MARZO 2011

INTRODUCCION

§  Las presiones competitivas y la globalización, han obligado a las compañías a mejorar su gestión, reducir sus costos y mejorar la calidad de sus productos y servicios.

§  Para esto las empresas han incorporado un conjunto de tecnologías de información y comunicaciones (TIC), generando mejoras significativas en la productividad y rentabilidad de sus negocios. Imagestión es un software basado en una plataforma web que optimiza la gestión de las empresas.

Imagestión es un sistema de gestión de abastecimiento y control de presupuestos, basado en una plataforma web. Este se integra y potencia el ERP o sistemas contables de la compañía.

OBJETIVOS

§  Apoyar los procesos de negocio asociados a Adquisiciones y Bodega e Inventario, optimizando el proceso de gestión de requerimientos, cotizaciones, órdenes de compra, recepción en bodega y facturación, mejorando la comunicación, la productividad y el control presupuestario.

§  Ser una plataforma que administra el flujo de información, de manera ser una herramienta de control de gestión, que permitirá apoyar y optimizar el proceso de gestión de requerimientos, cotizaciones, órdenes de compra, recepción en bodega, y facturación, mejorando la comunicación y la productividad.

§  Controlar los egresos contra el presupuesto establecido de manera simple y actualizada: permitirá conocer la evolución y control de costos antes de los cierres contables y ayudará a visualizar las desviaciones de los presupuestos en línea, mediante reportes dinámicos de egresos. Además entregará reportes de facturación, requerimientos, órdenes de compra , recepciones, stock de bodega, movimientos, aprobaciones y gestión.

§  Finalmente administrará el workflow asociado al proceso de abastecimiento, de manera de apoyar y optimizar los procesos y las tareas relacionadas a la gestión de requerimientos, mejorando el proceso de toma de decisiones, además de permitir una integración transversal al interior de la compañía.

AMBITO IMAGESTION

Presupuesto

Generación de Ordenes de

Compra

Administración de Bodegas

Recepción de Facturas

Administración Requerimientos

Administración de Contratos

Administración Cotizaciones

Reportes Análisis (OLAP)

ERP

Cotizaciones

Usuarios

Ingreso Requerimientos

Genera OC Contratos Cotizaciones

Contratos

envía OC

Valida OC

Aprob. Req.

Jefe Área

Aprob. OC

Gerente

Adquisiciones

Proveedor

Bodegueros

Recep. Prod.

Ingresa Facturas

PROCESOS APOYADOS

1.  Requerimientos. 2.  Gestión de adquisiciones. 3.  Aprobación. 4.  Información centralizada. 5.  Recepción. 6.  Control total en línea.

1. REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES

§  El personal en terreno o en la oficina, tras verificar el stock crítico y planificar las necesidaes de productos y servicios solicita un pedido de materiales (requerimiento).

§  La generación de este requerimiento en línea posee listas propuestas de fácil utilización y permiten hacer un seguimiento del mismo.

2. COTIZACIONES Y ORDENES DE COMPRA

§  El departamento de adquisiciones solicita las cotizaciones y compara en función de un cuadro histórico. Luego de elegir al proveedor se generan las órdenes de compra.

§  La generación de la orden de compra toma los datos de los requerimientos y escribe automáticamente.

3. APROBACION O/C Y CONTROL DE GASTOS

§  El responsable del área aprueba o rechaza las órdenes. El aprobador firma digitalmente algunas órdenes de compra y rechaza aquellas que estime conveniente.

§  El aprobador cuenta con una herramienta que le permite verificar si esos gastos están dentro del presupuesto o no lo están.

4. INFORMACION CENTRALIZADA EN LINEA

§  En los servidores queda toda la información centralizada, para poder analizar y llevar el control de presupuestos y la gestión del proceso de adquisiciones.

§  Cada persona en la empresa puede gestionar sus propios requerimientos y órdenes de compra y pueden analizar sus gastos con la información actualizada.

5. MANEJO DE BODEGA E INVENTARIO

§  Los proveedores entregan los productos y la empresa revisa, recepciona y guarda en bodega. Toda esta información es cargada en el sistema contable, de manera de evitar la doble digitación.

§  Existe la posibilidad de utilizar los códigos de barra para un mejor registro.

§  Imagestión tiene un exhaustivo control de las bodegas y permite ver la información de manera simple y en línea.

§  Incorpora reportes tales como: existencias, histórico de bodega, ingresos y egresos, rotación, tarjeta de existencia, y visualización de guías de transporte.

5. MANEJO DE BODEGA E INVENTARIO

6. CONTROL TOTAL EN LINEA: REPORTES

§  Imagestión permite el análisis de los informes y el control de presupuestos.

§  Algunos reportes: inversión y gasto, flujo de gastos, presupuestos, gestión de adquisiciones, gastos por productos, gastos por proveedores, reportes de bodega, de provisionamiento y de seguimiento. Además posee un reporte dinámico de control de gastos.

VENTAJAS IMAGESTION

§  CONTROLA §  Controla los presupuestos y permite ajustarlos de manera exacta y oportuna. §  Permite al tomador de decisiones conocer la evolución de sus costos antes de los cierres

contables. §  Regula el proceso de gestión de compra, ya sea en la búsqueda de mejores precios (manejo de

cotizaciones históricas), como en los tiempos del ciclo de compra.

§  VISUALIZA §  Permite al tomador de decisiones conocer la evolución de sus costos antes de los cierres

contables. §  Genera reportes tales como: Flujo de Caja, Flujo de Gastos, Inversión y Gastos, Aprobaciones,

Proveedores, Productos, Presupuestos, Comparación de Presupuestos, Gestión, Gasto por Producto, Gasto por Solicitante, Entradas a Bodega, Salidas de Bodega, Existencias, Seguimiento y Cotizaciones.

§  AGILIZA §  Descentraliza la generación de requerimientos. §  Centraliza la aprobación mediante firmas digitales, permitiendo a gerencia aprobar órdenes de

compra desde cualquier parte del mundo al estar en línea.

VENTAJAS IMAGESTION

§  COMUNICA §  Permite el enlace con sistemas contables para la transferencia de la información

almacenada en el sistema, como facturas y existencias en bodega. §  Entrega información en tiempo real, lo que permite saber el estado de un requerimiento, de

una orden de compra, de las recepciones y del stock actual. §  Mejora la comunicación y la productividad interna por el hecho de estar en línea. §  Involucra e integra a todo el personal en el cumplimiento del plan de gastos. §  Permite a la gerencia aprobar ordenes de compra desde cualquier parte del mundo (firma

digital).

§  ECONOMIZA §  Disminuye costos operacionales al centralizar la información y canalizar los requerimientos.

§  TECNOLOGIA §  Se basa en las más modernas tecnologías de desarrollo mediante la utilización de AJAX. §  Permite el análisis de los datos a través de cubos “OLAP”. §  Posee servicios web para ser conectado con otros sistemas.

DESCRIPCION DEL SERVICIO

§ El servicio mensual incluye: 1.  Servicio de Sistema IMAGESTION para 1 empresa. 2.  97% de disponibilidad asegurada. 3.  Soporte vía ticket y actualización a las últimas versiones del sistema

automáticamente. 4.  Cantidad ilimitada de usuarios. 5.  Respaldo de datos semanal. 6.  Site Principal Santiago 7.  Site de Contingencia en Puerto Varas, en caso de catástrofe. 8.  En caso que el cliente desee terminar contrato, podrá exportar sus datos

en formato excel.

ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES

PRECIOS

CONSIDERACIONES COMERCIALES a. Alcances §  La presente propuesta, es para 1 empresa.

b. Validez de la oferta §  La presente oferta tiene una validez de 20 días a contar de su presentación.

c. Impuestos §  Los Precios NO consideran el IVA, el cual deberá agregarse. §  Los precios se mantienen inalterables a menos que se modifiquen o surjan nuevos tributos

aplicables a estos servicios.

CONSIDERACIONES COMERCIALES d. Plazos §  El plazo de entrega de los resultados del proyecto señalado tiene validez, de no mediar

razones de fuerza mayor, y está sujeto al cumplimiento de las actividades de contraparte que deberá realizar el Cliente.

e. Capacitaciones §  La Implementación incluye 2 capacitaciones de 3 hrs, capacitaciones adicionales tienen un

costo de 1,5 UF/Hora, con un bloque mínimo de 2 horas.

f. Asunto de confidencialidad §  IMAGINEX se compromete a mantener la más estricta reserva y confidencialidad respecto de

todos y cada uno de los datos proporcionados por el Cliente, y que ésta defina expresamente como confidencial.

CONSIDERACIONES COMERCIALES g. Gastos de Traslados y viáticos §  Los gastos de traslados, estadía y viáticos del personal de IMAGINEX, en caso de requerirse

que éstos viajen fuera del radio urbano de la ciudad de Puerto montt o Santiago, no están considerados y estos deberán ser de cuenta del cliente.

h. Limite de Responsabilidad. §  Las partes acuerdan que IMAGINEX no será responsable por los daños o perjuicios que puedan

experimentar EL CLIENTE o terceros por el uso y funcionamiento o no funcionamiento del Programa.

Dirección: Santiago: Nuncio Monseñor Sotero Sanz 100, Of. 302, Providencia. Pto. Varas: San Francisco 640-C,Puerto Varas, X Región, Chile. Email: emontero@imaginex.cl Teléfonos: 56-65-367355 www.imagestion.cl

IMAGINEX: Una mejor manera de trabajar