gestion de la ejecución de proyectos

V Curso Internacional

“Gestión de la Ejecución de Proyectos”

La Antigua, Guatemala. 2006

Caso de Educación

Aguachica, Colombia

Profesores:Héctor Sanín

Eduardo ContrerasJuan Francisco Pacheco

Grupo Nº 2:Ana Carolina Rubí Rivera, Honduras

Carlos Marcelo Mancuello Ríos, ParaguayFelipe Israel Valle Rodríguez, GuatemalaJosé Marcelo Arandia Alarcón, Bolivia

Raquel Eunices Sánchez Ovando, NicaraguaTomasa Patricia Ramos Montiel, México

Índice

TALLER 1: ESTUDIO DE ANTECEDENTES Y DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.........................................................................................................................1

Descripción del proyecto......................................................................................................................................................1

Análisis de los Supuestos.....................................................................................................................................................2

Principales deficiencias encontradas en el proyecto............................................................................................................2

Análisis de Involucrados......................................................................................................................................................3

Diseño organizacional..........................................................................................................................................................4

Relación de precedencia entre actividades...........................................................................................................................5

TALLER 2: PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO.............................6

Relación de dependencia entre actividades y ruta crítica.....................................................................................................6

Holgura de las actividades....................................................................................................................................................7

TALLER 3: ASIGNACIÓN DE RECURSOS, NIVELACIÓN Y OPTIMIZACIÓN.................8

TALLER 4: ACELERACIÓN DE MALLAS..........................................................................9

TALLER 5: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN.......................................13

TALLER 6: DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO GERENCIAL DEL PROYECTO...............................................................................................................19

TALLER 8: LICITACIONES Y CONTRATACIONES - ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA..............................................................................................................22

INFORME DE TERMINACIÓN DE PROYECTO...............................................................27

1. Resumen del Proyecto....................................................................................................................................................27

2. Objetivos del proyecto....................................................................................................................................................27

3. Resultados del Proyecto.................................................................................................................................................27

4. Lecciones aprendidas de la experiencia.........................................................................................................................28

5. Recomendaciones para proyecto futuro........................................................................................................................28

Taller 1: Estudio de antecedentes y definición del alcance del proyecto

Descripción del proyecto

El proyecto pretende contribuir a mejorar la calidad educativa del municipio de Aguachica, Colombia mediante el incremento del acceso de la población en edad escolar al servicio educativo a partir de la implementación de los siguientes componentes:

1. Instalaciones Educativas usadas adecuadamente2. Becas otorgadas para acceso a escuelas privadas3. Material educativo utilizado adecuadamente.4. Mecanismos de control social

Las actividades propuestas son:

Componente 1: Instalaciones educativas usadas adecuadamenteRehabilitación de aulas existentes en mal estadoIdentificación, cuantificación y selección de aulas a rehabilitar Ejecución de obras de rehabilitación en aulasRedistribución del número de alumnos por aula en los centros educativos, de acuerdo a normasTalleres de Planificación y seguimiento para establecer el proceso de redistribuciónElaboración de documento que sistematice las directrices de redistribuciónEjecución de Plan de manera conjunta con el consejo escolar comunitarioElaboración de Plan de Mantenimiento para las InstalacionesElaborar los Términos de ReferenciaLicitación y Selección de la empresa consultoraContrataciónElaboración del plan de mantenimientoImplementación de fase 1 del plan de mantenimiento

Componente 2: Becas escolares otorgadas para acceso a escuelas privadasSelección de beneficiariosConvocatoria de postulantes a las becasCriterios de elegibilidad de becariosProceso de selección de los beneficiariosInscripción de beneficiariosNegociación con las Escuelas Privadas las condiciones para el otorgamiento de becarios Identificar la capacidad de la oferta educativa privadaElaboración de PropuestaNegociación y firma de ContratosImplementación de la subvenciónPlanificación de la actividadOtorgamiento de becas

Componente 3: Material Educativo utilizado adecuadamenteDescentralizar el Presupuesto de Materiales Educativos a los Consejos Escolares

Elaboración de Propuesta de Descentralización

1

Campaña de Incidencia a Decisores PúblicosCampaña de Capacitación a Profesores en el Uso eficiente de Materiales Educativos por parte de los AlumnosCampaña de Concientización a los padres de familia del Cuidado, Manejo y Uso de los Materiales asignados a sus Hijos.

Componente 4: Control Social Creación de Instancia de concertación de Actores para contribuir en la Ejecución del ProyectoCreación del Consejo Escolar Comunitario en cada escuela integrado por: Director, Padres de familia, alumnos, docentes y unidad ejecutora.Puesta en Marcha del Consejo

Análisis de los Supuestos

Resumen Narrativo Supuesto Verificación FIN El Gobierno Central mantiene las transferencias de

apoyo con posterioridad a la ejecución del proyecto.

Se mantiene el fondo de becas con el apoyo del sector público y privado.

Desarrollar acciones de incidencia política para verificar que la política educativa vigente se mantenga y que el fondo de becas pueda nutrirse de fondos públicos y privados.

PROPOSITO La mayor parte de los colegios identificados aceptan participar en el proyecto

Realizar un diagnostico situacional de la oferta educativa privada.

PRODUCTOS No se manifiestan nuevos conflictos que interfieren la ejecución del proyecto

La población escolar del municipio de Aguachica mantiene una tasa de crecimiento promedio anual de 1.1%

Se verifica con la tasa de crecimiento anual de la población

ACTIVIDADES El consejo escolar tiene procesos transparentes en la adquisición y distribución de materiales durante la ejecución del proyecto.

El gobierno central mantiene las transferencias de apoyo al proyecto durante su ejecución.

Al inicio de cada período escolar los materiales se entregan oportunamente a los centros educativos de Aguachica que participan en el proyecto

Contratación de auditorias

Gestionar que el gobierno cuenta con una partida presupuestaria para el proyecto

Realizar las gestiones de seguimiento para que las transferencias se hagan efectivas de forma oportuna

Realizar las gestiones para que los materiales sean entregados oportunamente.

Principales deficiencias encontradas en el proyecto

1. Falta de claridad para la definición del objetivo, fin y propósito. 2. No tiene limite de tiempo3. En los indicadores no existe los parámetros de calidad cantidad y tiempo 4. Falta mayor precisión para la definición de la población objetivo.

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5. Solo se identifican los actores y no se establece el rol y el grado de intervención de cada uno de ellos.

6. El cálculo de los costos no esta en relación con la magnitud del alcance del proyecto. 7. Con las actividades planteadas no se alcanzan los productos deseados8. Falta los antecedentes y no existe una línea base que permita conocer a la unidad ejecutora

el escenario del proyecto.9. La alternativa de solución seleccionada no esta redactada claramente.

Análisis de Involucrados

Identificación

Los actores identificados en el mapeo son:Actores públicos

1. Secretaria de Educación,2. Municipio de Aguachica3. Consejo de Aguachica

Actores sociales 1. Padres de familia, 2. Población en edad escolar, 3. Comunidad 4. Organización Sindical de maestros5. Movimiento insurgente (guerrilla)

Actores Orgánicos 1. Docentes2. Asociación de colegios privados3. Universidades

Mapa de Poder (Decisores/actores)

Alta Incidencia Baja Incidencia1. Municipio de Aguachica2. Consejo de Aguachica3. Padres de familia, 4. Población en edad escolar, 5. Comunidad 6. Organización Sindical de

maestros7. Secretaria de Educación

1. Docentes2. Asociación de colegios

privados3. Universidades4. Movimiento insurgente

(guerrilla)

Estrategias generales:

Se ha realizado un proceso de divulgación y promoción del proyecto que comunica los objetivos del proyecto al conjunto de actores

Se ha generado una opinión pública favorable, producto del consenso y apropiación del proyecto por parte de los actores.

Estrategias específicas:

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1. En los espacios de concertación entre actores se ha identificado las expectativas reales de los actores involucrados en el proyecto.

2. Se ha creado un mecanismo de interacción entre los actores y la gerencia operativa, mediante la creación de un equipo de gestión del proyecto, derivado de los acuerdos entre ellos

3. Se cuenta con la definición de responsabilidades y actividades para cada uno de los actores involucrados.

Roles Actores con Alta Incidencia)

1. Municipio de Aguachica (Compromete Recursos Económicos, Mejora Infraestructura Educativa, Brinda condiciones para el fortalecimiento educativo)

2. Consejo de Aguachica (Promueve políticas municipales que permitan la creación de Consejos Educativos Ciudadanos (Equipos de Gestión)

3. Padres de familia, (Participación en el control social a la calidad educativa, Apoyo a la formación de los educandos)

4. Población en edad escolar,(Cumplimiento de compromisos según criterios de elegibilidad de la beca)

5. Comunidad (Participación en el control social a la calidad educativa, Apoyo a la refacción de Infraestructura)

6. Organización Sindical de maestros (Participación en el proceso de mejoramiento de la calidad educativa con la actualización permanente; evitar las interrupciones por motivos de huelga)

7. Secretaria de Educación (Suministra Recursos Económicos, Mejora Infraestructura Educativa, promueve políticas públicas favorables al sector educativo)

(Baja Incidencia)1. Docentes (Operativizar los cambios estructurales incluidos en la propuesta de

fortalecimiento al modelo educativo )2. Asociación de colegios privados (Viabilizar el otorgamiento de la becas a partir de un

compromiso interinstitucional)3. Universidades (Coadyuvar al diseño curricular de los contenidos programáticos en el

marco de las reformas al modelo educativo)4. Movimiento insurgente (guerrilla) Promover un carácter participativo e incluyente de

sectores marginales en este tipo de iniciativas, además de propiciar procesos de tregua en municipios con alta población en edad escolar)

Diseño organizacional

El diseño organizacional es de modalidad por proyecto, es decir que todas las actividades involucradas en la ejecución del proyecto, serán desarrolladas por los integrantes de la UEP. Se encabezará por el gerente del mismo con colaboradores específicos, encargados de cada uno de los componentes del proyecto. Adicionalmente se contará con una unidad encargada de la administración del proyecto que trabajará en forma directa con el gerente y con cada uno de los coordinadores de componentes. Las actividades y su coherencia con los objetivos del proyectos estará a cargo de una unidad de Monitoreo y seguimiento.

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Debido a que las actividades desarrolladas por los diferentes componentes, los coordinadores se reunirán periódicamente en una Unidad de Coordinadores, de modo a articular y sincronizar las acciones, conjuntamente con la gerencia del proyecto.

El proyecto pretende construir un escenario a partir del carácter participativo de cada uno de los actores involucrados, quienes constituirán el Comité de Gestión del Proyecto, instancia encargada de garantizar la interrelación en las diferentes etapas del proceso de ejecución.

Relación de precedencia entre actividades

Le precede ACTIVIDAD Dias solares Le sigue Proyecto Educación 2 435 días Componente 1: Instalaciones educativas adecuadas 270 días Rehabilitaciòn de aulas 180 días

Identificación, cuantificación y selección de aulas 30 díasEjecución de obras de rehabilitación

Identificación, cuantificación y selección de aulas Ejecución de obras de rehabilitación 150 días

Redistribución de alumnos 90 días

Ejecución de obras de rehabilitación Talleres de Planificación y seguimiento 30 díasTalleres de Planificación y seguimiento

Talleres de Planificación y seguimiento Elaborción documento sistematizado 10 díasElaborción documento sistematizado

Elaborción documento sistematizado Ejecución de Plan 50 días Elaboración de Plan de Mantenimiento de Instalaciones 210 días Elaborar los TR 10 días

Elaborar los TR Licitación y Selección 50 días ContrataciónLicitación y Selección Contratación 15 días Elaboración del plan

Contratación Elaboración del plan 15 díasImplementación de fasa 1 del plan de mantenimiento

Elaboración del plan Implementación de fasa 1 del plan de mantenimiento 120 días Componente 2: Becas de escolares 165 días Selección de beneficiarios 135 días

Ejecución de Plan Convocatoria de postulantes 60 días Proceso de selecciónConvocatoria de postulantes ff Criterios de elegibilidad 30 días Proceso de selecciónCriterios de elegibilidad Proceso de selección 15 días Inscripción de beneficiariosProceso de selección Inscripción de beneficiarios 60 días Planificación de la actividad ff

Negociación con las Escuelas Privadas 165 días Ejecución de Plan Identificar capacidad de la oferta educativa privada 60 días Elaboración de PropuestaIdentificar capacidad de la oferta educativa privada Elaboración de Propuesta 15 días

Negociación y firma de Contratos

Elaboración de Propuesta Negociación y firma de Contratos 90 días Implementación de la subvención 30 días

Inscripción de beneficiarios Planificación de la actividad 15 días Otorgamiento de becasPlanificación de la actividad ff Otorgamiento de becas 15 días

Componente 3: Material Educativo 60 días

Descentralizar el Presupuesto de Materiales Educativos a los Consejos Escolares 45 días

Elaboración de Propuesta de Descentralización 15 díasCampaña de Incidencia a Decisores Públicos

Elaboración de Propuesta de Descentralización Campaña de Incidencia a Decisores Públicos 30 días

Creación del Consejo Escolar Comunitario


Campaña de Capacitación a Profesores en el Uso eficiente de Materiales Educativos por parte de los Alumnos 45 días



Campaña de Concientización del Cuidado, Manejo y Uso de los Materiales asignados a sus Hijos. 45 días


Componente 4: Control Social 360 días

Creación de Instacia de concertación de Actores para contribuir en la Ejecución del Proyecto 60 días

Creación del Consejo Escolar Comunitario 15 días Puesta en Marcha del Consejo 360 días

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Taller 2: Programación de la ejecución del proyecto

Relación de dependencia entre actividades y ruta crítica

En base a la relación de precedencia de actividades desarrollada en el marco del taller 1, se ha elaborado la programación de la ejecución en MS Project, estableciendo el tipo de relación de dependencia entre tareas, de modo que en el proyecto exista una coherencia lógica en su desarrollo. Luego se han identificado en el mismo las actividades que conforman la “ruta crítica”, según se muestra a continuación.

Debido a que cada uno de los componentes del proyecto se relaciona con el todo en forma sistemática, se han establecido relaciones de dependencia entre actividades de cada uno de los componentes. Algunas de las actividades se han

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programado con relación de dependencia fin-fin con el propósito de garantizar que ambas terminen simultáneamente aún sacrificando la holgura lo cual no impacta en la ruta crítica ya que las actividades seleccionadas no forman parte de la misma.

Con el objetivo de ejecutar el proyecto en el menor tiempo posible, se ha programado la ejecución de varios componentes en forma simultánea.

Holgura de las actividades

Una vez, desarrollada la programación, se realizó el control de cuales actividades tienen margen de demora, según se presenta a continuación:

Cuadro de Holguras Comienzo Fin Límite de inicio Límite de finalización

Demora permisible

Margen de demora total

Proyecto Educación 2 02/01/2007 12/08/2008 02/01/2007 12/08/2008 0 días 0 díasGerencia del Proyecto 02/01/2007 12/08/2008 02/01/2007 12/08/2008 0 días 0 díasC1: Instalaciones educativas 02/01/2007 25/12/2007 02/01/2007 12/08/2008 0 días 0 díasRehabilitación de aulas 02/01/2007 10/09/2007 02/01/2007 10/09/2007 0 días 0 díasIdentificación, cuantificación y selección de aulas 02/01/2007 12/02/2007 02/01/2007 12/02/2007 0 días 0 díasEjecución de obras de rehabilitación 13/02/2007 10/09/2007 13/02/2007 10/09/2007 0 días 0 díasRedistribución de alumnos 11/09/2007 25/12/2007 11/09/2007 25/12/2007 0 días 0 díasTalleres de Planificación y seguimiento 11/09/2007 22/10/2007 11/09/2007 22/10/2007 0 días 0 díasElaborción documento sistematizado 23/10/2007 05/11/2007 23/10/2007 05/11/2007 0 días 0 díasEjecución de Plan 06/11/2007 25/12/2007 06/11/2007 25/12/2007 0 días 0 díasElaboración de Plan de Mantenimiento de Instalaciones 02/01/2007 22/10/2007 24/10/2007 12/08/2008 211 días 211 díasElaborar los TdR 02/01/2007 15/01/2007 24/10/2007 06/11/2007 0 días 211 díasLicitación y Selección 16/01/2007 26/03/2007 07/11/2007 15/01/2008 0 días 211 díasContratación 27/03/2007 16/04/2007 16/01/2008 05/02/2008 0 días 211 díasElaboración del plan 17/04/2007 07/05/2007 06/02/2008 26/02/2008 0 días 211 díasImplementación de fase 1 del plan de mantenimiento 08/05/2007 22/10/2007 27/02/2008 12/08/2008 211 días 211 días C2: Becas 26/12/2007 12/08/2008 26/12/2007 12/08/2008 0 días 0 díasSelección de beneficiarios 26/12/2007 01/07/2008 16/01/2008 22/07/2008 15 días 15 díasConvocatoria de postulantes 26/12/2007 18/03/2008 16/01/2008 08/04/2008 0 días 15 díasCriterios de elegibilidad 06/02/2008 18/03/2008 27/02/2008 08/04/2008 0 días 15 díasProceso de selección 19/03/2008 08/04/2008 09/04/2008 29/04/2008 0 días 15 díasInscripción de beneficiarios 09/04/2008 01/07/2008 30/04/2008 22/07/2008 0 días 15 díasNegociación con las Escuelas Privadas 26/12/2007 12/08/2008 26/12/2007 12/08/2008 0 días 0 díasIdentificar capacidad de la oferta educativa privada 26/12/2007 18/03/2008 26/12/2007 18/03/2008 0 días 0 díasElaboración de Propuesta 19/03/2008 08/04/2008 19/03/2008 08/04/2008 0 días 0 díasNegociación y firma de Contratos 09/04/2008 12/08/2008 09/04/2008 12/08/2008 0 días 0 díasImplementación de la subvención 11/06/2008 22/07/2008 02/07/2008 12/08/2008 15 días 15 díasPlanificación de la actividad 11/06/2008 01/07/2008 02/07/2008 22/07/2008 0 días 15 díasOtorgamiento de becas 02/07/2008 22/07/2008 23/07/2008 12/08/2008 15 días 15 días C3: Material Educativo 02/01/2007 28/05/2007 09/04/2008 12/08/2008 316 días 316 díasDescentralizar el Presupuesto de Materiales Educativos a los Consejos Escolares 02/01/2007 05/03/2007 11/06/2008 12/08/2008 376 días 376 díasElaboración de Propuesta de Descentralización 02/01/2007 22/01/2007 11/06/2008 01/07/2008 0 días 376 días

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Cuadro de Holguras Comienzo Fin Límite de inicio Límite de finalización

Demora permisible

Margen de demora total

Campaña de Incidencia a Decisores Públicos 23/01/2007 05/03/2007 02/07/2008 12/08/2008 376 días 376 díasCampaña de Capacitación a Profesores en el Uso eficiente de Materiales Educativos por parte de los Alumnos 23/01/2007 28/05/2007 09/04/2008 12/08/2008 316 días 316 díasCampaña de Concientización del Cuidado, Manejo y Uso de los Materiales asignados a sus Hijos. 23/01/2007 26/03/2007 11/06/2008 12/08/2008 361 días 361 días C4: Control Social 02/01/2007 19/05/2008 28/03/2007 12/08/2008 61 días 61 díasCreación de Instancia de concertación de Actores para contribuir en la Ejecución del Proyecto 02/01/2007 26/03/2007 21/05/2008 12/08/2008 361 días 361 díasCreación del Consejo Escolar Comunitario 02/01/2007 22/01/2007 19/03/2008 08/04/2008 0 días 316 díasAcompañamiento del Consejo 02/01/2007 19/05/2008 28/03/2007 12/08/2008 61 días 61 días

Taller 3: Asignación de recursos, nivelación y optimización

Se ha desarrollado el ejercicio de nivelación y optimización de recursos, para personal de servicios generales, según la programación inicial, el proyecto presentaba una sobreasignación de recursos en los meses de enero y febrero de 2007, según se muestra en el siguiente histograma:

La holgura de las actividades del componente 3 dedicado a la mejora de la utilización de los materiales educativos, ha permitido mover el inicio de las actividades hacia el mes de marzo, solucionando el problema de sobre asignación de personal de servicios generales, según se observa en el siguiente histograma:

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Luego del ejercicio realizado se ha asignado la totalidad de los recursos comprometidos para el proyecto, con sus correspondientes costos, de modo a determinar los esfuerzos que demandará el proyecto. La información se detalla en el siguiente cuadro resumen:

Tipo de recursoCapacidad máxima

Tasa estándar Costo/uso Acumular

Calendario base

PERSONAL DE OBRA 70 US$ 33,33/día US$ 0,00 Prorrateo EstándarPERSONAL DE SERVICIOS GRALES 5 US$ 33,33/día US$ 0,00 Prorrateo EstándarCONSULTOR C1 7 US$ 66,66/día US$ 0,00 Prorrateo EstándarCONSULTOR C2 6 US$ 66,66/día US$ 0,00 Prorrateo EstándarCONSULTOR C3 4 US$ 66,66/día US$ 0,00 Prorrateo EstándarCONSULTOR C4 5 US$ 66,66/día US$ 0,00 Prorrateo EstándarGERENTE DE PROYECTO 1 US$ 100,00/día US$ 0,00 Prorrateo EstándarPintura 1 1 US$ 0,00/hora US$ 200.000,00 Prorrateo EstándarInsumo 1 1 US$ 0,00/día US$ 100.000,00 Prorrateo EstándarASISTENTE DE GERENTE 1 US$ 50,00/día US$ 0,00 Prorrateo EstándarGASTOS ADMON 1 US$ 0,00/día US$ 24.000,00 Prorrateo EstándarEquipo 1 US$ 0,00/día US$ 10.000,00 Prorrateo EstándarServicio Consultoría C1 1 US$ 0,00/día US$ 20.000,00 Prorrateo EstándarEjecución de obra 1 1 US$ 0,00/día US$ 460.000,00 Prorrateo Estándar

Taller 4: Aceleración de mallas

Una vez programada la ejecución del proyecto se ha detectado, que un elemento importante por el costo de oportunidad que tiene, es tratar de acelerar los procesos del proyecto de modo que la finalización del mismo, o bien la finalización de la actividad de otorgamiento de becas, termine en coincidencia con el inicio del año escolar de manera tal que los beneficiarios del proyecto puedan insertarse en el ciclo lectivo correspondiente.

Para ello, se han detectado las actividades con mayor holgura y aquellas que pueden, sin perjudicar el correcto desarrollo del proyecto, realizarse en forma simultánea con otras. El resultado puede apreciarse en los siguientes diagramas Gantt, en los cuales se exponen las modificaciones realizadas a la programación.

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Como podemos observar en los diagramas de Gantt anteriores, se hicieron modificaciones para que las actividades de elaboración de documento sistematizados, convocatoria de postulantes y la identificación de la capacidad de la oferta educativa iniciaran al mismo tiempo, modificamos también la relación de dependencia entre las actividades de ejecución de obras de rehabilitación y los talleres de planificación y seguimiento para la redistribución de alumnos de tal manera que tuvieran una relación de fin – fin y no una relación fin-comienzo como estaban inicialmente. Se retraso el inicio del componente C4 para no provocar con los movimientos anteriores una sobré asignación de recursos esto fue posible ya que es una actividad que por su duración dispone de holgura pues deberá estar terminada hasta la fecha de inicio de clases. Todo lo anterior nos permitió una reducción de 106 días.

Además, de haber logrado el cometido inicial de acelerar la malla hasta cumplir con las actividades de otorgamiento de becas para el mes de febrero, se ha logrado una pequeña reducción de los costos totales del proyecto, según lo detallan las tablas a continuación:

Escenario Inicial

Nombre del recursoCapacidad

máximaMáximo Tasa estándar Costo

PERSONAL DE OBRA 70 40 US$ 33,33/día US$ 199.980,00 PERSONAL DE SERVICIOS GRALES 5 5 US$ 33,33/día US$ 24.414,23 CONSULTOR C1 7 6 US$ 66,66/día US$ 51.394,86 CONSULTOR C2 6 6 US$ 66,66/día US$ 51.994,80 CONSULTOR C3 4 4 US$ 66,66/día US$ 14.998,50 CONSULTOR C4 5 4,5 US$ 66,66/día US$ 21.997,80 GERENTE DE PROYECTO 1 1 US$ 100,00/día US$ 42.100,00 Pintura 1 1 1 US$ 0,00/hora US$ 200.000,00 Insumo 1 1 1 US$ 0,00/día US$ 100.000,00 ASISTENTE DE GERENTE 1 1 US$ 50,00/día US$ 21.050,00 GASTOS ADMON 1 1 US$ 0,00/día US$ 24.000,00 Equipo 1 1 US$ 0,00/día US$ 10.000,00 Servicio Consultoria C1 1 1 US$ 0,00/día US$ 20.000,00 Ejecuciòn de obra 1 1 1 US$ 0,00/día US$ 460.000,00

US$ 1.241.930,19

Escenario optimizadoPERSONAL DE OBRA 70 40 US$ 33,33/día US$ 205.979,40 PERSONAL DE SERVICIOS GRALES 5 4,5 US$ 33,33/día US$ 19.414,73 CONSULTOR C1 7 7 US$ 66,66/día US$ 57.394,26 CONSULTOR C2 6 6 US$ 66,66/día US$ 44.995,50 CONSULTOR C3 3 3 US$ 66,66/día US$ 17.998,20 CONSULTOR C4 3 3 US$ 66,66/día US$ 34.996,50 GERENTE DE PROYECTO 1 1 US$ 100,00/día US$ 31.500,00 Pintura 1 1 1 US$ 0,00/hora US$ 200.000,00 Insumo 1 1 1 US$ 0,00/día US$ 100.000,00 ASISTENTE DE GERENTE 1 1 US$ 50,00/día US$ 15.750,00 GASTOS ADMON 1 1 US$ 0,00/día US$ 0,00 Equipo 1 1 US$ 0,00/día US$ 10.000,00 Servicio Consultoria C1 1 1 US$ 0,00/día US$ 20.000,00 Ejecuciòn de obra 1 1 1 US$ 0,00/día US$ 460.000,00 US$ 1.218.028,59

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Taller 5: Seguimiento y control de la Ejecución

Siguiendo las instrucciones, se ha guardado como línea de base del proyecto, la versión final de la programación de actividades del taller anterior y se ha procedido a actualizar el estado de avance de las actividades según la grilla de índices de avance físico y de cumplimiento de costo.

Establecimos como punto de control la fecha 8/12/2008, que correspondía a 100 días antes de la fecha de finalización del proyecto programada inicialmente. En esta fecha se realizó el ejercicio de verificación del avance del proyecto.

Debido a que en el ejercicio se ha propuesto indicadores de avance con porcentajes aleatorio por orden de actividades, el gantt de seguimiento se ha mostrado incoherente (ver Gantt de seguimiento Nº 1), pues existían actividades completas cuyas actividades precedentes aún no habían concluido, de acuerdo a la relación de dependencia y precedencia programada. Por ello se ha optado por establecer una nueva tabla de valores que asigne el retraso sólo a la actividad que de acuerdo al calendario debería estar ejecutándose y asignando 100% a todas sus actividades previas, la nueva tabla de valores se puede observar en el Gantt de Seguimiento Nº 2.

De igual manera, se ha agregado valor a las actividades del componente 4 del proyecto, el cual según las instrucciones debía tener 0% de avance. Esto se ha realizado debido a que la programación realizada para el proyecto los componentes C1, C2 y C3 dependen del cumplimiento de algunas de las actividades del componente 4. El resultado de esta modificación se puede observar en el Gantt de seguimiento Nº 3.

Seguidamente se han actualizado las actividades desfasadas, programándolas para su ejecución a partir de la fecha de evaluación y se han evidenciado los desfases de las actividades que provocaron el retraso del proyecto en 20 días (Gantt de seguimiento Nº 3). A partir de allí, se ha realizado la aceleración de mallas, para lo cual se tomaron las instrucciones del ejercicio y se modificó la asignación de recursos a la actividad nº 16 que es la actividad programada para subcontratar, al realizar esta modificación no se ha tenido una reducción en el desfase del proyecto ya que esta actividad no se encontraba dentro de la ruta crítica. Por ello se ha asignado mayor cantidad de recursos al componente C3, el cual se había transformado en la nueva ruta crítica del proyecto (gantt de seguimiento Nº 4).

Como consecuencia de esta modificación se ha generado una sobreasignación de recursos en el Personal de Servicios Generales y en Consultor C3. Para solucionar el problema de sobreasignación de Personal de servicios generales se ha retrasado la continuación de la actividad nº 10, que tenía cierta holgura. Para resolver la sobreasignación de Consultor C3, se ha optado por la contratación de personal.

Además de haber reducido el desfase a solo 1 día, se ha observado que la aceleración de malla ha también generado una reducción del costo total del proyecto según se observa en las tablas comparativas expuestas a continuación.

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Escenario Inicial

Nombre del recursoCapacidad

máximaTasa estándar Costo

PERSONAL DE OBRA 70 US$ 33,33/día US$ 129,987.00 PERSONAL DE SERVICIOS GRALES 6 US$ 33,33/día US$ 25,237.48 CONSULTOR C1 7 US$ 66,66/día US$ 55,871.08 CONSULTOR C2 6 US$ 66,66/día US$ 43,475.65 CONSULTOR C3 3 US$ 66,66/día US$ 17,998.20 CONSULTOR C4 3 US$ 66,66/día US$ 37,662.90 GERENTE DE PROYECTO 1 US$ 100,00/día US$ 33,400.00 Pintura 1 1 US$ 0,00/hora US$ 200,000.00 Insumo 1 1 US$ 0,00/día US$ 100,000.00 ASISTENTE DE GERENTE 1 US$ 50,00/día US$ 16,700.00 GASTOS ADMON 1 US$ 0,00/día US$ 24,000.00 Equipo 1 US$ 0,00/día US$ 10,000.00 Servicio Consultoria C1 1 US$ 0,00/día US$ 24,000.00 Ejecuciòn de obra 1 1 US$ 0,00/día US$ 460,000.00 US$ 1,178,332.31

Escenario optimizadoPERSONAL DE OBRA 70 US$ 33,33/día US$ 129,987.00 PERSONAL DE SERVICIOS GRALES 7 US$ 33,33/día US$ 24,654.20 CONSULTOR C1 7 US$ 66,66/día US$ 55,871.08 CONSULTOR C2 6 US$ 66,66/día US$ 43,475.65 CONSULTOR C3 4,6 US$ 66,66/día US$ 14,878.51 CONSULTOR C4 3 US$ 66,66/día US$ 37,662.90 GERENTE DE PROYECTO 1 US$ 100,00/día US$ 31,500.00 Pintura 1 1 US$ 0,00/hora US$ 200,000.00 Insumo 1 1 US$ 0,00/día US$ 100,000.00 ASISTENTE DE GERENTE 1 US$ 50,00/día US$ 15,750.00 GASTOS ADMON 1 US$ 0,00/día US$ 24,000.00 Equipo 1 US$ 0,00/día US$ 10,000.00 Servicio Consultoria C1 1 US$ 0,00/día US$ 24,000.00 Ejecuciòn de obra 1 1 US$ 0,00/día US$ 460,000.00 US$ 1,171,779.34

14

Gantt de Seguimiento Nº 1

15


16


17


18

Taller 6: Diseño del sistema de información y seguimiento gerencial del proyecto

El sistema de información parte del análisis por componentes, identificando las principales actividades y los hitos a ser ejecutados, la generación de dicha información permite clasificar a los actores que participan de esas acciones y se establece el tipo de informe que deben emitirse para que estos involucrados tengan acceso al detalle de informes considerando los criterios de periodicidad, fuentes de verificación, costos y tiempo.

Los detalles cronológicos se adjuntan en el siguiente cuadro

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Componente Macroactividades Hito o eventos determinantes

Usuarios relevantes del proyecto Tipo de Informe Periodicidad Fuente de

Verificación Costo en US$ Tiempo

Instalaciones Educativas usadas adecuadamente

Instalaciones educativas usadas adecuadamente

Redistribución del número de alumnos por aula en los centros educativos, de acuerdo a normas

Elaboración de Plan de Mantenimiento para las Instalaciones

Rehabilitación de aulas

Ejecución del plan

Ejecución del plan 1ª. fase

Municipio de Aguachica Consejo de Aguachica Padres de familiaPoblación en edad escolarSecretaria de Educación

Técnico – Administrativo del uso de unidades educativas

Administrativo Educativo con el numero de alumnos por área urbano- rural

Económico - Financiero Avance físico de obras

Trimestral

Conteo anual de registros del

Municipio sobre el estado situacional

de las aulas

Informes Estadísticos de

registro de Alumnos por la Secretaria de

Educación

Informes de Consultores

Verificación In situ

160 40/ día

200 40/ día

120 40/día

4 días

5 días

3 días

Becas otorgadas para acceso a escuelas privadas

Selección de beneficiarios

Negociación con las Escuelas Privadas las condiciones para el otorgamiento de becarios

Implementación de la subvención

Inscripción de beneficiarios

Negociación y firma de contrato

Otorgamiento de becas

Asociación de colegios privados Padres de familiaPoblación en edad escolarSecretaria de Educación

Administrativo Educativo con el numero de alumnos beneficiados

Acuerdos y características de la negociación Número de estudiantes que califican según criterios de elegibilidad

Anual

Informe del proceso por parte de Consultoria

Informe de negociación de la Gerencia General del proyecto

Informe del proceso por parte de Consultoria

600 20/día

300 30/día

900 30/día

30 días

10 días

30 días

20

Componente Macroactividades Hito o eventos determinantes

Usuarios relevantes del proyecto Tipo de Informe Periodicidad Fuente de

Verificación Costo en US$ Tiempo

Material educativo utilizado adecuadamente.

Descentralizar el Presupuesto de Materiales Educativos a los Consejos Escolares

Propuesta de Descentralización

Campaña de capacitación a profesores y padres de familia

Municipio de Aguachica Padres de familiaDocentesSecretaria de Educación

Propuesta técnica elaborada y presentada

Técnico con el N’ de Docentes y padres de familia, capacitados

Según TR

Trimestral

Informe del proceso por parte de ConsultoriaI

informe de la actividad por parte del Consultor

600 40/día

1800 40/día

15 días

45 días

Control Social


Puesta en marcha del consejo escolar comunitario

Municipio de Aguachica Padres de familiaDocentesSecretaria de Educación Asociación de colegios privados Universidades

Técnico – Operativo del proceso de acompañamiento y control de los actores involucrados.

TrimestralActas del ConsejoMemorias de las Reuniones 600 40/día 15 días

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Taller 8: Licitaciones y contrataciones - Elaboración de términos de referencia

Elaboramos los términos de referencia seleccionando la actividad No 15 que es la elaboración del plan de mantenimiento, los detalles del mismo se exponen a continuación.

Ministerio de Educación Municipalidad de la ciudad de Aguachica - Colombia

Términos de referenciaPARA CONSULTORIA EN:

“Diseño de un sistema de mantenimiento de instalaciones educativas en locales escolares de carácter público en el Municipio de Aguachica”

OBJETIVOS

General

Diseño de un sistema de mantenimiento de instalaciones educativas en locales escolares de carácter público en el Municipio de Aguachica, que permita. Mejorar el incremento de la cobertura del servicio educativo.

Específicos

a. Análisis de información acerca de la situación general de las instalaciones educativas de las escuelas públicas y de las herramientas y recursos humanos disponibles para la realización mantenimiento.

b. Elaboración de un sistema de mantenimiento anual adecuado para las instituciones educativas involucradas

c. Elaboración del plan de implementación de la fase 1 del plan de mantenimiento, con cargo al proyecto

d. Elaboración de propuesta presupuestaria para su inclusión en los presupuestos operativos de las instituciones educativas

ACTIVIDADES

Análisis Diagnóstico:

Visitas de prospección para el relevamiento de la información Análisis diagnóstico del estado actual de la infraestructura educativa de las escuelas

públicas del municipio de Aguachica. Análisis de las principales carencias en los modelos de mantenimiento actuales Relevamiento de las potencialidades de los recursos disponibles para la realización del

mantenimiento

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Detección de las necesidades de inversión, para contar con un equipo adecuado de mantenimiento

Disponibilidades presupuestarias para inversiones

Sistema de mantenimiento de locales escolares

Elaboración de un sistema de mantenimiento de instalaciones educativas, que pueda ser implementado por las escuelas del municipio, según sus disponibilidades presupuestarias

El sistema deberá contemplar:o Descripción y calendarización de las actividades de mantenimiento estandarizado

para locales escolareso Especificación de recursos adecuados para la operación del sistemao Programación de actividades de Seguimiento y monitoreoo Formatos de Informes de evaluación de operaciones del sistema

Plan de implementación fase 1

Cotización de los recursos necesarios de acuerdo a las necesidades detectas en las actividades de diagnóstico.

Elaboración del presupuesto para la ejecución de las obras de mantenimiento a ejecutarse en la fase 1 del Sistema de Mantenimiento

Diseño del cronograma de obras

Propuesta presupuestaria para instituciones educativas

Análisis de la documentación presupuestaria obtenida durante las actividades de diagnóstico

Elaboración de la propuesta presupuestaria a ser incluida en los presupuestos operativos de las instituciones educativas involucradas, para darle continuidad al sistema.

REQUISITOS MÍNIMOS EXIGIBLES DE LOS PROPONENTES.

Los proponentes deberá acreditar experiencia en trabajos relacionados con:

El diseño y elaboración de planes de mejoramiento y refacción de infraestructuras sociales con enfasis en centros educativos

Conocimiento en los lineamientos constructivos establecidos por la Secretaria de Educación.

En el levantamiento de información y trabajo con sectores sociales, educativos, instituciones públicas o privadas.

Estudios o consultorías para proyectos que implican la participación de la comunidad y sectores sociales

El personal acreditado por el proponente deberá contar con una experiencia mínima de 5 anos en trabajos de construcción, refacción y mantenimiento de infraestructura para servicios sociales y contar con una formación académica acorde a los requisitos mínimos exigidos

Es requisito indispensable incluir en la propuesta los siguientes aspectos:

- Metodología de la evaluación y relevamiento del estado situacional de la

23

infraestructura educativa- Plan de ejecución para el trabajo propuesto.

El costo de la propuesta deberá estar explicitado en el sobre “B” de acuerdo a los requisitos mínimos de la propuesta económica exigida

La experiencia deberá estar relacionada con contratos ejecutados y /o en ejecución durante los últimos 3 años anteriores a la fecha de presentación de la propuesta con certificaciones expedidas por las contratantes y suscritas por el funcionario competente.

MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICA

El puntaje total a alcanzar es de 100 puntos, que serán obtenidos como sigue:

Experiencia del proponente (30 puntos)

Experiencia general (10 puntos): Se calificará con 1 punto por cada trabajo realizado hasta un máximo de 10 trabajos.

Experiencia específica (10 puntos): Se calificará con 2 puntos por cada año de experiencia de trabajo en proyectos similares al solicitado, hasta un máximo de 5 años.

Promedio de formación académica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgarán puntos a cada integrante del equipo y luego se hallará el promedio:

o Técnicos Superiores 1 punto

o Título universitario: 2 puntos.

o Maestría o cursos de post grado de más de 240 h.: 3 puntos.

Experiencia específica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgará 1 punto por cada año de experiencia en actividades similares al proyecto solicitado, hasta 5 años y se obtendrá el promedio.

Propuesta Técnica (50 puntos)

Pertinencia y solidez de:

o La metodología seleccionada para la evaluación y relevamiento del estado situacional de la infraestructura educativa

o Las estrategias y técnicas para la ejecución del Plan de ejecución para el trabajo propuesto.

Adecuación a los términos de referencia.

Propuesta Económica (20 puntos)

Costos totales y por actividad, calificará la oferta más baja.

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Se procederá a la apertura de la Propuesta Económica en el caso que la firma consultora alcance 65 puntos.

CRITERIOS MINIMOS EXIGIBLES A LOS PROPONENTES.

El trabajo de recolección de datos deberá cumplir los siguientes requisitos técnicos:

Confiabilidad: La información recolectada serán las proveídas por los informantes institucionales y no podrán ser modificadas.

Confidencialidad: Los datos relevados son patrimonio personal y privado de las personas, grupos e instituciones entrevistadas y podrán ser utilizados exclusivamente por el proyecto. El proponente deberá comprometerse a no utilizar ni divulgar la información relevada.

PLAZO Y LUGAR DE TRABAJO.

El plazo estipulado para este trabajo es de 15 días en las Unidades Educativa Publicas del Municipio de Agua Chica y los sobres deberán ser presentados el día lunes 17 de abril del 2007 en la Secretaria de Educación

CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LA OFERTA

El puntaje total a alcanzar es de 100 puntos, que serán obtenidos como sigue:

Experiencia de la firma consultora (30 puntos)

Experiencia general (10 puntos): Se calificará con 1 punto por cada trabajo de evaluación realizado hasta un máximo de 10 trabajos.

Experiencia específica (10 puntos): Se calificará con 2 puntos por cada año de experiencia de trabajo en proyectos similares al solicitado, hasta un máximo de 5 años.

Promedio de formación académica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgarán puntos a cada integrante del equipo y luego se hallará el promedio:

o Título universitario: 0,5 puntos.

o Maestría o cursos de post grado de más de 240 h.: 1,5 puntos.

o PHD: 3 puntos.

Experiencia específica del Equipo de Trabajo (5 puntos). Se otorgará 1 punto por cada año de experiencia en evaluación de proyectos, hasta 5 años y se obtendrá el promedio.

Propuesta Técnica (50 puntos)

Pertinencia y solidez de:

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o La metodología seleccionada,

o Las estrategias y técnicas para la recolección de datos.

Adecuación a los términos de referencia.

Propuesta Económica (20 puntos)

Costos totales y por actividad, calificará la oferta más baja.

PLAZOS DE LAS ACTIVIDADES, TAREAS E INFORMES

Duración El trabajo tendrá una duración de 15 días como máximo, contados a partir de la fecha de

la firma del contrato.

Informes Un borrador del informe final al finalizar las actividades, que contenga:

o Diagnósticoo Sistemao Presupuestos

Un informe final incorporando las observaciones de la Gerencia

BASES PARA PROPUESTA ECONÓMICA

Presupuesto Máximo disponible

El presupuesto máximo disponible para la realización de las actividades no podrá exceder los US$ 24.000

Forma de pago

Se dispondrá la siguiente modalidad de entregas y pagos:

1. A la firma del contrato: 30% del valor total del contrato.2. A la entrega del borrador final del informe: 20% del valor total del contrato.3. A la aprobación del Informe final y la presentación de los resultados de los trabajos

realizados, el 50% del valor total del contrato

Ítems requeridos para el presupuesto

Descripción Monto AsignadoCoordinadorEquipo TécnicoMovilidadMateriales de oficina

Método de adjudicación

Se procederá a la apertura de la Propuesta Económica en el caso que la firma consultora alcance 65 puntos de calificación en la propuesta técnica

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Informe de Terminación de Proyecto

1. Resumen del Proyecto

El proyecto estuvo orientado a mejorar la calidad educativa del municipio de Aguachica, Colombia mediante el acceso de la población en edad escolar a los servicios educativos públicos y privados, a través del mejoramiento y rehabilitación de las instalaciones educativas existentes, becas otorgadas a estudiantes preseleccionados y asignación de material educativo para el acompañamiento del proceso de educativo.

Un aspecto importante a destacar por el proyecto, es el involucramiento de los actores en el proceso de control social a la calidad educativa, resaltándose la participación de padres de familia, docentes y autoridades locales - nacionales.

Entre los logros alcanzados por el proyecto destacamos: el incremento en el promedio de escolaridad de 3 a 8 grados; capacitación a docentes, alumnos y padres de familia en gestión sobre la calidad educativa; 1549 becas otorgadas a niños y niñas preseleccionados, aumento de la cobertura de servicio educativo a 2000 estudiantes matriculados y mejoramiento de 402 aulas refaccionadas del conjunto de la infraestructura educativa existente en el municipio.

2. Objetivos del proyecto

El objetivo se traduce en contribuir a mejorar la calidad y cobertura educativa mediante el incremento del acceso de la población en edad escolar al servicio educacional a partir de la implementación de los siguientes componentes:

o Instalaciones Educativas usadas adecuadamenteo Becas otorgadas para acceso a escuelas privadaso Material educativo utilizado adecuadamente.o Mecanismos de control social

3. Resultados del Proyecto

Instalaciones educativas:

402 aulas refaccionadas 7486 pupitres 402 escritorios

Becas

1,549 becas concedidas

Material Educativo 100% de materiales entregados a los escolares a inicio periodo escolar

27

Control Social

10 Consejos escolares comunitarios en funcionamiento

4. Lecciones aprendidas de la experiencia

Por falta de claridad en el objetivo, fin y propósitos del Marco Lógico, se tuvo que redefinir el enfoque de ejecución del proyecto, hecho que posibilito identificar mejor el tiempo de implementación y optimizar los recursos asignados al proyecto.

Ante la indefinición de algunos indicadores por la ausencia de las variables de calidad, cantidad, costo y cronología, se tuvo que reformular los indicadores para poder precisar de mejor manera los componentes a ejecutar por el proyecto.

El involucramiento de los actores en la etapa de formulación del proyecto fue escasa, sin embargo, a lo largo de la ejecución se logro conformar el Consejo Escolar Comunitario, como instancia de concertación y ejercicio del control social a la ejecución del proyecto.

Como Unidad Ejecutora se identifico el carácter integral del proyecto, lo que facilito la interrelación de los involucrados, fortaleciendo las relaciones interinstitucionales entre los mismos permitiéndonos el logro de nuestros objetivos.

5. Recomendaciones para proyecto futuro

Los encargados en la formulación y diseño de los proyectos dejen claramente establecido que se desea lograr con el proyecto de modo que la ejecución no vaya a comprometer los objetivos perseguidos.

La comunicación interna y externa del proyecto debe ser una prioridad en la agenda de la Gerencia del Proyecto.

Hay que destacar las habilidades, destrezas y liderazgo del Gerente para fines de que sea un buen negociador.

La Unidad Ejecutora del Proyecto responda a la magnitud del Proyecto.

28

Apéndice

Apéndice Nº 1

Propuesta técnica para licitación

Consultoría: “Fortalecimiento institucional de la Cooperativa de Aguas Rurales”

Experiencia y capacidad de la firma

La empresa Sin Ventura Ltda. es una empresa constituida en 1995, que lleva más de 10 años dedicándose a actividades de desarrollo y fortalecimiento insitucional para la gerencia de servicios públicos en empresas privadas, instituciones sin fines de lucro e instituciones gubernamentales.

Como tal ha desarrollado actividades de planificación estratégica, atención al cliente, administración y finanzas, incorporando el desarrollo de tecnología de punta, para el logro de la excelencia en el servicio.

Adjunto se encontrará el currículum empresarial que detalla las actividades realizadas

Experiencia de los integrantes del equipo

La firma está integrada profesionales de primer nivel en áreas de administración, desarrollo y fortalecimiento institucional, excelencia en el servicio, atención al cliente e incorporación de tecnología para la mejora del servicio.

Brevemente se resume el currículum del equipo propuesto para el desarrollo de la consultoría, el currículum vitae extenso se encontrará en forma adjunta.

Personal Grado académico Experiencia Función a desempeñar

María Teresa Valencia

PhD Administración de empresas, con especialización en Gestión institucional

Empresaria, asesora de gerencia y miembro de la junta directiva de importanes empresas de la ciudad de Santiago, ha sido directora del centro nacional de productividad. Ha participado como expositora en diversos seminarios y simposios

Coordinadora y capacitadota

Luis Fernando Valencia

Ma. Administración de empresa con especialización en Gestión de servicios públicos

Asesor de importantes empresas e instituciones públicas de la ciudad, ha presentado servicios de asesoria y consultoría a empresa como ARCHIES PIZZA, DELIFRUIT, ILUMINATA, etc.Amplia experiencia en desarrollo de instituciones cooperativas

Capacitador y apoyo técnico

1

Personal Grado académico Experiencia Función a desempeñar

Alberto Ramiro Durán

Ma.Informático especialización en desarrollo de sistema de administración y gerencia

Altamente capacitado en tecnología de la información y comunicación orientada a la excelencia en el servicio empresarial

Capacitador y apoyo técnico

Personal de Apoyo

Técnicos altamente capacitados en asistencia técnica a instituciones.

Propuesta técnica de desarrollo de la oferta

Las actividades se dividirán en 4 componentes principales

Planificación y coordinación

La actividad se iniciará con un taller de planificación conjunta con la Gerencia del proyecto, los responsables de los componentes involucrados en la actividad licitada y los representantes de la Cooperativa, en el cual se establecerán los lineamientos básicos relativos al desarrollo del plan de capacitación, se nominarán a los puntos focales de cada institución involucrada, se establecerá la agenda de reuniones planificadas para los ajustes y optimización del plan, con miras a optimizar el aprovechamiento de los cursos, con actividades pertinentes, en concordancia con las necesidades de capacitación.

Desarrollo de materiales y metodologías de capacitación

Basándose en las áreas de experiencia del personal técnico propuesto y en concordancia con las exigencias específicas del caso, se elaborarán los materiales didácticos para el desarrollo de los cursos que adoptarán metodologías altamente participativas.

Cada uno de los materiales y metodologías serán consensuada con la gerencia del proyecto, la gerencia del componente y la directiva de la Cooperativa, de modo a garantizar la pertinente adecuación a las necesidades de la institución a ser capacitada

Desarrollo de los cursos de capacitación

Una vez desarrollados y consensuados los materiales y metodologías propuestas para el desarrollo del plan de capacitación, se desarrollarán dos cursos de capacitación de 80 horas cada uno, estos cursos se llevaran acabo de forma paralela y serán dirigidos al personal de la cooperativa incluyendo a 10 personas por curso, de acuerdo al siguiente temario:

2

Nº ACTIVIDAD Temáticas Metodología RECURSOS

Capacitación y adiestramiento en fortalecimiento institucional de la cooperativa

1

Taller Misión y Visión de la cooperativa

1.1.. Descripción y análisis de los contenidos de la misión y visión Curso taller,

exposición con data show, interacción con participantes

Materiales de escritorio, v salario personal técnico alimentación hospedaje, funcionamiento de vehículos y transporte de participantes de talleres.

1.2. Reflexión sobre la importancia de la Misión y Visión

2

Criterio generales sobre nuevos servicios a brindar

2.1.Introducción a los nuevos servicios sobre : Lectura y facturación

Exposición con data show, interacción con participantes

con ejemplos teórico prácticos

Material de escritorio, cartillas de capacitación, salarios personal técnico, funcionamiento de vehículos, y transporte de participantes de taller.

2.2.Gestión de cobros 2.3.Administración de los Recursos Recaudados

Capacitación y adiestramiento del personal

3

Mejora en el servicio de atención al cliente

3.1. Capacitación en relaciones humanas al personal de atención al cliente


con ejemplos teórico prácticos de

reclamos mas frecuentes


3.2. Sistema de optimización de tiempos de espera3.3. Implementación de la ODECO (Oficina de atención y solución de reclamos al consumidor

4

Gestión Administrativa

4.1. Capacitación en el manejo del sistema Administrativo financiero


con ejemplos teórico prácticos,

realización de trabajos prácticos de participantes


4.2. Capacitación en el manejo de RRHH

4.2. Capacitación en liderazgo e imagen de la cooperativa en su relacionamiento con los usuarios

5 Gestión informática5.1. Capacitación en la aplicación del sistema informático : Lecturacion, facturación, cobros

Exposición con data show, interacción con participantes con ejemplos prácticos en el funcionamiento del sistema

Material de escritorio, cartillas de capacitación, salarios personal técnico, funcionamiento de vehículos, y transporte de participantes de taller, equipos de computación

Capacitación y adiestramiento practico

6 Trabajo practico de síntesis

6.1. aplicación practica del sistema de fortalecimiento institucional de la cooperativa

aplicación practica in situ de los participantes del proceso de capacitación


3

Los módulos serán desarrollados de acuerdo al siguiente calendario:

Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Actividades Total

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8

Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Hrs Capacitación y adiestramiento en fortalecimiento institucional de la cooperativaTaller sobre misión y visión de la cooperativa 4 4Taller criterios generales sobre nuevos servicios a brindar 6 6Capacitación y adiestramiento del personalMejora en la atención al cliente 4 2 4 4 14Gestión administrativa 6 8 4 4 22Gestión informática 6 6 3 15Capacitación y adiestramiento practico Trabajo Practico de Síntesis 7 6 6 19

Total 80

Desarrollo y ejecución del apoyo para la instalación de nuevos servicios.

El desarrollo del apoyo para la instalación del nuevo servicio en la administración de la cooperativa se iniciará con una actividad de planificación en la primera semana de enero del 2007, en la misma se establecerán los lineamientos básicos para la administración del nuevo servicio y se detectarán las áreas críticas que requerirán de apoyo.

Se desarrollará una plataforma informática amigable, que permitirá al personal de la cooperativa acudir a consultas en línea con los expertos propuestos para la presente consultoría

Una vez que se haya desarrollado la plataforma informática, se desarrollarán 3 talleres simultáneos de adiestramiento en el manejo de la plataforma informática, que tendrán una duración de 1 semana y se ejecutarán durante la última semana de enero de 2007.

Plan de trabajo y calendarización de actividades

La duración total de la consultoría será de 90 días calendario (tres meses) entre los meses de enero y marzo de 2007, de acuerdo al siguiente calendario de actividades

Enero Febrero MarzoPlanificación de capacitaciónDesarrollo de materiales y metodologíasDesarrollo de los cursos de capacitaciónPlanificación de apoyo al establecimiento del servicioDesarrollo del sistema informático de apoyo en líneaCapacitación sobre el uso del sistema informáticoApoyo técnico en línea en las áreas de capacitación

4

Propuesta económica

Descripción CostoCoordinación y planificación US$ 3.000Materiales didácticos y metodología US$ 600Desarrollo de Cursos (US$ 2.750 c/u) US$ 5.500Apoyo en línea US$ 1.335Sub total US$ 10.435Impuestos (10%) US$ 1.565Total US$ 12.000

5

Apéndice Nº 2

Consideraciones del grupo acerca de la experiencia de los talleres

Consideraciones al curso

La conjugación de la práctica y la teoría permitió enriquecer los conocimientos de los instrumentos de ejecución, seguimiento y evaluación de proyectos.

Los ejercicios han permitido a los participantes una sistematización de la experiencia empírica de los mismos, a través del desarrollo de los casos.

Poco tiempo para el desarrollo del tema de licitación y términos de referencia, lo cual no ha permitido aprehender con mayor profundidad los lineamientos generales de los mismos.

Los casos entregados para desarrollar los proyectos deberían contener mayor información para el mejor desarrollo de estos.

Consideraciones acerca del grupo

La transdiciplinariedad del equipo ha permitido tener una visión integral en el trabajo y enriquecer los conocimientos de cada uno.

El nivel de coordinación, comunicación y trabajo en equipo cumplió con las expectativas de cada uno de los miembros del equipo.

Las decisiones se tomaron considerando las opiniones de cada uno de los integrantes del equipo.

Existió liderazgo compartido dependiendo del tema que se estaba desarrollando. En algunas circunstancias del debate del equipo existieron discrepancias en cuanto a

temperamentos de caracteres entorno a posicionamiento de ideas, las cuales se discutían y se llegaba a un consenso.

6

gestion de la ejecución de proyectos

Economy & Finance