idea tutorial
TRANSCRIPT
Software para Anlisis de Datos
V E R S I O NTUTORIAL
O C H O
IDEA Versin Ocho
CaseWare IDEA Inc. es una compaa privada de desarrollo y comercializacin de software, con oficinas en Toronto y Ottawa, Canad, compaas subsidiarias en Holanda y China, y distribuidores en ms de 90 pases. CaseWare IDEA Inc. es subsidiaria de CaseWare International Inc., lder mundial en software de inteligencia de negocios para auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas (www.CaseWare-IDEA.com). IDEA es distribuido bajo licencia exclusiva de: CaseWare IDEA Inc. 469 King Street West, 2nd Floor Toronto, CANADA M5V 1K4 IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc. Copyright Agosto 2010 (v8.5) CaseWare IDEA Inc. Todos los derechos reservados. Este manual y sus archivos de datos son propiedad registrada y poseen todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicacin puede ser reproducida, emitida, transcripta, guardada en un sistema para su posterior recuperacin o traducida en ningn idioma bajo ningn concepto sin el permiso de CaseWare IDEA Inc.
CONTENIDO
prlogo
Prlogo.......................................................................................................................................9prefacio
Prefacio.....................................................................................................................................11seccin uno
IDEA - Informacin General ....................................................................................................13Carpetas de Trabajo de IDEA..................................................................................................................... 13 Proyectos de IDEA Server .......................................................................................................................... 14 Relacin entre las Carpetas de Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server ......................................... 14 Iniciar IDEA ............................................................................................................................................... 14 seccin dos
Qu hay en la pantalla de IDEA? .........................................................................................15Pantalla de IDEA sin Bases de Datos abiertas............................................................................................. 15 Pantalla de IDEA con una Base de Datos abierta ....................................................................................... 16 seccin tres
Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA .......................................................................17Ventanas de Base de Datos y Propiedades................................................................................................. 17 Propiedad Datos ................................................................................................................................. 18 Propiedad Historial ............................................................................................................................. 19 Propiedad Estadsticas de Campo........................................................................................................ 20 Propiedad Total de Control ................................................................................................................. 21 Propiedad Criterio............................................................................................................................... 22 Propiedad Resultados ......................................................................................................................... 23 Propiedad Indices ............................................................................................................................... 24 Propiedad Comentarios ...................................................................................................................... 25 Barra de Herramientas de Operaciones............................................................................................... 26 Ventana de IDEAScript .............................................................................................................................. 27 Barra de Herramientas de IDEAScript.................................................................................................. 28 Ventana de Explorador de Archivos ........................................................................................................... 29 Barra de Herramientas del Explorador de Archivos.............................................................................. 30
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IDEA Versin OchoVentanas movibles .................................................................................................................................... 30 Tareas en ejecucin ............................................................................................................................ 30 Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server).................................................................................... 31 Resultado de la bsqueda................................................................................................................... 31 Conclusiones ...................................................................................................................................... 31 seccin cuatro
Tutorial de Iniciacin...............................................................................................................33Introduccin.............................................................................................................................................. 33 Accediendo a IDEA.................................................................................................................................... 33 Establecer una Carpeta de Trabajo ............................................................................................................ 34 Conectar a IDEA Server (si posee acceso a IDEA Server) ............................................................................ 36 Importar un archivo de Microsoft Access................................................................................................... 38 Formato de los Datos ................................................................................................................................ 40 Vista de las Estadsticas de campo ............................................................................................................. 42 Seleccin de una Muestra aleatoria de registros ........................................................................................ 45 Extraer registros ........................................................................................................................................ 47 Importar un archivo de texto..................................................................................................................... 50 Acceder al Asistente de Importacin................................................................................................... 50 Seleccionar el archivo a importar ........................................................................................................ 50 Paso Tipo de Archivo .......................................................................................................................... 51 Paso Especificar Longitud de Registro ................................................................................................. 52 Paso Especificar Delineadores de Campo ............................................................................................ 53 Paso Detalles de Campo ..................................................................................................................... 54 Paso Crear Campos ............................................................................................................................ 56 Paso Criterio de Importacin............................................................................................................... 57 Paso Especificar Nombre de Archivo de IDEA...................................................................................... 58 Sumarizar los datos ................................................................................................................................... 60 Estratificar los datos .................................................................................................................................. 62 Ver el grfico de los resultados.................................................................................................................. 68 Crear una Tabla Pivot ................................................................................................................................ 70 Unir Bases de Datos .................................................................................................................................. 73 Revisar el Historial ..................................................................................................................................... 77 Desplegar todos los registros que contengan "" ......................................................................................... 79 Agregar un campo virtual.......................................................................................................................... 82 Realizar una extraccin de registro ............................................................................................................ 84 Identificar facturas duplicadas ................................................................................................................... 85 Identificar omisiones en una secuencia de facturas.................................................................................... 86 Ejecutar una Extraccin por Valor Clave..................................................................................................... 88 Extraer registros usando @Funciones......................................................................................................... 90 Diseo de un reporte ................................................................................................................................ 92 Asistente de Reportes......................................................................................................................... 98 Paso Encabezado................................................................................................................................ 99 Paso Definir cortes............................................................................................................................ 100 Paso Cortes de Reporte .................................................................................................................... 101 Paso Sumas Totales .......................................................................................................................... 102 Paso Encabezado/Pie de Pgina........................................................................................................ 103 Vista previa e imprimir un reporte ........................................................................................................... 104 Importar un archivo de reporte impreso o un archivo Adobe PDF............................................................ 106 Trabajar con campos Hora....................................................................................................................... 119 Bsqueda de Registros ............................................................................................................................ 120 Crear un Campo de Accin...................................................................................................................... 123
Contenido
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Uso del Sistema de Ayuda ....................................................................................................................... 125 Eliminar Bases de Datos........................................................................................................................... 126 apndice a
Mantenimiento del Trabajo..................................................................................................127Resguardar y restaurar archivos de datos ................................................................................................ 127 Eliminar Bases de Datos........................................................................................................................... 129 Eliminar Otros Archivos ........................................................................................................................... 129 Copiar Archivos de Datos ........................................................................................................................ 129 Mover Archivos de Datos ........................................................................................................................ 130 Actualizar el Explorador de Archivos........................................................................................................ 130 apndice b
@Funciones ............................................................................................................................131indice
Indice ......................................................................................................................................135
PRLOGO
PrlogoEl ltimo ao el Software para Anlisis de Datos IDEA ha celebrado su vigsimo aniversario. Este ao hemos alcanzado otro objetivo con el lanzamiento de IDEA Versin Ocho, representando un nuevo paso en nuestra misin constante de alcanzar la cima en cuanto a facilidad de uso, funcionalidad y performance. Tengo el placer y el orgullo de comunicarles que el mercado ha reconocido nuestros esfuerzos con un crecimiento continuo en cuanto a ventas y renovaciones. Estamos incorporando nuevos clientes da a da y muchos de nuestros clientes estn expandiendo el uso de IDEA. Tenemos grandes expectativas para con IDEA Versin Ocho. Antes de su lanzamiento hemos presentado esta versin en una Conferencia Global de Distribuidores y en una Conferencia de Usuarios de IDEA de Amrica del Norte. Quienes asistieron a estos eventos quedaron muy impresionados con sus bondades y esperamos que ocurra lo mismo con usted. Nuestro equipo de desarrollo ha hecho todo lo posible para asegurarse de que usted cuente con la herramienta lder para anlisis de datos. La clave de nuestro xito es escuchar a nuestros usuarios. Por ello le pedimos que participe con sus comentarios y sugerencias para futuras versiones aportando su ayuda, de esta forma, a nuestro compromiso de mejora constante. Bob Cuthbertson Chief Operating Officer CaseWare IDEA Inc.
PREFACIO
PrefacioIDEA (originalmente la abreviacin de Interactive Data Extraction and Analysis) otorga a auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas, la posibilidad de leer, visualizar, analizar, manipular, obtener muestras y extraer datos de cualquier fuente - mainframe a computador personal - incluyendo reportes impresos. IDEA le permitir realzar y extender el alcance de su trabajo proporcionndole funciones exclusivas y caractersticas no disponibles en otros software. IDEA combina un incomparable poder de anlisis con una gran facilidad de uso en entorno Windows. Es una herramienta verstil de suma utilidad para cualquier tipo de interrogacin de archivos y permite a los usuarios, entre otras cosas, lo siguiente: Documentar el plan de anlisis y el progreso del mismo en una Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server). Importar datos desde un amplio rango de tipos de archivo. Crear vistas personales de los datos y los reportes. Llevar a cabo anlisis especficos de los datos como el clculo de estadsticas diversas, deteccin de omisiones, deteccin de duplicados, sumarizaciones y anticuacin de fechas. Efectuar diversidad de clculos. Obtener muestras usando diversas tcnicas de muestreo. Unir y comparar diferentes archivos de datos. Crear tablas pivot para anlisis multi-dimensional. Generar automticamente un historial completo documentando los anlisis realizados. Registrar, crear y editar macros con IDEAScript (una herramienta que puede ser adaptada a sus necesidades compatible con VBA) y Visual Script (disponible para IDEA Versin Ocho). Realizar pruebas de excepcin para elementos inusuales o inconsistentes utilizando criterios simples o complejos.
IDEA cuenta con @Funciones para aritmrtica, textos, fechas y horas, e incluso @Funciones financieras. Estas @Funciones le permiten ejecutar operaciones con fechas, clculos financieros y estadsticos, y bsquedas de textos. A su vez, a partir de IDEA Versin Ocho, los usuarios podrn crear sus propias funciones personales.
12Esquema de este Tutorial
IDEA Versin Ocho
Para obtener instrucciones acerca de cmo instalar y desinstalar IDEA, y para requerimientos de sistema, consulte la Gua de Instalacin de IDEA Versin Ocho proporcionada en formato PDF en el CD-ROM de IDEA. Este Tutorial comienza con instrucciones acerca de cmo iniciar IDEA y luego brinda un panorama general de las funciones y mdulos de IDEA. En la Ayuda de IDEA podr encontrar ms informacin acerca de IDEA y los mdulos que lo componen. Adicionalmente, desde el CD-ROM de IDEA podr acceder al Tutorial de Report Reader para IDEA Versin Ocho en formato PDF. El Tutorial Inicial de la Seccin Cuatro (para ser completado usando los archivos de ejemplo proporcionados) le brinda una introduccin acerca de la importacin de archivos de datos, la ejecucin de pruebas de auditora, la creacin de reportes, la revisin del Historial y el mantenimiento del trabajo. Este Tutorial de Iniciacin no cubre la totalidad de las funciones de IDEA pero es recomendable a modo de introduccin antes de usar el producto o antes de concurrir a un curso de entrenamiento en IDEA. Contacte a su distribuidor local para obtener informacin acerca de las fechas para los cursos disponibles en su regin o consulte nuestro sitio en la web www.CaseWare-IDEA.com Los Apndices contienen informacin referente al Mantenimiento del Trabajo y una lista de @Funciones para convertir y manipular datos. Las @Funciones le permiten realizar operaciones con fechas y horas, clculos estadsticos y financieros as como bsquedas de textos.
SECCIN UNO
IDEA - Informacin GeneralEste Tutorial cubre la funcionalidad de los siguientes productos: IDEA - Usado para importar o enlazar datos as como para ejecutar pruebas y anlisis de auditora. Datos de diversas fuentes, incluyendo Microsoft Access, dBASE, y archivos SAP/AIS, pueden ser importados directamente en IDEA usando el Asistente de Importacin. IDEA se encuentra disponible en sus versiones ASCII y Unicode. IDEA Server: Una poderosa aplicacin para anlisis de datos que opera usando servidores de red en combinacin con IDEA. Mientras visualiza los datos y lleva a cabo su anlisis usando el IDEA cliente instalado en su PC, todos los datos son almacenados y procesados sobre un servidor. Para ms informacin, visite la seccin IDEA Server del sitio web de CaseWare IDEA.
Por una cuestin de practicidad a lo largo de este Tutorial nos referiremos a los productos mencionados arriba solamente como IDEA. Por otra parte, las imgenes usadas en este Tutorial pueden no reflejar lo que usted visualiza en su pantalla dependiendo del tipo de producto de IDEA que este utilizando. Los mdulos cuentan con una extensa Ayuda en lnea la cual incluye explicaciones paso por paso de las diferentes tareas. Para poder acceder a la Ayuda en lnea deber contar con Internet Explorer 4.01, aunque es recomendable contar con Explorer 6.0. o posterior. Tambin puede visitar el sitio web de IDEA (www.CaseWare-IDEA.com) para obtener informacin adicional como consejos y sugerencias, respuestas a las preguntas ms frecuentes (FAQs), e informacin tcnica.
CARPETAS DE TRABAJO DE IDEAUna Carpeta de Trabajo es simplemente una carpeta que contiene las bases de datos de IDEA que desea analizar. Es recomendable que todos los archivos relacionados con cada auditora o investigacin sean almacenados en carpetas o directorios diferentes para simplificar el mantenimiento del trabajo. Por defecto, al abrir IDEA por primera vez, la Carpeta de Trabajo ser C:\Documents and Settings\\Mis Documentos\IDEA\Samples. Las bases de datos de IDEA incluidas en la Carpeta de Trabajo sern mostradas en el rea Archivos IDEA del Explorador de Archivos. IDEA mantendr la ltima Carpeta de Trabajo como la carpeta activa hasta que la misma sea modificada.
14PROYECTOS DE IDEA SERVER
IDEA Versin Ocho
Un Proyecto de IDEA Server es el equivalente a la Carpeta de Trabajo de IDEA. Un proyecto es una especie de contenedor de IDEA para conservar una serie de archivos originales, manteniendo los datos importados desde un cliente, y cualquier archivo generado producto del anlisis. Estos proyectos son a su vez agrupados basndose en el tipo de proyecto como: Compartido, Personal, o Muestra. Las bases de datos de IDEA incluidas en la Carpeta de Trabajo sern mostradas en el rea Archivos IDEA del Explorador de Archivos.
RELACIN ENTRE LAS CARPETAS DE TRABAJO DE IDEA Y LOS PROYECTOS DE IDEA SERVERLa siguiente informacin slo es aplicable si posee IDEA Server. Luego de conectarse exitosamente a IDEA Server via Archivo > IDEA Server > Conectar, el proyecto de IDEA Server al que se conecte ser asociado a la Carpeta de Trabajo actual. Desde entonces, cada vez que trabaje en esa Carpeta de Trabajo, IDEA se conectar en forma automtica a su proyecto asociado. Si modifica la Carpeta de Trabajo, se establecer una nueva conexin al proyecto de IDEA Server asociado con dicha Carpeta de Trabajo . Si posee una Carpeta de Trabajo y su proyecto de IDEA Server asociado abierto, si cambia el proyecto de IDEA Server mediante el dilogo Seleccionar Proyecto el nuevo proyecto pasar a estar asociado con la Carpeta de Trabajo actual. Si se desconecta de IDEA Server usando la opcin del men Desconectar, la asociacin con la Carpeta de Trabajo actual ser eliminada. Las asociaciones no son eliminadas en caso que su PC se apague accidentalmente. Puede tener un proyecto de IDEA Server asociado con diferentes Carpetas de Trabajo, no obstante, no podr tener una Carpeta de Trabajo asociada con diferentes proyectos de IDEA Server.
INICIAR IDEAPuede acceder a IDEA seleccionando desde el men Inicio de Windows las opciones Programas > IDEA > IDEA. Una vez cargado IDEA, deber ser establecida una Carpeta de Trabajo. Por defecto, al abrir IDEA por primera vez, la Carpeta de Trabajo ser C:\Documents and Settings\\Mis Documentos\IDEA\Samples. Si posee acceso a IDEA Server, deber conectarse tambin al servidor y seleccionar un proyecto. De esta forma estar listo para importar los archivos de datos y ejecutar las correspondientes pruebas de anlisis. Consulte el Tutorial de Iniciacin de la Seccin Cuatro para obtener ms informacin acerca de estos pasos.
SECCIN DOS
Qu hay en la pantalla de IDEA?PANTALLA DE IDEA SIN BASES DE DATOS ABIERTAS
16PANTALLA DE IDEA CON UNA BASE DE DATOS ABIERTA
IDEA Versin Ocho
Descripcin 1 2 3 Barra de Men: En la parte superior de la aplicacin para acceder a las funciones y herramientas de IDEA. Barra de Herramientas de Operaciones: Esta es una barra flotante que puede ser personalizada y que contiene botones de acceso rpido a las funciones ms frecuentemente utilizadas. Barra de Herramientas del Explorador de Archivos: Localizada en la parte superior de la Ventana Explorador de Archivos con botones para el manejo de archivos. Ventana de Explorador de Archivos: Esta ventana muestra todas las bases de datos de IDEA pertenecientes a la Carpeta de Trabajo y al Proyecto de IDEA Server (si posee acceso a IDEA Server). Puede ajustar el tamao de esta ventana para visualizar mayores detalles acerca de las bases de datos como por ejemplo cantidad de registros o fecha de la ltima modificacin. Ventana de Base de Datos: La ventana principal de IDEA. IDEA abrir cada base de datos en una ventana por separado. Ventanas movibles: Ventanas que son accesibles desde las solapas situadas en la parte inferior de la pantalla. Barra de Estado: Con Ayuda sensible al contexto, la ruta de la Carpeta de Trabajo, la cantidad de registros en la base de datos activa, y el espacio disponible en disco para la Carpeta de Trabajo. Ventana de Propiedades: Desde esta ventana, tendr acceso a las principales propiedades de las bases de datos activa (Datos, Historial, Estadsticas de Campo, Total de Control, Criterio) as como tambin acceso a los Resultados. Tambin podr crear, eliminar y regenerar ndices y agregar comentarios.
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SECCIN TRES
Ventanas y Barras de Herramientas de IDEAIDEA utiliza las siguientes ventanas principales, las cuales son descriptas en esta seccin: Ventana de Base de Datos Ventana de Propiedades Ventana de Explorador de Archivos Ventana de IDEAScript Ventanas movibles
VENTANAS DE BASE DE DATOS Y PROPIEDADESLa ventana de Base de Datos le permite ver los campos contenidos dentro de una base de datos. Si bien pueden abrirse mltiples bases de datos a la vez, cada una de ellas se abre en una Ventana de Base de Datos distinta y se muestra el nombre de la base de datos activa en la barra de ttulo de IDEA. Cada base de datos posee diferentes propiedades asociadas que pueden ser accedidas desde la ventana Propiedades. Estas propiedades son: Datos Historial Estadsticas de Campo Total de Control Criterio Resultados Indices Comentarios
Cuando una propiedad se encuentra activa aparecer una tilde a su lado dentro de la ventana de Propiedades.
18Propiedad Datos
IDEA Versin Ocho
La propiedad Datos se utiliza para visualizar los datos del archivo en forma de tabla con los nombres de campos como encabezados de columnas y los nmeros de registros como nmeros de filas.
La propiedad Datos puede ser accedida haciendo click en el enlace Datos dentro de la ventana de Propiedades. Cuando la propiedad Datos se encuentra activa, aparecer una tilde al lado del enlace Datos dentro de la ventana de Propiedades. Limitaciones de Base de Datos: 2.1 billones de registros (100.000 registros para IDEA Express) dependiendo del sistema operativo. 1.8 Exabytes por tamao de archivo
Todas las columnas (campos) se pueden cambiar de tamao. Haciendo doble click en los separadores de campo se puede ajustar la longitud de los mismos. Alternativamente la longitud del campo se puede modificar moviendo los separadores de nombre de campo, haciendo click y arrastrndolos hacia la posicin deseada. Este ajuste modifica la longitud de la informacin del campo en la vista y consecuentemente en un reporte a ser impreso. La cantidad de registros de la base de datos, la ruta de la Carpeta de Trabajo, y el espacio disponible para la Carpeta de Trabajo aparecern en la barra de estado en la parte inferior de la aplicacin. La informacin de la propiedad Datos no puede ser editada (a menos que sea contenida en un campo editable) pero puede ser impresa haciendo click en el botn Imprimir de la Barra de Herramientas de Operaciones o seleccionando en el men Archivo > Imprimir > Imprimir. La informacin de la propiedad Datos tambin puede ser editada en Microsoft Word (no disponible en versiones Unicode de IDEA) o en formato PDF usando los botones Editar en Microsoft Word y Editar en PDF de la Barra de Herramientas de Operaciones o seleccionando en el men Archivo > Imprimir > Editar en....
Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEAPropiedad Historial
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La propiedad Historial es utilizada para ver el historial de todas las operaciones llevadas a cabo sobre el archivo. Cada base de datos posee su propio Historial. Para ver el historial de todas las operaciones ejecutadas sobre todas las bases de datos de la Carpeta de Trabajo y/o Proyecto, observe la informacin del Diagrama Global del Proyecto seleccionando Archivo > Diagrama Global del Proyecto. La propiedad Historial puede ser accedida haciendo click en el enlace Historial dentro de la ventana de Propiedades. Cuando la propiedad Historial se encuentra activa, aparecer una tilde al lado del enlace Historial dentro de la Ventana de Propiedades. Al activar la propiedad Historial algunas opciones pasarn a estar no disponibles. La propiedad Historial de la ventana de Base de Datos aparcece en la siguiente figura. La informacin del Historial es acumulativa, es decir, se van agregando sucesivamente las distintas pruebas realizadas sobre las base de datos. Haciendo click en las cruces, cada seccin se expande mostrando los detalles de las pruebas. Pueden copiarse, inclusive, los cdigos de IDEAScript a una Ventana de IDEAScript para volverse a ejecutar las tareas.
Es recomendable imprimir o exportar el Historial de cada base de datos para poder revisar el mismo al final de la auditora como evidencia de la misma.
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IDEA Versin Ocho
Propiedad Estadsticas de Campo La propiedad Estadsticas de Campo es utilizada para acceder a las estadsticas de los campos con tipo Numrico, Fecha u Hora pertenecientes a la base de datos activa. La propiedad Estadsticas de Campo puede ser accedida haciendo click en el enlace Estadsticas de Campo dentro de la ventana de Propiedades. Cuando la propiedad Estadsticas de Campo se encuentra activa, aparecer una tilde al lado del enlace Estadsticas de Campo dentro de la ventana de Propiedades. A continuacin se muestra la propiedad Estadsticas de Campo de la ventana de Base de Datos:
Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA
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Las estadsticas de campo proporcionan informacin til sobre los campos numricos y de fecha existentes en la base de datos. Las estadsticas de campos numricos, as como las de campos fecha y hora pueden ser vistas al mismo tiempo pudiendo efectuar una simple comparacin. Haciendo click en el botn correspondiente las estadsticas de campo podrn ser impresas, guardadas, recalculadas o exportadas a Microsoft Excel y CaseWare Working Papers (si se encuentra instalado) . Las Estadsticas de campo cuentan con un acceso en detalle que permite ver, imprimir o guardar los registros asociados a las mismas. A su vez pueden ser visualizadas para todos los campos aplicables en la parte superior de la base de datos cuando la propiedad Datos se encuentre activa seleccionando Ver > Estadsticas de Campo. Al activar la propiedad Estadsticas de Campo algunas opciones pasarn a estar no disponibles. Propiedad Total de Control La propiedad Total de Control es utilizada para visualizar el total de un campo Numrico seleccionado a los efectos de su conciliacin. La propiedad Total de Control puede ser accedida haciendo click en el enlace Total de Control dentro de la ventana de Propiedades. Cuando la propiedad Total de Control se encuentra activa, el total del campo Numrico seleccionado en el dilogo Seleccionar Total de Control aparecer al lado del enlace Total de Control dentro de la ventana de Propiedades. Por defecto, IDEA mostrar el mismo campo de total de control para las bases de datos hijas de la base de datos activa.
Slo podr seleccionar un campo Numrico cuyas estadsticas hayan sido generadas, ya sea en la importacin o mediante la opcin Estadsticas de Campo. Si selecciona un campo cuyas estadsticas no hayan sido generadas, aparecer un mensaje consultndole si desea generar las estadsticas para el campo. Haga click en S para calcular las estadsticas para todos los campos Numricos, no slo para el campo de total de control. El valor del campo de total de control ser registrado en el Historial. Una vez activa la propiedad Total de Control para la base de datos, la propiedad Total de Control no podr ser desactivada. No obstante esto, podr modificar el campo Numrico utilizado para el total de control haciendo click en el enlace Total de Control dentro de la Ventana Propiedades para volver a invocar al dilogo Seleccionar Total de Control. Para poder acceder a la propiedad Total de Control, la propiedad Datos deber estar activa.
22Propiedad Criterio
IDEA Versin Ocho
La propiedad Criterio es utilizada para visualizar registros que satisfagan un criterio determinado. La propiedad Criterio puede ser accedida haciendo click en el enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades. Cuando la propiedad Criterio se encuentra activa, el criterio ingresado aparecer al lado del enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades.
Sin embargo la opcin Criterios de Presentacin no genera una base de datos de salida, simplemente muestra, en la Ventana de Base de Datos slo aquellos registros que satisfacen el criterio. La barra de Estado muestra la cantidad de registros de la base de datos que satisfacen el criterio especificado como una porcin de la cantidad total de registros de la base de datos.
Los criterios son ecuaciones creadas a travs del Editor de Ecuaciones. Puede invocar el Editor de Ecuaciones haciendo click en el enlace Criterio de la ventana de Propiedades. Tambin puede guardar ecuaciones y reaplicarlas a travs del Editor de Ecuaciones. Si la propiedad Total de Control se encuentra activa al activar la propiedad Criterio, el total de control tomar en cuenta la nueva cantidad de registros producto del criterio aplicado.
Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEAPropiedad Resultados La propiedad Resultados es utilizada para visualizar los Resultados de las funciones aplicadas.
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La propiedad Resultados puede ser accedida haciendo click en el enlace Resultados dentro de la ventana de Propiedades.
Cada Resultado cuenta con una barra de herramientas con opciones relevantes para exportar los resultados a un archivo, graficar los resultados, y ver los registros asociados con los datos seleccionados. Todos los Resultados son automticamente guardados como parte de la base de datos. Los Resultados no son guardados como archivos independientes de la base de datos. Si lo desea puede eliminar Resultados desde el rea Resultados dentro de la ventana de Propiedades. El rea Resultados de la ventana de Propiedades slo mostrar los Resultados de la base de datos que se encuentre actualmente activa. Nota: Al ejecutar una funcin, si marca las opciones Crear base de datos y Crear resultado dentro del dilogo correspondiente, la base de datos resultante pasar a ser la base de datos activa. Para ver los Resultados, coloque como activa a la base de datos original y luego seleccione el enlace requerido dentro del rea Resultados de la ventana de Propiedades. Las siguientes funciones pueden generar Resultados: Deteccin de Omisiones (opcional) Estratificacin (opcional) Sumarizacin (opcional) Antigedad (opcional) Generar Nmeros Aleatorios Tabla Pivot Muestreo de Unidad Monetaria (no disponible en IDEA Server) Muestreo de Variables Clsicas (no disponible en IDEA Server) Ley de Benford Graficar Datos
24Propiedad Indices
IDEA Versin Ocho
La propiedad Indices es utilizada para ver los datos ordenados a travs de ndices creados, para eliminar ndices o para quitar un ndice de la base de datos activa. Puede generar un ndice ya sea haciendo doble click sobre el encabezado de campo requerido o seleccionando en el men Datos > Indices. Una vez creado un ndice, IDEA mostrar los registros en la base de datos en base al ndice especificado. Todos los ndices generados aparecern disponibles en el rea de Indices de la Ventana de Propiedades. El ndice activo aparecer marcado con una tilde.
IDEA mostrar, a su vez, una flecha en el encabezado de columna del ndice, para poder identificar fcilmente el campo indexado y su direccin (Ascendente o Descendente). La clave primaria ser indicada con una flecha roja en tanto que las claves secundarias aparecern con una flecha azul.
Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEAPropiedad Comentarios
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La propiedad Comentarios es utilizada para agregar comentarios a la base de datos activa. Tambin es utilizada por IDEA para mostrar mensajes de advertencia relacionados con la base de datos activa.
Haciendo click en el enlace Agregar comentario del rea Comentarios de la ventana de Propiedades, podr acceder al dilogo Comentarios Base de Datos. Para cada comentario podr agregar un enlace a una base de datos de la Carpeta de Trabajo actual o a una base de datos de otra carpeta, as como asignar un estado de prioridad. La barra de herramientas del dilogo Comentarios Base de Datos cuenta con opciones para insertar un nuevo comentario, o copiar, cortar, pegar, actualizar, imprimir y cancelar un comentario. Tambin podr ordenar las columnas del dilogo Comentarios Base de Datos en sentido ascendente o descendente haciendo click en los encabezados de columna.
26Barra de Herramientas de Operaciones
IDEA Versin Ocho
La Barra de Herramientas de Operaciones contiene una serie de botones que proporcionan un rpido acceso a las funciones ms frecuentemente utilizadas. Se encuentran disponibles herramientas adicionales para cada opcin del men a travs de la opcin Personalizar Barra de Herramientas (Ver > Personalizar Barra de Herramientas). En la barra de herramientas de Operaciones se encuentran disponibles los siguientes botones predeterminados: Importar en IDEA Server
Importar en IDEA
Conector Visual
Unir Bases de Datos
Agregar Bases de Datos
Crear un Reporte
Editar en PDF
Editar en Microsoft Word
Vista Previa
Imprimir
Copiar
Pegar
Volver a Ejecutar Tarea Separador de Miles
Configuracin de Columna
Smbolo de Moneda
Dividir Campos Caracter
Agrupar registros
Indices
Manejo de Campos
Definir Campo de Accin
Graficar Datos
Bsqueda
Extraccin Directa
Deteccin de Omisiones
Detectar Clave Duplicada
Estratificacin
Sumarizacin
Tabla Pivot
Correlacin
Anlisis de Tendencias Grabar/detener grabacin de una macro
Series de Tiempo
Muestreo Aleatorio de Registros
Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEAVENTANA DE IDEASCRIPT
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IDEA incluye una herramienta desarrollada para extender su funcionalidad denominada IDEAScript. Los IDEAScript pueden ser grabados, escritos desde cero, o una combinacin de ambos. El cdigo IDEAScript se genera o se ingresa en la Ventana de IDEAScript. Esta ventana cuenta con una barra de herramientas con las opciones ms comnmente usadas como as tambin con funciones de asistencia para la escritura, edicin y depuracin de IDEAScript.
En IDEA Versin Ocho tambin podr crear macros a travs de una nueva utilidad llamada Visual Script. Visual Script es utilizado para crear, editar y mantener macros visualmente dentro de IDEA. En esencia, la opcin Visual Script es una representacin visual de IDEAScript. La ventaja de Visual Script radica en que le permite automatizar tareas que ejecuta regularmente sin tener que ingresar ningn cdigo. De ser necesario, puede convertir un Visual Script en un IDEAScript. Para obtener ms informacin acerca de Visual Script consulte la Ayuda de IDEA.
28Barra de Herramientas de IDEAScript
IDEA Versin Ocho
Los siguientes botones se encuentran disponibles en la barra de herramientas de la ventana de IDEAScript para asistirlo en la creacin, edicin o depuracin de los IDEAScripts. Nueva Siguiente Marcador
Abrir
Marcador Previo
Guardar
Eliminar todos los marcadores
Imprimir
Explorador de Lenguaje
Cortar
Nuevo dilogo
Copiar
Ejecutar Script
Pegar
Detener Depuracin
Buscar
Alternar punto de corte
Buscar Siguiente
Quitar todos los puntos de corte
Reemplazar
Siguiente instruccin
Deshacer
Siguiente procedimiento
Rehacer
Vista Rpida
Alternar marcador
Ayuda
Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEAVENTANA DE EXPLORADOR DE ARCHIVOS
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La ventana Explorador de Archivos muestra todas las bases de datos abiertas en una Carpeta de Trabajo o proyecto (si posee acceso a IDEA Server) en forma de rbol u ordenadas. Al conectarse a IDEA Server, el Explorador de Archivos divide su pantalla entre Archivos de IDEA y Archivos de IDEA Server. La ventana Explorador de Archivos puede ser re-dimensionada para visualizar mayores detalles acerca de las bases de datos tales como nombre de la base de datos, cantidad de registros, tamao, fecha de la ltima modificacin y fecha de creacin.
30Barra de Herramientas del Explorador de Archivos
IDEA Versin Ocho
La Barra de herramientas del Explorador de Archivos se utiliza para manejar los archivos alojados en la Carpeta de Trabajo o Proyecto (si posee acceso a IDEA Server). Se encuentran disponibles los siguientes botones predeterminados en la barra de herramientas del Explorador de Archivos.
Manejo de Archivos
Ver Archivo
Cambiar vista de rbol
Eliminar
Actualizar lista
Explorador de archivos vertical
Marcar archivo
VENTANAS MOVIBLESSe encuentran disponibles las siguientes solapas en la base de la ventana de Base de Datos: Tareas en ejecucin Lista de Tareas (no disponible en IDEA Server) Resultado de la bsqueda Conclusiones
Las ventanas pueden ser fijadas haciendo click en el pin ubicado en su extremo superior derecho. Tareas en ejecucin La ventana Tareas en ejecucin le detalla la informacin de progreso de una tarea en ejecucin. Esta ventana cuenta con la siguiente informacin: Ubicacin: La ubicacin fsica donde est siendo ejecutada la tarea (Mi PC o IDEA Server). Tarea: El nombre de la tarea actualmente en ejecucin como por ejemplo Antigedad. %: Sigue el progreso de la tarea hasta ser completada. Cancelar: Al ejecutar una tarea aparecer el botn Cancelar permitiendo abortar la tarea.
Seccin Tres: Ventanas y Barras de Herramientas de IDEALista de Tareas (no disponible en IDEA Server)
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Cada Carpeta de Trabajo posee su propia Lista de Tareas. En esta seccin podr ingresar, modificar, imprimir y revisar tareas requeridas. Puede ingresar y modificar fechas de vencimiento, as como ingresar notas o la cantidad de horas insumidas en una tarea.
Puede agregar o eliminar campos desde la Lista de Tareas haciendo click en el botn derecho del mouse sobre cualquier sector de la Lista de Tareas y seleccionando la opcin Campos a Desplegar. Resultado de la bsqueda Puede llevar a cabo una bsqueda por palabra clave dentro de los registros de una base de datos seleccionando Datos > Bsqueda.... IDEA mostrar los resultados de la bsqueda en la ventana Resultado de la bsqueda, la cual, por defecto, estar ubicada en la base de la ventana de Base de Datos. Dentro de esta ventana, las nuevas bsquedas pisarn las anteriores. Haciendo click en el botn derecho del mouse sobre la ventana Resultado de la bsqueda, podr volver a realizar la bsqueda (tal como est o ajustarla) o imprimir los resultados. Puede ordenar los resultados haciendo doble click en los encabezados de columna dentro de la ventana Resultado de la bsqueda. Aparecer una flecha en el encabezado de columna indicando la direccin del orden (Ascendente o Descendente).
Resultados de la bsqueda incluye los siguientes campos: BASE DE DATOS: el nombre de la base de datos donde fue encontrado el registro. Es de destacar que pueden efectuarse bsquedas en mltiples bases de datos. NUMERO REGISTRO: el nmero de registro de la base de datos donde fue encontrado el resultado. NOMBRE_CAMPO: el nombre del campo de la base de datos donde fue encontrado el resultado. TEXTO: el criterio de bsqueda mostrado como un enlace. Haciendo click en el enlace se abrir la base de datos donde fue encontrado el texto y se marcarn las apariciones en los registros coincidentes.
IDEA Server permite que mltiples usuarios puedan buscar en la misma base de datos en forma simultnea sin el riesgo de sobrescribir otros resultados de bsquedas. Conclusiones La ventana Conclusiones muestra los resultados de las rutinas instaladas para Smart Analyzer para IDEA. La ventana de Conclusiones no es aplicable a las funciones de IDEA.
SECCIN CUATRO
Tutorial de IniciacinINTRODUCCINEsta seccin contiene un Tutorial de Iniciacin para comenzar a utilizar IDEA. Este Tutorial cuenta con informacin para iniciar el software, especificar una Carpeta de Trabajo, conectarse al servidor (si tiene acceso a IDEA Server), importar archivos de diversos formatos, ejecutar una serie de pruebas, crear reportes, efectuar revisiones y mantener el trabajo. Le recomendamos a todos los usuarios, ya sean principiantes, o a quienes actualicen el software desde versiones anteriores, a que completen este Tutorial. El mismo lo asistir acerca de cmo utilizar las funciones tpicas de IDEA en una auditora o investigacin. Se puede obtener mayor informacin acerca del uso del software visitando la Seccin de Soporte en el sitio web de IDEA (www.CaseWare-IDEA.com) o asistiendo a un curso de entrenamiento. Cada seccin contiene un objetivo a alcanzar. Los ejercicios establecidos en este Tutorial deben completarse en forma secuencial, puesto que existen determinadas pruebas que se llevan a cabo sobre la base de resultados obtenidos en ejercicios anteriores. Este Tutorial no cubre todas las funciones y utilidades de IDEA. Su intencin es proporcionar una introduccin a los nuevos usuarios y a quienes actualizan el software desde versiones anteriores.
ACCEDIENDO A IDEADesde el men Inicio de Windows seleccione Programas > IDEA > IDEA. Luego de iniciar IDEA haga click en el botn Maximizar de la Ventana de IDEA si es necesario. El Explorador de Archivos de IDEA contendr las bases de datos de muestra disponibles para efectuar pruebas. No obstante, le recomendamos que primero complete el Tutorial que se detalla a continuacin. Las bases de datos de muestra podrn ser luego utilizadas para pruebas adicionales.
34ESTABLECER UNA CARPETA DE TRABAJOObjetivos: Establecer una Carpeta de Trabajo.
IDEA Versin Ocho
Identificar los archivos que deben ser guardados en una Carpeta de Trabajo. Para facilitar el mantenimiento del trabajo, se recomienda utilizar una carpeta de trabajo distinta para cada auditoria o investigacin. Toda la informacin referente a la auditoria, incluyendo los archivos de datos, ecuaciones, vistas y definiciones de importacin pueden ser almacenados en la Carpeta de Trabajo. Este ejercicio le explicar cmo establecer una Carpeta de Trabajo e ingresar informacin del proyecto que luego aparecer en todos los reportes. 1. Seleccione Archivo > Establecer Carpeta de Trabajo. Alternativamente, en la barra de herramientas del Explorador de Archivos, haga click en el botn Manejo de archivos, y luego seleccione Establecer Carpeta de Trabajo. Aparecer el dilogo Establecer Carpeta de Trabajo.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin2. Busque y haga doble click en la carpeta C:\Documents and Settings\\Mis Documentos\IDEA\Tutorial. Notas:
35
Este ejercicio asume que tiene instalado IDEA en la carpeta predeterminada en el dico C. De no ser as, seleccione la carpeta correspondiente. Si lo desea puede agregar una sub-carpeta dentro de la Carpeta de Trabajo actual haciendo click en el botn Manejo de archivos de la Barra de herramientas del Explorador de Archivos, y luego seleccionando la opcin Crear carpeta. 3. Haga click en Abrir. Aparecer el dilogo Propiedades de Proyecto. En el dilogo Propiedades de Proyecto ingrese lo siguiente: Nombre Proyecto: Tutorial Perodo: Ene 1 2006 - Dic 31 2006
4.
Haga click en Aceptar. La carpeta Tutorial se convertir en la Carpeta de Trabajo, cerrando la carpeta Samples (la Carpeta de Trabajo predeterminada). El Explorador de Archivos aparecer ahora vaco.
36CONECTAR A IDEA SERVER (SI POSEE ACCESO A IDEA SERVER)Objetivos: Conectarse a IDEA Server Crear un Proyecto de Muestra en IDEA Server.
IDEA Versin Ocho
Como IDEA Server es una aplicacin cliente - servidor, las bases de datos de IDEA residen en el servidor y las tareas son ejecutadas sobre el mismo. Por consiguiente, deber conectarse al servidor, para acceder a las bases de datos y analizar los datos. Consulte la seccin Relacin entre las Carpetas de Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server Si est conectado al servidor, puede copiar o mover bases de datos entre su unidad local y el servidor. Puede llevar a cabo esto de dos formas: utilizando el botn Ver archivo de la Barra de Herramientas del Explorador de Archivos o arrastrando y soltando los archivos entre las secciones Archivos IDEA y Archivos IDEA Server de la ventana Explorador de Archivos. 1. Seleccione Archivo> IDEA Server > Conectar. Aparecer el dilogo Conectar a IDEA Server.
2.
Ingrese la siguiente informacin proporcionada por el Administrador de IDEA Server. Servidor Nombre de Usuario Contrasea (sensible a may/min)
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin3. Haga click en Conectar. Aparecer el dilogo Seleccionar Proyecto.
37
4.
Haga click en Crear muestra. Un Proyecto de Muestra ser creado con el nombre Tutorial_su nombre de usuario y ser listado en el rea Proyectos del dilogo Seleccionar Proyecto.
5.
Seleccione el nuevo proyecto de muestra creado desde la lista disponible haciendo click sobre el nombre de proyecto y luego haciendo click en Abrir. La ventana Explorador de Archivos aparecer dividida en Archivos IDEA y Archivos IDEA Server. La Carpeta de Trabajo seleccionada y el proyecto sern asociados. Relacin entre una Carpeta de Trabajo de IDEA y un Proyecto de IDEA Server
Usando el dilogo Seleccionar Proyecto, puede crear su propio proyecto Personal. Para crear su propio proyecto Personal, haga click en Crear para abrir el dilogo Nuevo Proyecto. En el cuadro Nombre, ingrese Tutorial, y luego haga click en Aceptar. El Proyecto Tutorial aparecer en el dilogo Seleccionar Proyecto. Seleccione Tutorial haciendo click sobre el nombre de proyecto, y luego haciendo click en Abrir. Este proyecto pasar a ser el Proyecto activo en IDEA Server. Ahora podr usar la Carpeta de Trabajo seleccionada en el ejercicio anterior o el Proyecto Tutorial de IDEA Server para completar los prximos ejercicios.
38IMPORTAR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESSObjetivos: Importar un archivo de Microsoft Access. Generar estadsticas de campo para la base de datos.
IDEA Versin Ocho
Este ejercicio le explica cmo importar un archivo en IDEA. Si cuenta con acceso a IDEA Server, podr importar tambin archivos en IDEA Server. No obstante, para este ejercicio, importaremos un archivo en su Carpeta de Trabajo. 1. Seleccione Archivo > Asistente de Importacin > Importar en IDEA. Alternativamente, en la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botn Importar en IDEA. Aparecer el Asistente de Importacin. 2. En el Asistente de Importacin, marque la opcin Microsoft Access.
3.
Haga click en el botn Examinar al lado del cuadro Nombre para seleccionar la base de datos de Microsoft Access que desea importar. Aparecer el dilogo Seleccionar Archivo.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin4. Busque y seleccione C:\Documents and Settings\\Mis Documentos\IDEA\Tutorial\Clientes.MDB.
39
Puede importar tanto archivos *.mdb como *.accdb (Microsoft Access 2007). Nota: Si posee Windows 2000 SP4, no estar en condiciones de importar archivos Microsoft Access 2007. 5. Haga click en Abrir. Se cerrar el dilogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecer dentro del cuadro Nombre en el Asistente de Importacin. 6. Haga click en Siguiente. Aparecer el dilogo Microsoft Access.
7.
En el cuadro Seleccionar tablas, seleccione Base de Datos1. Nota: Si importa un archivo Microsoft Access que posea ms de una tabla, podr importar mltiples tablas en forma simultnea seleccionando las opciones apropiadas. Todas las opciones seleccionadas sern aplicadas a todas las tablas importadas.
8.
Todos los campos Caracter sern importados con una longitud de 255 caracteres a menos que esto sea modificado. Esta no parece ser la longitud para los campos caracter. Por consiguiente, deje seleccionada la opcin Analizar registros para longitud de campo. A su vez, acepte el valor predeterminado de 10.000 registros en el cuadro Analizar solo para determinar la longitud de campo mxima. Acepte el nombre de archivo predeterminado (Clientes), y luego haga click en Aceptar. Al importar el archivo el nombre de la base de datos pasar a ser nombre de archivo - nombre de tabla. En este caso la base de datos importada en IDEA pasar a llamarse Clientes-Base de Datos1.
9.
40FORMATO DE LOS DATOSObjetivos: Cambiar el formato de las columnas de datos.
IDEA Versin Ocho
Secuenciar (indexar) los registros en la Ventana de Base de Datos. 1. 2. Asegrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. Ajuste y optimice las longitudes de los campos: i. ii. Posicione el cursor en el separador de campo de los dos primeros campos. Haga click en el separador de columna y reduzca la longitud del campo NUM_CLI para ajustar los datos. Posicione el cursor sobre el primer campo y observe la sugerencia mostrando el nombre completo del campo NUM_CLI. Esto ocurrir cada que vez que IDEA no muestre en la vista el nombre completo de un campo. Optimice la longitud del campo NUM_CLI para ver el nombre completo y sus datos haciendo doble click en el separador de campo.
iii. 3.
Secuencie los registros: IDEA proporciona dos opciones para secuenciar los registros: ordenar e indexar. Mientras que indexar ordena los registros en la base de datos activa, ordenar crear una nueva base de datos con los registros ordenados en base a la clave de orden ingresada. Se puede hacer una indexacin rpida haciendo doble click en el encabezado de una columna para secuenciar el campo en orden Ascendente. Haciendo doble click una segunda vez el campo se secuenciar en orden Descendente. i. Ordene el campo LIM_CREDITO en sentido Ascendente haciendo doble click sobre su encabezado. Aparecer una flecha hacia arriba en el encabezado del campo LIM_CREDITO indicando que el campo ha sido indexado en orden Ascendente. Tambin, observe que el ndice es mostrado en el rea de Indices dentro de la ventana de Propiedades.
ii.
Regrese a la secuencia original de registros seleccionando la opcin Sin ndice en el rea de Indices de la ventana de Propiedades.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin4. Cambie la configuracin de las columnas: i.
41
En la ventana de Base de Datos, haga click en el botn derecho del mouse sobre el nombre de campo NUM_CLI para acceder a una lista de opciones generalmente utilizadas. Nota: haciendo click en el botn derecho del mouse sobre un registro de la Base de Datos aparecer una lista de opciones diferentes.
ii.
Seleccione Configuracin de Columna.... Aparecer el dilogo Configuracin de Columna. Observe que el campo NUM_CLI ya se encuentra seleccionado en el dilogo.
iii.
Ingrese las siguientes configuraciones para el campo NUM_CLI: Fuente: Negrita Color de texto: Azul Color de fondo: Gris claro
iv.
Dentro del dilogo Configuracin de Columna, seleccione el campo LIM_CREDITO e ingrese las siguientes configuraciones: Configuracin de campo: Usar smbolo de moneda, Usar separador de miles Color de texto: Rojo Color de fondo: Gris claro
v.
Haga click en Aceptar para salir del dilogo Configuracin de Columna.
425.
IDEA Versin OchoReordene los campos moviendo el campo LIM_CREDITO luego del campo NUM_CLI: i. ii. iii. Haga click en el campo LIM_CREDITO para seleccionarlo y luego haga click nuevamente sobre el mismo para que aparezca el cono de arrastre. Arrastre la columna hacia el campo NUM_CLI. Observe que la lnea roja indica la posicin de arrastre. Suelte la columna a la derecha del campo NUM_CLI. Nota: Una vez modificada una vista, IDEA guarda las configuraciones junto con la base de datos. Estas configuraciones permanecern activas hasta que sean modificadas o restauradas. Cualquier base de datos hija creada a partir de esta base de datos heredar esta configuracin. 6. Restaurar la vista seleccionando Ver > Vistas > Restaurar. IDEA quitar los cambios efectuados.
VISTA DE LAS ESTADSTICAS DE CAMPOObjetivo: Ver las estadsticas de campo para los campos numricos de la Base de Datos activa.
Las estadsticas son usadas para reconciliar totales, obtener un panorama general de los valores de la base de datos, y para detectar errores potenciales focalizando las tareas a ejecutar. 1. 2. 3. Asegrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadsticas de campo. Haga click en S para generar las estadsticas de campo para todos los campos.
Por defecto, la ventana Estadsticas de Campo mostrar las estadsticas para los campos numricos. En este caso, aparecern las estadsticas para el campo LIM_CREDITO, el nico campo Numrico de la base de datos.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin
43
Para visualizar las estadsticas de los campos Fecha y Hora de la base de datos, haga click en las opciones Fecha y Hora en el cuadro Tipo de campo dentro de la ventana Estadsticas de Campo. En la base de datos actual no existen campos Fecha ni campos Hora.
Si la base de datos contiene ms de un campo, ya sea Nmerico, Fecha u Hora, las estadsticas apareceran juntas en la misma pantalla para todos los campos facilitando la comparacin de los valores.
444. Verifique las estadsticas de campo para el campo LIM_CREDITO. Observe en particular lo siguiente: # de Registros: 341 # Elementos Cero: 0 Valor Medio: $62.475,07 Valor Mnimo: $2.000 Valor Mximo: $3.901.000 5. 6.
IDEA Versin Ocho
Si su mquina se encuentra conectada a una impresora, imprima las estadsticas de campo haciendo click en el botn Imprimir de la Barra de herramientas de Operaciones. Vea el registro que posee el Valor Mximo haciendo click en el valor correspondiente al campo Valor Mximo.
Aparecer el dilogo Valor Mximo de LIM_CREDITO, mostrando el registro de la base de datos que constituye el valor mximo. Podr guardar o imprimir el registro. Haga click en Hecho.
7.
En la ventana Propiedades haga click en Datos para regresar la vista original de la base de datos.
Seccin Cuatro: Tutorial de IniciacinSELECCIN DE UNA MUESTRA ALEATORIA DE REGISTROSObjetivo: Seleccionar una muestra de elementos aleatorios para analizar.
45
1. 2.
Asegrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. Seleccione Muestreo>Aleatorio.... Alternativamente haga click en el botn Muestreo Aleatorio de Registros de la Barra de herramientas de Operaciones. Aparecer el dilogo Muestreo Aleatorio de Registros.
3. 4.
En el cuadro Cantidad de registros a seleccionar, ingrese 10. Deje la semilla aleatoria proporcionada por IDEA. IDEA utilizar la semilla de nmeros aleatorios para obtener los mismos. Si es necesario ampliar una muestra, ingrese la misma semilla pero con un tamao de muestra mayor. Se obtendr la misma seleccin original pero con el agregado de los elementos adicionales requeridos.
5.
Acepte las opciones predeterminadas para Nmero registro inicial a seleccionar y Nmero registro final a seleccionar. IDEA establecer por defecto al primer y ltimo registro de la base de datos, en este caso 1 y 341. Deje desmarcada la opcin Permitir registros duplicados. En el cuadro Archivo, ingrese Muestra de Clientes.
6. 7.
468. Haga click en Campos.
IDEA Versin Ocho
Aprecer el dilogo Campos. Observe que, por defecto, IDEA selecciona todos los campos de la base de datos para extraer en la base de datos Muestra de Clientes.
9. 10. 11.
Haga click en Aceptar. En el dilogo Muestreo Aleatorio de Registros haga click en Aceptar. Observe la base de datos resultante. Aparecer un campo adicional llamado MUES_NUMREG agregado por IDEA al final de la base de datos. Este campo contiene el correspondiente nmero de registro en la base de datos original (Clientes-Base de Datos1). Observe que esta base de datos aparece como una base de datos hija de la Base de Datos Clientes-Base de Datos1 en la ventana Explorador de Archivos. Expanda el Explorador de Archivos para visualizar toda su informacin.
12.
13. 14.
Achique el Explorador de Archivos para visualizar slo los nombres de los archivos. Cierre la base de datos Muestra de Clientes seleccionando en el men Ventana > Cerrar. Clientes-Base de Datos1 pasar ahora a ser la base de datos activa.
Seccin Cuatro: Tutorial de IniciacinEXTRAER REGISTROSObjetivo: Extraer clientes con lmites de crdito elevados.
47
1. 2.
Asegrese que la base de datos Clientes - Base de Datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. Seleccione Datos > Extracciones > Extraccin Directa.... Alternativamente, haga click en el botn Extraccin Directa de la Barra de Herramientas de Operaciones. Aparecer el dilogo Extraccin Directa.
3.
En la primera fila de la columna Nombre de Archivo, reemplace el nombre de archivo predeterminado por Lmites de crdito elevados.
4.
Haga click en el botn Editor de Ecuaciones. Aparecer el Editor de Ecuaciones.
485.
IDEA Versin OchoIngrese la expresin LIM_CREDITO >= 30000 de la siguiente manera: i. Desde la lista de campos, en la parte inferior de la ventana Editor de Ecuaciones, haga doble click sobre LIM_CREDITO. IDEA mostrar su tipo, longitud, cantidad de decimales, parmetro y descripcin. Haga click en el botn Mayor o igual que (>=). En el rea de Ecuacin, luego del smbolo Mayor o igual que, ingrese 30000. No agregue ni smbolos de monedas ni separador de miles. Verifique la sintaxis haciendo click en el botn Validar. Si se ha producido un error de sintaxis corrija la expresin y vuelva a comprobar la sintaxis. Para salir del Editor de Ecuaciones, haga click en el botn Validar y salir. La ecuacin aparecer en la columna Criterio del dilogo Extraccin Directa.
ii. iii. iv. v.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin6. Haga click en Aceptar para iniciar la extraccin.
49
La base de datos resultante, Lmites de crditos elevados, aparecer en la ventana de Base de Datos. La misma debera contener 61 registros.
7.
Seleccione Archivo > Cerrar Base de Datos para cerrar la base de datos Lmites de crdito elevados. Alternativamente haga click en el botn derecho del mouse sobre la solapa Lmites de crdito elevados en la parte superior de la ventana de Base de Datos y luego haga click en Cerrar.
8.
Cierre la base de datos Clientes-Base de Datos 1.
50IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTOObjetivos:
IDEA Versin Ocho
Importar el archivo de texto de longitud fija Ventas alojado en su Carpeta de Trabajo. Es necesario, previo a la importacin, definir su formato en IDEA. El Asistente de Importacin lo guiar a travs de las diferentes etapas para definir e importar el archivo para su posterior anlisis. Este ejercicio le mostrar cmo: Acceder al Asistente de Importacin Crear una definicin para un archivo de texto de longitud fija. Guardar la definicin. Importar datos en IDEA. Seleccionar un campo numrico como total de control de la base de datos
Acceder al Asistente de Importacin Seleccione Archivo > Asistente de Importacin > Importar en IDEA. Aparecer el Asistente de Importacin. Seleccionar el archivo a importar 1. 2. 3. En el dilogo principal del Asistente de Importacin, seleccione la opcin Texto. Haga click en el botn Examinar ubicado al lado del cuadro Nombre. Aparecer el dilogo Seleccionar Archivo. Seleccione el archivo ventas.txt en la carpeta C:\Documents and Settings\\Mis Documentos\IDEA\Tutorial. Si lo desea puede modificar el filtro Tipo de archivos para ver slo los archivos *.txt en la lista de archivos. 4. Haga click en Abrir. Se cerrar el dilogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecer dentro del cuadro Nombre en el Asistente de Importacin. 5. Haga click en Siguiente.
Seccin Cuatro: Tutorial de IniciacinPaso Tipo de Archivo
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Una vez seleccionado el archivo de datos, el Asistente de Importacin analizar los datos del archivo y tratar de determinar su tipo.
En este caso IDEA identificar correctamente el formato Longitud fija. Haga click en Siguiente.
52Paso Especificar Longitud de Registro
IDEA Versin Ocho
Durante este paso, IDEA identificar la longitud de cada registro, en este caso 42 bytes (caracteres) incluyendo los delimitadores de registro. IDEA excluir automticamente de la importacin los delimitadores de registro.
1. 2.
Verifique el archivo en la seccin vista previa ubicada en la parte inferior del dilogo. Navegue a lo largo de los registros y verifique que las columnas de datos (campos) se encuentren alineadas. Haga click en Siguiente.
Seccin Cuatro: Tutorial de IniciacinPaso Especificar Delineadores de Campo
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En este paso puede identificar la posicin de inicio y finalizacin de cada campo en los registros. El Asistente de Importacin insertar lneas para un mejor ajuste en la presentacin de los datos dentro de los registros.
Puede crear, eliminar, o mover las lneas de los campos siguiendo las instrucciones detalladas en la parte superior del dilogo. 1. Es de suma utilidad obtener una definicin de registro para archivos de este tipo. Modifique las posiciones de los delineadores de campo de acuerdo a la siguiente definicin de registro:Nombre de campo NUM_FACT FECHA_OPER TIPO_PAGO VENDEDOR NUM_CLI COD_PROD IMPORTE Tipo N F C N N C N Inicio 1 8 16 20 23 28 30 Lon 7 8 4 3 5 2 11 2 AAAAMMDD Dec Mscara Descripcin Nmero de factura Fecha de transaccin Tipo de Pago ID Vendedor Nmero de Cliente Cdigo de Producto Monto
Nota: En la definicin anterior, el tipo de campo C significa caracter, N significa numrico y F significa fecha. 2. Haga click en Siguiente.
54Paso Detalles de Campo
IDEA Versin Ocho
En este paso podr definir el nombre y los detalles de cada campo, y descartar reas o determinados campos de la importacin. Utilice la informacin de la definicin de registro proporcionada en el paso anterior para completar los detalles de cada campo.
1. 2. 3. 4.
Seleccione el campo en el rea de datos. En el cuadro Nombre de campo, ingrese un nuevo nombre para el campo. Opcionalmente, en el cuadro Descripcin, ingrese una breve descripcin para el campo. En el cuadro Tipo, acepte o modifique el tipo de campo. Tenga en cuenta que el primer registro de cada campo ser convertido al tipo seleccionado y mostrado en el cuadro Ejemplo convertido. Si los datos mostrados en el cuadro Ejemplo convertido no son correctos, haga click en el botn desplegable Tipo y seleccione el tipo de campo apropiado.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin5. Pulse aceptar, corrija o agregue informacin adicional al tipo de campo: Cantidad de decimales: Algunos campos Numricos pueden requerir de decimales.
55
Mscara: Ingrese una mscara de fecha que describa el formato de fecha del archivo, en este caso, AAAAMMDD. No importar este campo: Si no desea importar algunos de los campos marque esta opcin para excluirlo. Decimales implcitos: Seleccione esta opcin si el campo Numrico que est definiendo contiene decimales implcitos.
6.
Una vez definidos todos los campos haga click en Siguiente.
56Paso Crear Campos
IDEA Versin Ocho
Durante este paso podr agregar campos Virtuales, Editables, Booleanos, o Multi-estado al archivo a importar.
En este ejercicio no crearemos ningn campo. Haga click en Siguiente.
Seccin Cuatro: Tutorial de IniciacinPaso Criterio de Importacin En esta etapa del proceso de importacin podr ingresar una ecuacin para filtrar los datos a ser importados en IDEA.
57
A los efectos de este ejercicio, no se ingresar ninguna ecuacin. Todos los registros del achivo ventas.txt sern requeridos para posteriores ejercicios de este Tutorial. Haga click en Siguiente.
58Paso Especificar Nombre de Archivo de IDEA
IDEA Versin Ocho
Durante el paso final deber especificar las opciones de importacin as como el nombre de la base de datos resultante. 1. 2. 3. Acepte la opcin Importar base de datos (preferible a enlazar). IDEA se ejecuta ms rpido cuando importa un archivo en lugar de enlazarlo. Marque la opcin Generar estadsticas de campo. Las estadsticas de campo pueden ser usadas para conciliacin de datos. IDEA guardar automticamente en la carpeta de trabajo la definicin de registro utilizada con el nombre Ventas.rdf/rdm Posteriormente, de ser necesario, podr utilizar esta definicin para importar archivos de datos de similares caractersticas, o para realizarle alguna modificacin. En el cuadro Nombre Base de Datos, ingrese Detalle de ventas.
4.
5.
Haga click en Finalizar.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin
59
IDEA importar el archivo en la Carpeta de Trabajo, mostrndolo en la ventana de Base de Datos. En caso de que exista algn dato errneo en el archivo, por ejemplo caracteres en un campo Numrico, o una fecha errnea (ej. se define una columna usando la mscara de fecha DD/MM/ AA y la columna contiene fechas como 05/15/02, 02/31/02, 31122002, 07/07/2002), IDEA generar un Archivo de datos errneos con estos datos. Este archivo ser alojado en el Explorador de Archivos justo debajo de la nueva base de datos y tendr el mismo nombre que la base de datos ms la expresin '_DatosErrneos'. Nota: Si no desea generar un archivo de datos errneos por separado, modifique la solapa Sistema del dilogo Opciones accediendo a travs del men Ver. Para ello marque la opcin "No generar una base de datos errneos al importar".
6. 7. 8.
Maximice la Ventana de Base de Datos. En la ventana Propiedades, haga click en Total de control. Aparecer el dilogo Seleccionar Total de Control. Seleccione el campo IMPORTE, y luego haga click en Aceptar. Aparecer el total de control 6,406,119.08 al lado del enlace Total de Control en la ventana de Propiedades. Los auditores deberan conciliar este importe contra el total de ventas del perodo segn la fuente externa con las correspondientes pruebas de auditora.
60SUMARIZAR LOS DATOSObjetivo:
IDEA Versin Ocho
Totalizar las ventas por cliente para obtener una lista de saldos pendientes e identificar la cantidad de cuentas activas y el nmero de operaciones por cuenta. 1. 2. 3. Asegrese que la base de datos Detalle de ventas se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. Seleccione Anlisis > Sumarizacin.... Aparecer el dilogo Sumarizacin. En el dilogo Sumarizacin seleccione lo siguiente: Campo para sumarizar: NUM_CLI Campos numricos para totalizar: IMPORTE 4. Haga click en Campos. Aprecer el dilogo Campos. Observe que no hay campos seleccionados. Esto evita incluir informacin no deseada en el archivo de sumarizacin. 5. 6. Haga click en Aceptar para regresar al dilogo Sumarizacin. Marque la opcin Usar Sumarizacin rpida. La opcin Usar Sumarizacin rpida puede ser seleccionada para sumarizar ms rpido la base de datos. Sin embargo, slo puede efectuarse una Sumarizacin rpida si la base de datos no posee ms de 4.000 claves nicas. A su vez, la Sumarizacin rpida le permite seleccionar slo un campo para sumarizar. Tenga en cuenta que al usar la Sumarizacin Rpida la opcin Sum de la seccin Estadsticas a incluir ser seleccionada en forma predeterminada y el resto de las opciones sern desactivadas. 7. Hay dos tipos de salidas para la funcin Sumarizacin: Base de Datos de Sumarizacin Resultado de Sumarizacin Acepte la opcin Crear Base de Datos puesto que esta base de datos ser unida con la base de datos Clientes-Base de Datos1 en el prximo ejercicio. Al marcar la opcin Crear resultado generar resultados accesibles a travs del rea de Resultados de la ventana de Propiedades. En este ejercicio no seleccionaremos esta opcin. Como en la mayora de las funciones de IDEA, puede aplicar un criterio a la funcin, por ejemplo, sumarizar slo las operaciones de un perodo especificado. Como ocurre siempre que aplica un criterio, si aplica un criterio a la base de datos usando el enlace Criterio dentro de la ventana de Propiedades, la ecuacin aparecer en el cuadro Criterio dentro del dilogo de la funcin. Sin embargo, puede ingresar un nuevo criterio, o modificar uno existente usando el Editor de Ecuaciones.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin
61
8.
En el cuadro Archivo, ingrese Operaciones sumarizadas.
9. 10.
Haga click en Aceptar. Observe en la base de datos resultante los siguientes campos: NUM_CLI - Lista todos los nmeros de clientes nicos NUM_DE_REGS - Cantidad de registros (operaciones) para cada cliente IMPORTE_SUM - Total de ventas por cada cliente Observe tambin la cantidad de registros en la barra de Estado (303). IDEA crear en forma automtica un enlace a la base de datos madre Detalle de ventas. Este enlace le permitir ver los registros de la base de datos Detalle de ventas desde el archivo Operaciones sumarizadas haciendo click sobre un valor (en color azul) del campo NUM_DE_REGS. Vea el ejercicio Crear un Campo de Accin para ms informacin.
62ESTRATIFICAR LOS DATOSObjetivo:
IDEA Versin Ocho
Estratificar los saldos de ventas para obtener un perfil de la cantidad y los valores de las cuentas dentro de cada banda.
1. 2.
Asegrese que la base de datos Operaciones sumarizadas se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. Dentro de la ventana Propiedades, haga click en Estadsticas de campo. Se le consultar si desea crear estadsticas para todos los campos.
3.
Haga click en S para generar las estadsticas. Observe las siguientes estadsticas para el campo IMPORTE_SUM: Valor Mnimo: 0.00 Valor Mximo: 3,656,762.47
4. 5.
En la ventana Propiedades haga click en Datos. Haga click en el botn derecho del mouse sobre cualquier registro dentro de la ventana de Base de Datos, y luego seleccione Estadsticas de campo. Aparecer el dilogo Seleccionar Estadsticas para Mostrar.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin6. De la lista de estadsticas disponibles para campos numricos, seleccione Valor neto, Valor absoluto, Valor mnimo, y Valor mximo.
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7.
Haga click en Aceptar. Las estadsticas seleccionadas apercern sobre una banda de color amarillo en la parte superior de la ventana de Base de Datos.
648.
IDEA Versin OchoAjuste las longitudes de las columnas, incluyendo la columna Nmero de Registro/Nombre de Estadstica, para ver los nombres y los valores de las estadsticas en forma completa. Mueva el curso a travs de las filas y observe los mensajes con los nombres de los estadsticas.
9. 10. 11. 12. 13.
Haga click en el botn derecho del mouse sobre cualquier registro de la base de datos, y seleccione la opcin Estadsticas de campo, luego haga click en Quitar Todo. Haga click en Aceptar para remover la banda amarilla con las estadsticas. Seleccione Anlisis > Estratificacin.... Aparecer el dilogo Estratificacin. En el cuadro Campos para estratificar, seleccione IMPORTE_SUM. En el cuadro Campos a totalizar, seleccione NUM_DE_REGS.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin14. Especifique las bandas de estratificacin. i. ii. iii. iv. v. vi. Modifique el Incremento a 5.000,00 Haga click en el cuadro < Lmite Superior de la primera fila. Observe que el cuadro de texto es completado con el valor 5.000,00. Haga click en la segunda fila del rea de hoja de clculo. Esto colocar automticamente las cantidades 5.000,00 a 10.000,00
65
Marque las siguientes tres filas del rea de hoja de clculo hasta llevar el rango a 25.000,00. Modifique el Incremento a 25.000,00 Seleccione las siguientes 7 filas del rea de hoja de clculo, es decir hasta la fila 12.
15. 16.
Asegrese que la opcin Crear resultado se encuentre seleccionada. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Estratificacin Numrica.
6617. Haga click en Aceptar.
IDEA Versin Ocho
El resultado Estratificacin Numrica de la base de datos Operaciones Sumarizadas pasar a estar activo y aparecer como un enlace en el rea de Resultados de la ventana Propiedades. Observe que existen 219 cuentas en la primera banda (mayor e igual a cero y menor a 5.000,.00).
18.
En la Barra de herramientas de Operaciones, haga click en el botn Vista Previa.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin19. Ajuste el zoom para apreciar mejor el reporte (por ejemplo al 100%).
67
20. 21.
Si su mquina se encuentra conectada a una impresora, imprima el reporte haciendo click en el botn Imprimir de la Barra de herramientas de la Vista Previa. Vuelva a la vista de Resultados cerrando la ventana de Vista Previa.
68VER EL GRFICO DE LOS RESULTADOSObjetivo:
IDEA Versin Ocho
Crear un grfico personalizado representando los resultados de la funcin Estratificacin.
1.
Asegrese de que la base de datos Operaciones Sumarizadas sea la base de datos activa y que la opcin Estratificacin Numrica se encuentre seleccionada en el rea de Resultados de la ventana de Propiedades. Maximice la Ventana de Base de Datos. Posicinese con el cursor sobre cada botn de la barra de herramientas de Resultados y vea sus funciones descriptas en los respectivos mensajes. Obtenga un grfico de los resultados haciendo click sobre el botn Alternar entre ver los resultados en un grfico o en una grilla. Aparecer un grfico representando los datos del Resultado. Si no puede ver el grfico puede ocurrir que la ventana de Base de Datos no se encuentre maximizada.
2. 3. 4.
5.
En el men Galera seleccione cada tipo de grfico para ver las opciones disponibles. Al ir seleccionando distintos tipos de grficos observe que el cono Galera de la barra de herramientas de grfico ir representando el tipo de grfico seleccionado.
6. 7.
Vuelva a seleccionar la opcin grfico de barras. Haga click en el botn Propiedades de la barra de herramientas de grficos.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin8. 9. Seleccione la solapa Eje Y.
69
Asegrese que la opcin Mostrar Guas se encuentre seleccionada y haga click en Aceptar.
10. 11. 12. 13. 14. 15.
Ubique el cursor sobre el estrato 6 del grfico y observe que su color es slido y los valores de los ejes X e Y (nmero de estrato e importe total) aparecen en una sugerencia de color amarillo. Haga click sobre la barra del estrato 6 y luego seleccione Ver registros para acceder a las operaciones que conforman el importe. Haga click en Hecho. Regrese a la vista del Resultado Estratificacin haciendo click en el botn Alternar entre ver los resultados en un grfico o en una grilla de la Barra de Herramientas de Resultados. En la ventana de Propiedades, haga click en Datos para regresar a la vista de la base de datos Operaciones sumarizadas. Seleccione Ventana > Cerrar Todo.
70CREAR UNA TABLA PIVOTObjetivo:
IDEA Versin Ocho
Obtener un perfil del archivo Detalle de ventas en formato tabla. Esta funcin permite al usuario crear mltiple sumarizaciones en una tabla calculando los totales, el promedio o la cantidad de registros.
1. 2. 3. 4.
Abra la base de datos Detalle de Ventas. Seleccione Anlisis > Tabla Pivot. Aparecer el dilogo Campos Tabla Pivot. En el cuadro Nombre resultado, ingrese Tabla Pivot Detalle de ventas y luego haga click en Aceptar. En Campos Tabla Pivot, marque el campo TIPO_PAGO y llvelo con el mouse al rea titulada como Colocar Campos de Fila Aqu. Marque el campo COD_PROD y llvelo con el mouse al rea titulada como Colocar Campos de Columna Aqu. Marque el campo IMPORTE y llvelo con el mouse al rea titulada como Colocar Elementos de Datos Aqu. Si los datos son demasiado largos para el campo, IDEA le mostrar los valores del campo con signos pound (#). Simplemente haga click y arrastre los separadores de campo para alargar los mismos y ver todos los valores. En el dilogo Campos Tabla Pivot haga click en Cerrar. De esta manera obtiene un perfil de la base de datos Detalle de ventas por Tipo de Pago y Cdigo de Producto con los totales (IMPORTE) correspondientes a cada combinacin.
Se muestran tambin los totales de columna y fila. Haga click en el botn derecho del mouse sobre uno de los cdigos de producto para acceder al men. Este men cuenta con opciones para ocultar los totales o para revertir el orden mostrado para los cdigo de productos. Seleccione las diversas opciones y observe sus consecuencias.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin5.
71
Modifique la tabla para calcular la cantidad de registros para cada combinacin. Haga click en el botn derecho del mouse sobre cualquier registro de la tabla para invocar el dilogo Campo de Tabla Pivot.
6. 7.
Seleccione Cantidad y haga click en Aceptar. Observe los registros correspondientes a las cuatro ventas del cdigo de producto 02 que fueron pagadas usando American Express (AMEX) seleccionando el pie total para el cdigo de producto 02 y luego haciendo click en el botn Vista de los registros que conforman un valor seleccionado en el Area de Datos de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot.
728. 9. Haga click en Hecho.
IDEA Versin Ocho
La Tabla Pivot de IDEA permite a los usuarios tener mltiples campos en una fila, columna, o rea de datos. Abra el dilogo Campos Tabla Pivot haciendo click en el botn Abrir el Dilogo Campos Tabla Pivot de la Barra de Herramientas de Tabla Pivot. Agregue el campo VENDEDOR en el rea de columnas ubicndolo a la izquierda del campo COD_PROD. Haga click en Cerrar. A continuacin veremos slo las ventas para los cdigos de producto 02 y 04, pero tomando como eje principal al campo Vendedor. Haga click en el desplegable COD_PROD y seleccione slo las opciones para los cdigos de producto 02 y 04. Observe que puede comprimir o expandir los detalles de cada vendedor haciendo click sobre los smbolos o + ubicados al lado de cada nmero de vendedor. Para comprimir todo, haga click con el botn derecho del mouse sobre el campo VENDEDOR en el rea de columnas y seleccione la opcin Comprimir todo.
10. 11.
En la ventana Propiedades haga click en Datos. Seleccione Ventana > Cerrar.
Seccin Cuatro: Tutorial de IniciacinUNIR BASES DE DATOSObjetivo:
73
Con el fin de probar si los lmites de crdito han sido excedidos es necesario unir la Base de Clientes-Base de Datos1, que contiene los lmites de crdito, con la de Operaciones sumarizadas que contiene los saldos de venta. Esta prueba identificar tambin clientes que no poseen saldos y operaciones para las cuales no existe un registro en la base de datos de Clientes-Base de Datos1. 1. Abra la base de datos Operaciones Sumarizadas. La clave en comn a travs de la cual se van a unir las bases de datos, es el campo Nmero de Cliente. El tipo de datos que contenga este campo clave debe ser el mismo para cada base de datos, pudiendo variar su longitud. Anteriormente ha importado la base de datos Detalle de ventas y ha definido este campo como Numrico. Sin embargo, el campo correspondiente en la base de datos Clientes-Base de Datos1 es de tipo Caracter. 2. 3. Seleccione Datos > Manejo de Campos.... Aparecer el dilogo Manejo de Campos. Para el campo NUM_CLI despliegue la lista en tipos de datos y seleccione Caracter. Observe que aparecer un asterisco junto con el nuevo tipo de datos seleccionado. Esto es un indicador de cambio. IDEA conservar el tipo de datos original y, cuando posteriormente, sea revertido el asterisco desaparecer.
4.
Haga click en Aceptar para cerrar el dilogo Manejo de Campos.
745.
IDEA Versin OchoAparecer un mensaje de advertencia informndole que al efectuar cambios a la base de datos podra afectar los elementos relacionados con el campo modificado como por ejemplo los indices. Haga click en S.
Nota: En la base de datos Operaciones Sumarizadas, los enlaces del Campos de Accin NUM_DE_REGS ya no estarn activos. Esto es debido a que se ha modificado el Tipo del campo NUM_CLI a Caracter apuntando los enlaces al campo NUM_CLI de la base de datos Detalle de ventas, siendo este un campo Numrico. Debido a que estos dos campos ya no comparten un mismo tipo de datos los enlaces pasarn a estar truncos. En el futuro el campo NUM_CLI de la base de datos Operaciones Sumarizadas podr ser modificado nuevamente al tipo Numrico para restaurar la Accin de enlace. 6. Seleccione Archivo > Unir Bases de Datos.... Aparecer el dilogo Unir Bases de Datos con la base de datos Operaciones sumarizadas como la base de datos primaria. 7. Haga click en Campos para la base de datos primaria. Aprecer el dilogo Campos. Observe que todos los campos se encuentran seleccionados para la base de datos resultante. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Haga click en Aceptar para cerrar el dilogo Campos. Haga click en el botn Seleccionar para poder elegir la base de datos secundaria. Aparecer el dilogo Seleccionar Base de Datos. Seleccione la base de datos Clientes-Base de Datos1 y haga click en Aceptar. En el cuadro Archivo, ingrese Saldos de clientes. Especifique la clave de coincidencia haciendo click en el botn Coincidencia. Aparecer el dilogo Campos Clave de Coincidencia. Haga click en la primera fila de la columna Primario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos. Acepte la opcin predeterminada Ascendente que aparece en el cuadro Orden.
Seccin Cuatro: Tutorial de Iniciacin14. Haga click en la primera fila de la columna Secundario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos.
75
15. 16.
Haga click en Aceptar. Marque la opcin Todos los registros en ambos archivos. El dilogo Unir Bases de Datos aparecer tal como se describe en la siguiente pantalla:
7617. 18. Haga click en Aceptar para unir las bases de datos seleccionadas.
IDEA Versin Ocho
Observe la base de datos resultante Saldos de clientes. La misma debera contener 346 registros.
Seccin Cuatro: Tutorial de IniciacinREVISAR EL HISTORIALObjetivo:
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Acceder al Historial conservado por IDEA para verificar las acciones efectuadas. IDEA mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datos, comenzando con la importacin de la misma. 1. 2. 3. 4. Asegrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. En la ventana Propiedades haga click en Historial. Expanda y examine cada seccin del Historial. En la ltima seccin podr observar los detalles acerca de cmo se unieron las bases de datos.
Observe lo siguiente: Cantidad de Registros: 346 (ventas coincidentes con clientes) Regs primarios no coincidentes: 5 (ventas a clientes no incluidos en la base de datos Clientes-Base de Datos1) Regs secundarios no coincidentes: 43 (clientes sin ventas en el perodo)
78
IDEA Versin Ocho
5.
Examine la seccin Cdigo de IDEAScript del Historial de la Unin de Bases de Datos. Esto puede ser til para volver a ejecutar o automatizar las pruebas realizadas.
6. 7.
Comprima el Historial para la prueba Unir Bases de Datos. Para imprimir el Historial, haga click en el botn Imprimir de la barra de herramientas de Operaciones. Aprecer el dilogo Imprimir. Seleccione la impresora, y luego haga click en Aceptar. Agregue un comentario a la base de datos haciendo click en Agregar comentario dentro de la seccin Comentarios de la ventana de Propiedades. Aparecer el dilogo Comentarios Base de Datos. Ingrese lo siguiente en la columna Comentario: Ventas sin autorizacin: Existen tres ventas a clientes no autorizados.
8. 9.
10.
11.
Cierre el dilogo Comentarios Base de Datos. Los comentarios son agregados como un enlace en el rea Comentarios dentro de la ventana de Propiedades. Puede hacer click sobre este enlace para editar y modificar el comentario.
12.
Regrese a la vista de base de datos haciendo click en Datos dentro de la ventana de Propiedades.
Seccin Cuatro: Tutorial de IniciacinDESPLEGAR TODOS LOS REGISTROS QUE CONTENGAN ""Objetivo:
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Buscar todos los registros no coincidentes o aquellos sujetos a una condicin en particular. En este ejercicio, buscaremos identificar clientes con saldos pendientes y operaciones para las cuales no existen registros dentro de la base de datos Clientes-Base de Datos1. 1. 2. 3. Asegrese que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana de Propiedades. Localice el registro 9. Observe que no existen valores en el campo NUM_CLI1 para este registro (se trata de una venta sin coincidencia en la base de datos Clientes-Base de Datos1). Haga click en el botn derecho del mouse sobre el campo en blanco, y luego seleccione la opcin Desplegar todos los registros que contengan . Aparecer el dilogo Desplegar todos los registros que contengan