guía metodologica para el manejo de archivos técnicos de
TRANSCRIPT
GUÍA METODOLOGICA PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS TÉCNICOS DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS
JORGE ALBERTO GONZÁLEZ RODRÍGUEZ JORGE WILSON MONTERO RODRÍGUEZ
UNIVERSIDAD DE LA SALLE ESPECILIAZACION EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTA
2007
GUÍA METODOLOGICA PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS TÉCNICOS DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS
JORGE ALBERTO GONZÁLEZ RODRÍGUEZ JORGE WILSON MONTERO RODRÍGUEZ
Trabajo de grado para optar el titulo de Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos
Director de Tesis
UNIVERSIDAD DE LA SALLE ESPECILIAZACION EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTA
2007
Notas de aceptación:
_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________
____________________________________ Firma del presidente del jurado
____________________________________ Firma del jurado
_____________________________________
Firma del jurado
Bogotá, 7 de Junio de 2007
AGRADECIMIENTOS
Queremos brindarle nuestros sinceros agradecimientos a:
Al Señor Jesucristo por darnos la inteligencia y la sabiduría.
A mis amados padres y hermanas, por su apoyo y por creer en mi.
A mi amigo y hermano en la fe, Jorge Alberto González, por su gran apoyo
en el transcurso de la especialización.
Jorge Wilson Montero Rodríguez.
Al Señor Jesucristo por darnos la inteligencia y la sabiduría.
A mi Madre por haberme dado la virtud de perseverar.
A mi esposa Mabel y mi hija Mapis por su paciencia y apoyo permanente, a
mis hijos Willy y Natis como testimonio de vida.
A mi amigo Jorge Wilson Montero porque me enseño a conocer al Señor
Jesucristo y porque en su compañía crecí intelectualmente.
Jorge Alberto González Rodríguez
A: Pedro Ignacio Galeano
Por su orientación y asesoría durante nuestra formación.
CONTENIDO Pág.
INTRODUCCIÓN
1
1. MARCOS DE REFERENCIA
9
1.1. MARCO CONCEPTUAL
9
1.1.1. El Almacenamiento de documentos.
9
1.1.2. La clasificación.
9
1.1.3. La indización.
11
1.1.4. Las instalaciones y los equipos.
12
1.1.5. La búsqueda de información.
13
1.1.6. Los servicios de difusión de información.
14
1.1.7. Base de datos documentales.
14
1.2 MARCO LEGAL
17
1.2.1. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.
17
1.2.2. Norma Técnica Colombianas sobre archivos NTC 4436 Información y Documentación.
17
1.2.3. Manual de suministro de información técnica y geológica a la Agencia Nacional de Hidrocarburos. Acuerdo numero 24 de 7 julio 2006.
17
2. RESULTADOS DEL ESTUDIO
18
2.1. PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN FÍSICA DE UN ARCHIVO TÉCNICO DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS.
18
2.1.1 Organización Documental.
18
2.1.2. Clasificación.
21
2.1.2.1. Grupo de Documentos.
23
2.1.2.2. Grupo de Sísmica.
24
2.1.2.3. Grupo de Pozos.
24
2.1.4. Inventario Documental.
25
2.1.5. Diseño de base de datos.
25
2.1.5.1. Identificación de entidades.
25
2.1.5.2. Identificación de atributos.
26
2.1.5.3. Descripción de campos.
28
2.1.5.4. Restricciones de clave primaria para las entidades.
33
2.1.5.5. Diagrama Entidad – Relación.
33
2.2. DEFINICIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS PARA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO TÉCNICO DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS.
35
2.2.1. El edificio.
35
2.2.2. Los depósitos.
36
2.2.3. Definición de la cantidad de información a archivar. Definición del espacio físico.
37
2.2.3.1. Ubicación.
37
2.2.3.2. Aspectos estructurales.
37
2.2.3.3. Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos.
37
2.2.3.4. Distribución de áreas.
38
2.2.3.5. Capacidad de almacenamiento.
38
2.2.3.6. Unidades de conservación.
40
2.2.3.7. Un tipo especial de conservación.
41
2.2.4. Condiciones ambientales.
42
2.2.4.1. Condiciones ambientales para medios magnéticos.
43
2.2.4.2. La ventilación.
43
2.2.4.3. Cuidado contra incendios.
44
2.2.5. Los Usuarios.
44
2.3. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS.
46
2.3.1. Proceso.
47
2.3.2. Preparación de la información a ser escaneada.
47
2.3.3. Escaneo de información, Escáner alimentador de bandeja.
48
2.3.4. Escaneo de información, Escáner de 36”.
49
2.4. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA CARGA Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS.
50
2.4.1. Entrada de información.
51
2.4.2. Almacenamiento de información.
51
2.4.3. Procesamiento de la información.
51
2.4.4. Salida de la información.
52
3. PROPUESTA
55
4. CONCLUSIONES 83
5. BIBLIOGRAFÍA
85
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla No 1. Roles del sistema de información
54
Tabla No 2. Procesos del sistema de información
54
LISTA DE FIGURAS Pág.
Figura No1. Diagrama Entidad Relación
34
Figura No2. Diagrama de flujo del sistema de información
53
LISTA DE ANEXOS
Pág.
APÉNDICE 1. ORDENAMIENTO DEL DATO PARA REPORTES DEL OBSERBADOR BANCO DE INFORMACIÓN PETROLERA (EPIS)
86
APÉNDICE 2. ORDENAMIENTODEL DATO PARA POZOS. BANCO DE INFORMACIÓN PETROLERA (EPIS)
88
GLOSARIO
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de métodos y prácticas
destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,
conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo
con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo
de su ciclo de vida.
ARCHIVÍSTICA: Disciplina que trata los aspectos teóricos y prácticos de
los archivos y la administración de documentos.
ARCHIVÍSTICA: Ciencia que se ocupa de los archivos.1
ARCHIVO: Conjunto organizado de documentos en cualquier tipo de
soporte que son producidos o recibidos en el ejercicio de funciones o
actividades por personas o entidades públicas o privadas.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Cualquier información registrada de tal forma
que solo pueda ser procesada por una computadora y que tiene calidad de
documento de archivo.
DOCUMENTO: La palabra proviene del vocablo latino “docere” que
significa enseñar. En un sentido general, se entiende por documento
cualquier soporte que contiene registrada información. Serian
documentos: libros, revistas, fotografías, partituras, mapas, informes,
medios magnéticos, objetos tridimensionales, inscripciones, sellos,
medallas, cuadros, discos y casetes, bosquejos, bocetos, etc. 1 FUSTER RUIZ, Francisco “Anales de documentación”,2,1999,PAGS.103-120
DIGITALIZACIÓN: Digitalización es la conversión de documentos en papel
a imágenes electrónicas por medio de un scanner, las cuales son
almacenadas en una Computadora personal.
IMAGEN DIGITA: Representación digital generada a partir del escaneo
documentos, manuscritos, fotografías, imágenes, textos e ilustraciones.
RESOLUCIÓN: La resolución es la capacidad para poder ver detalles en las
imágenes digitales. Es necesario para escanear tener en cuenta los pixels
per inch (píxeles por pulgada) (ppi) o dots per inch (puntos por pulgada)
(dpi). A mayor dpi o ppi mayor resolución de la imagen y mayor tamaño del
archivo.
PROFUNDIDAD DE BITS: Entre más profundidad de bits mayor será la
cantidad de tonos, es decir, 1 bit equivale a dos tonos (blanco y negro); 2,
3, 4 y 8 bits están entre 4 y 256 tonos (escala de grises, que también
pueden tener mas de 8 bits); 8, 16 y 24 bits están entre 256 tonos y 16,7
millones de tonos (imagen a color).
RANGO DINÁMICO: Es la diferencia tonal entre la parte más oscura y la
más clara de una imagen. Es el detalle de las sombras y de los toques de
luz que permiten una mejor calidad de la imagen y un mayor nivel de
detalle.
TAMAÑO DEL ARCHIVO: El tamaño del archivo puede variar dependiendo
el área del documento que va a ser escaneado, la profundidad de bits y el
dpi utilizado. La formula para calcular el tamaño del archivo es la
siguiente: ((altura x ancho x profundidad de bit x dpi x dpi) /8) / 1024 =
KB.; sin embargo, al pasar estas imágenes a formato PDF4 el tamaño del
archivo se reduce.
COMPRESIÓN DEL ARCHIVO: La comprensión del archivo se realiza para
reducir el tamaño del mismo, ya que en ocasiones es muy grande y no
permite que la imagen se despliegue en algunas computadoras y no sería
de utilidad para la mayoría de los usuarios. Existen diferentes tipos de
compresión, algunos con pérdida y otros sin pérdida de calidad, por
ejemplo el ITU-T.6 (Grupo 4 CCITT) no genera pérdida, sin embargo solo
soporta 1 bit; el LZW tampoco da pérdida y es utilizado entre 1 y 8 bits y el
JPEG que si produce pérdida es utilizado para 8 o 24 bits.
FORMATOS DE ARCHIVOS: Consiste tanto en los bits que comprende la
imagen como en la información del encabezamiento acerca de cómo leer e
interpretar el archivo. Los formatos de archivo varían en términos de
resolución, profundidad de bits, capacidades de color, y soporte para
compresión y metadatos. Entre los diferentes formatos se encuentran
TIFF, GIF, JPEG, Photo CD, PNG y PDF; cada uno con características y
soportes distintos.
ICR – OCR. La tecnología ICR proporciona a los sistemas de reproducción
por escáner y sistemas de imágenes la habilidad de convertir caracteres en
letra manuscrita (no cursiva) en caracteres capaces de ser interpretados o
reconocidos por una computadora… La tecnología OCR proporciona a los
sistemas de reproducción por escáner y sistemas de imágenes la habilidad
de convertir imágenes de caracteres en letra de máquina, en caracteres
capaces de ser interpretados o reconocidos por una computadora. Así, las
imágenes de caracteres en letra de máquina son extraídas de un mapa de
bits de la imagen reproducida por el escáner...
SISMOTECA. Tubo con dimensiones técnicas definidas para archivar
estudios de suelos.
RESUMEN
La administración, la clasificación y la organización de los archivos
documentales que manejan las empresas dedicadas a la exploración y
producción de hidrocarburos y que se realizan manualmente utilizando
para ello conceptos básicos de manejo de archivos, nos motivo para llevar
a cabo un análisis sobre las necesidades que tenían para facilitar los
documentos a fin de llevar a cabo consultas, esta razón nos permitió
conocer la importancia que tienen dichos archivos en el desarrollo de las
políticas de exploración y producción de hidrocarburos en cualquier parte
del mundo.
Una vez conocidas las necesidades nos dimos a la tarea de involucrar las
teorías archivistitas, las normas que rigen sobre la conformación de
archivos,lo dispuesto para llevar a cabo una excelente administración y
una vez se llego a la terminación de esta etapa concluimos que era
necesario involucrar para la organización, clasificación y poder disponer
de un inventario documental acorde a las circunstancias, utilizar para ello
lo que existe en materia de sistemas de información y así decidimos que
se debía elaborar una guía.
Por lo cual entonces, se planteo la creación de una guía metodologica para
el manejo de archivos técnicos de exploración y producción de
hidrocarburos, la cual se desarrollo en cuatro grandes puntos como son:
uno, pasos para la organización física de un archivo técnico de exploración
y producción de hidrocarburos, donde se desarrolla la parte de
organización, clasificación, inventario y el diseño conceptual de una base
de datos. Dos, definición de las características para construcción del
archivo técnico de exploración y producción de hidrocarburos, plasmando
las principales características que se deben cumplir para la construcción
de edificios, depósitos hasta llegar al tipo especial de conservación.
Tercero, proceso de digitalización de la información técnica de exploración
y producción de hidrocarburos, donde se muestra el proceso que se deben
seguir para la digitalización desde los documentos tamaño carta hasta los
documentos como anexos que deben ser digitalizados en escáner de 36”. Y
cuarto, sistema de información para la carga y almacenamiento de la
información técnica de exploración y producción de hidrocarburos, el cual
le permitirá a las compañías seguir, a través del sistema, con todo el
proceso para la organización del archivo técnico.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes del problema. ECOPETROL, en los años 80, organizó
todos los medios magnéticos de exploración y producción de hidrocarburo
del país en la Cintoteca “Nelson Rodríguez Pinilla”, Facatativa, que contaba
con diez bodegas (módulos) de almacenamiento. En los años 90
ECOPETROL le sumó a la información, que tenia en la Cintoteca,
secciones sísmicas, registros eléctricos, historias de pozo, informes
técnicos, imágenes de satélite, entre otros. Para esto reestructuró las
bodegas de almacenamiento y amplió sus instalaciones.
A finales de los años 90, ECOPETROL vio la necesidad de digitalizar la
información técnica para poderla tener en línea y sacarle un mayor
provecho, lo que terminó en un gran sistema de información que
actualmente se conoce como EPIS (Servicio de Información de Exploración
y Producción). El EPIS1 es el Banco de Información Petrolera de Colombia
que está encargado de administrar la información técnica de Exploración y
Producción del país, siendo la única fuente oficial. Actualmente cuenta con
más de 1´450.000 unidades de información digital representados en
820.000 unidades físicas. El EPIS presta el servicio de almacenamiento,
custodia y entrega de información digital y análoga a geocientíficos y
potenciales inversionistas para adelantar proyectos de investigación e
inversión en exploración de hidrocarburos en Colombia. También realiza la
recepción, verificación física, catalogación, carga, verificación técnica de
1 www. epis.com.co
2
toda la información E&P que hayan generado las compañías exploradoras
y que por ley están obligadas a entregar en su totalidad al Estado.
Actualmente la información de exploración y producción de hidrocarburos
de Colombia esta siendo manejada por la ANH (Agencia Nacional De
Hidrocarburos) la cual la heredo de la empresa colombiana de petróleos
ECOPETROL a través del decreto 1760 de 2003 por el cual se escinde a la
Empresa Colombiana de Petróleos, ECOPETROL, se modifica su estructura
orgánica y se crea la Agencia Nacional de Hidrocarburos y la Sociedad
Promotora de Energía de Colombia S.A.
Todo el proceso para la organización del archivo técnico y montaje del
sistema de información ha sido ejemplo para diferentes países y
compañías que manejan este tipo de información; continuamente la
Cintoteca “Nelson Rodríguez Pinilla”, como archivo físico, y el EPIS
(Servicio de Información de Exploración y Producción), como sistema de
información, recibe visitas de diferentes partes del mundo como es,
Ecuador, Perú, Venezuela y en este momento Angola piensa en el montaje
de un sistema de información con base a lo que se tiene en Colombia.
La creación del banco de información petrolera ha tomado su tiempo y
depuración de procesos, dentro de lo cual también se deben tener presente
los errores y ausencia de los mismos cometidos en su momento. Las
diferentes visitas de las compañías pretenden, a través de la experiencia
obtenida en el EPIS, la organización y el montaje de un sistema de
información que les permita sacar el mayor beneficio a su información de
exploración y producción de hidrocarburos.
3
Descripción y delimitación. En el proceso de exploración y producción de
hidrocarburos se generan diferentes tipos de información como lo son las
Historias de Pozo, Informes Técnicos, Secciones Sísmicas, Registros
Eléctricos, Mapas, Medios Magnéticos, entre otros, a los cuales no se le da
la importancia, en el manejo y almacenamiento, dentro de las compañías
de exploración y producción de hidrocarburos.
Existe grandes cantidades de información técnica en las compañías, las
cuales no están disponibles permanentemente y esto demora la toma de
decisiones en el momento del estudio de una determinada área de interés.
A esto se le suma la falta de organización del archivo físico, lo que no
permite garantizar el acceso a la información, transparencia de acciones,
así como la correcta y permanente disposición y preservación de toda la
documentación que se recepciona en el archivo técnico.
La información técnica presenta inconsistencias como estandarización de
nombres en áreas, programas sísmicos, líneas, pozos, etc., lo que no
permiten la interrelación entre los diferentes tipos de estudio y por tal
motivo se necesitan mas recursos económicos, de tiempo, maquina y
hombre, para procesar la información y obtener un resultado con el cual
se pueda tomar una decisión.
Debido a la necesidad de organización, las diferentes compañías del área
de los hidrocarburos, que han tenido la oportunidad de conocer archivos
técnicos de exploración y producción de hidrocarburos, con un sistema de
información, como es el caso del archivo de la Agencia Nacional de
Hidrocarburos (ANH), desean aprovechar la experiencia adquirida en este
proceso para darle un mejor manejo a su información técnica.
4
La ejecución del proyecto será en el primer semestre del año 2007, y esta
enfocado hacia toda compañía que maneja información técnica de
exploración y producción de hidrocarburos.
Pregunta de investigación. ¿Cómo organizar el archivo técnico de las
compañías de exploración y producción de hidrocarburos?
Justificación. La organización y disposición final de la información
técnica de exploración y producción de hidrocarburos, es fundamental
para la toma de decisiones donde se adelanten proyectos de investigación e
inversión en exploración de hidrocarburos.
El no tener la información técnica organizada, clasificada, estandarizada y
a disposición de los usuarios finales trae un aumento en el costo de
manejo de este tipo de información. La falta de un inventario de la
información técnica dentro de las compañías no permite el acceso fácil
para la consulta de la misma.
El problema se puede solucionar creando una guía metodológica para el
manejo de archivos técnicos de exploración y producción de
hidrocarburos, la cual le permitirá a las compañías del medio, organizar
sus archivos y sacarle el mayor provecho a la información en el momento
que se requiera.
De no obtenerse una solución en el manejo de los archivos técnicos de las
compañías de exploración y producción, retardaría la investigación de un
proyecto el cual es vital para la extracción del crudo y las inversiones no
tendrían los resultados esperados.
5
El aporte, será el facilitar a las compañías de exploración y producción de
hidrocarburos una guía que les permita manejar la información suficiente
tanto física como digital a través de un sistema de información con
resultado de consulta en tiempo real.
Con base en la experiencia en el manejo de los archivos y la participación
en la organización de los mismos, en una de las empresas que en
Colombia se dedican a la exploración y exportación de hidrocarburos,
permitió evaluar los procedimientos que se utilizaron en la construcción
del archivo y la organización de los mismos, encontrando que la falta de
planeamiento, el desconocimiento de la regulación sobre las normas de la
conformación de archivos técnicos y por supuesto el manejo de la cultura
archivística, son circunstancias que avalan el estudio que se realizara y
que permitirá dar a conocer importantes puntos de vista a tener en cuenta
en la operacionalidad de este tipo de archivos.
La normatividad sobre esta clase de archivos es escasa y el marco general
debe ajustarse a las necesidades especificas de los proyectos, la gran
mayoría de proyectos de inversión incluyen en sus presupuestos
desarrollos encaminados a lograr los máximos aprovechamientos en lo
social y por supuesto es la información un complemento que permite que
estos programas involucran la custodia de la memoria y la transparencia
de la administración de los documentos.
Las instituciones han contado por largo tiempo de centros especializados
en la conservación y organización de sus acervos documentales con el
propósito de permitir el acceso y conocimiento de sus actividades
misionales. Des esta manera se ha contado con bibliotecas y archivos muy
bien organizados que en la época actual atienden gran cantidad de
6
usuarios, las unidades de información referidas se dedican a conservar
archivos de documentos primarios agrupando, organizando, conservando
y facilitando para su consulta dichos fondos. Como en muchas
instituciones la acción se limita a la identificación física de dicha
información y a entregar indicaciones sumarias sobre los temas
correspondientes.
Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones y las disposiciones
legales en cuanto a la conformación de archivos técnicos, disponibles para
consulta, se propone la idea de elaborar una guía metodológica para el
manejo de archivos técnicos de exploración y producción de hidrocarburos
que hiciera fácil el manejo archivístico de este tipo de documentación.
Se plantea el diseño de este instrumento a fin de encontrar la forma
técnica de disponer de los conceptos académicos y técnicos de
organización y clasificación del archivo que se generan de la exploración y
producción de hidrocarburos.
Una vez se surtan las etapas mencionadas se podrá dirigir la atención a la
elaboración del inventario documental, sustentado en una base de datos
que permita, ágilmente, la búsqueda de los documentos registrados.
Este trabajo esta encaminado principalmente a la definición de los tipos de
unidades de conservación a fin encontrar las aquellas que se deban
utilizar, esta determinación conduce a fijar, con base en el inventario
documental y sus volúmenes, las dimensiones de la bodega y la estructura
de los soportes entendiéndose por soporte los estantes y las mesas de
trabajo.
7
En desarrollo de estas ideas se presenta la necesidad de que no toda la
información que ingresara al archivo se debería digitalizar, por tal razón
se procedió a enumerar los documentos que harían parte de este proceso
y que formarían parte de la información digitalizada y que se subiría a la
base de datos.
Objetivos del estudio. El objetivo general de este estudio fue el de
elaborar una guía metodologica para el manejo de archivos técnicos de
exploración y producción de hidrocarburos. Para ello fue necesario
describir los pasos para la organización física de un archivo técnico de
exploración y producción de hidrocarburos, definir las características para
la construcción del archivo técnico de exploración y producción de
hidrocarburos, definir el proceso de digitalización de la información técnica
de exploración y producción de hidrocarburos y, por ultimo definir un
sistema de información para la carga y almacenamiento de la información
técnica de exploración y producción de hidrocarburos.
Diseño metodológico. El tipo de estudio. Se llevara a cabo un estudio
de tipo descriptivo donde se analizara el manejo de la información técnica
y como resultado obtendremos una guía metodológica para el manejo de
archivos técnicos de exploración y producción de hidrocarburos.
Población y muestra. Se tendrá en cuenta la información que reportan
las empresas que manejan la información técnica de exploración y
producción de hidrocarburos a la Agencia Nacional de Hidrocarburos a
través del Banco de Información Petrolera EPIS.
8
Fuentes de información y técnicas de recolección. Para el desarrollo
del proyecto se realizaran visitas a por lo menos tres (3) de las compañías
que manejan información técnica de exploración y producción de
hidrocarburos y en especial al banco de información petrolera EPIS
(Servicio de Información de Exploración y Producción) de la Agencia
Nacional de Hidrocarburos ANH.
9
1. MARCOS DE REFERENCIA
1.1 MARCO CONCEPTUAL
1.1.1. El Almacenamiento de documentos. El almacenamiento de
documentos es la operación que consiste en disponer los documentos en
las mejores condiciones posibles de conservación y utilización. Un fondo
documental es un capital financiero e intelectual que permite informar,
instruir, estudiar y producir. Es un elemento indispensable del desarrollo
y de la difusión de los conocimientos y una parte de la riqueza nacional.
Hay que conservarlo en buen estado. Un documento destruido o
estropeado es un espacio del conocimiento que desaparece, a veces de
modo irremediable. Asimismo un documento mal clasificado es un
documento que se puede considerar perdido.
El almacenamiento se fundamenta en la elección adecuada de la forma de
ordenación, el método de clasificación, las disponibilidades de locales y de
equipo y las condiciones necesarias para mantener en buen estado el
material documental.
1.1.2 La clasificación. La clasificación es una operación que describe el
contenido de un documento determinado, su tema principal y a veces uno
o dos temas secundarios, que se traducen a términos más apropiados que
figuran en el lenguaje documental que se utiliza. Generalmente, se trata de
una clasificación en que los términos se expresan mediante signaturas
numéricas, pero se pueden utilizar también los términos genéricos de un
10
lenguaje combinatorio, como los nombres de los campos o grupos de una
lista de descriptotes o de un tesauro.
De igual manera podemos tener en cuenta que “la clasificación es una
labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y sub-sección), de
acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad”. 2
Es preciso diferenciar claramente que no existen cercanías académicas en
su definición entre los conceptos clasificación y ordenación, la
clasificación como lo hemos narrado anteriormente es una operación de
descripción y la ordenación de un archivo es la instalación física de los
documentos en los sitios definidos con anterioridad dentro de un deposito.
Para Guinchat y Menou la clasificación es “la operación que describe el
contenido de un documento determinando un tema principal y a veces
uno o dos temas secundarios, que se traducen a unos términos mas
apropiados que figuren en el lenguaje documental que se utiliza”
Para los archiveros la clasificación es una tendencia dirigida a agrupar
los elementos documentales en criterios como los de cantidad es decir los
elementos mas comunes entre si, la calidad la cual demuestra el grado de
relevancia entre ellos y la funcionalidad es decir la utilidad que ellos
ofrezcan.
Finalmente podemos mencionar que para los académicos la clasificación
documental es la forma como se facilita la colocación de un documento 2 Colombia. Archivo General de la Nación, Reglamento General de Archivos 2ª edición. Santa Fe de Bogota. 1997 36 p
11
físicamente teniendo en cuenta la forma como se ha definido el sistema
temático que lo alberga. En terminas patéticos la clasificación es la
disposición que se de a los documentos para garantizar la recuperación
rápida de la información.
1.1.3. La indización. La indización es una de las formas de descripción
del contenido. Es una operación que consiste en escoger los términos mas
apropiados para representar el contenido de un documento. Estos
términos se expresan en el vocabulario del lenguaje documental elegido
para el sistema y se ordena de manera que se puedan constituir luego los
ficheros que servirán para la búsqueda. Es por lo tanto la operación
central de todo sistema documental, tanto para el almacenamiento como
para la búsqueda de información. La indización se sitúa en general en la
mitad de la cadena documental bien sea en el momento de la entrada de
los documentos al subsistema de almacenamiento y búsqueda de la
información o en el momento de la búsqueda. En efecto, las preguntas
deben describirse en los mismos términos que los documentos para que se
puedan comparar el contenido de los dos conjuntos y determinar los
documentos que responden a la pregunta. Sin embargo, la indización
puede tener también lugar durante la producción de un documento
primario si su extensión es suficiente. En este caso, el autor o el
especialista establecen la lista de los temas tratados en la obra para cada
tema remitiendo a las páginas en que se hallan los desarrollos
correspondientes.
Los productos de la indización son los índices, o sea, las listas de términos
significativos, pueden imprimirse en el documento primario, generalmente
al final, o en publicaciones secundarias de alerta u ocasionales. También
12
pueden incorporarse a los ficheros manuales o legibles por maquina que
permiten seleccionar los documentos en función de los temas que trata.
En ambos casos, los índices sirven para localizar la información y
seleccionarla con el fin de responder a las necesidades de los usuarios.
De igual manera es importante tener en cuenta que la indización es la
forma como un descriptor precisa la información que debe obtener de los
documentos para lograr la identificación plena. La calidad de la indización
se demuestra partiendo de la exhaustividad como todos los temas, objetos
y conceptos se tengan en cuenta en la búsqueda de los criterios de
identificación. Para un trámite ágil de igual manera se debe manejar una
plena labor de selectividad, es decir, que se retenga la información que
interese a los usuarios internos o externos. Otra etapa es la forma como se
entienda la especificidad mediante la cual la descripción sea la más
cercana al contenido del documento, así las cosas, la consistencia de la
información esta dada por la forma como los descriptores manejen la
captura de la información de la misma forma.
1.1.4. Las instalaciones y los equipos. La instalación material de una
unidad de información comprende los locales, la distribución interior y las
instalaciones (iluminación, electricidad, agua, calefacción, dispositivos de
seguridad etc.), el mobiliario y los materiales necesarios para los diversos
servicios: almacenamiento, búsqueda de información, impresión,
reprografita, microcopia, informática, telecomunicación, transporte,
utilización de documentos audiovisuales. Las instalaciones y el equipo
tienen una gran influencia tanto en el funcionamiento interno de la unidad
como en sus relaciones con los usuarios y con el exterior.
13
A cada tipo de unidad le corresponden unas instalaciones específicas y a
cada operación, un tipo de equipo apropiado. La sección, montaje y
mantenimiento de las instalaciones y de los equipos son relativamente
complejos y costosos; por lo tanto, deben efectuarse en función de un plan
general y de un análisis detallado de las actividades. Este estudio previo o
evento será realizado por un equipo compuesto por los responsables de la
unidad, de la arquitectura de la oficina, del personal, y, si es posible, de
los usuarios.
1.1.5. La búsqueda de información. La búsqueda de información es un
conjunto de operaciones que tiene por objeto poner en manos del usuario
los informes que dan respuesta a sus preguntas ocasionales o
permanentes.
Las ocasionales son del tipo: “¿qué se sabe sobre tal tema?” Estas
preguntas exigen una búsqueda retrospectiva, es decir, la identificación de
todas las fuentes previamente conocidas sobre el tema. Las permanentes
son del tipo: “¿qué hay de nuevo sobre el tema?” Estas preguntas, en
cambio, piden una búsqueda de información actualizada, es decir, la
identificación de las fuentes que se refieren a ese tema y han sido puestas
al día periódicamente (cada semana, quincena, mes).
La búsqueda de información es una expresión genérica que implica la
localización de los documentos o de las fuentes, lo mismo que de los datos
o de los documentos primarios a los cuales dan acceso los primeros.
Muchos sistemas de información se limitan todavía al primer tipo de
actividad, dejando al usuario la tarea de encontrar los datos o los
documentos originales que necesita.
14
Estas operaciones ocupan la zona media de la cadena documental y sirven
para preparar la difusión. La mayoría de las actividades de las unidades de
información tienen por objeto permitir la búsqueda de información, que es
el fundamento de los servicios que ofrece a los usuarios.
1.1.6. Los servicios de difusión de información. La difusión de
información consiste en trasmitir al usuario la información que necesita o
en darle la posibilidad de obtenerla. Es el resultado del tratamiento de los
documentos y de la información y se encuentra por consiguiente al final de
la cadena documental. Sin embargo, ciertas formas de difusión pueden
tener lugar desde la producción de los documentos, con o sin intervención
de las unidades de la información.
La difusión de información es la razón de ser de las unidades de
información y deben ser su mayor preocupación. La conservación de los
documentos es esencialmente un medio para lograr este fin.
La difusión de información puede hacerse con: a) el mismo documento
primario (o su reproducción); b) la referencia del documento en la forma de
distintos productos “secundarios”; c) la información contenida en el
documento que aparece en diferentes productos” terciarios”; d) las fuentes
de información.
1.1.7. Base de datos documentales. Una base de datos es un conjunto
de información estructurada en registros y almacenada en un soporte
electrónico legible desde un ordenador. Cada registro constituye una
unidad autónoma de información que puede estar a su vez estructurada
en diferentes campos o tipos de datos que se recogen en dicha base de
datos. Por ejemplo, en un directorio de miembros de una asociación, un
15
registro será la ficha completa de cada uno de los socios. En cada registro
se recogerán determinados datos, como el nombre, la profesión, la
dirección o el teléfono, cada uno de los cuáles constituye un campo.
Hay tres grandes modelos de bases de datos según el contenido de sus
registros:
Bases de datos con información factual: recogen informaciones muy concretas y
actuales, generalmente de carácter numérico: datos estadísticos, series históricas,
resultados de encuestas, convocatorias de becas o subvenciones, convocatorias
de eventos, ofertas de empleo.
Directorios: recogen datos sobre personas o instituciones especializadas en
una actividad o materia concreta. Hay directorios de profesionales, de
investigadores, de centros de investigación, de bibliotecas, de revistas
científicas, de empresas, de editoriales,...
Bases de datos documentales: En este último grupo, cada registro se
corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una
publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un
documento de archivo, un documento electrónico.
Una base de datos se crea y mantiene de forma continuada con el objetivo
de resolver necesidades de información concretas de un colectivo, una
empresa o el conjunto de la sociedad. Estos recursos electrónicos pueden
ser consultables directamente en formato electrónico o ser utilizados para
elaborar productos impresos: bibliografías, directorios, informes.
16
Los registros de las bases de datos documentales pueden incluir o no el
contenido completo de los documentos que describen, según lo cuál se
distinguen tres categorías:
Bases de datos de texto completo: son aquellas que estén constituidas por
los propios documentos en formato electrónico, por un volcado completo
de su texto. Pueden incorporar además campos en los que se contiene la
información fundamental para facilitar su descripción y recuperación. En
estos sistemas la operación de búsqueda (que puede abarcar la totalidad
del texto) y la consulta del documento se producen sin salir del propio
sistema de información.
Archivos electrónicos de imágenes: están constituidos por referencias que
permiten un enlace directo con la imagen del documento original, sea éste
un documento iconográfico (fotografías, imágenes de televisión,...) o un
documento impreso digitalizado en formato de imagen. En estas bases de
datos normalmente la búsqueda está limitada a los campos de la
referencia bibliográfica y no se pueden localizar otros términos presentes
en el texto completo del documento original.
Bases de datos referenciales: sus registros no contienen el texto original
sino tan sólo la información fundamental para describir y permitir la
localización de documentos impresos, sonoros, iconográficos,
audiovisuales o electrónicos. En estos sistemas de información sólo se
puede obtener referencias sobre documentos que habrá que localizar
posteriormente en otro servicio (archivo, biblioteca, fototeca, fonoteca,...) o
solicitar a un servicio de suministro de documentos. Sin embargo, una
base de datos referencial puede incluir campos que faciliten la localización
del documento (bibliotecas, signaturas, direcciones en Internet,...) o
17
incluso enlaces directos para obtener directamente el original a través de
otro programa (tratamiento de texto, navegador de Internet,...).
1.2 MARCO LEGAL
1.2.1. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. En la actualidad el
Archivo General de la Nación ha expedido normas bajo la tutela de la Ley
594 de 2000, Ley General de Archivos, mediante las cuales se
estandarizan conceptos básicos para la elaboración de herramientas, que
hacen parte de un programa de gestión documental en el cual las
actividades administrativas y técnicas están dirigidas a la planificación,
manejo y organización de un archivo técnico como lo es el caso de las
diferentes compañías que manejan archivos técnicos de exploración y
producción de hidrocarburos.
1.2.2. Norma Técnica Colombianas sobre archivos NTC 4436
Información y Documentación. La norma NTC 4436 Información y
Documentación esta enfocada al manejo de papel para documentos de
archivo y Requisitos para la permanencia y durabilidad. Esta norma
expedida por el INCONTEC con el apoyo del Comité de Normalización del
Sistema Nacional de Archivos.
1.2.3. Manual de suministro de información técnica y geológica a la
Agencia Nacional de Hidrocarburos. Acuerdo numero 24 de 7 julio
2006. Esta norma establece el tipo de información, las normas y
procedimientos para la entrega de información técnica de exploración y
explotación de hidrocarburos a la Agencia Nacional de Hidrocarburos.
18
2. RESULTADOS DEL ESTUDIO
En este capitulo se presentara el resultado del estudio para la organización
de archivos técnicos de exploración y producción de hidrocarburos que
permitirá la construcción de una guía metodologica para el beneficio de las
diferentes compañías que manejan este tipo de información.
2.1. PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN FÍSICA DE UN ARCHIVO
TÉCNICO DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS.
El archivo técnico es el área de resguardo de la información que se obtiene
del proceso de exploración y producción de hidrocarburos. En ella se
ordena y se organiza los diferentes tipos documentales entre otros, las
historias de pozo, informes técnicos, secciones sísmicas, registros
eléctricos, mapas, medios magnéticos. Estos documentos contienen
información vital para análisis y estudio para la extracción de petróleo.
Para la organización física de un archivo técnico de exploración y
producción de hidrocarburos que no tiene ningún tipo de orden o
clasificación, donde se tiene es un fondo documental, se tendrá en cuenta
tres pasos, organización, clasificación e inventario documental.
2.1.1 Organización Documental. Uno de los grandes problemas que
presentan las organizaciones es el manejo de volúmenes de documentos.
El almacenamiento de los documentos en papel y en diferentes medios
19
electrónicos se vuelve cada vez más costoso, menos seguro y la explotación
de los mismos más compleja y menos efectiva.
La organización archivística es un conjunto de actividades administrativas
y técnicas, tendientes a hacer eficiente, eficaz y efectivo el manejo y
organización de la documentación producida y recibida por una entidad
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
consulta, conservación y utilización.
Las empresas exploradoras y productoras de petróleos, deben tener como
una de sus tareas fundamentales la de producir información documental,
como resultado de cada actividad planeada, ejecutada y reportada, esta
información representa una parte fundamental de la operación, los
documentos terminados muchos de ellos elaborados en papel y
electrónicos se encuentran almacenados en archivos físicamente
dispuestos para ello o en computadoras. Muchas veces este tipo de
información agrupada por proyectos o programas, ocasiona incertidumbre
en el momento de ser requerida para que cumpla con el objetivo
fundamental como es el de consulta.
El archivo de oficina esta compuesto por los documentos que se producen
como resultado de la ejecución de las funciones propias de la dependencia.
La organización documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos
de acuerdo con la serie y sub-serie documental a la que pertenece la cual
ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada
serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados,
manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el
orden en que se han producido.
20
La anterior descripción es un proceso archivístico de oficina, proceso en el
cual el productor tiene un valor significativo dentro del quehacer
archivístico, ahora bien, de acuerdo con las etapas del Ciclo Vital de los
Documentos, una vez finalizada la etapa activa, los documentos deben ser
trasladados desde las respectivas oficinas productoras e ingresar bajo
custodia del archivo central de la institución.
Si bien durante la vigencia y el plazo precaucional la consulta documental
disminuye en su frecuencia, esta afirmación nos permite asegurar sin
embargo, que está latente la posibilidad de que pueda producirse la
consulta, teniendo en cuenta la utilidad potencial de la información
contenida como antecedente, testimonio y prueba.
Evidentemente se impone que en estas condiciones, tanto a los efectos de
favorecer la conservación así como la de posibilitar la localización y
consulta documental, es preciso que se procede a la organización
sistemática del conjunto documental con base en determinados criterios.
En este orden de ideas el proceso de organización consta como hemos
anotado de una serie de operaciones que podemos englobar en términos
genéricos, esencialmente en decidir las modalidades de descripción,
clasificación y ordenación de documentos, independientemente que estas
mismas etapas sean desarrolladas mas ampliamente en el proceso
archivístico.
Para ello el archivista debe poner en práctica las técnicas de clasificación y
ordenación documental.
21
La organización que se propone esta dada en operaciones técnicas y
administrativas que nos permita agrupar documentalmente los temas
relacionados en formas jerárquicas y basadas en criterios orgánicos y/o
funcionales que revelen sus contenidos.
Este proceso archivístico esta dado en la clasificación de tres grandes
grupos de información que son: Documentos, Sísmica y Pozos.
• Grupo de Documentos. Está encargado de manejar la información
concerniente a informes técnicos, informes ambientales, estudios,
tesis, proyectos, planes de desarrollo, informe de resultados, entre
otros.
• Grupo de Sísmica. Encargado de manejar la información
concerniente a reporte del observador, secciones sísmicas y medios
magnéticos.
• Grupo de Pozos. Encargado de manejar el material que se clasifique
como registros convencionales de pozo, historias de pozos y medios
magnéticos.
2.1.2. Clasificación. Más allá de la definición clásica que los archiveros
han propuesto, la clasificación documental esta dada por aquella actividad
intelectual que consiste en dividir o separar conjuntos de elementos,
estableciendo clases o grupos. Los archivos como unidades organizadas,
se clasifican de acuerdo con la estructura y funciones de las entidades
productoras y con miras a la utilización administrativa, jurídica y
científica. Para clasificar los documentos se debe recurrir al Cuadro de
Clasificación Documental, herramienta que permite codificar e identificar
22
cada una de las series, subseries y tipologías documentales, en cada
dependencia.
Dentro de los objetivos de la clasificación archivística podemos mencionar
para nuestro trabajo aquellos que se enmarcan dentro de los procesos de
las entidades, algunos de ellos son:
• Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un
trabajo específico.
• Que se tenga acceso rápido a la documentación relacionada con el
tipo de trabajo que se ejecute.
• Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
• Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la
documentación empleada y necesaria.
• Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.
• Que hayan sido archivados de conformidad con las normas, leyes y
disposiciones legales.
Existen algunos sistemas de clasificación usualmente utilizados por los
archiveros entre los más ocurrentes tenemos:
Sistema alfabético aquel que se ordenan los tipos documentales según una
letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que
identifique el documento, cuando tenemos que la inicial es la misma, se
ordena por la segunda letra, y así sucesivamente. Si la palabra principal
fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra siguiente,
aplicando la misma regla.
23
Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos
pequeños.
Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro
auxiliar para la localización de lo que se busca.
Sistema alfa-numérico este sistema combina el sistema alfabético y el
sistema numérico, se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta
la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden
tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de
entrada.
El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación
correcta de los documentos archivados, para estos sistemas es
característico que los materiales se clasifiquen por un número de archivo,
existiendo diversas variantes
Frente a la clasificación se deberá desarrollar una labor que permita la
identificación de los tres grandes grupos definidos como son: Documentos,
Sísmica y Pozos, con sus respectivos tipos documentales que los
conformen.
La conformación documental de estos grupos deberá respetar el principio
de procedencia pero, deberá también estar conformado así:
2.1.2.1. Grupo de Documentos. La clasificación que se tendrá dentro del
grupo de documentos son los siguientes descriptores de la información:
• Titulo
• Fecha del documento
• Contrato
• Compañía operadora
24
• Compañía autora
2.1.2.2. Grupo de Sísmica. La clasificación que se tendrá dentro del
grupo de sísmica son los siguientes descriptotes de la información:
• Programa
• Línea
• Fecha de procesamiento
• Compañía de procesamiento
• Compañía operadora
• Compañía de adquisición
• Tipo de proceso
• Escala vertical
• Escala horizontal
• Formato
2.1.2.3. Grupo de Pozos. La clasificación que se tendrá dentro del grupo
de pozos son los siguientes descriptotes de la información:
• Nombre del pozo
• Compañía operadora
• Compañía de servicios
• Titulo
• Fecha documento
• Contrato
• Servicio
• Campo
• Tope
• Base
25
• Escala
• Corrida
2.1.4. Inventario Documental. La archivística ha definido el inventario
documental como aquel instrumento que permite describir las relaciones
que se generan en forma sistemática y detallada entre cada una de las
unidades que pertenecen a un fondo documental, teniendo en cuenta la
organización que genera la elaboración de la Tabla de Retención
Documental, es decir, utilizando la organización por series documentales,
así definido un inventario documental, encontramos que es un proceso
que reúne acciones analíticas y que su elaboración puede ser esquemática,
general, analítica y preliminar.
Una vez organizada y clasificada la información se procede al inventario de
cada una de las unidades documentales encontradas. Se deberá diseñar
una base de datos con los principales descriptotes de cada uno de los
grupos que se ordeno la información (Documentos, Sísmica, Pozos).
2.1.5. Diseño de base de datos. El diseño de una base de datos es
fundamental dentro de la guía para el manejo de archivos técnicos. El
siguiente diseño conceptual muestra las entidades y relaciones básicas
que se deben tener en cuenta para una base de datos almacene la
información de exploración y producción de hidrocarburos.
2.1.5.1 Identificación de entidades. Las entidades que surgen a primera
vista son Sísmica, Documentos e Información de Pozos. Otras entidades
son Programa Sísmico, Líneas Sísmicas, Pozos e Ítems.
26
2.1.5.2. Identificación de atributos. Cada entidad se le debe asignar los
atributos necesarios para satisfacer los requerimientos de la información
técnica de exploración y producción de hidrocarburos, dentro de las cuales
tenemos:
Entidad Sísmica:
Tipo de sísmica
Compañía contratista
Compañía de procesos
Fecha de inicio de proceso
Punto de disparo inicial
Punto de disparo final
Escala vertical
Escala Horizontal
Entidad Documentos:
Titulo
Autor
Compañía que origina
Compañía contratista
Tipo de documento
Volumen
Fecha de recibido
Fecha de edición
Entidad Información Pozos:
Encabezado
Compañía contratista
Compañía operadora
27
Base
Fondo
Tipo de unidad
Corrida
Fecha
Escala
Tipo de registro
Entidad Programa Sísmico:
Nombre del programa
Tipo de programa
Fecha de adquisición
Compañía operadora
Compañía contratista
Cuenca
Entidad Líneas Sísmicas:
Nombre de la línea
Punto de disparo inicial
Punto de disparo final
Intervalo
Tipo de unidad
Cubrimiento
Tipo de terreno
Entidad Pozos:
Nombre del pozo
Cuenca
Contrato
28
Entidad Ítems:
Código de barras
Descripción
Tipo de medio
Tipo de formato
Ubicación
Imagen
2.1.5.3. Descripción de campos. La descripción de los campos de cada
una de las entidades es:
Entidad Sísmica:
Tipo de sísmica: Hace referencia a los procesos como son: Campo, Proceso,
Reproceso, Migración In-In, Stack Out-Out.
Compañía contratista: Lista de las compañías contratistas definidas por el
administrador de la base de datos.
Compañía de procesos: Lista de las compañías que generan el proceso
definidas por el administrador de la base de datos.
Fecha de inicio de proceso: Hace referencia a la fecha que se inicio el
proceso.
Punto de disparo inicial: Hace referencia al Shot Points inicial.
Punto de disparo final: Hace referencia al Shot Points final.
29
Escala vertical: Hace referencia a la escala vertical de las secciones
sísmicas (ejemplo 3.75 in/s).
Escala Horizontal: Hace referencia a la escala horizontal de las secciones
sísmicas (ejemplo 24 Tr/Pul).
Entidad Documentos:
Titulo: Este campo contiene el nombre exacto del informe tal como viene
impreso.
Autor: Nombre del autor o autores directos del informe; en caso de no
tener el nombre del autor se trabajara con el nombre completo de la
compañía para la cual se genero el informe.
Compañía que origina: Lista de las compañías que original el informe
definidas por el administrador de la base de datos.
Compañía contratista: Lista de las compañías de contratistas que generan
el informe definidas por el administrador de la base de datos.
Tipo de documento: Lista de documentos que pueden hacer referencia a
Magnetometria, Reprocesamiento, Topografía, Mapas, Reporte Final entre
otros.
Volumen: Hace referencia a los tomos que pueda tener un informe.
Fecha de recibido: Fecha en que se recibió el informe.
30
Fecha de edición: Fecha de edición del informe.
Entidad Información Pozos:
Encabezado: En este campo se hace una pequeña descripción del nombre
del pozo con sus principales características.
Compañía contratista: Lista de las compañías contratistas definidas por el
administrador de la base de datos.
Compañía operadora: Lista de las compañías de proceso definidas por el
administrador de la base de datos.
Base: Hace referencia al intervalo de perforación (profundidad) menor del
pozo.
Fondo: Hace referencia al intervalo de perforación (profundidad) mayor del
pozo.
Tipo de unidad: Hace referencia en las unidades que se manejaron (Pies o
Metros).
Corrida: Hace referencia a la corrida del pozo.
Fecha: Hace referencia a la fecha de la corrida del pozo.
Escala: Listado de escala del los registros definida por el administrador de
la base de datos. Ejemplo 1:200.
31
Tipo de registro: Listado de tipo de registros definidos por el administrador
de la base de datos. Ejemplo: Production Log, Nuclear Log, Resistivity Log,
Gr, etc.
Entidad Programa Sísmico:
Nombre del programa: en este campo se almacena el nombre del
programa.
Tipo de programa: Se define el tipo de sísmica que se trabajan actualmente
2D y 3D.
Fecha de adquisición: Hace referencia a la fecha en que se inicio registrar
el programa.
Compañía operadora: Lista de las compañías de proceso definidas por el
administrador de la base de datos.
Compañía contratista: Lista de las compañías contratistas definidas por el
administrador de la base de datos.
Cuenca: Se utiliza para almacenar el nombre de la cuenca en la cual se
registro la información sísmica.
Entidad Líneas Sísmicas:
Nombre de la línea: En este campo se escribe el nombre completo de la
línea (Según el reporte de observador).
32
Punto de disparo inicial: Hace referencia al Shot Points inicial.
Punto de disparo final: Hace referencia al Shot Points final.
Intervalo: Intervalo entre los Shot Points.
Tipo de unidad: Hace referencia en las unidades que se manejaron (Pies o
Metros).
Cubrimiento: Hace referencia al cubrimiento de la línea; esta información
la encontramos en el reporte de observador.
Tipo de terreno: Hace referencia al tipo de terreno donde se registro el
programa (Tierra, Marino, Lago, Rió, etc...).
Entidad Pozos:
Nombre del pozo: Lista de nombres de pozos definidas por el administrador
de la base de datos.
Cuenca: Se utiliza para almacenar el nombre de la cuenca en la cual se
registro la información sísmica.
Contrato: Hace referencia al nombre del contrato donde se registro la
información sísmica.
Entidad Ítems:
Código de barras: El código de barras es el que identifica cada unidad de
información que se almacene en la base de datos; este campo es único.
33
Descripción: En este campo se hace una pequeña descripción de cada una
de las unidades que ingresen a la base de datos.
Tipo de medio: Lista de medios que describe la unidad de información
como Papel, Papel Predoblado, CD, Acetato, Fólder, etc...
Tipo de formato: Lista de formatos de la unidad de información como Tiff,
SEG-Y, SEG-D, etc.
Ubicación: En este campo va la ubicación física y definitiva de la unidad de
información.
Imagen: Es un hipervínculo que apunta al servidor de imágenes en el caso
que sea un documento, un anexo o un mapa.
2.1.5.4. Restricciones de clave primaria para las entidades. Las claves
primarias para cada una de las entidades son:
Entidad Sísmica: Id _ sísmica
Entidad Documentos: Id _ documento
Entidad Información Pozos: Id_Inf_Pozos
Entidad Programa Sísmico: Id _ programa
Entidad Líneas Sísmicas: Id _ línea
Entidad Pozos: Id _ posos
Entidad Items: Id_Item
2.1.5.5. Diagrama Entidad – Relación. Con la información identificada anteriormente se
llega al siguiente diagrama de entidad – relación:
34
.Figura No1. Diagrama Entidad Relación
35
2.2. DEFINICIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS PARA CONSTRUCCIÓN
DEL ARCHIVO TÉCNICO DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE
HIDROCARBUROS.
Si partimos de que la configuración de la memoria de una empresa
productora y exploradora de petróleos es la construcción de la memoria,
de la identidad de un sector de la base de desarrollo de un país y que su
conservación depende de las decisiones que se tomen en torno a la
edificación y al deposito o depósitos que se determinen construir, es
necesario que se planteen las recomendaciones básicas para la
construcción el edificio de archivo y las de los depósitos.
2.2.1. El edificio. La decisión de construcción de un edificio para archivo,
como el que nos ocupa, el cual tiene como característica principal el de ser
un archivo técnico, el cual a pesar de no ser de gestión, si es de consulta
permanente, debe ubicarse en una zona a las afueras de los centros
administrativos, para evitar estar en zonas contaminadas de las ciudades.
Como primera etapa es necesario decidir si el proceso es la construcción
de un nuevo o la adaptación de uno, como la adaptación es un proceso
muy costoso se sugiere la construcción de uno teniendo en cuenta el
volumen de documentación que se recibirá en la primera etapa y la que en
el futuro se llegue a recibir, el tipo de soportes que se utilicen, zonas de
trabajo, de consulta, áreas sociales y de servicios.
Es importante definir el tipo de servicios que se prestaran y tener en
cuanta en que hacia el futuro el volumen de las transferencias
proyectando un plazo no mayor a treinta años.
36
Se deben manejar áreas de acceso tanto peatonales como de recibo de
documentos, áreas administrativas, áreas de desarrollo técnico, áreas
públicas.
Es necesario definir plenamente los materiales que se vayan a utilizar en
razón a que deben cumplir con requerimientos de resistencia al deterioro
por humedad especialmente.
Para la construcción de estos edificios se deben tener en cuenta
especialmente las recomendaciones que se establecieron en la reunión de
los archiveros en Ottawa Canadá en el año 2001.
2.2.2. Los depósitos. Como nuestros archivos requieren de una
conservación optima y además que se conservaran en diferentes tipos de
soporte, se debe tener en cuenta tanto su naturaleza como el entorno en
donde se ubicaran. Como los documentos necesitan de atención especial y
si consideramos los agentes de degradación y los aspectos de humedad y
temperatura variables es necesario que en lo posible se tengan aparatos
que mantengan los niveles de humedad y temperatura ideales para
proteger los documentos de los agentes mencionados.
De esta manera es preciso recomendar que los depósitos además de las
condiciones técnicas que enumeraremos en seguida cumplan con algunas
condiciones generales como:
• Instalaciones adecuadas.
• Controles para la humedad, temperatura, luz y ventilación.
• Control para el control atmosférico.
• Un permanente control a las plagas.
37
• Los necesarios controles de incendios e inundaciones.
2.2.3. Definición de la cantidad de información a archivar. Definición
del espacio físico. De conformidad con lo establecido por las normas
recomendamos que los depósitos tengas las siguientes características:
2.2.3.1. Ubicación. Características del terreno sin riesgos de humedad
subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad, el
terreno en lo posible debe estar situado lejos de industrias contaminantes
o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. En caso de que no sea
posible esta recomendación es necesario que se complemente con el
cubrimiento de los riesgos, se debe prever un área suficiente para albergar
la documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de
las condiciones ambientales y ventilación.
2.2.3.2. Aspectos estructurales. La resistencia de las placas y pisos
deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200
Kg. /m2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberá
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al
señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas,
y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de
sustancias nocivas para la documentación.
2.2.3.3. Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos. Las
áreas deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada
38
manipulación de la documentación, previendo que la manipulación de los
documentos al trasladarse de un lugar a otro sea fácil de conseguirlo.
Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la
conservación del material documental.
Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la
seguridad de los acervos documentales.
2.2.3.4. Distribución de áreas. Las zonas de trabajo archivístico,
consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de
almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
(Ver fotos de la Cintoteca)
Las áreas técnicas tendrán relación con los de depósitos, teniendo en
cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función
desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia,
recepción, organización y tratamiento de los documentos.
2.2.3.5. Capacidad de almacenamiento. El almacenamiento de la
documentación, deberá establecerse a partir de las características
tecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes
aspectos:
• Tipos de Estantería. Diseño acorde con la dimensión de las unidades
que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre
los documentos.
• Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable.
39
• Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg. /mt
lineal.
Si se dispone de módulos compuestos por dos cuerpos de estantería,
se deben utilizar parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con
sistemas de fijación. La balda superior debe estar a una altura que
facilite la manipulación y el acceso a la documentación. La balda
inferior debe estar por lo menos a 10 cm. del piso.
• Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser
redondeados para evitar deterioros a la documentación.
• El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
• Se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm. entre los muros y la
estantería.
• El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener
un mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.
• Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes:
El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de
los documentos atendiendo sus diferencias tecnológicas,
dimensiones, volumen y peso. Y facilitará su correcta manipulación
y adecuada conservación.
• El mobiliario utilizado debe contar con las características de
resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento,
seguridad y distribución consignadas en este acuerdo en el apartado
referido a Estantería. Se debe tener en cuenta que el mobiliario
empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la
40
estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información en ellos
contenida.
2.2.3.6. Unidades de conservación. Para el almacenamiento de
documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o
medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de
prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.
• Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón
neutro y si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un
recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
• La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración
de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso
y el tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no
se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
• La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja
superior debe ser mínimo de 4 cm. Para documentos en formato
análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos
cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes,
cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:
• Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres
individuales y en cajas de pH neutro. Los materiales plásticos
empleados deberán ser químicamente estables, no desprender
vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán
emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de
humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo
de soporte.
• Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y
contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes;
41
cada rollo estará en una unidad independiente debidamente
identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas
acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para
garantizar su preservación.
• Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre
otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su
respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor.
Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado
periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación
directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal
manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.
• Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad
de conservación plástica en polipropileno u otro polímero
químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga
moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de
conservación contendrá solo un disquete o CD.
2.2.3.7. Un tipo especial de conservación. Cabe resaltar que existen
archivos de estudios de suelos que son elaborados en documentos cuyas
dimensiones nos obligan a implementar un diseño de cubierta que se
denominara SISMOTECA. La ubicación de estos archivos se construirá en
espacios definidos como en colmenas que permitan su acomodación,
fácilmente.
La estructura de un tubo de estos estará dada por tres pulgadas de
diámetro por un metro treinta de largo y otros para los registros eléctricos
42
cuyas dimensiones serán de tres pulgadas de diámetro y por 13,78
pulgadas de largo con revestimientos que protejan este tipo de información
2.2.4. Condiciones ambientales. Las condiciones ambientales y técnicas
de conservación para el material documental en distintos soportes deben
cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e
iluminación, así:
• Humedad relativa y temperatura aquellos soporte de papel
temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda
los 2ºc. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria
que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos.
• Fotografía Blanco y negro:
Temperatura de 15º a 20º C.
• Para conservación permanente la temperatura deberá ser inferior a
15º C. Humedad relativa de 40% a 50%.
• Para conservación permanente de copias en papel 40% de humedad
relativa. Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa evitando
fluctuaciones diarias.
Fotografía a color
Temperatura menor a 10ºC.
Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas
inferiores a 0ºC. Humedad relativa de 25% a 35%
Cintas de audio
Temperatura de 10 a 18ºC.
Humedad relativa de 40% a 50%.
43
2.2.4.1 Condiciones ambientales para medios magnéticos.
• Temperatura 14 a 18ºC
• Humedad relativa de 40% a 50%.
• Discos ópticos
• Temperatura de 16 a 20ºC.
• Humedad relativa de 35% a 45%.
• Microfilm
• Temperatura de 17 a 20ºC.
• Humedad relativa de 30% a 40%.
2.2.4.2. La ventilación. La ventilación se debe garantizar la aireación
continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de intercambio se
establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las
características espaciales del inmueble.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a través de ellas.
El filtrado de aire deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de
contaminantes atmosféricos.
En cuanto a la iluminación el nivel de luz natural debe ser menor o igual a
100 lux.
La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su
incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación.
La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja
intensidad colocando filtros ultravioleta.
En cuanto a la utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en
relación con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar.
Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos. Se recomienda
el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada.
En cuanto a la seguridad se debe disponer de equipos para la atención de
44
desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores
de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se
aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con
las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes
equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate
de las unidades documentales.
2.2.4.3. Cuidado contra incendios. Se debe disponer de equipos para la
atención de posibles desastres provocados por incendios, tendiendo a la
mano extintores de CO2, a base de solfaclan o multipropósitos y
extractores de agua de acuerdo con las normas dispuestas para De igual
manera deberá proveerse el numero de extintores de acuerdo con las
dimensiones de la bodega y capacidad d almacenamiento. De igual manera
la señalización necesaria para ubicar rápidamente los sitios en que se
encuentren ubicados los extintores.
2.2.5. Los Usuarios. Es para la guía que formulamos de vital importancia
que nuestros usuarios encuentren los documentos necesarios para llevar a
cabo las investigaciones en el área tecnológica acorde a la exploración y
producción de hidrocarburos.
Por supuesto nuestra guía esta dirigida a dos clases de usuarios los
internos aquellos cuya vinculación directa con la entidad soliciten
información para consulta objeto de investigación y aquella que necesite
ser almacenada y para la actividad que permita generar nuevos
45
documentos, sean estos desarrollados por ellos o cuya transferencia sea
producto de agentes externos.
Los usuarios externos para quienes la guía será la que les permita
consultar en tiempo real los documentos que fueron objeto de archivo.
Esta cultura de organización documental nos permitirá describir aquella
parte del ambiente interno de la organización que incorpora un nuevo
desarrollo necesario para que la entidad determine acciones a seguir, ya
que una vez implementada nuestra guía garantizara las políticas y
procedimientos corporativos seguidos por todos los empleados de la
organización.
Para los usuarios externos el objeto de su implementación será el poder
utilizar de manera fácil y precisa la información requería y cuyo resultado
sea dispuesto en forma transparente, de tal manera que su consulta sea
en tiempo real desde cualquier sitio y los resultados obtenidos sean en
forma estandardizada y cuyo final sea tal dimensión que satisfaga tanto al
administrador documental como al investigador.
De igual manera es preciso argumentar que las entidades reguladoras de
la exploración y producción de hidrocarburos son consultoras de estos
archivos y por supuestos como usuarios externos encontraran dispuesta
la información técnica de este tipo de documentación.
46
2.3. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA
DE EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS.
La calidad de la información digital al ser consultada debe generar un alto
grado de confiabilidad y seguridad por porte de los usuarios.
Al momento de hacer la captura digital de una imagen análoga se debe
tener en cuenta los atributos físicos de la documentación, ya que estos
pueden tener diferentes dimensiones físicas, presentación, detalles,
presencia de color y tonos. Por esta razón, los documentos con formato en
papel están clasificados en cinco tipos de documentos1.
Textos impresos: libros, impresiones de documentos generados en
computador.
Manuscritos: escritos a mano o máquina.
Media tinta: imágenes o gráficas con un nivel de detalle medio.
Tono continuo: fotografías, alto nivel de detalle y de color.
Combinado: documentos con texto y gráficas o con dos o más categorías de
las ya mencionadas.
Al momento de escanear información es necesario tener en cuenta los
parámetros necesarios que garanticen que las imágenes digitales no
pierdan calidad, estos parámetros son la resolución, la profundidad de
bits, el rango dinámico, tamaño del archivo, compresión del archivo y
formatos del mismo.
1 www.epis.com.co
47
2.3.1. Proceso. La información que se procesa tiene una diversidad de
tipos de documentos los cuales a su vez varían de tamaño físico que va
desde tamaño carta (8.5 x 11 pulgadas), hasta tamaños superiores a 36
pulgadas (36 x n pulgadas).
Para el manejo de estos tipos de documentos y de tamaños, se debe contar
por lo menos con dos escáneres, uno para documentos en tamaño carta u
oficio; y otro para información en tamaño superior al tamaño oficio.
Como proceso adicional a la digitalización se hace un tratamiento digital a
la imagen escaneada, mejorando de esta manera la calidad de las
imágenes para su posterior almacenamiento, recuperación y consulta por
parte de los usuarios.
Sin embargo para la realización de todos estos procesos es necesario tener
en cuenta unos parámetros que van desde la llegada de la información
hasta el resultado final y devolución de la misma.
2.3.2. Preparación de la información a ser escaneada. Se toman los
documentos que hayan entrado para digitalización los cuales pueden ser
de los tres grupos fundamentales, Sísmica, Pozos y Documentos; dentro de
los cuales podemos encontrar textos, secciones, registros, mapas,
imágenes, entre otros.
Una vez recibida la información se agrupan por los diferentes tipos
documentales, grupo de textos, grupo de secciones, grupo de registros, etc.
Esto para determinar porque tipo de escáner debe pasar.
48
Agrupada la información se procede a hacer la limpieza documental,
retirando ganchos, polvo, etc.
Se debe hacer una valoración de la información que va a pasar por el
escáner para poder determinar la calidad de imagen que obtendremos del
proceso de digitalización, esto se determina a través de la calidad y el
estado físico de la información.
La información clasificada por su tamaño para su digitalización se divide
en dos grupos, uno, la información tamaño carta u oficio, donde se
utilizara un escáner alimentador de bandeja; dos, la información que
supera el tamaño oficio se utilizara un escáner de 36”, preferiblemente a
color.
2.3.3. Escaneo de información, Escáner alimentador de bandeja. Los
documentos tamaño carta / oficio, ya clasificados para su digitalización,
se pasan por el escáner. La información es guardada preferiblemente en
formato digital Tiff ya que permite tener un tratamiento digital, donde se
limpia el documento de cualquier impureza que se produce en el proceso.
Dentro de este proceso se define si se escanea a blanco y negro, escala de
grises o a color. En el caso de un documento en buenas condiciones, los
parámetros para obtener un archivo digital con una calidad mínimo al
original físico, son:
Blanco y negro: 1 bit – Resolución 300 dpi – Umbral 120.
Escala de grises: 256 bits – Resolución 200 dpi – Luz 190 – Sombra 20 –
Tono 2.2
49
Color: 8 bits 256 colores – Resolución 200 dpi – Luz 190 – Sombra 25 –
Tono 2.2
Después de ser digitalizados los documentos y tenerlos en formato Tiff,
estos pueden presentar manchas o borrones en alguna parte de la imagen
que no hacen parte del documento original, por esta razón se realiza un
tratamiento digital sobre la imagen que consiste en limpiar machas o
borrones.
Una vez hecho el tratamiento digital se unifican los documento en Pdf para
que queden igual al original y se ejecuta el proceso de reconocedor de
caracteres.
Terminado este proceso se le asigna el nombre a cada uno de los archivos
digitales que representa una copia del original físico.
2.3.4. Escaneo de información, Escáner de 36”. Los documentos que
superan el tamaño oficio, ya clasificados para su digitalización, se pasan
por el escáner de 36”.
Dependiendo del material y la calidad del documento físico se determina si
pasa a blanco y negro, escala de grises o a color. En el caso de un
documento en buenas condiciones, los parámetros para obtener un
archivo digital con una calidad mínimo al original físico, son:
Blanco y negro: Umbral B/N –Resolución 300 dpi.
Escala de grises: Tonos de gris – Resolución 200 dpi.
Color: Color indexado 252 colores – Resolución 200 dpi.
La salida de la imagen en este escáner puede ser en diferentes formatos
como Jpeg, Tiff, Pdf, Igs, Pcx, Ras o Bmp. Esta salida depende de las
50
necesidades y calidad de la imagen. En este caso la salida será en formato
Tiff para el tratamiento digital de la imagen.
Después de ser digitalizados los documentos y tenerlos en formato Tiff,
estos pueden presentar manchas o borrones en alguna parte de la imagen
que no hacen parte del documento original, por esta razón se realiza un
tratamiento digital sobre la imagen que consiste en limpiar machas o
borrones.
2.4. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA CARGA Y
ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN TÉCNICA DE
EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS.
Una vez organizado, clasificado, inventariado y alimentada la base de
datos con la información del archivo técnico de exploración y producción
de hidrocarburos, debemos darle continuidad a esta tarea a través de un
sistema de información que nos permita procesar toda la información que
entre o se genere dentro de una determinada compañía.
El sistema de información que se debe desarrollar para el manejo de
archivos técnicos de exploración y producción de hidrocarburos debe
apoyar las diferentes actividades que involucran esta tarea.
Algunas de las características principales que se deben tener en cuenta
para que funcione óptimamente el sistema de información son:
Equipo computacional en el cual tenemos el hardware y software necesario
para que el sistema de información opere.
51
Recurso humano el cual interactúa con el sistema de información y debe
estar conformado con personas que tengan experiencia en el manejo de
información técnica de exploración y producción de hidrocarburos.
El sistema de información debe realizar cuatro actividades básicas que son
la entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información;
2.4.1. Entrada de información. En este proceso el sistema toma los datos
que se requieren para procesar la información y se deben aplicar los pasos
visto en el numeral 3.1. Pasos para la organización física de un archivo
técnico de exploración y producción de hidrocarburos, con toda la
información que entre o se genere dentro de la entidad.
En el caso de los documentos en el Apéndice 1, ORDENAMIENTO DEL
DATO PARA REPORTES DEL OBSERBADOR BANCO DE INFORMACIÓN
PETROLERA (EPIS) y Apéndice 2, ORDENAMIENTODEL DATO PARA
POZOS. BANCO DE INFORMACIÓN PETROLERA (EPIS), se encontrara un
ejemplo de cómo ordenar la información del grupo de documentos.
2.4.2. Almacenamiento de información. Se debe contar con un servidor
para almacenar la información de la base de datos junto con las imágenes
que se generen del proceso de entrada del sistema de información.
Con respecto a la información que se clasifique para ser digitalizada se
deben tener en cuenta el proceso que se describió en el numeral 3.3.
Proceso de digitalización de la información técnica de exploración y
producción de hidrocarburos.
2.4.3. Procesamiento de la información. El sistema de información
deberá proporcionar la información técnica de exploración y producción de
hidrocarburos que se almacenen en su base de datos. También
52
proporcionara estadísticas de cada uno de los grupos en el cual se clasifico
la información, documentos, pozos y sísmica.
2.4.4. Salida de la información. El Sistema de Información debe estar en
la capacidad de suministrar la información que se ha procesado o
almacenado en el servidor de imágenes para atender las solicitudes de los
diferentes usuarios del archivo técnico.
53
Diagrama de flujo del sistema de información Tiempo
Rol
Recepcion
Documentos
Pozos
Sismica
Medios Fisicos.
Consulta Informacion
5 61 2 3 4 108 87
1 2SI
53 4
SI
NO
NO
7
98
6
.
. Figura No 2. Diagrama de flujo del sistema de información.
54
No Roles
1 Recepción
2 Documentos
3 Pozos
4 Sísmica
5 Medios Físicos
6 Consulta de información
Tabla No1. Roles del sistema de información
Paso Procesos
1 Verificación física
2 Información completa?
3 Clasificación de la información, Documentos, Pozos y Sísmica.
4 Control de calidad
5 Carga de información base de datos
6 Digitalización de la información
7 Ubicación definitiva de medios físicos.
8 Solicitud de información
9 Entrega de información
Tabla No 2. Procesos del sistema de información
55
3. PROPUESTA
La propuesta es una guía metodologica para el manejo de archivos
técnicos de exploración y producción de hidrocarburos.
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
CONCLUSIONES
Al tener la información técnica de exploración y producción de
hidrocarburos organizada, clasificada y a disposición de los usuarios
finales disminuye los costos en el manejo de este tipo de información y
facilita la toma de decisiones en el momento de adelantar un proyecto de
investigación.
La creación de una guía metodologica para el manejo de archivos técnicos
de exploración y producción de hidrocarburos le permitirá a las
compañías, que manejan este tipo de información, organizar sus archivos
técnicos sacando un mayor provecho en el momento que requiera ser
consultados.
El disponer de la información en medio digital como físico trae ventajas
aplicadas en un sistema de información el cual dispone de tecnología de
punta manejando datos digitales que permitirán consultar la información
en lugares remotos y en tiempos reales.
La electrónica favorece el desarrollo de programas de gestión documental
que como el caso que nos ocupa permiten adelantar sistemas de
conservación y preservación, que ayudan a transmitir los testimonios
elaborados en los documentos mediante medios electrónicos; de igual
manera facilitan la conservación cuando los medios en que se depositan
son medios electrónicos. Es patético que esta labor deberá ser ejecuta
una vez los documentos sean objeto de identificación y valoración, proceso
este que garantiza el valor informativo de los documentos.
84
En este orden de ideas debemos resaltar que los documentos de archivo
electrónicos, deben de igual manera cumplir con los postulados
archivisticos como los de: originalidad, unidad, organicidad y de valor
probatorio, es así como la preservación y/o conservación documental
electrónica depende fundamentalmente de la creación de los depósitos de
conservación adecuados tanto físicos como lógicos, los cuales guardaran
una relación estrecha para conservar condiciones óptimas de seguridad.
La organización electrónica y la preservación digital rompen dos
principios de organización documental de los archivos actualmente, ya
que la utilización de tecnologías de información ofrece mayores
posibilidades de eficiencia y eficacia. Están soportadas estas condiciones
en la defensa de los principios de procedencia, en mantener la integridad
en la conformación de los fondos documentales y en concordancia con la
estructura orgánica de cada institución, así las cosas, la elaboración de la
guía metodológica propuesta conserva en su integridad los postulados
sobre organización, clasificación y sobre la elaboración de inventarios que
se involucran en la teoría archivistica.
85
BIBLIOGRAFÍA Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Bogota. GUINCHAT, Claire, Menou, Michel. Seminario taller organización de centros de información y documentación: técnicas de recuperación de la investigación. Bogota: Escuela superior de administración publica. Subdirección de adiestramiento, 1985. 477p. GUINCHAT, Claire, Menou, Michel. Introducción general de las ciencias y técnicas de la información y documentación. España: UNESCO, 1983. 555p. LÓPEZ, Yépez. José. Manual de Ciencias de la Documentación, Ediciones Pirámide; Madrid. 2002.742 p. Reglamento General de Archivos. Santa Fe de Bogota. D.C., Archivo General de la Nación de Colombia.1994. CONNOLLY, Thomas M y Begg, Carolyn E. Sistema de base de datos, Edición Pearson; Madrid. 2005. p 397-473.
86
APÉNDICE 1.
ORDENAMIENTO DEL DATO PARA REPORTES DEL OBSERBADOR
BANCO DE INFORMACIÓN PETROLERA (EPIS)
87
88
APÉNDICE 2.
ORDENAMIENTODEL DATO PARA POZOS.
BANCO DE INFORMACIÓN PETROLERA (EPIS)
89
90
91
92
93