Full de càlcul (TIC aplicades a les ciències socials)

Versió 3.0 Setembre 2010

GRAU DE RELACIONS LABORALS

Curs 2013-2014

Professors:

Alberto Fernández Josep Molas

2

Índex 1 Introducció .......................................................................................................................... 32 L’àrea de treball. ................................................................................................................ 4

2.1 Cel·les, files, columnes i fulls de càlcul. ................................................................................... 42.2 Introducció de dades, seleccions i moviments pel full de càlcul ........................................ 4

2.2.1 Com desplaçar-nos pel full de càlcul i pel llibre ................................................................................ 52.3 Rangs ............................................................................................................................................ 52.4 Continguts possibles de les cel·les ............................................................................................ 52.4 Referències .................................................................................................................................. 62.6 Fórmules i funcions ...................................................................................................................... 6

2.6.1 Sintaxi de les funcions ............................................................................................................................... 62.6.2.-Administració de Noms-[nou] ................................................................................................................ 7

2.7 Dates i hores ................................................................................................................................ 82.8 Formats i proteccions. Menú “Formato” .................................................................................. 8

2.8.1 Formats de cel·les ..................................................................................................................................... 82.8.2.-Format condicional-[nou] ..................................................................................................................... 102.8.3 Files i columnes ........................................................................................................................................ 10

3 Eines bàsiques ................................................................................................................... 113.1 Copiar ......................................................................................................................................... 11

3.1.1 Referències relatives ............................................................................................................................... 113.1.2 Referències absolutes ............................................................................................................................. 123.1.3 Referències mixtes .................................................................................................................................. 13

3.2 Moure o desplaçar ................................................................................................................... 143.3 Inserir files o columnes, o eliminar-les ..................................................................................... 143.4 Fixar fórmules a valor numèric ................................................................................................. 143.5 Altres opcions de “pegado especial” ................................................................................... 15

3.5.1 Transposició de taules ............................................................................................................................ 153.5.2 Saltar blancs ............................................................................................................................................. 15

3.6. Afegir comentaris ..................................................................................................................... 153.7 Validació de dades .................................................................................................................. 163.8.-Validació de fórmules-[nou] .................................................................................................. 17

4 Altres eines ......................................................................................................................... 194.1 Càlculs amb dates i hores ....................................................................................................... 194.2 Algunes funcions més ............................................................................................................... 19

4.2.1 Funcions que admeten rangs com argument ................................................................................... 194.2.2 Algunes funcions aritmètiques .............................................................................................................. 204.2.3 Algunes funcions lògiques. La funció SI .............................................................................................. 204.2.4 Algunes funcions de text ........................................................................................................................ 204.2.5.-Funcions estadístiques-[nou]. ............................................................................................................... 214.2.5.1.-Funció FRECUENCIA-[nou] ................................................................................................................. 214.2.5.2.-Funció ALEATORIO-[nou] .................................................................................................................... 214.2.6.-Funcions Financeres-[nou] ................................................................................................................... 224.2.6.1.-Funció PAGO-[nou] ............................................................................................................................. 224.2.6.2.-Funció : VF (Valor futur d’una inversió) -[nou] ............................................................................... 234.2.6.3.-Funció : VA (Valor actual d’una inversió) -[nou] ........................................................................... 244.2.6.4.-Funció : TIR (Tassa de retorn) -[nou] ................................................................................................. 25

4.3 Gràfics ........................................................................................................................................ 264.4 Exportació de taules i gràfics .................................................................................................. 26

5.-Treballant amb informació voluminosa ........................................................................ 285.1 Ordenació ................................................................................................................................. 285.2 Filtres ........................................................................................................................................... 295.3 Subtotals ..................................................................................................................................... 295.4.-Treballar còmodament amb taules-[nou] ............................................................................ 315.5 Taules dinàmiques .................................................................................................................... 335.6.-Importar dades d’una taula d’ Access a Excel-[nou] ........................................................ 34Una taula sencera: ......................................................................................................................... 34Part de les dades d’una taula: ..................................................................................................... 34a) Funcions matemàtiques i estadístiques: .................................................................................. 35b) Funcions lògiques ....................................................................................................................... 35c) Funcions de text: ........................................................................................................................ 35d) Funcions de data i hora: ........................................................................................................... 35

3

1 Introducció En la vida quotidiana trobem sovint informació que es presenta, o pot presentar-se, en forma de taula: una simple factura, els resultats d'unes eleccions, les qualificacions d'un examen, dades geogràfiques, econòmiques, la comptabilitat d'una empresa, nòmines, extractes bancaris, resultats d’anàlisis, dades de camp, resultats de molts estudis, cotitzacions d’empreses a la borsa, etc. El tret comú que tenen aquests quadres és que consisteixen en diverses files i columnes, amb els seus títols, on es presenten unes descripcions i uns valors numèrics associats, que sovint són producte de càlculs diversos. A més, podem trobar-hi files i columnes amb resums i totals, percentatges, etc. També és corrent que alguns resultats els presentin en forma gràfica: corbes, histogrames, diagrames diversos, etc. Aquesta manera de presentar informació és molt antiga. Podem trobar tota mena de taules en llibres i revistes ben antics. La manera tradicional de treballar-hi consistia en introduir tota la informació en fulls ratllats o quadriculats i anar fent càlculs si convenia i passant els resultats a les caselles corresponents. A partir d'aquí, s'enviava a la impremta, si s'havia de publicar, o es passava en net en una llibreta o en fulls. Quan calia, s'extreia informació per fer-ne gràfics, que passaven a mans d'un delineant. Aquests gràfics es podien passar a taulers grans per presentar-los públicament o fer-ne diapositives. Amb la introducció progressiva dels ordinadors en la vida corrent, s'han anat desenvolupant programes, aplicacions i utilitats que permeten treballar amb taules i poder fer tot el què hem dit i més, d'una manera sistemàtica, aprofitant la capacitat d’aquests instruments. El nom genèric que reben aquests programes és Full de càlcul Es tracta de l’eina adequada per tractar i presentar el tipus d’informació esmentat, donat que permet disposar-la en forma de taules, realitzar de forma sistemàtica tot un seguit de càlculs sobre les dades introduïdes, graficar la informació i presentar-la en la forma que més ens convingui, incorporar-la a textos i guardar-la. Ens hem d’imaginar el full de càlcul com un gran paper quadriculat on, en cada casella podem escriure-hi números, text, dates i hores, etc. Quan hagin d’aparèixer-hi càlculs, hi posarem les operacions indicades entre números o, el que és més important, fórmules i operacions referides a quantitats existents en altres caselles del full de càlcul. També podem reordenar la informació, extreure dades per realitzar gràfics i fer estadístiques senzilles amb les dades.

4

2 L’àrea de treball. Quan obrim un arxiu d’Excel, a la zona superior de la pantalla hi veiem una innovadora presentació en forma de pestanyes ó cintes que agrupen i ordenen les diverses funcions. Dins de cada Pestanya hi tenim classificades en grups o agrupacions les diverses barres de botons que ens permeten executar directament algunes de les tasques més freqüents. Més avall hi ha l'anomenada barra de fórmules o d'edició, que serveix per editar el contingut de la cel·la on es treballa.

A la part central de la pantalla hi ha l'àrea de treball pròpiament dita i, al costat dret i a baix, les típiques barres de desplaçament. Per acabar, a la part inferior de la pantalla hi tenim les solapes de diversos fulls i, finalment, la barra d’estat. Com podeu veure es tracta d'una típica pantalla d'aplicació dins l'entorn de Windows, igual que la de Word. Els menús també tenen moltes coses en comú amb altres aplicacions de Windows, per la qual cosa, aquí només ens entretindrem en els aspectes més particulars d’EXCEL i assumirem, en general, que la resta d’opcions és prou coneguda. Les abreviatures de tecles i la manera d’expressar les opcions dels menús i caixes de diàleg serà anàloga a com ho hem fet en les altres aplicacions. També tenim la facilitat de crear la nostra pròpia barra de treball incloent-hi les icones més utilitzades.

2.1 Cel·les, files, columnes i fulls de càlcul.

Inicialment, l’àrea de treball consisteix en una retícula de caselles - en direm cel·les. Les columnes s’indiquen amb lletres, a la part dalt de la retícula, i les files amb números, a l’esquerra de la quadrícula. Cada cel·la s’indica donant la seva adreça, que anomenarem referència, donant primer la columna i després la fila corresponent. Per exemple, D27, indicarà la cel·la que es troba a la quarta columna de la fila 27. L’àrea de treball constitueix el full de càlcul pròpiament dit. En la seva versió 2007 està formada per una immensa quadrícula de 1.048.576 files numerades i 16.384 columnes, que van des de A a Z i segueix amb AA … AZ, BA, … fins ZZ i segueix encara amb AAA, AAB... fins arribar a XFD. En total, per tant, cada full de càlcul disposa de 17.179.869.184 cel·les. Un arxiu d’Excel consisteix en un conjunt de fulls de càlcul que s'anomena llibre, i pot contenir fins a 255 fulls. S’accedeix a cada full a través d’unes pestanyes que apareixen a la part de sota del full actiu. Per defecte un llibre nou té 3 fulls.

2.2 Introducció de dades, seleccions i moviments pel full de càlcul

Com en tota aplicació Windows, per situar-nos sobre una cel·la n’hi ha prou amb clicar-hi amb el ratolí a sobre. Si en aquest punt escrivim alguna cosa amb el teclat, el text ens apareixerà en la barra de fórmules o d'edició. Una vegada satisfets amb allò que volíem introduir, podem confirmar-ho fent clic en el botó amb el símbol corresponent o, simplement, prement retorn. Si per seleccionar una cel·la només cal fer clic sobre ella amb el ratolí, per seleccionar tota una columna podem fer un clic a la lletra (que presenta l'aspecte d'un botó) que indica la

5

columna. Naturalment, si cliquem el nombre d’una fila, seleccionarem tota la fila i, finalment, si cliquem un botó en blanc que apareix a l'esquerra, a dalt del full, podrem seleccionar tot el full que tenim a l’àrea de treball. Per moure'ns més enllà del que apareix en pantalla disposem de les típiques barres de desplaçament, tant horitzontal com vertical, que ens permeten traslladar-nos més ràpidament. Si volem desplaçar-nos als extrems del full, podem fer-ho prement la tecla Fin seguida de les fletxes del teclat. Per canviar de full dins el mateix llibre només cal fer clic en la solapa corresponent a la part de baix del full.

2.2.1 Com desplaçar-nos pel full de càlcul i pel llibre

a. Prement les tecles ←, ↑, →, ↓ el cursor es desplaça una cel·la a l’esquerra, a sobre, a la dreta o a sota, respectivament, de la cel·la que s’ocupa.

b. Les tecles <TAB> i Maj.+<TAB> ens fan avançar endavant i enrere per entre les cel·les desbloquejades (ja veurem mes endavant què vol dir això).

c. Les tecles Av.Pàg. i Re.Pàg. porten una pantalla avall o amunt respectivament. d. Fent ALT+Av.Pàg. i ALT+Re.Pàg. ens desplaça una pantalla a la dreta i a

l’esquerra respectivament. e. Les combinacions CTRL+Av.Pàg. i CTRL+Re.Pàg. ens fan saltar (endavant o enrere)

a un altre full de càlcul d’entre dels què consta el llibre. f. CTRL+Inici ens situa a la cel·la A1 i CTRL+Fin ens situa a l’última cel·la ocupada

del full de càlcul. g. CTRL+→ i CTRL+ ← (o també Inici+→ i Inici+←) ens desplacen a l’última o primera

columna ocupada (dins de la fila en què ens trobem); si es torna a repetir anem a l’última (o primera) columna del full de càlcul.

h. Anant a cuadro de nombres podem teclejar la cel·la sobre la qual ens volem situar directament.

Podem seleccionar cel·les consecutives si mantenim la tecla majúscules premuda mentre ens desplacem d’acord amb els mètodes indicats més amunt, de manera que seleccionarem totes les cel·les que es trobin entre l’origen i el destí del desplaçament. També podem fer la selecció de cel·les consecutives mantenint el botó esquerre del ratolí mentre ens desplacem (arrossegar) pel full. Si volem seleccionar cel·les disperses, és a dir, no consecutives, caldrà mantenir la tecla control premuda mentre anem fent clics sobre les cel·les que volem seleccionar.

2.3 Rangs

Un dels conceptes més emprats en un full de càlcul és el de rang. S’entén com a rang un rectangle de cel·les consecutives dins el full. Per designar-lo s’utilitzen les adreces de les cel·les dels seus dos extrems oposats (dalt a l’esquerra i baix a la dreta). Així el rang format per les columnes C, D i E entre les files 127 i 245 s’anomenarà el rang que va de C127 a E245 o bé C127:E245. El rang B:D indica les columnes B, C i D senceres. D’acord amb el què hem dit més amunt, si volem seleccionar un rang només cal que el marquem seguint-lo amb el ratolí mantenint polsat el botó esquerre (arrossegant). En particular un rang pot consistir en tota una fila, o una columna, o també tot un full, que podrem seleccionar tal com hem dit abans, amb els botons dels números de fila, les lletres de les columnes o el botó de seleccionar tot el full.

2.4 Continguts possibles de les cel·les

Ja hem comentat abans que les cel·les d’un full de càlcul poden contenir informació molt diversa. Genèricament però es consideren de dos tipus:

a) Numèric. Com el seu nom indica, es tracta de números amb les quals podrem fer tot tipus d’operacions aritmètiques. Dins aquest concepte s’hi inclouen també les dates i hores, i les operacions aritmètiques, indicades mitjançant una fórmula.

6

Quan utilitzem una fórmula cal indicar a EXCEL que es tracta d’una operació i no d’un text (com veurem més endavant). Per això cal començar amb el signe =, que és la manera de dir-li que el què volem realment és el resultat de la fórmula. Es a dir que ens mostri el què quedaria a l’esquerra del signe =. Per exemple, si introduïm 5+4, veurem aparèixer 5+4 a la cel·la, per què EXCEL ho interpretarà com un text. Si, en canvi, introduïm =5+4, la resposta que veurem dins la cel·la serà el valor numèric 9, és a dir el resultat de l’operació (9=5+4).

b) Text. Pot correspondre a títols, descripcions, noms, etc, que ens convingui escriure

amb qualsevol finalitat diferent de fer càlculs. Normalment no cal especificar-ho de cap manera especial, llevat que pugui confondre's amb un número o una fórmula. Si volem que un número o una fórmula sigui considerat com a text, caldrà posar-li un apòstrof al davant. Per exemple, encara que rarament podria interessar-nos un text de la forma =5+4, per seguir l’exemple de fórmula anterior, hauríem de posar-ho amb un apòstrof al davant, '=5+4.

Ja hem comentat que les dates i hores són tractades com expressions numèriques encara que puguin aparèixer en forma de text (4-Mar-2009 ó 12:34). Això es deu a què són susceptibles d’entrar dins operacions aritmètiques. Per exemple, per saber el nombre de dies entre dues dates o quina hora serà d’aquí a 3 hores i 20 minuts.

2.4 Referències

Normalment ens interessa utilitzar quantitats que estan en diverses cel·les per fer càlculs i posar el resultat en una altra cel·la, de manera que quan posem una fórmula enlloc d’haver d’introduir-hi els nombres, com en l’exemple de més amunt, podem fer referència a les cel·les que contenen els nombres que hem d’utilitzar. És a dir EN UNA FÓRMULA PODEM FER SERVIR REFERÈNCIES, i això és la primera propietat important del full de càlcul i una de les que li dóna tanta utilitat. Així, per exemple, si tenim el número 5 a la cel·la A4 i el 4 a la cel·la A5, i el resultat de la suma el volem a la cel·la A6, podem posar-hi =A4+A5, i el full de càlcul ens hi mostrarà la suma, és a dir, un 9. Si una vegada fet això, canviem el contingut d’una de les cel·les referenciades, per exemple posem un 6 a la A4, en la que hi ha la fórmula (A6) ens canviarà el resultat pel de la nova suma (10).

2.6 Fórmules i funcions

En les fórmules, apart de les operacions aritmètiques usuals: suma, resta, multiplicació, divisió i potenciació, indicades respectivament amb: +, -, *, / i ^, el full de càlcul disposa de una gran quantitat d’altres tipus d’operacions predefinides que anomenarem funcions. Es tracta de tot un ventall d’operacions no només aritmètiques o algebraiques (p. ex. arrels quadrades, logaritmes, funcions trigonomètriques, etc), sinó també estadístiques (p. ex. mitjanes, variàncies, etc,) o lògiques. Malgrat que la major part d’operacions indicades per aquestes funcions només tenen sentit amb nombres (incloent-hi dates i hores), també n’hi ha que poden actuar sobre textos, per exemple, si un text conté la lletra d o quina diferència hi ha entre dos textos.

2.6.1 Sintaxi de les funcions Anomenem sintaxi a les normes estrictes que cal fer servir per que EXCEL entengui el què pretenem. En el cas de les funcions, la cosa va així. Cada funció té un nom propi relacionat amb el què fa, i, com quan s’introdueix una fórmula (al cap i a la fi les funcions són fórmules) cal posar el signe = davant del nom. A continuació s’obre un parèntesi que contindrà els arguments de la funció, separats per punts-i-coma (;) i finalment es tanca el parèntesi. Els arguments d’una funció seran els nombres (o textos, en funcions de text) que intervindran en les operacions que haurà de fer la funció. Com en el cas de les fórmules, es poden posar com arguments les referències a les cel·les on es troben. Algunes funcions però admeten no només referències a cel·les individuals sinó també a rangs. Per exemple, imaginem que volem sumar tots els nombres que hi ha en una columna d’una taula, que va des de C3 fins a C6, enlloc de posar =C3+C4+C5+C6, podem utilitzar la funció SUMA, posant-hi com a

7

argument el rang C3:C6, és a dir, =SUMA(C3:C6). Imaginem què hauríem de fer si no tinguéssim aquesta funció i haguéssim de sumar 200 números enlloc dels 4 d’abans! Hi ha funcions que no tenen arguments com per exemple les que ens diuen el dia o l’hora de l’instant en què ens trobem, ja que en aquest cas el resultat no dependrà de res que hàgim d’introduir nosaltres sinó que EXCEL haurà de consultar el rellotge intern de l’ordinador per donar-nos el resultat. Aleshores, malgrat no haver-hi arguments, cal posar igualment el parèntesi obert i el tancat. Així doncs, la funció AHORA, que ens dóna l’instant actual, s’haurà d’escriure així =AHORA(). En l'Apèndix trobareu algunes de les funcions més habituals, indicant quin tipus d’arguments tenen. Mitjançant l’ajuda podem trobar totes les funcions predefinides. Quan introduïm una funció, EXCEL ens la mostra en majúscules per indicar-nos que li és coneguda, altrament voldrà dir que no la interpreta bé, normalment perquè està mal escrita.

2.6.2.-Administració de Noms-[nou] Un nom és una manera de referir-se a una determinada cel·la del full, a una columna, a una fila o a un rang determinat, emprant un nom que ens resulti més proper i fàcil d’utilitzar quan el referenciem dins d’una fórmula. Així ens serà més senzill dir =SUMA(VENDES2009), que emprar la fórmula sobre les cel·les =SUMA(B2:B7) Per assignar nom a un rang, ho farem de la forma següent:

1. Seleccionem el rang .

2. Fem clic sobre el quadre NOMBRES situat a l’esquerra de la barra de fórmules

3. Teclegem el nom que volem assignar : Vendes2009 en aquest exemple

Ara podrem referir-nos sempre al Rang B2:B7 com Vendes2009. Així podem fer que la cel·la B9 tingui la suma del rang, teclejant-hi =SUMA(Vendes2009). Els noms que assignem han de tenir certes particularitats la més important és que no tinguin espais en blanc entre les diverses paraules. Les podem ajuntar o be si ens interessa separar- les utilitzarem el guió baix.

8

Per veure els NOMS que tenim definits en el full, utilitzarem la de la pestanya FORMULAS dins del grup NOMBRES DEFINIDOS, l’opció ADMINISTRADOR DE NOMBRES.

2.7 Dates i hores

Per determinar les dates i hores EXCEL fa servir un sistema de números de sèrie que varien d’1 fins a 65.380. La UNITAT DE TEMPS QUE FA SERVIR ÉS EL DIA i l'origen (el primer dia ó dia 1 correspon a l’1 de gener del 1900. Així doncs, EXCEL ens permetrà dates que van des d'aquella data fins el 31 de desembre de 2078. Resumint, els números de sèrie representen dies que han transcorregut des de l'1 de gener del 1900 a les 0 hores, de manera que a la dreta de la coma decimal hi tindrem la fracció de dia corresponent al moment al que ens referim. Per exemple: 22340,5 voldrà dir que han passat 22340 dies i mig des de l’1 de gener del 1900, és a dir que és migdia del dia 22340, o bé les 12 del dia 28 de febrer del 1961. Si volem operar amb hores, minuts i segons hem de tenir en compte que el temps es mesura en dies i que, per tant, si volem passar-ho a hores haurem de multiplicar la part decimal d’un número de sèrie de data per 24. Si volem saber els minuts, caldrà multiplicar per 60 la part decimal del nombre d’hores i, finalment, si volem saber els segons, haurem de multiplicar per 60 la part decimal del nombre de minuts. Per exemple, imaginem que volem saber quantes hores minuts i segons són 0,465 dies. Doncs fem, primer 0,465*24=11,16 i tenim les hores (11). A continuació prenem 0,16 (la part decimal de les hores) i fem 0,16*60=9,6 i tenim els minuts (9). Finalment prenem 0,6 (la part decimal dels minuts) i fem 0,6*60=36 i tenim els segons (36). En resum, 0,465 dies són 11h 9m 36s. Recíprocament, si volem treballar amb hores, abans de fer cap operació caldrà passar-ho a les unitats de temps d’EXCEL que són els dies i, per tant, caldrà dividir per 24. Naturalment hi ha tot un seguit de funcions que serveixen per operar amb temps (vegeu l’Apèndix) i que fan automàticament algunes d’aquestes conversions però és important saber què fan i com es fan els càlculs. Ho veurem en el capítol 4 amb més detall.

2.8 Formats i proteccions. Menú “Formato”

2.8.1 Formats de cel·les Per canviar el format en què ens apareix un valor numèric s’han de seleccionar les cel·les i amb el botó dret escollir Formato de Celdas \Número i triar entre les opcions “General”, “Número”, “Moneda”, “Fecha”, “Porcentaje”, etc. Segons la que vulguem, caldrà especificar-li detalls com ara nombre de decimals, aspecte dels negatius, etc. Si cap de les opcions anteriors ens fa el pes, podem crear un nou format clicant la darrera opció, on diu “Personalizada”. Cal destacar que els formats de “Fecha” o “Hora” ens mostren el número que hi ha a la cel·la com si es tractés del nombre de dies transcorreguts des de la data d’origen. Per exemple, el número 13,75 ens apareixerà 13/01/1900 18:00. També val la pena recordar aquí, que si demanem el format de percentatge veurem el número multiplicat per cent i amb el símbol % al costat. Per exemple, número 0,4 amb el format de percentatge amb 0 decimals, ens mostrarà 40%. Caldrà doncs acostumar-se a veure les dues coses com a sinònims (0,4=40%). En aquest mateix menú Formato de Celdas tenim altres finestres que serveixen per altres aspectes de la presentació d'una cel·la: • "Alineación”: ens permet actuar sobre rangs que continguin text, centrant-lo, alineant-

lo a dreta o esquerra de la cel·la, posant-lo vertical en lloc d’horitzontal, etc.

• “Fuentes”: ens permet canviar la mida, estil i color dels tipus (fonts) del contingut d’una cel·la. Per exemple, si volem que una cel·la tingui el contingut de color vermell, anem a “Fuentes”, anem a “color” i escollim vermell en la paleta que ens ofereix. El requadre de “vista previa” ens ensenya com quedaria en cas d’acceptar.

9

• “Bordes”: permet canviar el requadre (contorn) d’una cel·la, actuant sobre el color,

gruix, etc. En la presentació típica del full de càlcul apareixen sempre les línies divisòries de la quadrícula, cosa que no s’ha de confondre amb l’opció “Bordes”. Aquestes divisòries apareixen també en fer la impressió del full però es poden ocultar mitjançant la Pestanya “Vista” seleccionar: "Motrar u ocultar \Líneas de División". D’aquesta manera el full queda sense que es vegi la quadrícula de manera que només apareixeran els contorns que s’han definit amb l’opció Formato de Celdas \Bordes.

• “Relleno”: ens permet posar diferents tipus de ombrejats a les cel·les, actuant sobre el dibuix de l'ombrejat i sobre la combinació de colors que el formen (colors del fons i primer pla del dibuix). Cal anar en compte que el color del fons no sigui semblant al del contingut car no es veuria. Per exemple, si el color de fons és gris fosc i el text en negre, no es veurà res.

• “Proteger”: ens ofereix la possibilitat no només de protegir el contingut de les cel·les

seleccionades contra l'esborrat accidental o modificacions, sinó que també ens permet, si hi ha una fórmula, ocultar-la. Per protegir les cel·les seleccionades caldrà marcar "Bloqueada" a la fitxa “Proteger”. Si el què volem és ocultar informació haurem de marcar “Oculta” a la mateixa fitxa. Aquest procediment no fa efecte fins que no es protegeixi el full via la Pestanya Revisar \Proteger hoja. Recordem que l’opció ocultar amaga la fórmula però el resultat segueix a la vista. Una manera d’aconseguir fer invisible el contingut d'una cel·la sense ocultar-la és donant-li format numèric invisible. Això es fa anant a Formato de Celdas \Número, seleccionar l’opció “Personalizada” i, al quadre d’edició de format, entrar-hi ;;; (tres punts-i-coma). Per tornar a fer visible un rang ocult, s’ha de seleccionar “Número” dins la mateixa fitxa. Per saber quines cel·les no estan protegides en un full donat, cal situar-se a la cel·la A1 i anar prement <TAB>. D’aquesta manera us anireu desplaçant pel full de càlcul a través de les cel·la desprotegides. Òbviament el full ha d’estar prèviament protegit (Pestanya Revisar \Proteger Hoja)

Finalment, per eliminar tots els formats que es puguin haver introduït a una cel·la i que retorni al seu aspecte inicial, el més pràctic és seleccionar-la prémer dins la Pestanya “inicio”, Grup “modificar”, Botó “borrar \ borrar formatos”

10

2.8.2.-Format condicional-[nou] Es tracta d’aconseguir que una cel·la es vegi diferent en funció del seu contingut. Així podem fer , per exemple, que les cel·les amb un valor superior a 10, apareguin amb un fons determinat, les cel·les amb un valor inferior a 5 tinguin un tipus de lletra diferent o be un altre fons, etc... Aquests formats condicionals es maneguen seleccionant prèviament el grup de cel·les sobre les que volem aplicar-ho i anant a la pestanya INICIO-EstilosFormato condicional. Podem seleccionar l’opció: Resaltar reglas de celdas es mayor que, i indicar quin tipus de format volem donar a cel·la quan es compleixi la regla.

2.8.3 Files i columnes

Les files i columnes poden ser més o menys altes i amples respectivament. Per això cal seleccionar-les i anar a la Pestanya Inicio \Formato de Celdas \Alto de fila ó \Ancho de columna i fixar-ne l’alçada o amplada respectivament. També poden aplicar-se molts dels formats anteriors a tota una fila o columna, seleccionant-la prèviament. L’alçada o amplada d’una fila o columna respectivament també poden ajustar-se gràficament arrossegant la línia divisòria cap amunt o avall, per l’alçada d’una fila, o a dreta o esquerra, per l’amplada d’una columna. Tractant d’alçada de files i amplada de columnes, cal tenir present que les unitats que es fan servir per l’alçada d’una fila (punts) són diferents de les que s’utilitzen per l’ample de columnes (cm), de tota manera si es fa servir l’ajust gràfic, arrossegant la línia divisòria, surt l’equivalència en píxels tant de l’amplada com de l’alçada, cosa que permet comparar les dues mesures. Quan el contingut d’una cel·la no hi cap dins l’amplada de la columna apareix com si s’estengués a la cel·la de la dreta si està buida o truncat si està ocupada. Si és un número, aleshores apareix de la forma ########. Per corregir aquesta situació caldrà ampliar l’ample de la columna, reduir la mida de la font o el format del número (p.ex. traient-li decimals). En alguns casos podem estar interessats en ajuntar cel·les, especialment si es tracta de titulars (textos) que no estiguin referenciats en altres cel·les. La manera de fer-ho, un pèl curiosa, consisteix en seleccionar el rang que es vol combinar i aleshores anar amb el botó dret a Formato de Celdas i marcar “Combinar celdas” dins la fitxa “Alineación”. També es pot fer mitjançant el Botó [Combinar i centrar] del Grup d’icones de “Alineación”.

11

3 Eines bàsiques

3.1 Copiar

Copiar els continguts d’una o vàries cel·les és una de les operacions bàsiques i més freqüents en un full de càlcul per la particularitat que té aquesta operació en el context del full de càlcul. Es tracta de la segona propietat important que dóna a aquesta aplicació la seva gran utilitat, especialment quan es combina amb la primera: la inclusió de referències en les fórmules. En principi, si volem copiar el contingut de vàries cel·les a d’altres cel·les seguirem el procediment típic. Es a dir, primer de tot hem de marcar el rang de cel·les d'origen com a bloc. Després hem d’escollir dins la Pestanya “inicio” el Botó “Copiar” del Grup “Portapapeles”. A continuació ens col·locarem amb el ratolí a la primera cel·la del rang (la de l'extrem de dalt a l'esquerra) de destinació i, per acabar, elegirem el Botó “Pegar” de la mateixa Pestanya “inicio” , Grup “Portapapeles”, amb la qual cosa tindrem una còpia del rang original en una altra situació. Potser ens resultarà més senzill utilitzar el menú que es pot obtenir al prémer el botó dret del ratolí, per obtenir les funcions copiar i pegar. El resultat de la còpia però no és ben bé el mateix que en altres programes, com ara els processadors de textos on la còpia és literal. En primer lloc, cal remarcar que en l’operació d’enganxat, se substitueix el rang de destí amb la còpia. En segon lloc, podem optar per fer la còpia sobre un rang més ampli que l’original i finalment cal tenir en compte què passa amb les referències a les cel·les copiades respecte les originals. En un full de càlcul moltes cel·les contenen fórmules amb referències a altres cel·les, i en el procés de còpia aquestes referències poden alterar-se. Aquest és precisament el mecanisme que dóna més flexibilitat i un dels més útils del full de càlcul. Per entendre'l bé cal aclarir els conceptes de referència absoluta i relativa.

3.1.1 Referències relatives Fins ara hem vist com actuaven les referències en una fórmula, de manera que el resultat depenia dels valors que hi havia en les cel·les referenciades. Si copiem una cel·la que conté una fórmula amb referències, aquestes s’adapten a la nova posició transformant-se en unes noves referències de manera que les seves POSICIONS RELATIVES A LA CEL·LA QUE CONTÉ LA FÓRMULA COPIADA SIGUIN IGUALS QUE EN LA CEL·LA D’ORIGEN. És com si hi hagués un lligam invisible en forma de barra rígida entre la cel·la que conté la fórmula i les referenciades, de tal manera que en fer la còpia en una nova posició ens endeguéssim les barres rígides a la nova posició. Per comprendre millor aquest procediment ens valdrem del següent exemple. Per això recomanem anar seguint les instruccions i els comentaris següents en un full de càlcul: Imaginem que a la cel·la C3 tenim la fórmula =B2+A3. En termes de referències relatives fóra com dir “dóna’m el resultat de sumar els continguts de la cel·la que tinc a la fila i columna anterior amb el que tinc a la cel·la de la mateixa fila i dues columnes a l’esquerra”. Si copiem la cel·la C3 a la posició C4 i volem que la còpia digui exactament el mateix que ens deia la fórmula de C3, la fórmula de C4 haurà de ser =B3+A4, per què la cel·la de la fila i columna anteriors a C4 és B3 i la de la mateixa fila i dues columnes a l’esquerra és A4. Proveu-ho! Aquesta peculiar manera de copiar referències considerant que són relatives és molt útil quan el què volem és anar repetint un mateix càlcul al llarg d’una taula. Ara bé, si haguéssim de fer això línia per línia fóra molt entretingut. Per poder agilitar més encara aquest procediment, el mètode de copiar permet que pugui copiar-se una sola cel·la en tot un rang. Aquesta és l’altra propietat, que hem comentat, que fa que el procés de copiat

12

sigui diferent del què passa en altres aplicacions de Windows. Vegem-ho en un altre exemple: Imaginem que volem generar una columna que contingui els 100 primers nombres naturals, de l'1 al 100. El primer pas serà situar-nos a la cel·la A1 i escriure-hi 1. Si a la cel·la A2 hi introduïm la fórmula =1+A1 i la resposta serà, òbviament, 2. Si ara copiem aquesta cel·la sobre A3 obtindrem 3 per què d’acord amb el què hem dit abans, la fórmula copiada d’A2 a A3 serà =1+A2. D’aquesta manera podríem continuar copiant d’A3 a A4 i així successivament, fins arribar a A100 per completar la feina però això suposaria emprar molt temps per fer una feina repetitiva. Per evitar aquesta situació, EXCEL ens permet COPIAR LA CEL·LA QUE CONTÉ LA FÓRMULA DIRECTAMENT SOBRE TOT UN RANG de la següent manera. Seleccionem, com de costum, la cel·la original i fem “copiar”. A continuació seleccionem tot el rang de destí i fem “pegar”. En el cas que ens ocupa caldrà “copiar” A2 sobre el rang A3:A100 (de fet, pot copiar-se sobre el rang A2:A100; incloent-hi la cel·la original dins el rang de destí ja que això no modifica el resultat i és molt útil quan la fórmula s’ha de copiar en un rang de més d’una fila o columna). Proveu-ho tot! Per copiar a cel·les consecutives, com en el cas anterior, en la majoria dels casos podem simplificar el procés amb el ratolí de la següent manera. En situar el ratolí sobre l’extrem inferior dret de la cel·la que volem copiar, el cursor es converteix en una creu, i podem arrossegar el contingut a tantes cel·les com vulguem copiar. Aquest procediment però pot donar algunes sorpreses per que està pre-configurat per “interpretar” els nostres desitjos d’una manera un xic especial. Per exemple, si la cel·la original conté un número, aquest es copiarà tal qual a tot el rang de destí, però si té una data, per exemple, anirà augmentant la data de dia en dia. Si marquem dues cel·les consecutives que contenen números correlatius, aleshores “imaginarà” que volem seguir així i anirà omplint el rang amb números correlatius. Així doncs, en l’exemple anterior podríem haver posat, enlloc de la fórmula, un 2 a A2, seleccionar el rang A1:A2 i arrossegar la creueta cap avall fins l’A100. En resum, el mètode d’arrossegar la creueta és útil però cal anar en compte amb els resultats per què de vegades són diferents del què ens podíem haver imaginat. Una altra manera de generar números correlatius és utilitzant el Botó “rellenar” \ series” que trobarem a la Pestanya “inicio”, Grup “modificar”.

3.1.2 Referències absolutes

Pot passar, i de fet és força corrent, que en una fórmula hi hagi una referència que no volem que es mogui en fer la còpia. Es a dir, ens interessa que es mantingui sigui on sigui que fem la còpia. Per indicar-ho en la fórmula introduirem un símbol $ davant de la columna i un altre davant la fila en la referència que vulguem que es comporti com absoluta, és a dir, que no pugui variar en ser copiada. Per veure-ho podem considerar el següent exemple: Col·loquem a la cel·la C1 l’import que volem augmentar a cada una de les cel·les de la columna B. La columna B esta formada per una llista de números representant els sous mensuals de la nostra empresa.

Volem calcular a la columna C com quedarien aquests sous si els augmentéssim en l’import que hem colcat a la cel·la C1. La fórmula a emprar i que podem veure a la figura següent, seria =B2+$C$1. Un cop escrita a la cel·la B2, la podrem copiar a la resta de cel·les de la columna B i ens donarà un resultat correcte ja que la còpia serà relativa per les referències a B ( B2, B3, B4...) i absoluta pel que fa a la cel·la C1.

13

L’ importància d’aquest plantejament l’entendrem si posteriorment es vol canviar l’import a augmentar (passar per exemple de 300 a 350). Només caldrà modificar el contingut de la cel·la C1.

3.1.3 Referències mixtes Les definim com aquelles referències que tenen una part absoluta i una part relativa. En concret la reconeixerem per la presència del signe $ només davant la referència de la fila o de la columna, però no de totes dues. Per il·lustrar l’ús de referències mixtes imaginem una taula on la primera columna té la seqüència dels primers 100 nombres naturals, com en l’exemple de més amunt, i volem anar omplint les columnes següents amb potències successives. És a dir, a la columna B hi haurà els quadrats, a la C els cubs, a la D les quartes potències i així successivament fins la potència 8 a la columna H. Una manera de procedir fóra posar la fórmula corresponent a cada columna. Així, per exemple, a B1 podríem posar-hi =A1^2, a C1= A1^3, … fins H1=A1^8 i aleshores copiar el rang B1:H1 sobre B1:H100. Aquest procediment però pot simplificar-se bastant tenint en compte que, de fet, cada columna no és més que l’anterior multiplicada pel nombre que hi ha a la primera columna. Així, podem fer ús de les referències mixtes posant a B1=A1*$A1 i copiant-ho sobre tot el rang B1:H100 directament. És a dir amb una sola fórmula hem pogut omplir tota la taula. Efectivament, d’acord amb les regles de còpia de referències mixtes i relatives, en copiar la fórmula de B1 a C1, tindrem C1=B1*$A1, ja que la columna A del segon factor no es mourà. Si copiem B1 a C2, tindrem C2=B2*$A2, per què la fila del segon factor no està fixada i, per tant, s’adaptarà a la nova posició. Proveu-ho i compareu els dos mètodes. Veieu l’exemple resolt en la figura següent.

14

3.2 Moure o desplaçar

Com en qualsevol aplicació de Windows, per desplaçar cal seleccionar el rang d’origen, prémer el botó “Cortar”, seleccionar el destí i “Pegar” Aparentment una vegada conegudes les particularitats de com EXCEL considera les referències de les fórmules, podríem pensar que moure és com copiar però esborrant les cel·les d’origen. Què passa però si les cel·les d’origen estan referenciades en alguna fórmula en algun lloc del full? En principi, quan esborrem el contingut d’una cel·la i aquesta està referenciada en una fórmula, es comportarà com si hi hagués un zero si és un número o un blanc si és un text però això no passa quan la desplacem ja que en realitat el què fa és això “desplaçar-se a la nova posició” i per tant, TOTES LES REFERÈNCIES QUE PODRIA HAVER-HI CANVIEN A LA NOVA POSICIÓ. Per tant, desplaçar o moure en un full de càlcul no equival a esborrar i enganxar en la nova posició com en una altra aplicació de Windows sinó que suposa realment un desplaçament. Apart d’això, naturalment, les referències que pugui haver-hi en les cel·les que desplacem es comportaran com en una còpia en enganxar-les a la nova posició.

3.3 Inserir files o columnes, o eliminar-les

En un full de càlcul podem inserir noves files o columnes a partir de la Pestanya “Inicio”, Grup “Celdas”, Botó Insertar \Filas ó Insertar \Columnas. En aquest cas la inserció es farà a per damunt (files) o a l’esquerra (columna). El Botó Insertar també permet afegir un nou full de càlcul al llibre. Hem dit que quan inserim una columna, per exemple, des de la columna D, s’obre una nova columna a l’esquerra. Això vol dir que la D ara correspondrà a la nova columna i tot el què hi havia abans a la D ara estarà a la E, el què hi havia a la E passarà a la F i així successivament. És a dir, LA INSERCIÓ D’UNA COLUMNA EQUIVAL A DESPLAÇAR LA RESTA DE COLUMNES A LA DRETA. En el cas d’inserir files passarà exactament el mateix, equivaldrà a desplaçar la resta de files cap avall. En aquest cas, les referències que pugui haver-hi s’adaptaran al canvi exactament com si haguéssim fet un desplaçament amb l’opció “Cortar” i “Copiar” que hem vist abans. De la mateixa manera que podem inserir files o columnes, també podem eliminar-les via Eliminar, també en el Grup “celdas”. Aleshores el procés serà a l’inversa del què passava en inserir files o columnes ja que desplaçarà les columnes restants a l’esquerra o les files restants cap amunt amb els canvis de referències corresponents a les fórmules que pugui haver-hi en tot el full. Ara bé, en aquest cas, a més pot passar que la fila o columna eliminada no estigui buida i que en algun lloc pugui haver-hi fórmules que continguin referències a les files o columnes que hem d’eliminar. Òbviament el problema no pot resoldre’s ja que hi haurà pèrdua de les referències. Per tant, si eliminem una columna o una fila que conté cel·les referenciades ens donarà errors als llocs on estiguin referenciades. Apart d’eliminar files o columnes, també podem eliminar cel·les individuals tot i què no és gaire habitual. En aquest cas ens demana com volem que s’adapti la nova estructura “per tapar el forat”. Podem escollir entre desplaçar les files d’aquella columna cap amunt o les columnes d’aquella fila a l’esquerra. Aquesta opció es pot traduir en una desconfiguració del full de càlcul i és molt poc recomanable. En tot cas, el comportament és també equivalent a un desplaçament. Si no ens interessa el contingut d’una cel·la és millor esborrar-lo que eliminar la cel·la. Apart d’eliminar files o columnes senceres, poden eliminar-se cel·les

3.4 Fixar fórmules a valor numèric

Normalment moltes cel·les contenen fórmules que donen un valor numèric. Quan s'observa l'àrea de treball només es veu el valor numèric però en la barra d'edició apareix la fórmula. Pot ser que en algun moment ens interessi fixar els valors numèrics de certes cel·les fent desaparèixer les referències a les fórmules que els han originat. Això sol fer-se quan no ens interessa més que el resultat final dels càlculs i volem eliminar les dades que els han originat i evitar l’error de manca de referència que hem mencionat abans. Per aconseguir-ho cal: a)

15

seleccionar el rang on volem quedar-nos només amb el valor numèric; b) anar a Copiar; c) deixar com a destí per al rang el mateix que ja està seleccionat, d) anar a Pegar\Pegar valores” i acceptar. A partir d'aquest moment haurem perdut les referències a les fórmules que havien originat els valors que tenim de les cel·les d'aquest rang. Els valors ja no variaran quan canviem les dades originals.

3.5 Altres opcions de “pegado especial”

El menú Pegar\Pegado especial apart de l’opció de convertir fórmules a valors té diverses opcions més. La majoria són prou evidents i no representen cap problema especial, no obstant, les dues que presentem a continuació són força útils i no resulten especialment evidents.

3.5.1 Transposició de taules Si en un moment donat tenim una taula en columnes i ens interessa convertir-la en una taula en files o a l’inrevés, podem optar per l’opció de transposar un rang, que consisteix en convertir les files en columnes i les columnes en files. Per fer-ho caldrà primer seleccionar el rang, a continuació anar a Copiar, seleccionar la cel·la superior esquerra del nou rang i anar a Pegar \“Transponer” i acceptar. Imaginem que tenim una taula de 4 columnes i 7 files, que va d’A1 a D7, és a dir el rang A1:D7 i volem transposar-la a la posició A10. Fent tal com hem indicat tindrem una taula de 7 columnes i 4 files en el rang A10: G13, de manera que, per exemple el valor que tenim C2 (tercera columna, segona fila) ara el tornarem a trobar a B12 (tercera fila, segona columna). Comproveu-ho!

3.5.2 Saltar blancs Imaginem que per elaborar una taula hem fet servir dues fonts diferents de dades de tal manera que hi hauran dades comuns i altres que només estaran en una o en l’altra. Per construir la taula completa ens interessarà ajuntar-les copiant-ne una sobre l’altra de manera que només es copiïn les cel·les ocupades però que els blancs no “tapin” valors bons. Per fer-ho procedirem com en el cas anterior però marcarem l’opció “saltar blancos” en la fitxa del “pegado especial”.

3.6. Afegir comentaris

Quan el contingut d’una cel·la requereix d’una explicació addicional que indiqui a qui utilitza el full de càlcul l’origen d’aquella dada o la manera en que s’ha calculat, etc... es pot recórrer a inserir un comentari sobre la cel·la, visible, en principi, només quan hi passem el cursor per damunt. Per incloure un comentari, utilitzarem l’opció Comentarios que trobem a la Pestanya: Revisar, Grup: Comentarios. Si colem veure de cop tots els comentaris que tenim en el full, podem fer-ho amb l’opció: Mostrar todos los comentarios que es troba també al Grup Comentarios.

16

3.7 Validació de dades

Per evitar errors en les dades que incorporem a les cel·les podem establir-hi validacions d’entrada que impossibilitin entrar valors incorrectes. Així si hem d’indicar un codi comprés entre 1 i 100, establirem una validació que ens obligui a fer-ho així. Les validacions es troben a la Pestanya: Datos, Grup: Herramientas de datos, Botó: Validación de datos. La figura següent estableix un control d’entrada per tal que la dada estigui entre 1 i 100

A continuació un altre exemple de validació en la qual comprovem que es teclegin 5 lletres o números.

17

3.8.-Validació de fórmules-[nou]

Una altra manera d’Introduir fórmules és utilitzant el quadre de diàleg INSERIR FUNCIÓ, que es troba a la pestanya FORMULASBIBLIOTECA DE FUNCIONES INSERTAR FUNCIÓN (icona fx). Amb aquest sistema podrem seleccionar la fórmula que volem emprar a partir del quadre de diàleg que ens les classifica per tipus. Ho podeu veure a l’imatge següent:

Un cop escollida la funció ens ajuda a conèixer quins paràmetres cal incloure. Veiem com ens ajudaria si volem inserir una funció tipus lògic: =SI(b7>200000;”supera”;”no supera”). Per cada paràmetre que ens demana la funció apareix un quadre d’entrada de dades en el quadre de diàleg que tenim obert.

18

19

4 Altres eines Fins aquí hem descrit la manera bàsica de treballar amb el full de càlcul. En aquest capítol introduirem càlculs amb dates i hores, algunes funcions molt útils, la manera de representar gràficament les dades d’una taula i com preparar una taula per ser exportada a altres aplicacions de Windows, especialment a WORD i PowerPoint.

4.1 Càlculs amb dates i hores

Ja hem comentat que la unitat de temps bàsica del full de càlcul és el dia, i que la data origen, és a dir, el dia 1 és l’1 de gener del 1900. A partir d’aquesta observació important, podem fer tot un seguit d’operacions i treballar amb diverses funcions relacionades amb el calendari. Així doncs, una data, una hora o una data i hora no és més que el nombre de dies i la fracció corresponent, que haurien passat des de la data origen. Que ho veiem com a número o com a data i hora depèn exclusivament del format escollit per representar-ho. Amb aquesta informació podem, per exemple calcular el nombre de dies que hi ha entre dues dates, simplement, restant-les. També podem saber quina data serà d’aquí a un cert nombre de dies, sumant aquest nombre a la data corresponent i posant el resultat en format de data. Apart d’això podem fer servir algunes funcions. Ja hem comentat la funció AHORA, que ens dóna l’instant actual. Les funcions: AÑO, MES, DIA, HORA, MINUTO i SEGUNDO, ens donen respectivament l’any, el mes, el dia, l’hora el minut o el segon d’un determinat instant. Per exemple si a la cel·la B1 tenim el número 22340,465 de l’exemple del capítol 2, que sabem que correspon a les 11h 9m 36s del dia 28 de febrer del 1961 i posem les funcions indicades a les cel·les de B2 a G2 amb l’argument B1, tindrem respectivament: 1961, 2, 28, 11, 9 i 36, tal com havíem calculat. Proveu-ho! Una altra funció útil de calendari és per saber el dia de la setmana en què correspon una data. La funció és DIASEM amb una data com a argument, ens lliura el número d’ordre del dia de la setmana, COMENÇANT AMB DIUMENGE. Aquesta funció, a més de la data, admet un segon argument opcional que pot ser 1 ó 2. Si és 1, no fa res, i si és 2, comença la setmana en dilluns, com acostumem a fer nosaltres. Si ho apliquem a la data anterior veurem que era dimarts, és a dir 3 ó 2 segons si el segon argument és 1 (ó no hi és) ó és 2 respectivament. Per treballar amb calendaris, dates i hores hi ha tot un munt de funcions més però generalment no són gaire útils.

4.2 Algunes funcions més

Ja hem comentat que en l’Apèndix trobarem unes quantes funcions útils. Ara en descriurem algunes que donen cert joc i sobre tot ens ajuden a estalviar-nos feina a l’hora de fer càlculs. A través de l’ajuda podem trobar tot un munt de funcions d’allò més variat. Moltes d’elles són redundants o gairebé.

4.2.1 Funcions que admeten rangs com argument Al capítol 2 hem mencionat la funció SUMA que ens permetia trobar la suma (el total, en molts casos) de tots els números que es trobaven dins un rang sense haver de posar les referències d’una en una en la fórmula. Dins aquest tipus de funcions trobem també la funció PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, etc. Com en el cas de la suma, troben el promig, el valor màxim, el mínim o el nombre de cel·les ocupades, d’un determinat rang. Val a dir que totes aquestes funcions admeten, no només un rang sinó diversos rangs així com cel·les disperses, tots ells com arguments separant-los amb punts-i-coma.

20

En l’apèndix veureu que dins aquest tipus de funcions també hi trobem els càlculs de la desviació típica i la variància dels valors dins d’un rang.

4.2.2 Algunes funcions aritmètiques Apart de les “quatre regles” que no requereixen cap funció especial, tenim algunes altres funcions d’un argument, com ENTERO, ABS ó RAIZ, que ens mostren la part entera d’un número, el seu valor absolut o la seva arrel quadrada, respectivament. També en tenim de dos arguments com RESIDUO que ens dóna el residu de dividir el primer argument pel segon ó REDONDEAR, que ens dóna el valor del primer argument arrodonint al nombre de decimals que indica el segon argument. Naturalment hi ha moltíssimes funcions més com logaritmes, funcions trigonomètriques, etc. En l’apèndix trobareu també la funció ALEATORIO que no té cap argument i que ens lliura un nombre aleatori entre 0 i 1, és a dir “sorteja un número”. Si volem, per exemple, “tirar un dau”,·haurem de posar =ENTERO(ALEATORIO()*6+1).

4.2.3 Algunes funcions lògiques. La funció SI En aquest punt parlarem fonamentalment de la funció SI, que ens permet triar entre dues situacions d’acord amb un criteri i els valors que tenim. En l’apèndix en trobarem d’altres però no hi entrarem en detall. La funció SI té tres arguments. El primer argument expressa una condició, és a dir un criteri de tria. Aquesta condició pot complir-se o no. Si es compleix, la funció SI ens lliura el segon argument, i si no es compleix, ens lliura el tercer argument. L’exemple típic és aprovar o suspendre un examen d’acord amb una nota de 0 a 10. Si la nota és un 5 ó més, aprovarem, si és menys d’un 5, suspendrem. Naturalment, SI UN NÚMERO NO ÉS MENYS DE 5 HAURÀ DE SER 5 Ó MÉS. Per tant, aprovar o suspendre consisteix en complir una condició o no complir-la. Aleshores podem muntar la funció de la següent manera. La condició, és a dir, el primer argument serà el criteri per suspendre, que la nota sigui inferior a 5. El segon argument serà simplement el text “suspens”, és a dir el què passarà si la condició de suspendre és certa. El tercer argument serà el text “aprovat”, és a dir el què passarà si la condició de suspendre és falsa. Imaginem que la nota de 0 a 10 es troba a la cel·la D5 i hem de posar si està suspens o aprovat a la del costat, és a dir a la E5. Aleshores a aquesta cel·la haurem d’introduir-hi =SI(D5<5;”suspens”;”aprovat”). Naturalment també podem capgirar els arguments 2 i 3 posant la condició contrària, és a dir, la condició d’aprovar, com a primer argument. En aquest haurem de posar a E5 =SI(D5>=5;”aprovat”;”suspens”). Els resultats òbviament seran els mateixos. Aquesta funció dóna molt joc i la farem servir molt sovint en diversos exemples i exercicis.

4.2.4 Algunes funcions de text En l’Apèndix també es mencionen algunes funcions que tenen textos com arguments enlloc de números. Ja hem vist que en alguns casos, com en la funció SI podem posar textos o números en els arguments. Hi ha però tot un seguit de funcions “especialitzades” en textos. Per exemple les funcions MAYUSC ó MINUSC, que ens passen el text de l’argument a majúscules o minúscules respectivament, o la funció HALLAR de tres arguments, el primer és un tros de text (per exemple una lletra o una síl·laba), el segon és un text i el tercer, opcional, un número d’ordre per començar a buscar a partir d’un cert punt. La funció ens troba en quina posició està la primera (si no hi ha tercer argument ó és un 1) aparició del text del primer argument dins el segon. El tercer argument ens diu quants caràcters hem de saltar a abans de començar a buscar. Per exemple, si a la cel·la F3 tenim el següent text “Otorinolaringòleg” i a la cel·la G3 posem =HALLAR(“o”;F3;4) ens trobarà la primera aparició després de la “r” d’una “o” que correspon a la posició 7 dins el text de F3. Observis que no distingeix majúscules de minúscules però no identifica la “ò”, amb l’accent, com a “o”, de manera que si saltem els primers 8 caràcters, no en trobarà cap. Què hi farem!

21

4.2.5.-Funcions estadístiques-[nou]. 4.2.5.1.-Funció FRECUENCIA-[nou]

Ens permet calcular la freqüència amb la que es repeteixen els valors en un rang determinat. Dona com resultat una matriu vertical de números, la qual ens indicarà quantes repeticions tenim de cada número de la llista. Veieu l’exemple amb la llista de les edats del personal d’una empresa imaginaria, compreses entre 20 i 50 anys. Volem saber quanta gent té 20 anys, quanta gent té 21 anys, etc... La peculiaritat a l’hora de introduir la fórmula és que per completar la fórmula correctament cal seleccionar prèviament el rang sobre el qual l’aplicarem, introduir la fórmula =FREQUENCIA(B2:B32;C2:C32) i PREMER CONTROL+MAJUSCULA+INTRO

Es tracta d’una fórmula de tipus MATRIU i cal fer-ho d’aquesta forma per tal que Excel ho interpreti correctament.

(en lloc del tradicional INTRO)

4.2.5.2.-Funció ALEATORIO-[nou] Utilitzant la funció =ALEATORIO() , Excel ens retorna un número aleatori entre 0 i 1. En conseqüència si volem generar un aleatori entre 25 i 200, utilitzarem aquesta funció així:

22

=25+ALEATORIO(200-25). També existeix la funció ALEATORIO.ENTRE(-100;200), que ens genera un número aleatori comprés entre els dos paràmetres que indiquem separats per punt i coma. Els números aleatoris es recalculen cada cop que recalculem el full o bé premem F9. Per fixar el valor aleatori cel·la a cel·la es fa editant-la a la zona de fórmules i prement llavors F9 o be utilitzant la tècnica de convertir fórmules a valor numèric que consisteix en copiar el rang i tornar-lo a enganxar amb la funció PEGADO ESPECIAL VALORES ( Podeu consultar l’apartat: Fixar fórmules a valor numèric d’aquests apunts, on s’explica en més detall )

4.2.6.-Funcions Financeres-[nou]

4.2.6.1.-Funció PAGO-[nou] Calcula el pagament d’un préstec basat en pagaments i tipus d’interès constants.

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

Tasa: Tipus d’interès del préstec. Nper: Número total de pagaments del préstec. Va : Valor actual o quantitat d’una sèrie de futurs pagaments. Es coneix també com valor borsari. Vf : Es el valor futur o un saldo en efectiu que es preten obtenir després de realitzar l’ultim pagament. Generalment se li dona le valor 0 Tipo: 0= Pagaments a final de període 1= Pagaments a inici de període Es obligat de mantenir la uniformitat al utilitzar les unitats de tipus d’interès i numero de períodes. Així si parlem de pagaments mensuals de un préstec a 4 anys, amb una tipus d’interès anual del 12%, haurem de convertir-ho tot a mesos i direm que el número de períodes és de 4*12= 48 mesos i el tipus d’interès del 12%/12 = 1 % mensual. Exemple: Pagament d’un préstec al 8% anual a pagar en 10 mesos de 10.000€ amb pagament a final de període. =PAGO(B2/12;B3;B4;B5;B6)

23

4.2.6.2.-Funció : VF (Valor futur d’una inversió) -[nou]

Retorna el valor futur d’una inversió basada en pagaments constants i un tipus d’interès constant.

VF(tasa;nper;pago;va;tipo)

Tasa: Tipus d’interès del préstec. Nper: Número total de pagaments en un període d’un any. Pago: Pagament que es fa a cada període

Va: Valor actual o quantitat d’una sèrie de futurs pagaments. Es coneix també com valor borsari.

Tipo: 0= Pagaments a final de període 1= Pagaments a inici de període Exemple: Valor futur d’una sèrie de 10 pagaments de 200€, al tipus d’interès del 6% anual i un valor inicial o actual de 500€.

=VF(B2/12;B3;B4;B5;B6)

24

4.2.6.3.-Funció : VA (Valor actual d’una inversió) -[nou]

Retorna el valor actual d’una inversió basada en una sèrie de pagaments constants que es faran en el futur i un tipus d’interès constant.

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)

Tasa: Tipus d’interès del préstec. Nper: Número total de pagaments en un període d’un any. Pago: Pagament que es fa a cada període

Vf: Valor final o saldo que es pretén aconseguir un cop hem fet el darrer pagament. Tipo: 0= Pagaments a final de període 1= Pagaments a inici de període

Exemple: Valor actual d’una sèrie de pagaments mensuals realitzats durant 20 anys per import de 500€, al tipus d’interès del 8% anual.

=VA(B2/12;B3*12;B4;B5;B6)

25

4.2.6.4.-Funció : TIR (Tassa de retorn) -[nou]

Retorna la tassa interna de retorn d’una inversió. Serveix per mesurar si una determinada inversió és més o menys productiva que una altra.

TIR(valores;estimación)

Valores: Import del pagament de la inversió i dels successius ingressos de cada període. Estimación: Rendiment esperat. S’ha d’indicar per períodes curts, quan el resultat inicial ens dona error. Si no síndica és calcula com un 10%. Exemple: calcular el TIR d’una inversió en un negoci que ens ha implicat un pagament de 70.000€ i del qual esperem els següents beneficis en els propers 5 anys: 12.000€, 15000€, 18000€,21000€, 26.000€.

=TIR(B2:B7)

26

4.3 Gràfics

Una de les maneres més comuns de presentar informació consisteix en fer gràfics que permeten veure moltes dades d'un cop d'ull. Naturalment les dades necessàries per elaborar un gràfic solen poder-se posar en forma de taula i, per tant, EXCEL és una bona eina de base per elaborar-los. En principi està prevista una gran quantitat de possibilitats de gràfics: entre dues variables, diverses sèries de valors, histogrames, diagrames en “formatge”, etc. Els gràfics poden situar-se en el mateix full o en cada un en un full diferent, que pot prendre el nom del gràfic corresponent i queda indicat en la solapa del full. Per fer un gràfic cal dir-li que el volem fer, on volem col·locar-lo, quin tipus de gràfic i amb quines dades. El menú assistent per fer gràfics és accessible a través de la Pestanya Insertar \Grup Gráfico o del botó corresponent, i és de tipus interactiu, amb 3 passos: 1 En primer lloc seleccionem l’àrea on són les dades que volem graficar. 2 Amb la opció Insertar \Gràfico ens dissenya un gràfic sobre el mateix full de càlcul 3 Podem variar la seva ubicació amb la Pestanya Diseño y el Grup Mover gráfico Una vegada estan fets també podem modificar-los, fent clic sobre diversos punts dins el gràfic ens oferirà parts del menú assistent. Per exemple, fent un clic sobre els eixos ens permet canviar mides, divisòries, etc. Si fem clic sobre el fons, podem canviar el color i la trama de fons. En particular podem fer un clic sobre el gràfic i ens permet canviar l’aspecte de les línies i punts, però també ens permet canviar les sèries de dades que volem graficar, treure’n i posar-ne de noves, canviar la llegenda, etc. Si fem clic a l’àrea de fora dels eixos però dins el requadre, ens selecciona el gràfic, de manera molt semblant als objectes incrustats dins de Word. En aquesta posició pot ampliar-se, reduir-se, traslladar-se de posició i, molt especialment, permet copiar-lo per enganxar-lo a una altra aplicació de Windows, per exemple un text o una presentació, tal com veurem més endavant. En aquest curs només passarem molt per damunt del tema dels gràfics. Per conèixer el seu funcionament i les possibles opcions recomanem que aneu al menú “?”, i a la secció “Trabajar con Gráficos” i que experimenteu amb l’assistent i canviant coses d’un gràfic ja fet.

4.4 Exportació de taules i gràfics

Una facilitat que ofereix l’entorn de Windows consisteix en el fet que es pot intercanviar fàcilment informació entre varies aplicacions mitjançant les opcions respectives de “Copiar” i “Pegar”. D’aquesta manera segons el tipus d’informació, la podem tractar amb l’aplicació més adient i, una vegada elaborada, passar-la a l’aplicació prevista per mostrar-la. Per exemple, si hem de preparar un document amb text i imatges, prepararem el text amb un processador de textos i les imatges, amb un programa de tractament d’imatges. Finalment muntarem el document incorporant les imatges tractades al text, tal com hem vist en el tema de Processadors de textos”. De la mateixa manera, si hem de preparar una presentació o un document amb gràfics o taules de dades, resultarà molt més útil fer servir un full de càlcul per preparar aquests elements i, després, incorporar-los al document o la presentació. Ja hem vist com se seleccionaven taules (és a dir, rangs) dins un full de càlcul, i també com es podien seleccionar els gràfics. Una vegada seleccionats aquests elements, haurem d’anar al menú que s’obté amb el botó dret del ratolí i prémer Copiar. A continuació i ara dins la finestra de l’aplicació de destí (Word ó Power Point) anar a la Pestanya Inicio \Pegar ó \Pegado especial. En el cas d’una taula, per defecte, ens l’enganxarà com a taula amb els valors que tenia en el moment de fer la còpia. Podem, però, fer servir les diverses opcions de “Pegado especial”

27

segons el “paper” que volem que tingui una vegada forma part del document. Si es treballa amb l’opció per defecte, podrem fer servir totes les possibilitats del menú Tabla, tal com hem vist abans, però si ho enganxem com a full de càlcul podrem continuar treballant com si tinguéssim el full de càlcul ficat dins el processador de textos. També podem enganxar-ho com a text, sense l’estructura de taula o com a imatge (“mapa de bits”) o “meta archivo”. En tots dos casos es comportarà com un objecte incrustat però les seves propietats seran diferents, com veurem a continuació. En el cas d’un gràfic, les opcions d’enganxar són les següents: per defecte, l’enganxarà com a “meta archivo” i amb el “Pegado especial” podrem triar, a més, entre objecte d’Excel ó imatge (“mapa de bits”). Es important, doncs, a l’hora d’enganxar-lo dir si volem que conservi la seva relació amb el full de càlcul, si volem que es comporti com un “meta archivo de Windows” o que quedi com una imatge, ja que el comportament que tindrà una vegada enganxat serà diferent. Si s’enganxa com a full de càlcul (gràfic o taula) podrem treballar-hi com si estéssim dins Excel. Si s’enganxa com a “meta archivo de Windows” es comportarà com un gràfic sense pèrdua de resolució en ampliacions. Finalment, si s’enganxa com a imatge, aleshores sí que serà sensible a les ampliacions o reduccions.

28

5.-Treballant amb informació voluminosa En els següents apartats, explicarem les funcions de tractament de dades en forma de llista més utilitzades i més pràctiques, per poder resumir relacions de dades de la forma més eficient possible.

5.1 Ordenació

Quan tenim una taula (un rang) organitzada per columnes, és a dir, com una llista de dades, podem estar interessats en ordenar-la d’acord amb algun criteri de la llista: ordre alfabètic de noms, o de les dades d’alguna columna. És a dir, es tracta de fer desplaçaments de files de la taula de manera que quedin ordenades d’acord amb el criteri o els criteris desitjats. Naturalment, si ho hem de fer mitjançant les opcions de desplaçar rangs podem estar-hi una eternitat. És per això que hi ha un procediment específic per que es faci de manera automàtica d’acord amb el què nosaltres decidim com a criteri. Per poder-ho explicar més fàcilment mostrarem el següent exemple d’una típica llista: Suposem que tenim la llista les notes d'un examen, on els noms dels alumnes són a la columna A, des d’A2 fins a A50, i les seves notes a la columna B, des de B2 fins a B50. Aquesta llista l’hem anat confeccionant a mesura que corregíem, sense cap ordre i, una vegada acabada la correcció, volem ordenar la llista, per exemple, alfabèticament segons els noms dels alumnes. Per fer-ho, en primer lloc marcarem tot el rang on hi ha noms i notes, és a dir A2:B50, i anirem al botó Datos \Ordenar. Aleshores ens apareixerà un quadre de diàleg, i en seguirem les indicacions per ordenar el quadre segons la columna A en ordre ascendent. Aquest mètode també ens permetria ordenar la llista per notes, si enlloc d'escollir la columna A ho fem amb la B, i podríem posar les notes de més alta a més baixa si escollíssim l’ordre descendent. En canviar l'ordenació d'una llista és IMPORTANT QUE TINGUEM SELECCIONADES TOTES LES COLUMNES (en l’exemple anterior, les dues columnes A i B) sinó ordenaríem només una part de la llista i ens quedaria trasbalsada tota la informació. En l'exemple, si només seleccionéssim la columna A, dels noms, però deixéssim la columna B fora la selecció, les notes quedarien ordenades com estaven i per tant el que aconseguiríem es canviar la nota de cada alumne. En situacions de quadres més complexos podem fer ordenacions per diferents criteris donant diverses prioritats segons el criteri. Això equival a dir que en cas d’empat amb el primer criteri s’ordenin d’acord amb el segon, i així successivament. El menú d’ordenació té previst que la llista tingui una fila d’encapçalament, és a dir, de títols de les columnes. Aleshores enlloc de demanar per quina columna volem fer-la ens diu el què hi ha en la fila d’encapçalament. En l’exemple anterior, imaginem que a la fila 1 hi diu “Nom” a A1 i “Nota” a B1. Aleshores la caixa de diàleg de l’ordenació ens preguntarà si volem ordenar per “Nom” ó per “Nota” enlloc de dir per la columna A ó la B. Naturalment, les referències que pugui haver-hi a les cel·les que a conseqüència de l’ordenació han canviat de lloc s’adaptaran a la nova distribució com en el cas d’un desplaçament.

29

5.2 Filtres

Sovint disposem de llistes de dades en columnes sobre les quals volem extractar aquelles files que compleixin uns determinats requisits. Per fer-ho disposem de l’opció d’establir filtres que es troba a la Pestanya datos, Grup: ordenar i filtrar. Un cop hem activat els filtres podem ordenar l’informació en base a les diverses columnes o be establir un filtre personalitzat per cada un dels elements de la llista. El filtre personalitzat s’activa amb l’opció: filtros de texto \ filtro personalizado i ens presenta un quadre de diàleg que permet establir filtres de selecció del tipus: més gran, més petit, diferent a, etc... Ho podem veure en la següent imatge:

Sobre una mateixa columna, podem establir filtres aniuats forçant a que es compleixi més d’una condició. En l’exemple següent cerquem que la cel·la contingui una dada que comenci per un text i acabi en un número concret. 5.3 Subtotals

30

La funció subtotals ens permet realitzar operacions aritmètiques d’agrupació de dades en funció del valor que presenti una de les columnes del full. Així podem obtenir per exemple, una suma d’imports agrupada per data o per tipus de divisa. Prèviament ens caldrà ordenar les dades per la columna que servirà per agrupar els subtotals. Així si volem agrupar per data, ordenarem prèviament el full per la columna data. La funció subtotals es troba a la Pestanya: Datos, Grup: Esquema, Botó: Subtotals. Per activar-la hem de seleccionar prèviament el conjunt de columnes que volem fer intervenir i prémer la Botó Subtotals El quadre de diàleg Subtotals ens permet d’indicar en quina columna volem basar els càlculs, quina funció volem utilitzar (suma, mitjana, contar, màxim, mínim, etc...) i sobre quines columnes volem calcular. L’imatge següent ens mostra aquest quadre de diàleg.

31

5.4.-Treballar còmodament amb taules-[nou]

Excel ha contemplat sempre el treball sobre taules de dades, però a la versió 2007 si li indiquem a Excel explícitament que estem elaborant una taula mitjançant la pestanya INSERTARInsertar TablasTABLA, el propi full Excel es comportarà de manera més intel·ligent quan li demanem determinades fórmules. Seleccionem un conjunt de dades en forma de taula com les de la figura i cerquem a la pestanya INSERTAR, la funció INSERTAR TABLA. Obtindrem el següent:

Ara podrem utilitzar fórmules d’una manera molt més còmoda. Crearem a la columna D un encapçalament que anomenarem Diferència. Automàticament la taula se’ns expandirà incloent-hi la columna D. Col·locant a la cel·la D2 la fórmula (B2-C2), serà el propi Excel qui ens la copiarà a la resta de cel·les de la columna D incloses dins de la taula. Teniu a continuació un altre exemple de dades sobre diversos països referides als quatre trimestres de l’any. Hi volem afegir el valor màxim de cada país i per això escriurem la fórmula =MAX(B2:E2) a la primera cel·la i al prémer Intro serà el propi Excel qui la copiarà a la resta de cel·les de la taula( des de H3 fins a H5).

32

33

5.5 Taules dinàmiques

Es tracta d’una eina molt potent que ens permet utilitzar el full de càlcul i que ens serveix per analitzar un reguitzell de dades i sintetitzar-les de forma que siguin comprensibles. Imagineu una llista amb les vendes diàries de tots els comercials d’una gran empresa ¿ Com podem conèixer ràpidament el total que han venut i en quin país? L’exemple de partida podria ser el següent:

Sobre aquesta llista volem agrupar les dades per ‘Vendedor’ i ‘País’ Fem clic sobre qualsevol cel·la (per exemple la C3) i anem a la Pestanya Insertar, Grup: Tablas, Funció: Tabla dinàmica. El propi Excel ens presenta un quadre de diàleg amb la zona on són les dades , premem ACEPTAR

34

Ens apareix la pantalla mitjançant la qual podem establir els tipus d’informació que desitgem conèixer. En aquest exemple marcarem per aquest mateix ordre: IMPORTE, PAIS, VENDEDOR.

Observeu que s’ha creat un nou full dins del mateix fitxer Excel, en el qual ens presenta el resultat agrupant els imports per venedor i per país. Aquest resultat el podem presentar expandit o be contreure’l si únicament ens interessés el total per país, sense detall per venedor.

5.6.-Importar dades d’una taula d’ Access a Excel-[nou]

Podem importar Una taula sencera:

tota

Escollim la consulta o la taula que volem importar ( exemple: la taula Productos) i Excel ens demana en quina fila volem començar a escriure la taula.

la taula directament a Excel, utilitzant l’opció: DATOSObtener datos externosDesde Access. Sobre el quadre de diàleg que se’ns obrirà cercarem la base de dades , en el nostre cas Northwind.accdb.

Podem importar Part de les dades d’una taula:

una part

Sobre el quadre de diàleg que se’ns obra escollim de la primera pestanya (Bases de datos) el tipus de base de dades que volem importar: en el nostre cas MS Access database.

dels registres ( files) i escollir uns quants camps (columnes), utilitzant l’opció: DATOS Obtener datos externosDe otras fuentes Desde Microsoft Query.

Cerquem la base de dades Northwind.accdb i un cop veiem el detall de taules, ens quedarem amb la de PRODUCTOS, de la qual seleccionarem els camps que volem traspassar a Excel. Premem Siguiente i arribem a la pantalla de selecció . Podem escollir , per exemple, COSTO ESTANDAR mayor o igual que 10 i a continuació el criteri d’ordenació que podem fer sobre el mateix element COSTO ESTANDAR. Finalment tindrem sobre Excel les files i columnes d’aquesta taula d’acord amb el criteri emprat. Destaquem el botó ACTUALIZAR que es troba dins la pestanya DatosConexiones, el qual ens permet refrescar sobre el Full Excel les modificacions que es vagin produint sobre la taula Access. Provem de modificar o afegir algun registre a la taula PRODUCTOS utilitzant Access i un cop disparem el refresc, les dades ens queden també actualitzades sobre el full Excel.

35

APÈNDIX 1:

=abs(n) dóna el valor absolut del número n.

a) Funcions matemàtiques i estadístiques:

=residuo(n;a) retorna el residu de dividir n per a. =aleatorio() genera un número decimal aleatori comprès entre 0 i 1. =suma(rang) calcula la suma de tots els valors numèrics del rang especificat. =max(rang) dóna el valor màxim del rang. =min(rang) dóna el valor mínim del rang.

=promedio(rang) dóna el valor mig del rang (mitjana aritmètica). =var(rang) dóna la variància del rang. =desvest(rang) dóna la desviació típica del rang.

=o(valor_lògic_1;valor_lògic_2;...) retorna vertader si algun dels seus arguments és vertader. Exemple: =o(3<7;7>10) = VERDADERO.

b) Funcions lògiques

=y(valor_lògic_1;valor_lògic_2;...) retorna vertader només si tots els seus arguments són vertaders. Exemple =y(3<7;7>10) = FALSO.

=si(condició;vertader;fals) retorna el contingut de vertader si es verifica la condició i retorna el contingut de fals en cas contrari. Exemple =si(3<7;10;20)=10. Nota: remarqui’s que la condició és una variable o expressió (del tipus: 3=3, 3<7, 7>3, 7>=3, 3<=7, 3<>7) que tingui els valors lògics vertader o fals.

=hallar(text1;text2;num d’ordre) troba la posició on comença el text1 dins el text2. S’hi posa un número d’ordre si volem indicar successives aparicions de la primera.

c) Funcions de text:

=igual(text1;text2) compara dues cadenes de text i retorna el valor VERDADERO si són exactament iguals i FALSO si no ho son. Exemple: =igual(“si”;”si”) = VERDADERO; =igual(“si”;”no”) = FALSO.

=mayusc(text) posa el text en majúscules. =minusc(text) posa el text en minúscules.

=ahora() dóna el temps transcorregut des de l’1 de gener de 1900 fins l’instant actual, d’acord amb el rellotge de l’ordinador. El temps es mesura en dies.

d) Funcions de data i hora:

=diasem(“data”) dóna l’ordinal del dia de la setmana de la data. El 1er. és diumenge. =fechanumero(“data”) dóna el temps transcorregut entre l’1 de gener de 1900 i la data especificada.