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UBYQUO FACTURAS

EXCEL

GUÍA RÁPIDA

Versión 1.0

Junio 2018

GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS EXCEL [email protected] 91 633 32 11

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INDICE

1.- Importar Fichero Excel Pág. 3

2.- Aceptar, Modificar y Verificar Pág. 9

3.- Exportar Pág. 12

4.- Comprobar la Exportación Pág. 13

ANEXO.- Configuraciones mínimas y recomendadas Pág. 15


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Contabilización Facturas desde Fichero Excel

1. Importar Fichero Excel.

Nos Vamos a la pestaña Facturas, nos posicionamos en la Empresa y el Ejercicio y pulsamos

“Importar listado Excel”, y elegimos el Fichero Excel.

Abre la Gestión de plantillas, si ya la tenemos creada elegimos la plantilla, sino explicamos a

continuación como crear una plantilla, pulsamos “Nueva plantilla”

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Nos abre la siguiente pantalla donde le damos un Nombre plantilla, y rellenamos los campos.

Todos los campos al pulsar sobre ellos aparecen dos opciones: Opción y Valor (dependerán de la

opción elegida) que dependerán del Campo sobre el que estemos.

Los que llevan Asterisco son Campos Obligatorios.

Nombre plantilla: Nombre de la plantilla que va a identificarla.

Hoja: Opción Nombre -> Valor Elegir la columna en el desplegable.

Opción Posición -> Valor La posición de la Hoja en el Excel.

Fila cabecera: Ponemos la posición de la fila que contiene la Cabecera.

Tiene facturas con varias filas: La marcamos si el Excel contiene alguna Factura de más de una

línea.

Código Empresa: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.

Opción Código Empresa Seleccionado -> Valor se desactiva, elige la

empresa en la que estamos posicionados en Ubyquo.

Opción Valor Fijo -> Valor Debemos escribirlo.

Ejercicio: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.

Opción Código Empresa Seleccionado -> Valor Se desactiva, elige la empresa en la

que estamos posicionados en Ubyquo.



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Emitida | Recibida: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.

Opción Valor Fijo -> Valor Elegir entre Emitida o Recibida.

Serie: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.


Num Factura: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.


Num Documento: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.


Fecha factura: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.


Concepto: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.


NIF Tercero: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.


Tercero: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.


En la ventana donde van los valores de la Factura podemos Añadir o Eliminar columnas:

Cada Columna elegir: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.


Total Factura: Opción Columna -> Valor Elegir la columna en el desplegable.


Fichero: Autogenerado.


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Una vez rellenados los campos vamos a pulsar “Ver datos”, nos muestra como va ha realizar los

asientos.

Vemos cómo va a realizar el asiento, abajo a la derecha podemos ver las siguientes.


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Una vez comprobado algunos y estemos conformes entonces ya pulsamos “Importar facturas”.

Nos abre una pantalla donde nos dice el Saldo disponible, y las Facturas que se van a incorporar y

a descontar del Saldo. Pulsamos “Aceptar y procesar”.

Nos aparecen en Por Contabilizar.


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Hay que observar unas columnas especiales que nos van a indicar si ha habido algún problema, lo

vemos por colores y un breve texto:

V Validación del asiento de la factura (Ver punto siguiente).

D Datos de la factura.

A Asiento generado de la factura.

Vt Indica si lleva Vencimientos la factura.

Info Validación Aparece en blanco. Informa si son procesadas por un servidor OCR.

COLORES:

Correcto.

Cuenta Cliente/Proveedor Nuevo, varias Cuentas Gastos/Ingreso.

Problemas al pasar por el servidor OCR.

Podemos ver que las Facturas con las Columnas Datos y Asientos en VERDE, muestra el

Asiento creado y listo para exportarlo a Sage Despachos que vemos en la ventana “Asientos”.

En este punto podemos hacer doble clic en una factura para modificarla o comprobarla.


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2. Aceptar, Modificar y Verificar.

Nos llegan dos tipos de facturas, una Completa que pudo rellenar todos los campos y otra que nos

muestra que falta algún campo (Cliente/Proveedor, Cuenta de Gasto/Ingreso…)

• Factura Completa: El programa ha podido completar la factura y realizar el asiento.

• Factura a Completar: El programa no ha podido completar la factura y no ha creado el asiento.

En este ejemplo vemos:

o Un Proveedor Nuevo, lo daremos de Alta aquí y lo Exportaremos al Plan Contable dándolo de

alta también en nuestro Programa Contable. Asignamos la Cuenta de Gasto y la Cuenta de

IVA.


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Rellenamos

2.1. MODIFICAR: Dar de Alta a un Cliente o Proveedor:

Nos ponemos sobre el Campo (Emisor o Receptor) que sale con el “sol Amarillo” y pulsamos en la parte

superior la opción “Nueva Cuenta”.

En la ventana que se aparece “Cuenta Contable”, en el campo Código rellenamos los 3 ó 4 primeros

dígitos de la Cuenta a crear y pulsamos <TABULADOR>, nos terminará por rellenar el número de cuenta

libre del Plan Contable. Seguidamente pulsamos el botón Incorporar datos factura y nos rellenara los

campos de Nombre Y CIF. Pulsamos Guardar.

Aparece la siguiente pantalla ya creado el Cliente/Proveedor, nos pide ahora la que cuenta de

Gastos/Ingreso. Al final pulsamos Guardar Cambios.

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Rellenamos


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Cuando tengamos todas las facturas con las dos columnas en VERDE, podemos Verificar.

2.2. VERIFICAR:

Pulsar “Verificar antes de contabilizar” “Verificar todas las facturas”, para controlar que están en el

Periodo Contable (2) correcto y por si nuestro cliente nos ha enviado facturas que ya nos envió tiempo

atrás, evitamos duplicar (3).

Aparecerá el “Visto Bueno” en la columna Validación, ya podemos Exportarlas.

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3. Exportar.

Ahora Exportamos a nuestro Programa Contable las Facturas:

Pulsar “Exportar a programa contable” “Exportar todos”, y pulsamos el botón de Exportar.

Al finalizar la Exportación mueve las Facturas a la carpeta “Exportados”, nos pone el icono

esperando a que realicemos la Comprobación. Algunos Programas Contables no hace falta la

Comprobación, ya la realiza cuando Exportamos, aparece el icono y el N.º de Asiento asignado por el

Programa Contable Saltamos el PUNTO 4.

Iríamos a Importar estas facturas.

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4. Comprobar la Exportación. (Programas Contables que lo requieran)

¡OJO! Debemos volver al programa y pulsar “Comprobar Facturas Pendientes” dentro de la Carpeta

Exportados en la pestaña Facturas. Así comprobamos que realizamos el paso de Importar desde

nuestro Programa Contable.

Ahora podemos volver a la Pestaña Documentos, aparecen nuestras facturas con el número de asiento

asignado por nuestro Programa Contable.

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Ahora podemos ver en detalle los asientos pulsando “Detalles”.

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ANEXO:

Configuración recomendada Servidor

Característica

Servidor Volumen Bajo / Medio

Servidor Gran Volumen (*)

Límites aprox.

Hasta 10 usuarios Hasta 50.000 facturas/año Hasta 50.000 movimientos/año

Sobrepasa algún límite

Sistema Operativo

Windows 10

Windows 2016

Procesador

Intel i7 – 7ª generación

Intel Xeon E5-2650L v4

Memoria RAM

12 Gb

24 Gb

Disco Duro

2 discos duros SSD 256Gb en RAID

2 discos duros SSD 512Gb en RAID

(*) Para servidores virtuales, esta es la recomendación del HW sobre el que debe correr.

Configuración recomendada Puestos

Característica

Configuración mínima

Configuración óptima

Sistema Operativo

Windows 7

Windows 10

Procesador

Intel i3

Intel i7 – 7ª generación

Memoria RAM

4 Gb

8 Gb

Monitores

1 monitor 19”

2 monitores 21”

Equipos compatibles

Equipos compatibles

Equipos NO compatibles

Windows 7, 8, 10 Windows Server 2008 R2, 2012, 2016

Windows XP, Vista Windows Server 2003

Todos los equipos donde vaya a utilizarse Ubyquo deben tener mínimo Framework 4.6 instalado.

El servidor debe tener abierto el puerto 3069 (TCP/IP).

Recomendable tener los equipos con todas las actualizaciones de Windows.

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