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Guía de organización
interna de sede
Asamblea Nacional de Estudiantes de Ciencias de la Actividad Física y del Deporte
Guía de Organización Interna de Sede
XV Periodo Interasambleario
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Índice INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………………….3
ANTES DE PRESENTAR SEDE……………………………………………………………………………3 1 – Reunión Delegación/ Asamblea/ Asociación de Estudiantes………………………...3 2 – Reunión Decanato/ Director de centro……………………………………………………3 3 – Reunión Rectoría………………………………………………………………………………..4 4 – Selección de fechas de la AGO…………………………………………………………….4 5 – Espacios para la AGO…………………………………………………………………………5 6 – Costes de la AGO………………………………………………………………………………5 7 – Financiación……………………………………………………………………………….........7 8 – Balance…………………………………………………………………………………………..7 9 – Precio de Inscripción…………………………………………………………………………..8 10 – Presentación de sede………………………………………………………………………8
CUANDO SOY SEDE…………………………………………………………………………………….9
A - Meses antes de la AGO A.1 – Informe a entidades………………………………………..9 A.2 – Reserva de alojamiento…………………………………………………………………….9 A.3 – Confirmación/Negociación de dietas…………………………………………………..9 A.4 – Reserva de espacios………………………………………………………………………...9 A.5 – Jornadas de Formación…………………………………………………………………...10 A.6 – Confirmar financiación……………………………………………………………………..10 A.7 – Crear y enviar el proyecto………………………………………………………………...10 B – Dos semanas antes de la AGO………………………………………………………………...10 B.1. Confirmar número de inscritos……………………………………………………………...10 B.2. Avisar a los medios de comunicación…………………………………………………….11
DURANTE LA AGO………………………………………………………………………………………11 C.1. Líneas de actuación de la Organización………………………………………………...11
DESPUÉS DE HABER SIDO SEDE………………………………………………………………………11 1- Presentar memoria de Sede……………………………………………………………………..11
ANEXO I…………………………………………………………………………………………………...12
ANEXO II…………………………………………………………………………………………………..13
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INTRODUCCIÓN
La Guía de Organización de Sedes es un documento de ayuda a todas las
Delegaciones que pretenden presentarse a sede de una Asamblea General
de la Anecafyde. Se detallan todos los pasos y obligaciones que se deben de
seguir antes y una vez elegidos como Comité Organizador de una AGO o AGE.
ANTES DE PRESENTAR SEDE
Todas las Delegaciones de Estudiantes que tengan intención de presentar su
Universidad como sede de la Anecafyde deberían de seguir los siguientes
pasos expuestos en este documento y de presentar la información solicitada.
1 – Reunión Delegación/ Asamblea/ Asociación de Estudiantes
El primer paso debe de ser convocar una reunión de la Delegación de
Estudiantes de la universidad que tenga intención de presentarse. Se
recomienda tener al menos un nivel 2 de la GOI de Delegaciones. Para
convocar esta reunión debe de existir quórum de los representantes.
En esta reunión, se establecerá como uno de los puntos del orden del día
“aprobación, si procede, de la presentación de sede de Anecafyde”.
Para ello es importante presentar un equipo de trabajo que se encargará de
cumplir todas las obligaciones que este acto conlleva.
Una vez aprobado este punto del orden del día se designará una o dos
personas encargadas que serán los máximos responsables de todo el proceso.
Funcionarán como enlace entre el Comité Organizador y Junta Directiva.
2 – Reunión Decanato/ Director de centro
La Delegación solicitará una reunión con el equipo decanal. En este encuentro
se presentará una declaración de intenciones a que la Delegación de
Estudiantes pretende presentarse como sede de la Anecafyde. Es necesario
solicitar la aprobación del equipo decanal para poder presentar el proyecto.
El Anexo I se corresponde con el compromiso de apoyo para presentarse a
sede, debe de aparecer en primer lugar la firma de la presidencia de la
Delegación de estudiantes.
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La organización aprovechará esta reunión para solicitar al decanato la
utilización de todos los espacios necesarios para que la Asamblea pueda
llevarse a cabo correctamente. Además, se realizará una solicitud del
presupuesto que podrían aportar para la organización.
3 – Reunión Rectoría
Los encargados de la organización deberán solicitar una reunión con el/la
rector/a o en su defecto con el vicerrectorado al cual le competa el asunto a
tratar. En esta reunión se debe presentar una declaración de intenciones
exponiendo que la Delegación de Estudiantes pretende presentarse como
sede de la Anecafyde. Además, solicitar y negociar todo el apoyo financiero,
material o infraestructura que pueda aportar para el correcto desarrollo de la
misma. Si se pudiera, también se les debería de presentar el Anexo I, lo cual
daría mayor oficialidad a la candidatura de su universidad.
4 – Selección de fechas de la AGO
Tras la correcta realización de los pasos anteriores, el Comité Organizador
establecerá dos opciones de fechas para la realización de la AGO.
La primera asamblea del año tendrá lugar entre los meses de marzo y abril, y la
segunda en noviembre.
La semana de asamblea se organizará de la siguiente manera:
• Miércoles jornadas de formación abiertas a toda la comunidad
universitaria y llegada de los asamblearios y asamblearias. Estas
jornadas de formación, serán responsabilidad de la Delegación de
Estudiantes.
• Jueves a Domingo desarrollo de la Asamblea General.
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5 – Espacios para la AGO
Los espacios para la realización de la AGO deberán ser solicitados con
antelación a la presentación de sede a los organismos correspondientes.
Siendo necesarios:
• Aula grande con disponibilidad para realizar la asamblea en forma de
“U”.
• De 4 a 6 espacios más pequeños donde poder desarrollar los grupos de
trabajo y talleres.
• Espacio para la realización de las dinámicas de grupo.
Tener en cuenta la solicitud de seguridad y apertura de las zonas universitarias
durante el fin de semana.
Para el perfecto funcionamiento del evento, los espacios contarán con buen
wifi, proyectores de pantalla y múltiples tomas de energía para los
ordenadores.
6 – Costes de la AGO
La petición de presupuestos puede hacerse entorno a 50 personas, puesto es
que la media de asistentes a las asambleas anteriores. La delegación que
presente debe comprometerse a trabajar para que los costes de la asamblea
sean lo más bajo posible, es decir, deben abaratar costes. Para ello la
organización trabajará con tres puntos principales.
ALOJAMIENTO
• Realizar una lista de hoteles, hostels, albergues o residencias de
estudiantes de la ciudad.
• Contactar con los alojamientos de la lista, solicitando una factura pro-
forma con los precios desglosados por persona y/o habitación. En el
caso de incluir pensión completa y/o media pensión solicitar el precio
por persona de cada uno de los gastos.
• Es importante que el alojamiento tenga wifi.
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Una vez obtenidos todos los presupuestos, se seleccionará el alojamiento
en función de:
• Disponibilidad de habitaciones.
• Presupuestos más económicos.
• Cercanía a los centros donde se desarrollará la asamblea.
COMIDAS
• Realizar una lista de locales donde poder realizar los desayunos,
comidas y cenas.
• Solicitar facturas pro-forma con el desglose de los gastos por cada día,
por tipo de comida y por persona.
• Tener en cuenta la realización del desayuno en el propio alojamiento
por la mejora de la gestión del tiempo.
• Tener en cuenta la realización de las comidas en el comedor del centro
donde se desarrollará la asamblea.
Una vez obtenidos todos los presupuestos seleccionar los locales en función
de:
• Presupuestos más económicos.
• Funcionalidad de la asamblea y gestión de tiempos.
BREAKS
La organización debe tener en cuenta que los breaks NO pueden superar
los 200€ de gastos máximo para un número aproximado de 50 personas.
Además, el Comité Organizador será el encargado de comprar todos los
productos de los breaks los días previos a la AGO. Durante la asamblea
también serán los encargados del montaje y limpieza de los breaks.
La compra de esta comida debe de ser, dentro de lo posible, de alimentos
saludables y considerando las posibles alergias e intolerancias.
El abono de esta compra lo realizará la tesorería una vez hecha la compra
y presentada la facturas o tickets.
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Se recomienda, para la presentación de sede, acudir a un “supermercado
al por mayor” o lo más económico posible, realizando además una lista de
los artículos para los seis breaks.
7 – Financiación
El Comité Organizador debe comprometerse a la búsqueda y obtención de
financiación externa para subsanar los gastos de la asamblea.
Estableciendo en el Anexo I aquellos organismos que se comprometieron a
facilitar apoyo económico.
A continuación, se exponen los organismos y entidades principales a las que
se deben solicitar financiación.
• Decanato
• Rectoría y Vicerrectorías
• Colef Autonómico
• Consejo de Estudiantes
• Ayuntamiento
• Diputación
• Junta de la Comunidad Autónoma
• Empresas privadas
8 – Balance
El balance a realizar se compone de los ingresos estimados (internos y
externos) y gastos. Con el objetivo de conocer la previsión de beneficios que
se obtendrá con la organización de la sede.
Para ello la tesorería ofrece una plantilla Excel con todos los datos que la
organización debe rellenar, y que, además, será obligatorio presentar en el
momento de exposición de la candidatura de sede.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nxtfoh2MEV4XiaaNzhx7Oz1LPWp_D g6C815YCuov-zk/edit#gid=1098776128
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(Importante: descargar la plantilla y no trabajar sobre la expuesta en el enlace)
9 – Precio de Inscripción
El Comité Organizador, una vez obtenido el balance, estipulará un precio
inicial de inscripción para presentar a la asamblea con el que considere que
se subsanarán los gastos.
Este precio será aprobado a posteriori por la Junta Directiva de la Anecafyde.
10 – Presentación de sede
Para realizar la exposición de sede se debe crear una presentación visual,
añadiendo toda la documentación necesaria entre ella el Anexo I y
documento de presentación de sede (entregado durante la asamblea). La
presentación deberá contar con los siguientes puntos y regirse a los estipulado
en el RRI:
• Presentación de la universidad y de la organización.
• Alojamiento y comidas
• Desplazamientos
• Exposición de los espacios donde se realizará.
• Financiación externa
• Anexo I
• Posibles fechas
• Balance
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CUANDO SOY SEDE
Una vez elegido como sede, la organización debe cumplir varias obligaciones
divididas en cuatro etapas: “los meses antes de la AGO”, “dos semanas antes
de la AGO”, “durante la AGO” y “después de haber sido sede”. En el caso de
presentar sede y no ser elegido, comunicarlo a los órganos pertinentes de la
universidad.
A - Meses antes de la AGO
A.1 – Informe a entidades
Al finalizar la asamblea y saber qué universidad será la próxima sede de la
Anecafyde, el Comité Organizador debe ponerse en contacto directo o vía e-
mail con todas las entidades que hayan firmado el Anexo I, con el objetivo de
informar sobre la aprobación para ser sede y comenzar con las gestiones para
organizar la misma.
A.2 – Reserva de alojamiento
Se acudirá al alojamiento elegido y se confirmará la reserva del mismo. En el
caso de que el alojamiento solicite una fianza se deberá hablar en primer lugar
con la Junta Directiva para conocer en qué momento se puede abonar.
Además, se deberá negociar con el alojamiento la posibilidad de reducir o
aumentar el número de habitaciones según el número de inscritos que haya. Y
determinar con cuántos días de antelación es necesario confirmarlo.
A.3 – Confirmación/Negociación de dietas
La organización tendrá que acudir a todos los locales donde se realizarán los
diferentes tipos de comidas. Si es posible negociar los precios y reducirlos, en
caso contrario se procederá a confirmar la reserva. Determinar con cuántos
días de antelación es necesario confirmar el número de inscritos. Transmitir las
intolerancias y alérgenos.
A.4 – Reserva de espacios
Acudir a las entidades que proporcionarán los espacios para el desarrollo del
evento y confirmar las fechas.
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A.5 – Jornadas de Formación
A lo largo de estos meses es importante crear unas Jornadas formativas o
informativas para el miércoles de la semana Anecafyde. Para ello la
organización deberá:
• estipular un tema en común o diferentes bloques.
• confirmar los ponentes.
• costes que conlleva.
• financiación para estas jornadas.
• creación y difusión del cartel para anunciar las jornadas.
• solicitar a los profesores y decanato que faciliten la asistencia de los
estudiantes a dichas jornadas.
A.6 – Confirmar financiación
Solicitar una nueva reunión con todas las entidades de la lista que aportarán financiación a la organización de la sede. Se deberá confirmar el presupuesto que cada entidad aportará a la Asamblea.
A.7 – Crear y enviar el proyecto
El Comité Organizador tiene la obligación de crear el proyecto de la
Asamblea. En este documento se detalla toda la información relevante a la
organización del evento, así como los pasos a seguir para la inscripción por
parte de las Universidades.
Se enviará, a través de la secretaría, al menos un mes antes de la celebración
de la Asamblea. Previamente se debe presentar a la Junta Directiva para que
esta revise el contenido de la misma.
B – Dos semanas antes de la AGO
Las dos semanas previas a la asamblea se tendrán en cuenta: B.1. Confirmar número de inscritos
Solicitar a la Junta Directiva el número de inscritos finales que acudirán a la
asamblea. Se deberá cerrar con el hotel y locales donde se realizarán las
comidas el número de asistentes.
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B.2. Avisar a los medios de comunicación
Para darle una mayor difusión al evento se deberá crear una lista de medios
de comunicación con los que se deberá contactar, presentando el proyecto
de la Anecafyde.
C – Durante la AGO
El Comité Organizador debe de ser consciente de que la mayor parte del
trabajo ya está realizado y de que se tiene que disfrutar del evento. Por esto, es
importante tener una buena conexión grupal para que la organización
funcione de la manera más eficiente siguiendo las líneas de actuación
establecidas previamente.
C.1. Líneas de actuación de la Organización
• Siempre deberá haber un miembro de la delegación presente en la
asamblea que no se encargue de ningún tema organizativo
• Deberá haber un encargado que acompañe y guíe al grupo en los
desplazamientos a las diferentes zonas donde se realizará la asamblea.
• Habrá un grupo encargado del montaje de lo breaks y la limpieza
posterior a los mismo. Los breaks deben estar preparados antes de que
se indique a los asamblearios que pueden acudir al break.
• La organización tendrá que dar toda la información y material
necesario a los asamblearios para la fluidez de la asamblea.
DESPUÉS DE HABER SIDO SEDE
1- Presentar memoria de Sede
El Comité Organizador está obligado a presentar, en un máximo de un mes,
la memoria de Organización de Sede. En este documento se recogerán
todos los pasos, información e incidencias a lo largo de los 6 meses de
periodo de organización de la sede. Se facilitará un modelo de memoria
para tener una referencia.
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ANEXO I
Compromiso de apoyo al Comité Organizador de la …… Asamblea General Ordinaria de la Anecafyde
D./Dña……………………………………………………….. en representación de……………………………………………………. me comprometo a apoyar la organización de la ……. Asamblea General Ordinaria de la Anecafyde dotando a la misma de:
Recursos económicos Recursos materiales Recursos humanos Instalaciones y espacios de trabajo Otros:……………………………………………………………………………..
Y, en prueba de conformidad, ambas partes firman el presente compromiso de apoyo, por duplicado.
En……………………, a ……..de………………..del…………
Firma Delegación de Estudiantes de la…….……………………………………..
Firma de D./Dña …………………………………….
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ANEXO II CHECKLIST GOI DE SEDES ANTES DE PRESENTAR SEDE 1 Reunión Delegación de Estudiantes
2 Reunión Decanato
3 Reunión Rectoría
4 Selección de Fechas
5 Espacios para la AGO/AGE
6 Alojamiento
7 Comidas
8 Breaks
9 Solicitar Financiación Decanato
10 Solicitar Financiación Rectoría/Vicerrectoría
11 Solicitar Financiación COLEF Autónomo
12 Solicitar Financiación Consejo de Estudiantes
13 Solicitar Financiación Ayuntamiento
14 Solicitar Financiación Diputación
15 Solicitar Financiación Junta de la CCAA
16 Solicitar Financiación Empresas privadas
17 Balance
18 Precio de Inscripción a la AGO/AGE
19 Creación de la Presentación de Sede
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CUANDO SOY SEDE MESES ANTES DE LA AG
1 Informar a las entidades
2 Reserva de alojamiento
3 Confirmación/reserva de dietas
4 Reserva de espacios
5 Jornadas de Formación Previas
6 Confirmación de la financiación
7 Crear y enviar el proyecto
DOS SEMANAS ANTES DE LA AG
1 Confirmar el número de inscritos al alojamiento y comedores
2 Avisar a los medios de comunicación
DURANTE LA AG
1 División de tareas de la organización (Organigrama)
DEPUÉS DE HABER SIDO SEDE
1 Presentar memoria de sede