Gestor de

Expedientes Digitales

Historia

Clientes Gobierno – Costa Rica

Clientes Privados – Costa Rica

Clientes Internacionales

Esquema SaaS en La Nube (www.archivadordigital.com)

CENAM

CARIBE (6)

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Expediente Físico

• ¿Qué es un documento? “Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos.” Ref: Diccionario de la Real Academia Española.

Documento

Un documento, en promedio, se fotocopia 19 veces. No existe respaldo alguno de los

documentos contenidos en los expedientes

El 50% de los documentos que se archivan son copias o fotocopias de los originales y que casi el 10% de los papeles archivados se extravían.

Alrededor del 90% de las actividades típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y

distribución de información en papel.

Expediente Físico Referencia: Ernst & Young, Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute y Nucleus Research.

Expediente Digital

• Cualquier tipo de archivo digital (TIFF, JPEG, PDF, MSG, EML, GIF, PNG, TXT, DOC, XLS, PPT, PPS, MP3, WMV, etc..) que contenga información importante y de relevancia para alguien.

Documento Digital

Expedientes Digitales

Basado en tecnología Adobe Flash Builder 4.5 (Web 2.0).

Navegador (browser) independiente.

Conección nativa a bases de datos Oracle o MS-SQL.

Almacenamiento en Volúmenes Virtuales con soporte para 503 millones de archivos por volumen y un total

de 1296 Volúmenes Virtuales.

Tecnología Data Streaming que permite visualizar los archivos sin tener que bajarlos a la PC por seguridad y

optimización de los anchos de banda.

Características - Vision2020 F.4.5

Implementación (Aplicación o en La Nube)

Servidor de Aplicación

MS- IIS 7.0

Servidor Base Datos

MS-SQL Oracle

Servidor de

Storage

NAS-SAN

Herramienta de Integración - APIONLINE

APIONLINE

ERP

CRM

BPM

Seguridad - Auditoría por IP

Archivar e-mails desde MS-Outlook

Consulta de Expedientes – Criterios de Búsqueda

(Las llaves permiten valores predefinidos)

Consulta de Expedientes – Multiples gavetas

Consulta de Expedientes – Búsquedas sobre los resultados (Filtrar los resultados y exportarlos a Excel)

Consulta de Expedientes – Expediente

(Búsquedas dentro del expediente por nombre de archivo)

Consulta de Expedientes – Multimedia

(Agrupación por tipo de archivo dentro del expediente)

Consulta de Documentos (Búsqueda por texto dentro de PDF´s en expedientes de diferentes gavetas)

Anotaciones al Expediente y Documentos

(Con 3 niveles de seguridad : PUBLICO, PRIVADO, CONFIDENCIAL)

Caducidad de Documentos (Notificaciones automáticas por e-mail)