gym.sgp.pg.31

PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.31GESTION DE PROYECTOS Revisin: 0

CONTROL DE COSTOS Fecha: 22/06/2008Pgina 1 de 10

1. OBJETIVO

Establecer la metodologa para la correcta estimacin mensual del resultado econmico y margen real del Proyecto, considerando tanto el resultado acumulado en la fecha de evaluacin como el resultado proyectado al fi nal del Proyecto.

Figura 01 el Control de Costos es el proceso por el que se calcula el resultado a fi n de Proyecto.

La informacin obtenida del Control de Costos debe ser oportuna, confi able y sustentable a fi n de que pueda ser til como una herramienta de gestin.

2. DESARROLLO

2.1. Secuencia del Control de Costos

El proceso de Control de Costos puede esquematizarse con el fl ujo mostrado en la fi gura siguiente:

MESES DEL PROYECTO 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 .

AL INICIOPresupuesto

Meta

MES A MESMargen a Fin de Obra

Margen a la Fecha

ANTES DEL INICIOEstructura de Control

AL FINALMargen Final

Figura 02 Procesos de Control de Costos.

Al inicio de la etapa de Planeamiento1 el Proyecto defi ne la Estructura de Control2, de acuerdo a las metodologas establecidas por este manual. Esta estructura ser creada en el Sistema de Contabilidad (ORACLE) y servirn para registrar todos los costos en la contabilidad. El resultado del Planeamiento en lo referente a costos queda plasmado en el Presupuesto Meta3, el cual deber ser presentado y aprobado en la Reunin de Compromisos.

El proceso de Control de Costos que es materia del presente documento corresponde al de la gestin da a da del Proyecto. Consiste en validar mes a mes el Margen a Fin de Proyecto e identifi car y registrar las brechas entre este Margen y el Margen Meta. Las brechas de costo resultantes entre el Presupuesto Meta y los costos reales del Proyecto se analizarn ordenadas de acuerdo a la Estructura de Control.

1 Ver documento introductorio GYM.SGP.PG.08 Planeamiento 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta



2.2. Resultado a Fin de Proyecto

Para obtener el Resultado a fi n de Proyecto se deben sumar dos anlisis: el del clculo del Resultado a la Fecha y el estimado del Resultado del Saldo. Para ello se emplear la metodologa escogida por el Proyecto asociada a la estructura de control usada.

Figura 03 Resultado a Fin de Proyecto.

A. Resultado a la Fecha: Consiste en el clculo de la venta y el costo reales acumulados a la fecha, y por consiguiente del resultado o margen real a la fecha. ste debe incluir los gastos fi nancieros y otros ingresos y egresos extraordinarios (como por ejemplo facturacin de cargos a terceros4). El Resultado a la Fecha debe coincidir con el Resultado Contable5, sin incluir la diferencia por tipo de cambio.

B. Resultado del SaldoConsiste en el clculo de la venta y el costo proyectados del saldo del Proyecto, y por consiguiente del resultado o margen del saldo. Es el resultado de la actualizacin del planeamiento (es decir, del Presupuesto Meta) para el saldo del Proyecto. Para ello se verifi can las estrategias de ejecucin, se revisan alternativas posibles y se considera la difi cultad especfi ca de la porcin del Proyecto que falta ejecutar, con lo que se obtienen cuadrillas, rendimientos y ratios ajustados para el saldo. Este ejercicio se denomina proyeccin del saldo, y se elabora a partir de la informacin conocida y/o defi nida a la fecha. Debe incorporar los posibles costos imprevistos y/o contingencias identifi cados.

2.3. Metodologas de Control de Costos

Existen dos metodologas establecidas para llevar a cabo el Control de Costos. El Proyecto escoger la metodologa a usar, tomando en cuenta que cada una requiere una Estructura de Control6 particular, la cual es defi nida al inicio del Proyecto.

4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.28 Gestin de Subcontratas 5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable 6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control



A. Metodologa 1:Es la metodologa utilizada ms frecuentemente en los Proyectos civiles y de edifi caciones. Se basa en la clasifi cacin de costos segn el criterio de Frentes y Partidas.

Mat MO EQ SC CI TotalFrente A

Partida 1Partida 2Partida 3Partida 4

Frente BPartida 1Partida 2Partida 5Partida 6

Total

Cuentas ContablesFr

ente

/ Pa

rtid

a

Figura 04 Estructura de Control segn Metodologa 1.

Esta metodologa funciona bajo el siguiente esquema:

Venta a laFecha

Costo a laFecha

Resultado a laFecha

Venta del saldo

Costo del saldo

Resultado delsaldo

Venta a fin deproyecto

Costo a fin deproyecto

Resultado a finde proyecto

CierreContable

Proyeccin delSaldo

Resultadoproyectado

CostoPrevisto

ResultadoPrevisto

Costo a laFecha

Resultadoa la Fecha

Brechas

Venta a Fin de Proyecto

CostoPrevisto

ResultadoPrevisto

Costo aFin de

Proyecto

Resultadoa Fin deProyecto

Brechas

Anlisis deBrechas del Costoa la Fecha

Anlisis deBrechas del Costoa Fin de Proyecto

Venta a la Fecha

Figura 05 Esquema de trabajo de la metodologa 1.



Resultado a la fecha:

9 La Venta a la Fecha se obtiene segn lo indicado en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable.

9 El Costo a la Fecha ordenado de acuerdo a la Estructura de Control se obtiene de la contabilidad a travs de la consulta ORACLE Costos por Frente y Partida acumulado a la fecha. Para ello el Cierre Contable7 debe estar terminado y debe haber sido verifi cada la correcta asignacin de los costos de acuerdo a la estructura de control.

9 El Costo Previsto se calcula ingresando al Presupuesto Meta8 los avances de la Venta a la Fecha de acuerdo a la metodologa con que se elabor, incluyendo los adicionales y provisiones consideradas. El Costo Previsto se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control. Se recomienda el uso del S10 para facilitar el clculo del Costo Previsto9.

9 Para el clculo de las brechas, se ingresar toda la informacin anterior en la herramienta en Excel CCostos-1, la cual se adjunta junto con su instructivo en el disco que acompaa este manual. Las brechas se obtienen ordenadas por Frente/Partida/Rubro.

9 Se deber sustentar ante la Gerencia de Divisin las principales Brechas y su impacto en el Margen a Fin de Proyecto.

9 El CCostos-1 y la explicacin de las brechas se adjuntarn con la entrega del Panel de Control del mes correspondiente.

Resultado del Saldo:

9 La Venta del Saldo se calcula como la estimacin de la venta ms probable del alcance pendiente de ejecutar hasta el fi n del Proyecto, incluyendo actualizacin de cantidades, estimado por adicionales o trabajos nuevos, etc. No ser necesariamente la diferencia entre la venta a la fecha y la venta contractual.

9 El Costo del Saldo es el costo asociado a la Venta del Saldo. Se calcula presupuestando el costo de los avances de la Venta del Saldo, pudiendo utilizarse como referencia el Presupuesto Meta. Es decir, se revisan los rendimientos, ratios de productividad, recursos, procedimientos constructivos y en general todas las consideraciones del Planeamiento para el saldo por ejecutar, a fi n de obtener la estimacin ms confi able del Costo del Saldo. Tambin se actualizan las contingencias, validando su vigencia, monto, porcentaje considerado, etc. El Costo del Saldo se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control.

9 El Costo Previsto se calcula ingresando al Presupuesto Meta los avances de la Venta del Saldo de acuerdo a la metodologa con que se elabor, incluyendo los adicionales y contingencias considerados. El Costo Previsto se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control.

9 Para el clculo de las brechas, se ingresar toda la informacin anterior en la herramienta en Excel CCostos-A, la cual se adjunta junto con su instructivo en el disco que acompaa este manual. Las brechas se obtienen ordenadas por Frente/Partida/Rubro.

Resultado a fi n del Proyecto:

9 La venta, el costo, el resultado y las brechas a fi n del Proyecto (tanto previstas como reales y proyectadas) se obtienen sumando los conceptos correspondientes del resultado a la fecha y el resultado del saldo.

B. Metodologa 2:

Es la metodologa utilizada ms frecuentemente en los Proyectos electromecnicos. Se basa en la clasifi cacin de costos segn el criterio de Fases y familias de Recursos.

7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable 8 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta 9 Ver instructivo GYM.SGP.IN.03 Presupuesto Meta en S10



Mat MO EQ SC Sup CI TotalFase 1

Recurso Mat1Recurso Mat2Recurso MO1Recurso MO2Recurso EQ1Recurso EQ2Recurso EQ3Recurso SC1Recurso SC2

Total

Fase

/ Re

curs

o

Cuentas Contables

Figura 09 Estructura de Control segn Metodologa 2.

Se recuerda que el rubro Supervisin contablemente forma parte de los Costos Indirectos, por lo que debe estos conceptos debern ser separados fuera del ORACLE a fi n de llevar a cabo esta metodologa. Esto es explicado con detalle en el procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control.

Esta metodologa funciona bajo el siguiente esquema:

Venta a laFecha

Costo a laFecha

Resultado a laFecha

Venta del saldo

Costo del saldo

Resultado delsaldo

Venta a fin deproyecto

Costo a fin deproyecto

Resultado a finde proyecto

CierreContable

Proyeccin delSaldo

Resultadoproyectado

Costo a laFecha

Venta aFin de

Proyecto

CostoMeta

ResultadoMeta

Costo aFin de

Proyecto


Anlisis delResultadoPendiente

Anlisis deBrechas de Costo yVenta a Fin deProyecto

Venta a la Fecha VentaMeta Brechas

BrechasCostoAplicado


Brechas

ResultadoPendiente

Figura 07 Esquema de trabajo de la metodologa 2.



Resultado a la fecha:

9 La Venta a la Fecha se obtiene segn lo indicado en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable.

9 El Costo a la Fecha ordenado parcialmente de acuerdo a la Estructura de Control se obtiene de la contabilidad a travs la consulta ORACLE Costos por Frente y Partida acumulado a la fecha. Para ello el Cierre Contable10 debe estar terminado y debe haber sido verifi cada la correcta asignacin de los costos de acuerdo a la estructura de control.

9 Para obtener el Costo a la Fecha ordenado totalmente de acuerdo a la Estructura de Control tal como qued defi nida en el documento GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta, se deber ingresar la informacin del ORACLE en la herramienta de Excel CCostos-2, la cual se adjunta junto con su instructivo en el disco que acompaa este manual.

Resultado del Saldo:

9 La Venta del Saldo se calcula como la estimacin de la venta ms probable del alcance pendiente de ejecutar hasta el fi n del Proyecto, incluyendo actualizacin de cantidades, estimado por adicionales o trabajos nuevos, etc. No necesariamente ser la diferencia entre la venta a la fecha y la venta contractual.

9 El Costo del Saldo es el costo asociado a la Venta del Saldo. Se calcula actualizando los rendimientos, recursos, tarifas, ratios de productividad, procedimientos constructivos y en general todas las consideraciones del Planeamiento para el saldo por ejecutar, a fi n de obtener la estimacin ms

confi able del Costo del Saldo. Tambin se actualizan las contingencias, validando su vigencia, monto, porcentaje considerado, etc.

9 El Costo del Saldo se ordena de acuerdo a la Estructura de Control ingresando la informacin del punto anterior en la herramienta de Excel CCostos-2. Esta informacin es presentada en forma de una proyeccin mensual de venta y costo por Fase.

Resultado a fi n del Proyecto:

9 La venta y el costo proyectados a fi n del Proyecto se obtienen sumando los conceptos correspondientes del resultado a la fecha y el resultado del saldo, con lo cual se obtiene el resultado proyectado a fi n del Proyecto.

9 Dado que se tiene la venta y el costo separado por fase, se obtiene tambin el resultado proyectado de cada fase, al fi nal del Proyecto.

9 Se analizarn las brechas de venta y costo contra lo previsto en el Presupuesto Meta. Adicionalmente y como referencia, tambin se realizar una comparacin contra la proyeccin realizada el mes anterior.

Anlisis del Resultado Pendiente:

9 Se defi ne el Costo Aplicado como el costo terico que, restado de la Venta a la Fecha, permite obtener un Margen a la Fecha igual al Margen Proyectado (en trminos porcentuales).

9 La diferencia entre el Costo Aplicado y el Costo Real se defi ne como el Resultado Pendiente, el cual debe ser justifi cado a fi n de evaluar la confi abilidad del Resultado Proyectado.

9 Existen tres tipos de explicaciones para justifi car el Resultado Pendiente, las cuales se explican brevemente a continuacin. La explicacin detallada puede ser consultada en el Instructivo GYM.SGP.IN.08 Herramienta CCOSTOS-2 (Control de Costos para la Metodologa 2):

10 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable



a. Por la Venta: Cuando se ha considerado avances y/o conceptos en la Venta a la Fecha que no se corresponden con el Costo a la Fecha consumido (ejemplo: valorizacin adelantada de gastos generales no consumidos). Este concepto debera ser cero en la gran mayora de casos, debido a que la defi nicin de Venta a la Fecha establecida en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable incluye el concepto de provisiones.

b. Por el Costo: Cuando se ha considerado avances y/o conceptos en el Costo a la Fecha que no se corresponden con la Venta a la Fecha considerada (ejemplo: material zarandeado en stock producido y todava no valorizado). Este concepto tambin debera ser cero en la gran mayora de casos, debido a que la defi nicin de Costo a la Fecha establecida en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable incluye el concepto de provisiones.

c. Por el Margen: Se puede considerar que el Resultado Proyectado est conformado por los aportes de Resultado de cada Fase que conforma el Proyecto. Es normal que la composicin de este aporte vaya cambiando conforme se ejecuta el Proyecto, por lo que casi siempre se induce de manera automtica un Resultado Pendiente por este concepto. La Herramienta CCostos-2 calcula el monto correspondiente a este concepto utilizando el esquema siguiente:

Venta a la Fecha Fase

1x (

Margen Proyectado

(%) -Margen Fase 1

(%) )Venta a la Fecha Fase

2x (

Margen Proyectado

(%) -Margen Fase 2

(%) )Venta a la Fecha Fase

3x (

Margen Proyectado

(%) -Margen Fase 3

(%) )

Venta a la Fecha Fase

Nx (

Margen Proyectado

(%) -Margen Fase

N (%) )

S

Figura 08 Justifi cacin del Resultado Pendiente por el aporte de mrgenes de las Fases.

Adicionalmente, se debe considerar que en cada Fase se puede estar obteniendo un margen distinto del proyectado a fi n de Proyecto debido a que se est ejecutando la parte ms fcil o la ms complicada del Proyecto.

9 Se defi ne como Contingencia a la porcin de Resultado Pendiente que no pueda ser explicada por ninguna de las tres justifi caciones explicadas en el punto anterior. El monto de la Contingencia representa una posible variacin del Resultado Proyectado.

9 Para el anlisis de los conceptos descritos lneas arriba se debe considerar la siguiente convencin de signos:

a. Resultado Pendiente: Si es positivo signifi ca que el costo real a la fecha del Proyecto est por encima del costo aplicado. Si es negativo signifi ca que est por debajo.

b. Justifi caciones del resultado pendiente: Si es un monto que cuyo efecto es el de empeorar el Resultado Pendiente, entonces se trata de una Provisin Pasiva y debe ser sumada al Resultado Pendiente. Si es un monto cuyo efecto es el de mejorar el Resultado Pendiente, entonces se trata de una Activizacin y debe ser restada al Resultado Pendiente.

c. Contingencia: Si es positiva signifi ca que el resultado proyectado puede disminuir. Si es negativa signifi ca que puede aumentar.



1 POR LA VENTA1.1 VALORIZACION MAYOR AL AVANCE 300,000.001.2 VALORIZACION MENOR AL AVANCE 0.001.3 VALORIZACION DE ADICIONALES 0.002 POR EL COSTO

2.1 MATERIALES EN STOCK 0.002.2 COSTO NO INCLUIDO 0.002.3 VENTA DE ACTIVOS 0.003 POR EL MARGEN

3.1 TRAZO,MOVILIZACION, EXCAVACION, MOV. DE TIERRAS

178,593.72 0.00

3.2 RELLENOS, COMPACTACION, REPOSICION DE PAVIMENTOS

184,268.89 0.00

3.3 CAMARA DE VALVULAS-ESTACION DE VENTANILLA-OBRAS CIVILES

20,320.15 0.00

3.4 ELECTROMECANICO 0.00 747,270.48

TOTAL 383,182.77 1,047,270.48

RESULTADO PENDIENTE -1,097,561.80ACTIVIZACION -383,182.77PROVISION PASIVA 1,047,270.48

CONTINGENCIA -433,474.08

26.04% Margen proyectado3.31% Contingencia

29.34% Probable Margen de Obra

RESULTADO PENDIENTE MARZODistribucion de Gas-Frente Lurin

CONCEPTO ACTIVIZACION PROVISION PASIVA

Figura 09 Ejemplo de anlisis del Resultado Pendiente

2.4. Anlisis de Brechas

El resumen por rubro de los resultados a la fecha y a fi n de Proyecto junto con las brechas respectivas contra el previsto se reporta en la hoja de Resultado del Panel de Control11, con base en el reporte llamado Panel de Control obtenido del ORACLE.

CostoPrevisto

ResultadoPrevisto

Costo a laFecha

Resultadoa la Fecha

Brechas

Venta a Fin de Proyecto

CostoPrevisto

ResultadoPrevisto

Costo aFin de

Proyecto


Brechas

Anlisis deBrechas del Costoa la Fecha

Anlisis deBrechas del Costoa Fin de Proyecto

ReportePanel de Controldel ORACLE

Venta a la Fecha

Figura 10 Brechas de Costo a la Fecha y a Fin de Proyecto

11 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.45 Informes de Gestin



Se hace notar que al tomarse la misma venta como base para el clculo de los Costos Previstos, stos son comparables con el costo real a la fecha obtenido del ORACLE y con la proyeccin de costos del saldo. En consecuencia, las brechas presentadas son slo brechas de costo, no existiendo por lo tanto brechas de venta. Las brechas de costo resultantes de esta comparacin debern ser sustentadas ante la Gerencia de Divisin, as como sus impactos en el resultado a fi n de Proyecto.

Se debe tomar en cuenta que:

9 La Metodologa 1 y la Herramienta CCostos-1 permiten obtener las brechas de costo de manera directa, as como la descomposicin de la misma a nivel de Partidas. El detalle de los recursos involucrados en los costos reales por partida debe obtenerse de los sistemas de informacin del Proyecto como el SISPO o el mdulo de Almacenes de ORACLE.

9 La Metodologa 2 y la Herramienta CCostos-2 no consideran el clculo de los costos previstos a la fecha y proyectado, por lo no permiten obtener las brechas de costo de manera directa. Para elaborar la hoja de Resultado del Panel de Control, los costos previstos se debern calcular siguiendo los pasos que correspondan de la Metodologa 1, a fi n de obtener las brechas de costo respectivas. El detalle de los recursos involucrados en los costos reales por Fase se obtienen directamente de la herramienta CCostos-2.

Las brechas de mano de obra y equipos debern ser compatibilizados con los resultados de los IP12 respectivos.

2.5. Matriz de Responsabilidades

GD GP ECC1. Clculo de la venta a la fecha, incluyendo provisiones 2. Validacin del costo a la fecha, incluyendo provisiones y

redistribuciones

3. Validacin del resultado a la fecha en ORACLE 4. Clculo del costo previsto a la fecha 5. Validacin de las brechas del costo a la fecha 6. Clculo de la venta del saldo, incluyendo provisin de adicionales 7. Proyeccin del costo del saldo, incluyendo contingencias 8. Clculo del costo previsto del saldo 9. Clculo de la venta y el costo a fi n de Proyecto 10. Validacin de las brechas del costo a fi n de Proyecto 11. Uso de las herramientas CCostos-1 y CCostos-2 12. Revisin y validacin de venta, costo, brechas y resultado a la fecha y

a fi n de Proyecto

13. Elaboracin de Hoja de Resultados del Panel de Control 14. Revisin y validacin de Hoja de Resultados del Panel de Control

GD: Gerente de DivisinGP: Gerente de ProyectoECC: Encargado de Control de Costo

12 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.33 Control de Productividad



3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Buenas Prcticas

Los criterios de revisin del Costo Directo e Indirecto para el saldo del Proyecto son los mismos que los listados en la seccin 3.1 Mejores Prcticas del documento GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta. Se recuerda que la lista presentada debe considerarse en forma referencial y servir de gua, sin ser limitativa ni impositiva en el desarrollo del procedimiento.

3.2. Documentos relacionados

9 GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta9 GYM.SGP.PG.25 Gestin de Mano de Obra9 GYM.SGP.PG.26 Gestin de Equipos9 GYM.SGP.PG.27 Gestin de Materiales9 GYM.SGP.PG.28 Gestin de Subcontratas9 GYM.SGP.PG.29 Gestin de Costos Indirectos9 GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable9 GYM.SGP.PG.33 Control de Productividad9 GYM.SGP.IN.03 Presupuesto Meta en S109 GYM.SGP.IN.08 - Herramienta de Costos Indirectos9 GYM.SGP.IN.09 - Herramienta CCostos-19 GYM.SGP.IN.10 - Herramienta CCostos-2

3.3. Anexos

9 GYM.SGP.HE.03 - CCostos-1 Disponible en CD9 GYM.SGP.HE.04 - CCostos-2 Disponible en CD

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