G E S T I N D E E V E N T O S

G E S T I N D E E V E N T O S

1. Qu es un Evento?

Es un medio para COMUNICAR los valores que se tiene como empresa o marca

G E S T I N D E E V E N T O S

Es Una puesta en escena

G E S T I N D E E V E N T O S

Con CONCEPTO

G E S T I N D E E V E N T O S

Que debe CREAR lazos emocionales

2. Cmo se programa un evento?

PASO #1. Por qu REALIZAR un evento?

Metas y Objetivos del

evento

1. Objetivo de Marca o Producto

2. Objetivo de carcter humano

G E S T I N D E E V E N T O S

G E S T I N D E E V E N T O S

PASO #2. A quienes est DIRIGIDO el evento?

Cmo se programa un evento?

CLIENTES

EMPRESARIOS

PBLICO EN GENERAL

COMPRADORES

MEDIOS

PASO #3. Qu tipo de evento?

SOCIAL

EMPRESARIAL

CULTURAL

G E S T I N D E E V E N T O S

Cmo se programa un evento?

EVENTO NICO

EVENTO SECUENCIAL

EVENTO MULTIDISCIPLINARIO

G E S T I N D E E V E N T O S

PASO #4. Con cul formato?

Cmo se programa un evento?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTRO TIPO DE EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING

G E S T I N D E E V E N T O S

PASO #5. En dnde se va a realizar el evento?

1. Espacio fsico

2. Espacio conceptual

3. Espacio virtual

Cmo se programa un evento?

G E S T I N D E E V E N T O S

PASO #6. En qu fecha se va a realizar el evento?

Disponibilidad del espacio

Das y horarios adecuados para los Invitados

Fechas de Eventos similares

Cmo se programa un evento?

G E S T I N D E E V E N T O S

Cmo se programa un evento?

As como los espectadores

temporada tras temporada

esperan experimentar

productos diferentes en las colecciones,

de igual forma, esperan lo inesperado

en cada detalle de las pasarelas

G E S T I N D E E V E N T O S

EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO

EJE COMUNICACIONAL

EJE LOGISTICO

Cmo se programa un evento?

G E S T I N D E E V E N T O S

EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO

Qu comunicacin interna es necesaria para este evento?

Cmo ser la comunicacin externa del evento?

Cmo es la cultura organizacional y cmo puede incidir en el evento?

Qu es lo que se quiere comunicar a travs del evento

EJE COMUNICACIONAL

Cmo se programa un evento?

G E S T I N D E E V E N T O S

EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO

Qu formato tiene el evento?

Qu duracin tendr el evento?

Cuntos asistentes habr en el evento?

Quines sern los asistentes?

Qu acreditaciones se realizarn?

Qu procesos se instaurarn para garantizar la seguridad e higiene del mismo?

EJELOGISTICO

Cmo se programa un evento?

G E S T I N D E E V E N T O S

ORGANIZADOR DEL EVENTO

PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO

JEFE DE PRENSA O RELACIONES PBLICAS

STAFF

Quines estn involucrados en el evento?

G E S T I N D E E V E N T O S

PRODUCTOR O COORDINADOR DEL EVENTO

JEFE DE PRENSA O RELACIONES PBLICAS

STAFF

ORGANIZADORDEL EVENTO

Perfil y Funciones del cargo

Es la persona o empresa mentalizadora del evento

Define su concepto y realiza la direccin general

G E S T I N D E E V E N T O S

Promocin del evento

Los wikis

RSS

Rich Media

Newsletter

Medios de prensa convencional

Medios de correo electrnico

G E S T I N D E E V E N T O S

Promocin del evento

Los wikis

RSS

Rich Media

Newsletter

Medios de prensa convencional

Medios de correo electrnico

Buscadores de titulares de noticias y sus resmenes

Really Simple Syndication

G E S T I N D E E V E N T O S

Promocin del evento

Los wikis

RSS

Rich Media

Newsletter

Medios de prensa convencional

Medios de correo electrnico Medios interactivos digitales para

visualizar documentos con un reproductor en formato de video, flash, audio, msica, visitas virtuales de 360, etc.

G E S T I N D E E V E N T O S

Promocin del evento

Los wikis

RSS

Rich Media

Newsletter

Medios de prensa convencional

Medios de correo electrnico

Boletines electrnicos, que mediante suscripcin, entregan informacin con una frecuencia clara para ambas partes.

G E S T I N D E E V E N T O S

Presupuesto del evento

GASTOS PREVISTOS

FUENTES DE INGRESOS

BENEFICIO PREVISTOS

G E S T I N D E E V E N T O S

Gastos previstos a tomar en cuenta:

COSTOS ADMIN ISTRAT IVOS

Administracin (Telfono, correo, envos)

Costos de licencias y permisos

Alquiler del Recinto ferial o Saln del evento

Seguro del evento

G E S T I N D E E V E N T O S

Gastos previstos a tomar en cuenta:

COSTOS DEL RECURSO HUMANO

Organizador del evento

Coordinador / Productor de evento

Jefe de Prensa / Relaciones Pblicas

Staff

G E S T I N D E E V E N T O S

Gastos previstos a tomar en cuenta:

COSTOS DE MONTAJE

Diseadores Interioristas y Escaparatistas

Tcnicos de Iluminacin, audio, video

Tcnicos electricistas y carpinteros

Transporte de Equipos

Montaje y desmontaje

Props (Utilera)

Productos capilares y de maquillaje (Opcional)

G E S T I N D E E V E N T O S

Gastos previstos a tomar en cuenta:

COSTOS DE MARKETING

Papelera y costos publicitarios

Sealtica

Imagen corporativa

Costos de Imprenta

Gastos de Representacin

Servicio de Catering

Viajes Promocionales

Presencia en ferias

COSTOS ADICIONALES

Alquiler y/o compra de equipos y decoracin

G E S T I N D E E V E N T O S

3. Tipos de eventos

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTRO TIPO DE EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS ENFOCADAS AL MARKETING

G E S T I N D E E V E N T O S

Perfil de InvitadosPASARELASHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

Los VIP y Celebrities

Los Diseadores

Los Representantes demarcas

Presentadores del evento

Auspiciantes

Prensa especializada

Compradores para cadenas Comerciales

Compradores finales

Pblico en general

G E S T I N D E E V E N T O S

Distribucin de Invitados y PrensaPASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

Los personajes clasificados como VIP

La prensa escrita

Los auspiciantes

Definir estratgicamente la ubicacin y establecer

quienes estarn en primera lnea:

Planificar la movilidad para personas con discapacidad

Verificar la temperatura interior del saln del evento o

recinto ferial

G E S T I N D E E V E N T O S

Comunicacin con los Medios

Quines son los Medios?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

El Staff y los acomodadores harn saber a la prensa quien es la persona o el representante de marca mas adecuado para ser entrevistado

Dos meses antes, se debe desarrollar un boletn de prensa, que mencione en qu consiste el evento, el perfil de los participantes, fecha, lugar, etc.

G E S T I N D E E V E N T O S

Los Medios y la Sala de Prensa

Quines son los Medios?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

Se consideran como medios de comunicacin, radio, TV, prensa escrita y Bloggers

La Sala de Prensa proporciona un espacio que dispone de entradas para audio digital de alta calidad, equipos de fax, fotocopiadoras, Wi-Fi, zona para entrevistas, enchufes suficientes, telfonos

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I N D E E V E N T O S

Qu es un Showroom?

Es el espacio a travs del cual los clientes grandes y estructurados tienen contacto directo con la prenda o producto de moda

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I N D E E V E N T O S

El objetivo es, adems de presentar nuevas colecciones, controlar el producto y tener un manejo ms cercano de los clientes

Qu es un Showroom?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I N D E E V E N T O S

Cmo se organiza un Showroom?

En el Showroom de productos de moda se puede presentar simultneamente:

Productos de rotacin

Nuevos productos de temporada

Productos para testear

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I N D E E V E N T O S

Uso de ESCAPARATES y DISPLAYS

Cmo se organiza un Showroom?

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I N D E E V E N T O S

Qu es una Feria?

Es un evento que sirve para promocionar, mercadear, comercializar productos o servicios en un corto plazo

Es un medio perfecto para comunicar marca

PASARELA

SHOWROOM

FER IA

OTROS EVENTOS

NUEVAS TECNOLOGIAS

G E S T I N D E E V E N T O S

Experiencias de marca o Performance

G E S T I N D E E V E N T O S

Antes del evento (PRE-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Establecer comit organizador ORGANIZADOR

Nombrar y definir funciones del coordinador del evento

ORGANIZADOR

Preparar el presupuesto COORDINADOR

Confirmar y firmar el contrato para el sitio

COORDINADOR

Establecer el calendario del evento COORDINADOR + STAFF

Analizar y aprobar el presupuesto ORGANIZADOR

Disear la estrategia promocional y ejecutarla

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Solicitar cotizaciones de los proveedores

COORDINADOR + STAFF

Realizar Marketing online para promocin del evento

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

G E S T I N D E E V E N T O S

Antes del evento (PRE-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Contactar prensa, conferencistas y celebrites

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Realizar el lanzamiento oficial del evento

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Enviar invitaciones a celebridades y polticos, con cuatro meses de anticipacin

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Realizar el casting de modelos COORDINADOR

Contratar iluminacin y audio COORDINADOR

Seleccionar msica COORDINADOR

Entregar invitaciones al pblico en general (2 a 3 meses antes)

COORDINADOR + STAFF

Disear y definir la escenografa COORDINADOR + STAFF

Contratar servicio de fotografa y video

COORDINADOR + STAFF

G E S T I N D E E V E N T O S

Antes del evento (PRE-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Contactar servicio de catering y seleccionar men

COORDINADOR

Enviar a imprenta la papelera, 2 meses antes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Preparar el cuadro de coleccin (control y gestin de coleccin)

COORDINADOR + STAFF

Enviar boletn de prensa, 6 semanas antes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Definir encargado de vestier y encargado de salidas

COORDINADOR + STAFF

Definir encargado de terminado y planchado de prendas

COORDINADOR + STAFF

Definir encargado de seguridad de las prendas en vestier

COORDINADOR + STAFF

Asignar los acomodadores para los invitados

COORDINADOR + STAFF

G E S T I N D E E V E N T O S

Antes del evento (PRE-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Contratar la agencia de seguridad COORDINADOR

Asignar el encargado de boletera COORDINADOR

Ultimo aviso del evento a posiblesclientes y visitantes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Iniciar campaa publicitaria, 1 mes antes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Coordinar las pruebas con modelos COORDINADOR

Gestionar la difusin de papelera impresa

COORDINADOR + STAFF

Actualizar frecuentemente la pgina web

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Hacer seguimiento de la publicacin del boletn de prensa y presencia en medios de comunicacin 2 semanas antes

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

G E S T I N D E E V E N T O S

Unos das antes

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Cronograma de trabajo con encargados y actividades

COORDINADOR + STAFF

Diseo del plan de contingencia COORDINADOR

Contratar conferencias / presentadores del evento

COORDINADOR

Firma del contrato de Seguro COORDINADOR

Lista definitiva del listado de participantes y visitantes

COORDINADOR + STAFF

Procedimiento de inscripcin o venta de boletera segn aplique

COORDINADOR + STAFF

Elaboracin del checklist del evento COORDINADOR + STAFF

Montaje del evento COORDINADOR + STAFF

G E S T I N D E E V E N T O S

Durante del evento (EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Realizar la coordinacin y seguimiento del staff

COORDINADOR

Coordinar con los proveedores y clientes

COORDINADOR

Manejo y control de la produccin del evento

COORDINADOR

Inicio y ejecucin del evento COORDINADOR + STAFF

Uso del checklist COORDINADOR

G E S T I N D E E V E N T O S

Despus del evento (POST-EVENTO)

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Cerrar cuentas por pagar COORDINADOR

Enviar cartas de agradecimiento a los auspiciantes, conferencistas y celebridades que colaboraron

JEFE DE PRENSA Y PUBLICIDAD

Buscar la retroalimentacion del evento a partir del mailing y newsletter y enviar contenidos de las conferencias

COORDINADOR

Desmontar el evento COORDINADOR + STAFF

Devolver equipos alquilados COORDINADOR

Hacer el cierre del evento con proveedores y cliente

COORDINADOR

Realizar el levantamiento de reportes y encuestas de resultados del evento

COORDINADOR + STAFF

G E S T I N D E E V E N T O S

Despus del evento (POST-EVENTO)

Para evaluar deben considerarse indicadores de calidad como evidencia de los resultados

Medicin de los indicadores de la gestin del evento

Grado de impacto, de satisfaccin del cliente

Orden y secuencia del evento

Nivel de la propuesta conceptual del evento

Optimizacin de recursos materiales

Eficiencia del recurso humano que particip en el evento