guÍa de auditoria para universidades y … · rige para las unidades de auditoría de la...

1

GUÍA DE AUDITORIA PARA UNIVERSIDADES Y ESCUELAS POLITECNICAS

PRIMERA PARTE.- BASES CONCEPTUALES

CAPITULO 1: GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIÓN La auditoría gubernamental es el mecanismo técnico desarrollado para aplicar el Sistema de Control del los Recursos Públicos en el Ecuador, del cual se deriva el control orientado hacia las entidades y organismos del sector público, con actividades y características similares. Esta es la base de sustento para la expedición de la presente Guía de Auditoría, para las Universidades y Escuelas Politécnicas del País, reconocidas oficialmente por el CONESUP y que se encuentran sujetas a la intervención de la Contraloría General del Estado. Este documento se lo estructuró en base a las disposiciones legales, normativas y metodológicas vigentes aplicables a la auditoría gubernamental, así como a las necesidades actuales de la Contraloría General y de las unidades de auditoría interna de las entidades públicas del sector educativo superior. Mediante su aplicación se aspira que la auditoría gubernamental, dirigida específicamente al examen de las actividades financieras, académicas y operacionales, en los referidos establecimientos de educación superior del país, cumpla con el propósito de determinar: 1. La veracidad de la información 2. La eficiente utilización de los recursos 3. El efectivo logro de metas 4. Un adecuado manejo de sus operaciones 5. Una gestión de calidad institucional 1.2 JUSTIFICACION LEGAL PARA LA EMISION DE LA GUIA El Art. 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, faculta a la Contraloría General del Estado dictar regulaciones para el cumplimiento del control de los ingresos, gastos, inversión, utilización de los recursos, administración y custodia de los bienes públicos. La Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, en sus Artículos 251 y 303 numeral 8, facultan al Contralor General la aprobación y publicación de manuales especializados para el ejercicio de la Auditoría Gubernamental en entidades públicas que tengan actividades y características similares.

2

El artículo 87 de la Ley de Educación Superior, faculta al Organismo Superior de Control para organizar un sistema de control y auditoría de los fondos y bienes que manejan estos centros según las características particulares de dichos establecimientos. Mediante Acuerdo 017 CG publicado en el Registro Oficial 41 del 6 de octubre de 1992, la Contraloría General del Estado expide el Manual General de Auditoría Gubernamental que rige para las unidades de auditoría de la Contraloría y de las auditorías internas de las entidades y organismos del sector público. Con Acuerdo 039 CG., publicado en el Registro Oficial 555 de 24 de octubre de 1994, el Contralor General del Estado expide la Normativa Técnica de Auditoría, que comprende las Políticas, Normas Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Público, y Normas Técnicas de Auditoría Gubernamental. 1.3 OBJETIVOS DE LA GUÍA Los principales objetivos de la Guía para efectuar auditorías y exámenes especiales a las Universidades y Escuelas Politécnicas, son los siguientes: 1.- Ofrecer a los auditores internos y externos, una orientación práctica para ejecutar

auditorías o exámenes de carácter financiero, académico y operacional en estos centros de estudios superiores; así como en el Consejo Nacional de Educación Superior, CONESUP, como ente coordinador de estas entidades, en lo que fuere aplicable.

2.- Establecer un mecanismo que en forma sistematizada y uniforme, complemente

las disposiciones y procedimientos contenidos en el Manual General de Auditoría Gubernamental, en el que se encuentran expuestos los conceptos generales en forma ampliada.

3.- Normar la ejecución de control de los recursos que perciben las Universidades y

Escuelas Politécnicas Públicas por asignaciones presupuestarias, subvenciones estatales o aquellas establecidas a su favor en leyes tributarias o especiales, en armonía con lo dispuesto en el Art. 87 de la Ley de Educación Superior.

3

CAPITULO 2: INFORMACION GENERAL DE LAS UNIVERSIDADES 2.1 EL CONSEJO NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR Orígenes y Constitución El Consejo Nacional de Educación Superior tiene sus orígenes en la Ley de Educación Superior expedida el 31 de mayo de 1966, que rigió hasta 1970. El 11 de mayo de 1982 se expidió la Ley de Universidades y Escuelas Politécnicas, que en su artículo 8 dispone la conformación del Consejo Nacional en referencia, organismo que orientará, coordinará y armonizará las acciones y principios pedagógicos, culturales y científicos de estas instituciones; finalmente, es ratificada su existencia en la nueva Ley de Educación Superior expedida el 13 de abril del año 2000. 2.2 UNIVERSIDADES Y POLITECNICAS PUBLICAS SUJETAS AL CONTROL DEL

ORGANISMO SUPERIOR DE CONTROL

NOMBRE

SEDE FECHA DE CREACIÓN

PUBLICACIÓN R.O.

UNIV. CENTRAL DEL ECUADOR QUITO 18-03-1826 UNIV. DE GUAYAQUIL GUAYA 01-12-1867 15-09-1883 ( D ) UNIV. DE CUENCA CUENC 15-10-1868 15-10-1868 ( DL ) UNIV. NACIONAL DE LOJA LOJA 09-10-1943 09-10-1943 ( D ) ESC. POLITÉCNICA NACIONAL QUITO 30-08-1869 30-08-1869 ( DE ) UNIV. TÉCNICA DE MANABÍ PORTO 11-12-1952 R.O. 85 ESC. POLITÉCNICA DE LITORAL GUAYA 11-11-1958 R.O. 663 UNIV. TÉCNICA DE MACHALA MACHA 18-04-1969 R.O. 161(D 69-04) UNIV. TÉCNICA DE AMBATO AMBAT 18-04-1969 R.O. 161(D 69-05) UNIV. LUIS VARGAS TORRES ESMER 21-05-1970 R.O. 436 ( D ) UNIV. TÉCNICA DE BABAHOYO BABAH 08-10-1971 R.O. 327 (D1508 ) ES. POLITÉCNICA CHIMBORAZO RIOBAM 06-11-1973 R.O. 425 (D1223) ESC. POLITÉCNICA EJÉRCITO SANGO 20-12-1977 R.O. 487 (D2029) UNIV. ESTATAL DE QUEVEDO QUEVE 01-02-1984 R.O. 674 (L156) UNIV. ELOY ALFARO - MANABÍ MANTA 13-11-1985 R.O. 313 (L10) UNIV. TÉCNICA DEL NORTE IBARRA 18-07-1986 R.O. 482 (L 43) UNIV. ESTATAL DE BOLÍVAR GUARA 04-07-1989 R.O. 225 (L 32) UNIV. DEL AZUAY CUENC 23-08-1990 R.O. 506 ( L 99 ) UNIV. AGRARIA DEL ECUADOR GUAYA 16-07-1992 R.O. 980 (L 158 ) UNIV. TECNICA DE COTOPAXI LATACU 24-01-1995 R.O. 618 (L 13) UNIV. NACIONAL CHIMBORAZO RIOBAM 31-08-1995 R.O. 771 (L 98) UNIV.TECN, DE ESMERALDAS ESMER.

4

D Decreto DL Decreto Ley DE Decreto Ejecutivo L Creada mediante Ley de Universidades 2.3 ESTRUCTURA ORGANICA DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE EDUCACION SUPERIOR Las Universidades y Escuelas Politécnicas Públicas del país disponen de una estructura organizacional que comúnmente cuenta con los siguientes niveles administrativos: 1. NIVEL DIRECTIVO SUPERIOR: Conformado por los siguientes cuerpos colegiados: La Asamblea Universitaria o Politécnica. El Consejo Universitario o Politécnico 2. NIVEL EJECUTIVO: Constituido por: Rectorado, Vicerrectorado o Vicerrectorados 3. NIVEL ASESOR: Se agrupan en este nivel a las diferentes Comisiones Permanentes y Especiales, Procuraduría, Asesoría Jurídica, Auditoría Interna. 4. NIVEL AUXILIAR O DE APOYO: Se encuentra conformado por varias unidades administrativas, entre otras la Dirección Financiera que comprenderá básicamente los departamentos siguientes: Presupuesto, Contabilidad y Tesorería. 5. NIVEL LINEAL U OPERATIVO Lo conforman las Unidades Académicas, Facultades, Escuelas, Institutos, Centros de Coordinación y Otros Organismos anexos.

5

INSERTAR organigrama

7

2.5 Integración del Comité de Auditoría Interna: • Un representante del Consejo Universitario o Politécnico independiente de las

actividades administrativas-financieras. • Rector • Secretario General-Procurador • Director de la Unidad de Auditoría Interna 2.6 Funciones Principales del Comité de Auditoría Interna: • Expedir políticas para el control de actividades universitarias • Aprobar la programación de las actividades de Auditoría, y conocimiento de sus

reformas. • Conocimiento de los informes de auditoría y seguimiento de las recomendaciones • Tramitar las responsabilidades que se deriven de los exámenes • Aprobación del Presupuesto de la Unidad • Conocimiento de informes sobre el cumplimiento de actividades de la Unidad de

Auditoría. • Fortalecer la independencia y capacidad de decisión en el ámbito de la gestión del

control de recursos ejercidos por la Unidad. 2.7 Funciones Principales del Director de Auditoría Interna: • Formulación y aprobación del Plan Anual de Auditoría • Reprogramación del Plan Anual de Auditoría durante el desarrollo de las actividades de

ser necesario. • Coordinar las actividades de control con la Contraloría General del Estado • Tramitar los informes de auditoría al Rector. • Formular políticas para la administración de los recursos de la Unidad. • Asesorar en las materias propias de su competencia.

8

CAPITULO 3: DEFINICIONES DE AUDITORIA

3.1 LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Desde la perspectiva de la actitud frente a las autoridades, la auditoría gubernamental se la identifica como una herramienta indispensable de apoyo y asesoría, para las diferentes entidades y organismos del sector público.

CONCEPTO Auditoría como actividad, nos permite ejecutar exámenes sistemáticos y profesionales de

todas las actividades de la Entidad en cualquier tiempo e instancia a efecto de verificarlas, evaluarlas y elaborar el informe respectivo. En caso de auditoría a los estados financieros se presentará el dictamen profesional.

3.2 CLASES DE AUDITORIA A) POR EL CAMPO DE ACCION: Auditoría Financiera.- Referencia: Art. 264 de la LOAFYC Auditoría Operacional.- Referencias: Art. 263 de la LOAFYC Manual y Normas Internacionales ISO 9.000 - ISO 14.000 B) POR LAS PERSONAS QUE LO REALIZAN: Auditoría Interna .- Que es el examen que realiza un auditor que tiene la condición de dependencia de la entidad. Auditoría Externa.- Es el examen que realiza un auditor sin relación de dependencia a la entidad.

9

3.3 TERMINOS DE LA AUDITORIA INTERNA Y AUDITORIA EXTERNA En el ámbito gubernamental, la auditoría está ejecutada tanto por la auditoría interna que es una unidad administrativa de las diversas entidades y organismos públicos; como por la auditoría externa que la ejercen la Contraloría General del Estado y las firmas privadas contratadas; por tal motivo es necesario que se precise el rol que les compete a cada una de ellas. Auditor: El auditor externo (AE) es un profesional ajeno a la entidad auditada; mientras que el auditor interno (AI) es un funcionario de la institución que labora en las unidades de auditoría interna. Auditado: Entidad, área, actividad, proceso, persona, sujeta a la ejecución de la Auditoría. Acción y Objetivo: El AE habitualmente realiza auditoría a los estados financieros y eventualmente efectúa auditoría operativa; el AI habitualmente realiza auditoría operativa sin limitar su campo de acción en el área financiera. Grado de Independencia: El auditor es completamente independiente. El AE y AI tienen que actuar independientemente y por tanto la máxima autoridad institucional, debe fortalecer este importante requisito y característica. Grado de Dependencia: El AI depende de la máxima autoridad institucional. Productos de la Auditoría: Dictamen u opinión sobre los estados financieros, e informes sobre aspectos financieros, académicos y operacionales. Usuarios del Informe: Los auditados a través de la máxima autoridad. Responsabilidad: En el ámbito de su competencia, a través de la auditoría, asumen responsabilidades por las acciones y/u omisiones; conforme al segundo inciso, artículo 212 de la Constitución Política vigente. Alcance del Trabajo: Conforme lo determina la Ley, Políticas, Normas y Reglamentaciones en el campo de la auditoría. Actividades: Comprenden a los Sistemas: Administrativo, Financiero y Académico; Informática y Control de Calidad Integral, es decir todo el proceso de la Entidad aplicado en búsqueda de la excelencia académica. Auditor Financiero: Encargado de laborar en áreas contables. Auditor Operacional: Encargado de laborar en áreas no contables y verificar el cumplimiento de criterios de calidad establecidos. Auditor Técnico: Encargado de laborar en áreas específicas técnicas como Pedagogía, Informática, etc.

10

3.4 FUNCIONES • Formar una actitud sistemática positiva en los actores y ejecutores frente a los

procedimientos utilizados. • Permitir un conocimiento de la institución, con la aplicación de normas y

procedimientos, frente a la operatividad de sus recursos. • Generar recomendaciones y sugerencias sobre ámbitos auditados. • Conocer si se aplican, controlan y evalúan las políticas, procedimientos e instructivos. • Evaluar el control interno en la aplicación de los sistemas frente a los resultados,

sugiriendo acciones inmediatas y correctivas que atiendan al mejor uso de los recursos.

• Asesorar oportunamente a los responsables directivos y participar en los cambios

estructurales, funcionales y de procedimientos. • Evaluar el cumplimiento de sus deberes y obligaciones que son asignados en el

reglamento funcional y por delegación expresa. • Contribuir al mejoramiento de la calidad en gestión empresarial, en conformidad con la

visión, misión, políticas y objetivos institucionales. 3.5. CONTROL INTERNO DEFINICION Y OBJETIVOS Concepto y Evaluación Ver LOAFYC Art. 252 y Art. 256 Objetivo Estudio y evaluación del Control Interno, el mismo que se realizará en atención al objetivo de la auditoría. En la auditoría financiera se evaluarán los controles establecidos para proteger los recursos y la integridad de la información financiera de estos centros de instrucción superior. En la auditoría operacional se evaluarán los sistemas y procedimientos establecidos para que sus actividades se las maneje en forma eficiente, efectiva y económica, observando las directivas y la presentación de informes operativos, financieros, académicos y administrativos de manera oportuna y confiable.

11

Se evaluará el grado de cumplimiento o conformidad de las actividades, comparándolas con los criterios aplicados o existentes para la acreditación universitaria, sean estos de origen local o internacional como son las normas ISO 9,000 e ISO 14.000. Obtener conocimiento del sistema contable e identificar que los procedimientos incorporados al mismo sean los vigentes. Medir el alcance y naturaleza de trabajo a realizar con lo cual se determinan las áreas que requieren ser examinadas y la extensión de las pruebas a aplicarse. Reportar errores, irregularidades y cualquier desviación cometida en la entidad, a fin de que se adopten las acciones correctivas pertinentes. Verificar y evaluar el establecimiento de estándares Comparar los rendimientos vs. los estándares Proponer correctivos Controlar la aplicación de los correctivos. ELEMENTOS DE CONTROL Conforme señala la NTCI 130.01, los elementos que sirven para diseñar y poner en funcionamiento las acciones de control son los siguientes: Ambiente de Control Sistemas de Registro e Información Procedimientos de Control a) Ambiente de Control El ambiente de control comprende el estilo de dirección que la máxima autoridad tiene hacia su organización. Establece las condiciones en que los sistemas de control deben operar y como resultado contribuye en forma positiva a su confiabilidad. Un ambiente de control sólido permite al auditor depositar mayor confianza en los sistemas de control y calificar adecuadamente, los riesgos, para priorizar acciones de auditoría. Entre los factores que deben considerarse para evaluar el grado de efectividad de dichos controles se encuentran los siguientes: o Grado de importancia que el CONESUP y sus respectivos niveles de autoridad, los

Consejos Universitarios o Politécnicos, Rectores, Vicerrectores, Decanos según

12

corresponde, proporcionen a las actividades de dirección, planificación y control académico, administrativo o financiero con miras al cumplimiento de los objetivos institucionales.

o Expedición de los reglamentos necesarios para la adecuada marcha académica,

administrativa y financiera de estos centros de estudio y del CONESUP. o Dirección y revisión del Presidente y autoridades del CONESUP, Rector y de los

Decanos de las diferentes unidades académicas, en los procesos de planificación, preparación y control de los presupuestos por parte del personal del área financiera.

o Atención y respaldo que las entidades brindan a la Unidad de Auditoría Interna, a

sus informes e implementación de las recomendaciones. Ubicación jerárquica a nivel de dependencia del CONESUP y del Consejo

Universitario de la U.A.I y escalafón salarial a nivel inmediato del ejecutivo. o Seguimiento al cumplimiento de las políticas y objetivos determinados para estas

entidades, por parte de las Unidades de Auditoría Interna,. o Vinculación de las autoridades con los problemas que se presentan en las áreas

operativas, administrativas y financieras, tanto de la administración central como en las facultades .

b) Sistemas de Registro e Información Incluyen las actividades de planificación, presupuesto, contabilidad y recursos humanos entre otros; y además el establecimiento de métodos, procedimientos y registros. Entre los controles internos se pueden encontrar los siguientes: o Procedimientos para identificar, describir y registrar las transacciones y

actividades. o Informes para el control de los planes y programas presentados por las unidades

técnicas y administrativas de la institución. o Controles sobre la ejecución de los presupuestos financieros y de inversiones, de

existirlos. o Procedimientos para el seguimiento y superación de los problemas derivados de la

información técnica, financiera y administrativa. o Reportes de control en las operaciones como inventarios de materiales en

bodegas, compras locales de bienes y servicios, existencia de equipos y materiales obsoletos, ajustes por inventarios físicos.

o Procedimientos adoptados por la unidad financiera para solucionar los problemas

de la información generada y de registros contables.

13

c) Procedimientos de Control Constituyen las políticas, métodos y prácticas establecidas por el nivel directivo con el propósito de lograr los objetivos de las unidades operativas y comprende entre otros: o Autorización de las actividades financieras, académicas y operacionales. o Métodos observados por la administración para comparar los resultados reales

con los presupuestados o planificados. o Procedimientos utilizados en el área financiera para la preparación de las

conciliaciones entre los registros de especies valoradas, existencias de materiales y activos fijos con las cuentas de control del mayor general.

o Delimitación de responsabilidades en los procedimientos de autorización, registro

y control de las transacciones. o Utilización de la información financiera por parte de las autoridades, para el control

y evaluación de las actividades desarrolladas en estos Centros de estudio. o Control del cumplimiento de las políticas y objetivos. o Eficacia y oportunidad en las acciones adoptadas por las autoridades, en las

áreas operativa, administrativa y financiera. o Líneas de autoridad y responsabilidad definidas claramente en los manuales o

reglamentos correspondientes. o Estilo implantado por la máxima autoridad para el control de operaciones

importantes. o Adecuada segregación de funciones, a fin de fortalecer los sistemas de control

interno en las diferentes áreas. o Controles relacionados con las tomas físicas de los activos y el cruce de

información con los registros contenidos en los archivos del Sistema Computarizado, de existirlo.

o Para la evaluación a los sistemas de control interno, se considerará en qué

medida los controles implantados aseguran que dichos activos están protegidos adecuadamente.

PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN Los procedimientos relacionados con la evaluación de la estructura de control interno que el auditor observará, entre otros, son los siguientes: o Describir y verificar los principales sistemas, se utilizarán ciclos de transacciones

o secuencia de registros contables, documentación y actividades que reflejen el

14

flujo de una operación o los relacionados con los procesos de autorización, registro y control.

o Describir los sistemas aplicando la flujodiagramación, considerando las unidades

administrativas vinculadas al sistema a evaluarse. o Seleccionar dos transacciones por cada sistema y verificar si los diagramas

elaborados obedecen realmente a su flujo. o Evaluar los controles internos para determinar el alcance de las pruebas de

auditoría en las cuentas sujetas al análisis. o Calificar los factores específicos de riesgo y definir el enfoque de la auditoría, en

base a la identificación de componentes. o El diseño de las pruebas de auditoría considerará las siguientes probabilidades: - Si los controles son satisfactorios, se diseñarán pruebas de control y

pruebas sustantivas a transacciones identificadas como claves. - Si los controles no son satisfactorios, diseñar pruebas sustantivas. En auditorías recurrentes, será necesario actualizar la evaluación de los sistemas, verificándolos con una o dos transacciones, a fin de confirmar si el sistema contable continúa proporcionando una base adecuada para la preparación de los estados financieros. La actualización comprende la revisión de los principales sistemas, con el propósito de poner al día los conocimientos sobre los procesos contables y de control, y evaluar si el riesgo inherente previamente identificado es detectado por los controles existentes, confirmar si los controles o las funciones de procesamiento computarizado constituyen una base confiable y facilitar la programación de los procedimientos sustantivos. Una vez concluida la evaluación a la estructura de control interno, el Supervisor y Jefe de Equipo prepararán un informe escrito para conocimiento del Director de la Unidad de Auditoría, el cual señalará el detalle de los resultados que constituyen la base para fortalecer las actividades operativas, administrativas y financieras. Su estructura estará relacionada con los componentes importantes de los estados financieros e incluirá las recomendaciones pertinentes a sugerir a las autoridades. Mecanismos para la Evaluación Para la calificación del riesgo se utilizará una Matriz, en la que se indiquen los componentes o elementos, la calificación del riesgo, el enfoque de auditoría y las instrucciones para la elaboración de los programas y procedimientos. Paralelamente se deberá elaborar un informe sobre la evaluación de la estructura de control interno a fin de presentar los resultados preliminares de auditoría. El informe debe contener una estructura ágil que facilite la implantación de las recomendaciones. La estructura sugerida puede contener los siguientes puntos:

15

o Indice del documento. o Introducción en la que se incluya una referencia de las condiciones sobre las áreas

o componentes evaluados, el período y objetivos de la evaluación. o Capítulos con los resultados obtenidos incluyendo el fundamento para fortalecer

los controles en las áreas o componentes examinados. o Las recomendaciones de auditoría, deben estar discutidas y enfocadas en forma

práctica, que promuevan acciones inmediatas. Al evaluar la estructura de control interno, los auditores lo pueden realizar a través de varios mecanismos como son cuestionarios, flujogramas y/o cuestionarios narrativos según las circunstancias o una combinación de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar esta labor. Matrices de Riesgo Como ejemplo práctico se incluyen las matrices aplicadas en una de las universidades estatales del Ecuador, que se presentan a continuación :

20

Fuentes de información Las fuentes de información más usuales son: - Papeles de trabajo y reporte de planificación preliminar; - Archivo y documentación de la entidad; - Disposiciones legales, reglamentarias y administrativas vigentes para la entidad. La calificación de los riesgos inherente, de control y de detección relacionados con los sistemas de información, sean manuales o computarizados que se utilicen en estos centro de estudio, debe considerarse y documentarse al evaluar el riesgo profesional asumido por el equipo de auditoría. Se calificarán los riesgos considerando si las funciones del personal vinculado con las áreas financiera y administrativa se encuentran adecuadamente distribuidas y si las responsabilidades están definidas dentro del marco legal que corresponde. Es prioritario comprobar si los informes financieros y los reportes gerenciales son orientados adecuadamente para propósitos de gestión y control. 3.6 HERRAMIENTAS DE LA AUDITORIA PROCEDIMIENTOS Y PRUEBAS DE AUDITORIA Una vez que el auditor se ha familiarizado con los sistemas de trabajo en funcionamiento, verificará si están operando satisfactoriamente efectuando las pruebas de control que sean necesarias. Se aplicarán pruebas a los registros contables, transacciones financieras e informes, para comprobar la efectividad de los métodos utilizados por estas instituciones, al ejercer un control financiero sobre sus operaciones. El auditor gubernamental para obtener evidencia suficiente, utiliza pruebas orientadas al cumplimiento de los objetivos del examen; emitirá su opinión profesional objetiva e imparcial sobre la razonabilidad de los estados financieros, cuando lo amerite, o sobre la corrección de las operaciones en ausencia de los mismos. Por otro lado comprobará si se han observado consistentemente las disposiciones legales y reglamentarias, las políticas, principios, normas, métodos, prácticas y si las acciones se han encaminado a lograr los objetivos y metas previstas en los presupuestos y planes de acción. Las pruebas de auditoría contribuyen al cumplimiento de los aspectos citados, sustentados en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas del Sector Público No 323-02 y 323-04; Evaluación de la Estructura del Control Interno y Evidencia Suficiente y Competente. El uso de las pruebas en los exámenes implica que el auditor posea un conocimiento suficiente sobre las técnicas de la profesión y aplique el debido cuidado profesional y

21

criterio en su elección, a efecto de fundamentar los resultados respecto de la administración de un ente. Tipos de Pruebas 1) Pruebas Globales o de Razonabilidad de Saldos Sirven para identificar áreas donde puede ser clave una mayor

investigación, por cuanto se presentan variaciones significativas, transacciones dudosas o esporádicas para lo cual se deben aplicar procedimientos preliminares como:

- Análisis comparativos de estados financieros de períodos

sucesivos - Análisis de tendencias respecto de un año base para verificar el

comportamiento de las cuentas - Revisión de la ejecución presupuestaria para detectar desajustes o

reformas que incidan en el cumplimiento de actas y objetivos. - Análisis de índices financieros importantes y de ser posible

compararlos con los obtenidos por otros organismos superiores a efecto de evaluar la razonable gestión financiera.

2) Pruebas de Cumplimiento El auditor debe satisfacerse de la veracidad de las operaciones, para

exponer su conclusión sobre el manejo administrativo-financiero de cualquier institución.

Con estas pruebas se confirma el conocimiento que el auditor tiene sobre

la entidad y pueden efectuarse ciertos procedimientos como los siguientes: - Inspección de registros, conciliaciones para confirmar controles

determinados. - Reconstrucciones de procesos realizados por los empleados de la

entidad auditada. - Revisión de la naturaleza y razonabilidad de los registros.

Con estas pruebas se evidenciará la frecuencia del cometimiento de errores por falta o insuficiencia de controles, por lo que si el auditor estima que los controles funcionan satisfactoriamente puede confiar en ellos y reducir el alcance de las pruebas de auditoría.

3) Pruebas Sustantivas o de Transacciones Sirven para comprobar la validez de los saldos de los estados financieros

para lo cual se aplicarán procedimientos de validación que se orienten a determinar;

- La existencia de activos y pasivos

22

- Propiedad de los activos y obligación de sus pasivos, y su adecuada valoración

- Debida clasificación de las cuentas de ingresos o y su registro en el período correcto

Estas pruebas se aplican a saldos específicos, sobre la base de una muestra y su

extensión está en relación con los resultados de las pruebas de cumplimiento, por lo que en la práctica los procedimientos de estas pruebas se complementan.

4) Pruebas de conformidad Sírven para comprobar la aplicación de estándares relacionados con la eficiencia y calidad en la gestión. Utiliza como criterio las normas establecidas para el aseguramiento de calidad en la gestión de entidades que brindan servicios educacionales. EVIDENCIAS Evaluación de los Hallazgos 1. Por componentes En la planificación se establecen fuentes de información necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto de las afirmaciones de cada componente. Al realizar la evaluación preliminar de los riesgos, se determinará la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos a fin de lograr resultados adecuados, conforme al enfoque de auditoría aplicado. a. Evidencia acumulada Es necesario establecer si la evidencia acumulada es suficiente; para esta decisión se identifican ciertos factores, entre los cuales se incluyen respuestas a las siguientes interrogantes: Se trataron los riesgos inherentes, de control y detección en forma adecuada? La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable? • Existe una visión consistente sobre la validez de las operaciones examinadas? • Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusión de que no existen otros

riesgos significativos? • Se considera completa la evidencia para reducir el riesgo de error a un nivel bajo? • Se advirtieron todos los cambios en la administración que puedan afectar la

preparación de los estados financieros?

Es necesario que la evidencia de auditoría sea concluida y disponga de las medidas de calidad necesarias para soportar el nivel evaluado del riesgo y las aseveraciones contenidas en el informe.

23

2. Para la Auditoría Al evaluar los resultados de auditoría en su conjunto, se obtienen conclusiones globales para cada componente. Este proceso incluye la evaluación de la planificación específica basada en la información obtenida en la etapa de ejecución y la determinación de inconsistencias, incumplimientos o inconformidades en los resultados, las cuales deberán ser resueltas. Antes de concluir la auditoría basada en los resultados de los procedimientos sustantivos y alguna otra evidencia, se debería confirmar la evaluación de los riesgos y con oportunidad hacer conocer a la administración sobre las debilidades de importancia en el diseño u operación de los sistemas de contabilidad y control interno. El efecto de errores identificados en los componentes será comparado con los criterios de significatividad considerados en los informes de gestión y financieros. Si luego del análisis se determinan inconsistencias en la auditoría global e informe respectivo, se concluirá en que existen errores de información y en los resultados de las operaciones. 3. Conclusiones de auditoría Obtener conclusiones apropiadas de auditoría son parte fundamental del proceso realizado, situación tan importante como la aplicación de los programas específicos, por ello deben ser revisadas por el funcionario del equipo de mayor jerarquía. Las conclusiones resumen el resultado del trabajo por lo que deben documentarse adecuadamente, con esto se establecerá si los objetivos de auditoría fueron alcanzados. Las conclusiones deberán ser apropiadas a fin de sustentar que el trabajo programado y ejecutado es completo. MUESTREO Las pruebas se clasifican según la técnica seguida, en tal sentido, pueden ser con medición estadística o sin ella, conforme lo señala la NTAG-SP 333-08 El Muestreo en la Auditoría Gubernamental. El muestreo estadístico puede ser utilizado como una técnica para lograr alguno de los objetivos de la auditoría, como por ejemplo, obtener suficiente evidencia de los componentes examinados para que los objetivos determinados en cada cuenta sean validados. Es utilizado en auditoría para estimar un porcentaje, una proporción o un valor que permita calcular el tamaño de la muestra que justifique al universo existente. Los métodos estadísticos, permiten seleccionar la muestra y proveen al auditor de una medición cuantitativa del riesgo de selección, eliminan la subjetividad y facilitan la planificación. Para diseñar un adecuado Plan de Muestreo en auditoría, implica considerar varios factores como los siguientes:

24

1) Planificación de la Muestra Se definen los objetivos buscados en la prueba, las características por examinar y

los procedimientos de auditoría por emplear. 2) Determinación del tamaño de la Muestra Considerando la planificación y las características del universo de la muestra, se

calcula la cantidad de elementos que serán extraídos, para lo cual es necesario determinar el intervalo de muestreo que resulta del cociente entre el valor o límite de precisión numérico (NP) y la evaluación cuantitativa de confiabilidad del control interno vigente, que está relacionado con el grado y factor de confianza (R).

3) Selección de la Muestra Se determinan los elementos que componen el universo a examinarse por el

auditor. Se establece la seguridad estadística representada por el valor monetario de la primera partida seleccionada en la población.

El control interno normalmente se evalúa en un rango de 1, 2 o 3, según el grado y

factor de confianza que se califique al mismo. 4) Examen de la Muestra En esta actividad se aplican los procedimientos de auditoria planeados y en el

examen se limita a los elementos previamente seleccionados. De los resultados obtenidos se establecerá la necesidad de ampliar o no la muestra y las pruebas que correspondan.

5) Documentación del Plan de Muestreo Los papeles de trabajo deben documentar el plan de muestreo y los resultados de

la verificación, incluyendo las conclusiones alcanzadas. La descripción del plan de muestreo en los papeles de trabajo podría incluir los siguientes elementos:

Para Muestra por Atributos 1. Los objetivos de la verificación, incluyendo los procedimientos de control contable

interno que se han de verificar y la relación de fiabilidad de estos controles con la prueba sustantiva prevista.

2. La definición de la unidad de población de muestreo, incluyendo cómo se aseguró el auditor de que la selección se hizo a partir de una población entera equivalente a la definida.

3. La definición de las situaciones en las que se da una desviación. 4. El riesgo de exceso de confianza, el porcentaje de error tolerable y el de desviación

esperado respecto a la población que se haya utilizado al diseñar la muestra. 5. El cálculo del tamaño de la muestra. 6. El método de selección de muestras.

25

7. El número de desviaciones encontradas en la muestra, el numero real de unidades verificadas, el límite superior de error para el riesgo de confianza excesiva y una indicación de sí los resultados justifican la confianza prevista.

8. Si los resultados no justifican la confianza prevista, deben incluirse una descripción del carácter de las desviaciones, incluyendo sus posibles causas y los saldos de cuentas o clases de transacciones que podrían verse afectados, las medidas adicionales que se adoptaron y las conclusiones alcanzadas.

El muestreo estadístico ayuda al auditor a diseñar una muestra eficiente, a medir la eficacia de la evidencia comprobatoria obtenida y a evaluar los resultados de la muestra. EJEMPLO ILUSTRATIVO APLICADO A LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL (Muestreo por Atributos) En la Universidad Central del Ecuador, se requiere examinar los gastos efectuados en concepto de la remodelación del Teatro Universitario que contiene las aprobaciones y revisiones respectivas, la preparación de documentos de respaldo y la elaboración de órdenes de pago sobre la base de requerimientos sustentados. La verificación es necesaria para apreciar la estructura de control interno en esta inversión. a) Objetivo y Naturaleza de las Pruebas Las pruebas de auditoría se encaminarán ha determinar la existencia de procedimientos de control por parte de la Dirección Financiera. b) Determinación del Universo sujeto al Muestreo La población para este análisis es de cinco mil comprobantes de egreso en que la Universidad incurrió para efectos de esta obra y alcanzan un valor de s/. 2.000’000.000. c) Decisión con respecto al Grado de Confianza y Límite de Precisión. El auditor a base de su evaluación de Control interno asigna un grado de confianza del 85% y determina como límite de precisión un 2%. Esto significa que el auditor espera un 85% de seguridad matemática de que las ausencias de control no excedan de 150 casos. d) Estimación del tamaño de la Muestra Procedimiento de cálculo SIMBOLOGÍA UTILIZADA N Número de elementos de la población P Límite de precisión porcentual o relativo NP Límite de precisión numérico (N x P) R Grado y factor de confianza

26

Grado de Confianza Factor Control Interno: Del 76 al 95% Confiable 1 Del 51 al 75% Aceptable 2 Del 15 al 50% No Confiable 3 i= Intervalo de Muestreo (NP/R) gn= Número máximo de elementos a seleccionarse sugeridos Fórmula gn= N / i = R / P Substitución N= 5000 P= 2% o 0.02 NP 100 R= 1 i= 100/1 gn= 5000 = 1 100 0.02 gn= 50 e) Selección y análisis de la Muestra Para escoger los 50 elementos que serán parte de la muestra se puede utilizar técnicas de selección como tablas de números al azar o sistemáticamente por medio de intervalos fijos. El examen de la muestra permitirá advertir si existen operaciones en que no se han cumplido con los procedimientos de control interno establecidos. f) Interpretación de los Resultados de la Prueba Asumiendo que para esta práctica se detectó un caso de incumplimiento en la muestra analizada , se revelarán en papeles de trabajo esta excepción, la misma que se asimilará a la población total para comparar con el nivel de precisión establecido en el Plan de Muestreo. Demostración No. excepciones x N = 1 x 5.000 = 100 gn 50 Con estos resultados se determina que la muestra seleccionada fue suficiente y se admitirá como aceptable la evaluación practicada.

27

De considerarlo pertinente el auditor podría utilizar otra técnica del muestreo estadístico como es el Muestreo de Variables o Monetario. PAPELES DE TRABAJO Papeles de trabajo son el conjunto de documentos en que el auditor registra los datos e información obtenidas durante su examen, los resultados de las pruebas realizadas y la descripción de las mismas. Se definen como los documentos que respaldan al informe del auditor, advirtiéndose que la información verbal obtenida y que resulte de relevancia, sea confirmada por escrito en una hoja de trabajo elaborada por el auditor en el mismo momento y campo de actividad, en forma manual. Su elaboración obedecerá a la objetividad en las operaciones, la concisión de los comentarios, la precisión de las conclusiones y el señalamiento de las fuentes de información utilizadas por el auditor. Para posibilitar el cumplimiento de las disposiciones que norman su uso, el auditor gubernamental debe considerar los aspectos más importantes para la elaboración, organización y control de los papeles de trabajo. Características Generales Todo papel de trabajo debe reunir ciertas características como las siguientes:

a. Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo número de marcas.

b. Su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del

auditor. c. Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la

información.

d. Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.

Objetivos En los papeles de trabajo se consideran como objetivos los aspectos citados en la NTAG 333-10 Contenido, Manejo y Custodia de los Papeles de Trabajo, en lo relativo al servicio que estos prestan. 1. Objetivos Principales

• Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor.

• Cumplir con las normas de auditoría emitidas por la Contraloría General. 2. Objetivos Secundarios

28

• Sustentar el desarrollo del trabajo del auditor. El auditor ejecutará varias

tareas, personalmente o con la ayuda de sus operativos, las cuales requieren cierta secuencia y orden para cumplir con las normas profesionales.

• Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoría aplicados,

como de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una opinión del manejo financiero-administrativo de la entidad.

• Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado

por un tercero. • Constituir un elemento importante para la programación de exámenes

posteriores de la misma entidad o de otras similares. • Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas, sobre aspectos

relativos a las actividades de control de los sistemas, de procedimientos contables entre otros.

• Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor.

Los papeles de trabajo, preparados con profesionalismo, sirven como evidencia del trabajo del auditor, posibilitando su utilización como elementos de juicio en acciones en su contra.

Aspectos Básicos El auditor deberá conceder importancia a la creación de papeles de trabajo y su realización debe ser programada para que contengan información que sustente el informe. No deberán elaborarse papeles de trabajo innecesarios y la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo estándar, variarán según las circunstancias y naturaleza del examen a realizarse. Archivo y Organización Los papeles de trabajo se ordenarán de acuerdo con un índice que facilite su identificación y lectura durante el curso del examen. Es conveniente clasificarlos en tres grupos: un archivo permanente, un archivo de planificación y un archivo corriente, los cuales representan el respaldo para un adecuado desarrollo de la gestión de los auditores. Responsabilidad (Propiedad) Los papeles de trabajo se organizarán en los siguientes segmentos que serán integrados al concluir la auditoría: ◊ Administración de la auditoría Incluye los documentos preparados para organizar y controlar el equipo de auditores, la

correspondencia recibida y remitida que no tenga relación directa con hallazgos específicos, en orden cronológico,, incluso la referente a reportes emitidos como producto de la auditoría en las diferentes fases del trabajo.

29

◊ Planificación de la auditoría : • Documentación de la planificación preliminar, que estará integrada por el programa

de trabajo aplicado y los documentos con la información obtenida en esta fase. • Documentación de la planificación específica, que incluirá los programas para

evaluar la estructura de control interno y los papeles de trabajo producto de su aplicación, incluso el plan específico de auditoría y el informe sobre la evaluación del control interno.

◊ Ejecución del trabajo

Este grupo estará ordenado según los componentes determinados al concluir la planificación específica, mediante la aplicación del programa específico preparado para cada área examinada.

MARCAS Las marcas de auditoría son signos convencionales o símbolos que utiliza el auditor para identificar el tipo de trabajo, tarea o pruebas realizadas. Las marcas de auditoría conocidas también como claves de auditoría son distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo realizado de manera que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido. Estas marcas permiten conocer también cuales partidas fueron objeto de la aplicación de procedimientos de auditoría y cuales no. Existen dos tipos de marcas, las de significado uniforme que se utilizan con frecuencia en cualquier auditoría. Las otras marcas, cuyo contenido es a criterio del auditor, obviamente no tienen significado uniforme y que para su comprensión se requiere que junto al símbolo vaya una leyenda de su significado. El uso de marcas simples facilitan el entendimiento de los procedimientos desarrollados, por lo tanto, se emplearán las mismos que se hallan descritas y detallados a continuación: ligado comparado observado rastreado indagado

30

analizado conciliado circularizado sin respuesta confirmaciones, respuesta afirmativa confirmaciones, respuesta negativa comprobado cálculos inspeccionado notas explicativas o aclaratorias La utilización en la práctica exige que junto al símbolo de identificación de la marca se complete la leyenda de tal manera que explique claramente el trabajo realizado y los procedimientos de auditoría aplicados, así por ejemplo: ligado con el saldo de la tarjeta de mayor general rastreado, en mayor general, mayores auxiliares y comprobante de diario

general conciliados saldos entre mayor general y mayores auxiliares inspeccionado los fondos en efectivo existentes INDICES Y REFERENCIAS

31

En los papeles de trabajo, ya sea en el curso o al concluirse la auditoría deben anotarse los índices y referencias, incluso estas últimas deben ser cruzadas para interrelacionarios entre sí, para lo cual se utiliza códigos alfabéticos, numéricos y alfanuméricos. Ejemplos: • La sumaria “caja bancos” llevará el Indice A, y en las referencias, para la cuenta

bancos A1. • La Subsumaria o subcédula “bancos” llevará el índice A1, y en las referencias para el

Banco Popular A1.1. • La cédula analítica del Banco Popular llevará el índice B.1.1. que corresponde a la

conciliación bancaria.

32

CAPITULO 4: NORMATIVIDAD DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL

Para sustentar el desarrollo de los exámenes de los profesionales que practican la auditoría gubernamental y para que el personal del ente auditado comprenda el contexto bajo el cual se desarrolla el trabajo, es conveniente citar la normativa que es de aplicación obligatoria en la ejecución de la auditoría en el sector público, emitidas por la Contraloría General del Estado, mediante Acuerdo 039-CG, publicada en el R.O. No. 555 de octubre 25 de 1994. CODIGO DE ETICA DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL La Contraloría General del Estado, mediante Acuerdo 000142, publicado en el R.O. No. 71 de abril 22 de 1976, emitió el Código de Etica del Auditor Gubernamental, que se expone a continuación: Art.1.- Un auditor gubernamental deberá ser honesto, objetivo independiente y diligente al llevar a cabo sus deberes y responsabilidades. deberá actuar con integridad y moralidad tanto en su vida profesional, como en su vida particular, evitando cualquier posible compromiso de su independencia y actos que impliquen en la realidad o posibilidad de influencias indebidas en el desempeño de sus deberes. Art. 2.- Un auditor gubernamental deberá observar las disposiciones legales y las políticas y normas técnicas de auditoría expedidas por la Contraloría General de la Nación, siempre procurando perfeccionar y mejorar su competencia y la calidad de sus servicios Art. 3.- Un auditor Gubernamental deberá demostrar la lealtad en todo lo relacionado con la entidad u organismo donde está empleado. Sin embargo deberá mantener la independencia que asegura su informe profesional de cualquier actividad legal o impropia, y de ninguna manera tomará parte en forma consciente en dicha clase de actividad por acción directa o por omisión de actuar o informar. Art. 4.- Un auditor gubernamental no deberá aceptar ningún dinero, regalo u otro beneficio de la entidad u organismo, sus servidores o de terceros relacionados con ella, porque ello puede afectar su independencia y objetividad. Art. 5.- Un auditor gubernamental no deberá participar ni directamente ni indirectamente en actividades, ni partidos políticos. Art. 6.- Un auditor gubernamental no deberá tomar parte en ninguna actividad que pueda divergir de los intereses de la auditoría profesional o perjudicar su capacidad de llevar a cabo sus deberes y responsabilidades en forma objetiva. Art. 7.- Un auditor gubernamental deberá ser equitativo y justo con los servidores de la entidad u organismo auditado, evitando cualquier daño personal hasta el máximo de su habilidad de acuerdo con su responsabilidad para con la Contraloría General y el pueblo en general tendiente a salvaguardar los recursos públicos.

33

Art. 8.- Un auditor gubernamental deberá guardar con reserva y utilizar con prudencia la información obtenida durante el ejercicio de sus funciones. Art. 9.- Un auditor gubernamental deberá cooperar y colaborar con otros auditores gubernamentales de manera que promueva buenas relaciones en la profesión. Art. 10.- Un auditor gubernamental, al elaborar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones resultantes de sus labores, deberá ser todo lo posible por presentar “suficiente” evidencia que las respalde, revelando cualquier hecho que, de no ser revelado, podría distorsionar el informe o encubrir prácticas ilegales o impropias. Art. 11.- Un auditor gubernamental no participará en la auditoría de una entidad pública en la cual estuvieren empleados parientes suyos, o íntimos amigos, o donde hubiere sido empleado anteriormente en un puesto financiero o administrativo, o cuando existiere algún factor que pudiese originar una situación de falta de independencia y objetividad. Art. 12.- Un auditor gubernamental no se dedicará a negocios o ocupaciones que sean incompatibles o contradictorios con sus actividades profesionales de auditoría. Art. 13.- Un auditor gubernamental deberá mantenerse actualizado con las más modernas técnicas y métodos de auditoría, así como de gerencia, presupuesto, contabilidad y otras áreas relacionadas con sus labores a través de participación activa en cursos, seminarios, organismos profesionales y otras actividades de auto desarrollo profesional. Art. 14.- Un auditor gubernamental, al participar en cursos de capacitación o evaluaciones de habilidad técnica, mantendrá una honestidad o integridad completa evitando obtener de o proporcionar a otros participantes información respecto a exámenes y evaluaciones. Art. 15.- Un auditor gubernamental no participará en actos administrativos ni firmará, autorizará o aprobará con anticipación documentos. Su informe profesional es el único documento que deberá firmar con relación a las entidades, organismos u operaciones examinadas. Art. 16.- Un auditor gubernamental respetará la disciplina impuesta por la Contraloría General o por la entidad u organismo donde estuviere empleado. Art. 17.- Un auditor gubernamental deberá mantener una conducta tal que obtenga crédito y prestigio a su profesión y testimonie su voluntad de servir al Estado y su habilidad para hacerlo. Art. 18.- Un auditor gubernamental, deberá mantener un enfoque positivo en sus labores, poniendo énfasis en la formulación de recomendaciones para mejoras en las operaciones de las entidades y organismos públicos, y minimizando su papel como crítico y excitador de sanciones por las irregularidades encontradas. Art. 19.- Un auditor gubernamental deberá procurar siempre buscar maneras de aumentar la eficiencia, efectividad y economía en las operaciones y actividades de las entidades u organismos examinados.

34

NOTA: Este código, es aplicable a los auditores y profesionales que efectúen labor de auditoría y’/o examen especial en los sistemas de Universidades y Escuelas Politécnicas y del CONESUP.

35

SEGUNDA PARTE.- METODOLOGIAS DE AUDITORIA

CAPITULO 5: AUDITORIA FINANCIERA

FASES Para ejecutar las auditorías financieras se han determinado las fases que se describen en el siguiente cuadro: FASE OBJETIVOS RESULTADOS I Planificación - Determinar los objetivos y procedimientos - Memorando de auditoría generales y otros aspectos de de planificación Planificación - programas de trabajo y cuest - Definir los procedimientos de auditoría es de control pecíficos. interno - Programar la evaluación de control interno II Trabajo de - Evaluar el control interno - Papeles de campo trabajo - Obtener evidencia suficiente y competente - Comunicar los resultados parciales III Comunicación - Emitir el informe que incluya la opinión - Informe de de Resultados auditoría, - Realizar la Conferencia Final Memorando de anteceden tes y síntesis Para la ejecución de auditorías financieras, se conoce en la práctica varios enfoques, entre otros, el tradicional, el empresarial, el de flujo de transacciones; por fines didácticos y porque ha sido el más experimentado por parte de los auditores gubernamentales, a continuación se describe la metodología bajo el enfoque tradicional. Los auditores gubernamentales, en las auditorías financieras, principalmente ejecutadas para cumplir con convenios o contratos de préstamos con organismos internacionales, han utilizado el enfoque denominado “tradicional”, cuya metodología conlleva el análisis de transacciones y saldos individuales contenidos en los registros contable y reflejados en los estados financieros. Esta es una metodología rígida y estandarizada, que utiliza procedimientos de auditoría preestablecidos, poco eficientes, y es más costosa con relación a otras metodologías existentes; por esta razón, algunos profesionales la consideran muy amplia y excesiva,

36

que demanda muchas horas de trabajo para la verificación de operaciones individuales y su vuelco a los registros contables. Bajo este enfoque, se preparan programas de trabajo y evalúa el control interno para cada cuenta o grupo de éstas, que se presentan en los estados financieros, como son: Caja Bancos, Inversiones Financieras, Documentos y Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos, Otros Activos, Pasivos Corrientes, Pasivos de Largo Plazo, Otros Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos. Sin embargo de lo indicado, cuando se enfoca adecuadamente el examen, analizando las cuentas o grupos de cuentas principales y seleccionando las operaciones a base de un muestreo confiable, se puede llegar a resultados de auditoría insatisfactorios, conseguir eficiencia e incluso reducir los costos; de ahí que aún tiene bastante aplicación, especialmente por parte de profesionales no vinculados a firmas de auditoría y que por ende no tienen acceso directo y oportuno a los avances tecnológicos. PRIMERA FASE: PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACION En esta fase el auditor en su primera relación con la entidad efectúa la visita previa, para lo cual prepara un programa de trabajo con el propósito de: • Recopilar información y documentación de tipo general en un archivo permanente • Realizar la evaluación preliminar del control interno financiero - contable, que sirva

como base para la planificación y programación de la auditoría • Efectuar el seguimiento de recomendaciones formuladas como consecuencia de las

intervenciones de la Contraloría y de los auditores internos. El Director de auditoría, con conocimiento pleno de los resultados de la visita previa emite la Orden de Trabajo respectiva, en la cual consta la designación del supervisor, del jefe de equipo y de los auditores operativos, así como, determina el tipo de auditoría y el alcance o período a examinarse. Por su lado, los auditores aún en las oficinas de la Contraloría preparan y someten a la aprobación de su director, el memorando de planificación. La labor del Supervisor en la planificación, comprende los siguientes aspectos: A. Determinación del grado de supervisión que requiere el jefe de equipo u los operativos, a base a la experiencia y capacidad profesional que estos tienen. B. Revisión del plan general, del objetivo y alcance de la auditoría, con todos los miembros del equipo de trabajo, con la finalidad, de asegurar su optimización y garantizar la calidad profesional. C. Ajuste al plan de trabajo respecto al enfoque general, a la definición de los principales procedimientos de auditoría que se van a aplicar, y, a la naturaleza, extensión y oportunidad de los mismos, considerando los objetivos específicos de auditoría y las situaciones de control interno de la Institución.

37

D. Determinación de presupuesto de tiempo disponible para cada una de las pruebas de auditoría. Así mismo, en las oficinas de la Contraloría, los auditores llevan a cabo el segundo paso de la primera fase, la programación, que comprende: A. Elaboración de los programas de trabajo Que contiene: • Determinación de los objetivos específicos de auditoría para cada cuenta o grupo de

cuentas, de acuerdo a la naturaleza y contenido de los saldos y más información de las cuentas: ejemplo: Caja-Bancos.

• Comprobar la existencia (en cantidad y calidad) de los fondos en efectivo en su poder y

de los depósitos a la vista, propiedad de la entidad, que se encuentren en poder de bancos o de terceros.

El Supervisor respecto a la Programación: • Instruye a los auditores sobre los objetivos y procedimientos y como debe ejecutarlos;

así como, les advierte sobre asuntos que pudieran afectar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos que se van a ejecutar. Las instrucciones se hacen considerando el grado de experiencia y la capacidad profesional de cada uno de ellos.

• Revisa los programas de auditoría elaborados por el Jefe de Equipo, que previamente

fueron preparados a base a resultados de la evaluación preliminar del control interno y de las posteriores modificaciones durante el desarrollo del trabajo, dejando constancia de su aprobación en los programas.

B. Diseño de formularios y más papelería a utilizarse.- En una auditoría corriente se requiere formularios para lo siguiente: A) Arqueo en efectivo, b) Confirmación bancaria, c) Confirmación de saldos de cuentas por cobrar o por pagar, d) Observación de la toma física de inventarios, e) Confirmación de pasivo a largo plazo, f) Instructivos e índices de los archivos permanente y corriente, g) Marcas de auditoría a utilizarse y otros. C. Diseño y apertura de los papeles de trabajo.- Esta tarea también debe realizarse en las oficinas de Contraloría: consiste en diseñar las hojas principales de trabajo, las cédulas sumarias, las subcédulas o subsumarias y en algunos casos, inclusive las cédulas analíticas; también en realizar la apertura en base a los estados financieros e información complementaria, incorporando los saldos en los papeles de trabajo diseñados. El trabajo del Supervisor en esta parte, se limita a revisar la forma como se prepara los papeles de trabajo por parte del Jefe de Equipo, asegurándose que éstos si permitan reunir la evidencia en la calidad y cantidad necesarios; así mismo, la labor de esta supervisión requiere la constancia por escrito. SEGUNDA FASE: TRABAJO EN EL CAMPO - Visita al titular o máxima autoridad.- Una vez instalado el equipo de auditores en la entidad que va a ser auditada, se realiza la entrevista al titular, con el propósito de: 1) Presentar al equipo de trabajo; 2) Exponer los

38

objetivos y alcance de la auditoría; y, 3) Pedir la colaboración institucional en cuanto a la oficina, a los equipos y a la designación del funcionario que coordinará los requerimientos de los auditores. Aplicación de los programas de trabajo.- El trabajo de campo consiste en la aplicación de los procedimientos, pruebas y otras prácticas de auditoría, los que necesariamente se realizan en las oficinas de la entidad auditada, a base de programas de auditoría que se elaboran para cada una de las cuentas o rubros de los estados financieros; incluyen la revisión y evaluación de la estructura de control interno y otros procedimientos y pruebas de auditoría, que deben ejecutar los auditores con el propósito de obtener las evidencias suficientes y competentes que les permitan emitir una opinión profesional sobre los estados financieros. Una vez que se obtienen los resultados de la evaluación de control interno y de la ejecución de las pruebas de auditoría, siempre y cuando sea necesario, se procede a la realización de ajustes al plan y programas de trabajo. Para cada una de las cuentas o rubros de los estados financieros, se aplican los programas de auditoría, los cuales describen las pruebas que deben realizarse considerando el alcance, extensión y oportunidad de las mismas; es necesario que en los programas de trabajo se deje evidencia de las tareas realizadas anotando en las columnas respectivas las iniciales del auditor, las referencias a los papeles de trabajo y las fechas de aplicación de las pruebas. El programa de trabajo sirve a su vez de guía para la ejecución de la auditoría, de evidencia de esta labor y para control y supervisión del trabajo realizado. - Aplicación de los cuestionarios de control interno.- Una de las primeras tareas de auditoría en la fase de ejecución del trabajo de campo, consiste en la revisión y evaluación de control interno de cada uno de los rubros o cuentas de los estados financieros. El auditor de acuerdo a su criterio, puede dejar constancia de la revisión de control interno, en un cuestionario, en narrativas, descriptivas, en flujogramas, en matrices de evaluación, etc.; sin embargo, el auditor gubernamental, generalmente aplica los cuestionarios a los funcionarios y empleados relacionados con la materia o área específica, también confirma las respuestas y obtiene las evidencias necesarias. Cuando el auditor debe emitir una opinión sobre los estados financieros, el estudio del control interno es en forma limitada, pero tiene la responsabilidad profesional de informar a la entidad auditada, sobre las deficiencias observadas tan pronto como haya terminado la revisión, sin esperar la conclusión de la auditoría; así como, de emitir las recomendaciones constructivas y prácticas que permitan mejorar los controles de los sistemas de registro e información, métodos y procedimientos de control financiero de las operaciones. La comunicación puede ser verbal, pero preferentemente por escrito mediante la emisión del documento conocido como “Carta de Recomendaciones” o “Carta a la Máxima Autoridad. Esta carta contiene dos partes: 1) Carta de presentación de los resultados obtenidos del estudio y evaluación del control interno y 2) Comentarios de las debilidades encontradas y recomendaciones para incrementar o mejorar los controles contables.

39

La labor del Supervisor en la fase del trabajo en el campo, comprende:

a) Instrucción a los auditores sobre el programa de auditoría, con explicaciones claras de cómo deben realizar el trabajo y en qué tiempo deben ejecutarlo.

b) Presentación de los auditores al personal de la entidad que colaborará; y, explicación del sistema contable, registros e informes que éste genera, con la finalidad de facilitar el trabajo.

c) Vigilancia constante y estrecha del trabajo que están llevando a cabo los auditores con el objeto de guiarlos cuando sea necesario o resolver los problemas que se presenten.

d) Evaluación del tiempo de ejecución real con el estimado en el presupuesto, con la finalidad de analizar las variaciones y considerar posibles ajustes al programa de trabajo.

e) Revisión del contenido y forma de todos los papeles de trabajo realizados por auditores en busca de garantizar su calidad y en algunos casos de completar o modificarlos con la oportunidad debida y en el propio trabajo de campo.

TERCERA FASE: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

El auditor gubernamental se sirve del dictamen para comunicar los resultados de su examen, mediante la opinión profesional sobre la razonabilidad de los estados financieros auditados, en la cual señala si estos documentos fueron preparados de acuerdo con los PCGA aplicables al sector público, utilizados sobre una base uniforme y si es razonable la información que se expone. Debido a que el dictamen del auditor es a la vez el objetivo y conclusión de su examen a los estados financieros, es ineludible la expresión de la opinión y cuando no puede expresarlo, es necesario precise las razones que le impiden hacerlo.

La opinión sobre los estados financieros se manifiesta por medio de un informe corto o estándar que se remite a la máxima autoridad y a los administrativos, y en ocasiones, a organismos financieros. En la auditoría gubernamental no se utiliza el informe corto, sino el informe largo ya que este además contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones a la dirección y a los administradores, en base a ellos deben tomar decisiones en beneficio de la entidad.

La participación del Supervisor indudablemente es en todas las fases del trabajo de auditoría, inclusive, en esta tercera y última relativa a la Comunicación de Resultados, en la cual esta labor comprende:

a) Revisión final de los papeles de trabajo con el propósito de comprobar que están

completos, contienen las evidencias necesarias y reúnen los requisitos de calidad que evidencien el cumplimiento de las NAGASP por parte de los auditores.

b) Participación conjunta con el Jefe de Equipo en la elaboración de los informes

borrador y definitivo; así como, en la conferencia final de comunicación de resultados.

40

Clases de informes La actividad de auditoría se refiere principalmente al examen de los estados financieros de una entidad con el objeto de dictaminar o expresar una opinión profesional sobre la razonabilidad de su presentación. Los informes que normalmente pueden surgir como consecuencia de un examen de auditoría son los siguientes: Informe breve o corto. Es llamado también standard, el cual par su presentación comprende a) la carta de dictamen, b) los estados financieros ajustados, y c) las notas aclaratorias. Se lo tramita cuando los resultados de una auditoría financiera no son relevantes ni se desprenden responsabilidades. Informe largo o extenso Este tipo de informes, a más de los aspectos que se señalan para el informe corto, para los auditores gubernamentales, se incluye además capítulos sobre la información introductoria, comentarios, conclusiones y recomendaciones de control interno, sistema contable, sistema presupuestario y rubros examinados. Los resultados de este informe producen los mismos efectos legales, técnicos y financieros que los informes breves o cortos. Estructura del informe 1. Dictamen Profesional 2. Estados Financieros Elaborados por el Ente 3. lndice 4. Abreviaturas Utilizadas 5. Información Introductoria 6. Capítulos de Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones 7. Anexos Opinión Actualmente se ha establecido un modelo de información estándar para emitir la opinión sobre los estados financieros, que contiene tres párrafos: el introductorio, del alcance y de la opinión. En este formato de informe, se hará referencia a la consistencia a través de la adición de un párrafo explicativo a continuación del párrafo de la opinión, solamente cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados no se han explicado uniformemente. El formato para el informe estándar, contiene los siguientes párrafos: Primer párrafo, introductorio. Identifica los estados financieros auditados y establece la diferencia entre las responsabilidades de la gerencia o máxima autoridad de una entidad, en cuanto a la preparación de dichos estados y la del auditor relacionada con la emisión de una opinión, basada en los resultados de la auditoría que ha practicado.

41

Segundo párrafo, del alcance. Describe la naturaleza del trabajo del auditor, ejecutado de acuerdo con las NAGA. El auditor hace un reconocimiento explícito, en el sentido de que la auditoría provee un razonable grado de seguridad de que los estados financieros están exentos de exposiciones erróneas o falsas, de carácter significativo; además, en este párrafo en forma concisa se explica lo que es una auditoría. Tercer párrafo, de la opinión. En él se expresa la opinión sobre los estados financieros examinados. El auditor luego de practicar su examen puede expresar diferentes tipos de opiniones que se describen a continuación: limpia, con salvedad, adversa y abstención. A continuación se propone la siguiente redacción del nuevo modelo del informe estándar, que le correspondería utilizar al auditor gubernamental. “Hemos examinado los estados de situación financiera adjuntos al 31 de diciembre de 19xy y 19xy y los correspondientes estados de operaciones, de cambios en el patrimonio y de flujo del efectivo) por los años terminados en esas fechas. Estos estados financieros son de responsabilidad de la presidencia ejecutiva de la Institución. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros basados en nuestras auditorías. Nuestras auditorías fueron efectuadas de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas aplicables al sector público y normas técnicas de auditoría, emitidas por la Contraloría. Estas normas requieren que una auditoría sea diseñada y realizada para obtener certeza razonable de si los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen, a base de pruebas, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los estados financieros. Incluye también la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y de las estimaciones importantes hechas por la presidencia ejecutiva, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideremos que nuestras auditorías proveen una base razonable para nuestra opinión. Los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera al 31 de diciembre de 19xy y 19xy, los resultados de sus operaciones y de sus flujos del efectivo por los años terminados en esas fechas, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al sistema contabilidad gubernamental de la República del Ecuador”. Tipos de Opinión Opinión limpia (sin salvedades) Expresa que los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos del efectivo de la institución de conformidad con PCGA. En ciertas circunstancias, mientras no se afecte a la opinión sin salvedades del auditor sobre los estados financieros, puede requerirse un párrafo explicativo a su informe. Por ejemplo, indicar que la entidad es parte de una gran institución o que han tenido

42

transacciones significativas con organizaciones afiliadas, o puede querer llamar la atención de algún evento subsecuente extraordinario o de un asunto contable que haya afectado la comparabilidad de los estados financieros en relación con los del año anterior. Estas explicaciones deberán presentarse en un párrafo separado después y antes del párrafo de la opinión. Opinión Adversa ( Negativa) Expresa que los estados financieros no presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivos de la entidad, de conformidad con los PCGA. Si las excepciones son de tal importancia que no se justifica un dictamen con salvedades y las cantidades de las que se trata son susceptibles de una determinación aproximada, la naturaleza y el efecto de la presentación defectuosa debe consignarse claramente. Si los efectos no pueden determinarse razonablemente, el informe debe así manifestarlo. Además debe expresarse las reservas que tengamos acerca de la presentación razonable y las que originaron el dictamen adverso. Abstención de Opinión (Denegación) Es aquella en que el auditor se abstiene o no expresa una opinión sobre los estados financieros. Si el auditor no ha obtenido suficiente evidencia pertinente para formarse una opinión sobre la racionalidad de presentación de los estados financieros en conjunto, es necesaria la abstención de dictamen. Una denegación pueda derivarse de : a) Una limitación en el alcance del examen. b) La existencia de incertidumbre cuando su importancia es tan grande que una

opinión con salvedades no resulta apropiada. Cuando hay abstención de opinión, el informe debe contener todas las razones esenciales de la denegación, así como indicar las reservas o excepciones que el auditor pueda tener con respecto a la equidad de presentación o falta de uniformidad en la aplicación de los PCGA. En el caso de existir excepciones importantes que exijan un dictamen negativo y a la vez también haya incertidumbres acerca de otros aspectos, la abstención de opinión requiere del juicio profesional del auditor. Cuando no sea posible expresar una opinión sobre el estado de situación financiera, se puede opinar sobre los resultados de sus operaciones y el manejo de sus flujos efectivo. En otros casos se puede opinar con o sin salvedades sobre el Estado de Situación Financiera, pero nos abstenemos de opinar sobre el Estado de Resultados

43

MEMORANDO DE PLANIFICACION A continuación se presenta un ejemplo ilustrativo del memorando de planificación de auditoría que servirá para el inicio de estas diligencias. Entidad: Universidad “ XY “ Estados financieros al: Preparado por: Fecha: Revisado por: Fecha: 1. REQUERIMIENTOS DE LA AUDITORIA • Informe corto o estándar ( Dictamen y estados financieros auditados ) 2. FECHA DE INTERVENCION • Inicio del trabajo de campo • Finalización del trabajo de campo • Discusión del borrador del informe con funcionarios • Emisión del informe final de auditoría 3. PERSONAL ASIGNADO • Supervisor • Jefe de Equipo • Auditores operativos 4. DIAS PRESUPUESTADOS • Días laborables 5. RECURSOS • Financieros • Materiales 6. ENFOQUE DE LA AUDITORIA • 6.1. Objetivo General • 6.2. Alcance • 6.3. Control Interno • 6.4. Aspectos que pueden afectar nuestra opinión • 6.5. Puntos básicos de interés • 6.6. Principales pruebas de auditoría:

44

PRUEBA AUDITOR FECHA

a) Caja - Bancos: - Arqueos de fondos y efectivo - Confirmación bancaria y conciliación de la cuenta corriente.

b) Documentos y cuentas por cobrar: - Circulación y saldos de deudores - Arqueo de documentos por cobrar

c) Inventarios: - Pruebas selectivas de existencia física

d) Activos fijos: - Pruebas selectivas de existencia física

e) Cuentas por pagar: - Circulación de saldos con acreedores

f) Pasivos de largo plazo: - Circulación de saldos con acreedores

g) Otras tareas: - Solicitud de carta de presentación del cliente - Solicitud de carta a los abogados

7. COLABORACION CON EL CLIENTE • 7.1. Participación de auditoría interna bajo nuestra supervisión en las siguientes tareas: - Colaboración en arqueos de fondos en efectivo - Recuento físico de inventarios - Seguimiento de las circularizaciones • 7.2. Preparación de información - La colaboración de la universidad será coordinada a través del jefe financiero quien

recibió nuestros requerimientos con la indicación de las fechas deseadas. 8. PARTICIPACION DE OTROS PROFESIONALES 9. OTROS ASPECTOS • 9.1. El archivo permanente fue actualizado en nuestras visitas preliminares y este

contiene toda la información básica útil para la presente auditoría y futuros trabajos. • 9.2. El plan de trabajo fue preparado en base a los resultados obtenidos en anteriores

auditorías, en conocer las operaciones de la universidad, de los resultados de la evaluación preliminar de control interno y de las conversaciones mantenidas con las principales autoridades y funcionarios involucrados con el examen.

En anexo se presentan ejemplos del cuestionario de control interno y del programa de trabajo que se podría utilizar para el rubro Caja-Bancos, a efectos de iniciar un trabajo de auditoría.

45

CAPITULO 6: AUDITORIA OPERACIONAL

FASES La Auditoría Operacional en su proceso de ejecución realiza las siguientes fases: FASE OBJETIVOS RESULTADOS I Planificación a) Preliminar - Actualizar información sobre naturaleza ju - Reporte de planifica rídica de la entidad ción preliminar. - Identificar las instalaciones y principales - Expedientes de pape actividades. les de trabajo. - Establecer las políticas y prácticas conta - Programa para eva- bles, administrativas y de operación. luar los elementos del - Determinar el grado de confiabilidad de la control interno. información financiera, administrativa y de operación. - Establecer la organización y responsabilida des de las unidades operativas. - Comprensión global del desarrollo y grado de independencia de los sistemas de informa ción computarizados. b) Específica - Evaluar el control interno, estudiar - Plan de muestreo el manejo de los componentes importan- - Programas deta- tes y verificar el cumplimiento de las NTCI llados de auditoría. - Definición de los procedimientos de auditoría - Papeles de Trabajo relacionados con el ambiente de control y los - Informe de la sistemas de información evaluación de Control Interno. - Evalúa los componentes identificados en la planificación preliminar. II Ejecución - Aplicación de los programas específicos. - Estructura del informe de auditoría - Identificación de los hallazgos . - Esquemas para clasificar componentes - Programa para co - con fines de auditoría operacional y estable - municar resultados cer las actividades adjetivas y sustantivas que - Borrador Informe desarrolla la entidad. - Evaluación de los hallazgos por componentes - Expedientes de P/T - Obtener evidencia suficiente, competente y y de P/T de supervi- confiable sión. - Definir las conclusiones de auditoría - Documentar las fases de la auditoría III Comunicación - Emisión del informe que incluya la opinión - Informe de Auditoría, de Resultados - Realizar la Conferencia Final Memorando de antecedentes y síntesis

46

La auditoría operacional, examina las operaciones y actividades de una entidad, con la finalidad de evaluar la eficiencia de sus resultados con relación a los objetivos y metas propuestas y a los recursos utilizados. En la auditoría gubernamental, particularmente en el Ecuador se han utilizado dos metodologías para la ejecución de auditorías operacionales, la propuesta por el ILACIF (Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras), en el Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional para el Sector Público, hasta el año de 1995; y la planteada por la Contraloría General del Estado del Ecuador, en la Guía de Auditoría Operacional, a partir de 1996. La Guía preparada por la Contraloría General del Estado , determina que el proceso de la auditoría operacional comprende tres fases, que son: PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA El desarrollo de una estrategia de auditoría es la etapa inicial del proceso de planificación. Es un esfuerzo que se concentra en los niveles de Supervisión y Jefatura de Equipo con el fin de proporcionar una conducción global, evaluar los riesgos, desarrollar el enfoque de auditoría de manera adecuada, seleccionar los procedimientos y programas a la medida que proporcionen la evidencia necesaria. En la planificación de la auditoría se debe tener en cuenta las evaluaciones o exámenes efectuados por las Unidades de Auditoría Interna de estos Centros de Educación Superior o por los auditores externos de la Contraloría General del Estado. En principio se revisa el archivo permanente con el fin de conocer las características legales, financieras y administrativas propias de este tipo de entidades, determinar los riesgos preliminares, identificar componentes y establecer el enfoque de auditoría deseado. Planificación Preliminar El programa general de auditoría, promoverá la eficiencia en el manejo de los recursos y el logro de las metas establecidas. Esta rutina puede ser mejorada en base de las circunstancias de cada auditoría. 1. Procedimientos Generales En la planificación preliminar se obtendrá información o se la actualizará con el propósito de conocer, entre otros, los siguientes aspectos: o Leyes y reglamentos específicos o Manuales e instructivos de procedimientos. o Estructura organizativa de la entidad. o Acciones tomadas a base de las recomendaciones sugeridas en exámenes

anteriores.

47

o Se realizará un Plan de entrevistas y reuniones con los principales funcionarios de

la entidad. o Para el conocimiento de las principales operaciones e instalaciones, se

observarán los procesos que se realizan en el centro de estudios examinado y se indagará sobre las principales actividades que desarrolla la entidad, que incluirá aspectos particulares como son los servicios que se prestan, los tipos de ingresos existentes, la producción de bienes en los centros establecidos.

o Se obtendrá un resumen de las principales políticas y prácticas contables que

identifiquen la adecuada administración financiera y de los recursos. o Se determinará el grado de confiabilidad de la información y organización de las

unidades operativas de la entidad. 2. Programa para evaluar los componentes del

control interno. • Se identifican las áreas y actividades más importantes a examinar en la siguiente fase,

como paso fundamental para preparar los programas de auditoría y evaluar la estructura de control interno.

• La evaluación del control interno está enfocada principalmente a los elementos:

ambiente de control y sistemas de registro e información. • Para evaluar los procedimientos de control, es necesario preparar programas

específicos basados en los componentes identificados y en las Normas de Control Interno.

En esta fase también se definirán los siguientes aspectos: • Distribución del trabajo a realizar • Tiempo a emplear en el examen • Asistencia técnica requerida • Recursos materiales y financieros a utilizar 3. Productos de la Planificación Preliminar. Los principales productos son: a. Reporte de Planificación Preliminar Dirigido al Jefe de la Unidad de Auditoría, en el que se incluyen los aspectos relevantes y componentes a ser considerados al desarrollar esta planificación. Su contenido básico es el siguiente: • Referencia a la orden de trabajo e informe sobre la culminación de esta fase.

48

• Resumen del alcance, limitaciones y aspectos positivos para ejecutar la diligencia de

manera objetiva. • Resultados de la Planificación Preliminar en los cuales se identifiquen los

componentes a ser examinados. • El documento debe ser suscrito por el jefe de equipo y revisado por el supervisor. b. Expediente de papeles de trabajo Documentan las acciones realizadas en la planificación preliminar y pueden identificarse como Administración de la Auditoría, que incluye: • Matriz para registro y control del personal asignado para el trabajo. • Oficios, memorandos y notas enviados y recibidos, ordenados cronológicamente. • Registros de control de la gestión que incluirá los días programados y los

efectivamente utilizados, así como los dedicados a otras actividades. • Reporte de Planificación Preliminar. Planificación Específica Se fundamenta en la información obtenida durante la planificación preliminar y tiene como propósito evaluar la estructura de control interno, estudiar los controles utilizados en el manejo de los componentes importantes y verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno. La calificación del riesgo de auditoría y su análisis determinan el enfoque del examen, establecen la naturaleza, alcance y profundidad de las pruebas. En esta etapa se determinan las estrategias de trabajo y la utilización más eficiente de los recursos a efecto de conseguir las metas establecidas en la diligencia a practicarse. 4. Productos de la Planificación Específica En la planificación específica se producen varios productos intermedios para la eficiente ejecución de la auditoría a realizarse. Los productos básicos elaborados al concluir la planificación específica son: 1. Para uso del equipo de auditoría. • Informe de planificación específica y programas detallados • Papeles de trabajo de la planificación específica El Informe de Planificación contendrá como mínimo los siguientes aspectos puntuales: ◊ Objetivos generales y específicos precisos. ◊ Componentes, áreas o actividades escogidas para analizar en la fase de ejecución.

49

◊ Alcance del trabajo a desarrollar, para lo cual se considerarán los siguientes elementos:

1. Estará fundamentado en programas detallados y flexibles para los componentes

determinados. 2. Principales pruebas y procedimientos de auditoría. 3. Calificación de los factores de riesgo de auditoría por cada componente

importante. 4. Grado de confianza programado para cada componente, determinando los

controles claves existentes para garantizar mayor seguridad en las operaciones. 2. Para la entidad auditada. • Informe sobre la evaluación de control interno EJECUCION DEL TRABAJO Para la ejecución de las pruebas específicas en cada rubro sujeto de análisis habrá de considerarse para su estudio, los siguientes criterios. - Las pruebas sustantivas se aplican sobre los saldos de las cuentas del Estado de

Situación Financiera, en tanto las pruebas de cumplimiento y las globales de razonabilidad de saldos, se aplican tanto a las cuentas patrimoniales del Estado de Situación Financiera, como a las del Estado de Resultados.

- Las pruebas sustantivas al aplicarse a las cuentas de resultados, tienen como finalidad

confirmar que los ingresos o gastos estén clasificados y contabilizados en el ejercicio financiero correcto.

- Las pruebas de validación al aplicarse al Estado de Situación Financiera como al de

Resultados, proporcionan al auditor información sobre las políticas y principios contables observados por la entidad, de conformidad con la normatividad vigente.

Es importante señalar que en un examen a la cuenta Bancos se deben considerar la mayor parte de las transacciones que involucran a rubros o cuentas correlativas. Programas de Auditoría El auditor al evaluar la estructura de control interno de una entidad en la fase de Planificación Específica, está en condiciones de determinar los niveles de riesgo en las operaciones, lo cual permite identificar la naturaleza y profundidad de los procedimientos que serán detallados en los programas de auditoría. a) Preparación de los Programas Un examen de auditoría se ejecuta mediante la utilización de programas, los cuales constituyen esquemas detallados del trabajo a efectuarse, contienen objetivos y procedimientos que guían su desarrollo.

50

Es importante que previo a la preparación de los programas se identifiquen los componentes y cuentas relacionados, a fin de que los procedimientos de auditoría sean prácticos y considerados en su conjunto. Los programas se preparan concretamente para cada entidad o situación particular, puesto que se basa en la información disponible y conforme a las necesidades de cada ente y al enfoque de auditoría deseado. En el caso de esta Guía se proponen procedimientos de carácter general aplicables en los centros de estudios superiores. Los programas serán elaborados de tal manera que no se omitan procedimientos importantes, se evite duplicar las aplicaciones, no se desarrollen prácticas que desvíen la naturaleza del examen y deberán apuntar al logro de los objetivos planteados. b) Propósitos y Responsabilidad La elaboración del programa de auditoría es de responsabilidad del auditor jefe de equipo, quien conjuntamente con el supervisor se encargará de distribuir el trabajo. Se evaluará continuamente el avance del trabajo y propondrán los ajustes según las circunstancias. Los programas de auditoría son reservados y los auditores mantendrán la confidencialidad necesaria. El jefe de equipo y específicamente cada auditor o auxiliar son responsables de elaborar los papeles de trabajo que reflejen el cumplimiento del programa y los resultados obtenidos. Los auditores y personal de apoyo de otra actividad profesional, son responsables ante el jefe de equipo por las partes del programa asignado y éste es responsable de todo el trabajo en conjunto ante el supervisor, quienes presentarán el informe y reportarán las novedades al Director de Auditoría respectivo. Productos de la Ejecución del Trabajo Los productos principales de la fase de ejecución de trabajo son: • Estructura del informe de auditoría referenciado a los papeles de trabajo de respaldo. • Programa para comunicar los resultados de auditoría a la administración de la entidad. • Borrador del informe de auditoría, cuyos principales resultados serán comunicados a

las autoridades del Centro de Estudios Superiores • Expedientes de papeles de trabajo, organizados de acuerdo a los componentes

examinados e informados. • .Expedientes de papeles de trabajo de supervisión.

51

COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS Los resultados importantes obtenidos durante la auditoría o examen especial se comunicarán a las autoridades mediante el informe respectivo, con el propósito de que los datos e información contenidos, se utilicen oportunamente por los ejecutivos y procedan a los correctivos necesarios en forma inmediata. La comunicación de resultados es ejecutada en todo el proceso de la auditoría en la que se comentan a la administración las principales deficiencias y desviaciones detectadas como resultado del análisis de las operaciones sujetas a examen. En la práctica el auditor deberá discutir previamente con el personal involucrado, los comentarios y recomendaciones originados en las deficiencias administrativas o financieras establecidas en el examen, a fin de asegurarse de su aceptación y que los resultados del informe estén debidamente sustentados en los papeles de trabajo. Dentro de las labores de auditoría, con excepción de casos que involucre fraudes, desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor deberá discutir sus hallazgos con los servidores responsables, manteniendo la reserva del caso. El objetivo fundamental de la comunicación de resultados durante la auditoría, es informar las acciones correctivas necesarias para el fortalecimiento de los sistemas de control que deben ser aplicados por parte de las autoridades de la entidad, brindándoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas, relativas a los asuntos examinados. El señalamiento de las acciones correctivas aplicadas por la entidad, demuestra la importancia de la comunicación durante la ejecución del examen y particularmente a la entrega de resultados como un objetivo principal de la auditoría. La comunicación con los principales funcionarios se realiza en los siguientes momentos: o Al comunicar el inicio de la auditoría o En las entrevistas con los principales funcionarios de las unidades administrativas

y operativas. o Al presentar el informe sobre la evaluación practicada a la estructura de control

interno. o En las informaciones verbales realizadas durante el examen a fin de obtener

opiniones y documentos adicionales. o Al realizar reuniones con los directivos y funcionarios principales para presentar

los resultados de auditoría. o Al término del examen y presentaciones oficial del informe final de auditoría. Programa para la Comunicación de Resultados

52

El proceso de la auditoría permite sistematizar, desde la planificación preliminar hasta la preparación de los informes vinculados al área o actividad examinada. Para el efecto es importante que el supervisor organice un programa en el que se considere, entre otros los siguientes aspectos: o Nombres y cargos de funcionarios y ex-funcionarios que participarán en la reunión. o Lugar, fecha y hora de la reunión. o Organización de los temas a tratarse. o Invitaciones formales a los funcionarios y ex-funcionarios relacionados con el área

o actividad examinada. o Auditores que participarán en la reunión. o Definición de una estrategia para la comunicación de los resultados. o Instrucciones que deberán observar el personal de auditores asistentes a la

reunión. o Elaborar previamente el documento que evidencie la reunión efectuada, haciendo

constar las personas que asistieron. La convocatoria a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante notificación escrita por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el lugar, fecha, día y hora de su celebración. El acta se elaborará en original y una copia, anexándose el original al memorando de antecedentes, en caso de haberlo y la copia se incluirá en los papeles de trabajo. Los resultados de la gestión de control de los recursos examinados se revelarán en los informes elaborados por los Auditores Internos o por los funcionarios de la CGE y serán puestos en conocimiento del CONESUP y de los Consejos Universitarios y Politécnicos como administradores máximos de estas entidades. Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no serán objeto de discusión en la conferencia final. Documentación de Reuniones y Opiniones de la Administración Durante el proceso de la auditoría, se debe considerar la importancia que tiene la comunicación de resultados a los funcionarios de las áreas sujetas a examen. En estas reuniones, los auditores gubernamentales considerarán las opiniones expresadas por los funcionarios vinculados al área examinada, a fin que su juicio profesional se encuentre fortalecido. Es recomendable que en asuntos de trascendencia las opiniones se respalden con la documentación respectiva. Este intercambio de información continua, permite recopilar mayor evidencia documental que sustente los comentarios, conclusiones y recomendaciones, así como permite

53

precisar ciertas acciones de aplicación inmediata para fortalecer los mecanismos de control interno en determinada área. Implantación de las Recomendaciones La implantación de las recomendaciones que se realizan en forma oportuna, permiten a la administración de la entidad adoptar correctivos conducentes a fortalecer los sistemas de control interno, que de no ser instrumentadas, limitan las posibilidades para alcanzar los objetivos de la entidad. Es importante que el jefe de equipo designado, lleve un control sobre el seguimiento de las recomendaciones planteadas durante el transcurso del examen, las cuales deben ser de práctica y factible ejecución, a fin de asegurar su implantación. Respecto a las sugerencias no adoptadas en el transcurso del examen, se analizarán los argumentos para su falta de aplicación, a fin de tomar las acciones que se consideren pertinentes, esta situación se revelará en el informe final. Presentación Oficial del Informe Final de Auditoría. El informe es el medio por el cual el auditor comunica las conclusiones extraídas de su examen. En la práctica es el principal producto de su labor y por constituir un elemento con el cual se comunica información a los funcionarios auditados, debe reunir ciertas características para cumplir el propósito de la gestión realizada y estas pueden ser:, objetividad, precisión, concisión, certidumbre, confiabilidad, tono constructivo, entre las más importantes. Cabe indicar que los requisitos de certidumbre y confiabilidad dependen de la eficiencia con que se hayan desarrollado las funciones del auditor gubernamental. En cuanto a la productividad de la información esta podría ser evaluada en aspectos de auditoría operativa por cuanto en esos casos es posible comparar costos realizados y los beneficios por la adopción de las recomendaciones formuladas por auditoría Los asuntos incluidos en el informe deben ser de suficiente importancia para quienes va dirigido, es decir se comunicarán los hechos sobresalientes de mayor significatividad, pues su utilidad disminuye con la inclusión de asuntos irrelevantes. Se creará un ambiente positivo con los funcionarios de la entidad, tendiente a mejorar la efectividad de las operaciones, así como a que proporcionen información útil y oportuna que apoye a los responsables de la planificación, investigación y desarrollo de estos centros de estudio, es decir debe emitirse en el tiempo conveniente para el usuario. Un informe cuidadosamente preparado, puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión. El auditor elaborará el informe, desde la perspectiva de sus receptores, por tanto los comentarios y recomendaciones serán estructurados en función del interés y necesidades de los usuarios de esta información . La redacción es obligación del jefe de equipo compartida con todos los funcionarios que intervinieron en el examen. El supervisor asignado se responsabilizará de que se revelen todos los hallazgos relevantes.

54

El informe presentará únicamente los comentarios relacionados con hallazgos significativos, que se formulan en base a un conocimiento seguro y que no han sido solucionados en el transcurso del examen. En los casos de exámenes o auditoría a los estados financieros, los comentarios pueden seguir el orden de presentación de sus cuentas, con una sección o encabezado para cada rubro. En exámenes especiales, el ordenamiento estará dado por la importancia de los hallazgos o por la secuencia de los valores o cuentas revisadas. Para demostrar la importancia de un hallazgo, debe indicarse si las situaciones informadas son casos aislados o están extendidos plenamente el efecto, el mismo que debe exponerse en lo posible en términos cuantitativos tales como unidades monetarias, tiempo unidades de producción o número de transacciones. Es importante que se revelen con mayor énfasis las causas de las desviaciones relacionadas con asuntos financieros, con el propósito de contribuir a una mejor administración financiera. En base a todos los criterios señalados, el informe de auditoría contendrá los comentarios, conclusiones y recomendaciones que el supervisor y jefe de equipo consideren pertinentes. Estructura del Informe 1. Carta de presentación 2. Índice 3. Abreviaturas utilizadas 4. Información introductoria 5. Capítulos de comentarios, conclusiones y recomendaciones 6. Anexos Usuarios de los Productos de la Auditoría Los productos de la auditoría tienen dos clases de usuarios: 1. Usuarios Directos El informe de auditoría es formalmente entregado al titular de la entidad y a los funcionarios encargados de la administración de la entidad vinculados con el examen. 2. Uso interno en la CGE o en la UAI”s • Documento de actualización para el archivo permanente. • Expedientes de papeles de trabajo. • Informe de Supervisión para la jefatura de auditoría.

55

CAPITULO 7: EXAMEN ESPECIAL

En la auditoría gubernamental, a más de las auditorías financiera y operacional existe la posibilidad de realizar exámenes especiales de tipo financiero u operacional,sea a una o más cuentas de los estados financieros o a una o más áreas operativas, y exámenes técnicos de ingeniería. No presentan una metodología específica, por cuanto dependiendo si es de tipo financiero u operativo, son válidas las metodologías para las auditorías financiera y operacional, según corresponda. 7.1 Estructura del Informe

Exámenes Especiales Financieros 1. Carta de Presentación 2. Información financiera del área examinada elaborada por el ente 3. lndice 4. Abreviaturas utilizadas 5. Información introductoria 6. Capítulos de comentarios, conclusiones y recomendaciones 7. Anexos Exámenes Especiales Operacionales 1. Carta de presentación 2. Índice 3. Abreviaturas utilizadas 4. Información introductoria 5. Capítulos de comentarios, conclusiones y recomendaciones 6. Anexos

56

CAPITULO 8: PRINCIPALES OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

La preparación de los programas de auditoría implica la organización de los procedimientos en el orden más apropiado, la instrucción al personal operativo sobre lo que debe hacer y la determinación del alcance específico del trabajo. El alcance con el cual se aplicará cada procedimiento y el plan de muestreo seleccionado, deberán también ser parte del programa de auditoría. En razón de que las Unidades de Auditoría Interna no practican en general la auditoría financiera, sino ejecutan auditorías operacionales o exámenes especiales a determinadas cuentas, es pertinente señalar que los usuarios de la Guía, deberán considerar los procedimientos que requieran según sus necesidades de trabajo. Sin embargo, se han especificado ciertos procedimientos básicos, los cuales constan en cada rubro o cuenta. Se exponen los procedimientos de auditoría normalmente aplicados en las diferentes operaciones, sin embargo no se detallan lo suficiente como para que constituyan programas completos de auditoría, ya que esta guía pretende ser una referencia para auditores con cierta experiencia en la profesión y en la ejecución de estas labores. La presente Guía incluye los siguientes componentes y cuentas, que se los identifica como los más significativos y los aspectos técnicos y legales que deben ser considerados para la preparación de los procedimientos y para la estructura de los programas específicos relacionados: Caja - Bancos El alcance para estas cuentas trata de los cobros y desembolsos en efectivo, de los valores disponibles y en depósito, siendo preferible auditar los saldos importantes de estos conceptos. A. OBJETIVOS ESPECIFICOS Los objetivos que se exponen, al igual que los procedimientos, son referenciales, pues éstos variarán dependiendo de la finalidad del examen; estos objetivos servirán de base para ajustar el alcance de las transacciones que serán revisadas. Auditoría Financiera: o Determinar que los saldos contables en las cuentas bancos,fondos

rotativos y caja chica, representen todas las partidas de depósitos bancarios y del efectivo existentes.

o Establecer que sus saldos reflejen el resultado real del movimiento de los

ingresos y egresos y que aparezcan adecuadamente clasificados en los estados financieros.

57

o Verificar que las operaciones realizadas estén debidamente respaldadas por una correcta contabilización, acumulación y registro.

De Auditoría Operativa: o Determinar con cierto grado de seguridad la validez de las operaciones. o Verificar la existencia de una adecuada planificación del flujo del efectivo a

corto plazo y mediano plazo. o Establecer que los desembolsos de efectivo resulten de operaciones

autorizadas, que se ajusten a disposiciones legales y reglamentarias. o Comprobar la adecuada asignación de responsabilidades para los

funcionarios que manejan y custodian los fondos. o Verificar que el efectivo real disponible es suficiente pero no excesivo para

las necesidades de la organización. B. CONTROL INTERNO a) Factores de Riesgo Inherente Consideraciones: o Transacciones significativas de fondos efectuadas en fechas cercanas al

cierre del período. o Ingresos o egresos de fondos inusuales o representativos. b) Factores de Riesgo de Control Consideraciones: o Conciliaciones inoportunas de registros auxiliares con los del mayor

general. o Retrasos en la asignación de líneas de crédito o en la liquidación de fondos

fijos o fondos rotativos. o Conciliaciones bancarias atrasadas. o Protección inadecuada de fondos. o Depósitos en tránsito y cheques pendientes de cobro que no se encuentran

debidamente controlados. o Inobservancia de los instructivos y reglamentos vigentes para el manejo de

recaudaciones diarias, cobro de inscripciones y matrículas, entre otros. .

58

o Desembolsos de efectivo procesados fuera del sistema normal preestablecido

o Procedimientos de autorización deficientes para los desembolsos. o Inobservancia del principio de separación de funciones para las actividades

de autorización, ejecución y registro. o Transferencias de fondos entre facultades y Administración Central, no

controladas debidamente en el área financiera. o Falta de previsión en las necesidades de financiamiento y en la

programación del flujo de los recursos financieros. o Desintegración de las operaciones económicas tanto en la Administración

Central como en las diversas facultades y dependencias. Obtención de Información Adicional Consideraciones: o Utilización de las proyecciones de flujo del efectivo, orientados como

instrumentos de carácter gerencial. o Control sobre el rendimiento de las inversiones de corto plazo, o de las

existentes. o Composición de la cuenta bancos, relacionada con los recursos

financieros o ingresos que se manejan en estas entidades. o Análisis de conciliaciones realizadas entre los estados bancarios con las

cuentas auxiliares respectivas. o Sobregiros bancarios. d) Evaluación del Control Interno Consideraciones: o Procedimientos para la preparación de conciliaciones bancarias. o Controles para la protección de fondos. o Adecuada segregación de funciones. o Variaciones significativas de los saldos de caja. o Grado de efectividad de los controles para las recaudaciones y depósitos

provenientes de facultades y dependencias. o Calificación del riesgo.

59

C. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS • En base al plan de muestreo definido, seleccione los comprobantes, verifique que los

registros contables y la afectación de las cuentas, corresponden al tipo de operación realizada.

• Verifique la existencia de controles a las asignaciones de las partidas otorgadas por el

Estado, así como de otras fuentes de financiamiento y cerciórese que consten en su presupuesto.

• Confirme con los bancos privados los saldos finales y compare con los establecidos

en la conciliación efectuada por auditoría. • Controle los fondos en tránsito y revise si se encuentran incluidos en el saldo final. • Investigue los cheques girados y no cobrados por más de treinta días. En caso de no

procederse al retiro de los valores en un tiempo prudencial, no mayor a treinta días, establezca que el Tesorero haya reintegrado los valores y anulado los cheques.

• Verifique si los comprobantes de egreso y cheques anulados se han registrado con el

valor de cero y si se deja constancia de los comprobantes de egreso en un informe con todos los documentos de soporte.

• Solicite los reportes clasificados por tipos de ingreso (subvenciones del estado e

ingresos propios), con corte a una fecha determinada y reconcilie estos datos con los proporcionados por el Banco y con la documentación de respaldo existente.

• Revise el adecuado manejo de las cuentas rotativas del Banco corresponsal y del Banco Central para uso de las operaciones de entidad.

• Verifique si los mayores auxiliares de fondos rotativos, especiales y caja chica están

actualizados y no contienen errores importantes que afecten a los saldos que presenta la información financiera.

• Realice las pruebas necesarias y establezca el cumplimiento de los reglamentos para

el manejo de los fondos rotativos y caja chica. • Seleccione los fondos fijos más significativos, compruebe que no se mantengan en

cuentas personales y que su liquidación se realice al momento en que se concluya la obra o el objeto para el que fueron creados.

• Confirme si para la concesión de nuevos fondos rotativos, el Director Financiero

solicitó previamente al Contador, una certificación de que los fondos entregados anteriormente fueron objeto de liquidación o reposición, según sea el caso.

• Compruebe que los desembolsos tengan el respaldo presupuestario, así como las

autorizaciones respectivas. • Revise los contratos para la apertura de las cuentas corrientes oficiales para el manejo

de las líneas de crédito entregadas por el Estado y establezca su adecuado manejo.

60

• Establezca que las cuentas corrientes aperturadas, sean de uso necesario para el manejo de los valores.

• Verifique que las personas autorizadas para firmar cheques no puedan extenderlos por

sí solos, sino con una firma conjunta. • Determine que el servidor que realiza el control y registro de los valores de los

diferentes fondos, sea independiente del que está a cargo de su administración. • Determine si los recursos obtenidos por las universidades y politécnicas para los

planes de investigación, se los utiliza en forma eficiente. Realice un seguimiento mensual de su utilización.

• Cerciórese que la creación de los fondos rotativos disponen de las autorizaciones

respectivas, identificando si existió la necesidad y si el monto asignado fue el suficiente.

• Revise si los formularios utilizados para el control del manejo de los fondos rotativos y

caja chica son preimpresos y prenumerados. • Realice pruebas sobre el archivo adecuado de los documentos de respaldo y a la

reposición de los diferentes fondos que maneja la entidad. • Verifique los controles creados para los pagos de los beneficios legales y subsidios

existentes. Determine si se realizan conforme a las leyes y reglamentación vigentes. Para complementar los procedimientos de revisión y verificación, los auditores podrían

emplear la técnica de confeccionar diagramas de flujo para revisar los controles existentes sobre los cobros y desembolsos, así como la utilización adecuada de los fondos.

Inversiones Financieras Constituido por la adquisición de documentos fiduciarios con finalidad lucrativa. A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS De Auditoría Financiera o Evidenciar que la propiedad y custodia de los títulos valores. o Identificar la contabilización de los beneficios que provienen de las inversiones. • Establecer la adecuada clasificación de las inversiones en los estados financieros

como activos circulantes.

61

0 Conocer el método de adquisición de las inversiones, para determinar el correcto

incremento de los valores.

De Auditoría Operativa o Establecer la existencia de políticas adecuadas para el manejo de valores

fiduciarios. o Verificar que las colocaciones estén debidamente autorizadas por el personal

asignado por la entidad. B. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS • Determinar si se evalúan los rendimientos esperados de las inversiones, a efecto de

salvaguardar los recursos de la institución. • Establezca si el área financiera mantiene un registro de cada valor, con su costo,

descripción y número del documento. • Verifique la existencia de un adecuado control financiero de los ingresos provenientes

de la rentabilidad de las inversiones. • Efectúe confirmaciones con los bancos en que se encuentran ubicados los valores y

concilie con los registros contables. • Comprobar que la aprobación de las operaciones de inversión conste en actas de los

organismos correspondientes. • Verifique la existencia de políticas por escrito sobre inversiones de corto y largo plazo. • Compruebe que los documentos se encuentren bajo el control de un funcionario

autorizado y que exista un lugar adecuado para su vigilancia y verificación permanente. Cuentas y Documentos por Cobrar • Para el auditor gubernamental este componente representa un reto constante tanto por

su importancia y liquidez, cuanto por el cambio continuo de su composición básica. A. OBJETIVOS ESPECIFICOS De Auditoría Financiera o Examinar que las cuentas por cobrar estén íntegramente contabilizados,

registrados en el período correcto y adecuadamente acumulados en los registros respectivos.

62

o Verificar que las cobranzas estén íntegramente contabilizadas y registradas en el período correcto.

o Determinar que exista la provisión para deudores incobrables y que se

encuentre correctamente calculada. De Auditoría Operativa o Evidenciar la existencia de procedimientos para asegurar que los registros

de los valores a cobrar representen derechos exigibles. o Establecer la existencia de políticas para viabilizar los cobros así como

para la administración de créditos, de existirlos. o Comprobar que la entidad mantiene registros actualizados de los

deudores, con un sistema de archivo de documentos apropiado. B. CONTROL INTERNO a) Factores de Riesgo Inherente Consideraciones: • Variaciones significativas de los ingresos por inscripciones, matrículas y

otros conceptos que permitan cubrir los costos y gastos de investigación de los centros de estudio.

• Deterioro significativo en la antigüedad de las cuentas por cobrar • Procedimientos de cobranzas insuficientes en los rubros de ingresos. • Variaciones importantes en los presupuestos proyectados b) Factores de Riesgo de Control Consideraciones: • Datos distintos en los registros de la Administración Central, respecto de los ingresos

que se manejan en las facultades o dependencias. • Análisis de los valores por cobrar, incompletos o inoportunos. • Bajas de cuentas por cobrar realizados sin autorización de los niveles respectivos. • Procedimientos de cobranzas inadecuados. • Acumulación de transacciones no procesadas. • Falta de conciliaciones entre registros auxiliares, con las cuentas de control del mayor

general.

63

c) Obtención de Información Adicional o Base contable para el reconocimiento de los ingresos (verifique si se aplica

el método mixto, registro al momento de la recaudación). o Identificación de los ingresos por tipos u origen, así como por otras

actividades que representen rentas para la entidad. o Existencia de controles gubernamentales, especialmente del Ministerio de

Finanzas en el área de presupuesto y de las Auditorías Internas en el área de control.

o Análisis de la composición de las cuentas por cobrar con respecto a su

antigüedad, importancia y respaldo documental. o Examen de los registros auxiliares de Cuentas por Cobrar con la cuenta de

control del mayor general. o Revisión de los asientos de ajuste y análisis de las causas que los

originaron. o Estudio de los cargos por deudores incobrables. o Método de provisión para cuentas incobrables. o Procedimientos para el corte de ingresos al cierre del período contable. o Evaluación del Control Interno. Consideraciones: o Procedimientos observados para el seguimiento y comparación de los

resultados reales con los presupuestados. o Preparación de informes para el control de antigüedades de cuentas por

cobrar, provisión para deudores incobrables, actividades desarrolladas en las unidades vinculadas con ventas y cobranzas.

o Procedimientos para conciliación de los auxiliares de cuentas por cobrar

con las cuentas del mayor general. o Controles al proceso administrativo implantado por las unidades operativas

con la entidad y de los registros contables. o Revise si los distribuidores de productos, o proveedores de bienes o

servicios se encuentran autorizados por el Consejo Directivo de cada facultad o por el H. Consejo Universitario, según sea el caso.

o Acciones desarrolladas por la Unidad de Auditoría Interna.

64

o Adecuada segregación de funciones, especialmente en la unidad

financiera. o Descripción y evaluación del sistema de ingresos. o Calificación de los riesgos.

C. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS

• Analice las cuentas por cobrar más relevantes a efectos de certificar los derechos de cobro. Circularice las cuentas anteriores y confronte las respuestas con los datos registrados por la entidad.

• Prepare un listado por antigüedad de saldos y determine los motivos de la falta de

gestión de cobro por parte de la unidad correspondiente.

• Revise si los anticipos de funcionarios y empleados entregados se recaudan en los roles mensuales respectivos.

• De existir saldos pendientes de meses anteriores, investigue en el Departamento de

Tesorería o en el que corresponde, para que se proceda a la recaudación o liquidación inmediata.

• Revise si los convenios para la recaudación de ingresos y efectuar pagos a través del

sistema bancario, dispone de las autorizaciones respectivas. • Determine el cumplimiento de las condiciones de los contratos de asesoría y

consultoría, así como de los proyectos y acuerdos celebrados con instituciones públicas y privadas, nacionales o extranjeras, y que la recaudación de valores sea oportuna.

• Compruebe que los ingresos por el funcionamiento de teatros, salas de cine o por el

arriendo de escenarios deportivos como estadios y coliseos dispongan de la normatividad interna respectiva y verifique su aplicación.

• Compruebe que la distribución que realiza el CONESUP, en relación al Fondo

Permanente de Desarrollo Universitario y Politécnico (FOPEDEUPO), se la realice considerando los parámetros establecidos y aprobados por el CONESUP.

• Solicite al CONESUP los parámetros de evaluación para el uso de los fondos

asignados a los centros de educación superior por medio de la ley que crea el FOPEDEUPO, según los criterios de financiamiento que establece el RO. 940 de mayo 7 de 1996 y los parámetros establecidos y aprobados por el CONESUP.

Inventarios Todas las entidades gubernamentales manejan este rubro, eventualmente presentan problemas de gestión y contabilización, así como de manipulación y valoración, por lo que resulta importante el tratamiento que las autoridades den a estos problemas.

65

A. OBJETIVOS ESPECIFICOS De Auditoría Financiera o Determinar que los inventarios de bienes y materiales en bodegas y los de

proveduría, tengan una base o método de valoración adecuado y se encuentren ajustados para reflejar los valores de recuperación.

o Establecer que los inventarios se encuentren correctamente calculados,

contabilizados, íntegramente registrados y en el período correcto. o Verificar la razonable presentación de las cifras de este rubro en el estado

de situación y en las cuentas de resultados. De Auditoria Operativa o Establecer si los Consejos Universitarios o Politécnicos han emitido

políticas sobre el control y uso de los inventarios. o Comprobar que las existencias de inventarios tengan las instalaciones y

seguridades que ameritan y que el guardalmacén haya creado los controles suficientes para impedir la salida de productos sin la debida autorización.

o Verificar si existe una buena gestión del uso de los inventarios en relación a

la inversión realizada. o Determinar la existencia de separación de funciones en las actividades de

recepción, envío y almacenamiento. B. CONTROL INTERNO A) Factores de Riesgo Inherente Consideraciones: o Fluctuaciones significativas o cambios importantes determinados en los

precios de materiales y equipos. o Variación en la demanda de los productos en el mercado o Costos de operación significativos. o Variaciones importantes en los presupuestos proyectados. o Transacciones significativas registradas al final del período. o Métodos que afectan a la valoración de los inventarios.

66

b) Factores de Riesgo de Control Consideraciones: o Procedimientos inadecuados para la valoración de los inventarios. o Conteo físico y valoración de los materiales en las bodegas. o Diferencias establecidas en los inventarios físicos de productos y

materiales, no registradas. o Seguridad física inadecuada de las bodegas de materiales. o Transacciones realizadas en las facultades sin conocimiento de las

autoridades competentes. o Ausencia de aplicaciones (software) que garanticen el control y registro de

las operaciones en bodegas. o Nuevos sistemas para el control de los inventarios. o Cantidades significativas de materiales obsoletos o de poco movimiento. o Falta de identificación de las variaciones en los costos. o Determinación de transacciones no procesadas. o Obtención de información adicional. Consideraciones: • Ubicación de los componentes de costos que demandan las actividades de

investigación en las diferentes facultades: • Control sobre la aplicación de penalidades y sanciones, por parte de las

autoridades y organismos competentes en los proyectos incumplidos en las facultades.

• Grado de automatización de los procesos y registros de facturación y

recaudación • Controles de calidad existentes para la elaboración y entrega de productos

procesados o de proyectos de investigación, producción servicios o consultoría, desarrollados para la venta.

• Proyectos existentes para mejorar la infraestructura, actividades y servicios

brindados por estos centros de educación superior. • Provisión y disponibilidad oportuna de materiales y equipos.

67

• Condiciones de mantenimiento de los equipos e instalaciones colocados en

los centros de investigación. • Conciliaciones de los registros auxiliares de inventarios con los del mayor

general • Bases de valoración y métodos de contabilización de los inventarios. • Métodos o políticas para el corte de compras, recepción, transferencias y

despachos de bienes al cierre del período. • Formas de contratación con los compradores y/o selección de los

proveedores. d) Evaluación del Control Interno Consideraciones: o Procedimientos para el control de los resultados reales con los

presupuestados. o Controles para el seguimiento y conciliación periódica de los reportes

procesados por las unidades productivas de las facultades y los remitidos por el área financiera.

o Existencia de controles en los precios de compra, gastos en las unidades

productivas, existencias obsoletas, ajustes por inventario físico, entre otras operaciones importantes.

o Procedimientos para la conciliación de saldos entre unidades productivas

de las facultades y el departamento financiero. o Revisión periódica de los costos establecidos, en el caso de los inventarios

para la venta. o Revise si los distribuidores de productos, o proveedores de bienes o

servicios se encuentran autorizados por el Consejo Directivo de cada facultad o por el H. Consejo Universitario, según sea el caso, e instancias correspondientes del CONESUP.

o Determine las políticas para la fijación de precios de venta. o Seguimiento por parte de la jefatura financiera sobre los reportes

elaborados por las facultades para conocimiento de la máxima autoridad, especialmente los de producción, administración, servicios y evaluación de proyectos que estos centros desarrollan.

o Descripción y evaluación de los controles internos que involucran las

actividades de contratación de servicios y compras.

68

o Revisión del cumplimiento de manuales y reglamentos internos, respecto de procedimientos, normas y prácticas aplicables al campo de la investigación, así como en los proyectos de producción, servicios y consultoría.

o Ingreso de los materiales a bodega previo a su distribución y utilización en

las facultades y/o centros de producción. o Calificación del riesgo. • C. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS Inventarios para la Producción y Venta • Solicite las instrucciones impartidas para la toma física de los inventarios y observe su

cumplimiento durante el conteo físico. • Seleccione la muestra o la cantidad de ítems a contar en forma independiente por cada

bodega o área. • Observe que todos los ítems que se encuentran en las bodegas se incluyan en el

conteo físico y asegúrese que se cumplan con los procedimientos de corte. • Verifique si el grupo de recuento compara los ítems contados con los registros de este

rubro. • Identifique si se tramitaron bajas de materiales o partidas obsoletas y si existe

constancia escrita de las diligencias. • Compare selectivamente los registros permanentes con los bienes recontados y revele

las diferencias de existirlas. • Extracte las adquisiciones de materiales más significativas que se hayan destinado en

cada facultad a la fabricación de bienes. • Compruebe si el área de producción o de investigación de cada facultad remite

informes clasificados de productos terminados destinados para la venta, o para uso de los propios centros de estudio.

• Verifique selectivamente si la fabricación o producción de bienes ingresan a bodega

para su control, y cruce esta información con los registros auxiliares respectivos. • Compare selectivamente si los bienes producidos están en proporción al material

adquirido. • Observe si se encuentran inventariadas las áreas de cultivos de productos agrícolas y

agropecuarias u otros y cruce información con los registros de los cultivos que incluyan información referente a siembras, curaciones y cosechas.

69

• Determine si los costos de ventas de los bienes se sustentan en la hoja de costos y

obedecen a políticas establecidas por la máxima autoridad.

• Verifique que los costos de adquisición y/o producción de bienes y su comercialización se encuentran adecuadamente determinados, contabilizados, acumulados y asignados a los inventarios en el período correcto.

• Compruebe que el costo de ventas, se encuentre correctamente calculado,

contabilizado, acumulado y registrado en el período correcto. • Revise si la entidad maneja en registros independientes la producción de bienes de los

proyectos en desarrollo aprobados para las facultades o dependencias.

• Verifique que la fabricación de bienes dispone de los controles necesarios, descríbalos y compruebe si se realiza conforme a una programación.

• Analice si los proyectos de producción, servicios y/o consultoría, aprobados por los

Consejos Directivos de cada facultad, se ejecutaron conforme lo programado o instancias respectivas del CONESUP.

• Verifique si los proyectos que desarrollan estos centros de educación superior son

controlados en su cumplimiento por el CONESUP, según el caso. • Verifique si la producción de bienes está clasificada por clases e indague si éstos se

encuentran para la venta. Especies Valoradas • Establezca la existencia de una adecuada segregación de funciones en el personal que

se encarga de la venta, recaudación y registro de especies valoradas. • Compruebe que la emisión de especies tenga la aprobación de la autoridad

competente y exista un sistema adecuado para su custodia. • Verifique la existencia de una adecuada y oportuna provisión de especies valoradas a

las facultades o puntos de venta y que el Departamento de Recaudaciones lleve un registro actualizado de estas operaciones

• Realice un corte y movimiento de especies valoradas en cantidades, revise los

registros de ingreso y salida, concilie este dato con las tarjetas de control que maneja la sección Recaudaciones o la que corresponda.

• Revise si los ingresos y egresos de especies valoradas se registran en forma

consistente, conforme el sistema vigente, de preferencia sería el inventario permanente NTC 231.08.

70

• Determine la existencia de procedimientos de entrega de las especies valoradas a las facultades o puntos de venta, mediante actas de entrega recepción.

• Revise los detalles y movimientos mensuales de los ingresos, ventas, entregas y

verifique que se enviaron al Departamento de Contabilidad para su registro. • Identifique si la información financiera que genera el centro de estudios, es consolidada

a fin de que proporcione resultados globales del movimiento de cuentas de balance y determinación de saldos adecuados.

• Solicite las actas de bajas de especies valoradas y compruebe que se hayan

actualizado en los registros oportunamente a fin de que no afecte en los costos. • Establezca si los asistentes administrativos de las diferentes facultades, entregan el

resumen semanal de ventas a efecto que la Tesorería de la Administración Central obtenga resultado reales sobre ingresos por venta de especies.

• Indague sobre la periodicidad con que se efectúan las constancias físicas, verifique las

actas de dichas diligencias. • Realice un arqueo de especies en las facultades seleccionadas y establezca la

existencia de registros completos así como un adecuado control. • Establezca saldos de existencias y posibles diferencias, de existir saldos negativos en

las tarjetas de control, indague las causas que los originaron. • Verifique que los departamentos o unidades administrativas que manejan especies

valoradas, remiten mensualmente información a Contabilidad a efectos de mantener saldos reales y confiables.

• Determine la existencia de conciliaciones periódicas de los saldos existentes en las facultades seleccionadas, en el rubro especies valoradas, con los registros contables que mantiene la Administración Central.

Activos Fijos Se compone de los bienes tangibles que se emplean en las operaciones de las entidades y que tienen una vida útil o de servicio de más de un año y que no están destinadas para la venta. A. OBJETIVOS ESPECIFICOS De Auditoría Financiera o Verificar su existencia y la correcta valuación del rubro conforme a los

principios de general aceptación. o Determine que los bienes pertenecen a la entidad y que se incluyan todas

las cifras que deben reconocerse.

71

o Que los bienes y resultados relacionados se encuentren adecuadamente expuestos, como es el caso de la depreciación acumulada, los gastos por mantenimiento o reparación, entre otros.

De Auditoría Operativa o Establecer que la compras o construcciones se efectúan en las mejores

condiciones para la empresa. o Verificar que los bienes se encuentran protegidos, que existen medidas de

seguridad y medios de control físico. o Comprobar si se emplean registros y se siguen procedimientos contables

adecuados, que permitan obtener información confiable y oportuna. B. CONTROL INTERNO a) Factores de Riesgo Inherente Consideraciones: o Robos o pérdida de bienes sin los descargos correspondientes. o Inexistencia de una adecuada clasificación y valoración de los recursos que

se manejan. o Incremento significativo de precios en los rubros o ítems utilizados en las

construcciones y/o proyectos de desarrollo físico de los centros de estudio. o Falta de capacitación técnica para optimizar el uso de maquinaria y

equipos disponibles. b) Factores de Riesgo de Control Consideraciones: o Información incompleta en relación al sistema de administración de bienes. o Métodos de depreciación inconsistentes. o Registros inexistentes de los traspasos, bajas, así como para las

reposiciones por pérdidas de activos fijos. o Controles inadecuados sumados a la falta de reglamentación para el uso o

alquiler de maquinaria y equipo pesado, de propiedad de estos centros de estudio.

72

o Falta de seguimiento al cumplimiento de los contratos. c) Obtención de Información Adicional Consideraciones: o Solicite los contratos celebrados para compra o venta de activos fijos. o Verifique las garantías presentadas y su vigencia. o Determine el tipo de seguro, costos y cobertura contratado para los activos

fijos. o Requiera las normas y procedimientos establecidos para el manejo de los

bienes sujetos a control o Estadísticas de información de activos fijos existentes, personas

responsables de su custodia, unidades académicas y administrativas donde se encuentran localizados, grado de utilización y estado de conservación.

d) Evaluación del Control Interno Consideraciones: o Verifique si los proyectos de producción o investigación, se relacionan

directamente con la inversión realizada. o Indague si los recursos manejados por el CONESUP, entregados por el

gobierno para la investigación son utilizados adecuadamente y para los fines previstos y aprobados por este Organismo.

o Al conocer adquisiciones de activos fijos o planes de desarrollo físico,

verifique la participación directa y la presentación de informes de las comisiones autorizadas.

o Grado de aplicación de los procedimientos de registro de la corrección

monetaria. o Controles establecidos para el uso y manejo de los bienes. o Revise que la contratación de obras que no se efectúa por administración

directa, disponga de los controles respectivos. o Transferencias de bienes a otras unidades administrativas deben contar

con la autorizaciones respectivas. o Adquisiciones obedecerán a un plan estructurado y aprobado por las

autoridades competentes.

73

o La entrega de bienes a los usuarios deberá ser por escrito y realizarse conforme a la reglamentación vigente.

C. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS • Verifique si la entidad aplica el Sistema de Corrección Monetaria, previsto en el Acuerdo

031, emitidos por la CGE, en que se establecen normas para los cálculos correspondientes.

• Revise si las autoridades acatan las disposiciones para el manejo de los activos fijos,

según lo dispuesto en el Manual General expedido en el Suplemento del Registro Oficial 59 de mayo 7 de 1997.

• Observe que el Departamento de Control de Bienes haya codificado los activos y los haya entregado a los responsables, por escrito, para su custodia y manejo.

• Verifique que en los casos de sustracciones o robos públicos, se hayan tramitado

oportunamente las denuncias ante los jueces respectivos. • Solicite las cauciones y montos establecidos para el personal que tiene a su cargo el

manejo y custodia de los bienes. • Verifique si las cauciones se entregaron en observancia a lo dispuesto en el

Reglamento de Cauciones para el Desempeño de cargos públicos, publicado en el R.O. No. 21 de junio 15 de 1993.

• Revise si la codificación de los bienes está señalada claramente en cada bien, a fin de

que puedan realizarse los cruces de información con los registros. • Obtenga un listado de adquisiciones y retiros del período sujeto a examen y verifique

que estas transacciones cuenten con la documentación de respaldo. • Del inventario de existencia física de los bienes de propiedad de la entidad, verifique

muestralmente si brindan sus servicios en la entidad. • De existir traspasos entre facultades, cerciórese que cuenten con las actualizaciones,

los registros respectivos y la participación del Departamento de Control de Bienes. • Solicite los informes de auditoría relativos a este rubro y verifique si se efectuaron los

ajustes propuestos. • Realice la constatación física de los rubros considerados a su juicio como los más

importantes, de existir diferencia solicite a los responsables las justificaciones y el destino de los mismos.

• Determine que se hayan tomado las acciones apropiadas con respecto a los bienes

dañados u obsoletos observados en la constatación física. • Revise la propiedad de los cálculos de depreciación monetaria del ejercicio examinado.

74

• Compruebe la afectación contable de los cálculos en las cuentas de depreciación acumulada, gastos y corrección monetaria.

• De existir activos fijos en tránsito verifique que llegado el bien se proceda a los ajustes

respectivos. • Revise que las actividades que realiza la sección de Control de Activos Fijos

obedezcan a una programación a efecto de optimizar el uso de los recursos de la Unidad.

• Indague si los responsables responsables del control en cada Facultad han creado y

mantienen los registros necesarios para identificar con precisión a los usuarios, custodios y unidades donde se ubican los activos fijos.

• En caso de que exista enajenación de bienes, revise si se contó previamente con la

autorización del CONESUP y se observaron los procedimientos del Reglamento General de Bienes.

Construcciones C.1 PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS • Verifique que las obras civiles contratadas o manejadas por administración directa, se

conciban y ejecuten conforme a las disposiciones legales pertinentes. • Determine que las obras concluidas se activen luego del informe emitido por el

Departamento de construcciones y mantenimiento. • Revise que se hayan suscrito las actas de entrega recepción provisional y definitiva de

las obras, con la liquidación de los valores correspondientes. • Determine que la Dirección de Construcciones o la unidad que corresponda, fiscalice

las obras que por contrato ejecuten las UEPS y el CONESUP. Pasivos Corto Plazo A. OBJETIVOS ESPECIFICOS o Determinar que los los pasivos reales o contingencias realmente existan y

constituyan obligaciones pendientes de pago a la fecha del balance general. o Cerciorarse que no se haya omitido deuda u obligación alguna de la

entidad. B. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS

• Solicite relaciones de las diferentes cuentas de pasivo de corto plazo, efectúe pruebas aritméticas y cruce con los registros auxiliares y de cuentas de control.

75

• Confirme los saldos directamente con los acreedores mediante cartas preimpresas y tabule las respuestas.

Compras, Cuentas por Pagar y Pagos A. OBJETIVOS ESPECIFICOS De Auditoría Financiera o Determinar que las adquisiciones de bienes y servicios se encuentren

debidamente programadas, autorizadas, ingresadas y recibidas. o Verifique que la compras de bienes o servicios, los pagos, así como los

ajustes, estén correctamente calculados, contabilizados íntegramente y registrados en el período correcto.

o Que las deudas existen y que no se han omitido en registros, activos,

pasivos, costos ni gasto alguno. o Comprobar que el saldo de cuentas por pagar, pasivos con proveedores y

los anticipos entregados, incluya todas las condiciones para su valuación conforme los PCGA.

o Que los principios y normas de contabilidad aplicados hayan sido sobre

una base uniforme. De Auditoría Operativa o Determinar que la organización de la función compras sea la que permita

obtener los resultados más eficientes. o Establecer que las decisiones tomadas en materia de compras sean la

más convenientes para la entidad. o Comprobar que las operaciones de compra y recepción se encuentren

autorizadas y sean adecuadamente controladas. o Verifique que se mantienen controles y procedimientos satisfactorios que

determinen adecuadamente las obligaciones. o Que existan registros y procedimientos contables para el control de los

pasivos. B. CONTROL INTERNO a ) Factores de Riesgo Inherente Consideraciones: o Directorio desactualizado de proveedores.

76

o Observación inadecuada de la normatividad vigente para la compra de bienes y servicios.

o Sistema de compras y cuentas por pagar no permite acceso a la base de

datos. o Modificación permanente por parte de los proveedores en las condiciones

de garantías y entrega de materiales. o Variaciones representativas de los costos predeterminados para las

adquisiciones. o Cuentas por pagar canceladas en forma inoportuna. b) Factores de Riesgo de Control Consideraciones: o Compras innecesarias, en exceso, o sin el análisis respectivo. o Inexistencia de conciliaciones periódicas entre auxiliares de cuentas por

pagar con el mayor general. o No se investigan las diferencias resultantes de las conciliaciones y de los

cruces de información realizados. o Procedimientos inadecuados de corte de compras al finalizar el período. o Falta de información sobre insumos o materiales adquiridos y entregados a

bodega. o Desactualización de los kardex de bienes, materiales y suministros

entregados a las dependencias. o Devoluciones importantes a los proveedores. o Desconocimiento de las necesidades de materiales para las facultades,

dependencias o unidades administrativas, según stocks determinados por los niveles de consumo.

o Numerosos asientos de ajuste. o Nuevas aplicaciones en el área de sistemas para el control de las

compras. o Variaciones significativas con respecto al presupuesto de adquisiciones. c) Obtención de Información Adicional Consideraciones:

77

o Transacciones representativas de compras de bienes y servicios. o Detalles mensuales de los bienes entregados a las dependencias para

establecer consumos y necesidades futuras. o Procedimientos para las adquisiciones. o Requerimiento y evaluación a los programas de mantenimiento

estructurados en la entidad para instalaciones y equipos utilizados. o Formas de contratación. o Compromisos realizados para futuras compras. o Análisis de la composición de las cuentas por pagar. o Estudio de los asientos de ajuste representativos. o Análisis de conciliaciones de cuentas de mayor con auxiliares. o Análisis de compromisos de compra pendientes. o Procedimientos de corte de compras al final del período. d) Evaluación del Control Interno Consideraciones: o Preparación de informes para conocimiento de las autoridades sobre el

control de las compras, litigios presentados en compras importantes, proveedores principales, etc.

o Seguimiento de los reportes señalados, por parte del rector o sus

delegados, o de las comisiones creadas para el efecto, con el fin de promover la eficiencia en el sistema de adquisiciones, así como en el de administración financiera.

o Comparación de resultados reales con los presupuestados. o Controles periódicos de la secuencia de los informes de recepción y

despacho en bodegas. o Procedimientos para las conciliaciones de información entre las facultades

e institutos superiores que desarrollan los proyectos de investigación y de éstos con la unidad financiera.

o Adecuada segregación de funciones relativas al área de compras, cuentas

por pagar y pagos. o Análisis de adquisiciones recibidas directamente por los usuarios. o Procesos administrativos de compras supervisados en forma permanente.

78

o Participación del Comité de Adquisiciones en los concursos de precios o

en los procesos de contratación. o Grado de dependencia de uno o más proveedores. o Calificación de la idoneidad legal, técnica y económica de los oferentes. o Recepciones parciales en las adquisiciones. o Fluctuaciones importantes en los precios de compra. o Escasez de recursos financieros y materiales que afectan al desarrollo de

los programas de investigación y mantenimiento de instalaciones. o Demoras en los pagos que ocasionen cambios en los precios ofertados. C. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS • Cerciórese de que los diferentes centros contables, reportes todas las adquisiciones a

la Administración General a fin de que se realicen en forma adecuada y completa. • Determine que en los pagos anticipados (prepagados) por servicios recibidos se

devengue la porción corriente en el ejercicio económico correspondiente. • Realice pruebas selectivas de los valores más importantes. • Revise si los pagos efectuados por estos centros de estudio incluyen el valor del IVA.

De encontrarse casos al respecto, enliste y solicite la devolución, por cuanto existe exoneración tributaria.

• Seleccione una muestra y compruebe que los desembolsos cuenten con la

documentación de soporte completa, estén aprobadas por el personal autorizado y entregados a los proveedores correspondientes.

• Compruebe si los documentos de pago en adquisiciones efectuadas por Tesorería, se

entregan legalizados a contabilidad en forma inmediata a fin de mantener actualizado el archivo y los registros.

• Verifique si la existencia de la documentación completa que ampare la adquisición de

bienes en un período representativo del área sujeta a examen. • Verifique que las compras de materiales, obedezcan a un plan aprobado y se lo hagan

en función de las necesidades de las distintas unidades operativas. • Evidencie que las cuentas por pagar obedezcan a obligaciones exigibles, contraídas

por parte de los centros de educación superior.

79

Pasivos de Largo Plazo A. OBJETIVOS ESPECIFICOS o Cerciorarse que todas las obligaciones contraídas, con vencimiento de

más de un año desde la fecha de balance, estén registrados en la cuenta de pasivo de largo plazo y presentadas como tales en el balance general.

o Comprobar que las cuentas de pasivo de largo plazo, correspondan a

obligaciones reales y pendientes de pago. Determinar la correcta clasificación de las obligaciones, segregando la porción corriente de las deudas a largo plazo.

o Comprobar el cálculo de intereses, primas y otros. B. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS • Prepare una cédula sumaria que muestre las cuentas y saldos de las obligaciones a

largo plazo. • Obtenga o prepare relaciones de las diferentes cuentas de pasivo de largo plazo, sume

y cruce información con los registros auxiliares y cuentas de control.. • Confirme los pasivos directamente con los acreedores, utilizando el formulario

preimpreso. • Revise y extracte las cláusulas importantes de escrituras, contratos, actas, y otros

documentos pertinentes. Patrimonio A. OBJETIVOS ESPECIFICOS o Determinar que el patrimonio de la entidad existe y sea el resultado de la diferencia

entre el activo y el pasivo. o Establecer si las cuentas que integran el patrimonio se encuentran

adecuadamente clasificadas, valuadas y expuestas conforme a los PCGA y aplicadas en forma uniforme respecto del período anterior.

o Comprobar que el patrimonio presentado en balances esté de acuerdo a las leyes

vigentes en el país. o Determinar si se revela en el Estado de Situación Financiera o en una nota a este,

sobre las restricciones existentes en relación al tratamiento de reservas y otros aspectos legales establecidos en la entidad.

80

o Cerciorarse de la adecuada presentación del patrimonio en el Estado de Situación Financiera.

B. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS • Prepare una sumaria que muestre los saldos de las cuentas: aporte patrimonial

acumulado, los resultados del último ejercicio, reservas y las variaciones por corrección monetaria (de realizarse), entre otras.

• Efectúe el análisis de los movimientos que han tenido las diferentes cuentas del

patrimonio durante el período sujeto a examen. • Revise las disposiciones legales respecto a la utilización de las reservas y otros

aspectos relativos al patrimonio. • Prepare un papel de trabajo que resuma las deficiencias de control interno de este

rubro. Ingresos Los ingresos significan el incremento de activos o la disminución de pasivos reconocidos. Los ingresos se realizan cuando se recibe un activo que puede ser por venta de productos o bienes, prestación de servicios o venta de recursos diferentes a los referidos productos. Existen dos grandes clases de ingresos que se constituyen en los ingresos operativos y en los no operativos, estos últimos devienen de la venta de activos no circulantes y del retiro de pasivos a largo plazo. A. OBJETIVOS ESPECIFICOS De Auditoría Financiera o Comprobar que las ventas, los ingresos operacionales y los no

operacionales correspondan a transacciones auténticas. o Cerciorarse que todas las ventas e ingresos del ejercicio estén registrados

y que no se incluyan transacciones a los períodos inmediatos posteriores o anteriores.

o Cerciorarse que los procedimientos de control son los adecuados para

tener la seguridad de que los ingresos se registran e informan apropiadamente.

De Auditoría Operativa o Verificar si las entregas por ventas realizadas disponen de las

autorizaciones respectivas.

81

o Determinar que los ingresos representen valores por venta de bienes, servicios o sean producto de las asignaciones o transferencias de las facultades, centros y dependencias universitarias.

o Establecer que los ingresos estén correctamente calculados, de modo

que posibilite programar el flujo del efectivo. B. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS • Compare las cifras de ventas mensuales con los presupuestos estimados, de existir

variaciones importantes investigue las razones. • Seleccione una muestra representativa de facturas de venta, confróntelas con el diario

de ventas y verifique el cálculo aritmético. • Verifique las listas de precios y compruebe el adecuado pase al auxiliar de clientes y al

Kardex de inventarios. • Verifique la oportunidad en la recaudación y depósito de valores por venta de especies,

tasas, así como de las transferencias y asignaciones del Estado, en los meses seleccionados para análisis.

• Establezca que los ingresos, sean estos tributarios, por venta de bienes, servicios o

especies, cobro de tasas, donaciones especiales o cualquier otro concepto, se registren en Contabilidad y Tesorería en forma diaria e inmediata a su percepción.

• Determine los controles existentes en la recaudación de aranceles por venta de

derechos de matrícula, pensiones, grados y otros. • Verifique que todos los espectáculos organizados por las UEPS, estén exentos del

impuesto. • Realice arqueos y verifique que los ingresos recaudados por ventanilla de la Sección

Recaudaciones, o los recibidos de las facultades en forma diaria, se depositen en los bancos que operan con la entidad.

• Muestralmente compruebe que los ingresos por servicios, ventas u otros conceptos,

se depositan en las cuentas de la entidad. • Establezca el cumplimiento del Plan Financiero en relación a los ingresos propios,

transferencias, convenios y otros ingresos, conforme lo establece la LOAFYC en su artículo 68.

Costos y Gastos Costos A. OBJETIVOS ESPECIFICOS

82

o Comprobar que el costo de producción se aplique a transacciones efectivamente realizadas durante el ejercicio y no a las correspondientes a los períodos inmediatos anterior y posterior.

o Verificar la aplicación de un sistema de costos por carrera universitaria,

donde se consideren todos los elementos directos e indirectos. o Verificar que en los costos se hayan aplicado los PCGA en forma uniforme. B. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS • Prepare una analítica de compra de materia prima, compare el año sujeto a la auditoría

con el anterior en forma mensual, determine variaciones absolutas y porcentuales, explicando las razones.

• Elabore una cédula sumaria de Costos de Producción y Ventas. • Realice una analítica de Mano de Obra por departamentos de producción. • Efectúe una prueba global de Costo de Producción y Venta por el año sujeto a la

auditoría. Gastos En relación a los gastos, los procedimientos a ejecutar se ajustarán a la realidad económica, tipos de operaciones y reglamentaciones internas que maneja cada entidad, debidamente aprobados por las autoridades competentes, que no se opongan a las disposiciones generales y normativas vigentes. A continuación se exponen objetivos y procedimientos que pueden servir para algunas cuentas que pueden servir para algunas cuentas que pueden ser sujetas de análisis. A. OBJETIVOS ESPECIFICOS o Comprobar que los gastos representen transacciones efectivamente

realizadas y que no se incluyan transacciones de los períodos inmediatos anterior y posterior.

o Asegurar que los gastos operacionales que se muestren en el Estado de

Resultados, correspondan a operaciones normales de la empresa y los gastos no operacionales se apliquen a partidas especiales.

o Comprobar sobre las nóminas , que la empresa haya cumplido con todas

las observaciones patronales establecidas en el Código de Trabajo, en contratos y con otras disposiciones legales.

B. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS

83

• Elabore una cédula sumaria que incluya los gastos operacionales y los no operacionales.

• Compare los gastos reales con los presupuestados del año, de existir variaciones

investigue y reconozca las razones. • Compare los gastos mensuales del año en que se practica la auditoría, con el del año

anterior, de existir variaciones investigue y conozca las razones. • Verifique que los gastos sujetos a examen cuenten con la asignación presupuestaria y

disponibilidad de Caja, respectivas, sujetándose a las regulaciones y cuantías para cada concepto.

• Determine que la suscripción de contratos o compromisos económicos autorizados

por el Presidente del CONESUP y sus instancias, el Rector o demás autoridades competentes, se ajusten a los procedimientos y cuantías establecidos en las disposiciones legales vigentes.

• Compruebe que las operaciones señaladas en el numeral anterior estén relacionadas

con el presupuesto vigente y se sustenten en los Reglamentos para la Adquisición de Bienes y Prestación de Servicios, así como el de Integración y Funcionamiento del Comité de Concurso Privado de Precios.

• Determine pagos en exceso por llamadas telefónicas o servicios básicos a efecto de

determinar responsables • Establezca que las obligaciones laborales con instituciones del Estado, se cubran en

los períodos previstos sin que origine sanciones de carácter económico. • Verifique la existencia de pagos por multas al IESS y determine las causas que la

originaron. Carga Horaria y Remuneraciones al Personal • Solicite un detalle de la carga horaria establecida al personal docente, durante el

período sujeto a examen y verifique su cabal cumplimiento. • Verifique que la asignación de la carga horaria, se realice conforme a la normatividad

interna aprobada por la máxima autoridad de la institución, considerando además las disposiciones legales existentes.

• Solicite el Reglamento de Escalafón expedido por el CONESUP, revise si se cumplen

con sus disposiciones en lo referente a las remuneraciones básicas, estabilidad, ascensos y protección social de los docentes y que obedezcan al sistema de remuneraciones aprobado por el Consejo Universitario y en el caso del personal del CONESUP por este Organismo y sus instancias.

• Efectúe una prueba de nóminas para lo cual seleccione un rol mensual y efectúe lo

siguiente:

84

1. Verifique el cálculo de ingresos y deducciones con base legal y documentos de soporte, comprobando operaciones aritméticas.

2. Compruebe que en el rol de pagos consten las firmas de los beneficiarios y de las

personas que lo revisaron y autorizaron. 3. Compare el liquido pagado con los cheques emitidos y cancelados. 4. Revise nombres, trabajo realizado y remuneración pagada con los registros de

personal , contratos, tarjetas de asistencia y más documentación. 5. Presencie en forma sorpresiva el pago de un mes. • Establezca si se reconocen pagos adicionales, a docentes por trabajos ejecutados

fuera del horario de clases. • Verifique si existe reglamentación especial para el pago de subsidios y determine su

cumplimiento. • Compruebe que los aumentos de remuneraciones o cualquier retribución adicional, en

favor de docentes, empleados y trabajadores cuenten con el financiamiento presupuestario y sean aprobados por el Consejo Universitario, en el caso del personal del CONESUP por este Organismo y sus instancias respectivas.

• Verifique que de producirse liquidaciones al personal, los cálculos por remuneraciones

complementarias se realicen ajustándose a las disposiciones legales vigentes. • Verificar la existencia de las partidas presupuestarias para todos los servidores

actuantes a fin de que sus remuneraciones sean canceladas legalmente. • Establezca si las remuneraciones del personal docente se determinan en base a la

categoría y tiempo de servicio de cada profesor, y para el personal administrativo se considere el grado de responsabilidad de los puestos determinados en el Manual de Clasificación.

Viáticos • Determine si el control de viáticos en el país o al exterior, movilización, transporte y

uso de vehículos, disponen de regulaciones emitidas por el Consejo Universitario o Politécnico, que permita una administración adecuada de estas operaciones.

• Revise si los viajes al exterior de las autoridades, funcionarios o dirigentes

estudiantiles por efecto de cursos de post-grado, becas, seminarios u otros eventos similares, disponen de las aprobaciones de los Consejos, así como del acuerdo o autorización expedida por el Rector.

85

• Compruebe que los valores entregados como viáticos se registren en el rubro cuentas por cobrar y luego de su liquidación se carguen al gastos respectivo.

• De los últimos viajes revise si se cumplieron los procedimientos pertinentes y se

realizaron los cálculos utilizando las tablas vigentes aprobada por autoridad competente.

• Del procedimiento anterior establezca la correcta aplicación de los gastos por niveles

de jerarquía, por razones geográficas. • Verifique los informes y su contenido, así como los documentos habilitantes

pertinentes, para justificar las comisiones realizadas. Otros componentes SISTEMA CONTABLE En los últimos años se han producido cambios en la actitud de los profesionales con respecto a la función de la contabilidad, ya que ahora no sólo permite la obtención de información útil para la toma de decisiones y planificación, sino que permite utilizar información del patrimonio del ente, lo cual permite conocer su evolución y determinar tendencias o extrapolar datos. Estos aspectos permiten al auditor valorar en sus exámenes la gestión financiera desarrollada por los ejecutivos de la entidad y del personal del área administrativa-financiera. Para determinar que la información financiera proporcionada es razonable, la Contraloría ha adoptado un conjunto de convenciones que se conocen como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA). Así también se han emitido las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en el sector público, que permite que el auditor gubernamental emitir criterios acerca de la información expuesta en los estados financieros. La aplicación de esta normativa es obligatoria para la ejecución de auditorías en el sector público. A. OBJETIVOS ESPECIFICOS o Determinar que los registros contables faciliten el control de los recursos

de los centros de educación superior. o Determinar oportunamente las desviaciones de los planes y programas

financieros, y sus causas, a efecto de recomendar sus correctivos o Verificar la elaboración periódica y la entrega oportuna de la información

financiera útil y confiable para la toma de decisiones de las autoridades de la entidad.

B. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS

86

A continuación se citan procedimientos relativos al Sistema Contable: • Verifique que la información financiera que presentan las UEPS, sea la siguiente:

Estados de Situación Financiera, de Resultados, de Flujo del Efectivo y de Ejecución Presupuestaria.

• Revise si la información requerida por las autoridades de estos centros de estudio y de

los organismos de control, es proporcionada en forma completa. Caso contrario indague las causas o justificativos para su no presentación.

• Compruebe si el Sistema de Contabilidad aplicado, se adecua a las disposiciones

establecidas en el Manual Especializado de Contabilidad Gubernamental vigente para estos centros de estudio.

• Revise que la información financiera que deben remitir los Asistentes Administrativos

de las facultades y otras dependencias, a la Administración Central, sea completa y oportuna.

• Verifique los tipos de reportes financieros que proporciona el sistema contable

computarizado, identificando si se ajustan a los requerimientos técnicos y constituyen información completa para la toma de decisiones.

• Revise que los registros contables se procesen oportunamente en las facultades y la

remitan a la Administración Central. • Establezca si la información remitida por las diferentes unidades (bienes,

recaudaciones, remuneraciones, proveeduría) al Departamento de Contabilidad, dispone de algún sistema de validación y si de esta operación se deja evidencia en reportes.

• Determine que en los estados financieros consolidados se incluya todos los

movimientos financieros que se producen en las diferentes facultades y demás entes contables existentes.

• Revise si el plan financiero diseñado considera todos los ingresos presupuestarios,

para estos centros de estudios. • Indague si el Reglamento Interno contempla procedimientos, normas y prácticas

contables aplicables a las Unidades de Producción existentes en las facultades. • Revise si se utilizan hojas de control de costos por centros de producción y/o servicios,

y si todas las operaciones se encuentran registradas íntegramente. • Verifique los controles establecidos para los suministros y materiales utilizados en el

proceso de producción.

87

• Establezca la existencia de un control contable independiente para las Unidades de Producción y verifique que esta información se encuentre consolidada en la contabilidad.

SISTEMA DE TESORERIA El sistema comprende todos los componentes del proceso de percepción, depósito y colocación de recursos a disposición de estos centros de estudio, sean estos asignaciones del estado o de autofinanciamiento, que servirán para la cancelación de sus obligaciones exigibles y del uso óptimo de estos recursos de acuerdo con el plan de flujo de los recursos financieros y de la programación presupuestaria. A. OBJETIVOS ESPECIFICOS o Determinar que los recursos se administraron en forma eficiente, conforme

lo señalan las normas que rigen para el sistema financiero gubernamental. o Verificar que las autoridades instrumentaron políticas financieras orientadas

a los objetivos institucionales. o Comprobar la adecuada programación del flujo de recursos financieros y la

racional administración de los mismos. B. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS A continuación se citan procedimientos relativos al sistema Tesorería: • Determine si los responsables del manejo de los fondos crearon conjuntamente con la

Dirección Financiera las medidas de protección o controles que garanticen su correcto manejo y un adecuado flujo de efectivo.

• Compruebe si las firmas de responsabilidad para el manejo de las cuentas corrientes,

son del Director Financiero y Tesorero, y si los cheques son nominales y suscritos por ellos.

• Verifique que de los ingresos o desembolsos realizados en las actividades

programadas se disponga los documentos de respaldo de la transacción. • Compruebe que se mantenga un control estricto del uso y destino de los formularios

para recaudación de los ingresos. • Determine si los responsables del área financiera establecieron los fondos de caja

chica u otros fondos especiales. Verifique si se practican arqueos sorpresivos e identifique la adecuada aplicación de los instructivos creados para su manejo.

• Analice el rendimiento económico de los seminarios, programas y cursos de

capacitación y formación, organizados por el instituto Superior de Investigación de cada facultad .

88

• Compruebe que las recaudaciones directas sean depositadas en forma completa e

intacta en las cuentas bancarias que corresponda. • Revise los informes remitidos por la Comisión Económica al Consejo Universitario y

determine la correcta distribución de los fondos patrimoniales y asignaciones especiales en favor de las facultades.

• Verifique la existencia de regulaciones emitidas por la Comisión Económica para

precautelar el uso de los recursos y el cumplimiento de los planes operativos como de inversión de la institución.

• Analizar y proyectar las fuentes de financiamiento y buscar su mejor recaudación. • Preparar el proyecto anual de modificaciones al Arancel Universitario. • Establecer controles y seguridad de las especies valoradas y del manejo de bienes,

destinado a gastos corrientes e inversiones. • SISTEMA PRESUPUESTARIO Programa básico para el control de componentes “Sistema de Presupuestos” en conformidad con la LOAFYC y la Ley de Presupuesto.

89

CAPITULO 9: DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES

1. FUNDAMENTOS DE LA RESPONSABILIDAD Las responsabilidades tienen fundamento en los artículos 119 y 120 de la

Constitución Política de la República, los cuales contienen dos principios básicos: a) Las instituciones del Estado no podrán ejercer otras atribuciones que las

consignadas en la Constitución y en las demás leyes, b) No hay dignatario, autoridad ni servidor público exento de responsabilidades en

el desempeño de sus funciones. La Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, en los artículos 325 al

381, trata extensa y secuencialmente sobre el régimen de responsabilidades. Es atribución Constitucional del Contralor General, conocer el movimiento

financiero y las operaciones de las entidades y organismos del sector público, así como juzgar su legalidad, propiedad y corrección, a través de las correspondientes auditorías o exámenes especiales. Por lo tanto, tiene facultad para pronunciarse sobre los mismos y para establecer, si el caso lo amerita, las responsabilidades de carácter administrativo, civil y la presunción de responsabilidad penal, conforme lo dispone el Artículos 212 de la Carta Fundamental del Estado.

2. CLASES DE RESPONSABILIDADES La responsabilidad en términos generales se clasifica así: a. Por los sujetos; y, b. Por su objeto. a. Clasificación por los sujetos En atención a los sujetos encontramos responsables directos en primer grupo; y

responsables subsidiarios y solidarios en el segundo, como lo señalan los artículos 327 y 328 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, en concordancia con los artículos 5 y 6 del Reglamento de Responsabilidades.

Debido a los diversos grados de vinculación de los servidores públicos, en los

actos administrativos, necesariamente se dan muchos casos en los cuales no es justo ni procedente establecer igual peso de responsabilidad a todos quienes hayan intervenido en la realización de un determinado hecho, razón por la cual éstas se dividen en:

b) Clasificación por su objeto Por su objeto, las responsabilidades se clasifican en: administrativas, civiles

culposas, e indicios de responsabilidad penal. En ellas se refleja el funcionamiento ilegal, perjudicial o doloso de los entes de la administración pública, en los términos preceptuados por los artículos 3 y 4 del Reglamento de Responsabilidades.

90

Los actos u omisiones considerados en sí mismos, atribuibles a los servidores

públicos o terceros relacionados con la administración, constituyen la materia que puede dar lugar al establecimiento de las responsabilidades administrativas, civiles, e indicios de responsabilidad penal.

3. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

La responsabilidad administrativa radica en la inobservancia, violación o

incumplimiento de las disposiciones legales, atribuciones y deberes que compete a los servidores en razón de sus funciones específicas.

No procede el establecimiento de la responsabilidad administrativa si no existe

norma legal que la contemple. Consecuentemente, cualquier violación de una norma legal vigente origina esta responsabilidad.

La determinación de la responsabilidad administrativa requiere del informe de

auditoría o examen especial, el memorando de antecedentes y los papeles de trabajo, soportes objetivos de los hechos sancionables. De igual manera, la vigencia en el tiempo y el espacio de las normas legales violadas es otro requisito de fondo que permite determinar responsabilidad y solicitar sanciones.

Sujetos de responsabilidad Los sujetos de la responsabilidad administrativa son solamente los servidores y

ex-servidores públicos, comprendidos en los entes a los que se refiere el artículo 118 de la Constitución Política, como responsables directos.

Para su identificación e imposición de sanciones deberá considerarse las

siguientes situaciones:

a. Si el servidor está en funciones en otra entidad del sector público puede ser multado pero no destituido del anterior ni del nuevo cargo que ocupa.

b. Si el servidor está en funciones en otra entidad del sector público, puede ser

multado, pero no destituido del anterior ni del nuevo cargo que ocupa; c. En caso de que el servidor ha salido del sector público, procede la imposición

de multa pero no la destitución.

Cabe indicar que no es posible multa ni destitución si el servidor público ha fallecido.

Limitación Constitucional De aparecer indicios de responsabilidad administrativa en contra de funcionarios

cuyo juzgamiento corresponde al Congreso Nacional, el Contralor General se limitará a participar documentadamente los hechos al Presidente de la República o a referirse a ello en su informe a la Función Legislativa, sin perjuicio del trámite de las demás responsabilidades al resto de servidores, de conformidad con lo

91

dispuesto en el artículo 345-A de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.

Sanciones administrativas La responsabilidad administrativa se concreta en dos tipos de sanciones:

- La multa: Sanción pecuniaria que se impondrá según la jerarquía del funcionario o empleado responsable, por los actos ejecutados indebidamente, o por la omisión intencional o culposa de las disposiciones legales y reglamentarias.

- La destitución: Sanción que produce la cesación definitiva de funciones de un

servidor público. Autoridad Competente La autoridad competente para la imposición de sanciones administrativas es la

autoridad nominadora de la entidad auditada a pedido del Contralor General. Recursos administrativo y jurisdiccional Las decisiones que imponen sanciones en la responsabilidad administrativa, son

definitivas y no existe recurso en la vía administrativa; pero podrán ser impugnadas en la vía jurisdiccional, ante los Tribunales Distritales de lo Contencioso Administrativo.

4 RESPONSABILIDAD CIVIL CULPOSA

La responsabilidad civil culposa se fundamenta en el perjuicio económico causado a la entidad u organismo, por la acción u omisión de los servidores públicos o de terceros, previo estudio del movimiento financiero o del proceso de contratación y la ejecución de estudios o proyectos de obras públicas.

Sujetos de Responsabilidad

La responsabilidad civil culposa se extiende no solamente al personal que hace administración financiera, sino también a cualquier servidor de la entidad que ocasione el perjuicio económico.

Respecto de terceros, vinculados con la Administración Pública, cuya responsabilidad civil culposa podría estar comprometida, cabe el establecimiento de glosas contra ellos, solidariamente con los servidores públicos causantes del perjuicio. El sujeto activo, es el culpable del daño o perjuicio, por lo tanto le corresponde repararlo. El sujeto pasivo es el organismo o institución que sufre el desmedro de sus recursos.

92

Limitación Constitucional

Cuando aparezcan indicios de responsabilidad civil culposa en contra de funcionarios cuyo juzgamiento corresponde al Congreso Nacional, el Contralor General comunicará estos hechos al Presidente de la República, y se referirá a ellos en su informe a la Función Legislativa (Art. 345A de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control).

Aspectos para su establecimiento

El establecimiento de la responsabilidad civil culposa se concreta en tres aspectos de orden económico, que son:

a. El daño emergente del hecho, acto u omisión sujetos a examen, esto es, el

monto del perjuicio, cuando éste se manifiesta en forma obvia y clara.

b. El lucro cesante, cuando éste realmente pueda existir y no constituya una mera especulación, de acuerdo con la naturaleza de la entidad y la posibilidad de cuantificación.

c. Computación de intereses al máximo tipo de interés convencional, al tenor del

artículo 381 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.

El daño emergente es la pérdida efectiva experimentada por el acreedor, que origina la disminución real del patrimonio, a consecuencia del incumplimiento o cumplimiento tardío de la obligación. Se llama daño emergente porque sale o emerge del patrimonio.

El lucro cesante es el beneficio o utilidad que el acreedor habría obtenido con el cumplimiento efectivo, oportuno e íntegro de la obligación. En definitiva, la privación de la ganancia que el acreedor habría obtenido si la obligación se hubiera cumplido.

De estos dos elementos, sin duda, el más importante es el daño emergente, por cuanto supone una pérdida real, efectiva y manifiesta en el patrimonio del acreedor. Es por eso que en ninguna indemnización de perjuicios puede faltar, pues constituye en esencia una pérdida real, manifiesta y efectiva, fácil de probarla y establecerla.

No sucede lo mismo con el lucro cesante, que es algo hipotético y se halla en el campo de las suposiciones; de ahí la gran dificultad para establecerlo en la práctica.

Autoridad competente

Conforme lo determina el artículo 341 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, la responsabilidad civil es determinada en forma privativa por el Contralor General.

Tipos de responsabilidad civil culposa

93

Para el establecimiento del perjuicio económico el artículo 341 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, determina dos tipos de responsabilidad civil culposa: la glosa y la orden de reintegro.

4.1. VIA GLOSA

Glosa es una observación que formula la Contraloría General, en contra de un servidor público o tercero involucrado, cuando se ha detectado un hecho que cause perjuicio económico y disminuya los recursos de la entidad u organismo, debido al incumplimiento de sus obligaciones y de procedimientos previstos en la ley, a efecto de que justifique suficientemente tal imputación.

El principio jurídico sustantivo de la glosa es el egreso injustificado. Contiene una

correspondencia entre los siguientes elementos: una actuación ilícita culposa, que origina el perjuicio económico, y un agente imputable.

Para el establecimiento de la responsabilidad civil vía glosa, deberá probarse

suficientemente el perjuicio económico o disminución del patrimonio de la entidad, para lo cual procederá un análisis completo del movimiento financiero o del proceso de contratación y ejecución de estudios o proyectos de obras públicas y la formulación del respectivo informe.

Sujetos de responsabilidad La responsabilidad civil vía glosa, puede ser directa cuando la acción u omisión

que genera el perjuicio lo ha causado una sola persona, y solidaria cuando recaiga "in sólidum" sobre dos o más personas, esto es, cuando existe coautoría en el acto o hechos que originaron la responsabilidad.

Motivos de las glosas Los principales motivos por los cuales se originan las glosas son los siguientes:

a. Daño o desaparición de suministros y materiales, bienes muebles y otros valores.

b. Egresos injustificados que disminuyen los recursos financieros de la

entidad.

c. Préstamos y anticipos de sueldos a empleados, no recuperados. d. Falta de recaudación de los recursos de la entidad. e. Pago de intereses y multas por falta de oportunidad y por negligencia del

servidor encargado de hacer los pagos. f. Incumplimiento total y parcial de contratos de ejecución de obras civiles,

servicios, etc.

94

g. Pagos en exceso en ejecución de obras civiles, adquisiciones, servicios,

remuneraciones, etc. 4.2 VIA ORDEN DE REINTEGRO Orden de reintegro es el requerimiento de pago inmediato que realiza el Contralor

General por un desembolso indebido de recursos financieros, efectuados sin fundamento legal ni contractual, y por error.

Se entenderá indebidamente desembolsado todo recurso financiero transferido de

una entidad u organismo del sector público a favor de personas jurídicas del sector privado o de personas naturales, como pago o cualquier otro concepto, cuando la transferencia no haya tenido fundamento legal ni contractual para ser realizada, o por error, cuando se entrega una cantidad de dinero en exceso a una persona distinta del acreedor.

Sujetos de responsabilidad Se identifican dos sujetos de responsabilidad: principal y subsidiario. El

responsable principal tiene relación directa como beneficiario del desembolso indebido. El responsable subsidiario es quien ocasiona el desembolso indebido que produce el perjuicio económico.

En la orden de reintegro cabe la solidaridad, únicamente entre los responsables

subsidiarios. Ejemplo: Pago por servicios prestados a una persona distinta del acreedor;

en este caso se produce la responsabilidad principal en contra del beneficiario por el valor recibido, y la responsabilidad subsidiaria, en forma solidaria en contra de quienes dieron lugar al desembolso, esto es, el contador por no efectuar el control previo adecuado, y el pagador por haber realizado el pago.

Motivos de las órdenes de Reintegro Los principales motivos por los cuales se producen las órdenes de reintegro son:

a. Errores aritméticos o de cálculo que originen pagos en exceso de: remuneraciones, servicios, adquisición de bienes, ejecución de obras civiles, etc.

b. Pago de una cantidad de dinero a persona distinta del acreedor. c. Pago o transferencia de fondos sin fundamento legal ni contractual.

Oficio de Orden de Reintegro De no obtenerse resultados conforme lo dispuesto en el artículo 296, numeral 6 de

la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, la responsabilidad, de tratarse de un desembolso indebido, se establecerá mediante un oficio

95

debidamente fundamentado del Contralor, a base de un análisis razonado del hecho, que será notificado a los interesados.

La formulación y tramitación del oficio de orden de reintegro, estará a cargo de la

Dirección de Responsabilidades, para lo cual no se requiere que haya precedido el estudio del movimiento financiero, ni la presentación previa del informe del examen practicado.

Si el responsable fuere servidor de la entidad o acreedor por otros conceptos, el

resarcimiento se podrá hacer mediante la retención de remuneraciones y la compensación o confusión de créditos, respectivamente.

PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE GLOSA Y ORDEN DE REINTEGRO

CASOS GLOSA ORDEN DE REINTEGRO

a. Fundamento Egreso Desembolso Injustificado Indebido

b. Recursos Materiales Financieros Financieros c. Forma Glosa Oficio d. Análisis Análisis completo Análisis del movimiento razonable financiero e. Procedencia Es discutible la La evidencia culpabilidad de los es definitiva sujetos responsables f. Procedimiento Notificación y Requerimiento resolución del pago inmediato g. Retención y No Si Compensación h. Intereses Desde la fecha de Desde la fecha de notificación del desembolso 5. INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL

El indicio de responsabilidad penal tiene como fundamento el dolo, esto es, el deseo de inferir daño u obtener ventajas ilícitas para sí o para otro, originando de esta manera un delito.

96

Para que dichos actos constituyan delito, deben contener los siguientes aspectos:

- Tipicidad: Esto es que la infracción esté previamente contemplada en

en el ordenamiento jurídico vigente. - Antijuridicidad: Cuando la acción es contraria a las normas legales

que mandan, prohiben o permiten hacer algo. - Imputabilidad: Cuando es posible atribuir la acción en contra de alguien. - Dolo: Intención fraudalenta de causar daño cuando el actor ha violado

la ley consciente y voluntariamente. Los hechos o acciones que originan responsabilidad penal por peculado, están determinados en el artículo 257 del Código Penal y en los cuatro artículos innumerados agregados a él; y, por otros delitos, en el artículo 345 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.

El indicio de responsabilidad penal, además de originar la acción penal correspondiente, da lugar a la indemnización del perjuicio económico causado.

El establecimiento de indicios penales no es excluyente de la determinación de las correspondientes responsabilidades civiles y administrativas por parte de la Contraloría General del Estado, conforme lo determina el artículo 379 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.

Sujetos de responsabilidad

Sujetos de indicios de responsabilidad penal pueden ser los servidores de los organismos y entidades del sector público; las personas encargadas de un servicio público; y, también personas extrañas al referido servicio, que incurran en delitos contra la administración pública.

Limitación Constitucional

En el caso de que se encuentren involucrados funcionarios cuyo juzgamiento corresponda a la Legislatura, el Contralor General participará documentadamente los hechos al Presidente de la República y lo referirá en su informe a la Función Legislativa.

Hechos que originan indicios de responsabilidad penal Los principales hechos son los siguientes:

a. Falsificación de cheques, adulteración de registros y asientos contables, forjamiento de documentos, etc., todos ellos con el fin de apropiarse de los recursos del Estado;

b. Apropiación de recursos financieros que se encontraban bajo

responsabilidad del custodio;

97

c. Utilización dolosa de dineros públicos; y, d. Abuso de fondos y bienes públicos o efectos que lo representen.

Tipos de delito

El origen del indicio de responsabilidad penal es el delito, entre los cuales tenemos:

- Delito de peculado - Otros delitos, falsificación de documentos públicos, etc. Autoridad competente La Contraloría General del Estado, en materia de responsabilidad penal,

únicamente establece indicios. 6. MEMORANDO DE ANTECEDENTES El memorando de antecedentes debe ser preparado por el auditor jefe de equipo,

revisado por el supervisor y suscrito por el funcionario a cargo de la unidad administrativa que emite el informe. Documento que se lo remitirá a la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional.

7. TRAMITE ADMINISTRATIVO Una vez aprobado el informe de auditoría o de examen especial y el

correspondiente memorando de antecedentes, la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional lo remitirá a la Dirección de Responsabilidades para el trámite legal correspondiente.

En la Dirección de Responsabilidades.- El Departamento de Determinación, luego del respectivo estudio del expediente,

elabora un oficio resumen dirigido al titular de la entidad examinada, considerando los siguientes aspectos:

Si no hay lugar a establecer responsabilidades, en la parte pertinente del oficio,

reitera el estricto cumplimiento que debe darse al numeral 7 del artículo 361 de la LOAFYC, relativo a la adopción de las medidas correctivas señaladas en las recomendaciones constantes en el informe.

Si del estudio del expediente, se desprenden responsabilidades, el referido

Departamento procede de la siguiente forma:

a) Responsabilidades administrativas, tratándose de este tipo de responsabilidades, en el oficio resumen se detallan y fundamentan debidamente las desviaciones en las que han incurrido los responsables y se sugiere las sanciones a que hubiere lugar, para que la autoridad nominadora de la entidad examinada proceda a imponerla.

98

b) Responsabilidad civil vía glosa.- en el oficio resumen se expresan los fundamentos de hecho o de derecho que han dado origen al establecimiento de responsabilidades civiles, por el perjuicio económico causado a la Entidad; y, además se da a conocer que las correspondientes glosas se están notificando a los sujetos responsables, en los términos previstos en el artículo 341 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.

c) Indicios de responsabilidad penal.- Con la información proporcionada por la

Dirección Jurídica (Departamento de Patrocinio) en el oficio resumen se da a conocer a la entidad examinada, los datos iniciales del trámite legal de los indicios de responsabilidades penales, los que básicamente comprenden: la tipificación del delito de que se trate, el nombre o nombres de los sujetos activos involucrados, el nombre del juez que conoce la causa y el juzgado en que se la tramita.

guÍa de auditoria para universidades y … · rige para las unidades de auditoría de la...

Documents