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Software para Gestión Interna de Instituciones Educativas

Guía de Inicio

Vigencia 2017

Indice

Comentarios iniciales .......................................................................................................................................... 1

Aspectos Básicos ................................................................................................................................................... 2

Acceso a la aplicación ...................................................................................................................................................... 2

Crear nuevos ciclos escolares ...................................................................................................................................... 3

Seleccionar el ciclo escolar de trabajo ..................................................................................................................... 4

Configurar Niveles Escolares ....................................................................................................................................... 5

Agregar un nivel escolar ................................................................................................................................................ 6

Gestión de Documentos ................................................................................................................................................. 7

Agregar nuevos usuarios ............................................................................................................................................... 9

Asignar Privilegios ......................................................................................................................................................... 10

Alumnos y Grupos ............................................................................................................................................. 12

Agregar alumnos de forma individual ................................................................................................................... 12

Agregar grupos ................................................................................................................................................................ 14

Agregar alumnos a grupos .......................................................................................................................................... 15

Cobranza ............................................................................................................................................................... 18

Configuración de Conceptos de Cobro ................................................................................................................... 18

¿Cómo agregar un concepto de Cobro? ................................................................................................................. 18

Creación y Administración de Planes de Pagos ................................................................................................. 19

¿Cómo agregar un plan de pagos? ........................................................................................................................... 20

Especificar políticas de recargos y descuentos .................................................................................................. 21

Crear Cuentas por Cobrar ........................................................................................................................................... 23

Recepción de Cobros ........................................................................................................................................ 25

Proceso de Cobranza ..................................................................................................................................................... 25

Apertura de Caja (para cajas de uso Extendido) ............................................................................................... 25

¿Cómo registrar un Cobro? ......................................................................................................................................... 27

Facturación Electrónica ............................................................................................................................................... 30

Aspectos Académicos ....................................................................................................................................... 31

Configuración de Planes de Estudio ....................................................................................................................... 31

Asignaturas de un Plan de Estudios ........................................................................................................................ 33

Configurar un Método de Evaluación ..................................................................................................................... 34

Definir un nuevo Criterio de Evaluación ............................................................................................................... 35

Creación de Kárdex ........................................................................................................................................................ 37

Registro de Calificaciones ........................................................................................................................................... 39

Comentarios iniciales

Esta guía de inicio será suministrada a todos los usuarios de GES Educativo para que cuenten con un documento de apoyo que los guíe durante sus primeros pasos en la adopción del software. Los primeros pasos que se ilustran, son esenciales para el funcionamiento de GES Educativo, sin embargo no sustituyen a la capacitación que todo usuario debe tomar. Tampoco es una receta para avanzar aceleradamente, sino una propuesta secuencial ordenada con los pasos que nosotros consideramos apropiados para toda institución que arranca en el uso del software. Este documento está dirigido fundamentalmente al Administrador de sistemas o líder de proyecto quien deberá estar bien capacitado en la operación y además tendrá que profundizar por su cuenta en los conceptos avanzados que le lleven a dominar todas las características, para lo cual deberá utilizar materiales adicionales tales como manual de usuario, ayuda en línea, documentación técnica, entre otros.

GES Educativo es un software de amplio espectro institucional, lo cual significa que puede ser utilizado en todas las áreas de una institución educativa. Lo anterior obliga al Administrador del sistema a involucrarse en la operación de las distintas áreas que se integren en la operación. Con la debida organización y una adecuada dedicación su Institución gozará en poco tiempo de los beneficios de esta aplicación.

Aspectos Básicos

Acceso a la aplicación

Después del proceso de instalación de GES Educativo la forma más común para acceder y comenzar a trabajar es mediante el menú de inicio de Windows como en este ejemplo:

Generalmente en el Escritorio de Windows, también encontrará un acceso directo señalado como GES Educativo.

Después de unos instantes GES Educativo lo recibirá con la ventana de acceso a usuarios. Teclee el nombre de usuario (en principio viene predefinido admin y contraseña admin); ambos en minúsculas.

Después de introducir su contraseña haga clic en la opción [ Acceder ].

Crear nuevos ciclos escolares

La mecánica de trabajo generalizada para organizar la información es por ciclo escolar, por lo tanto GES Educativo toma como base esta práctica. Por ello, antes de realizar cualquier actividad deberá asegurarse de contar con algunos ciclos escolares cargados en su sistema. Para hacerlo elija la pestaña Otros Procesos, haga “clic” en [Configuración].

En la configuración general ingrese a la categoría [Ciclos escolares], ahí podrá visualizar los ciclos precargados; revíselos y haga los movimientos necesarios para incorporar los ciclos adecuados para su institución.

Si requiere modificar algún ciclo, selecciónelo y elija la opción [Modificar Ciclo], si requiere agregar un ciclo elija [Nuevo Ciclo].

En este ejemplo, mostramos varios ciclos escolares, pero en un sistema recién instalado solo encontrará ejemplos con algunos ciclos.

Al completar el ingreso de la información haga “clic” en [Guardar Cambios].

Seleccionar el ciclo escolar de trabajo

Siempre será necesario contar con un ciclo escolar de trabajo, así podremos acceder fácilmente a grupos, inscripciones, calificaciones, becas, planes de pago y muchas cosas más del ciclo predeterminado.

El ciclo escolar de trabajo se muestra en la barra inferior de la ventana principal de la aplicación, haga “clic” en esa área para desplegar los diferentes ciclos existentes.

Se mostrará una lista de los ciclos existentes; para seleccionar su ciclo de trabajo haga “clic” sobre alguno de ellos.

Una vez seleccionado el ciclo escolar, también en la barra de título de la ventana principal del sistema aparecerá la leyenda del ciclo escolar elegido.

Configurar Niveles Escolares

Otra parte primordial en la configuración inicial es definir los niveles escolares que serán administrados. El término nivel escolar en instituciones de educación básica es también conocido como SECCIÓN, para universidades será cada carrera o especialidad.

En la ventana de Configuración General, ingrese a la pestaña Niveles Escolares.

Cuando se ingresa por primera ocasión la lista de niveles aparecerá vacía, aquí es donde inicia la manipulación de los distintos Niveles que existen en su institución.

El número máximo de niveles estará LIMITADO por la licencia que Usted adquirió.

Agregar un nivel escolar

Para agregar un nuevo nivel haga “clic” en la opción [ Nuevo Nivel ].

En la ventana de propiedades teclee los datos del nuevo nivel. Cada nivel es independiente y debe ser registrado con sus propios datos respecto a funcionarios, cargos, incorporación, identificadores,

etc.

Si desea establecer un logotipo para el nivel, utilice la opción [Logotipos por Nivel].

Este logotipo aparecerá en los reportes más importantes, cuando se soliciten específicamente para este nivel educativo.

Después de agregar todos los datos requeridos, haga "clic" en la opción [ Guardar ].

Gestión de Documentos

Cada institución indicará libremente el conjunto de documentos que se requieren por cada nivel educativo y por cada grado.

Después de preparar esta información podremos controlar la documentación recibida desde una operación muy básica hasta controlar aspectos altamente eficientes como digitalización, archivos adjuntos, vigencias, entre otras funciones importantes.

Ingrese a la configuración general en la sección Gestión de Documentos.

Configure los documentos por cada grado, como aquí se ilustra.

En este documento solo señalaremos ejemplos relativos a la configuración de documentos de Alumnos, pero también puede gestionarse documentación para Profesores y Empleados Administrativos.

Para agregar documentos haga “clic” en [Nuevo Documento] y obtendrá una ventana de captura.

*La opción Controlar la vigencia de este tipo de documento, nos permitirá agregar una fecha de Emisión y Expiración del documento, esto para darle un mejor control.

Nos muestra la información requerida para dar de alta el documento por Nivel y grado para agregarlo haga “clic” en [ Guardar Cambios ].

Agregar nuevos usuarios

La primera vez que ingresemos a la aplicación utilizaremos al usuario predeterminado admin, que cuenta con permisos intrínsecos para utilizar todas las opciones. Como es obvio, pronto deberá crear un usuario para cada persona integrante de la institución que vaya a utilizar el software.

Desde la pestaña Otros Procesos haga “clic” en el elemento [ Usuarios de Sistema ].

Así accederemos a la función llamada Administración de Usuarios, aquí podremos visualizar a los usuarios que han sido registrados para operar la aplicación (incluyendo su cargo y nombre completo). Se muestran organizados por Departamento.

Para comenzar a generar usuarios, haga "clic" en la opción [ Crear Usuario ].

Posteriormente introduzca los datos que se solicitan:

* En esta parte se solicitan los datos para agregar un usuario y desde aquí se puede asignar la Contraseña de Acceso.

También existe un concepto denominado Plantillas de Usuario que sirve para agilizar el proceso de creación de usuarios, busque mayor información al respecto en su Ayuda en línea.

Asignar Permisos

Al momento de crear un usuario deberá asignarle permisos de acuerdo a las actividades que vaya a desempeñar en el uso de la aplicación.

En la ventana de creación o edición de usuarios seleccione la opción de [Permisos de Operación] (vea la primera imagen de la siguiente página).

Ahora haga “clic” en el elemento Permisos donde se mostrará una lista de subcategorías de Operación. Por cada subcategoría deberá indicar los permisos adecuados para el usuario.

De acuerdo a la subcategoría marque uno a uno los permisos que desea asignar.

Algunos privilegios requieren que se indique expresamente sobre cuales niveles educativos aplicará. Esta característica actúa a manera de filtro, permitiendo que los usuarios accedan solamente a los niveles autorizados; el sistema les impedirá ejecutar la operación en otros niveles que no hayan sido autorizados.

Alumnos y Grupos

Agregar alumnos individualmente

Desde la pestaña Alumnos haga "clic" en [Crear Nuevo].

Luego aparecerá la ventana para ingresar los datos del nuevo alumno.

Primero indique los datos de identificación.

Ahora incorpore los datos de la escolaridad.

También indique el Status del Alumno. Existen distintas opciones dependiendo el estado del alumno en la institución. (p.e. Activos, Baja, Nuevo Ingreso, Egresado, etc).

GES Educativo viene precargado con diferentes status que cubren las necesidades de la mayoría de las instituciones educativas, no obstante si Usted tiene una necesidad específica pueden agregarse otros status.

Administración de Grupos

En esta opción encontraremos los pasos necesarios para crear los grupos con sus características específicas, en los cuales se podrán inscribir o reinscribir a los alumnos.

Desde la pestaña Alumnos haga "clic" en [ Grupos ].

Se abrirá la ventana llamada Administración de Grupos en la cual se podrán crear, consultar, eliminar y hacer cambios a los grupos existentes.

Agregar grupos

Desde Administración de Grupos haga "clic" en la opción [Nuevo].

Cada grupo deberá identificarse con un código único, puede ser una combinación de letras y números con una longitud máxima de 15 caracteres.

La institución deberá decidir la forma en que asignará códigos a los grupos. Se sugiere utilizar un estilo que sea consistente con la forma en que se opera cotidianamente y el cual, preferentemente no sufra cambios en el corto plazo. P.e. Código del Grupo: PRI1A, 1ASEC, PREPA-2C.

En la ventana para agregar grupos, indique el código de grupo y los demás datos.

Los grupos pueden ser Tradicionales (todos los alumnos, mismas clases) o Mezclados (permite alumnos de diferentes grupos y niveles).

Una vez que haya introducido toda la información, haga "clic" en [ Guardar ].

Agregar alumnos a grupos

Después de generar algunos grupos en el ciclo de trabajo, debemos de agregar alumnos a cada uno de los grupos correspondientes, esto se hará de la siguiente manera.

Desde la pestaña Alumnos, haga clic en el menú desplegable Grupos y luego [Alumnos por Grupo].

De esta manera podrá generar el catálogo de grupos que utilizará en cada ciclo escolar.

Se abrirá la ventana de Alumnos por grupo, indique el código del grupo que desea consultar y oprima Intro. Cuando el grupo es de reciente creación aparecerá sin alumnos.

Si no recuerda el código del grupo puede utilizar el botón auxiliar para obtener una lista de los grupos existentes y entonces podrá elegir un grupo.

Para agregar un alumno a este grupo, haga “clic” en el botón [Agregar].

Ahora deberá buscar y elegir un alumno; para buscarlo indique el nombre o matrícula.

*Para buscar por nombre existe un patrón de búsqueda rápida, por ejemplo teclee uno o dos apellidos (incluso el nombre) separados por “coma” y luego oprima Intro.

PÉREZ <Enter> (le mostrará a todos los alumnos cuyo primer apellido sea PÉREZ) CORTÉS, ARELLANO <Enter> (mostrará a los alumnos coincidentes en los dos apellidos) ANTUNEZ, OCHOA, ANA <Enter> (mostrará al alumno con el nombre exacto)

El sistema buscará a todos los alumnos con esos apellidos y/o nombre y los mostrará en una lista para seleccionar el adecuado y agregarlo al grupo.

La incorporación se verá reflejada inmediatamente. A partir de ese momento será incluido en todas las consultas referentes a ese grupo.

En el caso de grupos Tradicionales el grado y nivel del alumno también debe corresponder con el grado y nivel del Grupo. Con esto se evitará que usted inscriba a un alumno de 5to. Grado en un grupo de 1er. Grado, o se evita inscribir a un alumno de Primaria a un grupo de Secundaria.

En la siguiente imagen observará un grupo con varios alumnos incorporados.

Cobranza

Configuración de Conceptos de Cobro

Un concepto de cobro, es cualquier rubro que la institución identifique como fuentes de ingreso o como contraprestación a un servicio educativo.

Por ejemplo: Colegiaturas, Expedición de Constancias, Trámites de Titulación, etc. En general, cualquier concepto que se cobre dentro de una institución. GES Educativo ofrece la flexibilidad para agregar conceptos de cobro y configurarlos de acuerdo a cada necesidad.

Para ingresar deberá ir a la pestaña Cobranza y Facturación y buscar la opción [Conceptos de Cobro]

Así ingresaremos a la ventana Configurar Conceptos de Cobro y Egresos:

En esta guía rápida, solo veremos lo relativo a Conceptos de Cobro, consulte la ayuda en línea para profundizar en el registro de Egresos.

¿Cómo agregar un concepto de Cobro?

Haga "clic" en la opción [Agregar Concepto] y llene los datos que el sistema solicitará.

En esta imagen Usted podrá ver elementos de tipo fiscal orientados a la expedición de facturas electrónicas, pero deberá profundizar en el tema posteriormente.

Después de llenar todos los datos necesarios haga “clic” en el botón [ Crear Concepto ].

Creación y Administración de Planes de Pagos

Para indicar la forma en que sus alumnos deben realizar sus pagos primero deberá crear al menos un Plan de Pagos. Los planes de pagos permiten indicar las fechas de pago con sus plazos y tolerancias, definir las cantidades periódicas, así como indicar los descuentos y recargos de acuerdo a sus políticas internas.

Ejemplo: Imaginemos una institución que ofrece dos posibilidades de pago a sus alumnos. Ellos pueden elegir el plan de pagos que mejor les convenga: la primera se conforma de 10 pagos mensuales por $ 1,500. La segunda se forma de 5 pagos bimestrales por la cantidad de $ 2,800.00.

La opción Planes de Pagos se localiza en la pestaña de Cobranza y Facturación como aquí se indica:

Aparecerá la ventana para Administrar Planes de Pago.

¿Cómo agregar un plan de pagos?

Confirme el ciclo escolar y elija el nivel educativo para el que aplicará el Plan de Pagos. Es importante mencionar que también podrá crear un Plan de Pagos para Todos los Niveles.

Seleccione la opción [Agregar Plan] y luego llene los datos que se solicitan en la ventana.

Después de completar los datos haga clic en la opción [Guardar Cambios].

Aquí aparecerán los planes de pago creados.

Aquí se programarán los pagos o cuotas que corresponden a cada

plan.

Después de crear la definición del Plan, procederemos a realizar la programación de pagos.

Para activar el plan y programar algunos pagos, haga “doble clic” sobre el plan de pagos que acabamos de crear y haga “clic” en [Programar Pago].

Estos son los datos que se le solicitan:

Especificar políticas de Recargos y Descuentos

GES Educativo contempla un procedimiento estándar para realizar el cálculo de descuentos y recargos. Este procedimiento permite indicar:

Descuento por Pago Anticipado. Cuando se realiza un pago en fechas anteriores a la fecha de inicio programada.

Descuento por “Pronto Pago”. Este descuento, como su nombre lo indica, concede una distinción a los pagos recibidos durante los primeros días del periodo de pago oportuno.

Cuando concluya el ingreso de todos los datos, haga “clic” en la opción Programar Pago.

Para este ejemplo hemos configurado un concepto de cobro llamado Colegiatura y por favor note que hemos marcado la casilla “Utilizar políticas de descuentos y Recargos de este plan” que abajo explicaremos.

Descuento por Pago Antes del Vencimiento. No es tan común, pero puede otorgarse un descuento especial por pagar antes del vencimiento.

Recargos por pago vencido antes de la conclusión del periodo. Son los recargos que se cobran después del vencimiento pero antes de la conclusión del periodo (este periodo regularmente es un mes).

Recargos por pago vencido en los siguientes periodos. Son los recargos que se generarán cuando los pagos se reciben después de la conclusión del periodo (por ejemplo, en el mes siguiente).

Después de agregar algún plan de pagos, selecciónelo y posteriormente seleccione la opción [Políticas del Plan].

En la siguiente ventana se podrán indicar las distintas variantes de descuentos y recargos.

Tanto recargos como descuentos pueden especificarse por porcentaje o por cantidad.

Después de complementar los parámetros de descuentos y recargos, podrá realizar una simulación para verificar que arroje los resultados correctos.

También es posible indicar si dentro de los cálculos se excluyen los días sábado y domingo así como permitir la acumulación de recargos al término del periodo (recargos sobre recargos).

Al concluir haga “clic” en la opción [ Registrar Políticas ].

Crear Cuentas por Cobrar

En GES Educativo los pagos programados (en el Plan de Pagos) se convierten en Cuentas por Cobrar; con ellas la institución podrá dar seguimiento a los adeudos que tengan los alumnos, mediante su registro personal de Cuentas por Cobrar.

Se realiza en la pestaña de Cobranza y Facturación usando la opción [Creación de Cuentas por Cobrar].

GES Educativo tiene la capacidad de tomar los planes de pago y crear cuentas por cobrar para los alumnos. A esto se le denomina creación de cuentas por cobrar.

Nota: En algunas ocasiones, las instituciones determinan distintos planes de pago, y deben asignar cuentas por cobrar de acuerdo a la elección de cada alumno.

Es necesario que decida la forma en que asignará las cuentas por cobrar: Por nivel, por grupo o por alumno.

En el segundo paso se mostrará una lista de los planes de pago disponibles, seleccione el que deba asignar.

Para proceder a la asignación de cuentas por cobrar, haga “clic” en la opción [Iniciar Creación] y conteste afirmativamente a las preguntas de confirmación.

Al terminar la creación de cuentas por cobrar el sistema enviará un aviso de finalización.

Recepción de Cobros

Proceso de Cobranza

GES Educativo permite utilizar dos modalidades de cobranza.

a) Modalidad de Caja Única. Es esta modalidad solo se cuenta con un punto de cobranza.

Características:

- Mantiene un número consecutivo de comprobante. - Los cortes de caja se obtienen de total por día, no se pueden separar cobros por cajero o

por caja. - Es muy sencillo, no requiere de aperturas o cortes de caja. - Para usar esta modalidad solo basta con tener configurada una caja e ingresar a la opción

de Registro de Cobros.

Si la operación de su institución se adapta a este modelo de trabajo vaya directamente a la sección ¿Cómo registrar un Cobro? en este mismo capítulo.

b) Modalidad de Control Extendido de Cajas. Se pueden operar simultáneamente procesos de

cobro en distintos puntos de la institución.

Características:

- Permite la operación de varias cajas de forma simultánea. - Da la posibilidad de manejar varias sesiones de cobranza por día. - Mantiene un número consecutivo de comprobante de pago por cada sesión.. - Al iniciar la sesión de cobranza, se designa a un usuario autorizado a cobrar (Cajero),

siendo este usuario el único que puede realizar cobros. - Permite emitir una póliza de ingresos (pre-contabilización). - Se realizan cortes de caja para impedir cobros posteriores. - El estado de la cobranza de cada caja puede ser monitoreado desde cualquier punto de la

red, por un supervisor.

Para operar una caja en esta modalidad, debe hacerse una Apertura de caja.

Apertura de Caja (para cajas de uso Extendido)

La Apertura es la activación de una caja para poder realizar cobros, asignando un operador, cantidad en efectivo y número del comprobante de pago con el que se inicia. Ingrese a Cobranza y Facturación, opción Cajas, para luego elegir [ Apertura de Cajas ].

Cuando muestre la ventana de Apertura de Caja seleccione la fecha en la cual se necesita la operación de cobranza. Al elegir la fecha, el sistema mostrará cuales cajas están disponibles y también las que ya están en uso.

Para proceder a la apertura deberá ubicar el mouse sobre una caja disponible y hacer “clic” sobre la opción Realizar Apertura.

Solo podremos hacer apertura de una caja disponible. Complete los datos haga "clic" en la opción [Realizar Apertura]. En este momento se inicia la sesión de operación de una caja y un usuario del sistema se constituye en un operador de caja o Cajero.

Nota Importante: Antes de realizar algún cobro se debe configurar al menos un punto de cobranza (Caja). Esta función se realiza desde la opción de Configuración (en Procesos Especiales).

¿Cómo registrar un Cobro?

El registro de cobros es el mecanismo para recibir los pagos de los alumnos, personas externas y profesores. Cuando se realiza un pago la aplicación tomará como base las cuentas por cobrar para permitir el cálculo de descuentos, recargos, becas, etc.

GES Educativo le ofrece la posibilidad de recibir pagos programados, pagos esporádicos, abonar anticipos (al saldo o a los recargos) o liquidar anticipadamente.

Dependiendo de la modalidad de cobro, el sistema automáticamente asignará el número de recibo.

Modalidad de Caja Única. Después de ingresar la fecha el usuario deberá elegir manualmente la caja que utilizará para cobrar, el sistema entonces verificará el status de la caja y asignará el número de comprobante.

Modalidad de Control Extendido de Cajas: Después de introducir la fecha, la aplicación buscará una caja abierta en tal fecha para el usuario que está operando el sistema; si no exista una caja disponible aparecerá un mensaje indicando que debe realizar una apertura previamente.

Para generar cobros vaya a la pestaña de Cobranza y Facturación en el grupo de Procesos Operativos haga “clic” en la opción de [ Cobros ].

Dentro de la ventana de Registro de Cobros, lo primero que deberemos hacer es teclear la fecha en la que se va a realizar un cobro.

De forma automática, la aplicación realizará las verificaciones necesarias y obtendrá el número de comprobante de la operación (folio o recibo).

A continuación deberá seleccionar la modalidad en que se va a registrar el cobro; Usted podrá elegir entre las opciones Alumno, por Familia, por Profesor o Empleado y Persona Externa.

Este ejemplo será por al alumno, Usted deberá encargarse de buscar a un alumno.

De inmediato se mostrarán todos los pagos que estén pendientes por cubrir incluyendo los adeudos. Usted deberá señalar los conceptos por cubrir en este pago marcando la casilla de la columna Pagar como aquí se muestra:

Las cuentas por cobrar vencidas se muestran en color ROJO.

Además, la aplicación utilizará las Políticas de Descuentos y Recargos para calcular los valores de las columnas Recargos y Descuentos. Las becas también son consideradas.

A medida que se marquen los renglones por cobrar, el sistema calculará el Total a Pagar.

Haga “clic” en la opción [Guardar Cobro] para ejecutar el paso final del cobro (indicar la forma de pago).

En esta ventana deberá indicar la forma de pago: Efectivo, Depósito Bancario, Tarjeta o Cheque; también puede ser una combinación de las mismas.

Para concluir haga clic en la opción [Registrar Pago].

Al registrar el pago, el sistema permitirá emitir el comprobante de pago o recibo.

Teclee la cantidad que se recibe por cada una de las formas de pago disponibles. En este ejemplo recibimos una parte en Efectivo y otra en Tarjeta de Débito.

Facturación Electrónica

Nota: Tema válido solo en México.

GES Educativo permite integrar la emisión de facturas electrónicas al proceso de registro de cobros con tan solo “un clic”.

Existe todo un tema que requiere una explicación muy amplia acerca de cómo preparar su sistema para emitir facturas electrónicas. Por favor consulte la ayuda en línea y solicite ayuda de su consultor.

Por supuesto que GES Educativo adopta y sigue de cerca todos los lineamientos establecidos por la instancia tributaria en México (SAT).

Aspectos Académicos

Configuración de Planes de Estudio

Para un perfecto registro y control de calificaciones, es necesario configurar un Plan de Estudios. Un plan de estudios es el conjunto de parámetros de administración (decimales, redondeos, promedios, etc.), las asignaturas que lo conforman así como los métodos de evaluación.

Para ingresar a la definición de Planes de Estudio, usaremos la pestaña Académico y la opción Planes de Estudio.

En la ventana de Planes de Estudio se mostrarán los nombres de los diversos planes que ya han sido registrados, es normal que al ingresar por primera vez a la aplicación Usted observe la lista completamente vacía.

Para crear un nuevo plan utilizaremos la opción [Agregar Plan].

Llene los datos generales y las demás propiedades básicas del plan.

En este ejemplo ya tenemos diversos planes de estudio.

Antes de registrar cualquier asignatura, deberá agregar cuando menos una etapa.

En la Opción Etapas en que se divide haga “clic” en [Agregar Etapa]

Algunos planes están claramente divididos por etapas (p.e. Tronco Común y Especialidad), si Usted no encuentra una división coloque algo genérico como etapa GENERAL, ANUAL o SEMESTRAL.

Para finalizar haga “clic” en Guardar Cambios.

Asignaturas de un Plan de Estudios

Para tener un plan de estudios funcional deberemos agregar algunas asignaturas. El procedimiento es muy sencillo, tan solo elija un plan, haga clic sobre el menú desplegable [Más] y seleccione [Ver Asignaturas].

Se abrirá una nueva ventana conteniendo los códigos y nombres de las asignaturas:

Para crear una nueva asignatura utilice la opción [Agregar Asignatura].

La ventana para ingresar las propiedades de cada asignatura es la siguiente:

Al concluir el llenado de todos los datos haga "clic" en [Guardar Cambios].

Repita el procedimiento anterior tantas veces como sea necesario. Para realizar sus primeras pruebas ingrese al menos 3 asignaturas.

Configurar un Método de Evaluación

Un método de evaluación es la forma en que se organizarán las calificaciones en un plan de estudios. Contempla también los cálculos por medio de los cuales se calcularán los promedios. GES Educativo permite definir los siguientes tipos de criterios:

Criterio de Captura. Es una calificación simple que el usuario debe teclear. Esta calificación debe cumplir con los parámetros mínimos y máximos de registro de calificaciones del plan de estudio.

Criterio de Cálculo. Se calcula automáticamente y sin intervención del usuario a través de los valores capturados en uno o varios criterios de captura.

Criterio de Mayor. Es un tipo especial de criterio de cálculo, que tiene la facultad de determinar si una asignatura es considerada aprobada o reprobada.

Características de los criterios de evaluación

Se identifican por una letra o dos letras (generalmente de la A a la Z). Cuentan con un nombre corto, que será visualizado durante los procesos de registro de

calificaciones. Cuentan con un nombre largo o descripción. Si se trata de criterios de cálculo, cuentan con una fórmula que servirá para calcular el

resultado (promedios). Generalmente se realizan operaciones básicas de división, sumas, multiplicación y resta, si desea profundizar en este concepto vea la referencia o ayuda en línea.

Su registro puede estar condicionado a la condición aprobatoria o reprobatoria de otro criterio. Es decir, pueden bloquearse si el otro criterio ha sido aprobado o reprobado.

Los criterios de captura también pueden ser opcionales, es decir, pueden existir con un dato o quedarse vacíos.

Ejemplos:

Identificador Nombre Tipo de Criterio Información Adicional

A Primer Parcial Criterio de Captura

B Segundo Parcial Criterio de Captura

C Tercer Parcial Criterio de Captura

D Promedio Criterio de Cálculo Formula = ( A + B + C ) / n

E Examen Extraordinario

Criterio de Captura Se captura solamente cuando “D” (Promedio) sea reprobatorio.

F Promedio Final Criterio de Mayor

Formula = (D >= m) @ (E >= m) @ 5 (cualquier calificación aprobatoria en D o E)

En el ejemplo anterior se observa lo siguiente:

Se deben registrar 3 calificaciones cuando menos (A, B y C). Se calcula un promedio con base en las anteriores (( A + B + C ) / n). Si el promedio es reprobatorio se permite registrar E (Extraordinario). El promedio final es cualquier calificación aprobatoria en D (promedio) o E

(Extraordinario). Si en D o E no hay calificación aprobatoria se tendrá como resultado 5 (CINCO).

El Método de Evaluación General aplicará para todas las asignaturas del Plan de Estudio. También podrá aplicar métodos de evaluación para una asignatura en lo particular.

Definir un nuevo Criterio de Evaluación

Es necesario que cada plan de estudios cuente con un método de evaluación, con esto se define la manera de evaluar y obtener las calificaciones de las asignaturas.

Para definir un método de evaluación, seleccione el plan de estudios y haga “clic” en la fecha y seleccione la opción [Método de Evaluación].

Este es un ejemplo de un método de evaluación general clásico para educación Primaria.

Recuerde que existen dos tipos de criterios de evaluación, criterios de captura y criterios de cálculo.

Para agregar un nuevo criterio haga “clic" en la opción Agregar Criterio.

Para calificaciones el Aspecto a evaluar será Rendimiento Académico. Automáticamente se asignará un identificador de criterio. Es necesario teclear un nombre corto (10 caracteres) y una descripción (30 caracteres). Para fórmulas indique la forma de cálculo y complete los demás datos.(Existen criterios de

captura o de formula)

Por la importancia que tiene, deberá profundizar en ese tema usando la ayuda en línea.

Creación de Kárdex

Antes de proceder a la Captura de Calificaciones es necesario realizar la creación de Kárdex.

Para asignar kárdex vaya a la pestaña Académico en el grupo de Tareas Básicas y haga “clic” en la opción [Crear Kárdex de Grupos].

En la creación de kárdex, seleccionaremos el nivel o sección para la cual crearemos los kárdex (en este ejemplo es Primaria), ahora nos muestra la ventana donde iniciaremos con la asignación de la carga académica por grupo.

Seleccionar cualquier nivel o sección, después aparecerán todos los planes de estudio configurados para dicho nivel.

Elija el plan de estudios que va a utilizar para crear los kárdex.

Elija el grupo o los grupos, para los cuales va a crear los Kárdex. Para seleccionar varios grupos mantenga presionada la tecla Shift y haga “clic” sobre otros grupos.

Haga "clic" sobre la opción Iniciar creación de Kárdex.

En el diálogo de confirmación que aparezca haga "clic" en la opción SI

El proceso final de creación de kárdex mostrará la una ventana y haga “clic” en [Aceptar].

Cerramos la ventana, con esto ha concluido con éxito la asignación de kárdex.

Si algún alumno ya tuviera creado un kárdex con el mismo plan de estudio, este procedimiento se limitará a actualizarlo (en caso necesario).

Consideraciones Importantes:

Durante este proceso se realizan verificaciones y validaciones altamente eficientes, de tal forma, que si ocurre algún error durante este proceso (p.e. que se apague la computadora), no se aplicará ninguna modificación a los kárdex.

Si agrega o elimina algún criterio de evaluación o asignatura tendrá que utilizar esta opción

para mantenerlos actualizados.

Registro de Calificaciones

Después de que los alumnos cuenten con su kárdex creado, podemos comenzar a capturar calificaciones.

En la pestaña de Académico en el grupo Procesos Administrativos utilice la opción [Calificaciones por Grupo].

A continuación el sistema solicitará el código del grupo, para seleccionarlo utilice el botón auxiliar

. Así se mostrarán los grupos correspondientes al ciclo escolar de trabajo.

Para proceder haga "clic" en la opción [Seleccionar Grupo].

A continuación aparecerá la ventana de Registro de Calificaciones por Grupo.

En el lado izquierdo aparecen las asignaturas disponibles para este grupo.

Puesto que el grupo seleccionado corresponde a primer año de primaria, solo aparecen las asignaturas correspondientes al grado actual. Si Usted quisiera ver asignaturas de otros grados, puede marcar la casilla Ver Todas las Asignaturas…

Escriba el código del grupo o elíjalo usando el botón auxiliar.

Haga “doble” clic sobre el nombre de la Asignatura que desee capturar.

Ahora aparecerá en la parte derecha de la ventana la lista de alumnos de ese grupo para proceder al registro por primera vez o modificación de las calificaciones cuando sea el caso.

Observe que se muestran los distintos criterios de evaluación configurados, en este ejemplo se

registrarán calificaciones para el criterio “A” BIM1 (Bimestre 1). Pero también se aprecian los criterios B (BIM2), C (BIM3), etc.

Utilice las otras pestañas para registrar calificaciones en otros bimestres. Es importante

entender que los criterios de cálculo no pueden modificarse, puesto que el cálculo es automatizado.

Para registrar calificaciones nos ubicaremos en la columna de Calificación correspondiente a un

alumno. Una calificación sólo será aceptada cuando cumpla con los parámetros de registro de

calificaciones especificados en el plan de estudios (vea el tema Configuración de Planes de Estudio).

En la siguiente imagen se muestra el resultado de un pequeño ejercicio de registro de calificaciones. Observe que las calificaciones reprobatorias son mostradas en color diferente.

Después de registrar calificaciones estas pueden protegerse o desprotegerse utilizando estas opciones

Aquí vemos unas calificaciones protegidas que estarán bloqueadas para cualquier modificación .

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