guide for r technical presentations_ planificacion y preparación

Planificacin y preparacin U.A.G.R.M

Pgina 1 de 17 Diego Arredondo

Planificacin y preparacin

Se pueden utilizar un amplio rango de tcnicas de planificacin y

preparacin, la mayora de las cuales estn basadas principalmente

en el sentido comn y aplican igualmente a todas las formas de

comunicacin.

LEVNTATE Y SE ESCUCHADO, describe los procesos bsicos de

comunicacin de las presentaciones y sugiere una tcnica para

planificar, preparar y ensayar presentaciones, adems, verificar la

adecuacin de la disposicin del material. Adems subraya que la

audiencia recuerda las presentaciones buenas y malas, las buenas por

su contenido y las malas por su ejecucin.

TIEMPO PARA MEJORAR NUESTRAS PRESENTACIONES ORALES,

subraya los pros y contras de leer un paper, versus presentarlo de

memoria. Adems presenta siete pasos para ayudar a un presentador

a ser ms efectivo, incluyendo tcnicas para dar una presentacin y

proveer material relacionado con las ayudas visuales. Adicionalmente,

identifica algunas fallas comnmente vistas en las presentaciones y

esquematiza las formas de eliminarlas.

ANALIZANDO LA SITUACIN ESPECFICA DE LA AUDIENCIA. Identifica

los factores que deben ser considerados al analizar una audiencia en

trminos del perfil tpico de un miembro, conocimiento general y el

objetivo, adems, actitud y relacionamiento de la audiencia con el

presentador. Tambin sugiere tcnicas para analizar la situacin en

trminos del objetivo de la audiencia, tamao y autoridad;

consideraciones fsicas tales como el lugar, ambiente y las facilidades

disponibles; por ultimo las consideraciones psicolgicas tales como la

hora del da y duracin de la presentacin. Adicionalmente, describe

las mejores formas de usar la retroalimentacin de parte de la

audiencia de forma ventajosa.

REQUERIMIENTO DE LA AUDIENCIA PARA PRESENTADORES

TCNICOS, sostiene que un presentador tiene la obligacin de

proveer a la audiencia con una transferencia de informacin

provocativa y estimulante. Para hacer esto, el presentador debe

considerar la capacidad limitada de recibir, procesar y asimilar

informacin, de cualquier audiencia; la necesidad de filtrar las pocas

ideas que puedan ser transmitidas efectivamente y el requerimiento de

superar el desinters inherente de cualquier audiencia. Tambin

describe un mtodo para usar un guin grfico para dirigirse a la

audiencia.

UNA ESTRATEGIA RPIDA Y FCIL PARA ORGANIZAR UN DISCURSO,

explica cmo usar un procesador de texto para simplificar la

preparacin del esquema de una presentacin tcnica. El esquema,

acoplado con la simplicidad y velocidad de manejo de cambio de un

procesador de texto, provee una rpida retroalimentacin y gua al

autor en expresar sus ideas de una manera original, simple y clara.

Los procesadores de texto tambin simplifican la ejecucin de las

revisiones repetitivas y permiten que se logre experimentar para lograr

la mejor organizacin, despliegue visual y cadencia natural.

UN ENFOQUE DE SOLUCIN DE PROBLEMAS PARA PREPARAR

PRESENTACIONES PROFESIONALES, describe un enfoque de 4 pasos

para preparar una presentacin. El primer paso envuelve analizar el

propsito de la presentacin, la naturaleza de la audiencia y las

demandas de la situacin. El segundo paso consiste en idear una

estrategia para integrar la definicin del problema con el conocimiento

que el autor tiene sobre el tema. El tercer paso incluye el ejecutar el

plan de la presentacin usando las tcnicas convencionales de

organizacin, explicacin y tcnicas visuales. El cuarto paso consiste

en comparar la presentacin resultante respecto al plan original y

modificarlo para corregir discrepancias, incorporar mejoras y reflejar

otras opiniones.

PLANIFICANDO Y DESARROLLANDO UNA PRESENTACIN

AUDIOVISUAL, se enfoca en los procesos de convertir un paper en

una presentacin. Explica que este proceso envuelve bsicamente el

seleccionar los puntos principales, ilustrarlos con claridad e

imaginacin; y por ultimo complementar lo visual con narracin en

lugar de usar texto escrito. Adems enfatiza la necesidad de repensar

la secuencia de informacin para acomodar la naturaleza lineal de una

presentacin oral as como tambin el hecho de que una audiencia no

puede ser referida a una informacin que se brind antes, para una

explicacin y clarificacin.

CHARLAS TCNICAS: NO SON TAN DIFCILES COMO PIENSAS,

subraya las aprensiones de los presentadores novatos. Explica que la

preparacin para una presentacin tcnica debe comenzar con la

decisin sobre que reaccin quiere lograr de la audiencia, seguida de

una determinacin del objetivo del tema a ser tocado y estas deben

ser enfatizadas por una repeticin apropiada. Adems incluye una lista

de chequeo y diagramas de flujo para definir los pasos para preparar

una presentacin exitosa.

DECISIONES CRUCIALES PARA PRESENTADORES TCNICOS. Son

descritas varias consideraciones que los ingenieros deben tomar en

cuenta al preparar una presentacin. Estas consideraciones incluyen

el propsito de la presentacin, el historial de la audiencia, el objetivo

del tema, la organizacin y explicacin del contenido y el mtodo de

entrega. Para ser efectivo, sin embargo, una ingeniero debe querer

compartir sus ideas con la audiencia y presentarlas tal que la

audiencia pueda captarlas en la forma en la que el presentador intent

ser entendido.

CONSIDERACIONES PARA PRESENTACIONES INTERNACIONALES, se

enfoca sobre la creciente demanda de presentaciones tcnicas en

ambientes internacionales. Debido a que uno de los principales

criterios para una presentacin efectiva es el de tomar en cuenta el

trasfondo e intereses de la audiencia, las presentaciones

internacionales requieren una atencin especial.

Se identifican y describen los factores especiales que un presentador

debe considerar en las reas del lenguaje oral y escrito, tcnicas de

traduccin, valores y actitudes culturales, lenguaje corporal y

disposiciones fsicas. Adems explica que las presentaciones

internacionales son ms complicadas por el que de la naturaleza e

impacto de estos factores puede variar de un pas a otro.



Prate y se escuchado

Resumen

Las presentaciones son herramientas efectivas para transmitir ideas.

Una presentacin es buena o mala. Una buena deja un mensaje. Una

mala puede tambin ser efectiva, debido a que las audiencias

recuerdan lo mala que fue mucho despus de cuando el mensaje fue

olvidado. Las presentaciones planificadas deben emplear los sentidos

de la vista y el odo. Las presentaciones deben contener estos

elementos: propsito; antecedentes; generacin de datos, asimilacin

y anlisis; grficos; repasos y entrega.

Introduccin

Una presentacin oral es tan buena como su material, si preparacin y

las tcnicas usadas para presentarla. Muchas ideas han sido perdidas

debido a una pobre presentacin. El ABC de una presentacin efectiva

son precisin, brevedad y claridad; pero el trabajo es ms complejo de

lo que implica esta declaracin.

Este paper delimita el enfoque de un ingeniero a la preparacin y

entrega de una presentacin oral. Discute brevemente los procesos de

comunicacin, ofrece un camino a seguir desde el concepto hasta la

entrega e incluye guas y listas de chequeo para servir de asistencia

durante el proceso de preparacin.

El Proceso de Comunicacin

Nuestra percepcin sobre una presentacin efectiva puede ser

aclarada por una amplia examinacin del proceso de comunicacin

humana.

Transmisin

Los humanos adquieren conocimiento a travs de la exposicin de sus

sentidos a una estimulacin. Mientras ms sentidos estn envueltos

ms ser el conocimiento ganado. La presentacin efectiva

generalmente se apoya sobre una combinacin de odo y visin.

Una presentacin apropiadamente planificada hace un uso mximo de

los sensores del odo y la vista. Adecuadas ayudas visuales pueden

llevar la carga de tu presentacin si estn bien organizadas,

introducidas con suavidad y son empleadas efectivamente.

Estructura del mensaje

La idea unitaria es la base de las comunicaciones orales y es la parte

ms pequea de una presentacin que tiene un significado real por si

mismo.

Las palabras son habladas una a la vez y son recibidas por un oyente

de la misma manera, una a la vez. T oyente almacena las palabras

en su memoria una a la vez hasta que la idea unitaria es comprendida.

Si t, como emisor, no seleccionas y usas tus palabras

apropiadamente, las ideas unitarias no se podrn desarrollar.

En este sentido, las ayudas visuales son valiosas para llevar gran

parte de la carga de comunicacin. As como las palabras usadas para

para describir la idea deben ser simples, as debe de ser la imagen

usada para visualizarla. Cada imagen debe tener un solo mensaje. La

idea representada debe ser reconocida instantneamente. Si la

audiencia debe averiguar qu es lo que significa la imagen o por qu

est siendo utilizada, la imagen es una distraccin visual en lugar de

una ayuda. De igual manera, las descripciones escritas complejas y

las imgenes complejas, confunden y aburren. La confusin y el

aburrimiento se robarn a tu audiencia.

Preparndote para la Presentacin

La presentacin puede ser una herramienta ms efectiva para el

ingeniero si el reconoce sus fortalezas y limitaciones y si aprende a

usarlas apropiadamente.

Una vez que se ha tomado la decisin para dar una presentacin oral,

existen 4 pasos que deben tomarse:

1. Planificar

2. Escribir

3. Practicar

4. Prepararse

Examinemos cada uno de estos a medida que afecta a nuestro

esfuerzo total de comunicarnos.

Planificar

El mayor enemigo de una buena presentacin es la falta de una

preparacin adecuada. Planificar es la piedra angular de la

preparacin y cae lgicamente en 4 tareas:

1. Determinar el propsito

2. Analizar a la audiencia

3. Adquirir y analizar los datos

4. Delimitar la presentacin

Determinar el propsito

Una declaracin precisa del propsito o el objetivo debe ser

desarrollada de forma temprana durante la planificacin y debe ser

usada para un chequeo peridico a travs de la preparacin para

asegurar que no nos desviamos del camino. Pregntate:

1. Por qu estoy haciendo est presentacin?

2. Mi propsito es educar o convencer?

3. Qu reaccin quiero de mi audiencia? Accin directa?

Aprobacin? Entretenerlos?

4. Cmo quiero que la audiencia se sienta cuando haya

terminado? Inspirado? Avivado? Alentado? Relajado?

Alarmado?

Analiza a la Audiencia

Algn conocimiento sobre los antecedentes, intereses y objetivos de

una audiencia es necesario al preparar una presentacin efectiva.

Pregntate:

1. Cules son los antecedentes de mi audiencia? son

tcnicos? gerentes? una mezcla?

2. Cul es el conocimiento que ya tiene la audiencia sobre mi

tema? Cunto de los antecedentes debo establecer en mi

presentacin? estoy seguro de usar la jerga del rubro?

3. Qu es lo que mi audiencia quiere escuchar? su criterio

tiene algn tipo de prejuicio? preferencias?

4. En mi audiencia hay una persona clave? Quin es y como

est presencia me afecta?

Una pregunta critica a ser considerada durante la presentacin debe

ser, Durante cunto tiempo hablar? La respuesta yace en un

anlisis de la audiencia y de la ocasin. Si ya se ha establecido un

lmite de tiempo, apgate a l. Sobrepasar el tiempo lo ms descartes

que se puede hacer a una audiencia y los presentadores que siguen

despus de ti. Adems, esto indica una falta de planificacin.

Reunir y analizar datos

Aqu se debe seleccionar el punto o puntos principales que se tomaran

en la presentacin. Los puntos principales deben estar limitados a ser

dos o tras con 4 como un mximo si es que estn relacionados muy

cercanamente. Es mejor ajustar dos o tres puntos de manera firme

que estirar la cobertura demasiado.



Se deben considerar todos los recursos de la materia que estn a tu

disposicin. Busca material que encajar de manera lgica para

desarrollar tus puntos principales. No dudes en relacionar tus ideas en

trminos de experiencia personal. Si alguno de tus puntos debe

depender de una opinin, busca citas en libros reconocidos, papers y

artculos hechas por personas respetadas y reconocidas para

respaldar tu opinin.

Luego de hacer el esfuerzo de recolectar los datos iniciales, arregla el

material en un orden secuencial de los puntos principales, cada uno

con ilustraciones y sub-puntos de respaldo.

Ahora es tiempo de re examinar el material a la luz del propsito y el

anlisis de la audiencia y de descartar cualquier dato que no sea

pertinente. Recuerda que puedes perder a tu audiencia si te pierdes

en mucho detalle.

Examina el material y asegrate que se ajusta especficamente a la

audiencia. Si la audiencia est compuesta principalmente por la

gerencia, evita entrar mucho en detalles tcnicos y apgate a los

problemas de gerencia. Por lo tanto, en la gestin de venta de un

nuevo proyecto puedes preguntarte: Cul es el concepto que estas

vendiendo? Cunto costar? Cmo podr pagarse el proyecto?

Cmo debe ser organizado el proyecto? Cules ajustes en la

organizacin de la estructura de la compaa son necesarios? a

quin recomiendas para que maneje el programa? Cules son tus

sugerencias para la dotacin del proyecto? Cul es la ganancia que

la compaa puede esperar sobre su inversin?

Si la audiencia es tcnica, concntrate en los conceptos tcnicos y no

sobre enfatices las consideraciones de costos y gerenciamiento.

Delimita la Presentacin

Durante la coleccin de datos y los procesos de anlisis, el material

probablemente ya haya sugerido un esquema para esta presentacin.

Realizar la presentacin en forma de esquema movindote

lgicamente de lo conocido a lo desconocido o de lo general a lo

especfico; usando sub puntos para soportar los puntos principales y

arreglar los puntos principales para liderar una conclusin (objetivos).

Al pensar en los puntos y sub-puntos en un esquema, considera

cuales podran prestarse para el uso efectivo de ayudas visuales.

Esboza ideas en imgenes simples que puedan soportar tus palabras.

Asegrate que cada imagen es simple y solo se enfoca en un solo

punto o sub punto. Evita el uso de palabras (aparte de las requeridas

para ttulos y etiquetas) sobre tus ayudas visuales cuando sea posible.

Leer palabras sobre la pantalla produce distraccin para or y

comprender.

Escribiendo e Ilustrando

Al esquematizar la presentacin se construye la estructura que

proveer tamao, forma y posicin. El escribir puede ser considerado

la carne, msculos y la piel que dan contorno, funcin y belleza al

producto terminado.

Guion Escrito

Al escribir el guion para una presentacin hay una regla cardinal que

generalmente es menospreciada e incluso ignorada. Debe ser escrito

con expresiones orales. Esto es diferente de la expresin escrita que

generalmente hallas en un paper tcnico o un artculo. Estas

escribiendo las palabras que se dirn en lugar de ser leerlas. Entonces

escrbelas como si estuvieras hablando con un colega.

Notas para la Presentacin

Idealmente debes conocer tu presentacin tan bien que no requieras

notas para ayudar a tu memoria. Pero a menudo requerirs notas para

asistirte durante tu presentacin. Algunos presentadores utilizan

tarjetas de 3x5 pulgadas o de 5x8 pulgadas. Otros prefieren un guion

anotado mientras otros usan notas escritas sobre una pieza de papel.

Utiliza el mtodo que sea ms cmodo para ti.

Ayudas Visuales

El diseo final de las ayudas visuales debe evolucionar durante la

escritura ya que muchas palabras sern respaldadas por los grficos.

Adems, el diseo final debe ser influenciado por el tipo de la ayuda

visual que ser usado.

Determina el tipo de ayuda visual o la combinacin de ayudas que se

ajusten mejor a tu presentacin luego de considerar el tamao de tu

audiencia., la sala de presentacin y el presupuesto. El espectro de

ayudas visuales por lo general son: graficas, diapositivas, modelos,

pelculas, equipos, aparatos y muestras.

La mayora de las presentaciones deben volar con graficas o

diapositivas. Ilustraciones bien preparadas puede ayudar

materialmente en la efectividad de una presentacin. Por el contrario,

las que sean pobremente preparadas pueden ser peor que no tener

ninguna debido a que estas pueden desvirtuar el mensaje. Debes

considerar el tamao del auditorio cuando se seleccione el tipo de

ayuda visual que hars. La regla es simple: asegrate que tus ayudas

visuales sean suficientemente grandes para que toda la audiencia

pueda ver todos los detalles.

El color y el fondo son muy importantes. Las diapositivas con color son

agradables al ojo y tienen a mantener mejor la atencin de la

audiencia. Evita la monotona al variar el color del fondo. Una mezcla

de fondos mejorara la presentacin. Es mejor si utilizas colores claros

para el fondo.

Rojos, azules oscuros, verdes oscuros y cafs no pueden ser

separados de las letras negras.

A continuacin mostramos una lista de Recomendaciones y

Prohibiciones al preparar ayudas visuales para diapositivas, estas

pueden ayudar a entender el problema del artista y servir como una

ayuda al hacer las diapositivas en la ausencia de ayuda profesional.

1. Muestra la menor cantidad de curvas que te sea posible

sobre una diapositiva ciertamente nomas de dos o tres a

menos que representen una familia de curvas.

2. Si el posible, usa colores cuando se deban mostrar varias

curvas. Utiliza diferentes colores para cada set de curvas

relacionadas.

3. Cualquier letra debe ser suficientemente grande para que

cualquiera en la audiencia pueda leerlo. Omite notas,

explicaciones y otro material que sea mejor presentado por

el mismo presentador. Como gua, una imagen de 5

pulgadas de altura necesitar letras de 1/8 de pulgada; la

Figura 1 muestra el tamao de letra mnimo como un funcin

de la altura y el ancho, sea cual sea la dimensin de la

figura final. Se deben utilizar letras maysculas a menos que

smbolos estndar requieran otro tratamiento. se debe evitar

las letras muy trabajadas, las cuales son difciles de leer.

La pulcritud y limpieza son importantes porque las tcnicas para la

reproduccin de diapositivas muestran todos los errores que puedan

haberse cometido.



Figura 1 Tamao de letra en funcin de la altura y ancho original del grfico.

Practicar

El mayor enemigo de una presentacin es la falta de preparacin.

Practica

El practicar no sigue necesariamente los pasos de escritura en lugar

de esto se sobrepone considerablemente. El repaso debe comenzar

durante la fase de escritura para asegurar una buena expresin oral y

para encontrar las ayudas visuales hacen su trabajo antes de que

sean completamente terminadas.

Una buena presentacin demanda una prctica repetitiva y solo a

travs de la prctica puedes desarrollar en tu forma de presentacin

los cambios sutiles en la expresin y velocidad que harn que tu

presentacin sea dinmica.

Una forma de aniquilar una buena presentacin es el de dar la

presentacin con un pobre voz al hablar. El presentador tiene la

responsabilidad para con su audiencia de enunciar claramente, hablar

en un tono de voz agradable y hablar suficientemente fuerte para que

el oyente sentado en la esquina de la sala pueda escuchar sin

esforzarse.

Una forma de practicar para ti mismo es la de hablar en frente de un

vidrio, donde te puedas ves de cuerpo entero y grabes tu voz con una

grabadora de sonido. El espejo te permitir verte de la forma en la que

la audiencia te vera y el grabarte revelar cualquier parte de tu

presentacin que necesite mejorar. Practicar para tu presentacin en

como aprenderse una parte en una obra. Reconoce tus fallas y

supralas.

Mecanismo del Habla

Biolgicamente, el mecanismo del habla es ms til para comer que

para hablar. Donde la articulacin de palabras es impropia, la

respiracin probablemente no es la adecuada o los impedimentos del

habla existen los que no han sido superados. Un adecuado

entrenamiento y prctica son necesarios para superar esto.

Criticismo

Al entrar a la parte final de la prctica, necesitas una crtica

constructiva de otra persona. Ests demasiado cerca para realizar el

esfuerzo de analizar tu propio trabajo apropiadamente. Pdele a alguno

de tus colegas que escuchen tu charla. Si el tiempo lo permite realiza

varias sesiones de prctica, analiza las crticas e incorpora cualquier

cambio que creas importante.

Listas de chequeo

Al practicar, los crticos pueden ayudarte si tienen una lista de

chequeo de cosas que deben notar cuando practicas. La siguiente lista

de chequeo est dividida en dos partes. La primera parte aplica a

como el presentador maneja el tema, la segunda parte cubre las

tcnicas de presentacin.

Lista de Chequeo Sobre el Dominio del Tema.

1. El presentador levanto y sostuvo inters en el tema?

2. La presentacin se realiz a una buena velocidad sin

pausas o dudas por parte del presentador?

3. Existi una buena distribucin del tiempo entre los varios

puntos?

4. Fue la transicin de un punto al siguiente suave y por ende

la presentacin fue coherente?

5. El tema fue cubierto completamente y los puntos

principales quedaron claros?

6. El presentador mantuvo la atencin de la audiencia?

7. Las ayudas visuales fueron adecuadas, pertinentes y

claras, incluso desde la parte trasera del saln?

Lista de Chequeo Sobre las Tcnicas de Presentacin

1. El presentador estaba confiado y en control de la

presentacin?

2. El presentador mostro entusiasmo por su tema?

3. Se pudo escuchar fuerte y claramente al presentador?

4. El presentador se mostr hablando directamente hacia la

audiencia en lugar de volcarse hacia la pantalla, pizarra o

sus graficas?

5. El presentador utiliz frases hechas o sobre utilizo ciertas

palabras?

6. El presentador tiene cualquier tipo de gesto que cause

distraccin?

7. El presentador presento una apariencia prolija?

Las presentaciones a menudo permiten que la audiencia haga

preguntas. Durante una presentacin a un grupo largo de personas, la

cortesa generalmente dicta que las preguntas sean reservadas para

el final de la presentacin. Al planificar, permite un tiempo razonable

para la discusin de preguntas que sigan a la presentacin. Al hablar a

pequeos grupos no es poco comn que los miembros de la audiencia

interrumpan al presentador con una pregunta. En cualquier caso

preprate a responder o por el contrario manejar cualquier pregunta

que pueda ser hecha por la audiencia. Pensar en las preguntas con

anticipacin y preparar respuestas para estas puede salvarte de

momentos incomodos.

Generalmente es una buena prctica el repetir cualquier pregunta

antes de dar la respuesta. Esto le deja saber al que hizo la pregunta

que le entiendes y tambin le da a la audiencia una mejor chance de

escuchar la pregunta.

Prepararse

Prepararse significa que todas las cosas deben ser procuradas,

arregladas, preparadas y consideradas entre la prueba de tu

vestimenta y la presentacin final. Probablemente no hay nada ms



frustrante que encontrar que falta un arreglo vital en el ltimo

momento. Solo hay una manera segura de evitar tal situacin,

considerar cada detalle t mismo.

Lista de Chequeo Sobre la Invitaciones

1. He notificado a todo el mundo en lo que concierne al

tiempo, lugar y naturaleza de la presentacin?

2. He explorado las varias formas de estimular el

pensamiento y crear un mayor inters en mi presentacin?

Lista de Chequeo Sobre el Anlisis de la Presentacin

1. He dado suficiente nfasis en las ideas clave sobre las

cuales debo obtener aceptacin?

2. He fijado los objetivos de la presentacin en mi propia

mente y he identificado los puntos principales que quiero

subrayar?

3. Estoy tan familiarizado con mi tema que nada puede

desviarme de mis puntos principales?

4. He analizado con suficiencia a mi audiencia para as saber

que puedo esperar?

a) Mi presentacin puede responder las ideas

principales que puedo esperar sobre el tema

discutido?

b) He considerado que otras preguntas puede

hacer la audiencia y estos preparado para

responderlas?

Lista de Chequeo sobre los Arreglos Finales

1. He arreglado una sala que se ajuste a mis necesidades?

a) La ventilacin, calefaccin, aire acondicionado e

iluminacin son adecuados?

b) Las sillas, mesas, escritorios, etc. son

adecuados?

c) Hay un atril con luz propia?

2. Habrn bebidas? Cules? Dnde? Cmo? Cundo?

3. Mis ayudas visuales estn listas?

a) Existe una pantalla para mis diapositivas en el

saln?

b) Tengo un apuntador? Dnde est?

c) El proyector se encuentra en el saln y est

trabajando correctamente?

4. He realizado todos los arreglos necesarios con mis

asistentes y cada uno de ellos sabe que es lo que debe

hacer?

5. tengo suficientes copias de los materiales que espero

distribuir a la audiencia? Cmo y cundo lo distribuir?

Lista de Chequeo de Auto Evaluacin

Esta lista de chequeo para la auto evaluacin de tu presentacin luego

de presentarla puede ayudar a prepararte

1. Realice todas las preparaciones necesarias?

2. Empec a la hora estipulada?

3. Mi presentacin cumpli con todos los objetivos?

a) Mi presentacin fue progresiva? Me mantuve

en el tema y todos los puntos fueron dirigidos

hacia la conclusin a la cual quise llegar?

b) Mantuve el inters y atencin de la audiencia?

c) Hice un uso completo de mis ayudas visuales?

d) Mi conclusin fue muy satisfactoria?

4. Repet todas las preguntas y respond a ellas

adecuadamente?

5. Mantuve el control de la presentacin todo el tiempo o

permit que la audiencia tome el control de la discusin?

a) Tuve la habilidad de manejar las preguntas

grupales? Fui rpido en recoger y desarrollar los

comentarios de la audiencia?

b) Fui capaz de manejar con habilidad y tctica las

preguntas con tono agresivo?

c) Permit que cualquiera de las preguntas den

lugar a un argumento?

6. La audiencia sali de la sala con mi mensaje en mente?

Conclusiones

Una buena presentacin no es trabajo fcil y su preparacin jams

debe ser tomada a la ligera. Sin embargo, un acercamiento

sistemtico combinado con prctica puede producir resultados

acreditables.

Las listas de chequeo muy simples pueden ser muy valiosas en tres

reas:

1. Recoger comentarios sobre tu presentacin.

2. Asegurar que ests listo para la presentacin.

3. Auto Evaluacin

Los pocos minutos de una presentacin formal pueden reflejar aos de

preparacin, meses de estudio y adquisicin de datos y das o incluso

semanas de prctica. En estos cuantos minutos se enfoca tu

oportunidad de afectar las decisiones de gerencia o incluso el gasto de

grandes sumas de dinero. Son minutos vitales para ti. Saca lo ms

que puedas de ellos.



Tiempo de Mejorar Nuestras

Presentacin Orales

Forma de presentacin

Existen tres mtodos para dar una presentacin oral de un trabajo de

investigacin. Puedes leerlo, presentarlo de memoria o puedes

presentarlo extemporneamente (con o sin la ayuda de notas).

LEER EL TRABAJO. Consideremos primero las ventajas de leerlo. Todo

trabajo incluye ciertos puntos que por seguro quieres subrayar a tus

oyentes. La mayora de los trabajos son concebidos cuidadosamente,

bien organizados y sin repeticiones. Por lo tanto, al leer la

investigacin te aseguras que das una presentacin bien organizada y

tendrs la seguridad de que no has omitido nada que quieras decirle a

tus oyentes.

Cuando haces presentaciones orales, todo lo que digas debe ser

instantneamente entendible a tus presentadores. Ya que tus lectores

no pueden volver a escuchar lo que dices, tienes la responsabilidad de

repetir las cosas que has dicho para asegurarte que no has perdido a

tu audiencia. Esto significa no solamente el evitar el leer tu trabajo,

sino tambin mantener buen contacto visual con la audiencia con la

que ests hablando. La mejor manera de decir que tan estas siendo

entendido es el mirar las caras de tus oyentes. Cuando te des cuenta

que tus oyentes no estn captando un punto que ests resaltando,

puedes repetirlo de otra manera. Al dirigirte hacia una audiencia,

tienes la obligacin moral de poner tus ideas principales en diferentes

formas para asegurarte que la audiencia ha captado el punto.

MEMORIZAR UN TRABAJO. Algunas personas sienten que al memorizar

su presentacin pueden incluir todo lo que quieren decir, mientras

mantienen un buen contacto visual con la audiencia. Quizs te sientas

confortable con la idea de memorizar tu presentacin. Sin embargo,

recuerda que cuando memorizas un discurso, en lugar de tener que

recordar un simple patrn de pensamiento, ahora estas en la

necesidad de recordar cientos o incluso miles de palabras.

DAR UNA PRESENTACIN EXTEMPORNEA. As como puedes saber,

una presentacin extempornea es la cual las ideas son firmemente

fijadas en la mente, pero las palabras exactas no son memorizadas.

Puede ser hecha con/sin la ayuda de notas; esto usualmente depende

sobre que tan bien conozcas el tema, que tan bien preparado estas

para dar la presentacin o que tan olvidadizo tiendas a ser al estar en

frente de una gran audiencia.

Las ventajas bsicas de una presentacin extempornea son que

mantienes un buen contacto visual con tu audiencia y que te libras de

la preocupacin de preguntarte si olvidaste algo.

Al mantener contacto visual con tu audiencia, estas estableciendo una

buena relacin con tu audiencia. Cuando tus oyentes saben que ests

hablando con ellos, sienten la obligacin de prestar atencin y con

esto te aseguras que captaran la mayora de las cosas que digas.

Quizs lo ms importante, si miras a tu audiencia mientras habla,

puedes decir que tan bien ellos siguen lo que ests diciendo y puedes

averiguar cuando necesitas repetir algo que has dicho hasta que sea

entendido.

La cosa esencial sobre una charla que justifica el juntarte a ti con tu

audiencia es el contacto emocional. Si debes encontrar tus palabras a

medida que hablas, ests forzado a pensar en tu audiencia y esto

evita que hables demasiado rpido.

Una desventaja de la charla extempornea es que, en tu esfuerzo de

clarificar algunos puntos al ser repetitivo, puedes indudablemente

consumir tu tiempo designado antes que toques todos los puntos que

tenas intensin de tocar.

Una charla extemporal significa que has pensado profundamente en tu

tema, conoces sus detalles ntimamente y los has colocado en orden

en tu mente. Hablas como alguien que conoce todo lo que debe de

decir y el lugar correcto para decirlo. Ciertamente, este tipo de

preparacin no puede ser hecha en el tiempo que toma prepararse

para solo leer un trabajo.

Preparando la presentacin

Los 7 pasos siguientes ayudarn al presentador a ser ms efectivo:

1. Elige un tema de inters para ti, uno que tambin pueda ser

de inters para tu audiencia.

2. No trate de cubrir todo el tema con tu presentacin, pero

selecciona una parte especfica para tu idea central.

3. Parafrasea la idea centra en una oracin propositiva as

sabrs hacia donde te diriges.

4. Realiza una lista de 4 puntos principales de tu idea central.

5. Opten material especfico e interesante para cada uno de

estos puntos

6. Organiza la presentacin en un esquema.

7. Practica la presentacin hasta que la tengas asegurada

correctamente en tu mente.

Desarrollando brevemente cada uno de estos pasos:

1. ELIGE UN TEMA DE INTERS PARA TI, UNO QUE TAMBIN

PUEDA SER DE INTERS PARA TU AUDIENCIA. Como una

forma de gua:

1) Elige un tema que te interese y sobre el que sepas

mucho.

2) Elige un tema del que tu audiencia sepa algo, pero

quiera saber ms

2. NO TRATE DE CUBRIR TODO EL TEMA CON TU

PRESENTACIN, PERO SELECCIONA UNA PARTE ESPECFICA

PARA TU IDEA CENTRAL. El error ms serio que puedes

hacer es el de tratar de cubrir todo tu trabajo en tu

presentacin oral. Elige una parte que puedas cubrir

completamente en el tiempo que tienes designado y has tu

presentacin suficientemente interesante para que la

audiencia sea motivada a leer completamente tu trabajo

luego de tu presentacin.

3. PARAFRASEA LA IDEA CENTRA EN UNA ORACIN

PROPOSITIVA AS SABRS HACIA DONDE TE DIRIGES. Para

ser efectivo, tu presentacin debe moverse hacia una meta

o propsito. Por lo tanto mantn en mente hacia donde

estas yendo y colcalo por escrito como parte de la

preparacin de tu presentacin.

4. REALIZA UNA LISTA DE 4 PUNTOS PRINCIPALES DE TU IDEA

CENTRAL. Piensa cuidadosamente los puntos que tocars

en tu presentacin. Luego solo elige de 2 a 4 puntos

principales, desarrllalos completamente y luego nelos

para que tu audiencia comprenda la relacin de estos

puntos y tu idea central.

5. OPTEN MATERIAL ESPECFICO E INTERESANTE PARA CADA

UNO DE ESTOS PUNTOS. Cada punto principal de tu

presentacin bsicamente es una declaracin de una idea o

principio. Pero tu declaracin por si misma inservible a

menos que sea respaldada o elaborada. Si quieres que tu

audiencia recuerden y crean lo que dijiste y especialmente si

quieres que tomen algn tipo de accin como resultado de lo

que dices; debes planificar el respaldar tus ideas con una



sucesin de detalles, ejemplos, comparaciones o

ilustraciones.

6. ORGANIZA LA PRESENTACIN EN UN ESQUEMA. El que tan

detallado necesita ser tu esquema depende primariamente

sobre la cantidad que tengas como presentador. Los

novatos en presentaciones pblicas se conoce que preparan

esquemas tan detallados de sus presentaciones

conteniendo hasta un 60% del nmero de palabras a ser

incluidas en su presentacin final. Indudablemente querrs

desarrollar tu propio sistema para preparar el esquema de tu

propia presentacin.

Un buen plan a seguir es el de usar el enfoque de los tres

pasos:

a) DILES LO QUE LES DIRS. (LA INTRODUCCIN)

b) DSELOS (LA DISCUSIN)

c) DILES LO QUE LES DIJISTE (EL RESUMEN)

7. PRACTICA LA PRESENTACIN HASTA QUE LA TENGAS

ASEGURADA CORRECTAMENTE EN TU MENTE. Trata de leer

tu esquema en silencio y luego a viva voz, cada vez tratando

de no mirarlo. Luego practica la presentacin usando el

esquema y luego sin usarlo, pero asegrate de revisar tu

esquema al final para saber que has omitido. Que tantas

veces necesites repasar, depende mucho de que tan

experimentado seas como presentador y sobre qu tan

nervioso u olvidadizo tiendas a ser en frente de una

audiencia. Se recomienda practicar de 5 a 10 veces. Al

planificar tu presentacin, asegrate de hacerlo de pie,

elegir el tiempo y lugar donde estars libre de interrupciones

y trata de practicar en un saln que sea lo ms

cercanamente posible al tamao del saln en el cual dars

tu presentacin.

De preferencia prctica en frente de tus colegas, de esta

manera ellos pueden proveerte retroalimentacin sobre

como suenas y te ves. Otro dispositivo utilizado por muchos

presentadores exitosos es el practicar la presentacin con

una grabadora de voz; esto es especialmente til para

eliminar las palabras mal pronunciadas o expresiones que

de otra manera seran ignoradas.

Haciendo la presentacin

Quizs el nico factor que aparta al presentador amateur del

profesional es la forma en que cada uno comienza a hablar. Antes de

que hables, has una pausa y preprate. Verifica tu postura, respira

profundamente una o dos veces, mira hacia tu audiencia y sonre (si

puedes). Espera un par de segundos hasta que todos estn mirndote

a ti y luego dirgete al presidente, otros miembros del panel, invitados

distinguidos y finalmente a tu audiencia.

Ahora ests listo para hablar. Para ser efectivo, tus primeras palabras

deben ser algo que capten la atencin y buena voluntad de tu

audiencia. Puedes lograr estas metas de varias maneras. Puedes

decir algo que establezca un terreno comn entre t y la audiencia. O

puedes darle a la audiencia un cumplido sincero. O puedes hacer

referencia a la ocasin u alrededores. O puedes referirte a asuntos de

inters para tu audiencia. O puedes comenzar con un poco de humor

placentero (asegrate que es corto, apto y gracioso). O puedes hacer

una referencia directa a la importancia de tu tema (solo cuando el

inters de la audiencia sea realmente intenso).

Trata de hablar tan naturalmente y de la forma ms relajada que

puedas. Ten cuidado de sonar montono; aprende a modular tu voz

(escucharte en una grabadora de voz pueden ser muy tiles en cultivar

la modulacin de la voz). Asegrate de enunciar claramente y evita

correr sobre las palabras y terminar juntndolas en una sola. Habla

despacio (los presentadores principiantes usualmente lo hacen muy

rpido); si planificas lo que dirs apropiadamente, no deberas de

tener porque apresurarte.

Cuida de no hacer sonidos distrayentes como uh o eh. Cuando hagas

pausas entre frases, no digas nada, evita el uso de estos sonidos. Las

pausas bien espaciadas pueden ser muy efectivas; estas te dan

chance de parar y pensar en lo que dirs a continuacin y ellas le dan

a tu audiencia una chance de ponerse al tanto y consolidar sus

pensamientos.

Aprende a hacer un uso efectivo de los gestos y otras acciones

corporales. Cada presentador da dos presentaciones al mismo tiempo

una con sus palabras, la otra con sus acciones. Un presentador que

no utiliza acciones coloca a su audiencia en un estado de casi sueo

para que estos escuchen atentamente. Si usas una accin controlada

y comunicativa, tus oyentes encontrarn ms fcil escuchar. De igual

manera, no utilices movimientos distrayentes. Seguramente has visto

presentadores que abrochan y desabrochan sus abrigos, colocan sus

manos dentro y fuera de sus bolsillos, se colocan de puntillas, juegan

con objetos sobre el atril o una mesa, juegan con una pieza de tiza o

usan otros movimientos incontrolados que no hacen otra cosa que

volcar a la audiencia hacia respuestas completamente despistadas.

Utiliza acciones, pero que no generen distraccin.

Asegrate de mantener un buen contacto visual con tu audiencia. Mira

lentamente alrededor de la sala, sin ignorar a nadie. Si utilizas notas,

mralas brevemente. Si utilizas grficas, diapositivas u otro material

ilustrativo, mralos solo el tiempo suficiente para orientarte luego

vuelca hacia tu audiencia y hblales, no a tu material ilustrativo.

La conclusin de tu charla debe tener un propsito dar a tu

propuesta un efecto duradero para que al salir la audiencia se olvide

de lo que oyeron. Para ser efectiva, tu conclusin debe moverse

suavemente; hazla corta dale motivacin. Puedes concluir

presentando un reto a la audiencia. O puedes concluir con una cuota

apta para reforzar tu tema. O si tu tema es complejo o si tu propsito

fue el presentar informacin, puedes concluir subrayando los puntos

importantes en una forma condensada. Cualquiera sea el mtodo que

uses en tu conclusin, hazlo rpido y recuerda nunca concluir

agradeciendo a tu audiencia; ellos te agradecern (con su aplauso)

por lo que han obtenido de ti no se los agradezcas.



Usando ayudas visuales

Quizs la caracterstica ms usada y abusada de muchas

presentaciones es el uso de ayudas visuales. La primera decisin que

debes tomar sobe el uso de estas, es si realmente sern de utilidad

con lo que estas tratando de expresar o solo son dibujos bonitos que

no harn nada para impresionar a tu audiencia sobre la importancia de

tu trabajo.

Generalmente, las diapositivas, graficas o tablas numricas (usadas

muy frecuentemente presentaciones tcnicas, deben ser mostradas

con moderacin, principalmente debido a que la audiencia no tendr

tiempo de absorber todo lo que les muestres. Resume tus resultados

encontrados en tu charla y diles a tus oyentes que encontrarn

material detallado sobre el tema que estn discutiendo en tu trabajo,

pero no muestres diapositivas o graficas que no hagan otra cosa que

hacer que la atencin de la audiencia se pierda en una masa de

detalles.

A continuacin hay 5 puntos que te llevarn a realizar mejores ayudas

visuales y a la presentacin de estas:

1. Asegrate que todo es suficientemente grande para ser

claramente visto por todos en la sala. Si estas utilizando

graficas o diagramas, asegrate que las lneas sean gruesas

y definidas.

2. Evita el colocar muchos detalles en una sola ilustracin.

Cuando prepares figuras o diapositivas, omite detalles e

incluye solamente lo esencial. Tu audiencia puede

usualmente leer no ms de 10 a 20 palabras sin perderse en

el camino de sus pensamientos. Cuando ests planeando

explicar varias cosas o una serie de pasos en un proceso,

no pongas todo en un solo diagrama. En lugar de eso, usa

varios diagramas, cada uno conteniendo solo una idea y

cada uno lo ms simple que sea posible. Recuerda que

grficos y mapas son siempre mejores que tablas de

resultados.

3. Asegrate de hablar hacia la audiencia y no hacia tu

ilustracin. Puedes llegar a encontrar refugio en est de los

ojos te tu audiencia. Pero si fijas los ojos sobre la ilustracin,

invariablemente comenzaras a murmurar en lugar de

concentrarte en tu audiencia. Mira t ilustracin solo cuando

te apuntes hacia algo especfico sobre esta y aprende el arte

de mantener el apuntador dirigido sobre lo que estas

discutiendo mientras mantienes el contacto visual con tu

audiencia.

4. Evita el pararte entre la audiencia y la ilustracin. Asegrate

de no meterte en el camino de modo que tu audiencia no

pueda ver lo que ests diciendo. Si la audiencia est

suficientemente cerca de ti, quizs debas pararte a 3 o 4

pies (0.9 a 1.2 metros) hacia un lado. Naturalmente, esto

significa usar un apuntador para asegurarte que estas

suficientemente lejos para estar fuera de la lnea de visin

de la audiencia.

5. No dejes que una figura no utilizada distraiga a la audiencia.

mantn las grficas no utilizadas fuera hasta que las

necesites y qutalas tan pronto como hayas terminado de

referirte a ellas. Si no puedes mantener las grficas fuera de

la vista asegrate de cubrirlas hasta que ests listo para

usarlas.

Adicionalmente a los tems mostrados arriba, hay un par de puntos a

tener en cuenta en referencia a las diapositivas. Primero que nada,

asegrate que la pantalla es suficientemente larga para permitir la

proyeccin de una imagen que pueda ser fcilmente vista.

Segundo, asegrate que el saln es lo suficientemente oscuro para

que todos los detalles sean vistos fcilmente (las dispositivas de color

requieren de un saln mucho ms oscuro y una pantalla mucho ms

brillante)

Tercero, asegrate que nadie de tu audiencia este sentado

directamente detrs del proyector.

Finalmente, presta especial atencin a hacer que seas escuchado y

entendido. Recuerda que ests hablando en la oscuridad, por esto la

audiencia no puede leer tus labios o ver tus gestos; debes depender

nicamente de tu voz.

El libro Reportes Tcnicos tiene un excelente captulo sobre la

presentacin visual de informacin. Ellos resaltan que la sociedad

americana de qumica dice que cada diapositiva debe estar limitada a

la presentacin de solo una idea; esa diapositiva debe contener no

ms de 20 palabras y preferiblemente no ms de 15 y una tabla no

debe tener ms de 25 o 30 datos. Adems la sociedad de ingenieros

automotrices proponen una regla de mucho valor que ninguna letra o

figura debe ser ms pequea que 1/40 el ancho vertical de la copia.



Requerimientos de la

Audiencia para Presentadores

Tcnicos

Definiciones

AUDIENCIA. Una coleccin de profesionales capaces de ser motivados

para adquirir y aplicar informacin.

PRESIDENTE. Un profesional snior completamente conocedor de las

contribuciones y logros de los miembros de la sesin tcnica o el panel

del cual l ha sido designado a liderar. La funcin del presidente es el

de informar a la audiencia de las calificaciones del presentador y la

significancia y relevancia de los tpicos que se tocarn.

MARCO DE DISEO. Una plantilla o formulario proporcionado para que

el tamao mandatorio del tamao de letra en el marco asegure que el

diseador no puede exceder la restriccin de la audiencia conocida

como umbral de confusin.

PANELISTA. Uno de un grupo pequeo de profesionales calificados

para discutir un tema seleccionado con el grupo o con la audiencia.

PAPER. Un comprensivo tratamiento escrito de informacin nueva o

tutorial.

PRESENTACIN. Un desarrollo oral/visual de informacin seleccionada

y con un tiempo limitado, en la cual el comentario espontaneo de un

presentador es complementada con visuales especialmente

estructuradas.

ORADOR. Un profesional especialmente calificado para hacer una

contribucin significante en este campo de inters y est fuertemente

motivado para designar y entregar una presentacin la cual mover a

la audiencia para discutir y aplicar este trabajo.

Como orador debes entender un simple concepto: Como orador tienes

la substancial obligacin de proveer a tu audiencia una transferencia

de informacin estimulante y provocativa.

La completa funcin del presentador debe ser la de cumplir los

requerimientos inflexibles de la audiencia para la adquisicin de

informacin de una presentacin. A menos que la aceptacin de la

audiencia sea buena, ninguna meta puede cumplirse.

Es necesario cambiar la perspectiva de la relacin audiencia/orador

para lograr una excelente presentacin tcnica. El orador est para

servir a la audiencia y sus deseos y limitaciones son los mandatos

para l.

La primera regla es que por abrumadora que sea la preferencia de la

audiencia, estars dando una presentacin, no leyendo una

investigacin. La distincin es que una presentacin es para cientos

que estn en tu audiencia para probar la capacidad tcnica que t y t

investigacin tienen para ofrecer. Tus palabras son temporales y

seriales.



A diferencia de tu presentacin, tu investigacin est intencionada

para una audiencia de uno con el tiempo e inclinacin para poder

digerir los datos.

Debido a que la audiencia muestra tener una tasa limitada a la cual es

capaz de absorber informacin y debido a que est all para tomar una

muestra del valor de tu material, las presentaciones tcnicas tienen

solo un objetivo principal. Estn dirigidas a incrementar y actualizar las

caractersticas provocativas de tu trabajo, as tus colegas abrirn un

dialogo contigo y leern tu investigacin.

El primer paso al desarrollar una presentacin de tu trabajo de

investigacin es el de re titular tu trabajo. El nombre de tu presentacin

debe sugerir las metas, resultados o en inters intrnseco de tu tema.

Por el otro lado, un buen ttulo de una presentacin har el trabajo por

ti de provocar el inters de la audiencia.

La mejor forma de determina porque la audiencia debera de

escucharte es el prepara tu ultima ayuda visual inmediatamente

despus de que has desarrollado la ayuda visual que contiene el ttulo.

La ltima ayuda visual es donde las declaraciones sostenidas durante

la presentacin, concernientes a las caractersticas de alto valor para

tu audiencia son mostradas. La Conclusin cuando es preparada de

forma temprana, sirve para un camino en el cual tus ideas deben ser

seleccionadas para la discusin en el cuerpo de tu presentacin.



Recuerda identificar grficamente tu tema y tus intereses especficos

de forma temprana en tu presentacin. El mejor momento es

inmediatamente despus de que se ha mostrado el ttulo de tu

presentacin. Este es un punto importante, porque aunque el ttulo de

tu presentacin atraiga a tu audiencia, solo la revelacin oportuna de

Que y Por Que inducir a que la audiencia permanezcan contigo a

travs del resto de tu presentacin.

Tener un ttulo, una descripcin de un tema y una conclusin, son

utilizadas solo como una estructura para organizar las ideas

pertinentes para conectar la presentacin de la tesis y la conclusin.

La tasa ptima de presentacin a la cual estas ideas puedan ser

mostradas es de una por minuto. Si la meta de tu tiempo de

presentacin es 20 minutos, entonces debes seleccionar solo 17 ideas

sobresalientes y convertirlas en ttulos para 17 visuales.

Debe ser enfatizado que se requiere un ttulo para cada una de las

diapositivas de tu presentacin y para cada una de tus ayudas

visuales. El mecanismo humano asimila grficos e imgenes mucho,

mucho ms rpido que usando caracteres alfanumricos.

Cuando el material es transferido directamente de una investigacin a

una visual fallar en cumplir con los requerimientos de la audiencia por

varias razones: ser demasiado compleja; ser ilegible para la

mayora de las personas de la audiencia, tendr una etiqueta y no un

ttulo. Por ejemplo, mostrar una tabla de datos, por ejemplo y

etiquetndola Tabla. Este tipo de etiquetas ofrece muy poca ayuda

para entender incluso las mejores ayudas visuales.



Generalmente el ttulo de una tesis toma la forma de una declaracin

simple. A diferencia de una etiqueta simple, el ttulo de una tesis hace

una declaracin, probado por los datos ilustrativos.

Por definicin una tesis es una declaracin que debe ser probada.

Puedes, usar tu investigacin, para formar un formidable arreglo de

datos para defender t caso. NO LO HAGAS! Selecciona un mximo

de 6. La memoria a corto plazo de la audiencia se satura a 6 datos por

visual. Un nmero mayor a ese nmero provocar confusin y tu

mensaje ser desperdiciado.

Aunque sin embargo, puedes, mantener el ttulo de una tesis a lo largo

de varias visuales sucesivas y desarrollar seis hechos a la vez. En

trminos de grficos, seis datos significan no ms de 2 o 3 curvas de

una grafico o seis bloques sobre un diagrama.

El requerimiento de la audiencia es que la informacin de la

presentacin sea desarrollada en un volumen limitado, a una velocidad

limitada, esto es logrado casi automticamente a travs del marco de

diseo. El tamao de la escala que el marco de diseo requiere puede

ser logrado solamente si los datos mostrados son limitados de forma

apropiada.

Usar el marco de diseo asegura la legibilidad de la informacin para

las personas que estn en la ltima fila del saln.

Quizs la aplicacin ms importante de usar un guion grafico es que

es usado antes de una audiencia crtica para determinar el impacto

persuasivo de tu presentacin. Este ejercicio sirve tambin para

verificar tu tiempo de presentacin. Presentar la informacin como lo

haras normalmente, usando el guion grafico para preguntarte a ti

mismo si estas utilizando las visuales completamente.

Tu audiencia requiere que leas o describas todo el material sobre cada

visual. Entonces debes luego expandir las descripciones basadas en

puntos clave.



El satisfacer los requerimientos de la audiencia, encontrars,

recompensa al orador de varias formas.

Por supuesto, todava te quedan unos cuantos pasos ms entre un

guion grfico y la relajacin post conferencia. Estos pasos se

relacionan con la produccin de las diapositivas y presentar la

presentacin. El nfasis en lo expuesto hasta aqu ha sido hecha en el

diseo, debido a que una presentacin bien lograda, el medio y el

mensaje ganar la aceptacin de la audiencia hasta para los oradores

ms ineptos.



Enfoque de Solucin de

Problemas al Preparar

Presentaciones Profesionales

Resumen

Se describe un enfoque sistemtico para preparar presentaciones que

usa un mtodo de cuatro pasos que es familiar para la mayora de los

profesionales. Paso 1, entendiendo el problema, incluye el analizar el

propsito del orador, las caractersticas de la audiencia y las

demandas de la situacin. Paso 2, desarrollar un plan, consiste en

seleccionar una estrategia para integrar la informacin del primer paso

con el conocimiento que el orador tiene sobre el tema. Paso 3,

ejecutar el plan, utilizar tcnicas convencionales de organizacin,

explicacin y representacin visual para componer un bosquejo de la

presentacin. Paso 4, examinar la solucin, compara el bosquejo con

el plan y modifica la presentacin en respuesta a la retroalimentacin.

Entender el problema

Entender el problema es el primer paso. Los problemas de

presentacin son definidos por tres consideraciones: tu propsito para

hablar, las caractersticas de la audiencia y las demandas de la

situacin.

Propsito

Siempre se debe comenzar identificando el propsito debido a que es

el asunto ms importante. Sin un propsito especfico, no hay razn

para hacer una presentacin. Cuando sea que no ests seguro de tu

propsito, pregntate que es lo que quieres que haga la audiencia

como resultado de escuchar tu presentacin. Por lo general las

presentaciones caen en 4 categoras:

La primera categora consiste en realizar una tarea para alguien ms.

Tu propsito es el de completar la tarea y debes estar satisfecho

cuando la audiencia reconoce que has logrado hacer un buen trabajo

en completar la asignacin que te ha sido confiada.

La segunda categora incluye el explicar un concepto y debes estar

satisfecho solo cuando tu audiencia venga a entender un concepto

que sea novedoso, una idea o un proceso.

El tercer propsito es el de generar inters en un proyecto o reporte.

Tu propsito puede ser el generar soporte para una propuesta.

Estos propsitos varan de mostrar tus propias habilidades al cumplir

una asignacin a generar soporte para una propuesta hacia la cual

estas personalmente comprometido.

Audiencia

La segunda tarea al definir el problema es el de determinar a qu tipo

de audiencia estars dirigiendo. Debes considerara sus expectativas

sobre el tema. Las expectativas de la audiencia y el marco de

referencia son usados frecuentemente para referirse a objetivos

especficos de una audiencia al escuchar una presentacin. Solo al

conocer los antecedentes que una audiencia trae a una presentacin

el espectador puede anticipar que porciones de un mensaje sern

recibidos, como sern ordenados en la mente de la audiencia y como

sern interpretados.

Los oyente a menudo procesan menos de una cosa en diez

mil y porciones grandes de un mensaje son inferidas de lo

que el oyente piensa que est siendo discutido.

El miembro promedio de la audiencia recuerda mensos de la

mitad del material presentado.

Solo un oyente cada 4 puede resumir un mensaje con una

precisin razonable.

Incluso ordenes simples sern ignoradas si no son

identificadas como elementos vitales.

Incluso relaciones bien establecidas incluyen reas

substanciales de malentendidos debido a que los

participantes no establecen expectativas comunes.

El recordar formas geomtricas simples es influenciado por

los nombres usados para describirlas.

Situacin

Las demandas de la situacin son el factor final al definir el problema

de la presentacin. Generalmente limitan lo que puedes esperar

lograr.

Desarrollar un plan

El segundo paso al preparar una presentacin es el de desarrollar un

plan. Aqu debemos ser capaces de mirar ms all de los detalles

inmediatos para visualizar el producto terminado. Para ayudarnos con

esto, examinaremos varios modelos y elegiremos una que se ajuste

ms a nuestras necesidades.

Podemos utilizar una de 4 estrategias: ritual, tutorial, reporte y

argumentacin.

Ritual

La estrategia que llamamos ritual se origina porque los miembros de

una organizacin a menudo desarrollan formas establecidas de hacer

las cosas. Estos enfoques constituyen la cultura de la organizacin y

los miembros describen estos enfoques siempre que le dicen a alguien

de fuera de la organizacin estas es la forma en que lo hacemos

aqu.

Tutorial

Los tutoriales son utilizados cuando sea que tu propsito sea el

explicar conceptos novedosos a tu audiencia. El elemento esencial de

un tutorial es la presentacin secuencial comenzando con ideas

familiares y construir la novedad o las ideas nicas en pasos simples.

El principio bsico es el de usar lo que ya se conoce para explicar lo

desconocido y existen varias secuencias comnmente usadas.

Las secuencias incluyen del todo a lo particular, de lo general a lo

especfico y de los popular a lo especializado. Tu seleccin debe ser

basada en tu conocimiento del tema y de la audiencia. La secuencia y

velocidad a la cual introducirs nuevo material determina el xito o

falla de una presentacin tutorial.

Un diagrama de flujo mostrando las ideas y relaciones entre ellas es

de tremenda ayuda al planificar un tutorial. Comenzando el especificar

el concepto a ser explicado y trabajar hacia atrs, hacia conceptos que

son familiares para la audiencia.

Reporte

Los reportes son usados comnmente cuando una presentacin oral

acompaa el envo de un trabajo escrito. En todos estos casos lo

principal es la relacin entre el reporte escrito y el oral.

Los reportes escritos son ms o menos registros permanentes de tu

trabajo y su propsito es el de documentar tus resultados. En

contraste, los reportes orales son descripciones transcientes de tus

hallazgos y si funcin es generar el inters de la audiencia sobre tu

trabajo. Para lograr este fin, tu reporte oral debe enfocarse en las

caractersticas ms distintivas, novedosas o significantes de tu trabajo.



Quienquiera la historia completa puede ir al reporte escrito para ms

detalles y esto es exactamente lo que esperas que suceda.

Argumentacin

Llamamos a la ltima estrategia argumentacin no porque el orador

elija pelear con la audiencia sino porque declarar y documentar

cuidadosamente un argumento es a menudo la mejor manera de

soportar una propuesta.

Llevando a cabo el plan

El tercer para al preparar una presentacin es el ejecutar el plan. si ya

has decidido que quieres lograr con tu presentacin, has identificado

las caractersticas de la audiencia y la situacin que podra afectar tu

presentacin y has seleccionado la estrategia para usar al hacer la

presentacin.

Una presentacin consta de una introduccin, un cuerpo y una

conclusin. La introduccin debe preparar a la audiencia para la

substancia de la presentacin. Este es un lugar apropiado que indican

la importancia de tu tema y para material histrico o antecedentes que

ayudarn a la audiencia a apreciar la importancia de la informacin

que viene ms adelante.

El cuerpo de la presentacin es un desarrollo secuencial de los temas

principales que son atrados por tu plan. Puedes ayudar a la audiencia

a recordar tu material al enfocarte en tres o cuatro oraciones

principales alrededor de las cuales la informacin es organizada. Estas

oraciones deben ser los elementos esenciales de tu presentacin las

cosas que quieres que tu audiencia recuerde incluso si olvidan todo lo

dems.

La conclusin resumen las ideas principales y cierra enfatizando

cualquier material que sea ms probable de influir en el audiencia

hacia la direccin establecida en nuestro propsito. Note que en el

conclusin has dicho tus ideas principales por tercera vez.

La siguientes tarea al llevar a cabo el plan es el prepara el texto del

cual hablaras. Tus opciones incluyen esquemas con palabras clave,

esquemas con oraciones completas y manuscritos completos.

Examinando la solucin

El paso final en el proceso es el de verificar tus resultados. Este es el

tiempo para afinar tu presentacin y debe incluir ms que solo la

prctica de tu presentacin.

Luego, examina el ajuste entre tu presentacin y la estrategia que

seleccionaste. Tu presentacin toca todos los puntos importantes?

Utiliza una secuencia apropiada? Las ideas son explicadas

adecuadamente? Los materiales soportan adecuadamente los

conceptos? Las ayudas visuales son suficientes y apropiadas? Son

las frases y la postura consistentes con tu estrategia?

Luego de contestar estas preguntas y de haber hecho los cambios

pertinentes, pero cuando la prctica comienza debes estar enfocado

principalmente en la forma en que expones tu presentacin.

Conclusin

Este enfoque capitaliza tu habilidad de resolver problemas, incluyendo,

la definicin del problema, la seleccin de la estrategia, llevar a cabo el

plan y verificar los resultados.



Presentaciones Tcnicas: No

son Tan Difciles como Crees

Existen un par de principios bsicos que pueden hacer que una

presentacin sea exitosa y una experiencia satisfaciente.

Tabla 1 Pasos para una Presentacin Exitosa

1. METAS: Qu es lo que deseas lograr? 2. PUNTOS CLAVE: Qu es lo que quieres que tu

audiencia recuerde? 3. OBJETIVO: Cunto del tema puedes cubrir de manera

adecuada? 4. ESQUEMA: Introduccin, cuerpo y conclusin. 5. AYUDAS VISUALES: Hazlas simples y legibles 6. REPASAR: Repasa tu presentacin y gana confianza. 7. RELAJATE: Tu audiencia quiere que lo hagas bien.

Qu quieres lograr con tu presentacin?

Andes de comenzar siquiera a preparar una presentacin, pregntate

Qu es lo que quiero lograr? No estars listo para decidir que

decirle a la audiencia hasta que decidas que es lo que quieres que la

audiencia haga como resultado de tu presentacin.

Una vez has establecido las metas para tu charla, considera

especficamente lo que quieres que tu audiencia recuerde.

Cunto del tema puedes cubrir adecuadamente?

Piensa un poco en el objetivo del material que quieres cubrir. Este

estar limitado primero por las metas que quieras lograr, segundo el

nivel tcnico de tu audiencia y finalmente por la cantidad de tiempo

que tienes disponible.

Dselos, dselos, dselos, dselos de nuevo!

La introduccin atrapa la atencin de tu audiencia, introduce el tema a

ser tratado y establece cualquier premisa bsica requerida para el

resto de la charla. Es a menudo deseable el comenzar la charla con

una frase pegajosa, que es, de alguna manera una declaracin

dramtica que le dice a tu audiencia porque el tema a ser tratado es

relevante para ellos.

Si tu audiencia no te conoce o sabe sobre tu capacidad respecto al

tema, debers tratar este asunto durante la introduccin. Al establecer

las premisas bsicas para la charla, deja que tu audiencia conozca

cules son tus limitaciones que estas colocando sobre la material y si

existe cualquier otra informacin previa que necesitan apreciar o

relacionar con el resto de la charla.

Lo ms importante, piensa en esos tres o cuatro puntos que quieres

que tu audiencia recuerde de la charla y trabaja en estos en tu

introduccin.

En el cuerpo de la presentacin tu presentacin desarrolla esas tres o

cuatro ideas y las expande e impresiona en la audiencia a travs de

ejemplos e informacin de respaldo.

En tu conclusin resume la charla y haz una charla que haga que tu

audiencia tome la accin requerida para lograr tu meta para la charla.

Asegrate de repetir aquellas cuatro cosas que quieres que tu

audiencia recuerde y finaliza con una oracin poderosa por as decirlo

para cementar la charla en sus mentes.

Una regla de dedo comn es que el tiempo permitido para tu

presentacin debera ser dividido con cerca del 10% dedicado para la

introduccin, 10% para la conclusin y el restante para el cuerpo. Sin

embargo, en una charla corta (digamos, una de diez minutos) puede

ser apropiado el dedicar 20% de tu tiempo a la introduccin y 20%

para la conclusin. Otro punto importante sobre la localizacin del

tiempo es que el inters promedio de un adulto se supone que es de

solo 7 minutos. Por lo tanto, ten cuidado con que algn tipo de cambio

en la velocidad, uso de ilustraciones u otro tipo de refrescadores de la

atencin colocados cada 5 minutos mantendr a tu audiencia ms

interesada en lo que tienes que decir.

Ayudas visuales: Mantenlas simples y legibles

Primero deben ser legibles. Segundo, deben ser suficientemente

simples para que la audiencia pueda entender su contenido en el

tiempo que tardes en hablar de ellas.

Al limitar la cantidad de material sobre cualquier visual, permites a la

audiencia leerla rpidamente y todava tener tiempo para escuchar lo

que tienes que decir.

Una buena regla es el de tener una diapositiva por minuto. Muchos

oradores usan hasta 2 por minuto. En trminos prcticos, esto significa

que cada diapositiva debe contener cerca de tres, pero ciertamente no

ms que seis, piezas de informacin. Entonces si ests presentando

informacin escrita, una sola diapositiva debe tener de tres a seis

palabras o frases. Un diagrama de bloques no debe de tener ms de

seis bloques. Un diagrama de funciones no debe tener ms de 6

elementos funcionales. Una fotografa debe estar compuesta para que

tus ojos en enfoquen rpidamente en los elementos que quieres que

vea tu audiencia.

Repasar para pulir el estilo y ganar confianza

La calidad de tu tcnica de presentacin mejorar con la experiencia,

pero desde el comienzo, notas de orador apropiadas, repasos, un

buen arreglo de la sala y tu apariencia pagaran dividendos.

Es una buena idea el tener algunas notas de presentacin,

principalmente en tus primeras presentaciones. Estas notas,

idealmente no ms de dos pginas, deben incluir los puntos

importantes en tu introduccin, los puntos principales en el cuerpo de

tu de tu presentacin y los puntos importantes de tu conclusin.

Adems es una buena idea tener una lista de tus ayudas visuales en

tus notas. Un buen set de diapositivas puede guiarte en tu

presentacin pero tambin es bueno tener la lista de diapositivas en

caso que necesites encontrar una diapositiva particular para responder

a una pregunta.

Las personas escuchan ms con sus ojos que con sus odos, as que

considera tu apariencia fsica cuando ests dando la presentacin.



Decisiones cruciales para

presentadores tcnicos

Concntrate en los cuatro aspectos importantes de una presentacin:

1. Limita el tema para hacerlo manejable

2. Organiza el tema en sus partes componentes

3. Provee una comprensiva y clara explicacin de cada parte

4. Presenta las ideas efectivamente de una manera confortable

para el presentador.

Decisiones

El propsito de la charla

Es la intencin o significado que el orador debe decidir, antes de hacer

la presentacin, debe determinar qu tipo de repuesta quiere por parte

de la audiencia.

Los antecedentes de la audiencia

La forma en la que la presentacin es armada depende del

conocimiento sobre la materia que la audiencia tiene, en ese preciso

momento. El orador deber saber tambin que tipo de punto de vista

mantiene la audiencia sobre la informacin que est siendo

presentada.

Preparacin

El concepto de compartir ideas demanda que el propsito de la charla

y que la audiencia a la que se le debe entregar mantenga la

informacin claramente en mente a medida que la construccin del

conocimiento procede.

Limitar el tema

Las expectativas, inters y conocimiento de la audiencia concerniente

al tema determinan como ser reducida para ajustarse a la situacin

de la presentacin.

Como parte practica la situacin de la presentacin tambin acarrea

un lmite de tiempo.

As el orador se enfrenta a limitaciones al construir el discurso: los

antecedentes de la audiencia y el tiempo disponible. Ambos factores

deben ser pesados y balanceados.

Organizando

Debido a que las audiencias, por sus experiencias previas, estn

condicionadas esperar movimiento desde una discusin hacia un

objetivo, es til el dividir el propsito especfico en partes progresivas.

Cada parte debe entonces ser discutida individualmente.

Un patrn de organizacin muy utilizado es la secuencia motivada

que divide la presentacin en cinco partes:

1. Atencin

2. Necesidad

3. Satisfaccin

4. Visualizacin

5. Accin

Cada uno de estos pasos requiere ser cuidadosamente analizado y

dividido.

Explicando

Usualmente el orador debe usar varios tipos de material explicativo,

reconocimiento que la explicacin es para el beneficio de la audiencia,

no para el beneficio del orador. Tablas de dato y grafico de

desempeo pueden ser usados para mostrar diferencias o para

apuntar similitudes.

Presentacin

Presentar una presentacin requiere que el orador demuestre y use

las mismas calidades que son caractersticas de una buena

conversacin. Contacto visual, hablar directo, es esencial en las

conversaciones o charlas pblicas. As los cambios en la voz,

velocidad al hablar y volumen si las ideas y ejemplos sern

enfatizados. Uso de gestos, incluso cambios en expresiones faciales,

es un signo para la audiencia de la cantidad de inters y entusiasmo

que un orador tiene de su tema.

La psicologa sugiere que la atencin a un solo estimulo solamente

dura un tiempo muy corto, de entre 20 a 40 segundos.

Para lograr este cambio el presentador debe contactar a una parte

diferente de la audiencia, o ajustar su volumen, o incrementar o

disminuir si velocidad al hablar, o cambiar su expresin facial o usar

gestos. Todos estos factores renuevan o sostienen el inters de la

audiencia. Claramente, es posible construir el inters al cambiar el tipo

de material a ser presentado.

Otro aspecto de la presentacin, uno que facilita el cambio, es el

mtodo de presentacin. Algunos oradores prefieren usar un esquema

como una gua para hablar, otros prefieren usar un manuscrito. El

esquema provee la mxima oportunidad para el contacto visual y para

los cambios en la velocidad y volumen; pero claramente es falto de la

especificidad del manuscrito.

ResumenIntroduccinEl Proceso de ComunicacinTransmisinEstructura del mensaje

Preparndote para la PresentacinPlanificarDeterminar el propsitoAnaliza a la AudienciaReunir y analizar datosDelimita la Presentacin

Escribiendo e IlustrandoGuion EscritoNotas para la PresentacinAyudas Visuales

PracticarPracticaMecanismo del HablaCriticismoListas de chequeoLista de Chequeo Sobre el Dominio del Tema.Lista de Chequeo Sobre las Tcnicas de Presentacin

PrepararseLista de Chequeo Sobre la InvitacionesLista de Chequeo Sobre el Anlisis de la PresentacinLista de Chequeo sobre los Arreglos FinalesLista de Chequeo de Auto Evaluacin

ConclusionesForma de presentacinPreparando la presentacinHaciendo la presentacinUsando ayudas visualesDefinicionesResumenEntender el problemaPropsitoAudienciaSituacin

Desarrollar un planRitualTutorialReporteArgumentacin

Llevando a cabo el planExaminando la solucinConclusinQu quieres lograr con tu presentacin?Cunto del tema puedes cubrir adecuadamente?Dselos, dselos, dselos, dselos de nuevo!Ayudas visuales: Mantenlas simples y legiblesRepasar para pulir el estilo y ganar confianzaDecisionesEl propsito de la charlaLos antecedentes de la audiencia

PreparacinLimitar el temaOrganizandoExplicandoPresentacin

guide for r technical presentations_ planificacion y preparación

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