GUÍA DE TRAMITACIÓN DE LOS ACCIDENTES DE TRABAJO

PREÁMBULO

El Instituto Canario de Seguridad Laboral (ICASEL) es el órgano competente en materia de seguridad y salud laboral de la Comunidad Autónoma de Canarias, y es la Autoridad Laboral a efectos de recepción de notificaciones de accidentes de trabajo.

El objeto de esta Guía es informar a las Empresas, Asesorías, Gestores y Mutuas, de los principales errores detectados en la recepción de partes de accidente de trabajo y relaciones de accidentes sin baja, con la finalidad de evitar o subsanar los mismos. Lo que permitirá que la tramitación de sus notificaciones de accidentes se realice sin retrasos, y reducir la carga de trabajo en la gestión de accidentes al tener que realizar menos correcciones. 1º Revisión de Remesas:

Las empresas introducen la mayoría de errores en las remesas (Conjunto de partes de una o varias empresas que realiza una empresa o Asesoría) no en los partes individuales, por lo que antes de remitir una remesa deben revisarse los partes individuales uno a uno, por las empresas o sus Asesorías/Gestores.

2º Error al identificar a los actores del parte de Accidente:

Comprobar siempre que el primer dato que se escribe en el parte es el 1º apellido del trabajador/a (Es muy habitual que se indique el como primer apellido), e indicar apellidos y nombre siempre en MAYÚSCULAS y a ser posible sin abreviaturas, para permitir el tratamiento estadístico por el ICASEL, y agilizar la revisión de los partes por el resto de entidades del Sistema Delta (Asesorías, Mutuas, ICASEL, Inspección de Trabajo y Seguridad Social).

También la Razón Social debe figurar en MAYÚSCULAS y sin abreviaturas por el mismo motivo, y también para permitir que al emitir informes a la Inspección de Trabajo y Juzgados

sobre un trabajador o empresa, los informes sean legibles y permitan identificar claramente tanto al trabajador como a la empresa. Es conveniente recordar que en el programa Delta las consultas e informes, se emiten tal cual se reciben los partes, con minúsculas o mayúsculas y abreviaturas, lo que dificulta su estudio por los receptores (Habitualmente Inspección de Trabajo y Juzgados).

3º Imposibilidad de notificación por error en Códigos Postales de la empresa, centro de trabajo y del trabajador:

Los códigos postales en la Provincia de Las Palmas de Gran Canaria, 35000 y del 35020 al 35069 no existen. Y en la Provincia de Santa Cruz de Tenerife 38000 y 38200 y del 38020 al 38069 no existen. Por lo que las notificaciones que se realizan, especialmente respecto a sanciones en partes de accidentes, nunca son recibidas, teniendo entonces como primera notificación las mismas la publicación en B.O.C., con apremio y sin posibilidad de realizar el trámite de alegaciones.

4º No consignar el teléfono de la empresa:

El teléfono se indica solo con el prefijo provincial 928 o 922 o se indica con ceros, lo que impide que tanto al Negociado de Siniestralidad laboral, como a los Técnicos del ICASEL o a la Inspección de Trabajo contactar con rapidez con la empresa. Es obligatorio consignar el dato, por lo que las empresas que remiten los partes sin teléfono retrasan la tramitación de sus partes, y al final tienen más trabajo porque deberán subsanarlos. Llegándose en algún caso incluso a propuesta de sanción por no rectificar o no realizarlo en plazo (5 días hábiles) exclusivamente por no indicar el teléfono.

5º Error en el CNAE y/o Código de Actividad Económica principal y del Centro de trabajo:

En 2009 esta una de las causas de devolución más habitual del ICASEL a las Mutuas de Accidentes de Trabajo.

Con motivo del cambio el 1 de Enero de 2009 de los códigos CNAE, es muy habitual que las empresas y Asesorías/Gestores remitan los partes con el código antiguo que tienen almacenado en su base de datos. Por lo que se recomienda que actualicen sus bases de datos, programas de nóminas o en su caso los nuevos partes que se emiten.

También es muy habitual que la empresa indique la actividad económica principal y de centro de trabajo con el código antiguo, por lo que no coincidiría la actividad con el CNAE.

Sería conveniente que las Asesorías/Gestores, comuniquen a sus empresas afiliadas en caso de errores en CNAE o actividad que informen a las mismas de que tienen que emitir los partes con el nuevo código de actividad y en caso de dudas que consulten con la Tesorería de la Seguridad Social sobre el epígrafe de actividad de CNAE que les corresponde.

6º Empresas que en el Parte de Accidentes declaran no tener organización preventiva:

Esto es incorrecto, la empresa debe indicar si el servicio es propio, ajeno, mancomunado, asumido por empresario o hay trabajadores designados. Ya que toda empresa debe organizar sus recursos para la actividad preventiva (Art. 10 RD 39/1997 Reglamento de los Servicios de Prevención)

7º No consignar el CIF/NIF/NIE o CCC del centro de trabajo del accidente de las empresas Contratistas, Subcontratistas, ETT, o en otro centro de trabajo del grupo de empresas (cuando tienen distinto CCC):

En muchos casos las empresas no indican en el parte de accidente, cuando este ha tenido lugar en un centro de trabajo de otra empresa Contratista, subcontratista, ETT, el CIF de la empresa/centro lugar del accidente o el Código de Cuenta de Cotización de la misma, lo que impide en este último caso verificar si el parte corresponde a esta provincia, o si la empresa tiene dado de alta con su CIF su centro de trabajo en la provincia o en el REA en su caso.

En el caso de empresas contratistas o subcontratistas o ETT o grupos de empresas que tengan varios centros de trabajo es obligatorio indicar el CIF y el Código de Cuenta de Cotización de la empresa/centro lugar del accidente. Pues en caso de sanción al centro de trabajo con recargo de cotizaciones habría que realizarlo al código de cotización no al código de cotización principal de la empresa, sino al del centro de trabajo.

En caso de que la empresa contratista o subcontratista o ETT (lugar del accidente), solo tenga un único centro de trabajo o un único número de Código de Cotización es suficiente con indicar el CIF.

8º Fecha del Accidente - Fecha de Baja Médica. Error en el concepto de Accidente/Recaída. RATSB que se agravan:

Es muy habitual que las empresas tramiten partes de accidente de forma incorrecta, en las que el accidente tuvo lugar semanas o meses antes de la notificación del accidente.

Esto es debido a cuatro motivos:

a) Error al tramitar una recaída como accidente que es el primer campo que se rellena en un parte Delta.

Ej.: El trabajador tiene un accidente con baja el 4 de Agosto (Sobreesfuerzo-esguince),

está de baja una semana y al mes siguiente en Septiembre recae de la misma lesión. El primer parte se tiene que emitir como accidente, pero el segundo de Septiembre

como Recaída.Recordatorio: En las recaídas hay que recalcular siempre las bases de cotización.

b) Tratar recaídas de más de 6 meses desde la última alta como accidente.En recaídas transcurridos más de 6 meses del alta del accidente inicial hay que tratar la

recaída como un nuevo proceso e indicar en el primer campo del parte que es un Accidente e

indicar como fecha del accidente la de la nueva baja de IT, se indican las bases de cotización del mesa anterior a la nueva baja.

c) Agravamiento de un accidente sin baja.

Ej.: El trabajador tiene un accidente sin baja el 4 de Agosto (Sobreesfuerzo-esguince), acude a la Mutua el día siguiente y tras la revisión médica vuelve al trabajo y al mes siguiente en Septiembre, recae o se le agrava la misma lesión.

Se debe emitir una relación de accidentes sin baja por el día 4 de Agosto (que se emite en los 5 primeros días hábiles de Septiembre), y emitir un parte de Accidente con baja por el de Septiembre (en los 5 días hábiles siguientes a la Baja de IT), en el que se indicaría como fecha del accidente la fecha de la nueva baja de IT.

La emisión del parte de accidente con ocasión de la baja no exime de la presentación de la Relación de Accidentes sin baja.

Las mutuas deben revisar los partes y corregir los errores de los mismos o devolverlos a la empresa, y remitirlos luego correctamente, en el primer caso rectificando el parte de accidente, indicando que es recaída. Y en el segundo informando a la empresa/asesoría que debe emitir una Relacione de Accidentes Sin Baja (RATB), y en caso de recaída posterior con baja del trabajador tramitar un Parte de Accidente (Indicando el RATSB que corresponde).

d) Emisión del parte de accidente por la empresa o Asesoría/Gestores fuera del plazo legal de 5 días.

En el último caso, la Inspección de Trabajo de oficio o previa comunicación del ICASEL, realiza propuesta de sanción por retraso injustificado en la emisión del parte. Las sanciones leves por retraso en 2009 están entre 100 y 405 Euros en su grado mínimo. Asimismo recordar que las faltas leves en caso de reiteración pueden subir a grado medio de 406 a 815 Euros o a su grado máximo de 816 a 2.045 Euros.

También recordar que el retraso en la tramitación de partes graves, muy graves o fallecimientos, se sanciona con falta grave en 2009 de 2.046 a 8.195 Euros.

Esto está especialmente claro en los accidentes graves, muy graves y fallecimientos, en los que las empresas remiten la comunicación urgente en plazo, y dilatan fuera de plazo el parte correspondiente. La emisión de la comunicación urgente no exime de la presentación del parte de accidente en plazo.

9º Hora del día del accidente:

Es un error muy habitual que las empresas indiquen en hora del día 1 (de la tarde), 2 (de la tarde), etc., en lugar de 13, 14, etc. Por lo cual aparecen como nocturnos accidentes diurnos, incluso en actividades especialmente peligrosas y que necesitan autorización expresa de la Dirección General de Trabajo para realizarse, como trabajos en carreteras, subacuaticos, construcción, etc.

Una regla para detectar errores en los partes es la siguiente: si coinciden hora del día y hora de trabajo es casi seguro que esta mal o la hora del accidente o la hora de trabajo. Otra regla sería verificar el centro de trabajo y la categoría profesional del trabajador en todos los accidentes ocurridos entre las 22 horas y las 6 horas (horario nocturno), pues salvo en seguridad o en sanidad son muy poco frecuentes.

10º Nº de Horas Trabajadas:

Para rellenar este campo sería aconsejable que en las hojas de toma de datos de las Empresas/Asesorías/Gestores, se preguntara en el campo hora de trabajo: ¿Cuántas horas había trabajado el trabajador antes del accidente?

Es muy habitual que por error se consigne en el parte de accidente la misma hora tanto en la hora del día como en la hora de trabajo. O que se intercambien la hora del accidente con la hora de trabajo, por lo que aparecen erróneamente accidentes con horas de trabajo superior a 10 horas (que solo es habitual en seguridad y sanidad).

11º Descripción del accidente:

Ocasionalmente se rellena de forma incompleta, por ejemplo “Dolor en la espalda” sin indicar lo que hacía el trabajador, o en otros casos "Buscando", “accidente de trabajo” o “caída” y no se indica los daños sufridos por el trabajador. Lo que obliga a rechazar el parte al no poder verificar o la gravedad de la lesión, o las lesiones sufridas por el trabajador o la actividad que realizaba.

Debería indicarse secuencialmente, 1º que hacía el trabajador, donde (lugar) y cuando (en jornada, “in itinere”, en desplazamiento, etc.), 2º que suceso produce el accidente 3º que tipo de lesiones produce al trabajador y 4º en que partes del cuerpo resulto lesionado. Recordar que este campo tiene una extensión de 300 caracteres (4 líneas de texto) por lo que es posible detallar bastantes datos en el mismo, lo datos que no quepan se pueden indicar en el resto de campos de texto del apartado 4 del parte.

LAS ASESORÍAS/GESTORES/MUTUAS DEBEN PEDIR A LAS EMPRESAS QUE ACLAREN COMO SUCEDIÓ EL ACCIDENTE Y PORQUÉ.

12º Códigos de Tipo de Lugar, Tipo de Trabajo, Actividad Física, Desviación, Forma de Contacto y Agentes Materiales se indica “Ninguna información” o se rellenan automáticamente con Otros tipos:

Es muy habitual que en los partes se indiquen los códigos del apartado 4 del Accidente, 00 o 000 Ninguna información o 99 o 999 Otros tipos.

O en caso del agente material 00010000 “Ningún agente material” o 00020000 “Ninguna información” o 99000000 “Otros agentes materiales no citados en esta clasificación”, sin molestarse en buscar los códigos correspondientes.

Estos partes son devueltos sistemáticamente para corrección por la Mutua o Empresa/Asesoría, lo que retrasa la tramitación y produce más trabajo tanto para las empresas, como asesorías, Mutuas e ICASEL.

13º Descripción de la lesión:

Se indica 000 Tipo de lesión desconocida o 999 Otras lesiones específicas no incluidas en otros apartados. Esto es incorrecto, debe indicarse por la empresa o en su caso por la mutua la descripción de la Lesión y la parte del cuerpo lesionada que se desprendan del parte de IT realizado por la propia Mutua o la Seguridad Social (En muchos casos estos dos campos son cumplimentados por la Mutua).

Habitualmente las lesiones por sobreesfuerzos se están incluyendo incorrectamente en 000 o en 011 Lesiones superficiales o 052 Lesiones internas, lo correcto sería 032 Esguinces y torceduras o 039 Otro tipo de dislocaciones, esguinces y torceduras. Este es uno de los elementos que más produce devolución de partes a las Mutuas.

14º Devoluciones:

Se admiten devoluciones para correcciones de partes, por error en las bases de cotización o en la fecha del accidente o la baja, o por error en datos identificativos del trabajador o la empresa. En estos últimos dos casos normalmente hay que anular el parte inicial y realizar un nuevo parte. Las solicitudes de devolución las realizan las mutuas, por lo que las empresas/asesorías/gestores que detecten errores en partes Recepcionados por esta Autoridad Laboral deben dirigirse a las Mutuas para que estas realicen la Devolución Delta.

15º No emisión de Comunicaciones urgentes:

Recordar la obligación de las empresas de emitir Comunicación Urgente Delta en accidentes Graves, Muy Graves, Fallecimientos y Leves colectivos de más de 4 trabajadores (En caso de que no sea posible por el programa Delta, se puede realizar por Fax) en las 24 horas posteriores al accidente. El incumplimiento es falta grave en 2009, de 2.046 a 8.195 Euros.

Los usuarios no registrados en el sistema Delta (la propia empresa o su personal) pueden también realizar comunicaciones urgentes. No es necesario Certificado Digital, solo conexión a Internet.

16º Relaciones de Accidentes de trabajo Sin Baja (RATSB):

Están fuera de plazo todas las relaciones que se emitan fuera de los 5 días hábiles del mes siguiente al accidente.

17º Retraso en la corrección de Partes:

Las empresas solo tienen 5 días hábiles para corregir los partes y las Mutuas tienen 10 días (en los cuales tienen que revisar, corregir y enviar al ICASEL). Se están produciendo sanciones por retraso en la corrección de partes (en cuanto el parte con las correcciones supera el mes natural, el programa detecta el retraso), o por la negativa injustificada a realizar correcciones.