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Descripción de la función FECHA en Excel
La función FECHA en Excel regresa un número de serie secuencia que nos a saber una fecha determinada.
Sintaxis
FECHA(año, mes, día)
año: Es una argumento obligatorio y representa el valor del argumento año que puede incluir de uno a cuatro dígitos.
o Excel interpreta el argumento año según el sistema de fechas que usa el equipo. De manera predeterminada, Microsoft Excel para Windows usa el sistema de fechas 1900 y Microsoft Excel para Macintosh usa el sistema de fechas 1904.
o Para evitar resultados no deseados, se recomienda el uso de cuatro dígitos para el argumento año. Por ejemplo, si usa “07″ se devuelve “1907″ como valor de año.
o Si el año es un número entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel suma ese valor a 1900 para calcular el año. Por ejemplo,
FECHA(110, 1, 1) — Devuelve 1 de enero de 2010 (1900+110).
o Si el año es un número entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel usa ese valor como el año. Por ejemplo:
FECHA(2010, 1, 1) – Devuelve 1 de enero de 2010.
o Si el año es menor que 0, o es igual o mayor que 10.000, Excel devuelve el valor de error #¡NUM!
mes: Es un argumento obligatorio y es un número entero positivo o negativo que representa el mes del año, de 1 a 12 (de enero a diciembre).
o Si el mes es mayor que 12, mes suma esa cantidad de meses al primer mes del año especificado. Por ejemplo:
FECHA(2011, 1, 1) — Devuelve el número de serie que representa el 1 de enero de 2012.
o Si el mes es menor que 1, mes resta la magnitud de esa cantidad de meses, más 1, del primer mes del año especificado. Por ejemplo:
FECHA(2010, -3, 2) — Devuelve el número de serie que representa el 2 de septiembre de 2009
día: Es un argumento obligatorio y representa el número entero positivo o negativo que representa el día del mes, de 1 a 31.
o Si el día es mayor que la cantidad de días del mes especificado, día suma esa cantidad a los días del primer día del mes. Por ejemplo:
FECHA(2008, 1, 35) — Devuelve el número de serie que representa el 4 de febrero de 2008.
o Si el día es menor que 1, día resta la magnitud de la cantidad de días, más uno, del primer día del mes especificado. Por ejemplo:
FECHA(2008, 1, -15) — Devuelve el número de serie que representa el 16 de diciembre de 2007
Anotaciones
Si el formato de celda era General antes de especificar la función, el resultado tendrá formato de fecha y no de número. Si desea ver el número de serie o cambiar el formato de la fecha, seleccione un formato de número diferente en el grupo Número de la ficha Inicio.
La función FECHA es muy útil en situaciones en que el año, el mes y el día se proporcionan mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es posible que tenga una hoja de cálculo con fechas en un formato que Excel no reconoce, como AAAAMMDD.
Puede usar la función FECHA junto con otras funciones para convertir las fechas a un número de serie que Excel reconozca.
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh usa un sistema de fechas diferente como sistema predeterminado.
Ejemplo
Acabas de importar un archivo plano o en formato de texto a tu hoja de cálculo de Excel, que contiene los nombres de los empleados del área de operaciones y su fecha de ingreso.
Al importar los datos a la hoja de cálculo de Excel, te das cuenta que la fecha no está en el formato que usualmente manejas, pues el año está en una columna, el mes en otra y el día en otra. Necesitas juntar esos tres elementos para generar el formato correcto de fecha.
La tabla resultante es:
¿Cómo hacer que los valores formen una sola fecha? Excel cuenta con una función dentro de la categoría fecha y hora que te permite ingresar esos datos de forma individual y generar una fecha esa función se llama FECHA.
La función FECHA en Excel la vamos a aplicar de la siguiente manera:
El resultado de la fecha completa lo vamos a poner en la columna E la cual vamos a llamar “FECHA NUEVO FORMATO”.
En esa columna en la celda E2 vamos a aplicar la función FECHA con los siguientes argumentos:
=FECHA(B2,C2,D2)
Aquí le estamos indicando que el año va a ser el valor de la celda B2, el mes la referencia C2 y el día el valor de la celda D2.
Aplica la misma función al resto de los empleados.
El resultado que obtenemos queda así:
La columna E contiene una fecha expresada en día, mes y año, lo cual ya está de acuerdo con el formato que habitualmente manejamos en la empresa. El problema ha sido resuelto
Descripción de la función FECHANUMERO en Excel
La función FECHANUMERO en Excel convierte una fecha representada por texto en un número de serie. Recuerda que Excel toma como base el 1 de enero de 1900. De ahí parte el cálculo para generar el número de serie.
Sintaxis
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
texto_de_fecha: Es un argumento obligatorio y es el texto que representa una fecha en un formato de fecha de Microsoft Excel. Por ejemplo, “30-1-2008″ o “30-ene-2008″ son cadenas de texto entre comillas que representan fechas.
Con el sistema de fechas predeterminado de Excel para Windows, texto_de_fecha debe representar una fecha entre el 1 de diciembre de 1900 y el 31 de diciembre de 9999.
Si utiliza el sistema de fechas predeterminado en Excel para Macintosh, texto_de_fecha debe representar una fecha entre el 1 de enero de 1904 y el 31 de diciembre de 9999. FECHANUMERO devuelve un valor de error #¡VALOR! si texto_de_fecha queda fuera de este rango.
Anotaciones
Si omite la parte texto_de_fecha correspondiente al año, FECHANUMERO usa el año corriente del reloj integrado a su PC. La información de hora de texto_de_fecha se pasa por alto.
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
La mayoría de las funciones convierten automáticamente los valores de fecha en números de serie.
Ejemplo
Tienes una lista con un pequeño grupo de empleados que van a dejar de laborar en tu empresa. Además de su liquidación, quieres darle un pequeño bono a cada uno de ellos. La lista que tienes es la siguiente:
Para calcular el bono te basas en el total de días que estuvieron trabajando contigo. Una manera de sacar el total de días entre una fecha y otra es usando la función FECHANUMERO en Excel. Con esta función vamos a sacar el número de serie de cada fecha y restarlas entre sí.
El resultado de esta diferencia de días la vamos a poner en la columna D y la vamos a llamar “DÍAS TOTALES EN TU EMPRESA”.
Ahora vamos a aplicar la función FECHANUMERO. En la celda D2, ingresamos la función con los siguientes argumentos:
=FECHANUMERO("28-8-2012")-FECHANUMERO("1-8-2012")
Veamos lo que dice la función:
En la primera función estamos ingresando la fecha actual, es decir, la fecha en la que los empleados están dejando de laborar en tu empresa y la estamos convirtiendo en un número de serie.
En la segunda función de FECHANUMERO estamos ingresando la fecha en la que cada empleado ingresó a tu empresa, y la estamos convirtiendo en un número de serie también.
Ahora, hay que restarle al número de serie de la fecha de entrada, el número de serie de la fecha de salida.
Realizamos el mismo procedimiento para cada empleado. El resultado es el número total de días que cada empleado estuvo en tu empresa.
La tabla se ve así:
Ahora sí, en base a los días resultantes ya puedes sacar el total del bono que quieres darle como agradecimiento a tus empleados.
Descripción de la función FECHA.MES en Excel
La función FECHA.MES en Excel te ayuda a definir el número de serie de una fecha un mes o meses anteriores o posteriores a la fecha original. Es decir a una fecha inicial le suma o le resta los meses que definas en los argumentos de la función y te regresa el número de serie de la fecha resultante.
Sintaxis
FECHA.MES(fecha_inicial, meses)
fecha_inicial: Es un argumento obligatorio e indica una fecha que representa la fecha inicial. Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. También puedes ingresar la fecha directamente en el argumento, pero no es recomendable porque pueden producirse problemas en los cálculos.
meses: Es un argumento obligatorio y es el número de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo, el resultado es una fecha futura. Cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada.
Anotaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
Si el argumento fecha_inicial no es una fecha válida, FECHA.MES devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Si el argumento meses no es un número entero, se trunca.
Ejemplo
Acabas de adquirir un nuevo equipo para tu empresa a crédito, el cual tienes que pagar por 6 meses. El primer pago lo debes realizar el 30 de agosto de 2012 y posteriormente cada mes a partir de esa fecha.
Necesitas llevar mucho control en tus pagos, porque si te atrasas por un día, los intereses que te cobran son muy altos. Así que decides hacer tu plan de pagos en Excel.
La lista inicial es así:
Ahora, tenemos que definir las fechas posteriores al Pago 1 que tiene como fecha 30/08/201, sumarle un mes a cada pago. Para hacerlo vamos a usar la función FECHA.MES en Excel y el proceso es el siguiente:
En la celda B2 ingresamos la función FECHA .MES:
=FECHA.MES(B2,1)
El primero argumento es la fecha inicial, en este caso 30/08/2012. El segundo argumento es meses, que representa el número de meses que le vamos a agregar o a
restar. En este caso queremos saber la fecha futura, por lo tanto le vamos a sumar un mes que está representado por el valor numérico 1.
Hacemos lo mimos para cada pago. Cabe mencionar que la fecha inicial para los pagos posteriores será la del pago anterior.
El resultado de la lista de pagos se ve así:
Como puedes observar, el día de la fecha de pagos resultantes es el mismo que el de la fecha inicial
Descripción de la función HORA en Excel
La función HORA en Excel extrae de una hora escrita en horas, minutos (puede o no tener segundos), solamente el valor de la hora. El resultado siempre es un número entero que va de 0 a 23 o lo que es equivalente a las 12:00 a.m. a las 11:00 p.m.
Sintaxis
HORA(núm_de_serie)
núm_de_serie: Es un argumento obligatorio y es el valor de hora que contiene la hora que se desea obtener. Los valores de horas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, “01:00 p.m.”, como números decimales (por ejemplo 0.5416, que representa la 01:00 p.m.), o bien como resultado de otras fórmulas o funciones. Recuerda que las
Anotaciones
El sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh es distinto.
Los valores de hora son parte de un valor de fecha y se representan mediante un número decimal (por ejemplo 0.5 representa las 12:00 p.m. porque es la mitad de un día).
Ejemplo
En este momento en tu empresa, están haciendo un estudio de diferentes factores para establecer el grado de satisfacción de tus empleados.
Ahora le toca el turno a la hora de entrada de los empleados. Los parámetros para su análisis es el siguiente: si los empleados llegan antes de las 8:59 a.m. a la empresa quiere decir que esos empleados tienen un status de “Satisfactorio”, si llegan después de las 9:00 a.m. el empleado tiene un status de “No satisfactorio”.
La lista inicial con el horario de entrada de los empleados se ve así:
Tú tienes que sacar el status de cada empleado usando la hora de entrada, y estos status se deben ver en la columna C a la que llamaremos “STATUS”, pero cómo puedes hacer esto.
Hay varios caminos, pero aquí vamos a basarnos sólo en el primer valor que conforma el formato hora que es la hora, ya que nos están dando los parámetros de análisis. Para ello vamos a utilizar la función HORA en Excel de la siguiente manera.
En la celda C2 escribimos la siguiente fórmula:
=SI(HORA(B2)<=8,"Satisfactorio","No satisfactorio")
Con esta fórmula estamos realizando el análisis que nos han pedido, porque le estamos indicado esto:
Extraemos la hora de la celda B2. Realizamos la siguiente comparación: si la hora de entrada es menor o igual a 8, entonces escribe
“Satisfactorio”, sino cumple esta igualdad entonces escribe “Nos satisfactorio”. Hacemos lo mismo para cada empleado.
El resultado queda de la siguiente manera:
Ya tenemos el status por empleado de acuerdo a los parámetros dados. De esta forma es como se comporta la función HORA en Excel.
Descripción de la función DIAS.LAB en Excel
La función DIAS.LAB en Excel da como resultado el número de días labores en base a una fecha inicial y una fecha inicial.
No cuenta los fines de semana y tú puedes ingresar los días de asueto, los días de vacaciones o cualquier otro día que definas como no laboral; Excel lo excluye de la cuenta de días laborales.
Sintaxis
DIAS.LAB(fecha_inicial, fecha_final, [festivos])
fecha_inicial: Es un argumento obligatorio y representa la fecha inicial, de la cual quieres partir para realizar el conteo.
fecha_final: Es un argumento obligatorio y es la fecha final del conteo de días laborales. festivos: Es un argumento opcional y es un rango opcional de una o varias fechas que deben
excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales.
La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento), de los números de serie que representen las fechas.
Anotaciones
Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2012, 9, 4) para el 4 de septiembre de 2012. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
Para calcular todos los días laborables entre dos fechas mediante parámetros para indicar cuáles y cuántos son días de fin de semana, use la función DIAS.LAB.INTL.
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
Si uno de los argumentos no es una fecha válida DIAS.LAB devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Ejemplo
Estás organizando a los recursos humanos disponibles para iniciar un nuevo proyecto.
En este momento tienes una lista con las fechas que cada recurso tiene “libre” para asignarle a este nuevo proyecto.
En base a las fechas de inicio y fin de cada recurso, necesitas sacar los días totales efectivos que van a dedicarle a este nuevo proyecto, para que puedas asignarles las tareas correspondientes a cada uno.
La lista que tienes luce así:
Para sacar el total de días que cada recurso le dedicará al proyecto, también debes tomar en cuenta los días inhábiles, sino tu cálculo será erróneo y estarás indicando que van a tener más días disponibles de los que verdaderamente son.
Los días inhábiles que debes incluir son:
Día 125/01/20
12
Día 207/02/20
12
Día 330/04/20
12
Día 410/05/20
12
Para sacar el total de días laborales vamos a usar la función DIAS.LAB en Excel, que te permite ingresar la fecha de inicio y la fecha final para el conteo, además de una lista de días de asueto que tendrás en ese periodo.
Los días totales de trabajo que cada empleado tendrá, los pondremos en la columna D, a la que llamaremos “TOTAL DE DÍAS”.
Debajo de la lista de empleados vamos a poner los días de asueto que mencionamos arriba. El “Día 1” lo pondremos en la celda A11, el segundo en la celda A12 y así sucesivamente. Queda así:
Ahora en la celda D2 vamos a ingresar la función DIAS.LAB para sacar el total de días laborales por empleado, con los siguientes argumentos:
=DIAS.LAB(B2,C2,$B$11:$B$14)
Analicemos la función:
La “fecha_inicial” está dada por la “FECHA INICIO”, que para el primer empleado sería la celda B2. La “fecha_final” está en la columna llamada “FECHA FIN”, y para el primer empleado se encuentra
en la celda C2. El tercer argumento que es “vacaciones”, está definido por el rango B11:B14. Tiene signos de pesos
($), porque a la hora de jalar la fórmula al resto de los empleados no queremos que se recorra, sino que tome el mismo rango de fechas de “DÍAS NO LABORALES” para todos los empleados.
Aplicamos la fórmula para todos los empleados.
El resultado queda así:
En el “TOTAL DE DÍAS”, ya están incluidos los “DÍAS NO LABORALES” que tú definiste, es decir ya están restados al rango de la “FECHA INICIO” y “FECHA FIN”. Tu cálculo es correcto.
De esta manera puedes usar la función DIAS.LAB en Excel.
Descripción de la función DIAS360 en Excel
La función DÍAS360 te da la cantidad de días entre dos fechas, de acuerdo a un año de 360 días o lo que es equivalente a 12 meses de 30 días, lo que es igual a un año fiscal.
Esto último lo puedes indicar con el argumento de la función método.
Sintaxis
DIAS360(fecha_inicial, fecha_final, [método])
fecha_inicial: Es un argumento obligatorio y representa la fecha inicial sobre la que vas a realizar el cálculo. Si fecha_inicial se produce después de fecha_final, la función DÍAS360 devuelve un número negativo.
fecha_final: Es un argumento obligatorio y representa la fecha final sobre la que vas a realizar el cálculo.
método: Es un argumento opcional y es un valor lógico que especifica si se usará el método de cálculo europeo o americano.
o FALSO u omitido: Método de EE.UU. (NASD). Si la fecha inicial es el último día del mes, se convierte en el día 30 del mismo mes. Si la fecha final es el último día del mes y la fecha inicial es anterior al día 30, la fecha final se convierte en el día 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el día 30 del mismo mes.
o VERDADERO Método europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al día 31 del mes se convierten en el día 30 del mismo mes.
Anotaciones
Las fechas se deben especificar con la función FECHA o se deben derivar de los resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2012, 9, 4) para el 4 de septiembre de 2012. Si las fechas se especifican como texto, pueden surgir problemas.
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh usa un sistema de fechas diferente como sistema predeterminado.
Ejemplo
Estás realizando un análisis sobre tu efectivo. Lo que quieres lograr es tener el efectivo disponible para pagar tus cuentas, principalmente a tus proveedores, ya que un retraso implica pagar multas innecesarias.
Este análisis debe decirte cuántos días existen entre un pago y el siguiente, es decir, los días que tardas en pagarle la factura a cada uno de ellos, para que así puedas tener el efectivo disponible para liquidarles.
Cabe mencionar que el Proveedor 6 y el Proveedor 7 para realizar sus cálculos se basan en meses de 30 días, lo que es igual a un año de 360 días.
La lista de tus proveedores con las fechas que mencionamos arriba es así:
Para saber el número de días entre una fecha y otra vamos a aplicar la función DIAS360 en Excel. La “FECHA PAGO 1” representa la fecha_inicial y la “FECHA DE PAGO 2” representa la ficha_final.
Ahora vamos a definir la función y todos los argumentos de la función:
=DIAS360(B2,C2,FALSO)
Analicemos la función:
El primer argumento, que representa la fecha_inicial, está dado por la “FECHA PAGO 1” del primer proveedor, ese hace referencia a la celda B2.
El segundo argumento, fecha_final, está en la columna C llamada “FECHA PAGO 2”, que hace referencia a la celda C2.
El tercer argumento, representa el método de cálculo, en este caso estamos usando el de EE.UU. En este caso podemos omitir el valor de FALSO, ya que sino lo ponemos Excel automáticamente lo toma FALSO.
Corremos la función a los Proveedores 1, 2, 3, 4 y 5.
Como el Proveedor 6 y el Proveedor 7 manejan meses de 30 días, vamos a modificar el argumento 3 de la función DIAS360, en lugar de FALSO, la función debe llevar “VERDADERO”:
=DIAS360(B7,C7,VERDADERO)
Aplicamos la misma función al Proveedor 7.
El resultado de aplicar la función DIAS360 en la columna C es:
Observamos que las fechas pago de los Proveedores 4 y 5 caen en los días del mes 30 y 31 de octubre respectivamente, y pasa lo mismo con los Proveedores 6 y 7. Cuando la fecha cae en el día 30 no importa si aplicamos en el argumento 3 de la función, que es método, el valor de “FALSO” o “VERDADERO”, pero sí cambia cuando usamos el día 31, ya que el método FALSO lo cuenta como un día más, mientras que el VERDADERO lo descarta.
Descripción de la función AHORA en Excel
La función AHORA en Excel despliega la fecha y la hora actuales, de acuerdo a la fecha y hora que tengas en tu computadora, pues esa es su fuente de referencia para.
Cuando usas la función AHORA en una celda que tiene formato General, Excel automáticamente cambia el formato “Personalizada”, pues los datos de fecha y hora aparecen juntos.
Puedes cambiar el formato que Excel pone por default cuando usas la función AHORA, desde la pestaña “Inicio”, en el grupo “Número”. De esta manera puedes elegir entre mostrar solamente la fecha o la hora según lo necesites.
Una vez que escribiste la función AHORA, los datos de la misma por ejemplo, cambian cada vez que ingresas algún dato a cualquier celda y das enter, también cuando abres la hoja de cálculo nuevamente o cuando cambias el formato de alguna celda, entre otros.
Sintaxis
AHORA()
No necesita que ingreses algún argumento. Este queda vacío y al dar enter la función toma automáticamente los valores de tu computadora para desplegar la fecha y la hora.
Anotaciones
Si la función AHORA no actualiza los valores de celda cuando es necesario, deberá cambiar la configuración que controla cuándo se actualiza el libro u hoja de cálculo.
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh usa un sistema de fechas diferente como sistema predeterminado.
En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los números a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número de serie 0,5 representa la hora 12:00 del mediodía.
Los resultados de la función AHORA sólo cambian cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la función. No se actualiza constantemente.
Ejemplo
Todos los días tienes que generar un reporte de ventas y enviarlo impreso a la gerencia. Los datos que debes incluir en la hoja de cálculo son los siguientes:
Encabezado: Debe tener la leyenda “REPORTE FINAL DE VENTAS DEL”. Fecha: Es la fecha del día de hoy, es decir, del día en que estás generando el reporte. En una columna debe ir el “NOMBRE DEL PRODUCTO”
En otra columna debe ir el “ID DEL PRODUCTO” En una tercer columna debes incluir las “VENTAS DEL DÍA”
El reporte en Excel luce así:
Como puedes observar en la celda A2 se encuentra la fecha actual junto con la hora actual. Esta la definimos a partir de la función AHORA en Excel de la siguiente manera, escribimos en la celda la siguiente función:
=AHORA()
Así de sencillo podrás poner la fecha actual de manera automática cada vez que abras el documento y reportes las ventas del día.
Si lo necesitas, podemos hacerle una pequeña modificación al formato de la celda en donde tenemos nuestra función AHORA, para que en lugar de desplegar la hora, sólo despliegue la fecha con formato largo:
Seleccionamos la celda A2 Nos vamos a la pestaña “Inicio” Ubicamos el grupo “Número” En la opción “Formato de número” elegimos de la lista “Fecha larga”
Listo, ahora ya hemos modificado el formato que resulta al emplear la función AHORA. Tú reporte queda de la siguiente manera:
Descripción de la función DIA.LAB en Excel
La función DIA.LAB en Excel te permite sumar o restar a una fecha, el número de días que necesites, sin incluir los fines de semanas y los días no laborales que decidas aplicar.
Por ejemplo, la función DIA.LAB la puedes usar para calcular la fecha de término de algún pago.
Sintaxis
DIA.LAB(fecha_inicial, días_lab, [festivos])
fecha_inicial: Es un argumento obligatorio y representa la fecha sobre la que se realizará el cálculo de días laborales.
días_lab: Es un argumento obligatorio y es el número de días laborables (días que no sean fines de semana ni días festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento días_lab produce una fecha futura, mientras que un número negativo da como resultado una fecha pasada.
Festivos: Es un argumento opcional y es una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento) de los números de serie que representen las fechas.
Anotaciones
Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2012, 09,11) para el 11 de mayo de 2012. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
Para calcular el número de serie de la fecha antes o después de un número de días laborables especificados usando parámetros para indicar cuáles y cuántos días son de fin de semana, use la Función DIA.LAB.INTL.
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
Si uno de los argumentos no es una fecha válida DIA.LAB devuelve el valor de error #¡VALOR!. Si el argumento fecha_inicial más el argumento días_lab produce una fecha no válida, DIA.LAB
devuelve el valor de error #¡NUM!. Si el argumento días_lab no es un entero, se trunca.
Ejemplo 1
Estás administrando un proyecto nuevo, y en este momento necesitas definir la “fecha de término” en que los recursos humanos acabarán con la tarea que les ha sido asignada. Está fecha está determinada por los días que cada recurso necesita para terminar con su actividad, es decir, necesitas sumarle los días totales de la actividad a la fecha de inicio de la actividad. La “fecha de término” sólo debe incluir los días laborales, es decir, no debe incluir los fines de semana y los días festivos que tú determines.
La tabla de acuerdo a lo arriba mencionado se ve así:
Como puedes observar, la columna A están los nombres de tus recursos humanos, en la columna B o “ACTIVIDAD” tenemos el nombre de la actividad que le toca realizar a cada empleado.
Después en la columna C llamada “DÍAS POR ACTIVIDAD”, está el número de días que le tomará al recurso terminar con la actividad que le ha sido asignada. En la columna D o “FECHA INICIO”, está la fecha en que cada recurso iniciará su actividad.
Por último en la columna E o “TÉRMINO SIN VACACIONES”, es donde vamos a escribir la fórmula correspondiente que nos permita obtener la fecha de término de cada recurso. La función adecuada para esté cálculo es DIA.LAB y es la que vamos a usar en la columna E.
Como recordarás, la función DIA.LAB en Excel requiere de una fecha inicial, el número de días que le vamos a sumar o restar (en este caso a restar), y por último el argumento opcional días festivos. De acuerdo a esto, en la celda E2 vamos a escribir lo siguiente:
=DIA.LAB(D2,C2)
Con la función DIA.LAB en Excel, le estamos indicando que nuestra fecha_inicial es el 11 de septiembre de 2012, mientras que el número de días que necesitas sumarle a esa fecha son, este caso 1 día. Así que si le sumamos un día al 11/09/12 nos da como resultado la fecha 12/09/2012.
En la función DIA.LAB no estamos incluyendo por el momento los días festivos. Eso lo haremos más adelante para que puedas notar la diferencia en las fechas.
Aplicamos la función a las celdas restantes correspondientemente; el resultado es:
Ejemplo 2
En este ejemplo vamos a determinar los días festivos, para que notes la diferencia en las fechas resultantes. La tabla debe verse así:
El cálculo de la fecha posterior incluyendo los días de vacaciones o no laborales, lo vamos a poner en la columna F la que llamaremos “FECHA DE TÉRMINO CON VACACIONES”. Los días festivos los estamos agrupando en una lista que va de la celda B11 a la B14.
Empezaremos el cálculo en la celda F2 y la función DIA.LAB debe quedar con los siguientes argumentos:
=DIA.LAB(D2,C2,$B$11:$B$14)
Enseguida te explico cada argumento:
La celda D2 hace referencia a la celda donde tenemos la fecha de partida para realizar el cálculo, en este caso es el 11/09/2012.
El número de días que le vamos a sumar está representado por la referencia C2. El valor de esta referencia es uno.
El rango $B$11:$B$14, hace referencia a la lista de días festivos o no laborales, que en este caso son 4 días. Los símbolos de pesos sirven para que a la hora de jalar la función a las demás celdas este rango permanezca inmóvil.
Jalamos la función al resto de los empleados.
El resultado que obtenemos al aplicar la función DIA.LAB en Excel queda así:
Como puedes observar, al incluir los días laborales en el cálculo, la función DIA.LAB recorre la fecha de término
Descripción de la función AÑO en Excel
La función AÑO en Excel extrae de una fecha dada el año, es decir, si en la celda tienes 13/09/12, la función AÑO regresará el valor 2012. Excel presenta el dato del año como un número entero que va desde 1900 hasta el año 9999.
Sintaxis
AÑO(núm_de_serie)
núm_de_serie: Es un argumento obligatorio y es la fecha del año que se desea buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo puedes usar FECHA(2012, 9, 13) para el 13 de septiembre de 2012. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
Anotaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
Los valores que devuelven las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de presentación del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de presentación de la fecha suministrada es Hijri (calendario Hijri: calendario lunar que se utiliza en los países islámicos (también conocido como calendario de la Hégira).), los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente.
Ejemplo
La gerencia te ha pedido un reporte para saber cuántos empleados nuevos han entrado a la empresa en los años 2010, 2011 y 2012.
Los datos que te han proporcionado son:
Para elaborar el reporte, lo primero que necesitas hacer es obtener el año de la “FECHA DE INGRESO” de cada empleado, para después realizar la cuenta de cuántos empleados hay por año.
Para obtener el año de la fecha de ingreso por empleado, vamos a usar la función AÑO en Excel. El resultado de la función lo pondremos en la columna C a la que llamaremos “AÑO”. Los argumentos de la función para extraer el año del primer empleado serían:
=AÑO(B2)
Con este, la función AÑO en Excel, tomará la fecha del 01/08/2012 y extraerá solamente el año, que en este caso es 2012.
Aplicamos la función AÑO al resto de los empleados.
Como siguiente paso, vamos a CONTAR los años que sean iguales para sumarlos y así obtener el total por año. La función para realizar este conteo usaremos la función CONTAR.SI en Excel, porque esta función permite que le ingresemos el criterio para el conteo de datos.
Vamos a empezar el conteo con el año 2010 y para fines prácticos escribimos, en la celda C11, la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(C2:C8,"2010")
Analicemos los argumentos de la función CONTAR.SI:
El primer argumento que nos pide la función es el rango, el cual es C2:C8, que es donde se encuentran los años que extrajimos con la función AÑO.
El segundo argumento es el criterio El segundo argumento es el criterio, que en este caso es 2010.
Aplicamos la función para el año 2011 y 2012. El resultado quedaría así:
Así de sencillo hemos elaborado el reporte de los empleados nuevos que han entrado a trabajar a la empresa en los últimos años.
Descripción de la función MINUTO en Excel
La función MINUTO en Excel extrae los minutos de una hora. El valor resultante se encuentra entre los números 0 a 59, que son los valores comprendidos en una hora.
Por ejemplo si tienes la hora 10:15:00 a.m. la función MINUTO regresa el valor 15, pues extrae los minutos de la hora.
Sintaxis
MINUTO(núm_de_serie)
núm_de_serie: Es un argumento obligatorio y es la hora que contiene el valor de minutos que necesitas extraer. Las horas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, “10:15 a.m.”), como números decimales (por ejemplo, 0.44, que representa las 10:30 a.m.), o bien como resultado de otras fórmulas o funciones, por ejemplo VALHORA(“10:45 a.m.”).
Anotaciones
El sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh es distinto. Los valores de hora son parte de un valor de fecha y vienen representados por un número decimal (por ejemplo 0.5 representa las 12:00 p.m. ya que es la mitad de un día).
Ejemplo
En el área de producción estás implementando un nuevo proceso para reducir el tiempo de ensamblado de su producto estrella. Como es un nuevo proceso necesitas saber el tiempo promedio en que un empleado termina el proceso para estimar el tiempo de total de producción.
Para sacar este dato cuentas con la siguiente información:
Como puedes observar, las fechas de inicio del Proceso 1 no son iguales para todos los empleados, empezaron en diferentes momentos. Lo mismo pasa con la hora de finalización del proceso. La pregunta es en base a estos datos cómo sacamos el promedio que un empleado invierte en realizar el proceso 1.
Como primer paso, debemos saber cuántos minutos transcurrieron entre la “HORA DE INICIO” y la “HORA DE FIN” por empleado. ¿Cómo realizamos este cálculo?
Vamos a emplear la función MINUTO en Excel que nos permitirá extraer los minutos de cada hora, para después realizar una resta: HORA DE FIN – HORA DE INICIO. Con este tendremos los minutos totales que cada empleado tardó en realizar el proceso 1.
Estos datos los vamos a poner en la columna E a la que llamaremos “MINUTOS TOTALES”. Empezaremos con el primer empleado. En la celda E2 vamos a escribir la función MINUTOS con los siguientes argumentos:
=MINUTO(D2)-MINUTO(C2)
Con esta fórmula, estamos diciéndole a Excel que de la “HORA FIN” 10:45:00 a.m. extraiga los minutos que son 45. Aplicamos la misma función para la “HORA DE INICIO”, en este caso 10:06:00 a.m. que nos da como resultado 6.
La operación algebraica es:
= 45 – 6
Esto da como resultado 39 que son los minutos totales que el primer empleado de la lista utilizó para terminar el proceso 1.
Aplicamos la misma fórmula para el resto de los empleados.
Una vez que ya tenemos el total de minutos, ahora sí sacamos el promedio que tarda un empleado en realizar el proceso 1. Para esto vamos a escribir la función PROMEDIO en Excel en la celda E9 con los siguientes argumentos:
=PROMEDIO(E2:E8)
Con el rango E2:E8 estamos incluyendo todos los minutos.
La tabla con todos los resultados obtenidos es:
El promedio para realizar el proceso 1 es de 38 minutos, así que ya puedes definir el tiempo total de ensamblado de tu producto estrella.
Descripción de la función DIASEM en Excel
La función DIASEM en Excel da como resultado el día de la semana en base a una fecha. El día resultante Excel lo expresa como un número entero que va del 1 (domingo) a 7 (sábado). Por ejemplo el día 17 de septiembre de 2012, va a dar como resultado 2, que es lunes.
Sintaxis
DIASEM(núm_de_serie, [tipo])
núm_de_serie: Es un argumento obligatorio y es un número secuencial que representa la fecha del día que intenta buscar. Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, FECHA(2012, 9 , 17) es el día 17 de septiembre de 2012. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
tipo: Es un argumento opcional y es un número que determina el tipo de valor que debe devolverse. De acuerdo a la siguiente tabla es como se comporta el argumento tipo:
Tipo Número devuelto1 u
omitidoNúmeros del 1 (domingo) al 7 (sábado). Igual a en versiones anteriores de Microsoft Excel.
2 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo).3 Números del 0 (lunes) al 6 (domingo).
11 Números del 1 (lunes) al 7 (domingo).12 Números 1 (martes) a 7 (lunes).13 Números 1 (miércoles) a 7 (martes).14 Números 1 (jueves) a 7 (miércoles).15 Números 1 (viernes) a 7 (jueves).16 Números 1 (sábado) a 7 (viernes).17 Números del 1 (domingo) al 7 (sábado).
Anotaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 17 de septiembre de 2012 es el número de serie 41169, porque es 41,169 días posteriores al 1 de enero de 1900.
Si núm_de_serie está fuera del rango para el valor de base de fecha actual, se devuelve un error #¡NUM!.
Si tipo está fuera del rango especificado en la tabla anterior, se devuelve un error #¡NUM!.
Ejemplo
Estás elaborando un calendario de pagos para un cliente que acaba de comprar equipo para su negocio a crédito. La finalidad de este calendario es indicarle las fechas precisas en que tu cliente debe realizar los depósitos a tu cuenta mes a mes.
Al finalizar esta lista te das cuenta, que algunas de las fechas de pago caen en sábado o domingo, pero en esos días los bancos no labora, por lo que necesitas ajustar estas fechas para que sean en un día hábil y tu cliente realice el depósito sin problemas.
Para realizar este ajuste a las fechas, vamos a usar varias fórmulas, incluyendo la función DIASEM para determinar si el día del pago cae en sábado o domingo.
Vamos a partir de la siguiente lista:
En la columna A llamada “PAGO” está el total de número de pagos que tu cliente va a realizar, en este caso son siete.
En la columna B están las fechas de pago que tu cliente debe realizar cada mes. Estas fechas las sacamos en base a la primera fecha de pago que es el 30 de septiembre de 2012. Para sacar las restantes utilizamos la función FIN.MES. En la celda B2 escribimos la función:
=FIN.MES(B2,1)
en donde le estamos indicando que al 30/09/2012 le sume un mes. Lo que da como resultado la fecha 31/10/2012. Hacemos lo mismo para cada fecha de pago.
La columna “DÍA DE LA SEMANA” es muy importante porque ahí vamos a definir a qué día de la semana hace referencia la fecha de pago. Para esto vamos a usar la función DIASEM con los siguientes argumentos:
=DIASEM(B2,2)
Analicemos la función:
Con la referencia B2 le estamos indicando que el núm_de_serie es la fecha 30/09/2012. El segundo argumento es el tipo tiene un valor de 2, lo cual quiere decir que el valor va a ir de 1
(lunes) al 7(domingo). Aplicamos la función al resto de las fechas de pago.
El resultado de la función DIASEM es:
Como puedes ver, hay fechas que caen un día inhábil (6 ó 7), y esto lo sabemos porque en las fechas 30/09/2012 y 31/03/2012 tienen como día de la semana 7 que es domingo.
Lo que sigue sería ajustar las fechas, es decir, si las fecha cae en un día 6 (sábado) sumarle dos días para que caiga en lunes, y si la fecha cae en 7 (domingo) sumarle un día para que también caiga en lunes, pero cómo puedes hacer esto.
Para facilitar la suma o resta de días a una fecha, convertiremos las fechas a números de serie. Cada fecha de pago la vamos a convertir en un número de serie, el cual va a estar la columna D llamada “FECHA DE PAGO EN NÚMERO DE SERIE”. Para empezar vamos a escribir en la celda D2 lo siguiente:
=B2
Con esto le estamos diciendo que la celda D2 va a ser igual a la celda B2. A la celda D2 le aplicamos un formato de número. Así que la fecha 30/09/2012 va a ser igual al número de serie 41182. A este número ya le podemos sumar o restar números. Realizamos el mismo procedimiento para el resto de las fechas.
El siguiente paso es definir si una fecha cae en día inhábil, empezamos con la fecha del primer pago:
Si cae en 6, sumarle a “FECHA DE PAGO EN NÚMERO DE SERIE” dos días. Si cae en 7, sumarle a “FECHA DE PAGO EN NÚMERO DE SERIE” un día. Si la fecha es diferente a esos valores, entonces poner la misma fecha.
Para realizar todo lo anterior, vamos a usar la función SI en Excel. La fórmula la vamos a aplicar en la columna E a la que vamos a llamar “FECHA REAL DE PAGO”. En la celda E2 escribimos la siguiente fórmula:
=SI(C2=6,D2+2,SI(C2=7,D2+1,B2))
Analicemos la fórmula:
En el primer argumento de la función SI en Excel, prueba_logica le estamos indicando que si la celda C2 es igual a 6, entonces le va a sumar el número de serie de la celda D2 dos. Este último es el argumento [valor_si_verdadero]
El tercer argumento [valor_si_verdadero], estamos agregando nuevamente la función SI en Excel, en donde le estamos indicando que si el “DÍA DE LA SEMANA” es igual a 7, entonces le va a sumar uno a “FECHA DE PAGO EN NÚMERO DE SERIE”, sino se cumple esta igualdad entonces va a dejar la “FECHA DE PAGO” original.
Aplicamos la misma fórmula para el resto de las fechas.
El resultado con todas las fórmulas aplicadas queda así:
Como puedes observar en la columna “FECHA REAL DE PAGO”, las fechas del pago 1 y del pago fueron las únicas que cambiaron en comparación con la “FECHA DE PAGO”, pues caían en un día inhábil
Descripción de la función MES en Excel
La función MES en Excel extrae el número de serie del mes de una fecha dada. El resultado del mes es un número entero que va de 1 (mes de enero) al 12 (mes de diciembre). Por ejemplo si aplicamos la función MES a la fecha 18/09/2012, el resultado es 9 que representa el mes de septiembre.
Sintaxis
MES(núm_de_serie)
núm_de_serie: Es un argumento obligatorio y se refiere a la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben insertarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2012,9,18) para el día 18 de septiembre de 2012. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
Anotaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 17 de septiembre de 2012 es el número de serie 41169, porque es 41,169 días posteriores al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
Los valores que devuelven las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de presentación del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de presentación de la fecha suministrada es Hijri (calendario Hijri: calendario lunar que se utiliza en los países islámicos (también conocido como calendario de la Hégira), los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente.
Ejemplo
En este ejemplo vamos a suponer que el área de producción llevas un control del mantenimiento de tu maquinaria para que trabajen a su máxima capacidad. El mantenimiento lo debes llevar a cabo cada 6 meses aproximadamente.
Cuentas con el registro de la última vez que le diste mantenimiento a cada máquina:
En base a esa fecha necesitas calcular en qué mes necesitarán el próximo mantenimiento para que tus ingenieros estén disponibles y lo puedan realizar. Lo que te interesa saber es el mes, para que tus ingenieros de mantenimiento lo realicen a lo largo de ese mes, porque tienen mucho trabajo.
Para saber en el mes en que cada máquina requiere mantenimiento, necesitas sumarle a la “FECHA DE ÚLTIMO MANTENIMIENTO” seis meses, pero ¿cómo puedes hacer esto en Excel? De la siguiente manera:
Vamos a crear varias columnas: o La columna C la vamos a llamar “MES”o La columna D “MES ORIGINAL MÁS 6 MESES”o La columna E “MES DE MANTENIMIENTO”.o En la columna C vamos a extraer el mes de cada fecha porque necesitamos manejarlo
como un número de serie al que le podamos sumar 6 (meses del siguiente mantenimiento). Empezaremos a trabajar con la máquina 1, para ello en la celda C2 escribimos la siguiente función:
=MES(B2)
Con esto le estamos diciendo a Excel que de la fecha 02/01/2012, extraiga el mes, lo que da como resultado 1.
Aplicamos la función al resto de las máquinas.
Ahora ya tenemos en número de serie el mes en que fue realizado el último mantenimiento. El siguiente paso es sumarle a ese número 6 meses, para que nos dé el mes en que se debe aplicar el mantenimiento a cada máquina. Esto lo vamos a realizar en la columna D llamada “MES ORIGINAL MÁS 6 MESES”; en la celda D2 aplicamos la siguiente fórmula:
=C2+6
El resultado de esta fórmula nos da un número entero, por ejemplo en el caso de la máquina 1, el resultado es 7, lo que representa el mes de julio.
Tener representados los meses en números no es práctico, así que como último paso vamos a convertir ese número de serie en el nombre del mes:
Vamos a trabajar en la columna E llamada “MES DE MANTENIMIENTO”. En la celda E2 escribimos la siguiente fórmula:
=SI(D2=7,"Julio",SI(D2=8,"Agosto",SI(D2=9,"Septiembre","ERROR EN EL MES")))
Con este estamos dándole el nombre de un mes a cada número de serie de la columna “MES ORIGINAL MÁS 6 MESES”.
El resultado de todo esto es:
De esta manera, con la función MES extrajimos el número de mes de la fecha del último mantenimiento, después le sumamos 6 y por último le dimos a ese valor el nombre del mes correspondiente. Tus ingenieros ya saben en qué mes deben realizar el mantenimiento a cada máquina
Descripción de la función SEGUNDOS en Excel
La función SEGUNDOS en Excel extrae los segundos de una hora dada como un número de serie que va de 0 a 59, que son segundos que conforman un minuto.
Sintaxis
SEGUNDO(núm_de_serie)
núm_de_serie: Es un argumento obligatorio y representa la hora que contiene los segundos que se necesitas extraer. Las horas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas, por ejemplo, “10:30 a.m.”. También puedes representar la hora como números decimales, por ejemplo 0 .4375 que representa las 10:30 a.m., o bien como resultado de otras fórmulas o funciones, por ejemplo HORANUMERO(“10:30″).
Anotaciones
El sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh es distinto. Los valores de hora son parte de un valor de fecha y se representan mediante un número decimal, por ejemplo 0.5 representa 12:00 p.m. porque es la mitad de un día.
Ejemplo
En el área de producción estás llevando a cabo una revisión sobre la productividad de las máquinas del área de ensamblado, y necesitas saber qué máquina es la más rápida para realizar esta actividad, en base a la siguiente tabla:
Por el informe que tienes, sabes que todas las máquinas tardan los mismos minutos, en base a esto te vas a enfocar en los segundos. Lo siguiente es sacar el nombre de la máquina que realiza el ensamble más rápido. Para esto realizaremos lo siguiente para marcar la estructura de nuestra lista:
Vamos a crear dos columnas más, la D y la E: o La columna D la llamaremos “SEGUNDOS”. Aquí vamos a extraer los segundos de las horas
que estás en la columna “HORA DE TÉRMINO”.
o La columna C la llamaremos “RESULTADO”. Esta columna va a tener un pequeño informe sobre las máquinas, contendrá el texto “No es el mejor tiempo” si la máquina está por debajo del tiempo mínimo. Si la máquina es la del menor tiempo el texto dirá “nombre_de_la_máquina es el mejor tiempo”.
o Vamos a agregar una fila más a lista. En la celda A9, pondremos el texto “TIEMPO MÍNIMO”. En la celda D9, vamos a sacar el tiempo mínimo en base a los segundos de la columna “SEGUNDOS”.
La tabla con todas estas adiciones queda así:
Ahora vamos a trabajar directamente con las fórmulas que necesitamos para saber cuál es la máquina más rápida. Recuerda que esta es sólo una forma de hacer esto, pues Excel tiene una amplia gama de recursos para llegar al mismo objetivo.
Las fórmulas que vamos a aplicar en las diferentes celdas de las columnas que creamos son:
En la columna “SEGUNDOS” debemos extraer los segundos de la “HORA DE TÉRMINO” de cada máquina. Empezaremos con la primer máquina, así que en la celda D2 usaremos la función SEGUNDO en Excel con los siguientes argumentos:
=SEGUNDO(C2)
Aplicamos esta función al resto de las celdas. Una vez que ya tenemos todos los segundos en la columna “SEGUNDOS”, el siguiente paso es saber
qué número es el menor. En base a este resultado definiremos qué máquina es la más rápida.
Para que puedas visualizar todo lo que hemos hecho hasta el momento voy a mostrarte la tabla terminada. En seguida te explicaré cómo sacamos los valores de la columna “RESULTADO”.
Para sacar el pequeño informe de la columna “RESULTADO”, vamos a tomar el valor resultante del “TIEMPO MÍNIMO” que en este caso fue 1. La función que vamos a usar es SI y empezaremos por aplicar a la Máquina 1; escribimos en la celda E2:
=SI(D2=$D$9,A2&" "&"es el mejor tiempo","No es el mejor tiempo")
Con esta función le estamos diciendo a Excel que compare el valor de la celda D2, que es 45, con el valor mínimo que es 1. Si es igual, va tomar el texto que hay en la celda A2, sino es igual la función SI pondrá en la celda “No es el mejor tiempo”.
Aplicamos la función al resto de las celdas y tenemos como resultado que la máquina más rápida, basándonos en la diferencia de SEGUNDOS, es la Máquina 2.
Ahora sí ya sabes que máquina es la más rápida
Descripción de la función FRAC.AÑO en Excel
La función FRAC.AÑO en Excel deduce la fracción de año que existe entre dos fechas (fecha_inicial y fecha_final). Por ejemplo basándonos en un año de 360 días, si la fecha inicial es el 20 de septiembre de 2011 y la fecha final es el 18 de marzo de 2012, la función FRAC.AÑO, regresa 0.5, porque la fecha final sucede medio año después de la fecha inicial.
Sintaxis
FRAC.AÑO(fecha_inicial, fecha_final, [base])
fecha_inicial: Es un argumento obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial. fecha_final: Es un argumento obligatorio. Una fecha que representa la fecha final. base: Es un argumento opcional. Determina en qué tipo de base deben contarse los días.
BaseBase para contar
días0 u
omitidoEE.UU. (NASD)
30/3601 Real/real2 Real/3603 Real/3654 Europea 30/360
Anotaciones
Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2012,9,20) para el día 20 de septiembre de 2012. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 17 de septiembre de 2012 es el número de serie 41169, porque es 41,169 días posteriores al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
Todos los argumentos se truncan a enteros. Si los argumentos fecha_inicial o fecha_final no son fechas válidas, FRAC.AÑO devuelve el valor de
error #¡VALOR!. Si base < 0 o si base > 4, FRAC.AÑO devuelve el valor de error #¡NUM!.
Ejemplo
Tienes un capital de $100,000 que quieres invertir en un producto financiero, pero para decidir si lo inviertes o no, quieres realizar una proyección de cómo se va a comportar tu dinero mes a mes.
La fórmula que vamos a usar para sacar el capital final es:
Capital inicial*(1+interés)^fracción del año)
La tabla para aplicar estos cálculos la vamos a crear en una hoja de Excel, crearemos las
siguientes columnas:
La columna A la llamaremos CAPITAL INICIAL. La columna B será INTERÉS ANUAL. La columna C la llamaremos FECHA INICIAL DE INVERSIÓN. La columna D será FECHA UN MES DESPUÉS. La columna E la llamaremos FRACCIÓN DEL AÑO. La columna F será CAPITAL POR MES.
De acuerdo a esta estructura nuestra tabla queda así:
En la columna A está el capital inicial, que son $100,000.
El interés que te propusieron para esta inversión es del 25% anual, así que ponemos 0.25 en toda la columna B.
Después debemos determinar la fecha inicial de inversión, en este caso es el 30 de septiembre de 2012.
Para saber cuánto dinero vas a tener mes a mes, debemos determinar la fecha un mes de la fecha inicial de inversión, para la segunda fecha debemos sumarle a la fecha inicial dos meses y así consecutivamente hasta llegar a los 12 meses. Para facilitar la suma de los meses a la fecha inicial, usamos la función FIN.MES en Excel, como vamos a empezar por el primer mes en la celda D2 vamos a escribir:
=FIN.MES(C2,1)
Aplicamos la misma función para el resto de los meses cambiando únicamente el argumento “meses”, pues para el segundo mes le vamos a sumar dos =FIN.MES(C3,2) y así consecutivamente para todos los meses.
Ahora necesitamos determinar la fracción del año de cada mes, para poder calcular el valor de la inversión en ese momento. En la columna E vamos a aplicar la función FRAC.AÑO tomando en cuenta la FECHA INICIAL DE LA INVERSIÓN y la FECHA UN MES DESPUÉS. Los argumentos para el primer mes en la celda E2 quedan así:
=FRAC.AÑO(C2,D2,1)
Analicemos la función y sus argumentos:
El primer argumento hace referencia a la celda C2 que contiene la fecha 30/09/2012. El segundo argumento hace referencia a la celda D2 que contiene la fecha inicial más un mes
31/10/2012. El tercer argumento es la base “1” que toma los días reales y los meses reales. Aplicamos la función al resto de los meses.
Ya tenemos el valor en fracción que representa cada mes durante un año, ahora lo que sigue es aplicar la fórmula que mencionamos al principio, agregando las celdas correspondientes:
La fórmula inicial es:
Capital inicial*(1+interés)^fracción del año)
Sustituyendo los valores queda:
=(A2*(1+B2)^E2)
El resultado con todas las fórmulas es:
Ahora ya puedes ver cómo se comporta tu dinero mes a mes.
Tomando en cuenta otro ejemplo, también puedes usar para realizar un comparativo si es que tienes varias opciones de inversión.
Tutorial de la función HORANUMERO en Excel
La función HORANUMERO en Excel, regresa el número de serie de una hora. Por ejemplo de la hora 12:00 p.m. la función HORANUMERO regresa 0.5, pues es la mitad del día.
Sintaxis
HORANUMERO(texto_de_hora)
texto_de_hora: Es un argumento obligatorio y es una cadena de texto que representa una hora en un formato válido en Excel. Específica las horas entre comillas, por ejemplo “12:00 p.m.” o “12:00:00 p.m.”.
Anotaciones
Se pasa por alto la información de fecha del argumento texto_de_hora. El sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para
Macintosh es distinto. Los valores de hora son parte de un valor de fecha y se representan mediante un número decimal, por ejemplo 0.5 representa 12:00 p.m. porque es la mitad de un día.
Ejemplo
Estás a cargo de programar los horarios de trabajo de las máquinas del área de producción para el proceso de ensamblado.
Para que el proceso se lleve a cabo de manera correcta debes programar cada máquina para que se encienda y a apague de acuerdo a la cadena de procesos, es decir una vez que definiste la hora de encendido de la máquina, debes sumarle el tiempo que tarda cada proceso para definir la hora de apagado.
Para realizar tu tabla de programación de horarios, debemos definir nuevas columnas que va a contener la siguiente información:
Columna A: contendrá el nombre de la máquina. Columna B: tendrá el valor de la hora de encendido. Se manejará en formato de 24 horas. Columna C: tendrá el valor del minuto de encendido. Se manejará en formato de 24 horas. Columna D: contendrá el valor del número de serie resultado de unir las horas y los minutos. Columna E: tendrá las horas que debe durar el proceso o la máquina encendida, por ejemplo 1.5 hrs
quiere decir que el proceso durará una hora con 30 minutos. Columna F: aquí convertiremos el valor en horas que debe durar la máquina encendida en un
número de serie, para que el resultado lo podamos sumar al número de serie de la hora de encendido en número de serie. Recuerda que 24 horas es igual a un día, por lo tanto una hora equivale 0.04166667del día.
Columna G: tendrá la hora exacta en que la máquina debe apagarse, y la manejaremos en un formato de 12 horas.
La tabla resultante con toda esta información es:
La hora de encendido la tuvimos que dividir en horas y minutos, para que la función HORANUMERO en Excel pueda trabajar con ella.
El siguiente paso es sacar la “HORA DE ENCENDIDO EN NÚMERO DE SERIE” para cada máquina. Empezaremos con la Máquina 1, así que en la celda D2 vamos a usar la función HORANUMERO con los siguientes argumentos:
=HORANUMERO(B2&":"&C2)
Analicemos la función:
Le estamos indicando que tome el valor de la celda B2, que es 7, y lo una con el carácter “:”. A esa cadena de texto le agregamos el valor de la celda C2, que es 34. El argumento que le estamos indicando queda así: “7:34”. De esta manera la función HORANUMERO ya puede trabajar con la hora de encendido. El resultado es el número de serie 0.31528.
Aplicamos la función al resto de las celdas de la columna D.
Ahora en la celda E llamada “HORAS QUE DEBE DURAR EL PROCESO”, debes escribir el tiempo que cada proceso dura, lo es igual al tiempo que la máquina debe durar encendida. El tiempo para la Máquina 1 es cuatro horas y media lo que es igual a 4.5. Escribimos el tiempo para el resto de las máquinas.
A continuación tenemos que realizar la equivalencia del tiempo en horas que debe durar una máquina encendida a fracción de días o lo que es lo mismo que el “TIEMPO EN NÚMERO DE SERIE PARA APAGARSE”. Recuerda que 24 horas es igual a 1 día, y una hora es igual a 0.04166667. Para la primera máquina realizamos la conversión en la celda F2 con la siguiente fórmula:
=E2*0.04166667
El resultado de multiplicar 4.5 * 0.04166667 es 0.18750. Aplicamos la fórmula al resto de las celdas.
Ya que tenemos la hora que debe durar el proceso en fracción de días, ahora sí ya podemos sumarle la “HORA QUE DEBE DURAR EL PROCESO”, para determinar la “HORA DE APAGADO”. Para calcularlo debemos sumar la “HORA DE ENCENDIDO EN NÚMERO DE SERIE” más el “TIEMPO EN NÚMERO DE SERIE PARA APAGARSE”. Realizamos el cálculo para la Máquina 1, así que en la celda G2 escribimos la siguiente fórmula:
=D2+F2
La celda D2 tiene el valor 0.31528 y la celda F2 tiene el valor de 0.18750. Sumados ambos números de serie dan la hora de 12:04:00 p.m. Esa es la hora de apagado de la Máquina 1. Aplicamos la fórmula al resto de las máquinas. Es importante mencionar que el formato para toda la columna G debe ser “Hora”, de lo contrario el valor lo podrías estar visualizando en número de serie y no en un valor de hora.
El resultado de todos estos cálculos nos da la siguiente tabla:
Ya puedes ingresarle la hora de encendido y de apagado a cada máquina para que tu proceso de ensamblado sea eficiente.
Descripción de la función NUM.DE.SEMANA en Excel
La función NUM.DE.SEMANA en Excel te da el día de la semana que corresponde a la fecha que le indiques y de acuerdo al día que determines que inicia la semana, por ejemplo NUM.DE.SEMANA(“25/9/2012″,2) es igual a la semana del año 40.
Existen dos sistemas que se usan para esta función:
Sistema 1: La semana que contiene el 1 de enero es la primera semana del año y se numera como semana 1.
Sistema 2: La semana que contiene el primer jueves del año es la primera semana del año y se numera como semana 1.
Sintaxis
NUM.DE.SEMANA(núm_de_serie, [tipo_devuelto])
núm_de_serie: Es un argumento obligatorio y es una fecha contenida en la semana. Las fechas deben especificarse usando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2012, 1, 30) para el 30 de enero de 2012. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
tipo_devuelto: Es un argumento opcional y representa un número que determina en qué día comienza la semana. El valor por default es 1.
Tipo La semana empieza el Sistema1 u omitido Domingo 1
2 Lunes 111 Lunes 112 Martes 113 Miércoles 114 Jueves 115 Viernes 116 Sábado 117 Domingo 121 Lunes 2
Anotaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 17 de septiembre de 2012 es el número de serie 41169, porque es 41,169 días posteriores al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
Si núm_de_serie está fuera del rango para el valor de base de fecha actual, se devuelve un error #¡NUM!.
Si tipo está fuera del rango especificado en la tabla anterior, se devuelve un error #¡NUM!.
Ejemplo
En este ejemplo vamos a hacer un comparativo con en base a los métodos 1, 2 y 21 del argumento tipo_devuelto para analizar cómo se comporta la función NUM.DE.SEMANA en Excel.
Para empezar vamos a sacar el número de la semana de los primeros días del mes de enero de 2012, para que veas qué número de semana resulta de la función NUM.DE.SEMANA en Excel:
Vamos a analizar la tabla:
Tenemos la lista de los primeros días del mes, el primer día del año (01/01/2012) inició en domingo.
En la columna C llamada “SEMANA EMPIEZA EN DOMINGO” aplicamos la función NUM.DE.SEMANA usando el método 1. Para la primer fecha escribimos en la celda C3 la función con los siguientes argumentos:
=NUM.DE.SEMANA(B3,1)
Aplicamos la misma función al resto de los días.
En la columna D llamada “SEMANA EMPIEZA EL LUNES “, vamos a usar el método 2, que indica que la semana inicia el lunes. En la celda D3, para el primer día del año escribimos la función NUM.DE.SEMANA con los siguientes argumentos:
=NUM.DE.SEMANA(B3,2)
Aplicamos la función al resto de los días.
Por último en la columna E llamada “SEMANA EMPIEZA EN LUNES” vamos a usar el método 21:
En la celda E3 escribimos:
=NUM.DE.SEMANA(B3,21)
Aplicamos la función al resto de los días.
Como puedes observar, de acuerdo al método que emplees, el día de la semana del año empieza en diferentes días, lo que afecta directamente tus cálculos, por lo que debes poner especial atención en esto, sino obtendrás resultados erróneos.
Ejemplo 2
Con el ejemplo 1, con los métodos 1, 2 y 21, ya viste el número de la semana que Excel le asigna a las fechas de los primeros días del año. Ahora vamos a ver qué resultados obtenemos usando los tres métodos, pero con fechas actuales:
Seguimos el mismo procedimiento que el ejemplo 1.
Al igual en el ejemplo 1, el método hace que el resultado del número de la semana cambie drásticamente.
Ya tienes el conocimiento necesario para saber qué método aplicar de acuerdo a los cálculos que necesites hacer
Descripción de la función HOY en Excel
La función HOY en Excel da como resultado el número de serie de la fecha actual. Cuando usas la fórmula en una celda que tiene formato general, Excel cambia automáticamente este formato a fecha. Por ejemplo, si en este momento escribimos en una celda de Excel =HOY(), el resultado será 26/09/2012.
Para ver el número de serie de la fecha actual sólo debes cambiar de nuevo al formato general o de número.
La diferencia con la función AHORA en Excel, es que esta última además de la fecha, regresa también la hora con minutos y segundos.
Sintaxis
HOY()
La sintaxis de la función HOY no tiene argumentos, pues toma los valores de fecha directamente del sistema de tu computadora.
Anotaciones
La fecha resultante de la función HOY se modifica automáticamente en el momento en que abres el archivo.
Si la función HOY no actualiza la fecha según lo previsto, es posible que tenga que cambiar la configuración que controla cuándo se recalcula el libro o la hoja de cálculo. En la ficha Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, en la categoría Fórmulas en Opciones de cálculo, asegúrese de que la opción Automático esté seleccionada.
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan usarse en los cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 17 de septiembre de 2012 es el número de serie 41169, porque es 41,169 días posteriores al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
Ejemplo
Acaban de llegar 5 pedidos para que los proceses en el área de producción en el tiempo que viene especificado para cada uno. Todos tienen una fecha diferente de entrega, pero la misma fecha en cuanto a la fecha de pedido.
Para poder terminar cada pedido en la fecha indicada, necesitas saber cuántos días hay entre la fecha en que se realizó el pedido y la fecha de entrega del mismo, pues debes armar tu plan de trabajo para que el área de producción los termine a tiempo. La tabla que tienes con los pedidos y las fechas correspondientes es:
En la columna “PEDIDO” están los 5 pedidos que acaban de llegar al área de producción para ser procesados.
En la columna “FECHA DE PEDIDO” está la fecha en que fue solicitado cada uno, mientras que en la columna “FECHA DE ENTREGA” está la fecha en que cada pedido debe ser entregado al área de distribución.
En base a las fechas tú necesitas saber cuántos días hay entre la “FECHA DE PEDIDO” y la “FECHA DE ENTREGA” para programar a tus recursos humanos y tus recursos tecnológicos.
Excel nos da lo oportunidad de sacar ese dato de varias maneras, pero en este momento vamos a ocupar la función HOY.
Primero vamos a nombrar a la columna D “NÚMERO DE DÍAS PARA LA ENTREGA”, ahora vamos a empezar a sacar el total de días para el primer pedido. En la celda D2 escribimos:
=DIA(C2-HOY())
El resultado de aplicar esta fórmula el resto de los pedidos es:
Analicemos la fórmula que escribimos en la columna D:
Con la función DIA le estamos diciendo a Excel que extraiga el día de la resta de la “FECHA DE ENTREGA” menos la fecha de HOY, ya que todos los pedidos fueron requeridos hoy. Para el caso del Pedido 1 estamos restando la fecha del 06/10/2012 menos la fecha de hoy que es 26/09/2012. La diferencia entre estas dos fechas es de 10 días.
Aplicamos la misma fórmula al resto de los pedidos. Por ejemplo para el Pedido 2 la fórmula sería:
=DIA(C3-HOY())
Y así sucesivamente.
Ahora ya sabes cuántos días tienes para entregar cada pedido y de esta manera organizar de manera óptima a tus recursos para cumplir con la fecha de entrega pactada.