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Sistema de Gestin de Flota Vehicular

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Gerardo Gabriel Silva BautistaJuan Enrique Lorenz VilaRicardo Mario Marrero Castelli

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Autores:

Nombres y apellidos: Gerardo Gabriel Silva BautistaNacionalidad: Uruguayo

Direccin: Jujuy 2627, Montevideo, UruguayCP: 11800Telfono: 208 3671Correo: [email protected] terciarios: Ingeniero Industrial Mecnico, egresado de la UDELAR

Cursos y seminarios de perfeccionamiento tcnico:

Posgrado en Corrosin Industrial. Cursos de: Optimizacin delMantenimiento y Tcnicas de Evaluacin de Gestin de Mantenimiento.Programas de: Formacin en Logstica y Especializacin en TransporteActividad laboral y acadmica:

Docente Ayudante del IQ-FI, en Proyecto Iberoamericano de Corrosin

Atmosfrico (MICAT)Docente Ayudante del IEM-FI, en Proyecto de MicrofundicinJefe de Oficina Tcnica (END) - Subgerencia de Mantenimiento de CentralBatlle, UTE

Actualmente Subgerente de Transporte, Divisin Abastecimientos, UTE

Nombres y apellidos: Juan Enrique Lorenz VilaNacionalidad: UruguayoDireccin: Paraguay 2431 Of. 622, Montevideo, UruguayCP: 11800Telfono: 204 33 86Correo: [email protected] terciarios: Ingeniero Industrial Mecnico, egresado de la UDELAR

Cursos y seminarios de perfeccionamiento tcnico:

Cursos de: Optimizacin del Mantenimiento, Tcnicas de Evaluacinde Gestin de Mantenimiento y Mantenimiento Basado en el RiesgoActividad laboral y acadmica:

Actualmente Jefe de Departamento Desarrollo y Mantenimiento Sistema deGestin de Mantenimiento, Generacin Hidrulica, UTE

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Nombres y apellidos: Ricardo Mario Marrero CastelliNacionalidad: UruguayoDireccin: Paraguay 2431 Of. 622, Montevideo, UruguayCP: 11800Telfono: 204 33 86Correo: [email protected] terciarios: Ingeniero Industrial Opcin Elctrica, egresado de laUDELAR

Cursos y seminarios de perfeccionamiento tcnico:Cursos de: Gestin del Mantenimiento por Computador, Tcnicas deEvaluacin de Gestin de MantenimientoActividad laboral:

Actualmente Subgerente de la Administracin del Sistema de Gestin deExplotacin, Generacin Hidrulica, UTE

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ResumenSe trata del desarrollo e implantacin de un software corporativo para la gestin dela operacin, mantenimiento y supervisin de una flota de 1200 vehculos de granvariedad (vehculos livianos, vehculos pesados de carga, maquinaria vial ymaquinaria de elevacin) ampliamente distribuidos en el territorio nacional.

Los objetivos perseguidos son:

Determinacin y optimizacin del costo operativo de la flota Mejorar la seguridad de los vehculos y sus ocupantes a travs de la ejecucin y

seguimiento de programas de mantenimiento Dar conocimiento sobre la utilizacin y costos incurridos en la flota Generar un mtodo cuantitativo para la toma de decisin de renovacin de la

flota

El problema planteado

La necesidad de gestionar la administracin de una flota de 1200 vehculos, 850 delos cuales estn dedicados al apoyo directo del negocio principal de la Empresagenerar, transmitir, distribuir y comercializar energa elctrica. Esta coberturadebiera ser de amplitud nacional ya que se trata de una flota descentralizada en suasignacin y mantenimiento, sin perder la integridad de la informacin a los efectosde tomar las decisiones estratgicas de empresa sobre planes de mantenimiento,usos de los vehculos y renovaciones de los mismos.

Estado de situacin previa a la implantacin del sistema

En la Empresa a partir de los sucesivos proyectos de mejora de gestin, exista unacultura informtica desde 1991 que se transform en una ventaja a la hora deimplantar nuevos sistemas.

La Empresa contaba con el entorno tcnico y con personal dedicado a desarrollar,implantar y mantener en funcionamiento los sistemas informticos corporativos, enparticular los utilizados para el mantenimiento de la red elctrica nacional en suequipamiento industrial (Centrales Trmicas, Hidrulicas y redes de Transmisin).

A nivel externo, se autoriz por el Poder Ejecutivo un rgimen especial decontratacin de un sistema de control vehicular (CONVE) para la flota de losorganismos pblicos, delegando en ANCAP la contratacin y administracin dedicho sistema. Este sistema ha sido comercializado a empresas privadas. UTE a

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partir del ao 1997 comienza la instalacin del equipamiento del sistema CONVEen los vehculos en forma paulatina de acuerdo a las realidades presupuestalesanuales.

Los niveles de gastos en la flota vehicular se situaban en el orden de 3,5 millonesde dlares anuales, lo que significaba una cifra importante en valores absolutospara el manejo de una flota, no contando con un nico sistema que integrase lainformacin econmica y tcnica de la operacin y el mantenimiento de dicha flota.

Desarrollo hacia el producto final

A partir del ao 2000 se desarrolla el Sistema de Gestin de Flota Vehicular conbase en un sistema de informacin tcnica y mantenimiento (ITM) ya implantado enlas Centrales Trmicas, Hidrulicas y Trasmisin. ste ya contaba con interfacescon otros sistemas de la empresa, por ejemplo el de Administracin de Personal y

Abastecimientos (SAP). Se parametriza el ITM para su uso en flota vehicular.

Se desarrolla a medida un mdulo de operacin de flota vehicular para atender lalogstica de transporte de carga y locomocin de personas, que incluye tambin lagestin de una estacin propia de suministro de combustible para la flota de laempresa.

Se desarrollan aplicaciones informticas para atender una mesa de entrada consolicitudes de transporte de carga y locomocin de personas a nivel de la Empresa.

Se crea la interfaz para que los datos del sistema CONVE alimenten los parmetrosdel mdulo de mantenimiento, del mdulo de operacin y del mdulo de control degestin, alcanzndose as el producto final.

Descripcin del sistema

El Sistema de Gestin de Flota Vehicular consiste bsicamente en tres mdulos:

Informacin Tcnica y Mantenimiento (ITM) Operacin de Flota Control de Gestin y Consultas

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Principales caractersticas

Accesible en UTE desde cualquier puesto de trabajo de la empresaubicado en todo el pas (del orden de 4000) a travs de la red propia. Seaccede a travs de la Intranet de UTE va emulacin, ejecutndose laaplicacin en servidores centralizados, sin requerirse instalacioneslocales.

Accesible por usuarios habilitados va mdem desde fuera de laEmpresa.

Modularizado, parametrizable y corporativo. Base de datos nica de alta seguridad, en la que cada dato es ingresado

en un nico lugar del sistema y actualizado por responsablesespecficamente designados.

Captura automticamente eventos provenientes del sistema CONVEpara gestionar el mantenimiento programado y visualizar la utilizacin deflota e indicadores.

Permite la exportacin de informacin a herramientas ofimticas (Excel),as como la importacin de documentos en varios formatos.

La inversin y los gastos de mantenimiento del entorno tcnico soncompartidos con el resto de los sistemas corporativos de la Empresa.

Tiene interfaz con SAP 4.0 y 4.7.

Volumen del sistema:

475 pantallas diferentes de acceso a la informacin 450 usuarios habilitados y 900 proyectados hacia 2006 2.300 rdenes anuales de mantenimiento 170 rdenes de servicio de movimiento de carga y 380 de

locomocin de pasajeros al mes recargas de combustible por 185.000 lts ($ 3:182.000) mensuales

va tecnologa CONVE, con cobertura en todos los departamentossalvo Treinta y Tres

500.000 registros mensuales de parmetros de viajes devehculos con tecnologa CONVE

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Acceso al Sistema Gestin de Flota Vehicular

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Mdulo de Informacin Tcnica y Mantenimiento

Inventario de Equipamiento

El sistema implementa una estructura jerrquica tipo rbol que incluye y organizalos vehculos de acuerdo a nodos de centro de costos. Esta estructura constituye labase nica de equipamiento a la que se vincula la informacin generada en losdistintos procesos e informacin tcnica.

Para organizar el historial de los vehculos se emplearon los conceptos de PosicinFuncional, elemento constituyente de la referida estructura, y el de Activo Fsicoque la ocupa. ste ltimo puede pasar de una posicin a otra generando elcorrespondiente histrico de ubicaciones (trazabilidad). Por ejemplo, un cambio demotor de un vehculo a otro, o un vehculo de un centro de costos a otro.

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Datos Tcnicos de Equipamiento

Los datos tcnicos de cada vehculo se organizan en Fichas Tcnicas asociadas acada uno, las que son diferentes para cada tipo de ellos. El mantenimiento de esosdatos se efecta en forma separada y por distintos responsables, en lo querespecta a los datos comunes atribuibles a la Marca/Modelo y a los datosparticulares del vehculo (matrcula, padrn, etc.).

Documentacin

Parte de la informacin tcnica de los vehculos, de su mantenimiento y operacin,est constituida por documentos que es informacin complementaria a laestructurada.Se pueden asociar documentos a distintas entidades: posiciones funcionales,activos fsicos, marcas/modelos, informes de trabajos, etc.

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Con el objetivo de evitar conflictos por intentos simultneos de modificacin, seimplement un control por el cual slo un usuario por vez puede modificar undocumento; en el intern los restantes usuarios pueden consultar la versin que seha retenido para modificar, generndose un registro histrico de modificaciones.

Gestin del Mantenimiento

Mantenimiento Programado

A partir de la definicin de intervenciones sistemticas en los vehculos(Acciones de mantenimiento programado) en las que se estipula qu

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intervencin debe efectuarse por parte de qu servicio ejecutor y ante qucondiciones, el sistema, una vez alcanzadas las condiciones prefijadas(perodo, contador/caso y sus combinaciones), emite automticamenteTareas y/o rdenes de Trabajo (OTs). Se puede visualizar la carga detrabajo a futuro que ser generada por las Acciones, lo que contribuye afacilitar la planificacin de los trabajos.

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Mantenimiento No Programado

Los trabajos no sistemticos se solicitan directamente en el sistema porparte de quien detecta la necesidad del mismo. Dichas solicitudes puedenser dirigidas a cualquier servicio ejecutor (interno o externo) segn la o lasespecialidades requeridas en el caso.

Agenda de Tareas

Tanto las Tareas provenientes del mantenimiento programado como lasingresadas directamente en el sistema son agendadas como solicitudes detrabajos pendientes en la Agenda de cada Servicio Ejecutor. ste, en base alas prioridades definidas y segn sus recursos, selecciona las que entiendaconveniente realizar en el corto y mediano plazo.

Herramienta de Gestin de Ordenes de Trabajo (OTs)

Permite agrupar las Tareas afines y generar la correspondientes rdenes deTrabajo.

Este mdulo permite a las jefaturas visualizar cul es la carga de trabajo decada servicio ejecutor en cada momento y el andamiento de los trabajosasignados.

Las OTs as generadas pasan por diferentes fases:o Planificacino Impresin / Ejecucino Cierre Tcnico Econmico

Planificacin

En esta etapa, los responsables de cada servicio ejecutor planifican losrecursos humanos y materiales para cada trabajo en particular o para unconjunto de trabajos.

Los materiales y herramientas en paoles (*) pueden ser controlados ygestionados por los responsables de mantenimiento.

(*) Paoles: acopios locales de materiales y repuestos para atenderemergencias y trabajos en curso

La provisin de materiales y repuestos para los trabajos se efecta medianteinterfaz con el sistema de abastecimientos, generando las solicitudes decompra o pedidos a almacn y registrndose automticamente a su recibo,en el vehculo objeto de mantenimiento o en un paol si el material es para

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acopio. A la vez el sistema genera, por medio de otra interfaz con el sistemade gestin econmica, los correspondientes asientos contables. Todo estode modo de tener integridad de informacin y evitar dobles ingresos.

El sistema soporta un mdulo de gestin de contratos de materiales y manode obra, que permite la recepcin y liquidacin mensual de gastos pormantenimiento tercerizado, y que colabora con el sistema de gestineconmica en la conformacin de las facturas correspondientes.

Impresin / Ejecucin

Los responsables de los servicios emiten un formulario impreso (OT) el quese entrega oportunamente a los ejecutantes (internos o externos) para larealizacin del trabajo.

El formulario contiene toda la informacin necesaria para la ejecucin deltrabajo, como ser las instrucciones de seguridad, de ejecucin, materiales yrecursos humanos planificados. Opcionalmente puede incluir documentacinadicional (fotos, croquis, informes de trabajos similares, datos tcnicos,planillas para recoleccin de medidas, etc.) Una vez finalizado el trabajo, elformulario debe ser completado por el ejecutante y devuelto con laevaluacin efectuada por el solicitante del trabajo.

Cierre Tcnico - Econmico

La verificacin de la informacin y su confirmacin es realizada por elpersonal responsable, quien autoriza el ingreso al sistema de la informacincapturada en el formulario, tanto la informacin tcnica de la ejecucin comola econmica (materiales y mano de obra).

El cierre tcnico permite el ingreso de la informacin tcnica relativa a laejecucin del trabajo en el formulario impreso, tambin soporta el ingreso alsistema de documentacin adicional (fotos, planillas con medidasactualizadas, etc.), as como el alta de nuevas tareas resultantes de laejecucin y tipificacin de fallas y de acciones tomadas para posteriores

anlisis.

El cierre econmico se nutre de la informacin de materiales y repuestosque se reciben automticamente del sistema de abastecimientos, de losuministrado desde paoles y de los costos de las horas-hombre propiasincurridas. Estas ltimas se recogen en forma indirecta de la declaracin deactividad diaria de cada funcionario. Asimismo se pueden incluir gastos porcontratos de servicios de mantenimiento, viticos y gastos de locomocin.

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Mdulo de Operacin de Flota

Este mdulo gestiona los siguientes procesos:

Planificacin, ejecucin y supervisin de las solicitudes detransporte

Se reciben las solicitudes de transporte en una mesa de entrada va correoselectrnicos genricos en 2 segmentos especficos:

el sector de carga el sector de traslado de personas y/o pequeos bultos

Los correos con las solicitudes surgen de menores soluciones informticasdesarrolladas en base a formularios programados en html y asp.

La aplicacin de la gestin operativa de la flota permite en s la asignacin de losrecursos humanos y el material rodante disponible para atender las solicitudes.

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Se distinguen 3 fases de una orden de servicio: solicitada, en ejecucin, yfinalizada.

En las vas informtica y papel se registran fechas, horas y kilometrajes de salida yregreso, y fechas y horas de recepcin y liberacin del servicio. Asimismo quedanasentados los usuarios con sus respectivos centros de costos a los efectos lafacturacin posterior de los servicios.

Gestin Estacin propia con sistema CONVE

Esta aplicacin permite la emisin de facturas internas por cada despacho de

combustible, asignando vehculo, conductor, centro de costos, fecha, hora,kilometraje, combustible y volumen despachado.

Por otra parte se gestiona el stock de combustible, permitiendo ingresos, egresos yajustes contables del mismo por los usuarios autorizados. La aplicacin tieneinterfaz con el sistema automtico de despacho de CONVE.

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Procesamiento de la informacin proveniente del Sistema deControl Vehicular

Se presenta la informacin referida a la utilizacin de los vehculos generandoreportes con:

despachos de combustible en la estacin UTE y estaciones sello ANCAP datos de viajes de vehculos con el sistema CONVE instalado:

fechas y horas de inicio y fin del viaje asignacin de vehculo y conductor distancia recorrida, velocidades mximas y velocidades medias calidad de informacin

consultas de eventos especiales registrados para mantenimiento delsistema: congelamiento de odmetro o reloj interno reconexiones de batera vehculos con sistema bypasseado

consulta de rendimientos por periodo

Registro y anlisis de accidentes vehiculares

La magnitud de la flota con que cuenta la Empresa y la cantidad de habilitados aconducir la misma, exigen que exista un anlisis estadstico de su accidentabilidada efectos de tomar medidas proactivas sobre seguridad vial y seleccin de tipo devehculos. Para ello se desarroll una aplicacin que permite el registro deaccidentes de acuerdo a su tipologa, permitiendo reportes bsicos por periodo yconductor y la exportacin de datos para un tratamiento estadstico en profundidaden planillas electrnicas.

Registro de habilitados

La Empresa cuenta con un sistema registro de habilitados a conducir que requieremantener los datos de la vigencia de una aptitud psicofsica, de la capacitacin en

manejo defensivo y de cursos especficos, del seguimiento de datos personales delregistro de conductor y de la asignacin de la codificacin CONVE a la persona.Para ello se desarrollo una base que permite el manejo de los anterioresparmetros, su actualizacin y la consulta en forma corporativa.

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Control de Gestin y Consultas

Este mdulo brinda informacin sumarizada e indicadores de gestin en perodosde tiempo seleccionables, la que puede ser consultada tanto en forma de reportecomo grficamente, as como ser exportada a Excel.

Algunas de las consultas disponibles son:

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Los datos de las consultas pueden presentarse como grficos internamente en laaplicacin, as como son tambin exportables para un tratamiento analtico enprofundidad en planillas electrnicas.

Interfaces con Otros Sistemas

RRHH y Abastecimientos

Sistema Administrativo SAP 4.0 y 4.7, para la gestin contable de gastos e

inversiones, costos de personal y de materiales (a travs de compras y gestinstocks) relacionados con el mantenimiento.

Sistema de Control Vehicular

El sistema comprende bsicamente:

Mdulo programable para vehculos, que controla la autorizacin delchofer para la utilizacin del vehculo y registra fecha, hora, marca de

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odmetro y marca de hormetro en el encendido y apagado de motor ydetenciones, permitiendo el clculo de kilmetros recorridos, velocidad, yhoras ociosas.

Equipamiento para estaciones de servicio, que realiza controles previosa la carga de combustible y transfiere la informacin almacenada en elvehculo hacia la unidad de la estacin durante la recarga, quin remitediariamente la informacin al centro de procesamiento de datos (CPD)del Administrador.

Equipamiento para el CPD que concentra los datos provenientes de lasestaciones de servicio, puestos de abastecimiento propios y puestos decontrol, los reagrupa por organismo y los reenva para ser procesadospara contralor de sus flotas. Asimismo permite la facturacin de losconsumos de los organismos, sustituyendo la utilizacin de los vales decombustible.

Objetivos:

Control preciso sobre el uso de combustible por vehculo Descentralizacin del surtido de combustible en estaciones de sello

ANCAP en Montevideo e Interior Control complementario del movimiento del vehculo registrando datos

de cada viaje en trminos de fechas, horas, velocidades, conductor,rendimientos por kilmetro y rendimientos por hora

Automatizacin del despacho de combustible en la estacin propia de la

Empresa, eliminando el factor humano en la transferencia de informacinde litros surtidos, kilometraje del vehculo, conductor habilitado, y datosdel vehculo

Posibilidad de anlisis cuantitativos en casos de accidentes disponiendode datos de velocidades y desplazamientos del vehculo

Asimismo es destacable el provecho que surge de la descentralizacindel despacho de combustible dejando en privados (estaciones de sello

ANCAP en Montevideo e Interior) los controles de administrar volmenesimportantes de combustible, pero a su vez se automatizan y centralizanlos gastos por este concepto en una nica cuenta en ANCAP, lo quesimplifica la administracin y gestin de compensacin del gasto.

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Conclusiones

Decisiones oportunas. Se cuenta con una herramienta corporativa que integra lainformacin sobre la flota en tiempo y forma permitiendo una correcta toma dedecisiones tanto gerenciales como operativas.

Informacin accesible. Se da conocimiento a la informacin a lo largo y ancho dela pirmide organizacional, motivando trabajar sobre estndares y/o mejoresprcticas que se hubieran desarrollado en la materia mantenimiento o utilizacin dela flota.

Informacin suficiente. Se minimizan los esfuerzos insumidos en la gestin de lainformacin eliminando copias papel o archivos digitales duplicados.

Informacin nica. Se minimizan las solicitudes de informacin entre unidades ylas demoras en obtenerla y las dudas sobre su validez, dado que la misma sepuede acceder directamente del sistema

Autocontrol. Una vez que se logr implementar el sistema y el ingreso de unacarga bsica de informacin, con la integracin de las distintas unidades usuarias,el mismo se auto-controla.

Involucramiento. Se requiere el soporte del cuerpo gerencial en cuanto a lademostracin que los datos son de utilidad y que son tenidos en cuenta como unade las variables en la toma de decisiones.

Entorno tcnico. Un requisito importante para el adecuado funcionamiento delsistema es el buen funcionamiento del entorno tcnico, particularmente el de laslneas de comunicacin

Horizonte y futuro

Visto que el sistema documenta la forma de trabajo en lo que respecta amantenimiento y operacin de una flota, estaran dadas las bases para comenzarun proceso de certificacin ISO serie 9000 de la Gestin de Flota Vehicular en laEmpresa.

El grado de flexibilidad, conectividad y escalabilidad del producto desarrolladoSistema de Gestin de Flota Vehicular permitira al menos el outsourcing paraotros organismos del Estado en lo que refiere al procesamiento de datos delsistema de Control Vehicular.

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