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GESTION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INFORME EJECUTIVO

SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

CORTE A 31 DE MARZO DE 2015

Bogotá D.C., JUNIO de 2015

INFORME DE PLAN DE MEJORAMIENTO POR

PROCESOS

Código: F-PDE-MPI-038 Fecha 12/08/2014 Versión: 1.2

2

INDICE

Página

1. ASPECTOS GENERALES 3

1.1 Objetivo 3

1.2 Alcance 3

2. INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

3

2.1 A nivel desconcentrado –Delegaciones- 4

2.2 A nivel central –Macroprocesos- 11

3. IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES FALENCIAS 14



4. CUMPLIMIENTOS



5. SEGUIMIENTO AUDITORIA DE CALIDAD 16

6 RECOMENDACIONES




PROCESOS


3

1. ASPECTOS GENERALES

1.1 Objetivo

Dar a conocer la gestión desarrollada por los Macroprocesos, Registraduría Distrital y las Delegaciones Departamentales, a través de la metodología establecida por la Oficina de Control Interno, según Circular 053 de 2009, relacionada con el Seguimiento al Plan De Mejoramiento Por Procesos vigencia 2015.

1.2 Alcance

Al tenor del artículo 9 de la Ley 87 de 1993, la Oficina de Control Interno ha ejecutado las actividades propias de cada uno de los procesos, a través de la asesoría, retroalimentación y mejoramiento continuo, y el seguimiento del Plan de Mejoramiento por Procesos de la Registraduría Nacional de Estado Civil con corte al 31 de marzo de 2015.

2 INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS El Plan de Mejoramiento por Procesos recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoría Interna - Evaluación Independiente y las observaciones generadas en las auditorías de los funcionarios de la Oficina de Control Interno y de funcionarios con funciones de Control Interno de las Delegaciones Departamentales, así como de las observaciones que se generan en la Autoevaluación al Control y a la Gestión. Con corte a 31 de marzo del año 2015, se realizó seguimiento al Plan de Mejoramiento por Procesos de las Delegaciones Departamentales, Registraduría Distrital y los diez (10) Macroprocesos a nivel central, donde se evidenció la existencia de un total de 370 metas de las cuales 297 metas corresponden al nivel descentralizado y 73 a los diez macroprocesos que conforman el Plan de Mejoramiento por Procesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil –RNEC- que provienen de la Observación de la Oficina de Control Interno -OBOCI-, Observación de Autoevaluación –OBAEV-, entre otras, el porcentaje de participación de las observaciones de las Delegaciones con respecto al Plan de Mejoramiento corresponde a lo planeado en el siguiente cuadro:


PROCESOS


4

2.1 A nivel desconcentrado –Delegaciones-

Delegación

cantidad de metas a marzo

después de depuración

%

AMAZONAS 8 3,3%

ARAUCA 2 0,8%

ANTIOQUIA 1 0,4%

ATLANTICO 4 1,7%

BOLIVAR 12 5,0%

BOYACA 7 2,9%

CALDAS 2 0,8%

CAQUETA 2 0,8%

CASANARE 0 0,0%

CAUCA 1 0,4%

CESAR 2 0,8%

CHOCO 8 3,3%

CORDOBA 24 10,0%

CUNDINAMARCA 27 11,2%

DISTRITAL 14 5,8%

GUAINIA 11 4,6%

GUAJIRA 11 4,6%

GUAVIARE 1 0,4%

HUILA 2 0,8%

MAGDALENA 16 6,6%

META 9 3,7%

NARIÑO 12 5,0%

NORTE DE SANTANDER 7 2,9%

PUTUMAYO 8 3,3%

QUINDIO 5 2,1%

RISARALDA 7 2,9%

SANTANDER 12 5,0%

SAN ANDRES 6 2,5%

SUCRE 2 0,8%

TOLIMA 7 2,9%

VAUPES 5 2,1%

VALLE 4 1,7%


PROCESOS


5

VICHADA 2 0,8%

total 241 100,0%

Fuente: Plan de Mejoramiento Por Procesos OCI


A continuación se presenta el gráfico comparativo del total de observaciones entre el cuarto trimestre de 2014 y el primer trimestre de 2015 de las Delegaciones.

AMAZONAS; 8

ARAUCA; 2 ANTIOQUIA; 1

ATLANTICO; 4 BOLIVAR; 12 BOYACA; 7

CAQUETA; 2

CAUCA; 1

CESAR; 2

CHOCO; 8

CORDOBA; 24

DISTRITAL; 14

GUAINIA; 11 GUAJIRA; 11

GUAVIARE; 1

HUILA; 2

MAGDALENA; 16

META; 9

NARIÑO; 12

NORTE DE SANTANDER; 7

QUINDIO; 5

SANTANDER; 12

SAN ANDRES; 6 SUCRE; 2

TOLIMA; 7 VAUPES; 5

VALLE; 4

Distribucion general de observaciones con corte a 31 de marzo del PMP Delegaciones despues de depuracion


PROCESOS


6

Avance y vencimiento de observaciones: Después de efectuado el seguimiento a las acciones de mejora se presentan un total 2 metas que se deben replantear con corte 31 de marzo de 2014 por parte de las Delegaciones Departamentales, replanteamiento que debe ser sustentado por los Delegados de las mismas, toda vez que son los responsables de los procesos y del cumplimiento de lo estipulado en la Circular 053 de 2009. En caso de que las mismas estén debidamente sustentadas en cuanto a las acciones que impidieron su ejecución efectiva; se permitirá el replanteo en caso de demostrar que el incumplimiento no está justificado, deberá remitirse a la Oficina de Control Disciplinario para lo de su competencia. De otra parte en el proceso de depuración se pudo evidenciar no solo el incumplimiento de las acciones sino la existencia de metas que no fueron debidamente soportadas y por lo tanto se debe proceder a su replanteamiento por parte de los responsables de los procesos.

total metas a diciembre; 129

cantidad de metas a marzo despues de depuración; 241

0

50

100

150

200

250

300

total

nu

me

ro o

bse

rvac

ion

es

cum

plid

as

Analisis comportamiento de metas por trimestre


PROCESOS


7

En el siguiente cuadro se presentan las Delegaciones Departamentales responsables de las observaciones no cumplidas, bien por no justificación o por inefectividad.

Delegación

meta para replantear en

marzo % no cumplidas

marzo

BOLIVAR 1 50%

CAUCA 1 50%

total 2 100%


A diferencia del trimestre anterior analizado, casi la totalidad de metas que estaban pendientes de cumplimiento, fueron cumplidas durante el primer trimestre, quedando solo 2 metas, de las Delegaciones de Bolívar y Cauca, todas con una meta para replantear. Las Delegaciones están interiorizando la importancia de los compromisos y plazos, se deben cumplir dentro de los términos establecidos y como muestra se evidencia que tan solo 2 metas no se cumplieron.


BOLIVAR CAUCA

observacion parareplantear (vencidas en

marzo)1 1

0

1

2

metas para replantear


PROCESOS


8

En el siguiente el gráfico incorporamos el comparativo del número de observaciones para replantear entre el cuarto trimestre de 2014 y el primer trimestre de 2015 de las Delegaciones. La disminución obedece a que varias metas fueron replanteadas y las que estaban pendientes por cumplir finalmente se cumplieron en este último trimestre según lo reportado por la Delegación.


A continuación cuadro mostramos las observaciones con corte a 31 de marzo de 2015 que se encuentran en etapa de ejecución con su porcentaje de avance, toda vez que su cumplimiento se realizará en la vigencia 2015 por parte de las Delegaciones Departamentales.

Delegación en ejecución %

AMAZONAS 8 3,3%

ARAUCA 2 0,8%

ANTIOQUIA 1 0,4%

ATLANTICO 4 1,7%

BOLIVAR 11 4,6%

BOYACA 7 2,9%

CALDAS 2 0,8%

CAQUETA 2 0,8%

CASANARE 0 0,0%

CAUCA 0 0,0%

63

2

DICIEMBRE MARZO

comparativo observaciones para replantear PMP por Delegaciones


PROCESOS


9

CESAR 2 0,8%

CHOCO 8 3,3%

CORDOBA 24 10,0%

CUNDINAMARCA 27 11,3%

DISTRITAL 14 5,9%

GUAINIA 11 4,6%

GUAJIRA 11 4,6%

GUAVIARE 1 0,4%

HUILA 2 0,8%

MAGDALENA 16 6,7%

META 9 3,8%

NARIÑO 12 5,0%

NORTE DE SANTANDER 7 2,9%

PUTUMAYO 8 3,3%

QUINDIO 5 2,1%

RISARALDA 7 2,9%

SANTANDER 12 5,0%

SAN ANDRES 6 2,5%

SUCRE 2 0,8%

TOLIMA 7 2,9%

VAUPES 5 2,1%

VALLE 4 1,7%

VICHADA 2 0,8%

total 239 100%


Con base en el cuadro anterior tenemos un total de 239 metas por cumplir en las Delegaciones Departamentales cuya fecha va en lo corrido de la presente vigencia.


PROCESOS


10


E el comparativo siguiente tenemos las observaciones en ejecución y con fecha de terminación en el año 2015 de las Delegaciones. Como se puede apreciar de la depuración resultante a diciembre que arrojo un total de 127 metas, están vencidas 48 y en ejecución 79 metas.

AMAZONAS 3% ARAUCA

1%

ANTIOQUIA 0%

ATLANTICO 2%

BOLIVAR 5%

BOYACA 3%

CALDAS 1% CAQUETA

1% CESAR

1% CHOCO

3%

CORDOBA 10%

CUNDINAMARCA 11%

DISTRITAL 6%

GUAINIA 5%

GUAJIRA 5% HUILA

1%

MAGDALENA 7%

META 4%

NARIÑO 5%

NORTE DE SANTANDER

3%

PUTUMAYO 3%

QUINDIO 2%

RISARALDA 3%

SANTANDER 5%

SAN ANDRES 3%

SUCRE 1% TOLIMA

3%

VAUPES 2%

VALLE 2%

VICHADA 1%

% de metas en ejecucion


PROCESOS


11


Vale la pena señalar que se tuvieron en cuenta también observaciones producto de auditorías efectuadas en el trimestre analizado. 2.2 A nivel central –Macroprocesos- El Plan de Mejoramiento por Procesos por Macroprocesos o nivel central está compuesto por observaciones identificadas para la Vigencia 2014 y anteriores, distribuidas de la siguiente forma:

Macroproceso

Metas después de depuración de marzo de 2015 porcentaje

control interno 11 14,3%

identificación 2 2,6%

jurídica 1 1,3%

talento humano 12 15,6%

informática 0 0,0%

fondo social vivienda 13 16,9%

electoral 0 0,0%

GAF 12 15,6%

FRR 5 6,5%

metas a diciembremetas a marzo

depuradasvencidas a marzo en ejecucion

cantidad 129 241 2 239

0

50

100

150

200

250

300

can

tid

as d

e m

eta

s

PMP por Delegaciones


PROCESOS


12

Comunicación y prensa 11 14,3%

Disciplinario 2 2,6%

Planeación 8 10,4%

total metas 77 100,0% Fuente: Plan de Mejoramiento Por Procesos OCI

En el grafico siguiente tenemos con corte a 31 de diciembre, el porcentaje de la participación de las observaciones del Plan de Mejoramiento de los macroprocesos y el FRRNEC


Cabe anotar que las metas a cargo del Fondo Rotatorio se encuentran dentro de su normal cumplimiento, es decir no tiene ninguna vencimiento y se ha reportado su respectivo avance a las 5 metas que están incluidas en el Plan de Mejoramiento.

control interno 14%

identificacion 3%

juridica 1%

talento humano 16%

informatica 0%

fondo social vivienda

17%

electoral 0%

GAF 16%

FRR 6%

Comunicación y prensa

14%

Disciplinario 3% Planeacion

10%

porcentaje de total a marzo del PMP macroproceso en curso


PROCESOS


13


Como se puede apreciar se incrementaron las metas debido a que por ser comienzo de la vigencia por lo general se incluyen las nuevas metas producto de autoevaluación y de auditorías realizadas en el último trimestre del 2014.

35

77

METASDICIEMBRE

Metas despues de depuracion de marzode 2015

Comportamiento Total metas PMP macropresos

metas adiciembre

incluidasen marzo

cumplidasen marzo

vencidasa marzo

enejecucion

cantidad metas 35 109 67 0 77

0

20

40

60

80

100

120

Títu

lo d

el e

je

cantidad metas


PROCESOS


14

3 IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES FALENCIAS

Con base al seguimiento efectuado al plan de mejoramiento por procesos de las Delegaciones, se encuentra que persisten las siguientes observaciones que se agrupan por Macroproceso a continuación se describe las principales. 3.1 A nivel desconcentrado –Delegaciones- Aunque se relacionan con los Macroprocesos, el cumplimiento atañe completamente a la Delegación que se menciona y es de responsabilidad plena de las mismas, tanto su gestión como su ejecución. Sin embargo están dentro de los siguientes macroprocesos.

IDENTIFICACION Se presenta un escaso avance en la postgrabación de registro civil de la Registraduría de Sotará, esta meta lleva dos años, desde marzo de 2013, sin cumplimiento. No es simplemente prorrogar el plazo y continuar indefinidamente con la misma situación.

GESTION JURIDICA: Incumplimiento y demora en impulso procesal, del proceso hipotecario bajo radicado No 17269-2004, no se llevó a cabo la diligencia de remate programada por el juzgado, debido a que no aporto los avisos publicitarios de dicha diligencia, lo cual se solicitó nueva fecha para realizar nueva fecha para realizar dicha diligencia y de acuerdo a lo informado por el funcionario de jurídica manifiesta que esta diligencia no se realizó debido que oficina central no cancelo ni envió los recursos para los avisos publicitarios. Dicho meta se encuentra sin cumplimiento, según lo reportado por la Delegación de Bolívar. Según se indago con la Delegación se encuentra a la espera de cuando el juzgado fije fecha de remate da unos términos para los avisos publicitarios por lo cual hay que esperar dicha fecha. 3.2 A nivel central – Macroprocesos No se presentaron incumplimientos o vencimientos de fechas, varias metas fueron replanteadas en sus plazos por parte de los Macroprocesos con su debida anticipación y con las justificaciones debidas.


PROCESOS


15

4. CUMPLIMIENTOS 4.1 A nivel desconcentrado –Delegaciones- Entre los cumplimientos más destacados merece la pena resaltar: Se reporta que se efectuó la solicitud para mantenimiento de las sedes propias de las Registradurías Municipales de Morelia y San Jose de Fragua por parte de la Delegación de Caquetá. Legalización de diez bienes recibidos como donación, dichos bienes muebles fueron incorporados al inventario con la respectiva placa en el inventario de la Delegación del Guainía y seis bienes muebles del Guaviare. Se reporta mejoras en cuanto a la entrega de reportes de PQRS de las Delegaciones de Caldas y Atlántico. Se reporta la solicitud de construcción de un espacio físico para almacenar las tarjetas decadactilares por parte de la Delegación del Cauca. Se adelantó la baja de bienes de gran cantidad de bienes muebles que se encontraban en deterioro y abandono según lo reporta la Registraduría| Distrital. Se han realizado las jornadas de aseo programadas por la Delegación de Cesar. Se ha actualizado el inventario de bienes muebles por parte de la Delegación de San Andres. 4.2 A nivel central Una vez depurado el plan de mejoramiento pasando de 35 metas en el corte de diciembre de 2014 a un total de 77 metas al 31 de marzo de 2015, se observa que se incrementó en un 46.5% el plan incluyendo nuevas metas que fueron objeto de autoevaluación, auditorias y/o seguimientos efectuados a los Macroprocesos. Los macroprocesos de Gestión de Tecnología de información y Electoral presentan un cumplimiento del 100% en la totalidad de sus metas según se pudo comprobar en la depuración y seguimiento efectuado. Entre los principales cumplimientos tenemos:


PROCESOS


16

Socialización de programa de inducción, de bienestar social, indicadores, documentos de gestión de calidad, plan estratégico, informes de autoevaluación. Socialización de productos Meci, como procedimientos, normogramas, políticas de calidad, indicadores, etc. 5. SEGUMIENTO A LA AUDITORIA DE CALIDAD Dicho seguimiento se efectúa con base a las visitas que practicaron los auditores de calidad en el segundo semestre de 2014 y las no conformidades emitidas, los cuales visitaron los siguientes Macroprocesos: Identificación, Gestión tecnológica de la Información, Gestión del Talento Humano y Gestión Jurídica. A nivel de Delegaciones se auditaron las siguientes: Antioquia, Cundinamarca, Distrital y Santander. A la fecha de elaboración de este seguimiento no se obtuvo respuesta del avance de cumplimiento de los Macroprocesos de Identificación y Gestión Tecnológica. Tampoco se recibió respuesta del avance de la Registraduría Distrital y de Santander. A continuación con los datos obtenidos se reflejan estos comportamientos.

0

5

10

15

20

25

identificacion juridica talentohumano

informatica

seguimiento de las no conformidades en Macroprocesos

total metas incluidas PORCALIDAD

CUMPLIDAS marzo PORCALIDAD

PENDIENTES POR CUMPLIR PORCALIDAD


PROCESOS


17

6. RECOMENDACIONES

6.1 A nivel desconcentrado –Delegaciones- Realizar un plan de contingencia con el fin de evacuar la postgrabación de los libros de los registros civiles de la Registraduría de Sotará, dicha labor se debe adelantar con el apoyo de la Delegación del Cauca, además implementar los mecanismos necesarios para que esta situación no se siga presentando, una vez realizado el plan de contingencia. Solicitar de manera oportuna el replanteamiento de las acciones de mejoramiento cuando existan causales que no permitan su cumplimiento de manera efectiva, las cuales deberán estar debidamente sustentadas.

-

5

10

15

20

25

30

35

40

ANTIOQUIA CUNDINAMARCA DISTRITAL SANTANDER

Seguimiento a no conformidades en Delegaciones con corte a marzo

incluidas por calidad

cumplidas calidad

pendientes por cumplir


PROCESOS


18

La Delegación de Bolívar deberá está pendiente una vez el juzgado informe la nueva fecha de remate, para solicitar los avisos publicitarios correspondientes. Es importante que las Delegaciones que no reportaron avance al seguimiento de las no conformidades emitidas por los auditores, incluyan y hagan el seguimiento respectivo y se reporte su avance para el próximo corte a 30 de junio de 2015. 6.2 A nivel central –Macroprocesos- Seguir con la actualización y depuración de los inventarios de los elementos devolutivos en las Delegaciones. Apoyar a las Delegaciones que requieran mantenimiento de sedes, medidas de seguridad, dotación de archivadores en varias Delegaciones y demás solicitudes relacionadas con la infraestructura, de acuerdo al presupuesto asignado para tal fin. Es importante que los Macroprocesos que no reportaron avance al seguimiento de las no conformidades emitidas por los auditores en la vigencia 2014, incluyan y hagan el seguimiento respectivo y se reporte su avance para el próximo corte a 30 de junio de 2015 de la totalidad de no conformidades.

Original Firmado

MARTHA RENEE MARQUEZ FIGUEROA

Jefe Oficina de Control Interno

Original Firmado

WILLIAM RENE ALBORNOZ ZOSTE Funcionario OCI

gestion del sistema de control interno informe … · con corte a 31 de marzo del año 2015, se...

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