guia elaboracion manual de funciones

7/31/2019 Guia Elaboracion Manual de Funciones

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QUE ES PLANEACION, EVENTOS, MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS,POBLACION OBJETO...

Qu es planeacin?

La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios

que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y

nmeros necesarios para su realizacin.

La planeacin establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.

La eficiencia en la actuacin depende en gran parte de una buena planeacin. La planeacin es la

determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin

y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

Elementos del concepto de planeacin

Objetivo: resultados deseados.

Cursos alternos de accin: diversos caminos, formas de accin o estrategias.

Eleccin: determinacin, anlisis y la seleccin, la decisin mas adecuada.

Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar

actividades futuras.

Importancia de la planeacin

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de

xito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.

La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se

dirigen sus esfuerzos.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.


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Principios de la planeacin

Factibilidad: Debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.

Objetividad y cuantificacin: Basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones

subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios (precisin) expresada en tiempo y dinero.

Flexibilidad: Es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y

que puedan proporcionar otros cursos de accin a seguir.

Unidad: Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propsitos y objetivos

generales.

Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende, ser necesario rehacerlo completamente. La

empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias) y consecuentemente las polticas,

programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Pasos de la planeacin

1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con:

El mercado

La competencia

Lo que desean los clientes

Nuestras fuerzas

Nuestras debilidades

2. Establecimiento de objetivos y metas:

Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.

3. Consideracin de las premisas de planeacin:

En que ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes.

4. Identificacin alternativas:

Cuales son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.

5. Comparacin de alternativas:

Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo ms bajo y las mayores

utilidades.


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6. Eleccin de una alternativa:

Seleccin del curso de accin a seguir.

7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para:

Comprar equipo

Comprar materiales

Contratar trabajadores

Desarrollar un nuevo producto

8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de Presupuestos tales como:

Volumen y precio de ventas

Gastos de operacin necesarios para los planes

Gastos para equipos de capital.

Etapas de la planeacin

Misin o Propsito

Describe el propsito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofa y la tecnologa bsica

de una empresa.

Definir que es la organizacin y lo que aspira a ser.

Ser lo suficientemente especfica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir

el crecimiento creativo.

Distinguir a una organizacin de todas las dems.

Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.

Ser formulada en trminos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.


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Objetivos

Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin.

Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan

los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y

determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.

Caractersticas:

Deben establecerse a un tiempo especfico.

Se determinan cuantitativamente.

Lineamientos:

Deben de asentarse por escrito.

No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.

Al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administracin (qu, cmo, dnde,

cundo, quin, porqu)

Estrategias

Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y

esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un rea clave de resultados es una

actividad bsica dentro de una empresa, que est relacionada con el desarrollo total de la misma.

Lineamientos:

Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.

Determinadas con claridad

No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas ltimas combinan la accin con los medios para

alcanzar el objetivo.

Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un mayor nmero de

cursos de accin.

Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas

Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin


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Caractersticas:

Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas

Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseadas; una

vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.

Debido a la dinmica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue til, puede ser, en otro

tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.

Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia especfica. Es decir, que una estrategia

establecida para un rea clave, por ejemplo: productividad, no podr aplicarse para penetracin de

mercado.

Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.

Polticas

Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones,

sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin.

Las polticas son imprescindibles para el xito del plan debido a que:

Facilitan la delegacin de autoridad

Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedro ciertas decisiones.

Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus

subordinados

Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.

Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa

Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones

Indican al personal como debe actuar en sus operaciones

Facilitan la induccin del nuevo personal

Lineamientos:

Establecerse por escrito para darles validez

Redactarse claramente y con precisin

Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar

Coordinarse con las dems polticas


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Revisarse peridicamente

Ser razonable y aplicable a la prctica

Estar acorde con los objetivos de la empresa

Debe ser estable en su formulacin

Ser flexible

Programas

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para

alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos

involucrados en su consecucin.

La importancia de los programas es que:

Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades

Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control

Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada

centro de responsabilidad

Determinan los recursos que necesitan

Disminuyen los costos

Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse especficamente

Determinan el tiempo de iniciacin terminacin de actividades

Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias

Evitan la duplicidad de esfuerzos

Lineamientos:

Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrn en

la ejecucin.

La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las

posibilidades de la empresa

La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos

Aquellos que estn involucrados en el mismo

Deben ser factibles

Evitar que los programas se contrapongan entre s

Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin


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El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, as mismo, debe

considerarse las consecuencias que operarn en el futuro.

Presupuestos

Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en trminos

econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.

Caractersticas:

Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente

Est expresado en trminos cuantitativos

Es general porque debe establecerse para toda la empresa

Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas de la organizacin

Es diseado para un periodo determinado

Eventos

Un EVENTO es una reunin de personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos sociales y

populares tienen como mtodo la diversin, los corporativos tienen como mecanismo la vinculacin para la

negociacin, la incentivacin, la capacitacin y el trabajo.

Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista

vinculacin entre las partes.

Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronoma, personal de

produccin y atencin, asistencia tcnica, recreacin, ambientacin, entre otros.

Clasificacin de eventos

Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamao (micro, medio, grande o mega evento);

por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su rea de

competencia o temtica. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y

EMPRESARIALES o CORPORATIVOS.


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FESTEJOS POPULARES

Nacionales: caractersticos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)

Internacionales: dem pero de regiones de diferentes pases.

EVENTOS EMPRESARIALES:

Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el

mercado, consumo de bienes y servicios:

- Ferias

- Congresos.

- Exposiciones.

- Seminarios.

- Lanzamientos de productos.

- Conferencias de Prensa.

- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.

- Inauguraciones.

- Aniversarios de Empresa.

- Desayunos de trabajo.

- Almuerzos de Trabajo.

- Cena de Trabajo.

- Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)

- Encuentros de negocios.

- Fiesta de Logros de Objetivos.

- Incentivos y Fidelizacin para Fuerzas de Ventas.

- Eventos de integracin.

- Eventos Recreativos.

- Jornadas de Capacitacin.

. EVENTOS CULTURALES:

- Festivales.

- Actos Culturales.

- Conmemoraciones.

- Espectculos artsticos.

- Muestras de arte.

- Inauguraciones de Centros Culturales.

- Presentacin de un libro.


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- Presentacin de una Obra.

- Espectculos callejeros.

- Exposiciones.

- Congresos.

- Ferias.

- Concursos.

- Mesas de debate.

EVENTOS RELIGIOSOS

Caractersticos de cada religin:

- Bautismo.

- Comunin.

- Casamiento.

- Navidad.

- Pascuas.

- Retiros Religiosos.

- Convivencias.

- Estadas de descanso.

- Cursillos religiosos.

- Seminarios religiosos.

- Campamentos religiosos.

- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)

EVENTOS SOCIALES:

- Nacimientos.

- Cumpleaos.

- Casamientos.

- Aniversarios.

- Fiestas Benficas.

- Desfiles.

- Fiestas Temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros)

- Fiestas de Egresados.

- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.)

- Fiestas de despedida.

- Eventos infantiles.


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- Despedidas de solteros.

- Fiestas de Reencuentros.

- Cumpleaos de 15.

- Cumpleaos de 18.

EVENTOS ESCOLARES:

- Inicio del ciclo lectivo.

- Cierre del ciclo lectivo.

- Fiestas Patrias.

- Torneos y Encuentros Deportivos.

- Festivales.

- Ferias.

- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.

- Reunin de ex-alumnos.

- Aniversario de la Institucin

- Fiesta de Graduacin.

EVENTOS POLITICOS:

- Lanzamiento de Campaa.

- Nombramiento de Funcionarios.

- Debates.

- Congresos.

- Cierre de campaa.

- Reuniones de trabajo.

- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.

- Inauguraciones.

- Firmas de Acuerdo.

- Actos Conmemorativos.

- Viajes polticos.

- Recepciones diplomticas.

- Distinciones.

- Entrega de premios, diplomas.

- Homenajes y Reconocimientos.

- Conferencias de prensa.

EVENTOS DEPORTIVOS:


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- Torneos.

- Competencias.

- Olimpadas.

- Intercolegiales.

- Campeonatos nter empresarios.

- Mundiales.

Agentes que intervienen en un evento

1. ORGANIZADORES

Son las personas que se encargan de la organizacin, son los directos responsables de la ejecucin del

evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comits para alcanzar el xito deseado.

2. CONFERENCISTAS

Quienes tienen a su cargo la parte tcnica o acadmica

3. PARTICIPANTES O INVITADOS

Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.

Etapas del EVENTO

Anteproyecto

Datos generales del eventoPerfil de los participantes - Interno, externo, mixto. - Caractersticas y

antecedentes.Declaracin de los objetivos y valores a transmitir - Qu se quiere lograr? - Por qu y para

qu? - Cmo se va a evaluar? - Todo objetivo debe ser mensurable.

Proyecto

Qu se va a transmitir en el evento? - Relacionarlo con los objetivos, la visin y determinar la

implementacin temtica.Tcnicas - Convenciones, promociones, seminarios, desayunos, reuniones, fiestas,

viajes, workshops, lanzamientos, etc.Recursos - Acreditacin, agencia de viajes, carpas, baos qumicos,

catering, cotilln, decoracin y escenografa, disc jockey, efectos especiales, entretenimientos, escenarios,

estacionamiento, emergencias mdicas, filmacin, fotografa, grfica y sealizacin iluminacin, invitaciones,

locutores y animadores, predios, premios, presentaciones, promotoras, proyecciones, recursos humanos,

regalos, seguridad, shows, sonido, tcnicas formales, tcnicas no formales, traduccin simultnea,

transporte, vestuario, etc.Presupuesto - Consulta a diferentes proveedores. - Recepcin y anlisis de todas

las propuestas presentadas. - Confeccin del proyecto.Logstica - Seleccin de recursos. - Departamento

creativo. - Evaluacin y diseo de las actividades. - Diseo de los elementos a utilizar. - Evaluacin de los


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tiempos de armado y desarme. - Recursos humanos necesarios.

Preevento

Reuniones de organizacin.Diseo del timing, story board.Logstica de armado y desarme.Preparacin de

elementos.Diseo y preparacin de las actividades. Capacitacin de los recursos humanos

necesarios.Supervisin de todos los proveedores.

Evento

Armado - Recepcin de los elementos. - Supervisin del armado. - Puesta en escena.Desarrollo - Control de

la gestin de cada proveedor. - Direccin general del evento. - Atencin y solucin de imprevistos.Desarme -

Supervisin

Posevento

EvaluacinQu pas?Cmo pas?Se cumplieron los objetivos?

Objetivos: General y especficos

Los objetivos de la investigacin tienen que reunir las siguientes caractersticas:

Deben estar redactado con claridad;

Deben comenzar con un verbo en infinitivo;

Deben ser alcanzables;

Deben contener adems de la actividad, una finalidad;

Deben estar dirigidos a la obtencin de conocimientos;

Objetivo General

Lo constituye el enunciado global sobre el resultado final que se pretende alcanzar (qu?, dnde?, para

qu?). Precisa la finalidad de la investigacin, en cuanto a sus expectativas ms amplias. Orienta la

investigacin. Son aquellos que expresan un logro sumamente amplio y son formulados como propsito

general de estudio.

Objetivos especficos

Representa los pasos que se han de realizar para alcanzar el objetivo general. Facilitan el cumplimiento del

objetivo general, mediante la determinacin de etapas o la precisin y cumplimiento de los aspectos

necesarios de este proceso. Sealan propsitos o requerimientos en orden a la naturaleza de la


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investigacin. Se derivan del general y, como su palabra lo dice, inciden directamente en los logros a

obtener. Deben ser formulados en trminos operativos, incluyen las variables o indicadores que se desean

medir. Las causas del problema orientan su redaccin.

Definicin de la poblacin objeto

Los estadsticos usan la palabra poblacin para referirse no slo a personas si no a todos los elementos que

han sido escogidos para su estudio.

Poblacin objeto: conjunto de individuos de los que se quiere obtener una informacin.

Manual de funciones y procedimientos para la organizacin de un evento

Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales

1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin,

elementos stos que por otro lado sera difcil reunir.2.- La gestin administrativa y la toma de decisiones no

quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino

que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo.3.- clarifican la

accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas

respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.4.- Mantienen la

homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de la excusa del

desconocimiento de las normas vigentes.5.- Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al

cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido

enriqueciendo con el transcurso del tiempo.7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas

delegadas al existir un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.8.- Son

elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese

momento no haba accedido

9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas,

evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.10.- Ubican la participacin de cada componente de la

organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos

empresariales.11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada

empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el manual, y la forma en que

las mismas se desarrollan.12.- Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se

basan en procedimientos homogneos y metdicos.

Limitaciones de los Manuales


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1.- Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse.2.- Exigen una

permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.3.- No

incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es

reconocida en los manuales.

4.- Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y

suficientemente flexibles.5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un

nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas

reducido.

Clasificacin de Manuales Administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias:A.- Manual de

Organizacin.B.- Manual de Polticas.C.- Manual de procedimientos y normas.D.- Manual del especialista.E.-

Manual del empleado.F.- Manual de Propsito mltiple.

El manual de organizacin describe la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los

objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de

decisiones

El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos

administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la

organizacin compatibles con dichos procedimientos.

El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de

actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que

cumplen iguales funciones.

El manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se

incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el

momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que

desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.

El manual de propsitos mltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en

aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su

confeccin y mantenimiento.

Partes Componentes de un Manual

Los elementos que ms interesan dentro de los integrantes de un manual son aquellos que sern objeto de


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consulta y que se encontrarn ubicados en lo que se denomina cuerpo Principal : funciones, normas,

instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del tipo de manual de que se

trate.

En primer lugar comenzar el texto con una seccin denominada contenido, donde se enunciarn las

partes o secciones integrantes del manual.Esta seccin ser seguida de un ndice en el que, al igual que

todos los textos, se indicar el nmero de pgina en que se localiza cada ttulo y subttulo. Es un ndice

numrico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual.

Pero tambin puede existir un ndice temtico, en el que los temas se presentan ordenados alfabticamente

para facilitar su localizacin por este medio. Por lo general, el ndice temtico se ubica como ltima seccin

del manual. La tercera seccin ser la introduccin en la que se explicar el propsito del manual y se

incluirn aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los captulos

siguientes.

La cuarta seccin contendr la instrucciones para el uso del manual. Esto es, explicar de qu manera se

logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se actualizarn

las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden

vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.La quinta seccin es el cuerpo principal; es la parte ms

importante y la verdadera razn del manual.

Manuales de Organizacin

Principios Bsicos

Toda posicin de supervisin debe tener asignadas funciones y responsabilidades concretas.

Toda Asignacin de responsabilidades debe ir acompaada de la correspondiente autoridad para ejercerla.

No debe quedad incertidumbre respecto a la definicin de autoridad y responsabilidad con relacin a todas

y cada una de las posiciones de la organizacin.

Cada persona que ocupa un puesto en la organizacin debe recibir rdenes de una nica fuente.

Toda decisin que se adopte respecto a un integrante de la organizacin debe ser efectuada con

conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la decisin

Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento de las

responsabilidades asignadas a los niveles jerrquicos.

Contenido y Presentacin de los manuales de la OrganizacinObjeto

Establecer el contenido y la presentacin de un manual de organizacin. El contenido se enuncia en carcter

indicativo.

Partes Integrantes

Contenido: Es una especie de ndice; incluir la enunciacin de cada una de las partes componentes del


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manual y la cantidad de pginas que corresponda a cada una.

Objetivo del manual: en esta parte se indicar los fines y alcances generales del manual de organizacin.

Por ejemplo se determinar que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada

posicin dentro de la organizacin.

Objetivos y polticas de la organizacin: se indicarn los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la

organizacin.

Jerarqua: Se definirn y establecern los distintos niveles jerrquicos de los rangos y de los entes de la

organizacin. Establecida Norma IRAM 34514

Autoridad: se indicarn los distintos tipos de autoridad vigentes en la organizacin.

Control: Se definirn y establecern los tipos de control dentro de la organizacin. Establecido por la norma

IRAM 34510

Misiones y Funciones: se enunciarn las funciones de cada uno de los entes de la organizacin y se definirn

sus fines, de acuerdo a lo indicado por la norma IRAM 34.511

Atribuciones: Se definirn y establecern las facultades delegadas a los responsables de cada ente de la

organizacin. Estos aspectos estn contemplados en las normas IRAM 34509.

Delegacin: Se refiere a la enunciacin de las tareas que el personal jerrquico puede asignar a sus

subordinados. En razn del exceso de obligaciones a cumplir, el responsable de cada rea podr delegar

funciones en los miembros que, segn el organigrama, dependan de l

Reemplazo: se definir y establecer el rgimen de reemplazos entre los responsables de los entes de la

organizacin. La norma IRAM 34508 trata sobre definiciones y terminologa en los reemplazos de

autoridades.

Informacin: se determinar cual es la informacin que debe generarse en el ente orgnico, tanto para su

propio uso como para integrar el sistema general de informacin de la organizacin.

Relaciones: se indicarn los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos de la

organizacin o externos a la misma. Sobre este tema la norma IRAM 34507, define los tipos de relaciones

formales entre autoridades.

Responsabilidades: Se definirn las obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribucin,

tal como lo indica la norma IRAM 34509.

Organigramas: Se incluir la representacin grfica de la estructura orgnica, total y parcial de la

organizacin. De acuerdo norma IRAM 34504

Rgimen de autorizaciones: este aspecto lo cubre la norma IRAM 34513, sobre establecimiento de

disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar los documentos

correspondientes.


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Presentacin: la misma ofrecer el manual se refiere al ordenamiento que observarn sus partes

componentes y a su formato.

Contenido del manual

Objetivos del manual

Objetivos y polticas de la organizacin

Conceptos generales

Contenido comn de los entes del mismo nivel

Contenido especfico de los entes

Contenido comn de los rangos de igual jerarqua

Organigramas

Rgimen de autorizaciones

Manuales de procedimientos

Una de las actividades de mayor trascendencia de organizacin y mtodos, consiste en el anlisis de los

procedimientos administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas

actividades que encare una empresa constituida. Un procedimiento administrativo implica la definicin de :

1.- Funciones y tareas para cada rea en que se halle estructurada una organizacin, con especificaciones

claras y precisas del tratamiento o curso de accin a seguir ante cada

Alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo.2.- Formularios a

utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisin, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de

cada uno de los datos que lo integran, distribucin de las copias, etc.

3.- Archivos a utilizar, en cuanto a contenido, perodo de resguardo legal y operativo, clasificacin de la

informacin contenida, etc.

4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.

Contenido y estructura de un manual de procedimientos

Contenido

Objetivos

Responsabilidad

Alcance de los procedimientos

Instrucciones

Normas de procedimientos

Glosario

ndice Temtico

ndice de referencias cruzadas


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Verificacin y asesoramiento

Indicacin de fechas

Numeracin de pginas

Formato

Armado

guia elaboracion manual de funciones

Documents