1. GUIA TCNICA SECTORIALGTS OSHAS 18002Sistema deGestin enSeguridad ySaludOcupacionalDocumento en Estudio Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A

2. GUIA TECNICA SECTORIAL GTS OHSAS 18002DOCUMENTO EN ESTUDIOSISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONALGUIA PARA LA IMPLEMENTACION DE NTC OHSAS 18001 BOGOT A, D.C. ABRIL DEL 2001Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 3. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOSISTEMA DE GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL:GUIA PARA LA IMPLEMENTACIN DE NTC OHSAS 18001.CONTENIDO1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACION 72 REFERENCIAS NORMAT IVAS83 DEFINICIONES 84. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN S & SO 104.1 REQUISITOS GENERALES11A) REQUISITO NTC OHSAS 1800111B) PROPSITO11C) ENTRADA TPICA 11D) SALIDA TPICA114.2 POLTICA DE S & SO12A) REQUISITO NTC OHSAS 1800112B) PROPSITO12C) ENTRADAS TPICAS 13D) PROCESO13E) SALIDAS TPICAS154.3 PLANIFICACIN154.3.1 PLANIFICACIN PARA LA IDENTIFICACIN DE PELIGROS, EVALUACIN Y CONTROL DERIESGOS16A) REQUISITO NTC OHSAS 1800116B) PROPSITO16C) ENTRADAS TPICAS 18D) PROCESO18 UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 2Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 4. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOE) SALIDAS TPICAS214.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS22A) REQUISITO NTC OHSAS 1800122B) PROPSITO22C) ENTRADAS TPICAS 22D) PROCESO23E) SALIDAS TPICAS234.3.3 OBJETIVOS 23A) REQUISITO NTC OHSAS 1800123B) PROPSITO23C) ENTRADAS TPICAS 23D) PROCESO24E) SALIDAS TPICAS254.3.4 PROGRAMA(S) DE GESTIN DE S & SO25A) REQUISITO NTC OHSAS 1800125B) PROPSITO25C) ENTRADAS TPICAS 26D) PROCESO26E) SALIDAS TPICAS264.4 IMPLEMENTACIN Y OPERACIN264.4.1 ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES27A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 27B) PROPSITO28C) ENTRADAS TPICAS 28D) PROCESO28E) SALIDAS TPICAS30 UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 3Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 5. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO4.4.2 ENTRENAMIENTO, CONCIENTIZACIN Y COMPETENCIA30A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 30B) PROPSITO31C) ENTRADAS TPICAS 31D) PROCESO31E) SALIDAS TPICAS334.4.3 CONSULTA Y COMUNICACIN 33A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 33B) PROPSITO33C) ENTRADAS TPICAS 33D) PROCESO34E) SALIDAS TPICAS344.4.4 DOCUMENTACIN 35A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 35B) PROPSITO35C) ENTRADAS TPICAS 35D) PROCESO35E) SALIDAS TPICAS364.4.5 CONTROL DE DATOS Y DOCUMENTOS 36A) REQUISITO DE NCT 18001 36B) PROPSITO37C) ENTRADAS TPICAS 37D) PROCESO37E) SALIDAS TPICAS374.4.6 CONTROL OPERATIVO 37A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 38 UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 4Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 6. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOB) PROPSITO38C) ENTRADAS TPICAS 38D) PROCESO38E) SALIDAS TPICAS404.4.7 PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS40A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 40B) PROPSITO40D) PROCESO41E) SALIDAS TPICAS424.5 VERIFICACIN Y ACCIN CORRECTIVA434.5.1 M EDICIN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO 43A) REQUISITO NTC OHSAS 1800143B) PROPSITO44C) ENTRADAS TPICAS 44D) PROCESO44E) SALIDAS TPICAS474.5.2 ACCIDENTES, INCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 48A) REQUISITO NTC OHSAS 1800148B) PROPSITO48C) ENTRADAS TPICAS 48D) PROCESO49E) SALIDAS TPICAS534.5.3 REGISTROS Y ADMINISTRACIN DE REGISTROS 53A) REQUISITO NTC OHSAS 1800153B) PROPSITO53C) ENTRADAS TPICAS 53 UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 5Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 7. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOD) PROCESO54E) SALIDAS TPICAS544.5.4 AUDITORA 55A) REQUISITO NTC OHSAS 1800155B) PROPSITO55C) ENTRADAS TPICAS 56D) PROCESO56E) SALIDAS TPICAS594.6 REVISIN POR LA GERENCIA59A) REQUISITO NTC OHSAS 1800159B) PROPSITO60C) ENTRADAS TPICAS 60D) PROCESO60E) SALIDAS TPICAS61 UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 6Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 8. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIOANT ECEDENT E BSI OHSAS 18002/20001.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIONEsta gua de la serie Seguridad y Salud Ocupacional, S & SO suministra informacin generalsobre la aplicacin de la norma NTC OHSAS 18001.Con ella se busca explicar los principios fundamentales de la NTC OHSAS 18001 y describeel propsito, entradas tpicas, procesos y salidas tpicas contra cada requisito de la NTCOHSAS 18001. Esto con el fin de ayudar a entender e implementar la NTC OHSAS 18001.La norma GTS 18002 no crea requisitos adicionales a los especificados en la NTC OHSAS18001, ni prescribe enfoques obligatorios para su implementacin.Esta gua es aplicable a Seguridad y Salud Ocupacional (S & SO) ms que a la seguridad delos productos y servicios.NTC OHSAS 180011 OBJETO Y CAMPO DE APLICACINEsta norma de la serie Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional (SG S &SO) indica los requisitos para un sistema de administracin de seguridad y saludocupacional (S & SO), que permiten a una organizacin controlar sus riesgos de S & SO ymejorar su desempeo. No establece criterios determinados de desempeo en S & SO niprecisa condiciones detalladas para el diseo de un sistema de administracin.Esta norma SG S & SO es aplicable a cualquier organizacin que desee: a) establecer un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional (SG S& SO) con objeto de eliminar o minimizar los riesgos para los empleados yotras partes interesadas; b) implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema degestin en S & SO; c) asegurar por s misma su conformidad con la poltica establecida en S &SO; d) demostrar tal conformidad a otros; e) buscar certificacin/registro de su SG S & SO por parte de unaorganizacin externa; o f) hacer una autodeterminacin y declaracin de conformidad con estanorma.Todos los requisitos de esta norma estn diseados para ser incorporados a cualquiersistema de gestin en S & SO. El alcance de la aplicacin depender de factores talescomo la poltica de S & SO de la organizacin, la naturaleza de sus actividades, losriesgos y la complejidad de sus operaciones. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 7 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 9. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOEsta norma est dirigida a la seguridad y la salud ocupacional y no a la seguridad de losproductos y servicios.2.- REFERENCIAS NORMATIVASEn la bibliografa se indican otras publicaciones que dan informacin o gua. Es aconsejableconsultar las ediciones ms recientes de tales publicaciones. Especficamente, se deberaconsultar- NTC OHSAS 18001:2000, Sistema de gestin en seguridad y salud ocupacional.- BS 8800:1996, Guide to occupational health and safety management systems.- NTC - ISO 10011-1:1997, Directrices para la auditora de sistemas de calidad. Parte 1.Auditora.- NTC - ISO 10011-2:1997, Directrices para la auditora de sistemas de calidad. Parte 2.Criterios para la calificacin de auditores.- NTC - ISO 10011-3:1997, Directrices para la auditora de sistemas de calidad. Parte 3.Administracin de programas de auditora.- NTC - ISO 14010:1997, Directrices para la auditora ambiental. Principios generales deauditora ambiental.- NTC - ISO 14011:1997, Directrices para la auditora ambiental. Procedimiento de auditora.Auditorias de sistemas de administracin ambiental.- NTC - ISO 14012:1997, Directrices para la auditora ambiental. Criterios de calificacinpara auditores ambientales.3.- DEFINICIONESPara los propsitos de esta gua se aplican los siguientes trminos y definiciones que seencuentran en NTC OHSAS 18001.NTC OHSAS 18001 DEFINICIONES3.1.- Accidente: evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesin, dao u otra prdida.3.2.- Auditora: examen sistemtico, para determinar si las actividades y los resultadosrelacionados con ellas, son conformes con las disposiciones planificadas y si stasse implementan efectivamente y son aptas para cumplir la poltica y objetivos(Vase el numeral 3.9) de la organizacin.3.3.- Mejoramiento continuo: proceso para fortalecer al sistema de gestin en seguridady salud ocupacional, con el propsito de lograr un mejoramiento en el desempeode S & SO en concordancia con la poltica S & SO de la organizacin.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 8Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 10. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIONota. El proceso no necesariamente tiene lugar en todas las reas de la actividad simultneamente.3.4 Peligro: es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin oenfermedad, dao a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinacin destos.3.5 Identificacin del peligro: proceso para reconocer si existe un peligro (vase elnumeral 3.4) y definir sus caractersticas3.6 Incidente: evento que gener un accidente o que tuvo el potencial para llegar a serun accidente.Nota. Un incidente en el que no ocurre enfermedad, lesin, dao u otra prdida, tambin se conoce como"casi-accidente" (near-miss). El trmino incidente incluye los casi-accidentes.3.7 Partes interesadas: individuos o grupos interesados en o afectados por eldesempeo en Seguridad y Salud Ocupacional de una organizacin.3.8 No conformidad: cualquier desviacin respecto a las normas, prcticas,procedimientos, reglamentos, desempeo del sistema de gestin, entre otros, quepuedan ser causa directa o indirecta de enfermedad, lesin, dao a la propiedad, alambiente de trabajo o una combinacin de estos.3.9 Objetivos: propsitos que una organizacin fija para cumplir en trminos dedesempeo en S & SO.Nota: Los objetivos deberan ser cuantificables cada vez que sea p osible3.10Seguridad y salud ocupacional: condiciones y factores que inciden en el bienestarde los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes ycualquier otra persona en el sitio de trabajo.3.11Sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional: parte del sistema de gestintotal, que facilita la administracin de los riesgos de S & SO asociados con elnegocio de la organizacin. Incluye la estructura organizacional, actividades deplanificacin, responsabilidades, prcticas, procedimientos, procesos y recursos,para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la poltica y objetivos deS & SO.3.12Organizacin: compaa, operacin, firma, empresa, institucin o asociacin, oparte o combinacin de ellas, ya sea corporada o no, pblica o privada, que tienesus propias funciones y administracinNota. Para organizaciones que cuenten con ms de una unidad operativa, una sola unidad operativa sepuede definir como una organizacin.3.13Desempeo: resultados medibles del sistema de gestin en seguridad y saludocupacional relativos al control de los riesgos de seguridad y salud ocupacional dela organizacin, basados en la poltica y los objetivos del sistema de gestin enseguridad y salud ocupacional.Nota. La medicin del desempeo incluye la medicin de las actividades de gestin en S & SO y losresultados.3.14Riesgo: combinacin de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra unevento peligroso especificado. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 9Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 11. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIO3.15Evaluacin de riesgos: proceso general de estimar la magnitud de un riesgo ydecidir si ste es tolerable o no.3.16Seguridad: condicin de estar libre de un riesgo de dao inaceptable [ISO/IECGuide 2].3.17Riesgo tolerable: riesgo que se ha reducido a un nivel que la organizacin puedesoportar respecto a sus obligaciones legales y su propia poltica de S & SO.NOTA 1- Algunos documentos de referencia, incluso la norma BS 8800, emplean el trmino evaluacin deriesgo para incluir todo el proceso de identificacin del peligro, determinacin del riesgo y seleccin demedidas apropiadas para reducir o controlar los riesgos. Las normas NTC OHSAS 18001 y NTC 18002 hacenreferencia a los elementos individuales de este proceso por separado y utilizan el trmino evaluacin deriesgo para referirse al segundo de sus pasos, es decir, la determinacin del riesgo.NOTA 2 Establecer implica un nivel de permanencia y no se debera considerar establecido el sistemahasta que se demuestre que todos sus elementos se han implementado. Mantener implica que, una vezestablecido, el sistema continua operando. Esto requiere un esfuerzo activo de parte de la organizacin.Muchos sistemas empiezan bien pero se deterioran debido a la falta de mantenimiento. Muchos de loselementos de NTC OHSAS 18001 (tales como verificacin, accin correctiva y revisin por la gerencia) estndiseados para asegurar el mantenimiento activo del sistema.4.ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN S & SO Mejoramiento continuoPoltica deRevisin por parte S & SO de la gerencia PlanificacinImplementacinVerificaciny Operacin y accin correctivaFigura 1 - Elementos de una gestin exitosa de S & SO UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 10Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 12. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIO4.1Requisitos generalesa) Requisito NTC OHSAS 18001La organizacin debe establecer y mantener un sistema de gestin de S & SO, cuyosrequisitos se especifican en el numeral 4.b) PropsitoLa organizacin debera establecer y mantener un sistema de gestin conforme con todos losrequisitos especificados en la norma NTC OHSAS 18001. Este debera apoyar a laorganizacin en conocer la legislacin u otras regulaciones en S & SO aplicables.El nivel de detalle y complejidad del sistema de gestin en S & SO, el alcance de ladocumentacin y los recursos dedicados a ella dependen del tamao de la organizacin y dela naturaleza de sus actividades.Una organizacin tiene libertad y flexibilidad para definir sus lmites y puede elegir siimplementa la norma NTC OHSAS 18001 con respecto a la totalidad de la organizacin, o aunidades operativas o actividades especficas de ella.Se debera tener cuidado en la definicin de los lmites y objeto del sistema de gestin. Lasorganizaciones no deberan, limitar su alcance de manera que se excluya de la evaluacinuna operacin o actividad necesaria para la operacin general de la organizacin, o que tengaimpacto sobre la S & SO de sus empleados y de otras partes interesadas.Si se implementa la NTC OHSAS 18001 para una unidad operativa o actividad especfica, laspolticas y procedimientos desarrollados por otras partes de la organizacin pueden serutilizados para cumplir los requisitos de la norma NTC OHSAS 18001 y la conformidadreglamentaria. Esto puede requerir que estas polticas o procedimientos de S & SO estnsujetos a revisiones y correcciones menores para asegurar que son aplicables a unidades oactividades de operaciones especficasc) Entrada tpicaTodos los requisitos de entrada para implementar la norma NTC OHSAS 18001 se describenen dicho documento.d) Salida tpicaUn sistema de gestin en S & SO efectivamente implementado y mantenido, que ayuda a laorganizacin en la bsqueda continua del mejoramiento en su desempeo en S & SO.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 11 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 13. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO4.2Poltica de S & SORevisin por laGerencia RetroalimentacinAuditoriaPOLITICA de la medicindel desempeoPlanificacinFigura 2 - Poltica de S & SOa) Requisito NTC OHSAS 18001La alta gerencia debe definir la poltica de S & SO de la organizacin, que especifiqueclaramente los objetivos generales de S & SO y un compromiso para el mejoramientocontinuo del desempeo en S & SO.La poltica debe: a)ser apropiada para la naturaleza y la escala de los riesgos en S & SO de la organizacin; b)incluir un compromiso de mejoramiento continuo; c)incluir un compromiso para cumplir con la legislacin vigente aplicable de S & SO y con otros requisitos que haya suscrito la organizacin; d)estar documentada e implementada y ser mantenida; e)ser comunicada a todos los empleados con la intencin de que stos sean conscientes de sus obligaciones individuales en S & SO; f)estar disponible a las partes interesadas; y g)ser revisada peridicamente para asegurar que siga siendo pertinente y apropiada para la organizacin.b) PropsitoUna poltica de S & SO establece un sentido general de direccin y fija los principios de accinpara una organizacin. Determina los objetivos respecto a la responsabilidad y desempeo deS & SO requeridos en toda la organizacin. Demuestra el compromiso formal de unaorganizacin, particularmente el de su alta gerencia con la buena gestin en S & SO.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 12 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 14. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIOLa alta gerencia de la organizacin debera generar y autorizar una declaracin documentadade la poltica de S & SO.NOTA - La poltica de S & SO debera ser consistente con las polticas generales del negocio de la organizaciny con otras polticas para otras disciplinas administrativas, por ejemplo, la gestin en calidad o gestinambiental.c) Entradas tpicasAl establecer la poltica de S & SO la gerencia debera considerar los siguientes elementos: - poltica y objetivos pertinentes a todos los negocios de la organizacin;- los peligros de S & SO de la organizacin;- requisitos legales y de otra ndole;- desempeo histrico y actual de S & SO;- necesidades de otras partes interesadas;- oportunidades y necesidades para mejoramiento continuo;- recursos necesarios;- contribuciones de los empleados;- contribuciones de contratistas y otro personal externo.d) ProcesoLa alta gerencia de la organizacin debera trazar y autorizar una poltica de S & SO tomandoen cuenta los puntos que se indican a continuacin. Es esencial que la poltica de S & SO seacomunicada y promovida por la alta gerencia en la organizacin.Una poltica de S & SO formulada y comunicada efectivamente debera:1) Ser apropiada para la naturaleza y la prioridad de los riesgos en S & SO de laorganizacin;La identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos y el control de riesgos de S & SOson clave en el sistema de gestin en S & SO y deberan reflejarse en la poltica de S &SO de la organizacin.La poltica debera ser consistente con una visin del futuro de la organizacin. Que searealista y no exagere, ni menosprecie o trivialice la naturaleza de los riesgos queenfrenta la organizacin.2) Incluir un compromiso para el mejoramiento continuo;Las expectativas de la sociedad incrementan la presin sobre las organizaciones paraque reduzcan el riesgo de enfermedades, accidentes e incidentes en el sitio de trabajo.Adems de cumplir con responsabilidades legales, las organizaciones deberan ponersecomo meta el mejoramiento de su desempeo en S & SO, incluido el sistema degestin en S & SO de manera eficiente y efectiva, para satisfacer las cambiantesnecesidades empresariales y reglamentarias. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 13Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 15. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOEl mejoramiento del desempeo planeado debera estar explcito en los objetivos de S &SO (ver 4.3.3) y administrado a travs del programa de gestin en S & SO (ver 4.3.4)aunque la poltica establecida de S & SO puede incluir amplias reas de accin.3) Incluir un compromiso para cumplir al menos la legislacin vigente aplicable de S &SO y otros requisitos suscritos por la organizacin;Se requiere que las organizaciones cumplan los requisitos reglamentarios aplicables dela legislacin y otros requisitos en S & SO. El compromiso que se hace en la poltica deS & SO es el reconocimiento pblico de la organizacin de que tiene el deber decumplir, si no superar, tales requisitos de la legislacin u otros y que tiene el propsitode hacerlo.NOTA - La expresin otros requisitos puede significar, por ejemplo, polticas corporativas o de grupo,las normas o especificaciones internas de la propia organizacin o cdigos de prctica suscritos porella.4) Estar documentada, implementada y mantenida;La planificacin y preparacin son la clave para una implementacin exitosa. Confrecuencia, la declaracin de la poltica de S & SO y los objetivos de S & SO no sonrealistas porque los recursos disponibles para ellos son inadecuados o inapropiados.Antes de hacer declaraciones pblicas la organizacin debera asegurarse que disponedel financiamiento, las habilidades y los recursos necesarios, y que todos los objetivosde S & SO son realmente alcanzables dentro de este marco.Para que la poltica de S & SO sea efectiva, debera estar documentada, yperidicamente revisada para verificar su adecuacin continua y ser corregida oactualizada cuando sea necesario.5) Comunicarse a todos los empleados con el propsito de que stos tomen concienciade sus obligaciones individuales en materia de S & SO;La participacin y compromiso de los empleados es vital para el xito de la S & SO.Es necesario que los empleados sean conscientes de los efectos de la gestin en S &SO sobre la calidad de su propio ambiente de trabajo y se les debera estimular paraque contribuyan activamente a dicha gestin.Es improbable que los empleados (a todos los niveles, incluso gerenciales) hagan unacontribucin efectiva a la gestin en S & SO a menos que entiendan susresponsabilidades y sean competentes para desempear las tareas que se requieran deellos.Esto exige que la organizacin comunique claramente sus polticas y objetivos de S &SO a sus empleados para permitirles tener un marco frente al cual puedan medir supropio desempeo individual en S & SO.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 14Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 16. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIONOTA - Muchos pases tienen una legislacin o reglamentos de S & SO que demandan la consulta yparticipacin de los empleados en los sistemas de gestin en S & SO de sus organizaciones.6) Estar disponible para las partes interesadas;Cualquier individuo o grupo (sea interno o externo) interesado o afectado por eldesempeo en S & SO de la organizacin podra estar particularmente interesado en ladeclaracin de la poltica de S & SO. Por lo tanto, debera existir un proceso paracomunicarla. El proceso debera asegurar que cuando lo soliciten, las partesinteresadas reciban la poltica de S &SO, pero no precisa necesariamente suministrarcopias no solicitadas.7) Ser revisada peridicamente para asegurar que siga siendo pertinente y apropiadapara la organizacin;El cambio es inevitable, la legislacin cambia y las expectativas sociales aumentan. Enconsecuencia, es necesario revisar regularmente la poltica y el sistema de gestin en S& SO de la organizacin para asegurar su continua adaptacin y efectividad.Si se introducen cambios, stos se deberan comunicar tan pronto sea posible.e) Salidas tpicasUna salida tpica es una poltica de S & SO amplia, comprensible, que es comunicada a lolargo de la organizacin.4.3Planificacin Poltica Retroalimentacin AuditoriaPLANIFICACION de la medicindel desempeoImplementacin y Operacin Figura 3 - Planificacin UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 15Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 17. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO4.3.1 Planificacin para la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y controlde riesgosa) Requisito NTC OHSAS 18001La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la continua identificacinde peligros, la evaluacin de riesgos y la implementacin de las medidas de controlnecesarias. Estos procedimientos deben incluir:- actividades rutinarias y no rutinarias;- actividades de todo el personal que tenga acceso al sitio de trabajo (inclusosubcontratistas y visitantes);- las instalaciones en el sitio de trabajo, provistas por la organizacin o porterceros.La organizacin debe asegurar que los resultados de estas evaluaciones y los efectos deestos controles sean tomados en cuenta cuando se fijen los objetivos de S & SO. Laorganizacin debe documentar y mantener esta informacin actualizada.La metodologa de la organizacin para la identificacin de peligros y evaluacin de riesgosdebe:-definirse con respecto a su alcance, naturaleza y planificacin del tiempo para asegurar que sea proactiva ms que reactiva;- proveer los medios para la clasificacin de riesgos y la identificacin de losque se deban eliminar o controlar como se define en los numerales 4.3.3 y4.3.4;- ser consistente con la experiencia operativa y las capacidades de lasmedidas de control de riesgos empleadas;- proporcionar un soporte para la determinacin de los requisitos dehabilidades, la identificacin de necesidades de entrenamiento y/o eldesarrollo de controles operativos;- proveer los medios para el seguimiento a las acciones requeridas con el finde asegurar tanto la efectividad como la oportunidad de su implementacin.b) PropsitoLa organizacin debera disponer de una valoracin completa de todos los peligrossignificativos de S & SO en sus dominios despus de emplear el proceso de identificacin depeligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos.NOTA: Algunos documentos de referencia, incluso la norma BS 8800, emplean el trmino evaluacin deriesgo para incluir todo el proceso de identificacin del peligro, determinacin del riesgo y seleccin demedidas apropiadas para reducir o controlar los riesgos. Las normas NTC OHSAS 18001 y NTC 18002 hacenreferencia a los elementos individuales de este proceso por separado y utilizan el trmino evaluacin deriesgo para referirse al segundo de sus pasos, es decir, la determinacin del riesgo.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 16Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 18. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIO.Los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos ascomo sus salidas deberan ser la base de todo el sistema de S & SO. Es importanteestablecer claramente y hacer evidentes los lazos entre la identificacin de peligros, laevaluacin y el control de riesgos y los otros elementos del sistema de gestin en S & SO. Enlos numerales 4.3.1c y 4.3.1e se da una gua sobre los nexos entre los requisitosespecificados en la norma NTC OHSAS 18001, el numeral 4.3.1 y los otros requisitos de esanorma.El propsito de esta gua en S & SO es establecer principios mediante los cuales laorganizacin pueda determinar si un proceso dado de identificacin de peligros, evaluacin deriesgos y control de riesgos es adecuado y suficiente. No es el propsito hacerrecomendaciones sobre cmo se deberan conducir estas actividades.NOTA - Para ms orientacin sobre procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control deriesgos, vase norma BS 8800.Los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgosdeberan permitir a la organizacin identificar, evaluar y controlar sus riesgos de S & SOpermanentemente.En todos los casos se debera tomar en consideracin las operaciones normales y anormalesdentro de la organizacin, y las potenciales condiciones de emergencia.La complejidad de los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y controlde riesgos depende en gran parte de factores tales como el tamao de la organizacin, lassituaciones relacionadas con el sitio de trabajo dentro de la organizacin y la naturaleza,complejidad e importancia de los peligros. No es el propsito de la norma NTC OHSAS 18001,numeral 4.3.1, forzar a las pequeas organizaciones con muy pocos peligros a emprenderejercicios complejos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos.En los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos sedebera tomar en cuenta el costo y el tiempo que implica llevarlos a cabo, as como ladisponibilidad de datos confiables. En estos procesos se puede utilizar informacin yadesarrollada para propsitos reglamentarios o de otro tipo. La organizacin tambin puedetomar en cuenta el grado de control prctico que puede tener sobre los riesgos de S & SOque se estn considerando. La organizacin debera determinar cules son sus riesgos de S& SO, tomando en cuenta las entradas y salidas asociadas con sus actividades, procesos,productos y servicios actuales y pasados pertinentes.Una organizacin que no cuente con un sistema de gestin en S & SO puede establecer suposicin actual con respecto a los riesgos de S & SO por medio de una revisin inicial. Elpropsito debera ser considerar todos los riesgos de S & SO que enfrenta la organizacin,como base para establecer el sistema de gestin en S & SO. Una organizacin puede desearconsiderar incluidos (pero no limitarse a) los siguientes elementos dentro de su revisin inicial:- requisitos legislativos y regulatorios;- identificacin de los riesgos en S & SO que enfrenta la organizacin; UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 17 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 19. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO - un examen de todas las prcticas, procesos y procedimientos existentes de gestin en S & SO; - una evaluacin de la retroalimentacin de la investigacin de incidentes, accidentes y emergencias previas.Un enfoque adecuado para la revisin puede incluir listas de verificacin, entrevistas,inspeccin y medicin directas, resultados de auditorias previas al sistema de gestin u otrasrevisiones dependiendo de la naturaleza de las actividades.Se enfatiza que una revisin inicial no substituye el enfoque sistemtico estructurado para laimplementacin dado en el resto del numeral 4.3.1.c) Entradas tpicasLas entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - requisitos de S & SO legales y de otra ndole (vase numeral 4.3.2); - poltica de S & SO (vase numeral 4.2); - registros de incidentes y accidentes; - no conformidades (vase numeral 4.5.2); - resultados de auditorias al sistema de gestin en S & SO(vese 4.5.4); - comunicaciones de los empleados y otras partes interesadas (vase numeral 4.4.3); - informacin de las consultas en S & SO a los empleados, revisiones y actividades de mejoramiento en el sitio de trabajo (estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva o proactiva); - informacin sobre la mejor prctica, peligros tpicos relacionados con la organizacin, incidentes y accidentes que hayan ocurrido en organizaciones similares; - informacin sobre las instalaciones, procesos y actividades de la organizacin, incluyendo los siguientes: o detalles de procedimientos de control de cambios o plano(s) del sitio o flujogramas de los procesos; o inventario de materiales peligrosos (materias primas, productos qumicos, desechos, productos, subproductos); o informacin toxicolgica y otros datos de S & SO; o datos del monitoreo (vase numeral 4.5.1); o datos ambientales del lugar de trabajo.d) ProcesoUNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 18Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 20. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIO1) Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgosi)GeneralidadesLas medidas para la gestin en riesgos deberan reflejar el principio de la eliminacin delpeligro cuando sea posible, seguido por la reduccin de riesgos ya sea disminuyendo laprobabilidad de ocurrencia o la severidad potencial de lesiones o daos, o la adopcin deelementos de proteccin personal (EPP) como ltimo recurso. La identificacin de peligros,evaluacin de riesgos y control de riesgos son la herramienta clave en la administracin delriesgo.Los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos varanmucho de una industria a otra, desde simples evaluaciones hasta anlisis cuantitativoscomplejos con documentacin extensa. Corresponde a la organizacin planificar eimplementar los procesos apropiados para la identificacin de peligros, evaluacin y control deriesgos adecuados a sus necesidades, a las situaciones que se presentan en su lugar detrabajo y ayudar a cumplir con los requisitos legales en S & SO.Se debera llevar a cabo los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos ycontrol de riesgos como una medida proactiva ms que reactiva, por ejemplo, deberanpreceder la introduccin de actividades o procedimientos nuevos o actualizados. Cualquiermedida necesaria para la reduccin y control del riesgo que este identificada debera serimplementada antes de que el cambio sea introducido;La organizacin debera mantener su documentacin, datos y registros relacionados con laidentificacin de peligros y la evaluacin y control de riesgos actualizados con respecto a lasactividades que estn en curso y ampliarlos para cubrir nuevos desarrollos y actividadesnuevas o modificadas antes de ser introducidas.No se deberan aplicar los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos ycontrol de riesgos slo a operaciones de planta y procedimientos normales sino tambin aoperaciones/ procedimientos peridicos u ocasionales, como limpieza y mantenimiento de laplanta, o durante los perodos de arranque y parada de la planta.La existencia de procedimientos escritos para controlar una tarea particularmente peligrosa noexime a la organizacin de la necesidad de un continuo desempeo de los procesos deidentificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos en esa operacin;As como toma en consideracin los peligros y riesgos que plantean las actividades llevadas acabo por su propio personal, la organizacin debera considerar los peligros y riesgos de lasactividades de contratistas y visitantes y del uso de productos o servicios suministrados porotros;ii) Procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgosLos procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos sedeberan documentar, incluyendo los siguientes elementos:- identificacin de peligros;UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 19Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 21. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIO - evaluacin de los riesgos con medidas de control existentes (o propuestas) en el lugar (teniendo en cuenta la exposicin a peligros especficos, la posibilidad de falla de las medidas de control y la potencial severidad de las consecuencias de lesiones o daos); - evaluacin de la tolerabilidad del riesgo residual; - identificacin de cualquier medida adicional de control de riesgo necesaria; - evaluacin de que las medidas de control de riesgos son suficientes para reducir el riesgo a un nivel tolerable.Adicionalmente el proceso debera incluir la definicin de los siguientes elementos: la naturaleza, tiempo, alcance y metodologa para cualquier forma de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos que sean utilizados requisitos legislativos o de otra ndole aplicables de S & SO; roles y autoridades del personal responsable de llevar los procesos; requisitos de competencia y necesidades de entrenamiento (vase numeral 4.4.2) para el personal que realiza los procesos. (Dependiendo de la naturaleza o tipo de procesos que se utilice, puede ser necesario para la organizacin usar asesora o servicios externos); El uso de informacin de las consultas en S & SO a los empleados, actividades de revisin y mejoramiento (Estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva o proactiva); Como considerar el error humano como parte integral de los procesos a ser examinados Los peligros que plantean los materiales, plantas y equipos que se degradan con el tiempo, especialmente aquellos que estn almacenados.iii) Acciones subsecuentesContinuando el desempeo de los procesos de identificacin de peligros, evaluacin deriesgos y control de riesgos: Se debera tener evidencia clara que cualquiera de las acciones correctivas o preventivas (verse 4.5.2) identificadas como necesarias son monitorizadas para sean implementadas a tiempo (Esto puede requerir que se realice una posterior identificacin de peligros y evaluaciones de riesgo, para reflejar los cambios propuestos por las medidas de control de riesgos y valorar el riesgo residual revisado); Se debera realimentar a la gerencia con los resultados y el avance de la implementacin de las acciones correctivas o preventivas, como una entrada para la revisin por la gerencia (ver 4.6) y para revisar o establecer nuevos objetivos en S & SO; La organizacin debera estar en capacidad de determinar si la competencia del personal que desempea tareas potencialmente peligrosas es consistente con lo especificado en el proceso de evaluacin de riesgo referente al establecimiento de los controles del riesgo necesarios.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 20Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 22. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO Se debera realimentar de la subsecuente experiencia operacional para corregir losprocesos o los datos en los cuales ellos se basan, cuando sea aplicable;2) Revisin de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos(vase tambin numeral 4.6)Se debera revisar los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y controlde riesgos en un tiempo o perodo predeterminado, segn establezca el documento de lapoltica de S & SO, o en un tiempo predeterminado por la gerencia. Este perodo puede variardependiendo de las siguientes consideraciones:- la naturaleza del peligro;- la magnitud del riesgo;- cambios respecto a la operacin normal.- cambios en los insumos, materias primas, qumicos, etc.Tambin debera hacerse la revisin si hay cambios dentro de la organizacin que hagancuestionar la validez de las evaluaciones existentes. Tales cambios pueden incluir lossiguientes elementos:- expansin, contraccin, reestructuracin;- reasignacin de responsabilidades;- cambios a los mtodos de trabajo o patrones de comportamiento.e) Salidas tpicasDeberan documentarse procedimiento(s) para los siguientes elementos:- la identificacin de peligros;- la determinacin de los riesgos asociados con los peligros identificados;- la indicacin del nivel de los riesgos relacionados con cada peligro, y si son o notolerables;- la descripcin de o la referencia a las medidas para el seguimiento y control de los riesgos(vanse numerales 4.4.6 y 4.5.1), en particular aquellos que no sean tolerables;- cuando sea apropiado, los objetivos y acciones tendiente a reducir los riesgosidentificados (vase numeral 4.3.3), y las actividades de seguimiento para monitoreardicha reduccin;- la identificacin de las necesidades de competencia y entrenamiento para implementar lasmedidas de control (vase numeral 4.4.2);- las medidas de control necesarias las cuales deberan detallarse como parte del elementode control operacional del sistema (vase numeral 4.4.6);- los registros generados por cada uno de los procedimientos que se acaban de mencionar. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 21Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 23. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIONOTA - En algunos documentos de referencia, incluso en la norma BS 8800, se usa el trmino evaluacin deriesgos p ara abarcar todo el proceso de identificacin de peligros, determinacin de riesgos y seleccin de lasmedidas apropiadas para la reduccin o control de riesgos. Las normas NTC18001 y GTS 18002 hacenreferencia a los elementos individuales de es te proceso por separado y emplean el trmino evaluacin deriesgos para referirse al segundo paso, es decir, la determinacin del riesgo. La norma NTC OHSAS 18001/2000 adopt esta ltima aplicacin.4.3.2 Requisitos legales y otrosa) Requisito NTC OHSAS 18001La organizacin debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y teneracceso a los requisitos de S & SO, tanto legales como de otra ndole, aplicables a ella.La organizacin debe mantener esta informacin actualizada. Debe comunicar lainformacin pertinente sobre requisitos legales y de otra ndole a sus empleados y otraspartes interesadas.b) PropsitoEs necesario que la organizacin entienda y sea consciente de cmo sus actividades son osern afectadas por los requisitos legales y de otra ndole y comunique esta informacin alpersonal pertinente.Este requisito especificado en el numeral 4.3.2 de la norma NTC OHSAS 18001 tiene como finpromover la concientizacin y comprensin de las responsabilidades legales. No exigie a lasorganizaciones que establezcan bibliotecas de documentos legales u otros que muy rara vezsern consultados o utilizados.c) Entradas tpicasLa entradas tpicas incluyen los siguientes elementos:- detalles de los procesos de produccin o prestacin de servicio de la organizacin;- resultados de la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos(vase numeral4.3.1);- mejores prcticas (es decir, cdigos, directrices de asociaciones industriales);- requisitos legales/reglamentos gubernamentales;- listados de fuentes de informacin;- normas nacionales, extranjeras, regionales o internacionales;- requisitos internos de la organizacin;- requisitos de las partes interesadas. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 22 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 24. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOd) ProcesoSe debera identificar los requisitos pertinentes, legales o de otra ndole. Las organizacionesdeberan buscar los medios ms apropiados para acceder a la informacin, incluidos mediosde soporte de la misma (papel, CDs, disketes, internet.). La organizacin tambin deberaevaluar cules requisitos son aplicables, dnde se aplican, y quin necesita recibir qu clasede informacin dentro de la misma.e) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen los siguientes elementos:- procedimientos para identificar y acceder a la informacin;- identificacin de cules requisitos son aplicables y dnde (esta identificacin se puedehacer en forma de registro);- requisitos (texto real, resumen o anlisis, segn el caso) disponibles en los sitios quedecida la organizacin;- procedimientos para hacer monitoreo a la implementacin de los controles consecuentescon la nueva legislacin de S & SO.4.3.3 Objetivosa) Requisito NTC OHSAS 18001La organizacin debe establecer y mantener documentados los objetivos de S & SO paracada funcin y nivel pertinente dentro de la organizacin.Nota. Es conveniente que los objetivos se cuantifiquen siempre que sea posible.Al establecer y revisar sus objetivos la organizacin debe considerar sus requisitos legalesy de otra ndole, peligros y riesgos en S & SO, opciones tecnolgicas y requisitosfinancieros, operativos y empresariales y los puntos de vista de las partes interesadas.Los objetivos deben ser consistentes con la poltica de S & SO, incluido el compromisocon el mejoramiento continuo.b) PropsitoEs necesario asegurar que en toda la organizacin, se establezcan objetivos en S & SOmedibles para poder cumplir lo especificado en la poltica de S & SO.c) Entradas tpicasLas entradas tpicas incluyen los siguientes elementos:- poltica y objetivos pertinentes para el objeto de la organizacin como un todo; UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 23 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 25. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIO- poltica de S & SO, incluyendo el compromiso con el mejoramiento continuo (vasenumeral 4.2);- resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos(vase numeral 4.3.1);- requisitos legales y de otra ndole (vase numeral 4.3.2);- opciones tecnolgicas; (nuevas o diferentes)- requisitos financieros, operativos y empresariales;- puntos de vista de los empleados y partes interesadas (vase numeral 4.4.3);- informacin de las consultas en S & SO a los empleados, revisiones y actividades demejoramiento en el sitio de trabajo (estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva oproactiva);- resultados de las revisiones de S & SO de los empleados y de consultas formales de losempleados sobre S & SO con la gerencia;- anlisis del desempeo contra objetivos en S & SO establecidos previamente;- registros pasados de no conformidades en S & SO, accidentes, incidentes y daos a lapropiedad;- resultados de la revisin por parte de la gerencia (vase numeral 4.6).d) ProcesoUsando la informacin o los datos de las Entradas Tpicas descritas anteriormente, nivelesapropiados de la administracin debern identificar, establecer y priorizar los objetivos en S&SO.Durante el establecimiento de los objetivos en S & SO, se debe tener particular cuidado conla informacin o los datos que mas probablemente sean afectados por objetivos individualesde S & SO, que ayuden a asegurar que stos sean razonables y ms ampliamenteaceptados. Tambin es til considerar la informacin o los datos de fuentes externas a laorganizacin por ejemplo contratistas u otras partes interesadas.Se debern mantener en forma regular reuniones de los niveles administrativos apropiadospara establecer los objetivos en S & SO (por ejemplo al menos anualmente)Para algunas organizaciones puede ser necesario documentar el proceso de establecimientode objetivos en S & SO.Los objetivos deberan direccionarse con aspectos corporativos globales de S & SO y conaspectos especficos en S & SO de las funciones y niveles individuales dentro de laorganizacin.Se deberan definir indicadores adecuados para cada objetivo en S & SO. Estos indicadoresdeberan permitir el seguimiento a la implementacin de los mismos.Los objetivos en S & SO deberan ser razonables y alcanzables, en este sentido laorganizacin debera tener la capacidad de lograrlos y hacer seguimiento a su progreso.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 24Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 26. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIODebera definirse una escala de tiempo razonable y alcanzable para el cumplimiento de cadaobjetivo en S & SO.Los objetivos en S & SO pueden desglosarse en metas separadas, dependiendo del tamaode la organizacin, la complejidad del objetivo y el tiempo que le haya sido asignado. Deberanexistir vnculos claros entre los diferentes niveles de metas y objetivos en S & SO.Ejemplos de tipos de objetivos en S & SO incluyen:- La reduccin de los niveles de riesgo;- La introduccin de caractersticas adicionales al sistema de gestin en S & SO;- los pasos que se den para mejorar las caractersticas existentes o la consistencia de suaplicacin;- La eliminacin o reduccin en la frecuencia de incidentes particulares indeseados.Se debera comunicar los objetivos de S & SO (por ejemplo, a travs de sesiones deentrenamiento o instrucciones en grupo (vase numeral 4.4.2) al personal pertinente, y darlesdespliegue en el programa de gestin en S & SO (vase numeral 4.3.4).e) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen objetivos en S & SO documentados, y cuantificables para cadafuncin en la organizacin.4.3.4 Programa(s) de Gestin de S & SOa) Requisito NTC OHSAS 18001La organizacin debe establecer y mantener un(os) programa(s) de gestin en S & SOpara lograr sus objetivos. Esto debe incluir documentacin de: a)la responsabilidad y autoridad designadas para el logro de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organizacin; y b)los medios y el cronograma con los cuales se lograrn esos objetivos.El (los) programa(s) de gestin de S & SO se debe(n) revisar a intervalos regulares yplanificados. Cuando sea necesario debe(n) ser ajustado(s) para involucrar los cambiosen las actividades, productos, servicios o condiciones de operacin de la organizacin.b) PropsitoLa organizacin debera procurar el cumplimiento de su poltica y objetivos de S & SOmediante el establecimiento de un programa o programas de gestin en S & SO. Estorequiera el desarrollo de estrategias y planes de accin a ejecutar, los cuales deberan estardocumentados y comunicadas. Se debera hacer seguimiento, revisar y registrar el progresofrente al cumplimiento de objetivos, adems de actualizar o enmendar en consecuencia lasestrategias y planes. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 25Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 27. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOc) Entradas tpicasLas entradas tpicas incluyen los siguientes elementos:- poltica y objetivos de S & SO;- revisin de los requisitos legales y de otra ndole;- resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos;- detalles de los procesos de produccin o de prestacin de los servicios de laorganizacin;- revisiones de las oportunidades disponibles de opciones tecnolgicas nuevas o diferentes;- actividades de mejoramiento continuo;- disponibilidad de los recursos necesarios para lograr los objetivos de S & SO de laorganizacin.d) ProcesoSe debera que identificar en el programa de gestin en S & SO a las personas responsablesde cumplir los objetivos de S & SO (en cada nivel pertinente). Tambin, identificar las diversastareas que se requieran implementar para el cumplimiento de cada objetivo de S & SO.El programa debera proveer la asignacin de responsabilidades y la autoridad apropiadaspara cada tarea y asignar un tiempo a cada una de ellas con el fin de estar dentro del lmite detiempo del objetivo de S & SO correspondiente. Igualmente, proveer la asignacin de recursosadecuados (financieros, humanos, de equipos) y la logstica para cada tarea.El programa tambin puede tener relacin con programas especficos de capacitacin (vasenumeral 4.4.2). Esos programas permitirn distribuir la informacin y coordinar la supervisin.Cuando se esperen alteraciones o modificaciones significativas en las prcticas de trabajo,procesos, equipos o materiales de trabajo, en el programa se deberan tomar provisiones paranuevos ejercicios de identificacin de peligros evaluacin y control de riesgos. El programa degestin en S & SO debera permitir la consultar, sobre los cambios esperados al personalpertinente.e) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen programa(s) de gestin en S & SO definido(s) y documentado(s).4.4Implementacin y operacin(vase la pgina siguiente) UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 26 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 28. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIOPlanificacinRetroalimentacin AuditoriaImplementacin y de la medicin operacin del desempeo Verificacin yAccin CorrectivaFigura 4 - Implementacin y operacin4.4.1 Estructura y responsabilidadesa) Requisito de NTC OHSAS 18001Las funciones, responsabilidades y autoridad del personal que administra, desempea yverifica actividades que tengan efecto sobre los riesgos de S & SO de las actividades,instalaciones y procesos de la organizacin se deben definir, documentar y comunicar,con el fin de facilitar la gestin de S & SO.La responsabilidad final por S & SO recae en la alta gerencia. La organizacin debedesignar un integrante de alto nivel gerencial (por ejemplo, en una organizacin grande, unconsejo o un miembro del comit ejecutivo) con la responsabilidad particular de asegurarque el sistema de gestin de S & SO est implementado adecuadamente y que cumplanlos requisitos en todos los sitios y campos de operacin dentro de la organizacin.La gerencia debe proveer recursos esenciales para la implementacin, control ymejoramiento del sistema de gestin de S & SO.Nota. Los recursos incluyen recursos humanos y destrezas especializadas, tecnologa y recursosfinancieros.La persona designada por la gerencia de la organizacin debe tener una funcin,responsabilidad y autoridad definidas para:a) asegurar que los requisitos del sistema de gestin de S & SO se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las especificaciones de esta norma;b) asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes sobre el desempeo del sistema de gestin de S & SO para revisin y como base para el mejoramiento de dicho sistema.Todas aquellas personas que tengan responsabilidad gerencial deben demostrar sucompromiso con el mejoramiento continuo del desempeo en S & SO. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 27Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 29. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOb) PropsitoPara facilitar la gestin efectiva de S & SO es necesario definir, documentar y comunicar lasfunciones, responsabilidades y autoridades y proveer los recursos adecuados que permitan larealizacin de las tareas de S & SO.c) Entradas tpicasLas entradas tpicas incluyen lo siguiente: - organigrama/estructura organizacional; - resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; - objetivos de S & SO; - requisitos legales y de otra ndole; - descripciones de los trabajos; - listados de personal calificado.d) Proceso1) CompendioSe deberan definir las responsabilidades y autoridad de (todos) quienes realizan tareas quesean parte del sistema de gestin en S & SO, con definiciones claras de lasresponsabilidades en las interfaces entre diferentes funciones.Tales definiciones pueden requerirse, entre otros, por las siguientes personas: - la alta gerencia; - la gerencia de lneas en todos los niveles de la organizacin; - los operadores de procesos y la fuerza laboral general; - quienes administran la S & SO de los contratistas; - quienes son responsables de la capacitacin en S & SO; - quienes son responsables de los equipos crticos para S & SO; - los empleados calificados u otros especialistas en S & SO dentro de la organizacin; - representantes de los empleados en S & SO ante foros consultivos.Sin embargo, la organizacin debera comunicar y promover la idea de que la S & SO esresponsabilidad de todos en la organizacin, no slo de quienes tienen funciones definidas enel sistema de gestin en S & SO.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 28Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 30. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO2) Definicin de las responsabilidades de la alta gerenciaDentro de las responsabilidades de la alta gerencia est la de definir la poltica de S & SO dela organizacin y asegurar que se implemente el sistema de gestin en S & SO. Como partede este compromiso conviene que la alta gerencia designe una persona encargada de lagestin con responsabilidades y autoridad definidas para implementar el sistema de gestinen S & SO (en las organizaciones grandes o complejas puede designarse ms de unapersona encargada).3) Definicin de las responsabilidades de la persona encargada por la gerenciaLa persona designada para S & SO por la gerencia debera ser un integrante de alto nivelgerencial. Puede tener el apoyo de otros empleados en quienes se hayan delegadoresponsabilidades para hacer seguimiento a la operacin general de la funcin de S & SO. Sinembargo, la persona designada por la gerencia debera estar informada regularmente sobre eldesempeo del sistema y se involucre en las revisiones peridicas y en la determinacin deobjetivos de S & SO. Se debera asegurar que ninguno de los otros deberes o funcionesasignadas a este personal entre en conflicto con el cumplimiento de sus responsabilidades deS & SO.4) Definicin de las responsabilidades de la gerencia de lneaLa responsabilidad de la gerencia de lnea debera incluir asegurarse de que la gestin en S &SO est dentro de su rea de operaciones. Cuando la principal responsabilidad por losasuntos de S & SO recae en la gerencia de lnea, esta debera definir correctamente el papely responsabilidades de cualquier funcin especializada en S & SO dentro de la organizacinpara evitar ambigedad con respecto a las responsabilidades y autoridades. En esta definicindeberan incluirse medidas para resolver cualquier conflicto entre los asuntos de S & SO y lasconsideraciones sobre productividad a travs de un nivel gerencial ms alto.5) Documentacin de las funciones y responsabilidadesLas responsabilidades y autoridad en S & SO deberan documentarse en una forma apropiadapara la organizacin. Podra ser en una o ms de las siguientes formas, o en otra alternativaque la organizacin elija:- manuales del sistema de gestin en S & SO;- procedimientos de trabajo y descripciones de tareas;- descripciones de trabajo;- induccin de capacitacin.Si la organizacin elige elaborar descripciones escritas de los trabajos que cubran otrosaspectos de las funciones y responsabilidades de los empleados, debera incorporar en esasdescripciones las responsabilidades de S & SO.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 29Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 31. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO6) Comunicacin de funciones y responsabilidadesEs necesario comunicar efectivamente las responsabilidades y autoridades de S & SO atodos los que se vean afectados por ellas en todos los niveles dentro de la organizacin. Conesto se debera asegurar que las personas entiendan el objeto y las interfaces entre lasdiversas funciones y los canales por usar para iniciar una accin.7) RecursosLa gestin debera asegurar que se encuentren disponibles los recursos adecuados para elmantenimiento seguro del sitio de trabajo, incluidos equipos, recursos humanos, experiencia ycapacitacin.Los recursos se pueden considerar adecuados si son suficientes para llevar a cabo losprogramas y actividades de S & SO, incluida la medicin y seguimiento del desempeo. Paraorganizaciones que tengan sistemas de gestin en S & SO ya establecidos, la adecuado delos recursos puede ser almenos parcialmente evaluado, por comparacin frente a los logroslos objetivos planeados en S & SO.8) Compromiso de la gerenciaLos gerentes deberan demostrar visiblemente su compromiso con la S & SO. Entre losmedios para dicha demostracin se incluyen visitas e inspeccin a los sitios de trabajo,participacin en investigacin de accidentes, disposicin de recursos en el contexto de laaccin correctiva, asistencia a reuniones de S & SO y emisin de mensajes de apoyo.e) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen lo siguiente:- definiciones de las responsabilidades y autoridad respecto a la S & SO para todo elpersonal pertinente;- documentacin de las funciones/responsabilidades en manuales / procedimientos /capacitacin;- procesos para comunicar las funciones y responsabilidades a todos los empleados yotras partes pertinentes;- participacin gerencial y soporte activo a la S & SO en todos los niveles.4.4.2 Entrenamiento, concientizacin y competenciaa) Requisito de NTC OHSAS 18001El personal debe ser competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobreS & SO en el sitio de trabajo. La competencia se debe definir en trminos de la educacin,entrenamiento y/o experiencia apropiados. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 30Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 32. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIOLa organizacin debe establecer y mantener procedimientos para asegurar que losempleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles pertinentes tenganconocimiento de: - la importancia de la conformidad con la poltica y procedimientos de S & SO y con los requisitos del sistema de gestin de S & SO; - las consecuencias, reales o potenciales, de sus actividades de trabajo para la S & SO y los beneficios que tiene en S & SO el mejoramiento en el desempeo personal; - sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la poltica y procedimientos de S & SO y con los requisitos del sistema de gestin de S & SO, incluida la preparacin para emergencias y los requisitos de respuesta (vase el numeral 4.4.7); - las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos operativos especificados.En los procedimientos de entrenamiento se deben tomar en cuenta los diferentes nivelesde: -responsabilidad, habilidad y educacin; - riesgo.b) PropsitoEs conveniente que las organizaciones dispongan de procedimientos efectivos para asegurarla competencia del personal para llevar a cabo sus funciones asignadas.c) Entradas tpicasLas entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - definiciones de las funciones y responsabilidades; - descripciones de los trabajos (que incluyan detalles de las tareas peligrosas por realizar); - evaluaciones del desempeo de los empleados; - resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; - procedimientos e instrucciones de operacin; - poltica y objetivos de S & SO; - programas de S & SO.d) ProcesoSe debera incluir los siguientes elementos en el proceso:UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 31 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 33. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO- una identificacin sistemtica de la concientizacin y competencias de S & SO requeridasen cada nivel y funcin dentro de la organizacin;- medidas para identificar y remediar cualquier deficiencia entre el nivel real que posee cadapersona y la concientizacin y las competencias requeridas en S & SO;- disponer en forma oportuna y sistemtica de cualquier entrenamiento que se considerenecesario;- evaluacin de cada persona para asegurar que todos han adquirido y mantienen laconcientizacin y competencia requeridos;- mantenimiento de registros individuales y apropiados del entrenamiento y competencia.Se aconseja establecer y mantener un programa de concientizacin y entrenamiento en S &SO dirigido a las siguientes reas:- comprensin de las disposiciones de la organizacin sobre S & SO y de las funcionesy responsabilidades individuales a ese respecto;- un programa sistemtico de induccin y de entrenamiento continuo para empleados ypara quienes se transfieren entre divisiones, centros de trabajo, departamentos, reas,trabajos o tareas dentro de la organizacin;- Entrenamiento en disposiciones locales en S & SO, y peligros, riesgos, precaucionespor tomar y procedimientos a seguir; este entrenamiento se debe dar antes decomenzar el trabajo;- entrenamiento para desarrollar la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos ycontrol de riesgos (vase numeral 4.3.1d);- entrenamiento especfico dentro de la organizacin o fuera de ella, que pueda serrequerido para los empleados con funciones especficas en el sistema de S & SO,incluidos los representantes de los empleados;- entrenamiento para todas las personas que tienen a su cargo empleados, contratistasy otros (por ejemplo, trabajadores temporales) en sus responsabilidades de S & SO.Esto para garantizar que tanto ellos como quienes estn bajo sus rdenes entiendanlos peligros y riesgos de las operaciones por las cuales son responsables, donde seaque tengan lugar. Adicionalmente, se hace con el fin de asegurar que el personal tengala competencia necesaria para llevar a cabo las actividades de manera segura,siguiendo los procedimientos de S & SO;- las funciones y responsabilidades (incluidas las responsabilidades legales corporativase individuales) de la alta gerencia para asegurar que el sistema de gestin en S & SOfunciona, en cuanto a controlar riesgos y minimizar las enfermedades, lesiones y otrasprdidas para la organizacin;- programas de entrenamiento y concientizacin para contratistas, trabajadorestemporales y visitantes, de acuerdo con el nivel de riesgo al cual estn expuestos.Se debera evaluar la efectividad del entrenamiento y el nivel de competencia resultante. Estopuede implicar la evaluacin como parte del ejercicio de entrenamiento y/o verificaciones decampo apropiadas para establecer si se ha logrado la competencia o hacer seguimiento alimpacto a largo plazo del entrenamiento suministrado.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 32Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 34. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOe) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: - competencias requeridas para las funciones individuales; - anlisis de las necesidades de entrenamiento; - programas/ planes individuales de capacitacin para empleados; - serie de cursos y productos de entrenamiento disponibles para uso dentro de la organizacin; - registros de entrenamiento y registros de la evaluacin de su efectividad.4.4.3 Consulta y comunicacina) Requisito de NTC OHSAS 18001La organizacin debe tener procedimientos para asegurar que la informacin pertinentesobre S & SO se comunica a y desde los empleados y otras partes interesadas.Las disposiciones para la participacin y las consultas de los empleados se debendocumentar e informar a las partes interesadas.Los empleados deben: - ser involucrados en el desarrollo y revisin de las polticas y procedimientos para administrar los riesgos; - ser consultados cuando haya cambios que afecten la salud y seguridad en el sitio de trabajo; - estar representados en asuntos de salud y seguridad; y - ser informados sobre quin(es) es(son) su(s) representante(s) para S & SO y el representante designado por la gerencia (vase el numeral 4.4.1).b) PropsitoEs conveniente que la organizacin estimule la participacin en buenas prcticas de S & SO yel apoyo a sus polticas y objetivos de S & SO de todos quienes se vean afectados por susoperaciones, mediante un proceso de consulta y comunicacin.c) Entradas tpicasLas salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: - poltica de S & SO y objetivos de S & SO; - documentacin pertinente del sistema de gestin en S & SO;UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 33Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 35. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO- procedimientos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control deriesgos;- definiciones de las funciones y responsabilidades en relacin con S & SO;- resultados de las consultas formales a los empleados en S & SO con la gerencia;- informacin de las consultas en S & SO a los empleados, revisiones y actividadesde mejoramiento en el sitio de trabajo (estas actividades pueden ser de naturalezareactiva o proactiva);- detalles de los programas de capacitacin.d) ProcesoSe debera que la organizacin documente y promueva las disposiciones mediante las cualesconsulta y comunica la informacin pertinente sobre S & SO a los empleados y otras partesinteresadas (por ejemplo, contratistas, visitantes).En estas disposiciones se debera incluir unas que permitan involucrar a los empleados en lossiguientes procesos:- la consulta sobre el desarrollo y revisin de polticas, desarrollo y revisin de objetivos deS & SO, y decisiones sobre la implementacin de procesos y procedimientos para lagestin de riesgos, incluida la realizacin de la identificacin de peligros, as como en larevisin de evaluaciones y control de riesgos pertinentes para sus propias actividades;- la consulta sobre los cambios que afecten la S & SO en el sitio de trabajo, tales como laintroduccin de equipos, materiales, productos qumicos, tecnologas, procesos,procedimientos o patrones de trabajo nuevos o modificados.Se aconseja que los empleados estn representados en cuestiones de S & SO y se lesinforme sobre quin es su representante y la persona designada por la gerencia.e) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen lo siguiente:- evaluacin formal y consultas con los empleados a travs de consejos de S & SO yorganismos similares;- implicacin de los empleados en la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos ycontrol de riesgos;- iniciativas para estimular las consultas a los empleados en S &SO, revisin yactividades de mejoramiento en el lugar de trabajo, y realimentacin a la gerenciasobre aspectos de S & SO;- representantes de los empleados en relacin con la S & SO, con funciones definidas ymecanismos de comunicacin con la gerencia que incluyan, por ejemplo, involucrarseen investigaciones de incidentes y accidentes, inspecciones de S & SO en el sitio,entre otros.;- instrucciones sobre S & SO para empleados y otras partes interesadas, por ejemplo,contratistas y visitantes;UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 34 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 36. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIO - carteleras que contengan datos de desempeo en S & SO y otras informaciones pertinentes sobre S & SO; - boletines internos sobre S & SO - programa de anuncios sobre S & SO4.4.4 Documentacina) Requisito de NTC OHSAS 18001La organizacin debe establecer y mantener informacin en un medio adecuado, el cualpuede ser magntico o impreso, que: a)describa los elementos clave del sistema de gestin y la interaccin entre ellos; y b)proporcione orientacin a la documentacin relacionada.Nota. Es importante que la documentacin se mantenga en el mnimo requerido para que sea efectivay eficiente.b) PropsitoEs conveniente que la organizacin documente y mantenga actualizada informacin suficientepara asegurar que su sistema de gestin en S & SO se puede entender y operar de maneraefectiva y eficiente.c) Entradas tpicasLas entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - detalles de los sistemas de documentacin e informacin que la organizacin desarrolla para apoyar su sistema de gestin en S & SO y las actividades de S & SO, as como para cumplir los requisitos especificados en la norma NTC OHSAS 18001; -responsabilidades y autoridades; - informacin sobre los ambientes locales en los que se utiliza la documentacin o informacin y restricciones que se puedan poner a la naturaleza fsica de la documentacin o el uso de medios electrnicos o de otro tipo.d) ProcesoLa organizacin debera revisar las necesidades de documentacin e informacin de susistema de gestin en S & SO antes de desarrollar la documentacin necesaria para apoyarsus procesos de S & SO;No es un requisito desarrollar la documentacin en un formato particular para cumplir con loespecificado en la norma NTC OHSAS 18001, ni es necesario reemplazar la documentacin UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 35 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 37. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOexistente, como manuales, procedimientos o instrucciones de trabajo, cuando sta describaadecuadamente las disposiciones vigentes. Si la organizacin ya tiene un sistema de gestinen S & SO establecido y documentado, puede ser ms conveniente y efectivo desarrollar, porejemplo, un compendio que describa la interrelacin entre sus procedimientos existentes y losrequisitos que especifica la norma NTC OHSAS 18001:1999.Se debera tener en cuenta lo siguiente: las responsabilidades y autoridades de los usuarios de la documentacin e informacin, yaque sto llevara a considerar el grado de seguridad y accesibilidad que puede sernecesario imponer, en particular con los medios electrnicos y los controles a los cambios(vase numeral 4.4.5); la manera y el ambiente en que se usa la documentacin fsica, ya que sto puede requerirque se considere el formato en el cual se presenta. Se debera prestar similar atencin aluso de equipos electrnicos para los sistemas de informacin.e) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: - compendio o manual de la documentacin del sistema de gestin en S & SO; - registros, listados maestros o ndices de documentos; - procedimientos; - instrucciones de trabajo.4.4.5 Control de datos y documentosa) Requisito de NCT 18001La organizacin debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlartodos los documentos y datos requeridos por esta norma para asegurar que: a)se puedan localizar; b)sean actualizados peridicamente y revisados cuando sea necesario y sean aprobados por personal autorizado; c)las versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes estn disponibles en todos los sitios en que se realicen operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del sistema de S & SO; d)los documentos y datos obsoletos se retiren rpidamente de todos los puntos de emisin y de uso, o de otra forma asegurar contra el uso no previsto; y e)se identifiquen adecuadamente los documentos y datos que se conservan archivados con propsitos legales o de preservacin del conocimiento, o ambos. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 36Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 38. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOb) PropsitoEs conveniente que todos los documentos y datos que contienen informacin crtica para laoperacin del sistema de gestin en S & SO y para el desempeo de las actividades de S &SO de la organizacin sean identificados y controlados.c) Entradas tpicasLas entradas tpicas incluyen los siguiente:- detalles de los sistemas de documentacin y datos que la organizacin desarrollacomo apoyo a su sistema de gestin en S & SO y actividades de S & SO, y paracumplir los requisitos especificados en el documento NTC OHSAS 18001:1999;- detalles de las responsabilidades y autoridad;d) ProcesoEs conveniente que el control para la identificacin, aprobacin, emisin y retiro de ladocumentacin de S & SO, junto con el control de los datos de S & SO (de acuerdo con losrequisitos indicados en el numeral 4.4.5 de NTC 180001 mencionado) sea definido enprocedimientos escritos. Estos procedimientos deberan definir claramente las categoras dedocumentacin y datos a los cuales se aplican.Se aconseja que la documentacin y datos estn disponibles y accesibles cuando serequieran, bajo condiciones tanto de rutina como no rutinarias, incluidas las emergencias. Porejemplo, es recomendable incluir asegurar que estn disponibles planos actualizados de laplanta, hojas de datos de los materiales peligrosos, procedimientos e instrucciones para losoperadores de procesos y todas las personas que los requieran en una emergencia.e) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen los siguientes elementos:- procedimientos de control de documentos, incluidas las responsabilidades yautoridad asignadas;- registros, listados maestros o ndices de documentos;- listas de los documentos controlados y su ubicacin;- registros de archivo (puede ser necesario retener algunos de ellos de acuerdo conrequisitos legales o temporales).4.4.6 Control operativo UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 37 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 39. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOa) Requisito de NTC OHSAS 18001La organizacin debe identificar las operaciones y actividades asociadas con riesgosidentificados donde se deba aplicar medidas de control. La organizacin debe planificarestas actividades, incluido el mantenimiento, con el fin de asegurar que se lleven a cabobajo condiciones especificadas, para lo cual debe: a) establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situacionesen que su ausencia pueda causar desviaciones de la poltica y objetivos de S &SO; b) estipular criterios de operacin en los procedimientos; c) establecer y mantener procedimientos relacionados con los riesgosidentificados de S & SO de los bienes, equipos y servicios que la organizacincompre y/o utilice y comunicar los procedimientos y requisitos operativospertinentes a los proveedores y contratistas; d) establecer y mantener procedimientos para el diseo del sitio de trabajo,procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos operativos y organizacindel trabajo, incluso su adaptacin a las capacidades humanas, con el fin deeliminar o reducir los riesgos de S & SO.b) PropsitoEs conveniente que la organizacin establezca y mantenga disposiciones para asegurar laaplicacin efectiva de medidas de control y prevencin, donde se requieran para controlar losriesgos operativos, cumplir la poltica de S & SO y objetivos de S & SO y cumplir losrequisitos legales y de otra ndole.c) Entradas tpicasLas entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - poltica de S & SO y objetivos de S & SO; - resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; - requisitos legales y de otra ndole identificados.d) ProcesoLa organizacin deber establecer procedimientos para controlar sus riesgos identificados(incluyendo aquellos que podran ser introducidos por contratistas o visitantes), documentarstos en los casos en que no hacerlo genere incidentes, accidentes u otras desviacionesrespecto a la poltica de S & SO y objetivos de S & SO. Conviene revisar regularmente losprocedimientos de control de riesgos para verificar su aptitud y efectividad y se deberatambin implementar los cambios que se consideren necesarios.UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONALPag. 38 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 40. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIOPuede ser necesario tener en cuenta en los procedimientos las situaciones en que los riesgosse extiendan al cliente o a otros predios o reas de control de partes externas; por ejemplo,cuando empleados de la organizacin estn trabajando en el predio de un cliente. Algunasveces en tales circunstancias puede ser necesario consultar con la parte externa sobre S &SO.Algunos ejemplos de reas en las cuales surgen riesgos y ejemplos de medidas de controlcontra ellos son dados a continuacin.1) Compra o transferencia de bienes y servicios y uso de recursos externos.Esto incluye los siguientes elementos: aprobacin para compra o transferencia de productos qumicos, materiales y sustancias peligrosas; disponibilidad de documentacin para el manejo seguro de maquinaria, equipos, materiales o productos qumicos en el momento de la compra, o la necesidad de obtener tal documentacin; evaluacin y reevaluacin peridica de la competencia de los contratistas en S & SO; aprobacin del diseo de disposiciones de S & SO para nuevas plantas o equipos.2) Tareas peligrosasstas incluyen lo siguiente : identificacin de tareas peligrosas; predeterminacin y aprobacin de mtodos de trabajo; precalificacin de personal que realice tareas peligrosas; sistemas que permiten trabajar y procedimientos que controlan la entrada y salida de personal a sitios de trabajo peligroso.3) Materiales peligrososstos incluyen lo siguiente: identificacin de inventarios y sitios de almacenamiento; provisin de almacenamiento seguro y control del acceso; provisin y acceso a datos de material y otras informaciones pertinentes.4) Mantenimiento de plantas y equipos segurosste incluye lo siguiente: provisin, control y mantenimiento de la planta y equipo de la organizacin; provisin, control y mantenimiento de PPE; UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 39Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 41. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO segregacin y control del acceso; inspeccin y ensayo de S & SO en relacin con equipos y sistemas de alta integridad tales como: - sistemas de proteccin a los operarios; - vigilancia y proteccin fsica; - sistemas de suspensin de operacin; - equipo de deteccin y supresin del fuego; - equipos de manejo (gras, montacargas, puentes gra y dispositivos de levantamiento; - fuentes y dispositivos de seguridad radiolgicos; - dispositivos de monitoreo esencial; - sistemas locales de ventilacin con tubos de escape; - instalaciones y provisiones mdicas.e) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: - procedimientos; - instrucciones de trabajo.4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergenciasa) Requisito de NTC OHSAS 18001La organizacin debe establecer y mantener planes y procedimientos para identificar elpotencial de y la respuesta a accidentes y situaciones de emergencia y para prevenir ymitigar las posibles enfermedades y lesiones que estn asociadas.La organizacin debe revisar sus planes y procedimientos de preparacin y respuestaante emergencias, en especial despus de que ocurran accidentes y situaciones deemergencia.La organizacin tambin debe probar peridicamente tales procedimientos cuando seaprctico.b) PropsitoLa organizacin debera evaluar activamente los accidentes potenciales y las necesidades derespuesta a las emergencias, planificar la satisfaccin (ejemplo: cubrir completamente) destas, desarrollar procedimientos y procesos para manejarlas, probar las respuestas que haplanificado y buscar mejorar su efectividad.c) Entradas tpicas- resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 40 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 42. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO - disponibilidad de servicios locales de emergencia y detalles de las respuestas a las emergencias o disposiciones que se hayan acordado mediante consulta; - requisitos legales o de otra ndole; - experiencias de accidentes, incidentes y situaciones de emergencia previas; - experiencias de organizaciones similares de accidentes previos, incidentes y situaciones de emergencia (lecciones aprendidas, mejores practicas) - revisiones de las rutinas y prcticas de emergencia realizadas y los resultados de las acciones subsiguientes.d) ProcesoLa organizacin debera desarrollar un plan(s) de emergencia, identificar y proporcionarequipos de emergencia apropiados y probar regularmente su capacidad de respuestamediante prcticas de entrenamiento.Las prcticas de entrenamiento deberan pretender probar la efectividad de la partes mscrticas de los planes de emergencia y probar la integridad de los procesos de planeacin dela emergencia. Mientras los ejercicios de escritorio pueden ser usados durante el proceso deplaneacin, las prcticas de entrenamiento deberan ser tan reales como sea posible, paraser efectivas. Esto puede requerir una escala completa de simulacin de incidentes pararealizarlas.Los resultados de las emergencias y de las prcticas de entrenamiento deberan serevaluados y los cambios que son identificados como necesarios se deberan implementar.1) Plan de emergenciaLos planes de emergencia debera contener las acciones a emprender cuando surjansituaciones especificadas de emergencia e incluir lo siguiente: -identificacin de emergencias y accidentes potenciales; -identificacin de la persona que estar a cargo durante la emergencia; -detalles de las acciones a ser tomadas por las personas durante una emergencia,incluyendo las acciones a ser tomadas con el personal externo quienes estn en elsitio de la emergencia, tales como contratistas o visitantes (quienes pueden requerir,por ejemplo trasladarse a puntos especficos de reunin) -responsabilidad, autoridad y deberes del personal con funciones especficas durante laemergencia (por ejemplo, encargado de prevencin de incendios, personal deprimeros auxilios, especialistas en control de fugas nucleares / derrames txicos); -procedimientos de evacuacin; -identificacin y ubicacin de materiales peligrosos y acciones de emergenciarequeridas; -interaccin con servicios externos de emergencia; -comunicacin con organismos establecidos por la ley; -comunicacin con vecinos y el pblico; UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 41 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 43. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIO - proteccin de registros y equipos esenciales; - disponibilidad de informacin necesaria durante las emergencias, por ejemplo, planos de la planta, datos de materiales peligrosos, procedimientos, instrucciones de trabajo y nmeros telefnicos de emergencia.Si se involucra a organizaciones externas en la planificacin y respuesta a las emergencias,sto se debera documentar claramente y advertir a tales agencias respecto a posiblescircunstancias en que estn involucradas dndoles la informacin que requieran para facilitarsu integracin a las actividades de respuesta.2) Equipo de emergenciaLos equipos de emergencia necesarios deberan identificarse y suministrarse en lascantidades adecuadas. Estos deberan ser probados a intervalos especficos para mantenersu operabilidad.Los ejemplos incluyen los siguientes elementos: - sistemas de alarma; - iluminacin y energa de emergencia; - medios de escape; - refugios seguros - vlvulas de aislamiento, interruptores y cortacircuitos crticos; - equipo para combatir incendios; - equipo de primeros auxilios (incluye duchas de emergencia, estaciones de lavado de ojos, entre otros.); - medios de comunicacin.3) Prcticas de entrenamientoSe deberan llevar a cabo prcticas de entrenamiento para emergencias de acuerdo con unaagenda predeterminada. Cuando sea apropiado y posible, se debera facilitar la participacinde servicios externos de emergencia en las prcticas de entrenamiento.e) Salidas tpicasLas salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: - planes y procedimientos de emergencia documentados; - lista de equipos de emergencia; - registros de pruebas para equipos de emergencia; - registros de lo siguiente:o prcticas de entrenamiento;o revisiones de las prcticas de entrenamiento;o acciones recomendadas que surgen de las revisiones;o progreso frente a la ejecucin de las acciones recomendadas. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 42Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 44. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002DOCUM ENT O EN EST UDIO4.5Verificacin y accin correctiva Implementacin yOperacinRetroalimentacin Auditoria Verificacin yde la medicin Accin Correctiva del desempeo Revisin por la Gerencia Figura 5 - Verificacin y accin correctiva4.5.1 Medicin y seguimiento del desempeoa) Requisito NTC OHSAS 18001La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para hacer seguimiento ymedir regularmente el desempeo en S & SO. Estos procedimientos deben tener encuenta lo siguiente: - medidas cuantitativas y cualitativas, apropiadas para las necesidades de la organizacin; - seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de S & SO de la organizacin; - medidas proactivas de desempeo con las que se haga seguimiento a la conformidad con el programa de gestin de S & SO, criterios operacionales, legislacin aplicable y requisitos reglamentarios; - medidas reactivas de desempeo para seguimiento de accidentes, enfermedades, incidentes (incluyendo casi accidentes) y otras evidencias histricas de desempeo deficiente en S & SO; - registro suficiente de los datos y los resultados de seguimiento y medicin para facilitar el anlisis subsiguiente de acciones correctivas y preventivas.Si se requiere equipo de monitoreo para la medicin y seguimiento del desempeo, laorganizacin debe establecer y mantener procedimientos para la calibracin ymantenimiento de tales equipos. Se deben conservar registros de las actividades demantenimiento y calibracin as como de los resultados. UNIDAD SECTORIAL DE NORMALIZACION EN SALUD OCUPACIONAL Pag. 43 Cortesa del Servicio de Informacin en Lnea de CD&A 45. GUIA T ECNICA SECT ORIAL GT S OHSAS 18002 DOCUM ENT O EN EST UDIOb) PropsitoLa organizacin debera identificar parmetros clave de desempeo en S & SO paradeterminar su cumplimiento en la totalidad de la organizacin. Estos deberan incluir, sinlimitarse a ellos, parmetros que permitan establecer si: - la poltica de S & SO y objetivos de S & SO se estn cumpliendo; - se han implementado controles de riesgos y son efectivos; - se han aprendido lecciones de las fallas en el sistema de gestin en S & SO, incluidos los eventos peligrosos (accidentes, incidentes y casos de enfermedades); - los programas de concientizacin, capacitacin, comunicacin y consulta para los empleados y partes interesadas son efectivos; - se est produciendo y utilizando informacin que se pueda emplear para revisar y/o mejorar aspectos del sistema de gestin en S & SO.c) Entradas tpicasLas entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos (vase numeral 4.3.1); - requisitos de la legislacin, reglamentos, mejores prcticas (si las hay); - poltica de S & SO y objetivos de S & SO; - procedimiento para tratar las no conformidades; - registros de ensayo y calibracin de equipos (incluidos aquellos que pertenecen a los contratistas); - registros de entrenamiento (incluidos aquellos que pertenecen a los contratistas); - informes de gerencia.d) Proceso1) Seguimiento proactivo y reactivoEl sistema de gestin en S & SO de una organizacin debera incorporar un seguimiento tantoproactivo como reactivo de la siguiente forma:- el seguimiento proactivo se debera utilizar para verificar la conformidad con las actividadesde S & SO de la organizacin, por ejemplo, haciendo seguimiento a la frecuencia y efectividadde las inspecciones de S & SO;- el seguimiento reactivo se debera utilizar para investigar, analizar y registrar fallas en elsistema de gestin en S & SO, incluidos accidentes, incidentes (incluyendo casi accidente