gestión de los rrhh
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Basado en el PMBOOK4. La Gestion de los RRHH basado en PMBOOK4 se detalla todos los procesos a considerarTRANSCRIPT
Ing. Carlos AcuIng. Carlos Acuññaa, MBA, PMP, MBA, PMP
GestiGestióón de los n de los Recursos Humanos del Recursos Humanos del
ProyectoProyecto
AgendaAgenda• Introducción• Planificación de los Recursos Humanos• Adquirir el Equipo de Proyecto• Desarrollar el Equipo de Proyecto• Gestionar el Equipo de Proyecto • Habilidades de gestión de recursos humanos
del Gerente de Proyecto• Preguntas situacionales
Introducción
Planificación de los Recursos HumanosAdquirir el Equipo de ProyectoDesarrollar el Equipo de ProyectoGestionar el Equipo de Proyecto
Planificación de los Recursos HumanosAdquirir el Equipo de ProyectoDesarrollar el Equipo de ProyectoGestionar el Equipo de Proyecto
La gestión de los recursos humanos incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo de proyecto.
• El gerente de proyecto debe seleccionar técnicas que sean apropiadas para las relaciones personales y organizacionales que se llevan en los proyectos, las cuales en muchos casos son temporales y nuevas.
• La naturaleza y número de interesados en el proyecto generalmente cambia cuando las fases progresan. Se debe escoger técnicas que sean adecuadas a las necesidades actuales.
• El equipo debe ser conocedor de las políticas de recursos humanos para asegurar su cumplimiento.
Introducción
9.1Planificación de los Recursos Humanos
Planificación
9.3Desarrollarel Equipo del Proyecto
Ejecución
9.2Adquirir el Equipodel Proyecto
Control
9.4Gestionar el Equipodel Proyecto
Introducción
9.1 Planificación de los Recursos Humanos
• Las personas y grupos pueden formar parte de la organización ejecutora del proyecto o pueden ser externos a ella.
Identificar y documentar los roles del proyecto, las responsabilidades y relaciones de informe, así como crear el plan de gestión del personal.
Identificar y documentar los roles del proyecto, las responsabilidades y relaciones de informe, así como crear el plan de gestión del personal.
Planificación de los Recursos Humanos
Entradas• Factores ambientales de la
empresa• Activos de los procesos de la
organización• Plan de gestión del proyecto
Entradas• Factores ambientales de la
empresa• Activos de los procesos de la
organización• Plan de gestión del proyecto
Herramientas y técnicas• Organigramas y descripciones
de cargo• Creación de conexiones• Teoría de la organización
Herramientas y técnicas• Organigramas y descripciones
de cargo• Creación de conexiones• Teoría de la organización
Resultados• Roles y
responsabilidades• Plan de gestión del
personal• Organigramas del
proyecto
Resultados• Roles y
responsabilidades• Plan de gestión del
personal• Organigramas del
proyecto
Planificación de los Recursos Humanos
Factores ambientales de la empresaFactores ambientales de la empresa
– Organizativos.– Técnicos.– Interpersonales.– Logísticos.– Políticos.– Restricciones.
• Estructura de la organización.• Convenios colectivos de trabajo.• Condiciones económicas.
Planificación de los Recursos Humanos
Entradas
Activos de los procesos de la organizaciActivos de los procesos de la organizacióónn
– Plantillas.– Listas de Control.
Plan de gestiPlan de gestióón del proyecton del proyecto– Requerimientos de recursos de las actividades y
las descripciones de las actividades de dirección de proyectos.
Entradas
Planificación de los Recursos Humanos
Organigramas y descripciones de cargoOrganigramas y descripciones de cargo
– Diagrama de tipo jerárquico.– Diagramas basados en una matriz (por ejemplo
una matriz RAM usando un formato RACI).• R: Responsable• A: Subordinado responsable• C: Consultar• I: Informar
– Diagramas orientados al texto.– Otras secciones del plan de gestión del proyecto.
• Propietarios del riesgo.• Responsables de comunicación.• Responsables de calidad.
Herramientas y técnicas
Planificación de los Recursos Humanos
Herramientas y técnicas
Formatos de Definición de Roles y responsabilidades
Planificación de los Recursos Humanos
• Herramienta clave para documentar las asignaciones
de roles y responsabilidades.
• Sirve como una herramienta de comunicación para
que todos los involucrados entiendan “quién hace
que” en el proyecto.
• Puede ser desarrollado para varios niveles o grupos
dentro de un proyecto.
Matriz RAM
Planificación de los Recursos Humanos
Herramientas y técnicas
Matriz RAM usando RACI
Planificación de los Recursos Humanos
CreaciCreacióón de conexionesn de conexiones
– Antes del inicio del proyecto y en el inicio del proyecto, como por ejemplo:
• Correspondencia proactiva.• Almuerzo de negocios.• Conversaciones informales.• Conferencias especializadas.
Herramientas y técnicas
Planificación de los Recursos Humanos
TeorTeoríía de la organizacia de la organizacióónn
– Información y técnicas de cómo se comportan las personas, los equipos y las unidades de la organización.
• Comunicación efectiva.• Trabajo en equipo.• Empowerment.• Liderazgo.
Herramientas y técnicas
Planificación de los Recursos Humanos
Roles y responsabilidadesRoles y responsabilidades
– Roles y responsabilidades asignados a los interesados.
– Esto consiste de definir cada rol en el proyecto y una descripción de las responsabilidades del proyecto.
– El propósito es que cada miembro del equipo tenga un claro entendimiento de su rol.
– Reduce la potencial ambigüedad de saber “quién hace que”.
Resultados
Planificación de los Recursos Humanos
Roles y responsabilidadesRoles y responsabilidades
– El gerente de proyecto debe asegurar que el nivel adecuado de competencia y experiencia estédisponible en cada fase del ciclo de vida del proyecto. Si fuera necesario, tiene que conseguir ayuda de consultores.
– Un gerente de proyecto debe saber claramente los roles y responsabilidades de los interesados, de los miembros del equipo de proyecto, y de la gerencia.
Resultados
Planificación de los Recursos Humanos
Roles y responsabilidadesRoles y responsabilidades
– Rol.– Autoridad.
–– Responsabilidad.Responsabilidad.
–– Competencia.Competencia.
Resultados
Planificación de los Recursos Humanos
Analist
a Func
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Respon
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• Entreg
able 1
.
• Entreg
able 1
0.
Competencias de un Gerente de ProyectoCompetencias de un Gerente de Proyecto
– Hoy en día, los proyectos son multidisciplinarios y muy complejos. Los gerentes de proyecto deben ser capaces de administrar en varias áreas funcionales y tratar, efectivamente con una variedad de personal sobre las cuales tienen muy poca o ninguna autoridad formal. Deben administrar una variedad de interfaces, y enfrentar cambios tecnológicos.
Resultados
Planificación de los Recursos Humanos
Competencias de un Gerente de ProyectoCompetencias de un Gerente de Proyecto
– Administración de las relaciones.– Responsabilidad más que autoridad.– Visión del proyecto en su totalidad.– Coordinar acciones internas con las externas
(público, prensa..etc.).– Establece un clima de comunicaciones abiertas.– Negociación es necesaria para la obtención de
recursos, efectuar la integración, interactuar con los interesados en el proyecto.
Resultados
Planificación de los Recursos Humanos
Organigramas del proyectoOrganigramas del proyecto
– Es una representación gráfica de todos los miembros del equipo de un proyecto y de sus relaciones de informe y autoridad.
– Puede ser formal o informal.– Puede ser muy detallado o ampliamente
esbozado.
Resultados
Planificación de los Recursos Humanos
Plan de gestiPlan de gestióón del personaln del personal
– Describe cuándo y cómo los recursos humanos se incorporarán y se desvincularán del equipo del proyecto.
– Frecuentemente incluye histogramas.– Debe ser dada especial atención para liberar los
recursos cuando ya no sean necesitados.
Resultados
Planificación de los Recursos Humanos
Plan de gestiPlan de gestióón del personaln del personal
– Adquisición de personal.– Horarios (puede ser bosquejado como
histogramas).– Criterios de liberación.– Necesidades de formación.– Reconocimiento y recompensas.– Cumplimiento.– Seguridad.
Resultados
Planificación de los Recursos Humanos
Analistas Seniors
0
25
50
75
100
125
150
175
200
225
250
275
300
9 16 23 30 6 13 20 27 6 13 20 27 3 10 17 24 1 8 15 22
Histograma de Recursos
Ho
ras
de
trab
ajo
Ene Feb Mar Abr May
Histograma de Recursos
Planeamiento de los Recursos Humanos
9.2 Adquirir el Equipo de Proyecto
Obtener los recursos humanos necesarios para concluir el proyecto.Obtener los recursos humanos necesarios para concluir el proyecto.
Adquirir el Equipo del Proyecto
• El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control sobre los miembros del equipo seleccionados del proyecto.
• Normalmente construida sobre las prácticas de reclutamiento de la organización.
• Frecuentemente se necesitan habilidades de negociación porque a veces los mejores recursos pueden no estar disponibles.
Entradas• Factores ambientales de la
empresa• Activos de los procesos de la
organización• Roles y responsabilidades• Organigramas del proyecto• Plan de gestión del personal
Entradas• Factores ambientales de la
empresa• Activos de los procesos de la
organización• Roles y responsabilidades• Organigramas del proyecto• Plan de gestión del personal
Herramientas y Técnicas• Asignación previa• Negociación• Adquisición• Equipos virtuales
Herramientas y Técnicas• Asignación previa• Negociación• Adquisición• Equipos virtuales
Resultados• Asignación del personal
del proyecto • Disponibilidad de
recursos• Plan de gestión del
personal (act.)
Resultados• Asignación del personal
del proyecto • Disponibilidad de
recursos• Plan de gestión del
personal (act.)
Adquirir el Equipo del Proyecto
Adquirir el Equipo del Proyecto
EntradasFactores ambientales de la empresaFactores ambientales de la empresa
Características del personal disponible a considerar:– Disponibilidad.– Capacidad.– Experiencia.– Intereses.– Costo.
Activos de los procesos de la organizaciActivos de los procesos de la organizacióónn– Políticas, guías o procedimiento sobre
asignaciones de personal.– Áreas funcionales de RRHH pueden apoyar en el
reclutamiento, selección, contratación y la orientación de los miembros del equipo de proyecto que se incorporan.
Roles y responsabilidadesRoles y responsabilidades– Se definen los cargos, las habilidades y
competencias que requiere el proyecto.
Entradas
Adquirir el Equipo del Proyecto
Organigramas del proyectoOrganigramas del proyecto
– Descripción gráfica general acerca de la cantidad de personas necesarias para el proyecto.
Plan de Plan de gestigestióónn del personaldel personal
– Conjuntamente con el cronograma del proyecto identifica los períodos durante los cuales se necesitará a cada miembro del equipo del proyecto, costos y demás necesidades derivadas.
Entradas
Adquirir el Equipo del Proyecto
AsignaciAsignacióón previan previa
– Basada en el posible conocimiento y experiencia conjunta de los miembros en otro proyecto o en asignaciones previas, ello es fundamental si se depende de la experiencia de los asignados.
NegociaciNegociacióónn
– Las negociaciones en ocasiones se tienen que llevar a cabo con:
• Gerentes funcionales, en plazos y personas.• Otros equipos de dirección del proyecto,
para asignación de recursos escasos.
Herramientas y técnicas
Adquirir el Equipo del Proyecto
AdquisiciAdquisicióónn– Cuando la organización ejecutante carece del
personal necesario, se pueden adquirir fuentes externas contratando consultores individuales o subcontratistas.
Equipos virtualesEquipos virtuales
– Son grupos de personas con un objetivo común que cumplen con sus roles gracias a una planificada comunicación virtual ya sea con correo electrónico, video conferencias, etc.
Herramientas y técnicas
Adquirir el Equipo del Proyecto
AsignaciAsignacióón del personal del proyecton del personal del proyecto
– Se considera que el proyecto esta dotado de personal cuando se han asignado las personas apropiadas para trabajar en él.
– Esta asignación se debe acompañar de la debida difusión y ubicación de sus miembros con un buen proceso de inducción.
Resultados
Adquirir el Equipo del Proyecto
Disponibilidad de recursosDisponibilidad de recursos
– Documenta los períodos de tiempo que cada miembro del equipo de proyecto puede trabajar en el proyecto.
– La creación de un cronograma final confiable de los no conflictos con los horarios disponibles de las personas, incluyendo vacaciones y otras posibles asignaciones.
Resultados
Adquirir el Equipo del Proyecto
Plan de gestiPlan de gestióón de personal (actualizaciones)n de personal (actualizaciones)
– A medida que determinadas personas cumplen sus roles asignados del proyecto se pueden realizar cambios en el plan de gestión de personal.
– Otros motivos son los ascensos, jubilaciones, enfermedades, rendimiento y cambios de carga de trabajo.
Resultados
Adquirir el Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo de Proyecto
Mejora las competencias y la interacción de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento del proyecto.
Mejora las competencias y la interacción de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento del proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
• Mejora las habilidades de los miembros del equipo a fin de aumentar su capacidad de completar las actividades del proyecto.
• Mejora los sentimientos de confianza y cohesión entre los miembros del equipo a fin de incrementar la productividad a través de un mayor trabajo en equipo.
Entradas• Asignaciones del
personal del proyecto• Disponibilidad de
recursos• Plan de gestión del
personal
Entradas• Asignaciones del
personal del proyecto• Disponibilidad de
recursos• Plan de gestión del
personal
Herramientas y Técnicas• Habilidades de gestión generales• Formación• Actividades de formación de
equipos• Reglas básicas• Reubicación• Reconocimiento y recompensas
Herramientas y Técnicas• Habilidades de gestión generales• Formación• Actividades de formación de
equipos• Reglas básicas• Reubicación• Reconocimiento y recompensas
Resultados• Evaluación del
rendimiento del equipo
Resultados• Evaluación del
rendimiento del equipo
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Adquisiciones del personal del proyectoAdquisiciones del personal del proyecto
– El desarrollo comienza considerando a toda la lista de miembros del equipo, los documentos de asignación identifican a las personas.
Disponibilidad de recursosDisponibilidad de recursos
– La información de disponibilidad de recursos identifica cuándo los miembros del equipo del proyecto pueden participar en las actividades de desarrollo del equipo.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Entradas
Plan de gestiPlan de gestióón del personaln del personal
– Identifica las estrategias y los planes de formación para desarrollar el equipo del proyecto.
– En la medida del avance, las recompensas, retroalimentación, formación y disciplina se añaden al plan de gestión como resultado de las evaluaciones continuas de rendimiento.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Entradas
Habilidades de gestiHabilidades de gestióón generalesn generales
– Las habilidades interpersonales o habilidades “blandas” son de importancia para el desarrollo del equipo, se disminuyen problemas y se incrementa cooperación.
– Son importantes la empatía, la influencia, la creatividad y el manejo de grupos.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y técnicas
FormaciFormacióónn
– Las formación incluye a todas las actividades diseñadas para mejorar las competencias de los miembros del equipo.
– Existe diversidad de medios y formas para desarrollar la formación planificada o no planificada, incluso con la aplicación del entrenamiento en el propio trabajo.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y técnicas
Actividades de desarrollo de equiposActividades de desarrollo de equipos
– Es necesario vivenciar la sinergia del trabajo en equipo para ir asumiéndolo como un hábito de trabajo, aunque se trabaje de manera remota.
Reglas bReglas báásicassicas
– Regulan y predicen el comportamiento aceptable por parte del equipo de proyecto, se asume un compromiso con principios y valores compartidos.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y técnicas
ReubicaciReubicacióónn– En lo posible tratar de juntar físicamente a los
miembros del equipo, para facilitar su integración y trabajo en equipo.
– Beneficios incluyen:• Mejor comunicación.• Resolución de problemas en menor tiempo.• Reducción de conflictos.
– Frecuentemente la reubicación no es posible por:• Ubicación actual de organizaciones funcionales.• Restricciones de espacio (espacio, costo).• Recursos compartidos entre múltiples proyectos.• Restricciones geográficas.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y técnicas
ReubicaciReubicacióónn– Cuando la reubicación no puede ser lograda:
• Reuniones periódicas cara a cara.• Llamadas en conferencia.• Videoconferencia.• Websites y base de datos del proyecto.• Mensajes instantáneos (MSN).
– Cada una de estas actividades tiende a mejorar el ambiente del equipo y mejorar el rendimiento.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y técnicas
Reconocimiento y recompensasReconocimiento y recompensas– Se da para estimular el comportamiento deseable,
de manera correlacionada con las evaluaciones de rendimiento.
– Se debe tener en cuenta las diferencias culturales.– Ejemplos: cartas de agradecimiento, bonos,
almuerzo, comidas, reuniones.–– TeorTeoríía de la expectativaa de la expectativa: Los miembros del equipo
trabajan mejor cuando ellos creen que su buen rendimiento será recompensado. Si estas recompensas cumplen con sus expectativas, mantienen este rendimiento a lo largo del proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Herramientas y técnicas
EvaluaciEvaluacióón del rendimiento del equipon del rendimiento del equipo– Mejora en el rendimiento del equipo.
• Mejoras en las habilidades que permiten a una persona realizar las actividades asignadas deforma más efectiva.
• Mejoras en las competencias y los sentimientos que ayudan al equipo a mejorar su rendimiento como grupo.
• Menor índice de rotación del personal.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Resultados
9.4 Gestionar el Equipo de Proyecto
• La gestión del equipo del proyecto es más complicada en organizaciones matriciales en donde los miembros del equipo de proyecto tienen doble relación de informe.
Hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.
Hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.
Gestionar el Equipo del Proyecto
Entradas• Activos de los procesos de la
organización• Asignaciones del personal del proyecto• Roles y responsabilidades• Organigramas del proyecto• Plan de gestión del personal• Evaluación del rendimiento del equipo• Información sobre el rendimiento del
trabajo• Informes de rendimiento
Entradas• Activos de los procesos de la
organización• Asignaciones del personal del proyecto• Roles y responsabilidades• Organigramas del proyecto• Plan de gestión del personal• Evaluación del rendimiento del equipo• Información sobre el rendimiento del
trabajo• Informes de rendimiento
Herramientas y técnicas• Observación y conversación• Evaluaciones del rendimiento
del proyecto• Gestión de conflictos• Registro de polémicas
Herramientas y técnicas• Observación y conversación• Evaluaciones del rendimiento
del proyecto• Gestión de conflictos• Registro de polémicas
Resultados• Cambios solicitados• Acciones correctivas
recomendadas• Acciones preventivas
recomendadas• Activos de los procesos de la
organización (act.)• Plan de gestión del proyecto
(act.)
Resultados• Cambios solicitados• Acciones correctivas
recomendadas• Acciones preventivas
recomendadas• Activos de los procesos de la
organización (act.)• Plan de gestión del proyecto
(act.)
Gestionar el Equipo del Proyecto
Activos de los procesos de la organizaciActivos de los procesos de la organizacióónn– Utilizar las políticas, procedimientos y los
sistemas de recompensa de los trabajadores de una organización durante el transcurso del proyecto, dándole la debida difusión a su ejecución.
Asignaciones del personal del proyectoAsignaciones del personal del proyecto– Revisar la relación de miembros del equipo que
serán evaluados durante este proceso de seguimiento y control.
Entradas
Gestionar el Equipo del Proyecto
Roles y responsabilidadesRoles y responsabilidades
– Lista de roles y responsabilidades del personal se utiliza para supervisar y evaluar el rendimiento.
Organigramas del proyectoOrganigramas del proyecto
– Proporcionan una imagen de las relaciones de informe y autoridad entre los miembros del equipo.
Entradas
Gestionar el Equipo del Proyecto
Plan de gestiPlan de gestióón del personaln del personal
– Detalla los períodos durante los cuales se espera que los miembros del equipo trabajen en el proyecto, junto con la información sobre los planes de formación y similares.
EvaluaciEvaluacióón del rendimiento del equipon del rendimiento del equipo
– Al evaluar continuamente el rendimiento del equipo, se podrán llevar a cabo las acciones para resolver polémicas, mejorar la comunicación y el rendimiento mismo.
Entradas
Gestionar el Equipo del Proyecto
InformaciInformacióón sobre el rendimiento del trabajon sobre el rendimiento del trabajo
– Refleja el grado de participación y contribución individual hacia el equipo y con las funciones.
Informes de rendimientoInformes de rendimiento
– Se orienta más a las metas comparativas logradas durante la ejecución del proyecto, como control del cronograma, control de costos, control de calidad y similares.
Entradas
Gestionar el Equipo del Proyecto
ObservaciObservacióón y conversacin y conversacióónn
– Refleja el grado de participación y contribución individual hacia el equipo y con las funciones.
EvaluaciEvaluacióón del rendimiento del proyecton del rendimiento del proyecto
– De preferencia de diferentes fuentes de interacción, tipo evaluaciones 360°.
Herramientas y técnicas
Gestionar el Equipo del Proyecto
GestiGestióón de conflictosn de conflictos– Es para buscar las relaciones laborales positivas
entre trabajadores miembros del equipo y también entre los demás interactuantes, para reducir y/o solucionar preventivamente los focos de conflictos.
Registro de polRegistro de poléémicasmicas– Es necesario documentar históricamente las
causas, circunstancias y soluciones de las polémicas suscitadas, para un mejor manejo preventivo y aprovechamiento de las mismas.
Herramientas y técnicas
Gestionar el Equipo del Proyecto
Cambios solicitadosCambios solicitados
– Es la identificación de los cambios necesarios antes que afecte al íntegro del equipo de proyecto.
Acciones correctivas recomendadasAcciones correctivas recomendadas
– Es la ejecución de los cambios de personas y/o acciones de formación y/o disciplinarias en el momento preciso antes que afecte al íntegro del equipo del proyecto.
Resultados
Gestionar el Equipo del Proyecto
Acciones preventivas recomendadasAcciones preventivas recomendadas– Esta retroalimentación de incidentes críticos para
evitar situaciones similares en el futuro.
Activos de los procesos de la organizaciActivos de los procesos de la organizacióón n (actualizaciones)(actualizaciones)
– Entrada de las evaluaciones de rendimiento de la organización.
– Documentación sobre las lecciones aprendidas.
Resultados
Gestionar el Equipo del Proyecto
Plan de gestiPlan de gestióón del proyecto (actualizaciones)n del proyecto (actualizaciones)– Las solicitudes de cambio y las acciones
correctivas aprobadas, pueden tener como resultado actualizaciones y ajustes al plan de gestión de personal como un proceso integrado y continuo.
Resultados
Gestionar el Equipo del Proyecto
Habilidades en Gestión de Recursos Humanos del
Gerente de Proyecto
• Motivación.
• Administración del Conflicto.
• Negociación.
• Liderazgo.
• Poder, Autoridad e Influencia.
• Formación de Equipos.
Habilidades en Gestión de Recursos Humanos del Gerente
de Proyecto
MotivaciMotivacióónn
Yo siempre busque fuera de mímismo la fortaleza y la confianza, pero estas vienen de dentro. Están ahí todo el tiempo.
Anónimo
Motivación• Los Gerentes de Proyecto deben entender la
dinámica del comportamiento humano de tal forma que ellos puedan crear un ambiente en el cual los miembros del equipo del proyecto se sientan motivados.
• La motivación es un fenómeno intrínseco e influencia la productividad.
• La motivación involucra satisfacción psicológica, social y económica.
MOTIVATE
Manifestar confianza cuando delegas
Comunicación abierta
Tolerancia a fallas
Involucrar a los participantes del proyecto
Valorar los esfuerzos y reconocer buen rendimiento
Alinear los objetivos del proyecto con los objetivos individuales
Dar confianza a los miembros de tu equipo
Apoderar a los miembros de tu equipo apropiadamente
Fases del proceso de motivación1. Identificar las necesidades de las personas.2. Crear estímulos.3. Seleccionar el comportamiento deseado.4. Realizar las tareas.5. Recibir retroalimentación.6. Redefinir necesidades y objetivos.
Jerarquía Maslow
AUTOREALIZACION
ESTIMA
AFILIACION
SEGURIDAD
FISIOLOGICAS Horario de trabajo, intervalos de descanso
Trabajo seguro, remuneración
Amistad, relaciones entre colegas, jefes, clientes.
Reconocimiento, responsabilidad, orgullo personal
Trabajo desafiante, diversidad, autonomía, crecimiento
Jerarquía Maslow• Las necesidades son sólo motivadores cuado
estas no son satisfechas.• Las necesidades trabajan en una jerarquía:
– Los niveles más bajos de las necesidades son los dominantes hasta que estas sean satisfechas.
– Una vez satisfechas, estas necesidades no son más motivadoras y las necesidades del siguiente nivel se convierten en las motivadoras.
Modelo de Motivación-Higiene Vista Tradicional
Insatisfacción Satisfacción
Teoría de Herzberg
Insatisfacción
Satisfacción
No Insatisfacción
No Satisfacción
Neutral /Nivel ceroFactores de higiene
Factores de Motivación
Modelo de Motivación-Higiene
• Factores de higiene (de insatisfacción)– Condiciones de
trabajo.– Salarios y premios.– Beneficios y servicios
sociales.– Política de la
organización.– Relaciones con la
jefatura y colegas.
• Factores de motivación (de satisfacción)– El trabajo en sí mismo.– Realización personal.– Reconocimiento del
trabajo.– Progreso profesional.– Responsabilidad.
Modelo de Motivación-Higiene• Factores de Higiene:
– Relacionado al ambiente de trabajo.– Si esta presente no incrementa motivación.– Si no esta presente conduce a insatisfacción y
frustración.
• Factores que satisfacen (Motivación):– Relacionado al contenido del trabajo.– Si esta presente conduce a motivación.– Si no esta presente no conduce a insatisfacción ni
frustración.
McGregor
Capaces de autodirigirsePrefieren ser dirigidos
Aceptan desafíosPrefieren la seguridad de la rutina
Son imaginativos y creativosSe oponen a los cambios
Aceptan responsabilidadEvitan responsabilidad
Son auto-controladosNo tienen ambición ni voluntad
Son dedicados y tienen iniciativaSon flojos e indolentes
Les gusta trabajar y se sienten satisfechos al hacerlo
Detestan el trabajo y tratan de evitarlo siempre
TEORIA YTEORIA X
AdministraciAdministracióón del Conflicton del Conflicto
La diferencia de opiniones conduce a la investigación, y la investigación conduce a la verdad.
Thomas Jefferson
Introducción• El conflicto es inevitable.• Es causado por muchos factores incluyendo las
diferencias interpersonales, luchas de poder, problemas inesperados..etc.
• Aproximadamente el 20% del tiempo del Gerente de Proyectos es gastado administrando conflictos.
• Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben ser buenos administradores de conflictos.
• Un cierto nivel de conflicto es positivo porque estimula la creatividad, innovación, mejoras y alta productividad.
Orígenes de Conflicto• Organización
– Premios.– Recursos (o falta de recursos).– Autoridad ambigua.
• Interpersonales– Malos entendidos relacionado a motivaciones de
otros.– Mala comunicación.– Prejuicios, actitudes.
Conflicto – ¿Es bueno o malo?
• Anteriormente se pensaba que el conflicto era perjudicial– Por lo tanto necesitaba ser eliminado o
activamente administrado.
• Ahora se sabe que el conflicto es necesario– Se asume que organizaciones totalmente pacificas
y armoniosas se convierten estáticas y sin imaginación.
– El conflicto es alentado y a veces estimulado.
• Hoy en día se piensa que es necesario algo de conflicto en el trabajo para crear un alto rendimiento.
¿Es el Conflicto bueno o malo?
Categorías de Conflictos• Cronogramas: Incertidumbre en tareas y
requerimientos.• Prioridades: Incompatibilidad en metas.• Recursos: Asignación de personal. • Opciones técnicas: Incluye compromisos por
rendimiento.• Procedimientos administrativos: Cómo va a ser
administrado el proyecto.• Costos.• Personalidad: Desacuerdos (Muchos creen que esta
es la razón principal).
Administrando el Conflicto• Estimular el Conflicto
– Involucrar a nuevos individuos al equipo.– Jugar el rol de “abogado del diablo”.– Reestructurar la organización del equipo.– Crear algún nivel de competitividad dentro del equipo.
• Resolver el Conflicto de una forma estructurada– Cambios en procedimientos.– Cambios de personal.– Cambios en autoridad.– Cambios de ubicación física del equipo.– Cambios de recursos.
Técnicas de resolución de conflictos• Confrontación (Confronting) / Solución de Problemas
(Problem solving).• Compromiso (Compromise).• Conciliación (Smoothing).• Imposición (Forcing).• Retiro (Withdrawing).
Solucionando problemas• Definir la causa del problema.• Analizarlo.• Identificar soluciones.• Implementar una solución.• Revisar la decisión y confirmar que ésta resuelve el
problema.
PREOCUPACION CON LOS DEMAS
PR
EO
CU
PA
CIO
N C
ON
UN
O M
ISM
O
BAJO
BAJO
ALTO
ALTO
Administrando el ConflictoUsar “Imposición”
• Estas seguro de que estas en lo correcto
• Situaciones “Hacer o morir”
• Cuando tu eres más fuerte
• Cuando relación no es importante
Usar “Retirada”
• Cuando tu no puedes ganar
• Cuando el riesgo es bajo
• Cuando el riesgo es alto pero tu no estas listo
• Para ganar tiempo
• Usted piensa que el problema desaparecerá
Usar “Confrontación”
• Ambos consiguen algo de lo que quieren
• Reducen costos
• Aquí hay tiempo y confianza
• Habilidades de negociación
Usar “Conciliación”
• Alcanzar objetivos muy importantes
• Riesgo bajo
• Responsabilidad limitada
• Mantener armonía
• Negociaciones posteriores
Usar “Compromiso”
• Ambas partes necesitan ganar algo
• Cuando tu no puedes ganar
• Otros tienen igual poder
• Mantener buenas relaciones
• No estas seguro de que estas en lo correcto
NegociaciNegociacióónn
Para ser persuasivos debemos ser creíbles, para ser creíbles debemos ser verosímiles, para ser verosímiles debemos ser sinceros.
Edward R. Murrow
Negociación• Es el proceso de regateo y de alcanzar un acuerdo
con los involucrados en el proyecto en lo concerniente a la transferencia de recursos, la generación de información y el cumplimiento de las tareas.
• Es un proceso persuasivo.• Siempre se debe buscar acuerdos ganar – ganar.
Etapas de la negociación
Fase de Prenegociación
1. Recoger información
2. Analizar y evaluar la información
• Riesgos
• Formular estrategias y tácticas
3. Preparase para la negociación
Reunión de negociación
1. Protocolo
2. Sondear
3. Negociar con firmeza
4. Cierre
5. Acuerdo (claro y por escrito)
Análisis post-negociación
1. Evaluar que tan bien se actuó en áreas de:
• Prenegociación
• Negociaciones reales
2. Cómo mejorar en el futuro
Directivas para lograr negociaciones exitosas
Las personas tienen emociones, creencias y percepciones, ellos deben ser tratados con susceptibilidad.
Separar a las personas del problema.
Esto produce acuerdos desacertados.Esto es ineficiente.
Esto pone en peligro relaciones futuras.
Esto es poco efectivo cuando hay muchas partes involucradas y forman una coalición.
Te hace vulnerable en negociaciones duras.
No negociar sobre posiciones.
El compromiso conduce a resultados.Comprometerse a negociar para obtener beneficios mutuos.
Características principales y porque esto funciona
Directiva
Directivas para lograr negociaciones exitosas
Los intereses definen el problema. Por lo tanto, clarificar y comunicar intereses efectivamente.
Reconciliar intereses conduce hacia una sabia decisión.Existen muchos intereses compartidos y compatibles más allá de las posiciones opuestas.
Enfocarse en intereses, no en posiciones.
Las negociaciones son influenciadas por personas problemáticas. Dichas personas tratan de arruinar las negociaciones.
Separar las relaciones del problema. Tratar directamente con las personas problemáticas.
Características principales y porque esto funciona
Directiva
Directivas para lograr negociaciones exitosas
Separar improvisaciones de decisiones.Las opciones son ampliadas para lograr beneficios mutuos y sea más fácil tomar decisiones.
Generar opciones para beneficios mutuos.
Ninguna de las partes puede reclamar sobre criterios objetivos.Los criterios objetivos producen acuerdos sabios.
Usar criterios objetivos y estándares.
Características principales y porque esto funciona
Directiva
LiderazgoLiderazgo
La clave para el liderazgo es tener sueños, la clave para el éxito es hacer que los sueños se cumplan.
Anónimo
Liderazgo• Importante para el Gerente de Proyecto porque este
concepto se enfoca en conseguir resultados a través de las personas.
• “Liderazgo es el poder de crear una visión para otros y tener el poder de transmitir esta visión en la realidad y sostenerla” Viyai K. Verma
• Liderazgo en proyectos es la habilidad de lograr completar, exitosamente, las tareas a través de otros.
L
E
A
D
Escuchar a tu equipo de proyecto y a tu cliente
Alentar el corazón de los miembros de tu equipo de proyecto
Actuar como un real equipo
Entregar los entregables
Liderazgo y Gerencia de ProyectosRasgosRasgos de liderazgo en proyectosde liderazgo en proyectos• Visionario.• Inspiración y delegación de autoridad.• Innovación.• Creatividad.• Efectividad.• Confianza e Integridad.• Tener Retos.• Ética.• Lealtad.• Autoridad.• Juicio.• Motivación
Fuente: Liderazgo en gerencia de proyectos (Revista Anual del PMI)
Liderazgo y Gerencia de ProyectosPrincipios de LiderazgoPrincipios de Liderazgo• Tener una visión, el coraje y compromiso para hacerla
realidad.• Desarrollar capacidades y competencia.• Conocerse a sí mismo, buscar la auto mejora.• Conocer a su gente y velar por ellos.• Comunicarse efectivamente; mantener a la gente
informada.• Enfatizar la productividad en el largo plazo.• Fomentar el trabajo en equipo y la participación.• Tomar decisiones apropiadas en el momento apropiado.• “Apoderar” (Empower) a los miembros del equipo.• Saber escuchar; fomentar nuevas ideas.• Dar retroalimentación positiva y ofrecer reconocimiento a
la gente.• Buscar tener responsabilidades y aceptar la
responsabilidad.
Roles de Líderes y Gerentes
Rol de un líder del proyecto
• Establece visión y dirección
• Inspira al equipo de trabajo
• Alinea a empleados
• Motiva y ayuda
Rol de un Gerente de Proyecto
• Planea y establece el presupuesto
• Organiza trabajo de grupos
• Staff
• Controla
Gerentes de proyecto que además son Líderes del proyecto
Liderazgo y Gerencia de Proyectos
El líder se enfoca en: El Gerente se enfoca en:
Visión Objetivos
Vender el qué y el como Decir cómo y cuándo
Largo alcance Corto alcance
Personas Organización y estructura
Democracia Autocracia
Permitir Restringir
Desarrollar Mantener
Liderazgo y Gerencia de Proyectos
El líder se enfoca en: El Gerente se enfoca en:
Retar Conformar
Motivar Imitar
Innovar Administrar
Dirigir Controlar
Principios Procedimientos
Flexibilizar Consistencia
Riesgo (oportunidad) Riesgo (evitar)
Estilos de LiderazgoEstilo de Liderazgo Definición ¿Cuándo aplicarla?
Dirección Le indica a los miembros del equipo que hacer
Al inicio del proyecto
Entrenador Capacita a los miembros del equipo
Durante la ejecución del proyecto
Facilitador Coordina las acciones de los miembros del equipo
Durante la ejecución del proyecto
De soporte Provee ayuda a lo largo del proyecto
Durante la ejecución del proyecto
Autocrático Toma decisiones sin consultar con nadie
-
Consultor Invita a la participación de los miembros del equipo
-
Consenso Toma las decisiones sobre la base del consenso de los miebros del equipo
-
Liderazgo autoritario vs. Liderazgo de consenso
Poder, Autoridad e InfluenciaPoder, Autoridad e Influencia
Usar el poder sabiamente y amablemente porque el espíritu humano es frágil. Anónimo
Introducción• Los conceptos de Poder, autoridad e influencia son
fundamentales para entender como el trabajo es logrado en las organizaciones.
• Sin embargo ellos, pueden conducir a acciones negativas.
• Lo esencial para el éxito del Gerente de Proyecto es entender cada uno de estos conceptos y hacer una efectiva administración de estos.
• Los conceptos de Poder, autoridad e influencia son frecuentemente confundidos entre sí, y están estrechamente relacionados.
Definiciones• Poder
– Habilidad para influenciar a otros en relación a sus decisiones, comportamientos y decisiones futuras.
• Influencia– Proceso principal a través del cual los líderes obtienen su
poder.– Es un concepto más estrecho que “Poder”.– La influencia esta más relacionado con el Liderazgo que el
Poder pero ambos están involucrados en el liderazgo.
• Autoridad– El uso de poder que es legítimo u oficialmente respaldado.
Tipos de Poder• Poder Legítimo
– Basado en el rol o posición en la organización.– Provee derechos asociados con la posición (control, tomar
decisiones).• Poder de Premiar
– Control de premios que son valorados (incrementos de salarios, apreciaciones de rendimiento).
• Poder de Castigar– Se refiere a las cosas negativas que el personal del proyecto cree
que el gerente de proyecto puede hace (despedirlos, descontarleshoras..etc.).
• Poder Referente– Basado en la relación del gerente de proyecto con autoridades de
alto nivel.– Frecuentemente mejorado por la posición y el poder experto.
• Poder Experto– Basado en el conocimiento y experiencia del individuo.– Uno de los más perseguidos y puede ser sólo reconocido por otros.
FormaciFormacióón de Equiposn de Equipos
Todos tienen que trabajar unidos; si nosotros no conseguimos que todos trabajen duro hacia objetivos comunes, nada cambiará.Harold K. Sperlich, President, Chrysler Corp.
Dinámica del equipo• Los gerentes de proyecto deben entender la dinámica
del equipo y los diversos factores que contribuyen a se efectividad.
• Un grupo de trabajo es gente que se junta para realizar una tarea, las responsabilidades están divididas y trabajan independientemente.
• En un equipo de trabajo, todos están comprometidos a lograr un objetivo común, dependen entre sí y logran resultados de gran calidad.
Formación de equipos•• DefiniciDefinicióónn: El proceso de conseguir un grupo diverso
de individuos para trabajar, efectivamente, como un equipo.
•• PropPropóósitosito: Conseguir que los miembros del equipo estén enfocados en lo más importante y concentrados en lograr las metas del proyecto.
Beneficios de la formación de equipos
• Establecimiento de objetivos realistas y posibles de obtener.
• Compromiso de miembros del equipo para lograr éxitos.
• Entendimiento de las prioridades para ayudar a enfrentar las dificultades.
• Ánimo para obtener comunicaciones sinceras.• Solución efectiva a los problemas debido a la amplia
base de experiencia.• Significativas opiniones acerca de rendimientos.
Beneficios de la formación de equipos
• Permite soluciones efectivas a conflictos.• Mantenimiento de un balance entre la productividad
del grupo y las necesidades individuales.• Estímulo a los integrantes para probar sus ideas y
habilidades.• Crea la base de un equipo efectivo para futuros
proyectos.
• Diferentes puntos de vista, prioridades, intereses y prejuicios de los miembros del equipo.
• Conflicto de roles.• Objetivos no claros del proyecto.• Competencia sobre el liderazgo del equipo.• Ambientes dinámicamente cambiantes.• Falta de una estructura y definición del equipo.
Barreras para la formación de equipos
• Credibilidad del líder de proyecto.• Selección del personal del proyecto.• Falta de un compromiso de los miembros del
equipo.• Problemas de comunicación.• Falta de soporte de la gerencia.
Barreras para la formación de equipos
Síntomas de un mal equipo
• Frustración.• Conflicto y competencia negativa.• Las reuniones son improductivas y desmoralizadores.• Los integrantes trabajan independientemente y evitan
cooperación necesaria.• Actividades de resolución de problemas son evitadas.• Falta de confianza o confidencia al gerente del
proyecto.• Los integrantes están desinteresados.
IDETIFICAR HABILIDADES REQUERIDAS (del WBS)
IDETIFICAR PERSONAL POTENCIAL
HABLAR CON PERSONAL POTENCIAL
NEGOCIAR CON LOS GERENTES FUNCIONALES
¿NEGOCIACIONES EXITOSAS?
HABLAR CON GERENCIA GENERAL Y RENEGOCIAR
¿RENEGOCIACIONES EXITOSAS?
TRATAR DE CONSEGUIR APOYO PARCIAL
AJUSTAR EL CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO DEL
PROYECTO
NOTIFICAR A GERENCIA GENERAL DE
CONSECUENCIAS
ARMAR EQUIPO
De personal asignado a proyectos o de grupos funcionales
Explicar la naturaleza del proyecto y sentir su interésFactores que afectan las
negociaciones:
•Estructura organizacional.
•Autoridad y poder del líder del equipo.
•Importancia y priorización del proyecto en la organización.
•Desarrollar inventario de habilidades.
•Desarrollar la RAM.
•Clarificar roles.
•Clarificar métodos y procedimientos de trabajo.
PASOS BPASOS BÁÁSICOS PARA SICOS PARA ARMAR UN EQUIPOARMAR UN EQUIPO
SI
SI
NO
NO
TEAMWORK
Confianza
Comunicación efectiva
Orientados a la acción
Hitos bien definidos
Trabajar en equipo
Organizados
Disponibilidad de recursos / Reconocimiento por resultados
Mezcla de conocimientos
ALTO INVOLUCRAMIENTO
ALTA ENERGÍA
CAPACIDAD PARA RESOLVER CONFLICTOS
BUENA COMUNICACIÓN
ESPIRITÚ DE EQUIPO
CONFIANZA MUTUA
AUTO DESARROLLO
INTERFACE ORGANIZACIONAL
EFECTIVA
ALTA NECESIDAD DE LOGROS
RENDIMIENTO EN BASE A COSTO, TIEMPO Y CALIDAD
ÉXITO TECNOLOGICO
COMPROMETIDOS, ORIENTADO A RESULTADOS
INNOVACIÓN, CREACIÓN
HABILIDAD PARA PREDECIR TENDENCIAS
VOLUNTAD PARA EL CAMBIO
EQUIPOS EFECTIVOS
CARACTERÍSTICAS ORIENTADAS A RESULTADOS
CARACTERÍSTICAS ORIENTADAS A PERSONAS
CARACTERCARACTERÍÍSTICAS DE UN EQUIPO STICAS DE UN EQUIPO DE PROYECTO EFECTIVODE PROYECTO EFECTIVO
Etapas de la formación de equipos
• Formativa (Forming)– Los miembros son educados y cautelosos.– Poco acuerdo en objetivos del proyecto.
• Problemática (Storming)– Ocurren luchas de poder y confrontaciones.– Tomar decisiones se hace más difícil.
• Normativa (Norming)– Empiezan los primeros acuerdos y consensos.– Ocurren procesos y se orientan a equipos.
• Efectiva (Performing)– EL equipo logra un visión común y un alto nivel de confianza.– Empieza auto dirección.
Alto
BajoSensación de equipoDesempeño del trabajo
Formativa Problemática Normativa Efectiva
Desempeño en las etapas
¿Preguntas?¿¿Preguntas?Preguntas?
BibliografBibliografííaa• Guía del PMBOK, tercera edición. Capítulo 9 –
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto.• PMP Exam Prep. Rita Mulcahy.• The Human Aspects of Project Management. Viyai
K. Verma.– Organizing Projects for Success (Tomo I).
–– Human Resource Skills for the Project ManagerHuman Resource Skills for the Project Manager (Tomo II).– Managing the project team (Tomo III).
Muchas GraciasMuchas GraciasMuchas Gracias