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GUÍA PARA LA PLATAFORMA
DE GESTIÓN DE LOS GRUPOS DE TRABAJO
Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria
Tabla de Contenidos
1 – Plataforma de gestión de los Grupos de Trabajo .............................................................................. 3
1.1 - Acceso a la plataforma ................................................................................................................ 3
2 - Solicitudes de adhesión ..................................................................................................................... 4
2.1 - Rechazo de solicitudes ................................................................................................................ 6
3. - Solicitudes tramitadas....................................................................................................................... 7
4. – Miembros del grupo ......................................................................................................................... 8
4.1 - Cambio de cargo ....................................................................................................................... 10
4.2 - Recibir notificaciones de solicitud de adherencia .................................................................... 11
4.3 - Envío de información a los miembros del grupo ...................................................................... 12
4.4 - Identificador Responsable Web ................................................................................................ 13
5. - Bajas ................................................................................................................................................ 14
6. - Formulario de Contacto .................................................................................................................. 15
7. – Subgrupos de Trabajo .................................................................................................................... 17
7.1 – Borrar Subgrupos de Trabajo ................................................................................................... 18
7.2 – Añadir integrantes a Subgrupos de Trabajo ............................................................................ 19
7.3 – Borrar integrantes de Subgrupos de Trabajo ........................................................................... 20
7.4 – Enviar información a integrantes de Subgrupos de Trabajo .................................................... 21
7.5 – Descargar información de integrantes de Subgrupos de Trabajo ........................................... 22
8. – Coordinadores de Grupos .............................................................................................................. 24
Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria
1 – Plataforma de gestión de los Grupos de Trabajo
Los responsables de cada Grupo de Trabajo, así como las personas que designen los responsables
para gestionar las solicitudes de adhesión, pueden acceder a esta plataforma y ver exclusivamente
las peticiones de adherencia correspondientes a su Grupo de Trabajo entre otras funcionalidades.
Esta plataforma ofrece toda la información sobre los miembros de adheridos al grupo, las nuevas
solicitudes de adherencia, se pueden aceptar o rechazar solicitudes, asignar cargos a los adheridos,
etc.
1.1 - Acceso a la plataforma
La dirección de acceso a la Plataforma de Gestión de los Grupos de Trabajo es la siguiente:
https://www.sefh.es/gestion-adhesion-grupos-trabajo
Los responsables pueden entrar utilizando sus claves de socio de la SEFH. En caso de que un
responsable no tenga habilitadas las claves, puede solicitar su activación a la secretaría de la SEFH.
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2 - Solicitudes de adhesión
En la pestaña Solicitudes de adhesión, se muestra el listado de las personas que han realizado
solicitudes para adherirse al Grupo de Trabajo.
El responsable del grupo puede descargarse un fichero Excel con todas las solicitudes en el enlace
Descargar solicitudes de este Grupo de Trabajo.
El responsable del Grupo de Trabajo puede gestionar cada solicitud accediendo a la ficha de cada
solicitante pinchando en el icono de lápiz de la persona que se desee.
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El campo Estado de la solicitud será utilizado por el responsable del Grupo de Trabajo para aceptar
o rechazar una solicitud.
El campo Cargo será utilizado para asignar un cargo a las personas que sean aceptadas. Si no se
selecciona ningún cargo, será miembro Adherido del grupo por defecto.
De esta manera el responsable del Grupo de Trabajo puede gestionar en su completitud la solicitud y
realizar todas las acciones que sean necesarias.
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2.1 - Rechazo de solicitudes Puede rechazar una solicitud de adhesión a un Grupo de Trabajo. Si se selecciona en el desplegable Estado de la solicitud el valor Rechazado, entonces se muestra el campo de texto donde se deberán entrar de forma obligatoria los motivos de rechazo de la solicitud.
Si se escoge la opción Aceptado en el desplegable, entonces no se muestra el campo Motivo de Rechazo.
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3. - Solicitudes tramitadas
En esta pestaña puede consultar el historial de las solicitudes que han sido rechazadas porque si han
sido aceptadas, pasan a ser miembros del grupo directamente.
En la tabla se muestra la fecha, nombre y apellidos del solicitante rechazado.
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4. – Miembros del grupo
En la pestaña Miembros del grupo se muestra el listado de las personas que ya están adheridas al
Grupo de Trabajo.
El responsable del grupo puede descargarse un fichero Excel con todos los miembros en el enlace
Descargar Adheridos de este Grupo de Trabajo.
El responsable del Grupo de Trabajo puede acceder a la ficha de los miembros adheridos pinchando
en el icono de lápiz de la persona que se desee.
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Se pueden ver todos los datos del adherido, así como el Historial de Cargos que ha tenido esa
persona durante el tiempo que ha pertenecido al Grupo de Trabajo.
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4.1 - Cambio de cargo
Se puede modificar el cargo de un adherido en la pestaña de Miembros del grupo pinchando en el
icono de lápiz de la persona que se desee cambiar el cargo.
A continuación, se entra en la ficha de la persona deseada y al final del todo, en el campo Cambio de
Cargo, se elige el valor deseado entre los cargos disponibles y se hace clic en el botón Aceptar para
guardar el cambio realizado.
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4.2 - Recibir notificaciones de solicitud de adherencia
Los responsables de los Grupos de Trabajo pueden decidir si quieren recibir una notificación por
email cuando un socio realiza una solicitud de adherencia. Para configurar esta funcionalidad debe ir
a la rueda dentada de configuración destacada en la siguiente imagen:
En la página de configuración debe marcar la opción que indica que quiere recibir notificaciones de
las nuevas solicitudes de adherencia e incorporar la dirección de email donde desea recibir dichas
notificaciones.
Se pueden poner ilimitadas cuentas de correo para recibir copia de los correos de solicitud de
adhesión al grupo. Para ello se debe separar cada dirección por punto y coma, sin dejar espacios.
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4.3 - Envío de información a los miembros del grupo
Se puede enviar un mensaje informativo a los integrantes del Grupo de Trabajo. Para ello el
responsable puede seleccionar uno, varios, o todos los integrantes del listado de Miembros del
grupo y hacer clic en el botón Enviar Información.
A continuación, se mostrará una nueva ventana flotante para introducir el contenido de la
información que se desea enviar.
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4.4 - Identificador Responsable Web
Se puede poner este atributo a uno o varios miembros del grupo. Este identificador es un atributo a
parte del cargo que ocupe en el Grupo de Trabajo, es decir, este campo no tiene que ver nada con el
campo Cargo, son independientes. En la pestaña de Miembros del grupo se selecciona la persona
que será responsable web pinchando en el icono de lápiz y al entrar en su ficha, se marca la caja de
chequeo Responsable Web.
Para identificar fácilmente en el listado de miembros del grupo a los responsables web, en la
columna nombrada Responsable Web aparecerá el valor SI. Las demás personas que no tengan este
atributo, no tendrán valores en esa columna.
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5. - Bajas
Se puede dar de baja a los miembros que dejan de formar parte del grupo. Se selecciona a la persona del listado de Miembros del grupo pinchando en el icono de lápiz y al entrar en su ficha, se introduce la fecha en que causa baja.
Además, se puede ver el listado de adheridos que han causado baja en la pestaña Bajas.
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6. - Formulario de Contacto
Todos los Grupos de Trabajo tienen una pestaña en el menú de su web donde figuran los datos de
contacto y un apartado para escribir el nombre, email y comentarios de la persona interesada en
contactar.
Este formulario se dirige como notificación por email a la cuenta de correo definida del
Coordinador/Coordinador adjunto/Secretario del Grupo de Trabajo.
Para incorporar el correo en que se quiere recibir los datos enviados a través del formulario de
contacto debe ir a la rueda dentada de configuración de la pestaña Formulario de Contacto.
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En la página de configuración debe marcar la opción que indica que quiere recibir notificaciones de
los formularios de contacto e incorporar la dirección de email donde desea recibir dichas
notificaciones.
Todos los datos enviados a través del formulario de contacto se guardan en la base de datos de la
Plataforma de Gestión del Grupo de Trabajo y los responsables pueden ver cada petición en la
pestaña Formulario de Contacto.
Se verán ordenados por fechas todos los formularios de contacto recibidos.
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7. – Subgrupos de Trabajo
El coordinador o responsable del grupo, puede crear uno o varios subgrupos y asociarle miembros del Grupo de Trabajo. Para crearlo se va a la pestaña Subgrupos de Trabajo y se hace clic en el botón Crear subgrupo.
A continuación, escribe el nombre que va a llevar este subgrupo, la descripción y elige a las personas
que integrarán este subgrupo de entre el listado de miembros adheridos al Grupo de Trabajo.
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En la pantalla de inicio de la pestaña Subgrupos de Trabajo aparecerá el Listado de Subgrupos creados por el coordinador o responsable.
7.1 – Borrar Subgrupos de Trabajo Para borrar un subgrupo del listado, basta con hacer clic en el icono de papelera correspondiente al subgrupo que quiere eliminar y confirmar el deseo de eliminarlo definitivamente.
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7.2 – Añadir integrantes a Subgrupos de Trabajo
Para añadir integrantes nuevos a un subgrupo creado previamente, primero se hace clic sobre el
número de integrantes del subgrupo deseado.
En la siguiente pantalla aparece el listado de los integrantes actuales de ese subgrupo y se hace clic en el botón Añadir integrantes al subgrupo para incorporar nuevos integrantes.
Finalmente, se escogen a las personas nuevas que integrarán este subgrupo de entre el listado restante de miembros adheridos al Grupo de Trabajo.
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7.3 – Borrar integrantes de Subgrupos de Trabajo
Para eliminar integrantes de un subgrupo creado previamente, primero se hace clic sobre el número
de integrantes del subgrupo deseado.
En la siguiente pantalla donde aparece el listado de los integrantes, se hace clic en el icono de papelera correspondiente al integrante que quiere eliminar y confirma el deseo de eliminarlo definitivamente.
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7.4 – Enviar información a integrantes de Subgrupos de Trabajo
Puede enviar información por email a los integrantes de un Subgrupo de Trabajo o a una selección
de ellos.
Primero se hace clic sobre el número de integrantes del subgrupo elegido para enviarle información.
Después se eligen a los integrantes que se les desea enviar información y se hace clic en el botón
Enviar información.
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Finalmente, se mostrará una nueva ventana flotante para introducir el contenido de la información que se desea enviar.
7.5 – Descargar información de integrantes de Subgrupos de Trabajo
Puede descargar información de los integrantes de un Subgrupo de Trabajo o de una selección de
ellos. Primero se hace clic sobre el número de integrantes del subgrupo elegido para descargar
información.
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Después se eligen a los integrantes de los que se desea descargar información y se hace clic en el
botón Descargar información.
Finalmente, se mostrará una nueva ventana flotante para elegir el directorio donde desee guardar el archivo tipo Excel que contiene la información.
Este archivo recoge los datos: Nombre y Apellidos, Email, Hospital y Dirección de Hospital de los integrantes seleccionados.
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8. – Coordinadores de Grupos
En esta pestaña se muestran los datos y los diferentes cargos de los coordinadores del Grupo.
Puede enviar email a uno, varios o a todos los miembros, así como descargar la información relativa
al mismo.