holcim planta tecomÁn

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COLIMA

HOLCIM PLANTA TECOMÁN

REPORTE FINAL DE RESIDENCIA PROFESIONAL

“DESARROLLO DE PROGRAMA DE AUTOMATIZACIÓN

CONTROL DE COSTOS”

INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

PLAN DE ESTUDIOS 2010

MARTIN GONZALEZ MUÑIZ

12460301

DECIMO SEMESTRE

VILLA DE ALVAREZ, COL. 31 DE AGOSTO 2017

Desarrollo de programa de automatización control de costos

1

Resumen del proyecto

El proyecto consiste en automatizar el control de costos a nivel nacional de cada una

de las plantas cementeras del corporativo Holcim, México. Así como también la

generación de reportes requeridos, con finalidad de que la persona responsable de

este control le permita tomar decisiones a corto, mediano o largo plazo, es decir

incluyendo resultados visuales como los KPI’s, para una observación más

representativa de la tendencia de costos.

Cabe mencionar que existen diferentes áreas laborales en cada una de las plantas

cementeras, pero en este caso la inspección de costos de este proyecto está

enfocada específicamente al área de mantenimiento, esto surgió debido a sus altos

gastos en las acciones preventivas y correctivas de equipos industriales.


2

Contenido Resumen del proyecto ............................................................................................................................. 1

Introducción ............................................................................................................................................. 4

Generalidades del Proyecto ..................................................................................................................... 6

Descripción de la empresa y el área de trabajo ....................................................................................... 6

Problemática ............................................................................................................................................ 7

Objetivos generales y específicos ............................................................................................................ 9

Objetivo general ................................................................................................................................... 9

Objetivos específicos ............................................................................................................................ 9

Justificación ............................................................................................................................................ 10

Alcances y limitaciones .......................................................................................................................... 11

Alcances .............................................................................................................................................. 11

Limitaciones ....................................................................................................................................... 11

Fundamento teórico ............................................................................................................................... 12

SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing) ................................................................ 12

¿Qué es SAP? .................................................................................................................................. 12

¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 12

Características ................................................................................................................................ 12

Process Runner ................................................................................................................................... 13

¿Qué es? ......................................................................................................................................... 13

¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 13


Gestor de Bases de Datos SQL Server ................................................................................................ 15

¿Qué es? ......................................................................................................................................... 15

¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 15


Visual Basic para Aplicaciones (VBA) .................................................................................................. 16

¿Qué es? ......................................................................................................................................... 16

¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 16


Ofimática Microsoft office (Excel) ...................................................................................................... 17

¿Qué es Excel? ................................................................................................................................ 17

¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 17


3


Key Performance Indicator (KPI) ........................................................................................................ 20

¿Qué es? ......................................................................................................................................... 20

¿Para qué sirve? ............................................................................................................................. 21


Procedimientos y descripción de las actividades realizadas .................................................................. 23

Resultados .............................................................................................................................................. 24

Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................................... 34

Fuentes de información ......................................................................................................................... 35

Glosario .................................................................................................................................................. 37

Tabla de ilustraciones

Fig. 1 Cronograma de actividades .......................................................................................................... 23

Fig. 2 Parámetros de control .................................................................................................................. 24

Fig. 3 Interfaz de ejecución Grupo1- Datos Maestros ............................................................................ 25

Fig. 4 Guardar Ubicaciones ..................................................................................................................... 25

Fig. 5 Consultar Ubicaciones .................................................................................................................. 26

Fig. 6 Eliminar Ubicaciones ..................................................................................................................... 27

Fig. 7 Consolidar datos ........................................................................................................................... 29

Fig. 8 Gráfica con meses ......................................................................................................................... 30

Fig. 9 Gráfica de costos relativos en porcentaje .................................................................................... 31

Fig. 10 Panel de control de procesos ..................................................................................................... 31

Fig. 11 Dar de alta usuarios .................................................................................................................... 32

Fig. 12 Definir accesos a los usuarios ..................................................................................................... 32


4

Introducción

La empresa LafargeHolcim, es una organización ampliamente reconocida, no

solamente a nivel nacional, sino mundial por la calidad de producto cementero que

elabora, además de cumplir con las políticas establecidas para cuidar el medio

ambiente, y así mismo manteniéndose en los estándares de una compañía

socialmente responsable. Actualmente en México se encuentran siete plantas

pertenecientes al grupo Holcim que están distribuidas en los diferentes estados, pero

cabe mencionar que también existen varios centros de distribución con la finalidad de

abarcar la mayor parte del país.

Cada una de las plantas están conformadas por distintas áreas y de igual manera

encargadas de los diferentes procesos internos para llevar el control

correspondiente, por ejemplo: el área de proceso, planeación, control de calidad,

comunicación y responsabilidad social, envase, ambiental, y mantenimiento

(preventivo o correctivo) que tiene un importante papel para mantener los equipos en

buen estado, es decir en funcionamiento adecuado.

Dentro de las siete plantas, una de ellas es Holcim Planta Tecomán, se encuentra

instalada en el estado de Colima, precisamente en el KM. 1.5 de carretera a Caleras

municipio de Tecomán. En este establecimiento, especialmente en el sector del

mantenimiento, se detectó una deficiencia en cuanto al tiempo en la elaboración de

reportes para presentar los criterios del control de costos que correspondían a dicha

área, por lo que fue necesario hacer énfasis para automatizar esta tarea a través de

un proyecto de implementación de un programa (sistema).

A continuación se describen los capítulos que fundamentan el desarrollo del sistema,

en Generalidades del Proyecto se realiza una descripción de la empresa y el área de

trabajo donde se desarrolló el proyecto, así como el problema a resolver, los

objetivos del proyecto y la justificación. En el capítulo del Marco Teórico se

puntualizan los aspectos teóricos que ayudaron para llevar a cabo el proceso del

sistema, así como las definiciones y terminología de las herramientas utilizadas. El

Desarrollo presenta la metodología que se utilizó en el análisis y diseño del sistema

de software, así como las actividades realizadas. En el capítulo de Resultados se


5

puntualizan los resultados obtenidos con una descripción de las gráficas e interfaces

del sistema. Finalmente se presentan las Conclusiones y Competencias

Desarrolladas.


6

Generalidades del Proyecto

Descripción de la empresa y el área de trabajo

Holcim planta Tecomán está conformada por diferentes áreas, a continuación, se

describe en términos generales, las actividades que realiza cada una de ellas:

Gerencia de Proceso: es la encargada de monitorear las 24 horas del día, las

operaciones de todos los equipos de la planta.

Planeación: lleva el control de los presupuestos anuales.

Sistema de gestión integral: es la responsable del control documental respecto

a auditorías, normas ambientales, etc.

Control de calidad: se encarga de que el producto final cumpla con la calidad

establecida.

Envase: lleva el proceso de colocar el producto en bolsas o sacos de papel, es

decir, que quede listo para distribuirlo.

Por último, se tiene el Departamento de Gerencia de Mantenimiento, esta área se

encarga de realizar todos los mantenimientos tanto preventivos como correctivos de

los equipos industriales que pertenecen al proceso de elaboración del producto

conocido como cemento.

El término preventivo se refiere a la forma periódica de inspecciones tanto de

funcionamiento, ajustes, análisis, limpieza, lubricación, calibración etc.; con el

objetivo de prever los problemas que pueda tener un equipo y corregirlos en el

momento oportuno para mantenerlo en óptimo funcionamiento, mientras que el

correctivo consiste en la reparación forzosa e imprevista cuando ocurre un fallo, y

que impone la necesidad de sustituir o reparar piezas antes de continuar haciendo

uso de dicho conjunto. Los mantenimientos descritos se aplican a criterios tanto

mecánicos como eléctricos.


7

Problemática

Como parte del área, también es importante tener control de los costos que generan

los planes de mantenimiento, es decir cuánto se gasta en la compra de materiales,

refacciones, herramientas, servicios de terceros, entre otros elementos. Y es aquí

donde fue requerida una persona con conocimientos de la carrera de ingeniería en

sistemas computacionales o afín, para llevar a cabo el proyecto de desarrollo de un

programa de automatización para el control de costos.

Uno de los inconvenientes que se tienen en el área de mantenimiento en la planta

Tecomán, es el tiempo de demora al generar reportes de los gastos ejecutados

durante los mantenimientos preventivos y/o correctivos, a los equipos que realizan

las tareas para generar el producto final (cemento), en estos mantenimientos también

se incluyen gastos de las refacciones compradas, reconstruidas e incluso los costos

de los servicios a terceros de empresas especialistas en cierta maquinaria. Todos

estos gastos se llevan a un control de registro en la plataforma conocida como SAP,

pero debido a la manera convergente que se realiza el proceso de reportes, genera

que la persona responsable consuma tiempo excesivo y tenga una probabilidad de

error por resultados no actualizados, ya que en ese lapso se pudieron haber

registrado más gastos.

La manera que se realizaba era la siguiente:

Primero se accedía a la interfaz de SAP para indicarle a través de una

transacción que datos se deseaba descargar, visualizar o modificar.

Se descargaban en un formato compatible con Excel para manipularlos, es

decir poder aplicarle filtros, formulas, entre otros cambios más.

Los cambios se aplicaban a cada archivo descargado, cabe señalar que son

grandes volúmenes de datos y que cada transacción es única ya que

descarga solo información correspondiente a ella.

Después se guardaba en un formato diferente al descargado para consultar y

extraer en una nueva hoja de Excel, donde se colocaban los datos de las

diferentes transacciones para generar el reporte de control de costos.


8

Por esta razón se planteó la necesidad de un sistema que automatice el proceso que

se realiza manualmente, además de permitir que el control de costos se monitoree

constantemente para tomar acciones correspondientes a los criterios establecidos.

También se buscó que se ejecute con tareas programadas para mantener los datos

almacenados con la última versión de actualización, dicho de otra manera, el sistema

se ejecutara dentro de un horario o fecha establecida por la persona responsable.

Conforme se fue desarrollando este sistema y por su complejidad surgieron

problemas a nivel de programación, pero con el conocimiento obtenido de las

materias cursadas durante la carrera, fue posible la corrección de cada uno de los

conflictos presentados. No solo las materias relacionadas a la lógica de

programación fueron de utilidad, sino también las que se relacionan a metodologías e

ingeniera en software para diseñar los diagramas de flujo, que representan el

comportamiento lógico en cada uno de los módulos que conforman al sistema.

Además se realizó un análisis para efectuar los cambios que permitieran una mejora

en el diseño de las tablas que conforman la base de datos, con el fin de optimizar la

redundancia de información, obteniendo un buen rendimiento en el motor gestor de

bases de datos.

El sistema se desarrolló en plataforma para escritorio debido a que había avances

desde que la necesidad surgió, además de las políticas establecidas en la empresa.

Una de ellas fue que ya contaban con sistemas en el entorno de desarrollo Visual

Basic para aplicaciones, siendo los estándares para todo el grupo de plantas del

mismo giro.


9

Objetivos generales y específicos

Objetivo general

Automatizar el proceso de control de costos del área de mantenimiento, a través de

un sistema y herramientas que nos permita la extracción de datos de la plataforma

SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos).

Objetivos específicos

Extraer los datos maestros de manera autónoma con la herramienta Process

Runner.

Almacenar en una base de datos toda la información extraída.

Controlar las actividades a realizar durante la ejecución del sistema.

Almacenar el registro (fechas, horas, usuario, nombre de modulo y estatus) de

todos los módulos procesos.

Notificar mediante correo electrónico todos los errores que puedan

presentarse durante la ejecución, cabe señalar que este aviso lo recibirá el

responsable correspondiente.

Implementar tareas programadas para la ejecución automática en horarios

recurrentes.

Generar gráficas para la visualización del comportamiento del costo planeado,

costo real, etc.

Establecer un estándar de idiomas, para la compatibilidad de lenguaje

Español, Inglés y Portugués.


10

Justificación

En todos los departamentos siempre hay oportunidades de implementar mejoras

continuas para la automatización de procesos, es decir agilizar las tareas que se

realizan frecuentemente a través de herramientas informáticas, tecnología, etc. Pero

muchas de las veces la implementación no es sencilla por incompatibilidad de

hardware, software, o en ocasiones por otras limitantes. En este caso ya se había

analizado la deficiencia en la inspección de costos que existía en el departamento de

mantenimiento de Holcim planta Tecomán, de acuerdo con el resultado del análisis

fue viable la propuesta de desarrollar un sistema informático que realizara de manera

eficaz la tarea del reporte de control de costos.

El tema de control de costos es de suma importancia ya que los egresos económicos

se deben monitorear de manera frecuente para crear planes de acción ante un

desvió inesperado.

El desarrollo del sistema consiste en facilitar y agilizar el proceso, es decir

automatizar el proceso de generación de reportes con sus respectivas graficas

necesarias para la toma de acciones oportunas en decisiones a corto, mediano o

largo plazo.

El sistema beneficiará a la persona responsable de general dichos reportes, de la

misma manera será beneficiado el departamento de mantenimiento de la planta

Tecomán, ya que disminuirá el tiempo utilizado para la generación de los reportes.

Un aspecto importante a destacar es que este sistema se podrá implementar en el

resto de las plantas de LafargeHolcim, lo cual produciría un beneficio a nivel mundial.


11

Alcances y limitaciones

Alcances

Agilizar el control de costos del área de mantenimiento.

Automatizar la generación de reportes de control de costos.

Se podrá implementar en otras plantas pertenecientes al mismo grupo.

Tener control de usuarios para el acceso al sistema.

Mediante una configuración personalizada, el usuario podrá realizar los

ajustes para elegir de qué manera quiere ejecutar el sistema, si en secuencia

o por módulos

Con una configuración individualizada se contará con la posibilidad de que,

dependiendo de la necesidad, toda la información extraída de SAP podrá

almacenarse en una base de datos local o virtual (disponible en un servidor en

red).

Limitaciones

El equipo de cómputo donde se encuentre el sistema siempre deberá tener

conexión a internet para poder acceder a la base de datos en el servidor, esto

para obtener los resultados de información actualizada.

Las herramientas utilizadas para la extracción de datos deben ser instaladas

con licencia.

La manipulación de diferentes archivos de Excel genera carga de procesos,

por lo cual, la maquina donde se ejecutara el sistema deberá cumplir ciertas

características de rendimiento.


12

Fundamento teórico

Durante el desarrollo de este proyecto fue necesario la investigación y utilización de

herramientas específicas para automatizar el procesamiento de datos.

SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing)

¿Qué es SAP?

Es un sistema de aplicaciones y productos en

procesamientos de datos que son los que describen

los hechos empíricos, sucesos y entidades que

gestiona de forma integrada “on line” todas las áreas

funcionales de una empresa [1].

Prácticamente abarca todos los aspectos de la administración empresarial. SAP está

considerada como el tercer proveedor independiente de software del mundo (tras

Microsoft y Oracle) y el mayor de la Unión Europea.

¿Para qué sirve?

SAP se especializa en software ERP (Enterprise Resource Planning). Básicamente

es un programa que sirve para todo: contabilidad, gestión de almacén, gestión de

clientes, gestión de producción. En principio por su flexibilidad se adapta a todas las

empresas [2]. Es decir, es una solución estándar y modular, es más barata que una

solución a medida. Estos módulos son como si fueran “aplicaciones aparte” que se

ajustan a cada departamento en cuestión. Digamos todos los departamentos tienen

sus programas para gestionar las tareas y después todo se refleja en conjunto en la

base de datos común. Los jefes por ejemplo pueden ver gracias al BI (Business

Intelligence) la situación de la empresa en tiempo real, mediante gráficos, informes…

etc.

Características

Información on-line: esta característica significa que la información se

encuentra disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos

de actualización y procesamiento habituales en otros sistemas [2].


13

Jerarquía de la información: esta forma de organizar la información permite

obtener informes desde diferentes vistas.

Integración: esta es la característica más destacable de SAP y significa que la

información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y

que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre

módulos, como entre todas las áreas [2].

En la implementación de este proyecto, SAP fue la principal plataforma con la que se

tuvo que interactuar para extraer la información almacenada en sus respectivas

bases de datos.

El siguiente software fue una de las herramientas que tuvo una gran utilidad para la

recuperación de información de manera automática.

Process Runner

¿Qué es?

Innowera Process Runner es una

herramienta de software de

automatización que le permite cargar y

descargar información entre SAP y

Excel, sin escribir una sola línea de código. Runner proceso está diseñado para

hacer más fácil la gestión de datos SAP utilizando su herramienta cotidiana Microsoft

Excel [4].

Process Runner fue la relación primaria para la manipulación de datos entre el

sistema a desarrollar y la plataforma SAP.

¿Para qué sirve?

Esta herramienta tiene una amplia aplicación en la parte de extracción de datos, y no

solo eso sino también es capaz de mandar transacciones de inserción de datos a los

diferentes módulos que conforman la plataforma SAP.

Para implementar el software mencionado anteriormente es necesario contar con

una licencia de uso específico, es decir, antes de adquirirla se debe realizar un


14

análisis de las tareas que se ejecutaran para procesar los datos, por ejemplo si

solamente se desea descargar información o cargar nuevos datos de manera

automatizada de la plataforma SAP, cabe mencionar que los privilegios de las

funcionalidades están limitadas a los criterios de cada una de las categorías de las

otorgaciones disponibles.

Para las tareas que requieren descargar datos, es necesario una licencia llamada

run-only-line, esta licencia permite ejecutar procesos únicamente de extracción de

datos para eficiente los reportes de interés. Su funcionamiento es transaccional, esto

significa que a través de transacciones (claves establecidas para acceder a las

diferentes interfaces), filtros, validaciones y entre otros criterios, se procesan

algoritmos de búsqueda para consultar las bases de datos de la plataforma SAP. El

funcionamiento para la subida de nuevos registros es similar al de descarga, solo es

necesario tener toda la información una hoja con formato .xls en donde se hará

referencia todas las transacciones a ejecutar, de esta manera el Process Runner se

comunicara con las tablas de las bases de datos correspondientes.

Cabe señalar que para desarrollar y/o modificar los procesos de las transacciones

mencionadas anteriormente, se debe adquirir una licencia de administrador que por

regularmente la tiene la persona responsable del área de sistemas de una

organización.

Características

Eficiencia: Una solución consistente y altamente repetitiva para eliminar los

errores de procesos manuales, facilitando la eficiencia general y la

autosuficiencia.

Cobertura: Amplia cobertura para impulsar la migración eficiente de datos a

través de transacciones SAP, BAPI/RFM o GUI scripts para datos maestros,

de transacción o de configuración agregando valor a todos los usuarios [4].

Facilidad de uso: Un producto robusto e intuitivo que permite a los usuarios

migrar datos de manera rápida y precisa sin necesidad de scripting o

programación.


15

Gestor de Bases de Datos SQL Server

¿Qué es?

Es un sistema de gestión de bases de datos

relacionales (RDBMS) de Microsoft que está

diseñado para el entorno empresarial. SQL

Server se ejecuta en T-SQL (Transact -SQL),

un conjunto de extensiones de programación de Sybase y Microsoft que añaden

varias características a SQL estándar, incluyendo control de transacciones,

excepción y manejo de errores, procesamiento fila, así como variables declaradas

[5].

Este gestor de bases de datos, como su descripción lo dice, se utilizó para la

creación de la base de datos y sus tablas correspondientes, para almacenar la

información extraída de SAP y posteriormente poder manipular dicha información a

través de procesos y tareas específicas.

¿Para qué sirve?

Permite la definición de bases de datos a distintos niveles de abstracción, así como

su manipulación, garantizando tanto la seguridad como la integridad y consistencia

de los mismos. Siempre de forma separada a los programas o aplicaciones que los

gestionan, sin tener que modificar estas aplicaciones [6].

Características

El método de almacenamiento y el programa que gestiona los datos (servidor)

son independientes del programa desde el que se lanzan las consultas

(cliente).

En lugar de primarse la visualización de toda la información, el objetivo

fundamental es permitir consultas complejas, cuya resolución está optimizada,

expresadas mediante un lenguaje formal.

El almacenamiento de los datos se hace de forma eficiente aunque oculta

para el usuario y normalmente tiene, al contrario de lo que ocurre con las

https://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjE0u7TmO_VAhUB4iYKHbUTAMIQjRwIBw&url=http://gestoresbasesdedatos.blogspot.com/&psig=AFQjCNEcPjhlJ2jT_K6DvnXUVeBF6EXY9w&ust=1503640781736315


16

hojas de cálculo, poco que ver con la estructura con la que los datos se

presentan al usuario.

El acceso concurrente de múltiples usuarios autorizados a los datos,

realizando operaciones de actualización y consulta de los mismos,

garantizando la ausencia de problemas de seguridad (debidos a accesos no

autorizados) o integridad (pérdida de datos por el intento de varios usuarios de

acceder al mismo fichero al mismo tiempo) [7].

Visual Basic para Aplicaciones (VBA)

¿Qué es?

Es el lenguaje de macros de Microsoft

Visual Basic que se utiliza para

programar aplicaciones Windows y que

se incluye en varias aplicaciones

Microsoft. VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de

programas de Microsoft Office.

Por otra parte, también se le conoce como implementación del lenguaje de

programación orientado a eventos de Microsoft, Visual Basic 6, y su entorno de

desarrollo integrado asociado (IDE), adaptado a las distintas aplicaciones que

componen Microsoft Office. Todas las aplicaciones del paquete Microsoft Office,

cuentan con esa capacidad, tienen un lenguaje común basado en Visual Basic 6, con

la filosofía de programación de este lenguaje y luego a través de unos objetos

específicos de cada aplicación podemos controlar todo lo referente a esa aplicación

[8].

¿Para qué sirve?

Visual Basic para Aplicaciones permite la construcción de funciones definidas por el

usuario, la automatización de los procesos y el acceso a la API de Windows y otras

funcionalidades de bajo nivel a través de las bibliotecas de vínculos dinámicos (DLL)

[8].


17

Este editor de código se utilizó para programar toda la estructura funcional de los

procesos requeridos para el funcionamiento, contemplando la notificación de todos

aquellos errores que puedan presentarse al momento de estar en ejecución, esta

notificación se realizara vía correo electrónico al coordinador correspondiente.

Características

Permite automatizar tareas repetitivas

Ayuda a personalizar la interfaz de Excel con barras de herramientas, menús y

formularios.

Simplifica el uso de plantillas

Agrega funcionalidad al entorno de Excel

Crea informes

Ejecuta manipulación y análisis de datos refinados

Ofimática Microsoft office (Excel)

¿Qué es Excel?

Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida como parte del

paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Microsoft Excel presenta

una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Microsoft Excel

es una hoja de cálculo que utiliza una colección de celdas dispuestas en filas y

columnas lo cual permite organizar y manipular los datos más fácilmente [9].

¿Para qué sirve?

Excel con VBA incorpora una poderosa manera de automatizar aplicaciones. En este

sistema, VBA actúa como un lenguaje de propósito general que es independiente de

la aplicación. De este modo, cualquiera que tenga conocimientos de programación

en Visual Basic puede fácilmente automatizar Excel, por otra parte si alguien aprende

a escribir macros en Excel, puede muy fácilmente transferir su conocimiento a otros

tipos de programación con Visual Basic.


18

Una de las fortalezas de Excel ha sido siempre su lenguaje macro. Desde que Excel

apareció, siempre gozó de tener el lenguaje macro más extenso y flexible que

cualquiera de las otras hojas de cálculo. Visual Basic for applications (VBA) apareció

por primera vez como una parte de Excel en la versión 5. De hecho Excel fue la

primera aplicación que incluyó esta novedosa arquitectura. Al empezar con Excel 97,

VBA se convirtió totalmente en un ambiente para el desarrollo de software,

consistiendo en la versión independiente de Visual Basic y siendo compartida por

todas las demás versiones de Microsoft Office [10].

Características

Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de

trabajo.

Filas horizontales se identifican por números (1, 2, 3) mientras que las

columnas verticales con letras del alfabeto (A, B, C). Para las columnas más

allá de 26, las columnas están identificadas por dos o más letras tales como

AA, AB, AC.

El punto de intersección entre una columna y una fila, se conoce como celda

(pequeña caja rectangular). Una celda es la unidad básica de almacenamiento

de información de la hoja de cálculo.

Agrupación de varias hojas de cálculo llamado libro. Excel está compuesto por

libros, un libro es el archivo donde se almacenan los valores. Cada libro puede

contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene

aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y

alfabéticamente respectivamente.

Actualización automática de los resultados obtenidos, al modificar los valores

de los cuales depende un resultado.

Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.

Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en

las celdas, con la posibilidad de insertarlos a la misma hoja de cálculo o en

hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.


19

Trabajar con información de una base de datos introducida en la hoja de

cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de

Datos como Access.

Permite agrupar valores como vistas personalizadas de manera que se pueda

presentar la información con diferentes perspectivas.

A continuación, mencionaremos las versiones de Excel y la compatibilidad con los

sistemas operativos.

1985 - Excel 1.0 (para Apple Macintosh). La primera versión de Excel fue creada

para ser utilizada en la plataforma Macintosh de Apple.

1987 - Excel 2.0 (para Windows). En este año se acababa de lanzar el sistema

operativo Windows por lo tanto fue la primera versión de Excel para Windows sin

embargo fue etiquetada como la versión 2 para dar continuidad con la versión creada

previamente para Mac.

1989 - Excel 2.2 (para Apple Macintosh y OS/2)

1990 - Excel 3.0 (para Windows, Apple Macintosh y OS/2). En esta versión se

introducen los gráficos 3-D.

1992 - Excel 4.0 (para Windows y Apple Macintosh)

1993 - Excel 5.0 (para Windows y Apple Macintosh). En esta versión finalmente

Excel permite crear múltiples hojas dentro de un libro y agrega el soporte para el

lenguaje de programación VBA.

1995 - Excel 7.0 [EXCEL 95] (Office '95). Se omite la versión 6 de Excel para

empatar todos los productos de Microsoft Office [Word, Excel y PowerPoint] y a partir

de esta versión se comienza a conocer a Excel por el año de su lanzamiento.

1997 - Excel 8.0 [EXCEL 97] (Office '97 para Windows) y 1998 Excel 8.0 (Office '98

para Apple Macintosh). En Excel 97 se introduce el formato condicional y la

validación de datos. Se realizan mejoras para los programadores de VBA al incluir un

nuevo Editor de VBA e introducir los módulos de clase y los formularios de usuario.


20

1999 - Excel 9.0 [EXCEL 2000] (Office 2000 para Windows) y 2000 Excel 9.0 (Office

2001 para Apple Macintosh). Se agrega el soporte para complementos COM y varias

mejoras para las tablas dinámicas.

2001 - Excel 10.0 [EXCEL XP] (Office XP para Windows) y 2000 Excel 10.0 (Office

vX para Apple Macintosh). Existen mejoras poco significativas pero se prepara esta

versión para formar parte de Office XP y ser lanzado en conjunto con Windows XP.

2003 - Excel 11.0 [EXCEL 2003] (Office 2003 para Windows) y 2004 Excel 11.0

(Office 2004 para Apple Macintosh). Esta versión ofrece un soporte mejorado para

XML y correcciones en algunas funciones estadísticas.

2007 - Excel 12.0 [EXCEL 2007] (Office 2007 para Windows) y 2005 Excel 12.5

(Office 2007 para Apple Macintosh). Un cambio significativo para la herramienta ya

que se introduce un nuevo formato de archivo, una nueva interfaz de usuario que

incluye la cinta de opciones. También se aumenta la capacidad de una hoja de

cálculo al permitir muchas más filas y columnas.

2010 - Excel 14.0 [EXCEL 2010] (Office 2010 para Windows). Un tanto

supersticioso, Microsoft omite la versión 13 y sigue con la versión 14 también

conocida como Excel 2010. En esta versión se introducen los minigráficos, la vista

Backstage y la segmentación de datos.

Las versiones mostradas anteriormente son descritas de acuerdo al autor citado [11].

Cabe mencionar que la versión 2010 fue la que se utilizó para implementar el

sistema, por los estándares de software establecidos en la empresa, es decir todos

los equipos de cómputo dentro de la compañía tienen instada la versión mencionada.

Key Performance Indicator (KPI)

¿Qué es?

KPI son las siglas de Key Performance Indicators, o sea, indicadores clave del

desempeño. Los KPIs son métricas que se utilizan para cuantificar los resultados de

una determinada acción o estrategia en función de unos objetivos predeterminados;

indicadores que nos permiten medir el éxito de nuestras acciones [12].


21

Por otra parte también se puede definir como métricas financieras o no financieras,

utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización, y

que generalmente se recogen en su plan estratégico.

¿Para qué sirve?

Cuando se habla de Kpi’s nos referimos a un indicador clave en el desempeño del

negocio que nos permite medir el éxito de nuestras acciones. Puede expresarse en

términos monetarios, de unidades o en porcentajes.

Los indicadores clave del desempeño deben ser una radiografía del negocio y

ofrecer ópticas que nos permitan tomar mejores decisiones pues tendremos datos en

tiempo real, desde cualquier lugar en que nos encontremos, lo que nos permite tomar

decisiones oportunas que deriven en un incremento en la rentabilidad del negocio.

La finalidad de un KPI debe ser mostrar un resultado de desempeño para poder

mejorarlo. Existen indicadores para diversas áreas de una empresa: ventas,

compras, manejo de inventarios, inventarios en proceso, utilidades, márgenes, etc.

Las grandes compañías disponen de KPI's que muestran si las acciones

desarrolladas están dando sus frutos o si, por el contrario, no se progresa como se

esperaba.

El objetivo de estos indicadores no debe ser solamente el análisis de resultados.

Estos indicadores forman parte de una gama extensa de herramientas que sirven

para la mejora continua. Este término engloba muchos conceptos que sirven para

detectar los puntos fuertes y débiles o las áreas de mejora de un departamento

dentro de la empresa. Con esto se puede apoyar al equipo encargado de esta tarea

a desarrollar diversas habilidades que se verán reflejadas en el aumento o en la

disminución del volumen de nuestras utilidades [13].

Características

Medible: anteriormente se mencionó que los KPIs son métricas, por tanto, su

principal característica es que son medibles en unidades. Ejemplo: 1,2, 100,

1000, 1000.000

Cuantificable: si se puede medir, se puede cuantificar.


22

Específico: se debe centrar en un único aspecto a medir, hemos de ser

concretos.

Temporal: debe poder medirse en el tiempo.

Relevante: el propio término hace referencia a esta característica “indicadores

clave de gestión”. Únicamente sirven aquellos factores que sean relevantes

para nuestra empresa.

Los KPIs tienen que informar, controlar, evaluar y por último ayudar a que se tomen

decisiones. Cada empresa tiene sus propios indicadores de gestión, puesto que cada

organización y cada modelo de negocio tienen factores clave a medir diferentes. Una

empresa de producción industrial hará foco en indicadores de producción y una

empresa que únicamente venda a través de internet tendrá otros indicadores clave

relacionado con métricas de marketing digital [14].


23

Procedimientos y descripción de las actividades realizadas

Para mantener el control del proyecto en cuanto a las fases de análisis, diseño y

mejoras continuas, fue necesario utilizar un cronograma de actividades en el que se

establecían fechas de entregas de las tareas programadas.

La empresa Holcim Planta Tecomán utiliza metodologías personalizadas para la

elaboración de programas en implementación dentro de la organización, para llevar a

cabo el desarrollo del proyecto que se ha venido hablando en el presente

documento, se implementó el método conocido como PMA que básicamente consiste

en programar las fases con prioridades, y así mismo sus respectivas tareas en cada

una de las etapas. Por ejemplo, véase la siguiente imagen.

Fig. 1 Cronograma de actividades

Como se puede observar en la Figura 1, en la parte izquierda se localizan todas las

actividades que se realizaran, mientras tanto en la parte superior derecha se

encuentran las fechas en formato semana y año, es decir cada lapso de 5 días se

presentaban avances correspondientes al programa. En su defecto todas las tareas

que requerían menos tiempo de 5 días, simplemente se combinaban dentro de la

semana en la que se encontraba el avance. De esta manera fue posible llevar a cabo

el análisis, diseño y hasta la implementación del sistema nombrado como “Desarrollo

de Programa de Automatización Control de Costo”.


24

Resultados

Una vez ya implementando el sistema se obtuvieron los resultados que a

continuación se describen:

Como primer punto antes de iniciar con los procesos de los módulos, el sistema

consulta la validación de su funcionamiento, es decir verifica los parámetros

configurables para saber que realizara, por ejemplo: si se ejecutara de manera

secuencial, la arquitectura del equipo de cómputo para definir el arranque del

software Process Runner, la existencia de la base de datos, el idioma en que se

extraerá y almacenara la información, entre otras más, en la siguiente imagen se

puede observar la interfaz de parámetros de control.

Fig. 2 Parámetros de control

Nota: no se presenta la información de cada criterio de los parámetros de control por

políticas de confidencialidad.

Una vez definida la configuración, se continúa con la interfaz de ejecución del

sistema como se puede observar en la siguiente ilustración.


25

Fig. 3 Interfaz de ejecución Grupo1- Datos Maestros

Aquí al momento de presionar el botón con el texto de “click aquí” se inicia la

ejecución automática del módulo 1 datos maestros y en secuencia sus submódulos,

pero para lograr eso se validaría si el criterio de secuencia está activado en la

interfaz de parámetros de control.

En este sistema también se consideró que cuando solamente se requiere actualizar

datos de un solo submódulo se podrá realizar en cada una de la interfaz de ellos,

véase en seguida.

Fig. 4 Guardar Ubicaciones


26

Al interactuar con esta pantalla, se guardarían en la base de datos solo la

información referente a ubicaciones con simplemente con dar click en el botón con el

texto “Grabar Datos en Tabla Ubicaciones”, es decir no se ejecutarían el resto de

módulos pertenecientes al grupo 1 de datos maestros. Esta Tabla contiene los

criterios que definen a la ubicación de un equipo en el área de campo, cabe

mencionar que un equipo puede abarcar desde un motor, banda trasportadora,

molino, etc.

Cabe recordar que los datos originarios se localizan en la plataforma SAP y uno de

los procesos que conforman a los módulos, es extraer los datos a través de la

herramienta Process Runner, para posteriormente almacenarlos en la base de datos.

Por otra parte los datos mencionados anteriormente, también se pueden consultar

para diferentes usos o simplemente de visualización, para esto se puede realizar en

la siguiente interfaz.

Fig. 5 Consultar Ubicaciones

Al momento de realizar un click sobre el botón de consultar información, se mostrara

todos los datos que se encuentran almacenados en la base de datos.


27

De igual manera a la información almacenada en la base de datos se puede aplicar

la función eliminar, ya sea que se necesite actualizar datos desde un rango de fechas

o simplemente haya nuevos registros en la plataforma de SAP.

Fig. 6 Eliminar Ubicaciones

Para desplazarse en las diferentes interfaces y sus respectivas funcionalidades, es

necesario navegar en las pestañas que se ubican en la parte inferior del lado

izquierda.

Para extraer los datos del resto de los criterios (conjuntos, puestos de trabajo,

equipos, conjuntos, etc.) se aplica la misma dinámica descrita anteriormente, que

finalmente nos permite conocer información más a detalle de cada una de las

órdenes que se utilizan en el reporte de control de costos.

Profundizando en el tema de extracción de datos, la información más importante de

dicho proceso es la obtención de los valores gastados en los mantenimientos

realizados a la maquinaria industrial, con el objetivo de ser monitoreados para la

toma de decisiones oportunas.


28

Antes que nada, para comprender más el tema, se entiende que al realizar un

mantenimiento llámese preventivo o correctivo a dicha maquinaria, se debe

considerar tres criterios:

El valor Presupuestado (Ppto): este es el valor autorizado por los gerentes

para llevar a cabo las correcciones a las fallas de un equipo de la planta, es

decir a los responsables de realizar el mantenimiento, se les da un valor como

limite a gastarse.

El valor Planeado: en toda orden de mantenimiento se debe realizar una

planeación donde se considera algunas variables, tal como la herramienta que

utilizara, el tiempo que se llevara en realizar esa reparación, etc. Y es aquí

donde se asigna el valor planeado que costara atender dicha orden

mencionada anteriormente.

El valor Real: este valor se obtiene al finalizar la orden de mantenimiento, en

otras palabras, es el gasto total, sumándose los imprevistos que se hayan

presentado.

Lo ideal es que el valor real siempre sea menor que el presupuestado y planeado al

realizar un mantenimiento, pero a veces suele suceder que este valor rebaza a estos

valores considerados, y aquí es donde se considera la parte de tomar decisiones

basadas en los reportes generados con sus respectivas graficas finales.

A continuación se presenta el proceso para generar los mencionados reportes.


29

Fig. 7 Consolidar datos

Una vez que toda la información necesaria se encuentra almacenada en la base de

datos, lo siguiente es manipular esta gran cantidad de registros, es decir consolidar

en una sola tabla todos los datos con sus respectivos atributos, filtros, formulas y

ordenamiento deseados. Para procesar dichas cifras se puede hacer de dos

maneras, una es presionando el botón de color rojo y con el texto de “Click Aquí” de

esta manera se ejecutara automáticamente con fin de consolidar la información en

una sola tabla, la siguiente forma de hacer este proceso es presionar cada uno de los

botones ubicados en la parte derecha con los textos de “Ppto, Planeado y Real”, se

hizo así debido que en ocasiones únicamente es necesario actualizar un solo valor,

por ejemplo que el valor planeado haya cambiado o cualquier otro criterio, esto

agilizaría el procedimiento, en otras palabras duraría menos tiempo en recolectar la

información.

La figura 8 muestra un par de graficas finales que conforman al reporte de control de

costos.


30

Fig. 8 Gráfica con meses

Esta gráfica consiste en proyectar mes con mes los 3 costos mencionados en la

parte superior del presente documento, la etiqueta de PV con línea de color azul se

refiere al costo presupuestado, mientras que el rojo de línea continua hace referencia

al costo Real y el EV de línea de color verde indica el valor planeado. Y por otra parte

existe la línea roja punteada con etiqueta de ETC, esta significa el valor estimado

para completar las actividades pendientes, en este caso el dinero que resta para

gastarse desde el mes presente hasta diciembre. Aquí es uno de los principales

comportamientos que se deben monitorear constantemente y gracias a la

implementación de nuevas herramientas y algoritmos de programación fue posible

llevar a cabo los reportes. En estos informes también es necesario visualizar los

avances en cuanto a programación de actividades y dinero gastado, estas dos

variables se grafican en unidades de porcentaje, es decir cuánto se lleva gastado y

cuanto es el avance que se tiene de cualquier actividad. Véase la siguiente imagen

donde se representa lo mencionado en este párrafo.


31

Fig. 9 Gráfica de costos relativos en porcentaje

Cabe mencionar que las cifras utilizadas en estas grafica fueron alteradas

intencionalmente, con fin de explicar el concepto del tema.

Como parte de todo sistema informático, regularmente es necesario la

implementación de control de usuarios, registro de actividades y notificación de los

errores que se llegaran a presentar, para este caso se implementaron los tres

criterios, a continuación se puede visualizar la interfaz de control de registro de los

eventos que se realizan en cada uno de los módulos que conforman al sistema.

Fig. 10 Panel de control de procesos

También se puede observar que se lleva un registro de proceso que se realizó, el

nombre de la tarea, también el nombre del archivo que se utilizó para efectuar

cambios o simplemente para interactuar con su contenido, el nombre y descripción

ENE

FEB

MAR

R

ABR


32

del usuario que utilizo dicha tarea, además de guardar las fecha con su respectiva

hora desde que se inició y termino cada evento.

El segundo criterio es el control de acceso o también conocido como gestión de

usuarios, en esta parte es donde se dan de alta los usuarios que podrán interactuar

con el sistema, y así mismo se les asigna privilegios, es decir se elige los permisos

requeridos para cada uno de los usuarios finales. En la siguiente imagen se puede

observar los campos que se necesitan para dar de alta a un usuario.

Fig. 11 Dar de alta usuarios

Una vez ya registrado el o los usuarios, también se les pueden aplicar modificaciones

en sus datos, en este caso para agregarle más privilegios o viceversa, además

darlos de baja cuando ya no requiera dicho usuario. En la siguiente imagen se puede

apreciar la interfaz de eliminación de usuarios.

Fig. 12 Definir accesos a los usuarios

El tercer criterio consiste en notificarle todos los errores que el sistema pueda

presentar durante su ejecución, indicando una breve descripción del evento fallido y

así mismo puntualizando los motivos que lo pudieron ocasionar. Estas notificaciones

van dirigidas a la persona responsable y realizan a través de correo electrónico de la


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cuenta Gmail o con el servicio de correos de dominio (@lafargeholcim.com). En

seguida se puede observar el resultado del criterio de notificación de errores.

Cabe mencionar que también se le notificaba la finalización de procesos, es decir si

durante la ejecución no se presentó ninguna anomalía se le avisaba que el proceso

seleccionado se había completado satisfactoriamente.

Debo señalar que el proyecto desarrollado en esta residencia forma parte de un

proyecto más amplio de la empresa. Por otra parte, únicamente se mostraron ciertas

imágenes de algunos procesos que realiza este sistema, debido a las políticas de

confidencialidad establecidas por la empresa Holcim Planta Tecomán.


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Conclusiones y recomendaciones

Durante el desarrollo de este sistema se mantuvo el contacto frecuente para el

asesoramiento de la utilización e implementación del software Process Runner, el

cual nos permite extraer los datos de forma automáticamente desde la plataforma

SAP a través de envió de transacciones. Además de cuestionarios no formales a la

persona con experiencia en el área de control de costos, para la aclaración de dudas

presentadas o mejoras en el proceso. Cabe señalar que el contacto se realizó

mediante vía telefónica y en ocasiones con video llamadas para la asignación de

nuevas actividades, o incluso efectuar modificaciones para mejoras continuas en el

proceso, y de la misma manera se realizaba la observación de avances.

Cuando se llegó el momento de implementar el sistema nos encontramos con un

factor tecnológico, que afectaría en parte del funcionamiento eficaz, de acuerdo al

objetivo general que se estableció. Este factor era la velocidad del internet que

causaba ciertas demoras de tiempo en el proceso de guardar la información en la

base de datos virtual, por lo cual se recomienda hacer énfasis para gestionar un

servicio de más velocidad para la máquina que ejecutará el sistema, o en su defecto

implementar una base de datos local conformada por una replicación de la que se

encuentra en el servidor, es decir siempre se tendría la disponibilidad de la base de

datos y sobre todo un mejor rendimiento, además de contemplar un equipo de

cómputo con las características necesarias para procesar los módulos que

conforman al programa, es decir con memoria de procesamiento suficiente para

evitar saturaciones en la compilación de procesos.

Con el resultado obtenido se puede decir que se cumplieron con los objetivos que se

plantearon al inicio por que el proceso de control de costos se realiza de manera

autónoma, es saber qué ya no se realizaría de forma manual, y para optimizar aún

más el proceso se podría implementar más soluciones aparte de las mencionadas en

la recomendación.


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Fuentes de información

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https://www.slideshare.net/DanielAndrsAureClaro/qu-es-sap-30310888. [Accessed:

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http://www.tuerp.com/sap/que-es-sap. [Accessed: 10- May- 2017].

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gestion-que-es-kpi/. [Accessed: 12- May- 2017].


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Glosario

Palabras en otro idioma Traducción al español

Systeme Anwendungen and Produkt Aplicaciones de sistemas y productos

Process Runner Lanzador de procesos

Business Intelligence Inteligencia de negocios

Transact Transacción

Applications Aplicaciones

Key performance indicador Indicador clave del rendimiento

holcim planta tecomÁn

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