HOTEL & RESIDENCE

Tots els drets queden reservats. Cap part d’aquesta publicació por ser reproduida,fotocopiada o emmagatzemada al seu sistema, o ser enviada sense el consentimentexprés i per escrit de l’editor.

NP TECHNOLOGY SLU, te el dret d’actualitzar i/o canviar el contingut d’aquestdocument sense pevi avís. NP TECHNOLOGY SLU, no assumeix la responsabilitat delcontingut d’aquest document.

NP TECHNOLOGY SLU, no serà responsable dels errors continguts en aquestdocument o dels danys produïts com a conseqüència de la prestació o l’ús d’aquestmaterial.

Powered by

COPYRIGHT 2015

NP Technology SLU - Carrer Josep Rossell,1 - AD400 La MassanaPRINCIPAT D’ANDORRA

e-mail: info@nptechnology.ad

CONTENIDO• De què estem parlant?

Por què decidim crear “NP -Hotel & Residence- check-in”

NP –Hotel & Residence- “Check-in”• Mètode per fer el check-in• Funcions

1. Escàner del document2. Signatura electrònica i firma de l’avís de privacitat3. E-mail i altres dades4. Transferència de dades al PMS

NP –Hotel & Residence-“Check-out»• Mètode per fer el check-out• Funcions

1. Lectura electrónica de la factura proforma2. Signatura electrònica del rebut3. Arxiu i cerca de documents4. Reclamació de pagaments amb targeta de crèdit

Powered by

ÍNDEX

06

14

16171819

21

23242526

01

SECURITY & SAFETY• Gestió d’emergència

MÒDULS ADDICIONALS• Pos No Ticket• Currency Choice• Upselling• Rolling Images

RENDIMENTS• Rendiments del check-in• Rendiments del check-out• Rendiments currency choice

SEGURETAT DEL SOFTWARE• Seguretat del software

Powered by

28

31354044

474849

51

02

Powered by

La gran oportunitat que ofereixen elsfabricants és la de ser petits i globalsalhora. Artesans i innovadors. High-tech i Low-Cost.

03

Powered by

De què estem parlant? Per què hem decidit crear

“NP – Hotels & Residence - ?

04

REDUEIX EL TEMPS D’ESPERA PEL REGISTRE A LA RECEPCIÓ

Amb NP –Hotel & Residence-, s’elimina la retenció o fotocòpia del documentd’identificació i no es produeix documentació en paper per signar. S’evita imprimir latargeta de registre en cada check-in i s’evita el massiu emmagatzematge de paper.

Powered by

1

05

D’UN PROGRAMA QUÈ, A TRAVÉS D’INSTRUMENTSELECTRÒNICS I PROCEDIMENTS AVANÇATS:

ELIMINA LA PRODUCCIÓ DE PAPER A LA RECEPCIÓLes operacions de registre d’entrada, es duen a terme mitjançant l’escaneig de la identificació i visualització de tots els formularis necessaris a la tauleta. El client, utilitzantel llapis digital, signa el consentiment exprés o accepta les condicions de privacitat de, per exemple, el lloguer de bicicletes o altres serveis. Els mateixos procediments s’apliquen a les operacions d’arribada i sortida, és a dir, per a l’emissió de factures i/o rebuts i comprobants fiscals de les transaccions amb targeta de crèdit o dèbit. El client verifica i aprova, afegint la seva signatura electrònica als documents digitals que es van mostran a la tauleta. S’imprimeix una còpia del rebut pel client, que també rebrà un rebut de la transacció de la targeta de crèdit amb la firma. Tots els documents fiscals emesos poden ser emmagatzemats al servidor hosting i arxivats d’acord amb les normes en materia d’emmagatzemament de documents.

Powered by

2

06

ELIMINA LA INSERCIÓ MANUAL DE DADES DEL CLIENT

Powered by

3

07

El software recull la informació personal mitjançant l‘escaneig del document i l’ús de la tauleta, calcula el codi fiscal i trasnfereix la informació en temps real als perfils del seu PMS. L’objectiu és millorar la fiabiltat de la informació eliminant errors d’escriptura i procedimentsmanuals no tan fiables.

AUGMENTA LA FACTURACIÓ A TRAVÉS DEL UPSELLING DIGITAL

NP permet visualitzar la fotografia de l’habitació que es proposa per l’upselling a la tauleta.L’activitat es gestiona de manera fàcil i intuitiva. Amb un simple clic l’operador pot seleccionarl’habitació que proposa i si el client ho accepta, només haurà de signar per confirmar l’upgradeamb el llapis digital.

Powered by

4

08

ELIMINA LA IMPRESSIÓ DEL REBUT I PERMET L’ELECCIÓ DE LA MONEDANP – CURRENCY CHOICE-, permet la visualització a la tauleta de l’import de la factura en duesmonedes: la del país d’emissió de la targeta i la del país on es duu a terme la transacció,juntament amb la taxa de canvi. El client escull amb quina moneda vol pagar amb un sol clic i lasignatura per l’acceptació del pagament. El rebut ve directament amb la impressió de la facturapel client. Tots els documents produïts es guarden en un servidor hosting i s’arxiven segons lanormativa vigent d’arxiude documents electrónics.

Powered by

5

09

Powered by

10

A l’inici, la gent creu que no hi ha res nouque es pugui crear, després comencen a pensar que es pot fer i després creuenque fa falta. Posteriorment, això nou es crea i la gent es pregunta, per qué no s’ha creat segles abans.

Powered by

NP -HOTEL & RESIDENCE-“Check-in”

11

Powered by

Mètode per fer el check-in

Escàner+

Signaturaelectrònica

OCR de l’escàner

OCR de les dades a la tauleta

Guarda la informació a la base de dades

12

Trasferència de dades al PMS

• N.1: - ESCÀNER DEL DOCUMENT D’IDENTITAT

• N.2: - SIGNATURA CALIGRÀFICA ELECTRÒNICA I AVÍS DE PRIVACITAT

• N.3: - E-MAIL I ALTRES DADES

• N.4: - GENERACIÓ AUTOMÀTICA DE DADES ADDICIONALS

• N.5: - TRANSFERÈNCIA DE DADES AL PMS

Powered by

13

FUNCIONES DE NP –HOTEL & RESIDENCE- «CHECK-IN»

A) El client entrega el document d’identitat al personal de l’oficina. B) L’operador procedeix a escanejar el document i el torna al moment.

Nota: La gestió de les imatges obtingudes a través de l'escàner del document, comleixen totalment amb lo establert en la present política de privacitat.

Powered by

ESCÀNER DEL DOCUMENT D’IDENTITAT1

14

Carnet de conduir Document d’identitat Passaport

El client signa a la tauleta electrònica i expresa el consentiment deprivacitat al tractament de dades personals.

Powered by

SIGNATURA ELECTRÒNICA I AVÍS DE PRIVACITAT2

15

Powered by

16

El client omple els camps de dades fent clic amb el llapis digital a lafitxa que es visualitza a la tauleta. L’hotel pot personalitzar les dadesque vol aconseguir del client (e-mail, telèfon, adreça, etc.)

E-MAIL I ALTRES DADES3

Powered by

Les dades adquirides amb el software No Paper Solution “Check-in”, es transfereixen a temps real al perfil del PMS, a través del’escaneig del document i l’ús de la tauleta electrònica.

TRANSFERÈNCIA DE DADES AL PMS4

18

Powered by

NP –HOTEL & RESIDENCE-“Check-out”

19

Powered by

Mètode per fer el Check-out

20

SERVER

EMISSIÓ DE LA FACTURA

Arxiu i cerca

Rebut imprès

Rebut per e-mailCLIENT

Pagament-En efectiu-

-Targeta de crèdit-

Powered by

• N.1: - LECTURA ELECTRÒNICA DE LA FACTURA PROFORMA

• N.2: - SIGNATURA ELECTRÒNICA DEL REBUT A LA TAULETA

• N.3: - ARXIU I CERCA DE DOCUMENTS

• N.4: - RECLAMACIÓ DE PAGAMENTS AMB TARJETA

FUNCIONS D’NP –HOTEL & RESIDENCE «CHECK-OUT»

21

Powered by

LECTURA ELECTRÒNICA DE LA “FACTURA PROFORMA”1

Al front office, durant la fase del check-out, es mostra a la tauleta elcompte i la factura proforma del client perquè verifiqui les dades il’import.

22

Powered by

23

2 SIGNATURA ELECTRÒNICA DEL REBUT I LA FACTURA

A la tauleta es mostra la factura a pagar. El client verifica i aprova signant amb elllapis electrònic.

En cas de pagament amb targeta de crèdit, es visualitza a la tauleta la factura persignar. La còpia pel client es pot imprimir per entregar o enviar per e-mail al moment.

Powered by

ARXIU I CERCA DE DOCUMENTS

El sistema NP «Hotels & Residence» inclou un mòdul addicional perl’arxiu i la consulta automàtica de documents, inclosos els fiscals,arxivats al hosting.

El programa emmagatzema la còpia dels documents en un servidor dehosting i genera un arxiu informàtic subjecte a les operacions de firma ixifrat previst per la normativa de la llei d’arxiu documental.

24

3

Powered by

RECLAMACIÓ DE PAGAMENTS AMB TARJETA 4

En cas de conflicte per part del client en un pagament amb targeta decrèdit, que requereix la devolució, el programa permet extreureràpidament la documentació necessaria per dur a terme l’operació. Elsistema “No Paper Solution” amb una simple cerca nominativa, permetvisualitzar en format PDF per imprimir:

- La targeta de registre amb la firma del client.- La cópia de la factura on consta també la dignatura del client i el

rebut signat digitalment.- La resta de documentació que el client ha aportat i signat.

18

Powered by

SECURITY &

SAFETY

25

El módul software«Hostes – “Gestió d’emergència”»

(per la seguretat de l’hotel i la dels hostes)

Powered by

Gestió d’Emergència

El programa genera un informe nominatiu dels clients allotjats acompanyat d’una fotografia capturada a través de l’escàner del document d’identitat (fase check-in). L’informe serà indispensable per qualsevol situació d’emergència que requereixi una relació de persones que es troben a les instal·lacions (atac terrorista, incendi, terratrèmols, pandèmies, etc.). L’informe només el podrà visualitzar un usuari autoritzat amb unes credencials específiques.

49

Powered by

L’informe s’ordena segons la nacionalitat i facilita la següent informació: nom, cognom, direcció de correu electrònic, data d’arribada, data de sortida i número d’habitació. Es mostrarà la quantitat total d’hostes desglosada per nacionalitat.

50

MÒDULS ADDICIONALS

POS NO TICKET

Powered by

CURRENCY CHOICE

32

UPSELLING

ROLLING

El mòdul software que, interconectat amb el propi PMS, permet la desmaterialització del rebut.

Pos No Ticket

Powered by

36

Informació de la factura

A la tauleta es mostra el compte i la factura proforma del client per la seva

verificació i confirmació de dades

Pos no Ticket

37

Pos no Ticket

Signatura de la factura

Després de la transacció de la targeta de crèdit, l’operador emet una factura. A la tauleta es visualitzarà la factura i el rebut en format digital i el client ho firmarà directament amb el llapis electrònic.

38

Impressió de la factura

39

S’imprimeix i s’entrega la còpia qeconté les dades de la transacció i la

signatura del client.

Pos no Ticket

El mòdul software que, interconectat amb el propi PMS, permet al client la posibilitat de pagar en la moneda del seu país de forma

difital.

Currency Choice

Powered by

40

Informació de la factura

A la tauleta es mostra el compte i la factura proforma del client per la seva

verificació i confirmació de dades

Currency Choice

41

Elecció de la moneda i acceptació de la transacció

En cas de pagament amb targeta de crèdit, el sistema reconeix automàticament la divisa del país d’emissió de la targeta. A la tauleta, es visualitza l’import en les duesmonedes i la taxa de canvi perquè el client esculli fent clic a la moneda amb la que volpagar i signi la transacció.

42

Currency Choice

Currency Choice

Signatura de la factura

Després de la transacció de la targeta de crèdit, l’operador emet una factura amb el propi PMS. A la tauleta es visualitzarà la factura i elrebut en format digital i el client ho firmarà directament amb elllapis electrònic. 43

Currency Choice

Impressió de la factura

44

S’imprimerix la còpia pel client que conté les dades detransacció de la targeta de crèdit amb la firma. En cas queel pagament s’hagi efectuat amb una moneda diferent,també es veuràn els detalls al rebut. El client, pot escollirtambé que li envïin el rebut per e-mail en temps real.

El mòdul software que, interconectat amb el propi PMS, permet la visualització de fotografies de les habitacions a la tauleta.

Upselling

Powered by

45

Al monitor de l’operador

S’obre una finestreta que mostra algunes dades de la reserva del client i la fotografia de l’habitació associada a aquesta reserva.

Alhora, mostra un altre tipus d’habitacions superiors que es podenreservar i la diferencia de preu, per poder oferir un upselling.

Upselling

46

Upselling

Mostra de l’habitació de l’Upselling

Es visualitza a la tauleta, la fotografia de l’habitació que es proposa per l’upselling 47

Upselling

Acceptació de l’Upselling

Després de l’aprovació verbalper part del client, a la tauleta es visualitza la fitxa de confirmació“Upgrade confirmation” que elclient ha de signarper acceptar el nouimport.

48

Powered by

ROLLING IMAGES

49

Aquest mòdul permet visualitzar a la tauleta una seqüènciad’imatges, que pot triar el client.

La seqüència es projecta automàticament quan la tauleta està enstand by, es a dir, quan no està realitzant cap operació.

Powered by

SEQUENCIA D’IMATGES

50

Powered by

RENDIMENTS

25

Velocitat de l’escàner: Entre 3-4 segonsTemps de descodificar i guardar els documents de l’escàneri retorn del document:

Powered by

RENDIMENTS AL CHECK-IN

- Passaport- Carnet d’identitat- Carnet de conduir- DNI Format paper

a) Escàner frontal 9 seg.b) Escàner dors 6 seg.

% lectura de dades mínima 100%; 9 seg. % lectura de dades mínima 100%; 7 seg.% lectura de dades mínima 90%; 9 seg.% lectura de dades mínima 60%

26

Powered by

RENDIMENTS DEL CHECK-OUT

27

Informació de la factura elaborada amb el PMSi guardat de la informació a la carpeta C:/Noprint

Visualització de la factura a la tauleta

Guardat de la factura al servidor i impressió de la còpia del client

Factura de pagament amb targeta de crèditElaborat pel PMS i guardat a la carpeta C:\Noprint

Factura de pagament amb targeta de crèditVisualització a la tauleta i signatura del client

15 seg.

4 seg.

15 seg.

4 seg.

10 seg.

Powered by

RENDIMENTS DE L’OPERACIÓ «CURRENCY CHOICE»

28

Factura amb pagament amb targeta de crèditVisualització a la tarjeta i signatura del client

Factura amb pagament amb targeta de crèditElaboració per part del PMS i guardat a la seva carpeta C:/Noprint

El botó d’inici de la transacció apareix al monitor

El missatge “Ús de dispositiu extern” es mostra a la pantalla

1 sec.

5 sec.

Visualització de l’elecció de la moneda a la pantalla i firma de l’acceptació de la taza de canvi 1 sec.

15 sec.

4 sec.

4 sec.

Informació de la factura elaborada amb el PMSI guardada a la seva carpeta C:/Noprint

Visualització a la tauleta de la informació de la factura

15 seg.

4 seg.

Guardat de la factura al servidor i impressió de la còpia pel client

Powered by

SEGURETATDEL

SOFTWARE

29

Totes les operacions s’emmagatzemen en un sitema de registre, tantsi tenen un resultat positiu com negatiu.

Cada operador pot accedir i realitzar operacions únicamentmitjançant la introducció de les seves credencials. La seguretat del software NP NO PAPER SOLUTIONS es pot configurar dins de cada mòdul, de forma que opera en ple compliment amb la políticaespecificada per cada client.

Les dades que conté la base de dades s’encripten i es xifren durant elprocés de guardat. El procés de xifrat es produeix a través de l’execució d’un algoritme xifrat utilitzant una clau xifrada dins del programa.(Exemple de clau: Xca4$66WerTay2!!p?7BexIt)

Powered by

SEGURETAT DEL SOFTWARE

30

Powered by

Hem de vigilar amb les innovacionssuperficials, sobretot quan són

guiades per la lògica.

31

EMMAGATZEMA!Aprofita l’espai…..

deixant pas a la innovació!