GUAPARA LA ORGANIZACIN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADOMARZO DE 2013Tabla de contendoP!"#PRESENTACIN ............................................................................................................................................1INTRODUCCIN ...........................................................................................................................................3ETAPA 1 .......................................................................................................................................................5FASE 1: DIAGNSTICO ..................................................................................................................................5RECONOCIMIENTO DEL FONDO DOCUMENTAL ...........................................................................................................5FASE 2: PLANEACIN...................................................................................................................................6DIAGNSTICO DEL FONDO DOCUMENTAL.................................................................................................................6ANLISIS DE INFORMACIN. ..................................................................................................................................7DEFINICIN DE PLAN DE TRABAJO ...........................................................................................................................8APROBACIN DE PLAN DE TRABAJO .........................................................................................................................9ETAPA 2 .....................................................................................................................................................12FASE 3: DESARROLLO DE INSTRUMENTOS ..................................................................................................12ADECUACIN DE INSTALACIONES PARA LA ACTIVIDAD DE LA PRIMERA FASE ...................................................................12IDENTIFICACIN Y CLASIFICACIN DE DOCUMENTACIN CON BIODETERIORO SANEAMIENTO Y LIMPIE!A.............................1"SALUD OCUPACIONAL.........................................................................................................................................1"LIMPIE!A DE ESPACIOS DE DEPSITO MOBILIARIO Y UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ....................................................15Limpieza locativa ......................................................................................................................................15Limpieza del mobiliario y las unidades de almacenamiento ....................................................................16SANEAMIENTO AMBIENTAL..................................................................................................................................17DIAGNSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACIN DE LA DOCUMENTACIN .......................................................................18AISLAMIENTO Y DESINFECCIN DEL MATERIAL CON DETERIORO BIOLGICO ...................................................................19PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN PARA PROCESOS T#CNICOS..............................................................................21Limpieza...................................................................................................................................................21Correccin de plano ..................................................................................................................................22Unin de rasgaduras, roturas y cortes.....................................................................................................22PRE CLASIFICACIN Y PRE VALORACIN DE LA DOCUMENTACIN POR PERIODOS Y DEPENDENCIAS PRODUCTORAS.................22ELABORACIN DE $ERRAMIENTAS PARA LA INTERVENCIN.........................................................................................2"Inventario en estado natural ....................................................................................................................2Conte!to "istrico .....................................................................................................................................25Cuadro evolutivo de las estructuras org#nico $uncionales .......................................................................26Cuadros de clasi%cacin ...........................................................................................................................26&ic"as de valoracin documental .............................................................................................................2'(abla de valoracin documental ..............................................................................................................2)FASE 4: INTERVENCIN ..............................................................................................................................31APLICACIN DE TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL ............................................................................................."1ORGANI!ACIN DE LA DOCUMENTACIN................................................................................................................"2Identi%cacin ............................................................................................................................................*2Clasi%cacin ..............................................................................................................................................**+rdenacin ...............................................................................................................................................**,epuracin y limpieza ..............................................................................................................................**&oliacin ...................................................................................................................................................*-lmacenamiento ......................................................................................................................................*5.otulacin................................................................................................................................................*5Inventario .................................................................................................................................................*6PRE$ENTACINLas guas de gestin documental del Archivo de Bogot se encuentran orientadas afacilitar el desarrollo de las diferentes labores y tareas archivsticas de las entidadesdistritales donde se adelantan este tipo de procesos en procura de hacer de sus archivoscentros de informacin y un valor agregado para las entidades. Las guas han abarcadouna serie de aspectos desde la produccin o recepcin de los documentos hasta lasformas ms adecuadas de almacenamiento, conservacin y disposicin final.Las guas igualmente han sido orientadas a establecer mecanismos y lneas de accinpara salvaguardar el patrimonio documental de la ciudad representado en sus archivos,los cuales sern el testimonio y fuente de informacin para las generaciones futuras de lagestin y el andarde las entidadesdel Distrito. A pesar de los adelantos tecnolgicos delmomentoylastendenciasdelamodernidadlosarchivosconservadosensoportescomoel papel seguirn guardando una gran parte de la memoria de nuestra ciudadLas guas de gestin documental ofrecen una manera de hacer las cosas y un modoparticular de entenderlas y aplicarlas. Las guas difunden los procedimientos y tcnicasque deben dar lugar a las buenas prcticas en materia de gestin documental en lasentidades de la administracin distrital. stas prcticas comunican modos especiales degestionar documentacin o maneras concretas de acopiar, agrupar, conservar,reproducir, ordenar y colocar a disposicin para la consulta documentos con valorpatrimonial.Las guas antes de dictar lineamientos yctedra, colocanadisposicindelacomunidadarchivstica del Distrito o el pas en general el conocimiento recogido por un grupo deprofesionales en varias disciplinas, quienes a lo largo de su trasegar y en su afn de darleun orden a los archivos de las entidades han ido hacindose a un conocimiento basadoen su formacin y e!periencia, componentes plasmados en este tipo de documentos ypuesto a disposicin de quienes tiene esa difcil labor de organi"ar, conservar yadministrar la informacin registrada en los archivos.La #ecretaria $eneral a travs del Archivo Bogot ha venido desde hace ya casi un lustrodictando pautas y estableciendo criterios para fomentar las buenas prcticas en materiaarchivstica al interior de las entidades del Distrito, acogidas y puestas en uso por losfuncionarios de la administracin quienes tiene ba%o su responsabilidad tener lainformacin a disposicin de la entidad y de los ciudadanos& quienes en uso de susderechos constitucionales quieren permanecer informados de la gestin de su ciudad.Las guas de gestin documental se encuentran orientadas a ser herramientasarchivsticas de fcil aplicacin por los funcionarios con formacin en este campo, pero deigual manera pueden orientar a quienes no son tan versados& porque han sido1estructuradas principalmente a partir de la e!periencia, conocimiento y practicidadrequerida para una adecuada organi"acin, administracin y conservacin de losarchivos& seguramente quienes mayor provecho le pueden dar, sern ese grupo deapasionados por los archivos y por quienes tiene la responsabilidad de darle cumplimientoa los mandatos de Ley en este sentido'or el carcter de ser guas& estas son susceptibles de actuali"acin y a%ustes, estossern establecidos por las necesidades de las entidades en donde la dinmica de susprocesos y los cambios organi"acionales requieran de hacerlas funcionales en cualquiermomento de la administracin, en este sentido sern preparadas y presentadas nuevasversiones de las mismas.2INTRODUCCINLos fondos documentales acumulados son el resultado de no contar con herramientasarchivsticasparalaorgani"acin,administracin y conservacin de la documentacin deuna entidad& producida o recibida en cumplimiento de sus funciones. (gualmente es elrefle%o de no contar con una cultura en torno al tema de los archivos o los procesos degestin documental al interiorde la entidad,de la misma manera son una muestra de lasllamadas malas prcticas fuertemente arraigadas en las entidades.A pesar de contar con una gran normativa de tipo %urdico y tcnico se continuadesconociendo y desaprovechando por las entidades& normativa emanada de entes comoelArchivo$eneraldela)acin,elArchivoBogotyentidadesdecarcterinternacional.ldesconocimientodeestanormativahageneradounaseriedeproblemasalinteriordelas entidades con respecto a su fondo documental.*onelob%etodecontribuiralasolucindeesteproblemaenlasentidadesdistritales,seelabor una gua para la organi"acin de fondos documentales acumulados, tomandocomo base la +$ua de procedimientos para la organi"acin de fondos documentalesacumulados+& elaborada en el a,o -../, se amplia el tema de la conservacin preventiva,igualmente seincluyeenlagualas0ltimasdisposicionesemanadaspor el1inisteriodela *ultura a travs del Decreto -234 del -.5-, Decreto 5252 del -.56 y el Acuerdo .7 del-.56 del Archivo $eneral de la )acin. Los temas tratados en la gua fueronagrupadosen dos etapas con dos fases cada una, en donde se abordan los diferentes aspectosrequeridos para organi"ar un 8DAn la primera etapa son desarrollados aspectos donde se define qu es un fondodocumental acumulado, su identificacin, su diagnstico, cmo elaborar un plan detraba%o, donde deben ser incluidas las actividades, recursos, tiempo de e%ecucin, yaprobacin del plan.n la segunda etapa se abordan temas, como la adecuacin de instalaciones para laintervencin del fondo documental, conservacin preventiva, salud ocupacional.#aneamiento ambiental, limpie"a, identificacin de documentacin con biodeterioro,preclasificacin y prevaloracin de documentacin por periodos, elaboracin deherramientas como9 inventario en estado natural, cuadros de clasificacin y fichas devaloracin documental, para concluir con la tabla de valoracin.n la fase 6 se se,alan los aspectos relacionados con la aplicacin de la tabla devaloracin documental, los cuales describen las labores ya operativas a las cuales debeser sometida la documentacin del 8DA, a partir de la disposicin final acordada paraesta, la documentacin que debe ser seleccionada, eliminada y transferida para serintegrada a un archivo central o a un archivo histrico.3*omo se menciona en la gua, es fundamental contar con la asistencia tcnica ofrecidapor la Direccin Archivo de Bogot, para recibir lnea tcnica en el desarrollo de laslaboresrequeridas para la organi"acin del fondo documental acumulado, igualmente esimportante contarcon el apoyo de la Alta Direccin de las entidades donde se adelanta ose vaya a iniciar laorgani"acindeunfondodocumental, paragaranti"ar laintervencintoral del fondo y la continuidad de las labores requeridas para este propsito.#ea la oportunidad para agradecer los aportes yapoyo del grupo de profesionales de la#ubdireccin del#istemaDistritaldeArchivos, quienescolaboraronconsuconocimientoy e!periencia, para la consolidacin de la gua, a la *onservadora de Bienes 1uebles:ngela ;valle, quien con su contribucin al tema de conservacin preventiva, permitiincluir los aspectos ms relevantes a un fondo documental acumulado, de la mismamanera al archivista Dibu%o de archivos en desorden?Desde el puntodevistatcnicoladocumentacinpertenecientealosfondosdocumentalesacumulados son documentos que se encuentran en una entidad, los cuales son conservadossin haceruso de lasnormas archivsticasy son organi"ados de manera sub%etiva, sin el usode instrumentos archivsticos para su correcta organi"acin.n este sentido se debe9 (dentificar la documentacin declarada como fondo documental acumulado y susfechas& teniendo presente la 0ltima reforma del Distrito y sus entidades la cual seprodu%o en el a,o -..3. =bicar todos los depsitos donde se encuentra la documentacin del 8DA& n0merode depsitos y su ubicacin geogrfica. Determinar el estado de conservacin, identificando en lo posible la documentacincon afectacin o con deterioro biolgico *onocer las condiciones de la planta fsica donde se encuentra almacenada ladocumentacin5 *uantificar en metros lineales el fondo documental acumulado, recordemos queestamos hablando de documentos de archivo y no otros materiales enpresentaciones diferentes con caractersticas tambin diferentes& nos referimos almaterial bibliogrfico. 're@clasificar la documentacin para ubicar y descartar materiales como libros,revistas, colecciones de legislacin, manuales de computador, formatos en blanco,catlogos de productos& entre otros ylos llamados documentos de apoyo& todo estematerialalserseparadonecesariamentereducenloscostosdeintervencinoporelcontrario cuando se contrata este proceso puede elevar sus costos.FA$E 2% PLANEACINDa"n)*tco del Fondo Doc(&ental'or diagnstico se entiende el proceso de identificacin y evaluacin del estado de un fondodocumental desde el punto de vista de su organi"acin archivstica y de la conservacinfsica de los documentos, as como de las reas o lugares donde se alberga ladocumentacin.l diagnstico se hace a partir de la observacin, recoleccin, sistemati"acin yanlisis delos datos necesarios para definir cules procesos son requeridos para la valoracin,conservacin, descripcin y organi"acin. >Dibu%o de archivista con fonendoscopio?'ara el diagnstico de la primera fase se recolectan datos sobre aspectos generales talescomo9 ntidad y dependencia responsable del fondo. )0mero y ubicacin de los depsitos& no siempre se cuenta con una sola rea dealmacenamiento. 'ersonas responsables.6 structura de archivos de la entidad. )0mero de fondos almacenados. valuacin de la importancia de cada fondo. Antecedentes. ntidad o entidades productoras, especialmente para las entidades que le sondelegadas funciones de otras, o de entidades liquidadas. 'anorama de riesgos. 'rograma de salud ocupacional y limpie"a de depsitos y documentacin.sta recoleccin se hace mediante observacin, entrevistas dirigidas y aplicacin decuestionarios a los responsables de los fondos y sus depsitos, sobre aspectos tales como9 :rea. *ondiciones constructivas y ambientales. stado de mantenimiento del rea. :reas de traba%o disponibles para reali"ar la organi"acin. Dotacin de estas reas. A*ul es el volumen documental en metros lineales, n0mero de unidades dealmacenamiento o de pie"as documentalesB A*mo est distribuida la documentacinB Ase presentan con%untosB Astn identificados con un n0mero o cdigoB =bicacin de los con%untos identificados9 estantes, mesas, otros muebles, suelo. *riterios de agrupacin9 Alos con%untos estn formados por fondos, dependencias,series, subseries, asuntos, fechas, otros criteriosB ACu sistemas de almacenamiento presentan losdocumentosB9ca%as,carpetas,AD,paquetes, bultos, etc. Astn rotuladas las unidades de almacenamientoB ACu datos tiene el rtuloB A*ada unidad tiene un n0mero que permita su ubicacinB Astn ordenadas en forma lineal o dispersa en el reaB # estn ordenadas linealmente, Acul es el criterio de ordenacinB stadodedescripcin9 Aestinventariado, culessonlosdatosqueseusaronenladescripcin, estructura o formato del inventarioB A#i se cuenta con inventario& est sistemati"adoB ABa%o qu formatoB ACu clases de documentos se almacenan en el depsitoB ACu formatos, tcnicas y soportesB Los datos recolectados deben ser tabulados, de tal manera que puedan serconsolidados y anali"ados los resultados para poder elaborar el diagnstico.An!l** de n'o+&ac)n#La labor dirigidaalaorgani"acindelos8DAdeber cumplirseenetapassucesivas, alfinalde las cuales, dichos fondos quedarn seleccionados, organi"ados y puestos al servicio,bien sea en los archivos administrativos o en el archivo histrico. n el caso de laAdministracin Distrital, los documentos con valor para la investigacin, la ciencia y la cultura7deben ser trasferidos al Archivo de Bogot, de conformidad con el Decreto 536 de %unio 7 de-..7& debemos tener presente que los fondos documentales acumulados hacen parte delpatrimonio de las entidades y de la ciudad.La ra"n por la cual su intervencin debe cumplirse por etapas es porque cada una de lasetapas tiene que ser coherentes desde el punto de vista archivstico, es necesario que e!istala uniformidad en los procesos como la denominacin de las series y asuntos documentales,en su disposicin final, en la forma de agrupacin de las series, subseries y asuntos.As mismo esta estrategia se aborda dadas las condiciones de9 volumen, los recursosnecesarios para su organi"acin& los cuales deben garanti"arse para poder culminar todoslos procesos archivsticos necesarios.Los procesos archivsticos para la organi"acin de los fondos documentales acumuladosdeben ser e%ecutados basados en una estandari"acin de tareas durante todas las fases, enuna slida formacin acadmica y e!periencia por quienes estn al frente de estas, en unfuerte apoyo por parte de la alta direccin& refle%ado en recursos y continuidad durante todaslas fases.De'nc)n de ,lan de t+aba-oDe acuerdo a estos apartes se elabora el plan de traba%o orientado a la organi"acin delfondo y contando con los recursos necesarios, siempre debe ser estructurado con larigurosidad archivstica para ser incluidas todas las fases, donde se contemple laelaboracin de los instrumentos archivsticos se,alados por la metodologa y estas tengan lacoherencia y valides requerida para lograr los ob%etivos de la intervencin.*omo todas las actividades emprendidas en torno al tema de la gestin documental yparanuestro caso la intervencin de un fondo documental acumulado donde van a sercomprometidos una serie de recursos de las entidades del Distrito, es imprescindible laplanificacin minuciosa de todas y cada una de las actividades requeridas para lograr elob%etivo.)o es e!clusivamente el cumplimiento de una etapa dentro de la llamada planeacinestratgica, la elaboracin de un plan de traba%o es principalmente la elaboracin de unaherramienta que permita tener un norte, un control y una secuencia en la reali"acin decualquier labor, en donde en un momento determinado se pueda hacer una evaluacin, unreordenamiento y un a%uste en los llamados tiempos y movimientos.Dentro del plan de traba%o deben incluirse las labores y actividades de manera minuciosapara determinar y cuantificar los recursos, el tiempo requerido, los inconvenientes durante sudesarrollo, las posibles soluciones y los puntos de control que garanticen alcan"ar losob%etivos propuestos.l Archivo Bogot ha propuesto para las entidades distritales la utili"acin de unaherramienta con estas caractersticas para hacer seguimiento y acompa,amiento a todas las8labores encaminadas a la gestin documental incluida la intervencin de los fondosdocumentales acumulados. Al mismo tiempo a travs de esta herramienta puede involucrasea las oficinas de *ontrol (nterno de las entidades para que les permita tambin hacerseguimiento y control sobre el desarrollo de las tareas desarrolladas para la organi"acin del8DA. >Dibu%o de archivista planeando?De la misma manera le servir para tener una visin real del estado del arte en cadaentidad. sta herramienta permitir adelantar labores de intervencin de fondosdocumentalesa corto,mediano y si se quiere a largo pla"o, en donde en cada momentodelproceso se puedan hacer los correctivos necesarios, >ver ane!o -?A,+obac)n de ,lan de t+aba-o*on la informacin consolidada y anali"ada del diagnstico ya se tiene un panorama realtanto del estado del fondo como de las tareas requeridas para su organi"acin eintervencin, estos 0ltimos aspectos permiten cuantificar los diferentes recursos paraemprender esta labor.Dentro de los aspectos incluidos en el plan de traba%o se debe contemplar los costos deldiagnstico del 8DA, ms a0n cuando el fondo es voluminoso y se encuentra almacenadoen varios depsitos, toda la operacin de levantamiento de informacin es necesarioreali"arla por un profesional *onservador o Archivista, por los conocimientos y e!perienciarequerida para abordar los aspectos del diagnstico.Algo sobre lo que se debe insistir especialmente cuando los 8DA son voluminosos yno secuenta con todos los recursos para su intervencin en un determinado periodo >la mismavigencia?, es tener un panorama total de la situacin que permita estructurar un plan detraba%o donde se contemple la totalidad del 8DA, pero en donde su organi"acin se haga poretapas, con la coherencia de estar integrando todo al final de su intervencin. $eneralmentelos 8DA deben ser intervenidos en varias vigencias, si es as se debe asegurar hacerlo ba%o9lamismaestructuraycondicionestcnicas,esto con el ob%eto de evitarprdida de recursosy reprocesamientos posteriores.*omo uno de los productos de la intervencin del 8DA es lograr las transferenciassecundarias, para el caso del distrito, al Archivo Bogot, ba%o los lineamientos establecidospor ste, siempre con la coherencia y tcnica archivstica en aspectos como la conformacinde las series, subseries o asuntos, su denominacin, los periodos orgnico funcionales apartir de los cuales se ordena la documentacin.La elaboracin de un plan de traba%o, debe partir de una %ustificacin en donde se contempleel fondo en su totalidad, su importancia >entidad productora, evolucin, competenciasmisionales, y fechas e!tremas? y las causas de su situacin actual, por eso necesario laparticipacindelosdirectivosde las entidadespara que puedan garanti"arlos recursosy lareali"acin del mismo.Dentro de los aspectos a evaluar para el plan de traba%o se debe considerar lo siguiente9 Dimensiones9 volumen de la documentacin que se va a intervenir, calculado enmetros lineales apro!imados, para todas las reas o depsitos. stado de la documentacin desde el punto de vista de organi"acin archivstica yconservacin. 'rocesos y actividades requeridos para la intervencin del fondo, tiempo dee%ecucin, recursos y etapas en las que se podra abordar la organi"acin. *ronograma de actividades calculado en semanas, seg0n procesos. 1ecanismos de seguimiento y control de todas las labores de organi"acin del 8DAlplandetraba%oincluyelosprocesos,actividades,tiempodee%ecuciny recursos>talentohumano, insumos, equipos, rea de traba%o? l monto, es el resultado de calcular lo quecuesta cada actividad, teniendo en cuenta que los metros lineales, procesos ytiempo, estodar los costos del personal e insumos requeridos.;tros costos que son comunes y deben contemplarse dentro del plan de traba%o tienenrelacindirectaconelrecursohumanopara la administracin del proyecto,equipos,localesya sea que estos sean suministrados por la misma entidad due,a del 8DA, adicionalmentedebe estipularse un rubro para los imprevistos que surgen durante el proceso deorgani"acin.n el plan de traba%o archivstico para la intervencin se establecen9 el ob%eto, actividad,tareas, el tiempo de e%ecucin, las etapas, recursos, indicadores para cuantificar ymedir elavance y seguimiento al plan, responsables& entre otros aspectos. ;tra de las laboresrequeridas y previas a la intervencin es la elaboracin de los trminos de referencia para laorgani"acin del 8DA, cuando se terciari"a el proceso.n este sentido deben ser preparados por un profesional en Archivstica o personalcualificado con suficientes conocimientos y e!periencia en el tema, este es un requisito paracontar con un dimensionamiento total de lo que se va a contratar, las particularidades de los10procesos tcnicos que van a ser adelantados, el conocimiento y criterio paralaevaluacinde las labores desarrolladas y los productos elaborados y entregados por el contratista.; por el contrario cuando la intervencin del 8DA la va a asumir la misma entidad esnecesario contar con un plan de contratacin del recurso humano, insumos y materiales paragaranti"ar la continuidad y e%ecucin de las labores contempladas en el plan de traba%o,igualmente es necesario contar con los profesionales que tengan conocimiento en el tema.11ETAPA 2Fa*e 3% De*a++ollo de n*t+(&ento*Adec(ac)n de n*talacone* ,a+a la act.dad de la ,+&e+a 'a*e'uede ser que la intervencin del 8DA de una entidad vaya a ser asumido totalmente porsta o contratada con una firma especiali"ada se debe contemplar varios aspectos, entreestos el relacionado con el rea de traba%o requerida para la labor de recuperacin yorgani"acin de archivos& que debe estar constituida por espacios amplios, limpios conbuena ventilacin e iluminacin. Debe adems estar dotado con mesas de traba%o, sillas,estantes, computadores, impresoras, telfono, y toda la infraestructura necesaria para eldesarrollo de los procesos de intervencin.'or ra"ones de seguridad, tanto para el personal que va a e%ecutar las labores deorgani"acin, como para la proteccin de la documentacin, los espacios de traba%oasignados requieren estar aislados de las reas de depsito donde se guarda ladocumentacin del 8DA.*uando la misma entidad va a asumir la intervencin del 8DA, durante el proceso deplaneacin de todas las actividades y requerimientos logsticos& es importante contemplardentro del tem de recursos necesarios aspectos como el amoblamiento, los recursostecnolgicos y los aspectos relacionados con la salud ocupacional, concretamente con losinsumos de seguridad industrial requeridos, antes de, durante y posteriormente a laintervencin del fondo.12Eodos estos requerimientos han de quedar contemplados, pero adems tambinconcretadas y aseguradas las fechas de cundo estarn disponibles, especialmente parafi%ar las fechas de inicio y culminacin de las laboresIdent'cac)n/ cla*'cac)ndedoc(&entac)nconbodete+o+o0*anea&ento/ l&,e1aDebido a las condiciones en que normalmente se encuentra la documentacin en fondosdocumentales que no han recibido ninguna clase de tratamiento y que se consideranacumulados por su estado de desorden, deficientes condiciones de almacenamiento yposible afectacin biolgica, es necesario tomar medidas para menguar la amena"a dedeterioro o destruccin del acervo documental.stasmedidas,enmarcadas en el #istema (ntegrado de *onservacin, se entendern comoinstrumentosorientadosa eliminarlosfactoresde deterioro con el fin de facilitar el acceso yla manipulacin de los documentos. A continuacin se plantean una serie de programas yacciones que se estiman prioritarios durante la intervencin del 8DA9 #alud ocupacional Limpie"a de espacios de depsito. 1obiliario y unidades de almacenamiento. #aneamiento ambiental Diagnstico del estado de conservacin de la documentacin Aislamiento y desinfeccin del material con deterioro biolgico 'reparacin de la documentacin para procesos tcnicosLa e%ecucin de estos programas e!ige la conformacin de un equipo de traba%o integradopor personal au!iliar que haya sido orientado, entrenado y capacitado. ste personal debeser supervisado por un profesional en conservacin y restauracin.La aplicacin de estas actividades permite orientar recursos para que la intervencin del8DA sea eficiente, evitando riesgos de prdida documental y protegiendo la salud de lostraba%adores.$al(d oc(,aconalDurante el proceso de intervencin del 8DA, es imperante proteger la salud de lostraba%adores, de manera que dentro de las estrategias de este programa se debenestablecernormasdebioseguridad,conelob%etodeeliminaro minimi"arfactores de riesgoque puedan llegar a afectar la salud de las personas o contaminar el ambiente.13stas medidas preventivas contemplan una serie de actividades y procedimientos deseguridad ambiental yocupacional que garanti"an el control de los riesgos laborales, comopor e%emplo la contaminacin biolgica proveniente del material documental conbiodeterioro.s as como, durante el proceso de organi"acin el 8DA se deben tener en cuenta lassiguientes recomendaciones9 Las personas que van a reali"ar procesos tcnicos deben recibir capacitacin sobre lasnormas de bioseguridad y la forma correcta de manipular la documentacin. l personal que manipule la documentacin debe utili"ar siempre los elementos deproteccin personal95. ;verol o bata manga larga.-. $uantes de lte! o nitrilo5.6. Fespiradores con filtro-, se recomienda el uso de mascarillas con filtro )G2 deeficienciaH y en caso de documentacin con biodeterioro se requieren mascarillas dealta eficiencia uropean stndar )57G categora 88'-# >)(;#I?.7. $orro.2. $afas plsticas protectoras #e requiere restringir el uso de esta dotacin al rea de traba%o. Los elementos de proteccin se deben mantener en ptimas condiciones de aseo enun lugar seguro diferente al rea de traba%o y que sea de fcil acceso. #e recomienda guardar la ropa de traba%o en una bolsa y lavar esta dotacinperidicamente >semanalmente? con hipoclorito de sodio >comercialmente?9 Clorox oDecol?, aparte de la ropa de uso personal. Lavar siempre las manos y la cara con %abn lquido antibacterial, este procedimientopermite reducir la flora normal y remover la flora transitoria para disminuir ladiseminacin de microorganismos infecciosos. )o consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosmticos en el rea de traba%o. #e deben reali"ar descansos de 52 minutos, despus de dos horas de traba%o.1 s importante anotar que los guantes nunca son un sustituto del lavado de manos, dado que el material no estfabricado para ser lavado y reutili"ado, pues tiende a formar micro poros cuando es e!puesto a actividades talescomo,stress fsico,desinfectantes lquidos einclusiveel%abn demanos,por lotantopermitenla diseminacinde microorganismos.- Los respiradores con filtro se deben cambiar cada ocho das, con el fin de prevenir la e!posicin de lasmembranas mucosas de la boca y la nari" a partculas potencialmente infectadas o irritantes.14 fectuar una limpie"a e!haustiva de todas las reas y superficies de traba%o una ve"por semana. Los traperos y trapos usados deben primero ser lavados y luego desinfectados. Feali"ar la limpie"a y desinfeccin diaria de las superficies, utili"ando alcoholantisptico o alcohol isoproplico, el cual debe aplicarse con un aspersor y finalmentesecar con tela de algodn limpia. #i en la documentacin se observan cambios de coloracin u otras alteraciones fsicas,se requiere mane%arla como potencialmente contaminada. l personal que manipule la documentacin especialmente aquella con biodeterioro, nodebe presentar cuadros clnicos respiratorios como asma o alergias entre otros yproblemas en piel como dermatitis. stas enfermedades pueden e!acerbarseseriamente en el desarrollo del proceso tcnico, comprometiendo la salud deltraba%ador.L&,e1a de e*,aco* de de,)*to0 &obla+o / (ndade* de al&acena&entoLos programas de limpie"a hacen parte de las medidas preventivas y de mantenimiento quedeben reali"arse en el proceso de organi"acin del 8DA. stas %ornadas permiten laeliminacin de polvo y suciedad superficial, los cuales son factores que contribuyen a laproliferacin del biodeterioro y a incrementar las enfermedades de salud ocupacional.'ara definir la frecuencia de las %ornadas de limpie"a, los mtodos yproductos a utili"ar sedebe tener en cuenta9 la ubicacin de los depsitos dentro de la ciudad y dentro de laedificacin,suscaractersticas constructivasy el tipo de documentos almacenados. Algunosde los parmetros que condicionan la periodicidad de la limpie"a son, entre otros9 #i la edificacin donde se encuentra el archivo est ubicada en "onas urbanas conalto flu%o vehicular. #i el depsito presenta varios accesos, ventanas, rendi%as, claraboyas, etc. #i los materiales de construccin del depsito sonladrilloala vista, madera, te%ade"inc y acabados con pintura en aceite o cal. #i hay presencia de tapetes. #i los pisos, paredes y techos se encuentran en mal estado, con grietas o fisuras quepermitan la entrada de polvo.L&,e1a locat.a15 l personal de servicios generales designado para el mantenimiento locativo, debeutili"ar los elementos necesarios de proteccin como guantes de caucho grueso yresistente, prendas de proteccin o delantales, gorro, mascarilla para proteccin dematerial particulado >esporas de microorganismos, polvo, polen, entre otros?. 'ara el piso, la limpie"a debe reali"arse con aspiradora, de esta forma se evitalevantar polvo. La escoba en ve" de recogerlo, lo esparce pasndolo a losdocumentos. n el caso de no contar con una aspiradora, se recomienda utili"artrapeador ligeramente h0medo y pasarlo en zig-zag, empe"ando de la "ona menossucia a la que presenta mayor suciedad, no utili"ar detergentes, ni blanqueadorescomo el Clorox o Decol. 'ara las paredes,mobiliario y dems elementos, lo ideal es el uso de aspiradora, sinembargo en caso de no contar con este implemento, utili"ar una tela o trapo dealgodnsiempre#*; yaligualqueeltemanterior,pasarlodelreamenossuciaa la ms sucia. Limpiar las mesas de traba%o con agua y detergente y finalmente con alcoholantisptico. Los elementos >traperos, bayetillas, entre otros? que se utili"an en la rutina delimpie"adebensere!clusivosdeestasreasodepsitos,pues se pueden propagarlos microorganismos contaminantes de las dems dependencias o viceversa. Los desechos generados por reas, deben ser descartados en bolsas plsticassiguiendo el cdigo de colores para desechos slidos. #e deben lavar las canecas debasura con detergente y evitar vaciar desechos de un recipiente a otro.L&,e1a del &obla+o / la* (ndade* de al&acena&ento16 #e empie"a con la limpie"a de las unidades generales dispuestas en las primerasestanteras,para terminar en la parte final del depsito, siempre siguiendo el n0meroconsecutivo con que cuentan las unidades. #e debe disponer de una mesa amplia para ir colocando el total de las ca%as olega%os de cada bande%a de la estantera. La limpie"a de las unidades de conservacin debe hacerse siempre en #*;, loideal es hacerla con aspiradora y superficialmente. 'or ello se recomienda limpiarconaspiradoraprovistadecepillo redondo de cerda larga cada una de las unidades,girndola seg0n la "ona que se limpie y sin levantarla de la mesa. #e debe utili"araspiradora con filtro de agua, con una me"cla de 4.J de agua limpia y -.J dealcohol isoproplico industrial. A la ve" debe limpiarse la bande%a ocupada por las unidades que estn siendolimpiadas. l procedimiento es el siguiente9 'reparar en un aspersor una me"cla de 2.J de agua limpia y 2.J de EimsenK. Limpiar en "ig@"ag y cubriendo toda la superficie de la bande%a, con tela dealgodn o bayetilla ligeramente h0meda con la me"cla mencionada. Fepasar con tela de bayetilla seca la misma "ona De%ar secar completamente la bande%a antes de colocar las unidades limpias. =na ve" terminada la limpie"a de este grupo de unidades, se dispondrn en su lugarsiguiendo estrictamente el orden en el que se encontraban y se proseguir con lasiguiente bande%a.$anea&ento a&bentalDe acuerdo con las condiciones de mantenimiento y aseo, es com0n encontrar una altacarga microbiana en los espacios de depsito de los 8DA9 esporas de bacterias, hongos ymacroorganismos, como insectos y roedores. stos organismos afectan tanto al personalcomo a la documentacin. 'or esto, debe reali"arse un proceso de saneamiento, queredu"caelriesgodee!posicinalosagentescontaminantesy genereunambientesalubreque garantice la manipulacin en procesos tcnicos posteriores.sta actividad debe estar acompa,ada por un microbilogo o bilogo, quien va a determinarel producto a utili"ar, el cual debe ser un desinfectante de amplio espectro, es decir, quepermita el control de hongos, bacterias y levaduras, que no afecte la salud humana, elambiente o la documentacin. Antes de reali"ar el procedimiento se debe conocer la fichatcnica de los productos que se van a utili"ar, con el fin de determinar si cumple o no con losrequerimientos establecidos.l profesional encargado debe adems reali"ar monitoreos de control para garanti"ar laefectividad de las %ornadas de saneamiento. stos monitoreos consisten en la toma demuestras microbiolgicas,antesy despus de la aplicacin del producto desinfectante, para17determinar la cantidad de =8* Lunidades formadoras de colonias@ presentes en el aire ydeterminar su porcenta%e de disminucin.l proceso de aplicacin del producto se reali"a mediante nebuli"acin, con el fin dedispersar y reducir las partculas de la solucin desinfectante a gotas muy finas en elambiente, hasta que se produce una nube de solucin homognea en todaelreatratada,entrando el desinfectante en contacto con los microorganismos presentes y haciendo suefecto microbicida M*uenca et al, -../H.'ara establecer la periodicidad de los saneamientos, se deben evaluar aspectos como9 elvolumen documental, las condiciones locativas de los depsitos donde se encuentra ladocumentacin y la frecuencia de limpie"a, entre otros. Iay que tener en cuenta que lasactividades de limpie"a siempre preceden las %ornadas de saneamiento ambiental.n sntesis, el saneamiento ambiental permite la reduccin del nivel de biocontaminacin>recuento de hongos, bacterias y levaduras? ambiental en depsitos y reas destinadas paralaintervencindelfondo, garanti"acalidaddeaireenestoslugaresyminimi"aelriesgodeenfermedades de tipo ocupacional asociadas al mane%o de archivos como dermatitis eirritacin de mucosas de o%os, garganta y nari".Da"n)*tco del e*tado de con*e+.ac)n de la doc(&entac)n*omopartedelreconocimientode la documentacin del 8DA se debe evaluarsu estado deconservacin. sta actividad consiste en identificar los deterioros que estn afectando ladocumentacin y que pueden acarrear dificultades en el momento de reali"ar procesostcnicos como los de reprografa, catalogacin, descripcin y puesta al servicio.l paso inicial es el reconocimiento de la variedad de soportes y tcnicas grficaspredominantes en el 8DA. l fondo puede estar compuesto de diferentes tipos demateriales, que significan un reto frente a su intervencin9 el papel Len diferentes formatos@,las cintas de audio y video, los *D, los microfilms, etc.A partir del conocimiento de la naturale"a de los soportes y de la comprensin de lastcnicas de elaboracin y registro de la informacin, se procede a reconocer las diferentesmanifestaciones de deterioro, lo que lleva a determinar los factores y mecanismos dealteracin, y as poder plantear soluciones inmediatas para la intervencin del 8DA.La evaluacin del estado de conservacin de la documentacin debe reali"arse de formasistemtica con el ob%eto de sustentar una propuesta tcnica y econmica, a partir delconocimientodelosmateriales, laidentificacintotaldeindicadoresdedeterioro,elanlisisde losfactoresque incidieron en la aparicin de estos deterioros y sus soluciones a nivel deintervencin, almacenamiento, saneamiento documental, limpie"a puntual, entre otros.Los resultados obtenidos en los procesos de diagnstico se toman como insumo parareali"ar las propuestas tcnicas, encaminadas a dar soluciones frente al nivel de intervencindecidido y, permiten tener certe"a sobre el recurso humano, los insumos y equipos18necesarios. sto facilitara la recuperacin de los soportes documentales, de manera quepermita procesos encaminados a la puesta al servicio de los documentos y garantice lapermanencia de la informacin.A*la&ento / de*n'ecc)n del &ate+al con dete+o+o bol)"col material documental est constantemente e!puesto a una amplia variedad de agentesbiolgicos,desde microorganismos como bacterias y hongos, hasta animales como insectosy roedores y aves. l deterioro biolgico involucra prdidas de las propiedades fsico@mecnicas del material documental y se manifiesta por medio de indicadores comodebilitamiento del soporte, manchas y pigmentaciones puntuales de diferentes tonalidadesasociadas con micelio o conidias.*omo resultado de la evaluacin del estado de conservacin de la documentacin se debeidentificar la documentacin con deterioro biolgico y aislar el material contaminado. stadocumentacin deber ser relacionada en el campo de )otas del 8ormato Nnico de(nventario y disponerse en un sitio separado.La documentacin infectada debe aislarse en papel Oraft o peridico y ser sometida alproceso de desinfeccin. )unca se debe guardar el material contaminado en bolsasplsticas. Adems, se requiere disponer de un sitio especfico y aislado del resto dedocumentacin, para la manipulacin de este tipo de material. l sitio debe ser ventilado ycontar buena iluminacin.s necesario evitar mobiliario de madera >estanteras o escritorios?, es preferible el uso deestantera y superficies de traba%o metlicas o plsticas. Las superficies de traba%o deben sersuficientemente amplias y forradas con papel peridico, el cual debe eliminarse al terminarcada %ornada de traba%o.La puerta de acceso debe estar se,ali"ada, indicando que es un sitio e!clusivo para lareali"acin de procesos tcnicos de material contaminado por biodeterioro. De igual manera,el rea debe ser se,ali"ada debidamente, indicando donde se encuentra el materialcontaminado >utili"ar se,ali"acin de riesgo biolgico?, el que est en proceso desaneamiento y el saneado, con el fin de evitar confusin y reproceso >8igura5?.19F"(+a 1 #mbolo internacional para indicar riesgo biolgicoLa desinfeccin o saneamiento puntualdelmaterialdocumental, contemplaelcumplimientoriguroso de las medidas de higiene y seguridad que permitan proteger la salud del traba%adory prevenir riesgos que atenten contra su integridad.stasmedidas deben preveraspectoscomo la capacitacin del personal involucrado a nivelprofesional y tcnico, higiene y proteccin personal, entre otras, y son complementarias a lascondiciones del ambiente de traba%o, tales como iluminacin, aireacin y ergonoma.La documentacin con deterioro biolgico, debe abrirse de una forma controlada, con elfinde evitar la propagacin de los agentes contaminantes al medio ambiente, lo que podraafectar a la documentacin aleda,a y a las personas que la estn manipulando.Los productos de control que se utilicen para el saneamiento de la documentacin debencumplir con principios bsicos para el tratamiento del soporte y tcnicas de registro, comoson9 que no produ"ca reacciones adversas en el material como pigmentaciones,decoloracin, depolimeri"acin de la celulosa del papel entre otros, a nivel microbiolgicodebe tener amplio espectro de accin >fungicida y bactericida?, ser altamente efectivo>accin en el menor tiempo? y tener ba%o impacto ambiental.Deacuerdoconlasinvestigacionesreali"adas,losprincipiosactivosevaluadoshansidolasisotia"olinonas, a"oles y amonios cuaternarios. s importante mencionar que se debenefectuar ensayos previos al tratamiento para verificar que el producto a utili"ar sea inerte a lamaterialidad de la unidad documental.'ara garanti"ar que se reali" un tratamiento efica" sobre el biodeterioro de ladocumentacin, debe efectuarse un control de calidad al final del procedimiento. steconsiste en la toma de muestras biolgicas a partir de la documentacin intervenida, elmuestreo debe ser aleatorio yrepresentativo del volumentotaldedocumentacinafectada.Los resultados deben ser negativos para el crecimiento de microorganismos9 hongosfilamentosos y bacterias.20l mane%o de residuos biolgicos y similares, se rige por los principios bsicos debioseguridad, gestin integral, minimi"acin en la generacin, cultura de la no basura,precaucin y prevencin, determinados en el Decreto -/3/ de -.... l descarte debecontemplar el *digo 0nico de colores seg0n la clase de residuos, en este caso particular,de acuerdo con la caracteri"acin, son residuos peligrosos >Eabla 5. *lasificacin de losresiduos, color de recipientes y rtulos respectivos, 1anual de procedimientos para lagestin integral de residuos hospitalarios y similares en *olombia, 1inisterio de #alud y1inisterio del 1edio Ambiente, Fesolucin )o. .55/7 de -..-?.P+e,a+ac)n de la doc(&entac)n ,a+a ,+oce*o* t2cnco*La preparacin o acondicionamiento fsico es el con%unto de estrategias tcnicas que permiteque la documentacin pueda ser sometida a procesos de descripcin, almacenamiento yreprografa, sin que sufra mayores da,os.s importante tener en cuenta que estas tareas obedecen a la necesidad de facilitar losprocesos tcnicos en grandes vol0menes de documentacin y que para el caso dedocumentos de conservacin permanente, no deben interferir con procesos posteriores deconservacin o restauracin.La preparacin o acondicionamiento fsico facilita la manipulacin de la documentacin,estabili"a y detiene los deterioros e!istentes, conservando su originalidad e integridad fsica.'ara cumplir con estos ob%etivos se reali"an bsicamente tres tareas9 limpie"a, correccin deplano y unin de rasgaduras y roturas.L&,e1al primer punto a tener en cuenta en la limpie"a de los documentos es la eliminacin decualquier sistema de agrupacin que pueda entorpecer el proceso de digitali"acin omicrofilmacin, as como causar deterioro al documento, entre estos se hallan9 ganchos,clips, alfileres y todos los ob%etos metlicos.La limpie"a superficial tiene como propsito eliminar la suciedad o polvo que dificulte lalectura de los documentos. s importante tener en cuenta que en algunos casos e!istenmanchas que para su disminucin o eliminacin requieren procesos ms comple%os quedebern llevarse a cabo porun conservador. La limpie"a debe reali"arse con una brocha decerdas suaves y, se debe hacer desde el interior hacia el e!terior del documento.n los casos que e!iste suciedad e!cesiva que interrumpa la lectura de la informacincontenida en el documento, se pueden emplear borradores suaves en polvo o de barra comolos de miga de pan. l empleo de estos borradores implica que quedarn residuos quedeben ser eliminados, por lo que es importante reali"ar una limpie"a posterior con brochasuave.21Co++ecc)n de ,lanoLa Pcorreccin de planoQ consiste en un procedimiento mecnico que busca la eliminacin dedobleces, pliegues o deformaciones, por medio de herramientas manuales como esptulas oplegaderas y cautines con puntasespeciales >planas u ovaladas? con ba%a temperatura, quepor medio de presin ayudan a disminuir la intensidad de los dobleces, pliegues odeformaciones.'ara refor"ar los resultados conseguidos con el proceso mecnico, se pueden emplearprensas o en caso de no contar con estas, superficies planas de formato grande y pesaspara e%ercer presin uniforme sobre toda la superficie de los documentos. 'ara este procesose utili"an entretelas o fieltros que amortigRen el contacto directo con las superficies durasde prensado facilitando el proceso de recuperacin de un modo ms controlado.Un)n de +a*"ad(+a*0 +ot(+a* / co+te*Las rasgaduras, roturas y cortes son deterioros que afectan la estructura del papel,hacindolo propenso a mayores deterioros como su fragmentacin >divisin en partes?. stetipo de deterioros deben ser corregidos porque tienden a entorpecer el proceso dereproduccin >digitali"acin o microfilmacin? debido a que dificultan la manipulacin de losdocumentos y, en muchos casos, la informacin contenida en los mismos se ve afectadaporque las dos partes opuestas de la rasgadura, rotura o corte no estn alineadas, lo que serefle%a en una imagen que no puede ser leda por el usuario.'or lo general, cuando se ha reali"ado una buena recuperacin de plano, las partesopuestas de la rasgadura, rotura o corte tienden a alinearse de forma correcta, lo que facilitael proceso reprogrfico sin necesidad de reali"ar otro procedimiento. #in embargo cuandoeste tipo de problemas no se resuelve con la correccin plano, se puede reali"ar otroprocedimiento denominado Ppuentes de uninQ, que consiste en la unin de las partes pormedio de peque,as secciones de cinta de conservacin >8ilmoplastK?. nloscasosenquese encuentre documentacin con soporte frgil o quebradi"o, que se rasga con facilidad,esta debe ser manipulada en sobres de polister.P+e cla*'cac)n / ,+e .alo+ac)n de la doc(&entac)n ,o+ ,e+odo* /de,endenca* ,+od(cto+a**omo norma general las entidades desde el momento de su constitucin hasta la fecha hansufrido una serie de cambios, ya sea porque le han asignado o retirado funciones, le hansuprimido o creado nuevas reas, esta dinmica debe ser evidenciada en cada uno de esosmomentos de la historia de la entidad. >Dibu%o de se,or con lupa separando cosas?Dentro de la fase de investigacin de la entidad se recopila los diferentes organigramas, ba%olos cuales ha funcionado en el tiempo. De la misma manera se har con los periodos oestructuras restantes que ha tenido la entidad, por eso es necesario para esta tarea tener22plenamenteidentificadalaestructuracorrespondienteacada uno&porque dentro de esta seencuentran implcitas las funciones de las cuales se derivan y generan documentos, que sonlos que encuentran dentro del 8DA y requieren de su organi"acin.=na ve" se tengan definidos y estructurados los cuadros orgnico funcionales de losperiodos, se va a requerir ir haciendo a%ustes por varias ra"ones9 porque dentrodelalaborde reconocimiento de la documentacin se encuentra normativa& especialmente interna yque no haba sido evidenciada anteriormente, aqu igualmente se sigue consolidando yactuali"ando la historia de la entidad porque cada ve" se hace ms completa y porque secuenta con los soportes que dieron origen a mucha documentacin que iba a ser difcilenca%arla durante el e%ercicio de clasificacin y organi"acin del 8DA.ste mismo proceso debe ser reali"ado durante la intervencin de la documentacin, porquesevanaencontrar documentoscuyoorigen sercomple%odefinir, porquenoseencuentrainformacin al respecto sobre las funciones que los generaron, en este sentido se debetomarunadecisinparadefinirsiperteneceal8DA o porel contrario no se tiene la manerade establecer la cone!in entre esos documentos y las funciones desarrolladas por laentidad.stablecer esta cone!in es de suma importancia para el proceso de organi"acin de ladocumentacin,porque va a ser muy difcil tomar una decisin con respecto a la disposicinfinal si no se logra evidenciar la procedencia de ese grupo de documentos que deben servalorados, sin embargo es necesario recordar que dentro de un 8DA es muy frecuenteencontrar documentos que llegaron a la entidad en alg0n momento procedentes de otras ypor desconocimiento y malas prcticas con respecto al tema de archivo decidieronconservarlos& dentro de este grupo de documentos es frecuente encontrar los informes degestin, los planes de accin de las entidades, colecciones de legislacin y publicacionesperidicas,que porlo general al no contar con una biblioteca o centro de documentacin enlas entidades& casi siempre van a para a un archivo.Elabo+ac)n de 3e++a&enta* ,a+a la nte+.enc)n23In.enta+o en e*tado nat(+al=na de las bases en la organi"acin de un 8DA es contar con el inventario de toda ladocumentacin en estado natural&poreso esta labores debe estara cargo de personas cone!periencia en la elaboracin de este tipo inventario, pero especialmente con capacidaddeanlisisparapoder interpretar elcontenidodeunaunidaddocumentalolosdocumentosdeuna carpeta, generalmente esta labor se reali"a transcribiendo la informacin del rtulo&cuando lo tiene o simplemente a partir del contenido de los primeros documentos de lacarpeta& esta es considerada una mala prctica para elaborar un inventario documental.l inventario documental es la base para la estructuracin de los cuadros declasificacinytablas de valoracin documental, de ahla importancia de los mismos. 'ara cualquieraquesea la decisin con respecto a la disposicin final de la documentacin de un 8DA, serequiere contar con un e!celente inventario, es una herramienta vital, porque esta seconvierte en una de las pie"as fundamentales en la construccin delaestructurarequeridapara la organi"acin de un fondo documental acumulado, por eso esta es una labor demucho cuidado, conocimiento y habilidad que debe estar en cabe"a de personascualificadas en el tema.l inventario igualmente se convierte enunadelasprincipalesherramientasdedescripcindel fondo, la cual permite conocer de una manera ms precisa su composicin,con%untamente con los cuadros orgnico@funcionales de la entidad se armalapropuestadecuadro de clasificacin documental por periodos >de acuerdo a los periodos definidos para laentidad?, es importante que el inventario sea elaborado con base en el 8ormato Nnico de(nventario&propuestoporelA.$.).,pueseste garanti"a contarcon la informacin suficientey adecuada para los diferentes procesos y actividades de intervencin. Ser ane!o 7;tra venta%a del inventario es contar con toda la documentacin del 8DA debidamenteregistrada, para cuando se inicien la fase de consolidacin y aplicacin de tabla devaloracin documental. s necesario recordar la necesidad de contar con un inventario de ladocumentacin para cada uno de los periodos definidos a partir de los cuadros orgnico@funcionales, en tal sentido el inventario permitir establecer unprimer niveldeclasificacin&por periodos y dentro de cada uno de estos establecer los subfondos, secciones,subsecciones, series, subseries o asuntos.*omo herramienta de descripcin el inventario9 8acilita identificar las dependencias a las cuales pertenece la documentacin 8acilita la identificacin de las series o asuntos que mane%a la entidad y cada una delas dependencias. stablece las fechas e!tremas de cada serie, subserie o asunto& permitiendo serclasificada en los diferentes periodos definidos en la entidad.24 Fegistra la frecuencia de consulta y uso de la documentacin& variable importantepara definirsu disposicin final con respecto a su conservacin& para ser integrada aun archivo central o eliminacin. 'ermite identificar caractersticas fsicas como sus soportes para el registro de lainformacin. 'ermite conocer el volumen por serie, subserie o asunto y el tipo de unidades deconservacin. 8acilita identificar otro tipo de elementos referentes a la composicin fsica de launidad de almacenamiento, como los ane!os que hacen parte de las series,subseries o asuntos especialmente cuando presentan caractersticas y soportesdiferentesConte4to 3*t)+co'ara iniciar la organi"acin de los 8DA se debe conocer la entidad, su conte!toadministrativo y social, a partir del cual se puede iniciar la evaluacin del contenido de sufondo, en esta tarea debe participar el personal de la entidad o cuando se hace por personalcontratado se debe asegurar contar con toda la informacin para este efecto. n cualquiercaso, sin este conocimiento, la organi"acin y recuperacin de un fondo se convierte en unalabor a ciegas y con resultados inciertos.l conocimiento de la estructura orgnica y funcional de la entidad, tanto en el momentopresente como en sus distintas etapas de formacin y evolucin, aporta los criteriosnecesarios para la clasificacin, valoracin y descripcin de la documentacin de un 8DA,debido a que la produccin documental es una consecuencia obligada del e%ercicio de lasfunciones, procesos y actividades, que definen una entidad6.Los archivos se convirtieron en los depositarios de una gran parte de los testimoniosgenerados por la dinmica entorno de las entidades, al mismo tiempo son la fuente paraconocer el desarrollo de una entidad, relacionndola con los hechos e!ternos e internosinstitucionales, administrativos, sociales, polticos, econmicos y culturales, que son suconte!to.nestesentidoalgunosdelostemasatenerencuentaenelestudiodelasentidades,sonlos siguientes9 l conte!to administrativo e histrico en el cual se produce la creacin,transformacin, fusin o liquidacin de la entidad productora del 8DA.3 ste conocimiento es tambin condicin para prever el valor de un fondo como fuente para la investigacin, puespermite establecer hiptesis sobre lo que all se puede encontrar en trminos de fechas, territorios, y temasadministrativos y de gobierno.25 #u estatuto %urdico y su lugar en los sistemas administrativos y en los nivelesterritoriales correspondientes. Las reas de gobierno y administracin reguladas por la entidad, seg0n su ob%etosocial o misional. Las estructuras desde su creacin hasta el momento actual Las funciones desempe,adas a lo largo de la vida institucional. Los procesos administrativos misionales y de apoyo definidos por la entidad en suevolucin histricaC(ad+o e.ol(t.o de la* e*t+(ct(+a* o+"!nco '(nconale*La b0squeda de informacin sobre una entidad debe estar orientada a establecer sunaturale"a %urdica, las estructuras orgnicas y la actual, a definir las funciones, procesos yactividades que cumpli durante su vida institucional.*on base en esta informacin se elaboran dos matrices que presentan en formaestructurada, integrada y organi"ada los datos correspondientes a la estructura oconformacin orgnica de la entidad,y lasfunciones desempe,adas por cada dependencia,a travs del tiempo, ver ane!o.De esta manera es posible identificar la procedencia orgnica y funcional de los documentosproducidos y recibidos por una organi"acin durante su devenir histrico. Dos de losreferentes que deben ser usados en la clasificacin e identificacin de los gruposdocumentales de un fondo.La elaboracin de los cuadros de evolucin orgnica funcional permite observar de maneragrfica como eran las entidades a travs del tiempo y tambin van a servir como gua para lamanera cmo se va enca%ando la documentacin de los diferentes periodos en las casillasde los organigramas y como se va clasificando la documentacin en un periodo.C(ad+o* de cla*'cac)nl cuadro de clasificacin documental es un instrumento archivstico donde se agrupan lasseries, subseries o asuntos en las cuales hemos clasificado la documentacin, se elaboraigualmente a partir del levantamiento de los cuadros orgnico@funcionales de los periodosque comprenden los documentos de un fondo documental acumulado, para esto esimportante contar con las funciones, procesos y actividades de la entidad o dependenciaproductora del 8ondo Documentall cuadro de clasificacin documental refle%a la estructura de la entidad representada por sussecciones ysubsecciones tambinlasseries, subseriesoasuntoscomohasidoclasificada26ladocumentacindelfondodocumentalacumulado, uno de losprincipales insumospara laconformacin del **D es el inventario en estado natural donde ha sido identificada ladocumentacin a travs de un proceso de anlisis de quienes se han encargado de suelaboracin.Los cuadros de clasificacin documental se elaboran para cada uno de los periodos de lasestructuras organi"acionales de la entidad identificados en los cuadros orgnicosfuncionales, quiere decir que por cada periodo identificado se elabora un **D donde seregistranlasdiferentesseries,subseriesoasuntos para el mismo,estasseries,subseriesoasuntos son codificados para poder ser identificados tambin a partir de ese cdigo.s importante tener presente que muchas series, subseries o asuntos aparecen en variosperiodos, en tal situacin el cdigo asignado ser el mismo, lo que se pretende con estamedida es poder unificar hasta donde sea posible la codificacin, la disposicin final.'ara la conformacin de los cuadros de clasificacin documental se requiere contar con lanormativa& tanto interna como e!terna, donde se contemple las funciones de cada una de lasdependencias e!istentes en el periodo y las cuales dieron origen a los documentos, de lamisma manera se requiere contar con la documentacin generada o recibida a partir delcumplimiento de las funciones, la cual hace parte del 8DA ob%eto de intervencin.'ara la elaboracin del **D se requiere contarcon un total conocimiento de la entidad, susfunciones, su documentacin& como se ha generado, para establecer la forma como sedeben agrupar los documentos, que para el caso se hacepor series, subseriesoasuntos.n este documento se van consignando los nombres dados a las series, subseries o asuntosreferentes a nuestra documentacin, para ir clasificndolos de acuerdo a los nombres de lasdependencias que se identificaron en el cuadro orgnico@funcional.La ordenacin de las series, subseries o asuntos se har preferiblemente de maneraalfabtica, igualmente para poder ser identificadas se les asignar un cdigo numrico apartir de parmetros y rangos establecidos de manera previa, esta identificacin seencuentraencaminadaanormali"arsu denominacin,su codificacin y en lo posible aplicarestos mismos parmetros para otros periodos donde pueden encontrarse estas series,subseries o asuntos.*uando se habla de normali"acin es porque e!isten series y subseries documentales quese encuentran presentes en varios periodos de los cuadros de evolucin orgnica y funcionalen los cuales se ha dividido la historia de la entidad, esta medida tambin garanti"ar quecuando no se haga la intervencin total de un 8DA en una sola vigencia >a,o? y seaposteriormente retomada se mane%en los mismos criterios, conceptos, denominaciones yotros elementos que no tiene variacin, por otra parte ayudan a reducir los sobre costos paralas nuevas fases donde se le d continuidad a la organi"acin del fondo documentalacumulado.27Fc3a* de .alo+ac)n doc(&entalLa ficha de valoracin documental es un instrumento establecido por la Direccin Archivo deBogot,con el ob%eto de facilitarel proceso de valoracin de las series,subseries o asuntosdocumentales, especialmente en lo referente a la disposicin final de la documentacin, dela misma manera es tambin el medio donde se registra claramente la sustentacin de lasdecisiones propuestas, la ficha se encuentra conformada por seis reas donde se tratanaspectos desde las caractersticas fsicas, su marco legal e histrico hasta la composicintipolgica de las series& las reas son las siguientes9 Ser ane!o 2 ()8;F1A*(T) $)FAL D LA #F(, #=B#F( ; A#=)E; SAL;FAD;&donde se encuentra aspectos que hacen referencia a la denominacin de la serie,subserie o asuntos, el nombre de la dependencia productora, el tipo de unidaddocumental, su tradicin, fechas e!tremas, su volumen en metros lineales, entreotros aspectos. *AFA*EFU#E(*A# 8U#(*A# D L;# D;*=1)E;# D LA #F(& donde secontemplan aspectos como el formato del documento, tcnica de impresin,caractersticas del soporte& si es en papel, cinta u otro medio. DEF1()A*(T) D SAL;F# 'F(1AF(;#& rea donde se hace el recuentodel marco %urdico que motivo la serie, valores primarios, su caducidad yprescripcin. L1)E;# 'AFA LA SAL;FA*(T) #*=)DAF(A& contempla lo referente alconocimiento histrico de la funcin que genera la serie, el tipo de informacincontenida en la serie, subserie o asunto y otro tipo de valores generados por laserie. *=ADF; D #F(#, 'LAD;# D FE)*(T) V D(#';#(*(T) 8()AL& neste campo se consignan los nombres de las series, subseries o asuntos, suvalor primario e!presado en a,os y la disposicin final acordada& conservacin,seleccin o eliminacin. F8F)*(A# B(BL(;$F:8(*A#& relacin de todas las fuentesdeinformacinutili"adas para el proceso de elaboracin de la ficha de valoracin.La elaboracin de la ficha de valoracin secundaria requiere de la participacin de un equipomultidisciplinario y necesariamente de los productores de los documentos& guiados por unprofesional y con conocimientos especficos en el tema, en esta herramienta se recoge,consolida y se sustenta de manera detallada la conformacin de la tabla de valoracindocumental, principalmente todos los aspectos referentes a su valoracin.De la misma manera como fue elaborado el cuadro de clasificacin con la asistencia tcnicade la Direccin de Archivo Bogot, de esta misma manera deben ser elaboradas las fichasde valoracin, especialmente por ser una herramienta nueva, para su diligenciamiento se28requiere contar con el conocimiento preciso, sin embargo su elaboracin no es comple%a&pero si requiere del acompa,amiento de los profesionales del Archivo Bogot.*ontando con los avales de los entes competentes y aprobadas en firme las fichas devaloracin, se procede a vertir la informacin de las mismas en la tabla de valoracindocumental, a partir de la cual y surtidos sus trmites de aprobacin, se convierte en elreferente para la organi"acin del fondo documental acumulado de la entidad.Tabla de .alo+ac)n doc(&entalDefinida la tabla de valoracin documental por el Archivo $eneral de la )acin como unListado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en elArchivo *entral, como su disposicin final-7.La entendemos como el producto del cual se van a derivar acciones materiali"adas en el8DA de9 Fetencin& porque se cuenta con documentos en los cuales se conservan a0nvalores primarios, por lo tanto deben ser reintegrados al archivo central de la entidad. De eliminacin& para la documentacin que no cuenta ya con valores primarios ynogeneraronvaloressecundarios& por lotantodebesereliminada,previocumplimientode los procesos y requisitos establecidos por los entes competentes. De seleccin& para la documentacin la cual se ha decidido conservar una mnimaparte, para de%ar testimonio escrito del desarrollo de ciertas funciones delaentidad,porlo general a este tipo de documentospertenecen los generados por los llamadosprocesos transversales en las entidades& o sea los comunes a todas. 'ara determinarla forma de hacer la seleccin de la documentacin por regla general se hace atravs de un muestreo el cual debe quedar claramente establecida la forma dehacerlo, el tama,o de la muestra y los criterios o variables a considerar para estepropsito, todos los criterios deben ser definidos y acordados con los productores ylas dependencias due,as de los documentos, o quienes en este momento tengan acargo la funcin generadoras de los documentos. 'ara la organi"acin de un 8DA la tabla de valoracin documental se convierte en laprincipal herramienta, porque a partir de su aplicacin la documentacin del fondodebe ser direccionado de acuerdo a la disposicin final acordada para las series,subseries o asuntos consignados en ella. 'ara la organi"acin de los fondosdocumentales la tabla presenta varias venta%as dentro de las cuales se se,alan94 AF*I(S; $)FAL D LA )A*(T). Acuerdo .-3 del -../ Ppor el cual se modifica el Acuerdo )o..3 de -G de %unio de 5GG7Q. Disponible en Whttp9XXYYY.archivogeneral.gov.coXBidcategoriaZ-.56[\29 stablece a partir de un riguroso estudio el momento en que deben eliminarse oseleccionarse los documentos& de acuerdo a los tiempos de retencin y sudisposicin final. $aranti"a la conservacin del patrimonio documental de la entidad y el caso de laciudad, especialmente de los documentos declarados como histricos. 8acilita el control en la produccin de documentos, disminuyendo su volumen 8acilita la racionali"acin y disminucin de los recursos& en sentido de espacios ydinero en las entidades. $aranti"a la identificacin de la documentacin producida por una entidadalolargode su gestin y de esta manera se convierte en fuente de informacin para lainvestigacin. #e convierte en una herramienta para una adecuada gestin documental en laentidad, especialmente para la integracin de los procesos de calidad.*omo parte de los insumos para la conformacin de la ESD se cuenta con el cuadro declasificacindocumental&donde ya fue aprobada la denominacin de las series,subseriesoasuntos por las instancias competentes, el cuadro de evolucin orgnica y funcional delperiodo correspondiente, la legislacin propia para el periodo y los acuerdos consignados enlas actas de las mesas de traba%o reali"adas por parte del equipo multidisciplinario deprofesionales con los productores y dependencias de las cuales se deriv la documentacin.'aralasentidadesDistritalestodalaanterior informacinhasidoconsignadaenlafichadevaloracin& la cual se convierte en el sustento ob%etivo donde se defini la disposicin final dela documentacin del 8DAA partir del cuadro de clasificacin y las fichas de valoracin ya aprobadas por las instanciascompetentes se inicia la elaboracin de la tabla de .alo+ac)n, donde se plasman lostiempos de retencin y disposicin final de la documentacin establecidos en las fichas, suprincipal funcin es establecer la retencin para la documentacin que a0n tiene valores y ladisposicin final de las series, subseries o asuntos seg0n los valores secundariosestablecidos para stas. 'ara la valoracin se cont con el concepto de un grupointerdisciplinario de profesionales Abogado, Iistoriador, Festaurador, Archivista ylgicamente los productores o due,os de la documentacin.La tabla de valoracin, est ligada a una estructura y puede aplicarse a los documentosproducidos por una entidad en diversos momentos de su evolucin, en el cual no se contabacon instrumentos archivsticos definidos para su organi"acin sto es posible porque unn0cleo apreciable de las funciones >misionales y de apoyo? en una entidad, tienden a serpermanentes, a diferencia de la estructura administrativa que cambia con frecuencia y lasfunciones son trasladadas entre estas. Durante la e!istencia una entidad puede perder oadquirircompetenciasy funciones,lo que se har evidente cuando se estn clasificando losdocumentos de un fondo.30'ara la presentacin de la tabla de valoracin documental ante el *onse%o Distrital deArchivos, esta debe remitirse con9 'ortada (ntroduccin& donde se hace la descripcin de la metodologa utili"ada *uadro de evolucin orgnico funcional de la entidad con9o )ormatividad de todos los periodoso ;rganigramas (nventarios en su estado natural a nivel de unidad documental >carpeta, AD, lega%o,paquete, etc? *uadro de clasificacin documental 8ichas de valoracin documental Eabla de valoracin documental Acta >s? de *omit (nterno de Archivo de aprobacin de la tabla de valoracindocumental.La entidad enviar oficio al *onse%o Distrital de Archivos solicitando la convalidacin de laESD, para tal efecto la entidad enviar la tabla y todos sus soportes, una ve" anali"ada laESD y sus soportes por la #ecretara Ecnica del *onse%o y de encontrarse en regla, seprocede a otorgar su aval tcnico, que ser comunicado al *onse%o quien a su ve" informarmediante oficio a la entidad, informada la entidad sta puede proceder a hacer su aplicacin.n caso de encontrase inconsistencias ser informada la entidad para que proceda hacersus correcciones o a%ustes y la presente nuevamente.Fa*e 5% Inte+.enc)nA,lcac)n de Tabla de 6alo+ac)n Doc(&entaln esta 0ltima fase se hace la organi"acin definitiva del 8DA, para lo cual se aplican todoslos procesos tcnicos a la documentacin que de acuerdo con se,alado en la disposicinfinaldelaESD, debaretenerseporquevaaserintegradaalarchivocentralotransferirseaunarchivohistrico,mientrasqueparalaquevaaeliminarsenoesnecesariose aplique latotalidad de los procesos. n este momento como ya se conoce con precisin cul es ladocumentacin& en volumen y condiciones fsicas, a la cual deba aplicarse procesos tcnicoscompletos, se requiere hacer un a%uste a la propuesta tcnico@econmica que se tenainicialmente, conelpropsitodeincluir loscostosreferentesalatotalidaddelosmaterialesde archivo que se van a requerir.La aplicacin de la ESD tiene como propsito darle cumplimiento a la disposicin finalaprobada para el fondo documental de la entidad,esto quiere decirqueuna ve" se haga sutotal aplicacin el 8DA debe desaparecer, con los beneficios para la entidad de estarcumpliendo con la Ley y de poder redireccionar los recursos que se venan invirtiendo eneste sentido. De la aplicacin de la ESD la documentacin del 8DA ser retenida,seleccionada o eliminada.31l procesamiento tcnico de ladocumentacinseiniciaconlaorgani"acinfsicayterminacon el reintegro a un archivo central, una transferencia secundaria a un archivo histrico,esta documentacin ser producto de tareas que permitan poner a disposicin de losusuarios los e!pedientes ya organi"ados para su consulta.La primera tarea previa a la aplicacin de los procesos tcnicos, es la identificacin de ladocumentacin que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y ladocumentacin que va a ser transferida a un archivo histrico, es necesario tener presenteque la documentacin del 8DA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a partirde los cuadros de evolucin orgnico y funcional.=bicada fsicamente la documentacin& se procede a separar y trasladar al rea dispuestapara suorgani"acin, comosehabaanotadoestadocumentacindebeser sometidaenloposible a un proceso de saneamiento y necesariamente a una limpie"a, para facilitar sumanipulacin con tranquilidad por el personal dispuesto para la aplicacin de los procesostcnicos.'osteriormente identificada la documentacin se procede a clasificarla de acuerdo al cuadrode clasificacin y tabla de valoracin documental del periodo& procedemos a conformar lasseries, subseries o asuntos se,alados. La documentacin de un 8DA se interviene porperiodos, por secciones o subsecciones, series, subseries o asuntos, recordemos quecontamos con un inventario el cual se elabor en su estado natural, este mismo inventariopuede ser utili"ado >una copia? con correspondientes a%ustes.O+"an1ac)n de la doc(&entac)nIdent'cac)nLa primera tarea previa a la aplicacin de los procesos tcnicos, es la identificacin de ladocumentacin que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y la32documentacin que va a ser transferida a un archivo histrico, es necesario tener presenteque la documentacin del 8DA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a partirde los cuadros de evolucin orgnico y funcional.=bicada fsicamente la documentacin& se procede a separar y trasladar al rea dispuestapara suorgani"acin, comosehabaanotadoestadocumentacindebeser sometidaenloposible a un proceso de saneamiento y necesariamente a una limpie"a, para facilitar sumanipulacin con tranquilidad por el personal dispuesto para la aplicacin de los procesostcnicos.Cla*'cac)n'osteriormente identificada la documentacin se procede a clasificarla de acuerdo al cuadrode clasificacin y tabla de valoracin documental del periodo& procedemos a conformar lasseries, subseries o asuntos se,alados. La documentacin de un 8DA se interviene porperiodos, por secciones o subsecciones, series, subseries o asuntos, recordemos quecontamos con un inventario el cual se elabor en su estado natural, este mismo inventariopuede ser utili"ado >una copia? con correspondientes a%ustes.O+denac)nDentro de cada serie, subserie o asunto se procede a unir cada uno de los tiposdocumentales que las conforman, de acuerdo al orden natural o a partir del trmite quedieron origen a los documentos, casi por regla general la ordenacin se har de maneracronolgica, dentro de la tarea de ordenacin se debe observar la composicin tipolgica dela documentacin para no incluir en el e!pedientes tipos documentales que no corresponden'araciertasseriesosubseriesdocumentalesseutili"aotrocriteriodeordenacin como9demanera numrica, o alfabtica, esto igualmente debe quedar se,alado dentro de los criteriosfi%ados para la organi"acin de esta documentacin consignados en la ficha de valoracindocumental.De,(+ac)n / l&,e1a=na ve" clasificada la documentacin se inicia la laborde depuracin,para esto se procedea retirar las copias que encontremos, documentos sin firmar, formatos sin diligenciar, ho%asen blanco y todo aquel documentos catalogado como de apoyo que de acuerdo a ladefinicin del A.$.)9 Ps aquel de carcter general >leyes, decretos, resoluciones, manuales,instructivos, etc.? que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento defunciones especficas de la gestin administrativa. 'ueden ser generados en la mismainstitucin o proceder de otra, / no 'o+&an ,a+te de la* *e+e* doc(&entale* de la*o'cna*Q.633'ara la limpie"a retiramos todo material metlico y otra serie de materiales que no hacenparte fsica de su soporte, de la misma manera se deben retirar algunos ane!os ydocumentos en tama,os y soportes diferentes al papel como planos, mapas, fotografas,casetes, cintas, *D& cuando sean retirados estos documentos necesariamente se debeutili"ar un formato testigo que nos permita mantener la integralidad del e!pediente, en el cualse hacen las anotaciones de la ubicacin fsica del material retirado.Folac)nsta labor se considera demasiado dispendiosa y costosa para documentos que se van areintegrar a un archivo central o cuando van a ser transferidos a un archivo histrico, por esopara ambos casos antes de iniciar la foliacin de los e!pedientes se debe tener absolutacerte"a de contar con todos sus tipos documentales, aunque se considera una labormecnica requiere de toda la concentracin y atencin posible para evitar cometer erroresque resultan altamente costosos desde el punto de vista econmico.l ob%eto de la foliacin bsicamente es poder controlar el n0mero de folios de une!pediente, lo cual nos permitir a su ve" controlar el prstamo de los mismos cuando van aser consultados, adems nos asegura la conformacin del e!pediente a partir de cmo sevan surtiendo los trmites que dan origen a los documentos& aplicacin del P'rincipio de;rden ;riginalQ.La foliacin por norma general se reali"a con lpi" de mina negra y blanda tipo IB B, paraesto se colocarn el n0mero en la parte superior derecha, de manera consecutiva y de formalegibleperosuaveparanocausarleda,oaldocumento. 'aralose!pedientesquecontienesoportes como casetes, videos, cintas, planos, mapas y otra serie de formatos, es necesarioemplearunaho%atestigodondeseregistrarenn0mero de folio a donde pertenece y todoslos datos referentes a su ubicacin fsica.34Al&acena&ento=na ve" se tenga la documentacin foliada se proceder a su almacenamiento para estoutili"ando carpetas de tapa separada, sin embargo se debe considerar en esta parte si sepueden reutili"ar las carpetas en las cuales se encontraba la documentacin inicialmente,por otra parte tambin debe considerarse aspectos como el tiempo de retencin para lasseries, subseries o asuntos que estamos organi"ando& porque si se encuentra pr!imo acumplirse su tiempo de retencin no se amerita se haga un inversin en insumos nuevos,esto es para la documentacin que debe integrarse a un archivo central.'ara la documentacin que deba seleccionarse o de conservacin permanente suscondiciones de almacenamiento varan con relacin al tipo de material y dems insumospara su almacenamiento& para esto debemos observar los lineamientos establecidos por laDireccin Archivo de Bogot, para la documentacin de eliminacin fuera del inventario>analtico y su debida identificacin de unidades de almacenamiento? no requiere de insumosde archivo, no hay necesidad de re@almacenar >encarpetar?, en muchos casos se puedenarmar lega%os, pero bien identificados.Al almacenar la documentacin tengamos en cuenta hacerlo utili"ando una carpeta paracada doscientos folios, si tenemos un e!pediente de --. folios no se amerita utili"ar unanueva carpeta por cuestiones de costos. Las carpetas ya organi"adas sern guardadaspreferiblementeenca%asdearchivodereferencia]-..&unaca%ade esta referencia puedealmacenar un promedio de seis carpetas& cada una de -.. foliosRot(lac)nLa rotulacin consiste en el registro de los datos que van a permitir la identificacin,ubicacin y consulta de la informacin correspondiente a los e!pedientes que han sidoorgani"ados& para este propsito la documentacin del 8DA se ha clasificado por series,subseries o asuntos, igualmente esta documentacin pertenece a unas reas, secciones odependencias, y su ordenacin dentro de las unidades de almacenamiento se ha reali"ado apartir de fechas e!tremas, igualmente las carpetas tienen una determinada capacidad dealmacenamiento de folios. Eoda esta informacin es la que aparecer registrada en el rotulode cada una de las carpetas o unidades de almacenamiento.La informacin registrada en el rotulo corresponde a9 )ombre del 8DA >institucin?,dependencia, seccin o rea a la cual pertenece la documentacin, nombre de la serie,subserie o asunto, fechas e!tremas& el documento ms antiguo y el ms reciente de lacarpeta o unidad documental, el total de folios contenidos en la unidad de almacenamiento yel n0mero de la ca%a en la cual se encuentra almacenada la carpeta o unidad dealmacenamiento. sta informacin la b0squeda, ubicacin y consulta de la informacin.35In.enta+o*on la informacin consignada en los rtulos de las carpetas o unidades de almacenamientose elaboran los inventarios que sean necesarios, esto a partir de la disposicin finalestablecida en la ESF. sto porque la documentacin del 8DA se ha dividido por periodos,dentro de cada periodo se ha clasificado por series, subseries o asunto y estos sonagrupados en las dependencias a las cuales pertenecen.De acuerdo a los periodos en que se ha clasificado el 8DA se elaborar uninventarioparacada uno& esto para la documentacin que deba retenerse porque ser incorporada a unarchivo central,para la documentacin que deba transferirse a un archivo histrico y para ladocumentacin que ser eliminada.l inventario es un instrumento de descripcin de la documentacin, que adems va afacilitar el control sobre las e!istencias en un archivo, igualmente facilita la b0squeda,consulta y prstamo de la documentacin, por eso el inventario requiere ser lo ms veras,claro, preciso, completo, elaborado como se se,al en un formato estndar y de uso com0npara las entidades. #i durante el levantamiento del inventario detodaladocumentacin del8DAensuestadonatural sehi"odemanerapuntualmente y rigurosa&ste servir para laconformacin del nuevo.laboracin de la $ua a cargo de9Anexo 137FORMATO 7NICO DE IN6ENTAR IO DOCUMENTALENTIDAD REMITENTE% $ECRETARAGENERAL DE LAALCALDAMA8OR DE 9OGOT: O9;ETO DEL IN6ENTARIO ARC?I6O CENTRAL @ REGI$TRO DE ENTRADAENTIDAD PRODUCTORA% $ECRETARAGENERAL DE LAALCALDAMA8OR DE 9OGOT: ( A.*. E.' ).' ;.A.$ A aaaa && dd No# T+an*'e+encaUNIDAD ADMINI$TRATI6A% D(F**(T) AF*I(S; D B;$;E:OFICINA PRODUC TORA% D(F**(T) AF*I(S; D B;$;E: CD IGO% 221A100N7MERODEORDENCDIGO$ERIE0$U9$ERIENOM9RE DE LA $ERIE0 $U9$ERIE O A$UNTO DE$CRIPCINFEC?A$ E=TREMA$IncalFnalUNIDAD DE CON$ER6ACINNo# Folo* $OPORTEFRECUENCIA DECON$ULTA$IGNATURATOPOGR:FICA INDICADORE$DE DETERIORO$EGURIDADdd && aaaa dd && aaaa Ca-a Ca+,eta To&o Ot+o A M 9 N 9 D MA G R32BDIAGN$TICO$ DEGE$TINDOCUMENTALDIAGN$TICO$ DEGE$TIN DOCUMENTALPARAFONDO$ EN LA$ENTIDADE$ DI$TRITALE$Da"n)*tco* /,+,(e*ta*t2cnca*C 2002 @ 200D31E10E2002 01E11E200D5D 0 0 0 A0B = 502#5D#0#0#0 = =32FD(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EALD(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EAL'AFA 8;)D;# ) LA#)E(DAD# D(#EF(EAL#*anal *apital -3X5-X-..2 .5X55X-../ 7/ 5 . . 54- >5@54-? ] 7.-.7/.5.... ] ]330D(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EALD(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EAL'AFA 8;)D;# ) LA#)E(DAD# D(#EF(EAL#^AFDU) B;E:)(*; ^;#_*L#E(); 1=E(#& 8;)D;A*=1=LAD;&.2X5.X-../ .2X5.X-../ 7/ - . . 55- >5@55-? ] 7.-.7/.-.... ] ]331D(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EALD(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EAL'AFA 8;)D;# ) LA#)E(DAD# D(#EF(EAL#'ropuestas para intervencin de8ondos DocumentalesAcumulados en ntidadesDistritales.7X.6X-..6 --X5-X-..7 7/ 6 . . 4/ >5@4/? ] 7.-.7/.6.... ] ]332D(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EALD(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EAL'AFA 8;)D;# ) LA#)E(DAD# D(#EF(EAL#D(A$);#E(*;# D 8;)D;#A*=1=LAD;# #*FEAF(A ].5X55X-..6 55X./X-..7 7/ 7 . . 44 >5@44? ] 7.-.7/.7.... ] ]333D(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EALD(A$)T#E(*;# D$#E(T) D;*=1)EAL'AFA 8;)D;# ) LA#)E(DAD# D(#EF(EAL##ecretara Distrital de Iacienda&8ondo Documental Acumulado65X5.X-..- -3X.4X-..6 7/ 2 . . 7. >5@7.? ] 7.-.7/.2.... ] ]33A INFORME$INFORME$ DE$EGUIMIENTO ACONTRATO$CONTRATO$ 2005 1FE05E2005 1FE0AE200A 5G 0 0 0 A51 = 502#5G#0#0#0 = =33D ()8;F1#()8;F1# D#$=(1()E; A*;)EFAE;#'atricia 'echa Cuimbay @5@.5@-/G@-..7& Liquidacin&.3X5.X-..7 5GX.2X-..2 73 5 . . 54/ >5@54/? ] 7.-.73.5.... ] ]33G ()8;F1#()8;F1# D#$=(1()E; A*;)EFAE;#Fosa 1argarita *ala Fueda& 5@.5@574@-..7&54X.2X-..7 53X.2X-..2 73 - . . 547 >5@547? ] 7.-.73.-.... ] ]33F ()8;F1#()8;F1# D#$=(1()E; A*;)EFAE;#8abiola Fivera =ribe @5@.5@64/@-..7& Liquidacin&5/X5-X-..7 5/X.2X-..2 73 7 . . 535 >5@535? ] 7.-.73.7.... ] ]laborado 'orntregado 'or *argo *argo 8irma8irma Lugar y 8echa Lugar y 8echaa CON6ENCIONE$%AG Archivode$estin O9;ETO DEL IN6ENTARIO% INDICADORE$ DEDETERIOROAC Archivo*entral@ Diligenciar para transferencia I (nventario(nicial N#P ntregadearchivopor novedaddepersonal 9 B(;L;$(*;FRECUENCIA DECON$ULTA A#C#E Apertura*onformacin!pedientes O#A#G ;rgani"acinArchivos de$estin D D#$AFF;#A Alta M 1edia T#P Eransfer encias 'rimarias E#A ntregade Archivo >fusin, supresin, creacindepende ncias? MA 1AEF (ALA$F$AD;9 Ba%a N )inguna