Implantación ERP Hotel Baelo, S.A.

Sistemas Integrados de GestiónUniversidad Pablo de Olavide

Martín Serrano Rodríguez

Empresa seleccionadaHotel Baelo, S.A.

Datos empresa

• Sector Hotelero

• Relacionada turismo

• Nivel adquisitivo medio-alto

• Servicio de lujo

• Altos estándares de calidad

• Pocas habitaciones (20) Exclusivo, íntimo

• Un único centro, a la espera de abrir nuevos

• Reciente creación

• Emplazamiento Ruinas Baelo Claudia, Tarifa (Cádiz)

Ubicación de la empresa

Estilos del hotel

Estilo oriental Estilo occidental

Plano del módulo central Administración

OrganigramaDirector General

Departamento

Finanzas

Departamento Desarrollo

Empresa

Área Ventas

Área Congresos y Eventos

Área Reservas

Departamento RR.HH.

Departamento

Operaciones

Área Mantenimiento

Área Recepci

ón

Área Pisos

Área Restaur

ación

Área Equipos

Informáticos

30 empleado

s

Equipamiento

Red Wifi

Material informático completo

Windows Vista

Business

Paquete ofimático de

Office

Requerimientos de la empresa

Falta flui

dez

Comunicación interdepartamental

Descontrol

Stock almacenadoSucesos ocurridosDisponibilidad habitaciones

Dificultad acceso

Información generalAntiguos clientesProveedores

Necesidades del ERP

Mejore experiencia

clientes

Motivaciones de la implantación

Integración procesos en una única interface

Eliminación duplicidades procesos

Optimizar recursos disponibles

Atención personalizada clientes

Ahorro en costes

Parametrización de la empresaHotel Baelo, S.A.

Departamentos implicados

• Finanzaso 2 trabajadores Director / Ayudante

o Tesorería

o No endeudamiento superior al 40% capital social

o Presupuesto anual

o Control operaciones superiores a 100.000€ (directos o

indirectos)

o Relaciones entidades financieras

Departamentos implicados

• Desarrollo Empresao 8 trabajadores Director / 3 Responsables Área / 3 Ayudantes

o Obtención y mantenimiento clientes

• Captación clientes nacionales e internacionales• Bases de datos• Promociones

o Área Ventas

• Capta clientes y atiende a la demanda directao Área Congresos y Eventos

• Espacios para reunioneso Área de Reservas

• Demanda de habitaciones

Departamentos implicados

• Recursos Humanoso 4 trabajadores Director / 3 Ayudantes

o Elaboración y distribución nóminas

• Interacción Departamento de Finanzaso Cursos de formación para empleados de reciclaje

o Entrevistas de trabajo

o Contratación personal

o Inicia los expedientes sancionadores de los empleados

Departamentos implicados

• Operacioneso 15 trabajadores Director / 5 Responsables Área / 9 Ayudantes

o Área Mantenimiento Averías

o Área Recepción

• Entradas-salidas clientes• Historial servicios contratados clientes en su

estanciao Área Pisos Limpieza y orden de las habitaciones

o Área Restauración Modalidades: local-habitación

o Área Equipos Informáticos Mantenimiento y actualización

software

¿Reingeniería de procesos?

• En principio NO

• Se va a conseguir con el ERPo Información disponible actualizada

o Conectividad información

o Usuarios autorizados

Módulos a implantarHotel Baelo, S.A.

Módulo Empresas

• Información básica Creación registro empresa

• Tipos de sociedades con las que interacturamos, ubicación,

eventos…

• Información relativa a clientes, proveedores y empleados

Módulo Productos

• Homogeneidad productoso Dos estilos: occidental y oriental

o Habitaciones: individuales, dúplex y tríplex

o Dos suites presidenciales (occidental y oriental)

• Resto de salas: sala de reuniones, spa, zonas deportivas…

• Precios y tarifas de los productos

Módulo Recursos Humanos

• Empleados Activo más importante de la empresa

• Categorías empleados

• Horas de trabajo/trabajador

• Fichar entras-salidas

• Pertenencia a grupos de trabajo (proyectos)

• Planificación laboral

• Informes de hojas de trabajo

Módulo Gestión Financiera

• Entradas-salidad de efectivo

• Programa el sistema de finanzaso Periodificación de asientos contables

o Impuestos de distintos lugares

o Unificación planes contables

o Realización de facturas

Módulo Gestión de Proyectos

• Elaborar y definir tareas y proyectos

• Departamentos implicadoso (Principalmente) Operaciones

o Finanzas y Dirección

Módulo Gestión de Ventas

• Control de las reservas

• Disponibilidad productos

• Control de los presupuestos que se realizan a los clientes

• Memoria histórica de la ocupación

• Reservas pendientes de pago

Módulo de Administración

• Opciones básicas de configuración del ERP

• Selección, instalación y configuración de módulos

• Interfaz usuario

• Definición de usuarios, grupos, roles y departamentos

Departamentos

• Dirección Generalo 2 personas: Director General / Secretaria

o Supervisa y coordina la actividad del resto de Departamentos y

Áreas

• Departamento Finanzaso 2 personas: Jefe / Ayudante

o Llevanza de la contabilidad, estado de la tesorería,

endedudamiento

• Departamento Desarrollo de Empresao 4 personas: Jefe / 3 Responsables de Área

o Captar y mantener clientes

o Áreas: Ventas / Congresos y Eventos / Reservas

Departamentos

• Departamento de Recursos Humanoso 4 personas: Jefe / 3 empleados

o Control flujo de personal contratado, selección de nuevo

personal

o Política salarial D. Finanzas

• Departamento de Operacioneso 19 personas: Jefe / 5 Responsables de Área / 13 empleados

o El Jefe coordina al resto de Áreas

o Áreas: Mantenimiento / Recepción / Pisos / Restauración / Equ.

Inform.

o Operativa diaria de la empresa En relación directa con el

cliente

Grupos

Dirección

Reservas y Ventas

Contabilidad y

Finanzas

Recursos Humanos

Operaciones

Usuarios y rolesNOMBRE USUARIO CONTRASEÑA DEPARTAMENTO ROL

José Miguel Romero jmrom jmrom Dirección Director General

Tete Rodríguez trod trod Dirección Secretaria

Manuel Gómez mgom mgom Desarrollo Empresa Jefe Departamento

Laura Sánchez lsan lsan Desarrollo Empresa Administrativa

Marta Rosales mros mros Finanzas Jefa Departamento

Paola Villas pvil pvil Finanzas Contable

Antonio Felipe afel afel Recursos Humanos Jefe Departamento

Laura Ríos lrio lrio Recursos Humanos Administrativa

Antonio López alop alop Operaciones Jefe Departamento

Pilar Luengo plue plue Operaciones Operaria

Productos

Alojamiento

Individual

Habitaciones diseñadas para el alojamiento de

una única persona

DúplexHabitaciones diseñadas para el alojamiento de

dos personas

TríplexHabitaciones diseñadas para el alojamiento de

tres personas

SuitesHabitaciones diseñadas para el alojamiento de

hasta cuatro/seis personas

Productos

Restauración

Bar/RestauranteProductos de alimentación servidos en el

espacio comercial destinado al efecto

HabitaciónProductos de alimentación

servidos en la propia habitación

Productos

Relax

SpaServicios de relajación ofrecidos en espacio comercial dedicado al efecto

HabitaciónServicios de relajación ofrecidos en la intimidad de la habitación

Productos

Eventos

ReunionesSubcategoría reservada para la

consecuención de reuniones planificadas

ExposicionesSubcategoría reservada para la realización de exposiciones

OtrosCualquier otro

evento empresarial