guÍa de procesos de excepciÓn · 2016-10-31 · dirección: pedro a. lluberes, esq. manuel...
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GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN
DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 v03.01
Fecha: 08/08/2016
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 54
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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
Título GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN
Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía de Procesos de Excepción F1B2-E4GC v03.01
Fecha 08/08/2016
Versión v03.01
Cliente Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP
Asunto / Detalle GUÍA DE PROCESO DE EXCEPCIÓN
Soporte lógico Microsoft Word
Localización Santo Domingo- República Dominicana
REGISTRO DE CAMBIOS
Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio
v00.00 53 29/05/2015 Creación del documento
v00.01 57 01/07/2015 Actualización del documento Fase 1 A
v01.00 57 01/07/2015 Revisión final del documento Fase 1A
v02.00 52 02/11/2015 Actualización del documentos Fase 1A
v03.01 55 16/06/2016 Actualización del documentos Fase 1B2
v03.01 55 08/08/2016 Actualización del documentos Fase 1B2
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:
Nombre Área
Jhonattan Toribio Tecnología
George Slujalvkosky Tecnología
Yaraida Volquez Capacitación
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 3 de 54
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CONTROL DEL DOCUMENTO
Este documento ha sido:
Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Firma:
Gianina Cáceres
Angélica Consuegra
Orquídea Almonte
Fecha: 08/08/2016
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INDICE
PROCESO DE EXCEPCIÓN ..................................................................................... 5 1. CREACIÓN DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN .......................................................... 6 2. PLANEACIÓN ............................................................................................................ 9 3. PUBLICACIÓN DIFERIDA ........................................................................................ 32 4. DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO ................................................ 33 5. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) ............................................... 35 6. EVALUACIÓN DE CRITERIOS ................................................................................ 40 7. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) ............................................................................... 45 8. CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 53 9.
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PROCESO DE EXCEPCIÓN 1.
Los procesos de Excepción van destinados a cubrir las urgencias, emergencias y demás
necesidades excepcionales descritas en la normativa, las cuales debido a sus condiciones
particulares requieren de un procedimiento expedito que facilite atender dichas
necesidades en el tiempo requerido.
Creación del Procedimiento
Borrador (Opcional)
Selección Apertura de
Ofertas (Sobre Económico)
Evaluación Adjudicación Creación del
Contrato Gerenciamiento
del contrato
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CREACIÓN DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN 2.
La creación de un proceso de excepción en el Portal transaccional inicia con:
1. Registrarse con el usuario y clave asignado.
2. Una vez ingresado al sistema en el área de trabajo se deberá continuar con los
siguientes pasos:
Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio
Ir a Menú del Comprador
Hacer clic en “Tipos de procesos”
Imagen 1. Ruta para Crear un proceso de Compras Menores
Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Compras Menores
son:
A. *Hacer clic en el botón “Procesos” que está ubicado en la barra de menú de inicio *Hacer clic en “Tipos de procesos”
Imagen 2. Ruta número 2 para Crear un proceso de Compras Menores
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B. *Hacer clic en el botón “Ir a” que está ubicado en el barra de menú de inicio
Imagen 3. Ruta número 3 para Crear un proceso de Compras Menores
3. Después de haber ingresado a la página de procesos de compras deberá
iniciar con el proceso de Compras de Excepción y pulsar el botón crear.
Imagen 4. Proceso compras de Excepción
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 8 de 54
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4. Una vez pulsado el botón “Crear” se abrirá un cuadro, donde se tendrá que
completar las informaciones relacionadas al proceso.
Imagen 5. Crear Proceso de Excepción
Las informaciones que deberá completar son las siguientes:
Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto.
Tipo de Sub-procedimiento: Deberá seleccionar el tipo de compra por
excepción que realizará.
Nombre: es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Ej.:
Adquisición de pasajes aéreos para Dirección
Unidad de requisición: será el área o unidad de compra que solicita el
proceso.
5. Una vez completados estos datos pulsar el botón , el Portal
transaccional guardará la información suministrada y traerá un formulario dividido
en bloques donde deberá completar la información del proceso.
Imagen 6. Confirmar creación de proceso
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PLANEACIÓN 3.
El portal transaccional mostrará una nueva pantalla, dividida en bloques en los que se deberán completar los datos solicitados.
Imagen 7. Confirmar creación de proceso
En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información disponible ( la información solo debe estar visible después de terminar el paso “Información General”
Estado: rellenado automáticamente. Referencia del procedimiento: rellenado automáticamente, se completa de acuerdo al
código de nombramiento de los expedientes de compras DGCP. Tipo de procedimiento : rellenado automáticamente. Fase del procedimiento: rellenado automáticamente. Equipo: rellenado automáticamente. Unidad de requisición: rellenado automáticamente.
Imagen 8. Post-it
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Para completar el formulario de creación de un proceso de Compras por excepción deberá
completar los siguientes pasos:
1. Información general
2. Configuraciones del procedimiento
3. Artículos y preguntas
4. Evaluación
5. Documentos del procedimiento
6. Documentos habilitantes
7. Invitación
8. Configuración del presupuesto
Paso 1: Información General
Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques:
Bloque 1. Información General: en este bloque se deberá completar la siguiente información:
• Referencia del procedimiento: este campo estará completado automáticamente por el sistema.
Bloque 1:
Información General
Bloque 2: Información del
Contrato
Bloque 3:
Ubicación del Contrato
Bloque 4: Configuración de Equipos y Flujos
Bloque 5: Plan Anual de Compras
Bloque 6: Información Presupuestal
Bloque 7: Documentos
Internos
Bloque 8:
Fase de observaciones
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• Nombre: nombre de la compra que se está realizando. Se queda rellenado automáticamente pero es editable.
• Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando.
• Tipo de Sub- procedimiento: se completa automáticamente de acuerdo a la información colocada en la ventana de creación del expediente. No editable.
• Relacionar con otro proceso: en este campo se elegirá si se quiere asociar el
proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente.
Imagen 9. Bloques del proceso
Bloque 2. Información de Contrato
• Objeto: se deberá seleccionar cuál es el objeto del contrato de una lista desplegable, entre estas opciones están Bienes , Servicios y Obras.
Servicios: si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato,
deberá seleccionar una de estas opciones:
Servicios
Consultorías
Consultorías basada en la calidad de los servicios
• Justificación de la modalidad de contratación: se deberá seleccionar entre estas opciones, podrá seleccionar varias alternativas, puede adjuntar documentos de soporte en el paso Documentos internos.
- Decreto Presidencial - Resolución de la máxima autoridad - Organismo de financiación externo
Imagen 10. Bloques del proceso
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 12 de 54
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• Duración estimada del contrato : deberá introducir el tiempo que estima podría durar el contrato de esta compra.
Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de
requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el sistema dará la posibilidad de
definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los
clasificadores geográficos.
Imagen 11. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección
Imagen 12. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección
Bloque 4. Plan Anual de Compras: traerá la pregunta ¿Es una adquisición
planeada? Si o No.
El usuario deberá responder si es o no una adquisición planeada, en caso de que si
sea una adquisición planeada el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde
añadirá la adquisición por el PACC.
Imagen 13. Plan Anual de Compras
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 13 de 54
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En caso de no estar planeada con el PAAC, le pedirá que justifique por qué no está planeada.
Imagen 14. Plan Anual de Compras
Bloque 5. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos que
estarán disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del
procedimiento, los proveedores no tiene acceso a estos documentos.
Imagen 16. Documentos Internos
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Imagen 17. Buscar Documentos Internos
Imagen 18. Documentos Internos anexos
Bloque 6. Bloque Fase de observaciones: el sistema hace la pregunta: ¿Es un
procedimiento con Fase de observaciones? A esta pregunta deberá seleccionar
SI o No. Si selecciona SI el proceso tendrá una fase adicional de observaciones o
borrador que le permitirá hacer observaciones del proceso a los proveedores. La
opción NO quedará marcada por defecto.
Después de añadir todos los datos deberá hacer clic en el botón o Al hacer clic en el botón Aprobar los pasos siguientes quedarán desbloqueados para continuar. Todos los datos son editables hasta la publicación del procedimiento excepto Bloque Fase de observaciones y el campo Tipo de sub-procedimiento.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 15 de 54
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Paso 2: Configuraciones del Procedimiento
El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 8 bloques que detallamos a continuación:
Bloque 1. Cronograma:
Zona horaria
Fecha de publicación del aviso de convocatoria
Presentación de aclaraciones
Reunión aclaratoria
Plazo máximo para expedir Emisión de Circulares, Enmiendas y/o Adendas
Presentación de ofertas
Apertura de ofertas
Evaluación de ofertas
Notificación de Errores u Omisiones de Naturaleza Subsanable
Adjudicación
Bloque 1. Cronograma
Bloque 2. Mipymes
Bloque 3. Pago de anticipos
Bloque 4. Visita al lugar de ejecución
Bloque 5. Lotes
Bloque 6. Observaciones
Bloque 7. Configuraciones Avanzadas
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 16 de 54
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Acto de Adjudicación
Notificación de Adjudicación
Constitución de garantía de Fiel Cumplimiento
Suscripción del contrato/ Orden de compra
Publicación del contrato/Orden de compra
Plazo de validez de las ofertas
Imagen 19. Cronograma
Bloque 2. Mi Pymes: en este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de
compras especialmente a MiPymes o MiPymes Mujeres.
En caso de seleccionar que no el sistema le mostrará una pantalla como muestra
la imagen.
Imagen 20. Mipymes
Si elige si, el campo “Limitar este proceso a Mi pymes” quedará visible y el proceso va a
ser para compañías clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres
Imagen 21. Mipymes mujeres
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 17 de 54
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Bloque 3. Pago de Anticipos
Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del proceso,
el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no pagar
anticipo.
Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y el
porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen.
Imagen 22. Anticipos
¿Solicitud de garantías? Deberá seleccionar entre las opciones Sí o No.
Al seleccionar Si deberá completar los siguientes datos:
Imagen 23. Garantías
Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones “SI o No” en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de compras. Si elige SÍ el sistema mostrara los siguientes campos a completar:
- Fecha Límite para visitas : Selección de la fecha y hora a través de un
calendario
- Información Adicional: podrá indicar la dirección donde los proveedores
deben hacer las visitas
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 18 de 54
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Imagen 24. Visitas al lugar de ejecución
Bloque 5. Lotes:
Definir Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones “Si o No” (campo
obligatorio).
La opción “No” estará marcada por defecto.
Imagen 25. Lotes
Si se selecciona la opción “Si” deberá definir la cantidad y nombres de los lotes.
Imagen 26. Lotes
Bloque 7. Observaciones: este bloque se colocara la información con los
nombres de los diarios de circulación nacional donde se dará publicidad a la
convocatoria . Máximo 500 caracteres .
Imagen 27. Observaciones
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 19 de 54
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Bloque 9. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la opción
SI el sistema le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos y
el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas.
Imagen 28. Configuraciones avanzada
Imagen 29. Configuraciones avanzada
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 20 de 54
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Paso 3: Artículos y preguntas
En este paso se configura la cantidad, código UNSPSC, descripción , cuenta
presupuestaria, precio unitario y precio total de los artículos a comprar, por igual se
establecerá preguntas dirigidas al proveedor para que se completen cuando se realice la
oferta.
Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad
de crear tantas preguntas como la entidad necesite. La pantalla en que se puede realizar
la configuración del formulario de respuesta está dividida en tres áreas principales:
- Espacio donde podrá establecer las preguntas y cuestiones que los proveedores
deben responder
- Barra de herramientas con las opciones de añadir sección, preguntas, borrar,
guardar plantillas, guardar como pdf.
- Acceso rápido al listado de preguntas
Imagen 30. Artículos y preguntas
Los campos a completar para la lista de precios son:
Código Artículo: Rellenado automáticamente y editable;
Código UNSPSC: Sub clase correspondiente al artículo que se solicita (debe tener
la opción de utilizar las búsquedas dentro del clasificador UNSPSC, permitiendo
seleccionar sólo el cuarto o quinto nivel). Esto campo debe ser llenado con el
código escogido y su descripción. La descripción y el código no son editables sólo
se deben cambiar dentro del clasificador UNSPSC;
Cuenta Presupuestaria: Cuenta o cuentas presupuestarias correspondientes al
código UNSPSC que se solicita. Cada código UNSPSC puede tener una o más de
una cuenta presupuestaria asociada.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 21 de 54
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- Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene solamente una cuenta
presupuestaria asociada, entonces el campo se va a quedar llenado
automáticamente y no editable;
- Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene más de una cuenta
presupuestaria asociada, entonces el campo va a ser un despliegue con la opción
“Seleccione” por defecto y todas las otras cuentas presupuestarias disponibles
para seleccionar.
- Si se borra el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” debe ser
borrado automáticamente.
- Si se modifica el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” también
debe ser modificado.
Descripción: Descripción del artículo que se solicita.
Cantidad: Número de unidades del artículo que se solicita
Unidad: Unidad de medida de los artículos
Precio unitario estimado: Precio estimado de cada artículo (campo obligatorio)
Precio total estimado: Rellenado automáticamente
- Se tiene la opción de añadir observaciones en cada una de las líneas en el detalle
del artículo. Esta opción sirve para que el usuario pueda añadir más detalles en la
descripción de los artículos.
• Los tipos de preguntas disponibles para solicitar a los proveedores son:
- Respuesta Múltiple
- Matriz de respuestas
- Pregunta abierta
- Pregunta numérica
- Anexos
- Respuesta lógica
- Pregunta de requisitos
- Plazo
- Pregunta de condiciones de entrega
- Lista de precios
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 22 de 54
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• Pulsando el menú “Opciones”, dentro del artículo, la plataforma permite exportar a Excel,
importar desde Excel y añadir secciones, entendido como un enunciado separador de un
conjunto de artículos dentro de un lote. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no
es llenado correctamente el sistema hace el importe pero eso campo queda vacío;
• En cada artículo, la plataforma da la posibilidad de adjuntar un documento específico
para ese artículo;
• La plataforma permite crear plantillas de formularios de respuesta que se podrán utilizar
posteriormente en otros procedimientos y que pueden estar disponibles únicamente para
el usuario que la creó o para toda la entidad;
• Si el mapa de cantidades es muy extenso, la plataforma permite su exportación desde
formato MS Excel. Esta plantilla en formato Excel debe ser primero descargada de la
plataforma y su configuración de columnas no es editable. Posteriormente debe ser
importada a la plataforma. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no es llenado
correctamente el sistema hace el importe pero ese campo queda vacío.
Imagen 31. Importar y exportar lista
Paso 4. Evaluación
En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a
este proceso. El sistema hace la pregunta:
Definir un modelo de evaluación para este procedimiento:
Deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta elegido por defecto y es
editable).
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 23 de 54
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Imagen 32. Evaluación de criterios
En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá
configurar la evaluación:
Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable).
Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).
Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No”
esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de
evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado.
Imagen 33. Evaluación de criterios
Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo
de evaluación deberá pulsar el botón , el sistema habilita los campos para describir los
criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de
ponderación que dará a cada uno.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 24 de 54
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Imagen 34. Configuración del modelo de evaluación
Deberá pulsar el botón Agregar criterio y portal transaccional le traerá una línea para
escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar
seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le
validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.
Imagen 35. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado
Imagen 36. Configuración del modelo de evaluación
Paso 5. Documentos del procedimiento:
Bloque Comentarios Externos
En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 25 de 54
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Imagen 37. Comentarios externos
Bloque Documentos
En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones:
Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el
menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el
documento que desea borrar.
Imagen 38. Adjuntar documentación
Paso 6. Documentos Habilitantes
Bloque Documentos Habilitantes
En este bloque portal transaccional mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.
Imagen 39. Documentos Habilitantes
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 26 de 54
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Bloque otros documentos
Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos).
Imagen 40. Bloque otros documentos
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 27 de 54
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Paso 7. Invitación
Bloque invitación manual de proveedores
Este paso se queda desbloqueado después de clicar en “Finalizar Consulta” y antes de la
publicación del proceso.
• En este paso el sistema va a hacer un match de las categorías seleccionadas en la lista
de precios y saldrá un listado de proveedores con interés en la misma categoría escogida.
Los proveedores que tienen interés en la misma categoría van a recibir una notificación.
• Para todos los sub-procedimientos, el módulo de invitación no se controlará la cantidad
mínima de invitados. El comprador podrá invitar directamente o no, la cantidad de
proveedores que requiera.
• Solamente se pueden invitar proveedores que están en el listado de match de las
categorías. Se invita pulsando el botón “Invitar” que abre una ventana con el listado de
proveedores con interés y con el botón “Seleccionar” en frente a cada proveedor que
permite invitar los proveedores seleccionados. Los proveedores invitados directamente
van a recibir una notificación y va a ser creada una oportunidad en su área de trabajo;
• Tendrá la opción de “Borrar” pero sólo se podrán borrar los proveedores invitados
directamente. .
• El usuario tramitador podrá seleccionar los proveedores que desea invitar y que están
registrados en la plataforma en las mismas categorías del procedimiento. Si el
procedimiento es limitado a Mi pymes entonces sólo deberán ser visibles proveedores que
sean Mi pymes .
Nota: Los proveedores seleccionados recibirán una alerta en su correo electrónico y
podrán encontrar también la invitación en el widget Notificaciones en el área de trabajo del
procedimiento.
Imagen 41. Invitación
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 28 de 54
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Imagen 42. Buscar y Añadir Proveedores
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 29 de 54
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Paso 8. Configuración del presupuesto
Este paso solo estará disponible en la etapa planeación y se queda desbloqueado
después de pulsar en “Finalizar Consulta” y antes de la publicación del proceso.
Bloque Configuración del Presupuesto
Destino del gasto: el usuario deberá seleccionar entre las opciones:
-Funcionamiento
-Inversión.
Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar de una lista entre: Fuente
general, Fuentes con destino específico, Fuentes de recursos propios,
Transferencias, Crédito interno, Fuentes de terceros, Comprobantes en proceso de
pagos (pasivos financieros), fuentes contables, Crédito externo, Donación externa
Integración Manual: campo no editable. El sistema define automáticamente si es
una integración automática o manual. Si el sistema no hace la integración
automática o esa integración no existe entonces el sistema va a chequear el
campo.
Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: si la es integración
manual, este campo es obligatorio y editable. Si hay integración con el SIGEF, este
campo es informativo y no editable (el sistema deberá traer la información
rellenada en la fase de creación del expediente.
Nota: La plataforma contendrá un parámetro habilitando la Vinculación con SIGEF
por institución desde la consola de Administración. Si está habilitado nos informará
el código de disponibilidad presupuestal. Si no está habilitado, pedirá un adjunto de
certificación presupuestaria. Como alternativa a la integración, el usuario podrá
continuar con la creación del procedimiento y adjuntar el documento que justifique
esa asignación presupuestaria en el paso Documentos Internos.
Documento Justificativo: esto campo sólo es visible y obligatorio cuando la
integración es manual. El usuario tiene que añadir un documento para probar que
tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. Cuando la integración es
automática esto campo no se queda visible.
Valor Total del Presupuesto: El valor presentado en este campo es copiado del
valor presentado en el paso 2. Campo visible y no editable.
Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son editables. El
sistema presenta en la grilla la información que fue cargada en la lista de precios.
La grilla va a contener 3 columnas:
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 30 de 54
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- Cuenta Presupuestaria: número de la cuenta
- Valor: valor a ser consumido de la cuenta
- Estado: estado de la integración.
Imagen 43. Configuración del presupuesto
Una vez completados todos los pasos, deberá pulsar el botón y el proceso quedará publicado en modo diferido. A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones:
Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente.
Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la información.
Finalizar: el sistema asume los datos y coloca visible la opción “Publicar si faltará por completar algún dato el sistema emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir.
Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea.
- si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes;
- si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento.
Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 31 de 54
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Aclaraciones sobre el Pliego de Condiciones
Los proveedores interesados en el procedimiento podrán solicitar aclaraciones a
los pliegos a través del widget Aclaraciones, dentro de la carpeta del
procedimiento;
La entidad contratante tendrá que responder a dicha solicitud a través del widget
Aclaraciones;
Cuando como consecuencia de una pregunta, se requiera realizar una
modificatoria a los pliegos de condiciones específicas (adendas o enmiendas),
estas se podrán hacer desde el widget Adendas. La plataforma permite definir
dentro del Equipo del procedimiento, qué usuarios podrán realizar Adendas, según
los roles establecidos en la consola de Administración y en las fechas
contempladas en el cronograma del procedimiento, salvo los casos que procedan
de una suspensión. Siempre habrá que motivar la modificación, que será visible
para los proveedores interesados en el procedimiento. Las adendas son:
- Modificación en las fechas del cronograma
- Cambiar configuración
- Cambiar el formulario de respuesta
- Cambiar la evaluación
- Cambiar pliegos y documentación.
Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática
de la plataforma de la realización de las adendas o enmiendas, estas serán
incorporadas al widget de enmiendas. Esta lista de proveedores podrá ser
exportada a formato MS Excel en la sección de reportes y estadísticas.
El envío, la recepción y la lectura de las aclaraciones en la plataforma generan
recibos electrónicos que garantizan la fecha y hora en la que se realizó cada una
de las acciones.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 32 de 54
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PUBLICACIÓN DIFERIDA 4.
Al pulsar el botón Publicar una vez cumplimentados los pasos de la creación del procedimiento, el sistema le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento ya programado en el cronograma, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.
Imagen 44. Publicación Diferida
Una vez publicado el procedimiento:
El mismo será de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información.
Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado.
Cancelar procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la cancelación,
con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado cancelado.
Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones: - “Consultas Activas” (sin login). - “Búsqueda de procedimientos de acceso público” (con login). - El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 33 de 54
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DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO 5.
Un proceso podrá ser declarado desierto en caso de no recibir ofertas en el tiempo definido, esta acción podrá ser realizada siempre y cuando haya pasado el tiempo de presentación de oferta y no se presentará ningún interesado.
Imagen 45. Declaración de Desierto
Si quiere relanzar el procedimiento, el sistema le da opción de realizarlo , haciendo la pregunta ¿Relanzar el proceso? En el caso de elegir si , el sistema creará una copia del proceso y podrá realizar las modificaciones de lugar.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 34 de 54
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Imagen 46. Declaración de Desierto
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 35 de 54
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APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) 6.
Las ofertas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la carpeta del expediente tendrá que pulsar la opción
.
Imagen 47. Área de Trabajo
Apertura y evaluación mapa comparativo El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas, pulsando el botón Abrir. El sistema publica la lista de oferentes que presentaron ofertas económicas.
Imagen 48. Iniciar
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 36 de 54
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A continuación pulsar el botón
Imagen 49. Abrir Sobres
Los sobres serán desencriptados y quedarán disponibles las ofertas recibidas Una vez revisada la documentación tendrá que calificar las ofertas que se encuentran en estado pendiente de esta manera podrá: Calificar todos los pendientes Descalificar todos los pendientes (Tendrá que justificar) Calificar (en una oferta concreta) Descalificar (en una oferta concreta) Tendrá que justificar
Imagen 50. Fase de apertura Calificar o Descalificar
Calificadas las ofertas deberá pulsa la opción Publicar lista de oferentes y a continuación
confirmar .
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 37 de 54
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Evaluación Económica
Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías: Vía 1:
Imagen 51. Vía 1 para evaluación económica
Vía 2:
Imagen 52. Vía 2 para evaluación económica
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 38 de 54
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La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura. La unidad operativa de compras genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios, de esta forma los peritos podrán descargarlo y realizar las evaluaciones de ofertas económicas.
Imagen 53. Evaluación económica
Imagen 54. Análisis de la evaluación económica
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 39 de 54
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Imagen 55. Reporte de la evaluación económica
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EVALUACIÓN DE CRITERIOS 7.
Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento En la plataforma hay dos opciones distintas para hacer la evaluación:
1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, está la opción “Evaluación” 2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget “Evaluación”.
Al hacer el clic en el botón “Evaluación” el sistema muestra una pantalla para crear evaluación que tiene los siguientes campos:
Bloque detalles del proceso:
Id procedimiento (relleno automático)
Id técnico (relleno automático).
Imagen 56. Bloque detalle del proceso de evaluación
Bloque información general:
Referencia de la evaluación (campo obligatorio)
Nombre de la evaluación
Imagen 57. Bloque Información general de evaluación
Después se le dará clic al botón crear.
• Se puede crear un flujo de aprobación para la evaluación. Antes de que el usuario
aprobador realice la acción, el perito podrá adjuntar el informe con la recomendación de
adjudicación en el paso Documentos del flujo de aprobación. 1
1 La evaluación de criterios solo estará disponible si es configurada en el proceso , Paso 4
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 41 de 54
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Imagen 58. Evaluación creada
Se le dará clic al botón “Crear análisis” para hacer el análisis de la evaluación.
Imagen 59. Crear análisis
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 42 de 54
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Imagen 60. Análisis de evaluación
Imagen 61. Evaluación comparativa creada
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Imagen 62. Análisis de la evaluación proveedores
Imagen 63. Puntuación de evaluación
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Imagen 64. Finalizar evaluación
Imagen 65. Evaluación admitida
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SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) 8.
La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:
En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación.
A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad
tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.
A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese
análisis.
En el área de trabajo del procedimiento, en el widget adjudicación.
Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID
de la adjudicación).
Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos:
1. Paso Información General
Bloque Título
• Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. • Tipo de adjudicación: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no
editable. • Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la
plataforma. no editable.
Imagen 66. Bloque titulo
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 46 de 54
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Bloque Resumen
• Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
• Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Imagen 67. Bloque Resumen
Bloque Datos Generales
• Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
• Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable. • Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Imagen 68. Bloque Datos Generales
Bloque Información del Contrato
• Local de ejecución/entrega: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
• Tipo de contrato: campo rellenado automático. • El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la
plataforma. No editable.
Imagen 69. Bloque Información del Contrato
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 47 de 54
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Bloque Comentarios de la adjudicación
• Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación.
Imagen 70. Bloque Comentarios a la Selección
Bloque Anexos procesos de selección El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir
Documento.”
Imagen 71. Bloque Anexos a la Adjudicación
Bloque Configuración del presupuesto
Destinación del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable;
Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable;
Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable;
Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: campo rellenado
automáticamente por la plataforma. No editable;
Documento Justificativo: este campo sólo es visible cuando la integración fue
manual. El usuario va a tener la opción de hacer descarga del documento añadido.
Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable;
Grilla de las cuentas presupuestarias: datos rellenados automáticamente y no
editables.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 48 de 54
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Imagen 71. Bloque Anexos a la Adjudicación
Bloque de la Unidad de Compras
• Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
• Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. • Correo electrónico: ya rellenado con la información definida en la creación del
expediente. • Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
Imagen 72. Bloque Unidad de Compras
Bloque miembros de la apertura
• Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la fecha y hora en la que se realizó dicha acción.
Imagen 73. Miembros de la Apertura
Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:
• Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.)
• Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 49 de 54
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• Nombre de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
• Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
• Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable. • Resultado : el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o
excluir. • Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los
proveedores. • Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un
comentario para una oferta en concreto. • Opción para ver el detalle de la oferta.
Imagen 74. Clasificación
Bloque Artículos a adjudicar
• Tras la selección de los artículos a adjudicar, el sistema presenta la lista final y el usuario tendrá que pulsar en la opción “confirmar” para seguir con la adjudicación. Este valor es confirmado por el sistema para que no sobrepase el umbral permitido para este procedimiento.
Bloque Lista de Proveedores seleccionados Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los
adjudicatarios, con la siguiente información:
• Nombre del proveedor • Descripción de los lotes (si existen) • Nº de artículos adjudicados • Precio total de adjudicación • Precio base total • Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su
referencia el sistema le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato). • Opción para evaluar el proveedor • Opción para ver la lista de los artículos • Borrar.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 50 de 54
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Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón “Confirmar”, para continuar. El sistema validará los siguientes datos, si el proveedor está o no al día con el pago de impuesto con DGII y TSS. Si el resultado de la verificación es CERTIFICADO=FALSE, un mensaje con la respuesta debe ser mostrado en la pantalla y no será posible adjudicar el proveedor.
En algunos casos los proveedores pueden tener un acuerdo de pago y así pueden seleccionar la opción “¿tiene acuerdo de pago?” será posible continuar con el registro (en este caso deberá adjuntar un fichero comprobante del acuerdo de pago).
Imagen 75. Anexar certificación del Proveedor
Nota: en el caso del servicio de validación no estar disponible o con error técnico debe ser posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus tributario que en este caso deberá solicitarle al proveedor como parte de la documentación de la oferta. Si son varios documentos, deberán agregarse en un zip. En el caso del servicio estar inactivo (configurado en la consola de Administración) debe ser posible continuar la adjudicación sin validación.
Una vez que se complete la verificación del pago de impuesto del proveedor adjudicado,
deberá pulsar el botón guardar, de esta manera, el Portal Transaccional habilitará el paso 2
“Informe final”.
Si el usuario no ha completado todos los pasos de la creación de una adjudicación, el Portal
Transaccional emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 51 de 54
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2. Informe Final
Podrá notificar a todos los proveedores que han enviado una oferta en este paso se podrá
adjuntar un documento de la notificación de la adjudicación.
Imagen 76. Pasó 2 Informe Final
Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de
adjudicación:
- La plataforma propone una plantilla que contiene referencia del procedimiento y el
nombre del proveedor, además de otros datos. Deberá pulsar el Botón
.
Imagen 77. Paso 2 Informe Final
- Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la opción”
Añadir una nueva” y se cargará el mismo.
Se tendrá que pulsar el botón
A continuación, volver al paso 2 (Informe) y pulsar el botón Publicar.
Publicado el informe final el portal transaccional sistema genera la referencia del
contrato u orden de la compra.
A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las
siguientes opciones:
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 52 de 54
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- Imprimir: la adjudicación se puede imprimir en cualquier estado
-Cancelar adjudicación: Si el usuario se hubiese equivocado en la adjudicación se puede
cancelar la misma y crear una nueva. La cancelación de una adjudicación ya notificada
genera una alerta automática de la plataforma dirigida todos los proveedores que han
enviado una oferta.
Imagen 78. Información general de selección
Imagen 79. Publicar Selección
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 53 de 54
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CREACIÓN DEL CONTRATO 9.
Después de crear la Adjudicación será posible crear el Contrato con el proveedor o proveedores adjudicados.
Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo.
Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato.
Pasos del Contrato:
El contrato consta de los siguientes pasos, los cuales se deberán de completar antes de ser enviado al proveedor.
Los pasos son los siguientes:
Nota: Las definiciones de los pasos del contrato se encuentran en el Manual de Gestión de
Contratos. (Ver en el manual Gestión de Contratos).
A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:
Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente;
Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.
Paso 1.
Información general
Paso 2.
Condiciones
Paso 3.
Bienes y servicios
Paso 4.
Documentos del Proveedor
Paso 5.
Documentos del Contrato
Paso 6.
Configuración del procedimiento
Paso 7.
Ejecución del Contrato
Paso 8.
Facturas del Contrato
Paso 9.
Modificaciones del Contrato
Paso 10.
Incumplimientos
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 54 de 54
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Los estados del contrato son:
Creado (en edición) Terminado(confirmado) Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido Modificado
Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba dicho documento. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado “Aprobado”. Una vez estando el contrato aprobado tendrá la opción de hacer modificaciones al contrato y crear incumplimientos. (Ver en el manual Gestión de Contratos).