Hojas de cálculo de Google: Avanzado

Estas lecciones abarcan el tema de las funciones avanzadas de las Hojas de cálculo de Google y te proporcionan un mayor entendimiento de cómo estas funciones pueden beneficiar la enseñanza y el aprendizaje. Si posees un conocimiento más avanzado de estas herramientas, puedes comenzar a explorar más formas de utilizar los datos, gráficos y complementos para automatizar las tareas y ahorrar tiempo. De esta forma, puedes analizar esos datos y, luego, transformar tus clases y proporcionarles comentarios a los alumnos en el aula.

Aprenderás cómo: Calcular y manipular los datos con funciones Darles formato a los datos en base a ciertas condiciones Personalizar los gráficos insertados Importar datos de fuentes externas Garantizar la adecuada recopilación de los datos mediante la validación Utilizar tablas dinámicas para resumir grandes conjuntos de datos Usar complementos para corregir los exámenes de forma automática Usar complementos para automatizar el envío de correos electrónicos a los alumnos y realizar combinaciones de correspondencia Utilizar complementos para generar criterios de evaluación para el trabajo de los alumnos

Para comenzar, lee las siguientes lecciones avanzadas y realiza todas las actividades. Es recomendable que tengas otro navegador u otra pantalla de computadora disponible para practicar los ejercicios paso a paso.

Lección 1: Funciones avanzadas de las Hojas de cálculo Las Hojas de cálculo de Google se pueden utilizar en el aula no solo para recopilar y analizar datos, sino también para beneficiar el aprendizaje y la evaluación. Las funciones de las Hojas de cálculo que permiten la colaboración en tiempo real se pueden utilizar para una gran variedad de tareas administrativas, ya sea representar los niveles de asistencia en un gráfico o registrar y procesar las actividades y el avance del personal y del cuerpo docente a lo largo del año. Si utilizas más funciones avanzadas de las Hojas de cálculo, incluidos los complementos, puedes crear un ambiente educativo más dinámico. En esta sección, se incluyen algunas funciones y fórmulas menos comunes. Sin embargo, cuando las utilizas en las Hojas de cálculo, estas funciones y fórmulas pueden tener resultados sorprendentes. Algunas de ellas pueden requerir experiencia en bases de datos y HTML.

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Todas las funciones Existen cientos de funciones disponibles en las Hojas de cálculo. Para ver una lista completa, haz clic en el vínculo Más funciones en la lista desplegable Funciones o consulta el Centro de asistencia. Estas funciones se pueden ingresar manualmente.

Accesos directos para ingresar funciones Además de utilizar el menú Insertar, también puedes ingresar las fórmulas directamente en la celda, para lo cual debes comenzar con el signo =. Si no deseas ingresar fórmulas extensas o no recuerdas la sintaxis exacta, puedes usar la función Autocompletar. Ingresa los primeros caracteres de la fórmula que deseas usar y, de forma automática, aparece la lista de las funciones que coinciden debajo de la celda seleccionada. Para usar una función, selecciónala de la lista e ingresa los valores deseados. La función Autocompletar también te indica los valores y el formato necesarios para completar la función.

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A su vez, para algunas funciones, Autocompletar selecciona valores en base a los datos de la hoja de cálculo. Traducir el texto y detectar el idioma de las celdas Puedes usar ciertas funciones en la hoja de cálculo de Google para traducir el texto y detectar el idioma de cualquiera de las celdas. La traducción aparece como un comentario sobre esa celda. Puedes utilizarla, por ejemplo, para estudiar un conjunto de frases en otros idiomas. Función Google Traductor Usa esta función para traducir el texto a más de cuarenta idiomas por medio de Google Traductor: =GoogleTranslate("texto", "idioma de origen","idioma de destino") Por ejemplo: =GoogleTranslate("Hi, how are you?","en","es") se traduce como "Hola, ¿cómo estás?"

Nota: Puedes omitir el idioma de destino (en este caso, "es") y, de esta forma, la función selecciona automáticamente el idioma predeterminado de la hoja de cálculo. Función Detectar idioma

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Además de traducir el texto, también puedes usar una función para detectar el idioma que se usa en las celdas: =DetectLanguage("texto") Por ejemplo: =DetectLanguage("Hi, how are you?") arroja el resultado "en".

Dividir el texto de una celda en varias celdas La función Dividir es útil para modificar tanto las entradas que poseen texto como las que poseen números. Esta función toma dos argumentos (el primero es una unidad y el segundo es un delimitador) y separa la unidad con el delimitador. Si usas las hojas de cálculo para abrir los documentos con valores separados por comas, el funcionamiento es el mismo, ya que el texto se separa en base a un delimitador determinado. El delimitador de esta función tiene algunas restricciones: No puede ser un número o una fecha, pero puede ser cualquier elemento que el sistema analice como unidad. Por ejemplo, funcionan los elementos como "," o ";" e incluso los caracteres como "a". La función Dividir puede ser útil para desglosar la información de una celda en varias celdas con el fin de ordenar los datos o con cualquier otro fin. Por ejemplo, puedes dividir una celda titulada "Nombre" en nombre y apellido y utilizar un espacio como delimitador. También puedes separar los códigos de área de los números de teléfono y utilizar un paréntesis como delimitador. Estas son algunas cuestiones que debes tener en cuenta cuando usas la función Dividir:

El delimitador y la unidad no pueden ser unidades nulas o vacías (se muestran los argumentos no válidos). Si el delimitador no aparece en la unidad, se muestra la unidad completa. La función toma dos argumentos. Si faltan uno o los dos argumentos o si se ingresan demasiados, recibes un error por el número incorrecto de argumentos.

Estos son algunos ejemplos:

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La fórmula se encuentra en la celda A1. Mira este ejemplo en el que la función divide la unidad en base a la ubicación de "!" e ingresa las partes en dos celdas: A1 y B1.

La fórmula se encuentra en la celda A1. La celda B1 está vacía porque no aparece el delimitador (una coma) en la unidad "hola".

La fórmula se encuentra en la celda A1. Aquí, la unidad se divide en base a la ubicación del punto y coma, por lo que se muestran cinco celdas de datos en lugar de la celda original.

Aquí, A1 contiene texto. La fórmula se encuentra en la celda B1, con una función para dividir la frase de la celda A1 por espacios. Las celdas B1 y C1 contienen los productos de esa división. Este tipo de formato puede ser útil para otros tipos de unidades, como nombres, direcciones, números telefónicos y demás.

Combinar texto en una sola celda Si deseas combinar los datos de las celdas en vez de dividirlos, puedes usar la función de concatenar o el operador "&".

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Si usas estas opciones, los valores se agrupan en una sola celda. Esto puede resultar útil si deseas tomar información que esté separada, como una dirección, y ubicarla en una sola celda con la etiqueta "Dirección postal". Si tienes una hoja de cálculo con muchas direcciones de correo electrónico a las que deseas enviarles un mensaje, puedes concatenar la dirección con una coma para poder copiar la lista fácilmente y pegarla en la ventana del correo electrónico. Para usar la función de concatenar, ingresa =CONCATENATE(valor_1, valor_2) en una celda, en la que valor_1 y valor_2 son texto o números que deseas combinar. Nota: Si deseas que haya espacios entre los valores, también debes agregar esa información. Por ejemplo: =CONCATENATE(nombre, " ", apellido) toma el primer valor, agrega un espacio y, luego, inserta un segundo valor. El texto final aparece en la celda con la fórmula.

Para obtener más información sobre la función Concatenar, consulta el Centro de asistencia.

Lección 2: Formato condicional Configurar las reglas de formato para las hojas de cálculo

1. Selecciona la celda o el rango de celdas en el que deseas aplicar las reglas de formato. 2. En la barra de herramientas, haz clic en el botón Color de relleno (que se muestra a continuación) o haz clic derecho en la celda o en el rango de celdas seleccionado.

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3. En el menú desplegable de la paleta o en el menú que aparece cuando haces clic derecho, selecciona Formato condicional. 4. En la ventana emergente, define las condiciones para los colores específicos del texto o para los colores específicos del fondo de las celdas.

Las reglas se pueden basar en la coincidencia de texto, en la verificación de la fecha o en la evaluación de los números (menor a, mayor a, etc).

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5. Las reglas que se muestran arriba indican que las celdas que contienen el número 1 deben tener un fondo rojo.

Puedes elegir entre varias reglas y seleccionar hasta cinco reglas diferentes para una celda o rango determinados. Para eliminar una regla, haz clic en la X que aparece a la derecha de esa regla. Notas:

Cuando especificas varias reglas, las reglas se evalúan en el orden en el que se ubican.

Esto significa que la primera regla que se aplica define el formato de la celda o del rango.

Si copias los datos de una celda o de un rango que contiene reglas de formato, estas reglas se aplican cuando pegas los datos. Si importas una hoja de cálculo, el formato condicional que contiene no se importa.

Copiar el formato de las celdas con la herramienta de copiar formato En un conjunto de celdas, puedes aplicar el formato o las reglas de formato condicional que usaste en otro conjunto por medio de la Herramienta de copiar formato. Los tipos de formato que puedes copiar son el estilo, las fuentes, los formatos de número y el formato condicional. Nota: Si el rango de celdas en el que copias el formato es mayor al área de origen, el formato se extiende sobre esta área de destino. Para copiar el formato de un área en otra área:

1. Selecciona el rango de celdas que contiene el formato o las reglas de formato condicional que deseas copiar en otro rango.

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2. Haz clic en el ícono de pincel en la barra de herramientas.

De esta forma, la hoja de cálculo ingresa al modo de copiado hasta que termines de copiar los formatos de las celdas o hasta que vuelvas a hacer clic en el ícono Copiar formato en la barra de herramientas. Los bordes de la selección se vuelven azules.

3. Selecciona el rango de celdas en el que deseas que se copie el formato. 4. De esta forma, el formato se aplica en el rango de celdas seleccionado.

Esta acción anula cualquier formato existente que hayas establecido para las celdas seleccionadas. No es necesario que el rango de celdas en el que deseas que se copie el formato se encuentre junto a la selección de celdas original.

Lección 3: Cómo editar y personalizar la configuración de los datos de los gráficos en las hojas de cálculo Luego de crear un gráfico, puedes volver en cualquier momento y modificar todos los parámetros de configuración: la selección de datos, el tipo de gráfico, los nombres y demás. Nota: Recuerda que todos los usuarios que agregas como colaboradores pueden editar, agregar y eliminar gráficos. Debes tener esto en cuenta al momento de agregar a los alumnos o a otros usuarios como colaboradores, ya que otorgarles estos permisos puede resultarte inconveniente.

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Modo de edición rápida Muchos tipos de gráficos te permiten hacer clic directamente en el gráfico para realizar cambios en el formato. Si haces clic en algún punto de un gráfico de líneas, áreas, barras, columnas, velas o circular, se activa el Modo de edición rápida. Luego, puedes desplazarte y hacer clic en áreas específicas del gráfico que desees modificar.

1. Haz clic en el título del gráfico para cambiar su estilo, tamaño y color de fuente. 2. Haz clic en las etiquetas de los ejes horizontales o verticales para cambiar sus estilos, tamaños y colores de fuente. 3. Haz clic en el gráfico para modificar su tamaño, moverlo dentro del área del gráfico o ajustar la cantidad de líneas de cuadrícula que aparecen. 4. Haz clic en la leyenda para cambiar el estilo y el tamaño de fuente, modificar los colores utilizados para cada serie de datos o seleccionar otra posición para la leyenda dentro del área del gráfico. 5. Dentro del gráfico, haz clic en cada serie de datos para cambiar el color, seleccionar otro grosor de línea o tamaño de punto, y modificar el eje al que pertenece.

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Cuando usas la Edición rápida, aparecen dos botones en la esquina superior izquierda del gráfico: Modo de vista y Modo de edición rápida. Al principio, cuando haces clic en un gráfico, te encuentras en el Modo de edición rápida. Cuando termines de realizar los cambios, haz clic en Modo de vista. La Edición rápida no está disponible para todos los tipos de gráficos. En los gráficos que no admiten la Edición rápida, no aparecen los dos botones en la esquina superior izquierda y estos gráficos solo se pueden editar en el Modo de edición avanzada. Para acceder al Modo de edición avanzada y realizar más cambios, haz clic en la flecha que aparece en la esquina superior derecha del gráfico. Modo de edición avanzada Para realizar ciertos cambios en el gráfico, debes usar el Modo de edición avanzada. Para acceder, haz clic en la flecha que se encuentra en la esquina superior derecha del gráfico y, de esa forma, aparecen las pestañas de edición avanzada.

La pestaña Inicio te permite seleccionar nuevos datos de la hoja de cálculo. La pestaña Gráficos te permite cambiar el tipo de gráfico. La pestaña Personalizar te permite realizar cambios de formato más detallados.

Si creas un gráfico a partir de varios rangos de datos, combina los rangos de forma horizontal o vertical. Establece los valores mínimos y máximos de los ejes.

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Si estableces un mínimo o un máximo que excluye parte del conjunto de datos, marca la casilla junto a Permitir que los límites oculten datos.

Personaliza el gráfico completo de las siguientes maneras: Suavizadas elimina los ángulos en los gráficos de líneas. Invertido cambia el orden de los puntos de datos. Escala logarítmica establece una escala logarítmica para los datos. Trazar valores nulos incluye puntos de datos sin valores determinados. Maximizar elimina los espacios y acerca el gráfico. Modo de comparación agrega información sobre las herramientas y muestra los valores de todas las series en un punto determinado del gráfico.

La pestaña Personalizar también te brinda acceso a la mayoría de los cambios de formato que se encuentran disponibles en la Edición rápida.

Las siguientes opciones están disponibles en la mayoría de los tipos de gráficos:

Texto, tamaño y color del título Texto, tamaño y color de la leyenda Ubicación de la leyenda en la parte superior, inferior, derecha o en ninguna parte del gráfico Fuente usada para el texto del gráfico Color del fondo del gráfico

Los gráficos con ejes cuentan con las siguientes opciones de personalización:

Etiquetas de los ejes y su texto, tamaño y color Color de la cuadrícula Agregar un segundo eje Y

También puedes personalizar cada serie de datos por separado: Desplázate a la última sección de la pestaña Personalizar para cambiar el color, el grosor de las líneas o el tamaño de los puntos para las series de datos.

En función del tipo de gráfico que usas, es posible que no se apliquen algunas de estas opciones de personalización y, por lo tanto, que no aparezcan como opciones en la pestaña Personalizar. Para modificar el tamaño de los gráficos:

1. Coloca el cursor en la esquina del gráfico. Cuando lo colocas en el lugar indicado, el cursor se convierte en una flecha diagonal doble.

2. Mientras presionas Ctrl+Shift, haz clic en la esquina del gráfico y arrástralo para agrandarlo o contraerlo.

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Nota: Si no presionas Ctrl+Shift mientras modificas el tamaño, la escala del gráfico no se ajusta al nuevo tamaño de forma correcta. Personalizar los gráficos Cada tipo de gráfico cuenta con opciones de personalización únicas que te permiten crear un gráfico que satisfaga tus necesidades. Las opciones disponibles en la pestaña Personalizar cambian en función del tipo de gráfico. Una vez que ingresas datos en las hojas de cálculo y seleccionas el rango de celdas que deseas que se refleje en el gráfico, ve al menú Insertar y selecciona Gráfico. Si se trata de un gráfico existente, haz clic en el gráfico y selecciona la opción del menú del gráfico. En el Editor de gráficos, haz clic en la pestaña Personalizar, en la que puedes desplazarte y establecer las opciones avanzadas del gráfico. Personaliza el gráfico completo de las siguientes maneras:

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Suavizadas elimina los ángulos en los gráficos de líneas. Invertido cambia el orden de los puntos de datos. Escala logarítmica establece una escala logarítmica para los datos. Trazar valores nulos incluye los puntos de datos sin valores determinados. Maximizar elimina los espacios y acerca el gráfico. Modo de comparación agrega información sobre las herramientas y muestra los valores de todas las series en un punto determinado del gráfico.

Si creas un gráfico a partir de varios rangos de datos, el parámetro Combinar los rangos de forma horizontal o vertical se habilita automáticamente. Este parámetro agrupa los rangos. Por ejemplo, si creas un gráfico a partir de las Columnas A, C y E de un conjunto grande de datos, este parámetro coloca todas esas columnas juntas sin espacios. Personalizar las series de datos individuales También puedes personalizar cada serie de datos por separado. Desplázate a la última sección de la pestaña Personalizar para cambiar el color, el grosor de las líneas o el tamaño de los puntos para cada serie de datos.

Copiar y pegar gráficos Puedes usar el portapapeles web para copiar gráficos de una hoja de cálculo y pegarlos en un documento o dibujo.

1. Haz clic en el nombre en la esquina superior derecha del gráfico para abrir el menú desplegable de acciones. 2. Selecciona Copiar gráfico. 3. En la Lista de documentos, abre el documento o dibujo en el que deseas insertar el gráfico y haz clic en el punto en el que deseas insertarlo. 4. Haz clic en Editar > Pegar. 5. El gráfico se pega en el documento o dibujo como una imagen, a la que puedes modificarle el tamaño y la alineación.

Nota: No puedes pegar gráficos en otra hoja de cálculo o en una presentación. Publicar y exportar gráficos Puedes exportar cualquier gráfico y guardarlo como archivo .png. Luego, puedes cargar este archivo a cualquier documento o presentación de Google Drive, enviárselo por correo electrónico a otras personas o guardarlo para otros fines.

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Guardar el gráfico como archivo .png

1. Haz clic en el menú desplegable Gráfico en la esquina superior izquierda. 2. Selecciona Guardar imagen.

3. En la ventana emergente, selecciona Guardar en el disco y haz clic en Aceptar. 4. El gráfico se guarda en la computadora local.

Además de exportar y guardar un gráfico en el disco duro, también puedes publicarlo para que se pueda ver como una página web. Estos son dos métodos que puedes usar para publicar un gráfico:

Publica tanto la hoja que contiene el gráfico como el gráfico mismo y, luego, copia el código HTML del gráfico y pégalo en tu página web o blog. Publica la hoja que contiene el gráfico. Luego, incluye ese vínculo en tu página web o blog.

Copiar y pegar el código HTML para publicar un gráfico

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1. Para publicar la hoja que contiene el gráfico, haz clic en Compartir > Publicar como página web. Para obtener más información sobre cómo publicar los documentos, consulta el Centro

de asistencia. 2. En la hoja de cálculo, haz clic en el gráfico para activar el menú desplegable Gráfico en la esquina superior derecha del marco del gráfico. 3. Selecciona Gráfico > Publicar gráfico o haz clic derecho en el gráfico y selecciona Publicar gráfico.

4. Aparece un cuadro en el que se te pregunta si deseas permitir que los miembros del dominio vean la hoja de cálculo.

Este paso es obligatorio para acceder al código de la imagen. Si no deseas que otras personas vean la hoja de cálculo, puedes optar por no darles la URL. Si compartes la URL, ten en cuenta que todas las personas que acceden a la hoja de cálculo publicada pueden ver su contenido junto con el gráfico.

5. En el cuadro, haz clic en Aceptar. 6. En la ventana emergente, copia el código HTML y pégalo en el código de tu página o blog. 7. Haz clic en Listo para cerrar la ventana.

Lección 4: Opciones avanzadas de importación Las Hojas de cálculo de Google cuentan con una amplia lista de opciones de importación disponibles para agregar datos en una Hoja de cálculo de Google. Por ejemplo, cuando importas un archivo .csv, puedes crear una hoja de cálculo nueva, anexarlo a la hoja actual, agregar una hoja nueva en la hoja de cálculo existente o incluso reemplazar la hoja de cálculo completa por esta nueva versión.

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También existe la opción de los delimitadores personalizados, que permite que los usuarios elijan el carácter con el que se analiza el archivo de datos, lo que les otorga máxima flexibilidad a los usuarios cuando trabajan con archivos de datos. El cuadro Importar… está disponible en el menú Archivo de las Hojas de cálculo.

Los formatos de archivo compatibles para la importación son .xls, .xlsx, .ods, .csv, .txt, .tsv y .tab.

Lección 5: Cómo usar la validación de datos para controlar la información La validación de datos te ayuda a controlar los datos que tú y los colaboradores ingresan en las hojas de cálculo. Si especificas requisitos para el modo en que debe aparecer el contenido (para la ordenación o para otros análisis), puedes asegurarte de que los demás colaboradores sigan ese formato. Esto resulta útil para garantizar que todos los usuarios que ingresan datos usen la entrada correcta. Con la validación de datos, puedes:

Validar números, fechas y texto Impedir que los usuarios ingresen un texto que no coincida con tus criterios o mostrarles un comentario en la celda cuando los datos no coinciden con la regla de validación

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Agregar texto en las celdas en las que agregas validación para ayudar a los colaboradores a ingresar el tipo de datos correcto

Validación de los datos de las celdas La validación de datos permite limitar fácilmente los valores de una determinada celda a un rango o lista específico. Por ejemplo, si creas un libro de calificaciones con una hoja de cálculo, puedes limitar las opciones de la columna de calificaciones a un conjunto selecto de valores por medio de listas desplegables.

Las listas desplegables de las celdas también facilitan el ingreso de datos, ya que reducen los datos innecesarios y los errores del procesamiento. Puedes crear listas desplegables en celdas

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particulares por medio de la herramienta de validación de datos. Para ello, debes validar los datos en relación con un rango de celdas de la hoja de cálculo o crear una lista personalizada. Para crear una lista desplegable en un celda mediante la validación de datos en relación con un rango:

1. Ingresa los datos en un rango de celdas. Por ejemplo, crea una serie de calificaciones (10, 9, 8, etc.) en la hoja de cálculo.

2. Selecciona la(s) celda(s) que deseas validar. 3. En el menú Datos, selecciona Validación. 4. En Criterios, selecciona Lista a partir de un rango. 5. Haz clic en el ícono de cuadrícula e ingresa las celdas de forma manual o selecciónalas con el mouse para elegir el rango de datos. 6. Elige una acción para la entrada Si los datos no son válidos. 7. Elige las opciones de Apariencia. 8. Guarda la Validación de datos.

9. Haz clic en Guardar para que aparezca una flecha desplegable en la celda seleccionada con los datos del rango de celdas como posibles valores de entrada.

Si lo deseas, puedes establecer que una celda permita los datos que no son válidos.

Para crear una lista desplegable en una celda mediante una lista personalizada:

1. En el menú Datos, selecciona Validación de datos.

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2. En Criterios, selecciona Elementos de una lista. 3. Haz clic en el botón junto a la opción Ingresar elementos de una lista. 4. Ingresa un conjunto de valores personalizados separados por comas.

Por ejemplo, puedes ingresar "10, 9, 8, 7, 6". 5. Haz clic en Guardar para que en la celda seleccionada aparezca una lista desplegable con los valores ingresados como posibles valores de entrada.

Para obtener más información sobre la Validación de datos, consulta el Centro de asistencia. Lección 6: Cómo crear informes de tablas dinámicas para analizar los datos Un informe de tabla dinámica es una tabla dinámica que te permite interpretar los datos de diferentes maneras sin tener que ingresar una fórmula. Los informes de tablas dinámicas son muy útiles cuando deseas acotar un conjunto grande de datos o analizar las relaciones entre los puntos de datos. Con algunos clics, puedes resumir y analizar un conjunto grande de datos por medio de diferentes categorizaciones y cálculos. Por ejemplo, si tienes una lista de los alumnos de una clase universitaria, puedes averiguar rápidamente la cantidad de alumnos de ciencia que hay en la clase y la distribución de edad.

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Estas son algunas sugerencias que debes tener en cuenta cuando creas un informe de tabla dinámica:

Organiza siempre los datos en columnas. Los encabezados de las columnas se convierten en los campos que agregas en el informe de tabla dinámica.

Las Hojas de cálculo de Google detectan automáticamente un rango de celdas para la tabla dinámica.

Si no seleccionas un rango de celdas de forma manual, las Hojas de cálculo de Google lo seleccionan por ti y te permiten editar este rango en cualquier momento.

Arrastra campos a otras categorías para cambiar el análisis de los datos de forma rápida y fácil. Puedes crear varios informes de tablas dinámicas a partir del mismo conjunto de datos.

Solo debes regresar a la fuente de los datos y crear un informe de tabla dinámica nuevo. De esta forma, se crea un informe en una hoja aparte.

Las tablas dinámicas creadas en Microsoft Excel se pueden cargar y convertir a las Hojas de cálculo de Google, mientras que los informes de tablas dinámicas creados en las Hojas de cálculo de Google se pueden descargar y convertir al formato de Microsoft Excel.

Mirar un video sobre las tablas dinámicas en Google Drive

Crear un informe de tabla dinámica

1. Abre la hoja de cálculo que contiene los datos que deseas usar para la tabla dinámica.

Si no tienes un conjunto de datos para usar, puedes practicar con los datos de la plantilla de informe de tabla dinámica y las instrucciones de la sección de la guía titulada Cómo crear un informe de tabla dinámica.

2. En el menú Datos, selecciona Informe de tabla dinámica. 3. En la hoja de cálculo, se abre una hoja nueva titulada Tabla dinámica 1 y el Editor de informes se abre a la derecha. 4. Esta hoja contiene un informe de tabla dinámica vacío.

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5. En el Editor de informes, selecciona los campos que deseas que aparezcan en las categorías Filas, Columnas, Valores o Filtro del informe de tabla dinámica.

Nota: No puedes agregar el mismo campo en varias categorías del informe de tabla dinámica, ya que, de esa forma, se crean cálculos duplicados en la tabla.

1. Para cambiar la disposición de los datos en la tabla, puedes arrastrar los campos a otra categoría. 2. Haz clic en la X en la esquina superior derecha de un campo para eliminarlo del informe de tabla dinámica.

Los informes de tablas dinámicas tienen una configuración integrada para facilitar el análisis de los datos e impedir que dañes el informe:

El informe de tabla dinámica agrega automáticamente los valores de cada fila y de cada columna para sumar el total.

Los resúmenes de los totales aparecen sobre la derecha y en la parte inferior del informe de tabla dinámica.

No puedes ingresar valores nuevos de forma manual o cambiar las fórmulas del informe de tabla dinámica para editar los valores de las celdas.

Si lo haces, se daña la conexión entre el informe de tabla dinámica y el conjunto de datos original.

Si alguna vez creaste una tabla dinámica en Microsoft Excel, puedes cargar esa hoja de cálculo a las Hojas de cálculo de Google. Esto permite que continúes analizando los datos con Google Drive independientemente de la cuenta a la que accediste. Para cargar una hoja de cálculo de Microsoft Excel que contiene una tabla dinámica, haz clic en el menú Archivo y selecciona Importar… Selecciona una de las opciones de importación y haz clic en el botón Importar. Esta puede ser una herramienta excelente para ayudar a los profesores a analizar los datos de los alumnos. Por ejemplo, si creas un libro de calificaciones basado en niveles, las tablas dinámicas pueden ayudarte a distinguir a los alumnos que dominan cada uno de esos niveles y los niveles que se deben tratar un poco más. Para obtener información sobre los Informes de tablas dinámicas, consulta el Centro de asistencia.

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Lección 7: Cómo administrar los datos de la clase y de la escuela de forma más efectiva en las Hojas de cálculo por medio de Complementos Los profesores pueden expandir la funcionalidad de las hojas de cálculo con Complementos, es decir, herramientas que los desarrolladores crean para trabajar con Google Apps sin esfuerzo. Los complementos pueden realizar muchas tareas, desde generar folletos automáticamente a partir de una hoja de cálculo hasta crear contenido para los informes, como gráficos y bibliografías. Puedes instalar un complemento en las Hojas de cálculo de Google. No es necesario que instales ningún software adicional en la computadora. Una vez que los instalas, los complementos comienzan a estar disponibles en todos los documentos. Las opciones te permiten activar o desactivar los complementos instalados para ciertos documentos o desinstalarlos por completo.

[Insertar video: https://www.youtube.com/watch?v=lZqX6ocwHWU] Estos complementos para las Hojas de cálculo de Google se crearon por y para los docentes:

Flubaroo es un proyecto deedCode.orgcreado por el profesor e ingeniero Dave Abouav. autoCrat, Doctopus y Goobric fueron creados por el profesor Andrew Stillman con el CloudLab de New Visions for Public Schools.

Dado los desarrolladores crean los Complementos de terceros sin asistencia, te proponemos que participes en sus respectivas comunidades de Google+ en las que los docentes comparten sus experiencias y se asisten en la implementación. Estas comunidades son:

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EdCode.org en Google+: https://plus.google.com/u/0/+EdcodeOrg/posts La comunidad de Google+ de autoCrat: https://plus.google.com/u/0/communities/113214794749756544162 La comunidad de Google+ de Doctopus (y Goobric): https://plus.google.com/u/0/communities/110101771178739680338 Para obtener más información sobre cómo instalar y administrar complementos, consulta el Centro de asistencia.

Lección 8: Cómo usar Flubaroo para corregir las actividades automáticamente Flubaroo permita la evaluación en las Hojas de cálculo de Google. Ayuda a corregir las actividades en las que se debe elegir una opción entre varias o completar espacios vacíos. También se puede utilizar para optimizar los comentarios de los profesores. Entre sus otras funciones, se incluyen:

Gráfico de la distribución de las calificaciones Cálculo de la calificación promedio tanto para la tarea en general como para las preguntas particulares Opciones de envío de comentarios a los alumnos por correo electrónico

Flubaroo requiere el uso de un Formulario de Google. Los formularios son encuestas que se pueden personalizar y compartir con otras personas. Estos son los cinco pasos utilizados para crear y evaluar una actividad: Paso 1: Crear la actividad

1. Ve a Google Drive en drive.google.com. 2. Selecciona Nuevo y elige Formulario. 3. Se abre una pestaña nueva en la que aparece el editor de los Formularios de Google. 4. Ponle un título al Formulario y selecciona la opción predeterminada para registrar todos los resultados en una Hoja de cálculo de Google generada de forma automática. 5. El título del Formulario coincide con el nombre de la Hoja de cálculo y se guarda en la misma carpeta en la que se creó el Formulario.

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6. Agrega las preguntas de la actividad (Mira las lecciones de los Formularios de Google para obtener más detalles sobre cómo personalizar las preguntas). 7. Incluye campos de identificación (cuadros de texto), como el nombre y apellido, el ID del alumno y la dirección de correo electrónico (para enviarle comentarios). 8. Haz clic en Elegir el destino de las respuestas y selecciona Hoja de cálculo nueva como destino.

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9. Una vez que terminas de ingresar las preguntas, guarda el formulario y ciérralo. Paso 2: Crear una hoja de respuestas

1. Abre el formulario del mismo modo en que lo hace un alumno, es decir, selecciona Ver el formulario publicado en el menú superior del editor de formularios o desde la opción del menú Formulario > Ve al formulario publicado desde la hoja de cálculo de las respuestas.

2. Completa la actividad con las respuestas correctas y envíala. 3. Ingresa tu nombre para poder identificar esta entrada más adelante como la hoja de respuestas.

Paso 3: Asignarles la actividad a los alumnos

1. Publica el vínculo al sitio web de la clase o envíaselo a la clase por correo electrónico para compartir el formulario. 2. A medida que los alumnos envían los formularios, las respuestas aparecen en la hoja de cálculo.

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Paso 4: Corregir la actividad

1. Abre la hoja de cálculo asociada al formulario. 2. En el menú Complementos, haz clic en Obtener complementos. 3. Aparece la tienda de los Complementos. 4. Para instalar Flubaroo, ingresa Flubaroo en el cuadro de búsqueda de la parte superior o selecciona la categoría Educación en el menú desplegable de la izquierda. 5. Selecciona Flubaroo y haz clic en el botón azul + GRATIS.

6. Luego de hacer clic en el botón, se te solicita que autorices los permisos para que Flubaroo se ejecute y acceda a los datos de la hoja de cálculo, y para que les envíe correos electrónicos a tu nombre a los usuarios que completan el formulario. 7. Haz clic en el botón azul Aceptar.

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8. Una vez que instalas el complemento, aparece un menú nuevo llamado Flubaroo debajo del menú principal Complementos.

9. Si estás listo para corregir la actividad, selecciona Corregir la actividad en este menú. 10. Flubaroo te hace algunas preguntas, como:

Si algunas preguntas no se deben corregir Qué preguntas refieren a la identificación del alumno (por ejemplo, nombre, ID del alumno, dirección de correo electrónico) Qué formulario enviado debe utilizarse como hoja de respuestas

11. Una vez que respondes estas preguntas, Flubaroo corrige la actividad. 12. Este proceso debe llevar menos de un minuto.

Paso 5: Revisar las calificaciones Las calificaciones creadas por Flubaroo se ubican en una hoja de trabajo contigua titulada Calificaciones, como se muestra a continuación:

Para cada actividad que se envía, Flubaroo muestra qué preguntas se respondieron correctamente (1 punto), cuáles se respondieron de forma incorrecta (0 puntos) y cuáles no se corrigieron. Si menos del 60% de los alumnos respondieron bien una pregunta, esa pregunta se destaca con el color naranja para alertarte. A su vez, los alumnos que respondieron bien menos del 70% de la actividad se destacan con el color rojo.

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El menú Flubaroo te ofrece las opciones para enviarles las calificaciones por correo electrónico a los alumnos, ver un informe de resumen o volver a corregir la actividad.

Si eliges enviarles las calificaciones por correo electrónico a los alumnos, se te da la opción de incluir una hoja de respuestas en el correo. También puedes incluir un breve mensaje para los alumnos. El correo electrónico enviado a cada alumno incluye la calificación final y la calificación correspondiente a cada pregunta. Nota: Solo puedes enviarles las calificaciones por correo electrónico a los alumnos si la actividad original contenía una pregunta que solicitaba sus direcciones de correo electrónico.

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Cuando eliges Ver informe, aparece un informe de resumen de la corrección. Este informe incluye la distribución de las calificaciones (un histograma) y un botón para enviarte una copia del informe por correo electrónico.

Estos informes de datos son importantes para los profesores que necesitan tener evidencias del contenido aprendido en el aula y exponer el avance de los alumnos.

Lección 9: Cómo usar autoCrat para crear documentos con combinaciones de correspondencia para enviar comentarios, corregir actividades y mucho más El complemento autoCrat le agrega una función de combinación de documentos a los Documentos de Google. Utiliza columnas de datos de una Hoja de cálculo de Google para crear Documentos de Google personalizados (es decir, combinados) o archivos adjuntos en formato PDF. Esta herramienta de combinación de correspondencia puede ayudarte a enviarles los criterios de evaluación a los alumnos, enviarles formularios a los padres o al personal de la escuela para que los firmen, enviar documentos por correo electrónico o imprimir ciertos documentos especificados por un usuario. Recuerda que para insertar Complementos en la Hoja de cálculo, debes hacer clic en Complementos > Obtener complementos > y buscar e instalar autoCrat.

1. Crea la plantilla de combinación como un Documento de Google o una Hoja de cálculo con el formato que desees y establece etiquetas de marcadores de posición por

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medio de una simple conversión, como, por ejemplo, Estimado <<Nombre>>. Haz clic en Nuevo > Documentos de Google o, de lo contrario, Hojas de cálculo de Google.

2. Prepara la hoja que contiene todos los datos que deseas completar en el Documento. 3. Asegúrate de que todos los campos y encabezados estén actualizados y en las columnas correctas, y que el texto que deseas combinar coincida con la gramática y el estilo del texto del Documento.

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4. Una vez que instalas autoCrat, este complemento te guía a lo largo del proceso de hacer coincidir cada columna de la Hoja de cálculo con las etiquetas creadas en el Documento.

Nota: No es necesario que los encabezados de las columnas contengan el mismo texto que las etiquetas del Documento, pero si les asignas nombres similares facilitas el proceso de combinación.

5. Ejecuta autoCrat desde el menú Complementos de la Hoja de cálculo. 6. El complemento autoCrat te guía a lo largo del proceso de hacer coincidir los campos de la Hoja de cálculo con las etiquetas del Documento. 7. Ponle un nombre al trabajo de combinación.

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8. Este ejemplo recibe el nombre "Correspondencia entre padres y profesores 30­7". 9. Elige uno de los diversos parámetros de combinación (PDF o Documento de Google compartido) y crea un mensaje de correo electrónico personalizado para los destinatarios con las variables de marcador de posición de la hoja de cálculo.

7. Personaliza el modo en el que deseas que autoCrat nombre los documentos nuevos una vez que se combinan. 8. Las mismas etiquetas de la combinación se pueden utilizar para ponerle un nombre a cada archivo, pero solo si están precedidos por el símbolo $:

Por ejemplo, puedes nombrar el archivo con la etiqueta <<Nombre>> si usas $Nombre. Si usas la etiqueta $Fechaactual, el archivo recibe como nombre la fecha actual cada vez que realizas la combinación. Por ejemplo: "CartaPadresProfesores­$nombre­$apellido­$Fechaactual" correspondiente al alumno Manuel Quiroga, combinado el 31 de julio de 2014, crea un documento titulado: "CartaPadresProfesores­Manuel­Quiroga­31­07­2014".

9. El complemento autoCrat completa varias columnas de vínculos a los documentos combinados para cada fila de datos:

Un ID de Google para cada documento Una URL directa al Documento de Google

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Un vínculo más legible al Documento de Google (con el título del documento) que puedes copiar y pegar en un correo electrónico El estado de combinación de ese documento (si la combinación está completa o si falló, al igual que la fecha y hora de la combinación)

10. Todos los documentos se guardan en la misma carpeta en que se guarda la Hoja de cálculo. 11. Ahora, abre un Documento para ver el resultado final. 12. Este es el archivo "CartaPadresProfesores­Manuel­Quiroga­31­07­2014".

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Lección 10: Cómo utilizar Doctopus para administrar los proyectos de los alumnos en Google Drive Doctopus ayuda a los profesores a copiar de forma masiva los proyectos de los alumnos desde una plantilla, a administrar la corrección y el envío de comentarios, y a compartir los documentos. Se utiliza para el proceso de aprendizaje, para una mejor organización y para la evaluación. Con Doctopus, puedes distribuir folletos, organizar los sistemas de archivo y cambiar los permisos para ver y editar los documentos desde Google Drive. Usa Doctopus con la extensión de Chrome Goobric (descrita en la siguiente sección) para configurar la corrección en base a un criterio de evaluación y enviarles comentarios automáticos por correo electrónico a los alumnos. Puedes importar la lista de alumnos para crear un sistema de archivo en Google Drive para alumnos en particular. Una vez que lo instalas, puedes abrir Doctopus desde cualquier otra hoja de cálculo de Google en Drive, lo que te permite volver a usar fácilmente las listas y las carpetas de la clase en las nuevas actividades. Paso 1: Elegir la(s) lista(s)

1. Crea una nueva Hoja de cálculo de Google para usarla con Doctopus. 2. En este ejemplo, diseñamos una lista para crear un sistema de archivo de actividades en Drive. 3. Una vez que instalas Doctopus, selecciónalo desde el menú Complementos y dirígete a Elegir la lista correspondiente al primer paso.

4. Desde el menú Doctopus de la derecha, selecciona Crear una lista nueva.

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5. Si tienes el Panel para el profesor de Hapara o gClassFolders, puedes ingresar o importar la lista. 6. También puedes crear una lista completamente nueva. Para ello, selecciona [crear una lista nueva] en esta Hoja de cálculo.

Paso 2: Verificar o actualizar la lista

1. Completa o copia y pega la información de los alumnos en la lista nueva. 2. No cambies los encabezados automáticos de Doctopus: Nombre, Apellido y Correo electrónico. 3. Cuando termines, haz clic en el botón Actualizar en el menú de la derecha para continuar. 4. Ponle un nombre exclusivo a la lista, como, por ejemplo, Matemática 202. 5. Haz clic en Guardar y continuar.

6. Decide cómo deseas compartir la actividad.

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7. En función del tipo, Doctopus personaliza los permisos de uso compartido de los Documentos de Google para cada archivo y cada carpeta:

Individuales e iguales: Crea el mismo documento individual por separado para cada alumno de la clase.

Individuales y diversificados: Crea una copia de un Documento para cada alumno en función de su nivel, como lo designa la columna "Grupo" de la lista.

Grupos de proyectos: Crea una copia compartida de un Documento para cada grupo, como lo designa la columna "Grupo" de la lista.

Toda la clase: Crea una SOLA copia compartida de un Documento para toda la clase.

8. En este ejemplo, usamos Individuales e iguales.

Paso 3: Establecer la configuración de uso compartido

1. Establece el nivel de acceso en Toda la clase. En función de los tipos de actividades que distribuyas, puedes establecer el modo en el que los alumnos pueden acceder a sus actividades entre sí:

Sin acceso: Los alumnos no pueden acceder a sus actividades entre sí. Permitir únicamente ver: Los alumnos pueden ver sus actividades entre sí. Es posible que se ejecute de forma lenta. Permitir únicamente comentar: Los alumnos pueden comentar sus actividades entre sí. Es posible que se ejecute de forma lenta. Permitir editar: Los alumnos pueden editar sus actividades entre sí. Es posible que se ejecute de forma lenta.

2. En este ejemplo, seleccionamos Sin acceso. 3. Establece el nivel de acceso en Alumno asignado, que permite editar, únicamente ver o únicamente comentar. 4. También puedes seleccionar si los editores pueden cambiar los permisos de uso compartido. 5. Si no tienes carpetas compartidas con los alumnos, Doctopus puede crearlas por ti. 6. Doctopus usa estas carpetas para entregar las actividades. 7. Si marcas la casilla de verificación que aparece junto a Entregar a las carpetas de los alumnos, puedes elegir que Doctopus entregue las actividades creadas a cualquiera de las carpetas preexistentes de los alumnos. 8. Ingresa las direcciones de correo electrónico de los otros profesores a los que deseas otorgarles permiso para editar y evaluar el trabajo de esta actividad.

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Paso 4: Elegir la plantilla de la actividad

1. Selecciona una plantilla de iniciación, un documento vacío o una carpeta de Drive que contenga las plantillas de actividades que desees distribuirles a los alumnos.

2. Indica el modo en que deseas que se nombren los archivos y dónde deseas que se organicen estos archivos en Drive.

Ahora, puedes elegir si deseas que Doctopus cree una carpeta nueva que contenga todas las actividades de los alumnos. Si hay una carpeta preexistente, elígela aquí. La convención para nombrar archivos es la misma que en autoCrat, ya que el complemento puede personalizar el nombre de los archivos según los encabezados de las Hojas de cálculo marcados con el signo $.

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Por ejemplo, "$Apellido, $Nombre: Lista" correspondiente al alumno Manuel Quiroga crea el documento: "Quiroga, Manuel: Lista".

3. Ejecutar el proceso de copiar y compartir.

Doctopus crea columnas de información sobre las actividades nuevas para cada alumno y columnas vacías en las que puedes insertar las calificaciones y los comentarios.

Actividades de Mi unidad

Columnas nuevas de la lista que se vinculan a estas actividades:

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4. Adjunta un criterio de evaluación a la actividad y califica el trabajo de los alumnos en el navegador. 5. Para obtener una guía paso a paso, ve a la lección siguiente: Cómo usar Goobric para evaluar el trabajo de los alumnos. 6. Ahora, puedes acceder a las Herramientas para las actividades de Doctopus y administrar los permisos para editar de los alumnos, consultar la hora de la última modificación y volver a transferirles la propiedad a los alumnos una vez que se completa la actividad. 7. Cuando tienes una fecha límite para completar una actividad, también puedes seleccionar Embargar los documentos para corregirlos, que les quita a los alumnos el acceso a los documentos para su corrección. 8. Puedes hacer clic en Desembargar los documentos para su revisión en cualquier momento y restablecer los permisos de uso compartido.

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Lección 11: Cómo usar Goobric para evaluar el trabajo de los alumnos Como se explicó anteriormente, Goobric trabaja con Doctopus para habilitar la corrección basada en un criterio de evaluación. Goobric se puede utilizar en conjunto con los Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y su carpeta para diversos fines.

Plantillas de actividades Lecturas y bibliotecas de referencia para la clase Proyectos grupales Informes sobre el avance de los alumnos y del cuerpo docente

Una vez que se envían las calificaciones, Goobric las registra automáticamente en la hoja de cálculo y se las envía a los alumnos por correo electrónico junto con otros comentarios. A su vez, si trabajas con un Documento de Google, Goobric incluso pega el criterio completado en la parte inferior del Documento. Nota: Puedes dejar comentarios, marcar los cambios y proporcionar otras opiniones directamente en las actividades creadas en Doctopus, sin necesidad de utilizar Goobric. Goobric se inicia directamente desde la lista de Doctopus:

1. En el menú Complementos, selecciona Doctopus > Evaluar > Adjuntar Goobric. 2. De forma alternativa, haz clic en el botón Adjuntar Goobric en el menú Herramientas para las actividades de Doctopus, que aparece sobre la derecha.

Paso 1: Instalar la extensión de Chrome Goobric Goobric te guía a través de los siguientes pasos de forma automática:

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1. Primero, se te solicita que instales la extensión Goobric en el navegador Chrome. 2. Haz clic en el vínculo, que te dirige a Goobric desde Chrome Web Store. 3. Una vez que lo instalas, aparece un ícono de ojo junto a la barra de direcciones.

Cada vez que corriges una actividad desde el navegador Chrome y deseas usar Goobric, puedes hacer clic en este ícono.

Paso 2: Autorizar la aplicación web Goobric

Regresa a la lista y haz clic en el vínculo del Paso 2, que autoriza la ejecución de la aplicación web Goobric en Chrome.

Paso 3: Crear el criterio de evaluación en otra Hoja de cálculo de Google

Goobric brinda la siguiente guía para la creación de un criterio de evaluación para su aplicación web:

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1. Si aún no lo hiciste, crea el criterio de evaluación de la actividad en una Hoja de cálculo nueva y adjúntalo a Goobric. Luego, Goobric muestra el criterio seleccionado en una ventana de vista previa mientras lo conecta con la lista.

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2. Ahora, debes poder utilizar Goobric con los recursos de Drive de los alumnos que estén vinculados desde esta actividad de Doctopus. 3. Goobric brinda las siguientes sugerencias:

En esta Hoja de cálculo, se agregó una hoja nueva llamada "Calificaciones", en la que se registran todas las calificaciones enviadas, con nombre de usuario y marca de tiempo. Se agregaron columnas nuevas en la hoja de la lista. Estas columnas contienen fórmulas que calculan las últimas calificaciones o las calificaciones promedio de cada categoría. Para comparar las categorías de forma diferente, agrega columnas en la hoja de la lista y usa tus propias fórmulas.

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Recuerda que, si es necesario, puedes aplicar un criterio de evaluación varias veces y en varias revisiones. De esta forma, puedes ver la última calificación o la calificación promedio de cada categoría.

4. Ahora, si aparece el criterio de evaluación, significa que Goobric creó columnas nuevas que se completan automáticamente con las calificaciones.

Abre la actividad completada de un alumno. Haz clic en el ojo de Goobric a la derecha de la barra de direcciones para ver tu cuenta de Goobric y la calificación directamente en la actividad. Cuando completas las calificaciones, estas calificaciones se completan en la lista. Cuando termines, puedes enviarles el criterio de evaluación a los alumnos y pegarlo en la parte inferior de la actividad.

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En la barra de las Herramientas para las actividades de Doctopus ahora aparece una opción para mostrar las calificaciones promedio de la clase. ­­­­­­­­­­

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Autoevaluación

1. Para agregar una función en una celda, puedes usar el menú Insertar o ingresar __ seguido de la función directamente en la celda:

A. @ B. + C. = D. $

Respuesta: C

2. ¿Qué son los Complementos?

A. Herramientas creadas por socios desarrolladores para agregar funciones en los Documentos y Hojas de cálculo B. Vínculos a otras hojas de cálculo C. Otro nombre para las tablas dinámicas D. Menús complementarios para administrar los estilos de las celdas

Respuesta: A 3. La validación de datos garantiza que la información agregada en una hoja de cálculo sea precisa por medio de:

A. Mensajes de advertencia B. Listas de criterios C. Mensajes de ayuda D. Todas las anteriores

Respuesta: D 4. El complemento Flubaroo permite que los profesores creen exámenes que se corrigen automáticamente por medio de las Hojas de cálculo y…

A. Presentaciones de Google B. Documentos de Google C. Formularios de Google D. Grupos de Google

Respuesta: C

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5. Los informes de tablas dinámicas se pueden utilizar para resumir un conjunto grande de datos de una Hoja de cálculo.

A. Verdadero B. Falso

Respuesta: A

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