guÍa para la formulaciÓn y seguimiento a la

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Bogotá D.C., Noviembre de 2017

2

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN

INSTITUCIONAL

Código: G-DE-02 Versión 13

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ---------------------------------------------------------------------------------------------- 3

2. ALCANCE ---------------------------------------------------------------------------------------------- 3

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------- 3

4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL ---------------------- 4

5. ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO -------------------------------------------------- 5

6. METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD --------------------------------------------------- 6

7. FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN ----------------------------------------------------- 8 7.1 ALINEACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN CON LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

7.1.1 Plan Estratégico Sectorial -------------------------------------------------------------------------- 10

7.1.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana ------------------------------------- 10

7.1.3 Plan Estratégico de Seguridad Vial ---------------------------------------------------------------- 13

7.1.4 Plan de Víctimas ------------------------------------------------------------------------------------- 13

7.1.5 Estrategia transversal de Gobierno Digital ------------------------------------------------------- 13

7.2 ESTRATEGIAS TRANSVERSALES ---------------------------------------------------------------------- 14

7.3 CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA --------------------------------------------------- 14

8. PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE ---------------------------------------------------------------- 15

9. MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS ---------------------------------------- 30

10. CREACIÓN O MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL O SECTORIAL ------------------------------------------------------------------------------------------------ 31

11. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN ---------------------- 31

1. MARCO LEGAL -------------------------------------------------------------------------------------- 42

2. REQUISITOS TÉCNICOS. --------------------------------------------------------------------------- 42

3. DOCUMENTOS ASOCIADOS ----------------------------------------------------------------------- 42

4. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO --------------------------------------------------------------- 42

3


INSTITUCIONAL



1. OBJETIVO

Brindar las orientaciones metodológicas a las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia (Dapre) para la formulación y seguimiento del Plan Estratégico y de los planes de acción de la Entidad.

2. ALCANCE

Este documento aplica para la Formulación y Seguimiento de la Planeación Estratégica y Planes de Acción Institucionales. Las orientaciones de la guía deben ser atendidas por todos los responsables de formular y realizar seguimiento al plan estratégico y a los planes de acción.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Actividades: conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados esperados del Plan de Acción. Las actividades no deben entenderse como tareas o funciones. Balanced Scorecard- BSC-: herramienta de gestión que traduce la estrategia de la entidad en un conjunto coherente de indicadores. Generalmente es conocido en español como el Cuadro de Mando Integral. Contexto Estratégico: corresponde al análisis de los factores claves internos y externos que determinan la gestión de la entidad. El resultado de este análisis se ajustará o validará según se requiera. Estrategias: se definen como rutas fundamentales para alcanzar los objetivos Institucionales. Una estrategia muestra cómo la entidad pretende llegar a esos objetivos. Entregable: corresponde al resultado o producto de la actividad realizada por la dependencia. Por ejemplo: reportes, informes, documentos, entre otros. Indicadores: representa la realidad de forma cuantitativa y directa que permite medir el estado del resultado a evaluar en un momento determinado. Meta: producto o resultado que la entidad prevé alcanzar en un periodo de tiempo determinado (cuatrienal y/o anual, semestral, trimestral, etc.). Misión: corresponde a la definición de la razón de ser de la entidad. Objetivos Institucionales: son los propósitos que la entidad se ha propuesto alcanzar de acuerdo con su razón de ser (misión y visión) y su relación con el Plan Nacional de Desarrollo.

4


INSTITUCIONAL



Periodicidad: tiempo definido para realizar lo programado. Para el Plan Estratégico, cuatro (4) años y Plan de Acción, un (1) año. Plan Estratégico: documento que incluye los componentes de direccionamiento estratégico de la Entidad, definidos para el cuatrienio en el marco del Plan Nacional de Desarrollo respectivo. Los componentes de este plan son la misión, visión, objetivos institucionales, estrategias e indicadores en un horizonte de 4 años. Plan de Acción: es el instrumento mediante el cual las dependencias programan y realizan seguimiento en una vigencia a las estrategias, actividades e indicadores asociados a un objetivo institucional para el cumplimiento de los resultados previstos. Presupuesto: estimación de gastos necesarios para lograr el cumplimiento de cada estrategia. Se considera como un valor indicativo que se proyecta en el momento de la formulación del Plan de Acción y está asociado a cada actividad. Seguimiento: es la descripción del estado de avance de los resultados programados durante un período de tiempo, con el fin de poder aplicar acciones correctivas en caso necesario. Riesgo: posibilidad de ocurrencia del evento que puede afectar el producto o servicio generado de un proceso o el cumplimiento de los objetivos institucionales. Sigepre: Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República.

4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL

En el marco de lo dispuesto en la Ley 152 de 1994 y el Decreto 1499 de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE actualiza el Plan Estratégico y formula los Planes de Acción, con base en el siguiente esquema:

5


INSTITUCIONAL



El desarrollo de la Planeación Estratégica le permitirá a la entidad obtener los siguientes beneficios:

Encaminar los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales planteados.

Realizar mediciones que ayudarán a la toma de decisiones de manera eficaz y oportuna.

Marcar la hoja de ruta de la entidad hacia el cumplimiento de la misión y visión.

Impulsar las políticas del Presidente de la República.

Articular instrumentos y mecanismos que permitan obtener resultados efectivos.

Focalizar los recursos de acuerdo con las prioridades de la entidad.

5. ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO

El contexto estratégico es un diagnóstico que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República elabora a partir de un ejercicio participativo, orientado por la Oficina de Planeación para el cual

6


INSTITUCIONAL



se emplea la herramienta DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) que permite hacer un análisis de los factores internos y externos que afectan la gestión de la Entidad.

FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que, una vez identificadas, pueden ser aprovechadas por una entidad o dependencia.

Situaciones negativas, externas a la entidad que pueden ser un riesgo para la entidad o dependencia.

FACTORES INTERNOS

FORTALEZAS DEBILIDADES

Factores internos positivos que puedan contribuir al desarrollo de la gestión de una entidad o dependencia.

Elementos que constituyen barreras internas que puedan impedir el desarrollo de la gestión de una entidad o dependencia

Para realizar este ejercicio se programan reuniones con los directivos de la entidad con el propósito de identificar las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades las cuales se consolidan en el Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Esta información será insumo para la revisión y ajuste de los lineamientos estratégicos Misión, Visión, Políticas, Objetivos Institucionales, Principios y Valores. La revisión del contexto estratégico se realizará como mínimo cada cuatro años, de acuerdo con el periodo de gobierno que inicie y se tendrá en cuenta como un referente para la formulación de los planes de acción. Así mismo, a partir de las debilidades y amenazas identificadas, y en el marco de los Lineamientos para la Administración de los riesgos, las dependencias pueden identificar riesgos de gestión o corrupción, para lo cual podrán solicitar el acompañamiento de la Oficina de Planeación.

6. METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD

El Balanced Scorecard (BSC) es una herramienta estratégica de administración que muestra cuándo una institución alcanza los resultados y objetivos definidos en un mapa estratégico. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica adoptó como perspectivas del BSC las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional definidas en el Decreto 1499 de 2017, en razón de lo anterior el BSC de la Presidencia se construye teniendo en cuenta 16 perspectivas:

7


INSTITUCIONAL



Para cada una de las perspectivas se definen objetivos institucionales directamente relacionados con las estrategias transversales del Plan Nacional de Desarrollo, quedando un esquema de alineación ascendente, partiendo de los objetivos ubicados en las perspectivas mencionadas.

1. Planeación Institucional:

2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

3. Talento Humano

4. Integridad

5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

6. Fortalecimiento organizacional y simpíificación de procesos

7. Servicio al ciudadano

8. Participación ciudadana en la gestión pública

9. Racionalización de trámites

10. Gestión documental

11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea

12. Seguridad Digital

13. Defensa jurídica

14. Gestión del conocimiento y la innovación

15. Control interno

16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

PERSPECTIVAS

8


INSTITUCIONAL



Una vez que se definen los objetivos institucionales se construye el mapa estratégico, el cual es una representación gráfica que muestra la alineación entre las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo, las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional y los objetivos de la entidad ubicados dentro de las perspectivas anteriormente descritas. A modo de ejemplo el mapa estratégico del DAPRE sería así:

7. FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN

Todas las dependencias del Departamento Administrativo de Presidencia de la República – Dapre, conforme con el Decreto de estructura vigente, deben formular planes de acción con el propósito de alinearlos al mecanismo de evaluación del desempeño, articulándolos a los objetivos institucionales en el

9


INSTITUCIONAL



marco de sus competencias legales. Es de anotar que las acciones desarrolladas por los grupos de trabajo, harán parte de los planes de las dependencias a las que pertenecen.

El Jefe de la dependencia es el responsable, junto con su equipo de trabajo, de formular la propuesta del plan de acción para la vigencia a partir de los siguientes lineamientos: a. Identificar dentro de los seis (6) objetivos institucionales definidos para el periodo de Gobierno 2015-

2018, el objetivo al que está alineada de forma directa la gestión de la dependencia.

b. Definir estrategias alineadas al objetivo identificado considerando los siguientes aspectos:

En lo posible debe darse continuidad a las estrategias planteadas al inicio del cuatrienio, teniendo en cuenta el horizonte del objetivo institucional (4 años). Por lo tanto, en las estrategias que permanecen se agregarán las actividades correspondientes a la vigencia.

Se podrán crear nuevas estrategias asociadas con alguno de los objetivos institucionales ya definidos.

Las nuevas estrategias definidas deben estar alineadas a las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional establecidas en el Decreto 1499 de 2017.

Las estrategias deberán responder a la gestión de las dependencias de acuerdo con sus funciones y competencias, establecidas en el decreto de estructura vigente del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y en las demás que les aplique.

En el caso de tener proyectos de inversión, las estrategias deben corresponder a los objetivos específicos del proyecto.

La propuesta definitiva se presentará para aprobación del Director de Gestión General.

c. Formular indicadores por estrategia:

Cada estrategia debe contar con al menos un indicador. Dicho indicador puede ser de eficacia, eficiencia o efectividad.

Para cada indicador se debe diligenciar el formato de caracterización de indicadores F-DE-30.

Los indicadores deben medir la gestión de la dependencia, sin extralimitarse a medir los indicadores de gobierno que dependan de la gestión de otras entidades.

Los indicadores formulados deben medir el logro de las estrategias de la dependencia y de los objetivos estratégicos institucionales. No deben medir actividades.

Los indicadores registrados en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno -SINERGIA- se priorizarán en el Plan Estratégico Institucional.

Los indicadores de las estrategias asociadas a objetivos específicos de proyectos de inversión, deben corresponder a los mismos del proyecto.

Los indicadores que fueron priorizados en la vigencia anterior, que hacen parte del Plan Estratégico Institucional deberán en lo posible continuar priorizados con el fin de mantener la trazabilidad.

10


INSTITUCIONAL



d. Para las dependencias con presupuesto asignado:

El presupuesto asignado a cada dependencia debe ser un referente para la formulación de los planes de acción. Si la dependencia tiene proyecto de inversión a cargo, el valor de las estrategias debe corresponder a la sumatoria de las actividades de cada objetivo específico del proyecto de inversión, de acuerdo con lo programado en la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión - EBI.

Si la dependencia tiene presupuesto de funcionamiento (transferencias, gastos generales y/o gastos de personal), debe tener como referente el cupo asignado en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia.

e. Para la formulación y aprobación de las actividades o tareas se debe tener en cuenta:

Con el fin de que cada funcionario del Dapre pueda desarrollar su evaluación de desempeño laboral, la cual debe estar alineada con las actividades definidas en el plan de acción de la dependencia, es necesario que todos los funcionarios se vean reflejados, es decir, ya sea como responsables de las actividades o recursos de las mismas.

Cada actividad o tarea debe tener fecha de inicio y fecha de fin.

La descripción de la actividad deberá detallar las acciones y productos que se van a generar y tener relación directa con los entregables esperados.

La actividad o tarea debe tener un peso asignado. La sumatoria del peso de las actividades de la estrategia debe ser igual a 100 puntos.

La solicitud de aprobación del plan de acción a través del sistema SIGEPRE deben contar con el formato F-DE-46 Plan de Acción y con las fichas de los indicadores F-DE-30 asociados a las estrategias. Dichas fichas deben estar completamente diligenciadas.

7.1 ALINEACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN CON LA PLANEACIÓN

INSTITUCIONAL

En el marco del Decreto 1499 de 2017 el modelo permite a través de una planeación integral, simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generación y presentación de planes e informes. A continuación se presentan los aspectos a tener en cuenta en la formulación de los planes.

7.1.1 Plan Estratégico Sectorial

Aquellas dependencias que tienen bajo su responsabilidad indicadores del Plan Estratégico Sectorial, deberán reflejar en el Plan de Acción las actividades que contribuyen al cumplimiento de dichos indicadores y se identificarán como PES-“AÑO VIGENCIA” y deben asociarlos a la estrategia correspondiente.

7.1.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

11


INSTITUCIONAL



a. Administración de Riesgos

Cada dependencia contará con la estrategia transversal “Fortalecer el Sistema Integrado de

Gestión de la Presidencia de la Republica”, en la cual se incluirá la actividad “Administración de

los riesgos de la dependencia”.

El desarrollo de esta actividad incluye los siguientes aspectos:

- Actualización de documentación de administración de riesgos.

- Actualización de los riesgos existentes.

- Creación de nuevos riesgos y participación de los mismos a la ciudadanía.

- Construcción del mapa de riesgos de corrupción de manera participativa.

- Monitoreo trimestral de los riesgos.

Las actividades relacionadas con este componente deberán tener el identificador R-PAAPC-

”AÑO VIGENCIA”, al final del nombre.

b. Racionalización de Trámites

Las dependencias que tienen a cargo trámites u otros procedimientos administrativos que sean

susceptibles de racionalizar, deberán incluir las actividades que desarrollarán.

Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse T-PAAPC-”AÑO

VIGENCIA”, al final de nombre.

c. Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

Las dependencias deben identificar acciones encaminadas a promover la Participación

Ciudadana y la Rendición de Cuentas, como ejercicios adicionales de la audiencia pública, de

acuerdo con lo establecido en los “Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación

Ciudadana y Rendición de Cuentas” L-DE-03. Estas acciones podrán estar relacionadas con:

- Elaboración de normatividad.

- Formulación y ejecución de políticas públicas, programas y/o proyectos.

- Publicación de informes o documentos elaborados por la dependencia.

- Acciones de apertura de datos.

- Acciones, actividades o eventos que involucren a la ciudadanía (virtual o presencial). - Acciones de asistencia y coordinación interinstitucional en temas de víctimas. - Acciones de Innovación abierta. - Creación de riesgos de manera participativa

12


INSTITUCIONAL



Para el desarrollo de las acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas, los canales

que las dependencias pueden usar son los siguientes, y deben ser registrados en el seguimiento

realizado a cada una de las acciones definidas: Foros ciudadanos participativos por proyectos,

temas o servicios, Foros Virtuales, Ferias de la gestión con pabellones temáticos, Audiencias

públicas participativas, Audiencias públicas participativas virtuales, Tiendas temáticas o

sectoriales, Mesas de diálogo regionales o temáticas, Reuniones zonales, Blog,

Teleconferencias interactivas, Redes Sociales, Chat, Llamadas telefónicas, Blog, Observatorios

ciudadanos, entre otros.

Se debe incluir en la descripción, el incentivo que defina la dependencia para motivar la cultura

de rendición de cuentas.

Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como PCRC-PAAPC-


d. Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano

La Dirección de Operaciones deberá incorporar actividades relacionadas con el mejoramiento de

la calidad de la atención que se brinda al ciudadano.

La Oficina de Planeación deberá incorporar actividades relacionadas con la medición de la

percepción del cliente y otras partes interesadas.

La Dirección de Operaciones en coordinación con el Área de Talento Humano deberán incorporar

actividades relacionadas con el fortalecimiento de las competencias de los servidores públicos

en atención a la ciudadanía.

Se creará una actividad en la estrategia transversal “Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión

de la Presidencia de la Republica” relacionada con “Atender y realizar seguimiento a las

Peticiones, Quejas, reclamos o Sugerencias responsabilidad de la dependencia”.

Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como AC-PAAPC-


e. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información

Las dependencias que tengan responsabilidades frente al cumplimiento de la Ley 1712 de 2014

y el Decreto 103 de 2015, tendrán una actividad en la estrategia transversal del Sigepre,

relacionada con “Mantener actualizada en la página web los requisitos de Transparencia y Acceso

a la Información pública acorde con la normatividad vigente”.

13


INSTITUCIONAL



Las dependencias deberán formular actividades relacionadas con la promoción e implementación

de la política de acceso a la información pública, es decir, transparencia activa, transparencia

pasiva, instrumentos de gestión de información y la aplicación de criterio diferencial1.

Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como TAI-PAAPC-


7.1.3 Plan Estratégico de Seguridad Vial

El Área Administrativa lidera al interior de la Entidad la implementación del Plan Estratégico de

Seguridad Vial, por ende, otras dependencias harán parte como responsables y deberán incluir

actividades relacionadas con este tema en su plan de acción.

Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como PSV-”AÑO

VIGENCIA”, al final del nombre.

7.1.4 Plan de Víctimas

Las dependencias que hacen parte del Sistema Nacional de Atención y Reparación a Víctimas –SNARIV-, deben contemplar dentro de su plan de acción las actividades e indicadores que harán parte del Plan de Acción de Víctimas del DAPRE para esta vigencia. Se deben tener en cuenta los lineamientos establecidos en materia de política pública para las víctimas por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas – UARIV, entre otros:

- Implementación de los acuerdos de Paz y su incidencia en la población víctima. - Órdenes y Falencias señaladas en el Auto 373 de 2016 - Recomendaciones de la Comisión de Seguimiento y Monitoreo a la Ley de Víctimas y

Restitución de Tierras - CSML en su 4to informe 2016-2017 presentado al Congreso de la República

- Estrategia de Corresponsabilidad – Tablero PAT (Compromisos y Reporte de avances)

Las actividades formuladas deberán identificarse como VIC-”AÑO VIGENCIA”, al final de

nombre.

Las dependencias que cuenten con actividades en el Plan de Fortalecimiento de Víctimas

(Duración cuatrienal) contarán con una estrategia transversal cuyas actividades serán

identificadas como FOVIC-”AÑO VIGENCIA”

7.1.5 Estrategia de Gobierno Digital

1 Para mayor información consultar el documento “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, en la ruta: http://www.secretariatransparencia.gov.co/secretaria/Documents/Estrategia-Construccion-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-v2.pdf

14


INSTITUCIONAL



El Área de Tecnologías y Sistemas de Información lidera al interior de la Entidad la

implementación de la estrategia de Gobierno Digital, por ende, otras dependencias harán parte

como responsables y deberán incluir actividades relacionadas con este tema en su plan de

acción.

Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como “GD-AÑO


7.1.6 Gestión del Conocimiento y la Innovación

Las actividades relacionadas con esta componente deberán identificarse como “GCIN- AÑO-


7.2 ESTRATEGIAS TRANSVERSALES

Desde la Oficina de Planeación se han planteado las siguientes estrategias transversales relacionadas con:

El fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica.

La optimización de la ejecución de los recursos financieros asignados y reformulación proyectos

de inversión para la vigencia.

El fortalecimiento del seguimiento a documentos Conpes. En ésta estrategia se debe tener en

cuenta el Conpes en construcción relacionado con el Plan Marco de Implementación de los

Acuerdos de Paz - PMI.

El fortalecimiento de la evaluación del desempeño laboral de los servidores públicos del Dapre.

7.3 CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA

La versión preliminar del plan de acción de las dependencias misionales debe ser sometida a consideración de la ciudadanía, usuarios y otros grupos de interés a través de espacios como:

Reuniones colectivas

Consulta individual

Encuesta a organizaciones sociales

Vía internet (Foros virtuales, chat, redes sociales, correo electrónico, etc.)

Llamadas telefónicas (Fijo y móvil)

Es de aclarar que uno de los mecanismos a usar de forma estándar y general será la Página Web de la Entidad y las Páginas Web de las dependencias.

15


INSTITUCIONAL



Las observaciones recibidas de igual forma se deberán publicar e informar las acciones tomadas frente a éstas, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana (L-DE-03).

8. PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE

Para la formulación de los Planes de acción en el aplicativo, se debe tener en cuenta el siguiente flujo:

Gráfica 1: Flujo de formulación de los Planes de Acción

A continuación se muestra el paso a paso para el registro de la información en el aplicativo Sigepre. Se debe ingresar el aplicativo Sigepre a través de la Intranet o del acceso directo que se encuentra en su escritorio.

Para ingresar al aplicativo, es necesario ingresar el usuario y contraseña (asignado a su equipo).

1

•Formular planes por estrategia e indicadores por estrategia alineados con los objetivos institucionales (Plan de acción).

2

•El enlace de la dependencia realiza la creación de planes por estrategia en el aplicativo SIGEPRE y elabora las fichas de los indicadores por estrategia.

3

•El enlace de la dependencia realiza la solicitud de creación de los Planes por estrategia en el aplicativo SIGEPRE módulo de mejoras – solicitar – creación o modificación de planes

4•Los asesores de la Oficina de Planeación realizan la revisión al plan.

5•El Jefe de la Oficina de Planeación da el Visto Bueno.

6

•El Director de Gestión General aprueba el documento del Plan de Acción o lo devuelve para ajustes

7•El Jefe de la Oficina de Planeación coordina la publicación del plan en la página WEB de la Entidad

16


INSTITUCIONAL



Cuando entre al aplicativo Sigepre, ingrese al módulo de planes, Crear, como se muestra a continuación:

A continuación se describen los campos que se deben diligenciar en el configurador de los Planes en el aplicativo Sigepre para la creación o formulación de los Planes por estrategias. En el evento en que la estrategia existente tenga continuidad, sólo bastará agregar las actividades asociadas para la vigencia correspondiente. a. Crear plan de acción La primera etapa de formulación hace referencia al diligenciamiento de los campos para la creación del Plan de acción:

17


INSTITUCIONAL



Nombre: se registra la denominación del plan por estrategia. Es necesario que el nombre del plan conserve el formato: PA–2015-2018 Nombre dependencia - Estrategia N. Por ejemplo: PA-2015-2018 Oficina de Planeación - Estrategia 2

Descripción: se debe detallar de qué se trata la estrategia que se está formulando.

Presupuesto: se registra el valor total del presupuesto proyectado o asignado para la vigencia para lograr el cumplimiento de la estrategia. La fuente de recursos puede ser funcionamiento, inversión, si aplica. Si la dependencia tiene proyecto de Inversión a cargo, el valor de la estrategia debe corresponder al objetivo específico del proyecto de inversión de acuerdo con lo programado en la ficha EBI. Si la dependencia tiene presupuesto de funcionamiento (servicios personales indirectos) se debe tener como referente el cupo asignado en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia. Si no cuenta con presupuesto se deja vacío.

Fecha inicial: una vez se registren las actividades el sistema reflejará la fecha de inicio.

Fecha final: una vez se registren las actividades el sistema reflejará la fecha final.

Responsable: indicar el nombre del jefe de la dependencia, cuando se crea por primera vez es necesario indicar el nombre del responsable de cargar el plan y al final cambiar por el nombre del jefe de la dependencia.

Estrategias Transversales PND: seleccionar de la lista la estrategia transversal del Plan Nacional de Desarrollo del periodo del gobierno a la que apunta el plan.

Políticas de Gestión y Desempeño Institucional: identificar a cuál de las 16 políticas está alineada la estrategia y seleccionarla del listado.

Objetivo institucional: seleccione el objetivo institucional al cual al cual está alineada la estrategia.

Estrategia Priorizada: seleccione si la estrategia actual es priorizada o no.

Indicador Priorizado: si la estrategia es priorizada, registre el nombre del indicador priorizado. En este punto es importante tener en cuenta que los indicadores de Sinergia siempre deben estar priorizados. Los indicadores priorizados conformarán el plan estratégico de la entidad.

18


INSTITUCIONAL



Riesgo asociado: si el riesgo está documentado se debe agregar desde el sistema y si no está documentado se debe digitar el riesgo(s) asociado con la estrategia.

Responsable Línea base: nombre de la persona que está formulando el plan.

Proceso: se selecciona de la lista predeterminada en el aplicativo el proceso en el cual se desarrolla la estrategia de la dependencia.

Área organizativa: escoger en el aplicativo el nombre de la dependencia responsable del plan por estrategia.

Escala: seleccionar la opción “Escala para indicadores – flexible”

Crear iniciativa: si la estrategia es priorizada se debe seleccionar esta opción ya que esta estrategia hará parte del Plan Estratégico de la Entidad y por ende del BSC, al escoger esta opción automáticamente se creará una iniciativa en el módulo BSC.

Rechazo de tareas: se debe seleccionar la opción “flexible”

Modo de acceso: se debe seleccionar la opción “Colaborativo”

Superar presupuesto tarea: se debe seleccionar la opción “Si”

Plantilla de Notificación: escoger la que aparece en el aplicativo “Típica”

19


INSTITUCIONAL



20


INSTITUCIONAL



Una vez diligenciados los campos anteriores es necesario hacer clic en “Guardar”. El sistema muestra el mensaje Operación Exitosa.

Una vez creado es necesario darle seguridad al plan de acción a través de la opción “Compartir” b. Formular las Estrategias

Una vez creado el plan de acción, la siguiente etapa hace referencia a la formulación de estrategias (Categorías). Esta etapa se realiza por el Módulo Planes- consultar. Al identificar el plan creado se debe desplegar categorías y seleccionar la opción agregar.

21


INSTITUCIONAL



El aplicativo solicita información del nombre de la estrategia (Categoría) y el responsable de aprobación, es decir, el Jefe de Dependencia. A continuación pulse “Guardar”.

El sistema muestra el mensaje Operación Exitosa.

22


INSTITUCIONAL



En la formulación de la(s) estrategia(s) del plan de acción de la dependencia, se deben incluir las siguientes estrategias transversales bajo las orientaciones de la Oficina de Planeación:

El fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica. La optimización de la ejecución de los recursos financieros asignados. (Cuando aplique) El fortalecimiento del seguimiento a documentos Conpes. (Cuando aplique) El fortalecimiento de la evaluación del desempeño laboral de los servidores públicos del Dapre.

c. Formulación de las actividades:

Una vez creado el plan y formulada la estrategia en el Módulo Planes, es necesario crear las actividades (tareas). Para esto se debe buscar el plan creado y al explorar aparecerá la estrategia (categoría) creada, allí debe explorar categoría y en Tareas se deben agregar las necesarias, seleccionando la opción agregar, como se muestra:

A continuación se debe diligenciar la siguiente información:

23


INSTITUCIONAL



Nombre: registre el nombre de la actividad.

Descripción: detallar brevemente en qué consiste la actividad. Responsable: registre el nombre de la persona responsable de la dependencia para efecto de cargue de información. Puntos: de acuerdo con la cantidad de actividades de la estrategia se registra el peso de la actividad de acuerdo al nivel de importancia. Los puntos de la estrategia deben sumar 100. Presupuesto: corresponde a la estimación de recursos necesarios para lograr el cumplimiento de cada estrategia durante la vigencia. El seguimiento al presupuesto se realizará a través del Plan Anual de Adquisiciones. Fecha inicial planificada: se selecciona la fecha en la cual se da inicio a la actividad. Fecha final planificada: se selecciona la fecha en la cual se da por terminada la actividad. Recursos: aparece el nombre del enlace de la dependencia. Se recomienda agregar los nombres de las personas que van a registrar información de la actividad.

24


INSTITUCIONAL



Entregables: registre los productos esperados de la actividad. Para finalizar seleccione Guardar. El sistema muestra el mensaje Operación Exitosa.

Para el registro de los recursos, a través de la opción Agregar podrá adicionar el nombre de los funcionarios que registrarán información de avance de la actividad

25


INSTITUCIONAL



Es necesario diligenciar la información de “Entregables”. Éstos corresponden al producto o productos esperados de la actividad, lo que permitirá definir el alcance de la misma. Esta información es Obligatoria, dado que sistema validará que se haya registrado como prerrequisito para la aprobación.

Por último se da clic en la opción Guardar. d. Creación de indicadores

Para la creación de los indicadores y metas los responsables de las dependencias tendrán que formular en el formato F-DE-30 Caracterización de indicadores, de acuerdo con el documento G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del Sigepre, por cada estrategia de los planes. Cada estrategia deberá contar como mínimo con un indicador. El indicador podrá ser de eficiencia, eficacia y en los casos que sea posible de efectividad (impacto). e. Solicitud de aprobación del Plan de Acción

26


INSTITUCIONAL



Una vez el Plan de acción por estrategia ha sido creado en el sistema y las fichas de los indicadores Formatos F-DE-30 estén totalmente diligenciadas, se debe realizar la solicitud de aprobación, para lo cual deberá ingresar al módulo de Mejoras – solicitar se diligencian los campos como se demuestra a continuación. Solicitud de aprobación del plan de acción en el aplicativo Sigepre.

Una vez la solicitud ha sido generada el sistema crea un código de la mejora y solicita diligenciar el soporte a la modificación, se adjuntan las fichas diligenciadas de los indicadores formato F-DE-30 por cada una de las estrategias del plan (archivos adjuntos), el Formato F-DE-46 Plan de Acción y en la parte de conceptos asociados se adjunta el plan de acción previamente creado en el sistema.

27


INSTITUCIONAL



Cuando la solicitud ha sido documentada de forma adecuada y soportada con los adjuntos correspondientes (fichas de indicadores y formato del plan de acción), el flujo continúa para la aprobación del Jefe de la Dependencia el cual registra el comentario de aprobación y posteriormente da clic en el botón Continuar flujo.

28


INSTITUCIONAL



La solicitud pasa a un funcionario de la Oficina de Planeación quien realiza una revisión de la calidad de la información registrada en el plan y en las fichas de los indicadores, acorde con los lineamientos establecidos en el numeral 7.0, 7.1, 7.2 y 7.3 de esta guía.

Adicionalmente, el responsable debe revisar el plan en la Oficina de Planeación aspectos como:

- Cada estrategia debe contar con al menos un indicador. El indicador puede ser de eficacia, eficiencia o efectividad.

- Cada indicador debe tener su correspondiente ficha de caracterización de indicadores F-DE-30.

- Los indicadores formulados deben contribuir a medir el logro de las estrategias de la dependencia.

- Cuando la dependencia tenga proyectos de inversión, las estrategias e indicadores, deben corresponder a los objetivos e indicadores de los proyectos. Esto no excluye la definición de estrategias que no requieran recursos.

- El presupuesto asignado a cada dependencia debe ser un referente para la formulación de los

planes de acción.

29


INSTITUCIONAL



- Los indicadores registrados en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno – SINERGIA deben estar priorizados en las estrategias de los planes de acción.

Nota: Aprobación de los Planes de Acción, una vez revisada la información de los planes de acción (Planes por estrategia e indicadores por estrategia) se consolida el documento Plan de Acción y se publica en la página web de la Entidad, posteriormente se remite para la aprobación de la Dirección de Gestión General. Ver Numeral 10. Una vez la calidad de la información ha sido revisada, se remite al jefe de la Oficina de Planeación, quien valida la información acorde con la previa aprobación del documento Plan de Acción por parte de la Dirección de Gestión General y remite para creación o modificaciones de indicadores.

El funcionario de la Oficina de Planeación crea los indicadores nuevos y actualiza la información de los que tengan continuidad.

30


INSTITUCIONAL



9. MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS

Para realizar las modificaciones a los planes por estrategias se utiliza el mismo flujo de aprobación a través del aplicativo Sigepre, con las variaciones que se muestran a continuación.

Nota: 1. Si surge una modificación de plan de acción e indicadores de plan de acción o estratégico, se debe

realizar la solicitud por medio de una única mejora en el aplicativo SIGEPRE. La modificación debe

estar plenamente justificada, soportada y expresada en forma concreta; y debe solicitarse con

antelación a la fecha de finalización de las actividades para ser revisada por parte de la Oficina de

Planeación.

2. Si los proyectos de inversión son actualizados acorde con el Procedimiento de Gestión de Proyectos

de Inversión P-DE-07, y afectan estrategias, actividades, indicadores o presupuesto alineados al plan de acción, las dependencias deberán solicitar modificación a través del Módulo de Mejoras de aplicativo SIGEPRE.

3. Si los indicadores o metas de Sinergia se modifican, es necesario actualizarlos en el plan de acción de la dependencia responsable.

1•El enlace de la dependencia realiza la solicitud de modificación del Plan de Acción en el aplicativo Sigepre a través del módulo de mejoras-

Solictar -Creacion o modificación de planes.

2•El Jefe de la dependencia aprueba o devuelve para ajustes las modificaciones del plan en el aplicativo SIGEPRE.

3•El Funcionario de la Oficina de Planeación revisa las modificaciones presentadas por los responsables de los planes por estrategia

verificando la calidad de la información y la justificación.

4•El Jefe de la Oficina de Planeación revisa las modificaciones presentadas por los responsables de los planes por estrategia verificando la

viabilidad de la misma y aprueba la apertura de la línea base.

5•El Funcionario de la Oficina de Planeación realiza la apertura de la línea base habilitando el plan por estrategia para que se realicen las

modificaciones solicitadas.

6•El Funcionario de la dependencia ingresa al aplicativo Sigepre - Módulo de planes y registra las modificaciones solicitadas al plan por

estrategia.

7

•El funcionario de la Oficina de Planeación realiza el cierre y genera la auditoría al sistema que evidencia que las modificaciones realizadas corresponden a lo solicitado. En los casos en que la solicitud contemple modificar indicadores el funcionario de la Oficina de Planeación realiza los respectivos ajustes o crea los nuevos indicadores.

31


INSTITUCIONAL



10. CREACIÓN O MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL O SECTORIAL

11. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

Los funcionarios responsables de actividades e indicadores y los definidos como recurso deberán registrar los avances parciales y totales, y dado el caso con sus respectivas evidencias en el aplicativo Sigepre. Para los planes de acción, los funcionarios designados en cada dependencia registran la información dentro de los tiempos de ejecución programados para las actividades, Módulo – Planes - Mis responsabilidades, donde se encuentran las actividades del plan de su dependencia dando clic en explorar tarea. Posteriormente, en el pantallazo siguiente es necesario buscar ACCIONES y allí hacer “clic” en Agregar y diligenciar los datos requeridos, así:

Una vez explore la estrategia correspondiente, se desplegará la información y el usuario deberá agregar la información del período a reportar utilizando la opción “Agregar”.

1

• El Responsable de la Oficina de Planeación realiza la solicitud de creación o modificación del documento Plan Estratégico Institucional o Sectorial o Plan Acción en el aplicativo SIGEPRE (adjuntando el documento y los respectivos soportes) a través del módulo de mejoras-Solicitar -Creación o modificación de planes. Se agregan como conceptos asociados, las solicitudes de creación o modificación de los planes, generadas por las dependencias.

2• El Jefe de la dependencia aprueba o devuelve para ajustes la modificación del documento en el aplicativo SIGEPRE.

3• El Responsable de la Oficina de Planeación solicita la publicación del documento en la página web para participar a la ciudadanía. Si hay observaciones se

devuelve para revisión, si no se envía para Aprobación documentos Plan Estratégico Institucional o Sectorial o Plan de acción a la Dirección de Gestión General.

4• El Director(a) de Gestión General revisa y aprueba la creación o modificación del documento.

32


INSTITUCIONAL



A continuación se despliega una ventana que permite registrar la información de avance. Es necesario registrar los soportes que den cuenta del avance así como los entregables de la actividad.

33


INSTITUCIONAL



Fecha inicial real: en este campo se selecciona la fecha en la cual el responsable inició la acción o actividad.

Fecha final real: en este campo se selecciona la fecha en la cual termina la acción o la actividad.

Tiempo tarea: este campo lo calcula el sistema a partir de la fecha inicial real y la ficha final real.

Tarea para aprobar: cuando ya se registra la última acción se marca este punto y automáticamente pasa al jefe de la dependencia para aprobar la actividad.

Titulo Acción: se registra el nombre de la acción realizada.

Acción: se describe en forma concreta la gestión realizada durante el período de duración.

Archivos adjuntos: a través de este link se pueden adjuntar los archivos que soportan las acciones y el cumplimiento de la actividad, dando clic en examinar se busca el archivo, una vez seleccionado, dar agregar a la lista y guardar.

Conceptos asociados: permite agregar registros de Sigepre asociados a la actividad, como por ejemplo: riesgos, mejoras, planes, documentos, entre otros.

34


INSTITUCIONAL



Entregables: se deben adjuntar los productos o resultados esperados de la actividad realizada por la dependencia, tales como reportes, informes, documentos, etc. Los entregables se constituyen en las evidencias de la actividad y prerrequisito para la aprobación de la tarea.

Los Jefes de las Dependencias aprueban o desaprueban el reporte de las actividades en el aplicativo Módulo – Planes – Mis responsabilidades- Tareas por aprobar.

Pasos para el registro de información de los indicadores

Opción 1. Para el caso de los indicadores, la información se registra ingresando al módulo de Indicadores, mis responsabilidades –digita el nombre de la variable a reportar - enter - selecciona el periodo y se reportan los datos de las variables definidas de acuerdo con la periodicidad del indicador – enter.

1• Punto de partida: Plan de Acción aprobado

2

• El Enlace de la dependencia reporta avances de actividades e incluye el entregable definido para la misma y envía para aprobación.

3• El Jefe de Dependencia aprueba o rechaza las tareas

4• La Oficina de Planeación revisa y retroalimenta la calidad de la

información registrada.

5• La Oficina de Planeación genera reportes para presentación en el

Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

35


INSTITUCIONAL



Posteriormente se habilita la opción comentar de la siguiente manera:

Sobre comentar – dar clic y registra el análisis de datos, adjuntando los documentos adjuntos respectivos o agregando desde conceptos asociados información desde el aplicativo SIGEPRE. Por último guarda o modifica el registro. Se recomienda utilizar esta opción ya que se efectúa el cálculo de forma automática.

Opción 2. Para el caso de los indicadores, la información se registra ingresando al módulo de Indicadores, por la ruta Árboles de entrada manual – Ingresar valores–Buscar- mis variables y se reportan los datos de las variables definidas de acuerdo con la periodicidad del indicador; posteriormente se realiza el análisis de los datos registrados así:

36


INSTITUCIONAL



A continuación seleccione la opción Ingresar valores:

Al dar clic en Mis Variables, se desplegarán las variables del indicador que están bajo la responsabilidad del usuario y deberá seleccionar la(s) variable(s) a la(s) que se ingresará el dato(s) correspondiente al período que va a reportar:

37


INSTITUCIONAL



Una vez seleccionada, ingresa el dato y guarda:

Los Responsables de los indicadores, podrán realizar el análisis cualitativo ingresando a la presentación del Seguimiento a la Planeación / Plan de Acción / Resultado de Indicadores Planes de Acción / Dependencia / Indicador: Título: Registre el nombre del comentario general. Ejemplo: Análisis primer trimestre Comentario: Registre la información cualitativa del indicador (Análisis de datos). En el evento en que el indicador no alcance la meta para el período, debe sustentar las causas y de ser necesario, formular plan de mejoramiento. Ver Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y G-EM-01 Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. Los usuarios deben registrar la información de avance durante el tiempo de ejecución programado sin esperar al vencimiento de la actividad. A partir de la información registrada, la Oficina de Planeación realiza seguimiento trimestral a la oportunidad, calidad y resultado de los planes de acción (estrategias e indicadores).

Para la aplicación del criterio de oportunidad, el avance de las actividades debe contar con registro de información reportada dentro de los 10 días calendario siguiente a la fecha de corte de

38


INSTITUCIONAL



seguimiento (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre), y aplica para los indicadores según su periodicidad.

El criterio de oportunidad para actividades e indicadores con fecha de reporte diferente a las del corte de seguimiento se aplicará a partir de la fecha de finalización, es decir, dentro de los siguientes 10 días calendario.

Para los indicadores que por sus características cuenten con tiempo de espera para el reporte, el criterio de oportunidad se aplicará a partir de la fecha programada para el reporte.

Finalmente, la Oficina de Planeación presenta en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el avance trimestral en el plan estratégico y planes de acción como resultado de la información registrada por las dependencias en SIGEPRE. El BSC de la Presidencia presenta el despliegue de indicadores asociados a las estrategias transversales del Plan Nacional de Desarrollo, a los objetivos estratégicos y a las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional con sus resultados a una fecha de corte, así:

Mapa Estratégico

39


INSTITUCIONAL



Con respecto a los planes de acción, el sistema mostrará el avance a nivel de dependencias así:

40


INSTITUCIONAL



El sistema muestra los avances a nivel de dependencias a partir de la información registrada, por esta razón es muy importante diligenciar la información de seguimiento en forma oportuna dentro de los tiempos de ejecución programados, sin esperar a las fechas de finalización de las actividades.

41


INSTITUCIONAL



42


INSTITUCIONAL



1. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Direccionamiento Estratégico –Normograma.

2. REQUISITOS TÉCNICOS.

Norma Internacional ISO 9001: 2015 numeral 5.2 Política y 6 Planificación

3. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento a la Planeación Institucional Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Formato F-DE-30 Caracterización de indicadores. F-DE-46 Plan de Acción Guía G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del SIGEPRE. Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. L-DE-03 Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas P-DE-07 Gestión de proyectos de inversión Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

4. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Oficina de Planeación