Ajuntament de TrempGestor d’expedients

Lleida, 2010

La història

� 2008: Inici de la participació en el projecte

A nivell d’Ajuntament el secretari és la persona que s’involucra en el projecte.

� 2009: Grup de treball

Elaboració de les fitxes de procediments, diagrames de fluxes, adaptació a la normativa etc.

� 2009 finals: Formació

Es formen personal de diverses àrees implicades en els expedients a gestionar a l’Ajuntament :

recursos humans, cultura, obres etc.

� 2010 finals: Implantació en fase de proves

Expedients d’obres.

� 2011: Implantació i ampliació d’expedientsExpedients d’activitats, subvencions i altres.

El perquè

digitalització gestor expedients

llicències d’obres

Registre d’entrada

el ciutadà l’ajuntament

Catàleg de serveis

+Carpeta

ciutadana

La implantació� Inicis 2010

Intercanvi de documentació, modelatges i procediments.

� Febrer 2010Control usuaris, permisos i s’inicien expedients al gestor.

� Maig 2010S’atura el projecte.

� Novembre 2010Represa del projecte.

� Desembre 2010:65 expedients introduïts al gestor, 62 dels quals ja tancats.

Nombre d’expedients mensuals d’obres majors i menors: 25/30.

Gestor d’expedients d’obres:

� Implementació de la signatura digital

� Plànol del cadastre

� Codificació dels expedients segons el sistema de

treball de l’Ajuntament.

� Incloure el càlcul de l’import de les taxes i ICIO.

� Afegir un tràmit més a l’expedient on s’indiqui si el

càrrec ja està liquidat.

� Modificació del procediment per autoritzar llicències

d’obres: a través del gestor s’ha de fer d’una en una, i

en el procediment actual de l’Ajuntament es fan totes

alhora.

Hi estem/estan treballant

Els avantatges

� Informatització i digitalització dels expedients.

Es pot consultar l’expedient des de qualsevol terminal sense tenir l’expedient físic davant.

� Bases de dades exportablesJa no es depèn d’un programari propietari sinó que les bases de dades es preparen per a ser

fàcilment exportables i utilitzables en altres programes.

� Guiatge en els tràmits que té un expedient.

Els procediments que es segueixen en cada expedient queden reflexats en el programa i, per

tant, una persona que en desconegui el funcionament en pot fer un seguiment més fàcil.

� Facilitat de reconèixer el punt en què està l’expedient.

� Reflex dels terminis dels tràmits.

Permet evitar errors humans i que algun expedient quedi sense tramitar.

� Possibilitat de realitzar estadístiques i resums.

El camí a seguir

� Establir la connexió entre els tràmits que ens arriben per

internet i el gestor (Consorci AOC).

� Establir la connexió entre el gestor i una carpeta del

ciutadà on aquest pugui consultar els seus tràmits.

� Formar en matèria d’Administració electrònica.

� Sensibilitzar tot el personal pel que fa als canvis que

s’estan produint en les administracions públiques

� Fer sessions de re-enginyeria de procediments i

processos

�Dur a terme canvis organitzatius que portin a

l’Ajuntament a una plena implementació de l’oficina

ciutadana tant a nivell electrònic com presencial.

Per una atenció al ciutadà

de qualitat

Moltes gràcies