviales.-      Creación de nuevas zonas ajardinadas y mejora

Necesidades y

Carencias

- Medios materiales y humanos insuficientes para las necesidades crecientes del valle.

Propuestas de

mejora

-       Desarrollo de la Agenda XXI:-       Restauración de ríos y cauces fluviales.-       Gestión del agua de riego.-       Reforestación de comunales.-       Mejorar y aumentar las zonas verdes en los distintos

Concejos 

EJEMPLO

5. Resultados alcanzados

4. Definición de objetivos

5. Definición de Acciones

Objetivos ESTRATÉGICOS:- Comenzar la implantación de un sistema de mantenimiento

preventivo que reduzca los costes y prolongue la duración de las instalaciones.

DE GESTIÓN INTERNA:-       Mejorar los sistemas de organización y control de la

actividad.-  Mejorar la información sobre las infraestructuras municipales

y la gestión del servicio.DE SERVICIOS AL CIUDADANO:-  Reducir los plazos de tramitación de los expedientes.

4. ÁREA DE MANTENIMIENTO Y OBRAS

Acciones (Mes de Comienzo)

ESTRATÉGICAS:4.1  Incrementar los recursos personales para iniciar un sistema de mantenimiento preventivo. (Junio 03).DE GESTIÓN INTERNA:4.2  Implantar una herramienta informática de gestión de la actividad del servicio: recogida de órdenes de trabajo, asignación de personal, partes, informes, control de obras,..etc. (2004).4.3      Mejorar la información sobre nuevas instalaciones (planos de fin de obra).(Marzo 03).DE ATENCIÓN AL CIUDADANO:4.4    Desarrollar un sistema que permita informar a los ciudadanos de la resolución de los avisos (012). (Octubre 03).

EJEMPLO

5. Resultados alcanzados

6. Cuaderno de Control

Mes Diciembre

Previsión anual (A)

Realizado mes (B)

Acumulado fin mes (C)

% Responsable información

(C/A)Coste personal del área 70.000 8.241 90.782 129,7% María SánchezGasto corriente del área (Cap. 1,2 y 4) 132.000 13.031 191.761 145,3% María SánchezPARQUES Y JARDINES: J uantxo YoldiSuperficie de parques y jardinesatendida (Realizado mes = superficiede nuevas áreas ajardinadasatendidas).

85.000 7.000 106.900 125,8% J uantxo Yoldi

Nº de quejas 0 2 5 J uantxo YoldiNº de averías e incidencias en parques 0 5 58 J uantxo Yoldi

M3 de agua de riego consumidos 0 2.258 2.258 J uantxo YoldiNº de órdenes de trabajo gestionadasa petición de:

J uantxo Yoldi

Vecinos 0 1 4 J uantxo Yoldi Alcalde 0 0 6 J uantxo Yoldi Concejales 0 0 0 J uantxo Yoldi Policía municipal 0 4 41 J uantxo Yoldi Ordenes de trabajo ordinarias 0 107 437 J uantxo YoldiRIOS: J uantxo YoldiMetros lineales de restauración ymejora de cauces fluviales

2.300 900 2.800 121,7% J uantxo Yoldi

MONTES: J uantxo YoldiNº hectáreas de mejora de masasselvícolas.

21 0 0 0,0% J uantxo Yoldi

Nº hectáreas de nuevas plantaciones 11.5 0 0 J uantxo YoldiVÍAS VERDES: J uantxo YoldiNº de metros de sendero señalizado 45.000 600 600 1,3% J uantxo Yoldi

INDICADORES ÁREA J ARDINES Y MEDIO AMBIENTE