Guía básica

Antonio Chacón Medina2011

Zotero, guía básica - Pág. 1

Antonio Chacón MedinaGranada, 2009

Documento basado en la versión en inglés que se puede encontrar en http://www.zotero.org/support/

Pág. 2 - A. Chacón, 2011

Índice

...................................................................................................................1. Introducción 5...............................................................................................................2. La bibliografía 5

..........................................................................................3. Los Gestores Bibliográficos 6...................................................................................4. Tipos de gestores bibliográficos. 6

...........................................................5. El gestor de referencias bibliográficas “Zotero”. 7.........................................................................................6. La instalación del programa. 7

.....................................................................................................7. La ventana principal. 8..............................................................................................................8. Usando Zotero 9

............................................8.1. Gestionando la biblioteca: Grabación de referencias! 9...................................................................8.1.1. Inserción manual de referencias 9

.....................................................................8.1.2. Añadir notas a una referencia 10.............................................................8.1.3. Adjuntar archivos a una referencia 10

.......................................................................a) Procedimiento para adjuntar 11......................................................................8.1.4. Almacenamiento de archivos 11.......................................................................8.1.5. Añadir notas independientes 11

......................8.1.6. Captura automática de Información Bibliográfica de la Web 11............................................................................8.1.7. Captura de Páginas Web 13

............8.1.8. Anotaciones y Resaltado de texto en las páginas Web guardadas 13....................................................................................8.2. Organizando la biblioteca! 14

..........................................................................................8.2.1. Las colecciones 14...............................................................a) Creación de una nueva colección 14

.........................................................b) Cambiar el nombre de una colección 14.......................................................c) Eliminar colecciones o subcolecciones 14

.......................................d) La eliminación de un elemento de una colección 14.....................................8.2.2. Las etiquetas, tags, palabras clave o descriptores 14

..........................................................................................a) Añadir etiquetas 15.....................................................................b) Uso del selector de etiquetas 15

...........................................................c) Asignación automática de etiquetas 15..........................................................8.3. La ordenación y búsqueda de referencias ! 15

....................................................................................8.3.1. Ordenar referencias 15............................................................................8.3.2. Búsqueda de referencias 16

........................................................................................a) Búsqueda básica 16...................................................................................b) Búsqueda avanzada 16

...........................................8.4. Generación de bibliografías, referencias e informes! 17............................................................................8.4.1. Creación de bibliografías 17

..................a) Arrastrar y soltar las referencias en cualquier campo de texto. 17.b) Imprimir directamente a partir de la bibliografía o copiar al portapapeles. 17

....................................................................c) Uso del plugin para MS Word. 17.......................................................d) Uso del plugin para Word (Mac OS X). 18

.................................................................e) Uso del plugin para OpenOffice. 19..................................8.5. Otras opciones de almacenamiento de nuestra biblioteca! 20

...........................8.5.1. Almacenamiento de referencias en el servidor de Zotero 20.............................................................................a) Sincronización de datos 20

.........................................................................b) Sincronización de archivos 21....................................................................c) Ejecución de la sincronización 21

............................................................................8.6. Otras soluciones de seguridad! 21..........................................8.6.1. Uso de Firefox y Zotero en un dispositivo USB 21

.....................................................................................................8.7. Y para finalizar! 22....................................................................8.7.1. Importar registros de EndNote 22

...................................................................................................8.7.2. Más Ayuda 22

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Los Gestores de citas o referencias bibliográficas.

1. IntroducciónSi volvemos la mirada hacia atrás, hace unos treinta años, era necesario reescribir

una y otra vez largas listas de referencias bibliográficas, cada vez que se escribía un artículo o alguno era devuelto y se decidía enviarlo a otra revista que exigía un estilo diferente. Es entonces cuando se crea lo que más tarde se llamó el estilo Vancouver, buscando la estandarización de las bibliografías en las revistas biomédicas como un primer paso para paliar este problema. Actualmente a la mayoría de los estudiantes universitarios, profesionales e investigadores les resulta complejo realizar una bibliografía. Aun para los más expertos en estos menesteres, su confección sin el uso de las tecnologías apropiadas para estos fines es algo laborioso y tedioso ya que, a pesar de los esfuerzos por unificar criterios, todavía persisten varios estilos según la revista y el campo científico al que nos refiramos.

Paralelamente al desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación se gestan programas específicos para esta tarea, son los llamados “gestores de bases de datos de referencias bibliográficas”, diseñados para ayudar a los investigadores a almacenar, buscar y manipular referencias bibliográficas de una base de datos personal.

Actualmente existen mas de cincuenta de estos programas referenciados, desde los diseñados de forma aficionada por investigadores en el segmento del "shareware", los comerciales respaldados por prestigiosas empresas de la información y, en los últimos años los de software libre, que se desarrollan bajo los auspicios del movimiento GNU-GPL.

En nuestra Universidad no es frecuente que, como parte del currículo de las carreras universitarias, se impartan asignaturas o cursos donde se trate el tema de la bibliografía para la investigación científica, pero nosotros consideramos fundamental el conocimiento de los elementos básicos que sustentan el proceso bibliográfico y las herramientas basadas en las nuevas tecnologías de información disponibles para su realización.

2. La bibliografíaLa palabra bibliografía proviene del griego bíblion (libro) y graphéin (escribir), al unir

estos dos términos tenemos "escritura de libros". Desde mediados del siglo XVIII, la palabra se asocia con una lista de libros o de otras clases de materiales escritos, referidos a un campo concreto, así como con la técnica utilizada para su recopilación (Wikipedia, 2008).

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En las bibliografías se ofrece información sobre el autor, título de la obra, casa editora, lugar y fecha de publicación y, en ocasiones, sobre el estilo o el tipo de los libros, el tamaño y otras características de la publicación; estos elementos se acompañan del formato para la cita y de su acotado en el texto. Este conjunto de estilos está regulado por las normas ISO 690 y APA 5th que establece un conjunto de pautas básicas para la presentación de las citas bibliográficas de documentos impresos y publicados (International Organization for Standardization, 1997). Sobre la base de esta norma, diversas instituciones: universidades, sociedades, consejos editoriales y otras muchas agrupaciones científicas, han creado sus propios estilos de descripción bibliográfica (Wikipedia, 2009). Entre otros podemos mencionar:

• Estilo Vancouver: de uso frecuente entre las revistas médicas. Se basa en gran parte en el estilo de la National Library of Medicine.

• Estilo APA: Creado por la American Psychological Association (APA), goza de gran popularidad en la esfera del conocimiento de las Ciencias Sociales.

• Estilo Harvard: Muy utilizado en física, ciencias naturales e, incluso, en las ciencias sociales.

• Estilo MLA: Desarrollado por la Modern Language Association (MLA). Se emplea con frecuencia en la realización de informes y trabajos de investigación.

Es muy importante, en el momento en que se consulta una determinada fuente, y si ésta nos interesa, tomar nota de todo aquello que pueda servir en el futuro para nuestra investigación, porque es posible (sobre todo en el caso de fuentes electrónicas) que algún tiempo después no podamos encontrarla.

Una vez tomados los datos de la referencia de cada fuente consultada, y gracias a las tecnologías, podremos ordenarlos y formatearlos de diferentes maneras para adaptarlos a las exigencias del estilo utilizado. Esto ha sido posible a partir de la creación de los gestores bibliográficos.

3. Los Gestores BibliográficosPodríamos definir los gestores de referencias bibliográficas como aplicaciones

destinadas a manejar bases de datos de referencias bibliográficas obtenidas a partir de distintas fuentes (Medline, Mla, EconLit, LISA, catálogos,...) capaces de crear, mantener, organizar y dar forma a referencias bibliográficas de acuerdo con diferentes estilos de citación (Vancouver, Ansi... ).

Los gestores bibliográficos permiten guardar, ordenar u organizar las fuentes de información consultadas e interactuar con procesadores de texto, como Word, OpenOffice o Pages, para generar de manera automática, tanto la cita como la bibliografía en el cuerpo del trabajo.

Los Gestores Bibliográficos se han convertido, en los últimos años, en un auxiliar imprescindible en la realización de investigaciones académicas y científicas, al facilitar la confección y escritura artículos, tesis, libros y demás reportes de investigación relacionados con la producción intelectual. Su uso se ha incrementado fundamentalmente debido a la integración de tres herramientas que los han hecho realmente potentes y útiles: un buscador de Internet, un gestor de base de datos e integración con procesadores de texto para la construcción de bibliografías y la inserción de citas.

4. Tipos de gestores bibliográficos.Básicamente existen dos tipos de aplicaciones para realizar estas tareas:

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• Las clásicas para instalar en el disco duro de nuestro ordenador.• Las aplicaciones web de gestión bibliográfica.

Las primeras son las más antiguas, son programas que instalamos en nuestro ordenador, y que tienen como principal desventaja la dependencia de la instalación del software. Se usan en casi todos los campos científicos (Ciencias Sociales, Médicas, de la Salud, etc.), y como elemento integrador de las últimas tecnologías, tienen la posibilidad de poder acceder a bases de datos online para hacer búsquedas y recuperar la información de una manera rápida y simple. Aplicaciones de este tipo son: Reference Manager, ProCite, Endnote, RefViz, Endnote, Biblioscape, Bibus, Wikindx, Aigaion, Jabref, éstos últimos, hechos en Java, con licencia GPL y multiplataforma.

En el caso de las segundas, los gestores bibliográficos web toman algunas de las características de la actual web 2.0: entorno web social, capacidad de compartir documentos o registros, etiquetado, etc. En general tienen capacidad para almacenar referencias, notas, información sobre páginas web y referencias bibliográficas, y todo esto, tanto de forma privada como para compartir con otros usuarios. Es posible crear grupos, compartir recursos, colocar notas en ellos, mantener un foro, publicar un blog y, si el grupo es privado, compartir copias en pdf de los artículos. Algunos tienen posibilidad de funcionar tanto online como offline y otros necesitan estar conectados a la Red para funcionar bien. En esta categoría podemos citar aplicaciones como: CitationBuilder, Citation Machine, OttoBib, EasyBib, Noodletools, Connotea, Refworks o Zotero. (gabinetedeinformatica.net)

En este trabajo os proponemos investigar acerca del gestor de bibliografías “Zotero” por ser una aplicación gratuita y de código abierto, y funcionar en cualquiera de los sistemas operativos más usados: Windows, Mac OS X, Linux, BSD y Unix.

Esta aplicación, se ocupa de almacenar como colecciones en su base de datos: referencias con todos sus documentos y archivos, notas, imágenes, o instantáneas de páginas Web. Funciona como una extensión de los navegadores Netscape, Firefox o Flock, por lo que es imprescindible instalar primero uno de éstos, y luego incluir Zotero. Aunque su primera versión aparece en octubre de 2006, se ha revelado como un programa muy eficaz, que está mejorando a pasos agigantados.

Como otros gestores, permite insertar las referencias y bibliografías de su base de datos en algunos procesadores de texto, como en Open Office, en Word (Windows o Mac) y en una gran variedad de estilos.

5. El gestor de referencias bibliográficas “Zotero”.El programa Zotero, -desarrollado en el Centro de Historia y Nuevos Medios (Center

for History and New Media) de la Universidad de George Mason, está disponible en la actualidad de forma pública en su versión 2.0b7.4 (para Firefox 3.x)- es un gestor de referencias bibliográficas “en línea” por lo que su máxima funcionalidad la obtendremos cuando está conectado a la Red, aunque gran cantidad de sus operaciones pueden ejecutarse sin estar conectado.

6. La instalación del programa.Previamente hay que tener instalado el navegador Firefox (http://www.mozilla-

europe.org/es/firefox/) en el ordenador, y actualizado hasta su versión 3.x.La instalación es muy simple: una vez dentro de Firefox, se busca la página de

Zotero (http://www.zotero.org/), en ella aparecen las últimas versiones disponibles, se hace “Clic” en el botón de descarga de la versión deseada (mejor la más reciente) y seguimos las instrucciones hasta que, después de reiniciar Firefox veremos el logotipo

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de Zotero en la parte inferior derecha de la ventana del navegador (Ilustración 1). En ese momento podremos comenzar a incorporar referencias a la base de datos del programa.

7. La ventana principal.La ventana principal de Zotero (Ilustración 2) contiene la totalidad de lo que

denominamos su colección: la organización, las referencias bibliográficas con todos sus documentos y archivos, así como sus notas, archivos adjuntos, y otros ítems como imágenes e instantáneas de páginas web.

Para abrir o cerrar la ventana de Zotero es suficiente con picar en el logotipo de la esquina inferior derecha del navegador, esta operación podemos hacerla en cualquier momento. Esta ventana no necesita estar desplegada cuando guardamos referencias capturadas de diferentes bases de datos, bibliotecas o sitios de Internet.

Los iconos que encontramos en cada una de las zonas nos permiten realizar las operaciones más frecuentes.

En la zona de la izquierda, la dedicada a las bibliotecas y colecciones tenemos: • Añadir una nueva colección.• Crear nuevos grupos de intercambio en la Web.

Ilustración 1: Instalación

Ilustración 2: La ventana principal de Zotero

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• Importar / exportar colecciones, cambiar las preferencias y obtener información sobre Zotero (incluyendo la versión y los créditos).

• Biblioteca Zotero, que comprende todos los ítems que se han guardado.• Una colección (una parte de nuestra biblioteca).

En la zona central, donde se visualiza el listado de referencias, encontramos:• Añadir un ítem manualmente.• Crear un ítem nuevo a partir de la página actual.• Añadir un nuevo ítem mediante un identificador (ISBN, DOI,…).• Adjuntar un archivo, instantánea de una página, enlace,...• Permite hacer una búsqueda avanzada.• Añade una nueva nota independiente.

Y dentro de la columna, delante de cada referencia, se verá el tipo de documento mediante iconos como los siguientes (Tabla 1):

Y, finalmente, en la zona de la derecha vemos:• Sincronizar la base de datos con l a guardada en la Web.• Conmutar para elegir el modo de pantalla, completa o reducida.• Cerrar la ventana de Zotero. • Ir a la dirección de la web asociada con el ítem (si la hay). • Localizar una referencia en tu biblioteca local (usando

OpenURL). • Información de la cita (se edita pinchando en cada uno de sus

campos).• Notas tomadas sobre un ítem (se guardan según las escribimos). • Marcas, etiquetas, encabezamientos por materia (LCSH) para el caso de

libros y palabras clave para los artículos.• Otros ítems que hemos relacionado con el que tenemos guardado. • Abrir y cerrar la ventana de Zotero.

8. Usando Zotero8.1. Gestionando la biblioteca: Grabación de referencias

8.1.1. Inserción manual de referencias

Tabla 1: Iconos que identifican el tipo de referencia

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El trabajo más simple, y que no necesita conexión a la Red, es la grabación de referencias manualmente. Para ello picamos en el icono , elegimos el tipo de referencia a insertar, y veremos que se abre una nueva ficha en la zona de la derecha (Ilustración 3).Vamos picando sobre cada uno de los campos y cumplimentando todos los datos que creamos necesarios (al menos los esenciales para generar la referencia: Autor, Título, Año y Editorial). Conviene aclarar que, en el campo “Autor”, donde pone “Último”, colocamos los apellidos, y donde pone “Primero” escribimos el nombre. Mediante el signo “+” de la derecha

podemos añadir más autores.Al terminar tendremos la referencia añadida a nuestra base de datos. A esta

referencia podemos añadir otras informaciones, como notas, ficheros adjuntos, etc..., como veremos a continuación.

8.1.2. Añadir notas a una referenciaEn muchas ocasiones es necesario hacer anotaciones acerca de una referencia

de la misma forma que lo hacíamos en los márgenes de algún libro o que poníamos un papelito para marcar una página. Zotero nos lo pone fácil al permitir que todas esas anotaciones y apuntes estén en un único lugar y que, además, podamos buscar dentro de ellas. En la siguiente ilustración vemos como, si tenemos seleccionada una referencia, al picar sobre la pestaña “Notas” se despliega una ventana para que las hagamos y guardemos (Ilustración 4).

8.1.3. Adjuntar archivos a una referenciaZotero nos proporciona, mediante el icono “Adjuntos” ( )de la zona cental, varias

opciones para adjuntar archivos a las referencias almacenadas en nuestra base de datos: pueden ser instantáneas de la página que se visualiza, enlaces, almacenamiento de un archivo (pdf, doc, ppt, avi,...) o estableciendo un enlace al mismo. Si almacenamos una copia del archivo, siempre lo tendremos disponible, pero si hacemos un enlace sólo tendremos la referencia al archivo (esto es

Ilustración 3: Ficha de una referencia.

Ilustración 4: Añadir notas a una referencia

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importante a la hora de compartir nuestra base de datos o de llevarla a otro ordenador).

a) Procedimiento para adjuntar• El método más simple para guardar una copia de un archivo vinculado a una

referencia, es arrastrar el archivo desde la carpeta en la que se encuentre hasta la zona central de la ventana de Zotero, sobre la referencia a la que deseemos vincularlo.

• Al hacer clic en el botón “Añadir” ( ), el programa nos da las diferentes opciones posibles: guardar una instantánea de la página actual de Firefox, enlazar el archivo, guardar una copia de un archivo o un enlace al mismo.

• Haciendo clic con el botón derecho del ratón en un enlace o en una imagen, y seleccionando "Guardar el enlace (o la Imagen) como instantánea de Zotero". El archivo o la imagen aparecerán en la zona central de la ventana y posteriormente podemos arrastrarlos sobre la referencia a la que los queramos vincular.

Los archivos asociados se pueden abrir haciendo clic sobre ellos o sobre el botón “Ver archivo” de la zona de la derecha.

8.1.4. Almacenamiento de archivosTodos los archivos almacenados en la biblioteca de Zotero se guardan en una

carpeta (normalmente llamada “storage”) dentro del directorio del perfil de Firefox ( > Preferencias > ). Cada archivo tiene su propio subdirectorio dentro de la carpeta de almacenamiento, con un nombre aleatorio de 8 caracteres que es poco inteligible, por lo que las búsquedas de archivos son más fáciles a través de Zotero.

Para acceder directamente a un archivo, lo seleccionamos en la zona central de la ventana y hacemos clic en el botón “Mostrar archivo” en la zona de la derecha. Se abrirá la ventana del explorador de archivos llevándonos a donde está.

8.1.5. Añadir notas independientesPero también podemos añadir Notas independientes de cualquier referencia

mediante el icono , al picarlo se despliega la ventana que aparece en la ilustración 5.

8.1.6. Captura automática de Información Bibliográfica de la WebZotero nos ofrece una amplia variedad de formas de captura, importación y

archivo de la información.

Ilustración 5: Añadir notas independientes.

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Tal vez la característica más importante de Zotero es su capacidad de detectar cuando estamos viendo un libro o un artículo en una página web. Por ejemplo, si estamos buscando un libro en una biblioteca en línea, Zotero mostrará el icono de un libro ( )en la barra de navegación de Firefox (en la parte superior de la ventana del navegador), como se puede observar en la ilustración 6.

Si hacemos clic sobre ese icono, el programa guardará toda la información disponible del libro en la biblioteca.

Si estamos buscando informcaión en torno a una temática, por ejemplo, en Google Académico o LexisNexis, aparecerá una carpeta ( ). Al hacer clic en la carpeta se desplegará una ventana con el listado de documentos encontrados y, junto a cada uno de ellos una casilla de verificación. Marcamos los que nos interesen y el programa las guardará en la biblioteca en la que estemos trabajando (Ilustración 7).

Los traductores de Zotero funcionan con la mayoría de catálogos de las bibliotecas, y también con algunos sitios web como el de Amazon o el New York Times, y otras muchas bases de datos. Para saber si funciona la integración, basta con mirar si aparecen los iconos en la barra de direcciones (Ilustración 8). [Para más información o para probar algunos sitios, ver la lista de sitios compatibles.] Este listado se va ampliando cada vez más, a medida que se van incorporando los traductores de Zotero a más sitios Web.

Ilustración 6: Grabación de la referencia de un libro

Ilustración 7: Carpeta con varias referencias de artículos, libros u otros documentos.

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8.1.7. Captura de Páginas WebPara guardar una página web seleccionamos la opción "Crear nuevo ítem a partir

de la página actual" ( ). Al guardar una página, se archiva también una copia de la misma en la biblioteca. Para ver la página tal como era en el día en que se capturó la imagen haremos doble clic en el icono asociado ( ) con el archivo (Ilustración 9).

8.1.8. Anotaciones y Resaltado de texto en las páginas Web guardadasCuando se abre la imagen de una página Web guardada (por ahora sólo funciona

en páginas Web y no en archivos *.pdf u otros) aparece una pequeña barra de herramientas encima de ella, en la esquina superior izquierda (Ilustración 10). Esta barra permite resaltar texto y colocar notas adhesivas en las páginas archivadas.

Para resaltar el texto, en primer lugar hacer clic en el icono de resaltar el texto. A continuación, seleccione el texto que desea resaltar con el cursor. Para quitar el resaltado se hace clic en el icono correspondiente y seleccionamos el texto que se desea desmarcar.También es posible añadir notas adhesivas mediante el icono

“Añadir Nota”. Si después de picar ese icono, se hace clic en cualquier punto de la página, aparecerá una nota en la que podemos escribir. Esta nota se puede cambiar de tamaño y mover si fuera necesario (Ilustración 11).

Ilustración 8: Carpeta con varias referencias de artículos, libros u otros documentos.

Ilustración 9: Archivo de una página Web y su archivo de imagen asociado.

Ilustración 10: Herramientas de notas y resaltado.

Ilustración 11: Resaltado y Nota.

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8.2. Organizando la biblioteca8.2.1. Las colecciones

La manera más básica de o r g a n i z a r l a b i b l i o t e c a mediante las colecciones. Cada una de ellas puede destinarse a un proyecto de investigación o a un área específ ica de interés. La colección, organizada en carpetas, se ubica en la zona de la izquierda de la ventana principal de Zotero (Ilustración 12), y su contenido se nuestra en la zona central de la ventana.En la colección general "Mi

Biblioteca" se encuentran todos los registros organizados en orden alfabético. Si se elimina un registro de "Mi biblioteca" quedará también borrado de la colección en la que se encontrara.

a) Creación de una nueva colecciónPodemos crear una nueva colección haciendo clic en el icono nueva

colección ( ) por encima de la zona izquierda, o bien haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre “Mi biblioteca”, y se nos pide el título de la colección. También podemos añadir subcolecciones haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la colección correspondiente.

Para añadir referencias u otros elementos a una colección o subcolección, arrastramos la referencia desde la zona central a la nueva colección.

b) Cambiar el nombre de una colecciónSe hace clic con el botón derecho sobre la colección, seleccionamos

“Renombrar la colección” en el menú desplegable y aparecerá un cuadro de diálogo para escribir el nuevo nombre.

c) Eliminar colecciones o subcoleccionesPara eliminar una colección lo seleccionamos y pulsamos la tecla Retroceso,

Supr, o clic con el botón derecho del ratón, a continuación seleccionamos "Eliminar la colección” y nos pedirá confirmación.

d) La eliminación de un elemento de una colecciónPara quitar un elemento de una colección lo seleccionamos y hacemos lo

mismo que en el caso anterior, sólo que en este caso no nos pide confirmación, sino que lo borra directamente (pero sólo de la colección, el elemento seguirá estando en “Mi biblioteca”.

8.2.2. Las etiquetas, tags, palabras clave o descriptoresEl etiquetado es una manera fácil de clasificar nuestras referencias por temas. Es

posible etiquetar las referencias o documentos con cualquier término o palabra clave que permita asociarla con el tema. Las etiquetas permiten filtrar la información por categorías de una manera personal.

Ilustración 12: Zona de biblioteca, colecciones y subcolecciones.

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a) Añadir etiquetasPara agregar una etiqueta a un elemento seleccionar la pestaña

“Marcas” ( ), de la zona de la derecha, y pulsar el botón “Añadir”. A continuación, se escribe etiqueta y veremos que también ha sido añadida en la columna de la izquierda.

b) Uso del selector de etiquetasEl selector (Ilustración 13) está situado

en la parte inferior de la zona izquierda de la ventana principal, y añade una capa adicional de gestión de la información para complementar los sistemas de búsqueda. Se puede mostrar u ocultar haciendo clic en el icono ( ).

Si nos situamos sobre “Mi biblioteca” y seleccionamos una o varias etiquetas observaremos que se produce un filtrado de las referencias que contienen esa etiqueta en la zona central de la ventana principal.

Para encontrar rápidamente una etiqueta en la lista, se escribe parte de su nombre en el cuadro “Filtro”. Si picamos el botón "Sin elección" se mostrarán todas las referencias en la zona central.

Desde el selector también es posible controlar las etiquetas de manera global:- Para cambiar el nombre de una etiqueta en todos los artículos o eliminarla

de todos los registros que va adherida se hace clic con el botón derecho del ratón sobre ella y elegimos del menú contextual esa opción.

- Para asignar etiquetas a varios elementos a la vez, se arrastran los elementos desde la zona central sobre la etiqueta de la zona izquierda.

c) Asignación automática de etiquetasAl grabar algunos elementos desde la Web, es posible que se guarden con

las etiquetas adjuntas si las incorporan, porque en este caso Zotero las detecta y las guarda con la referencia.

8.3. La ordenación y búsqueda de referencias8.3.1. Ordenar referencias

En la zona central de la ventana de Zotero es posible ordenar nuestras referencias de una manera fácil haciendo clic en la cabecera de cada columna de datos.

Por ejemplo, si hacemos clic en "Título", todos los elementos se ordenan alfabéticamente por título. Si hace clic sobre "Título" de nuevo, el orden se invierte. Del mismo modo, si se hace clic en "Creador", sus elementos se ordenan alfabéticamente por autor, y si hace clic en "Creador", de nuevo el orden se invierte.

Para ordenar por otras categorías, se hace clic en el icono de la esquina superior derecha de la zona central, aparece entonces un menú desplegable en el que elegiremos el criterio de clasificación. Para ordenar se hace de la misma forma que con "Título" o "Creador" (Ilustración 14).

Ilustración 13: Etiquetas.

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8.3.2. Búsqueda de referenciasa) Búsqueda básica

La búsqueda básica es la forma más rápida de encontrar los artículos en una colección.

Para realizar una búsqueda, hacemos clic en el interior de la caja de búsqueda (Ilustración 15) en la parte superior de la zona central y escribimos el término a buscar. A medida que escribimos, Zotero irá reduciendo el número de referencias a aquellas que contienen el término de búsqueda.

Cuando tenemos una gran cantidad de referencias en una colección es posible refinar la búsqueda colocando el término a buscar entre comillas.

b) Búsqueda avanzadaEn grandes colecciones de referencias puede ser necesario acotar las

búsquedas de manera especial, para ello usaremos la herramienta de búsqueda avanzada, el icono de la lupa ( ), al picar en él se mostrará la ventana que aparece en la ilustración 16.

En este tipo de búsqueda se puede configurar el campo en el que desea buscar y el término que desea buscar. En el ejemplo buscamos un "Título" que "contiene", "Análisis"; una “Fecha” que “es” “2003”; y podemos añadir más criterios de búsqueda añadiendo campos.

Ilustración 14: Ordenando las referencias.

Ilustración 15: Ventana de búsqueda básica.

Ilustración 16: Ventana de búsqueda avanzada.

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8.4. Generación de bibliografías, referencias e informes8.4.1. Creación de bibliografías

Hay varias formas para crear bibliografías desde las colecciones:a) Arrastrar y soltar las referencias en cualquier campo de texto.

Si lo que deseamos es agregar referencias a un documento, correo electrónico o blog, éste es probablemente el mejor procedimiento. Simplemente seleccionamos referencias de la zona central y las arrastramos al lugar deseado. Se creará automáticamente una bibliografía numerada y ordenada alfabéticamente. [Para configurar las preferencias de la copia rápida, hacemos, previamente, clic en el menú Acciones ( ), seleccionamos “Preferencias”, y dentro de las Preferencias, seleccionamos la pestaña “Exportar” en la que estableceremos el formato de exportación por defecto].

b) Imprimir directamente a partir de la bibliografía o copiar al portapapeles.Para realizar este tipo de exportación se marcan las referencias deseadas y se hace clic con el botón derecho d e l r a t ó n s o b r e e l l a s , seleccionamos “Crear una bibliografía a partir de los i t e m s s e l e c c i o n a d o s ” , a p a r e c e r á u n a v e n t a n a (Ilustración 17) en la que elegimos el est i lo de la bibliografía y el formato de s a l i d a ( e n R T F [ Te x t o enriquecido] o HTML [para

visualizar en un navegador web], al portapapeles [para pegar en cualquier campo de texto] o a la impresora).

c) Uso del plugin para MS Word.Estos complementos permiten insertar citas en el texto, agregar notas a pie

de página y, generar de forma automática la bibliografía al final del documento.Integración con Microsoft Word para WindowsEste plugin funciona con Word 2000, 2002 (Office XP), 2003 y 2007 para los

Sistemas Operativos Windows 2000, XP y Vista. En unos casos se puede instalar de manera automática (en las versiones en inglés) y en otros hay que hacerlo manualmente (en otros idiomas). El procedimiento para instalar el Plugin en la versión española de Office, es el siguiente:

1.Descargar el instalador de la dirección http://www.zotero.org/download/integration/Zotero-Word-Plugin-1.0b4-Win.zip, se descarga un archivo comprimido en formato *.zip, que al descomprimirlo nos proporciona el archivo “Zotero.dot” que es el que vamos a emplear.

2.Mover este archivo a la carpeta de inicio de Microsoft Word, que puede encontrarse en las ubicaciones siguientes, según el Sistema Operativo:

Ilustración 17: Opciones para exportar bibliografía al portapaleles o para imprimir.

Zotero, guía básica - Pág. 17

a. En Word 2000, 2002 (XP), 2003, 2007 con Windows 2000 o XP, se encuentra en la dirección: “Mi PC>Disco Local (C:)>Archivos de Programa>Microsoft Office>Office12 (Office10)>Startup” (Dentro de esa carpeta se pega el archivo “Zotero.dot”).b. En Word 2000, 2002 (XP), 2003, 2007 con Windows Vista, se encuentra en la dirección: “Equipo>Disco Local (C:)>Archivos de Programa>Microsoft Office>Office12 (Office10)>Startup” (Dentro de esa carpeta se pega el archivo “Zotero.dot”).

Una vez que se ha copiado “Zotero.dot” en la carpeta de inicio, iniciar o reiniciar Microsoft Word para comenzar a usar el plugin. Es posible que se nos pida autorización para usar macros, y debemos autorizarlo. Una vez aceptado debe aparecer una nueva pestaña llamada “Complementos” en Word en la que se encuentran los iconos de Zotero (Ilustración 18).

Uso del pluginMediante los iconos de esa barra de herramientas podemos manejar las

referencias de nuestra base de datos en documentos de Word:1.Para insertar una cita usamos el icono "Insertar Cita" ( ). Si fuera la primera

cita que ha añadido al documento, se abrirá la ventana de Preferencias para elegir el estilo bibliográfico que deseamos utilizar, lo seleccionamos de la lista y hacemos clic en “Aceptar”.

2.A continuación aparece la ventana "Añadir Cita", seleccionamos la referencia a insertar, y en algunos casos especificamos página u otras opciones en los cuadros o botones correspondientes. También podemos tener una vista preliminar de la cita y realizar algunas modificaciones picando en el botón “Mostrar editor”.

3.Finalmente al hacer clic en "Aceptar" se añadirá la cita al documento.4.Para generar la bibliografía de todas las referencias, nos situamos al final del

documento y hacemos clic en "Insertar Bibliografía" ( ).5.El icono ( ) permite la edición de una cita.6.Para editar la bibliografía usamos el icono ( ).7.Los otros dos botones permiten “Actualizar las referencias” ( ) si hubiese

habido algún cambio en la base de datos; y establecer las Preferencias ( ) de un nuevo documento.

d) Uso del plugin para Word (Mac OS X).El plugin para Mac OS X funciona bien con Word X y 2004. Para la versión

2008 hay un plugin en versión de prueba (que yo he probado y va bien).El procedimiento de instalación para la versión 2004 es el siguiente:

Ilustración 18: Interfaz de integración de Zotero con Word 2007.

Pág. 18 - A. Chacón, 2011

1. Descargar el plugin de la dirección http://www.zotero.org/download/integration/Zotero-Word-Plugin-1.0b3.dmg, abrir la imagen de disco y veremos el archivo “Zotero.dot”.

2. Copiar este archivo en la carpeta de inicio para Microsoft Word: Aplicaciones>Microsoft Office 2004>Office>Startup>Word.

3. Una vez copiado el archivo, iniciar o reiniciar Word para comenzar a usar el plugin.

4. La barra de herramientas incorpora los mismos elementos que en Word para Windows.

Para la versión 2008 (y sólo con Zotero 1.5) lo haremos de la siguiente manera:

1. Descargar el plugin de la dirección http://www.zotero.org/download/integration/Zotero-Word-Plugin-Installer-2.0a2.dmg, y realizar la instalación siguiendo los pasos del instalador.

2. Iniciar o reiniciar Word y, en este caso el plugin aparece en la barra de menú en la forma en que se muestra en la ilustración 19.

e) Uso del plugin para OpenOffice.Zotero se puede integrar también con OpenOffice (Windows y Mac OS X) y

NeoOffice (Mac OS X ). El procedimiento de instalación:

1. Descargar el plugin para OpenOffice de la dirección http://www.zotero.org/download/integration/OOo-Plugin-2.0a2/Zotero.oxt, e instalarlo desde el “Administrador de Extensiones” de OpenOffice (situado en el menú “Herramientas”), o

1. Descargar el plugin para NeoOffice de la dirección http://www.zotero.org/download/integration/OOo-Plugin-2.0a2/Zotero.oxt, e instalarlo desde el “Administrador de Extensiones” de NeoOffice.

2. Reiniciar OpenOffice / NeoOffice.

Se añadirá una nueva barra de herramientas (Ilustración 20) cuyo funcionamiento y barra de iconos es similar la de Word para Windows.

Ilustración 19: Interfaz de integración de Zotero con Word 2008 para Mac OS X.

Ilustración 20: Interfaz de integración de Zotero con OpenOffice.

Zotero, guía básica - Pág. 19

8.5. Otras opciones de almacenamiento de nuestra biblioteca8.5.1. Almacenamiento de referencias en el servidor de Zotero

Durante el curso de la investigación es posible que usemos diferentes equipos en diferentes lugares. Para facilitar el trabajo, Zotero ha previsto a posibilidad de sincronización de datos y de archivos en un servidor web. Esta característica permite a los usuarios trabajar con su biblioteca, independientemente del lugar en el que se encuentren. La sincronización de datos Zotero utiliza el servidor para almacenar una copia de la biblioteca de artículos, notas, enlaces, etc (básicamente, todo excepto los archivos) y para sincronizar los datos entre diferentes equipos. La sincronización de archivo hace uso de su propio servicio de WebDAV para almacenar y actualizar los archivos que haya añadido a su biblioteca. Al utilizar estos dos elementos juntos, Zotero toda su biblioteca se puede acceder desde cualquier ordenador. Un beneficio adicional de la sincronización de los datos de su biblioteca es la copia de seguridad. Incluso si sólo utiliza un ordenador, la sincronización puede ser inestimable.

a) Sincronización de datosPara poder usar este servicio es necesario registrarse en el portal de Zotero

(en la dirección http://www.zotero.org/, y crearse una cuenta de usuario. Esta cuenta nos dará acceso a otros servicios, como los foros (Ilustración 21).

Una vez que hemos creado la cuenta, abrimos la ficha de preferencias e introducimos la información de acceso al servidor de sincronización Zotero (Ilustración 22). Por defecto, los datos se sincronizarán con el servidor de manera automática cuando se realicen cambios, pero también es posible hacerlo

Ilustración 21: Registro y creación de una cuenta para sincronizar.

Ilustración 22: Preferencias de Zotero.

Pág. 20 - A. Chacón, 2011

de forma manual desmarcando la casilla de verificación "Sincronizar automáticamente" en la ficha. La primera vez que se sincroniza la biblioteca puede ir lentamente si la biblioteca es muy grande.

b) Sincronización de archivosSi deseamos que en la copia sincronizada se añadan también nuestros

archivos adjuntos a cada referencia (PDF, audio, vídeo, imágenes, etc), es posible hacerlo también, pero en este caso deberemos contar con un servidor que admita el protocolo WebDAV (extensión de HTTP), que regula la transferencia y gestión de archivos. Hay muchos servicios en línea que apoyan WebDAV, en unos casos pueden ser proporcionados por la institución o por terceros (pueden ser gratuitos o de pago: iDisk de Apple, JungleDisk, BingoDisk).

Una vez que tengamos el servidor, introducimos el nombre de usuario y contraseña en la pestaña de preferencias de sincronización, la información de la cuenta y la URL proporcionada y podremos utilizar el servicio de sincronización de archivos.

c) Ejecución de la sincronizaciónLos dos tipos de sincronización se pueden ejecutar simultáneamente si se

marca la celdilla de "Sincronizar automáticamente", los cambios se producirán en el momento en que se realizan. En caso contrario, debemos pulsar el botón de sincronización (flecha verde circular sobre el lado derecho, ) para que se ejecute la sincronización.

Si se va a utilizar la misma biblioteca en varios equipos a la vez, es conveniente que la sincronización sea manual y así poder decidir si actualizamos la biblioteca del servidor o la nuestra. En todo caso, se presentará una pantalla de resolución de conflictos, donde se puede decidir qué cambios aceptar.

Si la sincronización falla por alguna razón, en el botón de sincronización se mostrará un pequeño triángulo amarillo. Colocando el ratón sobre el botón podemos ver la razón del fallo.

8.6. Otras soluciones de seguridad8.6.1. Uso de Firefox y Zotero en un dispositivo USB

Para poder utilizar Zotero de manera portátil en un disco duro externo, hay que:1. Instalar Firefox y Zotero en su disco duro externo. Instalar Firefox portátil para

W indows (en l a d i r ecc i ón : h t t p : / / 209 .85 .227 .132 / t r ans la te_c?hl=es&ie=UTF-8&sl=en&tl=es&u=http://portableapps.com/apps/internet/firefox_portable&prev=_t&rurl=translate.google.com&usg=ALkJrhjORBvun15f_EfuGJpBFh6d99Wa4w) o Mac (en la dirección: http://209.85.227.132/translate_c?hl=es&ie=UTF-8&sl=en&tl=es&u=http://www.macupdate.com/info.php/id/20395&prev=_t&rurl=translate.google.com&usg=ALkJrhiAhjTKJE2ofGzKDzMg0a_EeuVPDA) de acuerdo con las instrucciones.

2. Mover tu biblioteca a la unidad externa. A continuación, ejecutar la instalación portátil de Firefox y la versión más reciente de Zotero. Con Firefox cerrado, copiar todo el directorio en el disco duro externo. Recordar la ubicación para el paso 3.

3. Especificar la ubicación de la biblioteca en las preferencias de Zotero. Abrir las Preferencias en Zotero / portátil de Firefox. Se puede acceder a las preferencias

Zotero, guía básica - Pág. 21

desde el icono ( ), hacer clic en "Opciones avanzadas" y después en "Custom">”Choose”, aparecerá el cuadro de dialogo y seleccionamos en él la ubicación del directorio de datos de la biblioteca (Ilustración 23).

A partir de ahora podremos usar esa unidad externa en cualquier ordenador, porque en ella tenemos instalado el navegador y el gestor de citas.

8.7. Y para finalizar8.7.1. Importar registros de EndNote

Muchas personas que se cambian a Zotero ya tienen extensas colecciones almacenadas en otros programas de gestión de referencias. La siguiente información describe cómo pasar datos de EndNote a Zotero, pero los mismos pasos son válidos para otros sistemas de gestión de referencias. El procedimiento es el siguiente:1. Exportar el archivo RIS. En EndNote, seleccione "Estilos de salida" en el menú

Editar. En la lista de estilos de salida seleccionar RefMan (RIS). (Si no aparece como opción, hay que descargar el estilo del sitio de EndNote. También puede ser que el estilo no esté habilitado, entonces hay que ir al Administrador de Estilos de salida en el menú Edición y activar el filtro RIS. Una vez establecido como el formato que deseamos, seleccionamos "Exportar" en el menú Archivo. En la ventana de exportación que aparece, seleccionamos "Sólo Texto" y estilo RIS inmediatamente debajo de "sólo texto". En el cuadro de diálogo hacemos clic en "Guardar".

2.Después de la exportación desde EndNote, haga clic en el icono de herramientas ( ), por encima de la columna de la izquierda del panel de Zotero y seleccionamos Importar en el menú desplegable. En la ventana que aparece, buscar el archivo RIS que hemos exportado y seleccionamos "Abrir". Las referencias se importarán a Zotero.

8.7.2. Más Ayuda1. Foros, en la dirección: http://forums.zotero.org/categories/2. Plugins, en la dirección: http://www.zotero.org/support/plugins3. Sitios compatibles, en la dirección: http://www.zotero.org/translators4. Más estilos, en la dirección: http://www.zotero.org/styles

Ilustración 23: Preferencias de Zotero. Elección de directorio de datos.

Pág. 22 - A. Chacón, 2011