Guía Rápida de Operación del Módulo de Caja I.- INGRESO AL MODULO DE CAJA…..…………………………………… 1 II.- APERTURA DE CAJA………………….…………………………………….. 1 III.- CORTE DE CAJA……………………….…..…………………………………. 2 IV.- COBRAR CUENTAS………………….……..……………………………….. 5 V.- APLICAR DESCUENTOS………….………………………………………… 6. VI.- SEPARACION DE CUENTAS….…………………………………………… 7 VII.- CONSULTA Y MARCADO DE CUENTAS FACTURADAS……….. 8 VIII.- MOVIMIENTOS DE CAJA (ENTRADAS / SALIDAS)…………….. 9 IX.- ENVIOS (CONTROL DE REPARTOS).…………………………………. 9 X.- CANCELACION DE CUENTAS………….………………………………… 10 XI.- PROPINAS………………….………………….…..…………………………… 11 .

El presente manual aplica para FoodSoft Standard Edition Versión 9.2

I.- INGRESO AL MODULO DE CAJA

Para ingresar al módulo de caja, situado en la pantalla principal de FoodSoft de un clic en

el icono [Caja] , aparece la pantalla acceso, donde debe introducir la clave numérica del cajero (es importante recordar que el usuario debe tener permisos de cajero en sistema para poder ingresar, si ya existe un arqueo activo o apertura de caja previa con otro usuario el sistema no dejara cobrar al usuario autenticado y solo podrá abrir caja en un segundo cajón de efectivo, pero no en el cajón asignado al usuario que previamente abrió caja).

Pantalla principal del módulo de caja

II.- APERTURA DE CAJA

El inicio de operaciones del cajero en turno es el proceso de apertura de caja, para realizar la apertura de caja en la

pantalla principal del módulo de clic en el icono [Abrir Caja] 1.- Clic en Nuevo. 2.- FoodSoft toma automáticamente el número de arqueo, el estado, la fecha, la hora y nombre del cajero. 3.- Introducir el fondo o dotación inicial de efectivo.

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4.- seleccionar la caja, si no aparece ninguna caja se debe a que las cajas activas ya están asignadas y no queda ninguna disponible para asignar (en éste caso debe cerrar la aplicación desde el administrador de tareas, iniciar de nuevo FoodSoft y entrar a Utilerías -> Herramientas -> Ventas -> Catálogo de Cajas, ya sea para crear una nueva caja o cambiar el estatus de las existentes. 5.- clic en el icono Guardar. En cuanto el proceso de apertura de caja se realiza se cierra la pantalla de apertura de caja y la pantalla del módulo de caja, regresando al menú principal de FoodSoft, en éste punto ya está listo para realizar operaciones de caja. ¿Para qué necesito abrir caja? 1.- Para poder Cobrar una cuenta 2.- Para aplicar descuento a una cuenta 3.- Para realizar un movimiento de caja 4.- Para cerrar caja

III.- CORTE DE CAJA

FoodSoft acepta varios turnos y varias cajas de manera simultánea; si está operando en modo mono caja con un solo turno, se recomienda antes de iniciar el corte de caja entrar

a [ Revisar ] en el menú principal y verificar que no existan cuentas activas o pendientes de pago, en el caso de trabajar con varios turnos no es necesario realizar este paso debido a que las cuentas pendientes de pago se heredan al siguiente cajero en turno, para que realice su correspondiente cobro cuando así se solicite. Se puede acceder a revisar desde la pantalla principal o por medio de un acceso directo que se encuentra en la pantalla de cobros. De igual forma se recomienda que el encargado del establecimiento antes de que el cajero inicie el corte de caja acceda a Utilerías -> Herramientas -> Ventas -> Mantenimiento de Cuentas y revise que todas las cuentas se encuentren en estados de PAGADA o CANCELADA, si aquí se encuentran notas EN COBROS, EN CAPTURA o PREPARADA significa que no todas las cuentas se han pagado. Una cuenta queda EN COBROS solo si al momento de cobrarla se apaga el equipo de caja o servidor, y las cuentas EN CAPTURA es cuando se cierra la sesión de una terminal desde el servidor cuando estaban en proceso de captura de esa cuenta o si se apaga el equipo servidor.

CONSEJO: Se recomienda al cajero contar dos veces la dotación inicial de la apertura de caja, que coincida el efectivo con el valor declarado en el contenedor del fondo inicial.

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Es importante que cuando se realice el corte de caja del turno final del día, no existan cuentas activas (PREPARADA, EN PREPARACION, EN COBROS, EN CAPTURA) debido a que posterior al corte de caja se realiza el procedimiento de Cierre de Operaciones, este proceso da un mantenimiento a la base de datos del sistema, y al existir cuentas en los estados mencionados, el cierre de operaciones no se realiza, el resultado de esto impacta en dos cosas, la primera no se pueden realizar reportes de ventas de ese turno debido a que los reportes se obtienen de las tablas históricas donde son almacenadas las ventas durante el proceso de cierre de operaciones y no podrán ser vistas hasta realizar el cierre de operaciones mediante el mantenimiento de las cuentas que estén en estado diferente a CANCELADA, PAGADA y la segunda repercusión es que al no realizar el cierre de operaciones las tablas de ventas activas se van cargando cada día más y más, pudiendo llegar a disminuir la velocidad del sistema, hasta no generar correctamente el cierre de operaciones. Para realizar el cierre de operaciones de manera manual ingrese a Utilerías -> Herramientas -> -ventas -> Cierre de Operaciones.

Proceso para realizar el corte de caja 1.- Antes de iniciar el corte de caja cuente los valores contenidos en el cajón de efectivo, separando o anotando en un papel el número de unidades por cada denominación así como los baucher´s de las operaciones realizadas mediante terminal bancaria, en el conteo de efectivo no incluya por ningún motivo el dinero de retiros realizados durante la operación ya que esto generaría un sobrante en el corte de caja debido a que el saldo de los retiros ya está considerado en el corte. Se recomienda contar con cuidado el efectivo antes de iniciar el corte, y es importante no confundirse con las denominaciones, por ejemplo si usted tiene 20 monedas de $2.00 en el campo correspondiente ingrese 20, en ocasiones cajeros se han confundido ingresando el monto de la denominación, para éste ejemplo sería $40.00 (20 monedas de $2.00) este error generará por si solo un sobrante de $40.00 ya que el sistema tomara las 40 unidades multiplicadas por $2.00 dando un total de $80.00 resultando un excedente de $40.00

2.- de un clic en el icono [Cerrar Caja]

2.- de un clic en el botón [Nuevo] 3.- ingrese las unidades de cada denominación secuencialmente cambiando de recuadro presionando la tecla Tabulador o Tab []

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4.- al terminar de ingresar el efectivo teclee el monto total de cobros en terminal sin incluir propinas, si usted cuenta con una terminal bancaria tradicional esta información la puede obtener al hacer la totalización o sumando manualmente cada Boucher. 5.- después de ingresar los bouchers presione Tab []

6.- clic en el botón [Guardar] 7.- clic en Aceptar 8.- una vez llegado a este punto el corte de caja se ha realizado, el siguiente paso es guardar el informe del corte de caja para su posterior reimpresión de ser necesario. 9.- clic en el botón Guardar

(Configurar Impresora, Imprimir, Guardar, Abrir y Cerrar)

10.- seleccione la ruta donde guardara los cortes de caja y escriba un nombre para identificarlo se sugiere el archivo se llame Corte No x, donde x es el número de corte.

11.- una vez guardado el corte proceda a imprimirlo, puede seleccionar una impresora para enviar el corte de lo contrario el sistema imprimirá el corte en la impresora establecida como predeterminada en el sistema operativo.

12.- después de imprimir de clic en el botón [Close] 13.- clic en la opción [Generar Cierre] el sistema notificara si se pudo o no realizar el cierre después de esto se cierra automáticamente para realizar de manera invisible al usuario un mantenimiento a la base de datos.

Selección de Impresora Generación de Cierre Confirmación Cierre

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IV.- COBRAR CUENTAS Esta opción se utiliza cuando se quiere pagar una cuenta, en dicha pantalla nos aparece todas las notas capturadas en el sistema, ya sea en mesas, llevar o domicilio, siempre y cuando el estatus de la cuenta este PREPARADA, al seleccionar el icono de mesas únicamente aparecerán las cuentas de mesas, lo mismo pasa con el botón llevar y domicilio.

Si una cuenta que queremos cobrar no aparece en el listado tenemos la opción de verificar su estatus en revisar o podremos entrar al acceso directo de cocina, para que el mismo cajero pueda darle preparada, y así poder cobrarla.

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Cuando se tengan varias cuentas pendientes de cobrar podemos encontrarlas, pulsando el botón de anterior o siguiente, también la podremos encontrar mediante el buscador, en el apartado de folio se captura el folio de la cuenta que se quiere busca y pulsamos el botón buscar, ya que la encuentre nos mostrara únicamente la cuenta que buscamos para poder cobrarla.

Para cobrar una cuenta seleccionamos el folio, y pulsamos el botón de [Cobrar], nos aparece la pantalla de centro de cobros, en el apartado de pago capturamos con cuanto nos está pagando el cliente, después pulsamos la tecla ENTER o TAB, para poder seleccionar el método de pago, si es efectivo, tarjeta de crédito u otro método de pago, una vez realizado esto pulsamos el botón [Terminar]

Observación, en el método de tarjeta de crédito se puede seleccionar el banco y poner el número de cuenta, si no encuentra el banco puede agregarlo en el botón [ + ], toda cuenta que fue cobrada ya no podrá ser manipulada. Si al momento de estar cobrando le aparece el mensaje de saldo Máximo de Caja superado, tiene que entrar a la opción de [Entradas / Salidas] y hacer un retiro de caja mediante una salida, dependiendo del monto que retire, es el saldo que tendrá para que pueda seguir cobrando antes de que llegue de nuevo al saldo máximo.

V.- APLICAR DESCUENTOS Para aplicar descuento a una cuenta esta debe encontrarse en estado PREPARADA, basta con acceder el módulo de caja dar clic en el botón [Cobros]. 1.- seleccionar la cuenta de la lista de notas o buscarla mediante el buscador 2.- una vez seleccionada clic en el enlace Aplicar Descuento

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3.- se abre la pantalla de descuentos, teclear la contraseña de supervisor 4.- clic en Autorizar 5.- seleccionar de la lista el porcentaje de descuento 6.- clic en calcular (en éste punto si selecciona otro porcentaje y da clic en calcular de nuevo genera un nuevo descuento) 7.- clic en Aplicar 8.- el descuento se aplica, imprime nuevo ticket y deja la cuenta lista para ser cobrada.

VI.- SEPARACION DE CUENTAS

FoodSoft ofrece tres mecanismos diferentes para la separación de cuentas, el primero de ellos es que el vendedor desde el momento que está realizando el pedido en mesa genere cuentas divididas, la segunda y tercera opción son exclusivas del cajero o supervisor, que son separar cuentas por línea y separación de cuentas por saldo. La separación de cuentas por línea permite generar una nueva cuenta donde enviará (mover) los platillos a esa nueva cuenta, esto es útil cuando el cliente pide separar la cuenta principal de acuerdo a sus consumos (no se permite la reducción de líneas, es decir si son dos unidades no se pueden enviar a una, se puede mover la línea completa a la nueva cuenta). La separación de cuentas por saldo es útil cuando el cliente solicita dividir la cuenta en montos específicos y no pueda lograrse el monto separando por línea, debido a que el importe de los conceptos no ajustaría los montos solicitados por el cliente. En éste opción la cuenta padre se queda con todos los conceptos como informativos y el saldo solicitado y la segunda cuenta queda sin conceptos solo enlazada al folio de la cuenta padre.

Proceso de Separación de Cuentas por Línea

1.- En la pantalla operaciones de caja de clic en el enlace Separar Cuentas 2.- En el cuadro de búsqueda Folio de Cuenta Principal teclee el folio dela cuenta a separar 3.- Para poder separar una cuenta debe estar en estado PREPARADA de lo contrario no habilitara el botón Separar 4.- Clic en el botón Buscar 5.- Clic en el botón Separar 6.- Clic en Aceptar en la pantalla de confirmación 7.- Recorra la lista de conceptos de la cuenta

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mediante el mouse, las flechas de dirección del teclado o los botones de Anterior o Siguiente 8.- Clic en el botón Mover 9.- Repita los pasos 7 y 8 cuantas veces sea necesario 10.- Una vez terminado de clic en el botón Guardar 11.- FoodSoft notifica el término de la separación, genera las dos cuentas y cierra la pantalla de separación

Proceso de Separación de Cuentas por Saldo 1.- En la pantalla operaciones de caja de clic en el enlace Separar Cuentas

2.- Clic en el botón Separar Saldo 3.- En el cuadro de búsqueda Folio de Cuenta Principal teclee el folio dela cuenta a separar 4.- Para poder separar una cuenta debe estar en estado PREPARADA de lo contrario no habilitara el botón Separar 5.- Clic en el botón Buscar 6.- Clic en el botón Separar 7.- Clic en Aceptar en la pantalla de confirmación 8.- Teclee el monto de la segunda cuenta 9.- Presione la tecla Tab [] para que habilite el botón Terminar 10.- Clic en el botón Terminar

VII.- CONSULTA Y MARCADO DE CUENTAS FACTURADAS

Esta pantalla se utiliza para marcar en sistema que una cuenta ha sido facturada, además permite consultar si una cuenta ya está o no facturada pudiendo realizar la consulta de cuentas actuales o históricas. Para el uso de esta característica ubicado en la pantalla de operaciones de caja de clic en el enlace Consulta de Cuentas Facturadas.

1.- Teclee el Folio de la cuenta en el cuadro de búsqueda 2.- Seleccione el Tipo si es de fecha actual o fecha anterior 3.- De clic en el botón Consultar

Nota.- una cuenta separada puede sub separarse [n] número de veces.

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4.- el sistema le presentara un cuadro de diálogo informando si la cuenta se encuentra o no facturada 5.- Clic en el botón Ok 6.- Si la cuenta no está facturada de clic en el botón Marcar 7.- Clic en el botón Aceptar en la pantalla de confirmación 8.- FoodSoft le notificará que la cuenta se marcó como facturada con éxito.

VIII.- MOVIMIENTOS DE CAJA (ENTRADAS / SALIDAS) Esta opción se utiliza para realizar algún movimiento de caja ya sea por entrada o por alguna salida, entendiendo que una entrada puede ser un ingreso de dinero ya sea por un préstamo o una entrada de efectivo para incrementar el monto del fondo y la salida se utiliza para ser algún retiro de efectivo ya sea para pagos de proveedores o seguridad en la caja.

Para realizar un movimiento de caja pulse el botón [Nuevo], el sistema le asignara automáticamente el número de arqueo con el que está trabajando, la fecha y la hora. En la casilla de importe capture el monto del efectivo, en comentarios la descripción de dicho monto y en tipo de movimiento si va hacer una entrada o salida y presione el botón [Guardar].

En el Botón de [Reporte], podremos consultar e imprimir los movimientos de caja de cualquier número de arqueo, para ello en la casilla de arqueo ponemos el número de arqueo de caja y pulsamos el botón buscar, nos mostrara todos los movimiento ya sea entrada o salida que se realizaron, si pulsamos el botón imprimir saldrá la impresión en la impresora que tengamos configurada como predeterminada.

IX.- ENVIOS (CONTROL DE REPARTOS)

La opción de envíos es utilizada para controlar los repartos, mediante la asignación de pedidos a los repartidores y llevar el control de efectivo en mano y tiempos de entrega de cada repartidor. Para acceder a envíos en la pantalla de operaciones de caja de un clic en el botón Envíos, se desplegara la pantalla principal del control de envíos. En el botón Salida se asignan los pedidos de domicilio a él o los repartidores registrados en el sistema. Para marcar una salida de reparto, clic en el botón Salida. Para generar un envío la cuenta debe encontrarse en estado PREPARADA.

Nota: al pulsar el botón guardar aparecerá un

mensaje de Movimiento de caja Realizado con Éxito.

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1.- En la pantalla de Generar envío de clic en el botón Nuevo 2.- Seleccione el repartidor de la lista de Repartidores 3.- Seleccione el Folio a asignar, de no estar preparado clic en botón COCINA para prepararla.

4.- Clic en el botón Guardar En el botón llegada obtenemos el reporte detallado y el resumen de las salidas asignadas a cada repartidor. Aquí podemos ir marcando las llegadas o entregas de cada Repartidor.

X.- CANCELACION DE CUENTAS 1.- Ubicado en la pantalla Operaciones de Caja de un clic en el botón [Cancelar] 2.- Teclee el número de Folio de la cuenta a Cancelar 3.- Clic en el botón [?: Buscar] 4.- Teclee el motivo de porque se está cancelando la cuenta por completo 5.- Introduzca la clave del supervisor 6.- Clic en el botón [Autorizar] 7.- Se imprimirá una notificación de cuenta cancelada en la impresora de caja.

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XI.- PROPINAS

Ésta opción nos sirve para llevar el control de las propinas el cual se registran en base al folio del ticket del cliente, para ello se tiene que capturar el número de folio y pulsar el botón consultar, si

dicho folio no está registrado le aparecerá el mensaje “Ahora Puede registrar la propina”, pulsamos el botón ok. Seleccionamos el botón registrar, y nos aparecerá los datos básicos de la cuenta tales como fecha de captura, hora, mesero y el tipo de pago. En la casilla de propina se captura el monto de la propina que está dejando el cliente y pulsamos el botón TAB para activar el botón de guardar Cuando tipo de pago sea con tarjeta el sistema descontara automáticamente el porcentaje de comisión previamente configurado en el sistema En la ventana de administración de propinas se encuentra el botón de reportes

En esta opción podemos seleccionar una fecha y consultar la relación de propinas capturadas de los diferentes meseros, con esto sabemos el importe que se le tiene que pagar a cada mesero y la comisión que se generó en los casos de las propinas con tarjeta de crédito

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