guÍa supervisor payweb recaudación de servicios …revisión y actualización por: grupo...

Revisión y actualización por: Grupo Tecnológico Gamma Tau

GUÍA SUPERVISOR

PAYWEB

Recaudación de Servicios Públicos

PayWeb Versión 5.0. 0

Versión 1.00 – Berlington Barnett Martínez – Setiembre 2009

Setiembre 2009

Guía Supervisor

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Dirección: costado oeste puente Juan Pablo Segundo, la Uruca, edificio San Jose 2000 tercer piso Teléfonos: 22-91-15-02 ó 22-91-14-76

Fax: 22-91-14-79 Revisión y actualización por: Grupo Tecnológico Gamma Tau

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INDICE

INDICE ............................................................................................................................................................. 2

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................... 4

ACCESO ............................................................................................................................................................ 5

INGRESO .......................................................................................................................................................... 6

PÁGINA PRINCIPAL .......................................................................................................................................... 8

MENUS: .............................................................................................................................................................. 8 Gestión: .......................................................................................................................................................... 8

Servicios Públicos: ....................................................................................................................................................... 9 Contraseña: ................................................................................................................................................................. 9 Usuarios: ..................................................................................................................................................................... 9

INS: ................................................................................................................................................................. 9 Cierre de Caja: ............................................................................................................................................................. 9 Reporte de Cierre de Caja: .......................................................................................................................................... 9 Reporte de Comprobantes: ......................................................................................................................................... 9 Reporte de Póliza Su Vida:........................................................................................................................................... 9 Lista de Vehículo: ...................................................................................................................................................... 10

Reportes: ...................................................................................................................................................... 10 Comisiones: ............................................................................................................................................................... 10 Reporte de un Periodo: ............................................................................................................................................. 10 Cierre Diario: ............................................................................................................................................................. 10 Pagos: ........................................................................................................................................................................ 10

Gráficos: ....................................................................................................................................................... 10 Comisiones por Día:................................................................................................................................................... 10 Recaudación por Día: ................................................................................................................................................ 11 Entidades por Día: ..................................................................................................................................................... 11

Resumen: ..................................................................................................................................................... 11 Chat: ............................................................................................................................................................. 11 Incidentes: .................................................................................................................................................... 11 Fin Sesión: .................................................................................................................................................... 11

DINÁMICA RECAUDACIÓN ............................................................................................................................. 12

INS ................................................................................................................................................................ 12

CONTRASEÑA ................................................................................................................................................ 15

PASO 1 .............................................................................................................................................................. 15 PASO 2 .............................................................................................................................................................. 15 PASO 3 .............................................................................................................................................................. 15

USUARIOS ...................................................................................................................................................... 17

NUEVOS USUARIOS .......................................................................................................................................... 17 ACTUALIZAR USUARIOS EXISTENTES ................................................................................................................ 19 BORRAR USUARIOS EXISTENTES ....................................................................................................................... 20

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TIPOS DE USUARIO ........................................................................................................................................ 22

Cajero: .......................................................................................................................................................... 22 Cajero – Reversa: ......................................................................................................................................... 22 Supervisor: ................................................................................................................................................... 22 Administrador: ............................................................................................................................................. 24

REPORTES ...................................................................................................................................................... 26

COMISIONES ..................................................................................................................................................... 26 RESUMEN DE UN PERIODO ............................................................................................................................... 27 CIERRE DIARIO .................................................................................................................................................. 28 PAGOS .............................................................................................................................................................. 30

GRÁFICOS ...................................................................................................................................................... 32

COMISIONES POR DÍA ....................................................................................................................................... 32 RECAUDACION POR DÍA ................................................................................................................................... 33 ENTIDADES POR DÍA ......................................................................................................................................... 35

INS ................................................................................................................................................................. 37

CIERRE DE CAJA ................................................................................................................................................ 37 PASO No. 1 ................................................................................................................................................... 38 PASO No. 2 ................................................................................................................................................... 38 PASO No. 3 ................................................................................................................................................... 40

REPORTE DE CIERRE DE CAJA ............................................................................................................................ 40 REPORTE DE COMPROBANTES ......................................................................................................................... 41 REPORTE PÓLIZA SU VIDA ................................................................................................................................. 42 LISTAS DE VEHÍCULOS ....................................................................................................................................... 43

Nueva Lista: ................................................................................................................................................. 44 Actualiza Lista: ............................................................................................................................................. 47 Agrega Vehículo a la Lista: ........................................................................................................................... 48 Elimina Vehículo de la Lista: ......................................................................................................................... 50 Consulta Previa al Pago: .............................................................................................................................. 50 Pago de la Lista: ........................................................................................................................................... 52

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INTRODUCCIÓN

El Grupo Tecnológico S.A. es parte del Grupo Empresarial, siendo una empresa orientada a la creación de soluciones tecnológicas, sin dejar por fuera el apoyo en la gestión interna de cada uno de nuestros clientes; garantizándoles un permanente apoyo en la optimización de sus recursos.

El presente documento, tiene como objetivo “presentar una Guía para el Usuario Supervisor de nuestro sistema denominado PAYWEB” para la recaudación de Servicios Públicos.

El alcance de este sistema, está regido por las diferentes normativas con que se regula la recaudación de Servicios Públicos, por cada una de las instituciones donde el software ha sido certificado.

Dado que este sistema es totalmente Web usted encontrará ventajas muy interesantes en cuanto a la facilidad de uso y lo intuitivo que se vuelve para su gestión diaria.

Grupo Tecnológico lo felicita por haber tomado la decisión de usar nuestro sistema y le damos la bienvenida a la gran familia de nuestros usuarios.

Estamos seguros que en muy corto tiempo se dará cuenta que para usted y para su empresa es una herramienta invaluable.

PAYWEB se encuentra debidamente certificado por ICE Electricidad, ICE Telefonía, Compañía Nacional de Fuerza y Luz, Acueductos y Alcantarillados, AMNET, INS y Productos PREPAGO.

El presente documento lo guiará paso a paso en el uso del producto y todos los pasos necesarios para que usted pueda efectuar una exitosa recaudación.

BIENVENIDO AL MUNDO DE LA RECAUDACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS!

http://www.gecr.co.cr/�

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ACCESO

Siendo un sistema diseñado para la Web, el mismo deberá acceder a través de navegador de Internet (BROWSER). Este producto está certificado en un 100% para :

• MICROSOFT INTERNET EXPLORER, Versión 6 y Versión 7

• MOZILA FIREFOX, Versión 2.0.0.20 (Esta versión podrá descargarla directamente desde nuestro sitio Web en la sección de Descargas)

El acceso a nuestro sistema se define de acuerdo a la organización con la que usted recaude.

A continuación le proporcionamos las diferentes direcciones Web donde usted podrá acceder:

• COOPEMEX

o http://172.28.254.15

o http://201.193.44.138

• COCID

o http://172.28.254.29

o http://200.122.149.251

• COOPESANRAMON

o http://172.28.254.18

• SERVIDOR DE PRUEBAS

o https://201.199.26.154

http://172.28.254.15/�

http://201.193.44.138/�

http://172.28.254.29/�

http://200.122.149.251/�

http://172.28.254.18/�

https://201.199.26.154/�

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INGRESO

Al ingresar a nuestro su sitio Web para recaudación, se encontrará con nuestra página de presentación.

En nuestro sitio Web encontrará información general de nuestra empresa, incluyendo nuestros contactos y descripción de nuestros productos.

Para ingresar al área de recaudación, usted deberá presionar un CLIC sobre el LINK de COBRO que se encuentra en nuestra área de Encabezados:

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Posteriormente deberá autenticarse, brindándole al sistema la información de Usuario y Password, para lo que deberá presionar un CLIC sobre el LINK de COBRO, como se aprecia en la imagen anterior, luego de lo cual se le desplegará la página para este fin, como puede apreciarlo en la siguiente imagen:

La primera vez que ingrese, el sistema le solicitará en forma automática que cambie la contraseña (password) que le fue asignada por el administrador, desplegándole la siguiente pantalla:

En la parte inferior de la pantalla, se indican las reglas mínimas de seguridad que deberá contener su nueva contraseña.

El sistema no le permitirá ingresar hasta que su nueva contraseña cumpla con estas reglas.

Una vez que hay registrado su nueva contraseña, deberá presionar un clic en el botón de “Guardar” que se encuentra en la parte superior de la ventana.

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PÁGINA PRINCIPAL

Al finalizar de digitar su Usuario y Password y si los mismos son correctos se desplegará la siguiente página:

El objetivo de esta primera pantalla es presentar un resumen ejecutivo sobre la recaudación efectuada durante el presenta día.

Esta página tiene varias áreas que a continuación estaremos analizando una a una.

MENUS:

Es el área azul debajo del encabezado y el provee varias opciones para el día a día.

Gestión: Este menú le permite acceder a diferentes opciones relacionadas con acciones explicitas a las que tiene acceso un supervisor

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Servicios Públicos: Esta opción del menú le permite ingresar a la pantalla para la gestión de recaudar los diferentes servicios que a los que tiene acceso su establecimiento o agencia.

Contraseña: Esta opción le desplegará una pantalla para que pueda cambiar su contraseña de acceso

Usuarios: Esta opción le permite administrar los usuarios asociados a su establecimiento.

INS: Este es un menú opcional y al que solo tendrán acceso aquellos establecimientos o agencias que fueron previamente configurados para la recaudación del INS.

Permite tener acceso a opciones específicas relacionadas con el INS.

Cierre de Caja: Esta opción le permite efectuar los cierres diarios transaccionales del INS.

Reporte de Cierre de Caja: Esta opción le permite emitir el reporte diario de cierre de caja transaccional del INS.

Reporte de Comprobantes: Esta opción le permite emitir el reporte de Comprobantes procesados en su Caja Transaccional del INS.

Reporte de Póliza Su Vida: Esta opción le permite emitir el reporte de Póliza Su Vida que fueron tramitados en su caja transaccional.

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Lista de Vehículo: Esta opción le permite administrar las listas de vehículos que su establecimiento maneja.

Reportes: Este menú le permite acceder a los diferentes reportes propios de PAYWEB para cada establecimiento.

Comisiones: Este reporte le permite conocer en detalle, por periodos de tiempo y para cada entidad, los montos ganados por comisiones durante la recaudación, además que le permite conocer los montos netos que deberá depositar al recaudador central.

Reporte de un Periodo: Este reporte le brinda un resumen ejecutivo de un periodo de tiempo determinado por él usuario.

Cierre Diario: Este reporte le permite conocer la información referente a lo recaudado por cada cajero durante un periodo de tiempo y por cada entidad recaudada.

Pagos: Esta es una lista de todos los pagos recibidos durante un periodo de tiempo y por cada entidad.

Gráficos: Este menú le permite tener acceso a diferentes gráficos referentes a la recaudación de su establecimiento o agencia.

Comisiones por Día: Le permite visualizar un gráfico (PIE o BARRAS) de las comisiones diarias ganadas en su establecimiento con base en la recaudación.

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Recaudación por Día: Este gráfico (PIE o BARRAS) le permite visualizar los montos por recaudación diaria.

Entidades por Día: Este gráfico (PIE o BARRAS) le permite visualizar los montos recaudados por cada entidad.

Resumen: Esta opción de menú le permite volver a la página principal para la recaudación.

Chat: Esta es una herramienta para la comunidad de usuarios de PAYWEB.

Incidentes: Esta opción le permite ingresar al sistema de incidentes para el registro de cualquier situación que le impida gestionar correctamente la recaudación.

Fin Sesión: Esta opción le permite cerrar la sesión previo a la finalización de sus tareas de recaudación.

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DINÁMICA RECAUDACIÓN

En las Guías de Usuario se explica ampliamente la dinámica de recaudación por lo que se recomienda referirse a esos documentos para conocer esta dinámica.

Este documento hará únicamente mención a la acción de REVERSAR.

Al posicionar el mouse sobre el menú de Gestión, deberá presionar un CLIC sobre la primera opción “Servicios Públicos”

.

Ingresará a la pantalla para recaudación:

Como se observar en la imagen, un supervisor posee adicionalmente el botón de reversiones que le permitirá gestionar la reversión o anulación de un pago ante la respectiva entidad.

Al presionar DOS VECES CLIC sobre el botón REVERSIONES se desplegarán los botones con las diferentes entidades para las que su establecimiento o agencia recauda o vende.

A continuación se analizará una de las dinámicas para efectuar una reversión o anulación como lo es la del INS:

INS Luego de presionar un CLIC sobre el botón de INS, se desplegará la siguiente pantalla:

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Los datos requeridos pueden variar de una entidad a otra según sean las posibilidades de búsqueda de PAYWEB.

Se refiere al nombre del propietario del vehículo.

Cédula del Propiestario del Vehículo.

Se refiere al número de placa al que se le desea reversar o anular un recibo.

Se refiere al número de recibo que se desea reversar o anular.

Para ejecutar o iniciar la búsqueda se deberá presionar la tecla ENTER dentro de cualquiera de los campos.

Como se observa en la imagen, PAYWEB desplegará los datos principales relacionados con los recibos que cumplan con las condiciones especificadas previamente.

Para ejecutar la reversión o anulación del recibo solo deberá presionar un CLIC sobre el número de recibo luego de lo cual el recibo será envidado a la entidad para su reversión.

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Una vez finalizada la reversión en forma exitosa se desplegará una nueva pantalla ya sea con la información del recibo o Marchamo o en su defecto con una leyenda indicando datos importantes sobre la acción ejecutada.

NOTA: Las reversiones o Anulaciones solo podrán efectuarse sobre los Recibos o Marchamos emitidos el mismo día.

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CONTRASEÑA

En el menú del sistema se provee la opción denominada CONTRASEÑA que luego de presionar un CLIC sobre esta le desplegará la siguiente página:

El objetivo de esta pantalla es cambiar la contraseña actual por una nueva dejando los demás datos intactos.

PASO 1

Presionar un CLIC sobre el botón que le habilitará los campos de NUEVO PASSWORD y CONFIRMA PASSWORD

PASO 2 En los campos NUEVO PASSWORD y CONFIRMA PASSWORD deberá digitar nuevamente y de forma idéntica la nueva contraseña que desea registrar en el sistema

PASO 3 Una vez que haya digitado su nueva contraseña (Password) deberá presionar un CLIC sobre

el botón , luego de lo cual quedará registrada su nueva contraseña y le desplegará en la página un mensaje es ese sentido.

En caso de que los valores de estos campos no sean iguales el sistema no le permitirá guardarlos

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USUARIOS

Dentro del menú “GESTIÓN” tiene a su disposición la opción de USUARIOS que le permitirá administrar los usuarios asignados a su establecimiento.

En este punto es importante aclara que este opción del menú es para el perfil de “ADMINISTRADOR”, sin embargo se incluye en esta guía para efectos didácticos de ahí que no es de extrañarse que la mayoría de los supervisores no tengan esa opción del menú.

Al presionar CLIC sobre la opción del menú se desplegará la siguiente pantalla:

Como puede observar, la pantalla se divide en dos grandes área:

• USUARIOS REGISTRADOS: A la izquierda se presenta un cuadro con la lista de todos los usuarios asociados a su establecimiento.

• DATOS: A la derecha se presenta un cuadro donde podrá gestionar la información del usuario

NUEVOS USUARIOS

Para incluir nuevos usuarios lo primero que deberá hacer es presionar un CLIC en el botón

ubicado en el área de datos.

Luego de esto podrá observar que los campos del área de datos se desbloquean permitiéndole la inserción de los datos del nuevo usuario que se desea ingresar:

Se refiere al nombre de usuario que se le asignará.

Este es un valor único en la base de datos, por lo que se recomienda que se le agregue una identificación de su establecimiento o agencia de previo al nombre de usuario.

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Ejemplos:

• Si se agregará el usuario “Cornelio Cache” y su establecimiento es el Banco Popular podría asignarle como usuario “bpccachea”

• Si se agregará el usuario “Cornelio Cache” y su establecimiento es el CoopeAgri podría asignarle como usuario “caccachea”

Se refiere al nombre del usuario. Se sugiere utilizar solo el primer nombre.

Se refiere a los apellidos del usuario. Se sugiere escribir ambos apellidos.

Se refiere al PASSWORD o CONTRASEÑA que se le asignará al nuevo usuario para que ingrese.

Se recomienda que sea algo genérico, ya que al ingresar por primera vez el sistema le solicitará al usuario que la cambie.

Se refiere al perfil de usuario lo que define las opciones a las que tendrá acceso.

Para conocer los accesos que brinda cada tipo de usuario refiérase al capítulo “TIPOS DE USUARIO”.

Se refiere a una breve explicación del puesto que posee el usuario dentro de la organización.

Una vez registrada la información del nuevo usuario deberá presionar un CLIC sobre el botón

para guardar los datos

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Cuando los datos son guardados exitosamente, se desplegará un mensaje en ese sentido en letras rojas y se refrescará el área de “USUARIOS REGISTRADOS”, como se aprecia en la imagen de arriba.

ACTUALIZAR USUARIOS EXISTENTES

En caso de que sea necesario actualizar los datos de un usuario previamente registrado

Al ingresar a la pantalla, podrá visualizar los usuarios previamente registrados en el área de “USUARIOS REGISTRADOS”. Con solo presionar un CLIC sobre el usuario deseado en el área de DATOS se desplegarán los datos de ese usuario como podrá apreciar en el siguiente imagen:

Para poder modificar el registra deberá presionar un CLIC sobre el botón , luego de los cual se activarán los campos que podrá modificar.

Nota: Para el detalle de cada campo consulte la sección anterior de esta guía.

Una vez que se modifiquen los valores se deberá presionar el botón para guardar los cambios luego de lo cual se desplegará la pantalla actualizada.

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BORRAR USUARIOS EXISTENTES

PAYWEB no permite borrar ningún usuario una vez creado lo que realmente hace PAYWEB es que le quita la relación con su establecimiento, pero el usuario y toda su historia continua existiendo en la base de datos para efectos históricos.

Para borrar un usuario determinado deberá primero que todo seleccionarlo como se aprecia en la siguiente pantalla:

Posteriormente deberá presionar el botón para borrar el usuario seleccionado, luego de lo cual visualizará la siguiente pantalla:

Como puede apreciar en la imagen, se desplegó en rojo un mensaje indicando que el registro fue borrado exitosamente y limpió todos los valores en el área de datos, además de que en el

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área de “USUARIOS REGISTRADOS” refrescó los usuarios asociados a su establecimiento o agencia.

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TIPOS DE USUARIO

A continuación se brinda un detalle de los accesos que posee cada uno de perfiles o tipos de usuario que brinda PAYWEB.

Nota: Se describen los perfiles que en forma predeterminada provee PAYWEB, sin embargo el administrador podrá modificarlos y crear nuevos perfiles según las necesidades del negocio.

Cajero: Este es el nivel más simple de acceso que brinda PAYWEB.

Un usuario con este perfil tendrá acceso a las siguientes opciones:

• Gestión de Servicios: Se refiere a la posibilidad de cobrar o vender y las reimpresiones.

• Contraseña: La opción para cambiar su contraseña.

• Cierre Diario: Reporte con los movimientos de un periodo de tiempo definido.

• Chat: Acceso a la herramienta para la comunidad de PAYWEB.

• Incidentes: Herramienta para el reporte de Incidentes.

Cajero – Reversa: Un usuario con este perfil tendrá acceso a las siguientes opciones:

• Gestión de Servicios: Se refiere a la posibilidad de cobrar o vender, las reimpresiones y las reversiones o anulaciones.

• Contraseña: La opción para cambiar su contraseña.

• Cierre Diario: Reporte con los movimientos de un periodo de tiempo definido.



Supervisor: Un usuario con este perfil tendrá acceso a las siguientes opciones:

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• Menú “Gestión”

o Gestión de Servicios: Se refiere a la posibilidad de cobrar o vender, las reimpresiones y las reversiones o anulaciones.

o Contraseña: La opción para cambiar su contraseña.

• Menú “INS” (Aplica solo para aquellos establecimientos que recaudan INS)

o Cierre de Caja: Se refiere a la ejecución de los cierres diarios transaccionales.

o Reporte de Cierre de Caja: Se refiere a la emisión del Reporte de Cierre de Caja transaccional

o Reporte de Comprobantes: Se refiere a la emisión del Reporte de comprobantes utilizados por una caja transaccional.

o Reporte Póliza Su Vida: Se refiere a la emisión del Reporte de Póliza Su Vida gestionado por una caja transaccional.

• Menú “Reportes”:

o Comisiones: Se refiere al reporte que despliega la información de las comisiones ganadas durante un periodo definido por el usuario.

o Resumen de un periodo: Se refiere a la pantalla con un resumen ejecutivo para un periodo definido por el usuario.

o Cierre Diario: Se refiere a un reporte utilizado para el cierre de caja de un cajero para una fecha determinada. En el caso del supervisor podrá elegir a todos los cajeros o al cajero que específicamente desea reportar.

o Pagos: Lista de todos los pagos realizados en su establecimiento.

• Menú “Gráficos”:

o Comisiones por Día: Se refiere a un gráfico con las comisiones ganadas diariamente durante un periodo definido por el usuario.

o Recaudación por Día: Se refiere a un gráfico con los montos brutos recaudados durante un periodo definido por el usuario.

o Entidades por Día: Se refiere a un gráfico con los montos recaudados por Entidad durante un periodo definido por el usuario.

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• Resumen: Le permite devolverse al resumen ejecutivo desde cualquier pantalla en la

que se encuentre.



Administrador: Un usuario con este perfil tendrá acceso a las siguientes opciones:

• Menú “Gestión”

o Gestión de Servicios: Se refiere a la posibilidad de cobrar o vender, las reimpresiones y las reversiones o anulaciones.

o Contraseña: La opción para cambiar su contraseña.

o Usuarios: Se refiere a la administración de los usuarios de un establecimiento.

• Menú “INS” (Aplica solo para aquellos establecimientos que recaudan INS)

o Cierre de Caja: Se refiere a la ejecución de los cierres diarios transaccionales.

o Reporte de Cierre de Caja: Se refiere a la emisión del Reporte de Cierre de Caja transaccional

o Reporte de Comprobantes: Se refiere a la emisión del Reporte de comprobantes utilizados por una caja transaccional.

o Reporte Póliza Su Vida: Se refiere a la emisión del Reporte de Póliza Su Vida gestionado por una caja transaccional.

• Menú “Reportes”:

o Comisiones: Se refiere al reporte que despliega la información de las comisiones ganadas durante un periodo definido por el usuario.

o Resumen de un periodo: Se refiere a la pantalla con un resumen ejecutivo para un periodo definido por el usuario.

o Cierre Diario: Se refiere a un reporte utilizado para el cierre de caja de un cajero para una fecha determinada. En el caso del supervisor podrá elegir a todos los cajeros o al cajero que específicamente desea reportar.

o Pagos: Lista de todos los pagos realizados en su establecimiento.

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• Menú “Gráficos”:

o Comisiones por Día: Se refiere a un gráfico con las comisiones ganadas diariamente durante un periodo definido por el usuario.

o Recaudación por Día: Se refiere a un gráfico con los montos brutos recaudados durante un periodo definido por el usuario.

o Entidades por Día: Se refiere a un gráfico con los montos recaudados por Entidad durante un periodo definido por el usuario.

• Resumen: Le permite devolverse al resumen ejecutivo desde cualquier pantalla en la que se encuentre.



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REPORTES

El menú de reportes le ofrece diferentes opciones para visualizar sus datos de forma que le sean útiles para su gestión diaria.

Las opciones de este menú son:

• Comisiones

• Resumen de un Periodo

• Cierre Diario

• Pagos

COMISIONES

En el menú de reportes encontrará la opción de “COMISIONES” que le permitirá emitir un reporte con el resumen de los pagos recaudados en su establecimiento.

Adicionalmente este reporte le brindará el dato sobre monto a Depositar al Recaudador Central.

Al presionar un CLIC sobre la opción del menú le desplegará la siguiente página para que indique los filtros que desea utilizar para emitir el reporte

En esta pantalla de configuración del Reporte el usuario podrá indicar los valores que desea filtrar de previo a la ejecución del reporte.

Una vez configurados los parámetros deseados el usuario deberá presionar el botón

para que inicie la ejecución de reporte.

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Este reporte cuando es enviado a la “PANTALLA” brinda una opción adicional para visualizar el detalle de los totales presentados.

Al presionar el ícono abre una sección en la pantalla con el detalle que compone el dato de cada línea como se muestra a continuación:

RESUMEN DE UN PERIODO

En el menú de reportes encontrará la opción de “RESUMEN DE UN PERIODO” que le permitirá emitir un reporte con el resumen ejecutivo de los pagos recaudados en su establecimiento para un periodo de tiempo definido por el usuario



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CIERRE DIARIO

En el menú reportes encontrará la opción de “CIERRE DIARIO” que le permitirá emitir un reporte con los pagos recaudados por su usuario. Este reporte es equivalente a un cierre diario de caja.


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En esta página puede elegir de entre los filtros disponibles los valores que necesite para emitir el reporte.

Una vez elegidos los filtros deberá presionar CLIC en el botón EJECUTAR para que se despliegue la nueva página con los datos solicitados en dos posibles formatos:

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Como dato importante es que el reporte puede ser seleccionado para ser enviado a la IMPRESORA, EXCEL, WORD o PANTALLA.

PAGOS

En el menú de reportes encontrará la opción de “PAGOS” que le permitirá emitir un lista con los pagos recaudados en su establecimiento para un periodo de tiempo definido por el usuario


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GRÁFICOS

El menú de gráficos le ofrece diferentes opciones para visualizar sus datos de forma que le sean útiles para su gestión diaria.


• Comisiones por día

• Recaudación por día

• Entidades por día

COMISIONES POR DÍA

En el menú de gráficos encontrará la opción de “COMISIONES POR DÍA” que le permitirá emitir un gráfico con el resumen diario de las comisiones de su establecimiento.


En esta pantalla de configuración del Gráfico el usuario podrá indicar los valores que desea filtrar de previo a la ejecución del gráfico.


para que inicie la ejecución de gráfico.

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RECAUDACION POR DÍA

En el menú de gráficos encontrará la opción de “RECAUDACION POR DÍA” que le permitirá emitir un gráfico con el resumen ejecutivo de los pagos recaudados en su establecimiento para un periodo de tiempo definido por el usuario


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para que inicie la ejecución de gráfico

.

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ENTIDADES POR DÍA

En el menú de gráficos encontrará la opción de “ENTIDADES POR DÍA” que le permitirá emitir un gráfico con el resumen de los pagos recaudados por entidad en su establecimiento para un periodo de tiempo definido por el usuario




para que inicie la ejecución de gráfico

.

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INS

El menú del INS le permite al usuario supervisor las opciones necesarias para procesos específicos propios del INS.

Es importante hacer notar que este menú solo estará disponible en aquellos establecimientos o agencias que recaudan los servicios de INS.


• Cierre de caja

• Reporte de Cierre de Caja

• Reporte de Comprobantes

• Listas de Vehículos

CIERRE DE CAJA

En el menú de gráficos encontrará la opción de “CIERRE DE CAJA” cuyo objetivo es ejecutar el proceso de CIERRE TRANSACCIONAL DEL INS.

Al presionar un CLIC sobre la opción del menú le desplegará la siguiente página para que pueda ejecutar el proceso.

Al desplegar la pantalla el usuario podrá visualizar tanto la información asignada para su caja Transaccional como la del Recaudador Central.

Guía Supervisor

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Para iniciar el proceso deberá seguir las instrucciones que se muestran en “celeste” en el área de la derecha de la pantalla.

PASO No. 1

Dado que el cierre transaccional deberá ejecutarse todos los días a partir del inicio de la recaudación sin importar si se recaudaron marchamos o no, el primer paso consiste en seleccionar el día que desea cerrar:

PAYWEB le ofrece un calendario con solo presionar un CLIC sobre el ícono que está a la

derecha del campo . Luego de presionar se desplegará una nueva ventana con el calendario como se aprecia a continuación:

Dentro de este calendario el usuario podrá seleccionar fácilmente la fecha deseada.

PASO No. 2

Una vez seleccionada la fecha para la cual desea generar el cierre deberá presionar el botón “CONSULTA CIERRE” :

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Luego de presionar CLIC en el botón se desplegará la información del PRE-CIERRE en la parte inferior de la pantalla, como se aprecia a continuación:

En caso de que surja algún error le desplegará una ventana con el mensaje de error como se muestra a continuación:

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PASO No. 3

Como podrá apreciar una vez ejecutada la consulta del cierre, se activará el botón “EJECUTA CIERRE”. A partir de ese momento podrá presionar CLIC sobre este y se ejecutará inmediatamente el cierre transaccional en el INS y podrá ejecutar los pasos para el siguiente día.

En caso de que surja algún error le desplegará una ventana con el mensaje de error como se muestra a continuación:

REPORTE DE CIERRE DE CAJA

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En el menú del INS encontrará la opción de “REPORTE DE CIERRE DE CAJA” que le permitirá emitir un reporte con la información relativa a los Cierres Transaccionales de Caja previamente ejecutados.

Es importante hacer notar que TODA la información que se presenta viene directamente del INS y que PAYWEB únicamente toma esa información y la presenta en el formato que el INS establece.





REPORTE DE COMPROBANTES

En el menú del INS encontrará la opción de “REPORTE DE COMPROBANTES” que le permitirá emitir un reporte con la información relativa a los comprobantes utilizados durante un día en una caja transaccional del INS o un establecimiento o agencia.



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REPORTE PÓLIZA SU VIDA

En el menú del INS encontrará la opción de “REPORTE PÓLIZA SU VIDA” que le permitirá emitir un reporte con la información relativa a las Pólizas Su Vida que fueron vendidas durante una fecha determinada.

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LISTAS DE VEHÍCULOS

En el menú del INS encontrará la opción de “LISTAS DE VEHÍCULOS” que le permitirá administrar las diferentes listas de vehículos.

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Esta pantalla está divida en dos áreas:

• LISTAS REGISTRADAS: Es un selector de las diferentes listas previamente registradas. Estará en blanco en caso de que no exista ninguna lista registrada.

• DATOS: Se refiere a los datos que componen la lista seleccionada.

NOTA: Es importante hacer notar que las listas no podrán ser borradas luego de crearlas. Esto se debe a que todas las listas son creadas tanto en PAYWEB como en el INS y este último no provee forma alguna para eliminarla de su lado.

Nueva Lista: A continuación se indicarán los pasos para crear una nueva lista.

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Deberá presionar un CLIC en el botón para que se desbloqueen los campos que puede llenar para crear una lista.

Se refiere a la descripción de la lista.

Se refiere a la cédula Jurídica del establecimiento que administra la lista.

Se refiere al nombre del dueño de la lista

Se refiere al teléfono del establecimiento o agencia.

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Se refiere a si todos los vehículos de la lista pagarán la PÓLIZA SU VIDA.

Se refiere a si todos los vehículos de la lista pagarán la PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL

Se refiere a la fecha en que fue creada la lista. Este valor se llena automáticamente.

Fecha en que la lista fue registrada en el INS. Este valor se llena automáticamente.

Se refiere a cualquier observación que el usuario desee agregar a la lista.

Una vez que se han llenado los datos se presiona el botón para guardar la información de la lista, posterior a esto la pantalla se refresca y se le incluye una nueva sección para la gestión de las listas de vehículos como puede observar en la siguiente imagen:

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Actualiza Lista: A continuación se indicarán los pasos para actualizar los datos de una lista.

Al ingresar a la pantalla en el área de “Listas Registradas” deberá presionar un CLIC sobre la lista que sea actualizar:

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Una vez seleccionada la lista, la pantalla presentará los datos de la lista.

Para actualizar los datos deberá presionar el botón “ACTUALIZA” luego de lo cual se desbloquearán los campos para que pueda actualizar la información de la lista.

Nota: la descripción de los campos podrá consultarla en la sección anterior.

Cuando finalice de registrar los datos que desea actualizar deberá presionar el botón para guardar la información de la lista.

Agrega Vehículo a la Lista: A continuación se indica como agregar vehículos en la lista previamente creada.

Como se ha mencionado en la sección anterior, una vez que se seleccionar la lista deseada, en la parte inferior de la pantalla se presenta una sección denominada “VEHICULOS REGISTRADOS”.

En esta área se presentan todos los vehículos incluidos en la lista o en caso de que no tenga ningún vehículo incluido en la lista solo desplegará la sección para incluir nuevos vehículos en la lista como se observa en la siguiente imagen.

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Para agregar un nuevo vehículo a la lista, solo deberá completar los datos solicitados:

Se refiere al número de placa del vehículo.

Clase de placa asociada al vehículo

Código de Gobierno asociado a la placa

Se refiere al estado de la placa con respecto al INS. Estos valores se muestran según sean las respuestas que origine el INS al incluir cada placa como podrá apreciar en la siguiente imagen:

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Una vez completados los datos requeridos se presionará el ícono que se encuentra a la derecha del área de registro de nuevas placas:

Una vez registrada la placa, en forma automática se refresca la lista como se muestra en la siguiente imagen:

El proceso se puede repetir tantas veces como vehículos se deben incluir en la lista.

Elimina Vehículo de la Lista: A continuación se indica cómo eliminar vehículos en la lista previamente creada.

Como se puede observar a la derecha de cada registro puede observar el ícono , al presionar CLIC sobre este se eliminará el vehículo.

Consulta Previa al Pago: Una vez finalizada la creación de una lista determinada, el usuario deberá ejecutar el proceso previo al pago que es “la consulta de las deudas que poseen ante el INS todas las placas incluidas en la lista”.

En la parte derecha de la pantalla para la administración de las listas verá la siguiente sección:

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Como puede observarse en la imagen, únicamente tiene activo el botón “CONSULTAR MARCHAMO” previo a poder pagar el marchamo.

Luego de presionar el botón y al final de la pantalla podrá visualizar el resultado de la consulta como se muestra en la siguiente imagen:

En primera instancia presentará una ventana con el resumen del resultado de la consulta que se interpreta de la siguiente manera:

MARCHAMOS PAGABLES: Esto significa que de todos los vehículos incluidos de la lista solo el número indicado ahí tienen condiciones para ser pagados.

FORMULARIOS DISPONIBLES: Se refiere a la cantidad total de formularios disponibles que posee su establecimiento.

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PRIMER FORMULARIO QUE SE PUEDE UTILIZAR: El sistema analiza los formularios disponible e indica el número de formulario que debería seguir en el proceso de pago. Es importante que el usuario valide que tanto la cantidad con el consecutivo coincidan con el inventario físico de formularios.

Luego de presionar CLIC sobre el botón OK o ACEPTAR, podrá visualizar al final de la pantalla el detalle enviado por el INS de cada placa incluida en la lista:

La información se divide en: VEHICULOS PAGABLES y VEHICULOS NO PAGABLES y como sus nombres lo indicas son aquellos vehículos a los que se les puede generar el marchamo y a los que no.

También podrá verificar el detalle del pago y los respectivos totales por vehículo y por la lista completa.

Pago de la Lista: Una vez finalizada la consulta previa se activarán el resto de los campos para que se registre la información del pagador demás datos necesarios para el pago de las placas incluidas en la lista.

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Una vez desplegada la información del Marchamo en proceso, se activarán los campos que necesitan ser completados para el pago del Marchamo y que a continuación se describen:

Este campo se refiere al tipo de Identificación que presenta la persona que pagará el Marchamo.

Se deberá seleccionar correctamente el tipo de Identificación de la lista presionando un CLIC en la flecha hacia abajo a la derecha del campo, para que pueda visualizar las opciones disponibles:

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Este campo se refiere el número de identificación que presenta la persona que pagará el Marchamo.

Este campo se refiere al nombre de la persona que pagará el marchamo.

Este campo se refiere a un número telefónico proporcionado por la persona que pagará el Marchamo.

Este campo se refiere al número del siguiente formulario que el sistema sugiere debe ser impreso a la hora de pagar el siguiente Marchamo.

Es de fundamental importancia que el cajero verifique visualmente que el número de Formulario presentado en la pantalla coincida con el número de Formulario que se encuentra en la impresora.

Este campo se refiere a que el usuario deberá digitar el número de formulario que se encuentra ubicado en la impresora como una verificación del número de formulario que sigue a ser impreso.

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Una vez completada la información requerida, podrá presionar el botón

para que inicie el proceso para el pago de los marchamos pagables de la lista.

Cuando el proceso finaliza exitosamente se presentará abajo del cuadro con las listas registradas un nuevo cuadro con el detalle del pago de la lista y los respectivos formularios y números de recibo creados durante el proceso.

Como puede observar en la imagen, el cuadro es un resumen de los pagos realizados e inclusive muestra un total con la sumatorias de los pagos realizados sin dejar por fuera los números tanto de recibo como formularios asignados a los pagos.

La flecha en la imagen indica el ÍCONO sobre el cual deberá presionar CLIC para imprimir el respectivo “MARCHAMO”. En caso que el recibo o marchamo sea anulado o reversado, el botón se cambiará por un mensaje “ANULADO”.

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Como punto final, se tiene que una vez que se ejecutaron los pagos de una lista determinar, la misma no podrá ser pagada de nuevo por lo que todos sus botones de acción se deshabilitarán.

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