guía de buenas prácticas ambientales de oficina ctpga
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GUÍA BPA OFICINA COMPLEJO TECNOLÓGICO PARA LA GESTIÓN AGROEMPRESARIAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Calle 31 x cra 16 Diagonal Hospital. Tels: 8392373 – 8391918 – Fax: 8392474 Caucasia Antioquia
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE REGIONAL ANTIOQUIA
COMPLEJO TECNOLÓGICO PARA LA GESTIÓN AGROEMPRESARIAL
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES DE OFICINA
GLORIA ELENA DÍAZ RIOS COORDINADORA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
INGENIERO SERGIO SANTA BOTERO SUBDIRECTOR CTPGA
AGOSTO DE 2010
GUÍA BPA OFICINA COMPLEJO TECNOLÓGICO PARA LA GESTIÓN AGROEMPRESARIAL
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Contenido Introducción ............................................................................................................................ 3
Glosario .................................................................................................................................. 3
Uso y ahorro del agua ............................................................................................................. 4
Uso y Ahorro de la Energía .................................................................................................... 5
Equipos de ofimática .......................................................................................................... 5
Climatización ...................................................................................................................... 7
Iluminación ......................................................................................................................... 7
Manejo de los Residuos Sólidos ............................................................................................. 8
Como reciclar ..................................................................................................................... 9
Directrices Oficina Sin Papel ............................................................................................... 10
Limpieza y Orden ................................................................................................................. 11
Descripción ....................................................................................................................... 11
Recomendaciones para prevenir Accidentes y Lesiones en Oficinas ................................... 15
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Introducción Con este documento se pretende hacer llegar a todos los empleados, contratistas y aprendices del Complejo unas nociones básicas sobre la gestión ambiental de la entidad, estableciendo unas prácticas de oficina que conlleven una reducción del impacto ambiental provocado por dicha actividad y más concretamente, por cada uno de los trabajadores de manera individual. Aunque este impacto pudiera percibirse como poco significativo o bajo, siempre se pueden llevar a cabo pequeñas acciones encaminadas a su prevención o su reducción. En esta guía aparecen una serie de pautas de comportamiento en relación con los aspectos ambientales significativos que han sido identificados en el Complejo, es decir, aquellos elementos de las actividades, productos o servicios de la entidad que interactúan con el medio ambiente produciendo un impacto asociado. De la misma forma, se aportan buenas prácticas generales, incluso para aquellas situaciones que no suponen un perjuicio para el medio ambiente asociado a la actividad del Complejo.
Glosario Para comprender mejor los puntos a los que se refiere la presente guía es necesario tener claros una serie de conceptos que se utilizan de manera continuada a lo largo del documento. Estos conceptos son principalmente: Reducir: Evitar todo aquello que de una u otra forma genera un desperdicio innecesario. La reducción supone la disminución de la utilización de materias en origen, lo cual consume menos recursos y genera menos residuos. Reutilizar: Volver a usar un producto o material varias veces sin tratamiento. Darle la máxima utilidad a los objetos sin la necesidad de destruirlos o deshacerse de ellos. Esta práctica supone alargar el ciclo de vida de un producto mediante usos similares o alternativos de un material, es decir, una vez un producto ha cumplido la función a la que originalmente estaba destinada, puede que sea totalmente inservible o puede que se le pueda asignar una función alternativa que permita hacer un nuevo uso de él. Esta práctica puede ser útil tanto para reducir el consumo de recursos como para disminuir la generación de residuos. Reciclar: Utilizar los mismos materiales una y otra vez, reintegrarlos a otro proceso
natural o industrial para hacer el mismo o nuevos productos, utilizando menos recursos
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naturales. Esta práctica supone la recuperación de un recurso ya utilizado para generar un nuevo producto. El reciclaje es una buena opción en la gestión de los recursos frente a la deposición y abandono en vertedero o la adquisición de materiales nuevos. Sin embargo, no hay que olvidar que el reciclaje debe ser la alternativa a la previa reducción y reutilización. SEIRI – DESCARTAR: Retirar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar la labor. SEITON – ORGANIZAR: Ubicar los elementos que se han clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. SEISO – LIMPIAR: Sanear el lugar de trabajo, dejarlo libre de polvo, manchas o
desechos. SEIKETSU – MANTENER: Conservar permanentemente el estado de orden, limpieza e higiene en el lugar de trabajo. SHITSUKE – IMPULSAR: Entrenar progresivamente en la disciplina del orden y el aseo auto gestionado.
Uso y ahorro del agua Actualmente, el consumo de agua aumenta de manera muy acelerada y si bien el recurso agua podría considerarse como renovable, su calidad disminuye de manera paulatina lo que puede dar lugar a problemas de escasez. Además, dado que en algunos casos el agua disponible varía mucho dependiendo de la climatología, el ahorro debe ser considerado como una premisa fundamental, independientemente de la disponibilidad puntual del recurso. Además, hay que considerar que el coste real del agua es superior a los costes de suministro y depuración, de lo cual se deduce la importancia de realizar prácticas que reduzcan el consumo. En las oficinas se produce un importante consumo de agua, destacando que más de dos tercios del gasto se produce en el cuarto de baño, por lo que la utilización de sistemas ahorradores de agua no sólo reduciría dicho consumo, sino que serviría de ejemplo a las personas que trabajan en ellas o las visitan. ¿Sabía que…
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Cada persona llega a gastar directamente hasta 150 litros de agua al día? Al tirar desperdicios por el inodoro ensucia el agua y puede causar graves problemas en las depuradoras?
Un grifo que pierde una gota por segundo genera un despilfarro de 30 litros de agua al día?
Una cisterna rota puede gastar 150 litros de agua al día? Por lo anterior es importante tomar medidas como:
Consume solo la necesaria No dejes la llave abierta mientras te lava los dientes, te enjabonas o te afeitas. Reutiliza el agua que puedas. No arrojes al inodoro papeles, colillas, tampones o preservativos, utiliza el cubo de la basura.
Repara inmediatamente las fugas, 10 gotas de agua por minuto suponen 2.000 litros de agua al año desperdiciados.
No vacíes la cisterna sin necesidad. No tires el aceite por los fregaderos. No arrojes ningún tipo basura al mar, ríos o lagos.
Si alguien detectara un funcionamiento incorrecto, fugas o goteos, debe comunicarlo al responsable de calidad y medio ambiente para que adopte las medidas pertinentes, evitando así gastos innecesarios.
Uso y Ahorro de la Energía El consumo de energía supone la mayor partida controlable de gasto en una oficina. La utilización cada vez más mayoritaria de aparatos eléctricos supone un aumento importante en los consumos y por tanto del gasto. Estableciendo una serie de prácticas de oficina se puede producir hasta un 50% de ahorro. Algunas de estas prácticas que se pueden adoptar para reducir el consumo energético son:
Equipos de ofimática
Configurar los ordenadores en “ahorro de energía”. A menudo, el sistema de ahorro ENERGY STAR® está desactivado, por lo que hay que asegurar su funcionamiento, con lo que se puede reducir el consumo de electricidad hasta un 50%.
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Apagar el ordenador, impresoras y demás aparatos eléctricos una vez finalice la jornada de trabajo. Esta medida adquiere una mayor importancia en fines de semana y periodos vacacionales. Igualmente, apague el ordenador si va a estar inactivos durante más de una hora.
Los equipos consumen una energía mínima incluso apagados, por lo que es deseable desconectar también el alimentador de corriente al final de la jornada.
Apagar la pantalla del ordenador cuando no se esté utilizando (reuniones, desayuno,…).
El único protector de pantalla que ahorra energía es negro. Es deseable configurarlo para que se active tras 10 minutos de inactividad.
Los monitores de pantalla plana consumen menos energía y emiten menos radiaciones.
Los ordenadores portátiles son más eficientemente energéticos que los de mesa.
Evitar el uso del fax térmico, ya que consume más energía y el papel no puede reciclarse.
Impresoras, fotocopiadoras, faxes, etc., por separado consumen menos que un aparato multifuncional, pero si se ha de realizar más de una función son mucho más eficientes los aparatos multifuncionales.
Considerar el consumo energético de los productos como un argumento de compra.
¿Sabía qué…
Es un falso mito que el apagar el ordenador disminuye su vida útil?
La mayoría de los ordenadores usan el doble de energía habitual para activar el salvapantallas?
Los salvapantallas no ahorran energía a menos que sean totalmente negros?
El monitor gasta un 70% del consumo energético total del equipo?
Un monitor medio usa 60W encendido, 6,5W en modo de espera y 1W apagado?
Un portátil consume por término medio de un 50 a un 80% menos de energía (dependiendo de las especificaciones) que cualquier PC de escritorio con un monitor CRT?
Una pantalla plana (LCD) consume un 50% menos de energía y emite menos radiaciones que su equivalente convencional, un monitor (CRT)?
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Climatización
Usar estos dispositivos sólo cuando sea necesario. Siempre que sea posible, aprovechar la regulación natural de la temperatura, por ejemplo, en verano las ventanas entornadas o las corrientes de aire pueden refrescar algunas salas sin necesidad de encender el aire acondicionado.
Apagar o minimizar los sistemas de calefacción o aire acondicionado en las salas no ocupadas: sala de reuniones vacías, fuera de las horas de trabajo,…
Conocer adecuadamente como funcionan los sistemas de calefacción y refrigeración, para maximizar la eficiencia de los equipos de climatización.
Mantener la temperatura aproximadamente en 20ºC en invierno, y aproximadamente en 24ºC en verano, para disminuir el consumo energético.
Asegurarse de que los equipos de climatización se programan para funcionar exclusivamente en el período de trabajo, a excepción de situaciones en las que haga falta calefacción o refrigeración previas.
Asegurarse de que las puertas y ventanas están cerradas mientras funcionan los equipos de climatización, para impedir pérdidas y derroche.
Iluminación
La iluminación puede suponer hasta el 30% del total de la factura energética de una oficina. Algunas de las consideraciones a tener en cuenta son:
Sustituir progresivamente las antiguas bombillas incandescentes y tubos fluorescentes, que usan tecnología ineficiente que desprende más calor que luz (contra lo cual, entre otras cosas, tiene que luchar el aire acondicionado en verano).
¿Sabía que…
En verano un grado menos incrementa el consumo de energía en un 8%?
Un aparato de aire acondicionado regulado un grado más en invierno gasta un 10% más de energía?
Manuales de buenas prácticas
Por lo anterior es importante tomar medidas como:
Enciende solo las luces que necesites y apágalas al salir de la oficina.
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Pinta las paredes de colores claros para aprovechar la luz natural.
Elige bombillos ahorradores e energía.
Si vas a ver el mismo programa que otra persona, usa el mismo equipo.
Utiliza sólo los electrodomésticos que necesites y controla los que generen calor, son los que más consumen.
Coloca el descansador de la pantalla e tu computador en NEUTRO.
Desconecta el cargador de tu celular si no lo estas utilizando.
No imprimas lo que no es necesario.
Manejo de los Residuos Sólidos Se contribuye a una gestión ambientalmente correcta de los residuos:
Eligiendo papel reciclado.
Eligiendo elementos que posean una mayor aptitud para ser reciclados como los cartuchos de impresora recargables.
Rechazando los materiales que se transforman en residuos tóxicos o peligrosos al final de su uso como los elementos plásticos organoclorados (PVC).
Con un manejo de los residuos que evite daños ambientales y a la salud de las personas.
Informándose de las características de los residuos y de los requisitos para su correcta gestión.
Separando correctamente los residuos.
Presentando por separado o en recipientes especiales los residuos susceptibles de distintos aprovechamientos o que sean objeto de recogidas específicas.
Depositando los residuos en los contenedores determinados para ello.
Siguiendo las pautas establecidas en el caso de residuos objeto de servicios de recogida especial.
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Como reciclar
Caneca Gris: Papel y Cartón.
El papel debe estar limpio y seco. Se recicla Papeles impresos y/o escritos en general: periódicos y revistas, folletos y catálogos, cuadernos, papeles de oficina, de computadora, fotocopias, sobres y tarjetas, guías telefónicas, y rollos de cartón, bolsas de papel, cajas, cartulinas, cartones.
No se recicla papeles húmedos, sucios, con restos de alimentos, con elementos metálicos, celofán, envoltorios de golosinas, papas fritas, tetrapack, fotografías, calcomanías, Papeles metalizados, Papeles plastificados, Papel carbón.
Caneca Azul: Plástico.
Se reciclan desechables, botellas plásticas, bolsas, botellas de gaseosas y agua mineral Limpias. Otros plásticos.
No se reciclan Envases que hayan contenido productos químicos y venenos
Caneca Blanca: Vidrio y metal.
Se reciclan botellas blancas o transparentes, azules o verdes y cafés, frascos limpios. Latas y metales.
No se recicla vidrios planos (ventanas), vasos y jarras, vidrios refractarios, vidrios cerámicos, espejos, cristales, bombillas.
Caneca Verde: Material de desecho no reciclable.
Se depositan Residuos de barrido y otros materiales no reciclables, bolsas de mecato, icopor, papel carbón.
Caneca Amarilla clara: Residuos biodegradables.
Se depositan Cáscaras de frutas y verduras, Restos de comidas y Alimentos descompuestos.
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Caneca Roja: Residuos peligrosos.
Se depositan residuos de Riesgo Biológico, corto punzantes y anatomopatológicos. Medicinas, drogas, limpiadores, removedores, aerosoles, desinfectantes, Pesticidas, Fertilizantes, insecticidas, productos para mascotas, Pinturas, Gasolina, Aceite y cera líquida para automóvil, solventes, baterías.
Directrices Oficina Sin Papel
Todo el personal debe comprometerse con la cultura organizacional de “OFICINA SIN PAPEL”. Siguiendo las siguientes pautas:
Todo el personal del Complejo debe tener cuenta de correo electrónico SENA. Porque el envío de directrices, nuevas políticas institucionales y comunicados se debe hace a través del correo electrónico.
Todo el personal del Complejo debe conocer el ftp y sus funcionalidades.
El Subdirector y el personal administrativo deben promover que las solicitudes entre dependencias y la gestión de procesos se realice a través del Outlook.
En el Complejo se debe utilizar papel de reciclaje para la gestión del desarrollo de los procesos de la dependencia.
Se debe realizar control sobre la entrega de documentos institucionales y tener protocolos de confidencialidad de la información institucional que maneja el Complejo.
Se deben tener definidos y socializados los documentos que los funcionarios están autorizados para imprimir en el Complejo en el marco del programa "oficina sin papel". Los cuales para nuestro Complejo son: Documentos que se deben firmar, documentos para trabajar en grupo (pero se imprimen en papel reciclado) y documentos que conformen un expediente de acuerdo a la tabla de retención documental con sus series y sus subseries.
En el Complejo no debe haber envío de documentos de tipo personal.
Se debe apoyar el concepto de expediente único (entregando los documentos que tenga en su poder, para que se conserven en el área que tiene asignada la responsabilidad de organizar técnicamente el expediente). Y solicitar en calidad de préstamo los documentos que se requieran en soporte físico, al área que por función debe conservarlo, para evitar duplicidad de copias.
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Se debe promover entre el personal la eliminación del criterio de guardar copia de todo lo que hace "por si acaso".
No se deben imprimir mantener en el escritorio documentos que se encuentren en medio electrónico y se debe crear la cultura de leerlos siempre en el computador.
Limpieza y Orden
La directriz de fomento a la Limpieza y el Orden, pretende generar una cultura del
autocontrol frente al orden y la limpieza en el CTPGA, de manera que se favorezca el ambiente de trabajo a través de la generación de nuevos hábitos en nuestro comportamiento y convivencia social. La metodología descrita en este documento puede ayudar a realizar en el Complejo numerosas mejoras a bajo costo, está basada bajo los principios expresados con cinco palabras japonesas que comienzan por “S”. Son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en el Japón. Adoptando un plan sistemático de gestión que mantenga y mejore continuamente la Organización, el Orden y la Limpieza, se consigue de forma inmediata una mayor productividad y un mejor lugar de trabajo. Las “5S” son universales, se pueden aplicar en todo tipo de empresas y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios. Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo no es una mera cuestión de estética. Se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia, la calidad, la productividad y la competitividad de la organización.
Descripción A continuación se relacionan las acciones a seguir tendientes a la optimización de las operaciones de Organización, Orden y Limpieza fueron desarrolladas por empresas japonesas, entre ellas Toyota, con el nombre de 5S. Se han aplicado en diversos países con notable éxito. Las 5S son las iníciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología:
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SEIRI – DESCARTAR
Retirar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar la labor. Beneficios de “Descartar”
Liberar espacio útil en planta y oficinas.
Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.
Mejorar el control visual de stock de repuestos y elementos de producción, carpetas con información, planos, etc.
Eliminar las pérdidas de productos o elementos que se deterioran en almacenamiento inadecuado.
Facilitar el control visual de las materias primas que se van agotando y que se requieren para un proceso en un turno.
Preparar las áreas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento autónomo.
SEITON – ORGANIZAR Ubicar los elementos que se han clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Beneficios De “Organizar” Para el empleado:
Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo.
El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad.
La presentación y estética de la planta se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el trabajo.
Se libera espacio.
El ambiente de trabajo es más agradable.
La seguridad se incrementa debido a la demarcación de todos los sitios de la planta.
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Para la organización:
El Complejo puede contar con sistemas simples de control visual de materiales y materias primas en stock de proceso.
Mayor cumplimiento de las órdenes de trabajo.
El estado de los equipos se mejora y se evitan averías.
Mejora de la productividad global de la planta.
SEISO – LIMPIAR
Sanear el lugar de trabajo, dejarlo libre de polvo, manchas o desechos. Beneficios de “Limpiar”
Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes.
Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.
Se incrementa la vida útil del equipo al evitar su deterioro por contaminación y suciedad eliminado escapes, excesos de lubricación, derrames.
Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se encuentra en estado óptimo de limpieza.
Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de fugas y escapes.
La calidad del producto se mejora y se evitan las pérdidas por suciedad y contaminación del producto y empaque.
SEIKETSU – MANTENER
Conservar permanentemente el estado de orden, limpieza e higiene en el lugar de trabajo. Beneficios de “Mantener”
Se mejora el bienestar del personal al conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente.
Los operarios aprenden a conocer en profundidad el equipo.
Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.
La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de trabajo al
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intervenir en la aprobación y promoción de los estándares.
Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión del puesto de trabajo.
Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad de la planta.
SHITSUKE – IMPULSAR Entrenar progresivamente en la disciplina del orden y el aseo auto gestionado. Beneficios de “Impulsar”
Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos del Complejo.
La disciplina es una forma de cambiar hábitos.
Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre personas.
La moral en el trabajo se incrementa.
El cliente se sentirá más satisfecho.
Se mejora el lugar de trabajo.
Las tres primeras fases - DESCARTAR, ORGANIZAR Y LIMPIAR - son operativas. La cuarta fase - MANTENER - ayuda a controlar el estado alcanzado en las fases anteriores - Descartar, Organizar y Limpiar - mediante la estandarización de las prácticas. La quinta y última fase - IMPULSAR – permite adquirir el hábito de su práctica y mejora continua en el trabajo diario. Las CINCO FASES componen un todo integrado y se abordan de forma sucesiva, una tras otra.
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Recomendaciones para prevenir Accidentes y Lesiones en Oficinas Orden y limpieza El mantener la limpieza y el orden en el lugar de trabajo mejora la calidad de vida laboral y la imagen que se entrega a los usuarios del servicio educacional. Detección de desperfectos Inspeccionar constantemente su puesto de trabajo y reportar a tiempo las no conformidades que encuentre en esto es una buena práctica para la prevención de accidentes y lesiones. Buena Postura
Adquirir Una buena postura en su trabajo podrá evitar enfermedades laborales. Práctica de ejercicios de pausa No es necesario ni aconsejable sentir algún malestar corporal para efectuar un descanso en su trabajo. La pausa compensatoria es necesaria para oxigenar los músculos y posteriormente continuar con la labor. Procedimiento en caso de sismo
Procure calmar a los que se encuentran afectados emocionalmente. No corra ni abandone el edificio hasta que el sismo haya pasado. Protéjase bajo los marcos de las puertas, pilares vigas auto soportante o escritorios. Aléjese de las ventanas, mamparas de vidrio o donde existan objetos que puedan caer. Aléjese de cables cortados que puedan estar energizados u otros elementos de riesgo eléctricos.