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Guía básica Zoom

VICERRECTORADO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

Plaza de Caldereros, 1 10003 Cáceres Teléfono: 927-257006

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¿Qué es Zoom?

Es una herramienta de comunicación que permite realizar videoconferencias e intercambiar

contenido en tiempo real. Zoom puede utilizarse contratando diferentes tipos de licencia, pero

posee una versión Básica de carácter gratuito en la que nos podemos registrar. La versión

Básica posibilita realizar reuniones de 40 minutos con un máximo de 100 participantes.

¿Cómo me registro en Zoom?

El primer paso para acceder a Zoom es registrarse en la aplicación. Para ello, utiliza el siguiente

enlace: https://zoom.us/signup y completa los campos habilitados. Puedes registrarte en

Zoom de dos formas: o a través de tu correo electrónico, o iniciando tu sesión con tu cuenta de

Google o de Facebook. Selecciona la forma de registro que más se ajuste a tus necesidades y

perfil, y crea tu cuenta.

Imagen 1. Registro en Zoom

Pantalla de inicio de Zoom

La interfaz de Zoom está organizada de la siguiente forma, destacando:

https://zoom.us/signup



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Menú lateral izquierdo

Este menú se desglosa en tres módulos: “Personal”,

“Administrador” y “Tutoriales y capacitaciones”.

Si te has registrado con un Plan Básico, las opciones que

más te interesarán del módulo “Personal” son:

- Perfil

- Reuniones

- Configuración

Barra de herramientas superior

Desde esta barra de herramientas se puede acceder a las

próximas reuniones, ver la información de reuniones

anteriores, acceder a la sala de reunión personal y

elaborar plantillas de reunión.

Botón “Salir”

En la esquina superior derecha de la pantalla se habilitará

el botón “Salir” que permite cerrar nuestra sesión.

Tabla 1. Descripción básica de la interfaz de Zoom

Imagen 2. Pantalla principal Zoom

Perfil de usuario

En el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción “Perfil” podremos acceder a la

información básica de nuestra cuenta y editar algunos elementos de la misma, como el correo



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electrónico, nuestro idioma, la franja horaria en la que nos encontramos, o integrar nuestra

cuenta con servicios y aplicaciones de terceros como Google u Office 365.

Imagen 3. Perfil usuario

Opciones de Configuración

En el menú lateral, al seleccionar la opción “Configuración” podremos establecer algunos

elementos básicos de nuestras videoconferencias o reuniones. Algunos de los más

interesantes son:

- Enviar recordatorios de próximas reuniones.

- Activar o desactivar el chat.

- Activar o desactivar los chats privados entre participantes.

- Activar o desactivar el sonido cuando un participante entre o salga de la reunión.

- Activar la transferencia de archivos a través del chat.

- Mostrar o no mostrar siempre la barra de control de la reunión.

- Activar o desactivar el uso compartido de la pantalla durante la videoconferencia

(puede configurarse que solo lo haga el anfitrión o todos los participantes).

- Activar o desactivar la pizarra y guardar su contenido.

- Activar o desactivar notificaciones al cancelar una reunión o cuando se unan los

participantes a la sesión antes que el anfitrión.



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Imagen 4. Opciones de “Configuración”

Realiza la configuración que más se adapte a tus necesidades y a continuación programa tu

reunión.

¿Cómo se programa una videoconferencia?

Paso 1.

Para programar una videoconferencia debemos pulsar en el menú lateral izquierdo en la

opción “Reuniones” y hacer clic sobre el botón “Programar una reunión nueva”.

Imagen 5. Programar una reunión. Paso 1



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Paso 2.

A continuación configuraremos los elementos básicos de nuestra reunión, donde podremos:

- Añadir un título a la reunión.

- Añadir una descripción.

- Establecer la fecha, hora y duración de la sesión. En el plan Básico el máximo de

duración de las sesiones es de 40 minutos.

- Seleccionar la franja horaria en la que nos encontramos.

- Requerir una contraseña de acceso a la reunión.

- Configurar las opciones de audio y vídeo.

- Activar o desactivar algunas opciones de la reunión como:

o Habilitar entrar antes que el anfitrión.

o Silenciar a los participantes al entrar.

o Habilitar una sala de espera.

o Grabar la reunión localmente.

Imagen 6. Programar una reunión. Paso 2

Una vez definidos estos parámetros, hay que pulsar sobre el botón “Guardar”.

¿Cómo se accede a la videoconferencia?



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Una vez configurados los parámetros de nuestra videoconferencia, se abrirá una pantalla

desde la que podremos editar nuestra reunión, pero desde esta pantalla se habilitarán

también otras dos opciones:

1. Iniciar la reunión o videoconferencia.

2. Copiar la invitación a la reunión y enviársela a los participantes.

Imagen 7. Acceso a la reunión

¿Cómo invitamos a los participantes?

Al hacer clic sobre el botón “Copiar la invitación” del punto anterior, podremos copiar la

información de la reunión y enviarla a los participantes que queramos que asistan.



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Im

agen 8. Copiar invitación a la reunión

Accede a una videoconferencia

Para acceder a una reunión que hemos programado, busca el título de la reunión en la

pantalla de “Reuniones próximas” y pulsa sobre “Iniciar” o accede a las opciones de

configuración de esta reunión y pulsa sobre “Iniciar esta reunión”. A continuación, se abrirá

una ventana en tu navegador donde deberás seleccionar “Abrir URL: Zoom Launcher”. En

algunos casos, según el ordenador del usuario, es posible que el Launcher no se ejecute por

defecto, en esas situaciones sea necesario “Descargar y ejecutar Zoom” en nuestro

ordenador.

Imagen 9. Abrir Zoom Launcher



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Antes de abrirse la aplicación, Zoom solicitará que aceptemos los términos del servicio y la

política de privacidad de la herramienta.

Imagen 10. Aceptar términos del servicio y política de privacidad

De forma previa a entrar en la videoconferencia, esta aplicación nos permitirá realizar un test

para confirmar si nuestros dispositivos están bien configurados y funcionan correctamente.

Para ejecutar estas pruebas pulsa sobre “Test Computer Audio”

Imagen 11. Configuración y pruebas de audio



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Se abrirá una nueva ventana desde donde se podrán realizar pruebas con los altavoces y

micrófonos. Pero también, desde esta misma ventana podremos revisar la configuración de la

cámara, las opciones generales de la sesión y la ruta de salida de la grabación (si optamos por

grabar la videoconferencia). En el caso de tener varios dispositivos de audio o vídeo

conectados en nuestro ordenador, podremos seleccionar aquel que más se ajuste a nuestras

necesidades.

Imagen 12. Configuración y pruebas de audio y vídeo

Una vez confirmemos que todos nuestros dispositivos funcionan correctamente, podremos

entrar en la sesión.



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La interfaz de la videoconferencia tiene tres espacios diferenciados:

1. Desde el botón de Información que aparece en la esquina superior izquierda podremos

ver quién es el anfitrión de la reunión, y copiar una URL de acceso a la misma para

enviarla a otros invitados.

2. En la parte principal de la pantalla, si no tenemos activada nuestra cámara, aparecerá

la información básica de la reunión, pero además será posible copiar la URL de la

sesión, seleccionar la entrada de nuestro audio, compartir pantalla o invitar a otros

asistentes.

3. En la parte inferior de la pantalla se mostrará la barra de herramientas de la aplicación.

Imagen 13. Interfaz de la herramienta de videoconferencias

A continuación se describen los botones y opciones a los que podemos acceder desde la barra

de herramientas de Zoom:



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Silenciar/Activar nuestro audio y seleccionar otra entrada de audio

diferente pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha del

micrófono.

Iniciar/Detener nuestra webcam, y seleccionar otra cámara diferente

pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha de la cámara.

Invitar a otros asistentes, ya sea por correo electrónico o copiando la

URL de acceso a la sesión.

Ver el listado de asistentes a la videoconferencia, y activar/silenciar

sus micrófonos.

Compartir pantalla, desde donde podremos:

- Compartir una ventana que tengamos abierta en

nuestro ordenador.

- Compartir una pizarra.

- Compartir archivos.

Chatear con los participantes en la videoconferencia, y enviarles

documentos o archivos.

Grabar la reunión.

Finalizar la reunión.

Tabla 2. Barra de herramientas



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Compartir pantalla

Haciendo clic sobre el botón “Compartir pantalla” se abrirán diferentes pestañas que nos

permitirán realizar las siguientes acciones:

- Basic: al seleccionar esta opción podremos compartir una ventana que

tengamos abierta en nuestro ordenador o una pizarra en blanco.

- Avanzado: podremos compartir una parte de nuestro escritorio, compartir el

sonido de nuestro equipo o la imagen de una segunda cámara que tengamos

conectada.

- Archivos: podremos compartir archivos almacenados en OneDrive, Dropbox o

Google Drive, entre otros.

Imagen 13. Interfaz de la herramienta de videoconferencias

Una vez seleccionado el elemento que nos interese, pulsamos sobre “Compartir”. En el caso

de seleccionar, por ejemplo, la pizarra en blanco se abrirá la barra de herramientas de la

pizarra desde donde podremos escribir texto, dibujar, borrar… incluso guardar el archivo con

lo que escribamos en la pizarra.



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Al pasar el cursor del ratón por la parte superior de la pantalla, se mostrará la barra de

herramientas de la videoconferencia, y además se habilitará el botón “Dejar de compartir”,

que pulsaremos cuando terminemos de utilizar la pizarra.

Imagen 14. Compartir pizarra

Compartir un archivo

Podemos enviar un documento o archivo a los participantes de la reunión a través del “Chat”.

Activando esta opción en la barra de herramientas, se abrirá el “Chat” en la parte derecha de

la interfaz. Desde el “Chat” podremos enviar mensajes públicos a todos los participantes, y

también se podrán enviar chats privados si se ha configurado la videoconferencia activando

esta opción.



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Desde el botón “Archivo” se podrá adjuntar el documento que queramos compartir, ya esté en

nuestro ordenador, o en alguna de las aplicaciones de almacenamiento que tengamos en la

nube (Dropbox, OneDrive, Google Drive…).

Imagen 14. Compartir un archivo desde el Chat.

Para ocultar el “Chat”, únicamente será necesario clicar sobre la flechita que aparece en la

parte superior y seleccionar “Cerrar”.

Imagen 15. Ocultar el Chat



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Grabar una videoconferencia

Desde la barra de herramientas de la aplicación podremos grabar una videoconferencia. Para

ello solo hay que pulsar sobre el botón “Grabar” y se generará un archivo MP4 que se guardará

en nuestro ordenador al pulsar sobre “Finalizar la reunión”.

A continuación se generará el archivo de vídeo y tendremos que seleccionar la carpeta donde

queramos que se almacene.

Imagen 16. Convirtiendo archivo grabación

Siempre que se grabe una videoconferencia es importante informar a los asistentes de que se

va a realizar esa grabación.

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