E.A.P.E.S.E

Introducción a Microsoft Excel

1. INTRODUCCIÓN: Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

2. INICIAR MICROSOFT EXCEL Veremos dos formas básicas de iniciar Microsoft Excel: - La primera desde el botón INICIO situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Haciendo clic sobre

el mismo se despliega un menú, elegimos la opción todos los programas, aparece otra lista con los programas que están instalados en nuestra computadora; buscamos donde dice Microsoft Office y hacemos clic sobre Microsoft Excel, con esta acción se iniciará el programa.

- La segunda forma para iniciar Excel es desde el ícono de acceso directo situado en el escritorio.

PALABRAS CLAVES

CLIC: ………………………………………………………………………………….................................................................................................................

ACESSO DIRECTO: ………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………..

CLIC C/EL BOTON SECUNDARIO: ……………………………………… ………………………………………………………………………………………..

ÍCONO: …………………………………………………… ………………………………………………………………………………………..

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO SANCHEZ CARRIÓN

Docente: Ing. Jesús Minaya Isique CICLO: IX – Nº

3. CERRAR MICROSOFT EXCEL

Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. - También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

4. CONCEPTOS PREVIOS LIBRO DE EXCEL Los documentos en Excel se denominan libros los cuales están compuestos por varias hojas de cálculo que son almacenados en el disco duro como un fichero de extensión “xlsx” para esta versión (Para versiones anteriores a Excel 2007 llevan la extensión xls). HOJA DE CÁLCULO La hoja de cálculo nos permite efectuar operaciones y funciones matemáticas de todo tipo donde los datos se encuentran dispuestos en forma de tablas (filas y columnas) mostrando los resultados en diferentes formatos. CELDA

Una celda es un lugar único donde se puede ingresar un dato o datos en una hoja de cálculo. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo A4 (columna A, fila 4).

REGISTRO Un registro es una fila de datos que contiene toda la información sobre un objeto específico que se ha ingresado en una hoja de Excel.

PALABRAS CLAVES

FILA : ………………………………………………………………………………….................................................................................................................

COLUMNA: ………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………..

EXTENSIÓN: ……………………………………… ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………..

5. INTERFÁZ GRÁFICA DE MICROSOFT EXCEL

1. Menú Archivo El menú Archivo o ficha Archivo es la ficha de color que está ubicada en la parte superior izquierda del programa, al darle clic podremos ver la Vista Backstage de Microsoft Office en donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y estableciendo opciones, además de poder visualizar muchas de las opciones que se veían en el botón de office de versiones anteriores. (La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usado en versiones anteriores de Microsoft Office Excel 2010.)

Vista Backstage

2. Barra de Acceso Rápido

Al hacer clic en este botón se podrán mostrar u ocultar los comandos que desee utilizar con mayor frecuencia.

3. Fichas.

Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones que presenta Excel, por ejemplo ficha Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, etc. A esta banda compuesta (cintas) formada por fichas que se encuentra en la parte superior de una ventana se le denomina Ribbon. Desde Excel 2007, la cinta de opciones (todas las fichas) permite al usuario encontrar fácilmente los comandos y características que antes estaban en menús y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 era posible agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido, el usuario no podía crear sus propias fichas y agregarlas a la cinta de opciones. Ahora en Excel 2010 es posible crear una cinta de opciones personalizada de acuerdo a la necesidad del usuario, agregando las opciones, cambiando el nombre de la cinta y el orden en que aparece cada opción. CINTA DE OPCIONES (Cinta Ribbon) La cinta de opciones se asemeja a lo que en versiones anteriores se les llamaba menú. Cada ficha dispone de su propio conjunto de funciones, todas ellas relacionadas con la tarea que le da nombre a la ficha y además dispone de indicadores de cuadros de diálogos ampliando las opciones disponibles en la ficha respectiva. OBSERVACION: Dependiendo del objeto seleccionado en la hoja de Excel van a aparecer y desaparecer una serie de fichas que sirven para aplicar ciertos formatos y funciones al objeto.

4. Cuadro de Dialogo Mas Comandos.

Indicador que existen más funciones para este grupo. Por ejemplo al hacer clic en el cuadro de dialogo seleccionado sale la siguiente ventana.

5. Barra de Título

Es la barra que aparece en la parte superior del programa en ella se visualiza el nombre del libro actual en el que se está trabajando. Cuando se crea un libro nuevo toma el valor de Libro1 mientras no se guarde. Aparece con este nombre cuando el libro es nuevo y aún no ha sido guardado. Cuando el libro ya ha sido guardado aparece el nombre del archivo

Aparece Modo de compatibilidad al abrir un libro desde Excel 2010 que se haya creado en una versión anterior de Excel 2007, al trabajar de este modo el libro podrá conservar un formato de archivo que pueda abrirse de nuevo fácilmente en la versión anterior.

6. Conjunto de Herramientas

Comandos que están conformando Grupos dentro de la Cinta De Opciones que cambiará según la ficha seleccionada. Comandos del grupo portapapeles que corresponden a la ficha inicio.

7. Botones del Manejo de la ventana principal.

8. Cuadro de Nombres

Indica la celda activa. En la Imagen, la celda activa es A1, en algunos casos como en la Imagen 2, el cuadro de nombre puede contener un texto específico que se le haya nombrado ya sea a una celda o a un rango de celdas, por ejemplo al rango de celdas A1:B3 se le ha denominado “productos”.

9. Celda activa. Indica la celda que se encuentra seleccionada, la coordenada de esta celda se mostrara en el cuadro de nombres tal como se muestra en la siguiente figura.

10. Asistente para funciones Al darle clic en la opción que esta seleccionada con el círculo rojo en la imagen superior aparecerá el cuadro de dialogo de insertar función que se encuentra en la parte derecha, además aparecerán dos opciones más en la barra de fórmulas como en la imagen inferior.

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11. Indicador de Columnas Es la unión de varias celdas conjuntas en forma vertical comenzando desde la letra A.

12. Barra de Fórmulas Es una casilla ubicada en la parte superior pegada a la hoja de cálculo donde aparecerá las formulas y/o funciones que contenga la celda activa.

13. Indicador de filas. Conjunto de celdas contenidas de forma horizontal comenzando desde la fila 1.

14. Etiquetas de las hojas. Indica las hojas que tiene activo el libro de Excel actual.

15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. Por ejemplo en el grafico que está en la parte inferior aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números y otros. Cuando se activa una celda para modificarla aparece el siguiente mensaje.

16. Barra de desplazamiento. Barra horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.

17. Controles de vista a hoja. Controles que sirven para cambiar la forma en que se visualiza la hoja activa.

18. Barra de Zoom Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de visualización de la hoja activa de forma rápida y precisa. La barra de zoom tiene puede ampliar hasta 400% como máximo, y puede reducir hasta un 10% según se muestra en el siguiente gráfico.

19. Menú contextual

Excel incluye además un menú contextual que se activa con el botón derecho del ratón; a este menú también se le llama "flotante" porque aparece cerca de donde esté el puntero del ratón en el momento de hacer clic. Las opciones del menú contextual dependen del objeto que se esté señalando en ese instante. Es decir, presentará un menú cuando estemos señalando una celda y otro distinto si estamos apuntando a un gráfico, entre otras posibilidades. Sin embargo, no se haya en este menú ningún comando que no se encuentre ya en la cinta de comandos. Por lo que no es necesario revisar la lista de comandos de los menús flotantes, sino sólo apuntar que dicho menú existe y que puede serle útil en su trabajo con la hoja de cálculo.