ii seminario de control fiscal “fortalecimiento institucional, finanzas pÚblicas, almacÉn,...

II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL, FINANZAS

PÚBLICAS, ALMACÉN, INVENTARIO, TALENTO HUMANO Y RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL”

YOPAL - CASANARE

ALMACÉN, INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES INSERVIBLES

CONFERENCISTA:

JAIME ENRIQUE ARREGOCÉS MONTERO

ContenidoI. Antecedentes del manejo de almacenes e

inventariosII. Entrada de BienesIII. Salida de BienesIV. Baja de BienesV. Entrega de AlmacenesVI. Propiedades Planta y Equipo

TÍTULO

ALMACÉN, INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES INSERVIBLES

INVENTARIO DE BIENES

ANTECEDENTES

RESOLUCION ORGANICA 04 DE 1960

• NORMAS PARA CLASIFICACION Y CONTROL DE INVENTARIOS

• REGISTRO Y RENDICION DE CUENTAS• RESPONSABILIDAD

ASPECTOS RELEVANTES

1. NUEVA FORMA DE EJERCER EL CONTROL FISCAL POR PARTE DE LAS CONTRALORIAS.

2. NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO

3. CREACION DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACION

4. NUEVOS INSTRUMENTOS DE GESTION ADMINISTRATIVA

NUEVO CONCEPTO DEL CONTROL INTERNO

La Constitución Política en sus artículos 209 y 269 define los principios orientadores de la administración pública, señalando un marco teórico dentro del cual las entidades deben coordinar sus actuaciones para el cumplimiento de los fines del Estado.

La mencionada norma define el control interno como un sistema que desarrollará cada uno de los entes del Estado, de manera independiente y de conformidad con la naturaleza de sus funciones, correspondiéndole a dichas entidades elaborar sus propios manuales de acuerdo a sus necesidades.

La Ley 87 de 1993, señala los parámetros para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.


No obstante, la competencia derivada de la Ley 87, vía interpretación, no había señalamiento tácito de quien en nombre del Estado debería definir las políticas generales y estandarizadas, que aunque de manera cuestionada ejerció hasta 1991 la Contraloría General de la República, para el orden nacional, pero que en efecto fue asimilado por los demás ordenes y niveles del sector público colombiano.


En 1996 se profirió la Ley 298 sobre creación de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nacion, señalándole dentro de sus competencias la de impartir las normas y procedimientos para la elaboración, registro y consolidación del inventario general de los bienes del Estado, y otras relacionadas con los bienes aprehendidos, decomisados o abandonados.

CREACION DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACION

ALTERNATIVAS DE CLASIFICACION

Elementos de Consumo

Elementos Devolutivos

Inmuebles

Semovientes

Inservibles

ENTRADA DE BIENES

Es el procedimiento mediante el cual los bienes adquiridos por la entidad a cualquier título, ingresan real o simbólicamente a las bodegas o dependencias.

Comprobante de Entrada de Bienes

La entrada se efectua con el comprobante de entrada, documento que acredita la entrada real del bien o elemento a la entidad, siendo el soporte para el movimiento de los registros en el almacen y la contabilidad

COMPROBANTE DE ENTRADA AL ALMACEN

PUEDE SER PRODUCIDO ELECTRONICAMENTE, Y DEBE CONTENER BASICAMENTE LA SIGUIENTE INFORMACION:

LUGAR Y FECHA

NUMERO DE ORDEN EN FORMA CONTINUA Y ASCENDENTE

IDENTIFICACION DEL ALAMCEN

CONCEPTO DE LA TRANSACCION Y NUMERO DEL DOCUMENTO SOPORTE

CONCEPTO DE LA ENTRADA, ESPECIFICANDO: NOMBRE DEL PROVEEDOR Y LUGAR DE ORIGEN

DOCUMENTO DE IDENTIDAD O NIT

NOMBRE Y CODIGO DEL ELEMENTO

UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD, VALOR UNITARIO, VALOR TOTAL DEL ELEMENTO

VALOR TOTAL DEL COMPROBANTE

FIRMA DEL ALMACENISTA

Conceptos de Entrada de BienesPOR PRODUCCIONPOR COMPRA

DONACION

SOBRANTESAPROVECHAMIENTO

DEVOLUCIÓN O REINTEGRO

RECUPERACIONTRASPASO

REPOSICION

PRESTAMONACIMIENTO SEMOVIENTES

ARRIENDO

PERMUTACOMODATO

ENTRADA POR COMPRASon las operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes mediante la erogacion de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes

• Se perfecciona cuando el almacenista firma la factura o comprobante de recibo.

• Se debe comprobar previamente las caracteristicas fisicas de los bienes referente a cantidad, clase, marca, estado, etc. contra los documentos soporte.

• Se debe elaborar la correspondiente entrada, con el numero de copias determinadas, una para contabilidad para el registro valorizado.

ENTRADA POR COMPRA

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA xxxx

1635XX Subcuenta correspondiente 24 CUENTAS POR PAGAR 2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

NACIONALES

240101 Bienes y servicios Xxxx

1. Compra en el país

ENTRADA POR COMPRA

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1625 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN TRÁNSITO

1625XX Subcuenta correspondiente xxxx 24 CUENTAS POR PAGAR 2406 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DEL

EXTERIOR

240601 Bienes y servicios xxxx 240607 Proyectos de inversión xxxx

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA

1635XX Subcuenta correspondiente xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1625 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN TRÁNSITO 1625XX Subcuenta correspondiente xxxx

2. Compra en el exterior

.

3.ngreso del bien adquirido en el exterior

NORMAS GENERALES DE ADQUISICIONES POR COMPRA

• La recepción de los bienes debe realizarse en los almacenes, bodegas o depósitos segun lo pactado en el contrato o pedido correspondiente.

• Puede también recibirse en el lugar de utilización, en el caso de bienes con caracteristicas especiales. En este caso se elabora entrada y salida simultaneamente.


En los contratos o pedidos en que se estipule las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y que deban verificarse por peritos mediante ensayos o pruebas, la recepción en almacen se hace a título de depósito y en forma condicional mientras se produce el concepto pericial o resultado de las pruebas. El registro se lleva extracontable.


Los bienes recibidos en demostración solo ingresan al almacen cuando se autorice su adquisicion; provisionalmente se contabilizan extracontablemente y quedan a cargo del funcionario que los tenga en su poder o servicio.


Debe prohibirse guardar bienes de propiedad particular dentro del almacen. Excepto los recibidos con las formalidades legales.

Entrada de Bienes por producciónEsta modalidad se presenta cuando una entidad produce (construye en el caso de los inmuebles)

algunos bienes que finalmente se utilizarán internamente y que constituyen un activo mueble, inmueble o un bien que sin ser activo sea clasificado como devolutivo

• Se debe elaborar el comprobante de entrada. El valor corresponderá al establecido en el sistema de costeo adoptado.

• Si la materia prima fue suministrada por el mismo almacen se hará comprobación de las unidades producidas.

• En caso de sobrantes se exigirá la devolución de los mismos.

Entrada de bienes por producción

Construcción de inmuebles

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO

1615XX Subcuenta correspondiente xxxx

1420 Anticipos y avances entregados xxxx 1637 Propiedad, planta y equipo no explotados xxxx 1930 Bienes recibidos en dación de pago xxxx 2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales xxxx 2406 Adquisición de bienes y servicios del exterior xxxx 3120 Superávit por donación xxxx 3125 Patrimonio público incorporado xxxx 3235 Superávit por donación xxxx 3255 Patrimonio Institucional incorporado xxxx

Contrapartida dependiendo del costo a reconocer como Construcción en curso.

Para entidades de Gobierno General.

Para empresas públicas.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 16XXXX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1615XX Subcuenta correspondiente xxxx

Maquinaria, planta y equipo en montaje

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1620 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE

1620XX Subcuenta correspondiente xxxx

1420 Anticipos y avances entregados 2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales 2406 Adquisición de bienes y servicios del exterior 3120 Superávit por donación 3125 Patrimonio público incorporado 3235 Superávit por donación 3255 Patrimonio Institucional incorporado

Para entidades de Gobierno General.

Para empresas públicas.

Contrapartida dependiendo del costo a reconocer como Propiedad, planta y equipo.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 16XXXX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 1620 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE 1620XX Subcuenta correspondiente xxxx

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA xxxx

1635XX Subcuenta correspondiente 5 Gastos 5XXXXX Subcuentas correspondientes xxxx

ó 7 Costos de producción 7XXXXX Bienes y servicios xxxx

Producción de bienes muebles

Al terminar el montaje

Producción de bienes con recursos del crédito:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1615XX Subcuenta correspondiente xxxx 1625 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO 1625XX Subcuenta correspondiente xxxx 15 INVENTARIOS 1520 PRODUCTOS EN PROCESO 1520XX Subcuenta correspondiente xxxx 24 CUENTAS POR PAGAR 2422 INTERESES POR PAGAR 2422XX Subcuenta correspondiente xxxx 2423 COMISIONES POR PAGAR 2423XX Subcuenta correspondiente xxxx

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 15 INVENTARIOS 1505 BIENES PRODUCIDOS 1505XX Subcuenta correspondiente xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 1615XX Subcuenta correspondiente xxxx 1625 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO 1625XX Subcuenta correspondiente 15 INVENTARIOS xxxx 1520 PRODUCTOS EN PROCESO 1520XX Subcuenta correspondiente xxxx

Cuando el bien está en condiciones de utilización:

Entrada por donaciónSe presenta cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere a título gratuito e irrevocable

la propiedad de un bien que le pertenece a favor de una entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente

• Se elabora comprobante de entrada

• Si proviene de otra entidad oficial, el comprobante de entrada se elabora con base en el acta de baja de la entidad donante.

• Cuando provienen de particulares el comprobante se elabora con base en acta de recibo y el precio el que corresponda a la factura o el avaluo respectivo.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1635XX Subcuenta correspondiente xxxx 3120 SUPERÁVIT POR DONACIÓN 3120XX Subcuenta correspondiente xxxx

Bienes destinados a la formación bruta de capital en entidades de

Gobierno General:

Entrada por aprovechamientoSe presenta cuando como resultado de bienes dados de baja son desmantelados y

resultan piezas o repuestos aprovechables

Se elabora entrada a almacen con las observaciones correspondientes.

El valor es el fijado en el acta de avaluo correspondiente.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 163512 Componentes de propiedad, planta y equipo xxxx 48 OTROS INGRESOS 4810 EXTRAORDINARIOS 481007 Aprovechamientos xxxx

Entrada de bienes por aprovechamiento

Entrada por SobrantesSe da como resultado de la practica de inventario o controles ordinarios, al

encontrar bienes no registrados en deposito o en servicio.

Cuando como resultado de la práctica de inventario fisico aparezcan bienes sin registrar en los inventarios, sin especificaciones y valor, se deberán especificar segun las normas establecidas previamente o que en occasion de esta situación se creen. El valor sera el que tenga comercialmente o que mediante avaluo se determine. En el comprobante se harán las observaciones respectivas.

Entrada por Sobrantes

Cuando el elemento sobrante se encuentre en servicio se determinará su envio al almacen o su continuación en servicio, caso en el cual se hara firmar la salida por el responsable a cuyo cargo queda el bien.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1635XX Subcuenta correspondiente xxxx 48 OTROS INGRESOS 4810 EXTRAORDINARIOS 481007 Sobrantes xxxx

Entrada por devolución o reintegroEs la devolución al almacen de bienes que no se requieren en las dependencias o por

haber llegado al limite su vida util.

• Se debe obtener la autorización correspondiente previa solicitud.

• El almacenista debe constatar el estado, clase, calidad, marca, modelo y demás caracteristicas que se encuentren en el comprobante de salida con que fueron entregados los bienes.


haber llegado al limite su vida útil.

De encontrar conforme el bien, se elabora el comprobante de entrada, en caso contrario se abstendrá de recibir el elemento e informará por escrito al ordenador con el fin de que se investigue las causales y se establezcan las responsabilidades del caso.


haber llegado al limite su vida util.

El almacenista no debe aceptar la sustitución o reemplazo de bienes entregados inicialmente con otros diferentes, o aceptar bienes danados, deteriorados, con roturas o averias sin haber determinado previamente la responsabilidad.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1685 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) 1685XX Subcuenta correspondiente xxxx 1695 PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)

1695XX Subcuenta correspondiente xxxx 19 OTROS ACTIVOS 1922 PROVISION PARA PROTECCION DE BIENES

ENTREGADOS A TERCEROS (CR)

192201 Muebles xxxx 192202 Inmuebles xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 16XXXX Cuenta y Subcuenta correspondiente xxxx 19 OTROS ACTIVOS 1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS 1920XX Subcuenta correspondiente xxxx

Entrada por devolución o reintegro:

Si el bien que se reintegra se encuentra destruido por causas imputadas al

funcionario o contratista que lo tenía a cargo, además del registro anterior se

realiza el siguiente asiento:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

83 DEUDORAS DE CONTROL 8361 RESPONSABILIDADES EN PROCESO 836101 Internas xxxx 836102 Ante autoridad competente xxxx 89 DEUDORAS POR CONTRA 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 891521 Responsabilidades en proceso xxxx

Entrada por devolución o reintegro:

Entrada por traspasoEs la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma

entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega..

• Se elabora comprobante entrada

• Cuando se da entre almacenes de la misma entidad el funcionario responsable de su recibo verifica recepción en presencia del transportador que correspondan a las caracteristicas y cantidades relacionadas en la copia adjunta del comprobante de salida del almacen de origen y en la orden de traslado.

Entrada por traspasoEs la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma

entidad ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega.

• Si el transportador es ajeno a la entidad la confrontación se hace con con la copia del comprobante de salida del almacen de origen, la orden de traslado o la guia o planilla de transporte.

• Si no se encuentran conformen el funcionario responsible se debe abstener de recibirlos e informe al funcionario competente para las medidas del caso.

Entrada por traspasoEs la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad

ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega..

Si los bienes se encuentran de conformidad se hace constar en la planilla o guia, firma el comprobante de salida del almacen de origen, expide el cumplido de transporte y remite copia del comprobante de entrada de elementos al almacen de origen.

Entrada por traspasoEs la entrega de un bien a otra entidad estatal o a otro almacen de la misma entidad

ocasionado la cesación de responsabilidad de quien entrega..

El responsable del manejo de bienes debe informar dentro de un periodo determinado, so pena de deducir responsabilidad administrativa y fiscal, mediante comprobante de entrada y el diligenciamiento del comprobante de entrada al almacen de origen.

Entrada por recuperaciónSe entiende como la reaparición fisica de bienes una vez han sido descargados de los registros

de inventarios y contables y cuya pérdida fue asumida por la entidad.

• Se da nuevamente la entrada al almacen mediante el respectivo comprobante, indicando las nuevas caracteristicas que impliquen la reespresion de su valor.

• Si existe proceso administrativo o fiscal informar para que cese o varie su valor.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1635XX Subcuenta correspondiente xxxx 48 OTROS INGRESOS 4810 EXTRAORDINARIOS 481008 Recuperaciones xxxx

Entrada por recuperación:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

89 DEUDORAS POR CONTRA 8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 891521 Responsabilidades en proceso xxxx 8361 RESPONSABILIDADES EN PROCESO 836101 Internas xxxx 836102 Ante autoridad competente xxxx

Cuando hay lugar a proceso de responsabilidad fiscal:

Entrada por reposiciónConsiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas

derivadas del mal uso o indevida custodia, por otros iguales o de similares caracteristicas.

Cuando el responsable los entrega en igualdad de condiciones de marca, modelo, similitud, calidad, clase, cantidad, se debe exigir:• Solicitud del responsable de los

faltantes ofreciendo los que va a reponer y el detalle de estos.

• Aceptacion de la reposición por el competente

• Concepto técnico del lleno de los requisitos

• Acta de recibo de los actuantes y comprobante de entrada.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1635XX Subcuenta correspondiente xxxx 48 OTROS INGRESOS 4810 EXTRAORDINARIOS 481090 Otros ingresos extraordinarios xxxx

Entrada por reposición:

Entrada por nacimiento de semovientes

• La entrada se produce previo concepto de su crianza y avaluo.

• Se debe recurrir a listas en poder de gremios.

• Se debe definir los responsables de su tenencia.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1610 SEMOVIENTES 1610XX Subcuenta correspondiente xxxx 31 HACIENDA PUBLICA 3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO 312525 Bienes xxxx 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 3255 PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO 325525 Bienes xxxx

Entrada por nacimiento de semovientes:

Entrada por préstamosEs el recibo de bienes de propiedad de un tercero por un tiempo determinado bajo

la promesa de ser devueltos

• En el comprobante de entrada se debe indicar las condiciones bajo las cuales se recibe, detallando las caracteristicas del bien y en poder de quien queda bajo resposabilidad.

• Su registro extracontable

3.10.1 Si se trata de una entidad del gobierno general

3.10.2 Si la que recibe el bien es una empresa, de otra empresa o de una

entidad del gobierno general:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1610XX Subcuenta correspondiente xxxx 31 HACIENDA PUBLICA 3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO 312531 Bienes de uso permanente sin contraprestación xxxx 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 3255 PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO 325531 Bienes de uso permanente sin contraprestación xxxx

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB) 9915 ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA

(DB)

991506 Bienes recibidos de terceros xxxx 93 ACREEDORAS DE CONTROL 9346 BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS 934619 Propiedades, planta y equipo xxxx

Entrada por préstamo

Entrada por permutaConsiste en entregar bienes en pago o en parte de pago para recibir otro u otros.

• Se produce entrada especificando el bien recibido en la negociación.

• Se debe precisar si se trata de una compra o una permuta.

• Se debe dar de baja los bienes que se entregan en dacion de pago.

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx

Entrada por permuta:

Arrendamientos

Los bienes muebles o inmuebles recibidos para ser utilizados en el

cumplimiento del objeto social de la entidad contable pública con la

contraprestación de un canon de acuerdo con lo pactado en el contrato

correspondiente, deben ser registrados en Cuentas de Orden Acreedoras

mediante el siguiente registro:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


(DB)


BIENES EN ARRENDAMIENTO

Comodato

En el caso de comodato o préstamo de uso, se reciben bienes muebles o

inmuebles para ser usados gratuitamente, con permanentemente sin

contraprestación, para lo cual se debe efectuar el siguiente registro:

Si la operación se realiza entre entidades del gobierno general:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1610XX Subcuenta correspondiente xxxx 31 HACIENDA PUBLICA 3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO 312531 Bienes de uso permanente sin contraprestación xxxx 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 3255 PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO 325531 Bienes de uso permanente sin contraprestación xxxx

COMODATO

Si la que recibe el bien es una empresa, de otra empresa o de una entidad del

gobierno general:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO


(DB)


Leasing

Cuando la entidad pública adquiere determinados bienes muebles o inmuebles

en arrendamiento con opción de compra, una vez finalizado el contrato puede

optar por adquirir el bien por un valor residual preestablecido en el contrato,

renovar el contrato bajo nuevas condiciones o devolver el bien a la compañía

leasing. Si el bien fue adquirido mediante operación de leasing financiero, el

registro contable es como sigue:

1. Entrada de bienes por leasing operativo

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

19 OTROS ACTIVOS 1941 BIENES ADQUIRIDOS EN LEASING FINANCIERO 1941XX Según subcuenta xxxx 23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO 2306 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS

DE CORTO PLAZO

2306XX Según subcuenta xxxx 2307 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS

DE LARGO PLAZO

2307XX Según subcuenta xxxx 2308 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO

EXTERNAS DE CORTO PLAZO

2308XX Según subcuenta xxxx 2309 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO

EXTERNAS DE LARGO PLAZO

2309XX Según subcuenta xxxx

LEASING

Si la adquisición se realiza mediante leasing operativo, se debe realizar el siguiente registro contable:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

99 ACREEDORAS POR CONTRA DB 9915 ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA DB 991501 Contratos de leasing operativo xxxx 93 ACREEDORAS DE CONTROL 9303 CONTRATOS DE LEASING OPERATIVO 930317 Propiedades, planta y equipo xxxx 930390 Otros bienes en leasing operativo

Compensaciones

Cuando la entidad contable pública completa el número de bienes faltantes con

bienes sobrantes de similares características físicas o técnicas, tales como:

Clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en los

recibos o salidas de almacén y/o bodegas, una vez autorizada la compensación

por el funcionario competente, se debe efectuar el siguiente registro contable:

CÓDIGO

DENOMINACIÓN

DÉBITO

CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1635XX Cuenta y subcuenta correspondiente xxxx

Compensaciones

Salida de bienes

La salida debe quedar soportada en un comprobante como documento legal que identifica clara y detalladamente la salida fisica y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio la responsabilidad por la custodia, administración, conservación, etc., por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario.

Normas generales sobre salida de bienes

El comprobante de salida debe elaborarse por el almacenista en forma previa a la entrega de bienes.

Cuando las existencias no son suficientes para hacer la provisión se pueden hacer entregas parciales.

No se debe variar el destinatario ni el lugar de destino en el comprobante de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean similares y tengan el mismo valor.

El comprobante de salida no debe tener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. Cuando a ello hubiere lugar deben ser previamente autorizadas por funcionario competente.

La persona que recibe debe indicar cargo, dependencia y documento de identidad en constancia de la responsabilidad que asume respecto a los bienes.


• Cuando se entrega bienes a otra entidad la firma debe corresponder al representante legal o funcionario delegado para el efecto con documento de identidad.

• Las salidas con destino a otras oficinas o regionales de la entidad se comprueban con la guia de planilla de la empresa transportadora, sin perjuicio de exigir que el comprobante este firmado por el jefe de la oficina o dependencia de destino.

• No se debe hacer firmar el comprobante de salida de almacen por el destinatario hasta tanto no sean entregados la totalidad de los bienen que en el figuren, ni dejar anotaciones respecto a los bienes que hacen falta o que posteriormente seran entregados.


• El comprobante de salida es el documento soporte para el registro de movimientos por salidas y debe contener básicamente la siguiente información:

– Lugar y fecha de emisión– Numeración continua y ascendente– Identificacion del almacen– Concepto de salida, especificando: dependencia destinataria, nombre y

código de elemento, unidad de medida, cantidad despachada, firma del jefe de la dependencia solicitante, firma del almacenista o quien haga sus veces, firma del empleado que recibe y su identificacion.

– Numero y fecha de solicitud de pedido– Descripción de cada elemento– Numero de renglones utilizados

CONCEPTOS DE SALIDA DE BIENES

SUMINISTRO AL SERVICIO

PRESTAMO

DONACION POR BAJA

MUERTE SEMOVIENTES

ARRIENDOVENTA

DEPOSITO

DACION EN PAGOTRASPASO

FALTANTES

Salida por suministrosConsiste en la entrega de elementos para el desarrollo de las funciones de las

diferentes dependencias en cumplimiento de los objetivos institucionales.

Se requiere solicitud de pedido del jefe de la dependencia en formato preestablecido, en donde se detalle la clase de elementos, numero de unidades, anulando los renglones no utilizados y senalando la persona que los recibe, quien se hace rsponsable administrativa y fiscalmente de su tenencia.



El jefe de aquisiciones y suministros o quien haga sus veces expide orden de suministro, la cual debe contener los elementos, numero de unidades, destinatario y la dependencia, con anulacion de los renglones no utilizados.



El destinatario una vez comprobada las caracteristicas y estado de los elementos que se le suministran firma documentos de salida con documento de identidad en constancia de la responsabilidad asumida.

Salida por faltantes y responsabilidadesSe da como consecuencia de la perdida, daño o deterioro distinto al uso

normal, disminucion y mal uso.

La disminución originada en los casos señalados da lugar al inicio de proceso de responsabilidad disciplinaria y fiscal.

DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO.

“ES LA LESIÓN DEL PATRIMONIO PÚBLICO, REPRESENTADA EN EL MENOSCABO, DISMINUCIÓN, PERJUICIO, DETRIMENTO, PÉRDIDA, USO INDEBIDO O DETERIORO DE LOS BIENES O RECURSOS PÚBLICOS,

O A LOS INTERESES PATRIMONIALES DEL ESTADO, PRODUCIDA POR UNA GESTIÓN FISCAL ANTIECONÓMICA, INEFICAZ, INEFICIENTE, INEQUITATIVA E INOPORTUNA, QUE EN TÉRMINOS GENERALES, NO SE APLIQUE AL CUMPLIMIENTO DE LOS COMETIDOS Y DE LOS FINES ESENCIALES DEL ESTADO.”

ARTICULO 7o. Ley 610 de 2000

PERDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENES

“En los casos de pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, de bienes en servicio o inservibles no dados de baja, únicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables.”

En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de este tipo de bienes, el resarcimiento de los perjuicios causados al erario procederá como sanción accesoria a la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisión de hechos punibles, según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda y custodia de los bienes estatales establece el Código Disciplinario Único o a los delitos tipificados en la legislación penal.

La Administración Pública en desarrollo de su gestión fiscal, tiene la obligación legal de establecer los mecanismos idóneos que le permitan cumplir funciones de su competencia, sin perjuicio que en el ejercicio de la vigilancia que compete al Órgano de Control, pueda endilgarle responsabilidad fiscal a la alta dirección de las organizaciones en tanto se compruebe detrimento al patrimonio de la entidad ocasionado por la ausencia o la deficiencia en sus controles y procedimientos internos.

PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE CONTROL FISCAL

NOTA : El Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil- C.P. Flavio Augusto Rodríguez Arce, en concepto de agosto 4 de 2003, considera que el inciso segundo del artículo 7o. de la Ley 610 de 2000, se encuentra tácitamente derogado en razón a que la Ley 734 de 2002 que contiene el Código Disciplinario Único, reguló de manera íntegra la materia y en ella no se contempló sanciones accesorias. En este contexto, la Sala expresa: “ Puede afirmarse, entonces, que como consecuencia de la desaparición de la sanción accesoria en el nuevo Código Único Disciplinario, el resarcimiento de los perjuicios causados al erario por la de bienes, por vía disciplinaria, sólo procede mediante la devolución, reparación o restitución voluntaria del bien - no a título de sanción - que realice el servidor público lo cual produce efectos en la graduación de la sanción”.

PRONUNCIAMIENTO CONSEJO DE ESTADO

Cada entidad es autónoma en el manejo de sus bienes y debe establecer un sistema integrado que le permita proteger los recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante los posibles riesgos que los afectan, de conformidad con las normas y principios de la función administrativa y del control interno a que se refieren los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998.

PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE CONTROL

FISCAL

La administración pública, en todos sus órdenes, está facultada para desarrollar su propio control interno. Así cada entidad tiene responsabilidad en el manejo de sus operaciones y del adecuado cumplimiento de sus objetivos, encontrándose dentro de éstos el correspondiente a sus bienes, significando ello que los organismos del Estado tienen la responsabilidad directa para administrar y manejar sus respectivos patrimonios (recursos y bienes) y están en la obligación de diseñar y adoptar los mecanismos que les permitan el control y racionalización de los mismos.

PRONUNCIAMIENTOS ORGANO DE

CONTROL FISCAL

Cesación de responsabilidades

La responsabilidad fiscal cesa en los siguientes casos:– Por la entrega formal de los bienes suministrados– Por la comprobación del pago total de los bienes

imputados como faltantes– Por la reposición debidamente aceptada en razon

de bienes de idénticas caracteristicas y valor– Por el pago de la compania aseguradora– Por fallo sin responsabilidad fiscal

Compensaciones Cuando en la constatación

fisica de bienes devolutivos, de consumo, servibles e inservibles en deposito o en servicio se determinan sobrantes que hayan podido confundirse con otros semejantes o similares en apariencia, clase, naturaleza y precio y habiéndose determinado faltantes podrán hacerse compensaciones, previa evaluacion de las causas .

CompensacionesNo es permitido compensar bienes que figuren en los registros identificados como cuerpo cierto, tales como maquinas, vehiculos, electrodomesticos, etc., ya que su registro se encuentra individualizado mediante un numero o una serie.Se perfecciona con la autorizacion del competente y la elaboración de las entradas, salidas y registros.

BAJA DE BIENES

• Es el proceso mediante el cual la administracion decide retirar un bien definitivamente del patrimonio de la entidad.

• Se perfecciona con el retiro fisico, el descargue de los registros contables y de inventario y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen.

Clases de Baja

De bienes servibles

Es la salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones pero han sido considerados obsoletos técnico o no son requeridos para el servicio.

Clases de Baja

De bienes inserviblesLa baja procede en ausencia de una responsabilidad

Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia fisica, no son utiles para el servicio al cual se hayan destinado.

Clases de Baja

Por exoneracion de responsabilidad fiscal

Se da como resultado del fallo a favor del responsable de su tenencia.

Clases de Baja

Por cesación del proceso de responsabilidad fiscal

Si durante el proceso el responsable paga el bien se produce la baja descargando el valor de la cuenta responsabilidades.

Clases de BajaPor cesación del proceso de

responsabilidad fiscal

Si durante el proceso el responsible repone el bien se suspende el proceso de responsabilidad fiscal, se da entrada al nuevo y se da de baja al que originó el proceso.

Clases de Baja

Destino a la venta

Es la operación mercantil consistente en la transferencia de dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero

Clases de BajaDestino a la venta

Ordenada la baja se ordena el avaluo comercial que permita establecer el valor unitario o monto total de los bienes para venta por lotes. Cuando no existan funcionarios capacitados deben contratarse peritos expertos en la materia.

El avaluo determina el procedimiento para la venta.

Propiedades, planta y equipo

Baja de bienes segun la Contaduría General de la NaciónCorresponde al proceso soportado legalmente con un acto administrativo, mediante el cual se retiran de las Propiedades planta y equipo, los bienes que han sido objeto de destrucción total o parcial por siniestro, pérdida o inservibilidad, el cual se utiliza como soporte contable para efectuar los respectivos registros


Baja de bienesLas Propiedades, planta y equipo que hayan sido dados de baja, deben retirarse contablemente afectando el costo histórico, los registros de depreciación o amortización acumulada, así como las valorizaciones, desvalorizaciones y provisiones que afecten al activo correspondiente.


Aquellos activos que no se encuentren en condiciones de uso y no están totalmente depreciados o amortizados, afectarán la cuenta de gastos extraordinarios 581033- Pérdida en baja de propiedades, planta y equipo, por el valor residual, afectando adicionalmente la cuenta 8315- Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados.


En el evento en que un bien provisionado sea objeto de pérdida por un hecho extraordinario se afectará la provisión hasta el monto contabilizado y la diferencia se llevará a la subcuenta de gasto 581033- Pérdida en baja de propiedades, planta y equipo.

Entrega de almacenes

Se debe tener en cuenta:– Acto administrativo

donde se designe el funcionario que recibe, indicando el tiempo que durará la entrega.

– Que el funcionario que recibe se haya posesionado en el cargo


• Se procede al conteo fisico y entrega de elementos devolutivos y de consumo en existencia por grupos de inventario, registrando con claridad las caracteristicas de los bienes , cantidad, valor unitario y total y estado de conservacion.

• Los bienes inventariados deben corresponder a los registrados en los listados y tarjetas de kardex.


Los borradores de los inventarios que se levanten deben firmarse por quien entrega y recibe, lo mismo que por las demás personas que intervienen en la diligencia.

Entrega de almacenes• El funcionario de manejo

debe entregar mediante inventario los elementos devolutivos que tenga en servicio en su dependencia y los que haya entregado a empleados, trabajadores o contratistas que dependan de el.

• Cuando lleve el control de los bienes en servicio debe confrontar los inventarios individuales con el saldo de los registros en almacen.


• La entrega total del almacen se hace constar en un acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas.

Entrega de almacenes cuando se abandona el cargo

• El funcionario competente designa el funcionario que debe realizar el inventario fisico y la entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo.

• Se solicita por escrito a la Compania aseguradora la designacion de un representante.

• Si se conoce el paradero del almacenista saliente se le notifica personalmente, o sino por edicto, indicando la fecha y hora en que se inicia la entrega.


Si el almacenista saliente concurre, se adelanta la entrega en forma normal. En caso contrario se adelanta la entrega por parte del funcionario designado y se dejan las constancias del caso.


En el acta se deja constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el numero de unidades fisicas establecidas en la práctica del inventario fisico con los registros actualizados de listados y tarjetas de kardex.


Si los registros o tarjetas de kardex de inventarios permanentes se encuentran desactualizados o el empleado saliente no los pone a disposición se registran en el inventario las cantidades fisicas de cada elemento que se verifique y sobre este inventario abre sus tarjetas el nuevo almacenista.


Si alguno de los elementos se requiere con urgencia es necesario que antes de su entrega se registre en el inventario de recibo. Los elementos que lleguen durante la diligencia, seran recibidos por el almacdenista entrante y registrados en forma separada para ser integrados al termino del proceso.


• Se debe establecer un limite a la entrega contados a partir de la fecha de posesion del empleado entrante.

• Si el nuevo almacenista inicia su ejercicio sin la entrega formal de los bienes asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias en cantidades y calidad que se puedan presentar.

Propiedades, planta y equipo Corresponde a los bienes tangibles

que cumplen las siguientes características:

• De propiedad del ente público.• Adquiridos a cualquier título,

para usarlos en la prestación de servicios o en la producción de bienes, usufructuarlos o utilizarlos en la administración del ente público, así como aquellos que por circunstancias especiales no están siendo explotados.


• No están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales.

• Su vida útil probable estimada en condiciones normales de funcionamiento excede de un año.


Evidencia documentaria La propiedad o dominio de los bienes inmuebles se determina mediante escritura pública debidamente protocolizada, en tanto que la de los muebles, a través de tarjetas de propiedad, facturas, actas, resoluciones o actos administrativos.


Valor en libros

Corresponde al valor neto resultante de conjugar el costo histórico, amortización, provisiones, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien, según sea el caso.

Propiedades, planta y equipoVida útil

Lapso durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por un ente público en la prestación de servicios o en la producción de bienes, no obstante considerar características o circunstancias tales como, especificaciones de fábrica, deterioro por uso, acción de factores naturales u obsolescencia por avance tecnológico, entre otros conceptos.

Propiedades, planta y equipoVida útil

• También se considera vida útil el número de unidades de producción u otras similares que el ente público espera obtener del activo.

• La vida útil puede ser

modificada cuando circunstancias especiales, cambien la capacidad de producción o de servicios de las propiedades, planta y equipo.


Reparaciones o mantenimiento

Erogaciones en las cuales incurre el ente público con el fin recuperar y conservar la capacidad normal de producción y utilización de las Propiedades planta y equipo, se registran afectando las Cuentas de gastos o costos de producción, según corresponda.


Propiedades, planta y equipo no explotados

Corresponde a los bienes muebles e inmuebles que no han sido objeto de uso o explotación, así como aquellos que debido a características o circunstancias de mantenimiento, no están siendo utilizados por el ente público. En esta cuenta no se incluyen los conceptos de bienes inservibles y bienes muebles en bodega.


1605 TERRENOS

1610 SEMOVIENTES

1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO

1620 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE

1625 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO EN TRANSITO

1630 EQUIPOS Y MATERIALES EN DEPOSITO

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA

1636 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO

1640 EDIFICACIONES


1643 VIAS DE COMUNICACIÓN Y ACCESO INTERNAS

1645 PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES

1650 REDES, LINEAS Y CABLES

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO

1660 EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN


1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN

1680 EQUIPO DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR)

1686 AMORTIZACIÓN ACUMULADA (CR)

1695 PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)

Propiedades, planta y equipoPérdida del activo

Cuando la pérdida del activo se constituye en responsabilidad, por el valor de reposición del bien, la diferencia entre el valor de reposición y el valor en libros del activo retirado, se constituye como un crédito diferido en la Subcuenta 291509- Ingreso en la constitución de responsabilidades.


Por siniestro

Si el origen del retiro del activo corresponde a causas extraordinarias o fortuitas, la entidad asumirá el valor de la pérdida que no cubran los seguros que amparen el activo de que se trate, afectando la subcuenta de gastos extraordinarios, 581006- Pérdidas en siniestros.


Simultáneamente, deberá registrarse en las Cuentas de orden de control, el valor de las pérdidas reales como evidencia de las acciones legales y fiscales que deben adelantarse.


Bienes inservibles

Los activos totalmente depreciados o amortizados, que sean retirados del servicio, por considerarse inservibles, se registrarán en la cuenta de orden deudora, 8315- Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados, hasta tanto se defina su destinación final.


Aplicación contableReconocimiento

Las Propiedades, Planta y Equipo deben reconocerse por su costo histórico.

Propiedades, planta y equipoAplicación contable

Reconocimiento

Los activos recibidos en cambio, permuta, donación, dación de pago u otra modalidad, serán reconocidos por parte del ente público que los recibe, por el valor convenido o, a falta de éste, por un valor determinado mediante avalúo técnico. El ente público que transfiere el bien lo retirará por el valor en libros.


Actualización

Para efectos del tratamiento contable de los ajustes correspondientes a activos financiados, deben aplicarse las normas técnicas y procedimentales relativas al costo reexpresado.


Para la actualización de las Propiedades Planta y Equipo, podrán aplicarse como métodos, el costo de reposición y el valor de realización determinado mediante avalúos


Tratándose de bienes inmuebles y con fines de revelación en la información contable, se consideran como métodos de reconocido valor técnico los siguientes: precio de mercado, valor presente (capitalización de rentas o ingresos), costo de reposición y método (técnica) residual, entre otros.

La selección y aplicación de las metodologías deberá considerar la relación costo - beneficio para la entidad, procurando evitar erogaciones significativas, teniendo en cuenta que los avalúos podrán efectuarse con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización o, con el apoyo de entidades oficiales. Así mismo, deberá atender la expectativa inmediata de la administración, de acuerdo con la destinación prevista para el inmueble.


Para efectos contables, los avalúos deberán considerar, entre otros, criterios de ubicación, estado, capacidad productiva, situación de mercado, grado de negociabilidad de los bienes, eventos generadores de valor y afectaciones.


Para efectos de enajenación, adquisición, permuta, cesión a cualquier título y, en general, para efectos diferentes a la revelación en la información contable, la entidad deberá establecer el valor del bien mediante un avalúo técnico practicado por entidades especializadas, con estricta sujeción a las disposiciones legales vigentes.


El costo de reposición se establece mediante avalúos o precios de referencia. Para efecto de estos últimos, podrán tomarse como base, los publicados por organismos oficiales o especializados tales como: el Ministerio de Transporte para los vehículos, el SICE, el Ministerio de Agricultura para los semovientes o el valor asegurado de los activos.


El registro de la actualización de los avalúos quedará incorporado al cierre del período contable, habiendo afectado las cuentas y subcuentas de conformidad con la norma técnica respectiva.



• Cuando a juicio del representante legal, el valor registrado del bien no refleje su realidad económica, deberá efectuarse la actualización respectiva.

• Se debe tener en cuenta como elementos generadores de valor, aspectos tales como, el cambio de categoría jurídica del suelo; la modificación del régimen de su uso y, la autorización de un mayor aprovechamiento del mismo en edificación, bien sea por modificación del índice de ocupación y/o el de construcción, en el contexto del POT, de conformidad con la reglamentación urbanística vigente.

• Los avalúos deberán revisarse teniendo en cuenta la entrada en vigencia de un nuevo POT o esquema de ordenamiento territorial.


Excepción

Las entidades públicas sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera, seguirán aplicando las metodologías autorizadas por dicha entidad, para el avalúo de bienes inmuebles. La vigencia de los avalúos será la establecida por ese organismo de inspección y vigilancia.


Depreciación, Amortización y Provisión

Las propiedades, planta y equipo serán objeto de depreciación, amortización y provisión.

Propiedades, planta y equipoDepreciación

La depreciación se calculará sobre el 100% del valor del activo para cada bien individual y de ello se llevará un registro permanente en Kárdex, así como un cuadro de depreciación que formará parte integral de la información contable.


El registro contable de la depreciación corresponderá a un cargo a las subcuentas de la cuenta 5330 – Depreciación de Propiedades, planta y equipo con abono a las subcuentas de la cuenta del activo 1685- Depreciación Acumulada (CR).

Propiedades, planta y equipoActivos no sujetos a

depreciación

Corresponde a los bienes que no obstante ser adquiridos con la finalidad de ser utilizados por el ente público, por determinadas circunstancias aún no han sido puestos al servicio, al igual que aquellos que se encuentran en mantenimiento o no son objeto de uso o explotación para el desarrollo del cometido estatal.


Ajustes a la alícuota de depreciación

La vida útil estimada de un activo depreciable puede ser diferente a su vida física, por lo cual deberá revisarse periódicamente. Cuando se compruebe que la vida útil diferente a la estimada inicialmente, debe modificarse la alícuota de depreciación de tal manera que se ajuste a la vida útil real con base en cálculos de reconocido valor técnico.


Ajustes a la alícuota de depreciación

Bajo esta circunstancia, el saldo por depreciar se distribuirá entre los años que resten de la nueva vida útil estimada.

Propiedades, planta y equipoAños de vida útil de activos

depreciablesLa vida útil de un activo depreciable debe definirse por parte del ente público, en relación con el servicio esperado del activo.

En circunstancias normales pueden considerarse como vida útil para los activos depreciables, cuando se utilizan los métodos de depreciación de Línea recta, Suma de los dígitos de los años o Saldos decrecientes, las siguientes:

ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL

Edificaciones 50

Embalses, represas y canales-Obras civiles 50

Embalses, represas y canales-Obras control 25

Equipo y accesorios de generación, transmisión, distribución,

producción, conducción, tratamiento, etc. 25

Torres, postes y accesorios 25

Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25

Redes, líneas y cables subterráneos y sus accesorios 25

Plantas y ductos 15

TABLA DE DEPRECIACIÓN

Maquinaria y equipo 15

Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15

Equipo médico y científico 10

Muebles, enseres y equipo de oficina 10

Equipo de comunicación y accesorios 10

Equipo de transporte, tracción y elevación 10

Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 10

Equipo de computación y accesorios 5

TABLA DE DEPRECIACION

ACTIVOS DEPRECIABLES AÑOS DE VIDA UTIL


Modificación a los años de vida útil

En circunstancias tales como acción de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de fábrica, podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las Notas a los Estados Contables.


La depreciación debe determinarse sistemáticamente mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta, en todos los casos, aplicar el que mejor refleje el necesario equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente.


esperado de beneficios económicos. Debe cambiarse cuando circunstancias especiales lo ameriten, de acuerdo con los servicios recibidos del activo, caso en el cual el efecto de dicho cambio debe cuantificarse y revelarse en las Notas a los Estados Contables, indicando las razones que lo justificaron.

El método de depreciación adoptado debe revisarse periódicamente con el fin de ajustarlo a los cambios significativos que llegaren a presentarse en el patrón


consideraciones fiscales o de rentabilidad, con el fin de proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones. Son considerados métodos de reconocido valor técnico los siguientes: Línea recta, Número de unidades de producción u Horas de trabajo, Suma de los dígitos de los años y Saldos decrecientes.

El método adoptado para cada activo debe aplicarse en forma consistente durante el período, independiente de


Línea rectaPor este método se determina una alícuota periódica constante para registrarla como gasto durante la vida útil del activo. Se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación:

Costo del activo reexpresado

Alícuota periódica = -----------------------------------------------

Vida útil estimada del activo

Propiedades, planta y equipoPosibilidad de utilizar un método de depreciación

diferente

Previa autorización del Contador General de la Nación, el ente público podrá utilizar un método de depreciación diferente a los anteriores, para lo cual deberá presentar un a solicitud motivada indicando las características del método que pretende utilizar.


Depreciación de bienes usados

La depreciación de los bienes usados se determinará a partir del momento en que se adquieren y utilizan dichos bienes, tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y capacidad de producción o de servicio de los mismos.


Depreciación de bienes recibidos por donación

La depreciación de estos bienes se hará con base en el valor por el cual se reciben o, el determinado mediante avalúo técnico, teniendo en cuenta la vida útil del bien.

Carta circular 73 de 2007

Ajuste de los valores absolutos para el reconocimiento y revelación contable de la adquisición y depreciación de los activos de menor cuantia.

Carta circular 73 de 2007

Los activos con valor igual o inferior a medio salario minimo legal vigente se deben registrar afectando directamente el gasto


Suspensión de la depreciación

Cuando un activo sea retirado temporalmente del servicio por situaciones tales como mantenimiento, o porque se encuentran contabilizados en la cuenta Propiedades, planta y equipo no explotados, debe suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente.

Propiedades, planta y equipoAmortización

• La base para el cálculo de la amortización es el valor del activo 31 de diciembre. En el caso de las vías de comunicación y acceso internas, el valor del terreno debe ser excluido cuando forma parte del bien amortizable.

• El gasto por amortización debe reconocerse a partir de la fecha en que se inicia el ciclo productivo del bien o a partir de la fecha en que el ente público inicia su usufructo.


ProvisiónDeben registrarse provisiones para reconocer la pérdida por demérito u obsolescencia presentada por hechos extraordinarios o fortuitos; asimismo, para aquellos bienes que se encuentran ubicados en zonas de alto riesgo, o que requieren condiciones ambientales especiales para su funcionamiento.

Propiedades, planta y equipoRevelación

Deben revelarse en Notas a los Estados Contables, situaciones que permitan conocer entre otros, los siguientes aspectos:

• Valor total y por clases, de las Propiedades planta y equipo

• Monto de las adquisiciones durante el período

• Monto de los bienes vendidos durante el período y efecto en los resultados

• Metodología aplicada para la determinación de las depreciaciones o amortizaciones

• Vida útil o tasa aplicada

Propiedades, planta y equipo• Valor total de la depreciación o amortización asignada al

período

•Metodologías aplicadas para la actualización de los bienes, el efecto generado y la antigüedad de los avalúos

•Pignoraciones y otras restricciones de orden legal sobre bienes del Estado

•Justificación de la existencia de bienes no explotados

•Naturaleza de la contingencia o del hecho ocurrido

•Circunstancias de incertidumbre que puedan afectar los resultados futuros del ente público

JAIME ARREGOCÉS [email protected]

!Muchas gracias¡

ii seminario de control fiscal “fortalecimiento institucional, finanzas pÚblicas, almacÉn,...

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